Programma van Eisen Selectie nieuwe accountant

Programma van Eisen Selectie nieuwe accountant

1.

Inleiding

De raad heeft bij de vaststelling van de verordening 213 Gemeentewet, vastgesteld in de raadsvergadering van 21 januari 2004, een aantal voorwaarden aangegeven voor het programma van eisen dat geldt bij de benoeming van de accountant. De door de gemeenteraad aangegeven voorwaarden vormen onderdeel van het programma van eisen. Het programma van eisen is als volgt opgebouwd: 1. Inleiding; 2. Algemene informatie; Algemene gegevens; Kerngegevens gemeente Aa en Hunze; Organisatorische gegevens gemeente Aa en Hunze; 3. Leverancierseisen; 4. Inhoudelijke eisen (Programma van eisen); 5. Offerte; 6. Procedure / wijze van aanbesteding. 2.

Algemene Informatie

Gemeente Aa en Hunze Griffier Mw. Mr. E.P. van Corbach Postbus 93 9460 AB Gieten 0592 -267705 Inlichtingen Gemeente Aa en Hunze Hoofd afdeling Middelen Dhr. drs. B.D. van Spronsen RA MBA RC Spiekersteeg 1 9461 BH Gieten 0592-267842 [email protected] 2.1 Kerngegevens gemeente Aa en Hunze •

Aantal inwoners: De gemeente telt per 1 januari 2014: ruim 25.340 inwoners.

•

Aantal formatieplaatsen (fte’s) ambtelijke en bestuurlijke organisatie: De organisatie van de gemeente is ingedeeld in 3 vakafdelingen, met daarnaast een stafafdeling met in totaal: 160 formatieplaatsen (189 personen). De gemeenteraad heeft een voorzitter en 21 leden met een griffie bestaande uit 2,1 formatieplaatsen. Het college van B&W bestaat uit de burgemeester en 3 wethouders.

1

2

2.2 Organisatorische gegevens gemeente Aa en Hunze •

Omzet jaarrekening: De omzet van de jaarrekening 2013 bedraagt, exclusief kapitaalinkomsten en –uitgaven en na resultaatbestemming: Lasten: 58.776.677 Baten: 57.581.775 Nadelig saldo: 1.194.902

•

Financieel systeem: De gemeente maakt gebruik van het geautomatiseerde financieel pakket: Key2Finance van Centric.

•

Financiële administratie De financiële administratie van de gemeente Aa en Hunze bestaat uit één gezamenlijke administratie, die centraal bij de afdeling Middelen wordt bijgehouden. Aan het financiële pakket zijn via aparte programma’s de administraties voor de WMO en de verhuur van sportaccommodaties gekoppeld. Ingaande 1-1-2013 wordt gebruik gemaakt van de module digitale factuurafhandeling. De budgethouders op de afdelingen hebben de mogelijkheid om de financiële administratie te raadplegen.

•

Controlfunctie Per 1 juli 2012 is er bij de gemeente Aa en Hunze een organisatiewijziging geweest. Bij deze wijziging zijn er 3 afdelingen gevormd: Ruimte, Dienstverlening en Samenleving en Middelen en de stafdeling Bestuurs- en managementondersteuning. Iedere afdeling bestaat uit meerdere teams. Voor de afdeling Middelen zijn dit het Team Facilitaire zaken en het Team Financiën. Het Team Financiën kan worden onverdeeld in de financiële administratie, belastingen en Planning en Control. De controlfunctie (beleidsinhoudelijk, juridisch, financieel, personeel en organisatorisch) is binnen het Team Financiën ondergebracht bij Planning en Control (PenC) en omvat in totaal 6,12 formatieplaatsen. PenC werkt op het gebied van planning en control aan de ontwikkeling en bewaking van de integrale kwaliteitszorg en doet onderzoek naar rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid => deze laatsten = art 213a onderzoeken gebeuren in eerste instantie door de lijn, waarbij wij uiteraard ook een mening hebben van de gemeentelijke organisatie en het beleid. Onderzoeksresultaten worden omgezet in management- en bestuursinformatie. PenC werkt aan de (verdere) ontwikkeling en uitvoering van het planning- en beheersinstrumentarium, de uitwerking van de nieuwe gemeentewetbepalingen, de implementatie van de financiële organisatie- en controleverordeningen en de nieuwe comptabiliteitsvoorschriften (het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten). Eind 2013 is er een onderzoek uitgevoerd naar de Herijking van de Planning en Controlcyclus. In 2014 zal een start worden gemaakt met de uitvoering van de in het rapport opgenomen aanbevelingen. Ingaande 1 januari 2005 is de regeling Budgetbeheer van toepassing, waarbij de verantwoordelijkheid van de budgetten lager in de organisatie ligt (teamleden). Bij bedragen boven de € 25.000 ligt de verantwoordelijkheid bij de afdelingshoofden, tot aan dit bedrag bij de teamleden. De drie afdelingshoofden zijn integraal verantwoordelijk voor het beleid en beheer van de tot hun taakgebied behorende zorggebieden, hierin ondersteund door het team

3

Financiën. Voor het managementteam (MT) stelt PenC drie keer per jaar (per 30 april, 30 september en per 31 december) samen waarin aandacht wordt besteed aan de bedrijfsvoering en de voortgang van de voorgenomen doelstellingen in de begroting. Deze informatie dient als input voor de 2 maal per jaar uit te brengen bestuursrapportages (beleidsplan en najaarsnota). De verantwoordelijkheid voor de interne controle berust bij de afdelingshoofden en de teamleiders. Het team Financiën ondersteunt de afdelingshoofden, de teamleiders en medewerkers bij de interne controle werkzaamheden en de (kwaliteits-)metingen op de middelenfuncties. Wanneer de bevindingen daartoe aanleiding geven rapporteren de controllers binnen hun taakgebied en -omschrijving aan de concerncontroller. •

Begroting en productenraming Jaarstukken (jaarrekening/-verslag) Met ingang van 2004 wordt gewerkt met een programmabegroting en jaarstukken (programmaverantwoording/-jaarverslag) (van/voor de raad) en een productenraming/realisatie (van/voor B&W). In 2014 zal er gestart worden met een verdere digitalisering van de diverse financiële beleidsstukken.

•

Bestuursrapportage’s Het college van B&W legt tussentijds verantwoording af aan de gemeenteraad door middel van bestuursrapportages, en wel in het voorjaar met het Beleidsplan en aan het eind van het jaar via de Najaarsnota.

3.

Leverancierseisen

Wijze van aanbesteding Gelet op het karakter van de opdracht is gekozen voor de meervoudig onderhandse procedure. De vier accountants die zijn uitgenodigd een offerte uit te brengen, zijn genoemd in bijlage 2 bij dit programma van eisen. Visie op modern bestuur Van u verwacht de gemeente Aa en Hunze dat u ideeën aanlevert over planning en control aangelegenheden. Tevens wordt verwacht dat u oog heeft voor de organisatie in de complexe omgeving en dat u de gemeente ondersteunt om de ambities te realiseren. Wij verwachten van u dat u ruime ervaring heeft met de controle van gemeenten en dat u goed op de hoogte bent van de specifieke gemeentelijke kenmerken. Er wordt van u een visie verwacht op modern overheidsbestuur en dat u de financiële organisatie gevraagd en ongevraagd kan adviseren over nieuwe ontwikkelingen in het taakgebied. Wij verwachten van u dat u een uitgewerkte visie heeft op de moderne gemeentelijke organisatie. Wij verwachten van de accountant dat hij een “sparringpartner” is bij de ontwikkeling van het planning en control-instrumentarium en tevens oog heeft voor de organisatorische en beheersconsequenties. De gemeente Aa en Hunze streeft ernaar de kosten voor de accountant constant te houden. Wij verwachten van u een visie op dit streven tot kostenbeheersing en de wijze waarop de gemeente Aa en Hunze dit kan realiseren. Benoeming De benoeming van de accountant gebeurt voor de periode van 4 jaar. Voor het eind van het vierde jaar vindt er een evaluatie plaats, waarna met instemming van beide partijen, de overeenkomst telkens stilzwijgend met één jaar wordt verlengd.

4

De datum van ingang zal zijn per 1 augustus 2015 en de controle omvatten van de boekjaren 2015 tot en met 2018. Onafhankelijkheid Van u wordt een onafhankelijke, kritische houding verwacht. U moet kennis uitstralen, communicatief goed onderlegd zijn en een zakelijke en open houding hebben ten opzichte van het ambtelijk apparaat. Om inhoud te geven aan de onafhankelijkheid willen wij zoveel mogelijk voorkomen dat het accountantskantoor werkzaamheden verricht die belangenverstrengeling in de hand werken. Dit betekent dat zoveel mogelijk voorkomen zal moeten worden dat additionele diensten als interim-management en administratieve dienstverlening of projectmanagement door het kantoor verricht worden. Eisen aan het controleteam Van uw controleteam wordt verwacht dat zij deskundig zijn. Tijdens de looptijd moet het aantal personeelswisselingen tot een minimum beperkt blijven. De eventuele nieuwe medewerkers zullen minimaal van hetzelfde niveau zijn en de accountant zorgt zelf voor interne kennisoverdracht. Bij uw offerte dient u inzicht te geven in de kwaliteit van de controleleiders die ook contactpersonen zijn voor de gemeente. Ervaring in het publieke domein Het is belangrijk dat de continuïteit van de dienstverlening gewaarborgd is. Hiertoe verzoeken wij u een gewaarborgde lijst met de diensten die in de afgelopen drie jaar zijn verleend aan de publiekrechtelijke instanties. Hierbij wordt met name gedacht aan gemeenten. U moet goed op de hoogte zijn van de voor de gemeente relevante ontwikkelingen. Wij verwachten dat hij goed op de hoogte is van veranderingen op het gebied van wet- en regelgeving. U bent op de hoogte van actuele ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering, automatisering en fiscale regelgeving. U heeft goede contacten met de rijksoverheid. Wij verwachten dat u aangeeft op welke wijze u zich laat informeren over de relevante wet- en regelgeving voor gemeenten Wettelijke vereisten Wij gaan ervan uit dat het accountantskantoor voldoet aan de eisen die gesteld worden aan de beroepsgroep voor accountants conform artikel 393 1e lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. U moet bij uw offerte deze gegevens bijvoegen. 3.1 Te leveren stukken bij de offerte Van u wordt verwacht dat u de volgende stukken levert: a) een gewaarmerkte lijst met diensten die in de afgelopen drie jaar zijn verleend aan belangrijke publiekrechtelijke instanties, eventueel met referenties. Om een goede beoordeling te kunnen maken van de beroepskwalificaties van uw management en uw controleleiders, vragen wij u inzicht in de volgende gegevens te geven: b) overzicht van gemeentelijke klanten. Gemeenten tussen de 20.000 inwoners en 80.000 inwoners; c) inzicht in de continuïteit van het in te zetten personeel; d) inzicht in de wijze waarop aanbieder zich laat informeren over wet- en regelgeving voor gemeenten en inzicht over contact met rijksoverheid; e) inzicht in additionele diensten die de aanbieder (rechtspersoon / aangesloten bedrijven) uitvoeren.

5

De beoordeling van de offerte vindt daarnaast plaats aan de hand van de inhoudelijke eisen die hieronder beschreven worden. 4.

Inhoudelijke eisen (programma van eisen)

Het programma van eisen is gebaseerd op verordening 213 Gemeentewet inzake de accountant (januari 2004). 1. Algemene begrippen; 2. Toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringtoleranties) bij de controle van de jaarrekening; 3. Algemeen certificerende functie; 4. Apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvang basis en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringtoleranties); 5. Inrichtingseisen voor verslag van bevindingen; 6. Tussentijdse controles en frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; 7. Posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden; 8. Gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. 4.1 Algemene begrippen De inhoudelijke eisen die gesteld worden aan de benoeming van de accountant zijn voor een gedeelte vastgelegd in de verordening (artikel 213) van de gemeenteraad. Accountant Een door de raad benoemde: - registeraccountant of - accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, lid 3, Wet op de AccountantAdministratieconsulenten of - organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening. Accountantscontrole De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van: - het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; - het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; - het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; - de in de jaarrekening opgenomen specifieke uitkeringen die onder het SiSa vallen;

6

de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; - onrechtmatigheden in de jaarrekening; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6, Gemeentewet, in acht worden genomen. -

Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit Accountantscontrole Gemeente en provincies (BAGP), de Gemeentewet en de verordeningen van de gemeente Aa en Hunze artikel 212 en 213 Gemeentewet. Deelverantwoording Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening. 4.2. Toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringtoleranties) bij de controle van de jaarrekening Goedkeuringstoleranties: De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van de fouten (hierbij niet salderen) in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bereikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie wordt berekend als percentage van de totale lasten van de gemeente.

Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend ≤ 1% ≤ 3%

Strekking accountantsverklaring: Beperking Oordeelonthouding >1%<3% >3%<10%

≥ 10%

Afkeurend ≥ 3% -

De bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties zijn 1% voor fouten in de jaarrekening en 3% voor onzekerheden in de controle. Deze percentages stemmen overeen met de wettelijke percentages zoals vermeld in het Besluit Accountantscontrole Gemeenten. Rapporteringstoleranties: De rapporteringtoleranties is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. In het kader van dit programma van eisen wordt uitgegaan van dezelfde percentages. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. In het algemeen kan de rapporteringstolerantie worden vastgesteld op een percentage, bijvoorbeeld 80%, van de goedkeuringstolerantie of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag. Op basis van de begroting 2014 van de gemeente Aa en Hunze betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 513.000 en een

7

totaal van onzekerheden van circa € 1,54 miljoen de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. Voor de rapporteringstolerantie, conform het controleprotocol 2013-2014 van de gemeente Aa en Hunze, wordt voorgesteld dat de accountant als maatstaf de raad elke fout of onzekerheid ≥ € 100.000 rapporteert. Naar aanleiding van uw adviezen kan de raad, middels het vast te stellen controleprotocol, de rapporteringstolerantie aanpassen. Uitgangspunt bij de controle voor de accountant zijn bovengenoemde toleranties. Door de raad wordt een controleprotocol voor de jaarrekening vastgesteld. Het is dan mogelijk dat de raad hierin toleranties opneemt die hier van afwijken. De in het controleprotocol opgenomen toleranties zijn dan voor de accountant de norm voor toetsing van de jaarrekening. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de Auditcommissie en de raad aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 4.3 Algemeen certificerende functie Het hoofdbestanddeel van de werkzaamheden betreft het rapporteren over het functioneren van diverse organisatieonderdelen in het kader van de managementletter en de jaarrekening. De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de benoemde accountant bestaat uit controle naar: het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet; - de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie; gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. De interimcontrole is gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne controle. Bijzonderheden die bij de uitvoering van de controle op de jaarrekening naar voren komen en naar de mening van de accountant verbeterd kunnen of moeten worden, dan wel zaken die in algemene zaken memorabel zijn, dienen in de rapportage te worden opgenomen. Betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking maken onderdeel uit van de administratieve organisatie en behoeven dus bij de interimcontrole eveneens aandacht. Ook de aandacht op afdelingsniveau voor de naleving van de centrale kaderstelling en controlrichtlijnen maakt onderdeel uit van de interimcontrole. Tenslotte wordt een risicoanalyse als vooruitblik op de jaarrekeningcontrole gewenst. De interimcontrole dient in een aaneengesloten tijdsblok van maximaal 3 weken plaats te vinden. De bevindingen worden neergelegd in een rapport. Na bespreking met de daarvoor op grond van het principe hoor en wederhoor in aanmerking komende betrokkenen, wordt de managementletter (vòòr 1 december in ieder boekjaar) uitgebracht aan het managementteam.

8

4.4 Apart te verstrekken controleverklaringen bij declaraties, jaaropgaven en andere verantwoordingen De deelverklaringen betreffen het ten behoeve van de rijks- en provinciale overheid en andere instanties verstrekken van controleverklaringen bij declaraties, jaaropgaven en andere verantwoordingen, welke niet onder het SiSa vallen. Deze deelverantwoordingen hebben een incidenteel karakter. Hiervoor wordt de accountant op afroep gevraagd. 4.5 Inrichtingseisen voor verslag van bevindingen In het Verslag van bevindingen van de jaarrekening vermeldt de accountant de bevindingen omtrent de rechtmatigheid zoals dit in dit programma van eisen is omschreven. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over: a. de vraag of de inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en b. onrechtmatigheden in de jaarrekening. 4.6 Tussentijdse controles en frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering Voor tussentijdse controles en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering worden de volgende eisen gesteld: Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Gericht aan

Managementletter, zijnde het Verslag van bevindingen na de interim-controle

Na afronding van de interimcontrole.

Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid.

Teamleiders, MT en College; Auditcommissie ter bespreking in hoofdlijnen en naar de raad als ingekomen stuk.

Verslag van bevindingen

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen.

Raad, via de Auditcommissie

Controleverklaring

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

Oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid.

Raad

9

Contact

Aantal per jaar

Auditcommissie

Toelichting De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De Auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de betreffende commissie, vindt voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole een overleg plaats om te komen tot een afstemming inzake de nadere invulling van de opdrachtformulering van de controleopdracht. Wellicht kan dit worden gecombineerd met het pre-audit gesprek dat ambtelijk wordt gevoerd. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle kunnen tussentijdse worden teruggekoppeld naar de commissie. Daarnaast worden de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het concept en definitief Verslag van bevindingen van de jaarrekening) besproken in de commissie.

Griffier

Informeel

Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking informeel voortgangsoverleg naar behoefte.

Gemeentesecretaris/ hoofd afdeling Middelen en Concerncontroller

Periodiek

De gemeentesecretaris, het hoofd afdeling Middelen en de Concerncontroller zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interimcontrole (op basis van de concept Managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept Verslag van bevindingen).

Afdeling Middelen

Minimaal drie

Het hoofd van de afdeling Middelen is voor de accountant het eerste aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten: het pre-audit gesprek, de bespreking van de interim-controle en van de eindejaarscontrole. Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.

Afdelingen

PM

Binnen de afdelingen zal, in het kader van de controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de afdelingshoofden, teamleiders en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen.

Portefeuillehouder Financiën

Twee

Pre-auditgesprek, bespreking eindejaarscontrole. Verslag van bevindingen inzake de jaarrekening.

College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad

PM

Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad.

Voor de hierboven genoemde rapportages stelt het hoofd Middelen in overleg met de accountant jaarlijks een tijdsplanning op. De planning voor de controle van de gemeenterekening zal in overleg met de accountant uiterlijk op 1 december van het te controleren verslagjaar worden vastgesteld. Het accountantsrapport over de gemeentelijke jaarrekening dient uiterlijk 4 weken na oplevering van de jaarrekening voor het college gereed te zijn. De jaarlijkse managementletter wordt voor 1 december van elk jaar opgeleverd.

10

Voor reviews (ondersteuning van controlewerkzaamheden door derden) bij bijvoorbeeld subsidieafrekeningen geldt dat de accountant bij zijn werk op specifieke terreinen moet kunnen steunen op verklaringen van andere accountants. Hij kan door middel van reviews nagaan op welke wijze deze accountants hun werkzaamheden hebben ingericht en controles ten behoeve van de gemeentelijke organisatie hebben uitgevoerd. 4.7 Posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met afwijkende rapporteringtoleranties waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden De Auditcommissie kan voor onderdelen van de rekening, begrotingsposten of projecten bepalen dat uitgegaan wordt van lagere toleranties. Dit kan de commissie elk jaar opnieuw afwegen, indien dit gewenst is. Er wordt uitgegaan van dezelfde tolerantiegrenzen als genoemd in 4.2. 4.8 Gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden De Auditcommissie kan voor gemeentelijke producten (paspoort, bouwvergunningen, vergunning, etc.) bepalen dat uitgegaan wordt van lagere toleranties. Daarnaast kan de commissie bepalen dat de accountant specifiek aandacht dient te besteden aan onderdelen van de ambtelijke organisatie. Het gaat hierbij om afdelingen, teams etc.. De commissie geeft aan of er van lagere toleranties moet worden uitgegaan. Dit kan de commissie elk jaar opnieuw afwegen, indien dit gewenst is. Er wordt uitgegaan van dezelfde tolerantiegrenzen als genoemd in 4.2. 4.9 Natuurlijke adviesfunctie Van de accountant verwachten wij dat hij gevraagd en ongevraagd het ambtelijk en bestuurlijk management adviseert. Het gaat hierbij om alle activiteiten ten behoeve van het management voor zover er een relatie aanwezig is met de taakuitvoering van de accountant, zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, automatisering, informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico’s en dergelijke. De accountant verricht in beginsel geen activiteiten voor zover deze een relatie hebben met managementconsultancy of met het ondersteunen van de administratieve functies in de gemeente Aa en Hunze. Wij gaan hierbij uit van adviezen die: - een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen; - een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages; - betrekking hebben op ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie; - voortvloeien uit ervaringen met andere gemeenten; - voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied en; - die voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid en/of provincies. Wij verwachten dat de invulling van de natuurlijke adviesfunctie adviezen betreft met beperkte omvang en die op verzoek van de gemeente of vanuit de accountant plaatsvinden.

11

4.10 Selectiecriteria en de te leveren stukken De offerte moet minimaal de elementen bevatten die in hoofdstuk 3, de leverancierseisen, aangegeven zijn. Daarnaast verwachten wij dat u in uw offerte nader ingaat op de controlevisie, de natuurlijke adviesfunctie, de beleids- en besturingsvisie op de gemeentelijke overheid. Wij verzoeken u om uw visie beknopt schriftelijk, in maximaal 4 A-viertjes weer te geven. 5.

Offerte

Wij vragen van u een prijs te offreren, met daarbinnen onderscheid in de volgende onderdelen: - (4.3) algemene certificerende functie (inclusief de natuurlijke adviesfunctie (4.9); - de controleverklaringen bij declaraties, jaaropgaven en andere verantwoordingen (4.4) en; - de te leveren rapportages (4.6) en het verstrekken van rapportages die voortvloeien uit (4.7) en (4.8); - een uurtarief voor werkzaamheden waarin niet is voorzien. Indien de werkzaamheden substantiële veranderingen ondergaan zal de prijs bijgesteld worden op basis van een open calculatie van het meer- of minderwerk. De partijen stellen op basis van deze calculatie een bijstelling van het geoffreerde tarief vast. Als het gaat om bijstellingen van het tarief dan denken wij aan belangrijke wijzigingen in de controleprocedures, wijzigingen van taken, nieuwe of vervallen deelverklaringen, onvoorziene zaken, omvangrijke organisatieveranderingen e.d. Ook het uitbesteden of verzelfstandigen (privatiseren) betekent dat de offerteprijs wordt bijgesteld. De prijsopgave van de offerte kan alleen dan - in overleg met de gemeente - naar boven worden bijgesteld als sprake is van onvoorziene, wijzigende wet- of regelgeving die noodzaakt tot substantiële extra inspannings- en resultaatverplichtingen van de accountantsberoepsgroep in het algemeen of in relatie tot de overeenkomst in het bijzonder. Uitgangspunt is daarbij het uurtarief in de offerte. In de offerte moet worden vermeld hoe de jaarlijkse indexering wordt berekend en toegepast, op basis van de CPI-index. In de offerte dient u expliciet aan te geven of u akkoord gaat met de bijgevoegde conceptovereenkomst. Waar u wenst af te wijken van de overeenkomst dient u gemotiveerd aan te geven met welke reden u wenst af te wijken. Tevens wordt u in dat geval verzocht een alternatief tekstvoorstel aan te leveren. Bij de beoordeling van de offerte wordt de mate van overeenstemming met de overeenkomst meegewogen. Tenslotte wordt van u gevraagd voor de Auditcommissie (inclusief de portefeuillehouder Financiën en enkele ambtelijke adviseurs) een presentatie te houden. Deze presentatie wordt bij voorkeur gehouden door de beoogd accountmanager / controleleider.

12

6.

Procedure

6.1 Algemene bepalingen U geeft aan in te stemmen met de bepalingen van de offerteprocedure door middel van het ondertekenen van het inschrijvingsformulier. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van het bijgevoegde inschrijvingsformulier (zie bijlage I). Wij vragen van u een geldigheidsduur van de offerte van 150 dagen. De offerte is gedurende deze tijd onvoorwaardelijk en bindend. 6.2 Schriftelijke inlichtingen Mocht u nog vragen hebben dan kunt u schriftelijk vragen stellen aan de gemeente Aa en Hunze. U kunt uw vragen richten aan dhr. drs. B.D. van Spronsen RA MBA RC, Postbus 93, 9460 AB Gieten, of via e-mail, adres [email protected] Uw vragen dient u uiterlijk per 8 september 2014 met behulp van bijgaand format “Nota van Inlichtingen” in te dienen. 6.3 Wijze van aanbieden van offertes Uitsluitend de offertes die compleet met alle gegevens zijn aangeleverd worden in behandeling genomen. Er worden geen kosten vergoed voor het uitbrengen van offertes. U wordt gevraagd om de offerte rechtsgeldig te ondertekenen en in 3-voud in te zenden. De offerte dient uiterlijk 22 september 2014 om 12.00 uur in het gemeentehuis van Aa en Hunze aanwezig te zijn, ter attentie van de griffier, mw. Mr. E.P. van Corbach, Adres: Spiekersteeg 1, Postbus 93, 9460 AB Gieten. Wij willen alle offertes uiterst vertrouwelijk behandelen en verzoeken u om de offerte in een gesloten envelop in te dienen. 6.4 Wijze van beoordelen Er kan niet meer over uitgebrachte offertes worden onderhandeld. U moet uw offerte indienen die uw beste voorwaarden weergeven. De beoordeling van de offerte geschiedt aan de hand van de selectiecriteria en de gunningcriteria. Op het moment dat de offerte onduidelijkheden bevat, kan de gemeente Aa en Hunze bij de aanbieder aanvullende informatie opvragen bij de aanbieder. De aanvullende informatie moet schriftelijk worden verstrekt en zal deel uitmaken van de offerte. 6.5 Gunning Bij de beoordeling van de offertes beoordelen wij of de aanbieder voldoet aan de leverancierseisen. De gemeenteraad van Aa en Hunze bepaalt aan wie de opdracht wordt gegund. Het uitgangspunt hierbij is dat de opdracht gegund wordt aan degene die het beste voldoet aan de eisen. Bij de beoordeling van de offertes houden wij rekening met: prijs 1) Algemeen certificerende functie. Vast totaalbedrag voor de structurele werkzaamheden voor de boekjaren 2015 tot en met 2018; 2) Uurloon voor de incidentele en niet van tevoren redelijkerwijs in te schatten werkzaamheden voor de boekjaren 2015 tot en met en 2018.

13

deskundigheid 3) Uitgewerkte visie van de gegadigde op het “wat” en “hoe” van modern functioneel overheidsbestuur; 4) Bij welke gemeenten is de gegadigde op dit moment actief op de gemeentelijke markt. Op welke wijze communiceert gegadigde met niet “vakdeskundigen”; 5) opleiding en ervaring van het controleteam van de gegadigde; 6) mate waarin voldaan wordt aan de algemeen certificerende functie inclusief de natuurlijke adviesfunctie; 7) mate waarin voldaan wordt aan tussentijdse controles en de mate waarin voldaan wordt aan inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; 8) de wijze waarop de mondelinge presentatie gehouden wordt.

14

Bijlage 1 – inschrijvingsformulier Gemeente Aa en Hunze Griffier t.a.v. Mw. Mr. E.P. van Corbach Postbus 93 9460 AB Gieten Inschrijvingsformulier Ondergetekenden……………gevestigd te……………………………in zijn / hun hoedanigheid van …………………..(rechtsgeldig vertegenwoordiger) van………………………hierna aan te duiden als aanbieder, verklaart zich door ondertekening van dit inschrijfformulier bereid een aanbieding te verzorgen voor de accountantsdiensten zoals omschreven in het programma van eisen inhuur accountantsdiensten van de gemeente Aa en Hunze. De aanbieder verklaart zich door ondertekening van dit inschrijfformulier bereid de in dit programma van eisen genoemde diensten te leveren. Algemene voorwaarden zijn op deze mantelovereenkomsten en de daaronder afgenomen diensten, niet van toepassing. Aanbieder zal deze overeenkomst gestand doen tot minimaal 150 dagen na de sluitingsdatum

Aldus opgemaakt te………………………………d.d.…………………………………..

Ondertekening…………………………………………………………………………….

15

Bijlage 2 Aan de volgende accountants is verzocht een aanbesteding uit te brengen: Deloitte Accountants B.V. Assurance Public Sector Laan Corpus de Hoorn 102-4 Postbus 980 9700 AZ Groningen EY Leonard Springerlaan 17 9727 KB Groningen Postbus 997 9700 AZ Groningen PricewaterhouseCoopers (PWC) Paterwoldseweg 806 9728 BM Groningen Postbus 8060 9702 KB Groningen BDO Paterswoldseweg 810 9728 BM Groningen Postbus 253 9700 AG Groningen

16

Bijlage 3 Bij het Programma van Eisen worden door de gemeente aan de accountant de volgende stukken meegezonden: -

Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie; Verordening inzake de inrichting van de financiële organisatie, het financieel beheer en de uitgangspunten van de financiële organisatie (art. 212 GW); Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (art. 213 GW); Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid van het door het college gevoerde bestuur (art. 213a GW); Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2013-2014; Verordening Auditcommissie; Intern Controleplan 2014.

17

Bijlage 4 Beschrijving procedure met tijdschema De beoogde planning is als volgt: Datum

Uit te voeren werkzaamheden

Aktie door

26 mei 2014

Behandeling concept Programma van Eisen Behandeling Programma van Eisen Verzending uitnodigingen voor inschrijvingen Laatste datum indienen schriftelijke vragen tot 10.00 uur Nota van Inlichtingen beschikbaar Sluitingsdatum indienen offertes

Auditcommissie

Presentatie door accountants

Auditcommissie

Resultaat beoordeling offertes en voorstel tot benoeming Raadsvoorstel benoeming accountant Raadsvoorstel benoeming accountant Besluit benoeming accountant

Auditcommissie samen met afd. Middelen / Griffie College van BenW

Juni 2014 Half augustus 2014 8 september 2014 15 september 2014 22 september 2014 (uiterlijk 12.00 uur) 29 en 30 september 2014 (’s avonds) Eind oktober 2014 18 november 2014 5 december 2014 17 december 2014

College van BenW Afd. Middelen Accountants Afdeling Middelen Accountants

Presidium Gemeenteraad

Bovenstaande planning is een voorlopige planning. Aan de bovenstaande data kunnen daarom ook geen rechten ontleend worden. De gemeente Aa en Hunze behoudt zich het recht voor de aangegeven tijdsplanning te wijzigen. (Kandidaat) Inschrijvers worden hierover tijdig geïnformeerd. De sluitingsdatum van het indienen van de offertes is een fatale termijn. Inschrijvingen die na dit tijdstip zijn ontvangen zijn ongeldig en zijn uitgesloten van de aanbesteding.

18

BIJLAGE FORMAT NOTA VAN INLICHTINGEN

Met behulp van het format van de Nota van Inlichtingen kunt u uw vraag stellen en verzenden naar de contactpersoon de heer B.D. van Spronsen via e-mail: [email protected] Uiterste datum van indiening: 8 september 2014 om 10.00 uur. Paragraaf/bladzijdenummer

       

Vraag

Antwoord

CONCEPT OVEREENKOMST

Overeenkomst tussen de gemeente Aa en Hunze en inzake het verrichten van accountantsdiensten en overige accountancywerkzaamheden

ten behoeve van de Gemeente Aa en Hunze

20

Partijen:

De Gemeente Aa en Hunze, ter zake van deze overeenkomst op grond van artikel 171 gemeentewet vertegenwoordigd door burgemeester Dhr. H.F. van Oosterhout, handelend ter uitvoering van het besluit van de raad d.d. 17 december 2014, nr. hierna te noemen Opdrachtgever

en

........................ waarvan de zetel gevestigd is te ................……….., ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer/mevrouw ..........................……………, (functie……………………….) hierna te noemen Opdrachtnemer;

overwegende:

dat na een onderhandse aanbesteding inhoudende het verrichten van accountantsdiensten c.a. ten behoeve van Opdrachtgever, door Opdrachtnemer ten aanzien van de kwaliteit/prijs verhouding de meest voordelige aanbieding is gedaan; dat op 17 december 2014 door de Gemeenteraad op grond van de uitgebrachte offerte van 2014 is besloten de opdracht te gunnen aan Opdrachtnemer; dat partijen de voorwaarden, waaronder de opdrachten uitgevoerd zullen worden, contractueel wensen vast te leggen middels deze overeenkomst; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet;

komen het volgende overeen:

21

INHOUDSOPGAVE

1

Begrippen en definities

2

Algemeen

3

Duur van de overeenkomst

4

Overleg

5

Levertijden

6

Boete

7

Ter beschikkingstelling van informatie door de Opdrachtgever

8

Honorarium

9

Facturering en betaling

10

Meer / minderwerk

11

Intellectuele eigendom en gebruik van producten en gegevens

12

Vervanging personeel

13

Geheimhouding

14

Geschillen en toepasselijk recht

15

Nawerking

16

Overname personeel

17

Bijlagen

22

1.

