Verslag raadscommissie feestelijkheden, toerisme, burgerzaken en jeugd maandag 9 februari 2015 Aanwezig: De heer Dirk Vansina, schepen De heer Johan Geleyns, gemeenteraadslid – commissievoorzitter Mevrouw Lalynn Wadera, gemeenteraadslid- effectief commissielid Mevrouw Liesbet Stevens, gemeenteraadslid – effectief commissielid Mevrouw Mieke Wellens, gemeenteraadslid – effectief commissielid Mevrouw Heleen Witdouck, gemeenteraadslid – effectief commissielid Mevrouw Karin Brouwers, gemeenteraadslid – effectief commissielid Mevrouw Frieda Aerts, gemeenteraadslid – effectief commissielid Mevrouw Karen Van Herck, gemeenteraadslid – effectief commissielid Mevrouw Katelijne Dedeurwaerder, gemeenteraadslid – effectief commissielid Mevrouw Hilde Van Wichelen, gemeenteraadslid – effectief commissielid Mevrouw Lies Corneillie, gemeenteraadslid – effectief commissielid De heer Pierre Neefs, gemeenteraadslid – plaatsvervangend commissielid Mevrouw Sabine Bovend’aerde, gemeenteraadslid – plaatsvervangend commissielid De heer Hagen Goyvaerts, gemeenteraadslid De heer Kris Torfs, directeur burgerzaken – secretaris De heer Steven Dusoleil, directeur communicatie & stadsmarketing Mevrouw Annick Robeets, deskundige evenementen - verslaggeefster Verhinderd: Mevrouw Laila El Abouzi, gemeenteraadslid – effectief commissielid Mevrouw Lothe Ramakers, gemeenteraadslid – effectief commissielid
Goedkeuring van het verslag van de vergadering van 12 januari 2015 Er zijn geen bemerkingen bij het verslag van 12 januari 2015. Het verslag wordt goedgekeurd. Toelichting over het gemeenschapscentrum De Bosstraat in Wilsele-Putkapel Samantha Magera, architect, geeft een toelichting over het gemeenschapscentrum (GC). Er wordt een korte presentatie uitgedeeld. Deze presentatie maakt integraal deel uit van het verslag. Op de foto op de 1ste pagina ziet men het gebouw in de huidige toestand. Op de foto ernaast krijgt men een inpantingsplan met de juiste locatie. Het huidige gebouw is in zeer slechte staat. Er is geen isolatie, de keuken is heel slecht en er zijn regelmatig problemen met de riolering. Het gebouw leende zich om verbouwd te worden maar in het kader van Leuven klimaatneutraal werd er gekozen voor een nieuwbouw die bijna energieneutraal zal zijn. Op de 2de pagina staat het grondplan van het gebouw. Er is 1 grote zaal die kan opgesplitst worden in verschillende kleinere units. Men kan kiezen tussen 1 grote ruimte of 1 of meerdere kleinere units. Dat is ten opzichte van het vorige gebouw zeker een meerwaarde. Meerdere verenigingen kunnen tegelijkertijd het gebouw huren. Op pagina 3, 4 en 5 vindt men 3D schetsen. Een raadslid vraagt wanneer de werken starten. De start van de werken is voorzien vlak na het bouwverlof. Een raadslid vraagt naar de kostprijs. Het budget is geraamd op € 1.500.000 verspreid over twee jaren (2 x € 750.000).
