Aanzet visie Het Nieuwe Werken Globaal Programma van Eisen huisvesting

Waterschap Vallei & Eem Waterschap Veluwe Aanzet visie Het Nieuwe Werken Globaal Programma van Eisen huisvesting Utrecht, 3 mei 2011

Herculesplein 80 3584 AA UTRECHT

Postbus 85030 3508 AA UTRECHT

T +31 (0)30 219 39 60 F +31 (0)30 219 39 66

E [email protected] W www.conclusion.nl

Waterschappen Vallei & Eem en Veluwe │ Het Nieuwe Werken

2

Management summary Bezettingsgraad huisvesting Uit de gebruikte modellen o.b.v. het nieuwe functiehuis volgt dat de gemiddelde medewerker aanwezigheid op de hoofdlocatie circa 60% bedraagt. De relatief lage aanwezigheid komt hoofdzakelijk door de grote hoeveelheid aan FTE’s in de buitendienst die mede deels vanuit de RWZI’s werken. Daarnaast zorgt de toepassing van elementen uit Het Nieuwe Werken voor deze lagere aanwezigheid. Lang niet alle activiteiten van de medewerkers met een overwegend binnendienstfunctie dienen allemaal op de (centrale) kantoorlocatie plaats te vinden. In dat kader zal actief gestuurd gaan worden op het deels plaatsen tijdsonafhankelijk werken. Benodigde aantal werkplekken Uitgaande dat de piekmomenten qua aanwezigheid op de diverse afdelingen wordt opgevangen door gebruik te maken van beschikbare werkplekken elders in het gebouw is bij toepassing van Het Nieuwe Werken een minimale behoefte aan 251 werkplekken. Hierbij is rekening gehouden met het faciliteren van een aantal werkplekken voor externen. Benodigde vloeroppervlak Ten behoeve van het waterschap wordt gebruik gemaakt van de ervarings bandbreedte tussen de 18 – 20 m2 verhuurbaar vloer oppervlakte (VVO) per werkplek. Dit komt overeen met de benchmark met vergelijkbare organisaties. Hieruit volgt een totaal benodigde huisvestingsoppervlakte tussen de 4.518 – 5.020 m2 VVO. Mogelijkheden panden Apeldoorn en Ede Uit eerder onderzoek zijn twee locaties voorgedragen als toekomstige huisvesting. De huidige locatie voor Waterschap Veluwe te Apeldoorn met een VVO van 4.773 m2 en een nieuwe locatie in Ede met een VVO van 5.215 m2. Beide locaties zijn daarmee qua oppervlak een mogelijkheid. Hoe kleiner het aantal m2, hoe meer aandacht de mentale aspecten van Het Nieuwe Werken vereisen. Uitbouw locatie Apeldoorn Door de bredere ruimten heeft de locatie Ede goede uitgangspunten om aspecten ontmoeten, kennisdelen en samenwerken van Het Nieuwe Werken te faciliteren. Voor de locatie Apeldoorn bevelen wij aan om door beperkte uitbouw te komen tot een breder pand waardoor de looplijnen worden verkort. Deze uitbouw kan gezien het benodigde aantal m2 volstaan met een extra ruimte van zo’n 415 m2 op de begane grond, waardoor op deze etage hetzelfde effect wordt behaald als op de locatie Ede mogelijk is. Satelliet locaties Maak gebruik van satelliet locaties: in ieder geval een locatie in Amersfoort/Leusden en indien voor Ede als huisvestingsplaats wordt gekozen ook een satelliet in Apeldoorn. Deze locaties dragen bij aan hogere efficiency, minder reistijd en een bredere acceptatie bij medewerkers. De satelliet locaties hebben slechts de functie van tijdelijke werkplek en vergaderplek. Wij adviseren om hier een sober pakket aan faciliteiten te bieden in verhouding tot de Waterschappen Vallei & Eem en Veluwe │ Het Nieuwe Werken

3

hoofdlocatie om zo te ontmoedigen dat men te veel vanuit deze locaties werkt en de hoofdlocatie een duidelijk meerwaarde krijgt waardoor deze werknemers zal aantrekken. Advies is om 200m2 per locatie te voorzien voor 10 touch down plek en 120m2vergader mogelijkheid voor 6 personen voor zover deze nog niet aanwezig is. Tevens adviseren wij om gebruik te maken van bestaande RWZI-locaties voor deze satellieten. Dat bevordert het onderling contact met de medewerkers daar. Cultuurverandering De nieuwe hoofdlocatie dient een natuurlijke aantrekkingskracht te hebben op de medewerkers. Naast de representatieve uitstraling moet het medewerkers ook een goed gevoel geven om daar te werken. Het versterkt de trots op het waterschap en het WIJgevoel. Daardoor komt men graag naar deze locatie toe zodat samenwerking, inspiratie en ontmoetingen plaats kunnen vinden. Naast het samenvoegen van beide organisaties zal verder gewerkt worden aan een cultuur van vertrouwen, vrijheid, verbondenheid en verantwoordelijkheid. Het management heeft daarbij een voorbeeldfunctie. Niet alleen door zelf ook deels “open space” te gaan werken, maar ook door authentiek leiderschap te tonen en het sturen op output. Medewerkers zullen hun verantwoordelijkheid moeten nemen en in staat zijn tot het geven en ontvangen van feed back. Het waterschap zal dan ook een extra investering moeten doen om dit mentale proces te ondersteunen. Faciliteiten Het succesvol huisvesten van het nieuwe waterschap op de gezamenlijke locatie kan alleen als de faciliteiten daartoe in de breedste zin des woords beschikbaar zijn. Een integrale benadering tussen de factoren Mens, Plaats en Technologie is daarom van essentieel belang. Op technologisch gebied dient plaats en tijd onafhankelijk werken gefaciliteerd te worden. Medewerkers moeten dus overal en altijd op een veilige manier toegang hebben tot informatie. De digitalisering van informatie zal daarmee voor 1 januari eigenlijk afgerond moeten zijn en zal de toegang laagdrempelig moeten zijn. Naast de uitdagende agenda voor de fusie leidt dit tot een extra inspanning voor de ICT-afdelingen. Ruimte eisen De nieuwe huisvesting zal rekening houden met een diversiteit aan ruimtes. Variërend tussen werkplekken, vergaderplekken en faciliteiten. Daarnaast zullen in de nieuwe huisvesting diverse omgevingen multifunctioneel worden uitgerust, zoals: het restaurant is uitermate geschikt voor informeel ontmoeten en vergaderen in een open ruimte tijdens de daluren; calamiteiten ruimte dient voorzien te zijn van bijzondere aansluitingen maar is tevens zeer geschikt als (computer-)opleidings- of vergaderruimte; de bedrijfsarts kan gebruik maken een besloten vergaderruimte; de bestuursvergaderruimte kan ook voor gewone vergaderingen gebruikt worden; kamers voor het bestuur en Dijkgraaf hebben een hoge representatie functie en zullen dan ook bijzonder ingericht worden. Deze kamers kunnen ook dienst doen als informele en formele overlegruimtes bij afwezigheid van het bestuur en/of Dijkgraaf.


