Visie op Huisvesting Twee stadskantoren optimaal benut
Augustus 2015
In opdracht van: Gemeente Montfoort Gemeente IJsselstein UW Samenwerking
Aanleiding In de afgelopen jaren zijn er binnen de UW Samenwerkingsgemeenten veel ontwikkelingen geweest met een effect op de in gebruik zijnde huisvesting. De vorming van IJsselstein en Montfoort als regiegemeenten die de uitvoering (deels) op afstand hebben en de ambtelijke samenwerking tussen gemeenten IJsselstein en Montfoort (gestart is op 1 januari 2014) zijn aanleiding voor het herijken van de huisvestingsbehoefte. In het inrichtingsplan UW Samenwerking, waar begin 2013 mee is ingestemd door beide gemeenteraden en het Algemeen Bestuur van UW Samenwerking, staat dan ook de belofte om de benutting en de verrekening van de huisvesting voor beide locaties Montfoort en IJsselstein in beeld te brengen. In het verlengde van de uitkomsten daarvan willen beide gemeenten de komende jaren de vruchten plukken van de samenwerking en zodoende de kosten voor bedrijfsvoering, waarvoor in beide gemeenten taakstellingen zijn opgenomen, verlagen met de efficiencyvoordelen van de samenwerking. Op 1 september 2014 is een themasessie over huisvesting georganiseerd waarin de gemeenteraden kennis hebben genomen van de visie op de benodigde huisvesting vanuit de vier P's (Politiek, Publiek, Participatie en Personeel). Tevens is hier de relatie gelegd met de (onder)benutting van de stadskantoren en de kosten die hiermee gepaard gaan. Tijdens deze sessie is in themagroepen nagedacht en input geleverd voor diverse onderwerpen die samenhangen met de benutting van de stadskantoren. Op basis van deze input en het verrichte onderzoek hebben beide gemeenteraden in januari 2015 kaders vastgesteld om te komen tot een gedragen herbestemming van de stadskantoren (zie bijlage 1: Vastgestelde Kaders herbestemming stadskantoor). Om meer inzicht te krijgen in de haalbaarheid van de herontwikkeling/herbestemming en eventuele verkoop van de stadskantoren is in het voorjaar van 2015 een marktconsultatie gehouden. Mede op basis hiervan is een strategie ontwikkeld, waarvan de hoofdlijnen in mei 2015 zijn gepresenteerd aan beide gemeenteraden. Deze strategie wordt in voorliggend document nader uitgewerkt.
2
Visie op huisvesting Van de lokale overheid wordt verwacht dat zij het klantperspectief centraal zet door het optimaal delen van maatschappelijk vastgoed, het inspelen op plaats- en tijdonafhankelijk werken en het aansluiten op maatschappelijke normen voor wat betreft het aanbieden van producten en diensten. Om dit tot uitdrukking te brengen in de zin van: wat hebben we nu echt nodig als “regiegemeente”? is er gekozen om zowel vanuit bestuurlijk, ambtelijk, inwoner en participatief oogpunt te kijken naar (de functie) huisvesting. Hiervoor zijn aan de hand van vier toekomstvisies uitgangspunten opgesteld. We hebben de visies samengevat onder de vier P’s, te weten: Publiek, Participatie, Politiek en Personeel. Publiek (producten en diensten) Het aantal diensten dat door de gemeente in 2020 zelf wordt geleverd is aanzienlijk minder. De dienstverlening wordt vooral door uitvoeringsorganisaties uitgevoerd. Ook voor diensten op het gebied van burgerzaken is het denkbaar dat deze bovenlokaal in samenwerking worden uitgevoerd. Het aantal directe (stadhuis gebonden) contacten met inwoners is hierdoor afgenomen. Met uitvoeringsorganisaties zijn er goede afspraken over de inhoud, kwaliteit, integraliteit en de toegankelijkheid van dienstverlening. Deze afspraken zijn zodanig dat er sprake is van een samenhangend totaal aanbod. De wijze van dienstverlening door de uitvoeringsorganisaties sluit aan bij de gemeentelijke visie op dienstverlening. Inwoners