KONSEP PERANCANGAN PTPN VII INTEGRATED management system

KONSEP PERANCANGAN PTPN VII INTEGRATED management system

Integrated Management System Berbagai Standar Sistem Manajemen ISO a.l: • ISO 9001:2008 Manajemen Mutu, • ISO 14001:2004 Manajemen Lingkungan, • OHSAS 18001:2007 Manajemen K3, • ISO 22000 Keselamatan Makanan, • ISO 28000 Keamanan Rantai Pasokan, • ISO/IEC 27001 Keamanan Informasi • Petunjuk tentang bagaimana organisasi dapat menerapkan standar yang berbeda dengan cara dikombinasikan, diintegrasikan dengan proses bisnisnya. • Berbasis pada pengalaman praktis organisasi yang telah berhasil membuat integrasi penggunaan SSM, buku ini mengidentifikasikan variasi metodologi, alat (tools), dan praktik.

Integrated Management System PAS 99 (Publicly Available Specification 99)

• Persyaratan umum untuk sistem manajemen yang dapat digunakan sebagai kerangka kerja suatu sistem manajemen terintegrasi. • Dimaksudkan untuk mendorong organisasi yang menggunakan lebih dari satu sistem manajemen dengan memandang PAS 99 sebagai peluang untuk memiliki sistem manajemen tunggal holistik. • Memungkinkan organisasi menjalankan operasi secara lebih efektif.

Integrated Management System

Integrated Management System Manfaatnya termasuk: a) Memperbaiki fokus bisnis; b) Pendekatan yang lebih holistik dalam mengelola risiko bisnis; c) Mengurangi konflik antar sistem; d) Mengurangi duplikasi dan birokrasi; e) Audit yang lebih efektif dan efisien baik internal maupun eksternal.

LEMBAYUNG Center

INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM • Upaya mewujudkan Budaya, Tujuan, Visi, Tata Nilai, dan Misi Perusahaan • Mengadopsi beberapa standar internasional: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, Pas 55, Baldrige, dll • Mengintegrasikan berbagai standar/sistem/metode tsb menjadi IMS • IMS sebagai salah satu indikator kinerja perusahaan

• Implementasi IMS di seluruh Direktorat, Bidang, Unit, dan Sub Unit Pelaksana

• IMS dapat

disertifikasi. © HIS 2013 Rev. Status: 01

LEMBAYUNG Center

CONTOH

Three in one

© HIS 2013 Rev. Status: 01

Integrated Management System • Buku yang terbit di awal Tahun 2012 ini membahas pertimbangan untuk merancang, mengimplementasikan, dan memperbaiki sistem manajemen terpadu yang selanjutnya disebut Integrated Management System. • Tujuan ditulisnya buku ini adalah untuk membantu mereka yang ditugasi sebagai tim penyusun Integrated Management System di organisasinya, dengan menyajikan informasi-informasi penting tentang persyaratan Sistem Manajemen dan persyaratan Kriteria untuk Keunggulan Kinerja serta bagaimana menginterpretasikannya.

• Dengan demikian diharapkan para anggota Tim dapat memahami dengan tepat apa yang diminta oleh persyaratan Sistem Manajemen dan persyaratan Baldrige sehingga dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan “pas”.

Integrated Management System

Any Questions or Comments?

LEMBAYUNG Center INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM

• Tahap Perancangan • Tahap Implementasi • Tahap Sertifikasi


PTPN VII Lampung

2013 2014 2015

BSC MBA

IMS TQM

INDUSTRIAL SPEC.

PAS 55

M SDM BK

STRUKTUR IMS VISI BUDAYA & TATA NILAI Sistem, Metode, Approach lain

Standar –Standar ISO lain

1

2

3

4

5

6

KRITERIA untuk KEUNGGULAN KINERJA 2013

ISO 9001:2008

7

INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM

KRITERIA BALDRIGE 2013

FUNGSI ORGANISASI ISO 14001 OHSAS 18001/SMK3 SMP STANDAR-STANDAR LAIN YANG RELEVAN

Requirement

1. 2. 3. 4.

