BIJLAGE Bijlage nr. 1 Bijzonder bestek ONDELISH2011_BDPRE
Vlaamse Gemeenschapscommissie algemene directie Onderwijs en Vorming campus Elishout Overheidsopdracht bij algemene offerteaanvraag Bijzonder bestek ONDELISH2011_BDPRE
Onderwerp: bridgemanagement Elishout-campus Opdrachtgevend bestuur: Vlaamse Gemeenschapscommissie, algemene directie Onderwijs en Vorming, E. Jacqmainlaan 135, te 1000 Brussel, als inrichtende macht van Elishout. Opening van de offertes: De opening der offertes vindt plaats op donderdag 8 september 2011 om 10.00 uur in het administratiehuis Renaissance van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, E. Jacqmainlaan 135, te 1000 Brussel. Offertes in te dienen bij: Vlaamse Gemeenschapscommissie, algemene directie Onderwijs en Vorming, t.a.v. Bregt Depreeuw, E. Jacqmainlaan 135, 1000 Brussel.
1
OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT 1. Situering van de opdrachtgever De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) is een overheidsinstelling, opgericht bij de bijzondere wet van 12 januari 1989. Binnen het grondgebied van het Brussels hoofdstedelijk gewest, is de VGC bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden materies (welzijn en gezondheid). Het uitvoerend orgaan van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, het College , wordt gevormd door 3 Collegeleden. Deze Collegeleden zijn de Nederlandstalige ministers en staatssecretaris van de regering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Om haar beleid voor te bereiden, uit te voeren en te evalueren beschikt het College over een administratie. De VGC-administratie bestaat uit 4 algemene directies met aan het hoofd de leidend ambtenaar. De VGC (algemene directie Onderwijs en Vorming) heeft een dubbele opdracht voor het Nederlandstalig onderwijs in Brussel. Enerzijds voert ze een netoverschrijdend onderwijsbeleid dat complementair is aan dat van de Vlaamse Gemeenschap en het lokale schoolbeleid ondersteunt. Anderzijds is de VGC inrichtende macht (schoolbestuur) van een aantal eigen VGConderwijsinstellingen in het Brussels hoofdstedelijk gewest.
De VGC erfde de Elishout-campus in 1995 na de splitsing van de provincie Brabant. Het Franstalige deel van de onderwijsinstellingen ging naar de Franse Gemeenschapscommissie (COCOF). De COCOFinstellingen bevinden zich op dezelfde campus. De realisatie van het bouwproject van de VGC op de campus zorgt ervoor dat VGC en COCOF zich elk op een eigen deel van de campus kunnen concentreren. De VGC neemt een nieuwe keukentoren en vernieuwde leslokalen, administratieve lokalen en internaatsvleugel in gebruik vanaf 1 september 2011. Op de Elishout-campus (Emile Gryzonlaan 1, 1070 Anderlecht) bevinden zich drie VGConderwijsinstellingen (website: http://www.elishout.be). Elishout, school voor voeding Een school voor technisch- en beroepssecundair onderwijs met opleidingen hotel, bakkerij, slagerij en plant, dier en milieu (de vroegere tuinbouwafdeling). Deze opleidingen leiden allen naar knelpuntberoepen. De afdeling plant, dier en milieu bevindt zich op de campus Nellie Melba (Nellie Melbalaan 71, 1070 Anderlecht) en het Provinciaal Proefcentrum voor Kleinfruit te Pamel (Molenstraat 26, 1760 Roosdaal, eigendom van de provincie Vlaams-Brabant). KENGETALLEN » Aantal leerlingen (februari 2011): 260 » Aantal personeelsleden (hoofdelijk): 80
2
Elishout, internaat Een internaat voor leerlingen uit het secundair onderwijs. Het internaat valt sinds schooljaar 20102011 onder Elishout, school voor voeding. Naast interne leerlingen van Elishout, school voor voeding, ontvangt het internaat ook internen uit ander scholen. KENGETALLEN » Aantal internen (februari 2011): 40 » Aantal personeelsleden (hoofdelijk): 19
