PERANCANGAN DATABASE MANAGEMENT SYSTEM

Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

PERANCANGAN DATABASE MANAGEMENT SYSTEM PENJUALAN PADA PT SAMAFITRO CABANG BANDUNG DENGAN MENGGUNAKAN SOFTWARE MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 DAN MICROSOFT SQL SERVER 2000 BERBASIS CLIENT SERVER (Studi Kasus: PT SAMAFITRO CABANG BANDUNG) Agus Muchtar 1), Dony Waluya Firdaus, S.E. 2), Rio Yunanto, S.Kom. 3) Program Studi Komputerisasi Akuntansi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia [email protected] 1), [email protected] 2), [email protected] 3) ABSTRACT PT Samafitro branch Bandung at address Jl. RE. Martadinata No. 229. At the time of implementing the activities of sales transaction records was done by making calculations on paper transactions that could result in human error, so that the process of accounting in the accounting supervisor is less effective at generating sales reports quickly and accurately. On the problems the writer took the title Final Project "Design of Database Management System Sales at PT Samafitro branch Bandung With Software Using Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000 based Client-Server". Research design that writer is use research design with primary data/secondary, type of research that writer is use academic research, type of data the authors use the qualitative data and quantitative data, research methods that writer is use are eksploratoris research and descriptive research, data collection techniques that writer is use a field study consisting of interviews and observations and literature studies, system development method that writer use is the methodology oriented process, and output data. Structure development system that writer use is the Waterfall. The writer makes the design Sales Database Management System in accordance with financial accounting standards. In the computerized data processing is well, there by reducing the occurrence of human error and produce sales reports in the Supevisor Sales and supporters report on the accounts receivable in Supervisor Accounting. Keyword: Design of Sales Database Management System, Microsoft Visual Basic 6.0 and SQL Server 2000, Client Server. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Banyaknya tuntutan kebutuhan informasi yang berkualitas mendorong perancangan pengolahan data agar menghasilkan informasi yang berkualitas dan bermanfaat, diperlukan strategi dalam pengolahan data tersebut serta diperlukan sarana penunjang. Untuk membantu mengolah data dengan cepat dan menghasilkan laporan-laporan yang diperlukan perusahaan memerlukan suatu manejemen data yang disebut Database Management System. Database Management System dapat digunakan untuk mengelola data menjadi informasi bagi perusahaan. Sebuah perusahaan membutuhkan Database Management System karena Database Management System merupakan basis data dan set perangkat lunak (software) untuk pengelolaan basis data. Adanya Database Management System pada suatu perusahaan akan menghasilkan informasi penjualan dan penagihan yang cepat dan akurat. Cepat berarti akan menghasilkan informasi yang diinginkan dengan tepat waktu. Alasan penulis melakukan penelitian di PT Samafitro cabang Bandung pada bagian Supervisor

Sales, karena penulis menemukan beberapa kelemahan yaitu pada saat melaksanakan kegiatan pencatatan transaksi penjualan PT Samafitro cabang Bandung masih manual (ditulis tangan dalam buku agenda perhitungan penjualan), sehingga dalam pengerjaannya kurang efektif dan efisien dalam menghasilkan laporan penjualan perusahaan yang bisa mengakibatkan terjadinya human error (Kesalahan Manusia), membuat pekerjaan menjadi kurang cepat dan kurang akurat dan kemungkinan akan terjadi kesalahan pemasukkan data serta tidak adanya program khusus yang menangani permasalahan tersebut. Berdasarkan penjelasan di atas maka penulis tertarik mengambil judul “PERANCANGAN DATABASE MANAGEMENT SYSTEM PENJUALAN PADA PT SAMAFITRO CABANG BANDUNG MENGGUNAKAN SOFTWARE MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 DAN MICROSOFT SQL SERVER 2000 BERBASIS CLIENT-SERVER”.

1


1.2 Identifikasi Masalah Untuk memberikan kejelasan dan lingkup yang mudah dipahami dan tidak menyimpang dari pokok permasalahan, maka penulis menjabarkan permasalahan yang akan diambil, yaitu: A. Bagaimana Sistem Akuntansi Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung. B. Bagaimana Database Management System Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 sebagai databasenya berbasis client server. 1.3 Batasan Masalah A. Penulis meneliti Sistem Akuntansi Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung yang menggunakan metode pencatatan cash basic yakni pengakuan pendapatan dilakukan hanya pada saat kas atau setara kas diterima. Untuk metode persediaan barangnya yakni, sistem persediaan perpectual. Yang dibahas oleh penulis dibatasi hanya pada bagian tempat penulis melakukan penelitian yaitu pada bagian Supervisor Sales, Supervosir Accounting, Warehouse, Delivery, Branch Manager. B. Pada usulan struktur organisasi penulis hanya menambahkan bagian yang diperlukan di perusahaan yaitu Supervisor Finance serta job description-nya. Penulis melakukan penelitian pada bagian Supervisor Sales khususnya yang menyangkut penjualan yang terdapat pada perusahaan. Pembahasan pada laporan tugas akhir yang berjudul Perancangan Database Management System Penjualan pada PT Samafitro Cabang Bandung menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000 berbasis ClientServer ini, tidak membahas laporan keuangan karena pada perancangan ini hanya membahas bagaimana proses pengelolaan data transaksi saja. 1.4 Tujuan Penelitian A. Untuk mengetahui Sistem Akuntansi Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung. B. Untuk merancang Database Management System Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung dengan menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 sebagai database-nya berbasis client server. 1.5 Metode Penelitian 1.5.1 Unit Analisis Menurut Meleong Lexy J. dalam bukunya Metodologi Penelitian Kualitatif menjelaskan bahwa: “Unit analisis adalah tingkat agregasi data yang dianalisis berdasarkan pada rumusan masalah atau pertanyaan penelitian, merupakan elemen penting dalam desain penelitian.” (2001:82)