Kepemimpinan Perencanaan Strategis Fokus kepada Pelanggan Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan 5. Fokus kepada Tenaga Kerja 6. Fokus kepada Operasi 7. Hasil

KLAUSUL ISO 9001:2008 4. Sistem Manajemen Mutu - 5. Tanggung Jawab Manajemen – 6. Manajemen Sumber Daya - 7. Realisasi Produk - 8. Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan

LEMBAYUNG Center

Dokumentasi PTPN VII IMS Pedoman Sistem Terintegrasi Pedoman Mutu Terintegrasi Daftar Induk Dokumen Referensi Daftar Induk Dokumen Catatan

Internal

Eksternal

Fungsi Kerja Organisasi © HIS 2013 Rev. Status: 01

LEMBAYUNG Center

CONTOH



SISTEM MANAJEMEN TERINTEGRASI BERBASIS ISO 9001 - ISO 14001 - OHSAS 18001 4.1 Persyaratan Umum ORGANISASI

Menetapkan

Mendokumentasikan

Mengimplementasikan

Memelihara

Memperbaiki

IMS

LEMBAYUNG Center

PERSYARATAN PENTING DALAM PERANCANGAN PTPN VII IMS 4.1 Memahami Organisasi dan Konteksnya Organisasi harus menetapkan isu internal dan eksternal yang relevan dengan tujuan dan mempengaruhi kemampuan untuk mencapai hasil yang dituju dalam Integrated Management System (IMS).


LEMBAYUNG Center

PERSYARATAN PENTING DALAM PERANCANGAN PTPN VII IMS 4.2 Memahami kebutuhan dan ekspektasi para pihak yang berkepentingan Organisasi harus menetapkan: a) Pihak yang berkepentingan yang relevan terhadap integrated management system; b) Persyaratan para Pihak yang berkepentingan.


LEMBAYUNG Center

PERSYARATAN PENTING DALAM PERANCANGAN PTPN VII IMS 4.3 Menetapkan ruang lingkup integrated management system Organisasi harus menetapkan batas-batas dan penerapan IMS untuk menentukan ruang lingkupnya. Ketika menentukan ruang lingkup, organisasi harus mempertimbangkan: a) Isu internal dan eksternal dengan mengacu ke 4.1; b) Persyaratan dengan mengacu ke 4.2. Ruang lingkup ini harus disajikan dalam informasi yang terdokumentasi. © HIS 2013 Rev. Status: 01

LEMBAYUNG Center

PERSYARATAN PENTING DALAM PERANCANGAN PTPN VII IMS 4.4 Integrated management system (IMS) Organisasi harus menetapkan, mengimplementasikan, memelihara dan memperbaiki secara terus menerus sistem manajemennya, termasuk proses-proses yang dibutuhkan serta interaksinya sesuai persyaratan PAS dan standar sistem manajemen yang diterapkan sesuai yang ditetapkan dalam ruang lingkup IMS di 4.3


LEMBAYUNG Center

SEBAIKNYA DITETAPKAN SEJAK AWAL 5.1 Kepemimpinan dan komitmen a) Memastikan bahwa policies and objectives ditetapkan dalam IMS yang kompatibel dengan arah strategis organisasi;

5.2 Kebijakan Manajemen puncak harus menetapkan IMS policy yang: a) Sesuai dengan tujuan organisasi; b) Menjadi kerangka kerja untuk menentukan IMS objectives; c) Termasuk komitmen untuk memenuhi persyaratan (sistem) yang diterapkan; d) Termasuk komitmen untuk memperbaiki IMS secata terus menerus.

IMS policy harus: 1) Disajikan dalam informasi yang terdokumentasi; 2) Dikomunikasikan di organisasi; 3) Diinformasikan juga kepada para pihak yang berkepentingan. © HIS 2013 Rev. Status: 01

LEMBAYUNG Center

SEBAIKNYA DITETAPKAN SEJAK AWAL Management Representatives Pejabat ini harus terbebas dari tanggung jawab lain, memiliki peran yang ditetapkan, bertanggung jawab dan berkewenangan untuk: a) Memastikan bahwa sistem manajemen ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara sesuai persyaratan PAS ini dan SSM yang diterapkan; b) Melaporkan kepada manajemen puncak tentang kinerja sistem manajemen untuk di-review, termasuk rekomendasi perbaikan. © HIS 2013 Rev. Status: 01


APPROACH SATUAN SISTEM LEVEL CORPORATE OFFICE LEVEL

STRUKTUR

PROSES

KEBIJAKAN

SASARAN

1

Direksi

Proses Bisnis (1)

Kebijakan Sistem

•

KPI PRIMA

2

SM/VP/KS/GM/ setingkat

Diagram Konteks (...)

