Nieuwe grote release SAP Vendor Invoice Management Inleiding Recent is een nieuwe grote release uitgebracht voor SAP Vendor Invoice Management. Deze VNSG tip beschrijft de belangrijkste toevoegingen en wijzigingen, maar eerst een korte introductie.
Wat is SAP Vendor Invoice Management? SAP Invoice Management (SIM), ook wel Vendor Invoice Management (VIM) genoemd, is de door SAP geadviseerde SAP add-on voor het verwerken van binnenkomende facturen. SIM is ontwikkeld door OpenText en wordt verkocht en ondersteund door SAP. SIM helpt factuurverwerking te stroomlijnen en risico's te minimaliseren. Het helpt Crediteuren administratie de processen rondom de aanleg, het beheer, de controles en routering van facturen binnen de organisatie beter te structureren. Verdere voordelen zijn het behalen van betaaltermijnen, verbeteren van productiviteit en het optimaliseren van geldstromen.
Figuur 1: architectuur SAP Invoice Management
A = Factuur invoer B = Opslag gescande factuur in archiefsysteem (zoals een SAP Content Server) C = SAP ICC voor documentherkenning (optioneel) D = SAP Invoice Management voor document verwerking en goedkeuring
Upgrade naar 7.5 De meest recente versie 7.5 bevat veel nieuwe functionaliteit. In enkele gevallen vervangt deze nieuwe functionaliteit de werking uit vorige versies. Deze nieuwe functies behoeven daarom aandacht bij een upgrade. Voor bedrijven die SIM al gebruiken en willen upgraden naar 7.5 is nodig om een migratie uit te voeren. Dit heeft te o.a. maken met de introductie van het business rules framework en de nieuwe SIM document verwerking soorten die hierbij horen. Migratieprogramma’s zijn beschikbaar vanaf service pack 2 (SP2). Let er bij de upgrade dus op dat u SP1 en SP2 ook meeneemt. Nieuwe functionaliteiten om de upgrade te doen: • Extended VIM Framework • Single click entry • Nieuwe versie van VIM Analytics • Supplier Self Service • Return to vendor Er zijn een aantal functionaliteiten welke niet meer ondersteund worden. Deze zijn nog wel beschikbaar in de nieuwe versie maar worden niet doorontwikkeld. Hierbij een overzicht: • • • • •
De oude Chart of Authority. Geadviseerd wordt om de nieuwe Chart of Authority te gebruiken, welke level-based goedkeuring mogelijk maakt. Integrated Invoice Cockpit: wordt voor de Crediteuren administratie vervangen door de VIM Workplace. VIM Workplace biedt meer informatie en functionaliteiten op het eerste scherm. Oude VIM Analytics: er is een nieuwe versie van de VIM Analytics rapportage beschikbaar, geoptimaliseerd voor SAP HANA. Oude document verwerkings indexscherm Oude portal goedkeuringsscherm
Extended VIM Framework Met het Extended VIM Framework is het mogelijk om tijdens de verwerking van de facturen makkelijk onderscheid te maken in verschillende type facturen. Zo kun u bijvoorbeeld instellen dat facturen van bepaalde leveranciers automatisch geboekt worden en andere weer niet. Per leveranciersgroep kunnen andere business rules ingesteld worden. Dit verhoogt het aantal facturen dat automatisch verwerkt kan worden.
Single click entry in SAP GUI Single Click Entry, beschikbaar vanaf SIM7.0 SP5 en SIM7.5, maakt het mogelijk om de validatie in de SAP GUI te doen, op het indexscherm. Door middel van het klikken op een veld in de gescande factuur wordt de waarde automatisch overgenomen naar het indexscherm veld. Dit geldt ook voor regel gegevens. Dit ziet er als volgt uit:
Figuur 2: indexscherm
Figuur 3: Single Click Entry - overname velden
Om gebruik te maken van Single Click Entry is de In-place ICC Viewer nodig. Dit is een plug-in voor de SAP GUI welke wordt meegeleverd met ICC. De voordelen van Single Click Entry zijn: • Gebruiker kan zelf kiezen met welke factuur hij/zij aan de slag gaat • Forwarding • Reporting • Easy navigation (bij selecteren totaalbedrag springt factuur automatisch naar tweede pagina)
•
One touch (geen aparte validatie in validatie client)
Ten opzichte van de validatie client zijn er ook beperkingen. Bij de validatie client ligt de focus op snelle invoer. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch springen naar het volgende veld, volgende factuur). Bij hoge volumes of bij de aanwezigheid van een speciaal validatieteam wordt aangeraden om de validatie client te blijven gebruiken. Single Click Entry is dan ook geen vervanging van de validatie client maar een alternatief.
Fiori goedkeurings app Binnen SIM 7.5 SP2, welke vanaf mei 2015 leverbaar is, wordt een Fiori app meegeleverd voor de goedkeuring van facturen. Deze app vervangt de huidige mobile approval. De Fiori app is ook beschikbaar gemaakt voor SIM 7.0 SP6.
Figuur 4: Fiori Invoice Approval
De factuurgoedkeuringsapp is te configureren via SAP customizing, zoals de getoonde velden, de tabbladen en de knoppen:
Figuur 5: Voorbeeld customizing
Invoice Capture Center Er is ook een nieuwe versie van Invoice Capture Center beschikbaar, 7.5 SP2. Deze biedt ondersteuning voor nieuwe platformen waarvan de belangrijkste Windows Server 2012 is. Een belangrijke technische aanpassing is dat bij toekomstige ICC upgrades de validatieclient niet mee geüpgrade hoeft te worden. Voor bedrijven die de validatieclient gebruiken scheelt dit in de kosten. Nieuwe functionaliteit in de table auto complete. Wanneer de factuurregel gegevens niet goed herkend zijn, kan de gebruiker de eerste regel zelf aanklikken, waarna de TAC knop de rest van de tabel automatisch aanvult. Dit kan ook gebruikt worden wanneer de tabel vanaf een bepaalde regel een andere lay-out heeft.
Figuur 6: Table Auto Complete
Andere nieuwe functies betreft: • • •
• • • •
de ondersteuning van meer (vooral Aziatische) landen; het direct gebruik maken van teksten in searchable PDF’s (niet voor gescande facturen); Meer mogelijkheden m.b.t. het herkennen van bijlagen (bepaalde tekst of barcode) en onderscheid in stoppen extractie of stoppen splitsen pagina’s. Dit laatste zorgt ervoor dat de bijlage niet in de validatieclient te zien zijn; dit scheelt in de performance. Bijlagen gaan vervolgens wel naar SAP; De PO list is een tabel geworden i.p.v. komma gescheiden veld. Hierdoor kan ook single click gebruikt worden; Installatie hoeft niet langer op de C:\ schijf; Kolommen in de leverancierstabel zijn aan te passen; Bij selecteren van een andere leverancier wordt afhankelijke data mee gekopieerd (zoals IBAN).
Juni 2015. Deze tekst is aangeleverd door Avelon. Voor vragen of extra informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Hylke Visser of Sander van der Wijngaart. Zie voor contactgegevens www.avelon.nl