De voorzitter vraagt of het huidige gebouw tegelijkertijd wordt afgebroken. Dit zal vroeger gebeuren maar in onderling overleg met de school. Een raadslid vraagt of de nieuwbouw komt daar waar nu het huidige gebouw staat of op de huidige parking. Het gebouw zal iets centraler staan. De parking zal zich iets anders situeren maar het is de bedoeling om evenveel parkeerplaatsen te behouden. De inplanting is veranderd omdat de kinderkribbe ook gaat verbouwen en die komen iets naar voor en daardoor kan het nieuwe GC niet meer zo diep geplaatst worden. De voorzitter deelt mee dat er achter het GC een verkeersarme zone komt. In de huidige situatie moeten de kinderen die van de school naar de polyvalente zaal (ligt helemaal rechts achteraan) gaan dwars het terrein kruisen en de wagens passeren langs daar. Nu is het de bedoeling om aan de linkerkant een autovrij zone te creëren zodat de leerlingen langs daar naar de polyvalente zaal en de fietsenstallingen kunnen gaan. De wagens zullen aan de rechterkant van het gebouw geparkeerd kunnen worden. Er zullen ook zonnepanelen geplaatst worden op het dak en in het gebouw zal een warmtepomp (of waterpomp) geplaats worden zodat het gebouw opgekoeld kan worden in de zomer zonder airco. Een raadslid vraagt welke de voornaamste invulling van het GC nu is. Allerlei verenigingen maken er nu gebruik van. De schepen vindt dat dit in combinatie moet gezien worden met het huidige ontmoetingscentrum (aan de kerk gelegen) dat zal omgevormd worden. Het is de bedoeling om de huidige site (waaronder ook het zwembad) te vernieuwen. Het is de bedoeling dat alle verenigingen die nu gebruik maken van het huidige GC en de gebruikers van het vroegere parochiecentrum samen in dit nieuwe complex kunnen.. Een raadslid vraagt naar de huurprijs van het GC. De schepen deelt mee dat de prijzen vastgesteld en uniform zijn in die zin dat alle prijzen berekend worden per m² voor alle lokalen in de deelgemeenten zodat er dus overal dezelfde prijs betaald wordt. Een raadslid vraagt of er nog ruimte is voor nieuwe verenigingen of initiatieven. Er is zeker nog wat ruimte omdat de invulling van het gebouw anders is opgevat zodat er meerdere verenigingen tegelijkertijd kunnen gebruik maken van het GC. Er worden wel voorzieningen getroffen dat ‘standaard’ – gebruikers hun materiaal kunnen opbergen. Een raadslid vraagt of het enkel de bedoeling is dat lokale verenigingen gebruik maken van het GC of dat iedereen hiervan gebruik kan maken. De schepen verduidelijkt dat er, net zoals voor de andere lokalen, een onderscheid is in de huurprijs voor de Leuvense erkende verenigingen en voor de niet erkende verenigingen van buiten Leuven. Zij vraagt of het GC ook voor privé-initiatieven kan gehuurd worden (vb. verjaardagsfeest). Dit kan en de prijs hiervoor wordt berekend op basis van de vastgestelde tarieven. Een raadslid vraagt dat de verenigingen vragende partij waren voor deze nieuwbouw of dat de nieuwbouw er komt door het weghalen van het ontmoetingscentrum op de zwembadsite. De voorzitter deelt mee dat het in eerste instantie de bedoeling was van de stad om te investeren in de huidige zaal en om het gebouw te strippen en te renoveren. Omwille van de kostprijs van de renovatiewerken in het kader van klimaatneutraal werd beslist om dit niet te doen. De schepen vult aan dat er plannen waren om het gebouw energetisch efficiënter te maken. Het huidige gebouw was ook moeilijk te isoleren en daarom werd beslist om het gebouw te slopen. Het gebouw diende klimaatneutraal te worden en dat kon, maar dan enkel door een zeer hoge kostprijs te betalen. Ook het dak was niet sterk genoeg om zonnepanelen te plaatsen, tenzij er zware investeringen werden gedaan. Daarom werd er geopteerd voor een nieuwbouw omdat dan ook de inplantingsplaats kon aangepast worden. Daardoor kwam er ook een oplossing voor de moeilijke verkeerssituatie. Een raadslid vraagt wat het verschil is in kost tussen de oorspronkelijke renovatie en de uiteindelijke nieuwbouw. Voor de renovatie was er een bedrag van € 1.250.000 voorzien. Een raadslid vraagt hoe het gesteld is met de geluidsdichtheid van de nieuwe zaal. Bij de huidige zaal was dit geen probleem en bij de organisatie van fuiven viel het geluid heel goed mee maar de nieuwe zaal heeft veel meer deuren dan de huidige zaal. Het raadslid vreest dat in de zomer bij hoge temperaturen de deuren gaan opengezet worden en dat er meer overlast gaat zijn. De nieuwe zaal is zeer goed geïsoleerd dus dat is zeker een pluspunt. Natuurlijk zal het concreet gebruik moeten geëvalueerd worden.
