VAN KENNISKRUISPUNT NAAR KENNISKNOOPPUNT DE WERKOMGEVING ALS RESOURCE IN KENNISMANAGEMENT
EEN ONDERZOEK NAAR DE EFFECTEN VAN DE FYSIEKE WERKOMGEVING OP DE GEPERCIPIEERDE PRODUCTIVITEIT VAN KENNISWERKERS IN HET HOGER BEROEPSONDERWIJS
HESTER VAN SPRANG
SYNOPSIS Dit rapport beschrijft de resultaten van een onderzoek naar de invloed van de fysieke werkomgeving op de gepercipieerde productiviteit van kenniswerkers die verbonden zijn aan lectoraten in het hoger beroepsonderwijs (hbo), dat is uitgevoerd als dissertation voor de Greenwich European Master Facility Management. In het onderzoek is gebruik gemaakt van meerdere onderzoeksmethoden: literatuuronderzoek, een multiple casestudy van zes lectoraten (28 dagboeken en interviews) en een enquête die is uitgezet onder alle lectoraten in het hbo (188 respondenten). De bevindingen zijn dat er voor kennisontwikkeling twee verschillende activiteiten nodig zijn: internaliseren (geconcentreerd werken) en externaliseren (kennis delen).
VOORWOORD Voor u ligt het resultaat van een leerzaam, intensief onderzoeksproject dat ik in het kader van mijn dissertation voor de European Master Facility Management van Greenwich University heb uitgevoerd. Dit onderzoek naar het effect van de fysieke werkomgeving op de productiviteit van kenniswerkers, maakt deel uit van de onderzoekslijn Facility & Real Estate Management van het Saxion Kenniscentrum Business Development & Hospitality. Het is een omvangrijk onderzoek geweest waarop, dankzij een financiële bijdrage van de vakvereniging Facility Management Nederland, in het totaal vier bachelor Facility Management studenten zijn mede afgestudeerd. Graag wil ik van de gelegenheid gebruik maken om de volgende personen te bedanken: De heer dr.ir. D.J.M. (Theo) van der Voordt, voor het ruimhartig delen van zijn enorme vakkennis, zijn inspiratie, enthousiasme en de bereidheid om als referent op te treden in dit onderzoek. Thijs Bakker, Rein Teterissa, Arjen Waijerink en Daan Wieman, allen inmiddels afgestudeerde bachelors in Facilicity Management, voor de constructieve en inspirerende samenwerking in dit onderzoek. Mevrouw drs. R. (Ruth) Pijls, die als Programmamanager van de onderzoekslijn een steun en toeverlaat is geweest in het voltooien van dit onderzoek. Mevrouw ir. C.B. (Carla) Brouwer en mevrouw dr. B.H. (Brenda) Groen, voor de prettige collegiale begeleiding als eerste en tweede examinator. De heer drs. R.S.F. (Rienk) van Marle, onderzoeksdocent, voor zijn begrijpelijke uitleg van wetenschappelijke statistiek.
Hester van Sprang Deventer, september 2011
SAMENVATTING In dit rapport wordt verslag gedaan van een onderzoek naar de invloed van de fysieke werkomgeving op de gepercipieerde productiviteit van kenniswerkers verbonden aan lectoraten in het hoger beroepsonderwijs (hbo). Zowel vanuit de theorievorming als voor de dagelijkse praktijk van facility managers is het belangrijk om inzicht te hebben in het effect van de werkomgeving op de gepercipieerde arbeidsproductiviteit van kenniswerkers. Personele kosten zijn aanzienlijk hoger dan de huisvestingskosten van een organisatie; in het hoger onderwijs gemiddeld 70% versus 15% van het totale budget. Ingrepen in de werkomgeving kunnen door de hefboomwerking een groot negatief of positief effect hebben op de opbrengsten van de organisatie in termen van arbeidsproductiviteit. Praktijkgericht wetenschappelijk onderzoek is pas sinds 2001 een kerntaak van het hbo; lectoraten bevinden zich daardoor nog in een opbouwfase. Of lectoraten de kans zullen krijgen zich verder te ontwikkelen hangt af van het belang dat de desbetreffende hbo-instelling eraan hecht en de mate waarin er structurele financiering kan worden gerealiseerd uit de markt. De afhankelijkheid van subsidie maakt de continuïteit en groeidoelstellingen van lectoraten kwetsbaar voor bezuinigingen. Als bekend is welke ingrepen kunnen leiden tot een vergroting van de gepercipieerde arbeidsproductiviteit is het mogelijk om de werkomgeving als middel, als resource, in te zetten om het rendement op de in de organisatie aanwezige kennis te vergroten.
