VERLEG JE GRENZEN
JAARVERSLAG BESTUUR 2010 Annemieke Yperlaan – Yorick Reuvekamp – Xavier Oosterling – Nadja Zwilling – Nicole Megens
2
COLOFON Titel: Datum van uitgifte:
Jaarverslag Bestuur 2010; Verleg je grenzen 1 februari 2011
Opgesteld door: A.I. Yperlaan Y. Reuvekamp X.I.H. Oosterling N.G.A. Zwilling M.J. Megens
Voozitter & Commissaris Interne Betrekkingen Secretaris Penningmeester Commissaris Onderwijszaken Commissaris Externe Betrekkingen
Naam: Datum van oprichting:
S.v. Communiqué 22 september 1994
Studierichting: Faculteit:
Communicatiewetenschap Gedragswetenschappen
Adres:
Postbus 217 Cubicus, kamer B105 Universiteit Twente 7500 AE Enschede
Telefoonnummer:
053-4894461
E-mailadres:
[email protected]
Website:
www.communique.utwente.nl
3
4
VOORWOORD Op 9 februari zijn wij aangesteld als Communiquébestuur 2010 en zijn we vol goede moed begonnen aan ons Bestuursjaar. Nu, een jaar later, kijken we met veel plezier terug op een zeer leerzaam jaar. Zoals in ons beleidsplan vermeld is, wilden wij de grenzen gaan verleggen van zowel S.v. Communiqué als van onszelf. Dit is onder andere gebeurd door de studiereis naar Zweden die heeft plaatsgevonden van 29 november tot en met 17 december. Deze reis was een groot succes en een studiereis is zeker een aanwinst voor de vereniging. Verder hebben wij ons dit jaar bezig gehouden met onze beleidspunten en vooral aan het beleidspunt ‘nieuwe actieve leden aantrekken’ hebben we veel tijd besteed en met succes. Er zijn erg veel beleidspunten gehaald en daar zijn we dan ook erg trots op. Maar tijdens dit jaar hebben we veel hulp gehad van allerlei partijen, die we hier graag voor willen bedanken. Als allereerst de opleiding, deze heeft ons veel hulp geboden op allerlei gebieden en manieren. Daarnaast gaat onze dank uit naar de Raad van Advies, bestaande uit Matthijs de Rover, Marijn Keijzer, Jordy Gosselt, Sijbrand van der Tang en Jeroen Timmer en naar de Kascontrolecommissie, bestaande uit Mark Tempelman, Martym Osinga en Tjitske Willemsma. Als laatste willen we natuurlijk al onze actieve leden bedanken en voor al het werk dat zij verricht hebben. We dragen nu het stokje over aan het Bestuur 2011 en hopen dat zij net zo’n leerzaam en leuk jaar hebben als wij hebben gehad. Wij wensen Kirsty MacGillavry, Benthe Bemelman, Ester van de Ven en Ferie van der Rest heel veel succes en plezier tijdens hun bestuursjaar. Enschede, februari 2010 Annemieke Yperlaan Yorick Reuvekamp Xavier Oosterling Nadja Zwilling Nicole Megens
5
6
SAMENVATTING Imago en betrokkenheid Het imago van S.v. Communiqué verbeteren en de betrokkenheid onder de leden van S.v. Communiqué vergroten door het netter en schoner houden van de kamer, de website vernieuwen, nieuwe actieve leden aantrekken, een verjaardagslunch opzetten en het klachtensysteem verbeteren. Alle actiepunten zijn volledig voltooid, behalve het aantrekken van nieuwe actieve leden. Website De website van S.v. Communiqué verbeteren door het uiterlijk te veranderen, een slideshow van activiteiten toe te voegen, activiteiten te tippen via sociale netwerken, Twitterfeed toe te voegen, de verjaardagen van de leden op de website te zetten en het mogelijk te maken om in te loggen op de website. Daarnaast het aanmaken van een Communiqué Facebook pagina, een koppeling tussen Hyves, Twitter en Facebook maken en het up-to-date houden van deze pagina’s. Al deze doelen zijn behaald, behalve het inloggen op de website, hier wordt nog aan gewerkt. Promotie Verbeteren van de promotie van activiteiten van S.v. Communiqué door het planningsdocument te introduceren, een betere samenwerking met de Graficie, beter contact met het UT Nieuws en beter gebruik te maken van de website. Al deze doelen zijn behaald. Bekendheid en sponsoring Meer bekendheid creëren bij bedrijven en meer sponsoren aantrekken door diverse communicatiegerelateerde beurzen te bezoeken, gebruik te maken van de Alumnidatabase, het opzetten van de Sponsorcommissie en per september de helft van het totale sponsorbedrag binnen gehaald te hebben. Al deze doelen zijn behaald. Contacten Goede contacten onderhouden met andere verenigingen door koffiedates met verenigingen op de Universiteit Twente, een contract te sluiten met de zusterverenigingen over de Nationale Dag van de Communicatie en door een lijst met buitenlandse contacten van docenten op te stellen. Al deze doelen zijn behaald. Integratie Het activisme onder Duitse studenten vergroten en de integratie tussen Duitse en Nederlandse studenten bevorderen door Duitse actieve studenten vragen om te helpen, collegepraatjes laten houden door een Duitse student, vragenlunch organiseren voor Duitse studenten, het bijwonen van de ICOS vergaderingen en twee keer per jaar een Duits-Nederlandslunch organiseren. Alle doelen zijn behaald, behalve de hulp van Duitse actieve studenten en de collegepraatjes door Duitse studenten. Ledendatabase en boekhoudprogramma Ledendatabase en boekhoudprogramma koppelen door informatie in te winnen over deze koppeling. Er bleek dat een dergelijk koppeling niet mogelijk is en dat het huidige boekhoudsysteem verouderd is. Er is afgestapt van het idee om een koppeling te realiseren en er is een nieuw boekhoudprogramma aangeschaft. Nieuwe commissies Leden van S.v. Communiqué meer betrekken bij het vormen van de CommuniKrant door een commissie te starten, meer leden de kans bieden om actief te worden door middel van de Scavengerhuntcie en voor 1 juni de Sponsorcie opgezet en operationeel hebben. Alle doelen zijn behaald, maar de Sponsorcie is wat later opgezet dan de beoogde 1 juni.
7
8
INHOUDSOPGAVE Inleiding ................................................................................................................................................................11 1. Beleidspunten....................................................................................................................................................13 1.1 Imago en betrokkenheid ..............................................................................................................................13 1.2 Website .......................................................................................................................................................15 1.3 Promotie......................................................................................................................................................19 1.4 Bekendheid en sponsoring ...........................................................................................................................20 1.5 Contacten ....................................................................................................................................................21 1.6 Integratie.....................................................................................................................................................22 1.7 Ledendatabase en boekhoudprogramma .....................................................................................................23 1.8 Nieuwe commissies......................................................................................................................................24 2. Lopende commissies..........................................................................................................................................25 2.1 Borrelcie ......................................................................................................................................................25 2.2 CommuniKrantcie ........................................................................................................................................26 2.3 Competencie................................................................................................................................................26 2.4 Cwaccie........................................................................................................................................................26 2.5 Eerstejaarscie...............................................................................................................................................27 2.6 Graficie ........................................................................................................................................................27 2.7 Impuls..........................................................................................................................................................27 2.8 Premacie......................................................................................................................................................28 2.9 Student Overleg COMmunicatie (SOCOM) ....................................................................................................28 2.10 Sponsorcie .................................................................................................................................................28 3. Projectcommissies .............................................................................................................................................29 3.1 Almanakcie ..................................................................................................................................................29 3.2 CWIC - In......................................................................................................................................................29 3.3 Galacie.........................................................................................................................................................30 3.4 Scavengerhuntcie.........................................................................................................................................30 9
3.5 Skicie ...........................................................................................................................................................30 3.6 Studiereiscommissie.....................................................................................................................................30 3.7 Symposiumcie..............................................................................................................................................31 4. Overlegorganen .................................................................................................................................................32 4.1 Carrière Portal commissie ............................................................................................................................32 4.2 Externe Betrekkingen overleg.......................................................................................................................32 4.3 Kascontrolecommissie..................................................................................................................................32 4.4 Opleidingscommissie (OLC) ..........................................................................................................................33 4.5 Opleidingsoverleg ........................................................................................................................................33 4.6 Overleg Studieverenigingen (OS) ..................................................................................................................33 4.7 Overleg Onderwijscommissarissen (OOC) .....................................................................................................34 4.8 Rubix overleg ...............................................................................................................................................34 4.9 Raad van Advies ...........................................................................................................................................34 4.10 Studentenmentorschap (SMS)....................................................................................................................34 4.11 Voorzittersoverleg......................................................................................................................................34 5. Financieel verslag...............................................................................................................................................36 5.1 Bijdragen van de opleiding ...........................................................................................................................36 5.2 Balans ..........................................................................................................................................................37 5.3 Positief resultaat..........................................................................................................................................42 5.4 Resultatenrekening ......................................................................................................................................43 Kascontrolecommissie ...........................................................................................................................................57 Activiteiten per maand ..........................................................................................................................................59 Lijst met gebruikte afkortingen ..............................................................................................................................62
10
INLEIDING Het Bestuur 2010 heeft in het beleidsplan aangegeven zich bezig te houden met het verleggen van grenzen. Onder andere het gebruik en bereik van de website vergroten, het contact met andere verenigingen en nieuwe actieve leden werven stonden hierbij centraal. Na een jaar heeft het Bestuur 2010 een heel groot deel van deze punten weten te realiseren. Zo is er veel aandacht besteed aan de sociale media, waardoor mede het bereik van de website is vergroot. Ook het punt nieuwe actieve leden werven is goed gelukt, evenals goede contacten onderhouden met andere studieverenigingen. In dit jaarverslag wordt het afgelopen jaar geëvalueerd en zullen er adviezen gegeven worden aan het Bestuur 2011. Er is eenvoudig te zijn of een actiepunt gelukt is of niet, door de onderstaande tekens: √ = Het actiepunt is volledig voltooid. ≈ = Het actiepunt is gedeeltelijk voltooid. X = Het actiepunt is niet voltooid. Allereerst zullen in dit jaarverslag alle beleidspunten aan bod komen en of het punt voltooid is. Vervolgens zullen de lopende commissies besproken worden, gevolgd door de projectcommissies. In hoofdstuk vier worden de overlegorganen besproken en als laatste zal het financiële verslag worden gepresenteerd. Hierbij zijn de inkomsten en uitgaven te zien en de winst van afgelopen jaar.
11
12
1. BELEIDSPUNTEN 1.1 IMAGO EN BETROKKENHEID DOELEN A. Het imago van S.v. Communiqué verbeteren. B. De betrokkenheid onder de leden van S.v. Communiqué vergroten.
ACTIEPUNTEN √ A.1 De Communiquékamer netter en schoner houden Aan het begin van het Bestuursjaar is er samen met het Bestuur 2009 een grote opruiming gehouden, waarbij veel overbodige spullen zijn weggegooid. Hierna is er besloten om de zijdeur van de Communiquékamer voortaan open te houden. Hier zijn veel positieve reacties op geweest en tevens is er vaak te horen dat “de kamer zo netjes is!”. Daarnaast zijn er nieuwe, recente foto’s opgehangen in de kamer, wat leuk staat en door de leden gewaardeerd wordt. Het Bestuur 2010 is erg tevreden over hoe het afgelopen jaar de kamer opgeruimd gebleven is. √ A.2 De website vernieuwen Lees voor een volledige update over dit actiepunt onderdeel 1.2 ‘Website’ van hoofdstuk 1. √ B.1 Nieuwe actieve leden aantrekken Het Bestuur 2010 had zich tot doel gesteld meer actieve leden aan te trekken voor de vereniging. Er is hard gewerkt om het aantal actieve leden te verhogen. Leden zijn benaderd via de mail en face-to-face, bijvoorbeeld in de Communiquékamer of op activiteiten. Voor de zomer bleken een aantal commissies echter zeer lastig te vullen. Het Bestuur 2010 heeft hiervoor een aantal verklaringen opgesteld. Het vorige collegejaar is voor het eerst gebruik gemaakt van het bindend studieadvies (BSA). Eerstejaars studenten die nog niet actief waren bij S.v. Communiqué gaven het minimum aantal te behalen punten van 35 EC vaak als reden om niet actief te worden. Het Bestuur 2010 heeft in de SWOT-analyse in het beleidsplan al gesteld dat het BSA een threat zou zijn voor de vereniging. Uit het afgelopen collegejaar is gebleken dat deze verwachting klopt. Hierop is besloten om de eerstejaars van 2010-2011 vanaf het moment dat zij S.v. Communiqué leren kennen, duidelijk te maken dat actief zijn bij de vereniging prima gepaard kan gaan met het halen van het eerste studiejaar. Deze informatie over S.v. Communiqué is uitgebreid verspreid tijdens de afgelopen introductie, onder andere tijdens de presentatie die de Voorzitter hield op de openingsdag van het opleidingskamp en tijdens de presentatie die daarna door het gehele Bestuur 2010 is gehouden over de verschillende commissies. Daarnaast hebben alle Bestuursleden tijdens de opleidingsintroductie veel eerstejaars aangesproken en zijn alle vragen zo helder mogelijk beantwoord. De eerstejaars vonden het prettig om te horen dat de studie niet zo zwaar is dat actief zijn niet meer mogelijk zou zijn. Op vragen hierover heeft het Bestuur 2010 adequaat en eerlijk geantwoord en vooral veel verteld over de verschillende vakken. Er is dus benadrukt dat actief zijn en studeren zeer goed samen kan gaan en dit heeft positieve gevolgen gehad, want hieruit zijn veel nieuwe leden actief geworden binnen de vereniging. Een andere verklaring is dat het Bestuur 2010 vijf leden telt, waardoor de functies Commissaris Interne Betrekkingen en Voorzitter onder dezelfde persoon vallen. Deze functies blijken echter lastig te combineren, omdat beide veel werk vergen en een voorzitter te vaak ergens anders moet zijn. Na een paar maanden in het Bestuursjaar bleek dat de functie van Commissaris Interne Betrekkingen een beetje wegviel naast die van Voorzitter en dat alle Bestuursleden dus samen meer aan deze functie moesten trekken. Om dit zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren heeft het Bestuur 2010 een Competentie Ontwikkelingsproject (COP-training) doorlopen. Deze trainingen van Bedrijf in Leren via de Student Union heeft het Bestuur 2010 succesvol doorlopen (zie het certificaat in de Communiquékamer). Er is veel geleerd over de eigen vereniging en over wat er diende te gebeuren, zoals wat de beste argumenten voor activisme zijn en waar de meeste potentie zit voor nieuwe actieve leden. Door de COP13
trainingen zijn bellijsten gevormd van waaruit elk Bestuurslid actieve leden trachtte te werven. Via deze bellijsten zijn successen geboekt, doordat het aan de telefoon gemakkelijker is om de tegenargumenten te ontkrachten. Het Bestuur 2010 raadt het Bestuur 2011 aan om, als dit mogelijk is, ook een COP-training te volgen, omdat de trainingen erg leerzaam zijn. Tevens zijn er duidelijke taken voor ieder lid van het Bestuur 2010 opgesteld, zodat de taak van Interne Betrekkingen beter verspreid werd en dus vollediger werd uitgevoerd. Er is bijvoorbeeld afgesproken dat het vullen van commissies zoveel mogelijk de verantwoordelijkheid is van de betreffende bestuursverantwoordelijke. De Commissaris Interne Betrekkingen is zodoende meer tot ondersteuning en het officiële gezicht van de functie. Tenslotte is uit de COP-trainingen naar voren gekomen dat het van belang was dat het Bestuur 2010 zich voluit op de nieuwe eerstejaars van 2010-2011 zou richten. Door deze groep goed voor te lichten over activisme en studeren zijn hier veel actieve leden uit voortgekomen. Tijdens de introductie is activisme dus zo goed mogelijk gepromoot en dit heeft tot veel nieuwe, actieve eerstejaars geleid. Het tweede half jaar zijn alle commissies goed gevuld gebleven, maar is wel gebleken dat leden die willen stoppen dit vaak rond januari doen. Het houden van de tweede commissiemarkt van het jaar in maart, door het Bestuur 2011, is dus ook erg belangrijk. Het Bestuur 2011 is al gewezen op het aantal stoppende actieve leden, zodat hier direct mee aan de slag kan worden gegaan. Ook is het Bestuur 2010 al begonnen met het werven van leden voor bijvoorbeeld de Scavengerhuntcommissie en de nieuwe Studiereiscommissie. De collegepraatjes zijn het eerste half jaar minder goed gegaan, doordat er slechts vier praatjes hebben plaatsgevonden. Het laatste half jaar is echter iedere maand een collegepraatje gehouden en ging dit dus een stuk beter. Hiervoor is besloten dat het houden van de praatjes verdeeld werd onder de leden van het bestuur en dit heeft dus succes gehad. Tot slot heeft het Bestuur 2010 nieuwe commissiehandleidingen geschreven of bestaande handleidingen geüpdatet. Dit soort handleidingen zijn voor commissies en het bestuur erg handig. Voor veel commissies is het zeer goed mogelijk om een planning uit te schrijven voor verschillende activiteiten, daar zit bijvoorbeeld een cyclus in of is elk jaar hetzelfde. Daarnaast zullen deze handleidingen het voor het Bestuur 2011 gemakkelijker maken om de commissies zo goed mogelijk op normale wijze te laten draaien onder een Bestuur van vier personen. √ B.2 Verjaardagslunch opzetten Het Bestuur 2010 heeft in het beleidsplan aangegeven dat er een verjaardagslunch opgezet ging worden, de naam van deze lunch is veranderd in de Birthdaylunch. Deze lunch wordt één keer per maand gehouden voor iedereen die in de betreffende maand jarig is. De jarige leden worden uitgenodigd via een e-mail en worden later nog weer herinnerd via een tweede e-mail, zij hoefden hier alleen maar even op te reageren om zich aan- of af te melden. Jarigen in de maanden juni & juli en augustus & september werden in één lunch gecombineerd. De eerste Birthdaylunch is gehouden in maart 2010 en is sindsdien iedere maand gehouden. Sinds de halfjaarlijkse ALV vindt de lunch telkens op de derde dinsdag van de maand in de Communiquékamer plaats. De verjaardagslunch is een kleine actie, waardoor leden die anders niet snel in de Communiquékamer komen daar toch zijn. Het Bestuur komt erdoor in contact met nieuwe leden en dit biedt weer nieuwe mogelijkheden. De opkomst bij een lunch lag gemiddeld rond de zeven personen, wat dus nog mogelijkheden tot verbetering biedt. Het Bestuur 2010 is wel erg tevreden over het verloop van de lunches en adviseert het Bestuur 2011 om de lunch voort te zetten. √ B.3 Nieuw klachtensysteem opzetten Er is een helder stuk geplaatst op de website over de klachten. Hierin wordt duidelijk beschreven wat er met klachten gebeurt, wie er mee te maken hebben en hoe een klacht precies afgehandeld wordt. Tevens is er een klachtenbus gekomen. Deze hangt buiten de Communiquékamer en zo hoopt het Bestuur 2010 dat de drempel verlaagd wordt om een klacht in te dienen, onder andere doordat het de anonimiteit vergroot. Veel studenten lopen namelijk met klachten rond, maar leveren deze niet in. Doordat ze nu langs de brievenbus lopen, worden ze er weer aan herinnerd en de klacht opschrijven is maar weinig werk. Het was de 14
bedoeling dat de klachtenbus er eind april zou hangen, maar dit is uiteindelijk mei geworden. Doordat het Bestuur 2010 de klachtenbus niet zelf kon en mocht ophangen, is dit gevraagd aan de gebouwbeheerder. Deze gebouwbeheerder heeft er langer over gedaan dan gedacht, vandaar dat de klachtenbus er niet op de gestelde tijd hing. Verder was het de bedoeling om het klachtenformulier te vereenvoudigen. Het Bestuur 2010 dacht namelijk, dat studenten het formulier wellicht lastig vonden om in te vullen. Hier is nog een keer grondig door de Commissaris Onderwijszaken naar gekeken en deze heeft wat kleine aanpassingen gedaan. Het bleek alleen, dat over het grote geheel het formulier niet verder vereenvoudigd kon worden. Alles wat op het formulier stond was belangrijk en zo is hier verder niet heel veel meer aan veranderd. Er is nog niet te spreken van een duidelijke stijging van het aantal klachten, maar wel is te merken dat de klachten nu meer hardcopy worden ingeleverd. Deze worden dan ingeleverd in de nieuwe klachtenbus, dus deze wordt zeker gebruikt.