Een raadslid vraagt wat er zal gelegd worden op het voorplein. Komt er gras of wordt er iets anders voorzien? De schepen deelt mee dat het geen gewoon gras zal zijn maar de groendienst is dit nog aan het bekijken. Een raadslid vraagt of de aanbesteding al loopt. De schepen deelt mee dat het bestek goedgekeurd is maar dat de aanbesteding nog niet is gebeurd. Een raadslid vraagt of deze nieuwbouw past in het ruimtelijk plan van Wilsele. Zij vraagt wat de plannen zijn en of dit ruimtelijk plan ook nog voorgelegd wordt aan de commissie. De schepen deelt mee dat de nieuwbouw niet in strijd is met het ruimtelijk plan. Het zwembad moet ook nog vernieuwd worden. Het jeugdhuis komt mee in het nieuwe complex. Er zal ook plaats voorzien worden voor winkels en woningen. De grote lijnen voor het maken van een dorpskern met verschillende faciliteiten blijft wel behouden. Het zal waarschijnlijk niet meer hetzelfde plan zijn zoals het oorspronkelijk was voorgesteld. Een raadslid vraagt naar de stand van zaken in het dossier rond het zwembad. Er werd nog geen beslissing in genomen. De inschrijvingen zijn binnen maar men is de offertes nog aan het onderzoeken. Een raadslid deelt mee dat de school nu een extra kost heeft door een nieuwe buitenmuur die er moet komen. Zij vraagt wat het standpunt van de stad hier in is. De brief is toegekomen maar de stad heeft nog geen standpunt ingenomen. Dit moet nog bekeken worden. De voorzitter deelt mee dat links van het gebouw de fietsenstallingen komen te staan (die worden verplaatst naar aanleiding van de nieuwbouw). Links van de fietsenstallingen staat de oude jongensblok en die is men aan het renoveren. Bij de opmaak van het bestek, de plannen en de subsidieaanvraag stond de zaal daar nog tegen en was die kant geïsoleerd. Door de wijziging moet er nu een buitenmuur geplaatst worden en heeft de school een extra kost. De school vraagt of er daar naar een oplossing kan gezocht worden. Overzicht van de drukkosten van de verschillende evenementen in 2014 Het overzicht van de drukwerken (gerangschikt per dienst) in 2014 word verdeeld. Dit document maakt integraal deel uit van het verslag. De directeur communicatie geeft een korte toelichting bij de verschillende drukkosten. De voorzitter deelt mee dat dit punt op vraag van een raadslid op de agenda werd geplaatst. Het raadslid zou graag in detail een overzicht krijgen van de kosten die in 2014 gemaakt zijn voor de druk van brochures, folders, enz… van de verschillende evenementen. Zij heeft het gevoel dat er heel veel geprint en gedrukt wordt in een tijd waar er juist minder moet gedrukt worden. Zij denkt dat er op een aantal posten zeker nog kan bespaard worden. De lijst die rondgedeeld wordt geeft niet alleen een overzicht van de drukkosten voor evenementen maar geeft een overzicht van alle drukkosten gemaakt door de stadsdiensten. Op deze lijst staan niet de drukwerken gemaakt en betaald via de vzw’s van de stad. De drukwerken geleverd door de vzw Leuvenement, 30CC en Tofsport staan hier bijvoorbeeld niet op. Deze uitgaven zijn een verantwoordelijkheid van de RvB van de diverse vzw’s en dienen daar dan ook te worden besproken. Het raadslid vraagt of ze het totaalbedrag dat uitgegeven wordt aan drukwerken gemaakt door de vzw’s dan niet kan krijgen omdat zij wil weten hoeveel geld zij hieraan besteden. De dienst communicatie heeft geen bevoegdheid over deze vzw’s. Er kan vanuit de dienst hierop niet worden ingegrepen. De schepen vindt dat er geen oordeel of appreciatie over kan gegeven worden daar het niet de bevoegdheid is van de commissie. In het overzicht staat het bedrag van de bestelbon en het eventuele saldo. Er kan nog een saldo zijn indien er bijvoorbeeld een prestatie minder of niet geleverd werd of omdat de facturatie nog niet gebeurde. - Info Leuven: hiervoor werd een bedrag van € 46.190,77 voorzien. Dit bedrag lag zeer laag omdat Rondom (Corelio) uitdrukkelijk deze opdracht wou binnen halen en zij onder de prijs gegaan zijn. Een raadslid vraagt naar de opdracht voor Info Leuven voor 2015. De opdracht aan Rondom is verlengd met vijf maanden. Er is nu een