Berdasarkan penjelasan di atas penulis melakukan pengumpulan data yang berhubungan dengan penjualan di bagian supervisor sales pada PT Samafitro cabang Bandung yang bergerak di bidang dagang untuk kemudian dianalisis untuk pengambilan datanya, simpulannya dibuatkan perancangan programnya, hasil akhirnya berbentuk software yang biasa digunakan dan dimanfaatkan. Unit analisisnya adalah yang menjadi objek penelitian yaitu sistem informasi laporan penjualan. 1.5.2 Populasi dan Sampel Menurut Nazir Moh. dalam bukunya Metode Penelitian menjelaskan bahwa: ”Sampel adalah bagian dari populasi.” (2005 : 271) Menurut HM Jogiyanto dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi menjelaskan bahwa: ”Sebagian item yang dipilih disebut dengan sampel-sampel (samples).” (2005:631) Berdasarkan penjelasan di atas penulis dapat menarik simpulan bahwa unit analisis adalah tentang bagaimana proses pengambilan sampel, dan berapa banyak unit analisis yang akan diambil. Sehingga masalah yang dihadapi diantaranya teknik penarikan sampel manakah yang cocok dengan karakteristik populasi, tujuan dan masalah penelitian yang akan dikaji. .Sampel yang penulis gunakan adalah sampel nonprobabilitas yaitu kesimpulan yang ditarik dari populasi tidak dapat digeneralisasikan kepada seluruh populasi dan besar peluang anggota populasi untuk terpilih sampel tidak diketahui. Sampel yang dipilih adalah bagian-bagian yang terkait dengan penjualan dan penerimaan kas penjualan yaitu bagian supervisor sales, supervisor finance, supervisor, accounting, delivery dan warehouse. 1.5.3 Desain Penelitian Definisi desain penelitian menurut Nazir Moh. dalam bukunya yang berjudul Metode Penelitian, menjelaskan bahwa: “Desain dari penelitian adalah semua proses yang diperlukan dalam perencanaan dan pelaksanaan penelitian.”(2005:84) Desain penelitian yang penulis gunakan pada waktu penelitian yaitu menggunakan desain penelitian dengan data primer dan data sekunder. Menurut Nazir Moh. dalam bukunya berjudul Metode Penelitian, menjelaskan bahwa: “Desain penelitian dengan data primer dan data sekunder adalah desain pengumpulan data yang efisien dengan alat dan teknik serta karakteristik dari responden. Jika peneliti ingin menggunakan data sekuder, maka si peneliti harus mengadakan evaluasi terhadap sumber, keadaan data sekundernya dan juga si peneliti harus menerima limitasi-limitasi dari data tersebut.” (2005:91) Berdasarkan pengertian di atas maka penulis menggunakan desain penelitian tersebut karena

2


dalam melakukan penelitian, penulis bertujuan memperoleh data yang sesuai dengan fakta dan dapat dipercaya. 1.6 Rekayasa Perangkat Lunak 1.6.1 Metodologi Pengembangan Sistem Menurut HM Jogiyanto dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem Informasi menjelaskan bahwa: “Metodologi Pengembangan Sistem adalah metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi.” (2005:59) Berdasarkan pengertian di atas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa metodologi pengembangan sistem adalah suatu cara yang digunakan oleh peneliti untuk mengembangkan suatu sistem yang telah ada. Adapun Metodologi Pengembangan Sistem yang digunakan oleh penulis yaitu metodologi yang berorientasi pada keluaran, proses, dan data. A. Metodologi yang berorientasi keluaran Menurut Sutabri Tata dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi, menyatakan bahwa: ”Metodologi ini disebut juga metodologi tradisional karena dalam tahapan pengembangan sistem tanpa dibekali dengan teknik dan piranti yang memadai, seperti cara menganalisis, menggambarkan sistem, sehingga sering juga disebut Metodologi System Development Life Cycle (SDLC), dimana fokus utama metodologi ini adalah pada keluaran/output seperti laporan laporan penjualan, laporan pembelian dan lain sebagainya.” (2004:69) Laporan Pembelian

Faktur Penjualan

Kartu Stok

Pengembangan Sistem Informasi (narasi)

Gambar 1 Metodologi Berorientasi Keluaran B.

Metodologi yang berorientasi proses Menurut Sutabri Tata dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi, menyatakan bahwa: ”Metodologi ini disebut juga dengan metodologi struktur analisis dan desain.” (2004:70) Penulis menggunakan metode ini karena metodologi ini telah dilengkapi dengan alat-alat (tool) dan teknik-teknik yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem, alat yang digunakan antara lain data flow diagram (DFD), dan bagan terstruktur. Fokus utama metodologi ini pada proses dengan menggambarkan dunia nyata yang memakai data flow diagram.

Proses Proses Proses Proses

Proses Proses Proses Proses

Pengembangan Sistem Informasi (Diagram Arus Data)

Gambar 1 Metodologi Berorientasi Proses C.