CVO Elishout COOVI Een centrum voor volwassenenonderwijs met een ruim aanbod praktische opleidingen. In het hoger beroepsonderwijs is het CVO actief in volgende studiegebieden: handelswetenschappen en bedrijfskunde (openbare besturen, gids/reisleider, hotel- en cateringmanagement), biotechniek (cosmetische wetenschappen) en onderwijs (specifieke lerarenopleiding). In het secundair volwassenonderwijs biedt het CVO volgende studiegebieden aan: chemie (farmaceutisch technisch assistent, biochemie (brouwerij, wijn, likeuren en destillaten), grafische technieken (fotograaf), handel (bedrijfsbeheer), land-en tuinbouw (florist-medewerker, florist, hovenier onderhoud parken en tuinen, snoeier) en voeding (slagerij, bakkerij, traiteur, kok, kelner, wijnkenner, bierkenner, grootkeukenmedewerker, medewerker brasserie-taverne-bistro). KENGETALLEN » Aantal hoofdelijke cursisten (2009-2010): 1.643 (eerste semester) en 1.235 (tweede semester) » Aantal personeelsleden (hoofdelijk): 80
Ondersteunende diensten Op de Elishout-campus zijn er ook een aantal ondersteunende diensten. Het Elishout Distributie Center (EDC) verzorgt de ontvangst, controle en interne distributie van goederen (voedingsmiddelen), de verkoop van afgewerkte producten, het stockbeheer etc. » Aantal personeelsleden (hoofdelijk): 10 De Free-Flow is een zelfbedieningsrestaurant voor personeel en leerlingen. Het restaurant dient ook als oefenplaats voor de opleiding grootkeuken van beide scholen. Ook de COCOF maakt gebruik van de Free-Flow, met als gevolg dat de werking bicommunautair is. » Aantal personeelsleden (hoofdelijk): 6 Er is ook een technische ploeg op de campus, die onder de algemene directie Ondersteuning en Facility van de VGC valt. Onder deze ploeg valt het schoonmaakpersoneel (in het verleden grotendeels afgebouwd via privatisering) .
3
2. Situering van de opdracht en concept Elishout heeft nood aan een externe bridgemanager die de campus een langere tijd intensief kan begeleiden bij de veranderingsprocessen en transitie eigen aan de implementatie van een nieuwe organisatiestructuur en -cultuur. De opdracht bestaat concreet uit de implementatie van een nieuwe organisatiestructuur- en cultuur met volgende uitgangspunten:
Organisatieontwikkeling gericht op fusie en integratie van de verschillende instellingen op de campus en uitwerken van een efficiënte en innovatieve organisatiestructuur die een verregaande structurele samenwerking en interafhankelijkheid van de verschillende entiteiten stimuleert en garandeert.
Uitwerken en implementatie van een organogram.
Invoeren van gemeenschappelijke visie, waarden
en cultuur gericht op:
» Efficiënte, doelgerichte en collegiale samenwerking; » Open communicatie; » Maatschappelijke opdracht en klantgerichtheid van de instellingen als motiverende factor.
In kaart brengen van de verschillende processen op de campus en voorstellen doen voor process re-engineering in functie van: » Efficiëntie en effectiviteit; » Automatisering en vereenvoudiging; » Duidelijke accountability; » Doorgedreven rationalisering en besparing met het oog op maximale inzet van de middelen voor kernopdracht (kwalitatief onderwijs); » Maximale transparantie en kosten-batenanalyse; » Maximale controle op toepassing van procedures; » Communicatie en feedback.
Advies geven over het vastleggen van de nieuwe processen in duidelijke en efficiënte
procedures.