1.2 WEBSITE DOELEN A. De website van S.v. Communiqué verbeteren
ACTIEPUNTEN √ A.1 Het uiterlijk van de website veranderen In mei is de vernieuwde website online gekomen. Dit was twee maanden later dan gepland, met als reden een ernstig defect aan de laptop van de Secretaris. Op deze laptop vond de ontwikkeling van de website plaats en dit kon dus pas hervat worden toen de laptop gerepareerd was. Het vernieuwde uiterlijk maakt gebruik van kleuren die terug te vinden zijn in het logo van S.v. Communiqué. Zo sluit de website beter aan op de huisstijl van S.v. Communiqué en zal deze ook eerder met S.v. Communiqué geassocieerd worden. Tijdens de inspraakpauze van 8 juni werd het nieuwe uiterlijk goed onthaald. Er zijn later nog wijzigingen aangebracht in het uiterlijk, waardoor de website er nog net wat representatiever uitziet.
Mei 2010
15
December 2010 √ A.2 Slideshow van activiteiten Er is een slideshow van activiteiten op een prominente plek op de website geplaatst. Wanneer iemand nu de website bezoekt springt deze slideshow in het oog. Door te klikken zal de bezoeker meer informatie krijgen over de activiteit. Ook de slideshow werd op de inspraakpauze van 8 juni goed onthaald. √ A.3 Activiteiten tippen via sociale netwerken Bij elke post op de website staan nu drie knoppen die de bezoeker in staat stelt deze post te delen via Hyves, Facebook of Twitter. Met twee keer klikken is op die manier een activiteit gedeeld via een sociaal netwerk. Dit levert een groot bereik op, maar tot nu toe lijkt het tippen van de activiteiten niet echt aan te slaan. Het Bestuur 2010 maakte regelmatig gebruik van de functionaliteit en verwachtte dat het op den duur zou aanslaan bij bezoekers van de site. Echter, de functionaliteit wordt nog steeds niet echt gebruikt door de leden. Onlangs zijn de knoppen voor het delen verplaatst van onder een bericht, naar naast de titel van een bericht. Dit heeft tot nu toe helaas ook nog niet mogen baten. Ondanks dat het tippen van activiteiten nog niet echt is aangeslagen bij de leden, raadt het Bestuur 2010 het Bestuur 2011 toch aan om dit door te blijven zetten, omdat het belangrijk is om via sociale media de activiteiten naar de leden te blijven communiceren. Op deze manier wordt een groot bereik behaald. √ A.4 Twitterfeed Op de website is ook een Twitterfeed met de laatste tweets van S.v. Communiqué te vinden. Het Bestuur 2010 maakt regelmatig gebruik van Twitter en dat loont, want de website wordt steeds vaker bezocht via Twitter en regelmatig melden zich nieuwe followers aan. Dankzij de Twitterfeed op de site zien bezoekers de laatste tweets van S.v. Communiqué en zijn ze dus altijd op de hoogte van de laatste mededelingen. Ook worden zij zich er op die manier van bewust dat S.v. Communiqué actief communiceert via Twitter. √ A.5 Verjaardagen op de website Verjaardagen worden tegenwoordig per week weergegeven op de website. Het geeft tevens een extra mogelijkheid om de datum van de eerstvolgende Birthdaylunch kenbaar te maken. De verjaardagen dienen nu nog handmatig online gezet te worden, aangezien er geen koppeling aanwezig is tussen de website en de ledendatabase. Het online zetten van de data is een kleine moeite, maar het kan natuurlijk altijd makkelijker. In punt A.6 wordt behandeld hoe dit aangepakt zal worden.
16
≈ A.6 Aanmelden met studentnummer en wachtwoord De doelstelling was om leden via RADIUS in te laten loggen op de website. Voor een dergelijk inlogsysteem bestaat er echter geen Wordpress-plugin en bovendien geeft dit inlogsysteem geen verdere gegevens over het lid. Het enige wat RADIUS doet is controleren of het studentnummer en wachtwoord kloppen. Dit was in eerste instantie niet bij het Bestuur 2010 bekend. Om dit punt te realiseren zal dus een ingewikkelde plugin ontwikkeld moeten worden. Ondertussen is er een begin gemaakt met het schrijven van een dergelijke plugin, onder leiding van de Secretaris. De plugin zal leden in staat stellen om in te loggen op de website. Eén van de voorwaarden voor het werken van de plugin, is dat de ledendatabase geïntegreerd wordt in Wordpress, het systeem waarop de website draait. Dit betekent dat de database in zijn huidige vorm zal verdwijnen en dus voortaan online bijgehouden zal worden. Mogelijkheden van de plugin zijn onder andere: inloggen voor leden, ledenbeheer voor het bestuur, commissiebeheer voor het bestuur, aanmelden voor activiteiten met één klik, lid worden via de website, automatisch verjaardagen op de website, pagina’s afschermen voor niet-leden, leden zelf bepaalde gegevens laten wijzigen (zoals adres e.d.) en automatische up-to-date commissiepagina’s. Gestreefd wordt om ook nog een shoutbox in te bouwen en de mogelijkheid te geven om berichten op de site leuk te vinden. Daarnaast moet er bij een activiteit automatisch weergegeven worden wie er naartoe gaan. Ook mededelingen van het bestuur moeten mogelijk worden gemaakt door de plugin. Zo krijgt een lid wanneer hij de website bezoekt bijvoorbeeld de melding dat de bestelperiode voor de boeken geopend is. Vanwege de omvang van het project en de complexiteit van het overzetten van de database naar de website kan het Bestuur 2010 geen concrete datum geven voor het in werking treden van het systeem. Op dit moment is de kernfunctionaliteit zoals ledenbeheer, lid worden en commissiebeheer voltooid. Verjaardagenbeheer is op dit moment ver in ontwikkeling. Op de volgende pagina staan enkele screenshots van hoe het er op dit moment uitziet.
17
√ A.7 Facebookpagina aanmaken Uit een gesprek met de Raad van Advies is naar voren gekomen dat S.v. Communiqué nog geen eigen Facebookpagina had. Naar aanleiding van dit gesprek heeft het Bestuur 2010 een Facebookpagina aangemaakt. Een belangrijke beweegreden hiervoor was dat Facebook steeds meer aan populariteit wint in Nederland en dat Duitse leden van S.v. Communiqué vrijwel geen Hyves gebruiken. Na het aanmaken van de pagina zijn zoveel mogelijk leden uitgenodigd en het Bestuur 2010 vindt dat met meer dan 250 vrienden een behoorlijk bereik is gecreëerd. Onder deze vrienden bevinden zich ook veel Duitse studenten, waardoor het bereik naar Duitse leden van S.v. Communiqué weer vergroot is. Het is het Bestuur 2010 opgevallen dat er regelmatig reacties komen op berichten die geplaatst zijn op de Facebookpagina. Er kan met een gerust hart gezegd worden dat een Facebookpagina een nuttige toevoeging is voor S.v. Communiqué. √ A.8 Koppeling Twitter, Facebook en Hyves De Raad van Advies heeft het Bestuur 2010 er ook op gewezen dat een koppeling tussen Twitter, Facebook en Hyves mogelijk is. Het Bestuur 2010 heeft een dergelijke koppeling doorgevoerd, met als gevolg dat berichten van de website direct worden getweet via de Twitter-account van S.v. Communiqué. Vanuit de Twitter-account wordt het bericht weer doorgeplaatst naar Facebook en Hyves. Zo kunnen leden het laatste nieuws van S.v. Communiqué lezen op de manier die zij het liefst hebben. √ A.9 Up-to-date houden Hyves- en Facebookpagina’s Het Bestuur 2010 liep tegen het feit aan dat de Hyvespagina al een behoorlijke tijd niet meer up-to-date was. Er is voorgenomen de Hyvespagina, maar ook de Facebookpagina, up-to-date te houden. Dit is voornamelijk gebeurd door middel van het doorplaatsen van berichten die op Twitter zijn gezet. Zo kunnen leden via Hyves en Facebook ook het laatste nieuws lezen. Het plaatsen van bijvoorbeeld foto’s en dergelijke is echter vrijwel niet gedaan. Het Bestuur 2010 vraagt zich ook af in hoeverre dit nodig is, aangezien de foto’s makkelijk bereikbaar zijn op de website. Het is het Bestuur 2010 opgevallen dat steeds meer leden overstappen naar Facebook en dat vooral de jongere generaties (middelbare scholieren/eerstejaars studenten) Hyves gebruiken. Het Bestuur 2010 raadt het Bestuur 2011 dan ook aan om de Hyvespagina zodanig in te richten, dat deze algemene informatie over S.v. Communiqué biedt voor bijvoorbeeld de scholieren.
18
1.3 PROMOTIE DOELEN A. Verbeteren van de promotie van de activiteiten van S.v. Communiqué
ACTIEPUNTEN √ A.1 Planningsdocument Om het voor commissies en het Bestuur 2010 duidelijk te maken hoe de promotie van activiteiten moet verlopen, is een planningsdocument opgesteld. In dit document staat gespecificeerd wat de taken van de commissies en besturen zijn omtrent de promotie van activiteiten. Ook staat erin hoe commissies bijvoorbeeld een posteraanvraag op de website voor de Graficie in horen te dienen en hoe, wanneer en waar flyers verspreid moeten worden. Het planningsdocument voor promotie is erg fijn om mee te werken, omdat het bij alle leden van een commissie aanwezig is en veel vragen aan het bestuur wegneemt. Ook zorgt het voor een stuk overzicht voor de commissie. Daarnaast is gebleken dat het voor de Graficie prettig werkt als alle aanvragen compleet zijn en de opdracht dus gelijk duidelijk is. √ A.2 Betere samenwerking met de Graficie Er waren vaak problemen bij de samenwerking tussen de Graficie en andere commissies. Hierbij kan gedacht worden aan het te laat aanleveren van posteraanvragen of het slecht reageren van de Graficie op een aanvraag. Om de samenwerking te optimaliseren is een aanvraagformulier voor posters gemaakt op de website. Een commissie kan deze invullen en zo is het zeker dat de Graficie precies de benodigde informatie krijgt die zij nodig heeft om haar werk goed te doen. Ook zijn er met het planningsdocument richtlijnen voor wanneer de aanvraag uiterlijk ingediend moet zijn, zodat de Graficie de tijd krijgt om haar werk goed te doen. Zo kan bijvoorbeeld het thema van een activiteit al worden aangeleverd zonder dat alle details bekend zijn. Hierdoor kan de Graficie op tijd beginnen aan de posters. De Graficie vindt het prettig dat posteraanvragen zo snel mogelijk worden ingediend met behulp van het aanvraagformulier. De Secretaris heeft na de invoering van het aanvraagformulier en het planningsdocument eigenlijk nog maar weinig hoeven ingrijpen bij de Graficie. Er kan dus gesteld worden dat het aanvraagformulier en het planningsdocument een positief effect hebben gehad op de samenwerking met de Graficie. ≈ A.3 Beter contact met UT Nieuws Het Bestuur 2010 heeft een koffiedate gehad met het UT Nieuws om erachter te komen wat de werkwijze van het UT Nieuws is en hoe S.v. Communiqué beter kan samenwerken met het UT Nieuws. Elke week is er een agenda opgestuurd naar het UT Nieuws en deze agenda werd vaak gepubliceerd. Daarnaast is het UT Nieuws bijvoorbeeld aanwezig geweest bij de Scavenger Hunt. Tijdens de Halfjaarlijkse ALV kwam het idee naar voren om zelf eens een stuk in te sturen bij het UT Nieuws. Dit heeft het Bestuur 2010 gedaan voor onder andere het Oh Jee Oh Jee Enschede feest, maar het UT Nieuws heeft hier niks mee gedaan. Het is jammer dat niet alle verhalen over S.v. Communiqué gepubliceerd zijn, maar het Bestuur 2010 vindt toch dat er wel een beter contact met het UT Nieuws gerealiseerd is. Onlangs heeft het UT Nieuws laten weten dat de verenigingsagenda’s niet meer in de papieren versie van het UT Nieuws gepubliceerd zullen worden, maar alleen nog maar in de digitale. Aangezien het Bestuur 2010 gelooft dat de digitale versie van het UT Nieuws een veel kleiner bereik heeft dan de papieren versie, raadt zij het Bestuur 2011 aan om geen agenda meer op te sturen naar het UT Nieuws. Echter, om nieuwe manieren te vinden om toch publiciteit te verkrijgen via het UT Nieuws, luidt het advies om nogmaals een koffie date te plannen met het UT Nieuws.
19
√ A.4 Beter gebruik van de website Het Bestuur 2010 plaatste regelmatig nieuwe berichten op de website over activiteiten en dergelijke. De laatste maanden is ook geprobeerd om meer berichten te plaatsen die niet over activiteiten gaan. Dit heeft ervoor gezorgd dat het aantal bezoeken aan de site per dag hoger was dan voorheen. Ook werden de nieuwe functionaliteiten, zoals de slideshow en de Twitterfeed, goed benut. Daarnaast tipte het Bestuur 2010 vaak activiteiten via sociale netwerken, om deze activiteiten beter onder de aandacht te brengen. Het Bestuur 2010 heeft regelmatig nieuwe foto’s op de site gezet. Het streven was om de foto’s er zo snel mogelijk na een activiteit op te zetten en dit is vaak ook gelukt. De foto’s zijn populair bij de leden en zorgen daardoor ook voor veel bezoeken aan de website.