Metodologi yang berorientasi data Menurut Sutabri Tata dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi, menyatakan bahwa: ”Metodologi ini disebut juga metodologi model informasi. Alat yang digunakan untuk membuat model adalah entity relational diagram (ERD).” (2004:71) Penulis menggunakan metode ini karena penulis menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) dalam tahap perancangan sistem. Fokus utama dari metodologi ini adalah data, dimana dunia nyata digambarkan dalam bentuk entitas, atribut data serta hubungan antar data tersebut. Data Data Data Data

Data Data Data Data

Pengembangan Sistem Informasi (Diagram Hubungan Entitas)

Gambar 1 Metodologi Berorientasi Data 1.6.2 Model Pengembangan Sistem Struktur pengembangan sistem yang digunakan oleh penulis adalah Waterfall. Definisi waterfall menurut Sutabri Tata dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi adalah sebagai berikut: ”Penerapan tahapan pengembangan sistem informasi dengan cara Waterfall adalah dimana setiap tahap harus diselesaikan terlebih dahulu secara penuh sebelum diteruskan ke tahap berikutnya untuk menghindari terjadinya pengulangan tahapan.” (2004:62) Pada pengembangan sistem informasi yang dibuat oleh penulis harus dilakukan secara bertahap dimana tahapan-tahapan tersebut dilakukan sesuai prosedur dan pelaksanaannya harus dilakukan secara berurutan agar tidak terjadi pengulangan tahapan apabila terjadi kesalahan. Struktur pengembangan sistem Waterfall dapat dilihat pada gambar dibawah:

3


Survei Sistem

Pencatatan

Transaksi

Analisa Sistem

Penggolongan

Pengidentifikasian dan pengukuran data

Pengikhtisaran

Menganalisis dan Menginterprestasikan

Laporan Akuntansi

Pemakai Informasi Akuntansi

Pengkomunikasian informasi

Pemrosesan dan Pelaporan

Gambar 5 Proses Akuntansi Desain Sistem

Pembuatan Sistem

3 ANALIS SISTEM YANG BERJALAN A. Struktur Organisasi Yang Berjalan Branch Manager

Sekertaris

Implementasi Sistem Pemeliharaan Sistem

Supervisor Accounting

Supervisor Customer Service Relation

Supervisor Field Operation

Supervisor In House Service

Supervisor Sales

Delivery

Keterangan:

Warehouse

Bagian tempat penulis melakukan penelitian

Produksi

Gambar 6 Struktur Organisasi Berjalan

FPN,KOK,SPB,FPNK,Uang. L/R,Neraca,Arus kas

Sistem Akuntansi Penjualan

SPB,Return,Barang

WAREHOUSE

SUPERVISOR ACCOUNTING

FPN,Uang,KPP,FPNK

OP,FPK,FPT,FPN,SPB,Barang,KPP,SP,FPNK

SPB,KOK,Uang,KPP,SP

DELIVERY

SPB,KPP,SP,Uang,Barang

SPB,Barang,Return L/R,Neraca,Arus kas,Uang,LP

PB,FPK,FPT,Fotocopy KTP & KK,SPB,KOK,Uang

SUPERVISOR SALES

BRANCH MANAGER

OP,FPN,FPK,FPT,SPB,KPP,SP,LP ,FPNK,Return,barang

Keterangan OP JU BB L/R SP FPN FPNK PB FPT FPK SPB KPMK KOK KPP

: Order Penjualan : Jurnal Umum : Buku Besar : Laba Rugi : Surat Penagihan : Faktur Penjualan Tunai : Faktur Penjualan Kredit : Pesan Barang : Formulir Penjualan Tunai : Formulir Penjualan Kredit : Surat Pengiriman Barang : KwitansiPenerimaan KAS : Kwitansi Ongkos Kirim : Kwitansi Penagihan Piutang

Gambar 7 Diagram Konteks Berjalan 2. Data Flow Diagram (Diagram Alur Data) Level 0 Yang Berjalan FPN, FPNK

Arus Kas

B SP

K

PP

FPN, FPNK

K

Kas

FPNK LP

FPN FPN

8.0 Membuat LP

FPT

PB

FPNK

LP

FP

LP

SPB B

SPB SPB, barang Delivery

SP

KPP, Uang

KPP, SP

SPB, barang

PB KTP, Fotocopy KK T

B

KPP, SP

K

PP

PM

Brance Manager

OP

FP

SP

FPK

KPMK

KOK

Supervisor Sales

2.0 Membuat FPT dan FPK

FPT, FPK

KOK

KPP PB

FPN, FPNK

FPT, FPK

6.0 Melakukan pengiriman Barang

Labarugi, Neraca, Arus Kas K

K

K

KPP

O

7.0 Melakukan penagihan

PB

1.0 Membuat OP dan PB

OP

SP

PB

OP

OP

SP

9.0 Membuat Laporan Keuangan

KOK

SPB

OP

Customer

Neraca

Arus

NK

gi

FP

K

3.0 Melakukan Pembayaran

Labarugi

SPB, KOK

Nerac a

N

FPNK, FPN, uang

4.p Menyerahkan SPB dan KOK

FPNK

PB

FP

baru La

FPNK, FPN, uang

FPN

KPMK, KOK, KPP

SPB, KOK

Supervisor Accouting

SPB

“Penjualan merupakan pendapatan yang diperoleh dari menjual barang yang mana jumlah yang dibebankan kepada pembeli untuk barang dagang yang diserahkan merupakan pendapatan perusahaan yang bersangkutan.” (2004:97)

PB,FPT,FPK,Fotocopy KTP&KK,FPN,Uang,SPB,KPP,FPNK

CUSTEMER

SPB

2 Landasan Teori 2.1 Perancangan Menurut AL-Bahra dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi yang dimaksud dengan Perancangan adalah sebagai berikut: “Perancangan (design) memiliki tujuan untuk mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik.” (2005:39) 2.2 Sistem Menurut HM Jogiyanto dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem Informasi, mendefinisikan sistem sebagai berikut: “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. ” (2005:1) 2.3 Basis Data Menurut Nugroho Adi dalam bukunya yang berjudul Konsep Pengembangan Sistem Basis Data menyebutkan: “Basis data adalah salah satu bagian dari sistem informasi secara keseluruhan.” (2005:24) 2.4 Penjualan Menurut Soemarso dalam bukunya yang bejudul akuntansi Suatu Penghantar menyatakan bahwa:

