UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN ENTERPRISE ARCHITECTURE PADA KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA KARYA AKHIR INSAN AKHIR SURYANA

i

UNIVERSITAS INDONESIA

PERANCANGAN ENTERPRISE ARCHITECTURE PADA KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA

KARYA AKHIR

INSAN AKHIR SURYANA 1106042113

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JULI 2013 i

Perancangan enterprise..., Insan Akhir Suryana, FIKOM UI, 2013.

i

UNIVERSITAS INDONESIA

PERANCANGAN ENTERPRISE ARCHITECTURE PADA KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA

KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi

INSAN AKHIR SURYANA 1106042113

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JULI 2013


ii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

ii


HALAMAN PENGESAHAN

iii


iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Allah SWT, karena atas berkat dan rahmat-Nya, pada akhirnya saya dapat menyelesaikan karya akhir ini. Penulisan karya akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Magister Teknologi Informasi pada Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia. Saya menyadari bahwa tanpa bimbingan dan bantuan berbagai pihak, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikan masa perkuliahan sampai pada penyusunan karya akhir ini, oleh karena itu pada kesempatan yang baik ini saya mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Bob Hardian, Ph.D, selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam penyusunan karya akhir ini. 2. Pihak Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia yang telah banyak membantu

dalam

memberikan

beasiswa

pendidikan

dan

kemudahan

memperoleh data yang saya perlukan. 3. Orang tua dan keluarga saya yang telah memberikan bantuan dukungan material dan moral. 4. Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika yang mengijinkan penulis didalam melakukan pengambilan data dilingkungan Kementerian Sekretariat Negara. 5. Teman-teman dari MTI angkatan 2011 yang banyak membantu dan memberikan dukungan selama perkuliahan. Akhir kata, saya berharap Allah SWT berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga karya akhir ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu. Jakarta, 4 Juli 2013 Insan Akhir Suryana

iv


HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ==========================================================

v


vi

ABSTRAK Nama Program Studi Judul

: Insan Akhir Suryana : Magister Teknologi Informasi : Perancangan Enterprise Architecture Pada Kementerian Sekretariat Negara

Seiring waktu organisasi dalam menjalankan kegiatannya berkembang dan berubah sesuai kebutuhan untuk mencapai sasaran dan tujuan organisasi. Perencanaan dan pengembangan Enterprise Architecture (EA) terhadap suatu organisasi menjadi bagian penting dalam upaya mendukung kegiatan organisasi agar lebih efisien, efektif dan mampu beradaptasi dengan perubahan proses bisnis yang ada. Pengembangan aplikasi di Kementerian Sekretariat Negara masih dilakukan oleh masing-masing unit kerja sehingga terjadi kesulitan dalam hal integrasi antar aplikasi, kemudian masih adanya duplikasi data antar aplikasi menyebabkan tidak efisiennya penyimpanan data. Dalam penelitian ini penulis berusaha membuat rancangan EA menggunakan TOGAF Framework. Diharapkan bahwa solusi yang didapat sesuai dengan keperluan bisnis organisasi sekarang dan yang akan datang. Data yang didapat diperoleh melalui dokumen yang ada di Kementerian Sekretariat Negara seperti standar pelayanan, peraturan menteri sekretaris negara, hasil observasi dilapangan maupun melalui wawancara dengan orang yang terkait dengan pengembangan SI/TI. Data yang diperoleh kemudian diolah untuk mendapatkan solusi arsitektur. Web services dan virtualisasi digunakan untuk merancang sistem aplikasi dan teknologi. Dalam penelitian ini diberikan langkah-langkah dalam pengembangan arsitektur. Kata Kunci: Enterprise Architecture, TOGAF Framework, virtualisasi

vi

Universitas Indonesia


vii

ABSTRACT Name Study Program Title

: Insan Akhir Suryana : Master of Information Technology : The Design of Enterprise Architecture at Ministry of The State Secretariat

Over time the organization in carrying out its activities evolve and change as needed to achieve the goals and objectives of the organization. Planning and development of Enterprise Architecture (EA) to be an important part of an organization in order to support the activities of the organization to be more efficient, effective and able to adapt to changes in existing business processes. Application development in the Ministry of the State Secretariat is still performed by each work unit, causing difficulty in terms of integration between applications, then there is still duplication of data between applications causes inefficient data storage. In this study the authors attempted to make the draft EA using TOGAF Framework. It is expected that the solution is obtained in accordance with the organization's business needs now and in the future. The data were obtained through documents at the Ministry of the State Secretariat as the standard of services, regulations secretary of state, the results of field observations and through interviews with people associated with the development of IS / IT. The data obtained is then processed to obtain the solution architecture. Web services and virtualization is used to design applications and technology systems. In this research, given the steps in the development of architecture.

Keywords: Enterprise Architecture, TOGAF Framework, Virtualization

vii



DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL………………………………………………………………i HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS................................................................ ii HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................................... iii KATA PENGANTAR ....................................................................................................... iv HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI .......................................... v TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ............................................... v ABSTRAK ......................................................................................................................... vi ABSTRACT....................................................................................................................... vii DAFTAR ISI ..................................................................................................................... viii DAFTAR TABEL ............................................................................................................... xi DAFTAR GAMBAR ......................................................................................................... xii DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................................... xiii BAB 1 ................................................................................................................................. 1 PENDAHULUAN .............................................................................................................. 1 1.1

Latar Belakang .................................................................................................... 1

1.2

Perumusan Masalah ............................................................................................ 2

1.3

Ruang Lingkup Penelitian ................................................................................... 5

1.4

Tujuan Penelitian ................................................................................................ 5

1.5

Manfaat Penelitian .............................................................................................. 5

1.6

Sistematika Penulisan ......................................................................................... 6

BAB 2 ................................................................................................................................. 8 LANDASAN TEORI .......................................................................................................... 8 2.1 Definisi Enterprise Architecture ................................................................................... 8 2.2

TOGAF ................................................................................................................... 9

2.2.1

Architecture Development Method (ADM) .................................................. 11

2.2.2

Perbandigan TOGAF dengan EA lainnya. .................................................... 14

2.3

Web Services ......................................................................................................... 16

2.4

Virtualisasi ............................................................................................................ 18

2.5

Referensi Penelitian Terdahulu ............................................................................. 20

BAB 3 ............................................................................................................................... 22 METODOLOGI PENELITIAN ........................................................................................ 22 3.1

Metodologi ........................................................................................................ 22

viii



Kerangka berpikir ............................................................................................. 24

3.2

BAB 4 ............................................................................................................................... 26 PROFIL ORGANISASI.................................................................................................... 26 4.1.

