Powered by
Grafisch Nieuws Expertenrondetafel - Logistieke Software Vlnr: Emile Schilders, Antoon Feijen, Dirk Verelst, Robert Hoberger, Vesa Mannola, Guy Theunis, Bart Stuer, Jan Vandevyvere, Hendrik Cabbeke en Graham Ellis.
BUSINESS TOOLS VOOR EEN EFFICIËNTER PRODUCTIEPROCES EN KETENBEHEER
Van paper tracing tot
business optimalisatie Erwin Vanvuchelen I
In de drukkerijwereld kan iedereen in principe dezelfde pers kopen, maar de logistiek errond, dat is waar bedrijven zich echt kunnen onderscheiden. Het beheersen van de logistiek is bovendien het sluitstuk in het streven naar een efficiënter productieproces en ketenbeheer, met als bottom line een beter bedrijfsrendement. In moderne termen heet dat lean printing: het verbeteren van het rendement door zo veel mogelijk overbodige kosten te vermijden.
G
rafisch Nieuws organiseerde over het thema logistieke software een expertenrondetafel, in samenwerking met Emsys PaperTracing, een Belgisch bedrijf dat over heel de wereld systemen installeert waarmee bedrijven uit de grafische sector hun logis tieke processen kunnen stroomlijnen. De basis is PSS, wat staat voor Paper Scanning Solution.
tot een efficiënter productieproces en een volledig ketenbeheer. Een van de deelnemende be drijven aan de rondetafel was de Nederlandse Roto Smeets Group (zie kader voor een overzicht van de deelnemers). Het bedrijf heeft al acht jaar ervaring met de oplossing van Emsys en gaat steeds verder in het beheer van haar logistieke processen. Wanneer in een van de drukkerijen van de groep papier geleverd wordt, hoeft de heftruckchauffeur maar een van de rollen te scannen om de volledige levering in te klaren en in het ERPsysteem beschikbaar te maken voor de productie. Om dat mogelijk te maken werken zowel de drukkerij als de papierleveranciers met papiNet, een oplossing
Het is een systeem dat de barcodes van praktisch alle papier fabrikanten ter wereld herkent en op basis daarvan een perfect beheer mogelijk maakt van de ontvangst, de voorraad en het verbruik van papier. Daarbovenop werd een hele reeks oplos singen gebouwd waarmee het mogelijk is om bijkomende aspecten van de logistiek te beheren, met als finaal doel te komen
GRAFISCH
14
NIEUWS
08
op basis van EDI (Electronic Data Interchange) of XML voor het uitwisselen van gegevens. Concreet wordt bij elke verzending vanuit de papierfabriek auto matisch een elektronisch bericht naar de PSS gestuurd, zodat die bij de ontvangst van de goederen al weet wat de lading inhoudt. De heftruckchauffeur hoeft daardoor bij de levering nog maar een rol te scannen. Dat is immers voldoende om in het systeem het bijhorende papiNet-bericht op te sporen. Het enige wat van de magazijnmedewerker nog verwacht wordt, is dat hij het aantal rollen dat geleverd wordt natelt en invoert in de PSS, zodat geverifieerd kan worden of dit overeenkomt met het aantal rollen dat in het bericht vermeld werd.
Powered by
Grafisch Nieuws Expertenrondetafel
Automatisering van gegevensuitwisseling
iPad kunnen inloggen en toegang krijgen tot alle informatie doorheen de processen.”
“Zonder dat hij daarbij stilstaat, verricht de heftruckchauffeur bij het scannen van een van de rollen een hele reeks administratieve handelingen”, legt Antoon Feijen van de Roto Smeets Group uit. “Alle informatie over het papier dat geleverd is, zit onmiddellijk in het systeem. Wanneer later de factuur komt, wordt die eveneens automatisch vergeleken met de gegevens van de levering. Indien dat klopt, gaat ze naar het betaalsysteem, zonder dat er iemand moet tussen komen. Het is een heel verschil met vroeger, toen van elke rol het etiket werd afgesneden om de gegevens manueel in te voeren. Alleen wanneer het papiNet bericht ons niet bereikt heeft, moet elke rol apart ge scand worden wat perfect kan met de PSS.”