4

Binnen het waterschap zullen ook vaste werkplekken verdeeld worden. Gedacht moet worden aan de CAD/ GIS werkplekken die zeer specifiek zijn ingericht en gefaciliteerd voor de gebruikers. Ook voor secretariaten en ander functies waarbij de aanwezigheid op de werkplek zeer hoog is zullen vaste plekken ingericht worden.


5

INHOUDSOPGAVE 1 2

3 4

5

6

7

Inleiding .............................................................................................................................. 7 Opdracht en aanpak ............................................................................................................. 8 2.1 Opdracht .................................................................................................................. 8 2.2 Aanpak ..................................................................................................................... 8 Aanzet Visie op Het Nieuwe Werken ..................................................................................... 9 Organisatie na de fusie ....................................................................................................... 11 4.1 Algemeen ............................................................................................................... 11 4.2 Clusters .................................................................................................................. 11 4.3 Functie profielen ..................................................................................................... 13 4.4 Definities ................................................................................................................ 14 4.5 Uitgangspunten ...................................................................................................... 15 Ruimtelijke eisen ............................................................................................................... 16 5.1 Berekening uitkomsten ............................................................................................ 16 5.2 Voorgesteld huisvesting ........................................................................................... 18 5.3 Raming investeringskosten ...................................................................................... 18 5.4 Ruimte voor groei ................................................................................................... 18 Advies vervolgstappen ....................................................................................................... 19 6.1 Inrichtingsconcept ................................................................................................... 19 6.2 Clusters .................................................................................................................. 20 6.3 Werkplekken buiten de hoofdlocatie ........................................................................ 21 6.4 Vlekkenplan per locatie ........................................................................................... 21 6.5 Aanbeveling vervolgstappen .................................................................................... 22 6.6 Risico’s ................................................................................................................... 24 6.7 10 succesfactoren ................................................................................................... 25 Bijlagen ........................................................................................................................... 26 Bijlage 1: Geïnterviewde personen ................................................................................. 27 Bijlage 2: Berekening aantal werkplekken ...................................................................... 28 Bijlage 3: Ruimtes ........................................................................................................... 35 Bijlage 4: Werkplek analyse ............................................................................................ 36 Bijlage 5: Vlekkenplan voorgestelde locaties ................................................................. 37 Bijlage 6: Kosten indicatie investering huisvestingskosten............................................. 39


6

1

INLEIDING

De Waterschappen Vallei & Eem en Veluwe zijn voornemens ambtelijk te fuseren per 1 januari 2012. Deze fusie wordt dit moment aangegrepen om een volgende stap te zetten naar Het Nieuwe Werken. De nieuwe organisatie zal nagenoeg 400 FTE tellen en gebruik gaan maken van een gezamenlijke huisvesting welke de gedachte van Het Nieuwe Werken zal ondersteunen. De beide waterschappen hebben Human Capital Group gevraagd om te komen met een aanzet voor de visie voor directie en management op Het Nieuwe Werken en een globaal beeld van het nodige programma van eisen, dat gesteld zal worden aan de nieuwe huisvestingvorm voor de nieuwe organisatie. Human Capital Group heeft hiervoor samengewerkt met haar zusterbedrijf Synetec en biedt vanuit de gezamenlijke moederorganisatie Conclusion dit rapport aan.

Utrecht, 3 mei 2011

Kees Froeling Human Capital Group


Hendrik-Jan Slothouwer Synetec

7

2 OPDRACHT EN AANPAK 2.1 Opdracht De opdracht die is verstrekt aan Human Capital Group is tweeledig: Kom tot een aanzet voor de visie voor directie en management op Het Nieuwe Werken; Stel een globaal programma van eisen op voor de huisvesting voor de nieuwe organisatie. Het rapport dient voor 14 april 2011 in het bezit te zijn van de opdrachtgever, zijnde de heer ing P. Spaan, Secretaris Directeur Waterschap Veluwe, en de heer K. de Graaf, Projectleider voorbereiding ambtelijke fusie.

2.2 Aanpak De doorlooptijd om te komen tot dit advies bedroeg slechts twee weken. Door de beperkte tijd is een keuze gemaakt uit de te ondernemen activiteiten. In overleg met de opdrachtgever is besloten ons te beperken tot de volgende activiteiten: Interviews met de verantwoordelijken voor HR, ICT en Facilities van beide waterschappen; Gesprek met de BOR; Gezamenlijk gesprek met de directies van beide waterschappen samen; Deskresearch, o.a. van beschikbare documenten waterschappen; Zo nodig tussentijdse afstemming met de eerder genoemde stakeholders evenals de opdrachtgever. In bijlage 1 is een lijst opgenomen met de personen met wie de gesprekken hebben plaatsgevonden. Op 21 april heeft een extra bezoek aan het pand in Ede plaats gevonden om een duidelijke beeld te krijgen van de nodige aanpassingen en de daarbij behorende investeringsring.


8

3 AANZET VISIE OP HET NIEUWE WERKEN Door de fusie van de waterschappen Vallei & Eem en Veluwe ontstaat een nieuw waterschap. Deze fusie moet bijdragen aan de volgende drie doelstellingen: verlagen van de (personele) kwetsbaarheid door schaalgrootte waarborgen c.q. vergroten van de kwaliteit van diensten/dienstverlening het verhogen van de efficiency om zo de financiële kwetsbaarheid te verkleinen. De nieuwe organisatie moet één gezamenlijke cultuur hebben, die manager en medewerker ook als zijn/haar cultuur (h)erkent. Daarbij zijn vijf kernwaarden benoemd: omgevingsgericht, resultaatgericht, samenwerkingsgericht, mensgericht en lerend- & innoverend-gericht. In de nieuwe organisatie zal procesgericht gewerkt gaan worden, gebaseerd op de twee hoofdprocessen van het waterschap. Samenwerken (zowel in- als extern) en kennisdelen en zijn onderwerpen die daarbij een belangrijke plaats innemen. Het nieuwe waterschap wil in de toekomst een aantrekkelijk werkgever blijven, waar talent graag wil werken. Het is van belang dat het waterschap in een krimpende arbeidsmarkt voldoende diverse en gekwalificeerde medewerkers kan aantrekken. Een analyse van de personeelsplanning toont aan dat dit belangrijk is. Het Nieuwe Werken is een middel om bovengenoemde doelen te kunnen bereiken. Door medewerkers de vrijheid, de verantwoordelijkheid en het vertrouwen te geven om in onderlinge afstemming te bepalen hoe, waar en wanneer zij hun werk doen ervaren zij meer plezier in hun werk. Dit alles met als doel om klanten beter te bedienen en een flexibelere en efficiëntere bedrijfsvoering te bereiken. De als te hoog gepercipieerde werkdruk kan zo ook verlaagd worden. Het gaat niet om vrijblijvendheid maar de mogelijkheid om zelf keuzes te maken om een goede balans te vinden tussen welvaart en welzijn voor zowel de medewerkers als de organisatie. Medewerkers zullen gestuurd gaan worden op output, niet op aanwezigheid. De directie zal een beperkt aantal kaders stellen waarbinnen de medewerkers zelf beslissen hoe ze hun werk doen. Voorbeelden van deze kaders zijn een fysiek minimum voor aanwezigheid op kantoor en het openstellen van de (digitale) agenda voor collega’s. Managers hebben aangegeven zelf het juiste voorbeeld te willen geven. Flexibiliteit gaat twee kanten op. Medewerkers kunnen binnen de gestelde kaders zelf bepalen waar en wanneer ze hun werk doen. Dat betekent dat ze vaker dan vandaag de dag ervoor kunnen kiezen om een deel van hun werk elders te doen. Aan de andere kant betekent dat ook dat als de werkzaamheden het verlangen om op kantoor te zijn die flexibiliteit ook geboden moet worden. De huidige vaste telewerkdagen zullen daardoor in veel gevallen verdwijnen. In de gesprekken met diverse stakeholders is gebleken dat Cultuur (houding en gedrag) als het meest belangrijke onderdeel van Het Nieuwe Werken wordt gezien. De vurige