die vragen of ondersteuning nodig hebben kunnen hiervoor uiteraard bij de gemeente terecht. De dienstverlening is voor inwoners bovendien goed toegankelijk en wordt ook ontsloten door de uitvoeringsorganisaties. Het digitale kanaal is preferent, informatie en dienstverlening gaan waar mogelijk online. Diensten worden geleverd op locaties die het meest zinvol en gewenst zijn, thuis, aan de keuken tafel, in de wijk of elders en op afspraak en zijn veel minder gekoppeld aan vaste fysieke ruimten. Desondanks is er een duidelijk herkenbare lokale fysieke plek waar de gemeente vindbaar is. Op de korte termijn gaan we uit van de stelregel dat de inwoners gemiddeld één keer per jaar het stadskantoor bezoeken. Het aantal benodigde loketten hiervoor bedraagt 2 per gemeente1. Deze behoefte is echter aan verandering onderhevig waardoor een wendbare huisvesting onontbeerlijk is. Zo heeft de rijksoverheid recent besloten dat rijbewijzen niet perse opgehaald hoeven te worden, maar ook aan bewoners mogen worden toegestuurd. Dit besluit heeft dan ook een direct effect op de behoefte aan fysieke loketten. Participatie (het democratische proces) Vanuit het democratisch proces bezien is het ontmoeten, het in gesprek zijn met onze inwoners een belangrijk onderwerp waarvoor we ruimte in de gemeenschappen nodig hebben. Om het democratische proces te stimuleren en laagdrempelig te kunnen laten plaatsvinden worden deze ontmoetingen vaak gepland in openbare gebouwen met een maatschappelijke functie. Voor dit “huiskamermodel’ zijn in principe geen ‘eigen ruimten’ benodigd. Politiek (besluitvorming) De politieke centra zijn het kloppend hart van de democratie in de beide zelfstandige gemeenten. Het bestuur is herkenbaar aanwezig en aanspreekbaar. Deze vindbaarheid geeft uiting aan de nabije overheid die we willen zijn. In het hart van de samenleving om het nauwe contact met inwoners, bedrijven en verenigingen te onderhouden en te weten wat er speelt en leeft. Vanuit deze visie kan een minimale ruimtebehoefte geformuleerd worden waarin plek moet zijn om individueel te werken, te discussiëren en te besluiten. Uitgangspunt is laagdrempeligheid waarbij openheid en transparantie belangrijke voorwaarden zijn. Gelet op de grootte van de besturen zouden 2 bestuurlijke centra in beide gemeenten met een omvang van circa 450 m2 passend zijn .
1
Hierbij wordt uitgegaan van de huidige situatie en de korte termijn. Dit ervaringscijfer is aangegeven door het KCC. 2 Voor het berekenen van de ruimtebehoefte is uitgegaan van een raadszaal van 200 m2 en 9 werkplekken (2 griffiers, 4 collegeleden, 1 gemeentesecretaris en 2 bestuur ondersteuners) van 28m2. Op dit moment zijn beide bestuurscentra echter groter.
3
Personeel (arbeid) De nieuwe regieorganisatie wil wendbaar zijn. Dat is nodig om goed in te kunnen spelen op de vele nieuwe verantwoordelijkheden die op gemeenten afkomen. Vanuit personeelsperspectief is er draagvlak voor het flexibel (elders) werken. Elkaar kunnen ontmoeten in een creatieve omgeving en een goede ondersteuning van het flexwerken zijn hiervoor belangrijke randvoorwaarden. Tevens is het belangrijk dat het werk efficiënt gedaan kan worden en dat er ruimte is voor samenwerking met als resultaat meer creativiteit en kruisbestuiving. UW Samenwerking heeft voor haar kernactiviteiten, uitgaande van 134 fulltime-equivalent (hierna: fte), 3750 m2 BVO3 nodig. Voor deze berekening is uitgegaan van een benchmark, welke in 2013 door advies- en onderzoeksbureau FIER is uitgevoerd onder 30 gemeenten. Hierbij bedroeg het gewogen gemiddelde 28m2 per fte.
3
BVO is bruto vloeroppervlak. Hierin zijn bijvoorbeeld ook vergaderruimten, koffiecorners, toiletten en de gangen meegenomen.