Sejarah singkat Kementerian Sekretariat Negara .............................................. 26

4.2.

Kedudukan, Tugas dan Fungsi Kementerian Sekretariat Negara ..................... 26

4.3.

Visi dan Misi Organisasi ................................................................................... 28

4.4.

Struktur Organisasi ........................................................................................... 29

4.5.

Sasaran Strategis ............................................................................................... 31

BAB 5 ............................................................................................................................... 33 PEMBAHASAN ANALISA DAN PENGOLAHAN DATA........................................... 33 Fase Preliminary ................................................................................................... 33

5.1

5.1.1 Peran dan tanggung jawab pengelolaan arsitektur ............................................... 33 Pembuatan Visi Arsitektur .................................................................................... 34

5.2

5.2.1

Value Chain Kementerian Sekretariat Negara .............................................. 34

5.2.2

Prinsip – Prinsip Arsitektur ........................................................................... 36

5.2.2.1

Prinsip Bisnis .......................................................................................... 37

5.2.2.2

Prinsip Data ............................................................................................... 37

5.2.2.3

Prinsip Aplikasi ......................................................................................... 38

5.2.2.4

Prinsip Teknologi ...................................................................................... 39

Arsitektur Kementerian Sekretariat Negara .......................................................... 41

5.3

Arsitektur Bisnis ........................................................................................... 41

5.3.1 5.3.1.1

Arsitektur Bisnis To-be ............................................................................. 60

5.3.1.2

Gap Analysis Arsitektur Bisnis ................................................................. 60 Arsitektur Data .............................................................................................. 60

5.3.2

5.3.2.1 Arsitektur data to-be...................................................................................... 66 5.3.2.2

Keamanan Data ....................................................................................... 68

5.3.2.3

Gap analysis Arsitektur Data ................................................................... 68 Arsitektur Aplikasi ........................................................................................ 69

5.3.3 5.3.3.1

Arsitektur Aplikasi saat ini ....................................................................... 69

5.3.3.2

Arsitektur Aplikasi to-be............................................................................ 74

5.3.3.3

Gap analysis arsitektur aplikasi ................................................................ 78 Arsitektur Teknologi ..................................................................................... 80

5.3.4 5.3.4.1

Arsitektur Teknologi saat ini..................................................................... 80

5.3.4.2 Arsitektur Teknologi to-be ............................................................................ 84 5.3.4.3 Gap Analysis Arsitektur Teknologi............................................................... 90 5.4

Solusi dan Peluang ................................................................................................ 92

ix



5.4.1

Review dan Konsolidasi Gap Analysis ......................................................... 92

5.4.2

Solusi Arsitektur ........................................................................................... 94

5.4.3

Peluang .......................................................................................................... 95

BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................................... 96 6.1

Kesimpulan ....................................................................................................... 96

6.2

Saran ................................................................................................................. 98

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................... 99 LAMPIRAN .................................................................................................................... 101

x



xi

DAFTAR TABEL

Tabel 1. 1 Tabel Aplikasi dan Data yang disediakan ..................................... 3 Tabel 2. 1 Kriteria dan pemeringkatan EA (Sessions, 2007) ....................... 15 Tabel 4. 1 Sasaran Strategis dan Indikatornya ............................................. 32 Tabel 5. 1 Peran dan tanggung jawab pengelola arsitektur .......................... 33 Tabel 5. 2 Kegiatan utama dan unit pelaksana yang bertanggung jawab .... 35 Tabel 5. 3 Prinsip-prinsip Arsitektur Bisnis................................................. 37 Tabel 5. 4 Prinsip-prinsip Arsitektur Data ................................................... 38 Tabel 5. 5 Prinsip-prinsip Arsitektur Aplikasi ............................................. 39 Tabel 5. 6 Prinsip-prinsip Arsitektur Teknologi .......................................... 40 Tabel 5. 7 Kegiatan pokok pelayanan administrasi pejabat negara ............. 43 Tabel 5. 8 Kegiatan pokok pelayanan pengaduan masyarakat .................... 45 Tabel 5. 9 Kegiatan pokok pelayanan keprotokolan kenegaraan ................. 48 Tabel 5. 10 Kegiatan pokok pelayanan penganugerahan gelar dan tanda jasa kehormatan ................................................................................ 51 Tabel 5. 11 Kegiatan pokok pelayanan perijinan perjalanan dinas ke luar negeri ......................................................................................... 54 Tabel 5. 12 Pelayanan proses penyusunan peraturan perundang-undangan 57 Tabel 5. 13 Arsitektur data administrasi pejabat negara .............................. 60 Tabel 5. 14 Arsitektur data penanganan pengaduan masyarakat ................. 61 Tabel 5. 15 Arsitektur data pelayanan keprotokolan kenegaraan ................ 62 Tabel 5. 16 Arsitektur data penganugerahan gelar tanda jasa kehormatan .. 63 Tabel 5. 17 Arsitektur data perijinan perjalanan dinas ke luar negeri ......... 64 Tabel 5. 18 Arsitektur data penyusunan peraturan perundang-undangan .... 64 Tabel 5. 19 Arsitektur data kegiatan pendukung di Kementerian Sekretariat Negara ....................................................................................... 65 Tabel 5. 20 Hubungan arsitektur bisnis dengan kebutuhan arsitektur data tobe ............................................................................................... 66 Tabel 5. 21 Sistem informasi Kementerian Sekretariat Negara dan pemilik ... ................................................................................................... 69 Tabel 5. 22 Sistem informasi Kementerian Sekretariat Negara dan pemilik (lanjutan) ................................................................................... 70 Tabel 5. 23 Keterkaitan proses bisnis dengan aplikasi as-is ........................ 71 Tabel 5. 24 Prinsip dan pola solusi .............................................................. 77 Tabel 5. 25 Gap Analysis Arsitektur Aplikasi ............................................. 79 Tabel 5. 26 Aset teknologi ........................................................................... 81 Tabel 5. 27 Hubungan Output Arsitektur aplikasi dengan Arsitektur teknologi .................................................................................... 85 Tabel 5. 28 Gap Analysis Arsitektur Teknologi........................................... 91 Tabel 5. 29 Matriks Konsolidasi kesenjangan, solusi dan ketergantungan.. 93