-
-
-
-
-
-
-
-
nieuw bestek gemaakt dat heel binnenkort aan het college wordt voorgelegd. Dit bestek gaat over de periode mei 2015 – juni 2016. Naast Info Leuven wordt ook het jaarboek verdeeld in alle brievenbussen. Een aantal raadsleden geven mee dat het niet zou verdeeld zijn in Wijgmaal. Dit zal zeker nagevraagd worden. Een raadslid vindt dat de kwaliteit van het jaarboek (foto raadsleden) van vorig jaar niet goed was. Deze brochure wordt betaald via de advertentie. Aangezien de stad geen financiële bijdrage hierin levert staat de stad niet zo sterk. Het bureau zoekt zelf de adverteerders en maakt daar een stuk winst op. Er werd dit jaar zeker op gehamerd om degelijke kwaliteit af te leveren en er werd gevraagd om het bestek zo goed mogelijk te volgen. Ruilovereenkomst tussen De Lijn en de stad Leuven. De stad heeft een ruilovereenkomst met De Lijn voor de aankondiging van 5 evenementen per jaar op de busflanken. Deze ruilovereenkomst dient budgettair te worden geboekt (€ 40.837,50) maar het is zo dat enkel het bedrag van de btw effectief betaald wordt. De Lijn maakt een tegenfactuur op naam van de stad op voor het bedrag exclusief btw zodat beide facturen elkaar opheffen. De bedragen vindt men zowel terug aan de uitgavenkant als aan de inkomstenkant zodat dit een nul operatie is. Men vindt ook kleinere bedragen terug die dan gaan over het drukken van flyers, banners en brochures die heel projectgebonden zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld over flyers voor WOI, uitnodigingen voor officiële plechtigheden, drukwerken naar aanleiding van Vlaanderen Feest, enz… Er wordt geprobeerd om een evenwicht te zoeken tussen de digitale communicatie en de schriftelijke communicatie omdat ervan uitgegaan wordt dat nog niet iedereen toegang heeft tot de digitale media. 80% van de bevolking heeft toegang tot de digitale media. Zelfs 93% bij families met kinderen. Dan is er ook nog de vraag naar facebook en twitter maar daar is het percentage kleiner. Dankzij de smartphones gaat het wel in stijgende lijn maar procentueel ligt het toch nog onder de 50%. Op dit ogenblik is het dus nog niet opportuun om alles in te zetten op digitale communicatie. Voor de herdruk van de brochures aan de balie van toerisme vindt men een bedrag terug van € 16.000. Er is veel vraag naar deze brochures. Een raadslid vraagt of dit enkel gaat over de gratis brochures die meegegeven worden aan toeristen of dat het ook gaat over de te betalen brochures. Het gaat zowel of de gratis als over de te betalen brochures. Zij vraagt of deze brochures enkel aan de balie te verkrijgen zijn. Deze brochures worden niet alleen aan de balie ter beschikking gesteld maar worden ook meegenomen naar beurzen. Bij bezoeken van groepen worden deze brochures ook ter beschikking gesteld. Het gaat meestal over brochures in viertalen. Een andere groot bedrag zijn de drukkosten voor de buurtkranten. Deze kranten worden verspreid in de verschillende buurten, o.a. in Casablanca en in de Mannenstraat. Deze krantjes worden in de bussen verdeeld en zijn zeer toegankelijk en worden specifiek per buurt gemaakt. Ze zijn noodzakelijk om al de mensen te bereiken en geven ook het gevoel van samenhorigheid. De voorzitter vraagt wat het bedrag in de 2de kolom juist betekent. Dit is het budget dat er voorzien is per budgetsleutel. Dit budget wordt niet alleen aangewend voor de desbetreffende drukwerken. Een raadslid stelt vast dat er gewerkt wordt met verschillende drukkerijen. Zij vraagt zich af waarom er niet 1 offerte kan uitgeschreven worden voor deze drukwerken. Op die manier moet de prijs toch gedrukt kunnen worden. Zij begrijpt dat niet alles in dat bestek kan worden opgenomen maar de druk van bijvoorbeeld brochures moet toch