9

wens om de familiecultuur te behouden waarbij collega’s voor elkaar opkomen en echt samenwerken in de nieuwe organisatie. Een van de wensen daarbij is om de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan vergaderen terug te dringen. Het wordt belangrijk gevonden dat verantwoordelijkheden laag in de organisatie worden belegd. Doordat medewerkers hun verantwoordelijkheid nemen en open communiceren ontstaat een open en transparante organisatie, zowel naar elkaar als naar buiten. Men is zich ervan bewust dat dat van iedereen de nodige investeringen zal vragen om zover te komen. De werkplek zal veranderen. Het kantoor wordt meer een ontmoetingsplek, om te overleggen, ideeën te delen en elkaar te inspireren. Voor geconcentreerd werken zullen sommige collega’s een werkplek elders kiezen, zoals thuis, onderweg, bij een ketenpartner of een nevenlocatie van het waterschap. Niet omdat het moet, maar omdat het mag en in die gevallen efficiënter is. Ook zullen partners vaker een tijdelijke plek vinden bij het waterschap om samen te werken, zoals nu gebeurt in het project “ruimte voor de rivier”. Dit faciliteert de ambitie om nauwer samen te werken met de ketenpartners. Daardoor zal een diversiteit van werkplekken geboden worden die aansluiten bij de diverse werkvormen. Bijvoorbeeld een plek om rustig te bellen, te concentreren, te vergaderen, te ontmoeten of te inspireren. De activiteit bepaalt welke werkplek je daarvoor kiest. Daardoor worden de vaste werkplekken losgelaten en wordt overgegaan naar een concept van flexibiliteit. Een kantoor waar je graag naartoe gaat omdat het inspirerend is, niet omdat het moet. Doordat werk flexibeler wordt is het noodzakelijk dat informatie op een veilige manier ook tijd en plaats onafhankelijk beschikbaar komt. Het op afstand kunnen samenwerken en toegang hebben tot dossiers kan via een moderne infrastructuur, waarbij papierarm werken de norm is. Ook zal ICT een rol spelen in het bereiken van de collega’s. Doordat men elkaar minder vaak ziet zal ICT de signaleringsfunctie overnemen: is die collega nu aanwezig of bereikbaar? En op welke manier? Goede ICT faciliteiten kunnen daar enorm in ondersteunen. Dit hoofdstuk is een aanzet tot de visie voor de nieuwe organisatie en wat Het Nieuwe Werken kan inhouden. De komende tijd zal door gesprekken tussen medewerkers en management doorborduurt worden op deze visie. Zo blijft deze dynamisch aangepast worden aan steeds weer nieuwe inzichten. Omdat de omgeving verandert, omdat de organisatie verandert en omdat de mensen die daar werken veranderen.

Waterschappen Vallei & Eem en Veluwe │ Het Nieuwe Werken 10

4 ORGANISATIE NA DE FUSIE 4.1 Algemeen

Figuur 1: Organogram Waterschap – Fijnstructuur maart 2011

Het nieuwe waterschap is bezig met het implementeren van een nieuwe procesgerichte organisatie. Dit sluit naadloos aan bij Het Nieuwe Werken. Naast de kern van Het Nieuwe Werken met haar onafhankelijk werken van tijd en plaats geeft Het Nieuwe Werken ook ruimte voor: integratie; samenwerken; ontmoeten; kennisdeling. De huisvesting moet gezien worden als een middel ter ondersteuning van de organisatie met haar cultuur en interne processen. Huisvesting speelt een belangrijke rol binnen een organisatie (veelal tweede grootste kostenpost op de balans naast personeel) maar is onlosmakend van de organisatie. De twee hebben elkaar nodig om goed te kunnen functioneren.

4.2 Clusters Om houvast te krijgen op de organisatie is deze geclusterd in drie delen: Bestuur/ Directie Directie Strategie en Beleid Majeure Projecten


Services/ ondersteuning Informatie management Bedrijfskundige ondersteuning Services Beheer/ projecten Planvorming Projectrealisatie Beheer Afvalwaterketen Beheer en Onderhoud Watersystemen en Keringen Onderhoud Technische Installaties Vergunningen & Handhaving

Binnen beheer en Projecten zijn twee processen gedefinieerd waarop gestuurd wordt. De inhoud van deze processen maakt gebruikt van alle afdelingen. Ondanks het plaats en tijd onafhankelijke karakter zullen medewerkers zich zelf in de praktijk door de huisvesting heen gaan clusteren. Dit zal sterk afhankelijk zijn van de sociale verhoudingen tussen medewerkers en de activiteit die door hun uitgevoerd wordt. Hierdoor zal de indeling van het gebouw verdeeld worden op basis van de afdelingen. Het gebouw zal een meer open structuur moeten krijgen om de gedachten achter HNW te faciliteren. In hoofdstuk 5 wordt hier dieper op in gegaan.