xi



DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Diagram Fishbone Analysis.......................................................4

Gambar 3. 1 Tahapan-Tahapan Penelitian....................................................22 Gambar 3. 2 Kerangka Berpikir ................................................................... 24 Gambar 4. 1 Struktur Organisasi Kementerian Sekretariat Negara.............30 Gambar 5. 1 Value Chain Kementerian Sekretariat Negara (Nugroho, 2012).....................................................................................36 Gambar 5. 2 Proses Bisnis Inti Kementerian Sekretariat Negara ................ 42 Gambar 5. 3 Alur kegiatan administrasi pejabat negara .............................. 44 Gambar 5. 4 Alur kegiatan pengaduan masyarakat ..................................... 46 Gambar 5. 5 Alur kegiatan pelayanan keprotokolan kenegaraan ................ 49 Gambar 5. 6 Alur kegiatan penganugerahan gelar dan tanda jasa kehormatan ................................................................................................ 52 Gambar 5. 7 Alur kegiatan pelayanan perijinan perjalanan dinas ke luar negeri ...................................................................................... 55 Gambar 5. 8 Alur kegiatan Penyusunan Peraturan Perundang-undangan ... 58 Gambar 5. 9 Tabel Proses Bisnis dan Data yang dihasilkan ........................ 66 Gambar 5. 10 Rancangan logis arsitektur data............................................. 67 Gambar 5. 11 Arsitektur aplikasi saat ini ..................................................... 74 Gambar 5. 12 Arsitektur to-be sistem informasi Sekretariat Negara ........... 78 Gambar 5. 13 Topologi Jaringan saat ini ..................................................... 82 Gambar 5. 14 Pemetaan Aplikasi ke Teknologi Virtualisasi ....................... 86 Gambar 5. 15 Arsitektur Teknologi to-be Kementerian Sekretariat Negara 88 Gambar 5. 16 Topologi Jaringan to-be Kementerian Sekretariat Negara .... 89

xii



DAFTAR LAMPIRAN

Skrip Wawancara ………………………………………………………102

xiii



BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan mengenai gambaran umum dari penelitian yang akan dilakukan. Hal ini termasuk latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian ruang lingkup penelitian dan sistematika penulisan. 1.1

Latar Belakang

Saat ini kebutuhan adaptasi teknologi informasi untuk mendukung proses bisnis perusahaan atau organisasi sangat dibutuhkan untuk meningkatkan beberapa hal yaitu: 1. Efisiensi,

kemampuan

untuk

menggunakan

komponen

yang

dapat

didayagunakan kembali sehingga bisa lebih cepat dalam pengembangan. 2. Efektifitas, kemudahan dalam integrasi semua komponen untuk mendukung operasional organisasi. 3. Kecepatan dalam merancang dan merencanakan proses sehingga organisasi dapat dengan cepat membangun aplikasi maupun melakukan upgrade infrastruktur untuk mendukung aplikasi yang ada maupun yang akan dikembangkan. Dengan berkembangnya proses bisnis dari suatu perusahaan atau organisasi tentunya juga harus diimbangi dengan kemampuan adaptasi dari infrastruktur teknologi informasi yang sudah ada. Hal ini berguna untuk mengantisipasi perubahan kebutuhan strategis organisasi di masa depan. Sesuai dengan Undang-Undang nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan Undang-Undang nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik mengisyaratkan bahwa peningkatan efektifitas dan efisiensi pelayanan publik perlu ditindaklanjuti dengan kebijakan operasional pengembangan dan pengoperasian aplikasi sistem informasi sesuai dengan kebutuhan.

1



2

Dalam menjalankan kegiatannya Kementerian Sekretariat Negara menetapkan visi pengembangan Sistem Informasi Kementerian Sekretariat Negara (SIKSN) untuk tahun 2011-2014 yang tertuang dalam peraturan menteri sekretaris negara nomor 14 Tahun 2011 tentang Grand Design Pengembangan E-Government yaitu: “Tersedianya dukungan data dan informasi serta ketatalaksanaan berbasis TIK yang terintegrasi dalam rangka mewujudkan layanan teknis dan administrasi yang prima kepada presiden dan wakil presiden” 1.2

Perumusan Masalah

Dari latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa dukungan data dan informasi serta ketatalaksanaan teknologi informasi dan komunikasi harus terintegrasi dalam mewujudkan layanan teknis dan administrasi kepada presiden dan wakil presiden. Sedangkan dalam permensesneg nomor 7 Tahun 2011 dijelaskan tujuan utama reformasi birokrasi kementerian sekretariat negara antara lain: “Terwujudnya struktur Kementerian Sekretariat Negara yang ramping dan responsif terhadap perubahan dan meningkatnya mutu layanan kepada presiden dan wakil presiden serta mendukung layanan kepada masyarakat luas melalui transformasi budaya kerja berbasis teknologi komunikasi dan informasi.” Hasil pengamatan lainnya yang dilakukan penulis bahwa masing-masing unit kerja membuat dan mengembangkan aplikasi secara sendiri-sendiri dengan platform yang berbeda-beda, hal ini dapat menyulitkan dalam hal integrasi aplikasi. Penggunaan data secara bersama-sama juga belum bisa diterapkan masing-masing aplikasi. Sebagai contoh dari observasi awal didapat penggunaan data dari beberapa aplikasi dirangkum ke dalam tabel 1.1 berikut ini :