Voor Emsys, bijvoorbeeld, geldt dat het systeem zeer goed is in het beheer en de tracering van voorraden en halffabrikaten. Het bedrijf wil in de toekomst meer mogelijkheden bieden om dit ook te koppelen aan de machines. Dat kan vandaag ook al, maar het is nog grotendeels maatwerk. Voor een stuk is dat ook onvermijdelijk, want er bestaan wel een aantal standaarden en die worden ook ondersteund, maar in de praktijk hebben bedrijven toch vaak een eigen manier van werken waaraan de interface dan aangepast moet worden. Alleen al voor SAP, wat de facto toch een standaard is, bestaan er zoveel varianten en manieren van werken dat een deel maatwerk altijd noodzakelijk zal blijven. Een oplossing hiervoor zou er in kunnen bestaan van in dergelijke software een aparte layer te voorzien waarin men de interfaces met andere systemen kan definiëren. Men zou dan bijvoorbeeld kleine aanpassingen aan de XML-structuur kunnen doen zonder dat dit een invloed heeft op de rest van het systeem.
Dat soort elektronische uitwisseling van data gebeurt steeds vaker, legt Vesa Mannola van UPM uit. “Bij een dergelijke automatisering moet er wel altijd een noodoplossing zijn. Er kan een of andere fout gebeuren in het proces waardoor een vrachtwagen bij de klant is voor hij het papiNet bericht ontvangen heeft. Op zo een moment mag een bedrijf niet volledig afhankelijk zijn van een dergelijk systeem. De EDI-oplossing wordt vooral gebruikt door grotere klanten. Anderen kunnen terecht in een webgebaseerde applicatie waarin ze alle informatie over een bepaalde levering kunnen terugvinden. Klanten kunnen er ook de voorraad raadplegen en in de toekomst
nagaan”, legt Graham Ellis van Elopak uit. “De code bevat naast een time stamp onder meer ook de identificatie van de rol. De combinatie van die gegevens garandeert dat elke code uniek is. De code maakt het mogelijk om voor elk karton de gebruikte grondstoffen en bepaalde aspecten uit het drukproces achteraf terug te vinden.”
zullen ze via de webtoepassing ook orders kunnen plaatsen.” Bij de Roto Smeets Group is het plaatsen van orders ook al volledig geautomatiseerd. Ze doen het in hun eigen software waar elk order gekoppeld is aan alle verdere processen. De orders zelf worden opnieuw via de PSS doorgestuurd naar de leverancier. Daardoor ontstaat een volledige tracering van het order, over de levering tot het productieproces. Om dit systeem sluitend te maken, moet men dan wel consequent zijn. Er worden daarom alleen ontvangsten gedaan voor goederen die men direct aan het bijhorende bestelorder kan linken.
Integratie met andere software en machines Een heikel punt in informatie management is het koppelen van verschillende systemen. Men kan wel elk onderdeel in een productieproces optimaliseren, maar het beheren van de logis tieke processen bestaat er net in van die dingen aan elkaar te koppelen. “Wij hebben heel veel interfaces”, zegt Emile Schilders van de Roto Smeets Group. “Het ERP-systeem, de software van Emsys, de productiesystemen, enzovoort. Ze hebben allemaal hun onderlinge interfaces nodig. In de toekomst willen we naar een volledig geïntegreerd systeem zodat medewerkers bijvoorbeeld met hun
Ook bij Elopak wordt de softwareoplossing van Emsys gebruikt om tot een volledige stockcontrole te komen, waarbij karton gescand wordt bij levering en wanneer het naar de productie gaat. Wat voor de fabrikant van kartonnen drankverpakkingen vooral belangrijk is, is de tracering – het is een absolute must in de voedingsindustrie. “Elk karton heeft een unieke code waarmee men het volledige traject uit de productie kan
GRAFISCH
16
NIEUWS
08
Een bijkomende moeilijkheid om tot een volledig ketenbeheer te komen is het transport. Een drukkerij kan met behulp van Emsys softwaretools een volledige tracering mogelijk maken van de ontvangst van goederen over de verschillende productiestappen tot aan de uitlevering. In principe is het ook mogelijk om de ontvangst door de klant in de PSS te integreren, vergelijkbaar met het papiNet-verhaal aan het begin van de keten.