1.4 BEKENDHEID EN SPONSORING DOELEN A. Meer bekendheid creëren bij bedrijven B. Meer sponsoren aantrekken
ACTIEPUNTEN √ A.1 Diverse communicatiegerelateerde beurzen bezoeken De Commissaris Externe Betrekkingen heeft samen met een ander Bestuurslid de volgende communicatiegerelateerde beurzen, congressen en symposia bezocht; het congres Communicatie en Imago op 22 april in Groningen, het Congres over Nieuwe Media op 28 april in Amsterdam, de Marketing en Communicatie Beurs 2 en 3 juni in de RAI Amsterdam, de Dag van de Toekomst op 9 juni in Nijmegen en de Nationale Marketingdag 2010 op 17 juni in Nieuwegein. Tijdens deze bezoeken is er contact gelegd met een groot aantal bedrijven. Hieruit zijn sprekers voor lezingen voortgekomen en stageaanbiedingen voor op de Communiquéwebsite. Op langere termijn kan hier wellicht sponsoring uit voortkomen aangezien bedrijven het op dit moment moeilijk hebben met de financiën. Sinds september zijn er geen beurzen of symposia meer bezocht door de Commissaris Externe Betrekkingen dit door het gebrek aan aanbod van interessante communicatiegerelateerde beurzen. Op moment van schrijven is er geen concrete sponsoring voortgevloeid uit de contacten die zijn opgedaan op deze beurzen. Het Bestuur 2010 raadt het Bestuur 2011 aan om zeker weer communicatiegerelateerde beurzen te bezoeken en hiervoor meer reiskosten in te begroten. Vooral de Marketing Dagen 19 en 20 april in de Jaarbeurs Utrecht en de Marketing Communicatiebeurs 2011 op 15 en 16 juni in de RAI Amsterdam zijn het bezoeken waard. Het bezoeken van beurzen en symposia bevordert namelijk de naamsbekendheid van Studievereniging Communiqué en levert waardevolle contacten met het bedrijfsleven en zusterverenigingen op. Het bedrijfsleven was namelijk erg positief over het feit dat het Bestuur 2010 beurzen bezocht voor contacten met het bedrijfsleven. √ A.2 Met behulp van de alumnidatabase ‘Pheidippus’ zoeken naar bedrijven die S.v. Communiqué zouden willen sponsoren De lijst met TCW/CW-alumni is verkregen door de Commissaris Externe Betrekkingen na overleg met de opleiding. De Commissaris Externe Betrekkingen zou de alumnibijeenkomst van eind oktober aangrijpen om de alumni duidelijk te maken wat ze zouden kunnen betekenen voor de studievereniging. Waarna er gevraagd zou worden naar contactgegevens van de organisaties waar ze werkzaam zijn. Zo zou de kans op het binnenhalen van sponsoring groter worden dan wanneer men geen inside-contacten heeft. Echter is er tot op heden geen alumnibijeenkomst meer georganiseerd door Pheidippus. Eind januari of begin februari zal er een alumnibijeenkomst plaatsvinden waarbij er alsnog een praatje zal worden gehouden door de Commissaris Externe Betrekkingen 2010. Omdat dit beleidspunt vertraagd was is de Commissaris Externe Betrekkingen van start gegaan met het benaderen van de actieve alumni, namelijk de alumni die op de Reünie waren tijdens het Lustrum september 2009. De Commissaris Externe Betrekkingen heeft zeventig alumni benaderd met de vraag of zij wellicht interessante bedrijfscontacten hebben of interessante sprekers voor het symposium 2011. Hierop hebben enkele alumni enthousiast gereageerd. Hier zijn interessante sprekers voor het symposium uit voortgekomen. 20
√ B.1 Opzetten van een sponsorcommissie Zie onderdeel 1.8 ‘Nieuwe commissies’ van hoofdstuk 1. √ B.2 Per september 2010 de helft van het totale sponsorbedrag binnengehaald Het doel om in september 2010 de helft van het totale sponsorbedrag van € 10.680,89 binnengehaald te hebben is behaald. Op de halfjaarlijkse peildatum is er € 6210,- aan sponsoring binnengehaald. Een deel van de sponsorfactureringen zijn echter pas na de halfjaarlijkse peildatum bijgeschreven op de rekening van S.v. Communiqué. Het heeft de Commissaris Externe Betrekkingen veel moeite gekost om voor februari 2011 de resterende €4470,89 binnen te halen. Dit komt door de nog steeds starre houding van het bedrijfsleven vanwege de kredietcrisis. De Commissaris Externe Betrekkingen heeft nieuwe manieren ingezet om het resterende sponsorbedrag te behalen. Een voorbeeld hiervan is de Sponsorcie en de sponsoring die is binnengehaald met de kalender. Het totaal aan binnengehaalde sponsoring in 2010 bedraagt 9285,10. Dit is een te kort van 1395,79 op het te behalen bedrag van € 10.680,89 aan sponsoring.
1.5 CONTACTEN DOELEN A. Goede contacten onderhouden met andere verenigingen
ACTIEPUNTEN √ A.1 Koffiedates met andere verenigingen op de Universiteit Twente Het doel van het Bestuur 2010 om goed contact te onderhouden met de verenigingen op de Universiteit Twente door middel van koffiedates is nagestreefd. Er hebben koffiedates plaatsgevonden met S.G. Daedalus, W.S.G. Iscaac Newton, S.V. ConcepT, S.V. LiNK, UT-nieuws, OS Bestuur, Kick-In commissie, Stichting Bedrijvendagen, S.V. Arago, S.V. Stress, S.V.A.T. Astatine, W.S.G. Abacus, S.V. Dimensie, S.V. Sirius en S.V. Paradoks. Hierbij zijn ideeën en kennis uitgewisseld over onder andere de RADIUS plug-in voor de website en het boekhoudsysteem. Verder lopen er samenwerkingsverbanden met S.V. ConcepT, W.S.G. Isaac Newton, S.G. Daedalus, S.V. Dimensie, W.T.S. Ideefiks, S.V. Paradoks en S.V. Sirius. Daarnaast is het Bestuur 2010 ook zoveel mogelijk ingegaan op uitnodigingen van verenigingen om bij hun activiteiten aanwezig te zijn, om de contacten goed te onderhouden. Het Bestuur 2010 kan concluderen dat er het afgelopen jaar goede en hechte contacten zijn opgebouwd met de andere verenigingen en organisaties op de Universiteit Twente. √ A.2 Contract omtrent de Nationale Dag van de Communicatie getekend door alle betrokkenen Het doel om het contract omtrent de Nationale Dag van de Communicatie getekend te hebben door de zusterverenigingen van S.v. Communiqué is behaald. Het contract is op 8 maart 2010 door faculteitsvereniging EOS, S.V. Mycelium, S.V. Commotie en S.v. Communiqué ondertekent. Dit houdt in dat er afgesproken is welke vereniging in welk jaar de Nationale Dag van de Communicatie en de zusjesdag zal organiseren. Daarnaast staat er beschreven hoe de kosten en opbrengsten verdeeld worden. Verder is er een goed contact voortgezet met de zusterverenigingen in Groningen, Nijmegen en Amsterdam. Er zal in 2011 een Nationale Dag van de Communicatie plaatsvinden in Amsterdam, georganiseerd door Faculteitsvereniging EOS (VU). Volgens het contract zou EOS ook de zusjesdag 2011 organiseren, maar vanwege de grote organisatie van de Nationale Dag van de Communicatie, heeft studievereniging Mercurius (UVA) de organisatie van de zusjesdag op zich genomen. Mercurius heeft zich sinds september 2010 ingezet om de contacten met de zusterverenigingen te onderhouden. Er zijn op dit moment dus warme banden met vier zusterverenigingen, namelijk; S.v. Commotie te Groningen, Mycelium te Nijmegen, EOS te Amsterdam en Mercurius te Amsterdam. Het Bestuur 2010 raadt het Bestuur 2011 aan om de symposia van de zusterverenigingen te blijven bezoeken en aanwezig te zijn op de zusjesdag in Amsterdam.
21
X A.3 Voor 1 juli 2010 een lijst met buitenlandse contacten van docenten hebben opgesteld Het is niet gelukt de lijst met buitenlandse contacten van docenten voor 1 juli op te stellen. Aan het begin van het collegejaar 2010-2011 heeft de Commissaris Externe Betrekkingen daarom contact opgenomen met de verschillende vakgroephoofden. Er is een brief gestuurd naar de vier vakgroephoofden, te weten; Prof. Dr. A. Th. H. Pruyn (Marketingcommunicatie & Consumentenpsychologie), Prof. Dr. J.A.G.M. van Dijk (Media, Communicatie & Organisatie), Prof. Dr. E.R. Seydel (Psychologie & Communicatie van Gezondheid & Risico) en Prof. Dr. M.D.T. de Jong (Technische & Professionele Communicatie). Hierop is geen respons gekomen, vandaar dat de Commissaris Externe Betrekkingen naar aanleiding van de brief persoonlijk bij de docenten is langsgeweest. Hieruit bleek dat de vakgroep Marketingcommunicatie & Consumentenpsychologie na het besproken te hebben in het vakgroepoverleg niet mee wilden werken vanwege eerdere negatieve ervaringen op andere universiteiten. Ze hebben wel toegezegd S.v Communiqué op de hoogte te houden indien er interessante buitenlandse sprekers naar Nederland zouden komen. Prof. Dr. J.A.G.M. van Dijk was erg enthousiast en heeft een aantal interessante buitenlandse contacten geopperd. Verder had hij een interessante buitenlandse stage die op de Communiquéwebsite is geplaatst. Prof. Dr. E.R. Seydel heeft binnen zijn vakgroep gevraagd naar geschikte sprekers voor het Place-Branding symposium. Hieruit kwamen enkele interessante sprekers naar voren. Uit de vakgroep Technische & Professionele Communicatie kwamen ook enkele interessante contacten voor het Place Branding symposium naar voren. Op dit moment heeft de lijst met buitenlandse contacten van docenten nog geen sponsoring van buitenlandse bedrijven opgeleverd. Het is lastig gebleken een lijst op te stellen van buitenlandse contacten van docenten, aangezien er zich tientallen onderzoekers bevinden in iedere vakgroep met vele contacten. Het is de Commissaris Externe Betrekkingen daarom aan te raden om voor buitenlandse sponsoring zelf bedrijven te benaderen en voor symposiumsprekers per jaar opnieuw te inventariseren bij de docenten. Het beste is om iedere docent persoonlijk te benaderen voor contacten met interessante sprekers of bedrijven. Het faciliteren van stages, afstudeerplaatsen en uitwisselingen kan als extra taak door de Commissaris Externe Betrekkingen op zich genomen worden, maar aangezien dit lastig te faciliteren en arbeidsintensief is, kan dit beter aan de stage- en afstudeercoördinator overgelaten worden.
1.6 INTEGRATIE DOELEN A. Het activisme onder Duitse studenten vergroten B. Het bevorderen van de integratie tussen Duitse en Nederlandse studenten
ACTIEPUNTEN X A.1 Duitse actieve studenten vragen om te helpen bij de benadering van andere nog niet actieve Duitse studenten Voor dit actiepunt is helaas geen enthousiaste student gevonden die het Bestuur 2010 wilde helpen. Duitse studenten die actief waren wisten zelf eigenlijk geen duidelijke reden aan te geven waarom andere Duitse studenten dit niet werden. Hierdoor zagen zij het nut er niet van in om hen te benaderen. Er is geen Duitse student gevonden die kon helpen. Tijdens de introductie heeft het Bestuur 2010 van Duitse eerstejaars studenten gehoord dat zij nog informatie missen over werken, studiefinanciering, belasting, verzekeringen en dergelijke. Hier heeft het Bestuur 2010 op ingespeeld door op 22 september een lunch te organiseren waar Duitse eerstejaars al hun vragen konden stellen aan Duitse ouderejaars studenten. Hier wilde vijf Duitse ouderejaars wel graag aan meewerken. De lunch was een succes en heeft voor veel Duitse eerstejaarsstudenten vragen kunnen beantwoorden. Het Bestuur 2010 adviseert het Bestuur 2011 om de Vragenlunch weer te organiseren.
22
X A.2 Collegepraatje laten houden door een Duitse student over activisme Na de halfjaarlijkse alv is besloten om niet meer specifiek te zoeken naar een Duitse student die het Bestuur 2010 hierbij zal helpen. Het eerste half jaar was het lastig om collegepraatjes te verzorgen, maar vooral bleek al bij actiepunt A.1 dat Duitse studenten het onnodig vinden om hier veel aandacht aan te besteden. Ze vonden het prettig om bij een dergelijke lunch te helpen, maar wilden niet voor een collegezaal staan om te spreken over activisme. √ B.1 Bijwonen van de UT-brede vergaderingen door de Commissaris Interne Betrekkingen De Commissaris Interne Betrekkingen heeft de vergaderingen van de Internationaliseringcommissie van het Overleg Studieverenigingen (OSIC) bijgewoond. Deze commissie is gestart door verschillende studieverenigingen die kampen met integratieproblemen zodat de verenigingen elkaar kunnen bijstaan. Er is actief deelgenomen aan de vergaderingen en er zijn ook nuttige tips en ideeën naar voren gekomen. Zo is er bijvoorbeeld wederom een activiteit gehouden door de studieverenigingen tijdens de taalcursus voor internationale studenten. Voor volgend jaar worden er binnen de commissie plannen gemaakt om deze activiteit groter aan te pakken, zodat internationale studenten vanaf het begin al bekend zijn met studieverenigingen en activisme. Er is nu sprake van om samen een UT-brede Vragenlunch te organiseren, naar aanleiding van het succes van de vragenlunch die het Bestuur 2010 georganiseerd heeft voor Communiquéleden. Voor deze UT-brede vragenlunch is eerst door alle studieverenigingen die meedoen een enquête gehouden onder hun internationale leden. Vanuit deze enquête zal opgemaakt worden waar met de vragenlunch op ingegaan zal moeten worden. Deze UT-brede Vragenlunch wordt op dit moment in de vergaderingen besproken en wordt dan wellicht georganiseerd in september 2011. De organisatie hiervan zal bij de nieuwe Commissaris Interne Betrekkingen 2011 komen te liggen. √ B.2 Twee keer per jaar een Duits-Nederlands lunch organiseren De Duits-Nederlands lunch is voor de eerste keer gehouden in mei. Het aantal bezoekers van de lunch was helaas laag, Desalniettemin zijn er interessante gesprekken gevoerd waar het Bestuur 2010 nuttige tips uit heeft kunnen halen. De tweede lunch was in november en tijdens deze lunch waren er meer bezoekers, het was erg gezellig maar droeg niet bijzonder veel bij aan de integratie tussen verschillende studenten. Hierom adviseert het Bestuur 2010 om volgend jaar de Duits-Nederlands lunch niet te organiseren. √ B.3 Doegroepen mengen Het Bestuur 2010 heeft besloten om internationale studenten als eerste een doegroep te laten kiezen tijdens de doegroepenmarkt van de Kick-In. Er mocht slechts een bepaald aantal internationale studenten in een doegroep zitten, om te voorkomen dat in de ene groep erg veel of erg weinig internationale studenten zitten. Zodoende was de kans groter dat de internationale en nationale studenten zich zouden mengen en de integratie dus beter is. Deze methode is gemengd ontvangen door de doegroep-ouders en nieuwe studenten. Sommigen waren erg enthousiast doordat er goed geïntegreerd werd en bij anderen liep de integratie alsnog niet erg soepel. Gezien de positieve resultaten in de vorm van goede integratie bij de meeste doegroepen, adviseert het Bestuur 2010 om ook volgend jaar deze methode aan te houden.
1.7 LEDENDATABASE EN BOEKHOUDPROGRAMMA DOELEN A. Ledendatabase en boekhoudprogramma koppelen
ACTIEPUNTEN √ A.1 Informatie inwinnen over de koppeling van de ledendatabase en het boekhoudprogramma Er is in het afgelopen jaar uitgezocht of er een mogelijkheid was om de ledendatabase te koppelen aan het boekhoudprogramma. Dit om incasso-opdrachten bij met name de contributieafschrijvingen gemakkelijker uit te 23
kunnen voeren. Hierbij kwam het Bestuur 2010, na navraag bij alle verenigingen op de Universiteit Twente, echter tot de conclusie dat er met het boekhoudprogramma Davilex weinig mogelijk was qua koppeling met externe bestanden. Geen enkele vereniging kon het Bestuur 2010 voorzien van informatie over zo’n koppeling, maar wel bleek dat het programm Davilex sterk verouderd was. Vandaar dat er werd besloten een nieuw boekhoudprogramma aan te schaffen. Het nieuwe boekhoudprogramma is het programma Informer geworden. De Penningmeester is via S.V. Paradoks met dit programma in aanraking gekomen. Met dit programma is er meer mogelijk in vergelijking met het huidige programma. Ook gaat het boekhouden een stuk efficiënter met dit programma, je kunt er bijvoorbeeld gelijk facturen mee maken. Daarnaast is het abonnement op Informer goedkoper dan het abonnement op het oude boekhoudprogramma Davilex.
