VAN AMBITIE NAAR UITVOERING INRICHTING EN BESTURING I&A DELFLAND 31 augustus 2013
CONTEXT
•
Delfland wordt de komende jaren geconfronteerd met een groeiende interne en externe vraag naar (innovatieve) i-oplossingen terwijl de complexiteit van beheer toeneemt. De vraag is groter dan de beschikbare capaciteit en middelen. Vraagbeheersing is slechts in beperkte mate mogelijk door de noodzaak en urgentie van de (toenemende) vraag.
•
Kadernota 2014 beschrijft het belang en de noodzaak van een goed ingerichte en goed bestuurde I&A functie om de bedrijfsvoering effectief te ondersteunen, innovatie te bevorderen en de digitale interactie met burgers, overheden en bedrijven te faciliteren;
•
Delfland is de uitvoering en besturing van de I&A functie aan het verbeteren binnen de context van toenemend belang en afnemende budgettaire ruimte;
•
Waterschappen moeten in toenemende mate samenwerken met overheden, bedrijven en andere waterschappen om invulling te kunnen geven aan (collectieve) ICT behoeftes;
•
Om sturing te geven aan de inzet van i-voorzieningen is een visie nodig op inhoud (het WAT) en een visie op de besturing en realisatie van de i-voorzieningen (het HOE);
•
Het onderzoek heeft zich geconcentreerd op de processen voor besturing en realisatie als noodzakelijke randvoorwaarde voor een uitvoerbare en toekomstvaste visie op inhoud. De bouwstenen voor de visie op inhoud zijn aanwezig;
Van Ambitie Naar Uitvoering - Inrichting en Besturing I&A Delfland
31 augustus 2013
2
2 REFERENTIE MODELLEN GEBRUIKT
•
Het IV besturingsproces hebben wij onderzocht met het veel gebruikte negen-vlaksmodel van Rick Maes als referentie. Niet dogmatisch maar praktisch en kijkend naar wat is er wel en wat niet, dat het resultaat beïnvloedt.
•
Het INK managementmodel hebben wij als globaal kader gebruikt voor het onderzoek over het functioneren van I&A.
•
Gekeken is of er voldoende balans en samenhang is in de I&A organisatie is om de vereiste informatievoorziening te realiseren en onderhouden. waardering door medewerkers
medewerkers
leiderschap
strategie & beleid
processen
waardering door klanten en leveranciers
Besturing & financiers
waardering door maatschappij
middelen
Organisatie
Resultaten Leren en verbeteren
Van Ambitie Naar Uitvoering - Inrichting en Besturing I&A Delfland
31 augustus 2013
3
BEVINDINGEN OP HOOFDLIJNEN
•
Positie van de informatievoorziening in het geheel van de organisatie is nog te zwak en dient verstevigd te worden;
•
Activiteiten als visie-vorming, architectuur bepalen en portfoliomanagement worden nu onvoldoende/niet inhoud gegeven en zijn geen onderdeel van een proces;
•
Het proces van IV besturing en bijbehorende besluitvorming is onvoldoende ingericht en er is geen rol die dit proces stuurt op inhoud en resultaat;
•
I&A processen dienen (verder) ingericht te worden, om de nu losstaande activiteiten te verbinden. Er is onvoldoende samenhang en ketens functioneren onvoldoende/niet;
•
Koppelvlakken tussen I&A en (interne en externe) klanten zijn niet ingericht, waardoor te weinig afstemming;
•
In de balans vakcompetentie - managementcompetentie zien we te weinig managementcompetentie in I&A;
•
De bevindingen en aanbevelingen zijn in detail uitgewerkt in een rapport;
Van Ambitie Naar Uitvoering - Inrichting en Besturing I&A Delfland
31 augustus 2013
