Verslag raadscommissie feestelijkheden, toerisme, burgerzaken en jeugd maandag 4 mei 2015 Aanwezig: De heer Dirk Vansina, schepen De heer Johan Geleyns, gemeenteraadslid – commissievoorzitter Mevrouw Lalynn Wadera, gemeenteraadslid- effectief commissielid Mevrouw Lothe Ramakers, gemeenteraadslid – effectief commissielid Mevrouw Liesbet Stevens, gemeenteraadslid – effectief commissielid Mevrouw Mieke Wellens, gemeenteraadslid – effectief commissielid Mevrouw Karin Brouwers, gemeenteraadslid – effectief commissielid Mevrouw Frieda Aerts, gemeenteraadslid – effectief commissielid Mevrouw Karen Van Herck, gemeenteraadslid – effectief commissielid Mevrouw Katelijne Dedeurwaerder, gemeenteraadslid- effectief commissielid Mevrouw Hilde Van Wichelen, gemeenteraadslid – effectief commissielid Mevrouw Lies Corneillie, gemeenteraadslid – effectief commissielid De heer Luc Ponsaerts, gemeenteraadslid – effectief commissielid De heer Fons Laeremans, gemeenteraadslid – plaatsvervangend commissielid De heer Hagen Goyvaerts, gemeenteraadslid De heer Kris Torfs, directeur burgerzaken – secretaris De heer Steven Dusoleil, directeur communicatie & stadsmarketing Mevrouw Karolien Hellemans, afdelingshoofd stadsmarketing Mevrouw Isabel Devriendt, afdelingshoofd jeugd Mevrouw Annick Robeets, deskundige evenementen - verslaggever Verhinderd: Mevrouw Heleen Witdouck, gemeenteraadslid – effectief commissielid De voorzitter verwelkomt Luc Ponsaerts als nieuw lid van de commissie. Goedkeuring van het verslag van de vergadering van 13 april 2015 Er zijn geen bemerkingen bij het verslag van 13 april 2015. Het verslag wordt goedgekeurd. Samenwerkingsovereenkomst vzw Straatbeeld – project KUNST#BAK De samenwerkingsovereenkomst wordt rondgedeeld en maakt integraal deel uit van het verslag. De directeur communicatie & stadsmarketing geeft een toelichting. Het is een samenwerking tussen de stad Leuven (dienst toerisme) en de vzw Straatbeeld. Het is een heel jonge vzw met als doel het straatbeeld creatief in te vullen. Er werd een aanvraag voor dit project ingediend en de dienst toerisme wenst hier graag op in te gaan omdat dit past binnen één van de strategische doelstellingen, nl. de promotie van een creatieve stad. In het Toeristisch Strategisch Beleidsplan vindt men drie grote pijlers. Dat is enerzijds werken rond het religieus en historisch patrimonium van de stad en anderzijds werken rond bier en smaak. Er werden de laatste jaren veel inspanningen geleverd rond deze twee pijlers. De derde pijler gaat over innovatie en creativiteit. Daar zal de volgende jaren meer en meer op worden ingezet. Er zullen een aantal projecten worden ontwikkeld. Dit project, dat de toon zet, kreeg de naam KUNST#BAK. Het idee werd geopperd om van de elektriciteitskasten in de stad kunstwerken te maken. Een eerste stap is om van de elektriciteitskasten (24) in het stadspark kleine kunstwerkjes te maken. Er werden tien jonge kunstenaars uit Leuven uitgenodigd om ontwerpen te maken. Voordat de kunstenaars aan het werk gaan wordt er folie op de kasten geplakt. De kasten kunnen beschilderd worden, er kunnen foto’s opkomen, er kan streetart graffiti opkomen, enz… De stad geeft een subsidie van € 10.000 om dit project te realiseren. De dienst toerisme zal een wandeling uitwerken en een meertalige folder uitgeven zodat de toerist en de bezoeker van Leuven meer duiding krijgen over dit project. Het zal een verzameling worden van kunstenaars uit verschillende disciplines. Het is de bedoeling dat de kunstwerken drie jaar op de kasten blijven. De vzw Straatbeeld heeft als ambitie – als dit project een succes wordt – om nog sponsors te zoeken om eventueel nog andere kasten in te kleden zodat er in de stad een parcours wordt ontwikkeld. Dit project werd in Antwerpen ook al gerealiseerd. Een raadslid vraagt of de stad Antwerpen dit project ook ondersteund heeft. Zij had dit reeds opgemerkt in het straatbeeld en zij vroeg zich af of dit door jonge kunstenaars was gerealiseerd en of
