VERSLAG VAN HET OPENBARE GEDEELTE VAN DE RAAD VAN HET OCMW VAN 19 MAART 2013
Aanwezig
Goedele Breyne, voorzitter Nelly Bellens, Reinildis Berben, Gert Denollet, Gie Goyvaerts, Machteld Hofmans, Diane Tinnemans, Walter Witvrouwen, Jan Wouters, raadsleden Rob Van den Audenaerde, secretaris
De zitting is geopend om 20.00 uur
1. Goedkeuring verslag openbare zitting 19.02.2013 De Raad, De raadsleden keuren het verslag zonder opmerkingen goed.
2. Algemeen beleid: jaarverslag van de OCMW- werking 2012 De OCMW-raadsleden ontvingen bij de uitnodiging het jaarverslag 2012 van het OCMW. Het jaarverslag zal ook op de website te vinden zijn. Sven Willaert, coördinator van de DGAT en poetsdienst en Gerda Vos, centrumleidster, geven uitgebreid toelichting bij de activiteiten van hun dienst in 2012. De raad neemt kennis van het jaarverslag.
Pagina 1 van 8
3. Dienstencentrum: goedkeuring bestek ontkoppeling nutsvoorzieningen De Raad,
Marleen Haertjens, coördinator van de uitvoerende diensten van de gemeente, geeft toelichting bij het bestek. FEITEN EN CONTEXT Op 10 december 2009 besliste de OCMW-raad principieel om het dienstencentrum aan te kopen. De eigenaar stelde als voorwaarde om het dienstencentrum te kunnen aankopen dat de nutsvoorzieningen worden ontkoppeld van het aangrenzende WZC Cantershof. Om dit voor te bereiden duidde de OCMW-raad op 12 juni 2012 studiebureau Arcade aan. ARGUMENTATIE Arcade heeft een bestek klaar. Op basis hiervan kan een marktbevraging gebeuren om een geschikte firma te vinden om deze ontkoppeling ook effectief uit te voeren. De opmaak van het bestek werd mee opgevolgd door Marleen Haertjens, de coördinator van de uitvoerende diensten van de gemeente Hove. Er wordt geopteerd om het luik vernieuwing van de ventilatie uit het dossier te laten. JURIDISCHE GROND De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en alle latere wijzigingen. Het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. Het KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en de bijlage bij het KB. FINANCIËLE IMPLICATIE Dit werk wordt door Arcade op € 31.536 geraamd. In het budget werd de € 130.000,00 voorzien voor aankoop van het dienstencentrum en ontkoppeling van de nutsvoorzieningen. Er dient rekening te worden gehouden met de kosten voor aansluiting van elektriciteit, water en gas op het net. BESLUIT eenparig Art. 1: Het bestek opgemaakt door Arcade wordt goedgekeurd. Art. 2: Conform de bepalingen m.b.t. de wet op de overheidsopdrachten zullen firma’s worden aangeschreven met de vraag om een offerte op te maken voor deze opdracht. Art. 3: De gunningscriteria dienen nog te worden bepaald en zullen via mail aan de raadsleden worden gecommuniceerd. Art. 4: Op een volgende raadszitting wordt een gunning van deze opdracht geagendeerd.