Kebijakan DK

•

Sasaran DK

3

Manajer/setingkat

Prosedur (……)

Kebijakan Prosedur

• •

Kinerja Proses Kinerja Produk

4

Staf/Pelaksana

DR/DC (…….)

-

•

SIMKP/SMUK

LEVEL UNIT/DISTRIK LEVEL

STRUKTUR

PROSES

KEBIJAKAN

SASARAN

1

GM

Proses Bisnis (1)

Kebijakan Sistem

2

Manajer/ setingkat

Diagram Konteks (...)

Kebijakan DK

3

Supervisor/ setingkat

Prosedur (.....)

Kebijakan Prosedur

• Kinerja Proses • Kinerja Produk

4

Staf/Pelaksana

DR/DC (........)

-

• SIMKP/SMUK

• KPI - KONKIN

• Sasaran DK

IDENTIFIKASI DAN INTERAKSI PROSES Untuk memenuhi persyaratan, organisasi harus: a) Menetapkan proses-proses yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemennya dan aplikasinya di seluruh organisasi, b) Menentukan urutan dan interaksi proses-proses tersebut serta penerapan integrasi proses-prosesnya, c) Menentukan kriteria dan metoda yang dibutuhkan untuk memastikan operasi dan pengendalian proses-proses tersebut efektif, d) Memastikan tersedianya sumberdaya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses-proses tersebut, e) Memantau, mengukur dan menganalisis proses-proses tersebut, dan mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan yang berkesinambungan kinerja organisasi secara keseluruhan.

Model of a Process-Based QMS

ISO 9001

CONTINUAL IMPROVEMENT OF THE QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

4 C

C

U

Management Responsibility

S

5

T O

M E

R

R E Q U I R E M E N T S

Resource Management

6

8

S A T I S F A C T I O N

Measurement, Analysis, Improvement

U S

T O

M

7 Input

Product Realization

E Output

Product

R

LEMBAYUNG Center

FONDASI DAN STRUKTUR PTPN VII IMS  Proses Bisnis dijadikan fondasi struktur yang praktis untuk PTPN VII IMS dengan pendekatan Proses.  Salah satu prinsip dasar pengembangan suatu SISTEM MANAJEMEN yang efektif ialah adanya gambaran PROSES yang terstruktur.


IDENTIFIKASI DAN INTERAKSI PROSES Perancangan Berbasis SMM ISO 9001:2008 dengan pendekatan PROSES BISNIS

Leveling Gambaran Proses  Level 1 Proses Bisnis (Business Process)

 Level 2 Diagram Konteks (Context Diagram)  Level 3 Prosedur (Procedure)

LEMBAYUNG Center

IDENTIFIKASI PROSES-PROSES 1

Uraikan & Jabarkan 3

Proses Bisnis

2

Diagram Konteks

5 Prosedur

4 Review & Sesuaikan

DR-DC

6 © HIS 2013 Rev. Status: 01

LEMBAYUNG Center

CONTOH


LEMBAYUNG Center

Pemetaan Standar ISO 9001; ISO 14001; OHSAS 18001; Baldrige; dll ke dalam Proses Bisnis


LEMBAYUNG Center

CONTOH


LEMBAYUNG Center

Pemetaan Standar ISO 9001; ISO 14001; OHSAS 18001; Baldrige; dll ke dalam Diagram Konteks


LEMBAYUNG Center

CONTOH


LEMBAYUNG Center

Pemetaan Standar ISO 9001; ISO 14001; OHSAS 18001; Baldrige; dll ke dalam Prosedur


CONTOH

CONTOH

LEMBAYUNG Center

Pemetaan Kategori Baldrige ke dalam Proses Bisnis SASARAN: Mengidentikasikan persyaratan Item tertentu dari Criteria for Performance Excellence 2013 yang menjadi “dambaan” menuju Perusahaan dengan Kinerja Kelas Dunia

1

Leadership

2

Strategic Planning

3

Customer Focus

4

Measurement, Analysis, and Knowledge Management

5

Workforce Focus

6

Operations Focus

7

Results

1.1 Senior Leadership 1.2 Governance and Societal Responsibility 2.1 Strategy Development 2.2 Strategy Implementation

3.1 Voice of the Customer 3.2 Customer Engagement

4.1 Measurement, Analysis, and Improvement of Organizational Performance 4.2 Knowledge Management, Information, and Information Technology 5.1 Workforce Environment 5.2 Workforce Engagement 6.1 Work Process 6.2 Process Effectiveness 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

