Voortgangsrapportage decentralisaties sociaal domein
Rapportage voor de gemeenteraad over de stand van zaken bij voorbereidingen op de decentralisaties in het sociaal domein per 1 januari 2015. Gemeente Ede, 22 oktober 2014
Inleiding Op verzoek van de gemeenteraad wordt in de voorliggende rapportage een beeld geschetst van de stand van zaken bij de voorbereidingen op de decentralisaties in het sociaal domein. In de rapportage wordt ingegaan op de prioritaire aandachtspunten om per 1 januari aanstaande klaar te staan om de nieuwe taken op basis van afspraken met de maatschappelijke partners en aanbieders uit te voeren. Aan de orde komen de hoofdthema’s: Inkoop, (Wmo en jeugdzorg), toegang en toeleiding, communicatie en de inrichting van de gemeentelijke bedrijfsvoering. De rapportage illustreert dat de voorbereidingen op koers liggen. Het is de verwachting dat continuïteit van zorg op een financieel verantwoorde wijze gerealiseerd kan worden. Maar de ambitie ging verder dan dat. Er is met de maatschappelijke partners ingezet op een transformatieproces. Dat is in de afgelopen periode geoefend met pilots en proeftuinen. Voor het komende jaar is de transformatie-opgave onderdeel van de contractafspraken. De rapportage benoemt niet alle onder handen zaken die spelen binnen het programma voor de Herstructurering van het Sociaal Domein. Gelet op de druk die in deze fase op het programma staat is voor de thematische opzet gekozen. Veel aandacht gaat momenteel uit naar a. de afronding van de contractering, b. de communicatie met de cliënten, c. werkafspraken met de aanbieders over een gemeenschappelijk format en een gezamenlijke werkwijze aan de toegang van het proces voor de cliënt, d. de wijze van monitoring van resultaten, e. het klaarzetten van de ambtelijke organisatie en f. de afronding van het traject met de adviesraden en de besluitvorming door het college en de gemeenteraad. Met deze zaken is al veel vordering gemaakt. Voor de komende weken is dat nog een flinke maar haalbare klus. Behalve de hierboven genoemde hoofdthema’s waarop wordt gerapporteerd zijn er zaken in voorbereiding zoals het calamiteitenprotocol voor het sociaal domein, de klachtenregeling, de privacyleertuin, mantelzorgwaardering, etc. Over een aantal van deze onderwerpen wordt (is) op 20 oktober aan de raadswerkgroep voor het sociaal domein gerapporteerd.
In de maanden november en december zal de gemeenteraad nog op onderdelen om besluitvorming worden gevraagd. In de planning staan de verordeningen voor de Wmo, participatie en cliëntparticipatie en een voorstel over de eigen bijdrage regeling. Het is het voornemen van het college om met ingang van volgend jaar de gemeenteraad per kwartaal te rapporteren over de gerealiseerde kwaliteit en resultaten van de zorgaanbieders. Met de aanbieders vindt momenteel overleg plaats over die aanpak en de indicatoren waarover informatie wordt uitgevraagd. (In de raadswerkgroep van 30 oktober wordt (is) deze aanpak gepresenteerd.) Naast de kwartaalrapportages ontvangt de gemeenteraad de sociale monitor. Bij de opzet van deze monitor is de gemeenteraad betrokken. Tot slot, het aanbieden van deze rapportage komt eigenlijk op een ‘onhandig’ moment. Juist in de komende anderhalve week tot aan 1 november wordt het contracteringsproces afgerond. De vorderingen tot dit moment (derde week van oktober) staan in de rapportage. Dat betekent dat tijdens en zo mogelijk vooraf aan de oordeelvormede vergadering van de gemeenteraad op 6 november een vollediger beeld geschetst kan worden van de partijen waarmee een contract is gesloten en kan ook een eindbeeld gegeven worden van het financieel resultaat, d.w.z. de mate waarin de contractering financieel past binnen de middelen die daarvoor naar de gemeente zijn overgekomen.
