Verslag Algemene Leden Vergadering FC Engelen d.d. 16 januari 2014 Algemene Ledenvergadering Seizoen 2012-2013 ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Plaats: Tijd: Aanwezig: Afmelding:
Clubhuis FC Engelen 20.05 uur tot 21.52 uur zie presentielijst leden (bijlage) M. van Maaren, Tom in ‘t Veld, Harrie Hermans, Niels Koers, Frank van de Bergh, Sven van Hoof. (Steven Hommerson komt later) Notulist: Mieke Humblé _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________
1.
Opening De vz opent de vergadering aanvang 20.05 uur en heet iedereen welkom. De penningmeester M. van Maaren heeft zich afgemeld ivm verblijf in het buitenland voor zijn werk. Mededelingen De secretaris meldt welke andere leden zich hebben afgemeld. De voorzitter schorst direct de vergadering om Joost Hettinga en Suzanne Schaars (eigenaar van een sierradenlijn Cliccreations) een, door hen gesponsorde, AED met opbergkast aan de club te laten overhandigen. Deze wordt onder o nder grote dankzegging overhandigd Vervolgens wordt het lid William Mimpen als nog gehuldigd voor zijn 40 40-jarig jubileum. Door oor storm en brandschade is het oude ledenbestand vernietigd waardoor in 2012 geen volledig beeld van de jubilarissen kon worden verkregen om tijdens de huldiging alle jubilarissen in het zonnetje zonnet e te zetten. William heeft alsnog een oorkonde ontvangen. William was 2,5 jaar geleden al 40 jaar lid. De voorzitter heropend de vergadering. Het afgelopen afgelopen seizoen heeft het bestuur naar de volgende familieleden een condoleancekaart gezonden waarvan dierbaren zijn overleden. De overledenen zijn: Maarten Gerssons zijn zoontje is lid van FC Engelen, Harrie Vermeer en de vrouw van Jan Eksteijn. Bertus Batens en zijn vrouw hebben aangegeven dat dat zij gaan stoppen als kantinebeheerders na dit seizoen.
2.
Vaststellen Agenda. Agenda Er zijn géén n agendawijzigingen, iedereen gaat akkoord met de agenda zoals deze is gepresenteerd.
3.
Vaststellen van de notulen van de vorige jaarvergadering d.d. 24 24-01-2013 Het verslag erslag wordt met de volgende opmerkingen vastgesteld: o Jubileumboek heeft volgens A. van Eekeren circa € 3700,00 gekost. Het bestuur geeft aan dat in het hogere bedrag ook andere aan het jubileum verwante kosten geboekt zijn.
1
o E. Voets merkt op dat in het verslag verslag bij boete belasten gele en rode kaarten verkeerd staat omschreven. Hij bedoelde prestatief of recreatief niveau. Na aanleiding van worden de volgende punten en actie’s besproken: o Pagina 1: Actiepunt grote goals is afgewerkt. o Pagina 2: Actiepunt hypotheek wordt in deze ALV behandeld. o Pagina 4: Actiepunt Inboedelverzekering komen we op terug. Het verzekeringspakket wordt opnieuw herzien. FC Engelen heeft tegen de WOZ-aanslag aanslag van 2011 een bezwaar ingediend. Voor 2012 is het gebruikersdeel van de OZB betaald. Op 1 januari 2014 is FC Engelen nog steeds geen eigenaar. Er is wel voor een mogelijke aanslag naheffing eigenaarsdeel gereserveerd. o Pagina 6: Officieel is FCE nu lid van de Vereniging van gebruikers Engelerhart (VvGE). Het contract is getekend. o Het Beleidsplan wordt tijdens deze ALV besproken. o De regeling beëindiging certificaten is afgewerkt. Degene die verzocht hebben om het bedrag terug te ontvangen, zijn inmiddels betaald. Het resterende deel is geactiveerd in het seizoen 2013-2014. 2013 2014. Dit kom komt ten goede van verbetering verlichting veld 1. o LED-verlichting verlichting voor het hoofdhoofd en trainingsveld wordt door experts afgeraden en is op dit moment geen optie. Wij zijn wel met een verlichtingsonderzoek voor veld 1 bezig. S. de Schepper vraagt: waarom geen LED-verlichting? verlichting? Het rendement is nog onvoldoende genoeg ontwikkeld voor veldverlichting en de aankoop c.q. investerings kosten zijn nog veel te hoog. Door experts wordt aanbevolen om die stap nu nog niet te maken. o Pagina 7: De vernieuwde website is gereed. geree o Een coördinator en leden t.b.v. Normen