UNIVERSITAS INDONESIA PEMODELAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM (KMS) PADA PUSAT KOMUNIKASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI KARYA AKHIR INTAN KARTIKASARI

UNIVERSITAS INDONESIA

PEMODELAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM (KMS) PADA PUSAT KOMUNIKASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI

KARYA AKHIR

INTAN KARTIKASARI 1106121824

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JANUARI 2013

Pemodelan knowledge ..., Intan Kartikasari, Fasilkom UI, 2013

UNIVERSITAS INDONESIA

PEMODELAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM (KMS) PADA PUSAT KOMUNIKASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI

KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh Gelar Magister Teknologi Informasi

INTAN KARTIKASARI 1106121824

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JANUARI 2013


HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun yang dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.

iii

Universitas Indonesia


HALAMAN PENGESAHAN

Karya Akhir ini diajukan oleh: Nama

: INTAN KARTIKASARI

NPM

: 1106121824

Program Studi

: Magister Teknologi Informasi

Judul Karya Akhir

: Pemodelan Knowledge Management System (KMS) Pada Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri

Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia. DEWAN PENGUJI

Ditetapkan di

: Jakarta

Tanggal

: 18 Januari 2013

iv



KATA PENGANTAR Puji syukur saya panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan kesehatan, kemudahan, serta kekuatan, sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Akhir ini. Penulisan Karya Akhir merupakan salah satu persyaratan untuk dapat memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia. Saya menyadari bahwa selama masa perkuliahan sampai penulis menyelesaikan karya akhir ini banyak bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak dalam setiap proses dan tahap kegiatan yang harus penulis lalui. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1.

Bapak Dr. Indra Budi selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk mengarahkan penulis dalam menyelesaikan Karya Akhir ini.

2.

Seluruh Dosen dan Civitas Akademika Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia.

3.

Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri yang telah banyak membantu dalam rangka memperoleh data yang penulis perlukan.

4.

Bapak Yonny Tri Prayitno (Kapuskom Kemlu), yang telah memberikan izin, keleluasaan waktu dan bentuk dukungan-dukungan dinas lainnya sehingga penulis dapat menyelesaikan studi ini.

5.

Bapak Linardi Utama yang telah memberikan saran, dan bimbingan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan karya akhir ini.

6.

Teman-teman dan rekan-rekan kerja di Sub Bagian Keuangan yang telah memberikan kelonggaran kepada Penulis untuk mengikuti perkuliahan.

7.

Teman-teman dan rekan-rekan Puskom Kemlu yang telah membantu dan memberikan semangat kepada Penulis untuk menyelesaikan karya akhir ini.

8.

Kedua orangtuaku dan adik-adikku di Madiun yang telah memberikan bantuan dukungan material dan moral.

9.

Teman kost Kwitang 1F yang telah memberikan bantuan moral dan lingkungan kekeluargaan bagi penulis selama ini.

v



10.

Rekan-rekan GCIO yang selalu mendukung, memberikan bantuan moril dan semangat untuk menyelesaikan karya akhir ini dan atas kebersamaan selama ini.

11.

Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan namanya satu per satu. Allah akan membalas kebaikan hati kalian. Dalam penulisan karya akhir ini, masih ada kekurangan dan tidak ada

kesempurnaan dalam diri. Oleh karena itu, penulis masih membutuhkan masukan dan saran yang konstruktif yang akan dengan senang hati dijadikan sebagai masukan dan pembelajaran ke depan untuk kesempurnaan ilmu menjadi lebih baik.

Jakarta, Januari 2013

Intan Kartikasari

vi



PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : INTAN KARTIKASARI NPM : 1106121824 Program Studi : Magister Teknologi Informasi Departemen :Fakultas : Ilmu Komputer Jenis Karya : Skripsi/Thesis/Karya Akhir/Disertasi Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusice RoyaltyFree Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul: Pemodelanan Knowledge Management System (KMS) Pada Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database). Merawat, dan mempublikasikan karya akhir saya tanpa meminta izin dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di

: Jakarta

Pada tanggal

: Jakarta 2013

vii



ABSTRAK Nama : Intan Kartikasari Program Studi : Magister Teknologi Informasi Judul : Pemodelan Knowledge Management System (KMS) pada Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri Kementerian Luar Negeri sebagai organisasi pemerintah, berkewajiban memberikan pelayanan publik yang optimal. Pelayanan prima tersebut memerlukan dukungan sarana dan prasarana teknologi informasi dan komunikasi. Pusat Komunikasi, merupakan satuan kerja yang bertanggung jawab terhadap informasi dan komunikasi untuk Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan. Pegawai Pusat Komunikasi berjumlah 334 pegawai, dimana usia dan tingkat pendidikan pegawai beragam. Hal lainnya yang mempengaruhi pengetahuan yang ada di Pusat Komunikasi adalah mutasi pegawai ke Perwakilan RI secara kontinu. Mutasi berakibat hilangnya pengalaman dan pengetahuan dari pegawai yang berangkat, sehingga pegawai yang baru harus ditraining dan dilatih dulu. Hal tersebut terjadi berulang-ulang, menyebabkan ketidakefisiensi dalam hal waktu, sehingga diperlukan pengelolaan pengetahuan, agar tidak terjadi penurunan layanan ke satuan kerja lain karena pegawai yang kompeten sudah dimutasi ke perwakilan. Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan rancangan model knowledge management system yang sesuai dengan kondisi Pusat Komunikasi, dengan menggunakan metodologi Fernandez dengan faktor kontingensi untuk menentukan proses knowledge management yang dibutuhkan, dan melalui prototyping untuk membuat pemodelan KMS. Data diambil dengan menggunakan kuisioner dimana pegawai Pusat Komunikasi sebagai responden dan dilakukan wawancara pimpinan Pusat Komunikasi. Penelitian ini menyimpulkan bahwa prioritas proses KM yang perlu dibangun untuk KMS Pusat Komunikasi adalah socialization for knowledge discovery, socialization for knowledge sharing, combination, internalization, externalization dan exchange. Fitur-fitur KMS Puskom yang dibuat dalam prototipe antara lain document library, article library, forum discussion, chatting dan searching.

Kata Kunci

: Knowledge, Knowledge Management, Knowledge Management System, Continngency Factor, Prototyping.

xii + 98 pages ; 28 figures; 22 tables; 6 attachments

viii



ABSTRACT

Name

: Intan Kartikasari

Program Studi

: Master of Information technology

Title

: Knowledge Management System (KMS) Modeling in Communication Center Ministry of Foreign Affairs

Ministry of Foreign Affairs as a government organization, which is responsible to provide an optimal public services. Excellent service requires infrastructure support of information and communication technologies. Communication Center (Puskom), is a unit that responsible for information and communication to Ministry of Foreign Affairs and Representative. Employee Puskom totaled 334, which age and education level employees is vary. Another thing that affects the existing knowledge in the Puskom is staff moves regularly from Jakarta to RI Representatives. Mutations result in loss of experience and knowledge from departing employees, so that new employees must be trained first. It will repeated, leading to lack of time efficiency, so that it need knowledge management, to prevent service degradation to another unit because competent employees have transferred to RI representation. This study aims to produce a draft model of knowledge management system in accordance with the conditions Puskom, using the Fernandez methodology with contingency factor to determine the Knowledge Management process, and through prototyping to create a KMS modeling. The data were taken using a questionnaire that Puskom employees was take as a respondent and the interview to leader of Puskom. This study concludes that the priority of KM processes that need to be built in KMS Communications Center is socialization for knowledge discovery, socialization for knowledge sharing, combination, internalization, externalization and exchange. Features of KMS Puskom that made in the prototype are a document library, article library, discussion forums, chats and searching. Key

: Knowledge, Knowledge Management, Knowledge Management System, Continngency Factor, Prototyping.

xii + 98 pages ; 28 figures; 22 tables; 6 attachments

ix



DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL .................................................................................... i HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ........................................ ii HALAMAN PENGESAHAN .................................................................... iii KATA PENGANTAR ................................................................................ iv PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ILMIAH UNTUK KEPENTINGANAKADEMIS ................................................................... vi ABSTRAK ................................................................................................. vii ABSTRACT ............................................................................................... ix DAFTAR ISI ............................................................................................... x DAFTAR TABEL ..................................................................................... xii DAFTAR GAMBAR ................................................................................ xiii BAB I PENDAHULUAN............................................................................ 1 1.1 Latar Belakang Masalah ................................................................ 1 1.2 Permasalahan ................................................................................. 3 1.3 Ruang Lingkup Penelitian ............................................................. 4 1.4 Tujuan Penelitian ........................................................................... 4 1.5 Manfaat Penelitian ......................................................................... 4 1.6 Sistematika Penulisan .................................................................... 5 BAB II LANDASAN TEORI ...................................................................... 7 2.1 Knowledge Management ............................................................... 7 2.1.1 Data................................................................................................ 7 2.1.2 Informasi ........................................................................................ 7 2.1.3 Knowledge ..................................................................................... 8 2.1.4 Knowledge Management ............................................................. 10 2.1.5 Faktor Kontingensi ...................................................................... 11 2.2 Knowledge Management Solution ............................................... 13 2.2.1 Knowledge Management Process ................................................ 13 2.2.2 Knowledge Management System ................................................. 14 2.2.3 KM Mechanism dan KM Technology ......................................... 14 2.2.4 Knowledge Management Infrastructure ...................................... 15 2.3 Software Engineering .................................................................. 18 2.3.1 Unified Modelling Language ...................................................... 18 2.4 Protyping ..................................................................................... 20 2.5 Penelitian Sebelumnya ................................................................ 21 BAB III METODOLOGI PENELITIAN .................................................. 26 3.1 Kerangka Penelitian ..................................................................... 26 3.2 Metode Pengumpulan Data ......................................................... 30 Analisa Data ................................................................................ 31 3.3 3.4 Karakteristik Umum Responden ................................................. 32 BAB IV PROFIL ORGANISASI .............................................................. 36 4.1 Sejarah Singkat Kementerian Luar Negeri .................................. 36 4.2 Sejarah Puskom ........................................................................... 36 4.3 Visi Puskom................................................................................. 37 4.4 Misi Puskom ................................................................................ 37 4.5 Struktur Organisasi ...................................................................... 37 x



4.5.1 Bidang Persandian dan Telekomunikasi...................................... 38 4.5.2 Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi dan Komunikasi.................................................................................. 38 4.5.3 Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan ....................................... 39 4.5.4 Bagian Tata Usaha ....................................................................... 40 4.5.5 Kelompok Jabatan Fungsional .................................................... 41 BAB V PERANCANGAN SISTEM ......................................................... 43 5.1 Menilai Faktor Kontingensi ......................................................... 43 5.1.1 Karakteristik Tugas...................................................................... 43 5.1.2 Task Uncertainty.......................................................................... 43 5.1.3 Karakteristik Pengetahuan ........................................................... 45 5.1.4 Karakteristik Organisasi .............................................................. 47 5.1.5 Karakteristik Lingkungan Organisasi .......................................... 48 5.2 Mengidentifikasi Proses KM berdasarkan Faktor Kontingensi ... 48 Melakukan Prioritas Proses KM yang Dibutuhkan ..................... 51 5.3 5.4 Identifikasi Proses Knowledge Management Saat Ini ................. 53 5.5 Identifikasi Proses KM Tambahan yang Dibutuhkan.................. 56 5.6 Analisis Infrastruktur Knowledge Management.......................... 58 5.6.1 Budaya Organisasi ....................................................................... 58 5.6.2 Struktur Organisasi ...................................................................... 62 5.6.3 Infrastruktur Teknologi Informasi ............................................... 63 5.6.4 Pengetahuan Umum ..................................................................... 66 5.7 Mengembangkan Sistem, Mekanisme dan Teknologi Knowledge Management yang Dibutuhkan................................................................. 70 5.8 Analisis Perancangan Knowledge Management System............. 74 5.8.1 Kebutuhan KMS .......................................................................... 74 5.8.2 Model Fungsional KMS .............................................................. 78 5.9 Desain Knowledge Management System ..................................... 83 5.9.1 Perancangan Arsitektur KMS ...................................................... 83 5.9.2 Perancangan Infrastruktur KMS .................................................. 85 5.9.3 Diagram Navigasi KMS .............................................................. 86 5.9.4 Perancangan User Interface KMS ............................................... 87 5.9.5 Pengujian ..................................................................................... 92 5.10 Implikasi Penelitian ..................................................................... 92 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN ................................................... 94 6.1 Kesimpulan .................................................................................. 94 6.2 Saran ............................................................................................ 95 DAFTAR PUSTAKA ................................................................................ 96 LAMPIRAN A........................................................................................... 98 LAMPIRAN B ......................................................................................... 102 LAMPIRAN C ......................................................................................... 105 LAMPIRAN D......................................................................................... 109 LAMPIRAN E ......................................................................................... 113 LAMPIRAN F ......................................................................................... 114

xi



DAFTAR TABEL Tabel 2-1 Faktor Kontingensi ............................................................................... 12 Tabel 2-2 Prioritas KM Process ............................................................................ 18 Tabel 2-3 Perbandingan penelitian sebelumnya ................................................... 24 Tabel 3-1 Pembobotan nilai skala linkert ............................................................. 31 Tabel 3-2 Jenis Kelamin Responden ..................................................................... 32 Tabel 3-3 Usia Responden .................................................................................... 33 Tabel 3-4 Latar Belakang Pendidikan Responden ................................................ 34 Tabel 3-5 Lama Bekerja Responden ..................................................................... 35 Tabel 5-1 Task Uncertainty ................................................................................... 43 Tabel 5-2 Task interdependence ........................................................................... 44 Tabel 5-3 Tacit/explicit ......................................................................................... 45 Tabel 5-4 Procedural/declarative ......................................................................... 46 Tabel 5-5 Hasil pengambilan data ........................................................................ 48 Tabel 5-6 Faktor Kontingensi ............................................................................... 50 Tabel 5-7 Pemetaan hasil pengamatan .................................................................. 52 Tabel 5-8 Hasil prioritas kebutuhan proses KM ................................................... 53 Tabel 5-9 Portofolio kecenderungan pemanfaatan proses KM saat ini ................ 54 Tabel 5-10 Poses KM yang diharapkan ................................................................ 56 Tabel 5-11 Tingkat prioritas skor kumulatif ......................................................... 56 Tabel 5-12 Pemetaan portofolio prioritas ............................................................. 57 Tabel 5-13 Hasil Prioritas proses KM ................................................................... 57 Tabel 5-14 Kepentingan pengetahuan ................................................................... 59 Tabel 5-15 Kebutuhan pengelolaan knowledge management ............................... 60 Tabel 5-16 Kebutuhan KMS ................................................................................. 60 Tabel 5-17 Perbandingan Infrastruktur yang dibutuhkan dengan yang tersedia ... 66 Tabel 5-18 Tacit knowledge pegawai .................................................................... 67 Tabel 5-19 Explicit knowledge Pusat Komunikasi................................................ 68 Tabel 5-20 Kesiapan infrastruktur ........................................................................ 69 Tabel 5-21 Proses KM, mekanisme KM dan ilustrasi teknologi KM ................... 71 Tabel 5-22 Fitur-fitur kebutuhan KMS Pusat Komunikasi ................................... 71

xii



DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Sebaran usia pegawai ................................................................. 3 Gambar 2.1 SECI model ................................................................................. 9 Gambar 2.2 Kategori dari faktor kontingensi .............................................. 11 Gambar 2.3 Knowledge management process ............................................. 13 Gambar 2.4 Komponen-komponen use case................................................ 19 Gambar 2.5 Alur Prototyping ...................................................................... 21 Gambar 3.1 Kerangka Penelitian ................................................................. 27 Gambar 3.2 Diagram prosentase responden berdasarkan jenis kelamin ...... 32 Gambar 3.3 Diagram prosentase responden berdasarkan usia ..................... 33 Gambar 3.4 Diagram prosentase responden berds. latar belakang pendd.... 34 Gambar 3.5 Diagram prosentase responden berdasarkan lama bekerja ....... 35 Gambar 4.1 Struktur organisasi Pusat Komunikasi ..................................... 42 Gambar 5.1 Task uncertainty ....................................................................... 44 Gambar 5.2 Task interdependence ............................................................... 45 Gambar 5.3 Tacit/explicit ............................................................................. 46 Gambar 5.4 Procedural/declarative............................................................. 47 Gambar 5.5 Kecenderungan proses KM saat ini .......................................... 54 Gambar 5.6 Proses KM yang diharapkan .................................................... 55 Gambar 5.7 Tingkat kepentingan knowledge ............................................... 59 Gambar 5.8 Kebutuhan knowledge management ......................................... 60 Gambar 5.9 Tingkat kebutuhan KMS .......................................................... 61 Gambar 5.10 Topologi jaringan Kementerian Luar Negeri ......................... 65 Gambar 5.11 Tingkat kesiapan infrastruktur ............................................... 70 Gambar 5.12 Fitur-fitur yang diharapkan ada di KMS Puskom .................. 72 Gambar 5.13 Use case KMS Pusat Komunikasi.......................................... 77 Gambar 5.14 Activity diagram discussion forum ......................................... 79 Gambar 5.15 Activity diagram document library ........................................ 80 Gambar 5.16 Activity diagram chatting ....................................................... 81 Gambar 5.17 Activity diagram article library.............................................. 82 Gambar 5.18 Activity diagram searching .................................................... 83 Gambar 5.19 Arsitektur KMS Pusat Komunikasi ........................................ 85 Gambar 5.20 Diagram navigasi KMS Puskom ............................................ 87 Gambar 5.21 Halaman Login ....................................................................... 88 Gambar 5.22 Halaman Menu Utama ........................................................... 88 Gambar 5.23 Halaman menu document library ........................................... 89 Gambar 5.24 Halaman tambah dokumen ..................................................... 89 Gambar 5.25 Halaman menu article library ................................................ 90 Gambar 5.26 Halaman tambah artikel ......................................................... 90 Gambar 5.27 Halaman forum diskusi .......................................................... 91 Gambar 5.28 Halaman searching ................................................................. 91

xiii



BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah, permasalahan yang terjadi di Pusat Komunikasi, ruang lingkup penelitian, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan.

1.1 Latar Belakang Masalah Teknologi informasi mempunyai peranan yang penting dalam era informasi saat ini, karena hampir semua proses bisnis dalam sebuah organisasi berhubungan dengan teknologi informasi. Teknologi informasi diharapkan sebagai enabler bagi suatu organisasi untuk bersaing dan menjadi pemimpin di bidangnya. Teknologi informasi membuat tidak adanya perbedaan jarak dan waktu, dimana kita bisa berkomunikasi dengan orang lain di belaan bumi manapun, kapanpun dengan cepat dan mudah. Internet membuat segala yang dulu tidak mungkin menjadi mungkin dan mudah. Kementerian Luar Negeri sebagai salah satu organisasi pemerintah yang bergerak di bidang diplomasi, memiliki 132 perwakilan yang tersebar di seluruh dunia, juga merasakan kemudahan dalam hal komunikasi setelah adanya teknologi informasi. Pada tahun 1990-an dimana internet masih belum berkembang seperti saat ini, Kementerian Luar Negeri masih menggunakan fax relay, dimana apabila cuaca buruk maka dapat dipastikan komunikasi akan terputus. Komunikasi saat ini dengan adanya internet dapat berjalan lancar sepanjang tahun, asalkan terdapat hubungan internet di negara akreditasi. Menurut Peraturan Menteri Luar Negeri Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Luar Negeri, Pusat Komunikasi merupakan salah satu satuan kerja pada Kementerian Luar Negeri yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada menteri Luar Negeri

1



2

melalui Sekretariat jendral. Pusat Komunikasi (Puskom) mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kementerian Luar Negeri di bidang pelaksanaan, pembinaan dan pengamanan pemberitaan serta pengelolaan sistem informasi dan komunikasi Kementerian Luar negeri dan Perwakilan RI. Puskom merupakan unit kerja yang menaungi kelompok jabatan fungsional, yaitu Petugas Komunikasi, yang juga bekerja di Perwakilan RI. Pusat Komunikasi merupakan unit kerja yang bertanggungjawab terhadap jalur komunikasi dan pemberitaan di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan, sehingga harus bisa memberikan pelayanan prima kepada satuan kerja lain. Menteri Luar Negeri mencanangkan adanya “One door policy”, dimana semua pemberitaan dan komunikasi dari dan ke Perwakilan RI harus melalui satu jalur, yaitu melalui Pusat Komunikasi, sehingga menegaskan Pusat Komunikasi harus bisa mengirimkan berita ke tujuan dengan cepat, tepat dan aman. Pusat Komunikasi melakukan kontrol dan monitoring semua jaringan internet dan intranet yang ada di Kementerian Luar Negeri. Pusat Komunikasi juga berperan memonitor dan mengelola penggunaan teknologi informasi, sehingga pengetahuan mengenai TIK merupakan masalah penting yang harus terus diperbarui selaras dengan perkembangan teknologi. Keterbatasan anggaran menjadi masalah untuk melakukan update pengetahuan, sehingga pelaksanaan pelatihan/kursus terbatas untuk orang-orang tertentu saja. Hal tersebut menyebabkan terjadi penumpukan pengetahuan pada pegawaipegawai tertentu di Pusat Komunikasi. PDLN merupakan pegawai yang akan bekerja di Perwakilan RI, dan 90 % pegawai Puskom merupakan pegawai PDLN (Pegawai Dinas Luar Negeri) sehingga pegawai akan mutasi ke luar negeri selama 3 tahun setelah di Indonesia lebih dari 2 tahun. Pusat Komunikasi mempunyai rasio mutasi sebesar 35% untuk tahun 2012 baik mutasi keluar negeri maupun mutasi ke dalam negeri. Pegawai yang ahli dalam suatu pekerjaan dimutasi, maka harus dilakukan pelatihan/kursus agar pengetahuan pegawai yang menggantikan sama dengan yang digantikan. Setiap terjadi mutasi dilakukan hal yang sama sehingga terjadi pengulangan kegiatan. Bagi pegawai-pegawai yang baru Universitas Indonesia


3

pulang dari Perwakilan juga mengalami kendala, karena sebagian besar pegawai akan mempunyai tugas baru, berbeda dengan tugas lama mereka sebelum mutasi ke Perwakilan.