B. Data FlowDiagram (Diagram Alur Data) 1. Diagram Konteks

KPP, Uang

Gambar 4 Waterfall

SPB, barang

5.p Menyerahkan SPB dan Barang

SPB, barang

Warehouse

Gambar 8 Data Flow Diagram Level 0 Yang Berjalan

4


3. Bagan Alir Berjalan

WAREHOUSE

DELIVERY

14

21

15

SUPERVISOR SALES SPB

1

Buat OP

FPT

2

OP

Digunakan untuk acuan penagihan

1 FPK Fotocopy KTP & KK

1

1

KPP

SPB

5

KPP

Melakukan Pengecekan

1 2

Buat FPN

1 1

1

1

T

Bersama Dgn uang

KPP

27 Diserahkan ke Warehouse

SPB 22

2

KPP

1

KPP 1 (tak tertagih)

Ada SPB

Buat FPNK

26

Menyerahkan ke Spv. Accounting

Melakukan pengiriman barang

Kosong Tunda Pengiriman

Cek Barang ?

Buat Dok. SP & KPP

Bersama Dgn uang

1

1

6

Mulai

25 Bersama Dgn uang

1

1

2

FPN

1

2

23

15

2

19

T

28

FPNK Menginformasikan untuk Melakukan penagihan atas acuan dok. FPK 2 ke Delivery

PB T

T

7

8

16

17

1

Kredit

Buat FPK

1

Cek Barang

Menerima retur dari customer

30

1 2

Melakukan Penagihan

13

Menyerahkan Otorisasi SPB ke Spv. Sales

Menukarkan barang Dan mengotorisasi Dok. Retur

19

LP

FPK

Melakukan penagihan setelah habis masa tenggang

SPB

Tidak Retur barang ditunda

Ada

Tunai Membuat FPT

1

1

Buat LP Menentukan Jenis Penjualan

KPP

1

Retur

Cek PB KPP

KPP

KPP KPP

1

1

1

24

SPB

1 Retur

20

Uang 1 FPN atau FPNK

SPB

1

Gambar 11 Bagan Alir Yang Berjalan (3)

18

Membuat Dok. Retur

SPB Diotorisasi dan diserahkan ke warehouse

3 1 SPB

29

SUPERVISOR ACCOUNTING 10

1 SPB

Buat Kwitansi Penerimaan Kas

28

14

Uang Membuat Jurnal Umum

1 FPN

FPNK

Mengecek SPB

31 Bersama Dgn uang

1

1

Ke Customer

BRANCH MANAGER

9 Bersama Dgn uang

Retur T Retur

18

29

4

FPT

Arus KAS

Jurnal Umum

Neraca L/R

Gambar 9 Bagan Alir Yang Berjalan (1) Posting ke Buku Besar

KPMK

T Selesai

COSTUMER 1

4

3

20

1

1

1 OP

KPP

2

1

Membuat Laporan Keuangan

Jenis Faktur

FPN

LP

1

Faktur Tunai

T

30

Buku Besar

Faktur Kredit

1

FPK

FPT

Mengembalikan faktur

11

T Arus KAS

FPNK 1

Mengisi FPT

Buat PB

FPK Fotocopy KTP & KK

12

Ya KPP Mengotorisasi dan Menyerahkan KPP & Membayar pelunasan penjualan kredit

1

FPT

FPN

11

1 PB

Tidak

Bayar ?

Mengisi FPK & menyerahkan fotocopy KTP & KK

Pembayaran ditunda sesuai perjanjian

1 2

1

Uang 27

13

KPP 6

:

: Order Penjualan : Jurnal Umum : Buku Besar : Laba Rugi : Surat Penagihan : Faktur Penjualan Tunai : Faktur penjulan kredit : Pesan Barang : Formulir Penjualan Tunai : Formulir Penjualan Kredit : Surat Pengiriman Barang : KwitansiPenerimaan KAS : Kwitansi Penagihan Piutang

Gambar 12 Bagan Alir Yang Berjalan (4) T

1 FPN

KPP 1 (tak tertagih)

OP JU BB L/R SP Bersama FPN Dgn uang FPNK PB 1 FPT FPK SPB KPMK T KPP

1 FPNK

21

1

22

KPP

7 Bersama Dgn uang

KPP

31

Uang

23

1

24

Keterangan L/R

SPB

12

5

2

Neraca

Membuat SPB

16 8 1

Tidak

Bayar ?