waarden commissie zijn nog niet gevonden. o Afrastering veld 2 wordt niet door de gemeente gefaciliteerd. Bestuur doet verder onderzoek naar een oplossing c.q. alternatief. o D. Huisman merkt op dat de kosten voor de gele g ele kaarten nog niet op de leden gevorderd worden. Vz: begin 2014 zal aanvang worden genomen met incasseren boetes seizoen 2013-2014.Er 2013 2014.Er zijn opstart problemen bij de debiteurenadministratie. Prioriteit heeft gelegen bij de contributie. Verwachting is dat de d problemen m.b.t. innen boetes snel zullen zijn opgelost. Het beleid voor de doorbelasting van boetes is wel afgetikt. o Pagina 8: Problemen omtrent de overvolle bezetting zaterdagvoetbal, is zoveel mogelijk geprobeerd om met tijden te schuiven. De Vz heeft aan de KNVB gevraagd om de jeugd op zondag te laten spelen. spelen.Voor de KNVB is dit geen beletsel, mist de tegenstanders op vrijwillige basis op zondag komen spelen. Dit is nog niet realiseerbaar aangezien je dan andere verenigingen mee moet krijgen. krijgen Deze willen niet. o Het vrijmaken van sneeuw is door het bestuur besloten om dat in de toekomst niet te doen. o De vraag om in de kerstvakantie te trainen is aan de trainers/leiders zelf.
2
o Een delegatie van de de Carnavalsvereniging de Terpers komt donderdag voor carnaval op bezoek. Op zondagochtend maken zij gebruik van de kantine vanaf 09.00 uur om medailles en dergelijke uit te reiken. Wij zullen op de website naar de leden vermelden dat zij van harte welkom zijn om bij deze carnavalsactiviteit aanwezig te zijn. zijn. Ook zal worden opgeroepen vooral aan de optocht mee te doen. o Activiteitencommissie om e.e.a. voor de Senioren te organiseren is opgepakt. Sven van Hoof zit in de commissie en er is 1 activiteit verricht. 4.
Jaarverslag van de secretaris De communicatiecommissie communicatiecommissie heeft de vernieuwde website opgepakt. Dit is positief ontvangen. De secretaris bedankt de communicatiecommissie en met name Stefan de Schepper voor zijn grafische ontwerp en inzet. Aantal zaken baart ons zorgen: Invullen bestuurslid sponsoring en en het opnieuw inrichten van de sponsoring. Dit is momenteel een speerpunt. Tevens zijn er diverse vacatures van vrijwilligers die nog ingevuld dienen te worden. Deze lijst staat op de website. Mochten jullie mensen weten die iets voor de club kunnen betekenen betekenen laat ze dan contact opnemen met het bestuur.
5.
Jaarverslag van de penningmeester Door afwezigheid van de penningmeester wordt de presentatie door de vz uitgevoerd. Resultatenrekening In het eerste volledige seizoen is de omzet van de kantine sterk geg gegroeid. Er waren 2 piekmomenten: nacompetitie en het KNVB toernooi. Ook op de reguliere zaterdagen en zondagen wordt een hogere omzet gedraaid. Tevens is er een contributiegroei door forse toename van het ledenaantal. Achterstallige contributie is goed ingelopen. lopen. Nog maar enkele niet betalende leden. Deze zijn of vertrokken of mogen niet spelen en trainen. In het Sponsorgeld is een daling ontstaan. Ditit komt omdat we vorig seizoen een eenmalige gift hebb ebben en ontvangen van de hoofdsponsor. P. de Visser en de Vz. hebben zich enorm ingezet om sponsorgelden te innen. Inkoop en personeel voor de kantine zijn gestegen als gevolg van de hogere omzet. Ook is geïnvesteerd in kantine benodigdheden. Daarentegen zijn de kosten van huur/energie/ water lager dan begroot. De kosten voor de vrijwilligersbarbecue vielen hoger uit dan beraamd. Dit geldt ook voor schoonmaak, welke is gestegen aangezien daar meer inhuur voor nodig was. Balans Het Clubhuis is in de balans meegenomen, waarvoor wij nog moeten betalen aan de gemeente. De gemeente heeft een gedeelte betaald voor de aflossing van de hypotheek op het oude clubhuis. Wij moeten de gemeente nu nog de afgesproken
3
aankoopsom betalen. We hebben hiervoor thans voldoende liquide middelen middelen. Voorts moeten we nog geld krijgen van de gebruikersvereniging Engelerhart. 6.
