10/02/2012
Introductie tot Business Intelligence
Analyseren
Verbeteren
Stefan Leunis Zaakvoerder Blue Bay Business Intelligence Consultancy Specialisatie in allerhande BI tools Sinds 2011: oplossing voor KMO markt
1
10/02/2012
Agenda Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI omgeving
Agenda Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI omgeving
2
10/02/2012
BI: Algemene begrippen Business Intelligence = Transformeren van data in kennis ter ondersteuning van de bedrijfsvoering
Kennis
Informatie
Actie
Met behulp van specifieke technologieën.
Data
Begrippen Data Rauwe data van de dagelijkse handelingen Voorbeeld: kassaverkoop van een moment
Business Intelligence
Informatie : data met betekenis en bruikbaar vormthetinformatie omwaar en wie Beantwoordt wat, wanneer, kennis Voorbeeld: wattot is mijn marge op dit product? Kennis: informatie toegepast voor een specifiek doel Beantwoordt het hoe Voorbeeld: hoe kan ik mijn verkoopsmarge verhogen?
3
10/02/2012
Werking Kassa
Verkopen
Aankopen
Boekhouding
…
Stock Data Warehouse Aankoop
Excel
Leveranciers
Supermarkt
Afdelingen
Bronsystemen
Data Warehouse
Data Marts
Aankopen Rapporten, Analyses, Indicatoren, ….
Gebruikerstoepassingen Standaard Rapporten en ad-hoc rapportering Weergave in een vast formaat van detailgegevens (standaard rapporten); Samenstellen van eigen detailbevragingen; Mogelijkheid voor ‘drilling’ binnen zelfde (up/down) of ander rapport (through)
Analytische mogelijkheden (OLAP) Bekijken van meetwaarden (feiten) vanuit invalshoeken (dimensies) Uitgebreide drilling mogelijkheden
Indicatoren opgelijst in “scorecards” Weergave van doelstellingen met tolerantiewaarden; Drill-down per indicator met informatie over onderliggende samenstelling.
Dashboard Weergave van verschillende componenten op 1 pagina; Verschaffen van een helikopterzicht op bedrijfsniveau; Uitgebreide drilling mogelijkheden.
4
10/02/2012
BI Evolutie
Planning
Analyse Toepassing ERP Rapportering
Agenda Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe te komen tot BI? Concreet: een voorbeeld BI omgeving
5
10/02/2012
Voordelen Centralisatie van informatie, slechts 1 waarheid; Op maat van de organisatie en behoeften, iteratieve aanpak; Opname van historiek & reproductie historische situaties; 1 + 1 = 3 : Meerwaarde door combinatie van gegevens uit meerdere bedrijfsprocessen; Toegankelijk via een internet browser, loopt niet lokaal; Standaard rapporten en analyses ter beschikking; Gebruikers kunnen zelf analyses en rapporten maken.
Aandachtspunten Beperk de risico’s: Organizeer een BI bewustwordingssessie en bepaal de aanpak; Kies 1 of 2 bedrijfsprocessen voor een ‘piloot’; Ontwikkeltraject met de juiste middelen: Gespecialiseerde profielen voor correcte uitvoering; Nauwe samenwerking vereist tussen business en IT; Gegevenskwaliteit BI = gegevenskwaliteit bronnen: Is kwaliteit van brongegevens voldoende? BI toont je waar deze kan bijgestuurd worden & resultaat van de opschoning in de bronnen.
6
10/02/2012
Aandachtspunten Budget voor Business Intelligence: Interne/externe ontwikkelprofielen; BI tools: complexe & dure licensiepolitiek; Open source BI biedt deels antwoord hierop. Wie baat dit uit, wie gaat dit verder ontwikkelen? Support nodig naar eindgebruikers.
Agenda Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI omgeving
7
10/02/2012
Context KMO & vrije beroepen Gegevens zitten verspreid: Op meerdere fysieke plaatsen Bij verschillende leveranciers In verschillende formaten
Veel manueel opzoekingswerk: Verouderde gegevens; Lange doorlooptijd tot resultaat; Resultaat verschilt keer op keer;
90% van de KMO’s en vrije beroepen : enkel Excel Bedrijfsvoering vanuit een buikgevoel.
Context KMO & vrije beroepen Gebrek aan overzicht en controle: Te veel / te weinig in stock op de verkeerde momenten; Kwakkelende verkoop, loopt anders dan verwacht; Geen optimale aankooppolitiek: dure leveranciers; Offertes dekken de kosten niet; Niet-identificeerbaar verlies; Impact van winkeldiefstal? Geen idee van klantprofielen.
8
10/02/2012
BI: uitdagingen Gegevensaanlevering Minder gebruik van ERP, CRM en andere “packaged” software: Gegevens zijn moeilijker toegankelijk; Veel gegevens in ‘on-the-fly’ toepassingen in MS Access & soortgelijke; Veel kwalitatieve maar weinig kwantitatieve informatie; Excel als gegevensbron: opgepast voor wijzigingen!