Sesuai perjanjian tidak bayar diambil kembali barang

1 Melakukan Pembayaran

Menyimpan barang dan mengotorisasi SPB

Ya 1

KPP

Melakukan Pembayaran

1

KPP

1 FPN 1

Bersama Dgn uang 25

SPB

FPNK

Bersama Dgn uang 26

9

FPNK

1 SPB

Bersama Dgn uang 10

17

Gambar 10 Bagan Alir Yang Berjalan (2)

5


2 Data Flow Diagram (Diagram Alur Data) Level 0 Yang Diusulkan Supervisor Finance

1 1

FP

K FP

FPT 2, FPK 2

KPP

SOP, barang

T2

P2

4.p Menyerahkan SOP dan Barang

SOP dan barang

FP FP K2

oto 2 P SO

SOP dan barang

File SOP SOP

PP

K PP

KPP

P

KPP

3.0 Membuat SOP

K2

SO

File KPP K

SOP 2 otorisasi

SOP, barang

Delivery

KPP

5.0 Membuat KPP

FPK

FP

K

Branch Manager

SOP

Warehouse

P

S oto OP 2 risa si

SO

SO

7.0 Melakukan pengiriman Barang

File FPT

File FPT

2

6.0 Melakukan penagihan

ris as i

K

FP

T

tori sasi

File FPK

File FPK

2

LP K K LP

Supervisor Sales

SOP SOP

File LPK

9.0 Membuat LPT dan LPK

FP

Po

K1

LPT dan LPK

T

LPT

FPK 1

File FPK

P

PP

oto

ris as i

PP

KP

ar

Fotocopy KTP, KK & Slipgaji, FSPK

1.0 Transaksi Penjualan

SO

SOP 2 otorisasi

K

STRUKTUR ORGANISASI USULAN PT SAMAFITRO CABANG BANDUNG

bes

PT eL Fil LP

FP

PT Fil eF

FPK 1, FPT, KPP, Uang

T1

FPT 1, FPK 1

Customer P

ku

FPT 1

LP K

FSPK

FP

Brance Manager

File Laporan pendukung piutang

P

KPP (otorisasi), Uang

KP

Bu

FPK 1, FPT, KPP, Uang

FSPK

KP

LP T

1

Jurnal umum, buku besar , LPP

T1

FP

T

1

2.0 Menerima Pembayaran

1 K FP

File BPK

K File BP

T1

PP

FPT

8.0 Membuat Laporan Keuangan

n ra g po kun La du ng n ta Pe Piu

FP

File buku besar

al Jurn um Um

FPK 1, FPT, KPP, Uang (otorisasi)

File Jurnal Umum

K

PERANCANGANDATABASE MANAGEMENT SYSTEM PENJUALAN 4.1 Sistem Informasi Akuntansi Yang Diusulkan A. Struktur Organisasi Perusahaan yang Diusulkan Penulis mengusulkan bagian Supervisor Finance yang berkaitan penjualan, struktur organisasinya sebagai berikut:

FPK 1, FPT, KPP, Uang (otorisasi)

4

Sekertaris

FPK KPP (otorisasi), Uang

Gambar 15 Data Flow Diagram Level 0 Yang Diusulkan Supervisor Finance


Supervisor Customer Service Relation

Supervisor Field Operation

Supervisor In House Service

Supervisor Sales

Keterangan:

Delivery

Warehouse

: Bagian tempat penulis melakukan penelitian

C. Bagan Alir Sistem Yang diusulkan

: Bagian yang diusulkan oleh penulis

Gambar 13 Struktur Organisasi Usulan Tabel 4.1 Tabel Account dan Code Account Kode Akun Nama Akun 1.1.1 Kas 1.1.2 Piutang Dagang 1.1.3 Persediaan Barang Dagangan 2.1.1 Utang Dagang 4.1.1 Penjualan 4.2.1 Potongan Tunai 4.2.2 Potongan Dagang 5.1 Harga Pokok Penjualan 5.1.4 Franco Gudang 1.1.4 Piutang Tak tertagih

SUPERVISOR SALES 3

Mulai

Digunakan untuk acuan penagihan 1

Menerima order penjualan dari customer

Fotocopy KTP,KK & Slip gaji Input KPP

2 FSPK

1

Order penjualan

Simpan KPP 26 KPP

Input cek Database barang

Cetak KPP

Input Data Customer

Melakukan Pengecekan pengecekan ke Database

1

Simpan Data Customer

Data Barang

KPP

2

T Input FPK Cek barang

Tidak ada Tidak melakukan transaksi

Menginformasikan untuk melakukan penagihan atas acuan dok. FSPK 2 ke Delivery

Simpan FPK

Ada FPK

Cetak FPK Kredit

Jenis Penjualan

Buat FSPK

Tunai

1 FSPK

1

1

KPP

2

FPK

2

3

4

2

Input Data Customer

5 15

B. Data Flow Diagram (Diagram Alur Data) Usulan 1. Diagram Konteks

Data Customer

Simpan FPT

FPT LPT

WAREHOUSE

SOP, Barang SOP, Barang

Database Management System Penjualan

Fotocopy KTP & KK,Slip Gaji

SUPERVISOR SALES

LPT, LPK, Jurnal Umum, Buku Besar, Laporan pendukung piutang

FPT, FPK, KPP FSPK, FPT, FPK, KPP, LPT, LPK

LPK

25 2

LPT 2

7

24

2

T T 27

KPP, SOP , Barang SOP, KPP, Uang

1

Cetak LPT

1

1 FPT

Jurnal umum, buku besar, laporan pendukung piutang

FPT, FPK, KPP, SOP, Barang

LPK

Cetak LPK

Simpan LPT


File FPT, File FPK, KPP

Simpan LPK

Input LPT Input FPT

Cetak FPT

Fotocopy KTP & KK,Uang, FSPK

CUSTEMER

Input LPK

2

Simpan Data Customer

DELIVERY

BRANCH MANAGER

1

Gambar 16 Bagan Alir Sistem Usulan (1)

SUPERVISOR FINANCE

FPT, FPK, Uang, File BPK

Keterangan : JU BB FPT FPK SOP KPP LPT LPK FSPK

: Jurnal Umum : Buku Besar : Faktur Penjualan Tunai : Faktur Penjualan Kredit : Surat Order Pengiriman : Kwitansi Penagihan Piutang : Laporan Penjualan Tunai : Laporan Penjualan Kredir : Formulir Syarat Penjualan Kreditt