Verslag van de kascommissie+ decharge van bestuur De kascommissie heeft het financiële jaarverslag gecontroleerd met de aftredend en nieuwe penningmeester. Zij geven aan om het volgende seizoen met een betere specificatie van de posten te komen. Voorts is er een opmerking over de liquiditeit, welke nu beter is. is We moeten de aankoopsom voor het clubhuis nog betalen. Hun advies is te bezien bezien of dit met een beperkte hypotheek kan. Tevens geven ze aan om volgend jaar de voorraden in de balans op te nemen. Het vermogen is vertienvoudigd. We moeten nog wel wat betalen. Pandwaarde is 60% van de stichtingskosten. Het verslag van kascommissie wordt ordt overhandigd en het bestuur wordt gedechargeerd voor het seizoen 2012-2013. 2013. De leden stemmen in. De kas commissie wordt bedankt voor haar inspanningen
7.
Verkiezing leden van de kascommissie De kascommissie stelt zich weer verkiesbaar voor het nieuwe jaar. Er zijn géé géén ander kandidaten die zich verkiesbaar stellen. De leden gaan unaniem akkoord met de continuering van de huidige kascommissie.
8.
Samenstelling Bestuur Bestuursleden aftredend Marco van Maaren is aftredend bestuurslid. Overige bestuurleden blijven aan. Ondanks de afwezigheid van Marco wordt de dank uitgesproken voor zijn werkzaamehden , in bijzonder zijn rol m.b.t. de financiële zijde van de nieuwbouw. Het bestuur zal op een nader moment, op passende wijze aandacht besteden aan het vertrek van an Marco. Bestuursleden estuursleden toetredend Alexander Prins stelt zich beschikbaar als penningmeester. De ALV gaat unaniem akkoord met de nieuwe penningmeester. Alexander Prins treedt toe tot het bestuur. De Vz en de leden verwelkomen de nieuwe penningmeester.
9.
Vaststellen ststellen van de begroting De nieuwe penningmeester geeft de presentatie van de begroting voor het seizoen 2013-2014. 2014. Hij heeft aan dat het bestuur de lijn zal aanhouden van het afgelopen seizoen. Stefan de Scheper merkt op dat de opbrengsten clubhuis hetzelfde zijn dan afgelopen seizoen, seizoen maar de e kosten worden wel hoger. Penningmeester geeft aan het advies van de KNVB aan te houden. Verder stelt hij voor de contributie te verhogen met 1,5%. De inflatie is 1,7% en de leden stemmen in met het voorstel. Vanaf de eerst volgende contributierun (dat is in januari 2014) wordt de contributie met 1,5% verhoogd. Stefan tefan de Schepper vraagt waarom wij niet standaard inflatieverhoging van de contributie vragen. Het bestuur neemt deze suggestie mee.