de stad dit (financieel) ondersteunde. Het kan niet bevestigd worden of dit een project is van de stad en of de stad Antwerpen dit financieel ondersteunt. Een raadslid vraagt naar het totale budget voor dit project. Het totale budget bedraagt € 17.000. De vzw probeert de resterende € 7.000 via sponsoring bijeen te krijgen. Er werd onder andere een sponsordossier bij Cera ingediend. Het raadslid stelt zich tevens de vraag of de stad niet de verzinkbare elektriciteitskasten moet promoten. Op het vernieuwde Herbert Hooverplein staan bijvoorbeeld drie tot vier kasten tussen het groen en dat is uiteraard geen mooi zicht. Een raadslid vindt dit een heel mooi project maar het staat haaks op de spontane streetart die ook al op veel plaatsen te zien is. Zij stelt zich de vraag of er over nagedacht is om deze twee projecten te combineren. De directeur bevestigt dat er een aantal streetartists meewerken aan dit project. Zij verwijst ook naar een project van twee studenten die een tour hebben ontwikkeld over streetart, samen met Leuven Leisure. Zij vindt niet dat dit een apart project moet blijven en zij ziet een grotere samenwerking zodat dit een ruimer beeld geeft over streetart in de stad. Een raadslid vraagt of er overleg nodig is met Eandis. Dit werd afgetoetst met Eandis en met de diensten van de stad en zij hebben toelating gegeven voor dit project en hebben een aantal voorwaarden opgelegd. Procedure voor het verwittigen van officiële instanties bij een overlijden De directeur burgerzaken licht dit punt toe. Er werd contact genomen met een aantal begrafenisondernemers en gevraagd wat zij aan de mensen meegeven als informatie. In de meeste gevallen is het correct maar er zijn verbeteringen mogelijk. Zij zijn echter geen vragende partij dat de stad voor hun een uniform document maakt. Zij doen dit liever op hun eigen papier en willen daar een persoonlijke toets aan geven maar de informatie die zij geven moet uiteraard correct zijn. De Koning Boudewijnstichting heeft vorig jaar een heel correcte brochure uitgegeven die zij op regelmatige basis up-to-date houden. Naast de informatie van de stadsdiensten, die louter administratief is, staat hier ook nog een heel deel andere informatie in. Er zal aan de begrafenisondernemers gevraagd worden om naast de informatie die zij meegeven ook deze brochure mee te geven aan mensen die met een overlijden geconfronteerd worden. Deze brochure wordt op de dienst burgerzaken ook als basis gebruikt voor mensen die aan het loket informatie komen vragen. Een raadslid vraagt of deze brochure dan getoetst is aan de situatie in Leuven zodat men samen met de informatie die men in Leuven krijgt weet wat men juist moet doen. Zij verwijst naar een begrafenisondernemer die gezegd had dat de betrokken instanties moesten verwittigd worden maar de vraag is welke instanties dit zijn. In de brochure zijn al deze instanties opgesomd. In principe moet men de pensioendienst niet zelf contacteren tenzij zij nog een extra pensioen geven, zoals De Lijn, de NMBS. De meeste begrafenisondernemers geven één blaadje mee en daar kan men moeilijk alle informatie op kwijt. Daarom wordt er nu gevraagd om de brochure of de link naar de brochure mee te geven: http://www.kbs-frb.be/uploadedFiles/KBSFRB/05)_Pictures,_documents_and_external_sites/09)_Publications/PUB_1991_Wattedoenwanneeru wpartnersterft.pdf. Een raadslid vraagt of deze link op de website van Leuven