3

Tabel 1. 1 Tabel Aplikasi dan Data yang disediakan

Nama Aplikasi Portal Indonesia (www.indonesia.go.id)

Website Setneg (www.setneg.go.id)

Aplikasi Administrasi Pejabat Negara

Aplikasi Perundang-Undangan

Data yang disediakan •

Data Undang-undang

•

Data Peraturan Pemerintah

•

Data Keputusan presiden

•

Data Peraturan presiden

•

Data Instruksi presiden

•

Data Undang-Undang

•

Data Peraturan Pemerintah

•


•


•

Data Instruksi presiden

•

Data Peraturan Menteri

•

Data Keputusan Menteri

•

Data Undang-undang

•


•


•


•

Data

Keppres

Pemberhentian

Pengangkatan, dan

Pensiun

Pejabat Negara

Dari tabel 1.1 adanya duplikasi data yang sama pada sejumlah aplikasi yaitu data undang-undang, data peraturan pemerintah, data keputusan presiden dan data peraturan presiden. Kemudian tidak adanya mekanisme penggunaan data secara bersama-sama untuk efisiensi dan menghemat media penyimpanan. Untuk dapat melihat akar masalah yang ada digunakan teknik fishbone analysis, Gambar 1.1 memperlihatkan diagram fishbone Analysis dari masalah yang ada.



4

Infrastruktur

Manusia Kurangnya koordinasi antara pengguna dengan bagian TI

Tidak adanya mekanisme integrasi antar aplikasi

Kurangnya pemahaman terhadap Perancangan Arsitektur Enterprise

Aplikasi berdiri sendiri

Tidak adanya pelatihan, pendidikan maupun sertifikasi Enterprise Architecture kepada pegawai

Akses aplikasi butuh waktu lama

Duplikasi Data dan Integrasi Aplikasi yang rendah Grand Design pengembangan Sistem Informasi Kementerian Sekretariat Negara masih bersifat umum

Kurangnya koordinasi antar unit kerja Pengembangan aplikasi dilakukan masing-masing unit kerja

Perancangan arsitektur tidak didasarkan pada Enterprise Architerture framework seperti Zachman, TOGAF dan lain-lain.

Metode

Manajemen

Gambar 1.1 Diagram Fishbone Analysis

Dari hasil Fishbone analysis pada gambar 1.1 diambil satu masalah yang ada yaitu belum terdapat perancangan arsitektur enterprise berdasarkan Enterprise Architecture Framework.

Saat ini Kementerian Sekretariat

Negara baru

memiliki grand design e-government yang masih bersifat umum dan belum ada kajian secara komprehensif

baik itu arsitektur bisnis, data, aplikasi maupun

teknologi yang akan digunakan berdasarkan Enterprise Architecture (EA) yang sudah ada misalnya seperti TOGAF, Zachman framework dan lain-lain.



5

Berdasarkan

latar belakang dan permasalahan yang ada, diperlukan suatu

rancangan Enterprise Architecture dengan menggunakan salah satu kerangka kerja yaitu TOGAF. Sehingga pertanyaan penelitian dari permasalahan yang ada adalah: “Rancangan Enterprise Architecture seperti apa yang dapat digunakan oleh Kementerian Sekretariat Negara dengan menggunakan kerangka TOGAF ADM?” 1.3

Ruang Lingkup Penelitian

Ruang lingkup penelitian meliputi: 1. Penyelesaian masalah menggunakan kerangka kerja TOGAF 2. Pembahasan dibatasi oleh proses-proses bisnis inti kedeputian dan sekretariat menteri di Kementerian Sekretariat Negara. 3. Keluaran rancangan meliputi arsitektur bisnis, arsitektur sistem informasi dan arsitektur teknologi yang sesuai dengan kerangka kerja TOGAF 1.4

Tujuan Penelitian Tujuan penulisan penelitian ini adalah merancang sebuah model

Enterprise Architecture yang adaptif di Kementerian Sekretariat Negara. 1.5

Manfaat Penelitian

Penelitian ini memberikan manfaat diantaranya adalah: 1. Manfaat akademis: mendapatkan pembelajaran secara khusus terhadap perancangan Enterprise Architecture di sektor pemerintah. 2. Manfaat bagi Kementerian Sekretariat Negara adalah sebagai bahan acuan dalam pengembangan Enterprise Architecture untuk perencanaan di masa mendatang dan kemungkinan-kemungkinan yang bisa dikembangkan sehingga bisa memberikan nilai tambah bagi kementerian tersebut.



6

1.6

Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini membahas mengenai latar belakang pengambilan topik, perumusan permasalahan, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian serta sistematika penulisan.

2. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini membahas tentang teori-teori yang mendukung topik penulisan ini, yang dapat digunakan sebagai panduan atau rujukan dalam penelitian. Teori yang mendukung dalam penelitian ini adalah teori TOGAF framework, web services dan virtualisasi maupun referensi penelitian yang pernah dilakukan sebelumnya.

3. BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN Pada Bab ini membahas tentang metodologi penelitian yang digunakan dalam penulisan ini, adapun metodologi penelitian yang terdapat pada tulisan ini mencakup beberapa hal, tahapan-tahapan penelitian dan kerangka berpikir menggunakan kerangka kerja TOGAF ADM.

4. BAB 4 PROFIL ORGANISASI Pada Bab ini membahas tentang profil organisasi secara umum tempat dimana penelitian ini dilakukan,yaitu Kementerian Sekretariat Negara RI. Adapun yang dibahas mengenai profil organisasi mencakup beberapa hal, yaitu sejarah singkat Sekretariat Negara, gambaran umum, kedudukan, tugas dan fungsi Sekretariat Negara, serta struktur organisasi yang terdapat pada Sekretariat Negara.