Begrippen en definities Diensten: De door Opdrachtnemer en zijn personeel op basis van deze overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever te verlenen diensten, te verrichten werkzaamheden en in het kader daarvan te leveren prestaties. Personeel van Opdrachtnemer: De door Opdrachtnemer voor de uitvoering van deze overeenkomst in te schakelen personeelsleden en/of hulppersonen, welke krachtens deze overeenkomst onder verantwoordelijkheid van Opdrachtnemer zullen werken. Personeel van Opdrachtgever: De door Opdrachtgever ter uitvoering van deze overeenkomst ter beschikking te stellen personeelsleden en/of hulppersonen, welke krachtens deze overeenkomst onder verantwoordelijkheid van Opdrachtgever zullen werken. Bijlagen: Aanhangsels bij deze overeenkomst die, na door beide partijen te zijn geparafeerd, deel uitmaken van deze overeenkomst. Programma van Eisen: Het programma van eisen van Opdrachtgever, uitgangspunt voor de aanbesteding van de accountancydiensten, op grond waarvan door Opdrachtnemer een Offerte is uitgebracht. Offerte: Het voorstel voor dienstverlening van Opdrachtnemer

2014.

2

Algemeen

2.1.1

Het doel van de overeenkomst is het vastleggen van afspraken van algemene aard tussen partijen, alsmede specifieke bepalingen die van toepassing zijn op de uitvoering van de diensten, inhoud en omvang van de opdracht en wijze van dienstverlening, zoals nader gespecificeerd in het programma van eisen. De door Opdrachtnemer te verrichten diensten zijn nader toegelicht en gespecificeerd in het programma van eisen.

2.1.2

Op deze overeenkomst zijn geen Algemene voorwaarden van toepassing. Andere leverings-, betalings- en andere algemene voorwaarden van de Opdrachtnemer zijn niet van toepassing op deze overeenkomst.

2.3

Opdrachtnemer verleent de diensten binnen de in het programma van eisen genoemde termijnen.

2.4

Wijzigingen van de overeenkomst of aanvullingen daarop zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk zijn overeengekomen tussen daartoe bevoegde personen.

23

3

Duur van de overeenkomst

3.1

De overeenkomst is gesloten voor een periode van vier boekjaren. Zij treedt in werking op 1 augustus 2015. Het betreft de controle van de boekjaren 2015 tot en met 2018.

3.2.

De overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van 4 jaar. Voor het eind van het vierde jaar vindt er een evaluatie plaats, waarna met instemming van beide partijen, de overeenkomst telkens stilzwijgend met één jaar wordt verlengd. Minimaal 3 maanden voor de expiratiedatum neemt Opdrachtnemer schriftelijk contact op met Opdrachtgever over de mogelijke verlenging met een jaar.

3.3.

De overeenkomst kan door Opdrachtgever tussentijds bij aangetekend schrijven worden opgezegd zonder dat Opdrachtgever is gehouden tot het betalen van schadevergoeding. Daarbij wordt een opzegtermijn van 6 maanden in acht genomen.

3.4.

De overeenkomst zal vervolgens tussentijds worden beëindigd indien zich een van de navolgende omstandigheden mocht voordoen: a. het toerekenbaar niet- nakomen van de verplichtingen voortvloeiende uit deze overeenkomst door Opdrachtnemer; b. bij aanvraag faillissement of aanvraag van surseance van betaling door Opdrachtnemer; c. in geval van conservatoir of executoriaal beslag op het vermogen en / of zaken van Opdrachtnemer; d. bij staking van het bedrijf en / of bedrijfsliquidatie door Opdrachtnemer; In de gevallen zoals genoemd bij sub b, c en d eindigt de overeenkomst met onmiddellijke ingang van rechtswege maar met behoud van het recht op schadevergoeding. Indien zich een situatie voordoet als genoemd sub a, is een voorafgaande ingebrekestelling vereist, tenzij artikel 5 van toepassing is. De ingebrekestelling geschiedt bij aangetekend schrijven waarbij aan de partij die jegens de andere partij in gebreke blijft, een redelijke termijn wordt gegund haar verplichting(en) uit deze overeenkomst alsnog na te komen, evenwel met behoud van het recht op schadevergoeding voor die partij jegens wie in gebreke is c.q. wordt gebleven. Indien enige situatie als genoemd sub a gekenmerkt kan worden als frauduleus handelen door de Opdrachtnemer, is echter geen ingebrekestelling vereist en kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang door Opdrachtgever worden opgezegd. De kosten van alle gerechtelijke en buitengerechtelijke maatregelen, waaronder in ieder geval zijn begrepen incassokosten en kosten van rechtskundige bijstand, door Opdrachtgever gemaakt in verband met de niet nakoming of overtreding door Opdrachtnemer die in gebreke blijft, zijn voor rekening van de Opdrachtnemer.

3.5.

Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na ontbinding van de overeenkomst voort te duren, blijven na ontbinding van deze overeenkomst bestaan.

24

4

Overleg

4.1

Operationeel overleg tussen personeel van Opdrachtnemer (of de accountant) en portefeuillehouder financiën, gemeentesecretaris en hoofd Middelen vindt één keer per jaar operationeel overleg plaats tussen genoemde personen over het rapport van bevindingen bij de controle van de jaarrekening; de griffier voor de afstemming van de vragen vanuit de raad in het kader van de interimcontrole heeft tenminste één keer per jaar plaats; de Auditcommissie voor de afstemming en inrichting van de controle van de jaarrekening heeft tenminste één keer per jaar plaats; de raad/auditcommissie over de jaarrekening en het Verslag van bevindingen behorende bij de jaarrekening heeft tenminste één keer per jaar plaats.

1.

2. 3. 4.

4.2

Evaluatie overleg Minimaal éénmaal per jaar zal deze overeenkomst met maximaal twee vertegenwoordigers van ieder der partijen geëvalueerd worden zonder dat hiervoor over en weer kosten in rekening worden gebracht. Afspraken, die in dit overleg door de contactpersonen van partijen bevoegd en overeenkomstig dit artikel zijn gemaakt, worden geacht een aanvulling van deze overeenkomst te zijn. De partijen regelen in overleg de consequenties en leggen deze schriftelijk vast.

5.

Levertijden

5.1

Opdrachtnemer is verplicht de in het programma van eisen opgenomen leveringstermijnen na te komen. De opdrachtnemer erkent, dat tijdige nakoming van de overeenkomst een voor hem essentiële verplichting is. Bij niet-nakoming van deze verplichting, is Opdrachtnemer van rechtswege in verzuim, tenzij er sprake is van een niet toerekenbare tekortkoming aan de zijde van Opdrachtnemer, ofwel indien Opdrachtgever, na daartoe uitgenodigd te zijn door Opdrachtnemer, niet of niet tijdig de voor de betreffende werkzaamheden redelijkerwijs benodigde gegevens levert. Zodra zich omstandigheden voordoen of te voorzien zijn, waardoor de Opdrachtnemer aan de verplichting als volgens lid 1, niet kan voldoen, zal hij de Opdrachtgever onverwijld schriftelijk mededeling hiervan doen, met vermelding van de aard van deze omstandigheden, de door hem getroffen of te treffen maatregelen en de vermoedelijke duur van de vertraging, bij gebreke waarvan hij zich later op deze omstandigheden niet meer kan beroepen. In geval van verzuim van Opdrachtnemer is Opdrachtgever gerechtigd de overeenkomst zonder nadere ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst te ontbinden, zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn.

5.2

5.3

5.4

6.

Boete

6.1.

Indien niet binnen de overeengekomen leveringstermijn de dienst zoals in het programma van eisen zijn opgenomen is geleverd is de Opdrachtnemer aan de Opdrachtgever zonder aanmaning of andere voorafgaande verklaring een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd van 0,1% van de prijs van de desbetreffende diensten, vermeerderd met de omzetbelasting, voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt, tot een maximum van 10%. Indien de levering van diensten blijvend onmogelijk is geworden, is de boete onmiddellijk in haar geheel verschuldigd.

25

6.2.

De boete komt de opdrachtgever toe onverminderd alle andere rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen: a. zijn vordering tot nakoming van de verplichting tot aflevering van zaken die aan de overeenkomst beantwoorden; b. zijn recht op schadevergoeding voor zover de schade het bedrag van de boete te boven gaat.

6.3.

De boete wordt verrekend met de door de opdrachtgever verschuldigde betalingen, ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan.

7

Ter beschikkingstelling van informatie, personeel en faciliteiten door de Opdrachtgever

7.1

Opdrachtgever is gehouden alle gegevens en bescheiden, welke Opdrachtnemer overeenkomstig zijn oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig in de gewenste vorm en op de gewenste wijze ter beschikking te stellen. Partijen zullen in nader overleg de wijze, de vorm en de termijnen van aanlevering van gegevens bepalen. Het eerste jaar van uitvoering van de opdrachten zal gebruikt worden om in onderling overleg een goede wijze van ter beschikkingstelling van gegevens vast te stellen, zonder dat hiervoor door Opdrachtnemer meerkosten in rekening zullen worden gebracht.

7.2

Opdrachtgever is gehouden Opdrachtnemer onverwijld te informeren omtrent feiten en omstandigheden die in verband met de uitvoering en voltooiing van een opdracht van belang kunnen zijn. Dezelfde verplichting geldt voor Opdrachtnemer jegens Opdrachtgever.

7.3

Opdrachtnemer mag uitgaan van de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, die ten grondslag liggen aan de door Opdrachtnemer uit te brengen rapporten, verklaringen, bevindingen c.a. zoals bedoeld in artikel 2 van deze overeenkomst. Dit laat onverlet de verplichting van Opdrachtnemer om, bij het bestuderen van de ter beschikking gestelde informatie, de werkzaamheden uit te voeren naar haar beste inzicht en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap. Opdrachtnemer dient omissies en kennelijke type-, schrijf- en rekenfouten in de ter beschikking gestelde gegevens onmiddellijk bij opdrachtgever te melden, zodat correcties tijdig kunnen plaatsvinden.

7.4

Opdrachtgever voorziet Opdrachtnemer van kantoorruimte en overige voorzieningen en faciliteiten die naar het oordeel van Opdrachtnemer noodzakelijk of nuttig zijn om deze overeenkomst uit te voeren. Opdrachtgever verplicht zich het personeel van Opdrachtnemer toegang te verlenen tot de plaats waar de werkzaamheden dienen te worden verricht. Partijen verplichten zich hun personeel op te dragen de ter plekke van de uitvoering geldende huisregels na te leven Opdrachtgever zal het benodigde personeel inzetten teneinde Opdrachtnemer in staat te stellende de werkzaamheden te verrichten. Opdrachtgever dient ervoor te zorgen dat haar personeel over voldoende vaardigheden en ervaring beschikt. Indien Opdrachtgever het benodigde personeel niet kan inzetten, is Opdrachtgever verplicht om aanvullend of ander kundig personeel in te zetten.

26

7.5

Eventuele aan Opdrachtnemer ter beschikking gestelde originele bescheiden met een formele status, zoals notariële akten, beschikkingen en vergunningen worden door Opdrachtnemer op kantoor van Opdrachtgever bestudeerd. Waar noodzakelijk voor onderbouwing van de deugdelijkheid van verrichte werkzaamheden worden kopieën van deze originele bescheiden opgenomen in de werkdossiers van Opdrachtnemer.

7.6

De uit de vertraging in de uitvoering van de opdracht voortvloeiende extra kosten en extra honoraria, ontstaan door het niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stellen van de verlangde gegevens en bescheiden, zijn voor rekening van Opdrachtgever.

8

Honorarium

8.1

Opdrachtnemer verricht de algemeen certificerende functie, inclusief de rapportages op basis van de overeengekomen offerteprijs en de beschrijving in het programma van eisen, waarvan de totale kosten maximaal € (exclusief BTW) bedragen. Voor de incidentele deelverklaringen met vooraf een offerteaanbieding wordt een uurprijs gehanteerd conform de genoemde bedragen op bladzijde xx van de offerte van opdrachtnemer, d.d. De bij dit artikel opgenomen bedragen zullen jaarlijks worden geïndiceerd, zoals aangegeven in de offerte van de opdrachtnemer.

9.

Facturering en betaling

9.1.

Opdrachtnemer zal factureren op basis van twee facturen; t.w. een voorschotnota bij opdrachtverstrekking van 50% en een eindfactuur bij de eindcontrole van wederom 50%, tenzij anders overeengekomen.

9.2.

De factuur bevat minimaal de volgende gegevens: • geleverde diensten waarop de factuur betrekking heeft • leveringsdatum • netto prijs per activiteit exclusief BTW • de totale prijs exclusief BTW • het percentage en bedrag van de BTW • de totale prijs inclusief BTW

9.3.

Opdrachtgever heeft het recht om de Opdrachtnemer te vragen om bij de specificaties van de door hem op grond van deze overeenkomst ingediende declaraties een detailopgave van urenbesteding per ingezette medewerker te overleggen.

10

Meer-/ minderwerk

10.1

Opdrachtgever is te allen tijde gerechtigd de omvang van de door Opdrachtnemer op grond van deze overeenkomst te verrichten werkzaamheden, ten opzichte van de hoeveelheid werkzaamheden als weergegeven in het programma van eisen in redelijkheid te wijzigen, echter niet dan na voorafgaand overleg. Verzoeken tot meer/

27

minderwerk van Opdrachtgever worden schriftelijk gedaan en komen pas tot stand na goedkeuring van de offerte ter zake van het meer/minderwerk. 10.2

Financiële en andere consequenties zullen in een offerte worden aangegeven. Opdrachtnemer zal binnen 10 werkdagen na het verzoek als bedoeld in lid 10.1 een offerte uitbrengen. Aanvaarding van de offerte geschiedt schriftelijk binnen een termijn van 10 dagen van ontvangst.

10.3

Een nadere overeenkomst met betrekking tot meer/minderwerk komt eerst tot stand door schriftelijke aanvaarding van bedoelde offerte en maakt deel uit van deze overeenkomst.

11.

Intellectuele eigendom en gebruik van producten en gegevens

11.1

Indien en voor zover uit de uitvoering van een opdracht tot het verrichten van accountancycontrole intellectuele eigendomsrechten voortspruiten, zullen partijen met elkaar overleggen over de verdeling van deze intellectuele eigendomsrechten waarbij het uitgangspunt zal zijn dat intellectuele eigendomsrechten die reeds voor de datum van deze overeenkomst aan Opdrachtgever of Opdrachtnemer in eigendom toebehoorden (of aan één van hen in licentie zijn gegeven) aan de oorspronkelijke bezitter (c.q. aan de licentiegever) blijven toebehoren.

11.2

Het is de Opdrachtgever uitdrukkelijk toegestaan producten, waaronder mede begrepen computerprogramma's, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, (model)contracten en andere geestesproducten van Opdrachtnemer ofwel producten die (mede) door of in samenwerking met Opdrachtnemer ten behoeve van Opdrachtgever zijn ontwikkeld en/of geleverd, voor eigen gebruik aan te wenden en te blijven gebruiken ook na een eventuele beëindiging van de overeenkomst. Indien rechten van derden een onverkorte toepassing van dit artikel in de weg staan, zullen partijen met elkaar in overleg treden teneinde een oplossing te bereiken.

12

Vervanging Personeel

12.1

Ter bestendiging van de continuïteit en beperking van vermijdbare overlast voor personeel van Opdrachtgever zal Opdrachtnemer zoveel mogelijk trachten dezelfde personen in te zetten. Opdrachtnemer zal Personeelsleden tijdelijk of definitief mogen vervangen. Als richtlijn geldt een maximale vervanging van 30% per Dienstjaar op concernniveau.

12.2

Bij iedere vervanging van Personeelsleden zal, zonder dat dit voor Opdrachtgever tot hogere kosten leidt, vervangend Personeel beschikbaar moeten worden gesteld door de Opdrachtnemer dat qua deskundigheid, opleidingsniveau en ervaring van minimaal gelijk niveau is als het oorspronkelijk ingezette Personeel en waarbij intern kennisoverdracht plaatsvindt. Vervanging door Personeel dat aan mindere kwalificaties voldoet zal slechts bij uitzondering plaatsvinden na instemming van Opdrachtgever. In dat geval zal het uurtarief tot het voor dit Personeel algemeen gangbare niveau worden verlaagd.