Pagina 2 van 8
4. Algemeen beleid: visie op vrijwilligerswerking De Raad, FEITEN EN CONTEXT Het OCMW werkt steeds meer samen met vrijwilligers voor het realiseren van zijn doelstellingen. Ongeveer 110 vrijwillige medewerkers zijn actief in: Ondersteunen van activiteiten in het dienstencentrum De MinderMobielencentrale De boodschappendienst Het preventiespel Buitenspel De Burendienst De trage PC-cursussen Sinds 2004 is het OCMW ook erkend als organisatie in het georganiseerd vrijwilligerswerk. ARGUMENTATIE Gezien de vrijwilligerswerking steeds meer een centrale rol speelt bij het OCMW, is het aangewezen om vanuit het bestuur een visie te ontwikkelen over deze deelwerking. Belangrijk is ook dat deze visie wordt gecommuniceerd naar de OCMW-medewerkers, zowel de vrijwillige als de betaalde. Deze visietekst wordt een onderdeel van een brochure die werd gemaakt voor (potentiële) vrijwillige medewerkers. ADVIES Dit voorstel wordt positief geadviseerd door de secretaris en de medewerkers die het meest met de vrijwilligers werken, Kathy Van Cauwenbergh (preventiewerkster) en Gerda Vos de centrumleidster. BESLUIT eenparig Enig artikel: Volgende visietekst m.b.t. de vrijwilligerswerking wordt goedgekeurd:
Pagina 3 van 8
Vrijwilliger in OCMW Hove: onze visie Het vastleggen van een vrijwilligersbeleid is belangrijk omdat je daarmee duidelijkheid creëert. Deze helderheid is noodzakelijk voor alle partijen: vrijwilligers zelf, maar ook de beroepskrachten, de klanten/gebruikers en het bestuur. Een vrijwilliger is volgens de vrijwilligerswet iemand die gratis en vrijwillig werkt voor anderen of voor de samenleving. Bovendien doet hij/zij dit in een organisatie: een feitelijke vereniging, VZW of openbaar bestuur. Visie op vrijwilligerswerk Het aanbod van het OCMW van Hove kan niet zijn wat het nu is zonder vrijwilligers, noch in haar ontstaansgeschiedenis noch in haar huidige werking. Het accent van het vrijwilligerswerk ligt voor het OCMW van Hove binnen het Dienstencentrum. Het is onze overtuiging dat vrijwilligerswerk een grote meerwaarde is in de organisatie. Een meerwaarde voor de klanten, gebruikers, deelnemers aan Buitenspel: vrijwilligers komen vanuit verschillende hoeken van de samenleving met hun overtuiging en frisse kijk. Ze vervullen een brugfunctie tussen mens en samenleving, ze bieden nieuwe netwerken, ze inspireren, ze spiegelen… Cliënten en gebruikers kunnen getroffen worden door het engagement dat vrijwilligers uitdragen. Een meerwaarde voor de vrijwilliger zelf: vrijwilligerswerk geeft een zinvolle tijdsinvulling, uitbreiden van sociale contacten en netwerken, groeikansen, ondersteuning en erkenning. Vrijwilligerswerk creëert ook betrokkenheid met mensen uit verschillende doelgroepen en maatschappelijke thema’s en biedt ruimte voor engagement en leren. Een meerwaarde voor het OCMW: vrijwilligerswerk is complementair met professionele krachten. Vrijwilligers brengen bijzondere kwaliteiten en competenties binnen en zorgen voor een frisse, enthousiaste wind binnen het OCMW. Hun inzet versterkt en verruimt het aanbod van diensten. Dankzij de inzet van de vrijwilligers beschikken wij over extra capaciteit in het kwaliteitsvol uitvoeren van onze kernopdrachten. Een meerwaarde voor de samenleving: vrijwillig engagement is een uitstekend recept tegen de verzuring en individualisering van onze maatschappij. Vrijwilligerswerk slaat bruggen tussen arm en rijk, autochtonen en allochtonen, mannen en vrouwen, ouderen en jongeren. Samenwerking leidt zo tot wederzijds begrip en vertrouwen. Vrijwilligerswerk is ook op economisch vlak belangrijk. Vrijwilligers nemen heel wat nuttige en noodzakelijke taken en activiteiten op die ervoor zorgen dat diensten betaalbaar zijn en blijven. Plaats van de vrijwilliger in het OCMW Vrijwilligers hebben een belangrijke en gelijkwaardige plaats in het OCMW. De taken die ze vervullen zijn essentieel voor de dienstverlening. Er wordt van de vrijwilligers dan ook kwaliteit verwacht, net zoals die verwachting er is bij de betaalde medewerkers. Die verwachting impliceert dat het OCMW de nodige randvoorwaarden aanbiedt om deze kwaliteit te kunnen bieden (zoals een duidelijke taakomschrijving, (logistieke) ondersteuning, vorming, …). Pagina 4 van 8