Powered by
Grafisch Nieuws Expertenrondetafel
Maar de tussenstap, waarbij een logistiek dienstverlener met het drukwerk onderweg is, is veelal een zwart gat voor dergelijke systemen, zodat men als drukkerij ook moeilijk kan volgen wanneer een levering bij de klant aankomt. Als men meestal met een zelfde dienstverlener werkt, is ook een koppeling met de software van dat bedrijf eventueel mogelijk. Maar in de praktijk zal men doorgaans op een hele reeks van logistieke dienstverleners een beroep doen, in functie van de beschikbaarheid en de specifieke opdracht. Technisch gezien bestaan er wel mogelijkheden om de lading zelf te traceren, bijvoorbeeld door een module mee te geven met GPS- en GSM-technologie. Maar dat zijn dure oplossingen, waarbij men zich de vraag moet stellen of de investering nog wel de moeite waard is. Over het algemeen kan men aannemen dat een bedrijf al heel ver komt wanneer het de tracering doorvoert tot op het moment dat een pallet met afgewerkte producten in een vrachtwagen geladen wordt. Men heeft dan zelf immers al een perfecte controle over wat er naar welke klant gestuurd wordt.
Beheer van inserts Een specifieke uitdaging in de tijdschriftenbranche is het beheer van inserts zoals kaarten, video’s en productstaaltjes. Meestal worden die aangeleverd door derde partijen waarbij er onduidelijkheid kan bestaan over wat er geleverd wordt, of dat precies is wat de klant – de uitgever – verwacht en of de aantallen kloppen. Bij de Roto Smeets Group wordt systematisch, wanneer men weet dat
zoiets komen gaat, een bestelling hiervoor aangemaakt in het systeem zodat de ontvangst kan gebeuren op een analoge manier zoals bij de ontvangst van papier. Toch kunnen inserts ook onaangekondigd geleverd worden. De procedure is dan dat er een foto genomen wordt, wat de verdere interne communicatie vergemakkelijkt. Intussen neemt men systematisch een foto bij de ontvangst van inserts, die toegevoegd wordt aan het order zodat de man aan de machine de foto te zien krijgt en kan verifiëren of hij de juiste inserts heeft. In de toekomst wil men daar ook de klant bij betrekken door hem automatisch een mailtje te sturen over elke levering van inserts zodat de klant kan bevestigen dat alles in orde is. Bart Stuer van Sanoma staat daar open voor: “Wij geven in onze purchase orders een duidelijk overzicht van de inserts en wat er allemaal moet gebeuren. De drukker kan de leveringen vervolgens matchen met een purchase order. Voor derde partijen wordt in functie van de verschijningsdatum van de losse nummers teruggerekend om te bepalen wanneer de inserts geleverd moeten worden. In principe kan dat dus just-in-time gebeuren. Voor ons is het belangrijk dat we kunnen reageren wanneer iets niet blijkt te kloppen. Meestal krijgen we feedback te laat, bijvoorbeeld wanneer niet genoeg exemplaren van de inserts geleverd werden.”