staat. Deze link staat op de website maar er zijn nog heel weinig mensen die zelf een aangifte komen doen. Budgetwijzigingen Jeugd Het afdelingshoofd jeugd verwijst naar de documenten die terug te vinden zijn op het extranet voor de gemeenteraad en overloopt deze budgetwijzigingen. Een raadslid vraagt van waar het geld komt dat verschoven is voor de toelage aan de vzw Arktos. Dit werd verschoven van het budget voor het hangjongerenbeleid. De schepen verduidelijkt dat de investeringsbudgetten die jaarlijks voorzien zijn en niet gebruikt worden automatisch overgedragen worden naar het volgende jaar. Burgerzaken De directeur burgerzaken overloopt de budgetwijzigingen. Het document, bezorgd door de financieel beheerder, wordt rondgedeeld en maakt integraal deel uit van het verslag. Een raadslid vraagt of er een cadeaucheque of een geschenk wordt gegeven aan de trouwers. De schepen geeft een opsomming van de geschenken die er worden gegeven. Bij huwelijken wordt een
kunstwerkje van Piet Stockmans overhandigd. Koppels die 50 jaar getrouwd zijn ontvangen een vergulde medaille, degenen die 60 jaar getrouwd zijn een vaas en degene die 65 jaar getrouwd zijn een karaf met 2 glazen. In alle geschenken worden de namen en de huwelijksdatum ingegraveerd. Er worden geen cadeaucheques overhandigd omdat er geopteerd wordt om een blijvend aandenken te geven. Communicatie&Stadsmarketing De budgetwijzigingen van communicatie & stadsmarketing worden toegelicht. Het document, opgesteld door de dienst, wordt uitgedeeld en maakt integraal deel uit van het verslag. Een raadslid vraagt of de verhoging van het budget met € 80.000 aan de vzw Leuvenement dient om de Thuisdag te betalen aan de VRT en om op die manier een deel van de btw te recupereren. Dat is inderdaad de reden geweest om de betaling van de Thuisdag via de vzw te laten verlopen. De bijdrage van de stad voor de Thuisdag bedraagt € 55.000 (exclusief btw) maar ook de kosten voor de overnachting en de catering vallen ten laste van de stad. Een raadslid vraagt wat er gebeurd met de € 100.000 die extra aan de vzw wordt toegekend en of er hier voorwaarden aan verbonden zijn. De schepen licht toe dat de vzw door het extra budget meer ademruimte krijgt. De voorwaarden liggen vast in de samenwerkingsovereenkomst tussen de vzw en de stad. Het geld kan gebruikt worden voor alles wat Leuvenement organiseert. Een raadslid vraagt hoeveel deze verhoging procentueel bedraagt. De toelage van de stad aan de vzw bedraagt nu € 230.000 en wordt vanaf 2016 verhoogd met € 100.000. Omwille van besparingen werd het bedrag van Beleuvenissen een paar jaar geleden verminderd met € 100.000; dat wordt nu opnieuw rechtgetrokken. Om de uitstraling van de zomerevenementen te verbeteren werd de toelage opnieuw opgetrokken met € 100.000. Het raadslid vindt dit een terechte beslissing. Een raadslid vraagt waar deze bijkomende toelage gaat op ingezet worden. De schepen verduidelijkt dat het bijkomend budget niet zozeer voor iets extra zal gebruikt worden maar op die manier kan de kwaliteit gegarandeerd worden want de vaste kosten liggen steeds hoger. Een raadslid vraagt waarvoor het extra budget voor de dienst communicatie aangewend zal worden. Het volledige budget voor drukwerken ligt vast en op die manier kunnen er nieuwe en extra dingen worden verwezenlijkt op vraag van het college. Zo zal er binnenkort een brochure worden uitgegeven met de plannen van het stadsbestuur die bij alle Leuvenaars zal worden bedeeld. Voor de volgende budgetwijzigingen werd er geen compensatie voorzien: 1. nominatieve toelage aan de vzw Academie voor het Leuvens Dialect (€ 10.000); 2. verhoging budget toelagen op basis van het reglement jubilea (€ 6.000); 