VRAAGSTELLING EN DOELSTELLING De centrale vraag in dit onderzoek luidt: Wat zijn kritische succesfactoren met betrekking tot de inrichting van de fysieke werkomgeving (gebouwen en facilities) voor de kennisproductiviteit van kenniswerkers van lectoraten in het hoger beroepsonderwijs? Deelvragen zijn: 1. Wat is de context waarbinnen toegepast onderzoek in het hoger beroepsonderwijs wordt uitgevoerd? 2. Wat is er uit de literatuur bekend over de relatie tussen de fysieke werkomgeving en de arbeidsproductiviteit in het algemeen en van kenniswerkers in het bijzonder? 3. Welke werkzaamheden verrichten lectoren, onderzoekers, docenten en studenten binnen lectoraten in de huidige situatie (Ist)? 4. Wat is het effect van de fysieke werkomgeving op de productiviteit van de werkzaamheden van lectoren, onderzoekers en onderzoeksassistenten binnen lectoraten in het hbo? 5. Hoe werken lectoren, onderzoekers en docenten bij voorkeur om kennisontwikkeling, transfer van kennis naar het onderwijs en kenniscirculatie naar de markt te bereiken (Soll)? De doelstelling van het onderzoek is het verkennen van de wijze(n) waarop werk- en leeromgevingen binnen hogescholen een positieve bijdrage kunnen leveren aan het ontwikkelen van kennis en de transfer daarvan naar onderwijs en markt. Het conceptueel model verdeelt de fysieke werkomgeving in een fysieke dimensie en een sociale dimensie. De fysieke dimensie bestaat uit aspecten die te maken hebben met de lay-out van de werkomgeving en aspecten die gerelateerd zijn aan comfort. De sociale dimensie bestaat uit aspecten die te maken hebben met interactie en afleiding. De virtuele dimensie van de werkomgeving is in dit onderzoek alleen meegenomen voor zover deze een directe invloed heeft op de fysieke werkomgeving. Het onderzoek is in eigen beheer uitgevoerd door het Saxion Kenniscentrum Business Development & Hospitality in de onderzoekslijn facility en real estate management. De vakvereniging Facility Management Nederland heeft met een financiële bijdrage in het kader van de FMN onderzoeksagenda de inzet van vier bachelor FM studenten mogelijk gemaakt in de uitvoering van het onderzoek.
ONDERZOEKSMETHODEN Dit onderzoek betreft een fundamenteel onderzoek naar de bijdrage die de fysieke werk- en leeromgeving kan leveren aan het vergroten van het rendement van kennis in instellingen voor hoger beroepsonderwijs. Het onderzoek is een combinatie van deductief en inductief onderzoek in de vorm van een multiple casestudy onder zes lectoraten van twee hogescholen: Saxion en de Hogeschool Utrecht. Ook is er kwantitatief onderzoek gedaan naar de zelfervaren arbeidsproductiviteit van kenniswerkers verbonden aan lectoraten van alle hbo instellingen in Nederland. De toegepaste onderzoeksmethoden zijn: • • • •
Casestudy: dagboekonderzoek (28 respondenten: vijf lectoren, tien onderzoekers, twee onderzoeksassistenten, zes docenten, vijf studenten). Casestudy: Interviews (28 respondenten: 5 directeuren, zes lectoren, vijftien onderzoekers). In het totaal hebben 22 respondenten zowel aan het dagboekonderzoek als aan de interviews deelgenomen. Kwantitatief onderzoek: schriftelijke onbegeleide enquête (188 respondenten: 44 lectoren, 132 onderzoekers en 12 onderzoeksassistenten). Literatuur- en bronnenonderzoek: ten behoeve van het theoretisch kader, het verhogen de validiteit van de ontwikkelde onderzoeksinstrumenten en het vergelijken van de bevindingen uit het veldonderzoek met de resultaten van eerdere onderzoeken.