De logistieke specialisten die deelnamen aan de expertenrondetafel van Grafisch Nieuws Antoon Feijen en Emile Schilders van het Corporate Information Department van de Roto Smeets Group. De drukkerijgroep heeft 6 drukkerijen in Nederland: twee voor offsetrotatie, twee voor diepdrukrotatie en twee voor vellenoffset. Het is ook eigenaar van het afwerkingsbedrijf De Wit Binders. Bart Stuer, Operations Director van het uitgeversconcern SanomaMedia. Sanoma Magazines Belgium is uitgever van titels als Humo, Flair, Libelle, Story, Femmes d’aujourd’hui, enz. Graham Ellis, Director Project & Best Practice van Elopak. Het Noorse Elopak is één van ‘s werelds grootste verpakkingsproducenten voor zuivelproducten en vruchtensappen. Elopak B.V. met als standplaats Terneuzen in Nederland, is de grootste productielocatie. Vesa Mannola, Vice President Supply Chain Western Europe van papier- en pulpgigant UPM Kymmene. De fabrikant beschikt onder andere over 22 papierfabrieken. Jan Vandevyvere en Hendrik Cabbeke van Roularta Printing. Met 7 rotatiepersen waarvan twee 72-paginapersen is Roularta Printing met zijn productievestiging in Roeselare, de grootste commerciële drukkerij van België. Guy Theunis, General Manager Emsys PaperTracing. Robert Hoberger, International Project Manager bij Emsys PaperTracing. Dirk Verelst is onafhankelijk automatiseringsdeskundige en helpt Emsys bij de integratie van de software met machinesturingen. Hij neemt ook de vertegenwoordiging in Brazilië voor zijn rekening.
uitgever in een aantal gevallen betaalt voor de inserts terwijl het de drukkerij is die ze in ontvangst neemt. Maar het geeft ook problemen in de productie wanneer er tekorten vastgesteld worden en men ad hoc een oplossing hiervoor moet zoeken.
Een probleem dat regelmatig terug keert, is dat de geleverde aantallen niet kloppen en niet overeenkomen met de oplage van een magazine. Dat kan tot discussies leiden aangezien de
GRAFISCH
17
NIEUWS
08
Het bevestigt nog maar eens de noodzaak aan een goed infor matiebeheer. Indien er te weinig geleverd wordt, is dat een probleem waar noch de uitgever, noch de drukkerij schuld aan hebben. Maar er moet een goede communicatie tussen beide
Powered by
Grafisch Nieuws Expertenrondetafel
bestaan, zodat dit zo snel mogelijk gesignaleerd wordt en de uitgever tijdig kan beslissen hoe er mee om te gaan. Wanneer de verdere afwerking door externen gebeurt, spelen ook de aantallen van het drukwerk een rol in dit verhaal. Hier kan de drukkerij wel een goede tracering opzetten zodat men per pallet opvolgt wat er op ligt en precies weet wat er naar de externe partij verzonden werd.
Mannola. “Toch is het belangrijk dat mensen de zaken opvolgen en papier visueel controleren op schade. Het gaat tenslotte om een grootte waarde, dus loont het de moeite om die inspanning te doen.”
Fouten kosten veel geld Napraten in een laat najaarszonnetje.
Waar het bij het gebruik van logistieke software veelal op aan komt, is dat men zijn processen beter beheerst en daardoor minder fouten maakt. Een typisch voorbeeld is de registratie van paletten met afgewerkte producten die de drukkerij verlaten. Dat kan men doen om tot een volledige tracering van de keten te komen, maar de grootste meerwaarde is dat men bij elke stap in de keten een controle inbouwt waardoor fouten vermeden worden. Concreet kan men bij het laden van een vrachtwagen, bijvoorbeeld, door te scannen controleren of de juiste producten meegegeven worden. Daarmee worden twee keer kosten bespaard, want als een foute pallet wordt meegegeven betekent dat meestal dat er een andere pallet achterblijft, waarvoor nadien een bijkomend transport geregeld moet worden. En het drukwerk dat verkeerdelijk werd meegegeven zal allicht verloren gaan en moet dan opnieuw gedrukt worden. Feit is dat de meeste bedrijven geen zicht hebben op hoeveel van dergelijke fouten er gemaakt worden en nog minder op de kost die daarmee gemoeid is.
Emile Schilders: “Voor onze vestiging in Etten-Leur hebben we het berekend en weten we dat door de eindproducten te scannen, de faalkost er teruggebracht is met 250.000 euro op jaarbasis.”
gebruik van de PSS moet nog uitgebreid worden met de FIFO functie (First In, First Out) zodat we kunnen garanderen dat de voorraad nooit te lang blijft liggen.”