3. nominatieve toelage Vriendenkring Mannen van 1973 (€ 1.400); 4. nominatieve toelage aan de vzw Leuvenement voor de betaling van de Thuisdag (€ 80.000); 5. verhoging van de toelage aan de vzw Leuvenement vanaf 2016 (€ 100.000); 6. verhoging van de werkingskosten (drukwerken) van de dienst communicatie (€ 50.000). Voorstelling van de indicatoren bij de jaarrekening Het afdelingshoofd jeugd overloopt de indicatoren acties met code Vlaamse beleidsprioriteit. Elk jaar dienen deze acties gerapporteerd te worden aan de Vlaamse overheid. Het document wordt uitgedeeld en maakt integraal deel uit van het verslag. Een raadslid heeft 2 opmerkingen: 1. In het document staat dat de afdeling jeugd speelpleinen organiseert en niet de vzw jeugdwerk. Zij vraagt zich af of dat niet tot problemen kan leiden als de vzw subsidies gaat aanvragen en dat men zou zeggen dat niet de vzw maar de afdeling jeugd dit organiseert. Het afdelingshoofd jeugd verduidelijkt dat in het financiële luik van dit document vermeld wordt dat er voor de organisatie van de speelpleinen een toelage wordt uitgekeerd aan de vzw jeugdwerk. 2. Zij vindt het logisch dat er naar Kabinet J verwezen wordt maar zij vindt het een beetje raar dat als er naar bewijzen van indicatoren verwezen wordt dat er dan doorverwezen wordt naar de onafhankelijke adviesraad Kabinet J. Het afdelingshoofd zegt dat er geen andere plaats is waar Kabinet J kan tonen wat zij doen. Zij vindt dit positief dat zij hier vermeld worden. Het raadslid blijft het raar vinden om te verwijzen naar een onafhankelijke adviesraad om aan te tonen dat de stad iets gerealiseerd heeft. De schepen verduidelijkt dat Kabinet J de jongeren de kans geeft om te participeren in het jeugdbeleid. Het raadslid vindt dat het enkel gaat om adviezen die zij afleveren. De schepen bekijkt dit als participatie. Het raadslid vindt wel dat
Kabinet J, dat een nieuwe invulling is van de jongerenraad, een onafhankelijke adviesraad moet blijven. De schepen beaamt dit maar hij vraagt zich af waarom ze, ondanks het feit dat ze onafhankelijk zijn, niet kunnen participeren. Het raadslid stelt vast dat zij duidelijk inhoudelijk van mening verschilt van wat Kabinet J is. Volgens haar is Kabinet J een adviesraad die ondersteunt wordt door de afdeling jeugd maar die niet deel uitmaakt van de participatiewerking. Zij blijft het raar vinden dat er verwezen wordt naar iets wat Kabinet J heeft georganiseerd om zo te kunnen aantonen dat de afdeling jeugd aan een indicator heeft voldaan. Een andere raadslid vindt dat men dit positief moet bekijken. Kabinet J zou fier moeten zijn dat ze mogen advies geven en participeren. De schepen vindt dat Kabinet J een stuk van de participatiewerking is van de jeugddienst. Een andere raadslid ziet geen probleem om een adviesraad op te nemen in de indicatoren om iets aan te tonen. Het afdelingshoofd jeugd heeft Kabinet J opgenomen onder deze indicator omdat zij wil aantonen dat de jongeren een stem krijgen in het beleid van de stad door organisaties van Kabinet J. Onder de indicator wordt ook het Scholierenparlement opgenomen. Een andere raadslid vindt dat men Kabinet J kan opnemen maar er mag niet verwezen worden naar de organisaties van Kabinet J omdat dit geen organisaties zijn van de stad. Het afdelingshoofd zou het jammer vinden dat Vlaanderen niet weet welke straffe dingen Kabinet J doet. De schepen verduidelijkt dat het niet de bedoeling is dat de stad het werk wil overnemen van Kabinet J. Zij worden opgenomen omdat dit een echte vorm van participatie is. Men is lang op zoek geweest naar een juiste manier waarop de jeugd een inbreng kan geven en haar mening kan zeggen. De vroegere jeugdraad was een politiek orgaan