BEVINDINGEN UIT DE LITERATUUR Een algemeen gehanteerd onderscheid in de literatuur ten aanzien van kennis is die van expliciete en impliciete kennis, waarbij expliciete kennis wordt omschreven als “informatie” (I) en impliciete kennis als het geheel van “ervaringen, vaardigheden en attitude” (EVA). Kennis is impliciet of tacit, als deze alleen in iemands hoofd kan bestaan. Het ontsluiten van impliciete kennis is complex maar heel belangrijk om innovatie in organisaties en het rendement van kennis te verhogen. Kennisontwikkeling is een dynamisch proces dat in fasen verloopt, waarbij het verinnerlijken van kennis (internaliseren) wordt afgewisseld met het delen (expliciteren) daarvan, om vervolgens de nieuwe inzichten of verrijking van de eigen kennis weer te verinnerlijken. Nieuwe kennis ontstaat op het niveau van het individu; het gaat om nieuwe inzichten van een persoon. De persoonlijke kennis van het individu transformeert naar organisatiekennis die zich verspreid daardoor waarde toevoegt aan de organisatie als geheel. Werk- en leerstijlen verschillen. In de literatuur wordt bijvoorbeeld een onderscheid gemaakt tussen ‘pilers’ (stapelaars) en ‘filers’. Pilers zijn mensen die zich het liefst omringen met papier. Vooral onderzoekers die complex werk verrichten werken graag (ook) met papier om het overzicht te kunnen behouden; het rigide voeren van een digitaal archief of clean desk policy stuit op weerstand bij dit type medewerkers. Filers hebben hier minder moeite mee. Zij zijn gewend om alles systematisch te archiveren. Uit het literatuuronderzoek blijkt dat kenniswerkers twee basisbehoeften hebben die samenhangen met de verschillende fasen in het kennisontwikkelingsproces (tussen haakjes): • •
tijd om alleen te werken en na te denken, te analyseren en te reflecteren (internaliseren van kennis), tijd om te interacteren en samenwerken met anderen, zodat ideeën kunnen worden gegenereerd en geëvalueerd (externaliseren van kennis).
Bij kennisproductiviteit gaat het om de wijze waarop individuele medewerkers (persoonlijke productiviteit), teams en afdelingen (organisatie productiviteit) door inzet van kennis verbeteringen en vernieuwingen bewerkstelligen. Het gaat dus niet om het ‘produceren’ van kennis op zich. In het economisch verkeer krijgt kennis pas waarde in de toepassing daarvan. De daadwerkelijke kennisproductiviteit is niet goed te meten; kennis kan niet geteld of gewogen worden omdat deze veel meer omvattend is dan datgene wat we kunnen
expliciteren: mensen weten meer dan zij weten. Daarom is gekozen voor het meten van de zelfervaren arbeidsproductiviteit, de gepercipieerde arbeidsproductiviteit. Hetzelfde geldt voor de werkomgeving. Het type kantoorconcept is objectief vast te stellen, maar de beleving daarvoor door de gebruiker niet. Daarom is in dit onderzoek de tevredenheid van kenniswerkers over aspecten van de werkomgeving als vertrekpunt genomen. Kenniswerkers die een gezamenlijk doel nastreven, gaan op termijn functioneren als “community of practice” waardoor de individuele capaciteiten vergroot worden. Een kritische succesfactor voor het functioneren van een community of practice is dat de groepsleden naar behoefte kunnen samenwerken en communiceren. De werkomgeving beperkt zich niet tot het fysieke kantoor of het schoolgebouw. Medewerkers kunnen ook thuiswerken, onderweg, op externe locaties (zoals in een vergadercentrum of externe ontmoetingsplek) of bij de klant. Een werkomgeving is adequaat ontworpen en ingericht als deze effectief en efficiënt werken ondersteunt. Een high performance workplace (HPW) is een fysieke of virtuele omgeving die specifiek ontworpen is om kenniswerkers optimaal te ondersteunen in de realisatie van bedrijfsdoelstellingen en het creëren van toegevoegde waarde. Om de werkomgeving optimaal te laten aansluiten op de manier waarop kennis wordt toegepast, is een duidelijke visie van beleidsmakers nodig (en daarmee samenhangend een juiste focus ten aanzien van de inzet van onderzoekscapaciteit). Een duidelijke visie en bijbehorende keuzes zijn belangrijk omdat er verschillen zijn in kennistoepassing die samenhangen met de strategische oriëntatie van de organisatie. Is de kennisinstelling gericht op het ontwikkelen van nieuwe kennis en op innovatie, dan gaat het om non routine kennistoepassing. Kennisinstellingen die gericht zijn op een efficiënte toepassing van al aanwezige kennis maken gebruik van routine kennistoepassing. Er is een paradigmaverschuiving zichtbaar van kennistransfer (routine) naar kenniscocreatie en learning-by-sharing (non routine). Uit onderzoek blijkt dat de output van een modern kantoor bepaald wordt door menselijke relaties en de kwaliteit van de interactie in de kantooromgeving, maar dat die interactie op haar beurt weer beïnvloed wordt door het werkplekconcept. Uit statistische analyses blijkt dat de werkplek 5% bijdraagt aan de individuele performance en 11% aan de team performance. Deze uitkomsten zijn gebaseerd op metingen van de eigen inschatting van gebruikers over hun prestaties voor en na de invoering