4.3 Functie profielen Het waterschap kent verschillende functieprofielen. Deze zijn in het Functieboek (versie 7 maart 2011) uiteengezet. Duidelijk is dat het waterschap een groot aantal medewerkers in de buitendienst heeft. Ook heeft het waterschap een aantal zeer plaatsgebonden functies zoals het secretariaat, receptioniste en een tekenaar. Om een beeld te krijgen van de mobiliteit -en daarmee de bureau-aanwezigheid per functie- zijn de functies uiteen gezet in het 7M-model. Dit model deelt de functies in op basis van hun fysieke mobiliteit. Elke functie is toegewezen aan een van de categorieën van M1 tot M7. In de categorie M1 heeft de medewerker een zeer grote afhankelijkheid van tijd en plaats, bij M7 is die relatief laag. Dit zorgt ervoor dat je op basis van het functiehuis een gedegen inschatting kan maken van de behoefte aan een werkplek op kantoor. Voor de diverse medewerkers uit categorie M7 worden geen bureauplekken gerealiseerd omdat zij hun werk vanuit andere locaties doen. Wel is rekening gehouden met de mogelijkheid dat zij heel soms naar kantoor komen en gebruik maken van de openbare ruimte voor bijeenkomsten. Daarom zijn zij wel voor 10% meegenomen. Wij hebben onze uitkomsten extra getoetst aan de actuele werkwijze binnen de waterschappen. Ook daaruit bleek dat het berekende aantal van 251 werkplekken zeker niet te krap is bemeten.


In de vervolgfase dient een analyse gemaakt te worden welk type werkplekken de verschillende medewerkers hoeveel nodig hebben. Vanwege de nieuwe samenwerkingsstructuur zullen metingen van het huidige proces een onvolledig beeld geven. Daarom adviseren wij om deze analyse aan te vullen met gesprekken met de nieuw benoemde managers over hoe de werkzaamheden kunnen gaan plaatsvinden. In bijlage 2 is de detailberekening opgenomen.

4.4 Definities Omwille een eenduidige benadering te hanteren voor het bepalen van de benodigde kantoorruimte is gekozen voor het rekenen met het Verhuurbaar Vloer Oppervlakte (VVO). Dit moet niet verward worden met de Bruto Vloer Oppervlakte (BVO) dat gemiddeld ca 15% hoger ligt. BVO (Bruto vloer oppervlakte): De oppervlakte van een ruimte of een groep van ruimten, gemeten op vloerniveau langs de buitenomtrek van de opgaande scheidingsconstructies, die de desbetreffende ruimte of groep van ruimte omhullen. VVO (Verhuurbaar vloer oppervlakte): De bruto vloer oppervlakte min de ruimtes voor installaties, trappenhuizen, parkeren scheidingswanden met een vrij hoogte van min. 1,5 m. Horizontale verkeersruimte behoort tot het verhuurbaar oppervlakte zoals open of gesloten gangen. Voor de bepaling van de vloeroppervlakte wordt verwezen naar de NEN 2580 (zie internet: http://bit.ly/h5ZmVK).


FTE: Full Time Equivalent Werkplek: De ruimte nodig om een activiteit uit te oefenen waarbij een bureau nodig is. Het karakter en grootte van het bureau wordt afgestemd op de activiteit.

4.5 Uitgangspunten Ten behoeve van dit Globaal Programma van Eisen is uitgegaan van die informatie uit de volgende stukken met aan vulling vanuit de interviews: Functieboek Opties voor de huisvesting Fijnstructuur Organogram In hoofdlijnen zijn de volgende gegevens over genomen: aantal FTE bij de fusie per 1 januari 2012 is 400;10 structurele werkplekken voor externen Er is kennis genomen dat 80 FTE een buitendienst functie hebben c.q. hun standplaats op een van de RWZI’s hebben. Hier is rekening mee gehouden binnen het 7M model door de bijbehoren functie een zeer lage aanwezigheid toe te kennen van 10%. Voor deze personen zal geen bureau werkplek op de hoofdlocatie worden gefaciliteerd. Ze zijn puur meegenomen zodat voldoende plaats beschikbaar is in de openbare ruimte voor zaken als de nieuwjaarsreceptie of andere personeelsbijeenkomsten. Met de berekeningen is geen rekening gehouden met het tijdelijk aantal FTE dat volgens natuurlijk verloop komt te vervallen. Echter, door de extra ruimte die wel is meegenomen voor de 80 FTE buitendienstmedewerkers en de inzet van de satellietlocaties menen wij dat deze in de voorziene huisvesting voldoende opgevangen kan worden.


5 RUIMTELIJKE EISEN Uit de werkplek analyse zijn twee scenario’s onderzocht. Deze zijn in de volgende paragraaf beschreven. Vanuit de werkprocessen en de organisatie zijn eisen en wensen ten aanzien van de toekomstige huisvesting opgesteld.

5.1 Berekening uitkomsten De benodigde vierkante meters zijn afhankelijk van twee factoren: de bezettingsgraad; het geen de hoeveelheid werkplekken kan voorspellen; de benodigde vierkante meters per werkplek. Werkplekken De uitgangspunten zijn in een model verwerkt (zie bijlage 2). Hieruit volgt dat de gemiddelde medewerker aanwezigheid bijna 60% bedraagt. De relatief lage aanwezigheid is hoofdzakelijk te weiden aan de grote hoeveelheid aan FTE’s in de buitendienst. Gebruikelijk is om rekening te houden met een gelijktijdigheid van 30% binnen een afdeling. Om zorg te dragen dat afdelingen volgens HNW kennis delen en samen werken wordt er bij scenario 1 uitgegaan dat bij gelijktijdige aanwezige werknemers zij zich verspreiden over de naast gelegen afdelingen. Bij scenario 2 wordt uitgegaan dat de gelijktijdig aanwezige werknemers altijd binnen de afdeling een werkplek kunnen bemachtigen. Scenario 1 Dit scenario houdt rekening met het opvangen van de gelijktijdigheid binnen de hele organisatie waarbij bij volledige bezetting van de afdeling gebruikt gemaakt zal worden van werkplekken buiten de afdeling. Dit kan in de nabijheid zal zijn of verder weg, afhankelijk van de uit te voeren activiteit. Hiermee rekening houdend zal de nieuwe huisvesting minimaal 251 werkplekken moeten bieden. Scenario 2 Een tweede scenario is doorgerekend met in acht neming dat de afdelingen zelf zorg dragen voor hun gelijktijdigheid. Hieruit volgen minimaal 316 werkplekken. Dit geeft een bezettingsgraad van 79% van de 400 FTE maar een bezettingsgraad van ruim 100% voor de 320 FTE kantoor gerelateerd functies. Gezien de hoeveelheid voorziene werkplekken zal de werknemer terug vallen in het patroon van een vaste werkplek. Dit draagt niet bij aan de doelstellingen van Het Nieuwe Werken. Daardoor verdient dit scenario geen aanbeveling.