Gambar 1.0.1 Sebaran usia pegawai Dilihat dari Gambar 1.1 diatas, hampir 50% pegawai Pusat Komunikasi berusia di rentang 26-30 tahun, dimana pegawai-pegawai muda tersebut yang menjadi pelaksana kegiatan terutama di bidang teknologi informasi. Tren pegawai yang dimutasikan sampai dengan tahun 2012 adalah angkatan Petugas Komunikasi yang muda. Setiap ada yang mutasi, berarti ada pula yang pulang kembali ke kantor Pusat, namun berkebalikan dari pegawai muda yang mutasi ke Perwakilan, yang baru pulang ini mempunyai rentang umur diatas 40 tahun. Pegawai tersebut memiliki pengetahuan yang minim mengenai teknologi informasi, sehingga terdapat gap pengetahuan yang dimiliki antara pegawai yang baru pulang dan yang akan mutasi ke perwakilan.

1.2 Permasalahan Berdasarkan latar belakang seperti yang telah disebutkan diatas, maka dapat disimpulkan masalah yang terjadi di Pusat Komunikasi adalah sebagai berikut : 1. Pengetahuan, SOP, peraturan dan pengalaman tidak terdokumentasi dengan baik sehingga menyulitkan pegawai dalam menjalankan tupoksinya saat terjadi pergantian pegawai. 2. Pengetahuan dan pengalaman pegawai akan ikut hilang bersama dengan kegiatan pensiun, mutasi atau habisnya masa jabatan pegawai yang Universitas Indonesia


4

bersangkutan. Hal tersebut mempersulit pegawai pengganti karena harus mulai dari awal lagi, sehingga perlu waktu untuk mengumpulkan pengetahuan dan pengalaman. Dari masalah-masalah diatas dapat diambil research question yaitu “Model Knowledge Management System yang seperti apakah yang dapat membantu pegawai di satuan kerja Pusat Komunikasi?”

1.3 Ruang Lingkup Penelitian Dalam pembuatan proposal ini membahas mengenai perancangan model knowledge management system yang mendukung pelaksanaan kegiatan di satuan kerja Pusat Komunikasi, Ruang lingkup penelitian dapat diuraikan sebagai berikut : a. Studi kasus penelitian dilakukan di Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri b. Membuat model knowledge management system di Pusat Komunikasi untuk meningkatkan kinerja pegawai Pusat Komunikasi. c. Penelitian ini dibatasi pada pembuatan prototipe knowledge management system yang dapat digunakan oleh satuan kerja Pusat Komunikasi. Rancangan model tersebut akan dievaluasi agar sesuai dengan kebutuhan knowledge management system di Pusat Komunikasi.

1.4 Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka tujuan dari dilakukannya penelitian ini adalah dirancangnya model knowledge management system yang membantu pegawai di Pusat Komunikasi menjalankan tugas dan fungsinya, sehingga diharapkan layanan yang diberikan kepada satuan kerja lain akan terus berjalan dan mengalami peningkatan.

1.5 Manfaat Penelitian Dengan dibuatnya

knowledge management system bagi Pusat

Komunikasi : 1. Memudahkan proses knowledge sharing antar pegawai di Pusat Komunikasi. 2. Memudahkan transfer pengetahuan antar pegawai di Pusat Komunikasi. Universitas Indonesia


5

3. Dengan adanya knowledge management system diharapkan mutasi pegawai bisa dilakukan dengan baik. 4. Mengurangi ketergantungan organisasi terhadap pegawai tertentu. 5. Memudahkan ditemukannya pengetahuan baru yang didapat dari pengetahuan yang sudah ada.

1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dari penelitian ini adaah sebagai berikut : BAB I

: PENDAHULUAN Dalam bab ini dibahas mengenai latar belakang penilitian, permasalahan yang dijadikan tema penelitian, batasan dari permasalahan, ruang lingkup penelitian dan tujuan dilakukannya penelitian.

BAB II

: LANDASAN TEORI Bab kedua ini terdapat teori-teori yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi dan menjelaskan mengenai

teori

dari

metodologi

yang

digunakan

untuk

menyelesaikan masalah dari penelitian. Referensi yang digunakan mengacu pada buku, jurnal dan artikel yang terkait dengan knowledge management system. BAB III : METODOLOGI PENELITIAN Dalam bab ini dijelaskan mengenai desain penelitian dan langkahlangkah

penelitian

yang

akan

digunakan

penulis

dalam

menyelesaikan permasalahan penelitian ini. BAB IV : PROFIL ORGANISASI Dalam bab ini dijelaskan mengenai visi, misi dan struktur organisasi dimana penulis mengadakan studi kasus untuk penelitian ini. BAB V

: PERANCANGAN SISTEM Dalam bab ini menerangkan mengenai langkah-langkah yang dilakukan penulis disertai dengan datanya sesuai dengan metodologi penelitian pada bab sebelumnya.



6

BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini disampaikan kesimpulan dari penelitian yang dilakukan, dan diberikan saran-saran mengenai hal-hal yang dirasakan kurang selama penelitian serta penelitian-penelitian selanjutnya yang dirasakan dimungkinkan sesuai dengan topik penelitian ini.



BAB II LANDASAN TEORI Dalam bab ini dibahas mengenai landasan teori yang digunakan dalam pengembangan Knowledge Management System yang sesuai dengan lingkungan kerja Pusat Komunikasi.

2.1 Knowledge Management Dalam subbab knowledge management ini menjelaskan mengenai data, informasi, pengetahuan, pengelolaan pengetahuan dan faktor kontingensi. 2.1.1

Data Menurut Awad (2004), data merupakan kumpulan fakta yang tidak terorganisir dan tidak terproses. Data bersifat statis, sehingga data merupakan kumpulan fakta diskret mengenai kejadian/record yang terstruktur dari suatu transaksi. Menurut Fernandez (2010), data menjelaskan fakta, observasi atau persepsi. Data merupakan angka mentah atau pernyataan, dan mungkin tanpa konteks, arti atau niat yang berarti. Dari pengertian menurut Awad (2004) dan Fernandez (2010) dapat disimpulkan data adalah fakta atau observasi mentah, yang biasanya berkenaan dengan fenomena fisik atau transaksi di dalam bisnis. Lebih rincinya, data merupakan pengukuran obyektif karakteristik dari entitas (seperti: manusia, tempat, barang, dan kejadian).

2.1.2

Informasi Menurut Awad (2004), informasi adalah kumpulan data yang bisa membuat pengambilan keputusan menjadi lebih mudah. Informasi juga adalah kumpulan dari fakta dan gambaran berdasarkan data yang sudah diproses. Menurut Fernandez (2010), informasi adalah subset dari data, yang memiliki konteks, relevansi dan tujuan. Informasi biasanya melibatkan

7



8

manipulasi dari data mentah untuk memperoleh gambaran yang lebih bermakna dari tren atau pola data. Dari pengertian menurut Awad (2004) dan Fernandez (2010) dapat dapat disimpulkan informasi merupakan kumpulan data yang telah diolah sehingga mempunyai makna yang lebih berarti. 2.1.3 Knowledge Menurut Awad (2004), pengetahuan merupakan pemahaman manusia di bidang tertentu yang diminatinya, yang diperoleh melalui pembelajaran dan pengalaman. Dengan lebih sederhana Fernandez (2010) menjelaskan pengetahuan dibedakan dari data dan informasi melalui dua cara yang berbeda. Dalam pemahaman yang sederhana, menempatkan pengetahuan berada pada tingkat tertinggi dalam hirarki, informasi di tingkat menengah dan data berada pada tingkat terendah. Dari pengertian menurut Awad (2004) dan Fernandez (2010) dapat disimpulkan knowledge merupakan informasi yang telah melalui proses pembelajaran dan pengalaman. Menurut Fernandez (2010), knowledge dapat dibagi menjadi 6 macam, yaitu: 

Procedural Knowledge Menurut Fernandez (2010), procedural knowledge ini berfokus pada urutan langkah-langka cara atau tindakan untuk mencapai suatu tujuan.



Declarative Knowledge Berdasarkan pengertian dari Fernandez (2010) diketahui bahwa declarative knowledge berfokus pada hubungan antar variable.



Tacit Knowledge Tacit knowledge dapat diartikan sebagai knowledge yang terletak diotak atau melekat dalam diri seseorang yang diperolehnya melalui pengalaman, gagasan, ide, persepsi serta keahlian dalam pekerjaannya.



9



Explicit Knowledge Sedangkan explicit knowledge merupakan knowledge yang sudah direkam dan didokumentasikan sehingga lebih mudah didistribusikan dan dikelola. Biasanya knowledge ini berupa buku petunjuk pengoperasian sebuah mesin atau penjelasan yang diberikan oleh instruktur dalam sebuah program pelatihan.



General Knowledge Knowledge ini merupakan pengetahuan yang mencakup tentang lingkungan dan perilaku. General knowledge merupakan interpretasi yang relevan dari informasi yang diperoleh konsumen dari lingkungan.



Specific Knowledge Knowledge ini disebut juga “Idiosyncratic knowledge” merupakan pengetahuan yang dimiliki hanya orang-orang tertentu saja, sehingga menyebabkan pengetahuan ini sangat mahal untuk ditransfer. Specific knpwledge dapat dibedakan menjadi 2 tipe yaitu: technically specific knowledge and contextually specific knowledge.

Gambar 2.0.1 SECI model Menurut Nonaka Takeuchi, terdapat 4 (empat) model dari knowledge creation yang sudah teridentifikasi atau dikenal dengan istilah SECI (Gambar 2.1), yaitu :



10

1.

Socialization Konversi dari tacit knowledge ke tacit knowledge yang baru. Hal ini dilakukan dengan interaksi sosial dan kegiatan berbagi pengalaman antar pegawai dalam suatu organisasi.

2.

Externalization Konversi dari pengetahuan tacit menjadi explicit yang baru. Proses externalization membantu menerjemahkan pengetahuan tacit yang dimiliki seseorang ke dalam bentuk eksplisit sehingga mudah dimengerti oleh orang lain. Hal ini dapat dilakukan dengan menerapkan adanya dokumentasi notulensi dalam setiap rapat ke dalam bentuk elektronik, sehingga dapat dilihat oleh yang berkepentingan.

3.

Internalization Konversi dari explicit knowledge menjadi tacit knowledge yang baru atau sering disebut proses belajar. Dengan adanya data, informasi dan pengetahuan yang telah terdokumentasi, maka dokumen-dokumen tersebut dapat dibaca oleh orang yang berkepentingan, sehingga proses ini dapat meningkatkan pengetahuan pegawai.

4.

Combination Konversi dari explicit knowledge ke explicit knowledge yang baru. Proses ini dilakukan dengan mengkombinasikan berbagai explicit knowledge yang berbeda untuk menghasilkan dokumen lainnya.

2.1.4

Knowledge Management Menurut Fernandez (2010) knowledge management merupakan kegiatan-kegiatan seperti menemukan, menangkap, menyebarkan dan mengimplementasikan pengetahuan sehingga meningkatkan, dengan biaya yang hemat, berdampak pada capaian yang diinginkan oleh suatu organisasi. Menurut Awad (2004), knowledge management adalah suatu proses menangkap dan menggunakan keahlian yang berguna dimanapun dalam organisasi baik dalam dokumen, database (disebut pengetahuan eksplisit), atau kepala manusia (disebut pengetahuan tasit). Berdasarkan pengertian dari Fernandez (2010) dan Awad (2004) bisa disimpulkan, knowledge management merupakan suatu proses kegiatan Universitas Indonesia


11

dalam

menemukan,

menangkap

dan

menggunakan

pengetahuan-

pengetahuan yang ada dalam organisasi yang berguna dan mendukung organisasi tersebut mencapai targetnya. 2.1.5

Faktor Kontingensi Faktor kontingensi merupakan salah satu pendekatan yang digunakan untuk membuat solusi KM, yang dalam pandangan kontingensi tidak ada pendekatan knowledge management yang terbaik yang dapat diadopsi semua organisasi untuk semua situasi. Dalam pandangan kontingensi, agar berhasil harus mengikutsertakan semua kemungkinan, dan akan berhasil dengan metode yang sesuai. Pada Gambar 2.2 dijelaskan katergori-kategori dari faktor kontongensi yang mempengaruhi pemilihan dari proses KM, yaitu karakteristik tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi dan karakteritik lingkungan.

Gambar 2.0.2 Kategori dari faktor kontingensi 2.1.5.1 Karakteristik Tugas Proses knowledge management yang sesuai untuk sebuah organisasi bergatung dari sifat alami dari tugas yang ada di organisasi tersebut. Karakteristik tugas dapat dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu task uncertainty dan task interdependence.

Task interdependence mengindikasikan

keberhasilan suatu unit mencapai goalnya dengan bantuan dari unit lain. Interdependent task bergantung pada interaksi dinamis pegawai dalam satu unit untuk berkomunikasi dan berkoordinasi dengan pegawai dari unit lain.



12

2.1.5.2 Karakteristik Pengetahuan Karakteristik pengetahuan seperti yang dijelaskan sebelumnya dibagi menjadi

3

(tiga),

general/spesifik.

yaitu Namun

tacit/explicit, karena

procedural/declarative hanya

tacit/explicit

dan dan

procedural/declarative saja yang mempunyai pengaruh langsung terhadap keberlangsungan proses KM maka hanya kedua jenis saja yang digunakan untuk mendeskripsikan karakteristik pengetahuan 2.1.5.3 Karakteristik Organisasi dan Karakteristik Lingkungan Dua karakteristik organisasi yaitu ukuran dan strategi organisasi, dan satu karakteristik lingkungan yaitu ketidaktentuan yang mempengaruhi pemilihan proses KM. Pada Tabel 2-1 dibawah dijelaskan proses-proses KM yang direkomendasikan untuk masing-masing tipe dari ketiga karakteristik. Tabel 2-1 Faktor Kontingensi



13

2.2 Knowledge Management Solution Knowledge Management Solution merupakan cara untuk memfasilitasi kegiatan berbagi pengetahuan, yang dapat dibagi menjadi 4 (empat) level, yaitu proses KM, knowledge management system, teknologi dan mekanisme KM serta infrastruktur KM. 2.2.1 Knowledge Management Process Proses knowledge management merupakan proses yang harus dilakukan untuk menemukan dan menangkap pengetahuan, juga proses membagi dan mengaplikasikan pengetahuan. Dalam KM proses ini terdapat 7 (tujuh) subproses, dimana 4 (empat) subproses dari Nonaka dan 3 (tiga) subproses dari Grant, seperti pada gambar 2.3 berikut. Discovery - Combination - Socialization Sharing - Socialization - Exchange

Application - Direction - Routine

Capture - Externalization - Internalization

Gambar 2.0.3 Knowledge management process Fernandez (2010) menjelaskan, proses knowledge management dapat dibagi menjadi 4 jenis, yaitu : 1.

Knowledge Discovery Knowledge discovery merupakan mengembangkan pengetahuan tasit atau eksplisit baru dari data dan informasi atau dari penelahaan pengetahuan terdahulu. Proses combination berperan dalam penemuan pengetahuan tacit, sedangkan proses socialization berperan untuk pengetahuan eksplisit.

2.

Knowledge Capture Knowledge capture merupakan proses menangkap explicit atau tacit knowledge yang terdapat pada people, artifacts atau entitas organisasi. Sekaligus

menangkap

pengetahuan

diluar

organisasi,

seperti

pengetahuan yang dimiliki oleh kompetitor, konsumen, supplier Universitas Indonesia


14

maupun

konsultan.

Knowledge

capture

terdiri

dari

proses

externalization dan internalization. 3.

Knowledge Sharing Knowledge sharing mendukung proses dimana explicit atau tacit knowledge dapat dikomunikasikan dengan individu lainnya. Dalam proses KM ini terdiri dari proses socialization dan exchange. Exchange merupakan proses yang digunakan untuk berbagi pengetahuan eksplisit, antar individu, grup dan organisasi. Contohnya manual book sistem yang dipelajari dari satu pegawai ke pegawai lainnya, yang memanfaatkan pengetahuan eksplisit yang ada di dalam manual book.

4.

Knowledge Application Knowledge Application mendukung proses penggunaan pengetahuan yang dipunyai oleh beberapa individu dengan individu lain tanpa mendapatkan secara nyata atau mempelajari pengetahuan itu. Knowledge application terdiri dari proses direction dan routine. Direction merupakan proses satu individu menggunakan pengetahuan untuk memberi arahan kepada orang lain tanpa membagi pengetahuan yang dimilikinya. Sedangkan routine merupakan pengetahuan yang terdapat dalam prosedur, aturan dan norma yang memandu langkah berikutnya.

2.2.2

Knowledge Management System Fernandez (2010) mengatakan bahwa knowledge management system adalah suatu integrasi antara teknologi dan mekanisme yang dikembangkan untuk mendukung proses knowledge management. Knowledge Management System terdiri dari 4 (empat ) macam, yaitu knowledge discovery sharing, knowledge capture system, knowledge sharing system dan knowledge application system.

2.2.3

Knowledge Management Mechanism dan Knowledge Management Technology Mekanisme knowledge management merupakan tindakan untuk menyukseskan knowledge management dengan menggunakan kewenangan



15

organisasi. Dalam mekanisme KM terdapat kebijakan organisasi/sosial /struktural untuk mendukung KM. Teknologi knowledge management juga untuk mendukung KMS dan berhubungan dengan infrastruktur KM terutama infrastruktur TI. Dalam bukunya Fernandez (2010) memberikan beberapa contoh pemanfaatan KM mechanism and technology berdasarkan proses KM. 2.2.4

Knowledge Management Infrastructure Infrastruktur knowledge management merupakan pondasi untuk knowledge management berada. Infrastruktur KM terdiri dari 5 (lima) komponen utama yaitu budaya organisasi, struktur organisasi, communities of practices, infrastruktur TI dan pengetahuan umum. 2.2.4.1 Budaya Organisasi Budaya organisasi

direfleksikan

melalui

norma

dan

kepercayaan yang menuntun kebiasaan pegawai dalam suatu organisasi. Dalam penerapan knowledge management, membuat orang

berpartisipasi

dalam

kegiatan

berbagi

pengetahuan

merupakan hal yang paling berat. Hal-hal yang bisa dilakukan untuk membuat budaya organisasi dapat melalui pemahaman nilai dari kegiatan KM, dukungan dari pihak manajerial untuk proses KM di semua level, pemberian reward dalam proses berbagi pengetahuan dan dukungan untuk melakukan interaksi dalam proses menciptakan dan berbagi pengetahuan. 2.2.4.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi

juga

mempengaruhi

knowledge

management, misalnya struktur hierarchical mempengaruhi orang untuk bergerak secara individu atau hanya berbagi pengetahuan kepada orang yang disukai saja. Hubungan pelaporan yang masih tradisional berpengaruh terhadap pergerakan data dan informasi, dan adanya kelompok yang biasa mengambil keputusan bersama berpengaruh

terhadap

pembentukan

dan

kegiatan

berbagi

pengetahuan. Dengan melakukan desentralisasi atau membuat struktur organisasi lebih datar, dapat menghilangkan birokrasi. Universitas Indonesia


16

Dalam membantu knowledge management, organisasi dapat memfasilitasi dengan membentuk jabatan struktural yang khusus menangani masalah KM, atau biasa disebut CKO (chief Knowledge Officer). Dengan adanya communities of practice individu dapat berhubungan dengan komunitas, hal ini lebih memungkinkan terjadi

dibandingkan

dalam

struktur

tradisional.

Karena

communities of practice bukan bagian dari struktur organisasi, bentuk pertemuannya bersifat informal. Biasanya dengan adanya komunitas memungkinkan banyak jawaban dari permasalahan yang ada. 2.2.4.3 Infrastruktur TI Knowledge management juga difasilitasi oleh infrastruktur teknologi

informasi

organisasi.

Infrastruktur

TI

termasuk

pemrosesan data, yang terdiri dari database dan data warehouse. Salah satu cara untuk melihat infrastruktur TI secara sistematis adalah dengan mempertimbangkan kapabilitas nya dalam 4 (empat) aspek, yaitu reach, depth, richness dan aggregation. Reach berkaitan dengan koneksi dan akses. Dalam kontek jaringan, reach menggambarkan jumlah dan lokasi geografis lokasi dari node-node yang diakses. Depth fokus pada detail dan jumlah informasi yang dapat dikomunikasikan secara efektif melalui suatu medium. Hal ini berkaitan dengan bandwidth dan customization. Medium dari richness berdasarkan kemampuannya untuk menyediakan banyak isyarat, feedback yang cepat, personalisasi pesan dan menggunakan bahasa alami untuk menyampaikan isi. Salah satu keuntungan dari IT adalah meningkatnya kemampuan untuk memindahkan dan memproses informasi dengan cepat. Hal ini memungkinkan aggregation dari informasi yang berbobot besar dibentuk dari banyak sumber.



17

2.2.4.4 Pengetahuan Umum Pengetahuan umum

merupakan

pengalaman

kumulatif

perusahaan dalam memahami kategori dan pengetahuan serta prinsip organisasi yang mendukung komunikasi dan koordinasi. Pengetahuan umum juga mendukung kesatuan dari organisasi temasuk bahasa umum, pengakuan terhadap domain pengetahuan individu, skema kognitif umum, norma bersama, dan elamen dari pengetahuan khusus yang umum ada di individu yang berbagi pengetahuan. 2.2.4.5 Lingkungan Fisik Kunci utama dari lingkungan fisik adalah desain bangunan dan partisi diantaranya, lokasi, ukuran dan tipe kantornya, tipe, jumlah dan kondisi ruang meeting, dan lainnya. Lingkungan fisik dapat memfasilitasi KM dengan menyediakan pegawai bertemu dan membagi ide mereka. Fernandez

(2010)

mengusulkan

langkah-langkah

pembuatan

knowledge management, yaitu sebagai berikut : 1.

Assess the contingency factors.. Langkah ini untuk menilai lingkungan organisasi yang berkaitan dengan faktor kontingensi (seperti karakteristik tugas, knowledge yang ada, lingkungan dan organisasi)

dan

bagaimana

mereka

mempengaruhi

ketidaktentuannya. 2.

Identify the knowledge management processes based on each contingency factor. Langkah ini untuk menentukan proses-proses knowledge management berdasarkan tiap-tiap faktor kontingensi. Pada tabel berikut, menjelaskan efek dari tiap-tiap faktor kontingensi terhadap KM Process.