van een nieuw kantoorconcept. Co-presence (gedeelde aanwezigheid) heeft invloed op de uitwisseling van impliciete kennis tussen medewerkers doordat kennisdeling spontaan tot stand kan komen als mensen elkaar toevallig tegenkomen. De mate van visuele gedeelde aanwezigheid op werkplekken is een voorspeller voor de mate van kennisdeling; een hogere zichtbaarheid leidt tot meer kennisdeling. Teveel zichtbaarheid en verstoring op de werkvloer (door langslopende, telefonerende of pratende collega’s) hebben echter een negatief effect op de productiviteit waarmee concentratiewerkzaamheden kunnen worden uitgevoerd. Uit onderzoek blijkt dat spraak (incidenteel, formeel, telefoongesprekken) de meest verstorende bron van geluid is in een open werkomgeving; met een potentieel productiviteitsverlies van tot 8%. Openheid en transparantie van de werkomgeving zijn belangrijke voorwaarden voor interactie, rust en privacy voor geconcentreerd kunnen werken. De productiviteit in kamerkantoren met maximaal drie tot vier werkplekken, ligt dan ook 2 tot 4% hoger dan in grotere werkruimten. De meeste werknemers geven de voorkeur aan een eigen kamer, vooral vanwege de grotere privacy en het geconcentreerd kunnen werken. Het groepskantoor is een compromis tussen kantoortuin en kamerkantoor, omdat het de voordelen van een kantoortuin (gemakkelijke sociale interactie, lagere interne verhuiskosten en een kleinere ruimtebehoefte per persoon) combineert met de voordelen van afgesloten ruimten (geconcentreerd kunnen werken, goede sociale interactie met kamergenoten). De basis moet goed zijn: hygiënefactoren als licht, ventilatie, akoestiek en temperatuur hebben aantoonbaar (soms meer dan 10%) effect op de gepercipieerde arbeidsproductiviteit. Maar ook de uitstraling en kwaliteit van het gebouw en de inrichting, het uitzicht, kleurgebruik, de sfeer en het algemene comfort dragen via een hogere medewerkertevredenheid bij aan de gepercipieerde arbeidsproductiviteit. Ook is aangetoond dat het effect van het ervaren comfort op de productiviteit afhankelijk is van de taak en het type persoon. Dit betekent dat er niet één beste oplossing is; per situatie gelden andere inrichtingseisen. Het betrekken van gebruikers bij de invoering van een nieuw concept, bijvoorkeur door het effect van de voorgenomen verandering te testen, is dan ook de enige manier om na te gaan of de nieuwe omgeving bij de taak en het individu past.
De focus op de bijdrage die de werkomgeving kan leveren aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen, past in het paradigma van de toegevoegde waarde van facility management. Hierbij wordt de facilitaire output vertaald naar de impact op de core business en de externe omgeving. De FM Value Map is een conceptueel model van de verschillende manieren waarop facility management waarde kan creëren voor de organisatie en diens omgeving ten behoeve van een veelvoud aan stakeholders: eigenaren, medewerkers, klanten en de maatschappij. De resources van fm worden via processen (PDCA) in verband gebracht met de fm voorzieningen zoals huisvesting, services, ontwikkeling en relaties (input). De effecten van de fm voorzieningen (output) worden in dit conceptueel model gerelateerd aan de kernactiviteiten van de organisatie (tevredenheid, kosten, productiviteit, betrouwbaarheid, aanpassing en cultuur) en de omgeving (economische, sociale, ruimtelijke en milieuaspecten). Dit model kan gebruikt worden als denkmodel in de beantwoording van de centrale onderzoeksvraag.
BEVINDINGEN UIT HET VELDONDERZOEK Uit dagboekonderzoek blijkt dat respondenten de meeste tijd besteden aan concentratiewerk (ongeveer 30%), bureauwerkzaamheden (ongeveer 30%) en overleg (ongeveer 20%). Ongeveer een tiende van de werktijd wordt besteed aan ontmoeten. De enquêteresultaten bevestigen dit beeld in grote lijn. Uit de interviews komt echter een sterk heterogeen beeld naar voren van wat mensen nodig hebben om optimaal productief te zijn. Er zijn grote verschillen in hoe mensen bij voorkeur werken en leren. Geen van de persoonskenmerken (geslacht, leeftijd, generatie, functie en type kenniswerker) heeft in dit onderzoek een significant effect op de directe relatie tussen de sociale dimensie of de fysieke dimensie en de gepercipieerde persoonlijke productiviteit. Dezelfde toetsen zijn uitgevoerd voor de collectieve productiviteit; ook hier is geen sprake van een significant effect voor de persoonskenmerken geslacht, leeftijd, generatie en type kenniswerker. Uit de enquête blijkt dat er een significant verband is tussen de tevredenheid van respondenten over aspecten van de fysieke dimensie en de sociale dimensie van de werkomgeving en de gepercipieerde productiviteit. Binnen de fysieke dimensie hebben zowel de aspecten die te maken hebben met de lay-out als comfort een directe positieve relatie tot de gepercipieerde productiviteit; de invloed van lay-out is echter sterker dan die van comfort. Binnen de sociale dimensie hebben zowel interactie als de afwezigheid van afleiding een directe en positieve relatie met de gepercipieerde