Verslag Algemene Leden Vergadering TVR 4 februari 2014

Verslag Algemene Leden Vergadering TVR 4 februari 2014 1. Opening De voorzitter heet alle aanwezigen van harte welkom op de Algemene Ledenvergadering 2014 van TV Rijsenhout

2. Ingekomen en mededelingen. Peter Daalman (secretaris) meldt dat er in totaal 41 aanwezigen zijn. Hieronder een aantal nietspelende leden, die geen stemrecht hebben. Afmeldingen heeft hij ontvangen van: Nicole Ammerlaan, Ed de Bruijn, Ria de Bruijn, Stefan Homan, Nicole van Kalmthout, Herman Heijtel, Jose van der Vaart, Aline van Luling, Egbert op ’t Hof, Monique Ammerlaan, Gerard van Gameren, Joke van Gameren, Gill Zant, Jennifer Heijtel, Nicole Eveleens, Evelien Walraven, Joop Sollman, Katja Mulder. Overige mededelingen:  Geen vragen stellen tijdens de ALV (behalve presentatie van Bas aangaande Financieel Verslag). Overige vragen kunnen pas gesteld worden tijdens de rondvraag.  Vrijspeelbaan tijdens evenementen. Info hierover treft u aan op onze website.  Er komt nog een bordje op het hek m.b.t. Art.461.(Verboden toegang voor Onbevoegden).  Mochten de leden signaleren dat er mensen aan het tennissen zijn die geen lid zijn van TVR, worden verzocht om één van de bestuursleden in te schakelen. Hierop zal dan actie ondernomen worden.  Huishoudelijk Reglement aanpassen m.b.t. Art. 64 lid a) Verkoop van alcoholhoudende dranken aan personen jonger dan 16 jaar is verboden. Moet > 18 jaar worden per 01-01-2014.  Anita Martens gaat tijdelijk haar werkzaamheden van ledenadministratie overgeven aan Katja Mulder.  Alle zaken met betrekking tot Tenniscollege Louis van Rijn zijn afgehandeld. Tennisschool Haarlemmermeer van Eric Krijger gaat de lessen verzorgen op TVR. Op 8 maart 2014 wordt er een demodag georganiseerd. Nadere info hieromtrent binnenkort op de site. Inschrijven lessen vanaf heden mogelijk via de site van de Tennisschool Haarlemmermeer. 3. Goedkeuring van de notulen van de ALV 12 februari 2013. Opmerkingen Edwin Aelbers:  Punt 5: Met Michiel Peters is na de ALV 2013 in goed overleg besloten om een ander lid te benaderen voor de kascontrole commissie. Dit vanwege het feit dat zijn dochter Barbara Peters in het bestuur van TVR zit. In het kader van eventuele belangenverstrengeling is hiervoor gekozen. Eric Traa heeft de controle samen met Ria de Bruijn uitgevoerd.  Punt 6: Aanpassing Huishoudelijk Reglement (H.R.) in het kader van art.10. Uit nader onderzoek geleid door Edwin Aelbers is gebleken dat niet het H.R. aangepast dient te worden maar de Statuten. Op dit moment loopt het verdere onderzoek hierin nog, en zal verder opgepakt worden. De eventuele kosten (o.a. notaris) voor deze aanpassing zijn vrij hoog. Verder zijn er geen op- en aanmerkingen, en het verslag van 2013 is daarmee goedgekeurd. 4. Financieel verslag 2013, begroting 2014, Vaststelling Contributie en IVA-toeslag 2014. Bas Mulder (penningmeester) nodigt iedereen uit om richting de beamer te komen, hier zal op een scherm de presentatie van het Financieel Verslag 2013, de begroting voor 2014 plaatsvinden. Bas Mulder (penningmeester) Sportverenigingen in Nederland staan door de aanhoudende economische recessie onder zware druk. De inkomsten lopen terug door afnemende ledenaantallen, teruglopende kantine-inkomsten en dalende sponsorinkomsten. Daartegenover staan stijgende kosten van onderhoud, kantine-inkopen en energie, water en milieuheffingen. Helaas is dit beeld één-op-één van toepassing op Tennisvereniging Rijsenhout. Uit onze cijfers over 2013 wordt duidelijk dat de inkomsten afgenomen zijn t.o.v. de realisatie van vorig jaar. Ons ledenaantal loopt terug en de kantine-inkomsten vallen licht tegen. Positief punt is de hernieuwde focus op sponsoring, waardoor deze inkomsten een positief beeld laten zien.

