OCMW OUDENAARDE
Meerspoort 30 9700 Oudenaarde www.ocmwoudenaarde.be
PROCES-VERBAAL OVER DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN HET OCMW-OUDENAARDE VAN 09 DECEMBER 2013 Aanwezig
Verontschuldigd
Stefaan VERCAMER, voorzitter Marnic DE MEULEMEESTER, burgemeester Wouter DECOODT, Carine DE POTTER, Kathy JANSSENS, Eric MARTENS, David VANDEN BOSSCHE, Christine VANDRIESSCHE, Wim DHONT, Marleen VANSTEENBRUGGE, Tom WITTEBROODT, raadsleden Geert DE MEYER, secretaris Pieter-Jan VAN DE WEGHE, raadslid
OPENBARE ZITTING Budget 2013 - Budgetwijziging 2 Met meerderheid van stemmen wordt ingestemd met een tweede budgetwijziging van het budget 2013 waarbij de toelage behouden blijft op een bedrag van 3.756.519,14 EUR. Levering (huur) en onderhoud van kopieertoestellen – eventuele verbreking huidig contract en (nieuwe) toewijzing. Het huidig contract van de drie multifunctionele kopieertoestellen te verbreken en vanaf 1 februari 2014 te starten met een nieuw contract met een looptijd van 59 maanden zodat men vanaf 1 januari 2019 een gezamenlijk contract met de Stad Oudenaarde kan afsluiten. Het nieuwe contract toe te kennen aan de firma Ricoh Belgium, Medialaan 28A te 1800 Vilvoorde met als reden voordeligste offerte. Aankoop virtuele servers – toewijzing. In te stemmen met de aankoop van 1 fysieke server + nodige virtualisatie-software en backupoplossing, met inbegrip van 5 jaar onsite-garantie bij de firma Schaubroeck voor de totale som van € 23 538,54 BTW incl. Upgrade notulenbeheer. In te stemmen met het pilootaanbod voor de upgrade van het pakket notulenbeheer incl de nodige opleiding en implementatie voor de totale prijs van € 3769,15.
Goedkeuren van het proces-verbaal over de vergadering van 12 november 2013 en 20 november 2013 – openbare zitting. Goedgekeurd Het verslag van 20 november 2013 wordt goedgekeurd, mits aanvulling van het volgende: Pleidooi van de Raad om televisies van 1,5 jaar oud niet te vervangen.
Aanpassing inkomensgrenzen toekenning OK-Pas 2014 De inkomensgrenzen opgenomen in de criteria voor de toekenning van de OK-Pas en gebaseerd op de Europese armoedegrens EU-SILC norm 2010 worden vanaf 1/1/2014 vastgesteld op: 1 volwassene Bijkomende volwassene Kind > 14 jaar Kind < 14 jaar
€ 1050,80/maand € 525,40/maand € 525,40/maand € 350,27/maand
Huishoudelijk reglement Lokaal Opvanginitiatief voor asielzoekers Oudenaarde Het aangepast huishoudelijk reglement voor de lokale opvanginitiatieven voor asielzoekers in Oudenaarde toegevoegd aan dit besluit wordt goedgekeurd. Samenwerkingsprotocol Sociaal Verhuurkantoor Zuid-Oost-Vlaanderen en het OCMW Oudenaarde Het samenwerkingsprotocol met het Sociaal Verhuurkantoor Zuid-Oost-Vlaanderen vzw wordt vanaf 1 januari 2014 verlengd. De samenwerking met het SVK Zuid-oost-Vlaanderen wordt in het voorjaar 2014 in functie van de reorganisatie geëvalueerd. Invorderbaar verklaren van ontvangsten Invorderbaar verklaard. Betaalbaarstellen van facturen en rekeningen Betaalbaar gesteld. Opvolging bouwwerken op de sites ‘de Meerspoort’ en ‘Eine’: - goedkeuren van de verslagen van de werfvergaderingen - goedkeuren vorderingsstaten. de verslagen van de werfvergaderingen: de werfverslagen ‘veiligheidscoördinatie’: de werfverslagen ‘technieken’: de vorderingsstaten: worden unaniem goedgekeurd. Princiepsbeslissing met betrekking tot het steunen van Fair Trade en de aankoop van fairtradeproducten. Principieel ermee in te stemmen dat het OCMW de bepalingen van voormelde resolutie bijtreedt en Fair Trade steunt door bijv. fairtrade producten (koffie, fruitsap, …..) aan te kopen voor vergaderingen en op kantoor.