-
-
-
te bundelen zijn. Het werken met één aangeduide leverancier draait meestal negatief uit voor de stad. Het is om te beginnen al moeilijk om in te schatten welke drukwerken er nodig gaan zijn. Maar men geeft ook een soort van exclusiviteit aan die drukker. Het probleem is dat de drukwerken die niet in het bestek zijn opgenomen driemaal duurder gaan betaald worden. Theoretisch is dit mogelijk maar in de praktijk draait het altijd negatief uit, niet alleen voor de stadsdiensten maar ook voor de vzw’s. De ervaring leert dat dit niet het ideale scenario is. Voor het drukken van het jeugdmagazine ‘Mijn Leuven’ is er een budget van € 16.100 voorzien. Deze brochure verschijnt vier maal per jaar. Een raadslid vindt dit een zeer mooie en aantrekkelijke brochure en ze vindt het belangrijk dat de jeugd moet bereikt worden maar zeker de jeugd is actief op de sociale media en ze moet vaststellen dat veel van de brochures in de school in de vuilbak belanden. Een ander raadslid vindt dat de school hierover moet aangesproken worden want het is zeer spijtig dat de instanties zo weinig interesse tonen want zij moeten zorgen dat de brochures van de stad het doelpubliek bereiken. Zij vindt niet dat dit argument mag gebruikt worden om de druk van deze brochure in vraag te stellen. Zij weet uit ervaring dat deze brochure veel gelezen wordt en wel verspreid wordt binnen de scholen. Zij vindt dat het raadslid die dit voorbeeld aanhaalt ook maar de naam van de school moet geven. Het ander raadslid stelt vast dat niet alleen deze brochure maar nog andere brochures niet gelezen worden door de leerlingen. Het probleem zal alleszins gesignaleerd worden aan de jeugddienst. De schepen wil toch meegeven dat de jeugddienst hier heel positieve reacties op krijgt. Een raadslid vraagt of het bedrag van € 8.925 enkel de drukkosten zijn voor de stadsmonitor of ook de inhoudelijke bevraging. Voor de stadsmonitor voorziet de Vlaamse overheid voor Leuven een representatieve netto steekproef (=aantal effectief ingevulde vragenlijsten) van 600 respondenten en staat ook in voor de financiering hiervan. De mogelijkheid bestaat om de netto steekproef voor een stad uit te breiden door middel van extra bevragingen. Door de netto steekproef (=aantal effectief ingevulde vragenlijsten) uit te breiden wordt het mogelijk om, in plaats van een globaal beeld te krijgen van de stad, ook zicht te krijgen op resultaten per geografische deelentiteit, zoals bvb. deelgemeente, wijkzorggebied of wijk. Zo wordt differentiatie in de resultaten bekomen wat heel wat beleidsrelevante informatie oplevert. Bovendien kunnen de resultaten worden bekeken in relatie tot de tweejaarlijkse veiligheidsbevraging die de politie Leuven organiseert, waarbij de steekproef statistisch significant wordt gemaakt tot op hetzelfde geografische niveau. Een raadslid vraagt of er folders of flyers zelf ontworpen worden door de dienst communicatie of dat er altijd een beroep gedaan wordt op een externe firma. De dienst communicatie heeft geen lay-outer in dienst maar sommige eenvoudige drukwerken worden zelf gelay-out. Dat gaat dan over een flyer, een uitnodiging, een simpel affiche. Een dtp’er zou zijn geld zeker opbrengen. In het communicatieplan is voorgesteld om een aantal bedragen te bundelen zodat een dtp’er kan worden aangesteld. Het raadslid denkt ook dat deze persoon zich zeer nuttig zou kunnen maken. Een ander raadslid vindt wel dat deze persoon ook de online campagnes moet kunnen uitwerken. Er kan dan ook een beroep gedaan worden op de online drukkerijen die nog veel goedkoper zijn. Een raadslid geeft mee dat drukkerij Bulckens/Zwart-op-Wit een online drukkerij is die heel goedkoop is. Zij kan begrijpen dat het niet evident is om voor alle drukwerken een vaste drukker aan te stellen maar