18

Tabel 2-2 Prioritas KM Process Contingency Factors Task Uncertanty Task Interdependence

Socialization for Socialization for Knowledge Discovery Knowledge Sharing

Combination LOW HIGH

HIGH HIGH

HIGH HIGH

Exchange

Externalization

Internalization

Direction

Routines

LOW HIGH

LOW LOW

LOW LOW

HIGH HIGH/LOW TACIT/EXPLICIT

LOW HIGH/LOW TACIT / EXPLICIT

Tacit/Explicit Knowledge

EXPLICIT

TACIT

TACIT

EXPLICIT

TACIT

EXPLICIT

Procedural/Declarative Knowledge Organizational Size

PROCEDURAL/ DECLARATIVE SMALL/LARGE

PROCEDURAL / DECLARATIVE SMALL


PROCEDURAL/ DECLARATIVE LARGE

PROCEDURAL / DECLARATIVE SMALL/LARGE


DIFFERENTIATION

DIFFERENTIATION

LOW COST/ DIFFERENTIATION



HIGH

HIGH

LOW

LOW

LOW

Business Strategy Environmental Uncertanty

PROCEDURAL

PROCEDURAL

SMALL

LARGE


LOW COST

LOW COST

LOW

HIGH

HIGH

Tabel 2-2 tersebut hanya menyediakan beberapa dari faktor-faktor yang paling penting yang perlu dipertimbangkan dalam membuat pilihan ini. Tabel dapat dilihat pada Bab 5. 3.

Prioritize the needed knowledge management processes. Langkah ini untuk mengetahui proses-proses Knowledge Management yang paling dibutuhkan oleh organisasi tersebut.

4.

Identify existing knowledge management processes. Langkah ini dilakukan untuk mengindentifikasi KM Process yang sudah dilakukan oleh perusahaan.

5.

Identify the additional needed knowledge management processes. Langkah ini untuk mengetahui proses-proses knowledge yang baru sehingga dapat dikombinasikan dengan proses yang sudah ada sebelumnya.

6.

Assess the knowledge management infrastructure. Langkah ini untuk dapat mengetahui gambaran infrastruktur management

yang

diterapkan. 7.

Develop

additional

needed

knowledge

management

system,

mechanism and technologies. Pada langkah terakhir adalah membuat KMS yang dibutuhkan dilengkapi dengan mekanisme dan teknologi yang mendukung KMS tersebut.

2.3 Software Engineering 2.3.1

Unified Modelling Language UML atau sering disebut Unified Modeling Language, merupakan salah satu bentuk bahasa visual untuk menjelaskan, Universitas Indonesia


19

memberikan

spesifikasi,

merancang,

membuat

model

dan

mendokumentasikan aspek-aspek dari sebuah sistem. UML banyak mengunakan diagaram untuk menggambarkan aspek dari sistem yang sedang dimodelkan. Berbeda dengan bahasa pemrograman yang lebih dekat dengan perangkat keras, UML lebih dekat ke model pemikiran kita. UML mendefinisikan diagram-diagramnya diantaranya use case diagram, class diagram, statechart diagram, activity diagram, sequence diagram, collaboration diagram, component diagram dan deployment diagram. 2.3.1.1 Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem, atau menekankan pada apa yang dilakukan oleh sistem. Use case merepresentasikan sebuah interaksi antara pengguna dengan sistem. Pada Gambar 2.5 berikut merupakan gambar dari tiga komponen sistem dalam use case diagram:

Actor

Sistem boundaries

Usecase

Gambar 2.0.4 Komponen-komponen use case 2.3.1.2 Activity Diagram Activity diagram menggambarkan alur dari aktivitas sistem yang sedan dirancang, bagaimana masing-masing alur berawal, keputusan yang mungkin terjadi, dan bagaimana berakhirnya. Pada activity diagram sebagian besar statenya adalah tindakan yang dipengaruhi oleh selesainya state sebelumnya.



20

2.4 Protyping Prototyping

merupakan

proses

yang

digunakan

untuk

membantu

pengembang perangkat lunak dalam membentuk model dari perangkat lunak yang dibuat tersebut. Prototyping melakukan analisis, desain dan implementasi secara bersamaan, kemudian dilakukan secara berulang-ulang untuk mendapat review dari pengguna. Hasil dari prototyping adalah suatu sistem dengan fungsi yang minimal. Pendekatan dalam prototyping antara lain: -

Throw-away, prototipe dibuat dan dites. Pengalaman yang diperoleh dari pembuatan prototipe digunakan untuk membuat produk akhir, kemudian prototipe dibuang.

-

Incremental, produk finalnya dibuat secara terpisah. Desain produk final secara keseluruhan hanya ada satu tapi dibagi dalam komponen-komponen yang lebih kecil yang terpisah.

-

Evolutionary, prototipe yang dibuat tidak dibuang tapi digunakan untuk iterasi berikutnya. Dalam hal ini, produk yang sebenarnya dipandang sebagai evolusi dari versi awal menuju produk akhir. Pada Gambar 2.5 dibawah menjelaskan langkah-langkah dalam melakukan

prototyping, dimulai dari tahap perencanaan, analisa sistem yang akan dibuat, mendesain

protipe,

kemudian

mengimplementasikan

prototipe

sekaligus

dilakukan testing. Setelah sistem prototipe memenuhi keinginan pengguna maka sistem tersebut dibuat aplikasi aslinya.



21

Planning

Analisis Design

Implementation Sistem Prototipe

Implementation System

Gambar 2.0.5 Alur Prototyping

2.5 Penelitian Sebelumnya Dalam membuat penelitian ini dilakukan studi literatur terhadap 3 karya akhir mahasiswa MTI-UI, yaitu : a. Pengembangan Model Knowledge Management System untuk Mendukung Resource Sharing dan Kolaborasi antar Perekayasa : Studi Kasus Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Penelitian yang dilakukan oleh Sari Andarwati Kunharyanto mengambil studi kasus pada Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT), bertujuan untuk menghasilkan model knowledge management system yang mendukung kolaborasi dan knowledge sharing antar perekayasa di BPPT. Penulis dalam penelitiannya mengadopsi metode dari Fernandez dengan mengidentifikasi faktor kontingensi dengan cara kuisoner, observasi dan wawancara. Proses knowledge management yang dibutuhkan dicari dari faktor kontingensi, kemudian dibandingkan dengan proses knowledge management yang sudah ada di organisasi tersebut untuk mengidentifikasi proses knowledge management tambahan yang diperlukan. Langkah selanjutnya dilakukan penilaian infrastruktur, baru dilakukan pengembangan knowledge management system. Prototipe KMS dibuat dengan merujuk dari model KMS yang dikembangkan serta menyesuaikannya dengan sistem tata kerja kerekayasaaan. Hasil penelitian tersebut adalah knowledge management yang akan dikumpulkan berbentuk dokumen yaitu instruction, report dan working sheet yang berisi Universitas Indonesia


22

engineering capabilities (hasil pengalaman dari perekayasa) serta proses knowledge management yang diprioritaskan adalah socialization for knowledge discovery and sharing. b. Perancangan Knowledge Management System pada Divisi Operasional PT Visi Solusi Teknologi Penelitian yang dilakukan oleh Dimas Setiawan mengambil studi kasus pada PT. Visi Solusi Teknologi, bertujuan untuk menghasilkan rancangan knowledge management solution dan prototipe knowledge management system pada Divisi PT. Visi Solusi Teknologi. Scope penelitian tersebut untuk membuat knowledge management solution dan rancangan prototype KMS pada divisi operasional PT. Visi Solusi Teknologi. Dalam penelitiannya penulis membuat metodologi yang disesuaikan dengan kondisi PT. Visi Solusi Teknologi dengan mengadopsi metodologi Fernandez, prototyping dan metodologi penelitian sebelumnya oleh Moh. Teguh Bayu Santoso. Hasil Penelitian tersebut adalah proses Knowledge Management yang dikembangkan berdasarkan prioritas adalah sebagai berikut: 

Socialization for knowledge discovery, socialization for knowledge sharing,

combination,

externalization,

exchange,

direction,

routines dan internalizations. 

Fitur-fitur knowledge management yang dikembangkan yaitu chatting, forum discussion, management article, management document, management issue, customer helpdesk.

c. Model Knowledge Management System untuk Sales dan Distribution Perusahaan Telekomunikasi : Studi Kasus PT. XL Axiata, Tbk Penelitian ini dilakukan oleh Alexander Waworuntu dengan mengambil studi kasus pada PT. XL Axiata, Tbk, bertujuan untuk menghasilkan rancangan solusi Knowledge Management dan prototipe KMS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, khusus pada direktorat commerce bagian CPC. Batasan penelitian ini hanya membahas pembuatan

model

KMS

beserta

prototipenya

untuk

commerce

performance control pada direktorat commerce PT. XL Axiata, Tbk. Universitas Indonesia


23

Metode untuk menyelesaikan penelitian ini dengan mengadaptasi metodologi faktor-faktor kontigensi dari Fernandez untuk mengetahui proses-proses KM yang paling berperan dalam daur knowledge yang ada dalam organisasi. Daur knowledge menggunakan tahapan SECI model. Proses-proses KM ini kemudian diterjemahkan menjadi fungsionalitas KMS

dan

aktivitas-aktivitas

yang

terlibat

didalamnya

sehingga

dihasilkanlah sebuah model KMS. Prototipe KMS dibuat dengan metodologi prototyping. Kesimpulan dari penelitian tersebut adala proses KM yang penting untuk diperhatikan adalah proses knowledge discovery, knowledge sharing dan knowledge application. Fitur KMS yang dihasilkan untuk mendukung proses tersebut adalah news management, article management, document management, discussion forum, dan report management.



24

Tabel 2-3 Perbandingan penelitian sebelumnya

Scope Penelitian

Tujuan Penelitian

Metode Penelitian

Hasil Penelitian

Pengembangan Model KMS untuk Mendukung Resource Sharing dan Kolaborasi antar Perekayasa : Studi Kasus BPPT Pembuatan model KMS di BPPT untuk mendukung kolaborasi knowledge sharing antar Perekayasa. Menghasilkan model KMS yang mendukung kolaborasi dan knowledge sharing antar Perekayasa di BPPT.

Menggunakan metodologi Fernandez (2010) dan studi kasus untuk merancang model KMS bagi perekayasa.

Perancangan Knowledge Management System pada Divisi Operasional PT Visi Solusi Teknologi Perancangan KM solution dan prototipe KMS untuk Divisi Operasional PT. Visitek. Merancang KM Solution dan prototipe KMS yang mendukung KM Solution untuk Divisi Operasional PT. Visitek.

Menggunakan metodologi Fernandez (2010) dan metodologi prototype untuk merancang prototipe KMS.

Proses KM yang diprioritaskan : Proses KM yang diterapkan pada - Socialization for Knowledge Divisi Operasional PT. Visitek Discovery berdasarkan urutan prioritasnya: - Socialization for Knowledge - Socialization for knowledge Sharing discovery, Socialization for Knowledge yang di-capture berupa knowledge sharing dan dokumen, terbagi menjadi combination instruction, report, dan working - Externalization dan exchange sheet. - Direction dan routines - Internalization Fitur-fitur yang dikembangkan : chatting, forum discussion, management article, management document, management issue, customer helpdesk.

Model KMS untuk Sales dan Distribution Perusahaan Telekomunikasi : Studi Kasus PT. XL Axiata, Tbk Perancangan solusi KM dan prototipe KMS untuk Divisi Sales dan Distribution pada PT. XL Axiata, Tbk. Menghasilkan rancangan solusi KM dan prototype KMS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, khusus pada direktorat commerce bagian CPC Menggunakan metodologi faktor-faktor kontigensi dari Fernandez dan SECI model dari Nonaka untuk menganalisa daur knowledge yang terjadi. Proses KM yang diprioritaskan : - Socialization for Knowledge Discovery - Socialization for Knowledge Sharing - Knowledge - Application Fitur KMS yang dihasilkan untuk mendukung proses tersebut adalah News Management, Article Management, Document Management, Discussion Forum, Report Management.



Pemodelan Knowledge Management System pada Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri Perancangan solusi KM dan prototipe KMS untuk satuan kerja Pusat Komunikasi Merancang model KMS yang membantu pegawai Puskom.

Menggunakan metodologi Fernandez (2010) dan prototyping untuk membangun model KMS bagi pegawai Pusat Komunikasi Proses KM yang diprioritaskan : - Socialization (knowledge sharing dan knowledge discovery) - Combination - Internalization - Externalization - Exchange Fitur KMS yang dikembangkan : document library, article library, forum discussion, chatting, searching.

25

Tabel 2.3 merupakan perbandingan antara penelitian-penelitian sebelumnya, dimana ketiga penelitian tersebut menggunakan faktor kontingensi dari Fernandez, sedangkan untuk studi kasus pada PT. XL Axiata untuk menganalisa daur knowledge yang terjadi digunakan metode SECI dari Nonaka. Penelitian yang dilakukan penulis dibandingkan dengan ketiga penelitian sebelumnya adalah sama-sama menggunakan faktor kontingensi Fernandez untuk menganalisa proses-proses KM. Penelitian ini mengambil studi kasus di Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri.



BAB III METODOLOGI PENELITIAN Dalam bab ini dibahas mengenai kerangka penelitian serta metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini.

3.1 Kerangka Penelitian Penelitian ini digunakan untuk menggambarkan bagaimana merancang model Knowledge management system yang sesuai dengan kondisi di Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri.

Penelitian ini menggunakan bersifat

deskripsi kualitatif dan tidak menggunakan uji statistik serta hasil yang didapatkan tidak dapat digeneralisasi untuk organisasi lain dengan penelitian sejenis. Karena penelitian ini dilakukan denan menganalisa faktor-faktor yang berpengaruh terhadap perancangan model KMS sesuai dengan kebutuhan dari Pusat Komunikasi

Kementerian

Luar

26

Negeri.



27

Studi Literatur

Merumuskan Masalah

Pengumpulan Data Metode : Wawancara, Observasi, Kuisioner

Identifikasi Proses KM berdasarkan faktor Kontigensi Input : Faktor-faktor Kotigensi Metode : Analisa tabel faktor kontingensi Output : Portofolio Proses KM berdasarkan tabel faktor kontigensi

Identifikasi Proses KM Tambahan yang dibutuhkan Input : Portofolio Proses KM yang dibutuhkan, Portofolio Kecenderungan Pemanfaatan Proses KM saat ini Metode : Analisa Prioritas Pengembangan Output : Area Pengembangan Proses KM

Memprioritaskan Proses KM yang dibutuhkan Input : Portofolio Proses KM berdasarkan tabel faktor kontigensi Metode : Penilaian prioritas tabel faktor kontigensi Output : Portofolio Prioritas Proses KM yang dibutuhkan

Identifikasi Proses KM saat ini Input : Pemanfaatan Proses KM saat ini Metode : Kuisioner Output : Portofolio Kecenderungan Pemanfaatan Proses KM saat ini

Menilai Infrastruktur KM Input : Struktur Organisasi, Kultur Organisasi, Infrastruktur TI Metode : Wawancara, Observasi Output : Kondisi Infrastruktur KM

Mengembangkan Knowledge Management System Input : Area pengembangan proses KM, kondisi infrastruktur KM, kebutuhan KMS Metode : Studi literatur, perancangan model solusi KM Output : Rancangan Model KMS

Mengembangkan Prototipe KMS Input : Rancangan model KMS Metode : Software Engineering Gambar 3.0.1 Output : Prototipe KMS

Kerangka Penelitian

Gambar 3.1 Metodologi Penelitian



28

Sesuai dengan Gambar 3.1 diatas, peneliatian ini dilakukan dengan tahapantahapan sebagai berikut: 1. Merumuskan Masalah Tahap pertama penelitian ini penulis melakukan perumusan masalah. Penulis melakukan analisa permasalahan yang terjadi di satuan kerja Pusat Komunikasi, kemudian dicari solusi dari permasalahan tersebut dengan teori yang ada. 2. Studi Literatur Studi Literatur dilakukan untuk mencari teori-teori yang berhubungan dengan knowledge management system dan beberapa teori lain yang dapat mendukung dalam pemecahan masalah baik melalui textbook, artikelartikel dari internet,

maupun referensi

lainnya, sehingga

dapat

mempermudah dalam pengolahan dan analisa data. 3. Pengumpulan Data Data-data untuk pengukuran diperlukan dalam menentukan faktor kontigensi. Data-data ini didapatkan dengan 3 tahapan, yaitu melalui kuisioner, wawancara dan observasi. Wawancara dan observasi dilakukan untuk menguatkan hasil yang didapat dari kuisioner. Penelitian ini menggunakan

kuisioner

untuk

mendapatkan

informasi

mengenai

karakteristik tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi, ukuran organisasi dan karakteristik lingkungan. Keluaran yang diharapkan yaitu nilai-nilai faktor kontigensi berdasarkan masukan karakteristik dari masing-masing faktor kontigensi di dalam organisasi. 4. Identifikasi Proses KM berdasarkan setiap Faktor Kontigensi Tahap selanjutnya adalah proses identifikasi penentuan proses KM yang sesuai dengan masing-masing faktor kontigensi tersebut. Masukan dari proses ini adalah hasil penilaian masing-masing faktor kontigensi pada langkah sebelumnya. Keluaran dari proses ini adalah portofolio prosesproses KM yang cocok bagi perusahaan berdasarkan tabel faktor-faktor kontigensi.



29

5. Memprioritaskan proses KM yang dibutuhkan Langkah selanjutnya dilakukan pemilihan proses-proses KM prioritas berdasarkan kesesuaian dengan masing-masing faktor kontigensi yang ada. Masukan dari proses ini adalah portofolio proses KM yang cocok bagi organisasi berdasarkan tabel faktor kontigensi yang dihasilkan pada langkah sebelumnya. Keluaran dari langkah ini didapatkan portofolio prioritas proses KM yang dibutuhkan. 6. Identifikasi Proses KM saat ini Langkah berikutnya dilakukan identifikasi proses-proses KM yang selama ini ada di lingkungan Pusat Komunikasi yang dimanfaatkan oleh masingmasing individu di dalam melaksanakan proses kerjanya. Proses ini menggunakan metode kuisioner untuk menentukan proses-proses KM apa saja yang sudah ada di lingkungan Pusat Komunikasi. Masukannya adalah tingkat pemanfaatan proses KM saat ini, sementara keluarannya adalah portofolio kecenderungan pemanfaatan KM saat ini. 7. Identifikasi Proses KM tambahan yang dibutuhkan Tahap berikutnya adalah menentukan proses-proses KM apa saja yan perlu ditambahkan sesuai dengan hasil identifikasi proses KM saat ini dan proses piroritasisasi proses-proses KM yang dibutuhkan dari faktor kontigensi. Masukan dari proses ini adalah portofolio prioritas proses KM yang dibutuhkan dari langkah 3 dan

portofolio kecenderungan

pemanfaatan KM saat ini dari langkah 4. Informasi lain yang didapatkan adalah analisis portofolio harapan pemanfaatan proses KM. Metode yang digunakan adalah kuisioner untuk mendapatkan informasi harapan pemanfaatan proses KM dari individu didalam perusahaan. Masingmasing portofolio dibuat peringkat terhadap proses KM, kemudian dari ketiga informasi portofolio tersebut dijumlah, dan jumlah yang dibawah 12 (asumsi nilai yang paling tinggi 8, sehingga nilai dari ketiga portofolio 24, kemudian 24 dibagi 2) mendapatkan prioritas area pengembangan KMS yang cocok bagi Pusat Komunikasi.



30

8. Menilai Infrastruktur KM Pada tahap ini dilakukan analisis infrastruktur teknologi informasi yang ada di Pusat Komunikasi melalui metode kuisioner, observasi dan wawancara. Masukannya berupa struktur organisasi, budaya organisasi, infrastrktur TI yang ada di satuan kerja tersebut sehingga didapatkan keluaran infrastruktur KM. 9. Mengembangkan KMS Pada tahap ini dilakukan perancangan model knowledge management system Pusat Komunikasi, dengan menggunakan metode studi literatur. Tahap ini juga dilakukan pemilihan teknologi dan mekanisme KM sesuai dengan proses KM yang diprioritaskan. Masukannya berupa area pengembangan KM dan kebutuhan KMS, dan didapatkan keluaran rancangan model KMS. 10. Mengembangkan Prototipe KMS Pada tahap ini dilakukan perancangan prototipe knowledge management system Pusat Komunikasi dengan menggunakan metode prototyping. Masukannya berupa rancangan model KMS dari langkah 9, dari masukan tersebut dihasilkan prototipe KMS sesuai kebutuhan satuan kerja Pusat Komunikasi.

3.2 Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan teknik kuisioner dan teknik wawancara. Kuisioner diambil dari penelitian yang dilakukan oleh Dimas Setiawan, karena dalam kuisionernya memetakan proses-proses KM yang diperlukan dalam penelitian ini. Mengenai pemetaaan kuisioner dapat dilihat pada lampiran E. Kuisioner menggunakan pengelompokan data teknik likert. Responden diambil secara population sampling dengan mengambil pegawai Pusat Komunikasi yang saat ini berada di Kantor Pusat Jakarta yang berjumlah 194 pegawai sebagai unit stratumnya. Dari kuisioner yang disebar ke semua pegawai, ada 160 kuisioner yang kembali ke penulis, sehingga data yang digunakan adalah data dari 160 responden. Wawancara dilakukan kepada Bapak Yonny Tri Prayitno selaku Kepala Pusat Komunikasi dan Bapak Linardi Utama selaku Kepala Bagian PPSIK. Universitas Indonesia


31

3.3 Analisa Data Analisa data menggunakan pendekatan diskriptif kualitatif dan analisa kuantitatif. Analisa data secara kuantitatif untuk faktor pemilihan prioritas proeses KM. Kuisioner terdiri dari 3 (tiga) jenis pertanyaan, bagian I dan bagian II responden memilih salah satu dari dua jawaban. Hasil yang didapatkan dibuat prosentasenya untuk kedua jawaban tersebut. Bagian III responden dapat memilih lebih dari 1 (satu) jawaban, dan hasil tiap jawaban akan dijumlah dan dibuat prosentasenya. Bagian IV menggunakan skala linkert, dimana nilai untuk masing masing jawaban dapat dilihat dalam Tabel 3-1 berikut : Tabel 3-1 Pembobotan nilai skala likert Skala Likert Sangat Setuju Setuju Ragu-ragu Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju

Bobot Nilai 5 4 3 2 1

Cara menghitung skor dan presentase penggolongan skor penilaian adalah seperti berikut: a. Cara Menghitung Skor Skor = frekuensi x bobot nilai, dimana frekuensi adalah jumlah responden yang memilih. Jumlah skor = jumlah skor skala penilaian 1 sampai 5. b. Cara penghitungan presentase penggolongan skor penilaian Penggolongan skor penilaian dilakukan berdasarkan skor ideal, dimana jumlah responden merupakan nilai penentunya. Penelitian ini mendapatkan jumlah responden sebanyak 160, maka : Skor ideal (skor tertinggi)

= 160 X bobot nilai tertinggi = 160 X 5 = 800

Skor kumulatif

= (jumlah responden yang memilih 1 X 1)+( jumlah responden yang memilih 2 X 2)+( jumlah responden yang memilih 3 X 3)+(



32

jumlah responden yang memilih 4 X 4)+ ( jumlah responden yang memilih 5 X 5) Nilai tiap pertanyaan dalam skala likert = skor kumulatif/skor ideal

3.4 Karakteristik Umum Responden Data karakteristik umum responden adalah data yang memberikan gambaran umum mengenai responden, baik yang diwawancara maupun kuisioner. Data responden diperoleh dengan menanyakan data responden seperti jenis kelamin, usia, latar belakang pendidikan, dan lama bekerja di dalam kuisioner kuisioner. Berikut merupakan gambaran detail mengenai karakteristik umum responden. 1.