5. BAB 5 HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Pada bab ini membahas tentang hasil pengumpulan data dan analisis terhadap data disesuaikan dengan framework yang ada (TOGAF). Melalui alat pendukung seperti virtualisasi. Universitas Indonesia


7

6. BAB 6 PENUTUP Pada bab ini merupakan bab terakhir dari penulisan ini, adapun bahasan yang dilakukan didalam bab ini meliputi kesimpulan mengenai penulisan ini serta saran-saran yang penulis utarakan yang berkaitan tentang penulisan ini.



BAB 2 LANDASAN TEORI

Bab ini membahas tentang teori-teori yang dapat digunakan sebagai panduan atau rujukan dalam penelitian, beberapa teori yang dapat mendukung penelitian ini ialah Enterprise Architecture, TOGAF framework, web services dan virtualisasi.

2.1 Definisi Enterprise Architecture Untuk memahami Enterprise Architecture, ada beberapa pendapat dari beberapa organisasi yang berusaha menjelaskan Architecture.

Enterprise

sendiri

mengenai makna dari Enterprise

mengandung

makna

organisasi

yang

menggunakan TI untuk menjalankan misinya (Osvalds, 2001) sedangkan Architecture yaitu: “The structure of components, their inter-relationships and the principles and guidelines governing their design and evolution over time” (Group, 2009) Beberapa definisi mengenai Enterprise Architecture (EA), menurut (Weill) Enterprise Architecture adalah: “Enterprise architecture is the organizing logic for business processes and IT infrastructure reflecting the integration and standardization requirements of the company's operating model. The operating model is the desired state of business process integration and business process standardization for delivering goods and services to customers” Menurut (Kutvonen, 2007) EA didefinisikan dengan cara bagaimana strategi bisnis direalisasi menggunakan proses dan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. Kemudian USA Federal CIO Council (Schekkerman J., 2004) merumuskan EA sebagai aset informasi yang strategis. Di dalam EA ditentukan misi dari bisnisnya, kemudian informasi dan teknologi apa saja yang diperlukan serta proses transisi 8



9

dari penerapan teknologi baru dalam rangka memenuhi kebutuhan akan perubahan misi organisasi. Menurut (Osvalds, 2001) Enterprise architecture (EA) merupakan gambaran dari misi dan visi perusahaan, yang mengandung informasi, fungsionalitas, lokasi organisasi dan parameter kinerja. Enterprise Architecture mengambarkan rencana untuk mengembangkan sebuah sistem atau sekumpulan sistem Dari beberapa definisi yang telah dijelaskan sebelumnya, ada beberapa kata kunci yang bisa diambil antara lain: 1. Komponen yang dapat dipecah menjadi orang, proses, bisnis dan teknologi. Contoh dari komponen yaitu

strategi organisasi, pemilik perusahaan, lokasi,

biaya, layanan apa saja yang ada, informasi yang diperlukan, aplikasi, sistem dan infrastruktur yang digunakan dan lain-lain. 2. Arsitektur yang merupakan struktur dari komponen, menjelaskan bagaimana keterkaitan antar elemen dan

prinsip-prinsip serta panduan dalam mengelola

rancangan. 3. Perusahaan, dapat diartikan keseluruhan organisasi, divisi dari perusahaan, organisasi pemerintah, departemen, atau organisasi yang saling terhubung.

2.2

TOGAF

Perancangan infrastruktur ini akan menggunakan kerangka kerja dengan pendekatan The Open Group Architecture Framework (TOGAF) versi 9 sebagai kerangkan kerja untuk perancangannya. Dalam kerangka TOGAF ada 4 domain utama yang menyusunnya antara lain: arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi. sebelum memulai perancangan arsitektur bisnis perlu didefinisikan dari sebuah organisasi baik itu berupa strategi yang akan dilaksanakan, struktur organisasinya, bagaimana tata kelolanya serta proses bisnis inti apa saja yang dilakukan di dalam perusahaan atau organisasi.



10

Domain arsitektur data mencakup struktur data yang digunakan, diatur dan diakses dan dimanfaatkan. Aplikasi yang akan dikembangkan serta bagaimana keterkaitan antar aplikasi dan hubungannya dengan bisnis inti perusahaan dijelaskan di dalam arsitektur aplikasi dan yang terakhir yaitu arsitektur teknologi yang memanfaatkan teknologi baik itu software dan hardware untuk mendukung pengembangan bisnis perusahaan dan layanan aplikasi. Struktur dokumen TOGAF dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini:

TOGAF Capability Framework Mengatur target, KPI, rencana dan pendanaan untuk setiap peran arsitektur

Informasi ukuran, struktur dan budaya kapabilitas

Architecture Capability Framework (Bagian VII) Effective operation dari kapabilitas arsitektur memastikan realisasi dari Visi Bisnis

Kapabilitas Bisnis menggerakkan kebutuhan untuk Architecture Capability Maturity

Kapabilitas Arsitektur menjalankan sebuah metode Kebutuhan bisnis, Mengidentifikasikan masalah,

Business Vision and Drivers

Metode memperjelas pemahaman terhadap kebutuhan bisnis

Architecture Development Method (Bagian II)

Metode menghasilkan konten yang akan disimpan di repositori, diklasifikasikan menurut Enterprise Continuum

Enterprise Continuum and Repository memberikan informasi keadaan bisnis saat ini

Metode memberikan solusi bisnis yang baru

Business Capabilities

ADM Guidelines and Techniques (Bagian III) TOGAF ADM & Content Framework

Architecture Content Framework (Bagian IV)

Enterprise Continuum and Tools (Bagian V)

Perubahan operasional memperbaharui Enterprise Continuum and Repository

TOGAF Reference Models (Bagian VI) TOGAF Enterprise Continuum and Tools

Gambar 2.1 Struktur dokumen TOGAF (Group, 2009) Dari Gambar 2.1 struktur dokumen TOGAF dijelaskan menjadi 7 bagian besar antara lain adalah:



11

1. Bagian I menjelaskan bagaimana kaitannya antar konsep-konsep yang ada di Enterprise Architecture (EA) dengan framework TOGAF termasuk juga istilah yang sering digunakan. 2. Bagian II berisi dokumen yang menjelaskan tahapan-tahapan yang ada di TOGAF dalam pengembangan EA. 3. Bagian III berisi petunjuk dan teknik yang digunakan dalam merancang dan menerapkan tahapan-tahapan yang ada di TOGAF. 4. Bagian IV, Dalam dokumen ini menjelaskan model struktural untuk konten arsitektur. Ada 3 kategori didalamnya antara lain: deliverables (produk yang telah di review, disetujui oleh stakeholder),

artifact (mendeskripsikan

arsitektur dan produk yg lebih spesifik) dan building block (komponen bisnis atau TI yang potensial untuk digunakan) 5. Bagian

V,

Enterprise

Continuum

dan

tools-nya,

menjelaskan

dan

menggambarkan taksonomi dan tools yang sesuai untuk menyimpan output dari pengembangan arsitektur. 6. Bagian VI, TOGAF Reference Model, menyediakan referensi model-model dari arsitektur yang sudah ada. 7. Bagian VII, Architecture Capability Framework, dokumen ini menjelaskan bagaimana struktur organisasi, proses yang ada, keahlian dari personil serta peran dan tanggung jawab yang dibutuhkan untuk merealisasikan dan mengoperasikan fungsi arsitektur pada sebuah organisasi. 2.2.1

Architecture Development Method (ADM)

Salah satu komponen penting dari TOGAF yaitu ADM. ADM TOGAF versi 9 memiliki beberapa poin kunci diantaranya: 1. ADM bersifat iteratif, yang keseluruhan proses, antar fase dan di dalam fase dilakukan secara berulang. Dalam setiap iterasi, ditentukan lingkup enterprise, periode waktu dan aset arsitektur. 2. Pengujian sumber daya dan ketersediaan kompetensi dalam rangka mendukung keputusan untuk menentukan lingkup enterprise periode waktu dan aset arsitektur.



12

3. ADM digunakan secara luas tidak tergantung pada aspek geografis maupun jenis sector atau industri yang dijalankan. Pada gambar 2.2 akan menjelaskan tahapan dasar pengembangan ADM pada TOGAF.

Preliminary

A. Architecture Vision

H. Architecture Change Management

G. Implementation Governance

B. Business Architecture

Requirement Management

F. Migration Planning

C. Information System Architectures

D. Technology Architecture

E. Opportunities and Solutions

Gambar 2. 2 Siklus Pengembangan Arsitektur (Group, 2009) Pada gambar 2.2 setiap fase tersebut menghasilkan output berupa dokumentasi. Berikut ini adalah penjelasan dari tahapan-tahapan ADM berdasarkan dokumentasi TOGAF versi 9 (Group, 2009): 1. Fase Preliminary Phase, Merupakan fase inisiasi sebelum ke fase awal ADM, untuk mempersiapkan apa saja yang diperlukan untuk memenuhi sasaran bisnis untuk arsitektur yang diharapkan. 2. Fase Architecture Vision, dalam fase ini ditentukan lingkup, visi dan pemetaan strategi dalam pengerjaan arsitektur. Architecture vision berisi tentang



13

bagaimana mencapai tujuan bisnis dengan bantuan kapabilitas dan arsitektur target. 3. Business Architecture, berisi tentang arsitektur bisnis saat ini dan target pengembangan kedepannya. Bagaimana strategi dari produk atau jasa, aspek organisasi,

proses,

informasi

serta

geografis

lingkungan

bisnis.

Keseluruhannya berdasarkan kepada prinsip, tujuan dan strategi bisnis. 4. Information System Architecture, fokus dari tahapan ini pada identifikasi dan definisi aplikasi dan data yang mendukung fase sebelumnya. Pengembangan arsitektur sistem informasi termasuk pengembangan arsitektur data dan arsitektur aplikasi. 5. Technology Architecture, menjelaskan pengembangan arsitektur teknologi. didalamnya

mencakup

kebutuhan

apa

saja

yang

diperlukan

dalam

pengembangan teknologi kedepan baik itu berupa perangkat lunak maupun perangkat keras. 6. Opportunities and Solutions, dijelaskan peluang apa saja yang dapat dimunculkan dalam pengembangan arsitektur. Kemudian solusi apa yang dapat diberikan sehingga dapat diimplementasikan. Fokus dari fase ini yaitu struktur yang akan mengimplementasikan arsitektur target. 7. Migration Planning, merupakan perencanaan aktivitas-aktivitas untuk melakukan migrasi termasuk melakukan inventarisasi resiko yang mungkin terjadi. 8. Implementation Governance, fase ini membuat rekomendasi seluruh proyek implementasi, mengelola implementasi dan memastikan penerapan solusi yang sudah dibuat. 9. Architecture Change Management, fase ini mengatur pengelolaan perubahan dari arsitektur yang lama ke arsitektur yang baru. Jika ada perubahan yang dilakukan maka diperlukan pengelolaan ke siklus baru.



14

10. Requirements Management, di fase ini keseluruhan requirement dikelola di sepanjang proses fase ADM. Didalamnya terjadi proses dinamis dimana requirement Enterprise Architecture dan perubahannya ditentukan, disimpan dan digunakan pada fase TOGAF ADM yang sesuai. 2.2.2

Perbandigan TOGAF dengan EA lainnya.

Dari sekian banyak Enterprise Architecture (EA) yang ada diperlukan perbandingan agar organisasi dapat melakukan pertimbangan arsitektur apa yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Kemudian pemilihan EA yang paling sesuai dengan organisasi dan stakeholder merupakan hal yang penting. Dari hasil survei yang dilakukan oleh (Schekkerman J., 2005) mengenai pemilihan Enterprise Architecture ada 4 besar EA. Gambar 2.3 menjelaskan persentase penggunaan EA.