Inkoop en contractering Planning
Wmo
Kader
-Beleidsplan Wmo -Inkoopplan Nieuwe Wmo 2015
AFSPRAKEN GEREED
-De inkoop voor extramurale zorg in Ede en beschermd Wonen in de Valleigemeenten is in één inkoopronde ter hand genomen. -Voor deze inkoop hebben in totaal 46 aanbieders geoffreerd, 11 voor Beschermd Wonen en 40 voor Extramurale zorg (er is overlap). -Met de grootste 16 aanbieders (omzet in 2013 > 100.000 euro) zijn in september en oktober inkoopgesprekken gevoerd. -Met de meeste aanbieders is mondelinge overeenstemming over de inkoop voor 2015, (schriftelijke bevestiging week 27 oktober). -Knelpunt bij Beschermd Wonen (ongeveer 50.000 euro per plaats) is de volumegroei 2014. Dat wil zeggen: er zijn plekken in 2014 in gebruik gekomen die er in 2013 nog niet waren. De gemeente krijgt haar budget op basis van 2013, en die plekken passen dus niet in het financieel kader. Er wordt landelijk geëscaleerd, staatssecretaris van Rijn heeft toegezegd te helpen. -In week 4 van oktober is er inzicht of het inkoopkader financieel volledig toereikend is (te maken) en welke budgettaire verschuivingen en ingrepen daarvoor nodig zijn.
TRANSITIE NOG TE DOEN VOOR 1-1-2015
-Met kleine aanbieders vindt telefonisch overleg plaats of zij krijgen een voorstel voor een contract voor 2015. -Afronding gesprekken met resterende grote aanbieders en besluitvorming over geschilpunten en duidelijkheid over mogelijk verschil gevraagd budget en beschikbare middelen. -Aanbieding en ondertekening contracten. -Aanbieders inlichten over beoordeling transformatievoorstellen (onderdeel van de lopende uitvraag). -De inkoopgesprekken worden voor 1 november 2015 afgerond. De aanbieders weten dan waaraan zij toe zijn. De definitieve afronding van de contracten vindt plaats in november.
TRANSFORMATIE -Monitoring van prestaties van afzonderlijke zorgaanbieders door kwartaalgesprekken over toegangsbeslissingen, ONTWIKKELOPGAVE NA 1-1-2015 geleverde productie en cliëntwaarderingen. Focus daarbij ligt zowel op kwaliteit als op kwantiteiten (w.o. financiën). Ook innovatie/transformatie staat daarbij op de agenda.
Inkoop en contractering Wat
Hulp bij het Huishouden
Kader
- Ontwikkelingsspoor voor een duurzaam aanbod voor Hulp bij het Huishouden (HH) - Conceptovereenkomst HH 1 en 2 WMO 2015-2016
AFSPRAKEN GEREED
-Positief raadbesluit over continuering HH (overgang 2015 en 2016, nieuw duurzaam aanbod per 2017). -Met de aanbieders HH is gesproken over de consequenties van het raadsbesluit. Positieve bereidheid van de aanbieders om daar, samen met de gemeente, invulling aan te geven. - Na de zomer is begonnen met de herindicaties, De verwachting is dat 40% van de cliënten dit jaar geherindiceerd worden. De overige cliënten volgen in 2015. - Het aantal uur schoonmaakondersteuning (HH 1) is vastgesteld op maximaal 2 uur per week, het aantal uren HH 2 op gemiddeld 1,5 uur per week (maatwerk blijft mogelijk). -Er is iom met de aanbieders een conceptovereenkomst 2015 en 2016 opgesteld, gebaseerd op de. -Er is bij VWS een aanvraag ingediend in het kader van de Huishoudelijke Hulp Toelage (HHT). Het idee daarbij is dat alle geïndiceerde cliënten voor HH maximaal één uur HH per week extra kunnen inkopen. Daar staat een eigen financiering tegenover. Ook wordt voor mantelzorgers de mogelijkheid geboden om max. 2 uur per week HH in te kopen. Het betreft een aanvraag van ruim € 1,7 miljoen voor de jaren 2015 en 2016. Medio november a.s. vindt vanuit VWS besluitvorming plaats.
TRANSITIE NOG TE DOEN VOOR 1-1-2015
- Definitieve afronding van de contracten HH. -Verdere uitwerking plan HHT (in afstemming met de aanbieders) na besluitvorming door VWS.
-Plan van aanpak aanbod huishoudelijke hulp vanaf 2017.
TRANSFORMATIE -Onderzoek behoud (duurzaam aanbod) HH voor de periode vanaf 2017, in samenhang met beleidskeuzes in het kader ONTWIKKELOPGAVE NA 1-1-2015 van de Wmo, de Participatiewet en de herstructurering van de nulde lijn.
Inkoop en contractering Wat
Jeugdzorg
Kader
- Beleidsplan jeugdzorg - Inkoopplan Nieuwe Wmo 2015
AFSPRAKEN GEREED
- Plan Inkoop, Sturing en Financiering Regio FoodValley - Onderhandelingen zijn gevoerd met 130 aanbieders, waarvan 75 zijn aan te merken als middelgroot (100-500K) en kleine (<100K). - Begin september zijn brieven verstuurd naar middelgrote en kleine aanbieders (58% van het totaal aantal aanbieders) met een tegenvoorstel als reactie op de door de aanbieders ingediende offertes. 2/3 van de middelgrote en kleine aanbieders akkoord met het tegenvoorstel. - Meeste bezwaren hadden betrekking op de Jeugd-GGZ. Bezwaren hier betrof met name de prijscorrectie van 15% voor specialistische GGZ. - Het totale regionale inkoopbudget bedraagt € 54,6 miljoen. Stand van zaken inkoopgesprekken: Met grote aanbieders grotendeels akkoord bereikt (op 4 na); Met middelgrote/kleine aanbieders is met merendeel akkoord bereikt (op 11 na).
TRANSITIE NOG TE DOEN VOOR 1-1-2015
- De inkoopgesprekken met de grote aanbieders zijn in een afrondende fase. De conceptcontracten worden besproken met aanbieders en verder afgemaakt ter ondertekening.
TRANSFORMATIE ONTWIKKELOPGAVE NA 1-1-2015
- Monitoring wordt ingericht om te kunnen sturen lopende het jaar 2015 om zo binnen de vooraf gestelde budgetten te blijven.
- De regio FV streeft ernaar om voor 1 november duidelijkheid te hebben over budgetten en afspraken voor 2015.
- Daarvoor is het van groot belang dat de transformatie die moet leiden tot snellere en kortere interventies goed wordt doorgezet. Veel zorgaanbieders zijn hier al langer mee bezig, maar dit zal in overleg met de lokale teams en samenwerking tussen zorgaanbieders nog worden versterkt.
Toegang en Toeleiding Wat
3D-breed
Kader
Nota sociale infrastructuur
AFSPRAKEN GEREED
-Er zijn afspraken over welke professional / welk team kan verwijzen naar welke vormen van ondersteuning en begeleiding -Nieuwe coördinator sociaal team Ede-buiten start miv november. De coördinatoren voor de andere drie wijken zijn gestart. Overige bezetting teams is nu deels op orde. -Er is een werkgroep van huisartsen, jeugdartsen en de gemeente die een voorstel maken voor samenwerking en afstemming tussen huisartsen-jeugdartsen-school-cjg en sociaal team. Hierover is ook overleg in regionaal verband. De werkwijze voor screening en intake tussen verschillende toegangen is afgestemd. Afspraken zijn gemaakt over een eenduidige werkwijze tussen gemeente (WPI), CJG, sociaal teams en aanbieders. Aan de hand van een concept format voor het plan van aanpak en casuïstiek is/wordt getoetst op bruikbaarheid in de praktijk. (Dit is voor 15 november afgerond.) De werkprocessen beschikkingen jeugdhulp, regie, samenwerking Veilig Thuis met Sociaal team/CJG zijn 1 november gereed. (Werkprocessen screening en intake breed opgepakt, zie kolom bedrijfsvoering.)
TRANSITIE NOG TE DOEN VOOR 1-1-2015
-In relatie tot de afronding van de lokale en regionale inkoop worden nog concrete gesprekken gevoerd met potentiële leden van de sociaal teams ; De definitieve formatie voor de lokale teams (CJG en ST) wordt bepaald. Voor 1 december is dit afgerond zodat de teams uiterlijk 1 januari operationeel zijn. - 1 aanspreekpunt per team, 1 tel nr en 1 emailadres voor de lokale teams en communicatie daarover intensiveren. - Inzake jeugdproblematiek check op specifieke eisen aan de professionals van de lokale teams. -Beoordeling afronden of de gemeentelijke klachtenregeling voor lokale teams kan worden toegepast of dat daarvoor een aparte klachtenregeling moet worden vastgesteld, afronding voor 1 januari 2015 (uiterlijk eind januari 2015). - Sociale Kaart afmaken en communicatie daarover uitzetten, (doorlopend proces). -Tav inzet van wijkverpleging afspraken nodig over rol binnen het concept 1 gezin 1 plan. Dit gebeurt iom zorgverzekeraars regiogemeenten en aanbieders. Het blijkt een lastig te versnellen proces. Het streven is om hierover voor 1 januari helderheid te hebben, eea staat het starten niet in de weg. -Afstemming vindt plaats met de huisartsen/jeugdartsen onder meer in verband met de bevoegdheid tot doorverwijzing. Bij dit overleg zijn ook de schoolbesturen/samenwerkingsverbanden betrokken ihkv passend onderwijs.
TRANSFORMATIE -Monitoren en telkens verbeteren van de nieuwe werkwijze en expertise in de verschillende lokale teams, (bijv. training ONTWIKKELOPGAVE NA 1-1-2015 signs of safety voor nieuwe teamleden). Tevens versterken van de samenwerking met belangrijke verwijzers als huis- en jeugdartsen (afstemmings/leerbijeenkomsten), met het onderwijs en met andere partners in de sociale infrastructuur. Verder verbeteren samenwerking met de nulde lijn zodat nulde lijn meer gaat overnemen van wat nu nog (specialistisch) professioneel gebeurt. Optimaliseren van gebruik van het consulterende aanbod van specialisten voor de lokale teams. Besluit over consultatiemogelijkheden bij voor andere verwijzers zoals huisartsen. Versterkt bewustzijn van kwaliteit en kosten van de verschillende (jeugd-)zorg trajecten binnen de lokale teams. Vanuit de lokale teams stuurinformatie aanreiken aan de accounthouders, bijvoorbeeld over ontwikkelingen binnen de doelgroepen en veranderend ondersteunings- en zorggebruik.
Communicatie Wat
3D-breed
AFSPRAKEN GEREED
Ondernomen en lopende acties: Kernboodschap vastgesteld als ijkpunt voor communicatieactiviteiten, geregeld overleg met communicatieprofessionals van de aanbieders (gezamenlijk digitaal informatieplatform ingericht), website Samenvoorelkaar, nieuwsbrief sociaal domein voor intern en extern, 3D café, rubriek op gemeentepagina Ede Stad, mediawatching en respons, voorlichtingsfilm LOE, intern: tweewekelijks nieuwsflits, driewekelijks thematische bijeenkomst (3D update), verplichte 3D colleges voor medewerkers. De wijk in: presentaties in de wijk of aan groepen belanghebbenden over de decentralisaties. (In de periode tot aan 1 januari staan er nog enkele gepland, kan doorlopen in 2015)
TRANSITIE NOG TE DOEN VOOR 1-1-2015
Eea in nauw overleg met regionaal communicatieadviseur jeugdzorg. Doorlopend: Communicatie nav mediawatching en reacties vanuit de inwoners/cliënten. Belangrijke elementen: pers en woordvoeringslijn Komende periode versterken van inzet op PR en communicatie over sociaal teams / centrum voor jeugd en gezin. In de maand oktober gaat een brief uit naar alle cliënten die behoren tot de nieuwe gemeentelijk doelgroep agv de decentralisatie van de AWBZ (ongeveer 1500 cliënten). In de brief wordt informatie verstrekt over de contiuniteit van zorg na 1 januari en over de acties die moeten worden ondernomen (ook door de cliënten) ivm met de in 2015 aflopende indicaties. Voor jeugdzorg wordt een vergelijkbare actie regionaal uitgevoerd. De gemeentelijke brief zal worden verzonden via de aanbieders.
TRANSFORMATIE Campagne voortzetten op veranderende rol van de samenleving (maatschappelijke verantwoordelijkheid, eigen kracht, ONTWIKKELOPGAVE NA 1-1-2015 right to challenge, etc.)
Bedrijfsvoering Wat
3D-breed
AFSPRAKEN GEREED
Werkprocessen: Voor de WMO (uitvoering door gemeentelijke cluster Werk Participatie Inkomen) zijn de werkprocessen opnieuw ontworpen, ook voor het bestaande deel. Voor jeugd is er sprake van een deels lokaal en deels regionaal werkproces. De uitsplitsing van de taken is in beeld. Momenteel vindt overleg plaats over de taken en omvang van het in te richten regionaal knooppunt voor deze taken (w.o. factuurcontrole en monitoring). De werkprocessen tussen de sociaal teams en het CJG zijn afgestemd en op relevante onderdelen in verbinding gebracht ivm een adequate regievoering (1 gezin 1 plan) en een efficiënt gebruik van capaciteit en expertise. Voor de participatiewet wordt nog gewerkt aan de processen, op basis van de afspraken in regionaal verband en tussen afdeling werk en werk en participatie en Permar over de nieuwe doelgroepen. De screening en intake (‘kop van het proces’) is integraal aangepakt. Door screening en intake nu breed op te pakken, kunnen we in januari in de praktijk aan de gang met integraal denken en handelen waar dat al kan. In de werkprocessen is ook terug te zien hoe 1 gezin, 1 plan van aanpak en 1 regisseur georganiseerd wordt. Dit geldt zowel voor de sociale teams als WPI. Daarmee wordt voorzien in het optimaal benutten van de mogelijkheden. Voor de jeugdzorg zijn de processen in onder handen, en wordt in nauwe samenwerking met de regiogemeenten gewerkt aan het precies opknippen van het deel van het backofficewerk dat in een ‘regioknooppunt’ zal gebeuren en het deel dat lokaal wordt uitgevoerd. De regionale inkoop, met daarin afspraken over hoe om te gaan met leveranciers, omzetplafonds en bevoorschotting, maakt het noodzakelijk en gewenst, om een flink aantal taken gezamenlijk op te pakken. Financiën: Budgetten zijn bepaald vanuit de informatie die daarvoor vanuit het Rijk en de zorgaanbieders voorhanden is. Budgethouderschap binnen de gemeente is in concept gereed (in de programmabegroting en de daaronder liggende ambtelijke toedeling naar producten/activiteiten). ICT / informatievoorziening: Voor de frontoffice is het programma MensCentraal ingericht voor CJG en Sociaal Team.
Daarmee wordt momenteel al in een aantal proeftuinen gewerkt. De ervaringen vanuit die proeftuinen worden gebruikt voor de verdere inrichting. Voor WPI is een pilot ontworpen om in november te oefenen met 200 cases. Een afweging over de in te zetten ICT voor backofficefuncties is gereed. Op basis daarvan wordt met leveranciers gesproken over de in te richten applicaties en de te realiseren koppelingen. Voor de beleidsinformatie zijn de contouren in beeld, mede in samenhang met de landelijke sociale monitor. De te bouwen dashboards voor managementinformatie WPI zijn besproken. 3D breed is een format met indicatoren in ontwikkeling in het kader van sturing en verantwoording. Dat is in eerste instantie een lokaal instrument. Regionaal is er nog geen afgeronde afspraak. TRANSITIE NOG TE DOEN VOOR 1-1-2015
Werkprocessen: De processen worden nog uitgediept en aangescherpt vanuit de ervaringen van proeftuinen, pilots en de inregeling van de ICT-systemen. Voor jeugd worden afspraken uitgewerkt over de inrichting van een zgn. regionaal knooppunt voor bijvoorbeeld de factuurcontrole en monitoring. Financiën: Op basis van definitieve plaatsing van het personeel (organisatie-aanpassing) worden de budgethouders aangewezen. In functionele zin is het budgethouderschap belegd. Voor de gegevensuitwisseling met SVB (PGB) en CAK (Eigen bijdragen) worden de systemen ingericht. ICT: We maken afspraken met de ICT leveranciers over de in te regelen applicaties, het inregelen van koppelingen, testen, instrueren en opleiden van gebruikers. Ook regelen we de vereiste beveiliging en privacy waarborg in. Voor cruciale processen wordt ook een noodscenario ontwikkeld (zoals voor de factuurbehandeling). - Inregelen van de contracten in de backoffice-bedrijfsprocessen. -Tijdige communicatie over exacte vormgeving declaratieproces in 2015.
TRANSFORMATIE ONTWIKKELOPGAVE NA 1-12015
Werkprocessen: In 2015 zullen processen op onderdelen aangepast moeten worden. We doen dat op basis van de ervaringen op de werkvloer en in het veld en de op te leveren management- en beleidsinformatie met bijbehorende analyses.
Financiën: In 2015 houden we strak de vinger aan de pols voor wat betreft de budgetuitputting, (kwartaalrapportages). Met de analyse van de financiële informatie gaan we voor 2016 de begroting een slag kwalitatiever maken, gebruik makend van de leereffecten van 2015 en de sturingsmogelijkheden die we hebben voor het bereiken van de transitiedoelen. ICT: Afhankelijk van ook landelijke ontwikkelingen en de ontwikkelingen bij onze ICT-leveranciers, zal in 2015 verder worden gewerkt aan het automatiseren van gegevensuitwisselingen, en het verbeteren van koppelingen. (Hierbij zijn wij afhankelijk van technisch haalbaar is. Uit recente informatie blijkt dat aanbieders –landelijk- technisch op het gebied van de koppeling tussen systemen niet zo ver zijn als wenselijk is. De consequentie daarvan is dat vaker dan we willen dubbele invoer van gegevens nodig is. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor de koppeling van Mens Centraal met interne systemen en systemen bij aanbieders.)