Jenis Kelamin Data jenis kelamin berupa laki-laki dan perempuan. Penyebaran kuisioner dilakukan kepada seluruh pegawai tanpa mempertimbangkan jenis kelamin, sehingga pembagian jenis kelamin tidak merata. Sebagian besar responden kuisioner adalah laki-laki, seperti yang terdapat pada Tabel 3-2 berikut. Tabel 3-2 Jenis Kelamin Responden Jenis Kelamin Laki-laki Perempuan Jumlah

Jumlah 114 46 160

% 71.25% 28.75% 100%

Gambar 3.0.2 Diagram prosentase responden berdasarkan jenis kelamin Dari Gambar 3.2 diatas terlihat bahwa responden laki-laki lebih mendominasi dari total responden, dengan jumlah 71,25%, sedangkan responden perempuan sebesar 28,75%. Hal ini terjadi karena sebagian besar pegawai Pusat Komunikasi adalah laki-laki. Universitas Indonesia


33

2.

Usia Usia responden kuisioner sebagian besar berada pada rentang dibawah 30 (tiga puluh) tahun. Hal ini disebabkan pegawai yang saat ini ada di Puskom kantor pusat Jakarta adalah pegawai yang baru 3-4 tahun lalu baru direkrut, sehingga merupakan usia pegawai masih muda.

Tabel 3-3 Usia Responden Usia (U) U=< 30 30 < U < 50 U >= 50 Jumlah

10.00%

Jumlah 81 63 16 160

% 50.63% 39.38% 10.00% 100%

50.63% U=< 30 30 < U < 50 U >= 50

39.38%

Gambar 3.0.3 Diagram prosentase responden berdasarkan usia Dari Gambar 3.4 diatas terlihat bahwa responden usia di bawah 30 (tiga puluh) tahun mendominasi, yaitu sebesar 50,63%, sedangkan pegawai dengan usia antar 30 samapi 50 tahun sebesar 39,38%. Responden dengan usia diatas 50 (lima puluh) tahun sebesar 10%. 3.

Latar Belakang Pendidikan Data latar belakang pendidikan responden berupa SMU, SMK, Diploma, S-1, dan S-2. Hampir lebih dari 50% pegawai Puskom mempunyai latar belakang pendidikan S-1.



34

Tabel 3-4 Latar Belakang Pendidikan Responden Latar Belakang Pendd

Jumlah

%

SMU SMK Diploma S-1 S-2 Jumlah

2 3 44 108 3 160

1.25% 1.88% 27.50% 67.50% 1.88% 100%

1.88%

1.25%

1.88%

27.50% SMU

SMK Diploma

67.50%

S-1

S-2

Gambar 3.0.4 Diagram prosentase responden berdasarkan latar belakang pendidikan Dari Gambar 3.4 diatas dapat dilihat bahwa 67,50% pegawai Puskom mempunyai latar belakang pendidikan S-1, 27,50% mempunyai latar belakang pendidikan diploma. Responden dengan latar belakang S-2 dan SMK sama-sama sebesar 1,88%, sedangkan 1,25% responden mempunyai latar belakang pendidikan SMU. 4.

Lama Bekerja Data lama bekerja di Puskom dibedakan menjadi 3, yaitu pegawai yang bekerja di bawa 5 (lima) tahun, bekerja antara 5 sampai 20 tahun dan bekerja diatas 20 (dua puluh) tahun.



35

Tabel 3-5 Lama Bekerja Responden

18.13% T =< 5 5 < T < 20

T >= 20

15.00%

66.88%

Gambar 3.0.5 Diagram prosentase responden berdasarkan lama bekerja Dari Gambar 3.5 diatas didapatkan bahwa 66,88% responden baru bekerja di Puskom kurang dari 5 tahun, sedangkan 15% responden sudah bekerja dengan rentang waktu antar 5 sampai dengan 20 tahun. Responden dengan masa kerja lebih dari 20 (dua puluh) tahun sebesar 18,13%.



BAB IV PROFIL ORGANISASI

Bab ini menjelaskan mengenai sejarah Kementerian Luar Negeri dan Pusat Komunikasi serta struktur organisasi yang ada di Pusat Komunikasi.

4.1 Sejarah Singkat Kementerian Luar Negeri Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia atau DEPLU RI berdiri pada 19 Agustus 1945. Kemlu merupakan salah satu departemen yang pertama kali di bentuk setelah Indonesia merdeka pada 17 Agustus 1945. Tugas departemen ini adalah berperan dalam menjalankan diplomasi untuk mendapatkan simpati, dukungan dan menggalang solidaritas teman-teman disegala bidang dan dengan berbagai macam upaya untuk mendapat pengakuan dari masyarakat internasional atas kemerdekaan Indonesia. Kemlu mewakili pemerintah Indonesia membuka perwakilan di negara lain yang bertugas dalam berpartisipasi suatu perundingan serta membuat persetujuan, karena bertugas menangani masalah luar negeri. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan hubungan antara Indonesia dengan negara tersebut. Tugas utama Kemlu untuk masa sekarang ini lebih kearah dalam hal memagari potensi disintegrasi bangsa, pemulihan ekonomi, peningkatan citra Indonesia, meningkatkan kualitas pelayanan dan perlindungan WNI.

4.2 Sejarah Puskom Pusat Komunikasi terbentuk pada tahun 1980, sesuai dengan surat keputusan menteri luar

negeri tahun tersebut, Pusat Komunikasi awal

merupakan penggabungan dari 2 unit eselon II di lingkungan DEPLU, yaitu biro komunikasi dan biro sandi. Kedua biro ini digabung karena mengingat adanya kesamaan tugas dan fungsi, sehingga disederhanakan menjadi 1 unit eselon II yang dinamakan Pusat Komunikasi yang dipimpin oleh seorang kepala bagian.

36



37

4.3 Visi Puskom Menghadapi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, Pusat Komunikasi telah menjawab berbagai peluang, tantangan dan hambatan di masa kini dan masa yang akan datang melalui pernyataan visi Pusat Komunikasi yang merupakan komitmen bersama dalam melaksanakan tugas dan fungsi organisasi. Pernyataan Visi tersebut adalah : “Terwujudnya pelayanan prima melalui penerapan teknologi informasi dan komunikasi serta persandian yang handal dan aman dalam kerangka mendukung keberhasilan visi dan misi Kementerian Luar Negeri”

4.4 Misi Puskom Dengan memperhatikan visi di atas, terbentang suatu tantangan yang perlu dihadapi secara bersama-sama oleh seluruh komponen di lingkungan Pusat Komunikasi. Untuk itu ditetapkan pernyataan misi sebagai berikut : 1. Membangun infrastruktur jaringan komunikasi internet, intranet dan ekstranet yang terintegrasi dan terkendali di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI; 2. Meningkatkan sarana dan prasarana teknologi informasi dan komunikasi serta sistem persandian di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI; 3. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang berkompetensi dalam penggunaan dan pengelolaan sistem informasi dan komunikasi serta persandian Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI; 4. Mengoptimalkan

pengamanan

infrastruktur

dan

content

sistem

komunikasi dan sistem informasi di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI; 5. Mewujudkan

tata

kelola

pemerintahan

berbasis

elektronis

(e-

government) melalui portal sistem informasi diplomasi terpadu (ediplomacy).

4.5 Struktur Organisasi Struktur Organisasi Pusat Komunikasi dipimpin oleh satu pejabat eselon II, yaitu seorang Kepala Pusat Komunikasi. Untuk membantu pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi, Pusat Komunikasi memiliki 4 unit



38

eselon III, 9 unit eselon IV, serta kelompok jabatan fungsional yang terdiri dari fungsional sandiman dan fungsional operator transmisi sandi/OTS. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, Pusat Komunikasi memiliki struktur organisasi sebagai berikut : 4.5.1

Bidang Persandian dan Telekomunikasi Mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Pusat Komunikasi di bidang pembinaan dan pelaksanaan sistem persandian Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI serta pendistribusian, transmisi, dokumentasi berita.

Dalam

melaksanakan

tugasnya

Bidang

Persandian

dan

Telekomunikasi menyelenggarakan fungsi : a.

pelaksanaan kegiatan operasional di bidang pemberitaan dan persandian di lingkungan Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI;

b.

pelaksanaan pengawasan, pengendalian, dan pembinaan terhadap pelaksanaan kegiatan pemberitaan dan persandian;

c.

pelaksanaan distribusi dan transmisi pemberitaan;

d.

penyelenggaraan pemantauan lalu lintas berita, dokumentasi serta pembuatan statistik dan pelaporan;

e.

pelaksanaan pengawasan dan pengendalian administrasi dan teknis telekomunikasi.

Bidang Persandian dan Telekomunikasi terdiri dari : 1.

Subbidang Distribusi, mempunyai tugas melakukan distribusi dan transmisi berita di lingkungan Kementerian Luar Negeri, Perwakilan RI dan instansi pemerintah lainnya.

2.

Subbidang Dokumentasi Berita, mempunyai tugas melakukan dokumentasi dan pengendalian lalu lintas pemberitaan.

4.5.2

Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi dan Komunikasi Mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Pusat Komunikasi di bidang pengembangan dan pelaksanaan kebijakan teknis pemanfaatan teknologi informasi, komunikasi, dan jaringan telepon di lingkungan Kementerian

Luar Negeri. Dalam melaksanakan tugasnya Bidang Universitas Indonesia


39

Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi dan Komunikasi menyelenggarakan fungsi : a.

penyiapan pelaksanaan koordinasi pembangunan sistem informasi Kementerian Luar Negeri.

b.

pengembangan

dan

pelaksanaan

pembangunan

sistem

jaringan

komputer Kementerian Luar Negeri. c.

pelaksanaan urusan perangkat keras dan lunak serta sistem jaringan komputer Kementerian Luar Negeri.

d.

pengawasan dan pelayanan fasilitas teknologi informasi Kementerian Luar Negeri.

e.

pelaksanaan urusan jaringan dan sistem telepon Kementerian Luar Negeri.

Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi dan Komunikasi terdiri dari : 1.

Subbidang Jaringan dan Aplikasi Sistem Informasi, mempunyai tugas melakukan pengembangan dan pengelolaan jaringan komputer dan mengkoordinasikan pengembangan aplikasi sistem infomasi di lingkungan Kementerian Luar Negeri.

2.

Subbidang Sistem dan Jaringan Telepon, mempunyai tugas melakukan pengembangan dan pengelolaan sistem dan jaringan telepon Kementerian Luar Negeri.

4.5.3

Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan Mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Pusat Komunikasi di bidang kebijakan teknis pengamanan, pengembangan teknologi sistem persandian Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI serta pemeliharaan sarana persandian dan telekomunikasi. Dalam melaksanakan tugasnya Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan menyelenggarakan fungsi : a.

pelaksanaan pengamanan fisik, personil dan materil persandian dan telekomunikasi Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI.



40

b.

pelaksanaan pembuatan standardisasi pengamanan, persandian dan telekomunikasi yang digunakan di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI.

c.

pelaksanaan

urusan

sarana

dan

prasarana

persandian

serta

materil

persandian

dan

telekomunikasi. d.

pelaksanaan

pemeliharaan

sarana

telekomunikasi. Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan terdiri dari : 1.

Subbidang Pengamanan, mempunyai tugas melakukan pengamanan fisik, materil, personil komunikasi, dan persandian di lingkungan Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri serta pengawasan pelaksanaan pengamanan komunikasi dan persandian di Perwakilan RI.

2.

Subbidang Pemeliharaan, mempunyai tugas melakukan pemeliharaan dan perbaikan sarana komunikasi, persandian, dan sarana peralatan penunjang

lainnya

serta

pengawasan

pelaksanaan

pengelolaan

pemeliharaan sarana komunikasi dan persandian di Perwakilan RI. 4.5.4

Bagian Tata Usaha Mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Pusat Komunikasi di bidang kepegawaian, keuangan, tata usaha, dan rumah tangga Pusat Komunikasi.

Dalam

melaksanakan

tugasnya

Bagian

Tata

Usaha

menyelenggarakan fungsi: a.

pelaksanaan penyusunan rencana dan program kerja Pusat Komunikasi.

b.

pelaksanaan urusan kesekretariatan dan pembuatan laporan pelaksanaan tugas Pusat Komunikasi.

c.

pelaksanaan perencanaan dan pengelolaan administrasi kepegawaian dan urusan rumah tangga Pusat Komunikasi.

d.

pelaksanaan perencanaan dan pengelolaan anggaran Pusat Komunikasi.

Bagian Tata Usaha terdiri dari : 1.

Subbagian Kepegawaian, mempunyai tugas melakukan urusan sumber daya manusia dan melaksanakan urusan administrasi kepegawaian.



41

2.

Subbagian Keuangan, mempunyai tugas melakukan urusan anggaran, keuangan, dan gaji pegawai.

3.

Subbagian Rumah Tangga, mempunyai tugas melakukan urusan umum dan kerumahtanggaan Pusat Komunikasi.

4.5.5

Kelompok Jabatan Fungsional Mempunyai tugas melakukan

kegiatan

jabatan

fungsional

berdasarkan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. kelompok jabatan fungsional di lingkungan Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri terdiri dari jabatan fungsional sandiman dan operator transmisi sandi serta jabatan fungsional lainnya.



42

Struktur organisasi Pusat Komunikasi secara keseluruhan dapat dilihat pada Gambar 4.1 berikut.

Menteri Luar Negeri Sekretaris Jenderal

Pusat Komunikasi

Bidang Persandian dan Telekomunikasi

Bidang Pengembangan & Pengelolaan Sistem Informasi & Komunikasi

Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan

Bagian Tata Usaha

Subbidang Distribusi

Subbidang Jaringan dan Aplikasi Sistem Informasi

Subbidang Pengamanan

Subbagian Kepegawaian

Subbidang Dokumentasi Berita

Subbidang Sistem dan Jaringan Telepon

Subbidang Pemeliharan

Subbagian Keuangan

Subbagian Rumah Tangga

Kelompok Jabatan Fungsional

(Sumber : Permenlu Nomor 07 Tahun 2011)

Gambar 4.0.1 Struktur organisasi Pusat Komunikasi



BAB V PERANCANGAN SISTEM

Bab ini berisi langkah-langkah yang dilakukan penulis untuk pembuat prototipe KMS Pusat Komunikasi, dari analisa proses-proses KM, analisa fitur yang dibutuhkan sampai pembuatan prototipe KMS.

5.1 Menilai Faktor Kontingensi Melakukan characteristics,

penilaian

terhadap

organizational

task

characteristic,

characteristic

dan

knowledge

environmental

characteristic. 5.1.1

Karakteristik Tugas Karakteristik tugas diidentifikasi menjadi 2 (dua) macam, yaitu task uncertainty (ketidakjelasan tugas) dan task interdependence (ketergantungan tugas). Pengambilan data dilajukan melalui metode kuisioner, maka didapatkan nilai (tinggi atau rendah) dari kedua jenis karakteristik tugas di dalam Pusat Komunikasi.

5.1.2

Task Uncertainty Dari hasil pengukuran tingkat task uncertainty di dalam Pusat Komunikasi, maka didapatkan bahwa 45% dari responden menjawab tinggi dan 55% responden menjawab rendah. Hasil tabulasi untuk task uncertainty dapat dilihat pada Tabel 5-1 berikut. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa task uncertainty di dalam organisasi Pusat Komunikasi adalah rendah. Tabel 5-1 Task Uncertainty Kategori Sering/Tinggi Jarang/Rendah Total

Task Uncertanty Jumlah 72 88 160

43

Prosentase 45.00% 55.00% 100%



44

Dari hasil Tabel 5-1 diatas, dapat dihasilkan bagan sebagai berikut :

45.00% Sering/Tinggi Jarang/Rendah

55.00%

Gambar 5.0.1 Task uncertainty 5.1.2.1 Task Interdependence Dari hasil pengukuran tingkat task interdependence di dalam Pusat Komunikasi, maka didapatkan bahwa 73,13% dari responden menjawab tinggi dan 26,88% responden menjawab rendah. Hasil tabulasi untuk task interdependence dapat dilihat pada Tabel 5-2 berikut. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa task uncertainty di dalam organisasi Pusat Komunikasi adalah tinggi. Tabel 5-2 Task interdependence Kategori Banyak/Tinggi Sedikit/Rendah Total

Task Interdependence Jumlah 117 43 160

Prosentase 73.13% 26.88% 100%



45

Dari hasil Tabel 5-2 diatas, didapatkan gambar seperti berikut :

26.88% Banyak/Tinggi Sedikit/Rendah

73.13%

Gambar 5.0.2 Task interdependence 5.1.3

Karakteristik Pengetahuan Menurut Fernandez, karakteristik pengetahuan dibagi menjadi 3

(tiga),

yaitu

tacit/explicit,

procedural/declarative

serta

general/specific. Namun hanya dua yaitu tacit/explicit dan procedural/declarative dari karakteristik pengetahuan tersebut yang secara langsung mempengaruhi KM process. Metode kuisioner dilakukan untuk mendapatkan karakteristik pengetahuan yang ada di Pusat Komunikasi. 5.1.3.1 Tacit/Explicit Dari hasil perhitungan, maka didapatkan bahwa 76,25% dari responden memilih secara langsung/tacit, dan 23,75% dari responden memilih melalui media/explicit. Hasil tabulasi untuk tacit/explicit dapat dilihat pada Tabel 5-3 berikut. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa pegawai di Pusat Komunikasi melakukan kegiatan berbagi pengetahuan secara langsung/tacit. Tabel 5-3 Tacit/explicit Kategori Langsung Media Total

Tacit/Explicit Jumlah 122 38 160

Prosentase 76.25% 23.75% 100%



46


23.75%

Langsung

Media

76.25% Gambar 5.0.3 Tacit/explicit 5.1.3.2 Procedural/Declarative Dari hasil perhitungan, maka didapatkan bahwa 88,75% dari responden memilih prosedur/procedural, dan 11,25% dari responden memilih rumus/formulasi(declarative). Hasil tabulasi untuk procedural/declarative

dapat dilihat pada Tabel 5-4

berikut. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa pegawai di Pusat

Komunikasi

melaksanakan

tugas/pekerjaannya

berdasarkan prosedur. Tabel 5-4 Procedural/declarative Kategori Formulasi Procedural Total

Declarative/Procedural Jumlah 18 142 160

Prosentase 11.25% 88.75% 100%



47


11.25% Formulasi Procedural

88.75%

Gambar 5.0.4 Procedural/declarative 5.1.4

Karakteristik Organisasi Untuk menilai karakteristik organisasi dapat dilihat dari ukuran organisasi, strategi bisnis dan karakteristik lingkungan yang diterapkan oleh organisasi.

5.1.4.1 Ukuran Organisasi Sampai dengan tahun 2012 jumlah pegawai Pusat Komunikasi adalah 325 pegawai, dengan komposisi 194 pegawai berada di kantor pusat Jakarta, dan sisanya berada di perwakilan RI. Ukuran organisasi dapat didefinisikan dengan beberapa kriteria. Menurut standar Amerika Serikat, organisasi dikatakan besar apabila jumlah pegawainya diatas 500 orang. Sehingga dapat disimpulkan bahwa ukuran organisasi Pusat Komunikasi kecil. 5.1.4.2 Strategi Bisnis Organisasi Hasil wawancara yang dilakukan terhadap Kepala Pusat Komunikasi dan Kepala Bagian PPSIK, didapatkan strategi bisnis yang diterapkan pada Pusat Komunikasi. Strategi bisnis tersebut adalah differentiation, karena organisasi pemerintah bersifat unik satu sama lain/tidak ada organisasi pemerintah yang mempunyai tugas dan fungsi yang sama.



48

5.1.5

Karakteristik Lingkungan Organisasi Tingkat environmental uncertainty adalah tingkat pengaruh pihak luar terhadap organisasi (Fernandez, 2010) salah satunya adalah kebijakan dan peraturan pemerintah, kondisi ekonomi dan instansi pemerintah lainnya. Sebagai salah satu Eselon II di Kementerian Luar Negeri, Pusat Komunikasi merupakan bagian dari instansi pemerintah yaitu Kementerian Luar Negeri. Sebagai instansi pemerintah, tugas dan pekerjaan yang dilakukan oleh pegawaipegawainya cenderung sama sepanjang tahunnya, dan sebagai bagian

dari

kementerian/lembaga

yang

bertugas

membuat

kebijakan/peraturan, namun kebanyakan kebijakan tidak banyak mempengaruhi lingkungan kerja PNS. Kondisi ekonomi juga tidak mempengaruhi secara langsung terhadap Pusat Komunikasi, karena sumber dananya yang bersifat pasti. Yang artinya dalam melakukan kegiatan untuk satu tahun berjalan, perencanaan kegiatan dan jumlah anggarannya sudah diberikan sejak awal tahun anggaran. Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa tingkat ketidaktentuan lingkungan organisasi adalah rendah.

5.2 Mengidentifikasi Proses KM berdasarkan Faktor Kontingensi Dari hasil identifikasi nilai-nilai dari faktor kontingensi, dapat dilakukan rekapitulasi hasil penilaian pada Tabel 5-5 berikut. Tabel 5-5 Hasil pengambilan data Faktor Kontingensi

Nilai

Task Uncertainty

Low

Task Interdependence

High

Tacit/Explicit

Tacit

Procedural/Declarative

Procedural

Ukuran Organisasi

Small

Strategi Bisnis

Differentiation

Karakteristik Lingkungan

Low



49

Tahap selanjutnya adalah dilakukan identifikasi proses knowledge management yang diterapkan di dalam Pusat Komunikasi, dengan memasukkan hasil rekapitulasi pengambilan data ke dalam tabel faktor kontingensi seperti pada Tabel 5-6 berikut.