Vrijwilligers moeten hun taak dus ernstig nemen, maar dat kan alleen als het OCMW ook de vrijwillige medewerkers ernstig neemt. Dat wil enerzijds zeggen dat de vrijwilligers binnen hun duidelijk afgebakend takenpakket inspraak hebben in die deelwerking van het OCMW. Anderzijds betekent dit dat vrijwilligers een welomschreven en afgelijnde verantwoordelijkheid krijgen toebedeeld én die ook ten volle kunnen, zelfs moeten opnemen. De verhouding betaalde OCMW-medewerker/vrijwilliger is dus niet per definitie een hiërarchische relatie, waarbij de vrijwilliger sowieso ‘ondergeschikt’ is. De verhouding wordt bepaald door de verantwoordelijkheid die ze dragen: die moet duidelijk zijn én verschillend. Dit leidt tot een potentieel spanningsveld, want het kan dat, binnen die duidelijke verantwoordelijkheid, de betaalde medewerker zich dient te schikken naar de vrijwilliger: b.v. de vrijwilliger die achter de toog staat in het dienstencentrum kan vragen aan een betaalde medewerker om niet zelf drinken te nemen, maar dit te bestellen bij hem. Dit omdat de vrijwilliger de duidelijke verantwoordelijkheid heeft gekregen om de dranken te verkopen, de kassa correct bij te houden, de toog op orde te houden, … De ervaring leert dat betaalde medewerkers het hier niet altijd makkelijk mee hebben en dit soms ervaren als een hiërarchische opstelling van de vrijwilliger. Belangrijk is daarom dat deze visie duidelijk gecommuniceerd wordt naar alle medewerkers. Ter vergelijking: een poetsvrouw die verantwoordelijk is voor een proper gebouw, kan aan de CEO van het bedrijf dat er huisvest vragen om beter zijn voeten te vegen. Dat moet zij doen, als ze haar verantwoordelijkheid wil nemen en de CEO moet, als hij de poetsvrouw de kans wil geven haar job goed te doen, voortaan beter de voeten vegen. Binnen OCMW Hove wordt er expliciet geopteerd voor een werking op maat van de vrijwilliger zelf. De vrijwilliger kiest de frequentie (hoe dikwijls, hoe vaak, hoe lang…) en de mate van zijn engagement zelf. Het OCMW tracht zoveel mogelijk tegemoet te komen aan het aanbod van de vrijwilliger maar verwacht dan wel dat dit engagement wordt nagekomen. Op deze manier kan er vlotter, flexibeler en meer op maat van de vrijwilliger gewerkt worden zonder daarbij de kwaliteit van de dienstverlening uit het oog te verliezen. De vrijwilliger krijgt op die manier een stukje vrijheid om zijn engagement zelf in te vullen. Vrijwilligerswerk in onze samenleving is voortdurend in beweging en OCMW Hove erkent dit als een uitdaging. Creatief inspelen op een aantal maatschappelijke evoluties die ook het vrijwilligerswerk beïnvloeden is daarbij cruciaal (professionalisering van het vrijwilligerswerk, eigentijds vrijwilligersprofiel in onze werking integreren, vergrijzing van de bevolking,…). Bij het werven, motiveren, waarderen, behouden, evalueren van de vrijwilliger wordt creatief ingespeeld op deze maatschappelijke veranderingen. Onthalen en ondersteunen van de vrijwilliger
•
Verwelkomen van een nieuwe vrijwilliger
Nieuwe vrijwilligers binnen OCMW Hove worden op een gepaste manier onthaald. Dit houdt volgende stappen in: Bij de aanvang van het vrijwilligerswerk wordt de nieuwe vrijwilliger uitgebreid geïnformeerd over de werking van het OCMW in het algemeen, de dienst waar hij/zij ingeschakeld zal worden, de taken die hij/zij zal uitvoeren en vooral ook over zijn aanspreekpunt binnen de organisatie. Tijdens een rondleiding wordt de nieuwe vrijwilliger voorgesteld aan de OCMWmedewerkers en andere vrijwilligers. Indien nodig of zinvol kan de nieuwe vrijwilliger een tijdje meedraaien met een collega.