28

13

Geheimhouding

13.1

Opdrachtnemer is gehouden tot geheimhouding tegenover derden van alle zaken en kennis die hem uit hoofde van een opdracht van de gemeente zijn toegekomen.

14

Geschillen en toepasselijk recht

14.1

Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

14.2

Elk geschil betreffende de totstandkoming, de uitleg of de uitvoering van deze Overeenkomst, alsmede elk ander geschil ter zake van of in verband met deze Overeenkomst, hetzij juridisch, hetzij feitelijk, geen uitgezonderd, zal in eerste aanleg ter beslechting aan de bevoegde rechter worden voorgelegd. Opdrachtgever en Opdrachtnemer zullen echter niet eerder een beroep op de rechter doen dan nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen om dit geschil in onderling overleg te beslechten.

14.3

Partijen kunnen overeenkomen dat een geschil, als artikel 14 lid 2 bedoel, wordt onderworpen aan arbitrage volgens een op te maken akte van compromis of dat daarover een bindend advies wordt gevraagd. Elk der partijen draagt in dit verband haar eigen kosten.

14.4

Een geschil is aanwezig indien een der partijen dit in een aangetekende brief aan de wederpartij kenbaar maakt.

14.5

Het niet direct afdwingen van enige bepaling of voorwaarde in deze overeenkomst door één der partijen zal de rechten en bevoegdheden van partijen onder deze overeenkomst niet beïnvloeden of beperken. Afstand van recht kan uitsluitend schriftelijk geschieden.

15

Nawerking De bepalingen van deze overeenkomst, waarvan het uitdrukkelijk of stilzwijgend de bedoeling is dat zij ook na beëindiging van deze overeenkomst van kracht blijven, zullen nadien van kracht blijven en partijen beiden blijven binden.

16

Overname personeel Geen van partijen mag tijdens de uitvoering van de opdracht en binnen één jaar na beëindiging van de opdrachten personen die vanuit de wederpartij betrokken zijn of betrokken zijn geweest bij de uitvoering van de opdracht in dienst nemen of met deze personen over indiensttreding onderhandelen dan in overleg met de wederpartij. 17 Bijlagen 1. Programma van Eisen. 2. Offerte per 2014

29

Samen met bovenstaande bijlagen, die allen integraal deel uitmaken van de overeenkomst, vormt deze overeenkomst één onlosmakelijk geheel. Voor zover de overeenkomst en de bijlagen met elkaar in tegenspraak zijn, prevaleren de bepalingen van de overeenkomst boven die van de bijlagen. Voor wat betreft de bijlagen geldt de aangegeven rangorde, waarbij de hoger gerangschikte bijlage prevaleert boven de lager genoemde.

Aldus in tweevoud opgemaakt en vastgelegd op 11 pagina's tekst en ondertekend door elk der partijen,

te Gieten, d.d. 00 00 2014

Opdrachtgever

Opdrachtnemer

Burgemeester

30

Verordening Rekenkamercommissie gemeente Aa en Hunze Geconsolideerde versie, geldig vanaf 15-02-2013.

De raad der gemeente Aa en Hunze; gelezen het voorstel van het presidium van de gemeente Aa en Hunze, d.d. 15 februari 2013; besluit: te wijzigen de VERORDENING REKENKAMERCOMMISSIE GEMEENTE AA EN HUNZE 2005 Paragraaf 1 Begripsbepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: A. Rekenkamercommissie: de commissie die is ingesteld bij besluit van de gemeenteraad en die ten doel heeft om door middel van beleidsevaluaties en doelmatigheidsonderzoeken een bijdrage te leveren aan de doeltreffendheid van het beoogde beleid, alsmede de doelmatige voorbereiding en uitvoering daarvan; B. Doelmatigheid of efficiency: het streven om met een zo beperk mogelijk inzet van de beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken; C. Doeltreffendheid of effectiviteit: de mate waarin een organisatie erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de gewenste maatschappelijke effecten te bereiken; D. Externe voorzitter: een lid van de rekenkamercommissie dat op basis van artikel 2.2, derde lid door de raad van buiten de kring van zijn leden is aangewezen als voorzitter van de rekenkamercommissie Aa en Hunze; E. Intern lid: een lid van de rekenkamercommissie dat op basis van artikel 2.2, tweede lid door de raad uit zijn midden is aangewezen.

Paragraaf 2 Taak, samenstelling en lidmaatschap van de rekenkamercommissie Artikel 2.1 Taak van de rekenkamercommissie 1. Er is een gemeentelijke rekenkamercommissie; 2. De rekenkamercommissie voert onderzoek uit naar de (maatschappelijke) effecten van het gemeentelijk beleid en naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid, van het gemeentelijke beheer en van de gemeentelijke organisatie, naar de rechtmatigheid van het gemeentelijk beheer, alsmede naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van instellingen waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd.

Artikel 2.2 Samenstelling rekenkamercommissie 1. De rekenkamercommissie bestaat uit evenveel leden als dat er fracties in de raad zijn plus één. 2. De raad benoemt uit alle fracties één lid van de raad tot lid van de Rekenkamercommissie. 3. De raad wijst van buiten de kring van zijn leden op voordracht van een selectiecommissie een externe voorzitter aan voor een periode van zes jaar; de voorzitter kan door de raad op voordracht van de rekenkamercommissie maximaal één keer worden herbenoemd voor de duur van een gelijke periode. De

Verordening Rekenkamercommissie gemeente Aa en Hunze (versie: 15-02-2013)

3/7

externe voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de vergaderingen van de rekenkamercommissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitvoering van de onderzoeksopzet en de werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming, het contact onderhouden met de gemeenteraad, ambtelijke organisatie, pers en naburige rekenkamers. Hij stuurt de ondersteunende medewerkers van de rekenkamer aan. 4. De externe voorzitter zoals bedoeld in het derde lid legt, alvorens de voorzitter de functie uit kan oefenen, in een vergadering van de raad in de handen van de voorzitter van de raad de eed (verklaring of belofte) af: “Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot lid van de rekenkamercommissie benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gunst heb gegeven of beloofd. Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of belofte heb aangenomen of zal aannemen. Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van de rekenkamercommissie naar eer en geweten zal vervullen. Zo waarlijk helpe mij God Almachtig! (Dat verklaar en beloof ik!)”.

Artikel 2.3 Besluitvorming in de rekenkamercommissie 1. In vergaderingen van de Rekenkamercommissie wordt besloten bij meerderheid van stemmen, waarbij ieder lid één stem heeft. 2. Als de stemmen staken, is de stem van de voorzitter doorslaggevend. 3. Besluiten kunnen niet worden genomen tenzij een meerderheid, van de leden van de rekenkamercommissie ter vergadering aanwezig is.

Artikel 2.4 Einde van het lidmaatschap 1. Het lidmaatschap van een intern lid eindigt: A. op eigen verzoek; B. indien het lid aftreedt als lid van de raad, dan wel deel gaat uitmaken van een commissie waaraan bestuursbevoegdheden zijn toegekend; C. indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de Rekenkamercommissie te vervullen. 2. Het lidmaatschap van de voorzitter eindigt: A. op eigen verzoek; B. bij aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de Rekenkamercommissie; C. wanneer het bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft; D. indien het bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld. 3. De voorzitter van de Rekenkamercommissie kan door de raad worden ontslagen wanneer zij niet in staat is de functie naar behoren te vervullen.

Artikel 2.5 Verboden handelingen Het is de leden van de rekenkamercommissie verboden de handelingen te verrichten als bedoeld in artikel 15 van de Gemeentewet . De raad kan, gehoord de rekenkamercommissie, een lid van de rekenkamercommissie dat heeft gehandeld in strijd met dit verbod, van zijn functie ontslaan. Artikel 2.6 Vergoeding voor de werkzaamheden van de leden van de rekenkamercommissie 1. De externe voorzitter ontvangt een maandelijkse vergoeding voor de werkzaamheden. Voor de voorzitter is deze vergoeding gelijk aan 80% van het bedrag voor een raadslid in een gemeente klasse 8

Verordening Rekenkamercommissie gemeente Aa en Hunze (versie: 15-02-2013)

4/7

dat staat vermeld in tabel I van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden  zoals dat jaarlijks door de Minister van Binnenlandse Zaken is vastgesteld. 2. De vergoedingen als bedoeld in het eerste lid komen ten laste van het budget van de Rekenkamercommissie als bedoeld in artikel 5.

Paragraaf 3 De werkwijze van de rekenkamercommissie Artikel 3.1 Reglement van orde De rekenkamercommissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Zij zendt het reglement na de vaststelling onverwijld ter kennisneming naar de gemeenteraad. Artikel 3.2 Onderwerpen voor en beslissing tot uitvoeren van onderzoek 1. De Rekenkamercommissie kiest de onderwerpen voor haar onderzoek, formuleert de probleemstelling en de onderzoeksvragen en stelt de onderzoeksopzet vast. 2. De in het vorige lid bedoelde onderzoeksopzet wordt door de Rekenkamercommissie rechtstreeks ter kennisneming voorgelegd aan de gemeenteraad.

Artikel 3.3 Uitvoering van het onderzoek en rapportage 1. De rekenkamercommissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet. 2. De rekenkamercommissie zal jaarlijks een verslag aan de raad sturen. 3. De rekenkamercommissie beoordeelt verder zelf of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren. 4. De rekenkamercommissie is bevoegd van alle leden van het gemeentebestuur en van alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig heeft voor de uitvoering van het onderzoek. De rekenkamercommissie kan de bevoegdheid tot het inwinnen van inlichtingen mandateren aan medewerkers die haar bij de uitvoering van haar taak terzijde staan. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren van de gemeente zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de rekenkamercommissie gestelde termijn te verstrekken. 5. De rekenkamercommissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van Bestuur  kan de rekenkamercommissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken. De leden van de rekenkamercommissie en degenen die ten behoeve van de rekenkamercommissie werkzaam zijn, zijn verplicht tot geheimhouding van al hetgeen hen in hun hoedanigheid van lid, respectievelijk medewerker ter kennis is gekomen. 6. De rekenkamercommissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen. 7. De rekenkamercommissie stelt betrokkenen ambtenaren in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn die ten minste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het feitenonderzoek aan de rekenkamercommissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De rekenkamercommissie bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt. 8. De rekenkamercommissie stelt het bestuur in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn die ten minste twee weken bedraagt, zijn zienswijze op het onderzoek en de nota aan de rekenkamercommissie kenbaar te maken. 9. Na de ambtelijke hoor en wederhoor ten aanzien van de feiten (zie lid 7) en na het bestuurlijk hoor en wederhoor (zie lid 8) formuleert de rekenkamercommissie haar conclusies en aanbevelingen in een nota. 10. Na vaststelling door de rekenkamercommissie worden het onderzoeksrapport en de nota met conclusies en aanbevelingen zo spoedig mogelijk, aan de raad aangeboden. Hierbij worden de ambtelijke en bestuurlijke reacties gevoegd. De raad bespreekt de onderzoeksresultaten op basis van het rapport en de conclusies en aanbevelingen.

Verordening Rekenkamercommissie gemeente Aa en Hunze (versie: 15-02-2013)

5/7

Paragraaf 4 De ondersteuning van de rekenkamercommissie Artikel 4.1 Medewerker/onderzoeker rekenkamer 1. De rekenkamercommissie benoemt een medewerker/onderzoeker van de rekenkamercommissie. 2. De medewerker staat de rekenkamercommissie terzijde bij de uitvoering van haar taak. 3. De medewerker legt met betrekking tot de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht rechtstreeks verantwoording af aan (de voorzitter van) de rekenkamercommissie. 4. De medewerker is rechtspositioneel ondergebracht bij de griffie. Daarmee zijn op de medewerker de arbeidsvoorwaarden van de gemeente Aa en Hunze van toepassing. 5. De rekenkamercommissie is bevoegd tot schorsing danwel ontslag van de medewerker voor wat betreft zijn werkzaamheden voor de rekenkamercommissie.

Artikel 4.2 Onderzoeksmedewerkers 1. De rekenkamercommissie is bevoegd ten laste van het budget als bedoeld in artikel 5 (tijdelijk) onderzoeksmedewerkers aan te stellen. 2. Onderzoeksmedewerkers kunnen, indien de rekenkamercommissie hen daartoe de bevoegdheid toekent, alle informatie verzamelen die de rekenkamercommissie in het belang van het onderzoek nodig acht; zij hebben een geheimhoudingsplicht met betrekking tot die informatie en zijn alleen verantwoording verschuldigd aan de rekenkamercommissie. 3. De rekenkamercommissie is tevens bevoegd ten laste van het budget als bedoeld in artikel 5 externe deskundigen in te schakelen. Het hiervoor in lid 2 gestelde is op de externe deskundigen dienovereenkomstig van toepassing.

Paragraaf 5 De kosten van de rekenkamercommissie Artikel 5 Budget 1. De rekenkamercommissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. 2. Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van: A. de vergoedingen die krachtens artikel 2.6 zijn toegekend aan de externe leden van de rekenkamercommissie; B. onderzoeksmedewerkers; C. externe deskundigen die mogelijk door de rekenkamercommissie zijn ingeschakeld en D. de mogelijke overige uitgaven die de rekenkamercommissie nodig oordeelt voor de uitvoering van haar taak.

Paragraaf 6 Slotbepalingen Artikel 6 Citeertitel; inwerkingtreding 1. Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening rekenkamercommissie gemeente Aa en Hunze 2005”. 2. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de dag van bekendmaking. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad der gemeente Aa en Hunze, gehouden op 27 januari 2010. De griffier, De wnd. voorzitter, T. Santes. H. Schrotenboer.

Verordening Rekenkamercommissie gemeente Aa en Hunze (versie: 15-02-2013)

6/7

Nadien gewijzigd in de openbare vergadering van de raad der gemeente Aa en Hunze, gehouden op 6 maart 2013 De griffier de voorzitter P. van Corbach H.F. van Oosterhout

Verordening Rekenkamercommissie gemeente Aa en Hunze (versie: 15-02-2013)

7/7

Financiële verordening gemeente Aa en Hunze Geconsolideerde versie, geldig vanaf 01-01-2009.