50

Tabel 5-6 Faktor Kontingensi Contingency Factors Task Uncertanty Task Interdependence Tacit/Explicit Knowledge Procedural/Declarative Knowledge Organizational Size Business Strategy Environmental Uncertanty

Socialization for Socialization for Knowledge Discovery Knowledge Sharing

Nilai

Combination

LOW HIGH TACIT

LOW HIGH

HIGH HIGH

EXPLICIT

PROCEDURAL SMALL DIFFERENTIATION LOW

Exchange

Externalization

Internalization

Direction

Routines

HIGH HIGH

LOW HIGH

LOW LOW

LOW LOW

HIGH HIGH/LOW

TACIT

TACIT

EXPLICIT

TACIT

EXPLICIT

TACIT/EXPLICIT

LOW HIGH/LOW TACIT / EXPLICIT

PROCEDURAL/ DECLARATIVE SMALL/LARGE



PROCEDURAL/ DECLARATIVE LARGE



DIFFERENTIATION

DIFFERENTIATION


HIGH

HIGH

LOW

LOW COST/ LOW COST/ DIFFERENTIATION DIFFERENTIATION LOW

LOW



PROCEDURAL

PROCEDURAL

SMALL

LARGE


LOW COST

LOW COST

LOW

HIGH

HIGH

51

5.3 Melakukan Prioritas Proses KM yang Dibutuhkan Tahap selanjutnya adalah melakukan pemrioritasan proses KM yang dilakukan dengan memberikan nilai pada faktor kontingensi, seperti pada Tabel 5.7. Pemberian nilai dilakukan dengan ketentuan, “YES” diberi nilai 1, “OK” diberi nilai 0,5 dan “NO” diberi nilai 0.



52

Tabel 5-7 Pemetaan hasil pengamatan Socialization for Socialization for Knowledge Knowledge Discovery Sharing NO NO YES YES

Contingency Factors

Combination

Exchange

Externalization

Internalization

Direction

Routines

Task Uncertanty = LOW Task Interdependence = High

YES YES

YES YES

YES NO

YES NO

NO OK

YES OK

Tacit/Explicit Knowledge = TACIT

NO

YES

YES

NO

YES

NO

OK

OK

OK

OK

OK

OK

OK

OK

YES

YES

OK

YES

YES

NO

OK

OK

YES

NO

Business Strategy = DIFFERENTIATION

YES

YES

OK

OK

OK

OK

NO

NO

Environmental Uncertanty = LOW

NO

NO

YES

YES

YES

YES

NO

NO

Number of "YES" Number of "OK" Number of "NO"

3 2 2

4 1 2

4 2 1

3 2 2

3 3 1

2 3 2

2 2 3

2 2 3

Cumulative priority score ("YES" = 1, "OK" = 0.5, "NO" = 0)

4

4.5

5

4

4.5

3.5

3

3

Procedural/Declarative Knowledge = PROCEDURAL Organizational Size = SMALL



53

Dari Tabel 5-7 tersebut didapatkan hasil kumulatif untuk setiap proses KM. Kemudian nilai dari setiap proses KM tersebut akan didapatkan prioritas kebutuhan proses KM yang diurutkan berdasarkan nilai peringkat seperti yang tertera pada Tabel 5-8 berikut. Tabel 5-8 Hasil prioritas kebutuhan proses KM Contingency Factors Proses KM Socialization for Knowledge Sharing Socialization for Knowledge Discovery Externalization Combination Exchange Internalization Direction Routine

Skor Kumulatif

Peringkat

5

1

4.5

2

4.5 4 4 3.5 3 3

3 4 5 6 7 6

Dari Tabel 5-8 terlihat bahwa proses KM yang paling dibutuhkan pada unit kerja Pusat Komunikasi adalah socialization for Knowledge Sharing, combination, socialization for knowledge discovery, dan externalization. Sedangkan 3 (tiga) proses KM yang berada di bawah adalah internalization, routines dan direction.

5.4 Identifikasi Proses Knowledge Management Saat Ini Untuk mengindentifikasikan pemanfaatan proses KM yang berjalan di dalam unit Pusat Komunikasi digunakan metode kuisioner. Pemanfaatan proses KM saat ini dapat dilihat pada Gambar 5.5.



54

90.00% 80.00%

77.63%

81.13%

79.38%

79.75%

73.63%

70.00%

69.50%

65.88%

60.00% 50.00% 40.00% 30.00% 20.00% 10.00% 0.00%

Gambar 5.0.5 Kecenderungan proses KM saat ini Dari nilai-nilai prosentase pemanfaatan proses-proses KM di dalam organisasi kemudian didapatkan portofolio pemanfaatan proses KM saat ini yang dapat dilihat pada Tabel 5-9. Tabel 5-9 Portofolio kecenderungan pemanfaatan proses KM saat ini KM Proses Socialization for Knowledge Discovery Socialization for Knowledge Sharing Routine Combination Directions Internalization Exchange Externalization

Prosentase

Skor Tertinggi

Skor Kumulatif

Peringkat

81.13%

6.5

5

1

81.13%

6

4.5

2

79.75% 77.63% 79.38% 73.63% 69.50% 65.88%

6 6 6 5.5 6 5.5

4.5 4.5 4.5 4 4 3.5

3 4 5 6 7 8

Seperti yang terlihat pada Tabel 5-9 diatas, maka dapat disimpulkan bahwa proses KM yang cenderung dimanfaatkan pada Unit Kerja Pusat Komunikasi adalah socialization, baik untuk knowledge discovery maupun knowledge sharing. Proses KM berikutnya adalah directions, routine, dan combination. Sedangkan untuk tiga proses KM yang paling bawah adalah



55

internalization, exchange, dan externalization, merupakan proses KM yang jarang digunakan pada unit organisasi Pusat Komunikasi. Selain melakukan identifikasi proses KM yang saat ini ada, dilakukan juga penilaian terhadap proses KM yang diharapkan ada oleh responden di satuan kerja Pusat Komunikasi. Dari hasil kuisioner yang dilakukan, didapatkan proses knowledge management yang diharapakan seperti pada gambar 5.6 berikut.

86.00% 85.06% 85.00%

84.38%

84.19% 83.75%

84.00% 83.00% 82.00%

82.81%

82.69% 81.75%

81.00% 80.00%

Gambar 5.0.6 Proses KM yang diharapkan Dilihat dari prosentase yang didapatkan, proses knowledge management yang diharapkan dapat diurutkan berdasarkan yang paling banyak diharapkan oleh responden, yang dapat dilihat pada Tabel 5-10 berikut.



56

Tabel 5-10 Poses KM yang diharapkan KM Proses

Prosentase

Skor Tertinggi

Skor Kumulatif

Peringkat

85.63%

6.5

5.5

1

85.63%

6

5

2

85.25% 84.50% 84.00% 83.13% 82.50% 82.25%

6 6 6 5.5 5.5 6

5 5 5 4.5 4.5 4.5

3 4 5 6 7 8

Socialization for Knowledge Discovery Socialization for Knowledge Sharing Routine Directions Combination Internalization Externalization Exchange

Hasil dari Tabel 5-10 diatas, Socialization for Knowledge Discovery menjadi proses KM yang paling banyak diharapkan ada di Pusat Komunikasi, diikuti oleh Socialization for Knowledge Sharing, Routine, Directions, dan Combination. Internalization, Externalization dan Exchange menjadi proses KM yang paling sedikit diharapkan ada di Pusat Komunikasi.

5.5 Identifikasi Proses Knowledge Management Tambahan yang Dibutuhkan Tahap selanjutnya adalah dengan membandingkan antara prioritas kebutuhan proses KM dengan proses KM yang saat ini ada di dalam Pusat Komunikasi dan proses KM yang diharapkan. Penentuan proses knowledge management tambahan yang dibutuhkan, digunakan metode yang ada dalam studi kasus pada Fernandez (2010) dimana skor kumulatif dibagi ke dalam 3 (tiga) golongan seperti terlihat pada Tabel 5-11 berikut. Tabel 5-11 Tingkat prioritas skor kumulatif Skor Kumulatif (X)

Tingkat Prioritas

X >= 5 3<X<5 X <=3

Tinggi Sedang Rendah

Berdasarkan tingkat prioritas skor kumulatif pada Tabel 5-11, berdasarkan Fernandez (2010) didapatkan pemetaan dari pengklasifikasian dari ketiga Universitas Indonesia


57

prioritas kedalam tabel pemetaan portofolio prioritas, seperti pada Tabel 5-12 berikut. Tabel 5-12 Pemetaan portofolio prioritas

Tinggi

Peringkat Pemanfaatan Saat Ini Sedang

Peringkat Harapan Pemanfaatan Tinggi

Sedang

Sedang

Tinggi

2

Sedang Sedang

Tinggi Sedang

Sedang Sedang

2 2

Sedang

Tinggi

Tinggi

2

Rendah

Sedang

Tinggi

3

Peringkat Kebutuhan

Prioritas

Tindakan

1

Dilakukan Dilakukan jika sumber daya memungkinkan Tidak dilakukan

(Sumber : Fernandez, 2010) Dari Tabel 5-12 dilakukan pemetaan tingkat prioritas pada skor kumulatif prioritas proses KM, proses KM saat ini dan proses KM yang diharapkan seperti pada Tabel 5-13 berikut. Tabel 5-13 Hasil Prioritas proses KM KM Activity Discovery

Combination Socialization for Knowledge Discovery Internalization Externalization Socialization for Knowledge Sharing Exchangge Direction Routines

Capture

Sharing Application

Sedang

Peringkat Pemanfaatan Saat Ini Sedang

Peringkat Harapan Pemanfaatan Tinggi

Sedang

Tinggi

Tinggi

2

Sedang Sedang

Sedang Sedang

Sedang Sedang

2 2

Tinggi

Sedang

Tinggi

Sedang Rendah Rendah

Sedang Sedang Sedang

Sedang Tinggi Tinggi

Peringkat Kebutuhan

KM Proses

Dari Tabel 5-13 dapat disimpulkan bahwa KM proses yang diprioritaskan adalah socialization knowledge sharing. combination,

socialization

for

knowledge

Sedangkan untuk

discovery,

internalization,

direction, externalization dan exchange merupakan proses KM yang dimungkinkan dibangun dengan syarat jika sumber daya dimungkinkan. Sumber daya yang dimaksud berupa anggaran dan ketersediaan pegawai untuk membangun aplikasi tersebut. Penulis

melakukan

observasi

berdasarkan

dokumen

Petunjuk

Operasional Kegiatan Pusat Komunikasi tahun anggaran 2013 dan keadaan Universitas Indonesia


Prioritas 2

1 2 3 3

58

server aplikasi di bidang PPSIK untuk mengetahui apakah dari segi anggaran dan personel memadai untuk membangun proses KM yang mempunyai prioritas 2 (dua). Menurut Dokumen Petunjuk Operasional Kegiatan Puskom tahun 2013, sudah disediakan anggaran sebesar kurang lebih satu milyar rupiah untuk pengembangan sistem informasi manajemen. Dari segi sumber daya manusia, penulis melakukan observasi di bagian PPSIK sebagai bidang yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi Kementerian Luar Negeri, saat ini terdapat 6 pegawai yang bertugas sebagai tim developer aplikasi. Selain dilakukan observasi, penulis juga melakukan wawancara kembali dengan Kepala Pusat Komunikasi berdasarkan hasil yang didapatkan, untuk melakukan konfirmasi prioritas proses KM yang dikembangkan pada KMS Pusat Komunikasi. Kepala Pusat Komunikasi menyatakan bahwa implementasi KM merupakan hal baru bagi Puskom, sehingga Puskom membutuhkan semua proses-proses KM. Berdasarkan hasil perhitungan, hasil observasi dan wawancara dapat disimpulkan bahwa proses KM yang dikembangkan dalam KMS Pusat Komunikasi adalah socialization baik untuk knowledge

sharing

maupun

knowledge

discovery,

combination,

internalization, externalization, dan exchange.

5.6 Analisis Infrastruktur Knowledge Management Analisis infrastruktur KM yang dilihat pada tahap ini adalah kultur organisasi, struktur organisasi, infrastruktur teknologi informasi, pengetahuan umum dan lingkungan fisik. 5.6.1

Budaya Organisasi Budaya organisasi yang dimaksud dalam penelitian ini lebih melihat kepada norma dan keyakinan yang memandu kebiasaan individu yang ada di dalam organisasi. Dengan menggunakan kuisioner, penulis memetakan bagaimana budaya yang ada pada unit kerja Pusat Komunikasi. Di dalam kuisioner yang disebarkan kepada responden, penulis mengajukan pertanyaan mengenai tingkat kepentingan dari pengetahuan di dalam organisasi, tingkat kebutuhan pengelolaan



59

pengetahuan, dan tingkat kebutuhan terhadap knowledge management system. Hasil tabulasi untuk kepentingan pengetahuan dapat dilihat pada Tabel 5-12 berikut. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa seluruh responden di dalam unit Pusat Komunikasi menyatakan bahwa pengetahuan merupakan sebuah aset yang penting dalam pekerjaannya. Tabel 5-14 Kepentingan pengetahuan Kategori Penting Tidak Penting Total

Kepentingan Knowledge Jumlah 160 0 160

Prosentase 100% 0% 100%


0% Penting Tidak Penting

100%

Gambar 5.0.7 Tingkat kepentingan knowledge Hasil tabulasi untuk kebutuhan pengelolaan pengetahuan dapat dilihat pada Tabel 5-13 berikut. Hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa responden di dalam unit Pusat Komunikasi, 99,38% menyatakan bahwa perlu dilakukan pengelolaan terhadap pengetahuan yang ada di Pusat Komunikasi, sedangkan 0,63% menyatakan tidak perlu dilakukan pengelolaan pengetahuan. Hasil kuisioner yang dilakukan, dapat disimpulkan

bahwa

pegawai

Pusat

Komunikasi

membutuhkan

pengelolaan terhadap pengetahuan.



60

Tabel 5-15 Kebutuhan pengelolaan knowledge management Kebutuhan Knowledge Management Kategori Jumlah Prosentase Perlu 159 99.38% Tidak Perlu 1 0.63% Total 160 100%


0.63% Perlu Tidak Perlu

99.38%

Gambar 5.0.8 Kebutuhan knowledge management Hasil tabulasi untuk tingkat kebutuhan KMS dapat dilihat pada Tabel 5-14 berikut. Hasil tersebut disimpulkan bahwa responden di dalam

unit

Pusat

Komunikasi,

92,19%

menyatakan

bahwa

membutuhkan adanya KMS di Pusat Komunikasi, sedangkan 7,81% menyatakan tidak membutuhkan KMS. Kesimpulan dari hasil kuisioner adalah bahwa di satuan kerja Pusat Komunikasi dibutuhkan adanya knowledge management system. Tabel 5-16 Kebutuhan KMS Kategori Perlu Tidak Perlu Total

Kebutuhan KMS Jumlah 147.5 12.5 160

Prosentase 92.19% 7.81% 100%



61


7.81% Perlu

Tidak Perlu

92.19 % Gambar 5.0.9 Tingkat kebutuhan KMS Atribut lain dari budaya organisasi yang juga digali informasinya adalah mengenai dukungan dari pihak pimpinan untuk proses pengelolaan dan berbagi pengetahuan. Penulis mengadakan wawancara dengan Kepala Pusat Komunikasi dan Kepala Bidang PPSIK untuk mendapatkan informasi mengenai aspek budaya organisasi ini. Hasil wawancara didapatkan bahwa Kepala Pusat Komunikasi sebagai pimpinan menyatakan pemberian dukungan terhadap implementasi KM di Pusat Komunikasi. Sampai saat ini sebagai bentuk dukungannya terhadap knowledge management, yaitu dengan dilakukan inhouse training, diklat yang bekerjasama dengan pusdiklat Kemlu, serta melakukan

rapat

bersama

dengan para kepala bidang untuk

memperbarui perkembangan dan untuk pengambilan keputusan. Kepala Pusat Komunikasi saat ini mempercayakan kepada setiap kepala bidang masing-masing untuk mengelola pengetahuan pegawai di bidangnya masing-masing. Bentuk dorongan untuk memotivasi karyawan saat ini, yaitu dalam bentuk diberikannya reward kepada pegawai yang meningkatkan kemampuannya. Reward berupa pemberian kesempatan bagi pegawai tersebut ikut kegiatan-kegiaan yang diselenggarakan Pusat Komunikasi, sehingga dengan adanya hal tersebut akan mendorong pegawai lain untuk mengembangkan kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki. Bentuk dukungan lain adalah dengan memberikan pelatihan bagi para Universitas Indonesia


62

pegawainya untuk meningkatkan kemampuan yang mereka miliki, namun

karena

terbatasnya

anggaran/dana,

pelatihan

tidak

diperuntukkan untuk semua pegawai. Pelatihan yang diberikan merupakan pelatihan yang berhubungan dengan tugas dan fungsi Puskom yang berhubungan dengan TIK, pengamanan dan pemeliharaan informasi dan pelatihan administrasi rumah tangga dan keuangan. 5.6.2

Struktur Organisasi Atribut struktur organisasi di unit kerja Pusat Komunikasi yang digali informasinya, antara lain struktur hirarki organisasi, struktur dan peran tambahan dari KM serta community of practice. Informasi mengenai struktur hierarki organisasi didapatkan dengan melakukan observasi terhadap unit kerja Pusat Komunikasi. Hasil observasi adalah bahwa struktur organisasi Pusat Komunikasi adalah hierarchy organization dengan jenis sentralisasi. Hal ini disebabkan pengambilan keputusan ditentukan oleh Kepala Pusat Komunikasi selaku pimpinan Pusat Komunikasi. Bagan struktur organisasi Pusat Komunikasi dapat dilihat pada Gambar 4.1. Penulis juga melakukan wawancara dengan Kepala Pusat Komunikasi dan Kepala Bidang PPSIK untuk mendapatkan infomasi mengenai perlu atau tidaknya struktur dan peran tambahan yang khusus menangani knowledge management

seperti misalnya CKO (Chief

Knowledge Officer). Keduanya menyatakan bahwa untuk Pusat Komunikasi belum dibutuhkan struktur atau peran tambahan yang khusus menangani knowledge management. Hal ini dikarenakan Pusat Komunikasi hanya berupa Esselon II di Kementerian Luar Negeri, sehingga dinilai ruang lingkupnya terlalu sempit. Aspek terakhir dari struktur organisasi adalah community of practice. Community of practice merupakan suatu group pembelajaran yang dibentuk secara mandiri untuk berdiskusi suatu topik yang spesifik. Observasi yang dilakukan penulis, Pusat Komunikasi sampai saat ini belum ada community of practice yang secara khusus membahas permasalahan-permasalahan

yang

perlu

dibenahi.

Permasalahan



63

pekerjaan yang timbul diselesaikan oleh pegawai yang bersangkutan. Menurut struktur organisasi, bagian PPSIK melakukan pengembangan di bidang teknologi informasi, sedangkan bagian Pamhar melakukan pengembangan di bidang pengamanan informasi. 5.6.3

Infrastruktur Teknologi Informasi Yang perlu diperhatikan dalam budaya organisasi terutama yang berkaitan dengan infrastruktur teknologi informasi adalah mengenai ketersediaan dari teknologi informasi yang mendukung reach, depth, richness dan aggregation Atribut Reach atau berhubungan dengan akses dan koneksi, Pusat Komunikasi memiliki jaringan internet dan intranet yang diperuntukkan untuk pegawai di kantor pusat dan Perwakilan RI. Jaringan intranet menghubungkan kantor pusat Kementerian Luar Negeri di Pejambon dengan Pusdiklat Kemlu, kantor Arsip di Kreo, kantor di Cijantung dan Cibubur, Museum KAA di Bandung serta perwakilan-perwakilan RI di luar negeri. Atribut Depth atau melihat bandwidth yang disediakan oleh Pusat Komunikasi. Kementerian Luar Negeri saat ini sudah memiliki jaringan intranet, yang menghubungkan setiap gedung di Pejambon, kantor Pusdiklat Kemlu di Senayan, kantor di Cijantung, Cibubur, gedung Arsip di Kreo dan Museum KAA di Bandung. Jaringan internet disediakan

bandwidth

sebesar

230

Megabyte

untuk

seluruh

Kementerian Luar Negeri. Bandwidth yang disediakan cukup untuk memfasilitasi pegawai seluruh Kementerian Luar Negeri untuk melakukan transfer dokumen. Atribut Richness atau melihat kepada keragaman data dan informasi yang dimiliki oleh Pusat Komunikasi. Data dan informasi yang ada di Pusat Komunikasi diantaranya dokumentasi pelatihan pegawai, dokumentasi BMN yang ada di Pusat Komunikasi, data riwayat pegawai, data DUPAK, email, nota dinas baik masuk atau keluar, dokumen anggaran, dokumen penggajian, laporan hasil kegiatan, dan lain-lain. Universitas Indonesia


64

Atribut Aggregation atau melihat kepada repository yang ada di Pusat Komunikasi. Terdapat 2 (dua) jenis repository yang dimiliki oleh Pusat Komunikasi, yaitu repository elektronik dan repository nonelektronik. Repositori elektronik yang digunakan adalah server yang digunakan untuk menyimpan dokumen elektronik yang ada di Pusat Komunikasi dan Kementerian Luar Negeri pada umumnya, sedangkan untuk repository non-elektronik digunakan filing kabinet. Topologi yang dimiliki oleh Pusat Komunikasi dapat dilihat pada Gambar 5.10. Perangkat infrastruktur TIK seluruh Kemlu, terdiri dari 20 hub yang aktif digunakan, 3 router yang aktif digunakan, 90 switch yang aktif digunakan, 75 server yang aktif digunakan dan terdapat 3000 titik jaringan aktif. Firewall diimplementasikan di depan jalur masuk internet sebelum menuju jaringan internal, sehingga dilakukan filtering seluruh paket data yang masuk sebelum diproses oleh server di dalam jaringan. DMZ digunakan agar jika terjadi serangan terhadap server publik tidak menimbukkan gangguan yang signifikan terhadap stabilitas jaringan dan layanan TIK Kemlu. Server yang ada di Kemlu dikelola ke dalam server farm, dimana server farm tersebut menerapkan sistem clustering sehingga beban kerja server akan lebih merata.