Product and Process Results Customer-Focused Results Workforce-Focused Results Leadership and Governance Results Financial and Market Results © HIS 2013 Rev. Status: 01


LEMBAYUNG Center

JADWAL PERANCANGAN LENGKAP NO 1

TOPIK TAHAP KE 1

2

Executive Briefing on PTPN VII IMS Pengenalan ISO 9000

3

Pengenalan ISO 14000

4

Pengenalan OHSAS 18000

5

6

SUBTOPIK

DURASI

 Pembukaan ; Konsep PTPN VII IMS ; Review Tim Perancang; Jadwal Perancangan  ISO dan Standar ISO; Family ISO 9000; ISO 9001:2008  Family ISO 14000; ISO 14001:2004

1 hr

 ISO, BSI, dan Standar OHSAS; Family OHSAS; OHSAS 18001:2007 Pengenalan SM Perkebunan  Peraturan Menteri Pertanian No. 19/Permentan / Ot.140/3/2011 Tentang Pedoman Perkebunan Kelapa Sawit Berkelanjutan Indonesia ( Indonesian Sustainable Palm Oil/ISPO) Pengenalan Malcolm  Malcolm Baldrige, Kriteria Baldrige, MBNQA; Baldrige Adopsi Baldrige di Indonesia; Kriteria Baldrige 2013


4 hr

LEMBAYUNG Center

JADWAL PERANCANGAN LENGKAP NO

7

TOPIK TAHAP KE 2 Proses Bisnis

8

Diagram Konteks

9

10

Pembuatan Diagram Konteks TAHAP KE 3 Review Diagram Konteks

11 12

TAHAP KE 4 Prosedur Pembuatan Prosedur

13 14

TAHAP KE 5 Review Prosedur Integrated Procedure Manual

15 16

TAHAP KE 6 Dokumen Referensi & Dokumen Catatan Pembuatan Daftar Induk DR & DC

SUBTOPIK

DURASI

 Teori Proses Bisnis; Workshop Pembuatan Proses Bisnis; Review Proses Bisnis; Review Susunan Tim sesuai Blok Bisnis/DK  Teori Diagram Konteks; Workshop Pembuatan Diagram Konteks  Pembuatan Diagram Konteks

4 hr

 Review Diagram Konteks; Review Susunan Tim sesuai Blok Prosedur

7 hr

 Teori Prosedur ; Workshop Pembuatan Prosedur  Pembuatan Prosedur

2 hr *)

*)

 Review Prosedur  Teori Integrated Procedure Manua ; Pembuatan Integrated Procedure Manual

15 hr

 Teori DR & DC; Workshop Pembuatan DR & DC

2 hr

 Pengumpulan DR & DC; Pembuatan DIDR & DICC


3 hr

*)

LEMBAYUNG Center

JADWAL PERANCANGAN LENGKAP NO 17 18 19

20 21 22 23

TOPIK TAHAP KE 7 Review DIDR & DICC Procedure Testing TAHAP KE 8 Dokumentasi Sistem PTPN VII IMS

Integrated System Manual (ISM) Pembuatan ISM Review ISM Super Executive Briefing on PTPN VII IMS

SUBTOPIK • Review DIDR & DICC; • Uji coba pelaksanaan Prosedur  Teori Sistem Dokumentasi; Dokumentasi PTPN VII IMS  Teori ISM ; Workshop Pembuatan ISM  Pembuatan ISM  Review ISM  Progress Perancangan PTPN VII IMS; Issue Kebijakan

DURASI 15 hr *)

2 hr

2 hr *) 2 hr 2 hr

TAHAP KE 9 24

Kick-Off Implementasi

 Pernyataan dimulainya Implementasi Sistem

25

Pelatihan Audit Internal IMS

 Pelatihan Audit Internal IMS

26

Pelaksanaan Audit Internal

 Pelaksanaan Audit Internal

*)

27

Management Review

 Management Review

*)

28

Tindakan Perbaikan

 Tindakan Perbaikan

*)

29

Pre Assessment

 Pre Assesment

*)

32

Sertifikasi IMS

 Sertifikasi IMS

**)


1 5 **)

LEMBAYUNG Center

CONTOH “PERANCANGAN”


LEMBAYUNG Center

CONTOH “KICK-OFF”


LEMBAYUNG Center

CONTOH “SERTIFIKASI”


FASILITATOR

Laskar Lembayung

KONSEP PERANCANGAN PTPN VII INTEGRATED management system

Recommend Documents