De raad der gemeente Aa en Hunze; gelezen het voorstel van het college van de gemeente Aa en Hunze d.d. december 2008, nummer 2008/; gelezen de bij raadsbesluit van 23 april 2008 vastgestelde financiële verordening, gelet op artikel 212 van de Gemeentewet ; besluit te wijzigen de: Verordening op de inrichting van de financiële organisatie, het financiële beheer en de uitgangspunten van het financiële beleid van de gemeente Aa en Hunze. Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: Product Het resultaat van een samenhangend handelen, meetbaar gemaakt in tijd, geld en kwaliteit. Programma Aantal samenhangende activiteiten voorzien van ten minste inhoudelijke doelstellingen en een budget (inclusief de bij het programma behorende reserves en voorzieningen) en zo mogelijk van bestuurlijke kengetallen. Afdeling Iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse budgettaire verantwoordelijkheid aan het college heeft. Administratie Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Aa en Hunze en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Financiële administratie De financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Aa en Hunze, teneinde te komen tot een goed inzicht in: - de financieel-economische positie; - het beheer van vermogenswaarden; - de uitvoering van de begroting; - het afwikkelen van vorderingen en schulden;

Financiële verordening gemeente Aa en Hunze (versie: 01-01-2009)

3 / 11

alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover. Administratieve organisatie Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatie verzorging. Begrotingswijziging Een aanpassing van de begroting door middel van verhoging / verlaging van de lasten/baten: - Het betreft de verschuivingen met financiële consequenties tussen programma’s. Afdelingshoofd Functionaris aan wie door het college een mandaat voor de algehele leiding en verantwoordelijkheid van een afdeling is verleend. Budgethouder Functionaris aan wie een mandaat of een ondermandaat is toegekend om verplichtingen aan te gaan voor de realisering van een door het college aangegeven doel en binnen een door het college toegewezen budget. Rechtmatigheid Ontvangsten en bestedingen vinden plaats in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten. Doelmatigheid Het streven om binnen de gestelde kaders met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken. Doeltreffendheid De mate waarin de gemeente erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken. TITEL 1. BEGROTING EN VERANTWOORDING Kaderstellen Artikel 2. Programmabegroting 1. De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast. 2. De raad stelt per programma vast: a. de beoogde maatschappelijke effecten; b. de te leveren goederen en diensten; c. de baten en lasten. 3. Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten. 4. De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast. 5. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Financiële verordening gemeente Aa en Hunze (versie: 01-01-2009)

4 / 11

Artikel 3. Producten 1. Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma’s. 2. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat in principe voor de raadsperiode vast. Artikel 4. Kaders begroting Het college biedt jaarlijks bij het door de raad vast te stellen Beleidsplan de kaders aan voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In het Beleidsplan worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8. Uitvoering Artikel 5. Uitvoering begroting 1. Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. 2. Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat: a. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming; b. de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie.; c. de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt. 3. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Beheersing en Interne controle Artikel 6. Interne controle 1. Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. 2. Het college biedt ten minste elke vier jaar ter vaststelling door de raad een nota aan inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. 3. Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Ieder bedrijfsonderdeel van de gemeente wordt minimaal eens in de vier jaar getoetst. 4. Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. 5. De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Rapportage en Verantwoording Artikel 7. Tussentijdse verantwoording 1. Het college informeert de raad door middel van het Beleidsplan over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vier maanden en door middel van de Najaarsnota over de eerste acht maanden van het lopende boekjaar. 2. Het Beleidsplan wordt voor het zomerreces van het lopende begrotingsjaar door de raad behandeld;

Financiële verordening gemeente Aa en Hunze (versie: 01-01-2009)

5 / 11

3. de Najaarsnota van het lopende begrotingsjaar wordt uiterlijk in december van het lopende begrotingsjaar door de raad behandeld. 4. De inrichting van de in lid 1 genoemde rapportages sluiten aan bij de programma-indeling van de begroting. 5. De in lid 1 genoemde rapportages worden voorzien van een begrotingswijziging. Artikel 8. Jaarstukken 1. Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de afdelingen naar de productenrealisatie en naar de programma verantwoording. 2. Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan: a. wat is bereikt; b. welke goederen en diensten zijn geleverd; c. wat de kosten zijn d. hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen. 3. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

TITEL 2. FINANCIËLE POSITIE Kaderstellen Artikel 9. Financiële positie 1. Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen. 2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld. 3. De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten, behoudens met name te noemen kredieten waarvoor de raad bij de vaststelling van de begroting een uitzondering maakt. Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activa 1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief het saldo van agio en disagio worden lineair in maximaal 4 jaar afgeschreven. 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. 3. De vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in: 60 jaar: - rioleringen 40 jaar: - gebouwen, gymlokalen en sporthallen, sportterreinen 25 jaar: - renovaties/restauraties gebouwen, semi-permanente gebouwen 20 jaar: - leermiddelen onderwijs, brandweervoertuigen 15 jaar: - bewegwijzering - technische installaties gebouwen - inrichting / inventaris / meubilair gebouwen - noodlokalen 10 jaar: - machines (5 tot 10 jaar) - vervoermiddelen (bestelwagens, tractoren, aanhangwagens etc, 5 tot 10 jaar)

Financiële verordening gemeente Aa en Hunze (versie: 01-01-2009)

6 / 11

- kleding en uitrusting brandweer (5 tot 10 jaar) 5 jaar - telefonische apparatuur - automatisering software 3 jaar - automatisering hardware geen - gronden en terreinen De raad kan bij raadsbesluit gemotiveerd afwijken van de hierboven genoemde afschrijvingstermijnen. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5000,-- worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd. 4. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten , worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van: (inrichting) wegen, waterwegen; civiele kunstwerken, groen en kunstwerken, 5. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij raadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering bij raadbesluit wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere, door de raad aan te geven tijdsduur. Artikel 11. Voorziening voor oninbare vorderingen 1. Voor openstaande vorderingen betreffende: a. onroerende zaakbelasting gebruikers; b. onroerende zaakbelasting eigenaren; c. precariobelasting; d. hondenbelasting; e. rioolrechten; f. en reinigingsrechten; g. overige zaken wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden. Artikel 12. Reserves en voorzieningen 1. Het college biedt een keer in de vijf jaar, gelijktijdig met het in artikel 4 genoemde beleidsplan, de (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen ter vaststelling aan. 2. De nota behandelt: a. de vorming en besteding van reserves; b. de vorming en besteding voorzieningen; c. de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen, in relatie tot de nota weerstandsvermogen bedoeld in artikel 17. Artikel 13. Kostprijsberekening 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Aa en Hunze wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten. 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW. 3. De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.

Financiële verordening gemeente Aa en Hunze (versie: 01-01-2009)

7 / 11

Artikel 14: Financieringsfunctie 1. Het college biedt een treasurystatuut aan, met daarin de regels voor het dagelijks bestuur van koersrisico- en valutarisicobeheer, kredietrisico- en relatiebeheer, intern liquiditeitsrisico en geldstromenbeheer, administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie. Het college biedt het treasurystatuut en het wijzigen ervan aan ter behandeling en vaststelling door de raad. Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering verslag over: de kasgeldlimiet; de renterisico norm; de rentevisie, de rentekosten en renteopbrengsten; de omvang en samenstelling van het vreemd vermogen; de omvang en samenstelling van de uitzettingen; de huidige liquiditeitspositie; de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar. 2. Het college biedt op verzoek van de raad een nota treasury en financiering aan ter behandeling door de raad. Artikel 15. Registratie bezittingen, activa en vermogen 1. Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte. 2. Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar. 3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

TITEL 3. PARAGRAFEN Artikel 16. Lokale heffingen 1. Het college geeft jaarlijks in het Beleidsplan het beleid aan voor de lokale heffingen voor het komende begrotingsjaar. 2. Bij de begroting en jaarstukken geeft het college in de paragraaf lokale heffingen inzicht in: de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de waarde ontwikkeling van de onroerende zaken in de gemeente; de kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing; de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudingen, meerpersoonshuishoudingen en bedrijven. 3. bij prijzen, tarieven en heffingen gelden in principe de volgende uitgangspunten: - 100% kostendekkendheid - tot de toegerekende kosten behoren in ieder geval: de kosten die direct met de dienstverlening te maken hebben, de kosten van de eerste controle, een redelijke opslag voor overhead.

Artikel 17. Weerstandsvermogen en risicomanagement 1. Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar ter vaststelling aan een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens het gewenste weerstandscapaciteit bepaald. 2. Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in de nota bedoeld in het eerste lid.

Financiële verordening gemeente Aa en Hunze (versie: 01-01-2009)

8 / 11

Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 18. Onderhoud kapitaalgoederen 1. Het college biedt tenminste eens in de vier jaar ter vaststelling door de raad een nota onderhoud openbare ruimte aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. 2. Het college biedt op verzoek van de raad ter vaststelling door de raad een nota rioleringsplan aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. 3. Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen.

Artikel 19. Bedrijfsvoering 1. Het college stelt op verzoek van de raad een nota bedrijfsvoering vast. De nota wordt ter kennisgeving aan de raad gezonden. De nota gaat in op het beleid omtrent : - de ontwikkeling van de formatie; - de bestrijding van het ziekteverzuim - de inhuur van externen en de kosten van inleenkrachten - werving en selectie - opleiding en vorming - de huisvesting - kwaliteit van de dienstverlening In de nota wordt speciale aandacht geschonken aan de relatie tussen het gemeentelijk apparaat en de inwoners van de gemeente. 2. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.

Artikel 20. Verbonden partijen 1. Het college biedt op verzoek van de raad ter vaststelling door de raad een nota verbonden partijen aan. 2. Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven het openbaar belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit, het financieel resultaat en het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente. 3. De nota bevat voorts de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties. 4. In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.

Artikel 21. Grondbeleid 1. Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan: a. de relatie met de programma’s van de begroting; b. de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente; c. de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;

Financiële verordening gemeente Aa en Hunze (versie: 01-01-2009)

9 / 11

d. de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen. 2. In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen en de relaties van het grondbeleid met de programma’s.

Artikel 22. Verstrekking subsidies Het college biedt op verzoek van de raad ter vaststelling door de raad een (bijgestelde) nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies. TITEL 4. FINANCIËLE ORGANISATIE EN ADMINISTRATIE Artikel 23. Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.; c. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties; d. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 24. Financiële administratie Het college draagt er zorg voor dat: a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving; b. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 25. Financiële organisatie Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast: a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

Financiële verordening gemeente Aa en Hunze (versie: 01-01-2009)

10 / 11

Artikel 26. Aanbesteding en inkoop Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie. TITEL 5. SLOTBEPALINGEN Artikel 27. Citeerartikel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Aa en Hunze”. Artikel 28. Intrekking en Inwerkingtreding Deze gewijzigde verordening treedt in werking op 1 januari 2009. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Aa en Hunze, gehouden op 17 december 2008. De griffier, De voorzitter, T. Santes. Drs. H.F. van Oosterhout.

Financiële verordening gemeente Aa en Hunze (versie: 01-01-2009)

11 / 11

Controleverordening gemeente Aa en Hunze Deze regeling is in werking getreden op 29-01-2004.

De raad der gemeente Aa en Hunze; gelezen het voorstel van het college van de gemeente Aa en Hunze, d.d. 6 januari 2004, nummer 2004/6; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet  en het Besluit accountantscontrole gemeenten; besluit: vast te stellen de: Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Aa en Hunze Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. accountant een door de raad benoemde: • registeraccountant of • accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten  of • organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet  bedoelde jaarrekening. b. accountantscontrole de controle van de in artikel 197 Gemeentewet  bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van: • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet ; • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • onrechtmatigheden in de jaarrekening; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6, Gemeentewet , in acht worden genomen. c. rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten. d. deelverantwoording een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Controleverordening gemeente Aa en Hunze (versie: 29-01-2004)

2/8

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2, Gemeentewet , wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar en wordt, indien er geen algehele evaluatie plaats vindt, telkens stilzwijgend met één jaar verlengd. 2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole de toe te passen goedkeuringstoleranties (en eventueel afwijkenderapporteringstoleranties) opgenomen. Deze toleranties bedragen minimaal de in het “Besluit accountantscontrole gemeenten” opgenomen toleranties. De raad kan de toleranties eventueel lager vaststellen voor de jaarrekening als geheel, voor specifieke posten van de jaarrekening, deelverantwoordingen, gemeentelijke functies of organisatieonderdelen. 4. In afwijking van lid 3 kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening,deelverantwoordingen, de gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle. 2. Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. 3. Indien de accountant hierom vraagt bevestigt het college bij de jaarrekening schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 15 juli aan de raad. 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, ambtelijke organisatie en de portefeuillehouder financiën.

Artikel 5. Toegang tot informatie 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

Controleverordening gemeente Aa en Hunze (versie: 29-01-2004)

3/8

2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. 3. Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt, indien de raad dat wenst, voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

Artikel 8. Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2004 , met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later. Artikel 9. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening gemeente Aa en Hunze”. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad der gemeente Aa en Hunze, gehouden op 21 januari 2004.

Controleverordening gemeente Aa en Hunze (versie: 29-01-2004)

4/8

De griffier, De voorzitter, T. Santes. Drs. R.W. Munniksma.   Artikelsgewijze toelichting Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1, GW ). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 GW ). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 GW ). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, luidt artikel 171, lid 1 GW . Een bevoegd accountant voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening is een registeraccountant, een accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3 Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken. Artikel 213, lid 7 GW  zegt, dat de bevoegde accountant in gemeentelijke dienst kan worden aangesteld. Wel dient dan de benoeming, schorsing en het ontslag van de accountant door de raad te geschieden. Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast. Het tweede lid regelt, dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. De periode van de verbintenis met de accountant uit het eerste lid impliceert niet, dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een raad die per periode wil wisselen van controlerend accountant, zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten. Voor de accountantscontrole geldt het “Besluit accountantscontrole gemeenten” dat krachtens artikel 213, lid 6 GW  door de minister is vastgesteld. Het “Besluit accountantscontrole gemeenten” bevat onder andere regels voor de goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. Een goedkeuringstolerantie is een tolerantie voor fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten van de gemeente (de omvangsbasis). De goedkeuringstoleranties worden door de accountant gehanteerd ten behoeve van zijn oordeelsvorming over de jaarrekening. In het Besluit accountantcontrole worden maximale percentages voor de goedkeuringstoleranties gegeven (1% voor fouten in posten van de jaarrekening en eventuele door de raad aan te wijzen deelverantwoordingen en 3% voor onzekerheden in de controle). De goedkeuringstoleranties kunnen door de raad lager worden vastgesteld. Een rapporteringstolerantie is het bedrag dat voortvloeit uit een goedkeuringstolerantie en dient als tolerantie voor rapportage in het verslag van bevindingen. Rapporteringstoleranties kunnen door de raad lager worden gesteld dan de uit de goedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen. De accountantscontrole richt zich op de jaarrekening. Hiervoor moet de raad bij de aanbesteding van de accountantscontrole de te hanteren goedkeuringstoleranties (en eventueel hiervan afwijkende rapporteringstoleranties) opgeven, indien de raad deze lager dan de wettelijke maxima wenst vast te stellen. Daarnaast kan de raad als extra eis aangeven, dat er een accountantscontrole op (bepaalde) deelverantwoordingen van de gemeente plaatsvindt. Hiervoor kunnen door de raad dan eveneens afwijkende

Controleverordening gemeente Aa en Hunze (versie: 29-01-2004)

5/8

goedkeuringstoleranties (en eventueel hiervan afwijkende rapporteringstoleranties) worden aangegeven. De raad kan ook posten van de jaarrekening of posten van een deelverantwoording aanwijzen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en waarvoor afwijkende lagere rapporteringstoleranties gelden. In plaats van posten van de jaarrekening of posten van een deelverantwoording kan de raad ook gemeentelijke functies of gemeentelijke organisatieonderdelen aanwijzen waarvoor lagere rapporteringstoleranties gelden. We kunnen bijvoorbeeld denken aan lagere rapporteringstoleranties voor de subsidieverstrekking of voor het organisatieonderdeel gemeentelijke belastingen. Voor de gehele jaarrekening, maar ook voor delen ervan, kunnen de goedkeuringstoleranties dus lager worden gesteld. De rapporteringstoleranties zijn in eerste instantie de bedragen die volgen uit de percentages van de goedkeuringstolerantie. Voor de rapportering in het verslag van bevindingen aan de raad kan de raad de rapporteringstoleranties (op onderdelen van de gemeentelijk) lager vaststellen. De goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties kunnen jaar op jaar door de raad worden aangepast. Het is dus nodig, dat de raad bij de aanbesteding van de accountantscontrole voor de goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties opgeeft. Het ieder jaar aanpassen van deze goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties is niet gewenst. Mocht een raad gedurende de contractperiode toch de voornoemde toleranties willen aanpassen, dan kan hij altijd nog een wijziging op het contract met de accountant afspreken. Wel is het voor te stellen dat de raad wil, dat de accountant ieder jaar zijn specifieke aandacht richt op een ander organisatieonderdeel en dat daarbij voor ieder organisatieonderdeel andere rapporteringstoleranties geëigend zijn. In het derde lid van artikel 2 zijn de in bovenstaande alinea’s behandelde zaken items. Ze moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Natuurlijk zal een aanscherping van de eisen door de raad leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s). Daarnaast zijn onder dit lid aanvullende zaken opgenomen over eisen die de raad kan stellen aan de werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles. Mogelijk zal de raad de posten van de jaarrekening, de posten van deelverantwoordingen, gemeentelijke functies en gemeentelijke organisatieonderdelen jaar op jaar willen vaststellen. Dit daar men dan rekening kan houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Hierin voorziet het vierde lid van artikel 2. Wel is het raadzaam, dat de gemeente hierover bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening opneemt. Artikel 3. Informatieverstrekking door college In de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant. Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het college op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen. Indien de accountant hierom vraagt is het college verplicht een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het college een dergelijke verklaring verstrekt. In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan Gedeputeerde Staten (artikel 200 GW ). Voor deze datum, 15 juli, moet de jaarrekening door de raad zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 GW ) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.