4
VOORGESTELDE MAATREGELEN
•
Verbeter het besturingsproces en de Planning & Control cyclus voor i-activiteiten en iprojecten. Werk daarbij met geconsolideerde ICT Routekaarten die zijn samengesteld uit sector gerichte Routekaarten;
•
Investeer (verder) in Gegevensbeheer, Architectuur en Portfoliomanagement en temporiseer de voorgestelde krimp in I&A capaciteit;
•
Ontwikkel het leiderschap van de I&A functie gericht op I&A als effectieve en efficiënte uitvoeringsorganisatie en zorg dat er samenhang ontstaat in de activiteiten door I&A processen goed in te richten;
•
Ontwikkel de i-competenties van het DMT;
•
Investeer in de samenhang en besturing van het i-domein door het aanstellen van een Delfland CIO. De CIO ondersteunt het DMT en is aanspreekbaar op (i) de richting, kaders en samenhang van informatievoorziening en ICT, (ii) voor het portfoliomanagement van iprojecten, (iii) de i-architectuur en (iv) het inrichten en uitnutten van gegevensbeheer;
•
Investeer de komende jaren in situationele samenwerkingsverbanden om invulling te geven aan urgente ICT behoeftes, binnen de context van de 3 K's. Onderzoek de mogelijkheden om de Delfland CIO breder in te zetten;
Van Ambitie Naar Uitvoering - Inrichting en Besturing I&A Delfland
31 augustus 2013
5
RESULTAAT – BESTURING VAN VRAAG TOT AANBOD Aandachtsgebied CIO Ambities Doelen
Regie WBP Kadernota
Richten
Programmabegroting
Informatie visie Projecten kalender
Vraag Projecten
Inrichten
Informatie advies
Informatie Strat. & Beleid Architectuur
Teamplannen
Routekaart
Planning: mensen & middelen ICT-deelproject
SLM
Capaciteit Competenties
Functioneel Beheer ICT Beheer
Verrichten
Aanbod Vraag
Aanbod
Klant
Van Ambitie Naar Uitvoering - Inrichting en Besturing I&A Delfland
Leverancier
31 augustus 2013
6
UITGELICHT: ROL EN ROLVERDELING CIO
DMT: • “Richten” • Planning&Control • Besluitvorming CIO: • “Richten” en "Inrichten" • Kaders voor en samenhang van informatievoorziening • Portfoliomanagement • Gegevensbeheer • I- architectuur • Samenwerking op ICT • "Versnellen en Verbinden" I&A: • “Verrichten” • Uitvoering • Ondersteuning • Advisering
Van Ambitie Naar Uitvoering - Inrichting en Besturing I&A Delfland
31 augustus 2013
7
VISIE OP INHOUD
•
Delfland heeft een goede kijk op de inzet van i-voorzieningen en is vooruitstrevend. ECHTER, de samenhang, de prioriteiten en de haalbaarheid op uitvoering dienen verder uitgewerkt te worden en vervolgens bestuurd te worden.
•
Bouwstenen van de inhoudelijke visie:
• • • • • • • •
•
e-Dienstverlening, Nieuwe Werken, Zaakgericht Werken, Integraal Gegevensbeheer, 3DI, Digitale Delta, Rationaliseren/Vereenvoudigen/Vernieuwen bestaand ICT landschap, Technische Automatisering
Om tot een integrale visie te komen, is nadere uitwerking wel noodzakelijk:
• • • •
Opstellen Doelarchitectuur voor processen, gegevens en systemen, Samenstellen Projectportfolio 2014-2016, Opstellen Routekaart 2014-2016, inclusief samenhangende prioriteiten Opstellen Mensen en Middelen plan
Van Ambitie Naar Uitvoering - Inrichting en Besturing I&A Delfland
31 augustus 2013
8
AANPAK OM TOT EEN INTEGRALE VISIE OP INHOUD TE KOMEN
•
Een vertaling van de bouwstenen naar een integrale visie en aanpak zal nog zeker 3 maanden nadere uitwerking vragen inclusief inhoudelijke besluitvorming op DMT nivo.