Ondersteuning bij (verdere) reorganisatie van diverse deelwerkingen (bvb. hervorming Elishout Distributie Center, hervorming busvervoer, centralisering afdeling Plant, dier & milieu). 4
Support bij (verdere) reorganisatie van bepaalde processen (bvb.
aankoopbeleid, stockbeheer etc.).
Belangrijke fases in de opdracht zijn: » Voorbereiding opdracht (in kaart brengen AS IS situatie); » Urgentiebesef vestigen (o.a. via SWOT-analyse); » Een leidende coalitie vormen; » Visie en strategie ontwikkelen (o.a. op basis van de hoger aangehaalde elementen); » De veranderingsvisie communiceren naar personeel en leidinggevenden; » Een breed draagvlak voor de verandering creëren (inclusief opheffen van belemmeringen en systemen die verandering hinderen) ; » Korte-termijnsuccessen genereren; » Verbeteringen consolideren en meer verandering tot stand brengen; » Nieuwe benaderingen verankeren in de cultuur.
3. Concrete vereisten De opdracht loopt over de periode oktober 2011 t.e.m. maart 2012 en is eventueel verlengbaar. De opdrachtnemer werkt een begeleidingsplan (acties, evaluatie, opvolging…) uit, dat in de loop van de uitvoering wordt bijgestuurd in functie van de noden en de resultaten op het terrein. De bijsturing gebeurt op basis van overleg met en feedback door de opdrachtgever.
4. De offerte De offerte moet minimaal volgende elementen bevatten: -
een omschrijving van het concept voor de begeleiding (voorstel van begeleidingsplan met duidelijke acties, evaluatie, opvolging etc); een tijdsplanning; de namen van wie intern worden ingeschakeld voor de begeleiding (met curriculum vitae); aantal uren begeleiding dat zal worden ingezet en op welke manier (waarbij aangegeven wordt op welke manier de begeleiding bijdraagt tot het bereiken van de vooropgestelde doelstellingen); forfaitaire totaalprijs; het volledig ingevulde inschrijvingsformulier; documentatie en referenties van gelijkaardige opdrachten.
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 60 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes.
5
ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 1. Wettelijke bepalingen Volgende bepalingen zijn van toepassing op deze opdracht, voor zover er door dit bestek niet wordt van afgeweken: De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken; Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken. Alle wijzigingen en aanvullingen van voormelde voorschriften, normen, omzendbrieven, enz. … zijn van toepassing indien ze minstens 30 kalenderdagen vóór de datum der aanbesteding bekend gemaakt werden.
2. Opdrachtgevend bestuur Het opdrachtgevend bestuur is de Vlaamse Gemeenschapscommissie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, algemene directie Onderwijs en Vorming, E. Jacqmainlaan 135, 1000 Brussel. De inschrijver moet alle formele briefwisseling met betrekking tot deze opdracht richten aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Algemene directie Onderwijs en Vorming t.a.v. Bregt Depreeuw E. Jacqmainlaan 135 1000 Brussel
3. Aard van de opdracht Voor de toepassing van de reglementering betreffende de overheidsopdrachten dient deze opdracht te worden beschouwd als een opdracht voor aanneming van diensten.
4. Gunningswijze De gunning van de opdracht gebeurt volgens de algemene offerteaanvraag. De offertes worden beoordeeld door een interne commissie bestaande uit een vertegenwoordiging van de algemene directie Onderwijs en Vorming.
6
5. Selectiecriteria Bij de selectie worden volgende selectiecriteria in aanmerking genomen: Ervaring hebben met bridgemanagement in functie van transitie, organisatieontwikkeling, implementatie van een nieuwe organisatiestructuur- en cultuur etc., aan te tonen door documentatie en referenties van gelijkaardige opdrachten en de namen van wie intern worden ingeschakeld voor de begeleiding ; Affiniteit hebben met onderwijs, aan te tonen door documentatie en referenties van gelijkaardige opdrachten; Affiniteit hebben met de sector van de horeca, aan te tonen door documentatie en referenties van gelijkaardige opdrachten. Affiniteit hebben met de context van de overheid, aan te tonen door documentatie en referenties van gelijkaardige opdrachten.