Controleverordening gemeente Aa en Hunze (versie: 29-01-2004)

6/8

De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan de raad. Artikel 197, lid 2 GW bepaalt echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. De wet schrijft hier een facilitaire dienst aan het college voor. Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit. Artikel 4. Uitvoering controle Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole. Artikel 5. Toegang tot informatie In het vorige artikel hebben we gezien, dat de accountant leidend is voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het college de zorgplicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole. Artikel 6. Overige controles en opdrachten Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid uit te besteden aan een accountant. Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt, hoe het college moet omgaan met de uitbesteding van “advieswerkzaamheden” zoals de verbetering van de administratieve organisatie, aan de door de raad benoemde accountant. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door de raad benoemde accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen college en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen, waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Het lid bepaalt, dat het college voor werkzaamheden op het gebied van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van onderdelen van de gemeente de door de raad benoemde accountant kan inschakelen. Indien het college dit voornemen heeft, dient hij de raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken. Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant inschakelt. Het college mag hiervan afwijken, indien dit in het belang van de gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke besparing op. In bepaalde

Controleverordening gemeente Aa en Hunze (versie: 29-01-2004)

7/8

gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnen de controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het college in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant. Artikel 7. Rapportering Het derde en vierde lid van artikel 213 GW  regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. Aanvullend daarop kan de raad in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant (artikel 2, lid 3, letters c & e van deze verordening). Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld. Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen van de aanbesteding geëiste tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen. Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel-)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden. Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college. Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen. Tot slot is in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan de raad mondeling toelicht. Artikel 8. Inwerkingtreding De wetgever heeft bepaald dat het nieuwe artikel 213 GW  bij alle gemeenten op het verslagjaar 2004 van toepassing is. De nieuwe verordening 213 GW moet binnen twee weken na vaststelling door het college naar Gedeputeerde Staten worden verzonden (artikel 214 GW ). Artikel 9. Citeertitel In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.

Controleverordening gemeente Aa en Hunze (versie: 29-01-2004)

8/8

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Aa en Hunze Deze regeling is in werking getreden op 01-05-2008.

De raad der gemeente Aa en Hunze; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van de gemeente Aa en Hunze, d.d. 23 april 2008, nummer 2008/21a; gelet op artikel 213a van de Gemeentewet ; besluit: vast te stellen de: Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Aa en Hunze. Artikel 1. Begripsomschrijvingen. In deze verordening wordt verstaan onder: a. Doelmatigheid De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt. b. Doeltreffendheid De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald. Artikel 2. Onderzoeksfrequentie 1. Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) een organisatie-eenheid van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente. 2. Het college toetst jaarlijks de doeltreffendheid van (delen) van een programma.

Artikel 3. Onderzoeksplan 1. Het college zendt ieder jaar gelijktijdig met de aanbieding van de begroting een onderzoeksplan naar de raad voor de in het erop volgende jaar te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid.   2. In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal aangegeven: a) het object van onderzoek b) de reikwijdte van het onderzoek c) de onderzoeksmethode d) doorlooptijd van het onderzoek

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Aa en Hunze (versie: 01-05-2008)

2/3

e) de wijze van uitvoering 3. In het jaarplan wordt aangegeven welke budgetten in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken.

Artikel 4. Voortgang onderzoeken Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de inzet van bijbehorende budgetten. Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking 1. De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen. 2. Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.

Artikel 6. Inwerkingtreding en intrekking Deze verordening treedt in werking op 1 mei 2008, onder intrekking van de Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Aa en Hunze, zoals deze is vastgesteld op 21 januari 2004. Artikel 7. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Aa en Hunze”. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 23 april 2008. De griffier, De voorzitter, T. Santes. Drs. H.F. van Oosterhout.

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Aa en Hunze (versie: 01-05-2008)

3/3

Adviesnota Raad Raadsvergadering d.d.

:

Nummer

:

Agendapunt

:

Onderwerp

:

Voorstel tot vaststelling van het controleprotocol 2013-2014.

Portefeuillehouder

:

wethouder mr. J.B. Wassink

Datum

:

9 oktober 2013

11 december 2013

Onderwerp Voorstel tot vaststelling van het controleprotocol 2013-2014 en het normenkader 2013. Voorgesteld besluit 1. Het controleprotocol voor de jaarrekeningen 2013-2014 vast te stellen; 2. Het normenkader voor het jaar 2013 vast te stellen. Inleiding Gemeenten zijn verplicht om in het kader van de controle op de jaarrekening naast een toets op de getrouwheid tevens een toets op de financiële rechtmatigheid uit te laten voeren. De kaders waarbinnen de accountant de toets moet uitvoeren, dienen te worden gesteld door de gemeenteraad. Deze kaders zijn vastgelegd in het controleprotocol. Het in december 2010 door de vastgestelde controleprotocol had betrekking op de verslagjaren 2010 tot en met 2012. Met dit voorstel worden de kaders vastgelegd voor de controle van de verslagjaren 2013 en 2014. Deze periode komt overeen met de controleperiode van onze huidige accountant. Ten opzichte van het controleprotocol 20102012, zijn er geen wijzigingen aangebracht in het nieuw vast te stellen controleprotocol 2013-2014. Als bijlage 1 bij het controleprotocol is opgenomen een “Overzicht van Wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole van de gemeente Aa en Hunze” (“het normenkader”). In dit overzicht zijn de voor de accountant bij de controle van relevante regelgeving van Europese en rijksoverheid en van de gemeente zelf opgenomen, waaraan de accountant bij de jaarrekening zal toetsen of de gemeente rechtmatig heeft gehandeld. Voor de controle van de jaarrekening 2013 is het overzicht aangepast met de in 2013 door de raad vastgestelde verordeningen. Alleen de verordeningen met financiële beheershandelingen zijn in dit overzicht opgenomen. Beoogd effect Het verkrijgen van een goedkeurende verklaring voor de rechtmatigheid en de getrouwheid voor de jaren 2013-2014. Argumenten 1.1 Nadere instructie accountantscontrole Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Aa en Hunze voor de jaren 2013 en 2014. In de raadsvergadering van 15 december 2010 is de rapporteringstolerantie verhoogd naar € 100.000. Dit bedrag kan ongewijzigd blijven voor de jaren 2013 en 2014. Kanttekeningen Geen.

Communicatie Het controleprotocol 2013-2014 is op 30 oktober 2013 besproken in de Auditcommissie en de commissie zal daarover aan de raad een advies uitbrengen. Voor technische informatie over dit voorstel kunt u contact opnemen met het hoofd van de afdeling Middelen. Uitvoering Het controleprotocol (met als bijlage het normenkader) is het uitgangspunt voor de accountant bij de controle van de jaarrekeningen 2013-2014. In het controleprotocol zijn de rapporterings- en de goedkeuringstoleranties opgenomen. Ook wordt in het controleprotocol nader ingegaan op de specifieke uitkeringen. Voor deze uitkeringen gelden afwijkende rapporteringstoleranties. De specifieke uitkeringen worden bij de jaarrekening verantwoord in een door het rijk voorgeschreven bijlage via de SiSa-regeling. Bijlagen – ter inzage - controleprotocol 2013-2014 - normenkader 2013

Het college van de gemeente Aa en Hunze,

de heer mr. F. Snoep secretaris

de heer drs. H.F. van Oosterhout burgemeester

2

CONTROLEPROTOCOL voor de accountantscontrole op de Jaarrekening 2013 en 2014 van de gemeente Aa en Hunze

1. Inleiding Vanaf de jaarrekening 2004 is een gemeente verplicht om een controleprotocol aan de gemeenteraad voor te leggen, waarin de uitgangspunten voor de controle van de jaarrekening voor de accountant zijn opgenomen. Bij besluit van 25 januari 2006 heeft de gemeenteraad aan Ernst & Young de opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in art 213 GW voor de gemeente Aa en Hunze uit te voeren. In de raadsvergadering van 13 februari 2013 heeft de raad besloten om voor de jaren 2013 en 2014 nog door te gaan met Ernst en Young en daarna een nieuwe selectieprocedure op te starten. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole voor de jaren 2013 en 2014, moet de gemeenteraad echter nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt.

1.1

Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuringsen rapporteringstoleranties voor de controles van de jaarrekeningen 2013 en 2014 van de gemeente Aa en Hunze. De raad kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen.

1.2

Wettelijk kader

De gemeentewet (GW), artikel 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een Verslag van bevindingen. In het thans voorliggende controleprotocol worden aan de accountant door de gemeenteraad aanwijzingen gegeven voor de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Bij dit controleprotocol zijn tevens de te hanteren wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole benoemd.

1.3

Procedure accountantscontrole

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant, ambtelijke organisatie, de portefeuillehouder financiën en de Auditcommissie. In de raadsvergadering van 13 februari 2013 is door de raad de Auditcommissie ingesteld als opvolger van de Begeleidingscommissie Accountantscontroles. In dezelfde raadsvergadering is de Verordening Auditcommissie vastgesteld. In deze verordening is bepaald dat de Auditcommissie voorafgaande aan de Interimcontrole een opdrachtgesprek met de benoemde accountant heeft over de eisen en verwachtingen van de raad van de jaarrekeningcontrole. Ook is bepaald dat het Controleprotocol met de Auditcommissie besproken wordt met de daarin opgenomen goedkeurings- en rapporteringstoleranties en daarover een advies uitbrengt aan de raad. Tot slot wordt namens de raad jaarlijks in mei/juni een onderzoek ingesteld naar de conceptjaarrekening van het desbetreffende verslagjaar.

1

In bijlage 2 is het communicatietraject nader uitgewerkt.

2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid) Zoals in artikel 213 GW is voorgeschreven zal de accountantscontrole op de jaarrekening gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties (in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen); de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten). alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen en interne regelgeving”.

3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties Goedkeuringstolerantie De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen voor de jaren 2013 tot en met 2014. Deze komen overeen met het wettelijk minimum.

Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend ≤ 1% ≤ 3%

Strekking accountantsverklaring: Beperking Oordeelonthouding >1%<3% >3%<10%

≥ 10%

Afkeurend ≥ 3% -

Op basis van de bijgestelde begroting 2013 (na begrotingswijzigingen) van de gemeente Aa en Hunze betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 610.000 en een totaal van onzekerheden van circa € 1,832 miljoen de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. Afhankelijk van de begrotingstotalen zullen deze bedragen voor de verslagjaren 2013 tot en met 2014 worden bijgesteld. Rapporteringstolerantie Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringstolerantie. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het Verslag van bevindingen. De rapporteringstolerantie is ingaande het verslagjaar 2010 verhoogd naar € 100.000.

2

Dit geldt niet voor de specifieke uitkeringen die van het Rijk of de mede-overheid zijn ontvangen. Hiervoor zijn wettelijk vastgestelde bedragen opgenomen (zie onderstaande toelichting bij de Specifieke uitkeringen). Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement. Specifieke uitkeringen Voor de controle op de correcte toepassing, verwerking etc. van de voor de gemeente Aa en Hunze relevante specifieke uitkeringen geldt het SiSa-toetsingskader, zoals deze is gepubliceerd door het Ministerie van Binnenlandse Zaken. In het Verslag van bevindingen neemt de accountant per specifieke uitkering fouten en onzekerheden, boven een vastgestelde financiële grens, op voor zover die niet door de gemeente of provincie zijn of kunnen worden gecorrigeerd. Ten opzichte van bovenstaande rapporteringstolerantie ad. € 100.000, zijn voor de specifieke uitkeringen aparte bedragen opgenomen. Deze financiële grens is per specifieke uitkeringen: a. € 10.000 indien de omvangsbasis kleiner dan of gelijk aan € 100.000 is; b. 10% indien de omvangsbasis groter dan € 100.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; c. € 100.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is. De rapporteringstolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen fouten en onzekerheden voortkomende uit de accountantscontroles. Per specifieke uitkering of – voor zover niet per specifieke uitkering mogelijk – als “overig” moet de totale fout en/of onzekerheid worden aangegeven in een door het rijk voorgeschreven tabel en (kort) worden toegelicht. Dit geldt alleen als het totaal van de fouten en onzekerheden per specifieke uitkering de rapporteringstolerantie overschrijdt.

4.

Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria

Met ingang van het verslagjaar 2004 bestaat het accountantsoordeel over de jaarrekening naast het beoordelen van een getrouw beeld (d.w.z. er zitten geen materiële fouten of onzekerheden in de jaarrekening) ook uit een beoordeling of de baten en lasten en balansmutaties rechtmatig (in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving) tot stand zijn gekomen. In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen 9 rechtmatigheidscriteria worden onderscheiden. het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium, het calculatiecriterium, het valuteringscriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteed moeten worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria: Van deze 9 criteria worden er al 6 getoetst bij het getrouwheidsonderzoek. De overige 3 zijn met name van belang voor het rechtmatigheidsonderzoek, namelijk: 1. begrotingscriterium; 2. het voorwaardencriterium; 3. het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium (M&O-criterium); Voor de controle van de jaarrekeningen 2013 – 2014 zal op de volgende wijze worden omgegaan met deze criteria: ad. 1

Dit criterium gaat over de over- en onderschrijdingen in de exploitatie en de investeringen (zowel lasten als baten). De geconstateerde over- en onderschrijdingen worden gerapporteerd bij het Beleidsplan en de Najaarsrapportage. Bij de Najaarsrapportage wordt de raad tevens geïnformeerd over de beleidsontwikkelingen tot en met september van dat verslagjaar.

3

ad 2.

Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke regelgeving. In bijlage 1 (Het Normenkader), is de voor de gemeente Aa en Hunze geldende wet- en regelgeving aangegeven en de artikelen die getoetst worden in het kader van de rechtmatigheid. Voor de materiële bedragen wordt gebruik gemaakt van checklisten, welke gebruikt worden bij o.a. de subsidieaanvragen. Waar nodig wordt gebruik gemaakt van de hardheidsclausules. Deze bijlage wordt jaarlijks geactualiseerd en ter kennisname aan de raad aangeboden.

ad.3

Dit criterium houdt in dat de accountant het beleid toetst met betrekking tot het opzettelijk misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies, uitkeringen of bijdragen etc.

5.

Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing

De accountantscontroles op rechtmatigheid voor de verslagjaren 2013 tot en met 2014 zijn limitatief gericht op: 1. de naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “Wetgeving extern” van het “Overzicht van Wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole van de gemeente Aa en Hunze” is opgenomen (bijlage 1 bij dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; 2. de naleving van de interne regelgeving (zie wederom het bijgevoegde Overzicht bij dit protocol), o.a.: o gemeentelijke verordeningen; o beleidsnotities en beleidsregels; o de begroting: o financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet, o controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet; o verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid ex art 213a Gemeentewet; Eveneens van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/object van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen. Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten. Deze interne regels kunnen overigens wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van “hogere” besluiten, maar zijn op zich geen object van onderzoek. Voorts kan een afwijking van deze lagere regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van hogere besluiten. 3. Specifieke uitkeringen Op basis van de sinds het verslagjaar 2006 van toepassing zijnde Single information Single audit zijn specifieke uitkeringen onderwerp van de accountantscontrole, gebaseerd op de voor SiSa voorgeschreven wet- en regelgeving. Dit zijn: Besluit financiële verhoudingswet, artikel 27 Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) incl. wijzigingen door AMVB SiSa (Staatsblad 2006, nr. 328) Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG), incl. wijzigingen door AmvB SiSa. Voor iedere specifieke uitkering is een toetsingskader opgesteld, waarin per indicator bij de voorgeschreven bijlage is aangegeven welke (leden van) artikelen uit wet- en regelgeving per specifieke uitkering relevant zijn voor de controle door de accountant. De Bijlage wordt opgenomen in de Jaarstukken.

4

Jaarlijks wordt door het Rijk een “kruisjeslijst”gepubliceerd met een overzicht van de Specifieke uitkeringen. Mutaties hierin zullen voor de accountant worden meegenomen bij de accountantscontrole. Indien zich in de periode 2013 tot en met 2014 wijzigingen voordoen bij de Wet- en regelgeving en/of de interne regelgeving, welke van belang zijn bij de reikwijdte van de rechtmatigheidstoetsing voor de accountant, zullen deze mutaties verwerkt / opgenomen worden in bijgaande bijlage ”Overzicht van Wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten”.

6.

Communicatie en periodiek overleg

In de verordening ex art 213 Gemeentewet is in artikel 4, lid 3, de volgende zinsnede opgenomen: “Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant, ambtelijke organisatie en de portefeuillehouder financiën”. In artikel 2 lid 4 en artikel 7 lid 4 van deze controleverordening zijn de communicatiemomenten benoemd tussen de raad en de accountant. In artikel 2 betreft het de communicatie voorafgaand aan de accountantscontrole van een boekjaar en in artikel 7 de communicatie tussen de accountant en de raad na afloop van de jaarrekeningcontrole. In bijlage 2 is het communicatietraject nader uitgewerkt.

7.

Rapportering accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Interim-controles In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht (de Managementletter). Deze Managementletter wordt besproken in het MT en vastgesteld door het college. De Managementletter wordt vervolgens besproken in de Auditcommissie, waarna het stuk als ingekomen stuk naar de raad gaat. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle een Verslag van bevindingen uitgebracht aan de Auditcommissie en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. De Auditcommissie rapporteert aan de raad over hun gedane onderzoek. In het Verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het Verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. In bijlage 3 worden de rapportagemomenten nader vastgelegd Bijlagen: 1. 2. 3.