Steekproef Binnen het Waterschap Veluwe heeft een steekproef plaatsgevonden over aanwezigheid binnen het pand: Maandag

164 registraties hiervan zijn gemiddeld 30 registraties uitgelogd tussen 11.45 en 13.00 uur Dinsdag 117 registraties Woensdag 110 registraties Donderdag 152 registraties hiervan zijn gemiddeld 25 registraties uitgelogd tussen 11.45 en 13.00 uur Vrijdag 89 registraties De steekproef laat het aantal registraties zien die het gebouw ’s ochtends in gingen. Ook laat het zien dat op de piek dagen veel mensen midden op de dag al weer weg gaan. De proef bevestigt de dynamiek van het waterschap. Van de circa 234 werknemers komen circa 70% binnen op een piek ochtend. Duidelijk moet zijn dat de aanwezigheid niet betekent dat de werknemers ook achter een bureau hebben gezeten. Dit hadden ook ontmoetingen kunnen zijn waardoor de analyse niet duidelijk aantoont hoe veel werkplekken er minimaal moeten zijn. De eerder aangehouden aanwezigheid van bijna 60% op de werkplek blijft hierdoor een betrouwbare aanname. Vierkante meter per werkplek Bij het bepalen van de benodigde m2 kantoorruimte wordt een bandbreedte aangehouden. Het minimum en maximum aantal m2 is sterk afhankelijk van het type gebouw en de te huisvesten organisatie. Al jaren lang wordt rekening gehouden met circa 19 – 24 m2 per werkplek bij traditionele kantoorconcepten. Met de introductie van Het Nieuwe Werken is daar verandering in gekomen. Momenteel wordt rekening gehouden met een bandbreedte van ca 15 – 20 m2 per werkplek afhankelijk van de te huisvesten organisatie. De trend is dat dit aantal m2 afneemt.

Ten behoeve van het waterschap wordt gebruik gemaakt van de band breedte 18 – 20 m2 per werkplek. Dit komt overeen met de benchmark bij (semi-) overheidsinstellingen zonder balie functie. Hieruit volgt een benodigde verhuurbare vloer oppervlakte tussen de 4.518 – 5.020 m2.


5.2 Voorgesteld huisvesting Het waterschap heeft in een voorfase meerdere locaties onderzocht. Voor dit onderzoek wordt rekening gehouden met twee locaties: bestaand kantoor Waterschap Veluwe te Apeldoorn met een VVO van 4.773 m2; nieuwe locatie in Ede met een VVO van 5.215 m2. Beide locaties voldoen aan de benodigde vloer oppervlakte. Met dien verstanden dat Ede ruim zal passen en een gunstige indeling heeft ten behoeve van Het Nieuwe Werken. Door de breedte van de ruimte zijn de looplijnen relatief kort. De locatie Apeldoorn past ook maar het is aanbevolen hier rekening te houden met een kleine uitbouw om het pand lokaal te verbreden en zo ruimte te scheppen voor ontmoeten en vergaderen.

5.3 Raming investeringskosten In bijlage 6 is een kostenindicatie gegeven voor de geadviseerde aanpassingen.

5.4 Ruimte voor groei Bij bovenstaande ruimte behoefte is kan men rekenen op voldoende groei mogelijkheden binnen de organisatie. Uitgangspunt bij de berekeningen zijn de FTE’s per 1 januari 2012: totaal 320 kantoor gebonden fte’s. Het waterschap is voornemens rekening te houden met een afnamen van circa 10% in de komende jaren. De ervaring met ruimte gebruik binnen HNW kantoor concepten geeft aan dat bij gelijke aantal FTE een verdere daling van ruimte behoefte reëel is doordat werknemers steeds makkelijker gebruik maken van de voordelen van HNW. De werknemer is dan minder op kantoor om zelfstandig te werken en meer op kantoor om kennis te delen, samen te werken en af te stemmen. Dit geeft samen voldoende ruimte om onverwachte groei in de toekomst op te vangen. In de tussen tijd zal de huisvesting periodiek aangepast kunnen worden om de verandering in de organisatie te faciliteren met meer variaties in alternatieve werken vergaderplekken. In bijlage 3 is een lijst verschillende ruimtes opgenomen die onderdeel uit moeten maken van de huisvesting van het waterschap. De exacte grootte en hoeveelheden zullen nader onderzocht moeten worden.


6 ADVIES VERVOLGSTAPPEN 6.1 Inrichtingsconcept Het kantoorgebouw kan op diverse manieren ingericht worden. Dit is afhankelijk van de organisatie. Een indeling kan gemaakt worden op basis van afdelingen of volgens werkprocessen. Binnen Het Nieuwe Werken gaat het om de werkprocessen, waardoor een indeling volgens deze processen voor de hand ligt. In de praktijk zal een kantoorgebouw in afdelingen worden verdeeld waarbij afdeling-overschrijdende processen centraal in het gebouw worden gehuisvest. In hoofdlijn moet rekening gehouden worden met drie onderdelen: Werkplekken – daar waar medewerkers hun werkzaamheden uitoefenen; Overlegruimte – daar waar medewerkers met elkaar overleggen/ afstemmen; Faciliteiten – dat wat een medewerker aan faciliteiten gebruikt buiten de werkplek. Het hele gebouw zal een grote diversiteit kennen waarbij verschillende werkplekken, overlegruimten en faciliteiten elkaar afwisselen. Ruimtes die afdeling-overschrijdend werken zullen een centrale plek moeten krijgen. De volgend ruimtes zullen multifunctioneel gebruikt gaan worden: restaurant is uitermate geschikt voor informeel ontmoeten en vergaderen in een open ruimte buiten de lunch. Ook hier kan de inrichting rekening houden met verschillende werk- (eet-) plekken waarbij tafels, stoelen en banken een diversiteit geven aan sfeer en geborgenheid. Hierdoor wordt het restaurant een aantrekkelijk plek om af te spreken. calamiteiten ruimte dient voorzien te zijn van bijzondere aansluitingen maar is tevens zeer geschikt als (computer-)opleidings- of vergaderruimte. bedrijfsarts kan gebruik maken een besloten vergaderruimte. Hierdoor zal wel een extra meubel aanwezig moeten zijn om buiten vergader momenten discreet om te gaan met de benodigde faciliteiten voor de bedrijfsarts. de bestuur vergaderruimte kan ook voor gewone vergaderingen gebruikt worden. Met dien verstanden dat deze ruimtes een hogere afwerking hebben en duidelijke afspraken moeten worden gemaakt hoe om te gaan met de prioriteiten voor het gebruik van de kamer. kamers voor het bestuur en Dijkgraaf hebben een hoge representatie functie en zullen dan ook bijzonder ingericht worden. Deze kamers kunnen ook dienst doen als informele en formele overlegruimte bij afwezigheid van het bestuur en Dijkgraaf. Binnen het waterschap zullen ook vaste werkplekken verdeeld worden. Gedacht moet worden aan de CAD/ GIS werkplekken die zeer specifiek zijn ingericht en gefaciliteerd voor de gebruikers. Ook voor secretariaten en ander functies waarbij de aanwezigheid op de werkplek zeer hoog is zullen vaste plekken ingericht worden. Het betreft hier veruit de meerderheid van de functies uit categorie M1 (zie bijlage 2).