Tevens zijn de kosten toegenomen. Met name onderhoudskosten, energiekosten, KNLTB-kosten en kantine inkopen. Gelukkig is er aan de kostenzijde ook goed nieuws te melden. De sponsorkosten ad €4.663 betreffen eenmalige kosten van o.a. winddoeken en telramen. Dit betekent dat bij minimaal gelijkblijvende sponsorinkomsten in 2014, het resultaat op sponsoring hoger uit zal vallen. Daarnaast is onze lening uit 2010 ad €82.000 door een eenmalige extra aflossing in 2013 van €14.100 (naast de reguliere aflossing) in slechts 3 jaar tijd afgenomen tot slechts €23.950. Voor de resterende aflossing hebben wij zelfs nog 3 jaar de tijd. Dit impliceert dat wij ondanks bovengenoemde landelijke trend tóch in ruime zin in staat zijn aan onze financiële verplichtingen te voldoen. Concluderend is het financieel gezien een zeer spannende tijd en geven de financiële cijfers wat mij betreft voldoende vertrouwen voor de continuïteit van TVR in de nabije toekomst. Daarnaast geeft Bas de uitleg waarom het Bestuur ervoor heeft gekozen om de contributie voor 2014 niet te verhogen. De reden is als volgt, om niet alle leden de “dupe” te laten worden van het teruglopende leden aantal en daarom de contributie te verhogen. Het bestuur heeft ervoor gekozen om alle tennisminnende spelende leden binnen en buiten onze vereniging te laten betalen voor hogere kantineprijzen. Hiermee hoopt het bestuur de gemiste inkomsten wat opgezegde leden betreft en contributie naar de KNLTB toe op te vullen.

5. Benoeming kascontrole commissie 2014 Walter van der Ham en Eddy Feis bieden zich hiervoor aan en is bij deze besloten.

6. Beleidszaken 2014. Presentatie door de diverse commissies. Jeroen Verbeek (sponsorcommissie) Tijdens de algemene ledenvergadering van 4 februari jl. heeft de sponsorcommissie met alle aanwezige leden het afgelopen jaar nog eens onder de loep genomen. Zaken als wat is er goed gegaan, wat kan er worden verbeterd en wat zijn de behaalde resultaten stonden onder andere op de agenda. Op de avond zelf werd nog maar eens onderstreept dat TV Rijsenhout in feite niet zonder haar sponsoren kan. De sponsoren stellen TV Rijsenhout in staat om de vereniging op een gezonde manier te laten voortbestaan. Hierdoor wordt het (sport) plezier voor jong en oud gewaarborgd en kunnen we een belangrijke sociale functie blijven vervullen binnen onze dorpskern. Ondanks het huidige economische klimaat heeft de vereniging in 2013 haar sponsoren grotendeels kunnen behouden en zelfs nieuwe sponsoren mogen verwelkomen. Een ontwikkeling waar we zeer content mee zijn en deze positieve lijn willen we graag de komende jaren doortrekken. Naast het optimaal benutten van onze bestaande sponsormogelijkheden, hebben we het afgelopen jaar een aantal nieuwe items met succes weten te introduceren waaronder de windscreens en de scoreborden. Tevens hebben we een nieuwe hoofdsponsor voor het open toernooi kunnen verwelkomen in de vorm van Rosa Plaza en waren alle sponsoren + partner uitgenodigd tijdens het Open Toernooi voor een hapje en drankje. In het eerste kwartaal van 2014 zullen we in de kantine van TV Rijsenhout een flatscreen tv gaan ophangen waarop naast allerlei mededelingen, volop ruimte zal zijn voor sponsororen om hun advertentie weer te geven. Een nieuw item dus waarmee wij denken meer sponsoren te kunnen aantrekken. Daarnaast zal “vrienden van TV Rijsenhout” worden geïntroduceerd, een mogelijkheid om uw vereniging middels een jaarlijkse bijdrage van €25,- per jaar te ondersteunen. In ruil hiervoor prijkt uw naam op 1 van de houten rackets die op korte termijn in het clubhuis zullen worden opgehangen. Indien u uw vereniging wilt ondersteunen door middel van 1 of meerdere sponsormogelijkheden, wil ik u graag verwijzen naar onze website. Hier kunt u alle benodigde informatie terugvinden en uiteraard hoop ik u te mogen verwelkomen als nieuwe sponsor. Ook suggesties vanuit een ieder zijn van harte welkom.