Gambar 14 Diagram Konteks Usulan

6


4

9

2

1

6

14

Bersama Dgn uang

FSPK

KPP

1

2

1

2

SOP

3

Input BPK

Input BPK

Input BPK

3 Simpan BPK

Melakukan Pembayaran 1

FPT

Menyerahkan kembali untuk dilengkapi

Sesuai

1 Menyimpan barang dan mengotorisasi SOP

FPK Bersama Dgn uang

Bersama Dgn uang

Fotocopy FSPK KTP & KK

4 6

1

SOP

Simpan Juranl Umum

Simpan Laporan pendukung piutang

Selesai

27

Simpan Buku Besar Umum Buku Besar

T

LPT

Cetak Laporan pendukung piutang

1

LPK

1

1 Laporan pendukung 2 piutang

Cetak Jurnal umum, buku besar umum

T

T

2

Jurnal Umum Jurnal Umum

BPK

FPT Otorisasi

FPK Otorisasi

Ke Customer

1

29

Keterangan: FPT = Faktur Penjualan Tunai FPK = Faktur Penjualan Kredit FSPK = Formulir Syarat Penjualan Kredit LPT = Laporan Penjualan Tunai LPK = Laporan Penjualan Kredit KPP = Kwitansi Penagihan Piutang SOP = Surat Order Pengiriman DB = Data barang BPK = Bukti Penerimaan Kas BKB = Bukti Kurang Barang

2

Buku Besar umum1 Buku Besar umum

28

3

2

30

SOP 1 2 (otorisasi) 3

T

Gambar 19 Bagan Alir Sistem Usulan (4) 11

3 3

Buat Laporan pendukung piutang

Posting ke Buku Besar Umum

BPK

Mengotorisasi FPK dan mengembalikannya ke Customer

Ke Customer

1 2

19

BPK

Mengotorisasi FPT dan mengembalikannya ke Customer

Buat Jurnal Umum

Cetak BPK

Cetak BPK

BPK

Tidak sesuai

Memeriksa barang

Input KPP (Taktertagih)

BPK

T

Jurnal Umum

Mengisi FSPK & menyerahkan fotocopy KTP & KK

1 Laporan pendukung piutang

Simpan BPK

Simpan BPK

Cetak BPK

KPP

KPP 1 (tidak tertagih)

LPT

1 SOP

2

FPK

2

29

28

1

1 FPK

LPK

1

1

25

24

Bersama Dgn uang

FPT

5 1 FPT

BRANCH MANAGER

23

22

Bersama Dgn uang 1

Melakukan Pembayaran


SUPERVISOR FINANCE

COSTUMER

10

T

4

D. Diagram Relasi Entitas (Entity Relationship Diagram) Yang Diusulkan

16

1 KPP

2

3

4

Tidak

Bayar ?

Tanggal_Jatuh Tempo

Sisa_Pembayaran

Mengotorisasi dan menyerahkan KPP1 dan membayar pelunasan penjualan kredit

KPP 1 2 (otorisasi) 3

mu Uang_

Sesuai perjanjian tidak bayar diambil kembali barang

Ya

Diskon

Tanggal_Jatuh Tempo

Uang_muka

ka

Diskon Sisa_Pembayaran No._Faktur

aktur No._F

Tidak

Bayar ?

1

LPP

Dibuat Total_bayar Nama_Cust

KPP 1 2 (tak tertagih) 3

Mengotorisasi dan menyerahkan KPP 1 dan membayar pelunasan penjualan kredit

4 Bersama Dgn uang

Pembayaran ditunda sesuai perjanjian

Ya 4

Keterangan Kode_Cust Nama_Cust

Keterangan

1

Jenis_Transaksi

3

4

Diperoleh_Dari

Terbilang

No_KPP

Sisa_Pembayaran

No_KPP

No._Faktur

Nama_Cust

Keterangan Tanggal Sisa_Pembayaran

Keterangan

Nama_Cust

N

N

BPK

21

No._Faktur

Jumlah_Uang

No._Faktur

2

KPP

No. Bukti


Total_bayar Keterangan

Kode_Cust

N

Proses

Sisa_bayar

KPP

Tanggal

N

Sisa_bayar

20

Harga_muka

Diskon

Uang_kembalian

4

Total_penjualan

Harga_muka

Uang_pembayaran

18

Total_penjualan

Alamat

Kode_Cust

Bersama Dgn uang

T

Tanggal

Alamat

Kode_Cust

No.Bukti

Kredit

Ref.

17

Keterangan

T

Debit Tanggal

Catat

Gambar 17 Bagan Alir Sistem Usulan (2) Saldo

Ref.

8

Jurnal Umum

1

Buku Besar Umum

Tanggal Keterangan

Debit

Keterangan

1 2

SOP FPK

1

Debit

Tanggal Keterangan Tanggal

2

Nama_Akun

Nama_Akun

Posting

Debit

10 FPT

Ref.

Kredit

Kredit

1

DELIVERY

7

Saldo

Ref.