6. Gunningscriteria Bij de gunning van de opdracht wordt rekening gehouden met de volgende criteria: KWALITEIT De kwaliteit van het voorstel van begeleidingsplan (aanpak, inhoud, acties, tijdsplan, evaluatie, opvolging…) in functie van de doelstellingen en de mate waarin het plan de op basis van overleg met de opdrachtgever kan worden bijgestuurd in functie van de noden en de effecten en resultaten op het terrein in de loop van de begeleiding, bijvoorbeeld door de variatie die de opdrachtnemer kan brengen in de methodieken van begeleiding. INTENSITEIT De intensiteit van de begeleiding (bvb. met afgeleiden zoals de prijs per uur begeleiding). FLEXIBILITEIT De flexibiliteit van de dienstverlener (bvb. tijdspanne waarbinnen afspraken op vraag van opdrachtgever verplaatst kunnen worden). PRIJS Rekening houdende met een maximumbedrag voor het uitvoeren van de opdracht van 100.000 EUR (exclusief btw).
7
7. Bijkomende inlichtingen Voor bijkomende inlichtingen kan de firma terecht bij: Vlaamse Gemeenschapscommissie - algemene directie Onderwijs en Vorming tel 02/563.04.67 e-mail:
[email protected]
8. Prijs en prijsbepaling De opdracht wordt uitgevoerd tegen een globale prijs. Prijzen dienen per (deel)prestatie zowel inclusief als exclusief btw in de offerte te worden vermeld. Er is een budget voorzien van maximum 100.000 euro (exclusief btw). Er wordt geen prijsherziening toegepast. Van de inschrijver wordt verondersteld dat hij zowel in zijn eenheidsprijs als in zijn totale prijs alle kosten en om het even welke heffingen, heeft begrepen.
9. Betaling Betalingen worden uitgevoerd door de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De betaling geschiedt op basis van facturen na verstrekte en aanvaarde diensten. Tussentijdse facturatie kan enkel voor afgewerkte en aanvaarde deelprestaties, mits voorafgaand akkoord van de opdrachtgever. De opdrachtnemer voegt een gedetailleerde staat van de prestaties bij elke factuur. Facturen moeten volgende gegevens bevatten: -
Nummer van de bestelbon Btw-nummer + tarief Bankrekeningnummer Factuurnummer Alle facturatiebedragen worden uitgedrukt in EUR.
Facturen worden geadresseerd aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Dienst Financiën E. Jacqmainlaan 135 1000 BRUSSEL Facturen worden uitbetaald binnen een periode van 50 kalenderdagen na aanvaarding ervan.
10. Duur van de overeenkomst De opdracht is gegund wanneer aan de betrokken inschrijver kennis is gegeven van de goedkeuring van zijn inschrijving, telefonisch of via email. De gunning wordt ook bevestigd via aangetekend schrijven. De datum van de start van de opdracht wordt vastgelegd in overleg met de opdrachtgever. 8
De opdracht kan verlengd worden, zoals bepaald in artikel 17, §2, 2°, b van de wet van 24 december 1993. De kredieten worden jaarlijks door de Vlaamse Gemeenschapscommissie bepaald.