Piet van Vuren (voorzitter Parkcommissie)  Renovatie tussen baan 4 en 5 vordert volgens planning. Prognose klaar voor 8 maart 2014 (demo dag Tennisschool Haarlemmermeer).  Plan van Aanpak hangt in Baan 6 ter inzage in hal.  Eddy Feis en/of Ben Vriens volgend jaar tijdens de ALV presentatie aangaande het banenonderhoud.  Renovatie Baan 6 zoals vorige ALV gepresenteerd op langere termijn o.a. i.v.m. de hoge kosten. Derrek Eveleens (voorzitter Jeugdcommissie)  2013 was goed jaar voor JC. Enthousiaste kinderen gezien, ook niet spelende leden (kinderen) benaderd.  Aantal leden zal ook in 2014 gelijk blijven +/- 95.  JC spreekt veel vertrouwen uit in nieuwe tennisschool Haarlemmermeer.  JC commissie blijft in dezelfde samenstelling als in 2013.  TennisKids opgezet vanuit KNLTB>groot marketingcampagne>landelijke teruglopende ledenaantallen>vanaf 5 jaar inschrijven voor tennislessen.  Alle evenementen binnenkort vermeld op onze Jaarkalender.  Dit jaar Karin Luitink 24 jaar in de JC.  Vraag aan leden of er tijdens de voorjaarcompetitie ouders/verzorgers/mentoren zijn die de kinderen hierin kunnen begeleiden en bijstaan. Debbie de Ron (Evenementen).  Afscheid genomen van Jorieke Ammerlaan en Nicole Ammerlaan vanuit de EC.  Joca Traa is inmiddels ingetreden in de JC.  Kick-Off competitie 2013 was een groot succes.  In 2014 staat de Kick-Off gepland op 29 maart 2014.  De open dag op de eerste zaterdag van het Open Toernooi was ook een succes. Het heeft 20 nieuwe leden opgeleverd.  Het open Rijsenhoutse goes Ibiza was zeer geslaagd.  Sluiting van de competitie was ook een succes. Ook 2014 zal er misschien weer een afsluiting georganiseerd gaan worden.  Tijdens WK 2014 (12-06-2014 t/m 13-07-2014) zal het mogelijk zijn om de wedstrijden in de kantine te bekijken. Linda van de Neut (voorzitster Kantinecommissie).  Sandra Moria stopt met haar vrijwilligers werk bij TVR.  KC is nu op zoek naar een nieuwe “Captain of the Week”, welke taak Sandra Moria uitstekend heeft uitgevoerd.  Er zijn door 2 leden een Hygiëne diploma behaald.  Kantine diensten 2x per jaar door leden. Uitwerking hiervoor is de KC op dit moment mee bezig.  Op 18 februari 2014 grote schoonmaak Baan 6. Gezocht vrijwilligers hiervoor, gaarne aanmelden bij Linda.  Jose van der Vaart en Henriëtte Kramer hebben het diploma Sociale Hygiëne behaald.

Edwin Aelbers (wedstrijdcommissie).  Voor aankomend Open Toernooi geen wijzigingen in opzet.  De competitie zal geleid worden door Monique Ammerlaan en Marye Dormaar.  Organisatie Clubkampioenschappen zal hetzelfde zijn als in 2013 nl. Jolanda v.d. Ham, Vincent Homan, Harry Maarssen, Tineke Stricker.  Tossen zal weer op de Jaarkalender terug komen (om de 14 dagen). Organisatie hiervoor hebben Jopie Daalman en Peter Daalman zich inmiddels gemeld. Edwin geeft aan dat dit tijdelijk zal zijn totdat er zich hiervoor nieuwe leden hebben gemeld.  De ééndags toernooien 4 a 5 per jaar. Op dit moment heeft zich voor de organisatie nog geen lid gemeld. Edwin doet bij deze dan ook een beroep hiervoor.

 

Edwin geeft aan ook op zoek te zijn naar een lid die de coördinatie taken van hem zou willen overnemen. Aanmelding hiervoor bij Edwin zelf. De Jaarkalender volgt binnenkort op de site.

7. Rondvraag  Anita Martens: Heeft moeite met “verdwijnen” van het NetNieuws (NN) en de ondersteuning naar de leden toe die geen PC dan wel internet hebben. Hoe gaan jullie als bestuur mee om? Antwoord Edwin: Half november 2013 is er gesproken met de desbetreffende commissies en besloten om te stoppen met het uitbrengen van het NN. We leven nu in een digitaal tijdperk, en de kosten/baten verhouding was nihil. Dagelijks Bestuur heeft samen met de commissies besloten om een nieuwsbrief te gaan uitbrengen. Dit gaat naar alle beschikbare mailadressen. Zijn er leden die geen mailadres hebben, dan zal daar een passende oplossing voor bedacht gaan worden.  Jan Peekstok: Ik zie daar een heel mooi nieuwe AED (automated external defibrillator) staan, hoe werkt deze? Antwoord Bas: Er zal een opleiding voor georganiseerd gaan worden. Ik raad iedereen aan die hierin geïnteresseerd is de site in de gaten te houden. Binnenkort hierover mee info.  Hans Martens: Er heeft zoals een ieder weet een wisseling van de trainer plaatsgevonden, wordt hiervoor nog een afscheid georganiseerd? Dit om oa.de leden in de gelegenheid te stellen om afscheid van Louis te kunnen nemen. Antwoord Edwin: Goed punt. Er zal een passend afscheid geregeld gaan worden in welke vorm dan ook.  Hans Martens: De status van het Schelpenpad op dit moment, met name de entree hiervan is een doorn in het oog voor vele? Heeft ook een stuk in het Haarlems Dagblad over gestaan (Jan Bokhoven). Hans Verbruggen (beplating en bestrating) vult dit aan met dat de Dorpsraad hier al mee bezig is om op te pakken. Wordt voor akkoord aangenomen.  Karin Luitink: Nogmaals een oproep voor mentoren tijdens de competitie? Taak is tijdens de 7 weken durende competitie ongeveer 1 uur per competitiedag de begeleiding opnemen. Voor meer info hierover kunnen de leden terecht bij Karin. Geef je op?  Debby de Ron: De kinderspeelbanen zijn die alleen voor bevoegden, of zijn deze openbaar? En doe staat het met de voorwaarden voor introducés? Antwoord Edwin: De kinderspeelbanen zijn openbaar, dus voor alle kinderen lid of geen lid openbaar. Hiervoor is toentertijd ook het beleid op aangesteld, vult Rein Joren aan. Daarnaast zijn de regels voor het meenemen van een introducé 3x per jaar tegen een vergoeding voor het gebruik van de banen van € 7,50 per dag. Deze informatie staat ook op de site vermeld.  Rein Joren: In het begin van de ALV hebben jullie gesproken over een vrije baan voor de leden tijdens de competitie, hoe wordt dit nu precies geregeld? Ik denk dat het een zeer lastig verhaal gaat worden namelijk. Tevens geeft Rein aan bijzonder trots te zijn op het nieuwe bestuur en hoe zij in hun eerste jaar als bestuur hebben gepresteerd. Antwoord Edwin: Vanuit de KNLTB zijn wij niet verplicht om minimaal één baan vrij te houden tijdens de competitie. En daarnaast zijn er ook bij TVR regels opgesteld die wij met z’n allen dienen na te leven. Uiteraard kunnen er uitzonderingen gemaakt worden in dit reglement, maar dat zal ten alle tijden in overleg met het bestuur gaan. Op dit moment hebben wij nog geen inzage in de hoeveelheid lessen die straks gegeven gaan worden. Als dit volledig in kaart is gebracht door Eric Krijger kunnen wij als bestuur er een besluit over nemen.  Hennie Graman: Ik en denk een aantal met mij zouden graag de echte reden willen vernemen waarom er afscheid is genomen van Louis van Rijn? Antwoord Edwin: Er zijn het afgelopen jaar diverse contactmomenten met Louis geweest. In deze momenten zijn diverse zaken met Louis besproken. Het merendeel van de leden zowel jeugd als ouders die les hebben gehad van Louis hebben bij ons ook het één en ander aangegeven. Uiteindelijk hebben wij als bestuur alle feiten op een rij gezet en besloten om na 15 jaar afscheid te gaan nemen van Louis. Omdat het een jaarlijks contract was, moesten wij als bestuur voor 1 december 2013 met Louis om de tafel. Ik als voorzitter heb deze taak op mij genomen, en ben medio november 2013 contact met Louis gaan zoeken om te praten. Een aantal malen is dit afgezegd omdat het vanuit beide partijen niet uitkwam. Dit gesprek is uiteindelijk eind november geweest en is zijn contract per heden ontbonden.





Bep Heijtel: Bas, een opmerkingen over je presentatie. Het bedrag onder aan de streep van de activa en de passiva komen niet overeen. Antwoord Bas: Geeft Bep helemaal gelijk, compliment hiervoor. Ik ga het aanpassen en verwerken. Co Grötzenbach: Zoals jullie weten doe ik lief & leed voor de vereniging. Ik heb het idee dat ik te weinig verneem of er een handeling door mij verwacht wordt vanwege geboorte of ziekte of…..ik zou bij deze graag willen vragen aan de leden, mochten jullie iets horen geef het dan aan mij door? Barbara Peters geeft aan dit verder op te pakken via de site.

8. Sluiting Edwin bedankt om 21.50 uur een ieder en sluit af. Hij nodigt allen uit voor een drankje en een hapje.

Rijsenhout, februari 2014, Peter Daalman (secretaris)