maar nu is er Kabinet J dat representatief is voor de Leuvense jeugd. Kabinet J mag haar werk onafhankelijk doen. Een raadslid had geen inhoudelijke opmerkingen bij deze indicatoren en zij is zeer blij met deze zeer uitgebreide toelichting. Ondanks het feit dat er geen jaarverslag meer moet gemaakt worden omdat men alles kan terugvinden in de jaarrekening stelt zij vast dat er heel veel indicatoren werden opgenomen. Zij vindt zelfs dat er te veel werk werd gedaan omdat er zo discussies ontstaan over punten en komma’s. Een raadslid stelt zich de vraag hoe via sociale media best gecommuniceerd kan worden met jongeren. Het raadslid vindt de opleiding monitorcursus voor maatschappelijk kwetsbare jongeren een aanprijzen waardig en uniek project. Samenwerkingsovereenkomst Arktos over vormingstraject De afdeling jeugd ondersteunt een aantal instanties die werken rond maatschappelijk kwetsbare jongeren. De vzw Arktos is daar één van. Er bestaat een algemene samenwerkingsovereenkomst met deze vzw. Omdat die over meerdere jaren gaat wordt deze voorgelegd aan de gemeenteraad. Het eerste deel van deze overeenkomst gaat over een toekenning van een subsidie van € 68.000 puur voor het traject rond vormingen. In het tweede deel wordt een huursubsidie van € 5.740,45 opgenomen. De vzw maakt gebruik van de conciërgewoning op De Bruul. Er wordt hiervoor een subsidie toegekend omdat zij een extra maatschappelijk taak krijgen, nl. de sociale controle op De Bruul. Een raadslid vraagt of deze subsidie voor Time-out is. Dat is een subsidie van de dienst onderwijs. Verandering kindermagazine Hinkedoe Hinkedoe was vooral een communicatiemiddel naar de ouders toe dat ontstaan is in 2002. De afdeling jeugd verzamelde alle activiteiten voor kinderen die werden opgenomen in dit driemaandelijks tijdschrift. Het tijdschrift wordt meer en meer overbodig omdat er met andere communicatiekanalen wordt gewerkt. Samen met de organisatie wordt er nu gestreefd naar een participatietijdschrift waar de kinderen mee mogen nadenken. De kinderen zullen zelf reporter zijn en zij gaan achter de schermen meewerken. Er zal heel veel met scholen gewerkt worden. Aanleg van het Park Belle Vue (speelmogelijkheden + participatietraject) Drie jaar geleden is er een participatietraject rond geweest. Er werd met de betrokken diensten en met de school De Ark en wijk Casablanca een traject uitgewerkt. Er zijn een aantal buurtvergaderingen geweest. De vragen van de volwassenen hadden vooral te maken met de infrastructuur en de natuur. De vragen van de kinderen hadden vooral te maken met de invulling van de speelmogelijkheden
(voetbalterrein, trampoline, water, enz….). Dit plan werd voorgelegd aan de ontwerpers en die hebben nu het definitieve plan voorgelegd. Veel van de vragen werden opgenomen in het uiteindelijke plan. Een raadslid vraagt of de groendienst ook betrokken geweest is bij de invulling want zij stelt vast dat hier een extern bureau is voor aangeduid. Hier kan geen uitsluitsel over gegeven worden. Het raadslid zou graag weten op welke basis de keuze wordt gemaakt om ofwel een extern bureau in te schakelen om ofwel een beroep te doen op de eigen diensten. In dit geval is het de grootheid die dit bepaald heeft. Een andere raadslid denkt dat het een combinatie is van factoren. In veel gevallen worden de architecten van de groendienst betrokken maar het zal ook afhangen van het werk dat er op dat ogenblik is. Het afdelingshoofd wil wel meegeven dat vanaf nu de groendienst in elke aanleg van een speelplein wordt betrokken. Herbestemming historisch stadhuis Dit punt werd op vraag van een raadslid op de agenda geplaatst. Hij licht zijn vraag toe. De haalbaarheidsstudie van SATIJNplus zou