4
Tevens geeft de penningmeester aan dat er een uitdaging komt. Met de omzetcijfers voor de horeca komen wij over de grens voor een btw btw-plichtige exploitatie. De intentie is een werkgroep op te richten (eventueel met hulp van fiscalisten) om te bekijken hoe we dat gaan aanpakken. aan De vz geeft aan de ambitie te hebben om het clubgebouw hypotheek vrij te hebben. Dat kan b.v. doormiddel van weer een loterij. 10. Technisch beleid Voetbal: Senioren Er zijn 6 senioren teams en helaas is er afgelopen seizoen geen team kampioen geworden. Wel heeft het 1e elftal de halve finale van de OmroepBrabantcup gehaald. Het recreatieteam Veldzicht heeft het afgelopen seizoen hier getraind en proef gedraaid. Wij zijn met hen overeengekomen om hier recreatief te blijven voetballen en de spelers spele betalen contributie. De samenwerking senioren en jeugd <20 en <23 zijn stappen gezet. Het beleid om Engelense jeugd door te laten groeien en spelen is zichtbaar. De compleet A2 is overgegaan naar het 4e seniorenelftal in nieuwe seizoen. De hoofdtrainer heeft vorig jaar zijn contract verlengd en blijft ook het komende seizoen. Eugene Geene traint het 2e met Marcel als leider. Keeperstrainer voor seizoen 2013 2013-2014 is vastgelegd. Jeugd Er zijn 34 jeugd teams in de competitie. competitie Er is nog geen ledenstop stop maar we moeten wel goed organiseren en creatief zijn om alles goed te laten verlopen. Veel ervaren trainers blijven van de F-jes jes tot en met de A betrokken, wat een goede zaak is. De structuur van het jeugdkader in 2012-2013 2012 2013 is weer wat aangepast. De jeugdvoorzitter itter geeft aan dat ze met een aantal leden rond de tafel hebben gezeten om te kijken hoe ze de structuur beter kunnen borgen. Er is verder gewerkt aan de voetballende opleiding teams. Voetbalschool heeft een contract voor 2 jaar getekend. Ook de Engelense Engelense jeugd heeft zich hier bij aangesloten. Er zijn een aantal trainers geslaagd voor de trainerscursus en voor de C meiden en D meiden bestaat een wachtlijst. De indeling voor de trainingsavonden is veel puzzelwerk. Ook het programma op de zaterdag wordt het steeds voller. De jeugdvoorzitter geeft aan dat ze op zoek zijn naar vrijwilligers voor het wedstrijdsecretariaat. Op het wedstrijdsecretariaat is veel werk aangezien het invullen van de wedstrijdformulieren en ook voor de lagere elftallen digitaal ingevuld worden. worden In het seizoen zijn de gesprekken/samenwerking met medi-fitness medi fitness Engelen gestart. Helaas was de opkomst laag. Tot slot hebben we een mooie bekerfinaledag van de KNVB gehad.
5
11.
Overige mededelingen: Afhandeling overeenkomsten en financieel nieuwbouw Paul Buitenhek geeft aan, we zitten hier nu al weer 2 jaar in dit complex. Maar nog steeds is niet alles afgehandeld. Bij herhaling is aan de gemeente verzocht om akte van eigendom bij de notaris te laten passeren. Dit heeft nog niet p plaats gevonden en we moeten dus nog steeds de aankoopsom betalen. Er is de gemeente diverse keren gevraagd om deze afhandeling. De gemeente is nu aanzet om de koopakte te laten passeren en de vereniging van eigenaren op te richten. Wat inmiddels wel afgehandeld afgehandeld gaat worden met de gemeente is de nieuwe huurovereenkomst van de velden. Daarin zijn wij degene die daar in vertraagd hebben. Dit komt door veld 4, waarover klachten waren (o.a. te harde ondergrond voor senioren). De gemeente heeft recent extra rubber-infill ru infill toegevoegd, en het veld is nu iets beter, maar nog niet goed. Er wordt nog met de gemeente gesproken over een andere oplossing. Afhandeling van afspraken met de andere gebruikers Engelerhart hebben plaats gevonden. Administratief worden de kosten kosten van energie, beveiliging (alarmdienst) etc. hierin ondergebracht. De overeenkomst is afgehandeld. Ook met de afspraken met de Schuilplaats voor het gebruik en schoonmaak toiletten, kosten internet en telefoon zijn vastgelegd. Binnenkort wordt er een overeenkomst vereenkomst ondertekend. Beleidsplan 2014-2020 2020 Er was een vigerend beleidsplan tot 2011. Het bestuur heeft h toen besloten het nieuwe beleidsplan op te schorten en dit jaar een nieuw beleidsplan op te stellen. Er is een beleidsplandag geweest. Er is een afspraak af spraak uit gekomen om een avond te beleggen met een afvaardiging vanuit de club om te kijken waar we naar toe moeten. Door 2 studenten(leden FCE) van de Avans Hogeschool in Tilburg is een onderzoek verricht. Ze hebben een aantal aanbevelingen gedaan deze worden ook in het beleidsplan meegenomen. Vraag: Maarten Klompenburg omtrent sfeer in de kantine (meer voetbal uitstraling) wordt hier iets mee gedaan. De voorzitter geeft aan dat dit meegenomen wordt. Alle ideeën zijn welkom. Normen en waarden binnen de d vereniging Vorig jaar is dit ook aan de orde geweest. Het bestuur zit op de lijn van de KNVB. VZ maakt deel uit van een gemeentelijke commissie veilig sporten in ’s ’sHertogenbosch. Deze commissie heeft een concept convenant met een aantal voetbalverenigingen ngen en andere buitensportverenigingen opgesteld. Deze is klaar en wordt op 14 februari 2014 ondertekend. Dan zal het bestuur hier aandacht aan gaan besteden en vertalen naar activiteiten binnen FCE.