65

Intranet Server Farm

Public Mail Server

(Sumber : Dokumen laporan assessment TIK Kemlu)

Gambar 5.0.10 Topologi jaringan Kementerian Luar Negeri Menurut dokumen laporan assessment Masterpalan TIK Kemlu, Infrastruktur TIK yang dimiliki oleh Kementerian Luar Negeri dinyatakan cukup advance, dan berdasarkan observasi yang dilakukan penulis infrastruktu Kemlu dapat menunjang infrastruktur KM yang diperlukan, sehingga

KMS Pusat Komunikasi

yang dibangun

menggunakan infrastruktur yang sudah dimiliki oleh Kementerian Luar Negeri. Tabel 5-17 memberikan gambaran infrastruktur yang dibutuhkan KMS Puskom dan infrastruktur yang ada di Kementerian Luar Negeri. Spesifikasi

infrastruktur

yang

dibutuhkan

KMS

Puskom

dan



66

infrastruktur

yang tersedia diperoleh dari tim aplikasi Pusat

Komunikasi. Tabel 5-17 Perbandingan Infrastruktur yang dibutuhkan dengan yang tersedia Komponen Hardware Processor Memory/RAM Hard disk Software Operating System Software Operation

Web Server 64-bit 4 GB 250 GB

Requirement Database Server 64-bit 4 GB 250 GB

Ketersediaan Infrastruktur Database Web Server Pengguna Server

Pengguna Pentium IV 512 MB 80 GB

32-bit, 64-bit 8 GB 2 TB

32-bit, 64-bit Pentium IV 8 GB 512 MB 2 TB 80 GB

Windows Windows Server 2008 Server 2008

Windows Windows XP Server 2008

Windows Server 2008

Windows XP

MySQL

Web Browser MySQL

MySQL

Web Server

MySQL

Ms.SQL Server Ms.SQL Server

Berdasarkan spesifikasi-spesifikasi yang ada pada Tabel 5-17 diatas, KMS Puskom bisa dibangun diatas infrastruktur Kementerian Luar Negeri karena spesifikasi minimal yang dibutuhkan dalam pembuatan KMS Puskom bisa disediakan dengan infrastruktur yang ada saat ini di Kementerian Luar Negeri. 5.6.4

Pengetahuan Umum Dalam buku Fernandez (2010) disebutkan pengetahuan umum merupakan kumpulan pengalaman organisasi tersebut dalam memahami kategori pengetahuan dan aktivitas serta mengelola prinsip-prinsip yang mendukung

komunikasi

dan

koordinasi.

Sari

(2012)

dalam

penelitiannya menjelaskan ada 3 (tiga) lokasi pengetahuan yaitu : 5.6.4.1 People Lokasi

pengetahuan

yang

ada

di

people,

merupakan

pengetahuan yang dimiliki oleh pegawai Pusat Komunikasi selama bekerja di Pusat Komunikasi. Pengetahuan tersebut merupakan pengetahuan

yang didapatkan dari hasil

training, seminar,

pendidikan formal, pengalaman maupun pengamatan di lapangan, seperti pada Tabel 5-18 berikut.



67

Tabel 5-18 Tacit knowledge pegawai No.

Tacit Knowledge

Pegawai di Bidang

1.

Pengetahuan mengenai anggaran

-

Sub Bidang Keuangan

2.

Pengetahuan mengenai penggajian

-

Sub Bidang Keuangan

3.

Pengetahuan mengenai kepegawaian

-

Sub Bidang Kepegawaian

4.

Pengalaman

-

Sub Bagian Kepegawian

mengajukan

dokumen

kepegawaian ke Biro Kepegawaian 5.

Pengetahuan invetarisasi BMN

-

Sub Bagian Rumah Tangga

6.

Pengetahuan menenai pengadaan barang

-

Sub Bidang Rumah Tangga

dan jasa

-

Bidang Pamhar

-

Bidang PPSIK

-

Bidang Santel

7.

Pengetahuan mengenai pendistribuasian berita

8.

Keahlian pengarsipan dokumen

-

Sub Bidang Dokbra

9.

Pengetahuan troubleshooting jaringan

-

Bidang PPSIK

10.

Keahlian PHP Programming

-

Sub Bidang Jasi

-

Bidang Pamhar

11.

Keahlian database

-

Sub Bidang Jasi

12.

Pengalaman membuat aplikasi

-

Sub Bidang Jasi

13.

Pengetahuan

pemasangan

-

Sub Bidang Jartel

Pengetahuan mengenai pemeliharaan alat-

-

Bidang Pamhar

mengenai

jaringan telepon/PABX 14.

alat pengamanan 15.

Keahlian generate password aplikasi

-

Bidang Pamhar

16.

Pengetahuan mengenai penggunaan alat-

-

Bidang Pamhar

alat pengamanan

5.6.4.2 Artifact Pengetahuan yang terdapat di dalam artifact Pusat Komunikasi adalah best practice dan guideline dalam melakukan problem solving yang tersimpan di masing-masing unit, sebagian masih belum mempunyai versi data elektroniknya. Repository dokumen yang ada di Pusat Komunikasi, disimpan dalam 2 (dua) format, yaitu format hardcopy berupa kertas dokumen dan format softcopy berupa dokumen elektronik. Dokumen-dokumen



68

pengetahuan masih tersimpan di masing-masing bidang dalam bentuk hardcopy hingga saat ini seperti pada Tabel 5-19 berikut. Tabel 5-19 Explicit knowledge Pusat Komunikasi No.

Jenis Dokumen

Explicit Knowledge

Elektronik

Non-Elektronik

1.

SOP

X

X

2.

Nota Dinas masuk dan keluar

X

X

3.

Dokumen penganggaran

X

X

4.

Dokumen penggajian

X

X

5.

Dokumen keuangan

X

X

6.

Tanda terima pembayaran

X

7.

Data riwayat pegawai

X

8.

DUPAK

X

X

9.

Dokumen BMN

X

X

10.

Berita masuk dan keluar

X

X

11.

Manual Aplikasi

X

X

12.

Source code

X

13.

Laporan kegiatan pengamanan

X

14.

User manual alat pengamanan

X

15.

Buku peraturan

X

16.

Buku indeks pejabat

X

17.

Buku indeks perwakilan

X

X

5.6.4.3 Entitas Organisasi Pengetahuan yang terletak di organisasi terdapat di masingmasing bidang, berupa peraturan-peraturan yang terkait dengan tupoksi masing-masing bidang, SOP organisasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya. 5.6.4.4 Lingkungan Fisik Lingkungan fisik dapat membantu pengelolaan pengetahuan dengan memfasilitasi pegawai untuk bertemu dan membagi ide mereka. Lingkungan fisik adalah infrastruktur kantor seperti ruang rapat, lorong kantor dan sebagainya yang nantinya dapat dimanfaatkan untuk memfasillitasi proses knowledge management. Observasi ke dalam unit Universitas Indonesia


69

kerja di Pusat Komunikasi dilakukan untuk mengetahui lingkungan fisik yang ada. Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan, fasilitas yang ada di Pusat Komunikasi adalah 5 ruang rapat, dimana tiap bidang mempunyai 1 (satu) ruang rapat dan ruang rapat Kapuskom. Ruang rapat di setiap bidang tidak terlalu besar dan pemanfaatannya masih belum optimal, karena ruang rapat tersebut masih jarang digunakan. Terdapat dapur yang digunakan untuk tempat makan siang pegawai, namun hanya bisa menampung 7-9 orang. Terdapat dua ruang istirahat untuk pegawai pria dan wanita, dimana didalamnya terdapat tempat tidur. Ruang istirahat ini digunakan untuk tempat istirahat pegawai yang mendapat giliran kerja malam. Terdapat lorong panjang yang menghubungkan antar bidang, namun belum terdapat kursi agar pegawai dapat duduk dan berbagi ide, sehingga masih jarang ada pegawai yang berbagi ide di lorong tersebut. Kantin pegawai masih menjadi satu dengan kantor untuk seluruh pegawai kementerian, dan letaknya di luar gedung utama. Kuisioner juga dilakukan selain observasi, untuk mengetahui apakah fasilitas yang ada di unit kerja Pusat Komunikasi sudah memadai atau belum dalam menunjang proses KM. Hasil dari kuisioner yang dilakukan dapat dilihat pada Tabel 5-20 berikut ini. Hasil kuisioner didapatkan bahwa 76,88% responden menyatakan bahwa infrastruktur yang ada di Pusat Komunikasi sudah siap untuk menunjang proses

knowledge management, sedangkan 23,13%

menyatakan bahwa infrastruktur Pusat Komunikasi belum siap. Tabel 5-20 Kesiapan infrastruktur Kategori Memadai Tidak Memadai Total

Kesiapan Infrastruktur Jumlah 246 74 320

Prosentase 76.88% 23.13% 100%



70


23.13%

Memadai Tidak Memadai

76.88%

Gambar 5.0.11 Tingkat kesiapan infrastruktur Dari hasil kuisioner seperti yang terlihat pada Gambar 5.11 dan hasil observasi fasilitas fisik yang dimiliki Pusat Komunikasi, dapat disimpulkan bahwa infrastruktur yang dimilik oleh Pusat Komunikasi sudah memadai bagi pegawai Pusat Komunikasi untuk berbagi pengetahuan.

5.7 Mengembangkan Sistem, Mekanisme dan Teknologi Knowledge Management yang Dibutuhkan Pengembangan knowledge management system untuk unit kerja Pusat Komunikasi didapatkan dari pengamatan yang dilakukan di Pusat Komunikasi dan studi literature dari Fernandez, kemudian disesuaikan dengan prioritas proses knowledge management di Pusat Komunikasi. Pengembangan knowledge management system dengan mekanisme dan tekonogi pada semua proses KM untuk unit kerja Pusat Komunikasi dapat digambarkan pada Tabel 5-21.



71

Tabel 5-21 Proses KM, mekanisme KM dan ilustrasi teknologi KM Proses KM Socialization for Knowledge Sharing

Combination

Socialization for Knowledge Sharing

Ilustrasi Mekanisme KM Pengguna dapat saling berinteraksi satu sama lain untuk berbagi pengetahuan yang dimilikinya Pengguna dapat bekerjasama untuk membentuk pengetahuan eksplisit baru dari pengetahuan eksplisit yang telah ada Pengguna dapat saling berinteraksi satu sama lain untuk berbagi pengetahuan yang dimilikinya

Internalization

Pengguna dapat belajar dari pengetahuan eksplisit yang ada

Externalization

Pengguna dapat menuangkan pengetahuan tacit yang dimiliki menjadi pengetahuan eksplisit

Exchange

Pengguna dapat saling bertukar pengetahuan eksplisit dengan pengguna lain, dalam hal ini pertukaran dokumen

Ilustrasi Teknologi KM - Chatting - Video Conference - Forum Diskusi - Forum Diskusi - Manajemen Dokumen - Email - Chatting - Chatting - Video Conference - Forum Diskusi - Manajemen Dokumen - Forum Diskusi - Search Dokumen -Search Pengetahuan - Chatting - Forum Diskusi - Manajemen best practice - Manajemen Dokumen - Forum Diskusi - Email - Manajemen Dokumen - Pencarian Dokumen

Dari hasil perhitungan analisa didapatkan bahwa fitur untuk KMS Puskom yang dibutuhkan adalah forum discussion, chatting, video conference manajemen dokumen, manajemen best practice dan email. Untuk aplikasi email, saat ini Kementerian Luar Negeri sudah mempunyai email internal, jadi untuk kebutuhan email bisa memakai yang sudah ada, sedangkan video conference sudah ada unified communication namun penggunaannya hanya sampai eselon IV dan untuk komunikasi pusat dan perwakilan. Penulis juga mendapatkan fitur-fitur yang diinginkan oleh responden di Pusat Komunikasi melalui kuisioner. Hasil tabulasi dari kuisioner yang didapatkan dapat dilihat pada Tabel 5-21 berikut. Tabel 5-22 Fitur-fitur kebutuhan KMS Pusat Komunikasi Aplikasi Dokumentasi Forum Diskusi Chatting Download/Upload Dokumen Searching Dokumen

Jumlah 132 105 79

Prosentase 23.61% 18.78% 14.13%

Peringkat 1 4 5

123 120

22.00% 21.47%

2 3



72

Dari Tabel 5-22 tersebut didapatkan gambar sebagai berikut. 25.00% 20.00%

15.00% 10.00% 5.00% 0.00% Dokumentasi Pengetahuan / Artikel

Forum Diskusi

Chatting

Download/Upload Dokumen

Searching Dokumen

Gambar 5.0.12 Fitur-fitur yang diharapkan ada di KMS Puskom Fitur-fitur yang perlu dikembangkan dari tabel ilustrasi teknologi KM dan fitur yang diharapkan ada di KMS Pusat Komunikasi, adalah document library, discussion forum, knowledge library, portal, email, chatting dan search (dokumen/artikel). Disimpulkan dari hasil analisa dan hasil kuisioner fitur-fitur yang akan dibangun di KMS Puskom adalah document library, discussion forum, knowledge library, chatting dan search. Mekanisme KM diperlukan untuk mendukung penerapan KMS pada Pusat Komunikasi agar dapat berjalan dengan baik. Mekanisme knowledge management yang diterapkan pada Pusat Komunikasi antara lain : a.

Komitmen dari pimpinan untuk mendukung knowledge management. Kepala Pusat Komunikasi harus selalu mendorong pegawai-pegawainya untuk

mengelola

pengetahuan

yang

dimilikinya,

serta

selalu

berkoordinasi dengan kepala bidang-kepala bidangnya. Dukungan untuk KMS dapat dilakukan dengan menjadikan pengelolaan pengetahuan sebagai KPI dalam tugas pegawai. b.

Memberikan reward kepada pegawai. Pemberian motivasi kepada pegwai untuk mengelola pengetahuan yang dimilikinya dapat

meningkatkan keinginan

pegawai

untuk

ikut



73

berpartisipasi

dalam

Kementerian/Lembaga

pengelolaan tidak

pengetahuan.

diperkenankan

Unit

kerja

member/menerima

hadiah/reward, oleh karena itu reward dapat berupa kemudahan pegawai tersebut mutasi keluar negeri. c.

Mengikutkan pegawai kedalam seminar dan pelatihan. Bagi pegawai yang mengikuti kegiatan seminar dan pelatihan, diwajibkan untuk membagi pengetahuan yang didapatkannya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan mengupload bahan presentasi dan bahan ajar yang didapat selama mengikuti pelatihan atau seminar. Peserta pelatihan atau peserta diskusi harus menulis pengalaman yang didapat selama mengikuti pelatihan dan seminar ke dalam KMS.

d.

Melakukan meeting rutin tiap bulan. Tiap bidang dilakukan rapat rutin setiap bulan untuk menampung permasalahan

yang

dihadapi

pegawai

dalam

menyelesaikan

pekerjaannya. Permasalahan yang dikemukakan di dalam rapat, diharapkan mendapat tanggapan dari peserta rapat sehingga terjadi pertukaran pengetahuan dan pengalaman dalam memecahkan masalah tersebut. Rapat dilakukan dalam suasana non-formal, agar pegawai bisa lebih santai dalam mengemukakan permsalahan dan mengemukakan ide. e.

Melakukan rotasi pegawai secara rutin. Rotasi dilakukan baik antar bidang maupun antar sub bagian. Rotasi dimaksudkan agar tidak terjadi penumpukan pengetahuan di satu orang saja, karena apabila satu pegawai memegang satu jobdesk dalam waktu lama kecenderungan pengetahuan hanya akan ada di pegawai tersebut.

f.

Membuat kebijakan bagi pegawai Dibuat kebijakan dimana setiap pegawai melaksanakan kegiatan berbagi pengetahuan, karena yang membuat penerapan KM sukses adalah terjadinya kegiatan berbagi pengetahuan. Kebijakan ini dibuat mengikat, sehingga memaksa pegawai untuk melakukannya. Kebijakan bias dalam bentuk memasukkan kebiasaan menulis laporan setelah kegiatan dilakukan ke dalam indicator kinerja pegawai.



74

5.8 Analisis Perancangan Knowledge Management System Untuk melakukan analisis perancangan KMS Pusat Komunikasi, dilakukan dengan melihat kebutuhan KMS yang akan dibuat, berupa kebutuhan fungsional dan non-fungsionalnya. Kemudian dari kebutuhankebutuhan yang didapat dibuat model use case dan activity diagram dari setiap proses yang terjadi. 5.8.1

Kebutuhan KMS Analisis perancangan KMS melihat kepada dua kebutuhan akan sistem tersebut, yaiti kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional.

5.8.1.1 Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional dari KMS yang akan dikembangkan dihasilkan dari prioritas kebutuhan KM yang merupakan hasil pada tahap sebelumnya. Kebutuhan fungsional KMS pada unit kerja Pusat Komunikasi, yaitu searching, document library, discussion forum, chatting, dan case library. Kebutuhan fungsional tersebut merupakan kemampuan minimal yang harus dimiliki oleh KMS, untuk bisa mengatasi permasalahan yang telah disebutkan sebelumnya. Penjelasan dari masing-masing fitur tersebut adalah sebagai berikut : a. Searching Apabila pengguna ingin melakukan pencarian terkait dengan dokumen atau pengetahuan, pengguna dapat memasukkan kata kunci pencarian yang diinginkan, dengan memilih kategori yang ingin dicari. Dokumen dapat diunduh apabila dokumen yang dicari ditemukan, apabila ingin mencari dokumen. b. Document Library Dokumen-dokumen organisasi yang telah disahkan/dilegalisasi dapat disimpan dan dibagi kepada semua pengguna dengan menggunakan fitur pengelolaan dokumen. Pengguna dapat mengupload dan mendownload dokumen melalui fitur ini.



75

c. Article Library Fitur ini berisi artikel-artikel yang diupload pegawai. Artikelartikel dibuat berdasarkan pengalaman, best practice, dan knowledge yang dimiliki oleh pengguna. Pengguna menuliskan pengalaman di KMS seperti menulis artikel atau blog, sehingga user lain dapat membacanya. Artikel yang diunggah diberi kategori. d. Discussion Forum Dengan

adanya

forum

diskusi

ini,

pengguna

dapat

menyampaikan permasalahan yang dihadapinya dan berdiskusi dengan pengguna lainnya sesuai dengan topik yang dipilih. e. Chatting Pegawai atau penggunar dapat langsung bertanya kepada operator

dari

setiap

bidang,

untuk

bertanya

mengenai

permasalahan yang dihadapi secara langsung. 5.8.1.2 Kebutuhan Non Fungsional Menurut buku Systems Analyss and Design with UML kebutuhan non fungsional Pusat Komunikasi dilihat dari kebutuhan operasional, performasi, keamanan sistem dan budaya organisasi. a.

Kebutuhan Operasional Setiap user dapat memakai komputer yang ada di kantor yang terhubung dengan jaringan intranet Kemlu dan memiliki web browser tools untuk mengakses KMS Puskom. Spesifikasi minimum dari server yang digunakan oleh web server KMS yang diperlukan agar sistem KMS dapat berjalan dengan baik, yaitu : - Prosesor minimum : setara dengan Intel Xeon dengan frekuensi minimum 2.2 GHz - Memory/RAM sebesar 4 GB - Harddisk sebesar 250 GB untuk penyimpanan dokumen FTP - Sistem Operasi Windows Server 2003 IIS Webserver - Database MySQL Universitas Indonesia


76

- Bahasa Pemrograman PHP b.

Kebutuhan Performansi Kebutuhan performansi dapat dilihat dari kebutuhan kecepatan, kebutuhan kapasitas dan kebutuhan availability and reliability. - Kebutuhan kecepatan, KMS Puskom memiliki response time sekitar 7 menit untuk setiap user yang ingin melakukan akses ke KMS. - Kebutuhan kapasitas, KMS Puskom dapat melayani 350 user yang melakukan akses ke KMS secara bersamaan. - Kebutuhan availability and reliability, aplikasi KMS Pusat Komunikasi ini harus bisa diakses oleh pegawai Pusat Komunikasi 24 sehari dan 7 hari dalam seminggu untuk mendukung proses KM yang ada di Pusat Komunikasi.

c. Kebutuhan Keamanan Sistem Jaringan intranet Kementerian Luar Negeri digunakan untuk memfasilitasi aplikasi KMS agar keamanan KMS tetap terjaga. infrastruktur yang telah ada. Untuk keamanan tambahan pada sistem, digunakan mekanisme autentikasi dengan menggunakan login, sehingga pihak-pihak yang tidak berkepentingan dengan sistem ini tidak akan dapat menggunakan dan mengoperasikan KMS ini. d. Kebutuhan Budaya Organisasi Beerdasarkan observasi yang dilakukan penulis, KMS ini dibuat dengan menggunakan bahasa Indonesia. Bahasa Indonesia dipilih karena pengguna dari aplikasi KMS ini merupakan pegawai

Puskom

yang

mempunyai

kemampuan

bahasa

Indonesia baik aktif maupun pasif. 5.8.1.3 Use Case Diagram KMS Berdasarkan kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional diatas dapat dimodelkan use case diagram seperti Gambar 5.13 berikut:



77

Knowledge Management System

Mengelola Profile User

Mengikuti Forum Diskusi

<< >

>

e>

e>

lud inc

lud inc

<<

Mengelola Dokumen

i << > de

lu

nc >

User

clu <
in <<

e>

>

de>>

de clu

Login

>>

<<

Mengelola Artikel

lud

ud e> >

Searching

<< inc

in cl

Chatting

Mengelola Pengguna

Administrator

Gambar 5.0.13 Use case KMS Pusat Komunikasi Knowledge Management System Puskom memiliki 2 (dua) jenis user yaitu yang berperan sebagai user yaitu pegawai Puskom dan yang berperan sebagai administrator, yaitu pegawai yang ditunjuk untuk mengelola pengguna KMS Puskom. Pegawai Puskom dapat mengelola profil mereka, melakukan diskusi di discussion forum, mengelola dokumen, melakukan chatting dengan pengguna lain, melakukan pencarian dokumen/artikel, dan mengelola artikel. Administrator selain berperan sebagai pengguna dapat berperan sebagai administrator yang bertugas mengelola pengguna KMS Puskom. Universitas Indonesia


78

5.8.2

Model Fungsional KMS Dari kebutuhan fungsional yang telah diidentifikasi, kemudian dibuatlah fitur-fitur dari kebutuhan tersebut. Dari setiap fitur yang dihasilkan kemudian dituangkan ke dalam aktivitas yang dilakukan menggunakan model activity diagram.

5.8.2.1 Discussion Forum Menu discussion forum dapat dilakukan oleh semua pengguna, dengan melakukan login terlebih dahulu. Di dalam menu discussion forum pengguna dapat memilih, menambah dan menghapus kategori. Hanya pengguna dengan hak akses admistrator yang dapat melakukan kegiatan menambah kategori, menghapus kategori dan menghapus thread, sedangkan untuk pengguna biasa hanya bisa memilih kategori saja. Yang dimaksud kategori dalam discussion forum ini adalah topik-topik yang ada di discussion forum. Setelah masuk ke dalam salah satu kategori, kemudian pengguna dapat memilih, menambah dan menghapus thread. Pengguna juga bisa menambah, mengubah dan menghapus komentar dari thread yang dipilih, sedangkan untuk mengubah thread dapat dilakukan oleh pembuat thread dan administrator.



79

Login

Memilih menu Discussion Forum

Memilih Kategori

Menambah kategori

Memilih Thread

Menambah Thread

Menghapus Kategori

Menambah komentar Mengubah Thread Menghapus thread Mengubah komentar

Menghapus komentar

Gambar 5.0.14 Activity diagram discussion forum 5.8.2.2 Document Library Menu document library bisa diakses semua pengguna dengan melakukan login terlebih dahulu, dimana user bisa melakukan proses ubah, tambah dan hapus dokumen maupun diskripsinya.