6.2 Clusters Binnen Het Nieuwe Werken draait veel rondom het ontmoeten en kennisdeling. Hierdoor speelt ‘gezien en gezien worden’ een belangrijk rol. Ontmoetings- en vergaderplekken zullen een centrale locatie moeten in nemen. Afdelingen die veel met elkaar te maken hebben moeten naast elkaar liggen. Door een open structuur zullen bij een piekbelasting de medewerkers van de ene afdeling juist bij ander afdelingen gaan zitten. Door de afdelingen goed te clusteren zullen werknemers makkelijk van elkaars werkplekken gebruik gaan maken wat bijdraagt aan informele kennis overdracht. Directie De directie heeft aangegeven zelf mee te willen doen met het gebruik maken van flexibele werkplekken en zo voorbeeldgedrag te tonen. Dat betekent dat de directie geen eigen werkkamer meer zal hebben. Wij adviseren om voor representatieve doeleinden wel een ontvangstruimte op te nemen in het inrichtingsplan. De directie kan dan een preferent recht krijgen om deze ruimte te gebruiken t.b.v. (externe) ontvangst. Primaire proces Dit is het kloppend hart van de organisatie. Gezien het grote aantal medewerkers dat binnen dit cluster werkzaam is zal niet iedereen op de zelfde verdieping kunnen werken. Elke verdieping zal dan ook voorzien moeten worden van voldoende diversiteit in ontmoetingen vergaderruimtes ter ondersteuning van de werkprocessen. Ondersteuning Het cluster Informatiemanagement, Bedrijfsondersteuning en Services speelt een centrale rol binnen de organisatie. Deze zal ter ondersteuning van alle werkprocessen ook een centrale vlek moeten krijgen, dicht bij een goederenlift en trappenhuis van het kantoor. Sturing Het cluster Directie, Strategie& Beleid en Majeure Projecten is in het dagelijks werk redelijk plaats-onafhankelijk. Aanbevolen wordt om dit cluster centraal te positioneren vanwege de zichtbaarheid binnen de organisatie. Bij voorkeur dicht bij de entree of de hoofdontsluiting van de verdiepingen. Tevens zal dit cluster dicht bij de representatieve vergaderlocaties moeten liggen. Om te komen tot een goed inrichtingsplan wordt aanbevolen een uitgebreid analyse te maken van de werkprocessen en de daarbij behorende werkplek types, zie ook paragraaf 6.5.


6.3 Werkplekken buiten de hoofdlocatie In het kader van het Nieuwe Werken is het aan te bevelen om naarst de hoofdlocatie een aantal additionele werklocaties aan te bieden die plaatsen tijdonafhankelijk werken ondersteunen. Deze faciliteiten en ruimtes zullen dan een aanvulling zijn op de ruimte behoefte van de hoofdlocatie zoals in dit rapport is geadviseerd. Vergaderen buiten de deur

Het is aanbevelingswaardig om te onderzoeken of verschillende bijeenkomsten buitenshuis gefaciliteerd kunnen worden. Zo vragen jaarlijkse grote bijeenkomsten om een grote ruimte die de rest van het jaar vaak leeg staat. Deze kunnen tegenwoordig uitstekend buiten de deur gehouden worden. Satelliet locaties

Maak gebruik van satelliet locaties: in ieder geval een locatie in Amersfoort/Leusden en indien voor Ede als huisvestingsplaats wordt gekozen ook een satelliet in Apeldoorn. Deze locaties dragen bij aan hogere efficiency, minder reistijd en -kosten en een bredere acceptatie bij medewerkers. Wij adviseren om deze on der te brengen op bestaande RWZI-locaties. Dit bevorder ook de ontmoetingen met medewerkers die vanuit deze locaties werken. De satelliet locaties hebben de functie van tijdelijke werken vergaderplek. Per locatie kan gedacht worden aan een vergaderkamer voor maximaal 6 personen voor zover deze nog niet beschikbaar is. Grotere groepen worden zo gestimuleerd om naar de hoofdlocatie te komen. Daarnaast adviseren wij om per locatie 10 eenvoudige open werkplekken te faciliteren (in totaal 200m2). Deze komen naast de al aanwezige werkplekken van medewerkers die nu al vanuit de RWZI’s werken. Wij adviseren om een sober pakket aan faciliteiten te bieden in verhouding met de hoofdlocatie om zo te ontmoedigen dat men te veel vanuit deze locaties werkt en de hoofdlocatie een duidelijk meerwaarde krijgt waardoor deze werknemers zal aantrekken. In afspraken tussen management en medewerkers moeten afspraken worden gemaakt over het gebruik van de satelliet kantoren. Ze zijn vooral bedoeld om op basis van efficiency even te kunnen werken of af te spreken met collega’s om zo reizen te voorkomen. Wij adviseren om deze werkplekken niet als “vaste” werkplekken door collega’s te laten gebruiken. Daardoor kan de sociale cohesie met de rest van de organisatie verminderen.

6.4 Vlekkenplan per locatie In bijlage 4 is een schematisch vlekkenplan opgenomen voor de twee voorgestelde locaties Apeldoorn en Ede. Beide locaties zullen rekening moeten houden met een centraal gelegen ontmoetingsruimte zoals entree en restaurant die meerdere functies zal gaan moeten


kennen. Hierdoor wordt voor beide locaties rekening gehouden met intensieve aanpassingen op de begane grond door het restaurant een centrale plek te geven. Uiteraard kan bij de uitwerking van een plan om praktische redenen hier van afgeweken worden. Duidelijk wordt dat de locatie Apeldoorn een meer lineaire functie verdeling zal aanhouden terwijl de locatie Ede een meer geclusterde functie verdeling kan aannemen. Het geen ten goede komt aan de loop en zichtlijnen binnen een kantoor inrichting. Uitbouw locatie Apeldoorn

Door de bredere ruimten heeft de locatie Ede goede uitgangspunten om aspecten ontmoeten, kennisdelen en samenwerken van Het Nieuwe Werken te faciliteren. Voor de locatie Apeldoorn bevelen wij aan om door beperkte uitbouw te komen tot een breder pand waardoor de looplijnen worden verkort. Deze uitbouw kan gezien de benodigde aantal m2 volstaan met een extra ruimte van zo’n 415 m2 op de begane grond, waardoor daar hetzelfde effect wordt behaald als op de locatie Ede mogelijk is.