No.Bukti

Kredit

WAREHOUSE

SOP 2 3 otorisasi)

3

2

Keterangan:

18

BPK=Bukti Penerimaan Kas KPP=Kwitansi Penagihan Piutang LPP=Laporan Pendukung Piutang

9 T Input SOP Input status pengiriman barang

Update Status Barang

Input status pengiriman barang

Status barang

Menyerahkan Otorisasi SOP ke Warehouse

1 KPP

2

3

Simpan SOP SOP

Cetak SOP

1 SOP

3

20

Bersama Dgn uang

4

T

Gambar 20 Entity Relationship Diagram usulan Melakukan penagihan setelah habis masa tenggang

Ke Warehouse

17 2

Bersama Dgn uang


4

1 KPP


2

3

4.2 Perancangan Menu Program A. Struktur Menu Program 4

8 Mensortir banyak barang

Input Data Barang 12

Simpan Data Barang

Data Harga Jual Data

3

2

Data Barang

Transaksi

KPP 1 (tak tertagih) 2 3

1 KPP

2

Proses

Dokumen

Penagihan Piutang Habis Tempo Penarikan Barang

3

4

Laporan Penjualan Tunai Keluaran

Laporan Penjualan

Laporan Penjualan Kredit Laporan Transaksi Penjualan

Diserahkan ke Spv. Sales

22

Bantuan

23

Kalkulator

Diserahkan ke Warehouse

Melakukan Penagihan

Lock PC

Backup Database

Masukan

Data

Proses

Dokumen

Data Master Barang

11

26

Kalender

1

1 3

1 2

SOP

1 3

Kwitansi Penagihan Piutang

T

SOP SOP

Faktur Jual Kredit

15 4

Diserahkan ke Spv. sales

T

13 Melengkapi kekurangan barang

Faktur Jual Tunai

Supervisor Sales

Bersama Dgn uang

Data Customer Formulir Syarat Penjualan Kredit

Masukan

19


1 SOP

21

Menyerahkan ke Spv. Accounting, Spv sales dan Spv Finance

KPP 3

2

Warehouse

Surat Order Pengiriman

Tentang

3

Bantuan

4

2

Masuk

Menu Utama

Login

Perusahaan Surat Tugas Pengiriman

Profil Keluar

2

Proses

Programmer

Pengiriman Barang Chat User

Delivery Bantuan

Ganti Password

16

14 13

Ganti Skin

12

Logout

Keluar

Proses

Transaksi

Bukti Penerimaan Kas

Supervisor Finance Bantuan

Gambar 18 Bagan Alir Sistem Usulan (3)

KAS

Jurnal Umum

Piutang Dagang Persedian Barang Dagang

Keluaran

Catatan

Buku Besar Umum


Penjualan Potongan Tunai

Bantuan

Laporan Pendukung Piutang Potongan Dagang Harga Pokok Penjualan Franco Gudang Piutang Tak Tertagih

Gambar 21 Struktur Menu Program Keseluruhan

7


B. Menu Program

Gambar 22 Tampilan Menu Utama

Gambar 25 Tampilan Input Harga Jual

C. Menu Program Inputan

Gambar 23 Tampilan Input Data Master Barang

Gambar 26 Tampilan Input Faktur Jual Tunai

Gambar 27 Tampilan Cetak Faktur Jual Tunai Gambar 24 Tampilan Input Data Customer

8


Gambar 31 Tampilan Cetak Bukti Penerimaan Kas Gambar 28 Tampilan Input Faktur Jual Kredit

Gambar 32 Tampilan Jurnal Umum

Gambar 29 Tampilan Cetak Faktur Jual Kredit

Gambar 30 Tampilan Input Bukti Penerimaan Kas

Gambar 33 Tampilan Buku Besar Umum

9


Gambar 34 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Kas

Gambar 35 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Piutang Dagang

Gambar 40 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Harga Pokok Penjualan

Gambar 41 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Franco Gudang

Gambar 42 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Piutang Tak Tertagih Gambar 36 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Persedian Barang Dagang

Gambar 43 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Piutang Tak Tertagih

Gambar 37 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Penjualan

Gambar 38 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Potongan Tunai

Gambar 44 Tampilan Cetak Laporan Pendukung Piutang

Gambar 39 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Potongan Dagang

10


5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan Setelah mempelajari permasalahan yang ada mengenai Database Management System Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung, dan berusaha menerapkan ilmu yang telah didapat dibangku kuliah dengan mengikuti perkembangan komputer dan kebutuhan penggunanya, maka bisa diambil simpulan dan saran untuk kemajuan perusahaan pada masa yang akan datang. A. Kegiatan pencatatan transaksi penjualan masih dilakukan dengan cara membuat perhitungan transaksinya menggunakan kertas kerja yang bisa mengakibatkan terjadinya human error, sehingga dalam pengerjaannya kurang efektif dan efisien dan tidak adanya pemisahan kerja antara bagian keuangan dan bagian akuntansi. B. Pada struktur organisasi PT Samafitro cabang Bandung mengalami perubahan, dengan menambahkan Bagian Supervisor Finance, mengingat tidak adanya pemisahan fungsi antara keuangan dan akuntansi. Selain itu untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan supaya tidak menghambat jalannya produktivitas perusahaan dan tidak tercampurnya data-data yang ada pada bagian Supervisor Finance dan Supervisor Accounting. Penulis membuat rancangan Database Management System Penjualan berbasis client server dengan sebelumnya dibuatkan diagram konteks usulan, diagram arus data usulan, bagan alir sistem usulan, diagram hubungan entitas dan Normalisasi dengan menggunakan database SQL Server 2000 dan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0, sehingga dengan aplikasi tersebut dapat menghasilkan informasi yaitu berupa laporan penjualan tunai, laporan penjualan kredit pada bagian supervisor sales, di proses jurnal umum, buku besar umum, buku besar pembantu piutang pada bagian supervisor accounting dan output yang dihasilkan berupa laporan pendukung piutang. 5.2 Saran Setelah melakukan pembahasan dan penelitian secara menyeluruh, maka tidak berlebihan kiranya jika disampaikan saran yang mungkin berguna bagi perusahaan. Bertitik tolak dari pembahasan diatas dan berdasarkan simpulan yang telah diutarakan maka disarankan: A. Struktur Organisasi dan job description harus sesuai, tidak boleh terjadi penyalahan dalam melakukan tugas dan fungsi yang dijabat. Fungsi keuangan dan fungsi akuntansi harus dipisah, sehingga dalam pengendaliannya dapat menghasilkan pembuatan laporan penjualan dan laporan keuangan yang relevan, akurat dan tepat waktu. Penulis merancang Database Management System Penjualan dengan menggunakan Microsoft Visual Basic

B.