√ A.2 Boekhoudprogramma Informer aanschaffen en er bekend mee worden Het boekhoudprogramma Informer is inmiddels aangeschaft, inclusief een abonnement. Met behulp van de handleiding zal de Penningmeester bekend worden met dit programma. De Kasco zal hierbij eventueel helpen. Ook moet de administratie overgezet worden van Davilex naar Informer.
1.8 NIEUWE COMMISSIES
COMMUNIKRANTCIE DOELEN A. Leden van S.v. Communiqué meer betrekken bij het vormen van de CommuniKrant
ACTIEPUNTEN √ A.1 Leden zoeken voor de invulling van de commissie Om de CommuniKrantcommissie te starten waren er leden voor de commissie nodig en deze waren al snel gevonden. De CommuniKrantcie is het afgelopen jaar gevuld door vijf leden, maar de krant is helaas niet vaak uitgekomen namelijk in maart, juni, december en januari. De consistentie van de krant kon niet gewaarborgd worden doordat er te veel stukken nodig waren om een krant te vullen en de gastschrijvers de stukken nauwelijks op tijd aanleverden. Hierdoor is de krant dus niet iedere maand uitgebracht en adviseert het Bestuur 2010 om het huidige concept van de CommuniKrant te veranderen, waarbij de beste aanpassing een kleinere krant zou zijn.
SCAVENGERHUNTCIE DOELEN A. Meer leden de kans bieden om actief te worden
ACTIEPUNTEN √ A.1 Leden zoeken voor in de Scavengerhuntcie In plaats van leden te halen uit de Cwaccie, Eerstejaarscie en PreMacie heeft het Bestuur 2010 besloten alle leden de kans te bieden om de Scavenger Hunt te organiseren. Het opzetten van de commissie is voltooid en de Scavenger Hunt is succesvol georganiseerd. Het vullen van de commissie verliep echter wel moeilijker dan verwacht. Dit had te maken met een gebrek aan animo, waarbij het Bestuur vooral te horen kreeg dat men liever meedeed met Scavenger Hunt dan deze te organiseren. Ondanks deze kleine tegenslag kan het Bestuur 2010 toch spreken van een succes en is aan meer leden de kans geboden actief te worden in een commissie die voldoet aan hun wensen. Het Bestuur 2010 raadt het Bestuur 2011 aan om deze commissie voort te zetten.
24
SPONSORCIE DOELEN A. Voor 1 juni 2010 de Sponsorcie opgezet en operationeel hebben
ACTIEPUNTEN ≈ A.1 Leden zoeken voor in de Sponsorcie Het Bestuur 2010 had het doel om een Sponsorcommissie op te starten om in de huidige economische omstandigheden toch de benodigde sponsoring te behalen. Het doel was om 1 juni 2010 deze commissie operatief te hebben. Dit doel is helaas niet behaald, vanwege het gebrek aan animo voor deze commissie. Sinds september is de Sponsorcie operationeel. De Sponsorcie is van start gegaan met twee leden en de Commissaris Externe Betrekkingen en in oktober is er een derde commissielid bijgekomen. Tijdens de eerste vergaderingen is al gebleken dat er door met meerdere mensen over sponsoring na te denken, men meerdere invalshoeken bekijkt en daardoor meer mogelijkheden ziet. Er zijn dan ook verschillende creatieve en originele ideeën bedacht om sponsorgeld te werven zoals een Communikledinglijn, het sponsoren van fietstassen en een veiling. Deze ideeën zijn echter niet uitgevoerd door gebrek aan animo bij bedrijven. Om op de korte termijn de meeste sponsoring binnen te halen is er gekozen voor het bellen van bedrijven voor het sponsoren van een zijde van de promotie flyers van de CWaccie feesten, dit heeft tot op heden helaas geen succes gehad. Daarnaast heeft de Sponsorcie een Communiquékalender voor 2011 gemaakt. Bedrijven konden hier tegen betaling hun logo op laten drukken zodat de kalender voor een klein bedrag verkocht kon worden aan leden, docenten en andere geïnteresseerden. Hiervoor zijn twee sponsoren gevonden voor in totaal €200 aan sponsoring. De maandkalender met foto’s van leden op verschillende activiteiten van S.v. Communiqué is vanaf januari verkocht voor €5,- per stuk. De Sponsorcie heeft tijdens Bestuursjaar 2010 in totaal €395,- binnengehaald aan sponsoring. Naast de 200,- aan sponsoring voor de kalenders is er ook een sponsor gevonden voor de flyers van het Cwaccie feest op 16 februari 2011. Het Bestuur 2010 raadt het Bestuur 2011 aan om de Sponsorcie voort te zetten als commissie. Echter is aan te bevelen dat de Sponsorcie zich vooral zal bezighouden met het bellen van kleine bedrijven uit de regio. Op deze manier kunnen er advertenties verkocht worden voor bijvoorbeeld de Impuls en Almanak. Het neerzetten van leuke extra’s voor de leden, zoals de kalender, zal op deze manier buiten de bezigheden van de Sponsorcie vallen. Deze acties kosten namelijk te veel tijd en geld om nog voldoende winstgevend te zijn en dus sponsoring binnen te halen.
2. LOPENDE COMMISSIES 2.1 BORRELCIE In de eerste helft van het bestuursjaar 2010 heeft de Borrelcie haar borrels gehouden in Café Friends too. Echter is er besloten om vanaf mei dit jaar te verhuizen naar Café de Pijp. Hiervoor is gekozen omdat de Borrelcie het gevoel kreeg overbodig te zijn bij Café Friends too aangezien zij nog maar een enkele keer mochten tappen. Daarnaast besloot Café Friends Too om het sponsorcontract te verlagen. Deze factoren in combinatie met de soms tegenvallende opkomst en de hogere drankprijzen deden het Bestuur 2010 besluiten om te verhuizen naar Café de Pijp. In het begin was dit uiteraard nog even wennen, maar de borrels zijn sindsdien goed bezocht. Ook omdat de drankprijzen nu lager liggen en er een nieuwe enthousiaste Borrelcie is ontstaan, zijn de borrels weer erg in trek onder de leden.
25
2.2 COMMUNIKRANTCIE In februari 2010 is de CommuniKrantcommissie gestart, hierin hebben vijf leden van Communiqué plaatsgenomen. Deze leden hebben samen met de Commissaris Interne Betrekkingen de CommuniKrant verzorgd. Hiervoor zijn er gastschrijvers gevraagd om stukken aan te leveren en dit heeft geresulteerd in kranten in maart, juni, december en januari. Het streven om de krant iedere maand uit te laten komen is daarmee niet behaald. Redenen hiervoor waren de hoeveelheid aan stukken die nodig waren om één krant te vullen en dat de stukken vaak laat aangeleverd werden door de gastschrijvers. Het Bestuur 2010 raadt het Bestuur 2011 aan om de CommuniKrant niet in de huidige vorm voort te zetten.
2.3 COMPETENCIE In de eerste helft van 2010 zijn er weinig activiteiten die georganiseerd werden door de Competencie doorgegaan. Dit kwam vaak door tegenvallende opkomsten. Ook liep de promotie niet zoals het hoort te gaan. Vaak werden de aanvragen voor een activiteit bij de Graficie te laat ingediend, waardoor de flyers en posters niet op tijd klaar waren. Hierdoor is er ook te laat geflyerd en wisten veel studenten niets af van deze activiteiten. In de tweede helft van 2010 zijn er echter meer lezingen en workshops geweest. Er is tevens door de komst van het promotiedocument beter geflyerd voor activiteiten. De lezing van Keizercommunicatie met een praktijkcase over veranderingstrajecten bij een ziekenhuis werd erg interessant gevonden. De Week van de Communicatie werd ditmaal tevens door de Competencie georganiseerd met als thema Marketing en PR. In deze week vonden vier lezingen plaats, namelijk van Marketingman ( over internetmarketing), SIR (over strategisch communicatief (advies), Mirjam Galetzka (over de psychologische kant van marketing) en Edwin Vlieg van Moneybird (over het gebruik van sociale media als marketingmiddel). De lezing van Mirjam Galetzka ging vanwege ziekte helaas niet door. Er is besloten om voor deze lezing geen nieuwe datum aan te wijzen omdat de Competencie zich in 2011 wil richten op het organiseren van meer workshops en excursies dan lezingen op de UT.
2.4 CWACCIE De CWaccie telde het eerste half jaar weinig leden, maar heeft toen toch een aantal leuke activiteiten neergezet, zoals twee feesten, een after-paasbrunch en de eindejaarsbarbecue. De after-paasbrunch en de eindejaarsbarbecue waren erg goed bezocht. De eindejaarsbarbecue was deze keer voor het eerst bij Café De Pijp, in plaats van op de parkeerplaats achter de Cubicus. Dit is goed onthaald door de leden. De feesten waren redelijk bezocht. Bij de evaluatie van de activiteiten kwam vooral naar voren dat promotie erg belangrijk is, de twee feesten zijn beide niet voldoende gepromoot. Bij het eerste feest lag dit bij de commissie zelf, bij het tweede feest wilde de commissie er volledig voor gaan, maar werden de flyers twee dagen van tevoren aangeleverd door de Aspen Valley Enschede. Het tweede half jaar was de CWaccie weer goed gevuld en een heel actieve commissie. Dit heeft geresulteerd in bijvoorbeeld het erg goed bezochte feest Oh jee Oh jee Enschede, de kroegentocht, de Pakjesavond en hang je sok op bij Communiqué. Voor het tweede half jaar was er met de Aspen Valley Enschede besloten om het promotiemateriaal van de feesten voortaan zelf te laten drukken. Daarnaast is er goed gebruik gemaakt van het planningsdocument en dat leverde duidelijk goede resultaten. Door het goed gepromote Oh Jee Oh jee Enschede feest had de CWaccie wat extra inkomsten, waardoor de activiteiten zo goedkoop mogelijk gehouden konden worden.
26
2.5 EERSTEJAARSCIE De Eerstejaarscie heeft sinds de bestuurswissel in februari vijf activiteiten neergezet. De eerste was een high tea op 23 maart. De opkomst was hoog en de high tea is goed verlopen. De commissie was voor de Bestuurswissel al begonnen aan het organiseren van een ouderdag, dit is onder het Bestuur 2010 doorgezet en op 15 mei heeft de ouderdag plaatsgevonden. De dag is zonder problemen verlopen en de reacties waren positief. Ook heeft de Eerstejaarscie in samenwerking met de eerstejaarscommissies van S.V. Dimensie en W.S.G. Isaac Newton een eerstejaarsfeest neergezet met als thema Superhelden & Superschurken. Dit feest vond op 31 maart plaats in Café De Pijp en er waren diverse bandjes aanwezig. Het feest werd goed bezocht en er kan dus gesproken worden van een succes. Het is echter wel zo dat de afhandeling van dit geheel erg slecht is verlopen door miscommunicatie tussen de commissies, maar ook met de sponsor. Vanuit de Eerstejaarscie kwam een negatief advies over de herhaling van zo’n samenwerking. Er is echter wel besloten om weer een gezamenlijk feest te organiseren. Belangrijke punten daarbij zijn dat er goed gelet moet worden op het sponsorcontract en de samenwerking tussen de commissieleden. Bij het laatste kan vooral gedacht worden aan minder commissieleden en duidelijke communicatie. In september was het tijd voor een nieuwe Eerstejaarscie. Door de enthousiaste leden uit de nieuwe lichting eerstejaars studenten was het vormen van een nieuwe commissies geen enkel probleem. De commissie heeft op 22oktober het traditionele pizza eten en bowlen georganiseerd. De opkomst voor deze activiteit was helaas niet erg hoog. Dit heeft waarschijnlijk te maken met de datum waarop de activiteit plaatsvond en de entreeprijs. De vijfde activiteit is een moordspel in de binnenstad van Enschede, deze vond plaats op 6 januari en is goed verlopen. Het moordspel duurde wel minder lang dan verwacht, maar dat kwam goed uit in verband met het slechte weer. De naborrel is nog een behoorlijke tijd doorgegaan en was dus ook een succes.
2.6 GRAFICIE Zoals gebruikelijk maakt de Graficie de posters voor commissies. Het wilde nog wel eens voorkomen dat een posteraanvraag niet wordt opgepakt of dat een aanvraag laat wordt ingediend. Hierdoor moest een poster soms door het Bestuur 2010 zelf gemaakt worden. Met het planningsdocument (onderdeel 1.3 ‘Promotie’ van hoofdstuk 1) en een aanvraagformulier voor posters op de website is dit probleem nagenoeg verholpen. Het planningsdocument is verplicht onder de commissies en dit komt het werk van de Graficie ten goede. Sinds september zit er een aantal enthousiaste nieuwe eerstejaars studenten in de commissie die al enkele posters hebben gemaakt. De Secretaris heeft de laatste maanden vrijwel nooit hoeven ingrijpen om de Graficie goed te laten functioneren. Om het werk van de Graficie altijd bereikbaar te maken, worden de posters tegenwoordig op de website geplaatst.
2.7 IMPULS Dit jaar heeft de Impulscommissie vier Impulsen uitgebracht: in april, juni, augustus en november. De vijfde en laatste van dit bestuursjaar staat gepland voor eind januari. Er is een wisseling geweest van functies, aangezien sommige leden naar het buitenland gingen voor stage en dergelijke. Ook is er een aantal commissieleden gestopt aan het einde van dit collegejaar. Om dit op te vangen zijn nieuwe leden gezocht en gevonden voor deze commissie. Ook is er dit collegejaar veel aandacht besteed aan de lay-out van de Impuls. Omdat de lay-out nogal eens wisselde, is er voor gekozen om een basis voor de lay-out te ontwerpen. Hierdoor kost het de commissieleden die zich bezig houden met de lay-out, veel minder tijd om een mooie Impuls te maken. Nu bestaat er een vaste layout voor de verschillende rubrieken. Nieuwe leden van de commissie kregen een ‘skillsavond’ aangeboden, zodat zij ook kunnen meehelpen aan het blad. Tevens is oplage van de Impuls verminderd. Eerder kregen alle alumni van CW automatisch de Impuls toegezonden. Samen met de opleiding is besloten om dit niet meer te doen. Alumni hebben nu bij de Impuls een brief gekregen, waarin stond dat men kon mailen naar de Commissaris Onderwijszaken indien men toch het blad wilde ontvangen. Er zijn rond de 70 alumni die dit gedaan hebben. Ook verstuurt de opleiding de Impuls niet meer, 27
de bestuurverantwoordelijke van de Impuls, nu de Commissaris Onderwijszaken, neemt deze taak op zich en werkt elke keer de database bij, wanneer er Impulsen teruggestuurd worden.
2.8 PREMACIE De Premacie bestond sinds februari 2010 uit maar liefst dertien leden. Zij hebben 20 mei 2010 in de Vestingbar de derde editie in de huidige vorm van Premaciepop georganiseerd. Dit was een zeer geslaagde avond met vier bandjes, een duo-optreden en een dj. Daarnaast was er een hotdogkar aanwezig en was er gezorgd voor veel zomerse versiering. De avond werd goed bezocht door alle jaarlagen van studenten Communicatiewetenschap. Daarnaast waren er verschillende studenten van andere studies op de Universiteit Twente aanwezig. Deze avond heeft dus voor een goede publiciteit voor de Premacie en S.v. Communiqué gezorgd. In augustus is er een leuke introductiedag georganiseerd voor de nieuwe pre-master studenten en hier zijn nieuwe leden voor de Premacie geworven. Begin september 2010 is er dan ook een nieuwe Premacie gestart met daarin 12 enthousiaste leden. De eerste activiteit van deze nieuwe Premacie was een American Housewarming party op 28 september. Deze avond werd goed bezocht door de nieuwe Pre-master studenten. Er is pizza gegeten, gedronken en kennis met elkaar en de vereniging gemaakt. De tweede activiteit van het collegejaar 2010-2011 was schaatsen op de oude markt op 15 december. 21 januari is er een introductiedag georganiseerd door de Premacie voor de Pre-Master februariinstroom.
2.9 STUDENT OVERLEG COMMUNICATIE (SOCOM) De vergaderingen van het SOCOM vonden dit jaar niet plaats op regelmatige basis, maar afhankelijk van het aantal klachten dat binnengekomen was. Zo kon het bijvoorbeeld zijn dat er een tijdje geen klachten binnengekomen waren en daarom is er door de Commissaris Onderwijszaken voor gekozen om in die periodes geen vergaderingen te houden. De tentamenweken waren daarentegen periodes waarin veel klachten binnenkwamen. Dit jaar kwamen er vooral klachten binnen over de waarborging van de anonimiteit van vakevaluaties, ongeschikte tentamenzalen en het veranderd aantal tentamenpogingen. De opleiding is hiermee aan de slag gegaan en zorgt ervoor dat de vakevaluaties sowieso anoniem zijn. Alle Commissarissen Onderwijszaken van de UT hebben samen een lijst gemaakt van ongeschikte tentamenzalen en gaan ervoor zorgen dat tentamens niet meer in die zalen plaatsvinden.