6
Beleid schenken alcohol per 1-1-2014 1 Er was al een alcoholmatigingsbeleid holmatigingsbeleid binnen de club. Deze is nu aangepast aan de huidige wettelijke regels per 1-1-2014. 1 2014. Wij staan niet toe dat jongeren onder de 18 jaar alcohol bestellen en nuttigen op het sportcomplex. Het bestuur houdt zich hier aan en het kantinepersoneel kantinepersoneel heeft hiervoor strikte instructies. Hiertoe is er een bericht geplaatst op de website. De Vz doet een beroep aan alle trainers, leiders en ouders om dit beleid te ondersteunen en te omarmen. Vrijwilligersbeleid Tessa Zwanepol wordt voorgesteld. Zij gaat het vrijwilligersbeleid ontwikkelen en geeft uitleg hoe dat binnen FC Engelen kan plaats vinden.. Momenteel hebben we circa 140 vrijwilligers van de in totaal 660 leden. Een club die professioneel om wilt gaan met haar mensen maar wel op een gezellige, amicale en sportieve manier. Dat houdt in dat we gaan kijken hoe om te gaan met vrijwilligers. Immers: zonder vrijwilligers, geen club. club. Zij gaf het voorbeeld aan dat de tijden aan het veranderen zijn. Sportclubs om ons ons heen hebben al een soort van 'verplichte vrijwillige werkzaamheden' opgenomen in haar reglement. Blijkbaar noodzakelijk. Want als we serieus willen sporten, willen we ook gefaciliteerd worden. En daarvoor hebben we jullie allemaal nodig. Iedereen is waardevol waa rdevol en welkom. De gewenste posities zijn door 1 of door meerdere personen in te vullen. Zo kan de tijd die men erin steekt prima verdeeld worden. Ook een vorm van samenwerken en delen. Dus voel je je geroepen om ook iets voor de club te doen........voel je meer dan welkom! Tessa en het bestuur horen je graag! 12.
Rondvraag Eugene Geene kan er iets aan de kantine gedaan worden wor en dat deze meer de uitstraling krijgt van een voetbalkantine. Eventueel een sfeercommissie in te stellen. De voorzitter geeft aan dat het bestuur dit zal meenemen.
13.
Sluiting De vz sluit de vergadering niet voordat bekend is, dat Pierre de Visser Engelenaar van 2013 is geworden. De VZ geeft de waardering aan naar alle vrijwilligers. Pierre van Harte Gefeliciteerd. Om 21.52 uur sluit de voorzitter de ALV en het bestuur trakteert de leden op een consumptie.
7
Actiepunten uit de vergadering. o o o o o o o o o
Afhandelen aankoop/eigendom clubhuis met gemeente Wordt de vereniging BTW--plichting? Financiële verantwoording voor het seizoen 2013-2014 2013 meer gedetailleerd illeerd specificeren Vacature bestuurslid sponsoring invullen Invullen diverse vacatures (vrijwilligers) Beleidsplan 2014-2020 2020 afhandelen Vrijwilligersbeleid ontwikkelen Stefan de Schepper stelt voor standaard inflatieverhoging voor de contributie op te nemen. Maarten Klompenburg omtrent sfeer wordt hier iets mee gedaan. Eugene Geene kan er iets aan de kantine gedaan worden dat deze meer de uitstraling krijgt van een voetbalkantine. Eventueel een sfeercommissie in te stellen.
8