4
Marktconsultatie Het Expertteam kantoortransformatie van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland heeft, in opdracht van UW Samenwerking, een advies uitgebracht voor de voorgenomen afstoot en/of herontwikkeling van de stadskantoren Montfoort en IJsselstein. Hieruit blijkt dat het van belang is om tot één business case voor de twee gebouwen te komen. Hierdoor kan - los van financiële deelbelangen - worden gestuurd op de (waarde van de) gebouwen. Stadskantoor Montfoort Voor het stadskantoor in Montfoort zijn vanuit de marktconsultatie drie opties naar voren gekomen: 1. Een transformatie naar wonen betekent een afwaardering van de boekwaarde (van € 4,2 miljoen naar circa € 1,0 – 1,5 miljoen), maar het gebouw en de locatie lenen zich hier wel voor. Dit scenario heeft niet de voorkeur van het college aangezien dan de openbare functie van het gebouw en plein verloren gaat. 2. In het scenario sloop-nieuwbouw zou, om extra verdiencapaciteit te creëren, ook het naastgelegen parkeerterrein betrokken moeten worden. Om de parkeerplaatsen te compenseren zouden daarbij onder het gebouw parkeerplaatsen gerealiseerd moeten worden. Hierdoor wordt deze business case niet aantrekkelijk en lijkt ook dit scenario af te vallen. 3. Het laatste scenario, geleidelijke invulling met nieuwe (kantoor)gebruikers, gaat uit van nieuw gebruik waarbij de inkomsten uit huur geleidelijk toenemen en waarbij na bijvoorbeeld tien jaar verkoop van het gebouw kan plaatsvinden. Deze variant levert, als dit lukt, de hoogste waarde op. Deze laatste optie lijkt dan ook het meest interessant. Stadskantoor IJsselstein Voor het stadskantoor in IJsselstein zijn de volgende opties naar voren gekomen: 1. Uit de marktconsultatie is gebleken dat het transformeren van het stadskantoor in IJsselstein naar wonen niet voor de hand ligt. Door de sterke ‘kantooruitstraling’ van het gebouw en de transformatiekosten m.b.t. de ramen, gevel etc. zou dit namelijk een enorme kapitaalvernietiging betekenen. Vanuit de marktconsultatie is ook aangegeven dat verkoop van het gebouw als kantoor, al dan niet met terug huren door de gemeente, (financieel) ook niet is aan te bevelen. Een belegger stapt hier pas in als er een lang huurcontract op zit en wil hierop dan een hoog rendement, ook omdat de mogelijkheden voor wederverhuur laag worden ingeschat. 2. Een scenario sloop-nieuwbouw is niet meegenomen in de marktconsultatie. Dit wordt namelijk niet gezien als een reële mogelijkheid gelet op de verwevenheid van het stadskantoor met onder andere het Fulcotheater en de parkeergarage. 3. De beste insteek voor het stadkantoor in IJsselstein is om het pand zelf in eigendom te houden en de gebruikswaarde te vergroten door hier het personeel van UW Samenwerking te concentreren - aldus Het Expertteam kantoortransformatie van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland -. Vanuit het vertrekpunt dat het stadskantoor IJsselstein haar functie behoudt, is het zaak om de gebruikswaarde verder te vergroten en nieuwe huurders vinden, bij voorkeur die een relatie hebben met een maatschappelijke of openbare functie.
5
Huisvesting UW samenwerking In het Algemeen Bestuur van UW Samenwerking (de twee colleges plus directie) is besloten om vanaf mei 2015 voorlopig alle personeel, met uitzondering van het bestuurscentrum, het klantcontactcentrum en uitvoering Montfoort, onder te brengen in het stadskantoor van IJsselstein. Hiertoe heeft zij besloten omdat uit de praktijk blijkt dat het efficiënter en effectiever is om te werken vanaf één locatie. Medewerkers hebben dat ook aangegeven in verschillende sessies over huisvesting en ook de ondernemingsraad heeft daarop aangedrongen. Vanwege efficiency is het uitgangspunt dat het personeel van UW Samenwerking ook in de definitieve situatie wordt geconcentreerd op één locatie. In onderstaande tabel worden de ruimtebehoefte van UW Samenwerking en de capaciteit van beide stadskantoren weergegeven: Ruimtebehoefte personeel UW Samenwerking (exclusief bestuurlijk centrum en loketten) Capaciteit stadskantoor Montfoort Capaciteit stadskantoor IJsselstein
3.750 m2 3.500 m2 waarvan 500 m2 ondergronds 6.800 m2
Gelet op de benodigde ruimte voor het personeel van UW Samenwerking (3.750m2) blijkt dat het stadskantoor in Montfoort (3.500 m2, waarvan 500 m2 ondergronds) hiervoor te klein is. Het stadskantoor in IJsselstein (6.800 m2) is groot genoeg en zou daarnaast, zeker als het bestuurlijk centrum wat inkrimpt, nog ruimte bieden voor verhuur. Ook biedt het stadskantoor in IJsselstein de mogelijkheid om extra personeel te huisvesten indien er meer gemeenten aansluiten bij UW Samenwerking. Uit de verrichte marktconsultatie blijkt ook dat de gemeentelijke organisatie het best geconcentreerd kan worden in het stadskantoor van IJsselstein. De markt ziet, in tegenstelling tot het stadskantoor Montfoort, geen goede kansen voor vervreemding van stadskantoor IJsselstein. Het dagelijks bestuur van UW Samenwerking wordt dan ook gevraagd om in te stemmen met het huren van het stadskantoor in IJsselstein en 7 werkplekken in Montfoort voor het huisvesten van de wendbare organisatie. Dit tegen een marktconforme prijs, waar uiteraard een marktconforme kwaliteit tegenover moet staan.