80

Login

Memilih menu Document Library

Menambah dokumen

Melihat dokumen

Membuat deskripsi dokumen

Mendownload Dokumen

Menghapus dokumen

Mengubah deskripsi dokumen

Save

Gambar 5.0.15 Activity diagram document library 5.8.2.3 Chatting Chatting

bisa

dilakukan

oleh

semua

pengguna,

baik

administrator maupun pengguna dan editor. Setelah melakukan login, pengguna bisa langsung memilih pengguna lain yang juga online untuk melakukan aktivitas chatting.



81

Login

Menu Chatting

Pilih Teman Chatting

Chatting

Gambar 5.0.16 Activity diagram chatting 5.8.2.4 Article Library Article Library bisa dilakukan oleh semua pengguna dengan login terlebih dahulu. Di menu article library ini pengguna dapat menambah, mengubah dan menghapus artikel yang telah mereka upload.



82

Login

Memilih menu Pengelolaan artikel

Menambah artikel

Melihat artikel

Mengubah artikel

Menghapus artikel

Save

Gambar 5.0.17 Activity diagram article library 5.8.2.5 Searching Aktivitas searching ini bisa dilakukan oleh semua pengguna. Login user diperlukan untuk melakukan aktivitas searching, kemudian masuk ke menu pencarian. Pengguna dapat mencari semua bentuk file baik itu berupa dokumen maupun pengetahuan dengan memasukkan kata kunci yang diinginkan.



83

Login

Menu Pencarian

Mengisi keyword Pencarian

Submit Kriteria Pencarian

Memilih Hasil Pencarian

Gambar 5.0.18 Activity diagram searching

5.9 Desain Knowledge Management System Perancangan Knowledge Management System dapat dilihat dari perancangan arsitektur dan infrastruktur KMS serta perancangan user interface. 5.9.1

Perancangan Arsitektur KMS Penulis mengadopsi model arsitektur pengembangan KMS dari Amrit Tiwana (Tiwana, 2000) dalam merancang arsitektur KMS.

5.9.1.1 Interface Layer Pada interface layer, KMS Pusat Komunikasi menggunakan sistem berbasis web , dimana user dapat mengakses dari mana saja dan kapan saja dengan menggunakan browser internet apapun, dan selama pengguna berada dalam intranet Kementerian Luar Negeri. 5.9.1.2 Access and Authentication Layer Pada access and Authentication layer, KMS Pusat Komunikasi menggunakan mekanisme hak akses bagi pengguna dan firewall, dengan adanya hak akses ini dapat mencegah pihak-pihak yang tidak Universitas Indonesia


84

berkentingan mengakses sistem KMS Pusat Komunikasi tersebut. Hak akses dibagi menjadi 2, yaitu pengguna, dan administrator. Admistrator memiliki hak akses sistem admin, dimana dapat melakukan semua yang berkaitan dengan administrasi, seperti administrasi pengguna, forum, dokumen,dan sebagainya. Pengguna merupakan pengguna yang dapat berpartisipasi dalam konten yang ada dalam KMS, dan hanya bisa melakukan modifikasi pada konten miliknya

sendiri.

Firewall

digunakan

untuk

menghindari

serangan/spam yang memasuki sistem KMS tersebut. 5.9.1.3 Collaborative Intelligence and Filtering Layer Pada Collaborative Intelligence and Filtering layer, KMS Pusat Komunikasi

menggunakan

berbagai

macam

tipe

dokumen.

Dokumen tersebut dapat diupload, dan tersimpan didalam database KMS. KMS Pusat Komunikasi ini menggunakan basis data berupa MySQL. Pengguna dapat menggunakan modul manajemen dokumen untuk melakukan penyimpanan dokumen,, dan untuk mencari dokumen, pengguna dapat menggunakan modul pencarian. 5.9.1.4 Application Layer Pada Application layer, KMS Pusat Komunikasi menggunakan Apache sebagai web server, dan MySQL sebagai database untuk mengelola data-data yang ada di KMS. PHP5 digunakan sebagai bahasa pemrograman, dan untuk frameworknya digunakan CMS (Content Management System). 5.9.1.5 Transport Layer Pada layer transport, KMS Pusat Komunikasi menggunakan protokol TCP/IP dan FTP. Protokol TCP/IP digunakan untuk mengirimkan paket-paket data dari dan masuk ke sistem. Dan protokol FTP digunakan untuk proses upload file oleh pengguna. 5.9.1.6 Middleware and Legacy Layer KMS Pusat Komunikasi tidak menggunakan layer middleware dan layer legacy. Universitas Indonesia


85

5.9.1.7 Repositories Layer Pada layer Repositories ini semua konten dan file/dokumen yang diupload user disimpan.

Seperti yang sudah dijelaskan diawal,

database yang digunakan adalah MySQL, untuk menyinpan seluruh data, informasi yang berupa artikel, diskusi, laporan dan lain sebagainya. Folder webserverdigunakan untuk menyimpan file dokumen. Secara keseluruhan arsitektur KMS Pusat Komunikasi dapat dilihat pada Gambar 5.19 berikut.

Interface Layer Web Browser

Access & Authentication Layer User Login, Firewall

Collaborative Intelligence and Filtering Layer Search, Kategori, Index

Application Layer Pengelolaan Dokumen, Pengelolaan Artikel, Forum Diskusi, Mail, Searching, Chatting

Transport Layer Web, TCP/IP, Document Exchange, Electronic Mail & POP /SMTP Support

Repositories Data Warehouse, Document Bases, Knowledge Bases

Gambar 5.0.19 Arsitektur KMS Pusat Komunikasi 5.9.2

Perancangan Infrastruktur KMS Agar KMS Pusat Komunikasi dapat berjalan dengan baik dan optimal, maka perlu didukung oleh infrastruktur yang memadai. Dalam merancang

infrastruktur

KMS

Pusat

Komunikasi

digunakan



86

infrastruktur yang telah ada di Kementerian Luar Negeri, dan salah satunya adalah jaringan intranet Kementerian Luar Negeri. Setiap user dapat memakai komputer yang ada di kantor dan memiliki web browser tools untuk mengakses KMS. Agar sistem KMS dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan spesifikasi minimum dari server yang digunakan oleh web server KMS, yaitu : - Prosesor minimum : setara dengan Intel Xeon dengan frekuensi minimum 2.2 GHz - Memory/RAM sebesar 8 GB - Harddisk sebesar 250 GB untuk penyimpanan dokumen FTP - Sistem Operasi Windows Server 2008 IIS Webserver - Database MySQL - Bahasa Pemrograman PHP 5.9.3

Diagram Navigasi KMS Untuk menjelaskan menu-menu yang ada di KMS Pusat Komunikasi, dibuat gambar navigasi menu KMS dengan menggunakan windows navigation diagram. Dalam navigasi ini memeberikan gambaran kepada user menu-menu yang ada di KMS Pusat Komunikasi dan bagaimana alur yang ada di KMS tersebut. Gambar navigasi dapat dilihat pada Gambar 5.20 dibawah ini. Pengguna menggunakan halaman login untuk masuk ke sistem KMS. Setelah dilakukan proses authentikasi user masuk ke menu utama/home, yang isinya event, announcement, recent post dan recent added. Sistem KMS ini terdiri dari 5 halaman yaitu halaman discussion forum, document library, article library, search, dan edit profile. Halaman edit user dipakai apabila user melakukan edit pada data user. Pada halaman discussion forum terdapat 4 anak halaman, yaitu halaman kategori untuk melihat list thread yang ada di kategori itu, halaman new thread untuk membuat thread baru, halaman thread untuk melihat thread dan komentar yang dipost, serta halaman search untuk mencari kategori/thread. Halaman article library terdapat 2 (dua) halaman, yaitu artikel yang dipilih saat kita ingin membaca satu artikel dan halaman Universitas Indonesia


87

menambah/mengedit artikel. Halaman document library terdapat 2 (dua) halaman, yaitu dokumen yang dipilih saat kita ingin mendownload satu dokumen dan halaman menambah/mengedit diskripsi suatu dokumen. Pada halaman search kita bisa langsung mnegetikkan kata kunci dan memilih kategori yang ingin kita cari. <<Windows>> Login

<<Windows>> Home

<<Windows>> Forum Diskusi

<<Windows>> Edit User

<<Windows>> Search

<<Windows>> Pengelolaan Dokumen

<<Windows>> Pengelolaan Artikel

<<Windows>> Kategori

<<Windows>> Add/Edit Dokumen

<<Windows>> Add/Edit artikel

<<Windows>> New Thread

<<Windows>> Artikel

<<Windows>> Dokumen

<<Windows>> Thread

<<Windows>> Search

Gambar 5.0.20 Diagram navigasi KMS Puskom 5.9.4

Perancangan User Interface KMS Diagram navigasi akan menjadi landasan menu-menu apa saja yang terdapat di KMS Pusat Komunikasi.

5.9.4.1 Halaman Login Ini merupakan tampilan uer login, setiap pengguna dan administrator melakukan autentikasi dengan memasukkan username dan password terlebih dahulu. Universitas Indonesia


88

Gambar 5.0.21 Halaman Login 5.9.4.2 Halaman Menu Utama Pada halaman utama ini merupakan halaman awal setelah pengguna berhasil melakukan login. Terdapat announcement dan event

di

halaman

ini.

Announcement

berisi

pengumuman-

pengumuman baik dari pimpinan Puskom maupun umum. Sedangkan event berisi tanggal dan kegiatan yang akan terjadi, yang perlu diketahui oleh pegawai Pusat Komunikasi.

Gambar 5.0.22 Halaman Menu Utama 5.9.4.3 Halaman Document Library Dalam menu document library terdapat kumpulan dokumen yang diupload oleh pegawai Pusat Komunikasi. Dalam menu ini setiap pegawai bisa menambah, mengedit dan menghapus dokumen



89

yang diupload oleh mereka sendiri. Pengguna juga bisa melihat dan mendownload dokumen yang diupload pengguna lain.

Gambar 5.0.23 Halaman menu document library 5.9.4.4 Halaman Menu Tambah Dokumen Dalam menu document library terdapat pilihan untuk menambah dokumen. Penguna dapat mengupload dokumen dan menambahkan uraian mengenai dokumen yang diupload.

Gambar 5.0.24 Halaman tambah dokumen 5.9.4.5 Halaman Menu Article Library Halaman menu article library berisi kumpulan artikel yang ditulis oleh user, dimana user bisa menambah, mengedit dan menghapus artikel yang mereka buat. User dapat melihat artikel yang dibuat oleh user lain.



90

Gambar 5.0.25 Halaman menu article library 5.9.4.6 Halaman Menu Tambah Artikel Halaman tambah artikel digunakan user untuk menambah atau mengedit artikel. Halaman ini muncul setelah user masuk ke halaman article library. Di halaman ini user dapat menceritakan pengalaman, pengetahuan dan best practice yang dimiliki secara non formal, namun tetap sopan.

Gambar 5.0.26 Halaman tambah artikel 5.9.4.7 Halaman Discussion Forum Pada halaman ini user dapat mengubah, mendelete, dan menambah thread sesuai dengan kategori yang diinginkan. Di discussion forum user dapat berinteraksi dengan user lain untuk bertanya, atau hanya bertukar cerita.



91

Gambar 5.0.27 Halaman forum diskusi 5.9.4.8 Halaman Pencarian Searching digunakan untuk mencari dokumen atau artikel sesuai dengan kategori yang ingin dicari. Dilakukan dengan mengetikkan kata kuncinya, maka akan diperlihatkan option dokumen atau artikel yang dicari.

Gambar 5.0.28 Halaman searching



92

5.9.5 Pengujian Pengujian dilakukan oleh penulis dengan melakukan test secara fungsional, apakah fungsi dari menu yang ada sudah berfungsi atau belum. Dari pengujian yang dilakukan fungsi menu-menu yang ada sudah berfungsi.Hasil uji coba dapat dilihat pada daftar Lampiran D.

5.10 Implikasi Penelitian Dampak dari penelitian yang dilakukan terhadap organisasi, sistem dan terhadap SI/TI adalah sebagai berikut : a. Implikasi terhadap organisasi Sampai saat ini pengetahuan yang ada di Pusat Komunikasi masih bersifat personal, dimana pengetahuan menjadi milik pegawai itu sendiri, dan belum adanya budaya berbagi pengetahuan di Pusat Komunikasi, dimana masih adanya paradigm pegawai bahwa apabila hanya dia yang ahli di satu bidang maka pegawai tersebut yang akan selalu dibutuhkan. Mutasi pegawai sering terjadi di Pusat Komunikasi maka agar layanan dan bisnis Pusat Komunikasi bisa terus berjalan dan berkembang maka paradigma tersebut harus dihilangkan. Dengan adanya knowledge management system dengan didukung mekanisme

manajemen

pengetahuan

diharapkan

dapat

mengubah

paradigma berpikir pegawai dan membuat budaya berbagi pengetahuan menjadi kebiasaan di Pusat Komunikasi. Sehingga pegawai tidak perlu mengalami technology shock dan dapat terus mengikuti perkembangan yang terjadi di seputar Pusat Komunikasi, perwakilan RI dan Kementerian Luar Negeri. b. Implikasi terhadap sistem Mengingat perkembangan gadget handheld yang pesat, dimana menghadirkan kemudahan berinteraksi dimana saja menjadi suatu keharusan maka KMS Pusat Komunikasi ini perlu dikembangkan pula versi untuk handheldnya. Untuk saat ini baru versi PC yang terhubung dengan intranet Kementerian Luar Negeri yang dapat mengakses aplikasi tersebut.



93

c. Implikasi terhadap User Dampak knowledge management system terhadap pengguna, diharapkan pengguna dapat menggunakan KMS tersebut untuk berbagi dan membuat pengetahuan baru, sehingga pegawai Pusat Komunikasi tidak mengalami kesulitan dalam menyelesaikan jobdesk pekerjaannya. Keadaan sebelumnya apabila terjadi mutasi pegawai, pegawai yang menggantikan kesulitan mencari dokumen sah yang terdahulu karena tidak tahunya disimpan dimana file tersebut oleh pegawai yang dimutasi. Pegawai baru akan melakukan hal awal yang sama untuk mendapatkan pengetahuan dan pengalaman seperti yang dimiliki pegawai yang dimutasi, sehingga terjadi pengulangan peristiwa setiap ada pegawai yang dimutasi, seperti dilakukan diklat yang sama untuk melatih pegawai baru, terjadi kesalahan awal yang sama, dimana tidak adanya bestpractice dari pengalaman pegawai terdahulu. Dengan

adanya

KMS

Pusat

Komunikasi,

pegawai

yang

menggantikan dapat belajar dari pengalaman pegawai yang digantikan sehingga terjadi lesson learned.



BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN Bab kelima berisi mengenai kesimpulan dari penelitian yang dilakukan dan saran untuk penelitian selanjutnya.

6.1 Kesimpulan Berdasarkan latar belakang masalah, identifikasi masalah dan pembahasan masalah yang telah dirumuskan maka penelitian ini dapat disimpulkan sebagai berikut : 1.

Hasil analisa proses KM menggunakan faktor kontingensi dari Fernandez dihasilkan bahwa 6 proses Knowledge Management yang dibangun untuk satuan kerja Pusat Komunikasi adalah socialization baik

untuk

knowledge discovery

maupun

knowledge

sharing,

combination, internalization, externalization dan exchange. 2.

Model KMS yang mendukung proses socialization, combination, internalization, externalization dan exchange yang dibutuhkan oleh Pusat Komunikasi untuk mendukung pengelolaan pengetahuan, dimana teknologinya berupa forum discussion, email, video conference dan chatting.

3.

Fitur-fitur KMS untuk mendukung kedua proses KM diatas, dan fitur yang diharapkan ada, didapatkan fitur-fitur tersebut adalah document library, article library, discussion forum, searching, chatting dan email. Saat ini sudah ada aplikasi email dan unified communication untuk video conference di Kementerian Luar Negeri dan aktif digunakan, sehingga tidak perlu dibuat baru.

4.

Dari fitur-fitur yang didapatkan dibuatlah prototipe aplikasi knowledge management

Pusat

Komunikasi

dengan

menggunakan

bahasa

pemrograman berbasis PHP dengan database MySQL.

94



95

6.2 Saran Agar knowledge management system dapat mencapai kinerja yang lebih baik dan teknologi dapat dimanfaatkan dengan maksimal, ada beberapa saran yang kami usulkan, diantaranya : 1. Pada tabel penentuan faktor kontingensi, terdapat aspek business strategy, dimana terdapat dua pilihan yaitu low cost dan differentiation. Untuk organisasi pemerintahan kedua strategi tersebut kurang mewakili strategi bisnis dari suatu organisasi pemerintahan, sehingga untuk penelitian berikutnya yang akan melakukan pemodelan KMS untuk organisasi pemerintah membuat analisis tersendiri. 2. Knowledge management system ini nantinya diharapkan menjadi aplikasi yang digunakan, sehingga perlu didukung komitmen dari pimpinan Pusat Komunikasi untuk menjadikan berbagi pengetahuan kedalam indeks kinerja pegawai Pusat Komunikasi. 3. Untuk penelitian selanjutnya sebaiknya uji coba dilakukan dengan model user testing, agar didapatkan model yang benar dan sesuai dengan pemecahan masalah pengguna.



96

DAFTAR PUSTAKA Awad, Ellias M & Ghaziri, Hassan M. (2004). Knowledge Management. New Jersey: Person Prentice Hall. Dennis, Alan, Wixom, Barbara Haley and Tegarden, David. (2010). Systems Analysis and Design with UML Third Edition. New Jersey : John Wiley & Sons. Engineering,

Informatics.

Diakses

pada

5

Desember

2012.

Dari

http://www.informaticse.com/2012/02/metode-prototyping.html Fernandez, Irma Becerra. (2010). Knowledge Management, Challenges, Solution and Technologies. New Jersey: Person Prentice Hall. IBM.

Diakses

pada

5

Desember

2012.

Dari

http://www.ibm.com/developerworks/rational/library/769.html Kementerian Luar Negeri. (2011). Executive Summary IT Master Plan. Jakarta: Kementerian Luar Negeri. Kementerian Luar Negeri. (2011). Laporan Assessment IT Master Plan. Jakarta: Kementerian Luar Negeri. Napituwati, Sari. (2012). Pengembangan Model KMS untuk Mendukung Resource Sharing dan Kolaborasi antar Perekayasa. Jakarta Pusat: UI Nonaka, Ikujiro and Takeuchi, Hirotaka. (1997). The Knowledge Creating Company : How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. Oxford: Oxford University Press. Permenlu Nomor 07 Tahun 2011. (2011). Organisasi dan Tata Kelola Kementerian Luar Negeri. Jakarta : Kementerian Luar Negeri Pusat Komunikasi. (2010). Rencana Strategis Pusat Komunikasi 2010-2014. Jakarta: Pusat Komunikasi.



97

Raharjo, S.Agung Sri dan Oematan, Oscar. (2008). Persepsi Masyarakat Desa Eonbesi dan Netpala Kecamatan Molo Utara Kabupaten TTS Tentang Pengembangan Cendana. Kupang : Balai Penelitian Kehutanan. Santoso, Moh. Bayu Teguh. (2011). Perancanan Solusi Knowledge Management dan Prototipe Knowledge Management System : Studi Kasus PT.KSEI. Jakarta Pusat : Fasilkom UI. Setiawan, Dimas. (2012). Perancangan KMS pada Divisi Operasional PT. Visi Solusi Teknologi. Jakarta Pusat : Fasilkom UI. Tiwana, Amrit (2000). The Knowledge Management Toolkit : Orcestrating IT, Strategy and Knowledge Platform. New York : Prentice – Hall, Inc. Woworuntu, Alexander. (2012). Model KMS untuk Sales and Distribution Perusahaan Telekomunikasi Studi Kasus PT.XL. Jakarta Pusat: Fasilkom UI.



98

LAMPIRAN A Nama : Yonny Tri Prayitno Jabatan: Kepala Pusat Komunikasi Wawancara I 1. Menurut Bapak, strategi bisnis apakah yang menjadi fokus pada PUSKOM? Apakah Low Cost atau Differentiation? Differentiation. Sebagai organisasi pemerintah Puskom tidak mengambil keuntungan dari cost tapi lebih pada kepuasan user

terhadap layanan yang

diberikan.

2. Menurut Bapak, organization size Puskom/Kemlu pada umumnya termasuk besar/kecil? Kenapa? Middle. Karena beban kerja kita berat maka kurang pas kalau dibilang kecil, tapi tidak bisa juga dikatakan besar karena jsecara fisik tidak banyak yang dikerjakan, lebih banyak aplikasi. Yang masih kurang adalah pengalolaan kebijakan, karena yang punya pengetahuan tersebut hanya kepala bidang saja. Saya ingin semua pegawai juga punya sehingga setiap kabag bisa mengambil keputusan. 3. Apakah fungsi dan peranan utama dari Bagian yang Bapak pimpin di dalam organisasi? Puskom mempunyai 3(tiga) pondasi atau pilar, yaitu pengelolaan berita, pengelolaan teknologi informasi dan pengelolaan pengamanan informasi. 4. Menurut Bapak, apakah knowledge atau pengetahuan itu merupakan sebuah asset yang penting di dalam organisasi dan perlu dilakukan pengelolaan? Penting, semua pegawai harus mengelola dan meningkatkan pengetahuan yang dimilikinya agar produktivitasnya meningkat. 5. Mekanisme pengelolaan/manajemen pengetahuan seperti apakah yang telah Bapak terapkan untuk memelihara pengetahuan yang ada di dalam PUSKOM (bagian ini)? Mekanisme yang saat ini digunakan adalah dengan merotasi pegawai, setiap

bidang

meyertakan

bidang

lain

dalam

setiap



99

kegiatan/proyeknya/pelatihan,

peningkatan

kompetensi

tidak

hanya

dilakukan oleh satu bidang tapi juga melibatkan bidang lain. 6. Hal apa saja yang sudah dilakukan dan juga fasilitas apa saja yang sudah diberikan oleh perusahaan dalam rangka meningkatkan sekaligus mengelola pengetahuan yang dimiliki karyawan PUSKOM? Baru sebatas inhouse training, diklat yang bekerjasama dengan pusdiklat, dengan rapat bersama. 7. Hal apa sajakah yang dapat atau sudah Bapak lakukan untuk memotivasi para karyawan untuk terus menciptakan dan berbagi pengetahuan? Tiga pondasi (kesiapan, kemampuan dan professional) Puskom apabila dimiliki oleh pegawai Puskom maka akan mempercepat keberangkatan pegawai ke Perwakilan, sehingga pegawai akan termotivasi untuk meningkatkan kemampuannya. Dilakukan penilaian dari kepala bidang sudah mampu/belum. 8. Kendala apa saja yang Bapak hadapi dalam mengelola pengetahuan yang dimiliki oleh PUSKOM? Masih adanya pegawai yang mempunyai paradigm lama, seolah-olah reward dating secara otomatis tidak dilihat dari peningkatan kinerja/skill. Hanya melihat urutan, hal tersebut harus dihilangkan. 9. Menurut Bapak, apakah diperlukan sebuah struktur dan posisi/peran tambahan yang khusus untuk mengelola pengetahuan? Seperti bagian atau divisi Knowledge Management dan posisi CKO (Chief Knowledge Officer)? Belum melihat urgensinya. Karena setiap kepala bagian bertugas mengelola knowledge yang ada di bagian mereka, sehingga mereka bisa secara langsung berinteraksi dengan pegawainya. Karena puskom sendiri hanya bagian dari kementerian. 10. Apakah Bapak bersedia untuk memberikan komitmen dan dukungan dalam pengelolaan pengetahuan yang dimiliki PUSKOM agar pengetahuan tersebut selalu dipelihara?