Samenaankoop met Stad en Politiezone van gas. Artikel 1 De gemeente Oudenaarde wordt, conform artikel 38 van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zoals tot op heden gewijzigd, aangeduid om in naam en voor rekening van het OCMW van Oudenaarde op te treden voor het sluiten van de overheidsopdracht strekkende
tot het aanduiden van een leverancier voor gas voor een periode vanaf de eerste dag aansluitend op het huidig leveringscontract tot en met 31 december 2017. Artikel 2 De machtiging bedoeld in artikel 1 geldt voor het bestek samenaankoop aardgas 2015-2017 zoals het aan het OCMW werd meegedeeld op 6 november 2013 en middels dit besluit wordt goedgekeurd. Artikel 3 De distributienetbeheerder wordt belast met het opmaken van een lijst met afnamepunten van het OCMW teneinde deze over te maken aan de gemeente voor opname in het bestek. Artikel 4 De gemeente wordt belast met alle procedurele verplichtingen m.b.t. de in artikel 1 bedoelde overheidsopdracht. De gemeente zal het gunningsvoorstel op basis van de goedkoopste regelmatige bieding ter consultatie meedelen aan het OCMW. Artikel 5 De gemeente zal Eandis cvba, Brusselsesteenweg 199, 9090 Melle, belasten met de materiële organisatie van de gunningsprocedure inzake aankoop van aardgas voor de gebouwen en installaties van de gemeente, het OCMW en de politiezone en de coördinatie ervan met de gunningsprocedures van de andere aanbestedende overheden. Artikel 6 Het OCMW machtigt de gemeente om op haar beurt volmacht te geven aan de leverancier voor het bekendmaken van de keuze van de nieuwe leverancier aan de distributienetbeheerder. Artikel 7 Het OCMW verbindt er zich toe om zelf de overeenkomstig het bestek aan haar gerichte facturen voor het op haar afnamepunten ter beschikking gestelde vermogen en de geleverde energie tijdig te betalen aan de leverancier. Artikel 8 Het OCMW en de leverancier zullen geschillen m.b.t. de leveringen op de afnamepunten van het OCMW via minnelijke onderhandelingen pogen op te lossen. In geval geen minnelijke oplossing gevonden wordt, vrijwaart het OCMW de gemeente integraal voor de geschillen m.b.t. leveringen op haar afnamepunten. Artikel 9 In geval van een betwisting m.b.t. huidige overheidsopdracht, anders dan onder art. 8 (afnamepunten van het OCMW), is het OCMW mee verantwoordelijk voor alle kosten in verhouding tot haar aandeel in de opdracht. Daartoe vrijwaart het OCMW de gemeente in verhouding tot haar aandeel van de opdracht. Samenaankoop met Stad en Politiezone van elektriciteit. Artikel 1 De gemeente Oudenaarde wordt, conform artikel 38 van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zoals tot op heden gewijzigd, aangeduid om in naam en voor rekening van het
OCMW van Oudenaarde op te treden voor het toewijzen van een overheidsopdracht strekkende tot het aanduiden van een leverancier voor elektriciteit voor een periode vanaf de eerste dag aansluitend op het huidig leveringscontract tot en met 31 december 2017. Artikel 2 De machtiging bedoeld in artikel 1 geldt voor het bestek samenaankoop elektriciteit 20152017 zoals het aan het OCMW werd meegedeeld op 6 november 2013 en middels dit besluit wordt goedgekeurd. Artikel 3 De distributienetbeheerder wordt belast met het opmaken van een lijst met afnamepunten van het OCMW teneinde deze over te maken aan de gemeente voor opname in het bestek. Artikel 4 De gemeente wordt belast met alle procedurele verplichtingen m.b.t. de in artikel 1 bedoelde overheidsopdracht. De gemeente zal het gunningsvoorstel ter consultatie meedelen aan het OCMW alvorens over te gaan tot effectieve gunning. Artikel 5 De gemeente zal Eandis cvba, Brusselsesteenweg 199, 9090 Melle, belasten met de materiële organisatie van de gunningsprocedure inzake aankoop van elektrische energie voor de gebouwen en installaties van de gemeente, het OCMW en de politiezone en voor de openbare verlichting en de coördinatie ervan met de gunningsprocedures van de andere aanbestedende overheden. Artikel 6 Het OCMW machtigt de gemeente om op haar beurt volmacht te geven aan de leverancier voor het bekendmaken van de keuze van de nieuwe leverancier aan de distributienetbeheerder. Artikel 7 Het OCMW verbindt er zich toe om zelf de overeenkomstig het bestek aan haar gerichte facturen voor het op haar afnamepunten ter beschikking gestelde elektrische vermogen en de geleverde elektrische energie tijdig te betalen aan de leverancier. Artikel 8 Het OCMW en de leverancier zullen geschillen m.b.t. de leveringen op de afnamepunten van het OCMW via minnelijke onderhandelingen pogen op te lossen. In geval geen minnelijke oplossing gevonden wordt, vrijwaart het OCMW de gemeente integraal voor de geschillen m.b.t. leveringen op haar afnamepunten. Artikel 9 In geval van een betwisting m.b.t. huidige overheidsopdracht, anders dan onder art. 8 (afnamepunten van het OCMW), is het OCMW mee verantwoordelijk voor alle kosten in verhouding tot haar aandeel in de opdracht. Daartoe vrijwaart het OCMW de gemeente in verhouding tot haar aandeel van de opdracht.
Opzegging polis arbeidsongevallen door AXA en hernieuwen polis vanaf 01/01/2014. Een contract af te sluiten met verzekeraar Ethias, via Van Welden, voor een periode van 2 jaar en dit vanaf 1 januari 2014 t.e.m. 31 december 2015. Dit aan de volgende premievoeten: - 1,75 % op de loonmassa van de arbeiders (+ 0,25 %) - 0,40 % op de loonmassa van de bedienden (geen verhoging) Opvolging: juridisch advies inzake de genoodzaakte funderingswijziging campus Eine – OCMW Oudenaarde / AMV architecten – studiebureau Riessauw. De Raad neemt kennis van het verdere verloop. Leveren en plaatsen van gordijnen in de nieuwbouwen woon-, leef- en zorgcentra in de Meerspoort en te Eine en in het gedeelte verbouwing in de Meerspoort – goedkeuren van de raming en de wijze van gunnen. Er wordt ingestemd met de raming en de wijze van gunnen via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, met betrekking op de levering en plaatsing van gordijnen in de nieuwbouwen woon-, leef-en zorgcentra in de Meerspoort en te Eine en in het gedeelte verbouwing in de Meerspoort. Voor onderhavige opdracht zijn de nodige kredieten voorzien in de investeringsenveloppe IE-2. Aldus vastgesteld in zitting van 09 december 2013 Namens de Raad: In opdracht: Geert DE MEYER secretaris
Stefaan VERCAMER voorzitter