2.10 SPONSORCIE Het doel van de Sponsorcie is het ondersteunen van de Commissaris Externe Betrekkingen op het gebied van sponsoring voor S.v. Communiqué en de verschillende commissies binnen de studievereniging. Daarnaast heeft de commissie als doel het verbeteren van de persoonlijke competenties op het gebied van communicatie en representativiteit. Het doel om de Commissaris Externe Betrekkingen te ondersteunen bij sponsorwerving is behaald, er zijn namelijk sponsoren gevonden voor de kalender en flyers. Er is door de Sponsorcie nog geen sponsoring geworven voor andere commissies, zoals de almanak of de Impuls, dit zou een goed project zijn voor de Sponsorcie 2011. Het doel om de persoonlijke competenties van de commissieleden te verbeteren is zeker behaald. Zo hebben alle commissieleden door middel van een opgesteld belscript bedrijven gebeld en S.v. Communiqué weten te verkopen, maar helaas kwam hier niet altijd sponsoring uit. Daarnaast zijn er ook gesprekken geweest met sponsoren door de Commissaris Externe Betrekkingen en een commissielid. De Sponsorcie bestond afgelopen jaar uit drie personen en de Commissaris Externe Betrekkingen. Dit is een prima commissiegrootte gebleken, aangezien de lopende zaken dan overzichtelijk zijn en alle commissieleden even betrokken blijven. Er zouden nog twee commissieleden bij kunnen indien er ook voor andere commissies sponsoring gezocht gaat worden.
28
3. PROJECTCOMMISSIES 3.1 ALMANAKCIE De almanak van 2009 heeft behoorlijk wat vertraging opgelopen en is om die reden pas op 21 april van vorig jaar uitgekomen. De almanak had die keer een hardcover, dat werd mogelijk gemaakt door een reservering van het Bestuur 2009. De almanak is gepresenteerd tijdens de Historische Heldenborrel op 21 april, waar leden hun almanak konden laten signeren. De nieuwe Almanakcie is gevormd en is op dit moment nog bezig met het maken van de nieuwe almanak. Het thema van de almanak is ‘het nieuwe leven.’ Het thema past in deze tijd waar er een nieuwe manier van leven is, met social media, duurzaamheid, enz. Daarnaast biedt het thema een mooi contrast met dat van de vorige almanak, die als thema ‘Toen... these good ol’ days’ had. Het vullen van de commissie verliep slecht, omdat er niet genoeg animo was. Helaas is dit een jaarlijks terugkerend probleem. Door de late invulling van de commissie laat de almanak nog even op zich wachten. Er wordt gestreefd om de almanak rond maart/april uit te brengen. Het Bestuur 2010 adviseert het Bestuur 2011 om te kijken of er misschien een andere invulling aan de almanak zou kunnen worden gegeven, waardoor het interessanter is voor leden om in de commissie te gaan. In de huidige vorm is de commissie blijkbaar niet interessant genoeg en het Bestuur 2010 heeft het idee dat te weinig leden iets met de almanak doen.
3.2 CWIC - IN Ook dit jaar vond de opleidingsintroductie en het kamp plaats. Deze werd volledig georganiseerd door de CWIC-IN en verliep over het algemeen erg goed. De eerste dag van de introductie organiseerde de commissie tevens de doegroepenmarkt. Het eten na deze doegroepenmarkt was in eerste instantie bij Sodexo geregeld, maar niet bevestigd, waardoor er geen eten geleverd kon worden. Hierop is direct besloten chinees te bestellen en is het probleem dus goed opgevangen. Nieuw dit jaar waren de praatjes over de commissies door het Bestuur 2010 tijdens de eerste dag van de opleidingsintroductie. Dit heeft zeker zijn vruchten afgeworpen, aangezien het vullen van commissies erg goed is gegaan in de tweede helft van 2010. De praatjes van onder andere de nieuwe studieadviseur Gert Brinkman, die met name de roosters en Blackboard uitlegde, waren tevens een nuttige toevoeging voor de eerstejaars studenten. Verder was het kamp goed georganiseerd. Educatie in de vorm van het ontwerpspel en ontspanning in de vorm van onder andere karaoke werden erg leuk gevonden door de eerstejaars. In eerste instantie was er moeite om docenten te vinden voor het ontwerpspel, omdat deze niet beschikbaar waren op die datum. Uiteindelijk is dit met de docenten Piet Kommers en Marita Wesselink goed opgevangen. De laatste dag van het kamp moest iedereen eerder de kampeerboerderij verlaten, wat niet gecommuniceerd was van tevoren. Er stonden namelijk al schoonmakers klaar om de accommodatie gereed te maken voor de volgende bezoekers. Uiteindelijk is dit na veel gehaast goed gekomen, maar het is voor volgend jaar handig als dit van tevoren wordt gecontroleerd. Voor de introductie van volgend jaar is in ieder geval al de accommodatie de Burinkshof al gereserveerd.
29
3.3 GALACIE Op 10 november 2010 is samen met studievereniging ConcepT een mooi gala neergezet. In mei is de Galacommissie opgezet, met drie enthousiaste leden van S.v. Communiqué en twee leden van S.V. ConcepT. Het thema was Candlelight en de galalocatie was de Jaargetijden in Enschede. Er is veel aandacht besteed aan de promotie van het gala en dit heeft zijn vruchten afgeworpen: een recordaantal van 240 gasten was aanwezig op het gala. Er kwamen ook veel positieve reacties op de band, alleen op de galafotograaf kwamen wat minder positieve reacties. Het Bestuur 2010 adviseert het Bestuur 2011 dan ook om voor het gala een andere fotograaf te zoeken.
3.4 SCAVENGERHUNTCIE Sinds het begin van het Bestuursjaar 2010 is dit een commissie geworden waar ieder lid in kan plaatsnemen (zie onderdeel 1.8 ‘Nieuwe commissies’ van hoofdstuk 1). Het vullen van de commissie heeft langer geduurd dan verwacht, maar uiteindelijk stond er een enthousiaste commissie. De promotie is er wat bij ingeschoten door de late vulling van de commissie. Dit heeft als gevolg gehad dat er dit jaar tien teams meededen, in plaats van de gewenste twintig teams. Nog een gevolg van deze late invulling en late promotie is dat de Scavenger Hunt op 10 juni plaatsgevonden heeft in plaats van het geplande eind mei. Ondanks de kleine tegenslagen was het een succesvolle Scavenger Hunt. Dit jaar is de puntenverdeling eerlijker gemaakt en is er een nieuw spelelement geïntroduceerd, namelijk de combo-opdrachten. Het in een bepaalde volgorde uitvoeren van verschillende opdrachten leverde extra punten op. Dit spelelement en de nieuwe puntenverdeling werden goed onthaald. Om herhaling van de problemen met vullen van de commissie te voorkomen, raadt het Bestuur 2010 het Bestuur 2011 aan om zo snel mogelijk te beginnen met het zoeken naar nieuwe commissieleden. Bij de zoektocht zou ook intensiever gebruik gemaakt kunnen worden van materiaal van voorgaande jaren en zou er beter benadrukt kunnen worden wat je precies doet als commissielid.
3.5 SKICIE De Commissaris Externe Betrekkingen heeft een wintersport geboekt voor minimaal 15 en maximaal 20 personen naar Val Thorens in Frankrijk. De reis zal plaatsvinden van 18 maart tot en met 27 maart 2011. De kosten zijn €399,voor busreis, appartement en skipas. Inmiddels hebben zich vier personen aangemeld voor de skireis, dus er wordt nog druk gepromoot om de skireis vol te krijgen. Ook is er voor gekozen om externe personen mee te laten gaan op de reis, zodat het makkelijker wordt om het gewenste aantal personen te bereiken. Het advies aan het Bestuur 2011 is om de Communiqué skireizen niet voort te zetten, aangezien er te weinig animo voor is onder de leden.
3.6 STUDIEREISCOMMISSIE De Studiereiscommissie heeft van 29 november tot 17 december voor acht deelnemers en de commissie een studiereis naar Zweden georganiseerd. Daar hebben zij universiteiten en bedrijven bezocht rondom het thema Egovernment. Het vinden van deelnemers verliep in het begin niet heel soepel, maar uiteindelijk zijn er acht deelnemers gevonden. De deelnemers krijgen voor de deelname aan de reis 10 EC. In de commissie zitten zes leden en twee bestuursverantwoordelijken. Op de reis zijn Mark Tempelman en Jan Nelissen als docentbegeleiders meegegaan. Bij het organiseren van de reis was het lastigste punt de financiën. Het werven van sponsoren en vooral het regelen van 100 uur contract research, die alle deelnemers moeten afronden bij bedrijven, was erg moeilijk. Voor zeven van de acht deelnemers heeft de commissie een contract research bedrijf gevonden en er wordt nog steeds hard 30
gezocht naar het achtste bedrijf. Daarnaast heeft de Studiereiscommissie een renteloze lening van €6000, afgesloten bij S.v. Communiqué. Enkele bedrijven waar de deelnemers contract research voor uitvoerden konden de gewerkte uren namelijk niet uitbetalen voordat de reis begon. Het afsluiten van een lening bij de vereniging is niet ongebruikelijk voor studiereizen en op deze manier kon verzekerd worden dat tijdens de reis voldoende financiële middelen beschikbaar waren. Na de reis bleek dat enkele bedrijven de facturen voor het contract research nog niet betaald hadden en het UFonds, waar de studiereis een subsidie van krijgt, ook niet. Hierdoor stond de commissie na terugkeer rood op de creditcard. De commissie heeft hierover het UFonds aangesproken, omdat daar beloofd was het geld vóór vertrek over te maken en heeft herinneringsfacturen naar de bedrijven gestuurd. Na contact met het UFonds bleek dat de opdracht tot uitbetaling van de subsidie wel door gegeven was aan het Bestuur van het Overleg Studieverenigingen. Uit contact met dit Bestuur bleek echter dat zij de subsidie niet uit konden betalen, omdat zij nog niet hebben kunnen wisselen van Penningmeester bij de bank en dus niets kunnen betalen. Een mogelijkheid is nu dat, wanneer het OS Bestuur niet snel genoeg kan wisselen van Penningmeester, de Student Union, waarvan het OS Bestuur het geld voor de subsidies krijgt, het bedrag direct overmaakt naar de Studiereiscommissie. De studiereis zelf is met succes verlopen en iedereen heeft een zeer leuke tijd gehad. Wel is gebleken dat er tijdens de reis niet vergeten moet worden dat de studiereis een onderdeel is van Communiqué. De vereniging is nu niet vaak genoemd tijdens de bedrijvenbezoeken en dergelijke, maar gezien de reis en de commissie onderdeel zijn van Communiqué hoort dat wel. Dit is dus een verbeterpunt voor volgende studiereizen. De commissie is nu bezig met het afronden van de studiereis; enkele deelnemers moeten nog contract research afronden, het tentamen herkansen en het eindverslag moet geschreven en gedrukt worden. De commissie heeft dus nog wel even werk, maar kan in ieder geval trots terug kijken op de reis. Tot slot is de opleiding erg enthousiast geworden van de studiereis en ziet deze graag vaker georganiseerd worden. Een succesvolle studiereis is een ideale manier om de opleiding Communicatiewetenschap en S.v. Communiqué te promoten in het buitenland.
3.7 SYMPOSIUMCIE Sinds september is er een symposiumcommissie operationeel. Op dit moment bestaat de commissie uit zeven leden en een bestuursverantwoordelijke. Er is sinds de start van de commissie veel ondernomen, zo is onder andere het thema en de datum bekend. Het thema is democratisch gekozen door de leden door middel van een poll op de website. Zo is de Symposiumcommissie er zeker van dat het thema interessant is voor de leden. Ook zijn er sprekers en sponsoren benaderd en is er een website met huisstijl ontworpen. Het symposium 2010 zal op donderdag 19 mei 2011 plaatsvinden en heeft als thema Place-Branding. Aangezien het symposium 2010 verlaat is door een gebrek aan animo voor de commissie, zullen er in 2011 waarschijnlijk twee symposiumcommissies operationeel zijn. De bestuursverantwoordelijke voor de symposiumcommissie 2010 zal dan ook na de bestuurswissel actief blijven als bestuursverantwoordelijke bij de symposiumcommissie over het Bestuursjaar 2010. Daarnaast is het zo dat er met de opleiding is overeengekomen dat studenten gratis naar het Etmaal van de Communicatie op 24 en 25 januari in de Waaier mogen. Dit congres wordt georganiseerd voor Nederlandse en Belgische Communicatiewetenschappers en is dus zeer interessant voor de leden van S.v. Communiqué.
31
4. OVERLEGORGANEN 4.1 CARRIÈRE PORTAL COMMISSIE De Commissaris Externe Betrekkingen heeft vanaf februari plaatsgenomen als GW-afgevaardigde in de Carrière Portal Commissie (CP-Commissie). Deze commissie hield zich bezig met het opzetten van de Carrière Portal website. Eind juni is tijdens de Overleg Studieverenigingen ALV besloten deze commissie eventueel op te heffen, aangezien er sprake was van te weinig toewijding vanuit de studieverenigingen, slechte kennisoverdracht, wisselende meningen van studieverenigingen en er problemen waren met de organisatorische invulling van de CPCommissie. Eind september heeft de commissie de evaluatie van het project gepubliceerd, welke is goedgekeurd door de Overleg Studieverenigingen ALV. Daaropvolgend is de CP-Commissie gedechargeerd en opgeheven.
4.2 EXTERNE BETREKKINGEN OVERLEG Iedere maand vindt er een Externe Betrekkingen overleg plaats, hierbij komen alle Commissaris Externe Betrekkingen van de studieverenigingen bij elkaar. De Commissaris Externe Betrekkingen heeft alle overleggen bijgewoond en heeft hierbij interessante informatie opgedaan. Via het EB-overleg lopen ook samenwerkingen tussen verschillende studieverenigingen op de Universiteit Twente. Afgelopen jaar heeft er bijvoorbeeld een groot UT-breed technisch symposium plaatsgevonden en is er een voorstel gedaan voor een gezamenlijk drukwerk contract waardoor drukwerk voordeliger wordt. Op dit moment wordt er nog onderhandeld over een gezamenlijke drukcontract en een gezamenlijk verzendcontract. Daarnaast zijn er twee projecten ter sprake gekomen bij het EBoverleg te weten; Twente Werkt en Meetingpont Twente. Deze projecten hebben beide voor ogen om studenten meer met het Twentse bedrijfsleven in contact te brengen. Op dit moment wordt er bekeken of het een goed idee is om mee te werken aan deze projecten. Verder is er in november een verzoek van de Student Union gekomen om een gezamenlijk sponsorofferte op te stellen voor een grote sponsor. Dit bedrijf wilde namelijk alle studenten op de Universiteit Twente bereiken. De offerte is inmiddels naar het betreffende bedrijf gestuurd en in behandeling. Begin 2011 zal er meer duidelijkheid komen over of het bedrijf de studieverenigingen zal gaan sponsoren.
4.3 KASCONTROLECOMMISSIE In het afgelopen jaar zijn er een aantal afspraken geweest met de Kascontrolecommissie, om de financiën te controleren. Over het financiële gedeelte van het halfjaarverslag is in samenwerking met de Penningmeester een aantal afspraken geweest om er zeker van te zijn dat alles goed verliep. Hieruit is onder andere naar voren gekomen dat de nieuwe pinautomaat voor de helft door de opleiding bekostigd kon worden. Ook is de post bestuurswissel overlegd met de Kasco, omdat de kosten voor de wissel bijna het dubbele van het begrote bedrag waren. Er werd tevens een fout ontdekt op de balans en resultatenrekening, waardoor dit nog gerectificeerd kon worden op de dag van de HALV. Het nieuwe boekhoudprogramma Informer is ook overlegd met de Kasco. De Kasco zal eventueel hierbij helpen om onder andere de administratie over te zetten en bekend te worden met het programma. Voor het jaarverslag zijn er ook een aantal afspraken geweest met Kasco, waarbij de jaarlijkse boekhouding goed gecontroleerd is. De samenwerking met de Kasco is prettig verlopen.
32
4.4 OPLEIDINGSCOMMISSIE (OLC) De Commissaris Onderwijszaken is dit jaar bij ongeveer elke vergadering van de OLC aanwezig geweest. De vergaderingen van de OLC verliepen altijd goed en er werd wat gedaan met het advies dat werd gegeven. Er zijn wel enkele veranderingen geweest in de samenstelling van dit overlegorgaan en dan met name aan de kant van de studentleden. Op dit moment nemen vijf studentleden plaats in de OLC, in plaats van drie. Dit jaar is er vooral vergaderd over het taalbeleid van het bachelor- en masteronderwijs.
4.5 OPLEIDINGSOVERLEG In dit overleg zitten onder andere de opleidingsdirecteur en onderwijscoördinator en er wordt wekelijks vergaderd over zaken die de opleiding aangaan. Het overleg met de opleiding verliep goed en de Commissaris Onderwijszaken probeerde zo vaak mogelijk aanwezig te zijn bij het overleg. Dit is mede omdat er heel nuttige zaken worden besproken en dit is dan ook zeer nuttig voor S.v. Communiqué. Ook vindt het Bestuur 2010 het erg belangrijk om op de hoogte te blijven van de dingen die spelen binnen de opleiding.
4.6 OVERLEG STUDIEVERENIGINGEN (OS) Het eerste half jaar van het Bestuursjaar 2010 gingen de vooroverleggen en de ALV’s bij het Overleg Studieverenigingen voornamelijk over de Carrière Portal (CP). De CP liep niet zoals men verwacht had en had al veel veranderingen doorgemaakt waardoor de kosten te hoog waren opgelopen. Het product dat uiteindelijk is afgeleverd door het ingehuurde bedrijf komt daarnaast niet overeen met de manier waarop de commissie de CP voor zich zag. Hierdoor is in juni besloten om te stoppen met de CP. Er is een grote evaluatie gehouden van dit in 2006 gestarte project, deze is op de september ALV gepresenteerd. Hieruit bleek dat het platform duidelijk niet de gewenste kant op ging en er eigenlijk geen toekomst in zat. Hierdoor is de CP op de september ALV definitief stop gezet. Doordat de CP bij veel OS ALV’s het onderwerp van gesprek was, is de Commissaris Externe Betrekkingen vaak met de Voorzitter mee geweest naar de ALV. In september was er een nieuwe afgevaardigde van GW nodig om in het OS-Bestuur plaats te nemen. Omdat de CP als overlegorgaan wegviel bij de Commissaris Externe Betrekkingen is besloten dat deze dit op zich kon nemen. Daarnaast had zich de situatie voorgedaan waar het OS beschikte over twee Kandidaatsbesturen. Er is een Kandidaatsbestuur verkozen door de ALV en deze heeft haar beleid op de september ALV verdedigd. Op de oktober ALV is het OS-bestuur gewisseld, aangezien de financiën en de beleidsreflectie tijdens de Wissel ALV in september nog niet op orde waren. In november is er met behulp van de Voorzitter van het OS een archief aangelegd voor de afstudeermaanden die Communiqué de afgelopen drie jaar heeft aangevraagd. Een dergelijk archief was er nog niet, maar is wel zeer belangrijk om te hebben zodat nieuwe Voorzitters kunnen inzien wat er de afgelopen jaren is aangevraagd en door wie. Daarnaast is er een handleiding geschreven over het proces van afstudeermaanden voor toekomstige Voorzitters, omdat dit nou eenmaal een lastig systeem is. De laatste ALV’s van het jaar bij de OS gingen voornamelijk over afstudeermaanden, er is een begroting gemaakt voor het Bestuur 2011, de incidentele maanden zijn aangevraagd en samen met de afrekening van alle maanden over 2010 besproken op de laatste ALV van het jaar.
33
4.7 OVERLEG ONDERWIJSCOMMISSARISSEN (OOC) Afgelopen jaar heeft er elke maand een vergadering plaats gevonden met alle Commissarissen Onderwijszaken van de UT. De Commissaris Onderwijszaken ervaart het OOC als zeer waardevol. Er heerst een goede sfeer tussen de studieverenigingen onderling en er wordt veel kennis uitgewisseld. Er komen veel oplossingen naar voren voor problemen waar meer Commissarissen Onderwijszaken tegenaan lopen en zo helpt men elkaar. Het afgelopen jaar is er vooral veel vergaderd over het nieuwe systeem dat UT-breed is ingevoerd, Osiris. Omdat de verschillende Commissarissen Onderwijszaken hier veel mee te maken hebben, en veel problemen mee hadden, was het erg nuttig om hier met elkaar over te praten en tot oplossingen te komen.
4.8 RUBIX OVERLEG Dit overleg vindt maandelijks plaats met S.V. Dimensie en W.T.S. Ideefiks. Tijdens het Bestuurjaar 2010 was de Penningmeester van S.v. Communiqué Voorzitter van dit overleg. Hierin worden de aankomende en afgelopen activiteiten in de Rubix besproken. Het afgelopen jaar is het borrelcontract en het Rubixcontract vernieuwd. Daarnaast is het sponsor contract van BK Studi, tegenwoordig Outdoor Advertising B.V., automatisch verlengd tot mei 2015.
4.9 RAAD VAN ADVIES Het Bestuur 2010 heeft in april, juni en november een update verstuurd naar de Raad van Advies, hierin stond beschreven wat het Bestuur 2010 gedaan heeft en waar men tegenaan liep. Op deze stukken of over andere zaken heeft het Bestuur 2010 geen commentaar ontvangen, wat erop duidt dat het goed verliep. Daarnaast zijn er ook meerdere overlegmomenten geweest. Zo is er een overlegmoment geweest over het beleidsplan van het Bestuur 2010, een overlegmoment voor de halfjaarlijkse ALV, een overlegmoment toen er geen volledig Bestuur 2011 gevonden kon worden en een overlegmoment over het jaarverslag. Bij deze overmoment kon de RVA alle op- en aanmerkingen kenbaar maken zodat deze verbeterd konden worden en advies geven.
4.10 STUDENTENMENTORSCHAP (SMS) Mede doordat er een wisseling is geweest van studieadviseurs, is het studentmentorschap wat moeizaam verlopen. De Commissaris Onderwijszaken heeft wel het nodige aantal studentmentoren gevonden. Deze studentmentoren hebben tijdens het introductiekamp kennisgemaakt met hun groep eerstejaars studenten. De studieadviseur had een zeer nuttige bijeenkomst gepland met alle studentmentoren aan het begin van het nieuwe collegejaar, om met hen te overleggen wat besproken moest worden met de eerstejaars en op welke frequentie. Er is besloten om dit studiejaar twee gesprekken te houden met de eerstejaars studenten, maar volgend jaar dit op te hogen tot drie gesprekken. Inmiddels is het eerste gesprek geweest en hebben de studentmentoren hiervan verslag gedaan aan de studieadviseur. De resultaten van deze gesprekken zullen besproken worden binnen het SOCOM en ook met de opleiding.
4.11 VOORZITTERSOVERLEG Het afgelopen jaar heeft er helaas geen overleg plaatsgevonden met alle commissievoorzitters. Er is veelvuldig contact geweest voor een datum, maar commissievoorzitters gaven soms simpelweg aan dat zij het hun tijd niet waard vonden. Hierop heeft de Voorzitter besloten om enkele commissievoorzitters individueel te benaderen en met hen zaken te bespreken die waren opgevallen. Voor volgend jaar is er echter met de nieuwe Voorzitter een plan besproken om wel overleggen te laten plaatsvinden, mede omdat het voor het Bestuur 2011 een belangrijke 34
rol kan spelen in het zelfstandiger laten werken van de commissies onder een bestuur van vier personen. Er is afgesproken om bij aanvang van het nieuwe bestuursjaar meteen twee data te prikken waarop het Voorzittersoverleg plaats gaat vinden. Voorzitters zullen dan verteld worden dat het bijwonen van het Voorzittersoverleg een verplicht onderdeel is van de Voorzittersfunctie, zodat de overleggen voortaan wel plaats zullen vinden.
35
5. FINANCIEEL VERSLAG In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe het er het afgelopen jaar voor stond met de financiën van S.v. Communiqué. Ten eerste zal er een overzicht worden gegeven van de bijdragen van de opleiding, zowel binnen als buiten de boekhouding. Daarna volgt een beschrijving van wat er het afgelopen jaar is gebeurd op financieel gebied. Zowel de beginbalans van 1 januari 2010 als de eindbalans van 31 december 2010 is weergegeven. Verderop in dit hoofdstuk wordt de resultatenrekening van 2010 beschreven, waarna de verschillende posten op de resultatenrekening in de daarop volgende hoofdstukken toegelicht worden.
5.1 BIJDRAGEN VAN DE OPLEIDING
Sinds vorig jaar is er besloten om meer inzicht te verkrijgen in de bijdragen van de opleiding aan S.v. Communiqué. Deze bedragen komen voor een groot deel niet voor in de boekhouding en zijn verwerkt in een apart overzicht. Deze rekeningen worden rechtstreeks betaald door de opleiding. Deze rekeningen bestaan onder andere uit de kamerhuur en het drukwerk. De bijdragen van de opleiding voor de CWIC-IN en Pre-Master introductie worden ook rechtstreeks door de opleiding betaald, maar is niet in dit overzicht weergegeven. Dit omdat de CWIC-IN en de PreMaster introductie een evenement is van de opleiding zelf dat slechts door S.v. Communiqué wordt georganiseerd. Op die manier is de betaling van de CWIC-IN geen bijdrage aan de vereniging.
Subsidi e Impuls
€ €
Begroot '10 2.270,00 € 4.167,80 €
Resultaat '10 2.270,00 4.167,80
Totaal bijdragen opleiding rechtsstreeks aan Communiqué betaald
€
6.437,80 €
6.437,80
Bovenstaande bedragen komen echter wel rechtstreeks binnen bij S.v. Communiqué. Deze bedragen komen dan ook voor in de boekhouding en zijn verder ook te zien op het resultatenoverzicht. Het gaat hierbij om de posten ‘Impuls’ en ‘Subsidie’.
36
5.2 BALANS De balans is een momentopname van alle bezittingen en schulden van S.v. Communiqué. Links, aan de debetzijde (activa) van de balans, staan alle bezittingen en wordt duidelijk zichtbaar over welke posten deze bezittingen zijn verdeeld. Rechts aan de creditzijde (passiva) worden alle schulden vermeld, met het eigen vermogen als speciale creditpost. Het eigen vermogen bedroeg op 1 januari 2010 €23.327,35 en op 31 december 2010 €22.800,91.
Het totaalbedrag op de balans is in vergelijking met het begin van dit jaar gedaald. Dit komt omdat er een aantal mutaties heeft plaatsgevonden het afgelopen jaar op het eigen vermogen. Er is bijvoorbeeld aan de Studiereiscommissie een lening beschikbaar gesteld van €6.000,-. Zie onderstaande tabel en toelichting voor verdere uitleg.
37
TOELICHTING DEBETZIJDE BALANS Kas Er zat een bedrag van €177,40 in de algemene kas op 31 december 2010. In de borrelkas zat daarnaast een bedrag van €177,78, waardoor het totale bedrag in de kas op €355,18 komt. Er wordt altijd naar gestreefd om het bedrag in de algemene kas zo rond de €300 - €400 te houden om zo de veiligheid te waarborgen. Algemeen Courant Er wordt altijd naar gestreefd om dit bedrag rond de €1.000,- te houden. Met een bedrag van €1.066,62 dat op 31 december 2010 op onze rekening stond, is deze norm voldoende nagestreefd. Spaarrekening Aan het einde van 2010 stond er een bedrag van €14.944,68 op de spaarrekening. Dit is meer dan aan het begin van dit jaar. De Penningmeester heeft het bedrag op de spaarrekening zo hoog mogelijk gehouden om meer rente te ontvangen. Debiteuren In totaal krijgt S.v. Communiqué nog €15.514,67 van debiteuren. Dit bedrag is een stuk lager in vergelijking met het begin van dit jaar. Dit komt omdat de meeste sponsoren inmiddels hebben betaald. Er is een renteloze lening is aangegaan met de Studiereiscommissie van €6.000,- op basis van een contract. De overige €200,- moeten zij nog betalen voor een advertentie in de Impuls. Dit is aanzienlijk gedaald, aangezien de meeste debiteuren in januari 2011 aan hun betaling hebben voldaan. De debiteuren RNSL (€650,-), Newcom (€1.200,-) en de bijdrage kosten almanakblousjes (€24,29) uit 2007 worden onder het kopje eigen vermogen verder toegelicht. Debiteurenoverzicht Openstaand bedrag Factuur newcom 2007 (dubieus)
€
1.200,00
Factuur RSNL 2007 (dubieus)
€
650,00
Bijdrage kosten almanakblousjes (dubieus)
€
24,29
Terug voorgeschoten bedrag opleidingstasjes
€
681,22
Hoofdsponsor Rabobank
€
3.000.00
Sponsorgelden algemeen
€
1.100,00
Studiereiscommissie E-Motion
€
6.200,00
Creditnota Broekhhuis
€
1.805,86
Factuur Impuls 1 opleiding
€
853,30
Totaal openstaand bedrag debiteuren
€
15.514,67
38
Te ontvangen bedragen In 2009 zijn er een aantal bedragen op de post ‘te ontvangen bedragen’ gezet. Inmiddels zijn al deze bedragen in 2010 ontvangen. Het ging hierbij onder andere om een aantal sponsorbedragen en een vergoeding voor de Impuls vanuit de opleiding. Voor het boekjaar 2010 zal er nog een bedrag van €1.988,80 moeten binnenkomen. Dit is inmiddels al gefactureerd. Onderstaand overzicht biedt een specificatie: Overzicht 'Te ontvangen bedragen' Openstaand bedrag Sponsorgelden Husk voor 2010
€
350,00
Sponsorgelden PDS voor 2010
€
100,00
Sponsorgelden Newcom voor 2010
€
300,00
Impuls 2 vanuit de opleiding helft vergoed
€
875,00
Deelnemersgelden Scavengerhunt
€
44,00
Bijdrage van Bestuur + KB Communiqué voor borrel ConcepT
€
67,20
Sponsorgelden Café de Pijp
€ (125 + 127,60) 252,60
Totaal bedrag 'Te ontvangen bedragen'
€
1988,80
39
TOELICHTING CREDITZIJDE BALANS Eigen vermogen Het eigen vermogen bedroeg op 31 december 2010 €22.800,91. Dit bedrag ligt lager dan aan het begin van dit jaar. Dit komt door een aantal mutaties op het eigen vermogen. Het gaat om de volgende mutaties: de bedragen van €250,- en €276,44 vanuit 2007 voor de Rubix financiën zijn inmiddels van het eigen vermogen gegaan. Deze bedragen zijn namelijk in het verleden wel betaald maar stonden door een boekhoudkundige fout nog in het systeem. Een afboeking is dus niet meer nodig, maar de bedragen moeten nog wel verwijderd worden uit de administratie. Op de ALV van 8 februari 2011 worden er drie voorstellen gedaan om drie dubieuze debiteuren uit 2007 af te boeken van het eigen vermogen. -
Het eerste voorstel is om het bedrag van €650,- dat de sponsor Rijschool Nederland (RSNL) in 2007 aan S.v. Communiqué moest betalen af te boeken van het eigen vermogen. Het Bestuur 2010 is hier achteraan gegaan en na contact met de curator bleek dat dit bedrijf failliet is verklaard. De kans is dus niet aanwezig dat dit bedrag betaald zal worden.
-
Het tweede voorstel is om het bedrag van €1200,- dat de sponsor Newcom in 2007 aan S.v. Communiqué moest betalen af te boeken van het eigen vermogen. Ook hier is het Bestuur 2010 achteraan gegaan en is er gebleken uit de rekeningafschriften dat dit bedrag nooit is binnengekomen. Het bedrag werd in twee termijnen van €600,- betaald, maar dit bedrag is nooit binnengekomen. Vervolgens heeft het Bestuur 2010 het archief uit 2007 bekeken. Het resultaat hiervan is dat er geen factuur of een andere vorm van een betalingsverplichting naar Newcom is verstuurd. Hierdoor staat het Bestuur 2010 juridisch gesproken zwak, omdat deze facturen wel nodig zijn als bewijs naar Newcom toe. Bovendien is dit is een huidige gewaardeerde sponsor voor ons, aangezien er nu altijd netjes aan de (betaal)verplichtingen wordt voldaan.
-
Het derde voorstel is om de bijdrage van €24,29 voor almanakblousjes uit 2007 van het eigen vermogen af te boeken, omdat deze bijdrage dubieus is. Het gaat hierbij om een boekingsfout uit het verleden.
Reservering Computers en Software Aan het eind van 2010 stond de reservering voor computers en software op een bedrag van € 686,89. Dit bedrag is lager in vergelijking met de beginbalans van dit jaar. Er is namelijk een nieuw boekhoudprogramma besteld en de kosten hiervoor zijn uit deze reservering gehaald met een bedrag van €417,87. Reservering Lustrum Er is inmiddels een reservering van €500,- gemaakt voor het lustrum die zal vrijvallen in 2014. Reservering Huisbibliotheek Deze reservering is gedaald naar een bedrag van €191,85. De Commissaris Onderwijszaken heeft namelijk twee boeken aangeschaft het afgelopen jaar.
40
Reservering Almanak Inmiddels is uit deze reservering de almanak van 2009 betaald. De almanak voor 2010 is echter nog niet gedrukt. Hiervoor was een bedrag van €3.000,- begroot. Dit bedrag is omgezet in een reservering van €2.500,-. Dit brengt deze reservering op een totaalbedrag van €2.584,90, waarvan het bedrag van €84,90 nog over was uit 2009. Reservering Batacie De reservering van €250,- voor de Batacie is vrijgevallen en gebruikt voor deelname aan de Batavierenrace. Er is besloten om voor het komende jaar geen reservering te maken. De deelnemersgelden zullen waarschijnlijk verhoogd worden door het Bestuur 2011 en er zullen geen boodschappen gehaald worden voor in het busje, waardoor deze reservering niet nodig zal zijn. Crediteuren S.v. Communiqué heeft nog een bedrag van €1.451,44 openstaan aan crediteuren, dat nog betaald moet worden. Dit bedrag bestaat uit meerdere facturen en declaraties van leden voor een commissie. Aan het eind van januari 2011 is aan de meeste betalingen voldaan. Te betalen bedragen Inmiddels zijn alle bedragen die voor 2009 moesten worden betaald afgehandeld. Voor het boekjaar 2010 moet er in 2011 nog een aantal betalingen worden afgehandeld met een totaalbedrag van €5.081,58. Zie onderstaand overzicht voor specificatie: Overzicht ‘Te betalen bedragen’ Openstaand bedrag Prijs Scavengerhunt 2010
€
145,00
Ski-Reis 2011
€
50.00
Bijdrage Communiqué Gala 2010
€
387,38
Borrel KB + Bestuur ConcepT & Communiqué
€
67,20
Symposium 2011 vanuit 2010
€
500,00
Cadeau Bestuur 2010
€
150,00
Actieve leden uitje januari 2011
€
1200,00
Impuls 2 (januari)
€
1750,00
Factuur deel Ideefiks 2010 Outdoor Adv.
€
110,00
Foto Gala 2010 S.v. Communiqué
€
21,00
Factuur Corporate Visual Identity Management mappen
€
525,00
Factuur COZ mappen blok 3
€
176,00
Totaal bedrag 'Te betalen bedragen'
€
5081,58
41
Vooruit ontvangen bedragen Er is vóór het boekjaar 2010 al een bedrag van €250,- aan sponsoring binnengehaald. Inmiddels is dit bedrag overgeboekt en uit deze post verdwenen. Echter is er in 2010 een bedrag van €250,- en €300,- vooruit ontvangen voor 2011. De post vooruit ontvangen bedragen staat daarmee op een bedrag van €550,-. Vooruit betaalde bedragen In 2010 is er een bedrag van €68,96 vooruit betaald voor de post ‘Bestuurswissel’ in 2011.
5.3 POSITIEF RESULTAAT In 2010 zijn er in totaal meer opbrengsten dan kosten geweest. Op de balans is er dan ook een positief resultaat zichtbaar van €91,34. Later in dit financieel jaarverslag bij de toelichting op de resultatenrekening zal duidelijk worden waardoor dit positieve resultaat is ontstaan. S.v. Communiqué mag als studievereniging geen winst maken. Daarom stelt het Bestuur 2010 en de Kascontrolecommissie voor om dit positieve resultaat te boeken onder het eigen vermogen. Dit houdt in dat het eigen vermogen zal stijgen met het bedrag van €91,34. Samen met het voorstel om de dubieuze debiteuren vanuit 2007 af te boeken op het eigen vermogen, zou de balans er dan voor 1 januari 2011 er als volgt uit komen te zien, met een eigen vermogen van €21.017,96.
42
5.4 RESULTATENREKENING In het onderstaande overzicht zijn de resultaten van 2010 weergegeven. In de komende drie paragrafen zullen achtereenvolgens de baten, lasten en commissies worden toegelicht. Zie de bijlage voor een uitgebreide versie van de resultatenrekening inclusief het resultaat van 2009 ter vergelijking.
43
BATEN In dit hoofdstuk worden één voor één de posten van de resultatenrekening aan de batenkant uitgelegd. Bijdragen Opleiding Hieronder valt de jaarlijkse subsidie die de opleiding aan S.v. Communiqué uitkeert op basis van mondelinge afspraken. Inmiddels heeft S.v. Communiqué dit bedrag van €2.270,- ontvangen. Contributie Contributie studenten Eind oktober 2010 en begin november 2010 zijn de contributiegelden geïnd. In totaal is er een bedrag van €5.962,75 binnengekomen aan reguliere leden en externe leden. Dit bedrag ligt lager dan het begrote bedrag van €6.332,50 omdat er minder leden waren dan verwacht door een aantal uitschrijvingen van leden. De Penningmeester heeft er daarnaast alles aan gedaan om iedereen waarbij de contributie niet automatisch werd afgeschreven toch te laten betalen door verscheidene e-mails te versturen. Voor een deel hebben leden hierdoor alsnog betaald, anderen konden aantonen dat zij al uitgeschreven moesten zijn. Contributie docenten Deze contributie is tevens eind oktober 2010 en begin november 2010 geïnd. Er is totaal een bedrag van €180,binnengekomen aan contributie van docentleden. Dit bedrag is daarmee iets hoger dan het begrote bedrag van €150,- omdat er meer docentleden waren dan verwacht.
44
Sponsoring
In 2010 is er in totaal een bedrag van €9.285,10 aan sponsorgelden ontvangen. De verwachting was dat het erg lastig zou worden om nieuwe sponsorcontracten aan te gaan in verband met de kredietcrisis. Ook konden niet alle contracten worden verlengd en zijn een aantal sponsorcontracten gewijzigd. Desalniettemin heeft de Commissaris Externe Betrekkingen een aantal nieuwe sponsoren binnengehaald, zoals te zien is aan dit bedrag. Overig Rente De rente over de spaarrekening voor 2010 bracht €298,52 op. Dit bedrag is een stuk minder dan het begrote bedrag van €750,-. Het rentepercentage is het afgelopen jaar nagenoeg gehalveerd van door de ongunstige economische situatie, waardoor dit bedrag is gedaald. Aan het begin van 2009 bedroeg het rentepercentage 4,7% en aan het einde van 2010 bedroeg het rentepercentage 2,1%. De Penningmeester heeft er verder alles aan gedaan om de rente zo hoog mogelijk te houden door zoveel mogelijk geld naar de spaarrekening over te boeken. Positief resultaat Borrelcie Het afgelopen jaar heeft de Borrelcie een positief resultaat behaald met een bedrag van €51,33. Onder de paragraaf ‘Commissies’ zal dit verder toegelicht worden.
45
Resultaat boekenverkoop
De boekenverkopen van blok 3 en 4 in het eerste halfjaar van 2010 hebben een positief resultaat van €550,03 opgeleverd. Op de mappen is er door Communiqué tevens winst gemaakt. Wanneer het Bestuur 2010 gevraagd wordt door een vakgroep om deze mappen te vullen, wordt hier gemiddeld €3,- per map voor gevraagd. Dus per verkochte map maakt S.v. Communiqué €3,- winst. Samen met het laatste half jaar van 2010 is er in totaal tijdens de boekenverkoop een winst gemaakt van €2.716,74. Vooral in blok 1 is er meer winst gemaakt dan verwacht, omdat de eerstejaars meer boeken moesten aanschaffen in vergelijking met vorig jaar. Resultaat en vrijval reserveringen Voor het jaar 2010 zijn alle concrete opbrengsten weergegeven in bovenstaande paragrafen. De baten verminderd met de lasten van de begroting geven het resultaat aan. Het resultaat op deze resultatenrekening komt uit op een negatief bedrag van €726,21. Echter is dit niet het werkelijke resultaat van de begroting, omdat er naast concrete opbrengsten ook gelden worden verkregen uit reserveringen die in het verleden zijn gedaan. Zoals eerder bleek zijn de reserveringen voor de Batacie, computers en software en de huisbibliotheek vrijgevallen. De reservering voor de Batacie is ten opbrengsten van deze commissie geboekt. De reservering voor computers en software is gebruikt voor het nieuwe boekhoudprogramma en de reservering voor de huisbibliotheek is gebruikt voor twee nieuwe boeken die de Commissaris Onderwijszaken heeft aangeschaft. Deze reserveringen zijn geplaatst onder de post onvoorzien. De reservering Computers en Software is niet aangewend voor de ’Adobe Licentie’, omdat bleek dat deze licentie gratis te verkrijgen was via de opleiding.
46
Positief resultaat 2010 De uiteindelijke resultatenrekening van 2010 komt op een positief resultaat van €91,34. Ondanks de sponsoropbrengsten die tegenvielen en het rentepercentage dat het afgelopen jaar is gedaald, zijn de financiën van S.v. Communiqué in 2010 toch geëindigd op een positief resultaat. Dit positieve resultaat is vooral te danken aan de bezuiniging van €500,- op de almanak. Om dit positieve resultaat verder te verduidelijken is er een specificatie gemaakt van bedragen op de resultatenrekening die €100,- boven of onder het begrote bedrag lagen.
LASTEN De lasten zijn verdeeld in drie categorieën: ‘Algemeen’, ‘Onvoorzien’ en ‘Commissies’. Eerst worden alle posten van de categorie ‘Algemeen’ beschreven. De onvoorziene kosten komen daarna aan bod. Omdat de ‘Commissies’ grotendeels vragen om een uitgebreide specificatie, is ervoor gekozen om deze apart in het daarop volgende hoofdstuk te vermelden. Algemeen Bestuurswissel Deze kosten zijn het afgelopen jaar behoorlijk overschreden. Er is in totaal €2238,29 uitgegeven op deze post. Dit kwam doordat de factuur van de wisselborrel veel hoger uitviel dan begroot. De fustprijs was onaangekondigd met 30% gestegen en daarnaast was er geen controle over het aantal fusten dat tijdens de borrel werd verbruikt. Dit werd veroorzaakt door een miscommunicatie tussen het Bestuur 2009 en het Bestuur 2010. Ook waren er slechte afspraken met de Borrelcommissie van S.V. ConcepT. Voor dit jaar heeft het Bestuur 2010 duidelijke afspraken gemaakt met S.V. ConcepT door middel van een contract over onder andere de fustprijs en het maximaal aantal fusten om dit soort onaangename verrassingen te voorkomen.
47
Bestuurswisselweekend Voor het bestuurswisselweekend bedroegen de kosten €437,05. Het begrote bedrag van €450,- voor dit weekend bleek dan ook toereikend te zijn het afgelopen jaar. Cadeau oud Bestuur en nieuw Bestuur Deze post staat precies op een bedrag van €300,-. Voor het Bestuur 2009 is een cadeau gekozen in de vorm van een survivaltocht, maar ondanks vele pogingen heeft het Bestuur 2009 helaas nog geen datum weten vast te stellen om deze activiteit uit te voeren. Inmiddels is ervoor gekozen om een nieuw cadeau aan te schaffen voor het Bestuur 2009 in de vorm van VVV-bonnen. Er is daarom een bedrag van €150,- voor het bestuur 2009 en een bedrag van €150,- voor het cadeau van het Bestuur 2010 uitgegeven. Diverse abonnementen, contributies
In 2010 is er in totaal een bedrag van €471,01 uitgegeven aan abonnementen en contributies. Dit bedrag ligt iets lager dan het begrote bedrag, omdat de vaste lasten voor de Kamer van Koophandel lager uitvielen dan verwacht. Voortaan staat het jaarlijkse bedrag voor de hosting van de website van de Nationale dag van de Communicatie onder deze post. Deze website wordt in samenwerking met drie zusterstudieverenigingen in Amsterdam, Nijmegen en Groningen gehost. Bank Het afgelopen jaar bedroegen de bankkosten €411,21, net iets minder dan het begrote bedrag van €420,-. Door incasso-opdrachten van de contributie is dit bedrag dus iets gestegen in vergelijking met het afgelopen half jaar. Er is inmiddels ook een creditcard aangeschaft om op die manier aan meer verschillende soorten betalingen te kunnen voldoen. Website Er is sinds dit bestuursjaar een nieuwe website online van S.v. Communiqué. De Secretaris heeft deze in samenwerking met de ICTcie ontwikkeld. Er is inmiddels extra fotoruimte aangeschaft voor €4,43 die is betaald door middel van de creditcard. Reiskosten Deze post staat op €207,73. Het Bestuur 2010 heeft het afgelopen jaar een aantal symposia, beurzen en lezingen bezocht buiten de UT en heeft hiervoor reiskosten gemaakt.
48
Actieve Ledenuitjes In juni 2010 is het eerste Actieve Ledenuitje naar het casino georganiseerd. De factuur hiervan bedroeg €800,-. Het tweede Actieve Leden Uitje vond eind januari plaats. De factuur hiervan was echter nog niet binnen gekomen ten tijde van dit jaarverslag. Vandaar dat het beschikbare bedrag van €1.200,- op de post ‘te betalen bedragen 2010’ is gezet, maar wel alvast staat als resultaat op de resultatenrekening. Verenigingskleding
Op deze post is er in het afgelopen jaar een bedrag van €1.441,50 uitgegeven. Voor de bestuurspakken bedroeg de vergoeding in totaal €600,-. Voor de opdruk is er een bedrag van €206,60 uitgegeven dat onder het begrote bedrag blijft. Voor de commissiekleding is er in totaal een bedrag van €634,90 uitgegeven. Dit bedrag bestaat zowel uit shirts en bedrukking met de norm van €15,- per commissielid dat vergoed wordt. Dit bedrag is dus onder de begroting van €1.000,- voor commissies gebleven. Dit kwam omdat alleen de Borrelcie, Eerstejaarscie, Studiereiscommissie, Galacie, Scavengerhuntcie en de Premacie shirts en/of vesten aangeschaft hebben.
49
Representatie De post ‘Representatie’ bestaat uit verschillende categorieën. Onderstaande tabel is een overzicht van wat het resultaat per post is, met onder de tabel een verklaring.
•
• • • •
• • • •
Visite- en constitutiekaartjes: dit jaar is er niet gekozen om een fotograaf in te huren omdat het Bestuur 2010 iemand kende die goed kan fotograferen. De visitekaartjes heeft het Bestuur 2010 gratis gekregen van Promotioneel Drukwerk Service. Het begrote bedrag bleek dan ook toereikend met als resultaat €145,18, waarvoor de constitutiekaartjes zijn aangeschaft. STAF-toernooi: voor het staftoernooi bedroeg de factuur €75,-. Dit bedrag was dus iets hoger dan begroot. Relatiegeschenken extern, bedankjes: In het afgelopen jaar zijn er voor onder andere de ouderdag en constitutiecadeaus voor andere studieverenigingen relatiegeschenken aangeschaft. Kosten bestuursdeelname interne activiteiten: Deze post is inmiddels verdeeld over het Bestuur 2010 om de bestuursleden te compenseren voor de inschrijfgelden bij alle activiteiten. Rozen diploma-uitreiking: de Bacheloruitreiking heeft inmiddels plaatsgevonden, waarbij er €40,- is uitgegeven. Voor de Propedeuse-uitreiking is er €64,50 en voor de Bacheloruitreiking in november is er €112,50 uitgegeven. Er is in 2010 €217,- uitgegeven aan rozen voor diploma-uitreikingen. Dit is iets meer dan begroot. Promotiemateriaal: er zijn het afgelopen jaar Communiquépennen aangeschaft, omdat deze er niet waren en het Bestuur 2010 dit een goede promotie-uiting vindt. Lunches: Het afgelopen jaar hebben er tien Birthdaylunches plaatsgevonden en in combinatie met de al bestaande lunches bleek het begrote bedrag ruim toereikend met een resultaat van €181,38. Foto Gala 2010 S.v. Communiqué: Er is voor €21,- een nieuwe groepsfoto aangeschaft, geschoten op het gala van S.v. Communiqué en S.V. ConcepT. Overig: De overige kosten bedroegen €112,56 voor het afgelopen jaar. Deze bestonden onder andere uit inschrijfgelden voor symposia in andere steden van de zusterverenigingen.
50
Kamerbenodigdheden
Aan het einde van dit jaar is er €180,01 aan kosten gemaakt op deze post. Van het Bestuur 2009 kreeg het Bestuur 2010 mee dat er op deze post extra gelet moest worden, aangezien hier altijd verlies op wordt gedraaid. Deze post is het afgelopen jaar netjes onder het begrote bedrag gebleven. Kopiëren Het meeste kopieer- en printwerk vindt plaats via de Xerox of de printer in de Communiquékamer, daarom is het resultaat hiervoor slechts €10,-. Deze kopieer kosten komen voort uit het kopiëren van ID kaarten en DUO formulieren voor de afstudeermaanden door het Bestuur 2010. Huisbibliotheek Er zijn het afgelopen jaar twee boeken aangeschaft door de Commissaris Onderwijszaken met een totaalbedrag van €58,34 voor in de huisbibliotheek dat uit de reservering huisbibliotheek is gehaald. Adobe Licentie Er is geen licentie aangeschaft. Het bleek namelijk na overleg met de opleiding dat deze licentie gratis te verkrijgen was. De software staat inmiddels dan ook op alle computers in de Communiquékamer. Deze reservering is echter wel gebruikt om de aanschafprijs van het nieuwe boekhoudprogramma te betalen met een bedrag van €417,87. Verlies vorig boekjaar 2009 Nadat de posten ‘Te ontvangen bedragen’ en ‘Te betalen bedragen’ waren leeg geboekt vanuit 2009, was er voor 2010 nog een negatief resultaat van €23,25. Onvoorzien Er zijn het afgelopen jaar drie onvoorziene kosten geweest. De eerste kostenpost was dat de factuur van de pinautomaat die uit deze post is gehaald en daarom ook is overschreden in eerste instantie. Er moest namelijk een nieuwe pinautomaat aangeschaft worden, aangezien de vorige automaat onveilig en verouderd was. In overleg met de opleiding is een gedeelte van dit bedrag vergoed door de opleiding. De tweede kostenpost is een bedrag van €250,-. Dit bedrag mist uit de kas van het bestuursjaar 2009. Het Bestuur 2009 en het Bestuur 2010 hebben alle mogelijke opties voor het tekort onderzocht. Echter heeft dit geen duidelijkheid opgeleverd met als resultaat dat het op de post ‘Onvoorzien’ is geplaatst. Om dit in de toekomst te voorkomen, adviseert het Bestuur 2010 een nieuw kasbeleid in te voeren. Er zal een gematigde toegang tot de kas moeten komen. Tot slot is er een negatief kasverschil van €39,85 geboekt onder deze post. Over een heel jaar is dit negatieve kasverschil te overzien. Het totale bedrag op de post ‘Onvoorzien’ komt hiermee uit op €856,39. De volgende reserveringen die zijn vrijgevallen zijn ook weer uitgegeven, dus vandaar dat deze ook op de ‘lastenkant’ staan van de resultatenrekening.
51
Commissies Impuls
In 2010 is het verenigingsblad de Impuls vier keer uitgekomen. Hierbij is er ook telkens een factuur naar de opleiding gestuurd om de helft van elke Impuls te betalen. Echter moet het bedrag van Impuls 1 in november vanuit de opleiding nog binnenkomen. Dit bedrag zal dan ook onder te ontvangen bedragen voor 2010 worden gezet. Impuls 2 die in januari 2011 is uitgekomen is de laatste Impuls waarvan de kosten nog onder het Bestuur 2010 vallen. Deze Impuls is echter nog niet uitgekomen, dus vandaar dat hiervan een schatting is gemaakt met het bedrag van €1.750,-. S.v. Communiqué zal hiervan €875,- bijdragen. In totaal bedraagt de bijdrage van S.v. Communiqué hiermee €4.192,80 dat onder het begrote bedrag van €4.750,- blijft. Competencie
De Competencie heeft in het afgelopen jaar een aantal interessante lezingen en workshops weten neer te zetten. Dit jaar heeft de Competencie tevens de Week van de Communicatie georganiseerd, waarbij de kosten lager uitvielen dan verwacht werd. In totaal is er een bedrag van € 114,48 uitgegeven. Voor volgend jaar wordt geadviseerd om het bedrag iets lager in te begroten, aangezien er is gebleken dat het huidige bedrag ruim toereikend was.
52
CWaccie
De CWaccie heeft voor het afgelopen jaar een bijdrage van €450,- van S.v. Communiqué tot haar beschikking gehad. Door onder andere een hoge winst bij het Aspen feest Ojee Ojee Enschede konden er nog een aantal activiteiten worden neergezet, die goedkoop waren voor de leden. Voor het afgelopen jaar is er namens S.v. Communiqué slechts een bijdrage van €330,28 nodig geweest. Borrelcommissie
Voor 2010 heeft de Borrelcommissie een bijdrage van €250,- van S.v. Communiqué gekregen. Sinds de verhuizing naar Café de Pijp wordt er op de borrel vaak een positief resultaat behaald. Dit komt vooral omdat de drankprijzen goedkoper zijn geworden, waardoor leden meer munten kopen dan ze uitgeven. Het positieve resultaat van het afgelopen jaar bedraagt dan ook €51,33. Het advies voor 2011 is om de bijdrage aan de Borrelcie te verlagen.
53
Eerstejaarscie
In de eerste helft van 2010 heeft de Eerstejaarscie twee activiteiten georganiseerd: de ouderdag en de high tea. De ouderdag werd vergoed door de opleiding en de high tea bedroeg €74,75. Hierdoor had de Eerstejaarcie van het nieuwe academische jaar tot 2010 €125,25 te besteden. De commissie heeft hiervan twee activiteiten georganiseerd: namelijk het bowlen dat €95,49 bedroeg en het moordspel dat €90,22 bedroeg. In totaal waren de kosten van de Eerstejaarscie voor 2010 €164,46. Het begrote bedrag van €200,- is dus het afgelopen jaar voldoende geweest. Premacie
In de eerste helft van 2010 heeft de Premacie één grote activiteit gehad, namelijk de Premaciepop. Er was aan deze activiteit slechts €121,99 uitgegeven mede door de opbrengsten die uit de entreegelden zijn gehaald. De Premacie in het nieuwe academische jaar had dus nog €278,01 over. Hiermee heeft de commissie twee activiteiten neergezet: American Housewarming en schaatsen. In totaal heeft de Premacie in 2010 €304,44 gebruikt van het begrote bedrag van €400,-. Voor volgend jaar wordt er geadviseerd om voor de Premacie iets minder te begroten, omdat deze commissie nu goed loopt. In het verleden is er namelijk besloten voor een hoge bijdrage aan de Premacie om zo meer actieve (Pre)-Masters te verwerven. Almanakcie De almanak uit 2009 is gefinancierd met de reservering die daarvoor vrij is gekomen. Voor de almanak van 2010 is er een bedrag van €3.000,- begroot. Echter kon deze nog niet gedrukt worden in 2010. Bij nader inzien en na aanvraag van de offerte is gebleken dat een bedrag van €2.500,- zou moeten volstaan. Dit komt vooral voort uit een kleinere oplage. Het bedrag is al wel op de resultatenrekening gezet en wordt doorgeschoven als reservering in 2011.
54
Batacie
De Batavierenrace vond eind april plaats en uiteraard was S.v. Communiqué hier ook aanwezig. Er was in totaal een bedrag van €500,- begroot en er kwam een bedrag van €250,- vrij uit de reservering. De deelnemersgelden zijn verder in de loop van 2010 binnengekomen. De bijdrage van S.v. Communiqué is €411,03 die ondanks de schade aan het busje onder het begrote bedrag blijft. Sponsorcie Deze commissie is inmiddels opgezet. Het doel van deze commissie is om de Commissaris Externe Betrekkingen bij te staan en zo meer sponsormogelijkheden te creëren. In eerste instantie was het de bedoeling om dit begrote bedrag uit te geven aan eventuele reiskosten, maar die zijn er niet geweest. Er is een Communiquékalender aangeschaft met een bedrag van €618,50. Deze kalender voor en door leden wordt verkocht met een bedrag van €5,- per stuk. Ten tijde van het schrijven van het jaarverslag was het aantal verkochte kalenders echter nog niet bekend. Symposiumcommissie Deze commissie is opgezet in september 2010. Het symposium zal daarom pas in mei 2011 plaatsvinden. Het begrote bedrag van €500,- is dan ook gezet op de post ‘Te betalen bedragen’ in 2010 en op die manier doorgeschoven naar 2011. Studiereiscommissie Het afgelopen jaar heeft de studiereis naar Zweden plaatsgevonden. Vanuit Communiqué is er een bijdrage van €200,- geleverd. Ook is er een renteloze lening beschikbaar gesteld van €6.000,- op basis van een contract met de commissie. Galacie Het gala in samenwerking met S.V. ConcepT heeft ook dit jaar plaatsgevonden. Alle financiën waren ook dit jaar in handen van S.V. ConcepT. Er is van tevoren afgesproken dat elke vereniging evenveel inlegt. De factuur hiervan is in januari 2011 binnengekomen en de bijdrage van S.v. Communiqué bedraagt €387,38.
55
Skicie In maart 2011 zal er weer een skireis plaatsvinden van S.v. Communiqué. Hiervoor is er een bedrag van €50,- ter beschikking. SOCOM Voor de decentrale onderwijsprijs heeft het SOCOM een bedrag van €92,43 uitgegeven. Het begrote bedrag is toereikend gebleken. Scavengerhuntcie
Dit jaar heeft er weer een Scavenger Hunt plaatsgevonden. Voor de boodschappen is er €170,15 uitgegeven. De verwachte opbrengst uit de deelnemersbijdrage is €204,-. Er zal hiervan echter nog een bedrag van €44,- moeten binnenkomen, omdat nog niet alle deelnemers betaald hebben. De prijs voor de winnaars bedroeg €145,-. Hiermee is er in totaal een bijdrage van €111,15 nodig geweest vanuit S.v. Communiqué dat onder het begrote bedrag van €150,- is gebleven.
56
KASCONTROLECOMMISSIE Boekjaar:
1 januari 2010 t/m 31 december 2010
Penningmeester:
Xavier Oosterling
Kascontrolecommissie:
Martym Osinga / Tjitske Willemsma / Mark Tempelman
Inleiding In 2010 heeft de Kascontrolecommissie wederom de financiële gang van zaken betreffende S.v. Communiqué in de gaten gehouden. Dit is gedaan op basis van diverse bijeenkomsten tussen de Penningmeester en één of meerdere leden van de Kascontrolecommissie. Op 26 januari 2011 heeft de daadwerkelijke kascontrole over het boekjaar 2010 plaatsgevonden, waarbij de Penningmeester en twee leden van de Kascontrolecommissie aanwezig waren. Algemeen De Kascontrolecommissie heeft de balans, de resultatenrekening en het financiële jaarverslag in goede orde ontvangen en besproken met de penningmeester. Boekhoudkundig ziet de administratie er verzorgd uit en naar aanleiding van de uitleg van de penningmeester, met betrekking tot vragen van de Kascontrolecommissie, heeft deze voldoende vertrouwen gekregen in de juistheid van de gevoerde administratie. Naar aanleiding van de controlebijeenkomst wil de Kascontrolecommissie de Penningmeester graag een aantal adviezen ter hand geven richting de jaarvergadering. -
-
Toelichting afschrijving dubieuze debiteuren: Er zijn enkele oude dubieuze debiteuren waarvan niet duidelijk was of er in het verleden boekhoudkundige fouten zijn gemaakt of dat er niet aan de betalingsverplichting was voldaan. Na toelichting van de penningmeester en alle pogingen om meer inzicht in deze debiteuren te krijgen, heeft de kascontrolecommissie voldoende vertrouwen dat alle mogelijke opties zijn geprobeerd. Zij heeft er dus mee ingestemd om de bedragen af te schrijven van het eigen vermogen. Toelichting winst boekenverkoop: De winst van de boekenverkoop is aanzienlijk groter dan dan begroot. Na uitleg bleek dit door een groter boekenpakket te komen dan verwacht. Toelichting lening met betrekking tot de studiereis: Om de studiereis doorgang te verlenen is er een renteloze lening verstrekt. De Kasco adviseert om tijdens de jaarvergadering te onderbouwen wanneer dit bedrag terug wordt verwacht op de rekening.
Het financieel jaarverslag over het boekjaar 2010 geeft volgens de Kascontrolecommissie een volledig en verantwoord beeld van de financiële situatie van S.v. Communiqué. De Kascontrolecommissie verzoekt dan ook de leden op de Algemene Ledenvergadering om aan de Penningmeester decharge te verlenen. Aanbevelingen 2011 -
-
Kasbeleid: De Kascontrolecommissie raadt aan om de toegang tot de kas te beperken tot twee personen om meer controle te hebben op de uitgaven en inkomsten. De Penningmeester & de Voorzitter lijken hiervoor de logische keus. Prioriteitenlijst: Bekijk alle posten nauwkeurig en bepaal welke activiteiten prioriteit hebben bij tegenvallende baten.
57
-
Boekenverkoop: Stem nauwkeurig af met de opleiding welke boeken er aangeschaft gaan worden en hou deze post gedurende het jaar goed in de gaten. Dit kan namelijk ook negatief uitpakken.
Namens de kascontrolecommissie 2010, Tjitske Willemsma Mark Tempelman Martym Osinga
58
ACTIVITEITEN PER MAAND Februari Datum 10-02-2010 11-02-2010 11-02 18-02-2010 18-02-2010
Activiteit Carnavals wisselborrel Lezing keizer communicatie opvallen met Google Gotcha! Commissiemarkt Bekendmaking thema studiereiscommissie Impuls
Organisatie Borrelcie Competencie CWaccie Bestuur Studiereiscommissie Impuls
Datum 03-03 09-03 10-03 10-03 11-03 16-03 19-03/28-03 23-03 24-03
Activiteit All around the World feest RTV Oost excursie Lenteschoonmaakborrel GGD lezing Pre-Skireisborrel Verjaardaglunch Skireis High Tea Student Sense Moulin Rouge
31-03
Eerstejaarsfeest Super Helden&Schurken Communikrant
Organisatie CWaccie Competencie * Borrelcie Competencie Bestuur Bestuur Bestuur Eerstejaarscie Paradoks, Deadelus en Communiquéleden Eerstejaarscie met Dimensie en Newton CommuniKrantcie
Activiteit After-Paasbrunch Historische helden borrel met almanak uitreiking Batavierenrace meelopen Verjaardagslunch Impuls
Organisatie Cwaccie Borrelcie Bestuur Bestuur Bestuur
Activiteit Trainingsdag Ormit Utrecht Multi-Culti Borrel Ouderdag Rondleiding/workshop TRIMM Fris&Fruitig feest Aspen PremaciePop Verjaardagslunch D-NL lunch CommuniKrant
Organisatie Competencie* Borrelcie Eerstejaarscie Competencie Cwaccie Premacie Bestuur Bestuur CommuniKrantcie
Maart
April Datum 21-04 21-04 24-04 27-04
Mei Datum 07-05 12-05 15-05 18-05 19-05 20-05 26-05 31-05
59
Juni Datum 02-06 08-06 10-06 17-06 30-06
Activiteit Housewarmingborrel Café de Pijp Inspraakpauze Scavenger Hunt Verjaardagslunch juni+juli ALU – casino Impuls
Organisatie Borrelcie Bestuur Scavengerhuntcie Bestuur Bestuur Bestuur
Activiteit Eindejaarsbarbecue bij de Pijp Activiteit bij de taalcursus voor internationale studenten
Organisatie Cwaccie Bestuur
Activiteit CWIC-In bachelorintroductie Commissiemarkt MIK masterintroductie Impuls
Organisatie CWIC-In en opleiding Bestuur Premacie en opleiding Impuls
September Datum 08-09 16-09 21-09 22-09 28-09 30-09
Activiteit Doegroepen/na intro vakantie borrel Studiereis activiteit bowlen Verjaardagslunch aug+sep Vragenlunch Duitse eerstejaars American housewarming Cubicus HALV
Organisatie Borrelcie Studiereiscommissie Bestuur Bestuur Premacie Bestuur
Oktober Datum 06-10 13-10 14-10 19-10 20-10 21-10
Activiteit Oktoberfest borrel Oh jee oh jee Enschede Bestuursinteresselunch Verjaardagslunch Pre-gala borrel Pizza eten en bowlen
Organisatie Borrelcie Cwaccie Bestuur Bestuur Galacie Eerstejaarscie
November Datum 03-11 10-11 15-11 16-11 17-11 18-11 18-11
Activiteit Halloween borrel Candlelight Gala Week vd Communicatie: SIR Week vd Communicatie: Mirjam Galetchka Week vd Communicatie Edwin Vlieg Week vd Communicatie Marketingman Kroegentocht
Organisatie Borrelcie Galacie Competencie Competencie Competencie Competencie Cwaccie
Juli Datum 02-07 16-07 Augustus Datum 23/24/25-08 23-09 24-08/25-08
60
19-11 tot 17-12 30-11
December Datum 01-12 07-12 08-12 19-11 tot 17-12 14-12 15-12 16-12 19-12 Januari Datum 05-01 06-01 12-01 18-01 21-01 31-01
Studiereis Zweden Duits – Nederlands Lunch Impuls
Studiereiscommissie Bestuur Impuls
Activiteit Pakjesavond Aspen Feest Interne communicatiebij veranderingstrajecten Hinzia borrel Studiereis Zweden Verjaardagslunch nov+dec Premacie Schaatsen Oudemarkt Kerstfeest Café de Pijp Hang je sok op bij Communiqué
Organisatie CWaccie Competencie Borrelcie Studiereiscommissie Bestuur Premacie Sirius en Communiqué CWaccie
Activiteit Goede Voornemens Borrel Moordspel Inspraakpauze Verjaardagslunch MIK ALU Impuls Communikrant
Organisatie Borrelcie Eerstejaarscie Bestuur Bestuur Premacie Bestuur Impuls Communikrantcie
* = activiteit is niet doorgegaan
61
LIJST MET GEBRUIKTE AFKORTINGEN ALV BSA -cie Competencie COP CW CWaccie CWic-In EB GW Graficie HALV IBBS-2 ICOS Kasco OLC OOC OS Premacie RvA SMS SOCOM SRC S.v.
Algemene Ledenvergadering Binden Studieadvies Commissie Competentiecommissie Competentie Ontwikkelingsproject Communicatiewetenschap Communicatiewetenschap Activiteitencommissie Communicatiewetenschap Introductiecommissie Externe Betrekkingen Gedragswetenschappen Grafische Commissie Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering Integraal Boeken Bestel Systeem – 2 Internationaliseringcommissie Overleg Studieverenigingen Kas Controle Commissie Opleidingscommissie Overleg Onderwijs Commissarissen Overleg Studieverenigingen Premastercommissie Raad van Advies Studentmentorschap Student Overleg COMmunicatie Studiereiscommissies Studievereniging
62
63