Gambar 2. 3 Persentase penggunaan Enterprise Architecture (Schekkerman J., 2005)



15

Dari gambar 2.3, 4 framework terbesar adalah Zachman Framework, TOGAF, DoD Architecture Framework dan US Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF). Dari gambar 2.3 arsitektur TOGAF setiap tahun mengalami kenaikan jumlah persentase penggunaannya. Dari penulisan yang dilakukan oleh (Sessions, 2007) mencoba untuk melakukan perbandingan terhadap beberapa EA yaitu Zachman, TOGAF, FEA dan Gartner. Penilaian dapat dilihat pada tabel 2.1 berikut ini: Tabel 2. 1 Kriteria dan pemeringkatan EA (Sessions, 2007)

Pada tabel 2.1, pemeringkatan yang dilakukan diberikan nilai 1 sampai 4. Berikut penjelasan dari peringkat tersebut : Nilai 1 : Penilaian kriteria baik Nilai 2 : Penilaian kriteria cukup Nilai 3 : Penilaian kriteria baik Nilai 4 : Penilaian kriteria sangat baik



16

Dari tabel 2.1 TOGAF memiliki kriteria yang baik pada process completeness, Reference-model guidance, vendor neutrality, information availability dan time to value. TOGAF memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan framework lainnya (Lusa & Sensuse, 2011). Beberapa kelebihan yang dijelaskan oleh (Lusa & Sensuse, 2011) adalah : •

Prinsip-prinsip TOGAF mampu mengenali perspektif organisasi, bisnis, TI dan arsitektur

•

TOGAF memiliki teknik workshop-based

“Business Scenarios” untuk

mengidentifikasi key business driver dan kebutuhan arsitektur TI. •

TOGAF lebih fleksibel dikombinasikan dengan framework lainnya atau dapat disesuaikan dengan organisasi.

Dari hasil survei penggunaan EA oleh organisasi yang dilakukan (Schekkerman J., 2005), perbandingan EA berdasarkan kriteria dan rating oleh (Sessions, 2007) dan beberapa kelebihan TOGAF yang dikemukakan oleh (Lusa & Sensuse, 2011) maka penulis berkesimpulan untuk menggunakan TOGAF sebagai kerangka kerja dalam pembuatan Enterprise Architecture pada Kementerian Sekretariat Negara.

2.3

Web Services

W3C mendefinisikan web services sebagai sistem software yang didesain untuk mendukung komunikasi antar mesin yang berbeda melalui jaringan komputer, dimana interface yang digunakan menggunakan format mesin WDSL, sedangkan sistem lain yang menggunakan protokol HTTP menggunakan XML-Serialization sebagai format data untuk komunikasinya (W3C). Web services mengijinkan program dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman yang berbeda-beda diatas platform yang berbeda pula untuk saling berkomunikasi dengan menggunakan standar yang telah ditetapkan (Thomas, Thomas, & Ghinea, 2003). Gambar 2.4 akan menggambarkan impelemntasi menggunakan web services. Universitas Indonesia


17

Service Discovery/ composition

Service Registry

Service Broker

Service Request

Service Publication Broker reply

Service Inquiry Service Provider

Service Customer

Service Access

Gambar 2. 4 Web Services-based Implementation (Duan, Yan, & Vasilakos, 2012) Dari gambar 2.4 ada 3 elemen kunci yaitu Service Customer, Service Provider dan Service Broker. Operasi dasar yang terlibat dalam 3 elemen kunci itu adalah service discovery, service publication dan service binding/acces. Service provider membuat interface-nya tersedia di dalam sistem dengan menyediakan service registry. Kemudian service discovery yang dilakukan oleh broker adalah yang memberikan respon kepada customer sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan. Alternatif standar yang dapat dipertimbangkan penggunaannya salah satunya Representational State Transfer (REST). REST fokus kepada memberikan sumber dayanya melalui services. Sumber dayanya dinyatakan dengan URI kemudian direpresentasikan dengan tipe MIME( seperti XML atau JSON). Untuk mengakses dan kontrolnya dapat menggunakan metode POST, GET, PUT atau DELETE. Untuk penggunaan transmisi data antara XML dengan JSON, (Nurseitov, Paulson, Reynolds, & Izurieta) telah melakukan ujicoba dari sisi kecepatan transmisi dan penggunaan resource dari server. dari hasil yang diperoleh hasil bahwa JSON lebih unggul dibandingkan XML.



18

Dengan

kesederhanaan

dari

struktur

format

datanya

dan

kemampuan

interoperabilitas antar platform sistem dan aplikasi, web services menjadi pilihan dalam pengembangan sistem dan aplikasi yang ada.

2.4

Virtualisasi

Virtualisasi merupakan teknologi yang memungkinkan pemindahan sebuah perangkat fisik komputer beserta sistem operasi dan program-program didalamnya menjadi sebuah mesin virtual. Teknologi virtualisasi mampu mengurangi sejumlah server sehingga dapat menghemat biaya dan dalam penggunaan sumber daya menjadi lebih efisien (Vaughan, 2006). Model virtualisasi digambarkan pada gambar 2.5 berikut ini:

Gambar 2. 5 Model Virtualisasi (Vaughan, 2006)

Dari gambar 2.5 bahwa dengan virtualisasi, sebuah perangkat fisik server mampu menampung dan menjalankan banyak sistem operasi dengan aplikasinya secara bersama-sama. Menurut (Ribiere, 2008) virtualisasi memberikan beberapa keuntungan yaitu: •

Workload

consolidation, biasanya pengembangan aplikasi, sebuah server

menjalankan sebuah aplikasi. Untuk mengoptimalkan pemakaian sumber daya Universitas Indonesia


19

virtualisasi dapat digunakan. Menurut Srikanth Sundarrajan dan Hariprasad Nellitheertha dalam jurnal (Ribiere, 2008) menjelaskan bahwa beban kerja server sekitar 10-20%, dengan virtualisasi menggunakan sumber daya yang sama beban kerja server dapat mencapai hingga 80%. •

Logical Partitioning, meskipun mesin virtual berjalan pada mesin server yang sama tetapi tetap terisolasi dengan virtual mesin lainnya.