productiviteit. De invloed van interactie is iets sterker is dan die van afleiding (reversed). Opvallend is de hogere verklaringskracht van de aspecten van de sociale dimensie (.52), dan de aspecten van de fysieke dimensie (.475) in combinatie met een hogere bèta waarde van de fysieke dimensie ten opzichte van de bèta waarde van de sociale dimensie als deze in een gecombineerde regressie worden bepaald. De verklarende kracht van beide variabelen samen is 56%. Geen van de in de casestudy betrokken werkomgevingen ondersteunen alle fasen in het kennisontwikkelingsproces op een adequate wijze. De meer traditionele werkomgevingen waar kenniswerkers overwegend gebruik maken van vaste werkplekken in een tot driepersoonskamers, ondersteunen vooral het internaliseren van kennis (langdurig geconcentreerd lezen, schrijven en reflecteren zonder onderbrekingen). Nieuwere werkomgevingen lijken vooral de op externaliseren gerichte activiteiten als communicatie en samenwerken te ondersteunen, in lijn met de trend om het kantoor vooral als ontmoetingsplaats te zien. Uit de enquêteresultaten blijkt dat de werkomgeving is het meest ondersteunend is ten aanzien van de activiteit ‘overleggen’. Zowel uit de casestudy als uit de enquête blijkt dat concentratiewerkzaamheden in huidige werkomgevingen niet goed ondersteund worden. Maar liefst 58% van de respondenten van de enquête geven aan dat de werkomgeving deze werkzaamheden niet goed ondersteunt. Ruim 48% van de respondenten van de enquête geeft aan het meest effectief te kunnen werken op een persoonlijke werkplek (1:1) en bijna 31% van de respondenten werkt thuis het meest effectief. Het lijkt erop dat de effectiviteit afneemt zodra de werkplek gedeeld wordt met anderen, met de flexibele werkplek als minst gewaardeerde variant. Op basis van de interviews kan geconcludeerd worden dat de effectiviteit van thuiswerken verband houdt met de mate van verstoring die de (bijna 31%) van de respondenten ondervindt op de kantoorwerkplek. Thuiswerken is niet altijd een positieve keuze; een groot deel van de respondenten geeft in de interviews aan thuis te werken omdat zij de concentratiewerkzaamheden niet goed uit kunnen voeren op de kantoorwerkplek. Uit de interviews blijkt dat
een voorwaarde voor een positieve waardering van de sociale interactie is dat deze inhoudelijk interessant is voor alle partijen, en dat er gedragsregels rondom rust en stilte op de werkplek zijn die strikt worden nageleefd. Duidelijke afspraken en het handhaven daarvan door elkaar aanspreken zijn nodig, omdat de cultuur binnen hogescholen traditioneel gericht is op communicatie en overdracht. Dit beeld wordt bevestigd door de door respondenten genoemde verbeteraspecten ten aanzien van de werkomgeving in relatie tot de eigen productiviteit, waarbij rust (minder collega’s in de directe nabijheid) en geen verstoring het meest genoemd worden. Rust is ook het meest genoemde aspect als antwoord op de vraag welke drie aspecten van de werkomgeving in de huidige situatie bijdragen aan de eigen productiviteit. Zowel de fysieke dimensie als de sociale dimensie van de werkomgeving bieden dus ruimte tot verbetering als het gaat om de mate waarin zij bijdragen aan de effectiviteit van respondenten. Op aspectniveau zijn de belangrijkste verbeterpunten: rust in relatie tot bezetting; geen verstoring; het persoonlijke en algemene archief incl. toegankelijkheid wetenschappelijke bronnen; het werkplekconcept en het binnenklimaat. Ook het gebrek aan archiefruimte en de toegankelijkheid van wetenschappelijke bronnen zijn veelgenoemde knelpunten in de huidige situatie. De meest genoemde verbeterpunten ten aanzien van de huidige werkplekconcepten zijn: het creëren van vaste persoonlijke werkplekken; meer individuele werkplekken; het creëren van groepswerkruimten voor onderzoekers. Uit de enquête blijkt dat de gemiddelde respondent de voorkeur geeft aan een kleine individuele werkplek met een eigen bureau en pc, op een rustige plek in het gebouw. Bij de keuze tussen een comfortabele omgeving of een inspirerende werkomgeving, heeft de gemiddelde respondent een lichte voorkeur voor inspiratie. Respondenten geven niet de voorkeur aan het tijd- en plaatsongebonden werken met een laptop en smartphone, als zij ook de keuze hebben uit een eigen werkplek. Respondenten zijn gemiddeld neutraal (zeer licht positief) over het inleveren op comfort als de keuzevrijheid ten aanzien van tijdstip en plaats van werken toeneemt. Maar productiviteit bestaat uit meer dan alleen de persoonlijke productiviteit; mensen maken onderdeel uit van een groter geheel waarvan zij afhankelijk zijn en waaraan zij een bijdrage leveren. Om als team en als organisatie als geheel goed te kunnen functioneren is samenwerking en afstemming nodig, en het bewust zijn van de effecten van individuele beslissingen voor het grotere geheel. Er is een verschil tussen de directe invloed van de werkomgeving op de persoonlijke en op de collectieve (team en organisatie) gepercipieerde productiviteit. Als het gaat om de persoonlijke productiviteit heeft de