6
Stadskantoor IJsselstein Op de locatie IJsselstein is sinds 2013 het kantoor op de eerste verdieping “geïmproviseerd” ingericht als flexruimte voor de processen strategie, bedrijf en projecten. Op de begane grond bevindt zich het klantcontactcentrum en een aantal diensten van services. De tweede verdieping wordt gedeeld door uitvoeringsdiensten, services en gemeentebestuur. De medewerkers daar hebben een (eigen) standaard werkplek. De bestuurders, het secretariaat en de griffie hebben op de tweede verdieping ook een eigen werkplek en er is een vaste raadszaal en een B&W kamer welke ook wordt gebruikt als vergaderruimte. Het pand is in 2000 gebouwd en staat na 15 jaar gebruik aan de vooravond van investeringen in het gebouw. Voor deze onderhoudswerkzaamheden is in de huidige begroting al een bedrag van € 400.000 gereserveerd. De kosten hiervoor worden echter ingeschat op een bedrag van € 850.000 (inclusief € 50.000 plankosten en onvoorzien). Om het stadskantoor IJsselstein geschikt te maken voor verhuur, aan UW Samenwerking en eventueel andere partijen (er vinden verkennende gesprekken plaats met maatschappelijke organisaties), zijn bovendien aanpassingen aan het gebouw noodzakelijk. Het gaat hierbij om Arbo technische maatregelen, maatregelen om activiteit gericht werken te faciliteren en maatregelen om de beschikbare ruimte efficiënter te gaan benutten. De totale kosten voor de aanpassingen voor UW Samenwerking worden ingeschat op een bedrag van € 750.000 (inclusief € 50.000 plankosten en onvoorzien). Indien andere organisaties intrekken moeten hiervoor uiteraard extra kosten worden gemaakt4, welke worden opgebracht door de huuropbrengsten. In totaal is er, voor grootschalig onderhoud (€ 850.000) en het geschikt maken van het pand voor verhuur aan UW Samenwerking (€ 750.000), dus een bedrag van € 1.600.000 noodzakelijk. De gemeenteraad van IJsselstein wordt gevraagd om een krediet van € 1.600.000 beschikbaar te stellen om groot onderhoud te plegen aan het stadskantoor en deze geschikt te maken voor verhuur aan UW Samenwerking. Het aanpassen van het stadskantoor is een logisch moment om het gebouw tegelijkertijd te verduurzamen. De ambitie, zoals verwoord in het Visiedocument IJsselstein duurzaam, is namelijk dat de gemeentelijke organisatie in 2020 CO2 neutraal wil zijn. Er is onderzocht welke maatregelen hiervoor getroffen kunnen worden. Bij de uitvoering van het (achterstallig) onderhoud en de aanpassing van het stadskantoor voor verhuur wordt al zoveel mogelijk rekening gehouden met duurzaamheidsaspecten. Zo wordt bij het vervangen van verlichting direct LED verlichting toegepast. Daar bovenop kunnen nog zonnepanelen op het dak worden geplaatst (geschatte kosten € 150.000) waarmee een energielabelsprong wordt gemaakt van C naar B. Indien we het stadskantoor CO2 neutraal willen maken, dan dient er minimaal een Warmte Koude Opslag (WKO) installatie geïnstalleerd te worden. Een eerste indicatie van de kosten komt uit op een bedrag van € 745.000. Gelet op vele onzekerheden om tot een CO2 neutraal gebouw te komen dient eerst nader onderzoek uitgevoerd te worden om de meest geschikte maatregelen te bepalen. Kosten van dit nadere onderzoek worden geschat op een bedrag van € 10.000. De gemeenteraad van IJsselstein wordt gevraagd om een aanvullend krediet van € 150.000 beschikbaar te stellen voor installatie van zonnepanelen op het stadskantoor. Daarnaast wordt voorgesteld een bedrag van € 10.000 beschikbaar te stellen om nader onderzoek te verrichten naar het realiseren van de ambitie om CO2 neutraal te worden. Uitgangspunt is dat tijdens de verbouwing van het stadskantoor het personeel niet wordt overgeplaatst naar een andere locatie (zoals stadskantoor Montfoort). Hierdoor worden extra kosten voor een tijdelijke verhuizing voorkomen en kan tevens het stadskantoor in Montfoort per direct worden verhuurd als er geïnteresseerden zijn. Het dagelijks bestuur van UW Samenwerking wordt gevraagd om het personeel tijdens de verbouwing niet over te plaatsen naar een alternatieve locatie. 4
Kosten hiervan worden op basis van een elementenraming ingeschat op een bedrag van € 475.000. Hierbij is geen rekening gehouden met plankosten.