6.5 Aanbeveling vervolgstappen Afhankelijk van het door het waterschap te nemen besluit zal de nieuwe huisvesting ergens in 2012 haar beslag gaan krijgen. Wij adviseren om de tijd die u heeft tot dat moment te benutten om de organisatie mee “op reis” te nemen naar de beoogde situatie. Daarvoor zal een integrale benadering nodig zijn vanuit de volgende drie aandachtsgebieden: mens, plaats en technologie. Deze drie aandachtsgebieden zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Door te kiezen voor een flexibele werkplek zal extra geïnvesteerd moeten worden in de aspecten mens en technologie. Wij adviseren om een projectgroep te benoemen met daarin een programmamanager, vertegenwoordigers van het management van HR, ICT en Facilities. Daarnaast een klantbordgroep vanuit het lijnmanagement van de nieuwe organisatie. Binnen de directie zal een van de directeuren optreden als opdrachtgever en sponsor. Door de fusie zijn een aantal aspecten al in gang gezet, zoals harmonisatie van ICT, gezamenlijke cultuur en de beoogde huisvesting. Wij adviseren om met elk van de verantwoordelijke managers voor deze aspecten een inventarisatie te houden van wat al geregeld is en wat nog geregeld moet worden om in 2012 succesvol met Het Nieuwe Werken aan de slag te gaan. Daarbij zal ook gekeken worden naar aspecten als arbo, vergoedingen en digitalisering. Conclusion beschikt over kennis om deze inventarisatie uit te voeren. Daarna adviseren wij u om de volgende stappen te zetten: Mens Workshop met het nieuwe management om met hun beelden te delen over Het Nieuwe Werken en de doelen die de organisatie heeft. Wat wordt de rol van het


management, welke afspraken willen ze met elkaar maken en welke acties gaan zij nemen? In deze workshop wordt helder gemaakt wat hun rol zal zijn in dit proces en zullen zij met elkaar afspraken maken over de kaders die zij willen meegeven. Deze workshop dient in het voorjaar plaats te vinden. Het belang daarvan werd ook in de interviews onderschreven. Uitvoeren van een persoonlijke scan voor alle managers en medewerkers. Via een beknopte online vragenlijst worden alle relevante dimensies van Het Nieuwe Werken vergeleken met de persoonlijke voorkeuren en ambities. De uitkomsten worden digitaal vertaald naar een succes- en risicoanalyse. Deze vormt de input van het vervolgtraject. In dat traject wordt gewerkt aan de bewustwording van alle collega’s, aan een gedragen visie en aan hulp voor het management in voorbeeldgedrag, het geven van vertrouwen en het sturen op output. De basis wordt doorgaans gevormd door bewustwordingsworkshops die top-down door de organisatie plaatsvinden en welke worden ondersteund met een brede communicatie. Plaats Uitvoeren van een analyse van het 7M-model (zie paragraaf 4.3) in de praktijk. Gedurende één week wordt door enkele representanten van de belangrijkste groepen bijgehouden welke activiteiten ze uitvoeren en waar ze die doen. Op basis daarvan kan een analyse worden gemaakt tot welke werkplek- en plaats dat leidt in de nieuwe situatie. De uitkomsten worden besproken met het nieuwe management om deze te toetsen aan de nieuwe manier van werken. Op basis van de verkregen informatie dient een inrichtingsplan gemaakt te worden voor de gekozen centrale huisvesting. De exacte verdeling in type werkplekken wordt dan vastgesteld. Ook kan de inrichting van de satellieten hierin exact worden meegenomen. Technologie Meest belangrijke aspect is de digitalisering van de informatie. Wat is nodig om medewerkers straks daadwerkelijk tijd en plaats onafhankelijk te laten werken? Een enkele functie zal dit niet kunnen, doordat de technologie dat (nog) niet toestaat, zoals GIS. Voor de rest mag de technologie geen bottleneck zijn. Daarnaast moet nagedacht worden over de faciliteiten die worden geboden om de flexibiliteit te stimuleren. Krijgen medewerkers een laptop en/of smartphone? Of krijgt men de keuze uit bepaalde faciliteiten of een budget om binnen bepaalde kaders eigen apparatuur te kopen (“Bring Your Own Device”)? Worden sommige werkplekken al dan niet voorzien van computers? Hierover zal voor de zomer een besluit genomen moeten worden. Digitale communicatie, zoals OCS, helpen je om efficiënt je collega’s te bereiken. Door de fusie zijn innovatietrajecten tijdelijk geschrapt om voorrang te kunnen geven aan de integratie van de applicaties naar één platform en één database. Om Het Nieuwe Werken goed te kunnen faciliteren zullen ook de communicatiemiddelen beschikbaar moeten zijn. Deels lijkt dat te kunnen met de mantel met Vodafone (OT2010). Bekeken moet worden welke andere faciliteiten in het begin gewenst zijn.


Communicatie Stel een communicatieplan op waarin managers en medewerkers structureel worden voorzien van informatie. Door hier nu al goed over na te denken kan de communicatie tijdig vorm krijgen. Bij veel organisaties blijft dit te lang liggen, waardoor binnen de organisatie onnodige weerstand ontstaat. Premières Wij adviseren om na de zomervakantie met twee tot drie verschillende teams in de organisatie de daadwerkelijke overstap te maken naar Het Nieuwe Werken. Zo kan bekeken worden wat wel en niet werkt voordat de organisatie breed hiermee aan de slag gaat. Deze premières zullen minimaal 8 weken duren. Door te kiezen voor verschillende teams qua werkzaamheden kunnen juist de verschillen voor de verschillende functies helder worden.

6.6 Risico’s De belangrijkste risico’s die wij signaleren zijn de volgende: Sociale cohesie: doordat medewerkers te weinig naar kantoor komen en andere collega’s ontmoeten zullen zij afdwalen van de collectiviteit. Om te voorkomen dat dat de samenwerking belemmert adviseren wij om een fysiek minimum af te spreken voor de aanwezigheid op de centrale kantoorlocatie voor alle functies in de categorieën M1 t/m M6 van minimaal 40% van hun werktijd. De functies in de categorie M7 zijn daarom mobiel of gebonden aan andere locaties waardoor voor hen dit juist contraproductief zou werken. Niet willen en/of kunnen: in elke organisatie zijn mensen die de vrijheid en verantwoordelijkheid niet aan kunnen of willen. Soms omdat ze behoefte hebben aan structuur, soms omdat ze het zelf (nog) onvoldoende kunnen overzien. Met deze mensen moet het management aparte afspraken maken hoe zij vorm kunnen geven aan hun werk. Dat zegt niets over goed of fout, het is gewoon anders omdat mensen niet allemaal hetzelfde zijn. Deze informatie komt uit de scan die in paragraaf 6.5 is geadviseerd. Te veel/weinig werken: in de praktijk blijkt het risico van te veel werken veel groter dan het risico van het te weinig werken. De laatste groep dient door het management aangesproken op hun verantwoordelijkheid en ontvangen vertrouwen en vrijheid. Dat is anders dan vrijblijvendheid. De eerste categorie moet afgeremd worden. Het altijd en overal kunnen werken leidt anders tot uitval en burn-out. Claimen eigen werkplek: medewerkers die geen vaste werkplek hebben kunnen neigen om toch een ‘eigen flexplek’ te claimen. Wij adviseren om vooraf afspraken te maken over wanneer je een flexplek leegmaakt voor anderen, bijvoorbeeld als je een uur niet achter dat bureau zit. Ludieke hulpmiddelen kunnen dat beter bespreekbaar maken. Voorwaarde is wel dat een open cultuur van feedback geven en ontvangen aanwezig is. Niet alleen het management, maar ook collega’s onderling moeten elkaar daarop aanspreken. Dit is één van de aspecten die in het bewustwordingsproces aan de orde komen. Waterschappen Vallei & Eem en Veluwe │ Het Nieuwe Werken 24