6.0 dapat membantu dan mempermudah dalam pembuatan laporan penjualan. Agar Database Management System Penjualan pada bagian Supervisor Sales, Warehouse, Supervisor Finance dan Supervisor Accounting pada PT Samafitro cabang Bandung dapat digunakan dengan optimal, maka perlu adanya dukungan hardware dan sorfware yang memadai sehingga dapat dioperasikan dengan kecepatan yang maksimal.Perusahaan menggunakan Processor Intel Pentium IV, memory DDR 256MB, Harddisk 40Gb. Perusahaan harus meng-upgrade memory yang tadinya 256 MB menjadi 512 MB agar dapat menjalankan program ini dengan maksimal. Program aplikasi Database Management System Penjualan yang telah dibuat, dapat dikembangkan dimasa yang akan datang, mengingat fasilitas dan kemampuan program ini masih perlu ditingkatkan.

DAFTAR PUSTAKA AW, Imam. 2005. SQL Server 2000. Yogyakarta: Graha Ilmu. Bagui Sikha & Earp Richard. 2003. Database Design Using Entity-Relationship Diagrams. New York: Auerbach Publications. Bin Ladjamudin, Al-Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Djuandi, Feri. 2002. SQL Server 2000 untuk Professional. Jakarta : Elex Media Komp. Donald E. Keiso, Jerry J. Weygandt, dkk. 2002. Penerjemah: Herman Wibowo, Ancella A. Hermawan. Akuntansi Intermediate. Jakarta: Erlangga. Fatansyah. 2004. Basis Data. Bandung: Informatika Halim, Abdul. 2004. Akuntansi Sektor Publik Akuntansi Keuangan Daerah. Jakarta: Salemba Empat. Hall, A. James. 2004. Penerjemah: Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Harahap, Sofyan Syafri. 2001. Analisa Kritis Atas Laporan Keuangan. Jakarta : Raja Graf. Persada. HM, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem. Yogyakarta: Andi Offset. HM, Jogiyanto. 2000. Pengenalan Komputer: Dasar Ilmu computer, pemrograman, sistem informasi dan inteligensi buatan. Yogyakarta: Andi Offset. http://mtspkp.multiply.com/journal/item/133 (5 Nopember 2009) Kadir, Abdul. 2004. Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.

11


Krismiaji, 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta : Unit Penerbit dan Percetakan Akademi Manajemen Perusahaan YKPN. Kurniadi, Adi. 2000. Pemograman Visual Basic 6.0. Jakarta: Elex Media Komputindo. Kusrini. 2007. Membangun SIA dengan Visual Basic & Microsoft SQL server. Yogyakarta: Andi. Madcoms. 2005. Aplikasi Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Report. Yogyakarta: Andi Offsite. Meleong, Lexy J. 2001. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosadakarya. Syafrizal, Melwin Daulay. 2007. Mengenal Hardware Software dan Pengelolaan Instalasi Komputer. Yogyakarta: Andi. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi Edisi 3 Cetakan 3. Jakarta: Salemba Empat. Nazir, Moh. 2003. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia. Nugroho, Adi. 2002. Konsep Pengembangan Sistem Basis Data. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Prasetia, Retna Catur Edi Widodo. 2004. Interfecing Port Paralel Dan Port Serial Komputer Dengan Visual Besic 6.0. Yogyakarta: Andi. Prijana, 2005. Metode Sampling Terapan. Bandung: Humaniora Ramadhan, Arief. 2005. SQL Server dan Visual Basic 6.0. Jakarta: Elex Media Komputindo. SR Soemarso. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar Buku 1 Edisi 5. Jakarta: Salemba Empat. SR Soemarso. 2005. Akuntansi Suatu Pengantar Buku 2 Edisi 5. Jakarta: Salemba Empat. Sopandi, Dede. 2004. Instalasi dan konfigurasi Jaringan Komputer. Jakarta: Informatika. Sugiyono. 2001. Metode Penelitian Bisnis (8th ed). Bandung: Alfabeta. Susanto, Azhar. 2004. Sistem formasi Akuntansi Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer. Bandung: Linggajaya. Sutabri, Tata. 2003. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta. Sutanta, Edhy. 2005. Pengantar Teknologi Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Sutanta, Edhy. 2002. Analisa Sistem Basis Data. Yogyakarta: Graha Ilmu. Hidayat, Syarifudin. 2002. Metodologi Penelitian. Jakarta: Salemba Empat. Yunus, Hadori dan Harnanto. 2004. Akuntansi Keuangan Lanjutan Edisi Pertama. Yogyakarta: BPFE. Yuswanto. 2005. Pemograman Client Server Microsoft Visual Basic 6.0. Jakarta: Pustaka Raya.

PENULIS Nama Lengkap Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Alamat No. HP

: Agus Muchtar : Kuningan : 17 Agustus 1987 : Laki-laki : Jln. Pramuka No. 39 RT22/RW04 Kuningan 45571 : 081322222344

12

PERANCANGAN DATABASE MANAGEMENT SYSTEM

Recommend Documents