7
Stadskantoor Montfoort De huidige huisvesting is op de locatie Montfoort ingericht als kantoortuinen met veelal eigen werkplekken voor bestuurders, gemeentesecretaris en griffie. Op deze locatie wordt de multifunctionele ruimte bij de griffie gebruikt als raadszaal. In dit concept bevinden zich daarnaast nog drie vergaderzalen, een kantine en een klantcontactcentrum op de begane grond. Het pand is in 1990 gebouwd en in 2010 totaal gerenoveerd. Vanuit de marktsituatie bezien is het op dit moment verstandig om (tijdelijk) het bestuurlijk centrum en de loketfunctie van het klantcontactcentrum in Montfoort te houden. Het vervreemden van het stadskantoor van Montfoort zou betekenen dat er op dit moment een substantieel verlies zou worden geleden op het pand. Wanneer het bestuurlijk centrum en de loketfunctie van het KCC echter in het stadskantoor gevestigd blijven, en we conform de uitkomsten van de marktconsultatie geleidelijk het gebouw herbestemmen (verhuren aan geïnteresseerden), wordt langzamerhand de waarde van het gebouw vermeerderd. Op middellange termijn (10 jaar) zou het pand dan goed gevuld zijn en voor de markt een interessante belegging kunnen zijn. Dit scenario heeft als voordeel dat er nu niet direct geïnvesteerd hoeft te worden in een bestuurlijk centrum en loketfunctie elders. We gaan namelijk geleidelijk het gebouw vullen met huurders en de verwachting is dat dit voorlopig hand in hand gaat met het bestuurlijk centrum en de loketfunctie die achterblijven in het stadskantoor. Daarbij dient echter nog wel rekening gehouden te worden met het inrichten van een vijftal satelliet werkplekken ten behoeve van UW Samenwerking. De Gemeentewet en de Provinciewet schrijven voor dat elke gemeente en elke provincie jaarlijks begrotings- en verantwoordingsstukken moet opstellen. Het Besluit begroting en verantwoording (BBV) bevat de regelgeving daarvoor. In het BBV is opgenomen dat er een commissie voor het Besluit begroting en verantwoording (commissie BBV) is met als taak zorg te dragen voor een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV. Volgens de BBV moet het maatschappelijk vastgoed waarbij de bestuurlijke intentie is het vastgoed te verkopen, of de bestemming wijzigt naar vastgoed met een bedrijfseconomische functie, worden afgewaardeerd. Wanneer de opbrengstwaarde (volgens de marktconsultatie in verhuurde staat +/- € 2,3 miljoen) kleiner is dan de boekwaarde (€ 4,2 miljoen) moet er worden afgewaardeerd. De gemeenteraad van Montfoort wordt dan ook gevraagd om in te zetten op een geleidelijke herbestemming en € 1,9 miljoen af te boeken op de boekwaarde van het stadskantoor.