moeten afgerond zijn tegen het einde van het jaar en hij vraagt of er na afronding van deze studie binnen deze legislatuur dan niets meer wordt gedaan. De directeur communicatie deelt mee dat na de afronding van de studie de invulling verder zal gebeuren. De schepen deelt mee dat er binnen de legislatuur de nodige bestekken zullen uitgeschreven worden zodat dit een afgewerkt dossier is tegen het begin van de volgende legislatuur. Een ander raadslid vraagt zich af of men niet het risico loopt, aangezien deze studie nu klaar is, dat men de komende twee jaar moet vaststellen dat er dit of dat vergeten is en dat de studie moet aangevuld en bijgestuurd worden en dat men op die manier bezig blijft. De directeur communicatie geeft als voorbeeld de realisatie van M. De studie is begonnen in 2002 en is uiteindelijk gerealiseerd in 2009. Dat was ongeveer inhoudelijk hetzelfde traject dat er gevoerd is. Op dit moment zit het stadhuis in de fase waar er gewerkt wordt met een vlekkenplan. Dat betekent dat er nagegaan wordt welke functies er zeker moeten inzitten. Dan wordt onderzocht of die functies daar in kunnen en hoe die daar in kunnen. Een belangrijke vraag is bijvoorbeeld waar komt de hoofdingang want van daaruit gebeurt de verdere inhoudelijke invulling. Er is tijd nodig om deze invulling grondig te bekijken en te laten uitwerken door de architecten. Het raadslid vraagt naar het financieel plan. Tegen het einde van de studie dient SATIJNplus een schatting van de verbouwing te geven. Deze schatting staat los van de invulling zoals bijvoorbeeld de tentoonstellingsarchitectuur. Tegen het einde van het jaar dienen wel de grote infrastructuurkosten gekend te zijn. Er zal een subsidiedossier bij Toerisme Vlaanderen worden ingediend. Het raadslid vindt het heel belangrijk dat het stadhuis een zeer kwaliteitsvolle invulling krijgt want dit gebouw moet het icoon van de stad zijn. Hij wil door zijn tussenkomst op de gemeenteraad het gebouw opnieuw in de schijnwerpers zetten. Hij vindt ook dat elke Leuvenaar in dit project moet participeren en ermee moet achterstaan. Hij stelt zich de vraag hoever dit project financierbaar is los van de eventuele subsidie van Toerisme Vlaanderen. Het eindrapport van SATIJNplus zal aan de commissie worden voorgelegd. Mobiel dienstencentrum Dit punt werd op vraag van een raadslid op de agenda geplaatst. Een ander raadslid licht zijn vraag toe. Hij vraagt of er geen voorbeelden van andere steden (buiten Gent) – die meer in de grootorde van Leuven liggen – kunnen gegeven worden. Hij vraagt of de intentie bestaat om een mobiel dienstencentrum op te richten. De directeur burgerzaken kent geen andere stad die werkt met een mobiel dienstencentrum. De schepen stelt voor de oefening eens te doen en dit voor te leggen op een volgende commissie. Een andere raadslid stelt zich de vraag naar beveiliging. De directeur burgerzaken vindt dat als men beslist om dit te doen dat men het dan ook goed moet doen en dan betekent dit een vrij grote kost en een intensieve manier van werken voor het aantal burgers dat men slechts bereikt (met Gent als referentie). De aankoop van de wagen en de ombouw van de wagen in Gent bedroeg € 300.000. Het grote probleem was ook om iemand te vinden die met de wagen wil en kan (rijbewijs D nodig) rijden. De wagen moet ook uitgerust worden met beveiligde verbindingen. In Gent zijn er iets minder dan 5.000 bezoekers per jaar (4.000 voor burgerzaken + 1.000 voor algemene vragen). Een raadslid vraagt of de sluiting van de deelgemeentehuizen geen besparing kan zijn. Hij vraagt naar de openingsuren. Deze worden op donderdag open gesteld van 14.00 tot 20.00 uur. Varia Geen variapunten. Annick Robeets Verslaggever