sociale dimensie het sterkste effect (b waarde .579 versus .527 voor de fysieke dimensie). Bij de collectieve productiviteit is het andersom: hier heeft de fysieke dimensie een veel sterkere directe invloed dan de sociale dimensie (b waarde 1.026 versus .357 voor de sociale dimensie). De fysieke en sociale dimensie verklaren gezamenlijk 51% van de variantie van de gepercipieerde persoonlijke productiviteit en 44% van de variantie van de gepercipieerde collectieve productiviteit. Voor zowel op de persoonlijke productiviteit als op de collectieve productiviteit heeft interactie een sterkere invloed dan afleiding (reversed); en heeft de lay-out een sterkere invloed dan comfort. De collectieve productiviteit wordt ook in lichte mate beïnvloed door de mate waarin de werkomgeving de saamhorigheid onder collega’s bevordert; deze variabele bepaalt 11% van de variantie in de collectieve productiviteit. De meningen over de huidige situering van het eigen lectoraat in het gebouw lopen uiteen en lijken samen te hangen met zichtbaarheid, herkenbaarheid en nabijheid ten opzichte van belangrijke anderen, waarbij een lage zichtbaarheid en herkenbaarheid samengaat met een lage tevredenheid, net als een versnipperde huisvesting (geringe nabijheid). Een centrale huisvesting op een plek waar veel studenten langskomen, gaat gepaard met een hoge tevredenheid. Een aandachtspunt bij een centrale huisvesting nabij een verkeersgebied is wel dat de dynamiek die dit met zich meebrengt een negatief effect heeft op de rust op de (concentratie)werkplekken. In de interviews is respondenten gevraagd welke gemoedstoestanden zij passend vinden in de voor hen optimale werkomgeving. Uit de resultaten blijkt dat de gemoedstoestanden behorende bij concentratiewerkzaamheden en de gemoedstoestanden die horen bij ontmoeten en afstemmen, elkaars tegengestelden zijn. Bij concentratiewerkzaamheden worden contemplatie; concentratie; sereen; harmonie; rust; blauw genoemd. Bij ontmoeten horen de gemoedstoestanden: inspiratie; creatief; speels; wervelend;
dynamisch; vrolijk; gezellig; warm en rood. Algemene uitspraken zijn: gastvrij; energiek; ambitieus; leergierig; blij en tevreden. Voor de toekomst geven respondenten aan dat de fysieke werkomgeving een faciliterende rol in het binden en boeien van mensen en de cultuuroverdracht zal vervullen. Het binden en boeien heeft in dit geval vooral betrekking op de student die verleid moet worden om deel te nemen aan onderzoek, maar een inspirerende werkomgeving kan ook een spin-off hebben naar collega’s in het onderwijs en de markt. Over de rol van het schoolgebouw verschillen de meningen: van volledig binnenschools gericht op kennistransfer tot zoveel mogelijk buitenschools gericht op kennis cocreatie in de context van het vraagstuk. Respondenten die een toekomstbeeld hebben waarbij de school learning communities neerzet in de maatschappij, omarmen zowel studenten als bedrijfsleven als gebruikers van de werkomgeving, maar hebben dan wel een werkomgeving buiten de school in gedachten. Het is overigens bij de buitenschoolse learning communities wel de vraag hoe groot het absorptievermogen van de markt is om al die studenten op te vangen (zowel in tijd, aandacht als fysieke ruimte). Een gecombineerde huisvesting met een deel van het curriculum buitenschools lijkt voorlopig het hoogst haalbare. Het belang van sociale netwerken zal toenemen en het is duidelijk dat informatie steeds sneller en breder toegankelijk zal worden. Ook open access is in dit verband genoemd als belangrijke ontwikkeling. Het gaat er steeds minder om wat je aan informatie in de kast hebt staan, maar wie je kent en welke informatie of kennis je via je netwerk kunt aanboren. Het belang van fysieke gebouwen als opslagplaats voor kennis en informatie zal hierdoor naar verwachting afnemen. Tegelijkertijd is het zo dat de behoefte aan een fysiek archief niet alleen bepaald wordt door de technische (on)mogelijkheden; ook de mens speelt een rol. Vooral onderzoekers die complex werk verrichten werken graag (ook) met papier om het overzicht te kunnen behouden. De belemmeringen die respondenten zien in de ontwikkeling van onderwijsinstelling naar kennisinstituut vertonen samenhang met de functie. Directeuren zien het beperkte budget en het gebrek aan onderzoeksvaardigheden bij de staf als primaire belemmering. Lectoren ervaren de cultuur als primaire belemmering, samen met een gebrek aan visie en beleid, de beperkte toegankelijkheid van wetenschappelijke bronnen en een gebrek aan onderzoeksvaardigheden bij studenten. Slechts één lector noemt het budget als belemmering. De aspecten van cultuur die genoemd worden zijn: interne gerichtheid (in relatie tot de nog beperkte verbinding van lectoraten met onderwijs), gebrek aan ambitie in de organisatie om de kwaliteit van het onderzoek prioriteit te maken en gebrek aan drang om te publiceren. Ook de onderzoekers geven aan dat een van de grootste belemmeringen het gebrek aan een duidelijke visie en beleid is, wat zij wijten aan het feit dat de lectoraten nog in opbouw zijn.