8
Effect verevening en opbrengstpotentieel Verevening De keuze van UW Samenwerking om zich te huisvesten in IJsselstein heeft consequenties voor beide gemeenten. IJsselstein ontvangt huuropbrengsten en het stadskantoor wordt voor een groot gedeelte gevuld, terwijl Montfoort (via bijdrage aan UW Samenwerking) huurkosten betaalt en de leegstand in het stadskantoor groter wordt. Vanuit de marktconsultatie is al aangegeven dat het, onder meer gelet op bovenstaande, van essentieel belang is om tot één business case voor de twee gebouwen te komen. Hierdoor kan - los van financiële deelbelangen - worden gestuurd op de (waarde van de) gebouwen. Dit kan worden bereikt door zowel de lasten als de baten van beide locaties met elkaar te verevenen volgens de UW verdeelsleutel. Beide gemeenteraden worden dan ook gevraagd om zowel de lasten als de baten van beide locaties met elkaar te verevenen volgens de UW verdeelsleutel tot 01-01-2018. Daarna is iedere gemeente weer volledig zelf verantwoordelijk voor het eigen pand qua lasten en baten. Hieronder wordt inzichtelijk gemaakt hoe deze verevening tot stand komt en wat daarvan het effect is: - Stap 1: verevenen van de huidige begrotingen van beide gemeenten. - Stap 2: verevenen van de huur van UW Samenwerking. Stap 1: In de programmabegroting van IJsselstein is een huisvestingsbudget opgenomen van € 687.000. In de programmabegroting Montfoort een huisvestingsbudget van € 274.000. Verevenen van deze huidige begrotingsbudgetten heeft geen financieel effect aangezien de bestaande budgetten reeds in de verhouding van de betreffende verdeelsleutel (71,5% – 28,5%) staan. Huidige situatie Huidige budgetten in programmabegroting Verhouding kosten
Montfoort 274.000 28,5%
IJsselstein 687.000 71,5%
Situatie inclusief verevening huidige budgetten Verevening kosten gebouw Montfoort Verevening kosten gebouw IJsselstein Totaal Verhouding kosten
Montfoort 78.000 196.000 274.000 28,5%
IJsselstein 196.000 + 491.000 687.000 71,5%
+
Stap 2: De huur die UW Samenwerking moet betalen voor de huisvesting in het stadhuis van IJsselstein en de satellietwerkplekken in Montfoort wordt vervolgens ook verevend. Onder aan de streep heeft dit geen financieel effect voor 1 van de 2 gemeenten en blijft hier dus ook de verdeelsleutel van (71,5% – 28,5%) gehandhaafd. Voor het bepalen van de hoogte van de huur zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: -
Huurprijs IJsselstein na onderhoudswerkzaamheden is € 90 per m2 exclusief € 35 servicekosten per m2; Huurprijs IJsselstein na investering t.b.v. verhuur aan UW Samenwerking en de satellietwerkplekken in Montfoort is €110 per m2 exclusief € 35 servicekosten per m2; Huurprijs om opbrengstpotentieel leegstand inzichtelijk te maken is € 70 per m2 exclusief € 35 servicekosten per m2 (dit is bewust behoudend ingeschat). Totale benodigde ruimte voor personeel van UW Samenwerking bedraagt 3.750 m2 (134 fte * 28m2) welke als volgt wordt verdeeld: o Vijf satelliet werkplekken in Montfoort 140 m2 (5*28m2) o Twee werkplekken bestuursondersteuning in Montfoort 56 m2 (2*28m2) o Overige werkplekken UW Samenwerking in IJsselstein 3554 (3.750 – 140 – 56m2)
9
Tabel verevening huur Factuur UW Samenwerking (€ 543.000) Verevening huuropbrengst UW Samenwerking voor extra investering in IJsselstein (€ 444.000)5 Verevening extra huuropbrengst UW Samenwerking na 6 investering (€ 71.000) Verevening huuropbrengst UW Samenwerking voor werkplekken Montfoort (€ 28.000)7 Totale opbrengsten na verevening
Montfoort 155.000
IJsselstein 388.000
127.000
-
317.000
-
20.000
-
51.000
-
8.000 0
-
20.000 0
-
De effecten van de verevening zorgen ervoor dat geen van beide gemeenten de kosten gepresenteerd krijgt van de leegstand (tot 1-1-2018). Zonder verevening zou Montfoort haar aandeel van 28,5% van de huursom van UW Samenwerking moeten betalen die op korte termijn niet door verhuur van de leegstand goed te maken is. Opbrengstpotentieel leegstand Door het concentreren van de wendbare organisatie in IJsselstein wordt het mogelijk om de overige beschikbare ruimte in beide gebouwen te verhuren. Het toekomstig opbrengst potentieel, welke is weergegeven in onderstaande tabel, geeft een indicatie van de mogelijke opbrengsten op basis van een gereduceerde huurprijs8. Voorbeeldberekening opbrengstpotentieel
Totaal
Montfoort verhuurt 50% van de verhuurbare vierkante meters 875 m² x € 105,- (€ 70 basis + € 35 servicekosten) IJsselstein verhuurt 50% van de verhuurbare vierkante meters 800 m² x € 105,- (€ 70 basis + € 35 servicekosten) Montfoort verhuurt 100% van de verhuurbare vierkante meters 1.750 m² x € 105,- (€ 70 basis + € 35 servicekosten) IJsselstein verhuurt 100% van de verhuurbare vierkante meters 1.600 m² x € 105,- (€ 70 basis + € 35 servicekosten)
Effect Montfoort
Effect IJsselstein
92.000
26.000
66.000
84.000
24.000
60.000
184.000
52.000
132.000
168.000
48.000
120.000
Invulling taakstelling bedrijfsvoering Op de bedrijfsvoering van beide gemeenten rust een taakstelling waarvan is aangegeven dat deze voor een deel uit besparingen op huisvesting gevonden kan worden. In onderstaand schema vindt u een specificatie van deze taakstelling: Taakstelling bedrijfsvoering IJsselstein Montfoort Totaal
2017 € 500.000 € 200.000 € 700.000
Vanaf 2018 € 1.000.000 € 400.000 € 1.400.000
Door verhuur van de leegstand ontstaan financiële voordelen waarmee de taakstelling op de bedrijfsvoering deels wordt ingevuld.