Graham Ellis: “Bij ons was de investering in het systeem van Emsys ook eenvoudig te rechtvaardigen. Onze productie draait 24 uur per dag wat het moeilijk maakt om een inventaris van de voorraad te maken. Door nu systematisch te scannen hebben we op elk moment een precies zicht op wat er in voorraad is. Onze bestellingen komen terecht in een centrale planning waarbij de productie toegewezen wordt aan een van de fabrieken. Het voorraad systeem is nu nog per fabriek georganiseerd maar kan ook meegenomen worden in die centrale planning. In de productie wordt het karton eerst gecoat, wat een vrij duur proces is. Ook daarom is het voorraadbeheer belangrijk, want eens gecoat, moet het karton binnen de zes maanden verbruikt worden. Anders is er een risico op kwaliteitsverlies. Het
Registratie van schade
GRAFISCH
Een van de mogelijke nadelen van automatisering is dat men een stuk flexibiliteit verliest wanneer de zaken niet volgens plan verlopen. Een typisch probleem hierbij is het omgaan met beschadigingen. Een precies zicht hebben op de voorraad heeft pas waarde als men er ook op kan vertrouwen dat er geen beschadigd materiaal tussen staat. Heftruckchauffeurs mogen dan al een systeem hebben om schade te registeren, op het moment dat de rol ingeklemd zit op hun truck zien ze slechts een beperkt deel ervan en kan van hen dus ook geen grondige controle verwacht worden. “Dankzij automatisering en het gebruik van software kan men heel wat stappen vanzelf laten verlopen”, zegt ook Vesa
18
NIEUWS
08
Die waarde stelt nog een bijkomend probleem, wanneer klanten de kosten trachten te verminderen en drukkerijen daardoor met minderwaardig papier en een hele reeks bijkomende problemen opzadelen. Ook dan is er een registratie nodig van die problemen zodat desnoods een claim kan opgesteld worden tegenover de klant. Bart Stuer van Sanoma relativeert dat: “Voor ons is continuïteit het allerbelangrijkste en dat vertaalt zich ook in de keuze van het papier. De printbaarheid is voor ons een belangrijk criterium, net als de opaciteit, de witheid, het gevoel en het grammage. Dan pas kijken we naar de prijs.” Ook de registratie van klachten en problemen kunnen voor een stuk opgevangen worden door de software te koppelen aan machines. Een high-speed camera die op een pers gebruikt wordt als controle op papierbreuk, kan zijn informatie bijvoorbeeld ook terugkoppelen aan de logistieke software.
Rendementsverbetering Waar logistieke software vaak geassocieerd wordt met tracking & tracing, is het interessant om na te gaan hoe dit alles de basis vormt of kan vormen van procesoptimalisatie. Nagenoeg alle acties in een workflow kunnen immers efficiënter gemaakt
Powered by
Grafisch Nieuws Expertenrondetafel
worden wanneer men dankzij softwaretools op het juiste moment over de juiste informatie beschikt. Waar tracking & tracing in veel gevallen neerkomt op het vermijden van fouten, en dus van kosten, wordt procesoptimalisatie een zaak van echte rendementsverbetering. Guy Theunis: “We staan er altijd voor open om met bedrijven de oefening te maken waarbij we al hun processen analyseren en kijken welke rendementsverbeteringen er mogelijk zijn. Zodra je een aantal mensen uit de productie rond de tafel brengt, krijg je vrij snel een zicht op mogelijke besparingen. Opvallend is dat veel bedrijven geen zicht hebben op de kosten die het gevolg zijn van fouten. We hebben een recente case in Duitsland waar de implementatie van onze software in minder dan een jaar terugverdiend werd, alleen maar door het vermijden van deze kosten.” Jan Vandevyvere van Roularta Printing: “De logistiek is ook bij ons een belangrijk aandachtspunt. Met zowat 10.000 arti kelen op stock heb je een goed beheer nodig. Elke drukkerij probeert de stock zo laag mogelijk te houden, met een voorraad die voor sommige producten slechts een paar dagen is. We proberen de logistiek constant te verbeteren maar daarbij is de ROI zeer belangrijk. Voor grote investeringen moet je op voorhand ook goed weten welke winsten gerealiseerd kunnen worden.” De software is ook een onmis bare schakel in automatiseringsprojecten. Personeel reduceren is slechts mogelijk als men er absoluut op kan vertrouwen dat alles klopt, omdat men minder mankracht overhoudt om fouten op
Een van de aspecten waaraan men goed kan zien of een drukkerij haar logistiek onder controle heeft, zijn de restrollen. De software van Emsys maakt het mogelijk om deze opnieuw te registeren waarbij de resterende hoeveelheid bepaald wordt op basis van het gewicht of op basis van de diameter van de rol. Een link met de pers kan hierbij ook handig zijn omdat men daardoor kan registreren hoeveel meter er verbruikt werd. De combinatie van dit getal met een
te vangen en te compenseren. Op elk moment in real time over de juiste informatie beschikken is daarbij essentieel.