100

Iya, hanya permasalahannya ini baru bagi puskom. Sehingga saya butu tanggung jawab dari kepala bagian, dengan rapat tiap bulan untuk melihat pengamatan mereka terhadap pegawainya. 11. Menurut

Bapak,

perlukan

sebuah

sistem

informasi/teknologi

informasi untuk memfasilitasi karyawan dalam menciptakan dan berbagi pengetahuan? Sangat diperlukan. Karena dengan SI ini akan memudahkan dalam berbagi pengetahuan, terutama pada saat antar pegawai tidak bisa bertatap muka. 12. Adakah informasi tambahan lainnya yang Bapak inginkan? Kita baru dalam KM, ternyata bisa memberikan keuntungan bagi organisasi: -

Memotivasi

-

Merencanakan dengan baik renstra

-

Merencanakan penoingkatan kemampuansdm – produktivitas

-

Menunjukkan hasil kerja yg lebih baik

-

Bisa lebih lama mempertahankan prestasi, karena setiap hasil yg didapat berusaha ditingkatkan pada tahap berikutnya

Wawancara II 5. Berdasarkan hasil penelitian saya, didapatkan bahwa proses socialization untuk knowledge sharing merupakan prioritas utama, bagaimana pendapat bapak? Apakah sudah sesuai dengan keadaan yang ada di Puskom? Menurut saya sudah merepresentasikan apa yang ada di Puskom, melihat saat ini budaya sharing pengetahuan masih kurang untuk pegawai Puskom. 6. Untuk proses socialization untuk knowledge discovery, combination, internalization, externalization, dan exchange akan dilakukan apabila sumber daya berupa anggaran dan personel developernya tersedia. Apakah di Puskom memerlukan kelima proses tersebut? Saat ini knowledge management merupakan hal baru di Puskom, jadi saya kira untuk memaksimalkan hasil dari KM itu sendiri semua proses perlu dilakukan. 7. Apakah sumber daya di Puskom tersedia untuk membangun kelima proses KM diatas? Universitas Indonesia


101

Sumber daya manusia Puskom untuk developer aplikasi saat ini tersedia dan sudah teruji handal, dimana tahun 2012 kemaren berhasil membuat beberapa aplikasi baik untuk Puskom maupun untuk satuan kerja lain. Dalam hal anggaranpun saya rasa mencukupi untuk membangun aplikasi.



102

LAMPIRAN B Nama : Linardi Utama Jabatan: Kepala Bidang PPSIK 1. Menurut Bapak, strategi bisnis apakah yang menjadi fokus pada PUSKOM? Apakah Low Cost atau Differentiation? Differentiation. Untuk kementerian/lembaga jarang bicara masalah efisiensi karena dana bersifat dicari lebih ke diberikan, sehingga jarang bicara low cost. Sebagai salah satu instansi pemerintah maka organoisasi harus dibuat unik, berbeda dgn yg lain. 2. Menurut Bapak, organization size Puskom/Kemlu pada umumnya termasuk besar/kecil? Kenapa? Posisi sekarang di eselon II secara struktur dan peran otoritas di level middle. Tp sbg fungsi harusnya scr struktur bisa lebih tinggi dari itu. 3. Menurut Bapak, apakah knowledge atau pengetahuan itu merupakan sebuah asset yang penting di dalam organisasi dan perlu dilakukan pengelolaan? Sangat penting. 4. Mekanisme pengelolaan/manajemen pengetahuan seperti apakah yang telah Bapak terapkan untuk memelihara pengetahuan yang ada di dalam PUSKOM (bagian ini)? Masih secara ad hoc, tergantung pimpinannya, tidak misi puskom secara keseluruhan. Misalnya saya sebagai pimpinan di bidang III ditambah lagi di organisasi kita yang mobilitas pegawai tinngi Bentuk : mengatasi masalah dengan helpdesk (merekam permasalahan dan solusi permasalahan tsb), seiap pegawai yang mengikuti pelatihan wajib membuat laporan yang dishare di mail group 5. Hal apa saja yang sudah dilakukan dan juga fasilitas apa saja yang sudah diberikan oleh perusahaan dalam rangka meningkatkan sekaligus mengelola pengetahuan yang dimiliki karyawan PUSKOM? Ada aplikasi tapi masih tercerai berai, jaringan di aplikasi helpdesk, knowledge yg umum di mail group, juga meja diskusi untuk forum



103

diskuisberbagi pemgalaman terhadap maslah sehingga bisa memberikan solusi terhadap baasan 6. Hal apa sajakah yang dapat atau sudah Bapak lakukan untuk memotivasi para karyawan untuk terus menciptakan dan berbagi pengetahuan? Pegawai bidang III sudah mulai membagi dokumen di group, mencatat permasalahan jaringan di helpdesk dan mengutarakan masalah di forum secara langsung. Ynag belum bisa itu budaya berbagi, sampai saat ini masih berkaitan dengan tugas. Perlu diberitahu ke seluruh staf puskom, bahwa ada tempat untuk berbagi. 7. Kendala apa saja yang Bapak hadapi dalam mengelola pengetahuan yang dimiliki oleh PUSKOM? Awareness betapa penting pengetahuan masih kurang. Selama ini mereka tidak peduli ada orang dengan pengetahuan yang bagus, kmd pegawai tersebut pergi/penempatan/pension. Mereka tidak merasa butuh lagi, dan mencari solusi dalam bentuk lain yang tentunya takes time dan belum tentu merupakan solusi yang tepat. Harusnya suatu pengetahuan untuk mengatasi suatu masalah dengan tepat dijadikan best practice kemudian disimpan. Dengan begitu lebih baik, lebih cepat di retrieve untuk mengatasi masalah yang sama. 8. Menurut Bapak, apakah diperlukan sebuah struktur dan posisi/peran tambahan yang khusus untuk mengelola pengetahuan? Seperti bagian atau divisi Knowledge Management dan posisi CKO (Chief Knowledge Officer)? Sebenarnya perlu unit khusus tapi belum tahu levelnya CKO, sedangkan untuk kementerian CIO aja masih jauh. Misalnya adanya CKO maka diperlukan toolnya lebih dulu. 9. Apakah Bapak bersedia untuk memberikan komitmen dan dukungan dalam pengelolaan pengetahuan yang dimiliki PUSKOM agar pengetahuan tersebut selalu dipelihara? Sejauh saya menjabat di Puskom saya pasti akan menaruh komitmen. Saya bisa membuktikan dengan bentuk aplikasi yang sudah jadi. Universitas Indonesia


104

10. Menurut

Bapak,

perlukan

sebuah

sistem

informasi/teknologi

informasi untuk memfasilitasi karyawan dalam menciptakan dan berbagi pengetahuan? Perlu. Dengan fasilitas itu ketika temen2 ada kemudahan untuk menyimpan maka akan mengatasi satu permasalahan. Ada orang yang ingin berbagi tapi belum ada fasilitasnya. 11. Adakah informasi tambahan lainnya yang Bapak inginkan? Puskom merupakan bagian Kementerian Luar Negeri, jadi sebenarnya pengelolaan knowledge untuk ppuskom tidak bisa berdiri sendri, karena ada knowledge puskom yang harus dishare di tempat lain. Harus ada kesamaan visi antara pimpinan yang lebih tinggi, karena apabila dari pimpinan komit maka kementerian ini akan menjadi kementerian champion.



105

LAMPIRAN C QUISIONER NOTE : Berilah tanda ( √ ) pada kolom jawaban sesuai dengan arahan di tiap bagiannya. BAGIAN I : Jawablah setiap pertanyaan berikut dengan menjawab ‘Ya’ atau ‘Tidak’, yang menurut Anda paling sesuai dengan kondisi di organisasi. No.

Pertanyaan

Ya

1.

Pengetahuan merupakan suatu hal yang penting dalam pekerjaan Anda.

2.

Pengetahuan yang ada saat ini perlu untuk dikelola.

3.

Organisasi tempat Anda bekerja sudah memberikan fasilitas yang cukup dan memadai untuk mencari/berbagi pengetahuan (misalnya training, pelatihan dll). Dalam organisasi Anda diperlukan sebuah sistem informasi untuk memfasilitasi Anda dalam mencari/berbagi (misal Document Management System, Library Online).

4.

Tidak

BAGIAN II : Jawablah setiap pertanyaan di bawah ini dengan memilih jawaban yang dianggap paling mendekati dalam melakukan pekerjaan Anda sehari-hari. No.

Pertanyaan

1.

Seberapa seringkah terjadi ketidakjelasan/ perubahan pada pekerjaan yang Anda lakukan?

2.

Seberapa besarkah tingkat ketergantungan kesuksesan pekerjaan Anda dari usaha yang dilakukan oleh bagian atau divisi lain? Apakah Anda lebih sering melakukan pekerjaan berdasarkan rumus dan formulasi data (misal pengetahuan yang berisi panduan mengenai permasalahan teknikal) atau prosedur kerja yang ada (misal rangkaian urutan kerja untuk melakukan suatu tugas yang diberikan/SOP)? Dalam melakukan pekerjaan, apakah Anda lebih sering berbagi pengetahuan secara langsung (misal melalui diskusi face to face, presentasi, meeting, forum group discussion) atau melalui media (misal dokumen, email, blog)?

3.

4.

Jawaban Jarang/ Rendah

Sering/ Tinggi

Sedikit/ Rendah

Banyak/ Tinggi

Rumus/ Formulasi

Prosedur

Langsung

Media



106

BAGIAN III : Pilihlah satu atau lebih jawaban dari pertanyaan di bawah ini. Menurut Anda, fasilitas/fitur apa sajakah yang dapat Anda manfaatkan untuk mencari, berbagi, dan memelihara pengetahuan dan dokumen kerja yang Anda miliki dengan memanfaatkan sistem informasi? Dokumentasi Pengetahuan/Artikel

Download/Upload Dokumen

Forum Diskusi

Searching Dokumen

Chatting

Lainnya : ……….

BAGIAN IV : Pilihlah satu jawaban pada ‘Kondisi Saat Ini’ dan ‘Harapan Anda’ dari setiap pertanyaan di bawah ini yang menurut Anda paling sesuai. 1

:

Sangat Tidak Setuju

2

:

Tidak Setuju

3

:

Ragu-Ragu

4

:

Setuju

5

:

Sangat Setuju



107

A. KONDISI REAL SAAT INI DI ORGANISASI ANDA No. 1.

2. 3. 4. 5. 6.

7.

8. 9. 10. 11.

12.

13.

14.

Kondisi Saat Ini 1 2 3 4 5

Pertanyaan Saya terbiasa memanfaatkan informasi dan pengetahuan yang saya dapatkan dari dokumen kerja yang lama dalam membuat dokumen baru Fasilitas untuk melakukan pencarian dokumen lama dan integrasi (update) dokumen baru, tersedia dan mudah dimanfaatkan di tempat saya bekerja Saya terbiasa berdiskusi dan berbagi ide/pengetahuan secara langsung dengan rekan kerja Fasilitas untuk berdiskusi dan berbagi ide/pengetahuan tersedia dan mudah dimanfaatkan di tempat kerja saya bekerja Saya terbiasa menuangkan ide dan pengetahuan seputar kerja ke dalam media (dokumen, rekaman, dsb) Fasilitas untuk menuangkan ide/pengetahuan ke dalam media atau dokumen, tersedia dan mudah dimanfaatkan di tempat saya bekerja Saya terbiasa belajar dari membaca laporan training, manual, berita, maupun dokumen-dokumen pengetahuan yang dimiliki organisasi Fasilitas untuk belajar dari dokumen-dokumen training, manual, berita, dan dokumen lainnya tersedia dan mudah dimanfaatkan di tempat saya bekerja Saya terbiasa untuk bertukar dokumen, artikel, dan tulisan dengan rekan kerja atau unit kerja yang lain Fasilitas untuk bertukar dokumen, artikel, dan tulisan tersedia dan mudah dimanfaatkan di tempat saya bekerja Saya terbiasa memberikan bantuan dan arahan kepada rekan kerja saya untuk menyelesaikan suatu permasalahan kerja yang muncul Fasilitas untuk berbagi pengalaman dan best practice penyelesaian masalah kerja tersedia dan mudah dimanfaatkan di tempat saya bekerja Saya terbiasa melakukan pekerjaan rutin dengan memahami dan mempelajari prosedur dan peraturan kerja yang ada Fasilitas untuk mendapatkan informasi seputar prosedur dan peraturan, tersedia dan mudah dimanfaatkan di tempat saya bekerja



108

B. HARAPAN ANDA UNTUK SITUASI YANG SAMA No. 1.

2. 3. 4. 5. 6.

7.

8. 9. 10. 11.

12.

13.

14.

Harapan Anda 1 2 3 4 5

Pertanyaan Saya dapat memanfaatkan informasi dan pengetahuan yang saya dapatkan dari dokumen kerja yang lama dalam membuat dokumen baru Fasilitas untuk melakukan pencarian dokumen lama dan integrasi (update) dokumen baru, tersedia dan mudah dimanfaatkan di tempat saya bekerja Saya dapat berdiskusi dan berbagi ide/pengetahuan secara langsung dengan rekan kerja Fasilitas untuk berdiskusi dan berbagi ide/pengetahuan tersedia dan mudah dimanfaatkan di tempat kerja saya bekerja Saya dapat menuangkan ide dan pengetahuan seputar kerja ke dalam media (dokumen, rekaman, dsb) Fasilitas untuk menuangkan ide/pengetahuan ke dalam media atau dokumen, tersedia dan mudah dimanfaatkan di tempat saya bekerja Saya dapat belajar dari membaca laporan training, manual, berita, maupun dokumen-dokumen pengetahuan yang dimiliki organisasi Fasilitas untuk belajar dari dokumen-dokumen training, manual, berita, dan dokumen lainnya tersedia dan mudah dimanfaatkan di tempat saya bekerja Saya dapat untuk bertukar dokumen, artikel, dan tulisan dengan rekan kerja atau unit kerja yang lain Fasilitas untuk bertukar dokumen, artikel, dan tulisan tersedia dan mudah dimanfaatkan di tempat saya bekerja Saya dapat memberikan bantuan dan arahan kepada rekan kerja saya untuk menyelesaikan suatu permasalahan kerja yang muncul Fasilitas untuk berbagi pengalaman dan best practice penyelesaian masalah kerja tersedia dan mudah dimanfaatkan di tempat saya bekerja Saya dapat melakukan pekerjaan rutin dengan memahami dan mempelajari prosedur dan peraturan kerja yang ada Fasilitas untuk mendapatkan informasi seputar prosedur dan peraturan, tersedia dan mudah dimanfaatkan di tempat saya bekerja



109

LAMPIRAN D 1.

Uji coba menu document library

Objective Description

Pengelolaan Step Dokumen

Memverifikasi fitur document library Pengguna dapat menambah dokumen berupa file yan berupa dokumen/laporan/peraturan, mengubah dokumen dan atau menghapus dokumen 1. Untuk menambah dokumen, langkah yang dilakukan adalah: - login - tekan tombol menu document library - tekan tombol menambah dokumen - attachment dokumen - isi penjelasan singkat mengenai file yang diupload - upload dokumen - simpan 2. Untuk mengubah dokumen, langkah yang dilakukan adalah: - login - tekan tombol menu document library - memilih dokumen yang diubah dari hasil pencarian - tekan tombol mengubah dokumen - upload dokumen - simpan 3. Untuk menghapus dokumen, langkah yang dilakukan adalah: - login - tekan tombol menu document library - memilih dokumen yang diubah dari hasil pencarian - tekan tombol menghapus dokumen - simpan

Expected Result

konten yang ditambahkan akan tersimpan di database, dan tampak pada list di KMS

Actual result (pass/fail)

pass



110

2.

Uji coba menu article library Objective Description

Pengelolaan Step Artikel

Fitur pengelolaan pengetahuan diverifikasi User dapat melakukan penambahan pengetahuan dalam format artikel, mengubah artikel atau menghapus artikel 1. Untuk menu tambah artikel, langkah yang dilakukan adalah: - login - tekan tombol menu article library - tekan tombol menambah artikel - isi judul artikel - tulis artikel - simpan 2. Untuk mengubah artikel, langkah yang dilakukan adalah: - login - tekan tombol menu article document - memilih artikel yang ingin diubah - tekan tombol mengubah artikel - ubah isi artikel - simpan 3. Untuk menghapus pengetahuan, langkah yang dilakukan adalah: - login - tekan tombol menu article library - memilih artikel yang ingin diubah - tekan tombol menghapus artikel - simpan

Expected Result

konten yang ditambahkan akan tersimpan di database, dan tampak pada list di KMS


pass



111

3.

Uji coba menu discussion forum Objective Description

Step Forum Diskusi

Memverifikasi fitur forum diskusi Pengguna dapat menambah thread dimana semua pengguna KMS dapat memberikan komentar didalamnya 1. Untuk menambah komentar, langkah yang dilakukan adalah: - login - tekan button menu forum diskusi - memilih forum - memilih thread - menambah komentar - simpan 2. Untuk menghapus thread, langkah yang dilakukan adalah: - login - tekan tombol menu discussion forum - memilih kategori - masuk ke pilihan thread yang ada - memilih thread - menghapus thread - simpan 3. Untuk menghapus komentar, langkah yang dilakukan adalah: - login - tekan button menu forum diskusi - memilih forum - memilih thread - mencari komentar - menghapus komentar - simpan 4. Untuk mengubah komentar, langkah yang dilakukan adalah: - login - tekan button menu forum diskusi - memilih forum - memilih thread - mencari komentar - mengubah komentar - simpan 5. Untuk membuat thread baru, langkah yang dilakukan adalah: - login - tekan tombol menu discussion forum - memilih kategori - memilih button buat thread - menulis thread - simpan

Expected Result

thread, komentar diskusi yang dibuat tersimpan di database, dan tampak pada list forum yang bersangkutan di KMS


pass



112

4.

Uji coba menu searching Objective Description

Searching

Step

Expected Result Actual result (pass/fail)

5.

Memverifikasi fitur searching Fitur ini mempermudah mencari dokumen/artikel yang tersimpan di database - login - tekan tombol menu searching - menuliskan kriteria pencarian - pilih kategori pencarian, apakah termasuk artikel atau dokumen - tekan tombol cari - melihat hasil pencarian - untuk dokumen, dilakukan download KMS akan menampilkan daftar konten yang mengandung kata kunci pass

Uji coba menu chatting Objective Description

Chatting

Step

Expected Result Actual result (pass/fail)

Memverifikasi fitur chatting Pengguna dapat melakukan chatting dengan pengguna lain di KMS - login - tekan tombol menu chatting - memilih pengguna lain yang akna diajak chatting - chatting Pengguna dapat melakukan chatting dengan pengguna lain di KMS pass



113

LAMPIRAN E - Tabel pemetaan pertanyaan pada kuisioner No. I.1 I.2 I.3 I.4 II.1 II.2 II.3 II.4 III.1 III.2 III.3 III.4 III.5 IV.1 IV.2 IV.3 IV.4 IV.5 IV.6 IV.7 IV.8 IV.9 IV.10 IV.11 IV.12 IV.13 IV.14 IV.15 IV.16 IV.17 IV.18 IV.19 IV.20 IV.21 IV.22 IV.23 IV.24 IV.25 IV.26 IV.27 IV.28

List Kuisioner Bagian I - Pertanyaan 1 Bagian I - Pertanyaan 2 Bagian I - Pertanyaan 3 Bagian I - Pertanyaan 4 Bagian II - Pertanyaan 1 Bagian II - Pertanyaan 2 Bagian II - Pertanyaan 3 Bagian II - Pertanyaan 4 Bagian III - Dokumentasi P/A Bagian III - Forum Diskusi Bagian III - D/U Dokumen Bagian III - Searching Bagian III - Lainnya Bagian IV - Saat Ini - 1 Bagian IV - Saat Ini - 2 Bagian IV - Saat Ini - 3 Bagian IV - Saat Ini - 4 Bagian IV - Saat Ini - 5 Bagian IV - Saat Ini - 6 Bagian IV - Saat Ini - 7 Bagian IV - Saat Ini - 8 Bagian IV - Saat Ini - 9 Bagian IV - Saat Ini - 10 Bagian IV - Saat Ini - 11 Bagian IV - Saat Ini - 12 Bagian IV - Saat Ini - 13 Bagian IV - Saat Ini - 14 Bagian IV - Harapan - 1 Bagian IV - Harapan - 2 Bagian IV - Harapan - 3 Bagian IV - Harapan - 4 Bagian IV - Harapan - 5 Bagian IV - Harapan - 6 Bagian IV - Harapan - 7 Bagian IV - Harapan - 8 Bagian IV - Harapan - 9 Bagian IV - Harapan - 10 Bagian IV - Harapan - 11 Bagian IV - Harapan - 12 Bagian IV - Harapan - 13 Bagian IV - Harapan - 14

Fungsi Kepentingan knowledge Kebutuhan KM Kesiapan infrastruktur Kebutuhan KMS Task uncertainty Task Interdependence Declarative vs Procedural Tacit vs Explicit Memilih fitur KMS yang diinginkan ada di KMS Puskom Combination Socialization Externalization Internalization Exchange Directions Routine Combination Socialization Externalization Internalization Exchange Directions Routine



114

LAMPIRAN F - Hasil kuisioner

0.1



UNIVERSITAS INDONESIA PEMODELAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM (KMS) PADA PUSAT KOMUNIKASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI KARYA AKHIR INTAN KARTIKASARI

Recommend Documents