CONCLUSIES Op basis van de bevindingen van het veldonderzoek kan geconcludeerd worden dat de fysieke werkomgeving substantieel van invloed is op de gepercipieerde arbeidsproductiviteit van kenniswerkers van lectoraten, en dat er kansen zijn om de kennisproductiviteit te verbeteren. Zowel op het niveau van het individu als dat van het team en de organisatie. Hierbij past de kanttekening dat het gaat om de beleving van de respondenten. Op grond van de data zijn er geen uitspraken mogelijk over de daadwerkelijke prestaties van de werkomgeving en de daadwerkelijke arbeidsproductiviteit van kenniswerkers. De strategische oriëntatie is een goed startpunt om te bepalen wat het doel van onderzoek binnen de instelling is: routine of non-routine toepassing van kennis. Voor lectoraten in het hbo zijn beide oriëntaties valide. Het doel waartoe lectoraten zijn opgericht is het stimuleren van kennisontwikkeling in samenwerking met de markt (non routine) en om deze nieuwe kennis te laten doorwerken naar het onderwijs, de markt en docenten (routine). Lectoraten die meer gericht zijn op het onderwijs zullen gebruik maken van een meer routinematige toepassing van kennis; lectoraten die gericht zijn op innovatie door samenwerking met de markt zullen gebruik maken van non routine toepassing van kennis. Uit de interviews blijkt dat het ontbreken van een duidelijke visie en focus op dit moment een van de grootste belemmeringen in de ontwikkeling van hbo’s naar
kennisinstituten is. De verbinding met de markt is op natuurlijke wijze verankerd: praktijkgericht onderzoek is onderzoek “met en voor de markt”. De verbinding met het onderwijs is in het merendeel van de lectoraten nog weinig structureel van aard. De fysieke werkomgeving kan een faciliterende rol vervullen in het binden en boeien van mensen en de cultuuroverdracht. Het binden en boeien heeft in dit geval vooral betrekking op de student die verleid moet worden om deel te nemen aan onderzoek, maar een inspirerende werkomgeving kan ook een spin-off hebben naar collega’s in het onderwijs en de markt. Over de rol van het schoolgebouw verschillen de meningen: van volledig binnenschools gericht op kennistransfer tot zoveel mogelijk buitenschools gericht op kennis cocreatie in de context van het vraagstuk. Een gecombineerde huisvesting met een deel van het curriculum buitenschools lijkt voorlopig het hoogst haalbare. De situering van de werkomgeving van lectoraten in het (school)gebouw is belangrijk om drie redenen: 1. De situering beïnvloedt de zichtbaarheid en herkenbaarheid van een lectoraat en daarmee de bekendheid bij studenten (verbinding onderwijs); 2. De situering in het gebouw is bepalend voor welke mensen je in de wandelgangen tegenkomt (informele ontmoetingen; leidend tot kennistransfer); 3. De situering van lectoraten binnen één kenniscentrum ten opzichte van elkaar beïnvloedt de mate van gevoelde binding (kennisontwikkeling en kennistransfer). Om het rendement van kenniswerkers te maximaliseren is het nodig om een one size fits all benadering ten aanzien van huisvesting los te laten. Het nodig om te kijken naar de specifieke wensen en behoeften ten aanzien van de werkomgeving van deze groep gebruikers. Uit de interviews blijkt dat de respondenten die het meest positief over de eigen werkomgeving zijn een actieve rol hebben gehad in het ontwerpproces en dat er in dat proces ruimte was voor afwijking van de standaard. Activiteitenpatronen en de persoonskenmerken generatie, geslacht, leeftijd en functie bieden onvoldoende basis om een high performance workplace voor kenniswerkers te ontwikkelen. Natuurlijk kan er vanuit het oogpunt van standaardisatie en kosten niet gekozen worden voor een werkplek op maat voor iedere medewerker. Het is wel belangrijk om gebruikers te betrekken in de ontwikkeling van nieuwe concepten om de basisbehoeften mee te kunnen nemen in het programma van eisen. Een high performance werkomgeving moet een goede basiskwaliteit hebben