Pagina 5 van 8
Na deze proefperiode wordt (samen met de vrijwilliger) bekeken of hij/zij zich kan vinden in de taken en werkwijze. Indien nodig worden hier nieuwe afspraken gemaakt. De vrijwilliger wordt hierbij steeds voldoende omkaderd door te helpen met administratieve taken (vb. helpen bij invullen papieren RVA, een aangifte van schadegeval…) en antwoorden te bieden op al hun vragen.
•
Ondersteunen van de vrijwilligers bij hun engagement
OCMW Hove waardeert de inzet van de vrijwilligers. Met heel wat creativiteit toont het OCMW van Hove deze waardering via kleine attenties, etentje, uitstap... Het OCMW biedt ondersteuning en begeleiding van de vrijwilliger door de professionele medewerkers. Het OCMW maakt duidelijke afspraken met de vrijwilligers door middel van een overeenkomst. Het OCMW zorgt minstens jaarlijks voor opleidings- of vormingsmomenten. Het OCMW zorgt minstens één keer per jaar voor inspraak- en participatiemomenten oa door het organiseren van vergaderingen waar vrijwilligers de kans krijgen suggesties/feedback te geven over de organisatie, de werking, de medewerkers van het OCMW en hun eigen taakinhoud. Het OCMW ondersteunt de vrijwilligers met een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor schade die de vrijwilliger ten aanzien van derden toebrengt. Ook voor lichamelijke ongevallen zijn de vrijwilligers verzekerd. Het OCMW biedt de mogelijkheid tot terugbetaling van vervoerskosten en dit zowel voor het gebruik van het openbaar vervoer, als de fiets en de eigen wagen. Deze vergoeding geldt onder volgende voorwaarde: enkel de verplaatsingen in opdracht van het OCMW buiten Hove worden vergoed. En dit aan het vaste tarief dat ook voor de betaalde medewerkers geldt.
5. Algemeen beleid: vaststellen BBC beleidsdomeinen De Raad, Vanuit de fractie CD&V – Open VLD wordt voorgesteld om de beleidsdomeinen van gemeente en OCMW nog meer op elkaar af te stemmen. De leden van de OCMW-raad vinden het goed om dit idee verder te bekijken en uit te werken. Daarom wordt unaniem besloten om dit agendapunt uit te stellen tot een volgende OCMW-raad.
6. Algemeen beleid: IGEAN Energielening: aanduiden afgevaardigde beleidsgroep De Raad, FEITEN EN CONTEXT IGEAN Dienstverlening werd erkend door het FRGE (Fonds ter Reductie van de Globale Energiekost) als lokale entiteit voor het verstrekken van goedkope energieleningen voor energiebesparende werken in particuliere woningen, met bijzondere aandacht voor sociaal zwakkeren. Deze entiteit wordt “IGEAN energielening” genoemd. De OCMW ’s en gemeenten die
Pagina 6 van 8
lid zijn van IGEAN zijn in deze structuur mee vertegenwoordigd: elk OCMW kan iemand afvaardigen in de beleidsgroep van IGEAN Energielening. ARGUMENTATIE De OCMW-raad kan een vertegenwoordiger en een plaatsvervanger aanduiden voor de beleidsgroep van IGEAN Energielening. Deze beleidsgroep staat in voor het algemene beleid van de werking van IGEAN Energielening, zoals het nemen van de nodige maatregelen en het goedkeuren van procedures en reglementen. De beleidsgroep vergadert minstens 2 keer per jaar (’s avonds) JURIDISCHE GROND Programmawet van 27 december 2005, titel III. BESLUIT bij geheime stemming eenparig Art. 1: De Raad stelt de heer Walter Witvrouwen, raadslid, Haagbeuklaan 13, 2540 Hove aan om het OCMW te vertegenwoordigen in de beleidsgroep van IGEAN Energielening. Art. 2: Mevrouw Machteld Hofmans, raadslid, Lintsesteenweg 657, 2540 Hove wordt aangeduid als plaatsvervanger in de beleidsgroep van IGEAN Energielening. Art. 3: Een uittreksel van onderhavige raadsbeslissing zal aan IGEAN Energielening worden bezorgd.