Anticiperen op mogelijke problemen Een andere winst zit in de verbeterde service naar de klant door een betere beheersing van de logistiek. Een typisch fenomeen is dat men in een bedrijf moet beginnen rondbellen zodra een klant melding maakt van een levering die niet of niet volledig is toegekomen. Met logistieke software is het mogelijk om op elk moment precies te weten wat de status is van iedere bestelling. Men kan dan ook anticiperen op mogelijke problemen en zelf de klant al informeren. Zoals eerder reeds aangehaald werd, blijft het transport wel een moeilijke schakel in dat verhaal. Zolang men met eigen transport of vaste partners werkt, zijn er wel mogelijkheden om dit met telematica oplossingen op te vangen, maar een volledig sluitend systeem is meestal moeilijk te realiseren omdat er veel partners bij betrokken zijn.
Emsys PaperTracing is een Belgisch bedrijf met vestiging aan de Plantinkaai 5 in de oude Antwerpse havenbuurt. De roots van de eigenaren liggen bij het havenbedrijf Westerlund, specialist in de behandeling van woudproducten (vooral papier en pulp). Emsys PaperTracing is een gepatenteerd papierbeheersysteem. Het registreert door middel van de originele barcodes en RFID-tags van alle papierfabrieken in real time de inkomende rollen, pallets, bijlagen en verbruiksgoederen met de juiste magazijnlocatie. Maar het systeem gaat verder dan dat. Het laat toe de bewegingen in de hele keten zeer precies te volgen en beheren: tracering van halffabrikaten en eindproducten tijdens elke stap van de productie en afwerking tot en met de verzending en distributie. Nieuwe functies in de Emsys software, zijn de management dashboards op computer, tablets en smart phones. Een management dashboard verschaft de gebruiker een visuele feedback van zijn papierflow en een zicht op de kritieke prestatie inidicatoren m.b.t. de grondstof papier in zijn bedrijf. De resultaten van deze analyses en remediëring, kunnen een directe invloed hebben op de bottom line van een bedrijf.
Een gedeeltelijke oplossing hiervoor is een verbeterde samenwerking tussen leverancier en klant. Zo werkt Sanoma bijvoorbeeld ook met Emsys omdat het op die manier kan volgen wat er bij de drukkers gebeurt. De uitgever koopt zelf het papier aan maar krijgt dat niet te zien omdat het rechtstreeks geleverd wordt bij een van de negen drukkerijen waar de uitgever mee werkt. Dankzij de software kan men wel de leveringen mee opvolgen en krijgt men een beter zicht op de keten.
GRAFISCH
weging van de restrol maakt het zelfs mogelijk om de grammage van het papier te controleren. Een goed beheer veronderstelt vervolgens dat men bij een volgende opdracht in eerste instantie gaat kijken of er met een van de restrollen gewerkt kan worden. De logistieke software kan hierbij helpen door deze eerst aan te wijzen. Een goede logistiek leidt er dan ook toe dat de hoeveelheid restrollen in de meeste gevallen aanzienlijk teruggebracht kan worden. ■
20
NIEUWS
08