en zowel het externaliseren als internaliseren van kennis optimaal ondersteunen. Omdat kenniswerkers sterk verschillen in werk- en leerstijlen en de omstandigheden waaronder zij optimaal kunnen presteren, is het belangrijk dat medewerkers daarbij de keuzevrijheid wordt gegeven ten aanzien van hoe, wanneer en waar zij werken. Keuzevrijheid is de sleutel tot individuele productiviteit. Om die keuzevrijheid te faciliteren moet de werkomgeving ruim van opzet zijn; als naast kennisproductiviteit ook een hoge bezettingsgraad wordt nagestreefd betekend dit in de praktijk dat medewerkers onder suboptimale omstandigheden moeten werken. Een kritische succesfactor voor het functioneren van een community of practice is dat de groepsleden naar behoefte kunnen samenwerken en communiceren. Voor de productiviteit van communities of practice is het belangrijk dat er een fysieke homebase is, een soort clubhuis. Omdat de bezetting van deze communities of practice in de praktijk zal wijzigen, is het belangrijk dat er flexibel gebruik gemaakt kan worden van deze ruimten. Om de uitwisseling van tacit kennis te stimuleren is het belangrijk om de onderzoeksthema’s en onderzoeksresultaten te visualiseren, bijvoorbeeld door show cases. Voor het internaliseren van kennis is het belangrijk dat er zowel rustige als stille werkplekken zijn, die specifiek zijn ingericht op activiteiten als reflectie en geconcentreerd lezen en schrijven. Voldoende archief en opslagruimte en toegang tot wetenschappelijke bronnen zijn een basisvoorwaarde. Rustige werkruimten kunnen groepskantoren zijn voor maximaal vier personen. De werkplekken waar absolute stilte kan worden geboden, zouden kunnen worden geplaatst in een wetenschappelijke bibliotheek waar alle bronnen (fysiek en digitaal) binnen handbereik zijn. Uit literatuuronderzoek en de enquête blijkt dat de meeste werknemers de voorkeur geven aan een eigen kamer, vooral vanwege de grotere privacy en het geconcentreerd kunnen werken.
Activiteiten die samenhangen met het internaliseren en externaliseren van kennis zijn elkaars tegenpolen en vragen om verschillende ruimtelijke oplossingen. Noch de drukte van een open kantoorconcept, noch de isolatie die een kleine kantoorkamer biedt, is op zichzelf alleen geschikt om interactie en concentratie optimaal te faciliteren. Het aanbieden van verschillende typen werkomgevingen is een oplossing, mits er door toepassing van zonering een duidelijk onderscheid gemaakt wordt tussen gebieden die gericht zijn op uitwisseling en samenwerken en gebieden die gericht zijn op geconcentreerd werken. Een juist gebruik van de gebieden kan gestimuleerd worden door het benadrukken van de gemoedstoestanden die gebruikers zelf associëren met de verschillende activiteiten. Kleurgebruik, verlichting, meubilair en decoraties kunnen worden toegepast om de juiste sfeer en uitstraling neer te zetten.
AANBEVELINGEN VOOR VERVOLGONDERZOEK Dit onderzoek beperkt zich tot de fysieke werkomgeving. Door de snelle technologische ontwikkelingen zal het onderscheid tussen de fysieke en virtuele werkomgeving steeds meer komen te vervallen. Om de gevolgen daarvan in kaart te brengen is verder onderzoek nodig. Uit de analyse blijkt dat de aspecten van de sociale dimensie (.52) een hogere verklaringskracht hebben dan de aspecten van de fysieke dimensie (.475). De fysieke dimensie heeft echter een hogere bèta waarde ten opzichte van de sociale dimensie als deze in een gecombineerde regressie worden bepaald. Dit kan duiden op een indirect effect, maar uit toetsing blijkt dat dit niet veroorzaakt wordt door de fysieke dimensie. Een verklaring kan niet gevonden worden op grond van de onderzoeksresultaten; hiervoor is verder onderzoek nodig. In de literatuur zijn mogelijke verklaringen gevonden voor de verschillen in werk- en leerstijlen op het niveau van persoonlijkheidskenmerken en persoonlijkheidsdynamieken. Om de voorspellende waarde hiervan vast te stellen is verder onderzoek nodig.