7. Personeel: GSM- vergoeding secretaris en financieel beheerder De Raad, FEITEN EN CONTEXT Zowel de financieel beheerder als de OCMW-secretaris hebben een GSM-abonnement op eigen naam. Het is billijk hen voor de telefoonkosten die werk gebonden zijn hen een beperkte forfaitaire maandelijkse vergoeding te geven. ARGUMENTATIE Een abonnement afgesloten als particulier is voor de OCMW-secretaris en financieel beheerder goedkoper dan het groepsabonnement dat de gemeente afsloot met Mobistar. Tot voor kort had de OCMW-secretaris een abonnement via de gemeente. De maandelijkse facturen blijken hoger te zijn dan bij een als particulier afgesloten abonnement. Een forfaitaire bijdrage van het bestuur aan de secretaris en de financieel beheerder van € 15,00 is billijk én financieel voordelig voor het OCMW-bestuur. JURIDISCHE GROND Navraag bij het sociaal secretariaat van Schaubrouck leert dat een forfaitaire vergoeding door de werkgever mogelijk is. Deze vergoeding wordt niet als loon beschouwd en is in principe vrijgesteld van fiscale en sociale inhoudingen. FINANCIËLE IMPLICATIE Deze vergoeding betekent een totale kost van € 360,00. Die kost is lager dan de kosten die het bestuur had voor het gsm-abonnement van de secretaris. Pagina 7 van 8
BESLUIT eenparig Enig artikel: Aan de financieel beheerder en de secretaris wordt vanaf 1 april 2013 maandelijks een GSM-vergoeding betaald van € 15,00 per maand, als forfaitaire vergoeding voor werk gerelateerd GSM-verkeer .
8. Mededelingen van de voorzitter -
-
-
-
-
De kinderopvang Carrousel in de Kapelstraat is gesloten. De uitbaters zijn met de noorderzon vertrokken. Deze kinderopvang deed zich voor als erkend door Kind en Gezin, maar dat bleek niet correct te zijn. Voor de kindjes die er werden opgevangen is een oplossing gevonden. In de toekomst zal het niet meer kunnen dat zomaar een kinderdagverblijf wordt opgericht, maar zal een erkenning door Kind en Gezin sowieso vereist zijn. Nu volstaat een eenvoudige melding aan Kind en Gezin. Eind vorig jaar werden alle socio-, culturele en sportieve verenigingen in Hove gevraagd om een participatiecharter te ondertekenen. De respons tot nu toe is beperkt: slechts 8 verenigingen ondertekenden het charter. Er wordt bekeken of de verenigingen die nog niet tekenden hierover opnieuw zullen worden aangesproken. De VVSG deed een studie m.b.t. het al dan niet oprichten van een Vast Bureau door de OCMW’s. Daaruit blijkt dat 40% van de OCMW’s ervoor koos om geen Vast Bureau op te richten. 26 maart a.s. om 19u00 is het vrijwilligersfeest in het dienstencentrum. Alle raadsleden werden hiervoor uitgenodigd. De raadsleden worden gevraagd om geregeld de website ocmwhove.be te bekijken en opmerkingen, voorstellen tot verbetering, foutjes, enz. doorgeven aan de secretaris. Dat helpt om de site up tot date en correct te houden/maken. Op de volgende OCMW-raad zal een datum worden voorgesteld om op een denkdag i.s.m. medewerkers van het OCMW de beleidsdoelstellingen in het kader van BBC op te maken.
Aldus vastgesteld in de zitting van 16 april 2013.
Voor de Raad van Maatschappelijk Welzijn: Op last, Rob Van den Audenaerde Secretaris
Goedele Breyne Voorzitter
Pagina 8 van 8