Veel informatie zit bij leveranciers: Gegevens van bestellingen, leveringen, prijzen worden afgeschermd door leveranciers (oa bij franchisegevers); Onderhandelen hoe je deze gegevens kan verkrijgen.
BI: uitdagingen Gebruikersomgeving Voldoende inhoud standaard aanbieden: Kant-en-klare analyses en rapporten die onmiddellijk consumeerbaar zijn; Gebruiker laten ‘doorwerken’ op deze standaard zaken;
Maximale gebruiksvriendelijkheid: Zo eenvoudig mogelijke interface; Altijd raadpleegbaar 24/7.
9
10/02/2012
Agenda Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI omgeving
BI nodig of niet? Indien volgende stellingen negatief antwoord krijgen: Alle informatie om beslissingen te nemen is: Voorhanden wanneer nodig; Actueel en perfect betrouwbaar; Gestructureerd, zonder ruimte voor verkeerde interpretatie.
Gegevens zijn centraal en makkelijk toegankelijk: Op elk ogenblik van de dag; Op een gebruiksvriendelijke manier; Personen zien enkel de dingen die ze nodig hebben voor hun functie.
10
10/02/2012
Business Intelligence Optie 1: eigen ontwikkeling: Omgeving op maat ontworpen; Met vallen en opstaan, langzaam proces, risico op fouten;
Optie 2: externe ontwikkeling: Omgeving op maat ontwikkeld, kortere doorlooptijd; Meestal in regie, dure totaalprijs, afhankelijk van externen;
Optie 3: interne/externe ontwikkeling: Kortere interne leercurve, kortere doorlooptijd, ontwikkeling op maat; Belangrijk budget voor nodig;
Business Intelligence Optie 4: BI bij aankoop ERP/CRM pakket? ERP/CRM voor KMO’s: zeer beperkte tot geen BI mogelijkheden; Beperken zich tot enkel de applicatie-eigen gegevens;
Optie 5: gestandaardizeerd BI pakket voor KMO’s Niet volledig op maat ontwikkeld, werkt met standaard gegevensmodel; Volledig functioneel BI platform met alles voor analyse en rapportering; Uitgebreide set van standaard rapporten voorzien; Zeer korte doorlooptijd tot go-live; Lagere investering dan ontwikkeling op maat; Varianten met open source BI tools; Binnen bedrijfsnetwerk op specifieke computer, of als cloud oplossing.
11
10/02/2012
Standaard BI
‘Komen tot B.I.’
Klein
Middel groot
Groot
Resultaat Bestellingen gebeuren op tijd, gebaseerd op historiek; Betere marges door betere aankooppolitiek; Duidelijk inzicht in werkingskosten en waar je nog kan besparen; Beter zicht op zaken als verlies door ontvreemding, … Pro-actief werken; De informatie zit binnen handbereik.
12
10/02/2012
Agenda Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI omgeving
Standaard oplossing
Bereikbaar via web browser Loopt op specifieke ‘server’ binnen de KMO Enkele schermvoorbeelden
13
10/02/2012
Het gebruikersportaal
Indeling van de beschikbare analyses en rapporten in folders
Zelf rapporten, analyses en dashboards opmaken
Oplijsting van de beschikbare analyses en rapporten in die folder
Standaard rapporten
Keuze die de gebruiker opgeeft voor uitvoeren van het rapport
Weergave van het rapport met mogelijkheid tot export naar Excel, PDF of andere
14
10/02/2012
Standaard analyses
Filter die op de analyse toegepast wordt
Lijngrafiek weergave waarop kan doorgeklikt worden voor meer details.
Standaard dashboards
Selectie waarnaar het dashboard zich aanpast
Elke grafiek geeft snelle inzage in een specifiek proces, als beste klanten, best verkopende producten of andere. Van hieruit kan je doorsteken naar andere grafieken en detailrapporten.
15
10/02/2012
Zelf rapporten aanmaken
Toevoegen van gegevens aan het rapport d.m.v. een eenvoudige klik & sleep vanuit een index van beschikbare onderdelen. Volstrekt geen technische kennis vereist.
In het rapport verschijnen automatisch de overgehaalde items. Zo kan je verder gegevens uitfilteren, sorteren, groeperen, opmaken en dergelijke meer.
Zelf analyses aanmaken
Aan de hand van ‘invalshoeken’ als artikelgroepering, datum van verkoop en contacten analyseer je meetwaarden als artikelhoeveelheden, bedragen en dergelijke. Volstrekt geen technische kennis vereist.
Stel je analyse samen door invalshoeken en meetwaarden over te halen. Vergelijkbaar met een pivot tabel in Excel. Zo kan je verder gegevens uitfilteren, sorteren, groeperen, opmaken of dit weergeven in verschillende grafiekvormen.
16
10/02/2012
Standaard oplossing
Eigen analyses en rapporten in persoonlijke folder; Gegevensbeveiliging: per gebruiker / gebruikersprofiel; Rapporten en analyses delen met anderen.
Vraag & antwoord
17