Overzicht van Wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten Communicatie en periodiek overleg Rapportagemomenten

5

Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar 2013 en 2014.. Aantal per jaar Auditcommissie

Toelichting De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De Auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de betreffende commissie, vindt voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole een overleg plaats om te komen tot een afstemming inzake de nadere invulling van de opdrachtformulering van de controleopdracht. Wellicht kan dit worden gecombineerd met het preaudit gesprek dat ambtelijk wordt gevoerd. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle kunnen tussentijdse worden teruggekoppeld naar de commissie. Daarnaast worden de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het concept en definitief Verslag van bevindingen van de jaarrekening) besproken in de commissie.

Griffier

Informeel

Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking informeel voortgangsoverleg naar behoefte.

Gemeentesecretaris/ hoofd afdeling Middelen en Concerncontroller

Periodiek

De gemeentesecretaris, het hoofd afdeling Middelen en de Concerncontroller zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept Managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept Verslag van bevindingen).

Afdeling Middelen

Minimaal drie

Het hoofd van de afdeling Middelen is voor de accountant het eerste aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten: het pre-audit gesprek, de bespreking van de interim-controle en van de eindejaarscontrole. Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.

Afdelingen

PM

Binnen de afdelingen zal, in het kader van de controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de afdelingshoofden en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen.

Portefeuillehouder Financiën

Twee

Pre-auditgesprek, bespreking eindejaarscontrole. Verslag van bevindingen inzake de jaarrekening.

College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad

PM

Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad.

6

Bijlage 3: Rapportage De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Gericht aan

Managementletter, zijnde het Verslag van bevindingen na de interimcontrole

Na afronding van de interimcontrole.

Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid.

MT en College; Auditcommissie ter bespreking in hoofdlijnen en naar de raad als ingekomen stuk.

Verslag van bevindingen

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen.

Raad, via de Auditcommissie

Accountantsverklaring

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

Oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid.

Raad

7

Verordening Auditcommissie Aa en Hunze Deze regeling is in werking getreden op 14-02-2013.

De raad van de gemeente Aa en Hunze; gelezen het voorstel van het College van Burgemeester en wethouders d.d.30 januari 2013; gelet op artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet  en de Controleverordening; besluit: vast te stellen de VERORDENING AUDITCOMMISSIE AA EN HUNZE Artikel 1. Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. de raad: de gemeenteraad van Aa en Hunze; b. de commissie: de auditcommissie; c. het college: het college van burgemeester en wethouders van Aa en Hunze. d. de accountant: de in de controleverordening van de gemeente Aa en Hunze genoemde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet  bedoelde jaarrekening; e. controleverordening: de controleverordening van de gemeente Aa en Hunze, vastgesteld op 21 januari 2004.

Artikel 2. Samenstelling van de commissie 1. De commissie bestaat uit maximaal één vertegenwoordiger per fractie. 2. De leden worden voorgedragen door de raadsfracties. 3. De leden worden benoemd door de raad. 4. Plaatsvervangende leden worden niet benoemd. De leden kunnen zich niet laten vervangen. 5. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter. 6. De leden van de commissie zijn raadsleden of raadscommissieleden.

Artikel 3. Zittingsduur 1. De leden van de commissie worden voor de duur van een raadsperiode benoemd. 2. De leden treden af op de dag van het aftreden van de gemeenteraad. 3. De leden kunnen op ieder moment ontslag nemen als commissielid door schriftelijke kennisgeving aan de raad. 4. Het lidmaatschap wordt tussentijds beëindigd bij beëindiging van het raadslidmaatschap/commissielidmaatschap. 5. In een vacature wordt zo spoedig mogelijk door de raad voorzien.

Artikel 4. Taken

Verordening Auditcommissie Aa en Hunze (versie: 14-02-2013)

2/4

1. De commissie voert voorbereidingen op de opdrachtverstrekking en/of de opdrachtverlenging aan en de selectie en benoeming van de accountant uit, binnen de door de raad gestelde kaders van de controleverordening. 2. De commissie voert voor het begin van de Interimcontrole een opdrachtgesprek met de benoemde accountant over de eisen en verwachtingen van de raad van de jaarrekeningcontrole. 3. De commissie bespreekt het Controleprotocol met de daarin opgenomen goedkeurings- en rapporteringstoleranties en brengt daarover advies uit aan de raad. 4. De commissie bespreekt met de accountant de jaarstukken en het door de accountant uitgebrachte Verslag van bevindingen en brengt daarover advies uit aan de raad. 5. De commissie adviseert de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212 , 213  en 213a Gemeentewet . 6. De commissie stemt af met het college en met de rekenkamercommissie over de relatie tussen onderzoek naar rechtmatigheid als onderdeel van de accountantscontrole van de jaarrekening, de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid door het college en de onderzoeken door de rekenkamer.

Artikel 5. Bevoegdheden De commissie is het directe aanspreekpunt van de raad voor de door de raad aangewezen accountant. Artikel 6. Verantwoording 1. 1.De commissie legt door middel van haar verslagen verantwoording af aan de raad over haar werkzaamheden. 2. De commissie brengt na de controle van de jaarstukken een advies aan de raad uit met aanbevelingen en conclusies.

Artikel 7. Ambtelijke bijstand 1. De commissie wordt geadviseerd door de portefeuillehouder Financiën, het hoofd afdeling Middelen en de concerncontroller. 2. De commissie kan zich al naar gelang de behoefte laten bijstaan door andere adviseurs. 3. De raadsgriffier fungeert als secretaris van de commissie.

Artikel 8. Vergaderingen 1. De commissie vergadert ten minste twee maal per jaar en voorts zo vaak als de voorzitter of twee van haar leden dit noodzakelijk achten. 2. De voorzitter deelt ten minste veertien dagen van tevoren aan de leden mee dat een vergadering wordt gehouden.

Artikel 9. Quorum en stemmen 1. De commissie vergadert niet indien niet ten minste de helft plus één van de leden aanwezig is. 2. De commissie besluit bij meerderheid van stemmen. 3. Voor wat betreft de raadsvertegenwoordiging gaat het om stemhebbende leden; bij de vertegenwoordiging vanuit de bestuurlijke/ambtelijke ondersteuning om adviserende leden.

Artikel 10. Openbaarheid

Verordening Auditcommissie Aa en Hunze (versie: 14-02-2013)

3/4

1. De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie besluit in beslotenheid te vergaderen. 2. Als de commissie besluit om besloten te vergaderen beslist zij tevens of, en zo ja welke, andere personen het besloten deel van de vergadering kunnen bijwonen.

Artikel 11. Inwerkingtreden en citeertitel 1. De verordening wordt aangehaald als “Verordening Auditcommissie Aa en Hunze”. 2. Deze verordening treedt in werking op de dag na vaststelling. Besloten in de raadsvergadering van 13 februari 2013, De griffier, De voorzitter, Mr. E.P. van Corbach Drs. H.F. van Oosterhout

Verordening Auditcommissie Aa en Hunze (versie: 14-02-2013)

4/4

Intern Controleplan 2014 Gemeente Aa en Hunze

Inhoudsopgave

Pagina

Inleiding

3

Controleprotocol

4

Normenkader

4

Terugblik vorig jaar

5

Speerpunten 2014

6

Significante processen

7

Planning

9

INLEIDING Aanleiding en doel Het college is verplicht (cf. art. 212/213 van de Gemeentewet) zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van financiële beheershandelingen. Om hier invulling aan te geven zal jaarlijks een Intern Controle Plan (verder ICP) worden opgesteld. Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler waarop de gemeente Aa en Hunze in het kader van planning en control moet kunnen steunen. Niet alleen voor wat betreft het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering, maar zeker ook voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording. Met een toereikend ICP kan structuur aan de uitvoering worden gegeven. Dit is nodig om niet te weinig te doen, maar zeker ook om niet te veel te doen. Interne Controles zullen tijdens het jaar uitgevoerd moeten worden. Hierdoor zullen eventuele fouten snel aan het licht komen en kunnen bijsturende maatregelen worden getroffen. Het leereffect dat van geconstateerde fouten uit zal gaan zal hierdoor versterkt worden. De uitgangspunten met betrekking tot de getrouwheids- en rechtmatigheidscontrole zijn vastgelegd in: -

de Gemeentewet; Besluit Accountantscontrole Provincie en Gemeenten (BAPG); Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV) 2004; Controleprotocol voor de accountantscontrole; geactualiseerd Normenkader en Kadernota Rechtmatigheid.

Doel van het plan Het ICP geeft een totaalbeeld van de financiële beheersing van de gemeentelijke organisatie. Het is een leidraad voor de organisatie om te waarborgen dat financiële beheershandelingen getrouw en rechtmatig door de daartoe bevoegde personen worden uitgevoerd. Het is van belang dat deze interne controles zichtbaar (in de vorm van bewijs) worden vastgelegd, intern voor management én extern voor de accountant. De accountant maakt bij haar controlewerkzaamheden ook gebruik van de verantwoordingsfunctie van het intern controleplan. Daarnaast is het van belang lering te trekken uit de geconstateerde bevindingen en te verbeteren. Om inzicht in de geconstateerde bevindingen te krijgen, zullen we voordat de controles door de accountant plaatsvinden (interimcontrole en eindcontrole) met een rapportage komen, met daarin de geconstateerde bevindingen, de gevolgen van de bevindingen voor de rechtmatigheid en de genomen verbeteringen, alsmede de voortgang. De regie hiervoor ligt bij de jaarrekeningcoördinator binnen het team Financiën, waarbij afstemming plaatsvindt tussen de verantwoordelijke afdeling en de coördinator. Het ICP is een planning, waarin de processen worden benoemd. Het ICP biedt een basis om jaarlijks te bezien welke processen onderdeel van de interne controle uitmaken en wat de interne controlewerkzaamheden zijn. Het ICP wordt dan een dynamisch intern controleplan, waarbij de planning, opgenomen in de bijlage, jaarlijks wordt geactualiseerd. Uitgangspunten bij de jaarlijkse actualisatie zijn: -

structureel op basis van financiële relevantie vanuit de risicoanalyse; incidenteel op basis invoering nieuwe wet- en regelgeving en/of speerpunten; incidenteel op basis van verbeteracties uit voorgaande controles en bevindingen vanuit het voorgaande jaar.

De resultaten uit interne controles en onderzoeken geven informatie over in hoeverre de gemeente Aa en Hunze beheersing heeft over de bedrijfsvoering, oftewel ‘in control’ is. Het jaarlijks onderzoek van het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van (delen) van respectievelijke organisatieeenheden en programma’s en paragrafen hebben geen directe financiële consequenties en geen directe relatie met de accountantscontrole en zijn daarom geen onderdeel van het ICP.

Waarom interne controle? Interne Controle heeft als doel om onvolkomenheden in de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren. Tevens biedt interne controle de kans op het treffen van preventieve maatregelen om onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen. De informatie uit interne controles plus de inbedding van interne controlemaatregelen in de organisatie helpen om de kwaliteit van de bedrijfsvoering in alle opzichten te verbeteren. De interne controle richt zich voornamelijk op de zogenaamde getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Dit betekent dat de interne controle vooral gericht is op: -

het juist gebruik van gedelegeerde bevoegdheden; het opvolgen van de wet- en regelgeving, voorschriften, instructies, procedures; betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van transacties en de daarbij behorende gegevensverwerking; betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van informatievoorzieningen en verantwoordingsrapportages.

Controleprotocol Vanaf het jaar 2004 is een gemeente verplicht om een controleprotocol aan de gemeenteraad voor te leggen, waarin de uitgangspunten voor de controle van de jaarrekening voor de accountant zijn opgenomen. Het controleprotocol geeft nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. In de raadsvergadering van december 2013 is het controleprotocol voor de jaren 2013 en 2014 aan de raad ter vaststelling voorgelegd. Als bijlagen bij het controleprotocol zijn opgenomen de contactmomenten tussen de raad en de accountant en een overzicht van door de accountant uit te brengen rapportages aan management, college en raad. Het normkader maakt onderdeel uit van het controleprotocol.

Normenkader Op het gebied van begrotingsrechtmatigheid en de uitvoering van interne en externe regelgeving is het ondoenlijk voor de accountant om de naleving van alle regels te controleren binnen het bestek van de jaarrekeningcontrole. Om richting te geven aan de uitvoering van de interne controle, alsmede de accountantscontrole is het noodzakelijk tot een afbakening te komen van de te controleren onderwerpen die van belang zijn voor de controleverklaring. Door het opstellen van een normenkader kan de accountant en de organisatie zich bij de controle vooral richten op die onderdelen die door de raad als belangrijk en relevant zijn bestempeld. Onder een normenkader wordt een overzicht van regels verstaan die door de accountant en de interne organisatie op naleving kan worden getoetst. Het normenkader is intern tot stand gekomen. Het opstellen van een normenkader is een belangrijke eerste stap. Het normenkader omvat de wet- en regelgeving om de rechtmatigheid van de uitgaven na te gaan. De inhoud van het normenkader bepaalt in hoge mate hoe effectief de controle kan plaatsvinden. De uitgaven van de gemeente worden in het verband van de jaarrekeningcontrole hieraan getoetst. Dit kader moet praktisch hanteerbaar zijn voor de controle. Het normenkader is opgesteld met vermelding van interne en externe wet- en regelgeving, die bepalingen en artikelen bevatten met een financieel belang. Het normenkader omvat externe en interne regelgeving. Van de interne regelgeving die in verordeningen is opgenomen is een lijst beschikbaar op de website van de gemeente, “de Regelingenbank”. De verordeningen die geen financiële beheershandelingen bevatten zijn niet opgenomen in het Normenkader. In de te controleren regels is een prioritering aangegeven op basis van het materiële belang (omvang lasten en baten > € 25.000) dat met de uitvoering gemoeid is. Na deze toetsing blijft een lijst met de belangrijkste regelgeving met een financieel belang over. Vervolgens dienen de te controleren artikelen te worden benoemd zodat er heel gericht kan worden gecontroleerd. Het voorgaande proces resulteert in een toetsingskader, een verantwoording op het juiste begrotingsonderdeel en verantwoording in het juiste begrotingsjaar. De controle op de begrotingsrechtmatigheid omvat meerdere aspecten en kan uit verschillende invalshoeken worden benaderd. De verantwoording op het juiste begrotingsonderdeel (programma, algemene dekkingsmiddelen, kostenplaats etc.) en het juiste begrotingsjaar (toerekening volgens het stelsel van lasten en baten) dient primair te worden gewaarborgd door interne procedures.

Om het normenkader voor de accountantscontrole te kunnen gebruiken moet het worden geoperationaliseerd. Dat gebeurt via het toetsingskader, dat onderdeel uitmaakt van het normenkader. In het toetsingskader (zie hiervoor het bijgevoegde normenkader) wordt aangegeven welke (delen van) artikelen van de wet- en regelgeving moeten worden getoetst in het kader van rechtmatigheidscontrole. Het totale toetsingskader voor de rechtmatigheidscontrole voor gemeenten en provincies bestaat dus uit de eigen regelgeving. De verordeningen worden in het toetsingskader op rechtmatigheid getoetst. Dit betreft minimaal de artikelen met financiële consequenties. Het normenkader wordt jaarlijks minimaal ter kennisname aan de raad gebracht. Na vaststelling door de raad wordt het normenkader aan de accountant overhandigd en dient het als basis voor de uit te voeren interne controlewerkzaamheden en voor de accountant als uitgangspunt voor de toetsing op de rechtmatigheid. In het normenkader dat jaarlijks aan de raad ter kennisname wordt aangeboden, zijn de nieuwe verordeningen opgenomen die het afgelopen jaar door de raad zijn vastgesteld.