5
Totale kosten bedragen 3.554 m2 * (90+35) = 444.000 Totale extra opbrengst na investering IJsselstein bedraagt 3.554 m2 * 20 = € 71.000. 7 Totale kosten bedragen (140 m2 + 56 m2) * (110+35) = 28.000. 8 Hierbij dient opgemerkt te worden dat de huurder de investering, die gedaan moet worden in het gebouw om het voor hem geschikt te maken, zelf draagt als extra huurkosten. 6
10
Vervolgstappen Hieronder worden de belangrijkste vervolgstappen met een indicatieve planning beschreven: Kantoorconcept IJsselstein opstellen & realiseren Eind 2015 wordt een kantoorconcept uitgewerkt voor aanpassingen van het stadskantoor in IJsselstein. Hierbij worden gemeentebestuur (ten aanzien van Bestuurscentrum), medewerkers en ondernemingsraad (ten aanzien van inrichting voor UW Samenwerking) betrokken. Ook wordt nader onderzoek verricht naar het realiseren van de ambitie om CO2 neutraal te worden. De resultaten hiervan worden eind 2015 voorgelegd. Vervolgens vindt in het eerste kwartaal van 2016 de aanbesteding van het kantoorconcept plaats. De daadwerkelijke realisatie hiervan vindt plaats vanaf medio 2016 en wordt begin 2017 afgerond. Uitgangspunt tijdens de verbouwing is dat het personeel niet wordt overgeplaatst naar een andere locatie (zoals stadskantoor Montfoort). Zoektocht naar potentiele huurders intensiveren Vanuit het vertrekpunt dat het stadskantoor IJsselstein haar functie behoudt, is het zaak om de gebruikswaarde verder te vergroten en nieuwe huurders vinden, bij voorkeur die een relatie hebben met een maatschappelijke of openbare functie. Er vinden verkennende gesprekken plaats met maatschappelijke organisaties. Voor het stadskantoor Montfoort wordt ook ingezet op het vergroten van de gebruikswaarde door het vinden van nieuwe huurders. Hierbij zijn zowel commerciële als maatschappelijke huurders in beeld. Opstellen dienstverleningsovereenkomst bestuurscentra Eind 2015 wordt in een dienstverleningsovereenkomst beschreven hoe het bestuur in beide bestuurscentra wordt gefaciliteerd. Hierbij wordt ook gekeken naar de inrichting van een vijftal satelliet werkplekken ten behoeve van UW Samenwerking in Montfoort. Monitoring en evaluatie Via de P&C cyclus wordt gerapporteerd over de besparingen op de bedrijfsvoering.
11
Conclusie Door een gezamenlijke koers in te zetten ten aanzien van de herbestemming van de stadskantoren in Montfoort en IJsselstein is het mogelijk om de leegstand op een efficiënte manier terug te dringen. Door verhuur van de leegstand ontstaan financiële voordelen waarmee de taakstelling op de bedrijfsvoering deels wordt ingevuld. Door meerdere huurders in één pand te zetten kunnen bovendien efficiencyvoordelen ontstaan die de kosten voor de bedrijfsvoering nog verder omlaag brengen. Tegelijkertijd wordt invulling gegeven aan de visie op huisvesting welke is samengevat onder de vier P’s: Publiek, Participatie, Politiek en Personeel. Om dit te bereiken wordt een aantal besluiten gevraagd: -
Het dagelijks bestuur van UW Samenwerking wordt gevraagd om: o in te stemmen met het huren van het stadskantoor in IJsselstein en 7 werkplekken in Montfoort voor het huisvesten van de wendbare organisatie. Dit tegen een marktconforme prijs, waar uiteraard een marktconforme kwaliteit tegenover moet staan. o het personeel tijdens de verbouwing niet over te plaatsen naar een alternatieve locatie. Hierdoor worden extra kosten voor een tijdelijke verhuizing voorkomen en kan tevens het stadskantoor in Montfoort per direct worden verhuurd als er geïnteresseerden zijn.