6.7 10 succesfactoren Tot slot adviseren wij u rekenschap te houden met onderstaande tien factoren die wezenlijke impact hebben op het resultaat: 1. Tevredenheid = Resultaat - Verwachting 2. Zorg voor Leiderschap en support directie 3. Creëer een Interne visie, ambitie en doelstellingen 4. Integrale aanpak (Mens, Plaats, Technologie) 5. Toegewijd team en programma 6. Zichtbaar, concreet maken (fysiek) 7. Passende werkcultuur omarmen (top-down / bottom-up) 8. Communiceer, enthousiasmeer en betrek 9. Goede kennis- en ervaringsinfrastructuur 10. Feedback geven en ontvangen op prestaties, gedrag, bijdragen en collectiviteit.


7

BIJLAGEN


Bijlage 1: Geïnterviewde personen Ron Martens, verantwoordelijk voor HR en Facilities bij Vallei & Eem; Paul Esmeijer en Christian Boxman, verantwoordelijk voor HR bij Veluwe; René Verhagen, verantwoordelijk voor ICT bij Vallei & Eem Mark Bos, verantwoordelijk voor ICT en Facilities bij Veluwe; Zeeger van de Koppel en Hans Deunk namens de Bijzondere ondernemingsraad (BOR) Gesprek met de directie: • Paul Spaan (SD) en Anton Smits (Wnd SD) namens Waterschap Veluwe en • Gerard Dalhuisen (SD) en Eveline de Kruijk (Adj. SD) namens Waterschap Vallei & Eem. Daarna heeft een tussenrapportage plaatsgevonden welke is besproken met de stuurgroep huisvesting, te weten Paul Spaan, Victor Doorn, Roel Boer en Kees de Graaf.


Bijlage 2: Berekening aantal werkplekken 2

Afdeling

FTE

Werkplekken

VVO M

Directie Programmamanager Strategie en Beleid Majeuere Projecten Planvorming Projectrealisatie Beheer Afvalwaterketen Beheer en Onderhoud Watersystemen en Keringen Onderhoud Technische Installaties Vergunningen en Handhaving Informatie Management Bedrijfskundige Ondersteuning Services

2 2 5 6,2 40,3 52,9 41,3 58,8

2 2 5 5 28 37 14 21

40 40 100 100 560 740 280 420

43,8

9

180

31

18

360

45,1 35,9

39 27

780 540

35,7

32

640

Totaal

400

251

5.020

2

2

In deze tabel is meegenomen: 10% x 80 FTE x 20m = 160m VVO voor de buitendienst In deze tabel is niet meegenomen: de werkplekken die nodig zijn om boven formatie tijdelijk extra mensen aan te houden bovenop de begrote 400FTE.



29


30


31


32


33


34

Bijlage 3: Ruimtes Het is belangrijk om een zo grote diversiteit aan werkplekken en faciliteiten te huisvesten. Hieronder is een lijst van ruimtes die verdeeld moeten wordt binnen een de huisvesting van het Waterschap.

Werkplekken: gesloten plekken, 1 persoons ruimte, stilteplekken, meerpersoons ruimten open plekken, half open, loungeplekken Overleg plekken: gesloten: klein en groot, open: klein en groot, calamiteiten ruimte opleidingsruimteontvangst: ontmoeten, receptie, wachtruimte Faciliteiten: Printerplek, dynamisch archief, pantry, pauzeplek, postvakken, rookruimte, douche/kleedruimte, bedrijfsarts/ kolf ruimte Restaurant, keuken, magazijn, catering, emballage ruimte Post, repro/ plotter Server/ ICT ruimte Opslag, statisch archief semi-statisch archief, magazijn facilities, Noodstroom


Bijlage 4: Werkplek analyse In het onderstaande schema is duidelijk zichtbaar hoe de onderlinge afdelingen een relatie met elkaar hebben. Binnen Het Nieuwe Werken is het streven om afdelingen zo te plaatsen te op zichten van elkaar om samenwerken en kennisdeling optimaal te faciliteiten.

De ondersteunende afdelingen Services, Informatiemanagement en Bedrijfskundige Ondersteuning zijn wel is waar buiten de primaire processen geplaatst maar hebben zeker een sterke relatie met alle afdelingen.


Bijlage 5: Vlekkenplan voorgestelde locaties Apeldoorn


Ede


Bijlage 6: Kosten indicatie investering huisvestingskosten Gevraagd is om op basis van de beschikbare kennis een inschatting te doen van de benodigde investering voor de inrichting van de huisvesting. De kosten die daarmee gemoeid zijn vallen uiteen in twee stukken: afbouw en inrichting. Afbouw Apeldoorn Door het intensiever gebruik van het gebouw zullen de technische installaties waarschijnlijk aangepast moeten worden. Meer mensen in het pand en een andere indeling zorgen voor zwaardere eisen aan o.a. klimaatbeheersing, akoestiek, elektra, bekabeling en licht). Daarnaast zullen wanden en vloeren aangepast moeten worden. Afbouw Ede Het Gebouw in Ede is al geschikt voor een inrichting volgens Het Nieuwe Werken. Bij bezoek aan het pand is gebleken dat klimaat installaties, verlichting en ITC bekabeling al ruim geschikt zijn en met relatief klein aanpassingen zal voldoen ten behoeve van het Waterschap. Om het gebouw een eigen identiteit te geven en aan te passen aan de organisatie van het waterschap zullen zeker aanpassingen nodig zijn. Gedacht wordt om de kantine en keuken te verplaatsen naar een meer centraal gelegen locatie t.b.v. het bevorderen van ontmoeten en kennisdeling gedurende de hele dag. Ook zullen meer vergader en ontmoetingsplekken gerealiseerd moeten worden door het hele pand. Tot slot wordt er uitgegaan van ca 25% van de binnen wanden verplaats zal worden om aan te sluiten op de structuur van het Waterschap. Inrichting Door het delen van werkplekken en de beoogde aantrekkelijke uitstraling van de kantooromgeving zal de investering hoger zijn dan bij een traditioneel kantoor. Deze prijs is sterk afhankelijk van het kwaliteitsniveau en merk van de gewenst meubels. Satelliet locaties In paragraaf 6.3 is een advies opgenomen over gebruik van satellietlocaties. De daar aanwezige werkplekken blijven onveranderd. Per locatie hebben wij ruimte geadviseerd voor een vergaderplek voor maximaal 6 personen en een tiental open werkplekken.


Aanzet visie Het Nieuwe Werken Globaal Programma van Eisen huisvesting

Recommend Documents