-
-
een basispakket moet toch kunnen toegewezen worden voor een heel jaar. De schepen geeft mee dat dit al gebeurd. Drukkerij Acco is aangesteld voor een heel jaar voor de basisdrukwerken. Een raadslid heeft een vraag over de brochures voor de studenten in Leuven. Zij vraagt of dit in samenspraak is met de KU Leuven en met de hogescholen. Er zijn drie brochures: 1. Een brochure die naar alle laatstejaarsstudenten uit de humaniora gestuurd wordt. 12 % van de drukkosten worden betaald door de stad en de rest door de KU Leuven. In deze brochure vindt men niet alleen de verschillende opleidingen maar er wordt ook meegegeven wat er in Leuven te doen is en waarom Leuven interessant is om daar te studeren. Deze brochure is heel doelgroep gericht. 2. Een Nederlandstalige brochure die samen met de KU Leuven wordt gemaakt en die bij de inschrijving van de studenten wordt overhandigd. In deze brochure vindt men vooral praktische en culturele informatie. Daar dit een vrij omvangrijke brochure is wordt er overwogen om deze brochure niet meer te laten drukken omdat de informatie die aangeboden wordt ook digitaal te verkrijgen is. 3. Een Engelstalige brochure voor de buitenlandse studenten. Deze brochure is inhoudelijk vergelijkbaar met de Nederlandstalige alleen is het voor een andere doelgroep. Deze buitenlandse studenten kunnen wij niet noodzakelijk bereiken. De informatie in de brochure staat ook nergens op een website. Een raadslid vraagt of deze informatie toch niet op een website kan geplaatst worden zodat ook deze brochure overbodig wordt. Het is zo dat de website duurder kan uitvallen in het onderhoud dan de drukkosten voor deze brochure. Zij begrijpt dat dit het eerste jaar duur zal uitvallen maar nadien moet er toch niet veel meer aan gewijzigd worden. Men mag het onderhoud van een website niet onderschatten. Het aanbrengen van wijzigingen brengt veel werk en tijd met zich mee. Op dit ogenblik is de papieren brochure goedkoper. Een raadslid vraagt wat er met de 6.500 naamkaartjes voor India House Leuven gebeurd. Het opbouwen van een netwerk is het belangrijkste instrument om India activiteiten te promoten. Met dat doel werd er voor elk van de leden van de stuurgroep - die zich allemaal op vrijwillige basis inzetten - een pakket naamkaartjes aangemaakt. Omdat het prijsverschil tussen de verschillende hoeveelheden was quasi nihil was werden er 6.500 gedrukt.
Varia -
-
Een raadslid vraagt waarom de vlag van Wijgmaal niet in de wandelzaal van het stadhuis hangt en wel de vlaggen van de vier andere deelgemeenten. De vlaggen die in de wandelzaal hangen zijn de vlaggen van de (ooit zelfstandige) gemeenten Leuven, Heverlee, Wilsele en Kessel-Lo en aangezien Wijgmaal nooit een zelfstandige gemeente geweest is, is er geen officiële vlag van Wijgmaal. (bijkomende uitleg van archivaris Marika Ceunen als bijlage). Een raadslid vraagt hoeveel aanvragen er reeds gebeurd zijn voor de naamsverandering van kinderen. Het raadslid zou ook graag weten hoeveel kosten de ouders moeten maken per kind om een naamsverandering door te voeren. Ze heeft zich laten vertellen dat dit in sommige gemeenten nogal aantikt omdat men alle
officiële documenten moet aanpassen. De directeur burgerzaken zal tegen volgende commissievergadering een overzicht maken van de veranderde naamwetgeving en de gevolgen ervan bespreken. Agenda commissie 9 maart 2015.
Verandering naamwetgeving kinderen