11. Inschrijving De offertes zijn in het Nederlands opgesteld en moeten uiterlijk op het tijdstip, vermeld in het punt ‘opening van de offertes’ (zie verder) in het bezit zijn van de algemene directie Onderwijs en Vorming. Belangrijke opmerkingen: Offertes die te laat worden bezorgd, worden niet meer in aanmerking genomen. Het bestuur houdt zich het recht voor om een onvolledige inschrijving zonder meer te weigeren, bij gebrek aan beoordelingsgegevens die van essentieel belang zijn voor de conformiteit van de inschrijving. De inschrijvingen worden in vijfvoud ingediend waarvan één als origineel wordt aangeduid en de overige als fotokopie. De inschrijvingen worden ofwel onder enkele omslag die definitief gesloten moet zijn, afgegeven tegen ontvangstbewijs op de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, ofwel onder dubbele omslag opgestuurd naar de Vlaamse Gemeenschapscommissie - algemene directie Onderwijs en Vorming, E. Jacqmainlaan 135, 1000 Brussel, t.a.v. Bregt Depreeuw. De binnen- en buitenomslag moeten de vermelding dragen: “OFFERTEAANVRAAG ELISHOUT (ONDELISH2011_BDPRE)” DATUM OPENING: 8 september 2011, 10.00 UUR
12. Stukken te voegen bij de inschrijving De aannemer is verplicht de volgende stukken bij zijn inschrijving te voegen: 1. al de stukken die mogelijk geëist bij het algemeen bestek, het bijzonder bestek en de beschrijvende opmeting. 2. de planning en de termijnen voor de uitvoering. 3. een volledige en uitvoerige documentatie. 4. de lijst van de eventuele onderaannemers.
13. Opening van de offertes De opening van de inschrijvingen vindt plaats in openbare zitting op 8 SEPTEMBER 2011 om 10.00 uur in het administratiehuis Renaissance van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, E. Jacqmainlaan 135, te 1000 Brussel.
9
INSCHRIJVINGSFORMULIER Vlaamse Gemeenschapscommissie - algemene directie Onderwijs en Vorming – campus Elishout Inschrijvingsformulier voor de opdracht vermeld BEGELEIDING ‘ONDELISH2011_BDPRE’ 1. Ondergetekende Naam en voornaam:
Adres:
Hoedanigheid of beroep:
Nationaliteit:
ofwel in geval van een vennootschap Handelsnaam:
Maatschappelijke zetel:
Rechtsvorm:
Nationaliteit:
10
in het bestek
Naam, hoedanigheid, adres ondertekenaar:
Telefoonnummer(s) Faxnummer(s) Emailadres BTW-nummer RSZ-nummer Rekeningnummer
2. Verklaring De ondergetekende, wiens identificatiegegevens hierboven werden opgegeven, verbindt zich ertoe op zijn roerende en onroerende goederen, de bovengenoemde opdracht uit te voeren volgens de bepalingen en de voorwaarden vastgesteld door de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Hij voegt een document bij waarin een antwoord gegeven wordt op de vragen die gesteld worden in punt 5 van ‘omschrijving van de opdracht’. De opdracht zal uitgevoerd worden voor de forfaitaire som van:
__________________________________________(btw excl.) __________________________________________(btw incl.)
Ondergetekende verklaart tevens dat hij in alle nodige werken, leveringen en diensten heeft voorzien om een volledige uitvoering van de opdracht te realiseren. Ondergetekende geeft de Vlaamse Gemeenschapscommissie de toelating om bij andere organismen of inrichtingen alle nuttige inlichtingen van financiële en morele aard over hem in te winnen, meer in het bijzonder bij de R.S.Z., in verband met zijn rekening bij deze dienst.
3. Betalingen De verschuldigde bedragen dienen gestort te worden op rekeningnummer: 11
________________________________________________________________________
op naam van: ________________________________________________________________________
4. Voertaal Voor alle bepalingen omtrent bovengenoemde opdracht en de betrekkingen met het opdrachtgevend bestuur, is de voertaal het Nederlands.
Opgemaakt te ______________________________ op ____________________
De inschrijver
Handtekening ______________________________________________________________
Naam en functie ____________________________________________________________
Gezien om gevoegd te worden bij het Collegelidbesluit houdende de goedkeuring van het bestek, het uitschrijven van een overheidsopdracht en de gunning van een overheidsopdracht bij algemene offerteaanvraag voor het bridgemanagement van de Elishout-campus nr. 20112012-0133
Het collegelid,
Jean-Luc VANRAES 12