•

Fast Provisioning, mengandung pengertian bahwa pembuatan dan duplikasi Virtual Machine (VM) dapat dilakukan kurang dari 5 menit.

•

Kemampuan menjalankan berbagai macam Operating System pada perangkat keras yang sama.

•

Kemampuan menjalankan legacy Applications, mampu menjalankan aplikasi lama tanpa terkendala oleh perangkat keras. Jadi dapat menjalankan sistem oprasi lama pada server baru.

Meskipun telah dijelaskan bahwa virtualisasi memiliki banyak keuntungan, tentunya ada kelemahan yang dimiliki oleh teknologi virtualisasi. Beberapa kelemahan virtualisasi menurut (Ribiere, 2008) yaitu: •

Kemungkinan bisa mengakibatkan peningkatan beban kerja yang berlebihan.

•

Terbatasnya perangkat keras karena VM hanya mengimplementasikan standar perangkat seperti serial, parallel, USB dan SCSI.

•

Diperlukannya penambahan layer yaitu virtualization software.

Ada 2 sub-kelas teknologi untuk mengurangi fall of performance (Ribiere, 2008), yaitu: •

Para-virtualization, Guest OS mengethaui bahwa sistemnya berjalan menggunakan sistem yang sudah divirtualkan. Oleh karena itu dioptimalkan untuk menjalankan sistem virtual.

•

Hardware virtualization, Intel dan AMD memiliki teknologi yang menyediakan serangkaian set instruksi untuk meningkatkan virtualisasi. Contohnya Intel-VT dan AMD-V.

Menurut (Sundarrajan & Nellitheertha, 2006), dalam mengembangkan teknologi virtualisasi

mereka

merekomendasikan

bahwa

virtualisasi

memberikan



20

keuntungan seperti penghematan biaya melalui konsolidasi server dan meningkatkan untilisasi sumber daya. Selain itu, sebaiknya organisasi mempertimbangkan produk open source untuk virtualisasi dikarenakan memiliki keuntungan seperti standarisasi, mengurangi biaya maupun interoperabilitas dengan produk lainnya.

2.5

Referensi Penelitian Terdahulu

Berikut ini adalah beberapa penelitian Enterprise Architecture menggunakan TOGAF Framework diantaranya: 1. Penelitian pemodelan integrasi middleware untuk Smart Hospital System menggunakan TOGAF framework (Chaczko & Kohli, 2010) menjelaskan bagaimana tahapan-tahapan yang dilakukan untum memodelkan integrasi middleware untuk rumah sakit. Model yang dibuat mulai dari model arsitektur, model bisnis, model sistem informasi, arsitektur model hingga kesempatan/peluang

dan

solusinya.

Sedangkan

migration

planning,

implementation governance dan architecture change management dibahas poin-poin yang perlu diperhatikan. TOGAF framework memberikan langkahlangkah atau upaya minimal terhadap aplikasi yang ada agar sesuai dengan kerangka kerja yang baru. 2. Penelitian selanjutnya mengenai implementasi model Enterprise Architecture terhadap Knowledge Management System (KMS) (Lusa & Sensuse, 2011) menemukan bahwa ketersediaan infrastruktur tidak menbuat pengguna menggunakan KMS dikarenakan belum mendapatkan keuntungan dalam penggunaannya. Oleh karena itu, dibuat solusi dengan mengambil sebanyak mungkin opini, komentar, umpan balik, dan harapan user menggunakan



21

metodologi Soft System Methodology. Kemudian dilakukan pemetaan ke dalam aspek socio-technical dalam rancangan dasar Enterprise Architecture, sehingga

diharapkan

rancangan KMS

dapat

mengakomodasi

semua

kepentingan untuk memaksimalkan implementasi KMS. Ada hal yang perlu diketahui juga bahwa penelitian tersebut belum merupakan rancangan EA secara komprehensif untuk implementasi KMS.



BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini membahas tentang Metodologi Penelitian yang akan digunakan dalam Penelitian. bab ini membahas beberapa hal, yaitu Metode Penelitian, Populasi Penelitian, Metode Pengumpulan Data, Metode Pengolahan Data, Serta Jadwal Penelitian. 3.1

Metodologi

Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu pada gambar 3.1 berikut ini:

1. Identifikasi Masalah dan Identifikasi Tujuan Penelitian

2. Studi Pustaka

3. Menentukan Model yang digunakan

4. Pengumpulan Data

5. Analisis Data

6. Perancangan Solusi

7. Kesimpulan dan Saran

Gambar 3. 1 Tahapan-Tahapan Penelitian

22



23

Dari gambar 3.1 tehapan-tahapan dijelaskan sebagai berikut ini: 1. Identifikasi masalah dan identifikasi tujuan penelitian Pada tahapan ini dilakukan identifikasi masalah yang menjadi pokok penelitian. Kemudian melakukan identifikasi tujuan penelitian. 2. Studi pustaka Studi pustaka ini berkaitan dengan penentuan teori-teori yang terkait dengan permasalahan yang ada. Kemudian mempelajari pula penelitian-penelitian sebelumnya yang pernah dilakukan. Sehingga didapatkan model-model yang cocok digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. 3. Menentukan model yang digunakan. Menggunakan model TOGAF framework yang akan digunakan dalam perancangan infrastruktur TI. Menentukan tahapan-tahapan dan teknik yang digunakan untuk inventarisasi aset TI, perancangan arsitektur bisnis, sistem informasi dan teknologi informasi. 4. Pengumpulan Data Mempelajari dokumentasi proses bisnis yang ada di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara termasuk standar pelayanan, dokumentasi aplikasi pendukung sistem informasi maupun infrastruktur TI saat ini. