OFFISTE MEETING
VENDOR MANAGEMENT SYSTEM 23 – 24 MARET 2016 2014 Highlight Performance ORF GRESIK & Lesson Learned Dept. : Performance
Bangkitkan Energi Negeri
STRATEGIC PLANNING & CONTROL STRATEGIC PLANNING CONTROL MERUPAKAN SEBUAH FUNGSI YANG TERINTEGRASI DALAM SISTEM SUPPLY CHAIN MANAGEMENT DI PHE WMO. STRATEGIC & PLANNING CONTROL MERUPAKAN SUPPORT DARI SEGALA AKTIFITAS YANG BERLANGSUNG DI SUPPLY CHAIN
SCM Website SAP Support VMS E-Proc GDMS MI-TKDN (next project)
• Coaching Clinic TKDN • HSE Awareness • CHSEMS • Vendor Day
OTHERS
• • • • • •
SOSIALISASI VENDOR
SISTEM
PRODUK APA YANG DIHASILKAN OLEH SPC
• Tender Support • Reporting • Performance Evaluation
DEFINISI SUATU DATABASE YANG TERWADAH DALAM SEBUAH SISTEM INFORMASI YANG MENGGAMBARKAN KEMAMPUAN REKANAN BISNIS PHE WMO YANG DIGAMBARKAN DALAM ASPEK SEBAGAI BERIKUT : 1. ADMINISTRASI 2. KEMAMPUAN PENGADAAN BARANG DAN JASA 3. ASPEK LEGAL 4. ASPEK FINANCE 5. ASPEK KINERJA 6. ASPEK HSE
MENGAPA VMS SANGAT PENTING?
E-proc
SPDA
MI TKDN
DPM
VMS
CHSEMS
PML
VENDOR MANAGEMENT AKAN TERINTEGRASI DENGAN SEMUA SISTEM YANG ADA DALAM SEGALA AKTIFITAS DI SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
OBYEKTIF Vendor Management System merupakan sistem yang terintegrasi yang memberikan efektifitas dan efisiensi proses dalam pengadaan di lingkungan PHE WMO dan kemudahan bagi vendor untuk terlibat dalam setiap pengadaan. DATABASE & STATISTICALLY RELIABLE VENDOR QUALIFICATION AND PERFORMANCE DATA IN VMS / SPDA PHE & ASSESSMENT PROCESS
Filtering
DAFTAR PENYEDIA MAMPU
Qualification: Administration , Legal, Finance
Pre- Qual: HSE (CHSEMS)
Performance Synthesis Report (per Contractor)
Qualification: Technical
High Risk only
Filtering
Tender Announcement
Registration
PQ
Bid Submission
Evaluation
Award
Contract execution
Close Out Report
TUJUAN VENDOR MANAGEMENT SYSTEM
LEAD TIME KEMAMPUAN VENDOR EFISIENSI DAN COMPLIANCE EFEKTIFITAS PROSES VENDOR DAPAT PENGADAAN SELALU MENGKEMUDAHAN UPDATE DAN DALAM MENCAPAI UPGRADE PROFIL PROSES PENGADAAN YANG AUDITABLE
BAGAIMANA MASUK KE DALAM VMS 1. MASUK MELALUI SCM WEBSITE https://scm.phe-wmo.com/
BAGAIMANA MASUK KE DALAM VMS 2. ARAHKAN KURSOR PADA QUICK LINKS DAN PILIH “VENDOR REGISTRATION”
TAMPILAN SETELAH MASUK KE VENDOR REGISTRATION DAPAT JUGA LANGSUNG AKSES KE ALAMAT : https://scm.phe-wmo.com/vms/
BAGAIMANA LOGIN KE VMS
ID E-PROC
TERDAFTAR DAN MEMILIKI ID EPROC
NON ID E-PROC
TERDAFTAR TETAPI TIDAK MEMILIKI ID EPROC BELUM TERDAFTAR / VENDOR BARU
BAGAIMANA LOGIN KE VMS – MEMILIKI ID E-PROC
TULISKAN ID E-PROC MASUKKAN PASSWORD BARU HASIL RESET PASSWORD TULISKAN CAPTCHA LOGIN
RESET PASSWORD ADALAH WAJIB
BAGAIMANA LOGIN KE VMS – MEMILIKI ID E-PROC
TULISKAN ID E-PROC TULISKAN EMAIL TULISKAN NPWP MASUKKAN PASSWORD BARU TULISKAN CAPTCHA TEKAN RESET
TAMPILAN SETELAH LOGIN
BAGAIMANA LOGIN KE VMS – TIDAK MEMILIKI ID E-PROC
KLIK “CREATE AN ACCOUNT”
TAHAPAN PROSES VMS – CORPORATE DETAILS
PERHATIKAN BEBERAPA HAL BERIKUT : 1. BESAR FILE YANG DAPAT DIUPLOAD MAKSIMAL ADALAH 5MB 2. UPLOAD DOKUMEN SESUAI DENGAN KETENTUAN YANG BERLAKU. 3. AKTE PERUSAHAAN HARUS DISUBMIT SELURUH HALAMAN, BUKAN HANYA COVER-NYA SAJA. 4. PASTIKAN SEMUA DOKUMEN YANG ANDA SUBMIT MASIH BERLAKU i.e SKTMIGAS, TDP, SIUP/SIUPAL/SIUJK 5. PASTIKAN ANGKA YANG DIINPUT KE DALAM PROFIL DATA = FILE YANG DISUBMIT
TAHAPAN PROSES VMS – KEY CORPORATE PERSONNEL
PERHATIKAN BEBERAPA HAL BERIKUT : 1. PERSONIL YANG DIINPUT HARUS AKTIF. JIKA ADA PERUBAHAN, UPDATE KEMBALI PROFIL ANDA. 2. STRUKTUR ORGANISASI HARUS DAPAT MENUNJUKKAN LOGO PERUSAHAAN DAN DIVALIDASI OLEH AUTHORIZED PERSONNEL DI PERUSAHAAN
TAHAPAN PROSES VMS – CORPORATE FINANCIAL PERHATIKAN BEBERAPA HAL BERIKUT : 1. COMPANY ASSET DAN DAN PROFIT VALUE HARUS DISESUAIKAN DENGAN BALANCE SHEET PERUSAHAAN. 2. BANK REFERENCE LETTER DAN BANK ACCOUNT HARUS SESUAI. 3. UPLOAD BANK REFERENCE LETTER DAN BALANCE SHEET ADALAH WAJIB 4. SHAREHOLDER HARUS DISUBMIT SESUAI DENGAN DOKUMEN PENDUKUNG. JANGAN LUPA MENGUPLOAD ID CARD UNTUK PEMILIK INDIVIDU DAN AKTE PERUSAHAAN JIKA DIMILIKI OLEH GABUNGAN DENGAN PERUSAHAAN. JUMLAH SHARE HOLDER HARUS 100%.