-
De gemeenteraad van IJsselstein wordt gevraagd om: o een krediet van € 1.600.000 beschikbaar te stellen om groot onderhoud te plegen aan het stadskantoor en deze geschikt te maken voor verhuur aan UW Samenwerking. o een aanvullend krediet van € 150.000 beschikbaar te stellen voor installatie van zonnepanelen op het stadskantoor. Daarnaast wordt voorgesteld een bedrag van € 10.000 beschikbaar te stellen om nader onderzoek te verrichten naar het realiseren van de ambitie om CO2 neutraal te worden. o zowel de lasten als de baten van beide locaties met elkaar te verevenen volgens de UW verdeelsleutel tot 01-01-2018. Daarna is iedere gemeente weer volledig zelf verantwoordelijk voor het eigen pand qua lasten en baten. Hierdoor kan in de tussenliggende periode - los van financiële deelbelangen - worden gestuurd op de (waarde van de) gebouwen.
-
De gemeenteraad van Montfoort wordt gevraagd om o in te zetten op een geleidelijke herbestemming en € 1,9 miljoen af te boeken op de boekwaarde van het stadskantoor. Hierdoor wordt een goede uitgangspositie gecreëerd voor de verhuur en een mogelijke vervreemding in de toekomst. o zowel de lasten als de baten van beide locaties met elkaar te verevenen volgens de UW verdeelsleutel tot 01-01-2018. Daarna is iedere gemeente weer volledig zelf verantwoordelijk voor het eigen pand qua lasten en baten. Hierdoor kan in de tussenliggende periode - los van financiële deelbelangen - worden gestuurd op de (waarde van de) gebouwen.
12
Bijlage 1: Vastgestelde Kaders herbestemming stadskantoor Vastgesteld door gemeenteraad Montfoort op 26 januari 2015 Vastgesteld door gemeenteraad IJsselstein op 29 januari 2015 Afspraak Wanneer we buiten de kaders van: - de onderstaande kaderstelling - het financiële kader huisvesting in de meerjarenbegroting 2015 – 2018 - of het bestemmingskader van het gebouw dreigen te geraken dan komen we terug bij de raad voor een besluit hierover. 1. Op basis van de themasessie huisvesting van 1 september 2014 worden de volgende kaders voorgesteld a) Klant voorop (is Koning): Helder informatie (een overheid die vindbaar is en antwoord heeft); Op termijn 24-uurs (digitale) dienstverlening ; Niemand valt tussen wal en schip; loketdienstverlening blijft; Combinatieloketten met andere dienstverleners voor dienstverlening is denkbaar; b) Het gekozen bestuur en de frontoffice is herkenbaar gehuisvest binnen de ‘eigen’ gemeentegrenzen; c) Gezien de prominente plek van de gebouwen moet de herbestemming passend zijn; d) Het efficiënt en effectief inzetten (delen) van het stadskantoor (maatschappelijk vastgoed) is een must: brede school gedachte intensief toepassen; panden mogen voor andere doeleinden worden ingezet; e) Plaats- en tijdonafhankelijk werken stimuleren, waaronder: Onderwerp gerelateerde zaken zoveel mogelijk bespreken in de buurt waar het onderwerp betrekking op heeft (inwoners ontmoeten); Gebruik maken van virtuele netwerken; Waar mogelijk en van toegevoegde waarde aanschuiven aan de keukentafel (huis aan huis bezoeken); Back office kan elders gevestigd worden. 2. Geleidelijke herbestemming a) Indien vervreemding door verkoop aan de orde is dan kan dat slechts tegen een realistische waarde; b) Er is vrije bewegingsruimte college om afspraken te maken met derden over verhuur en delen van ruimten. Voorwaarde: het college informeert de raad actief over de ontwikkelingen; c) Het pand wordt niet verhuurd aan gebruikers die conflicteren met de gemeentelijke belangen; d) De toekomstige gebruikers moeten bijdragen aan het versterken van de positieve uitstraling en geven identiteit aan het pand; e) Bij het delen/vervreemden van ruimten met/aan derden worden vooraf goede afspraken gemaakt over het gebruik (de bestemming); f) Investeringen die nodig zijn om nieuwe huurovereenkomsten te kunnen aangaan worden verdisconteerd in de huurprijs in de des betreffende looptijd van de huurovereenkomst; g) De exploitatielasten vanuit de gebruikers dienen minimaal te worden afgedekt. De gemeente mag geen exploitatieverlies leiden op de verhuur. De huisvesting van derden mag immers geen gesubsidieerde activiteit worden; h) Mogelijkheid dat in de opstartfase potentiële gebruikers kunnen worden aangetrokken door een aantrekkelijke en lage huisvestingsvergoeding te vragen (mits dit bijdraagt aan een perspectief op de langere termijn).
13
