VERSLAG Beheerraad Bibliotheek 6 mei 2015
^
AANWEZIG: Claudine Delalleau, Karin Ghequire, Jacqueline Mostaert, Brigitte Stevens, Eddy Vanacker, Rita Vergote, Sara Vandamme, schepen Marleen Soete, secretaris Evelyne Van Gelder en Filippe Verfaillie, voorzitter Luc Descamps VERONTSCHULDIGD: Sophie Keirsebilck, Guy Menu, Els Vanlauwe, Ignace Thoma, Ria Vanhoorne
1. Aanpassen dienstreglement Het huidige dienstreglement is aan een update toe (de vorige aanpassing dateert van 2006). Wat verandert zeker? - Boetetarieven: weg van 5 cent. De zelfuitleenautomaat herkent 1, 2 en 5 cent niet en rond alle bedragen af naar 0,10 euro. De lener krijgt dan een soort tegoed op de kaart (deposito). De machine is niet in staat dit tegoed automatisch te gebruiken bij een volgende betaling. Gevolg: het tegoed stapelt zich op. Is heel verwarrend voor de bibliotheekbezoeker. Welk bedrag nemen we? De richtlijn van de provincie West-Vlaanderen stelt 0,20 euro per dag te laat voor. In hoeverre moeten we deze richtlijn volgen? Cultuur wordt vanaf 2017 overgeheveld naar Vlaanderen. En 0,20 euro per dag komt duur uit. De beheerraad adviseert het boetetarief op te trekken naar 0,10 euro per dag per materiaal te laat. -
Disclaimer “leners gaan akkoord met gebruik en behoud van hun gegevens na registratie” De bibliotheek maakt gebruik van de eID, neemt gegevens over bij de inschrijving, en gebruikt het rijksregisternummer als lidkaartnummer. Dit slaat ook op het gebruik van mailadressen.
-
Vorderingen financiële dienst Wordt na nieuwe afspraken met de financiële dienst nog wat meer in detail uitgewerkt. Opmerking: een deurwaarder kost al snel meer dan het bedrag van de boeken. Is het wel de moeite? Dit is zeker juist. Vroeger werden alleen de grote kosten ‘achterna gezeten’, dit zijn vaak personen met andere schulden aan de gemeente. Maar we willen iedereen op dezelfde manier opvolgen, ook de kleine bedragen. Iedereen speelt volgens dezelfde spelregels. Het inschakelen van een deurwaarder is de allerlaatste stap in een proces. De lener krijgt 3 brieven (waarvan 1 aangetekend), wordt opgebeld, krijgt zelfs bezoek aan huis, ontvangt daarna een factuur en later een tweede factuur (aangetekend). Pas wanneer de materialen 3,5 maand te laat zijn, schakelen we de deurwaarder in. In bijlage de procedure.
-
Moderniseren reglement Zaken als leeszaal, documentatiemappen en cd-roms worden uit het reglement gehaald, want die komen niet meer voor. Minimumleeftijd internetpc’s wordt geschrapt (staat nu op 12 jaar). Kleuters kunnen Fundels lezen op de pc, lagere school mag huiswerk komen maken.
Wat staat niet vast maar willen we grondig over nadenken? De openingsuren. Hoe zien die er nu uit? Voor bibliotheekbezoek maandag
dinsdag
15u-19u
woensdag
donderdag
15u-19u
vrijdag
zaterdag 9u – 12u
15u-19u
= 15u Voor verenigingen die willen kopiëren maandag 9u-12u 15u-19u = 30u
dinsdag 9u-12u
woensdag 9u-12u 15u-19u
donderdag 9u-12u
vrijdag 9u-12u 15u-19u
zaterdag 9u – 12u
-
-
-
-
-
We kunnen de personeelsuren net over de permanentie verdelen. Personeelsleden met een 4/5e contract werken wel afwisselend 5 of 6 dagen per week, personeelsleden met een 3/5e contract werken afwisselend 4 of 5 dagen per week. Verenigingen behoren tot ons doelpubliek, maar maken er slechts een klein deel van uit. Hebben zij echt 30u per week nodig om kopies te komen nemen? In de voormiddag zien we meestal maar 2 of 3 personen. Open zijn als je gesloten bent, het is verwarrend voor de bibliotheekgebruiker. Als ze in de voormiddag iemand de bibliotheek zien verlaten, gaan ze ervan uit dat de bibliotheek open is, wanneer ze binnenkomen, worden ze weggestuurd. Dit is geen goede klantenservice. We willen de uitleenuren uitbreiden, maar met de huidige regeling van 30u is dit niet mogelijk. Uitbreiding/ aanpassing openingsuren: -
-
maandag
Woensdag is een drukke dag in Langemark, er is bv. markt. Er is dus veel volk op route. Is de bibliotheek dan beter ook niet open in de voormiddag? Op woensdag bevindt het zwaartepunt van het bibliotheekbezoek zich tussen 15u en 16u. Zou de bibliotheek beter niet vroeger openen en sluiten, er blijven nog altijd twee openingsdagen tot 19u over. Deze kunnen perfect de avonddrukte van woensdag opvangen. Op woensdag komen dan vooral de lagere schoolkinderen. Op zaterdag hebben de kinderen van de tekenschool les tot 12u. de bibliotheek sluit om 12u. Zijn we beter niet wat langer open? Is het nodig om in blokken van 4u open te zijn? Liever het aantal bezoekers concentreren op 3u. Als we op maandag sluiten, heeft het personeel altijd twee aansluitende vrije dagen (zondag en maandag).
dinsdag 16u-19u
-
woensdag 9u30-12u30 ? 14u-18u
donderdag
vrijdag
16u-19u
15u-18u
zaterdag 9u30 - 12u30
Voorstel uit de raad: Kan de bibliotheek op woensdag niet doorlopend open vanaf 10u?
maandag
dinsdag
woensdag
donderdag
vrijdag
16u-19u
10u-18u
16u-19u
15u-18u
zaterdag 9u30 - 12u30
In het huidige voorstel breidt de bibliotheek haar openingsuren uit naar 19u of 20u per week. Verenigingen kunnen enkel nog kopiëren tijdens de openingsuren.
Het voorstel is nog niet afgetoetst met de uurroosters van het personeel. Dit gebeurt deze zomer in teamoverleg. We bekijken ook de haalbaarheid van het voorstel dat vanuit de beheerraad is gekomen. Timing: invoeren nieuw dienstreglement vanaf 1 januari 2016 De huidige informatiefolder zal tegen dan uitgeput zijn -
Aanpassing klaar tegen oktober 2015 Gemeenteraad in oktober 2015 Infoflash: oktober 2015 Drukwerk: november 2015
Voorstel: de bibliotheek werkt het dienstreglement verder uit. In september 2015 bespreken we het eindvoorstel in een volgende beheerraad. 2. Project e-boeken in de bib Eind maart werd het e-boeken project geëvalueerd. Dit project werd op 4/12/2013 in de beheerraad besproken. Het advies van de raad was om niet deel te nemen. Kort samengevat: bibliotheekgebruikers konden 3 e-boeken lenen voor 5 euro, het aanbod bevatte een 300-tal titels, binnen de bibliotheek kon je gratis lezen, de uitleentijd was 4 weken. Het project liep over een proefperiode van 1 jaar. Na de proefperiode heeft Bibnet beslist het project af te voeren. De app voldoet niet, de collectie is niet aantrekkelijk genoegd en het betaalmodel wordt in vraag gesteld. Vooral grote ontevredenheid over de app. Gebruikers haakten na 1 boek af. Bibnet werkt nu aan een vervolg en wil hier in 2016 mee starten. Omdat er wel interesse is naar e-boeken wil de bibliotheek nu al starten met het uitlenen van e-readers in afwachting van het voorstel van Bibnet. De bibliotheek kocht 2 e-readers aan van de Standaard Boekhandel – Tolino. Gebruikers kiezen 1 boek uit een recente lijst van 10 e-boeken en vragen dit aan via mail/telefoon/balie. We laden dit boek op de reader, de gebruiker kan de reader komen ophalen. Dus 1 e-boek per reader. Vanaf 1 juni 2015. 3. Project Delphi De bibliotheek neemt deel aan een basistraject Delphi met het oog om de dienstverlening te verbeteren, meer vraaggericht te gaan werken.
In een eerste fase komt een interne analyse van de bibliotheek. De bibliotheek wordt doorgelicht op vlak van 1. Leiderschap 2. Medewerkers (veranderbereidheid en betrokkenheid) 3. Organisatie en communicatie 4. Partnerships De analyse bestaat uit vragenlijsten voor het personeel, interviews met het personeel en betrokkenen (schepen, secretaris, voorzitter beheerraad) en een observatie tijdens de openingsuren van de bibliotheek. WIVO voert de analyse uit. Eind juni volgt het eindrapport met sterktes en verbeterpunten. Vraag: De beheerraad wil graag het rapport inkijken. In september 2015 volgt het volledige personeel een opleiding in kader van Delphi die bestaat uit 5 sessies: - De bibliotheek bekijken vanuit de ogen van de gebruiker - Aanbod, collectie, dienstverlening ifv vraaggerichte benadering - Zoekstrategieën bekijken van de gebruiker - Opstelling, communicatieve vaardigheden, grenzen afbakenen, effectief en efficiënt helpen. - Bezoek aan een vraaggerichte bibliotheek (Veurne) 4. Volgende beheerraad In de volgende beheerraad wordt een voorstel van nieuw dienstreglement voorgelegd aan de raad. De leden ontvangen een uitnodiging via mail om deel te nemen aan een Doodle. Mogelijke data: tweede of derde week van september.
Gedaan in vergadering beheerraad bibliotheek d.d. 6 mei 2015 Namens de beheerraad
Evelyne Van Gelder Secretaris
Luc Descamps voorzitter