Terugblik vorig jaar De gemeenteraad heeft met de accountant in het Controleprotocol twee rapportagemomenten afgesproken, t.w. na de interimcontrole en na de eindcontrole. Van de interimcontrole die jaarlijks in november wordt gehouden wordt door de accountant een Managementletter (ML) opgesteld en van de eindcontrole, na gereedkomen van de jaarstukken, wordt een Verslag van bevindingen opgesteld. De ML wordt met de door de accountant geconstateerde bevindingen, via het Managementteam aan het college voorgelegd. Daarna wordt de ML in hoofdlijnen besproken in de Auditcommissie, waarna deze ter kennisname aan de raad wordt gebracht. Het Verslag van bevindingen behorende bij de Jaarstukken gaat via het college, na bespreking met de Auditcommissie, naar de gemeenteraad. Bevindingen jaarstukken 2012 De gemeente Aa en Hunze heeft voor het jaar 2012 een goedkeurende controleverklaring voor de rechtmatigheid van de accountant gekregen. In het Verslag van bevindingen wordt door de accountant nader ingegaan op de uitgevoerde interne controle en de bevindingen. De accountant geeft aan dat de vastlegging van de interne controle nog verbeterd kan worden. Met name waarop de wijze van selecties van de controleobjecten plaatsvindt en het (overzichtelijk) vastleggen van de controlewerkzaamheden per controlepunt en de eventuele bevindingen kunnen voor een aantal processen verbeterd worden. Ten aanzien van de processen subsidies en de controle op de aanbestedingen behoeft de dossiervorming en vastlegging van de interne controle nog verbetering. De accountant heeft bij de jaarstukken 2012, alsmede bij de jaarstukken 2011, een financiële onrechtmatigheid geconstateerd inzake de Europese aanbesteding, voor wat betreft de schoonmaakdiensten van het gemeentehuis. Door de aanbesteding en de gunning aan Alescon per 1 januari 2013 is dit voor het jaar 2013 opgelost. Voor wat betreft het schoonhouden van het gemeentehuis zullen we in 2014 een nieuwe traject voor de aanbesteding van het schoonhouden van het gemeentehuis op starten. Tot slot heeft de accountant een opmerking gemaakt over de overschrijding van de toekenningstermijn bij de subsidies. Door de uitvoering van het bezuinigingstraject bij de grote instellingen wordt de termijn van acht weken overschreden. Door de afdeling Dienstverlening en Samenleving zal in 2013 voor dit probleem naar een oplossing worden gezocht.

Bevindingen Managementletter 2013 Naar aanleiding van de uitgevoerde interimcontrole in november 2013, is door de accountant de ML opgesteld. De accountant heeft daarbij een aantal bevindingen: Bevinding

Te nemen actie(s)

1.

Risico’s ten aanzien van het proces betalingen

Met ingang van 2014 maandelijks vanuit het financiële pakket een mutatieverslag crediteuren uitdraaien (een log-file), waarbij wordt aangegeven over welke periode de mutaties betrekking hebben. Van deze log-file zal een selectie worden genomen voor de controle van de NAW-gegevens.

2.

Wijzigingenbeheer en logische toegangsbeveiliging

Het voornemen is om in een standaard autorisatiematrix in 2014 voor de kern applicaties de autorisaties te laten vullen. Om te voorkomen dat de autorisatiematrix te uitgebreid en te veel tijd gaat vragen wordt in 2014 gekeken naar een verdere uitwerking. Daarnaast zal voor de verschillende financiële systemen zoals (Key2 Finance) een rapportage worden gemaakt naar de daadwerkelijke vastgelegde autorisatie. Daarbij kunnen we gebruik maken van het voorbeeld zoals dat voor de GBA is vastgesteld.

3.

Bevoegdheden Key2Finance te ruim

Om ongewenste functievermengingen te voorkomen, zullen we 1x per jaar de autorisatiematrix van Key2Finance beoordelen.

Speerpunten komend jaar In de Verordening artikel 213 is bepaald dat de gemeenteraad de accountant kan verzoeken om voorafgaand aan de accountantscontrole aan bepaalde posten specifiek aandacht te besteden. Voor de controle voor het verslagjaar 2013 heeft de Auditcommissie een drietal onderwerpen gekozen waaraan de accountant extra aandacht dient te besteden bij de controle, t.w.: - dubieuze debiteuren; - de risico’s bij het plan Nooitgedacht; - het weerstandsvermogen in relatie tot rentenieren. Met ingang van 2013 zijn alle procesbeschrijvingen nagelopen op actualiteit en daarop aangepast. Deze actualisatie is uitgevoerd middels gesprekken tussen medewerkers van het team Financiën en de direct betrokkenen. Dit in tegenstelling tot de jaren daarvoor, waarbij gevraagd werd om nieuwe veranderingen door te geven. Dit werd als te vrijblijvend ervaren. Daarnaast is bij de verschillende uit te voeren interne controlewerkzaamheden een planning opgenomen. De insteek daarbij is geweest om de controlewerkzaamheden verder naar voren te halen, waardoor enerzijds de druk niet meer op het voorjaar ligt en anderzijds bij de interimcontrole al een beeld kan worden gevormd van de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden tot dan toe en tevens de eventuele verbeteringen/herstelacties tijdig kunnen worden ingezet. Dit zal in 2014 e.v. worden gecontinueerd.

Significante processen Samen met onze accountant Ernst en Young hebben we in 2006 de “significante” processen in beeld gebracht en hiervoor procesbeschrijvingen opgesteld, voorzien van interne controlewerkzaamheden. Een significant proces is een proces: 1. dat direct of indirect van invloed is op een materieel belang in de jaarrekening; 2. waar de continuïteit van gewaarborgd dient te zijn; 3. waar grote politieke of publicitaire risico’s aan verbonden zijn. Omdat de werkzaamheden constant aan verandering onderhevig zijn en zich jaarlijks nieuwe werkzaamheden ontwikkelen (o.a. organisatieontwikkelingen/nieuwe wetgeving, is het updaten van de processen een doorlopende taak. De beschrijvingen worden jaarlijks nagelopen op actualiteit met de betreffende verantwoordelijke medewerkers en getoetst aan een de geldende verordening en/of wetgeving. Aan het eind van iedere procesbeschrijving zijn in overleg met de accountant de interne controlewerkzaamheden opgenomen. De werkzaamheden worden uitgevoerd door een medewerker van het team Financiën en een medewerker van de desbetreffende afdeling. Om te voorkomen dat sprake is van zelftoetsing, wordt de selectie gemaakt door de medewerker Team Financiën. Bij de diverse processen is deze procedure reeds opgenomen. Tevens wordt in voorkomende gevallen bij processen aangegeven hoe de selectie tot stand is gekomen (voorbeeld: selectie facturen bij het proces Inkopen en aanbesteden vindt plaats met een vast interval). De dynamiek van onze organisatie als gevolg van veranderende wetgeving, herindeling van werk en overige factoren maakt onderhoud aan de processen van een groot belang. Telkens zullen zich wijzigingen voordoen, welke aanpassingen in de beschrijvingen noodzakelijk maken. De eindverantwoording van de controle op de voorgestelde aanpassingen ligt bij de afdeling Middelen, de uitvoering van de interne controle van de afzonderlijke processen ligt echter bij de desbetreffende afdeling en het afdelingshoofd. We kennen op dit moment de volgende 11 significante processen: - Treasury; - Belastingen; - Burgerzaken; - Grondexploitatie; - Onderwijs; - Personeelsbeheer en Salarisverwerking; - Inkopen inclusief aanbestedingen en betalingsverkeer; - Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO); - Verstrekken omgevingsvergunningen; - Subsidieverstrekkingen; - SiSa-regelingen; - Automatisering (toekennen en wijzigen van bevoegdheden, periodieke toetsing op bevoegdheden binnen financieel kritische systemen); Bij elk in kaart gebracht significant proces, staan de uit te voeren interne controle werkzaamheden vermeld. Hierbij is tevens een detailplanning opgenomen wanneer deze werkzaamheden gereed dienen te zijn. In de jaarplanning die is opgenomen in dit IC plan is alleen de planning van de totale interne controle werkzaamheden weergegeven (niet per proces), waarbij het uitgangspunt is om de werkzaamheden zoveel mogelijk gereed te hebben voor aanvang van de interimcontrole door de accountant. Niet opgenomen in het overzicht van significante processen, zijn de diverse uitkeringen bij Sociale Zaken. Dit ondanks het feit dat het om grote bedragen binnen de gemeentelijke begroting gaat. De reden van het niet opnemen komt omdat de regelingen middels een Gemeenschappelijke Regeling uitgevoerd worden door de Intergemeentelijke Sociale Dienst Assen-Tynaarlo-Aa en Hunze (de ISD).De ISD is zelf verantwoordelijk voor een rechtmatige verstrekking van de uitkeringen en rapporteert daarover middels het jaarverslag. Dit jaarverslag wordt gecontroleerd door een onafhankelijke accountant. Door de accountant wordt een controleverklaring afgegeven, waarbij een oordeel gegeven wordt over het jaarverslag voor wat betreft een getrouw beeld en de rechtmatigheid. Indien de ISD geen goedkeurende controleverklaring ontvangt voor de rechtmatigheid, dan heeft dit (in

principe) geen gevolgen voor de rechtmatigheid bij de gemeente Aa en Hunze. Dit ligt anders wanneer dit betrekking heeft op de getrouwheid. Naast bovengenoemde processen vinden tevens IC werkzaamheden bij de volgende processen plaats: - Algemene Uitkering; - Leges Publiekszaken en overige kassen; - Eigen bijdragen leerlingenvervoer; - Ontmoetingscentrum De Boerhoorn (per kwartaal een kascontrole); - Interne controle zwembaden. Voor wat betreft de verantwoording van de subsidies van derden: dit betreft andere bijdragen van derden dan de specifieke uitkeringen die van het rijk worden ontvangen; deze worden verantwoord via het SiSa. Alle controleaantekeningen worden systematisch vastgelegd per boekjaar en als zodanig gedurende vijf jaar bewaard. De aantekeningen en rapportages worden ter beschikking gesteld van de externe accountant.

Jaarplanning uitvoering Interne Controle gemeente Aa en Hunze Maand Acties Januari

Februari

Maart

April Mei Juni

Juli September Oktober

November

December

Behandeling Managementletter (jaar t-1) in MT, College en in hoofdlijnen ter bespreking in Auditcommissie. Normenkader (jaar t-1) ter kennisname naar de raad. Managementletter (jaar t-1) ter kennisname in de raad. Afwikkelen interne controle (jaar t-1) ten behoeve van eindcontrole. Opstellen eindrapportage n.a.v. uitgevoerde Interne controle (jaar t-1) t.b.v. eindcontrole accountant. Eindcontrole (jaar t-1) door accountant. Rapportage accountant eindcontrole (jaar t-1). Uitzetten verbeterpunten interne controle n.a.v. eindcontrole (jaar t-1) naar medewerkers IC. Uitvoeren Interne controle (jaar t). Gesprekken medewerkers IC voor actualiseren procesbeschrijvingen (jaar t). Uitvoeren Interne controle (jaar t). Uitvoeren Interne controle (jaar t). Opstellen tussentijdse rapportage n.a.v. uitgevoerde Interne controle (jaar t) t.b.v. interimcontrole accountant (jaar t). Interimcontrole accountant (jaar t). Controleprotocol naar MT en Auditcommissie. Actualiseren normenkader. Controleprotocol naar Raad. Opstellen/actualiseren Intern Controleplan (jaar t+1). Bespreking Managementletter (jaar t) accountant.

Vaste geldleningen (balans); aantrekken kasgeldleningen en uitzetten overtollige middelen

Heffingen afval en riool, OZB, TB en Forensenbelasting

Leges paspoorten / rijbewijzen / Id-kaarten;

Kosten bouw - en woonrijpmaken (lasten) en Verkoop van bouwkavels (baten)

Kosten huisvesting onderwijs

Afvalstoffenheffing en Reinigingsrechten, rioolheffing en Onroerende Zaak Belastingen;

Burgerzaken

Grondexploitatie

Onderwijs

Jaarrekeningpost

Treasury

Significante processen

€ 938.000

€ 6.038.000

€ 345.000

€ 9.451.000

€ 5.757.000

Bedrag 2014

Schema kritische bedrijfsprocessen

Ingaande 2008 alleen kosten buitenkant scholen

Materiële post en politiek gevoelig

Materiële post

Materiële post

Materiële post

Motivering

Risicoanalyse (met daarin de significante stappen uit het proces), functiescheiding, rapportages, uitvoering IC-plan met rapportering bevindingen/aanbevelingen Risicoanalyse (met daarin de significante stappen uit het proces),

Risicoanalyse (met daarin de significante stappen uit het proces), functiescheiding, rapportages, uitvoering IC-plan met rapportering bevindingen/aanbevelingen Risicoanalyse (met daarin de significante stappen uit het proces), functiescheiding, rapportages, uitvoering IC-plan met rapportering bevindingen/aanbevelingen Risicoanalyse (met daarin de significante stappen uit het proces), functiescheiding, rapportages, uitvoering IC-plan met rapportering bevindingen/aanbevelingen

AO/IC-maatregelen

Interne controle gedurende het jaar n.a.v. opgestelde risicoanalyse, volledigheidscontroles Interne controle gedurende het jaar n.a.v. opgestelde risicoanalyse, GBA-audits, maandelijkse kascontroles Interne controle gedurende het jaar n.a.v. opgestelde risicoanalyse. Tussentijdse rapportages, Interne controle gedurende het jaar n.a.v. opgestelde risicoanalyse

Interne controle gedurende het jaar n.a.v. opgestelde risicoanalyse

Toetsing IC

Toetsing met huisvestingsbeleid, externe wet- en regelgeving

Toetsing met mandaatbesluit, parafenlijst, nota Grondbeleid, raadsbesluit, bestemmingsplan, wet- en regelgeving etc.

Toetsing regelgeving, functiescheiding, controle van de leges en tarieven, juist gebruik standaardformulier etc.

Toetsing regelgeving, functiescheiding, controle van de tarieven, tijdigheid, aanmaningsprocedure etc.

Toetsing met Treasurystatuut, functiescheiding, naleving regelgeving (Wet Fido), etc.

Toetsing rechtmatigheid

Salarissen en sociale lasten

Goederen en diensten (exploitatie en investeringen)

Overdrachten

Leges omgevingsvergunningen bouw en

Overdrachten

Inkopen en aanbestedingen

Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO)

Verstrekken omgevingsvergunnin gen

Subsidieverstrekking en

Jaarrekeningp ost

Salarissen algemeen

Significante processen

€ 4.542.000

€ 452.000

€ 2.820.000

€ 16.300.000

€ 10.439.000

Bedrag 2014

Schema kritische bedrijfsprocessen

Materiële post, politiek gevoelig

Materiële post, open einde regelingen, politiek gevoelig Materiële post

Materiële post

Materiële post

Motivering Risicoanalyse (met daarin de significante stappen uit het proces), functie-scheiding, rapportages, uitvoering ICplan met rapportering bevindingen/aanbevelingen Risicoanalyse (met daarin de significante stappen uit het proces), functie-scheiding, rapportages, uitvoering ICplan met rapportering bevindingen/aanbevelingen; controle crediteurenstamgegevens Risicoanalyse (met daarin de significante stappen uit het proces), functie-scheiding, rapportages, uitvoering ICplan met rapportering bevindingen/aanbevelingen Risicoanalyse (met daarin de significante stappen uit het proces), functie-scheiding, rapportages, uitvoering ICplan met rapportering bevindingen/aanbevelingen Risicoanalyse (met daarin de significante stappen uit het proces), functie-scheiding, rapportages, uitvoering ICplan met rapportering bevindingen/aanbevelingen, checklisten

AO/IC-maatregelen

Interne controle gedurende het jaar n.a.v. opgestelde risicoanalyse

Interne controle gedurende het jaar n.a.v. opgestelde risicoanalyse

Interne controle gedurende het jaar n.a.v. opgestelde risicoanalyse

Toetsing op wet en regelgeving, overeenstemming met subsidie- verordening, juistheid, volledigheid etc.

Toetsing op functiescheiding, autorisatie, wet- en regelgeving, tarieven etc.

Controle op de interne verordeningen en de externe wet- en regelgeving; beschikking, autorisatie etc.

Controle op autorisatie, naleving (Europese) regelgeving, controleregister, etc.

Toetsing wet- en regelgeving, controle op autorisatie, controle op in- en uitdiensttredingen etc.

Interne controle gedurende het jaar n.a.v. opgestelde risicoanalyse Interne controle gedurende het jaar n.a.v. opgestelde risicoanalyse

Toetsing rechtmatigheid

Toetsing IC

SiSa-regelingen

Significante processen

Uitkeringen van (mede)overheden

Jaarrekeningp ost n.n.b.

Bedrag 2014

Schema kritische bedrijfsprocessen

Materiële post / wettelijk vereist

Motivering Risicoanalyse (met daarin de significante stappen uit het proces), functie-scheiding, rapportages, uitvoering ICplan met rapportering bevindingen/aanbevelingen,

AO/IC-maatregelen Interne controle gedurende het jaar n.a.v. opgestelde risicoanalyse

Toetsing IC Toetsing met wet en regelgeving, voorwaarden subsidieverstrekker,

Toetsing rechtmatigheid