goed werken “Ons nieuwe kantoor wordt een inspirerende ontmoetingsplek, waarbij we tijden plaatsonafhankelijk werken” Klaas Bakker, Manager Facilities en Real Estate TenneT TSO B.V.
Het nieuwe werken start met andere huisvesting
huisvesting was daarbij vaak de aanleiding om na te denken over een andere manier van werken. Tijdens dat proces werd vervolgens duidelijk dat het om een organisatieverandering gaat waar niet alleen het facilitair bedrijf over moet nadenken maar
Het nieuwe werken staat bij veel organisaties
vooral ook het management en HRM bij betrokken
hoog op de agenda, omdat ze op zoek zijn
moet worden en het voortouw moet nemen.
naar een manier van werken die past bij de
Huisvesting moet passen bij het bedrijf en haar
huidige tijdsgeest. Een manier van werken die
werkprocessen. En deze veranderen continue. Als
medewerkers in staat stelt om zelf te bepalen waar,
de inrichting en indeling van het kantoor niet meer
hoe en wanneer ze werken. Dat vereist een andere
aansluit bij de werkprocessen dan vertraagt dit de
wijze van organiseren en aansturen. Een nieuwe
organisatieveranderingen.
inrichting van het kantoorgebouw en de werkplek kan voor een geweldige versnelling zorgen in dit verandertraject. Doordat het concreet is, vast te pakken en te zien. Een aantal organisaties heeft het nieuwe werken in de praktijk gebracht. Nieuwe
Je kunt veranderingen in de organisatie en
Kantoren zijn vast, organisaties bewegen
werkprocessen versnellen door de huisvesting aan
Organisaties veranderen. Gebouwen bewegen
te pakken en te gebruiken als het begin van het
maar heel beperkt met de tijd mee.
nieuwe werken. Gewenste gedragsverandering bij
jaar geleden was een cellenkantoor met riante
mensen is ook makkelijker te realiseren wanneer
kamers voor de managers een logische indeling.
mensen in een andere werkomgeving gaan werken.
Tegenwoordig worden andere eisen gesteld aan
Deze fysieke verandering wordt gecombineerd
een werkomgeving.
Vijftien
met de gewenste mentale ontwikkeling naar meer zelfredzaamheid en eigen verantwoordelijkheid, in onze optiek belangrijke onderdelen van het nieuwe werken. Dit is ook de reden dat de huisvestingen
organisatieadviseurs
van
draaijer+partners
gezamenlijk nieuwe werken-projecten bij klanten begeleiden. Andere huisvesting zorgt dus voor een context waarmee de organisatie sneller kan veranderen.
Activiteit gerelateerde werkplekken Vroeger had een werknemer één taak en één werkplek
op
kantoor.
Tegenwoordig
hebben
werknemers meerdere taken en doen ze veel meer samen. Ze werken aan diverse complexe opdrachten thuis, bij de klant of op de zaak. Daarmee ontstaat op kantoor de behoefte aan plekken waar medewerkers elkaar ontmoeten, zich gezamenlijk over een project buigen, om daarna
Dien Soort,stverlenin innov g en kw a aliteittie
Wensen stakeholders
klanten Omvang nisatie en orga
MVO
Vergrijzing Y-generatieen
Invloeisdche econorim c sis
werking Samen n extern Intern e
Binden en boeien medewerkers
Het nieuwe werken IC ontwik Tkeling e
n
Organisatiestructuur
Thuis werken
Kennis gebruik
Managem entstijl
Visie en Organisatiestrategie
Inrichting huisvesting
Cultuur
Ande re ar verhobeidsuding en
Werkstijl
2
weer uit elkaar te gaan om zaken uit te werken.
Mensen komen naar kantoor om elkaar te spreken,
Dit vereist een aanpassing in kantoorinrichting
ervaring uit te wisselen en voor sociale contacten.
met een juiste balans tussen (flex)werkplekken,
Dit vereist een aanpassing in kantoorinrichting
vergaderruimtes en ontmoetingsplekken. Plekken
met een juiste balans tussen (flex)werkplekken,
die geschikt zijn voor de activiteit die zij op dat
vergaderruimtes en ontmoetingsplekken.
moment uit willen voeren. Besparingsmogelijkheid Plaats- en tijd onafhankelijk
Voor een bedrijf is huisvesting niet de grootste
Het traditionele kantoorgebouw kent een lage
kostenpost maar het beslaat toch al snel 10%
bezetting en is qua inrichting een afspiegeling
van de budgetten.
van de klassieke hiërarchische organisatie. Veel
onderzoek naar de bezetting van werkplekken.
hokjes, gangen, scheidingswanden en vaak een
Waar huisvesting nog traditioneel is georganiseerd,
hiërarchische indeling; de baas zit op de grootste
ligt de bezetting vaak onder de vijftig procent. Eén
en mooiste plek. De moderne organisatie met
werkplek per persoon is duur en wordt dus bij lange
haar kenniswerkers vraagt om een gebouw dat
na niet benut. Mensen werken buiten het kantoor,
past bij het soort werk en de manier waarop dat
vergaderen of hebben een dag vrij. Organisaties
wordt uitgevoerd, plaats en tijd ongebonden.
gaan zich meer afvragen hoeveel werkplekken nog
Wat kenniswerkers doen is vooral samenwerken
nodig zijn. Tegenwoordig is een ‘delingsgraad’ van
in een inspirerende ruimte en concentreren in
0,8 gebruikelijk, daar waar in traditionele gebouwen
een afgesloten ruimte. De verbondenheid van
een ‘delingsgraad’ van 1,0 wordt gehanteerd. Een
medewerkers met het gebouw wordt minder
werkplek kost gemiddeld rond de € 14.000,- per
omdat mensen op iedere plek (thuis/café) kunnen
jaar, door minder werkplekken te maken kan er
werken, daarbij ondersteund door de moderne
op de vierkante meters en deze kosten worden
ICT-toepassingen. Wanneer ze wel op hun werk
bespaard.
draaijer+partners doet
veel
zijn, moet de werkplek inspireren en het gebouw uitnodigend zijn om medewerkers en klantrelaties te ontmoeten.
Het nieuwe werken implementeren Het nieuwe werken biedt kansen om het talent van mensen beter te benutten. Buiten de bestaande
Het kantoor als ontmoetingsplek
kaders, plaats- en tijdonafhankelijk. In alle rust
Nieuwe werkconcepten en werkplekken moeten
thuiswerken, de file vermijden, ’s middags met de
aansluiten bij het DNA van de organisatie omdat
kinderen en ’s avonds online werken. Het traditionele
dit een positieve invloed heeft op het welbevinden
kantoor verandert in een ontmoetingsplaats, een
van de mensen en dus het rendement van de
sfeervolle omgeving waarin ook ruimte is voor
organisatie. Medewerkers die zelf bepalen waar,
concentratie en inspiratie. Dat stelt andere eisen
hoe en wanneer ze werken, komen niet naar kantoor
aan huisvesting en organisatie. In onze optiek
om achter een bureau te werken. De functie van
is een integrale benadering een vereiste waarbij
het kantoor verandert naar een ontmoetingsplek.
huisvesting, organisatie en ICT in elkaar grijpen.
3
Actieve betrokkenheid van de medewerkers
uit het aandragen van inhoudelijke expertise
In de implementatie-aanpak van draaijer+partners is
over een aantal onderwerpen (bijv. spreker over
communicatie met en participatie van gebruikers van
maatschappelijke
essentieel belang. Mensen zijn vooral gemotiveerd
of
om iets in stand te houden of te laten werken als
referentie). Anderzijds dragen deze interventies
ze dat zelf gecreëerd hebben. Het resultaat van
bij aan intrinsieke motivatie en inspiratie waardoor
veranderingen wordt grotendeels bepaald door
de gebruikers actief bij kunnen dragen aan het
de mate waarin een verbinding met de nieuwe
huisvestingstraject. Hierdoor vergroten wij de kans
werkwijze bij medewerkers is gecreëerd. Wij zien
op een breed draagvlak voor het definitieve concept
in de praktijk onderscheid tussen onwetendheid,
en bespoedigen wij de implementatie.
ontwikkelingen/dienstverlening
huisvestingstrends
of
bezoeken
van
een
onzekerheid en onwil. Duidelijke informatie en actieve betrokkenheid van medewerkers zijn bij
Ontdekkingen
het implementeren van huisvesting en een andere
Samen met de organisatie maken wij een ‘reis
manier van werken essentiële succesfactoren.
binnen kaders’. Het resultaat, de doelen en criteria zijn helder over bijvoorbeeld de besparing in het
Interventies
aantal meters of het welzijn van collega’s. Wij komen
Wij maken, indien het proces hierom vraagt,
niet met de oplossingen maar we ontdekken deze
gebruik van interventies om heersende, soms
gezamenlijk tijdens de reis en de klant zelf werkt
blokkerende, opvattingen te toetsen en waar nodig
deze uit. Voorbeeld van een aanpak:
bij te stellen. Deze interventies bestaan enerzijds Verkennen
Richten
Doen
Kick-off + Medewerkers onderzoek
Scenario’s
Scenario’s uitwerken
(fase 1)
(fase 2)
(fase 3)
Directie sessies
MT sessie
Bespreken
Presentatie
Start
Huisvestings-
Uitwerken in
aanleiding en aanpak
aanleiding en aanpak
huisvestings-
scenario’s
Werkgroepen
traject
beschreven
project
project +
Plan OO
de organisatie
Maatschappelijke
Maatschappelijke
ontwikkelingen
ontwikkelingen
Strategie en
Strategie en
visie op
visie op
organisatie en werkwijze
organisatie en werkwijze
Impact op
Impact op
Huisvesting
Huisvesting
Dialoog met
Onderzoek
Plan
Ervaren via
werkbeleving
Organisatie-
3D - pilots
en wensen
Ontwikkeling
tav huisvesting
+ quick - wins
Output
m Co m
un
O rg
ic a
ani
Start implementatie Plan OO
tie
s at
ie
Output
Output
4
Huisvesting is geen doel op zich
verandering op zich, maar nemen wij integraal
In de implementatie-aanpak van draaijer+partners
mee.
gaat het niet om het nieuwe gebouw of de
• Winst naar voren.
inrichting. Het gaat om het effect van de
Voor de realisatie van sommige
huisvesting op de resultaten van de onderneming.
organisatorische verbeteringen hoeft de
In onze werkwijze zien wij huisvesting en het
organisatie niet te wachten op de aangepaste
nieuwe werken als middel en zien het niet als doel
huisvesting. Wij kunnen direct starten met
op zich. Dat de mensen, de technologie en de
implementeren. Door onze aanpak kan de
inrichting en vormgeving van het gebouw daarbij
organisatie al beginnen met terugverdienen
een belangrijke rol spelen, spreekt voor zich.
voor de daadwerkelijke overgang naar de
Sterker nog, ze vormen gelijkwaardige krachten in
aangepaste huisvesting.
onze aanpak. Projectteam nieuwe werken Implementatie start al bij het begin
De ontwikkeling van een huisvestingsconcept
De implementatie van een nieuw kantoorconcept
start met de strategische visie voor de
en een passende manier van werken is geen
organisatie en implementatie van een passende
sluitstuk van een besluitvormingsproces rond
werkwijze. Soms is het nodig strategische
huisvesting, maar het begin ervan. Implementeren
keuzes te heroverwegen en vast te stellen welke
begint bij de eerste ideeënvorming en eindigt
organisatorische veranderingen dit tot gevolg
pas wanneer de (eerste) resultaten zichtbaar
heeft zodat het nieuwe huisvestingsconcept deze
zijn. Een integrale visie op huisvesting en de
verandering optimaal kan ondersteunen. Het heeft
organisatieaspecten vraagt om een integrale
dan ook onze voorkeur bij alle overwegingen
aanpak. Het is voor ons van belang om alle
en beslissingen elkaar de vraag te stellen welke
aspecten van huisvesting en de principes van het
impact maatschappelijke, strategische en
nieuwe werken een plaats te geven in het begin
organisatorische ontwikkelingen hebben op de
van de implementatie.
werkprocessen en werkstijl. En het effect daarvan op het benodigde huisvestingsconcept.
Dit heeft de volgende voordelen:
De organisatieadviseurs en ict-experts van
• Acceptatie.
draaijer+partners ondersteunen bij het ‘evoluerend
Door in een vroegtijdig stadium na te denken
implementeren’ van het nieuwe werken. Zij
over huisvesting en de gewenste manier
vormen met de huisvestingsadviseur een
van werken, voelen medewerkers zich
team bij de opdrachtgever. In overleg met de
straks zonder moeite thuis in de nieuwe
opdrachtgever hanteren wij een projectaanpak
huisvesting. Ze zijn van het begin verbonden;
waarin medewerkers uit het primaire proces en
hiermee creëren wij draagvlak voor de keuzes
de afdelingen HR, ICT en Facility Management
en verloopt de implementatie soepeler.
participeren.
• Versnelling.
Meer weten? Neem contact op met Jan de Vries
De nieuwe huisvesting gebruiken wij als
of Jan Joost Flim,
[email protected] /
versneller voor organisatieontwikkeling. Het
[email protected] of via 030 – 659 23 33.
verbeteren van organisatieaspecten is geen
5