•
Om de visie en aanpak verder uit te werken is het gewenst om:
• • •
Te investeren in een i-Architect (gegevens, systemen en processen);
•
Te investeren in een Delfland CIO voor samenhang, richting, kaders, doorvoeren maatregelen, voorbereiding besluitvorming en toezicht op uitvoering;
• •
Te investeren in de inrichting en doorontwikkeling van de I&A organisatie;
Te investeren in een Portfolio Analist (samenstellen Portfolio en Routekaart); Verder te investeren in Delfland breed gegevensbeheer (voortbordurend op lopende initiatieven);
Te blijven investeren in samenwerking met overheden, waterschappen en bedrijven;
•
Invulling bovengenoemde functies en rollen bij voorkeur door Delfland mensen, immers het zijn kerncompetenties;
•
Parallel aan de ontwikkeling van de visie op inhoud dienen de voorgestelde proces verbeteringen voor besturing en realisatie doorgevoerd te worden als noodzakelijke randvoorwaarde voor een uitvoerbare en toekomstvaste visie op inhoud;
Van Ambitie Naar Uitvoering - Inrichting en Besturing I&A Delfland
31 augustus 2013
9
VERVOLG
•
Presentatie en dialoog met DMT op 28 augustus 2013;
•
Presentatie en dialoog met Dagelijks Bestuur op 3 september 2013;
•
Informeren Algemeen Bestuur;
•
Verder uitwerken visie op inhoud en parallel doorvoeren van voorgestelde procesverbeteringen in besturing en I&A uitvoering;
•
Invullen posities van Delfland CIO, i-Architect en Portfolio Analist;
•
Temporiseren voorgestelde krimp I&A;
Van Ambitie Naar Uitvoering - Inrichting en Besturing I&A Delfland
31 augustus 2013
10
BACKUP SHEET - BEVINDINGEN EN AANBEVELINGEN
•
In het onderzoek zijn bevindingen en aanbevelingen gegroepeerd naar de volgende gebieden:
• • • • • • • • • •
Informatievoorziening besturing in de brede zin; I&A activiteiten en processen; I&A afstemming met klant; I&A in relatie tot programma’s en projecten I&A in relatie tot Architectuur; Centralisatie Functioneel Beheer; Gegevensbeheer; Taakstelling in relatie tot ambitie; Management en Leiderschap; Samenwerking met andere waterschappen, overheden en bedrijven;
Van Ambitie Naar Uitvoering - Inrichting en Besturing I&A Delfland
31 augustus 2013
12
BACKUP SHEET – GENERIEKE AANPAK BESTURING
Ontwikkelingen maatschappij
Waarheen
Organisatie doelen en strategie Processen architectuur Informatie architectuur Applicatie architectuur Infrastructuur architectuur
Visie op informatievoorziening Hoe willen we wat bereiken Welke richting kiezen we Welke informatie hebben we nodig
Informatie beleid, strategie en architectuur
Hoe
Inzicht in noodzakelijke versus beschikbare informatie leidt tot beredeneerd informatieplan
Van Ambitie Naar Uitvoering - Inrichting en Besturing I&A Delfland
Informatieplan met projecten: • Geconsolideerd • Geprioriteerd • Gefinancierd
31 augustus 2013
Wat
13
BACKUP SHEET – BESTURING HHD
Context: Umwelt, Rijksoverheid, UvW, HWH, Marktontwikkelingen Informatie visie
Ambities Doelen
Jaarcyclus
WBP
IM Informatie Strat. & Beleid
Aandachtsgebied CIO
Architectuur
Kadernota
Strategisch
Progr.Beg.
IV-besturing (regie) is een proces
I&A Jaarplan Vernieuwingskalender
Tactisch Adhoc vraag: Nieuwe Functionaliteit
Informatie advies
Project
ICT Deelproject
Informatiemanagement activiteiten
Van Ambitie Naar Uitvoering - Inrichting en Besturing I&A Delfland
31 augustus 2013
14
BACKUP SHEET - I&A AFSTEMMING MET HAAR KLANTEN
Ambities Doelen
Regie WBP Kadernota
Richten
Strat. Info. Plan
I-beleid
Architectuur
Teamplannen
Projecten kalender
Programmabegroting
Routekaart
Vraag
Planning: mensen & middelen
Informatie advies
Projecten
Inrichten
ICT-deelproject
Capaciteit
SLM
Competenties Functioneel Beheer
Aanbod
Verrichten
ICT Beheer
Klant
Van Ambitie Naar Uitvoering - Inrichting en Besturing I&A Delfland
Leverancier
31 augustus 2013
15
BACKUP SHEET – SITUATIONELE SAMENWERKING
VV HHD
VV “X”
DB HHD
Organisatie “Y”
DB “X”
PH
SD HHD
PH
SD “X”
Directie “Y”
Collectieve vraag voor nieuwe functionaliteit en /of samenwerkingskans
TeamAfd
Van Ambitie Naar Uitvoering - Inrichting en Besturing I&A Delfland
TeamAfd
31 augustus 2013
TeamAfd
16