TAHAPAN PROSES VMS – COMPETENCY
KOMODITAS YANG HARUS DIPILIH : 1. CATEGORY (MAKSIMAL 5 KOMODITAS) 2. CORE COMPETENCES (KOMODITAS PTK 007 LAMPIRAN PQ-03) 3. APDN (KOMODITAS ESDM)
JIKA ANDA ADALAH AUTHORIZED SELLER AGENCY, MANDATORY UNTUK MENGUPLOAD SURAT PENUNJUKKAN AGEN
TAHAPAN PROSES VMS – ADDITIONAL
HASIL UPLOAD DOKUMEN VMS
HAL INI MENUNJUKKAN BAHWA FILE YANG ANDA UPLOAD TELAH SUKSES
NAMA FILE YANG TERLIHAT ≠ NAMA FILE YANG DIUPLOAD
HASIL UPLOAD DOKUMEN VMS NAMA FILE YANG TERLIHAT = NAMA FILE YANG DIUPLOAD HANYA UNTUK : 1. DOKUMEN PENDUKUNG UNTUK SURAT KEAGENAN 2. DOKUMEN PENDUKUNG UNTUK KOMPETENSI 3. DOKUMEN PENDUKUNG UNTUK BRAND/PRODUCT PRINCIPAL 4. DOKUMEN PENDUKUNG UNTUK SERTIFIKAT ISO DAN OHSAS 5. DOKUMEN PENDUKUNG UNTUK BROSUR NAMA FILE YANG TERLIHAT ≠ NAMA FILE YANG DIUPLOAD HANYA UNTUK : 1. AKTE PENDIRIAN PERUSAHAAN 2. AKTE NOTARIAL PERUBAHAN 3. SIUP/SIUPAL/SIUJK 4. TDP 5. SKT MIGAS 6. NPWP 7. JAMSOSTEK 8. ORGANIZATION CHART 9. BANK REFERENCE LETTER 10. BALANCE SHEET 11. TAX RECEIPT
HASIL SUBMIT DOKUMEN (1 DARI 2) SETELAH KLIK “SUBMIT”, MAKA AKAN MUNCUL PEMBERITAHUAN SEPERTI INI
SETELAH TANDA “√” PADA PEMBERITAHUAN “SAYA MENYETUJUI PERJANJIAN LAYANAN PHE WMO……..” KLIK TANDA “AGREED”
HASIL SUBMIT DOKUMEN (2 DARI 2) KEMUDIAN AKAN MUNCUL TANDA BERIKUT INI
YANG MENANDAKAN BAHWA HASIL SUBMIT VMS ANDA SUKSES
SERTIFIKASI CHSEMS (HIGH RISK)
SERTIFIKASI CHSEMS (HIGH RISK)
SERTIFIKASI CHSEMS (HIGH RISK)
FLOW CHART PROSES REGISTRASI VMS HINGGA “APPROVED”
STATUS DATA VENDOR DALAM VMS
APPROVED
REJECTED
UPDATE PROFILE
MIGRATION
NEW
STATUS DATA VENDOR DALAM VMS Evaluasi penilaian kinerja vendor Sebagai database kami dalam proses pengadaan selanjutnya
SPDA Bersama PHE untuk filtering potensial vendor (administrasi)
CHSEMS 1. Inisiasi untuk proses PQ HSE 2. Effektifitas proses PQ HSE
Informasi mengenai Vendor Development i.e 1. Coaching Clinic 2. Vendor Day
kegiatan
CONTACT PERSON •
[email protected] • Ext. 7932
Subject Email : VMS_PROBLEM
Nada Kania
List of Problem :
•
[email protected] • Ext. 7856
Supriyatno
Contoh Subject VMS_Account VMS_Reset Password
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Account Reset Password Registration Update Profile Upload Dokumen etc
Email
:
Pictures of various brightness
THANK YOU
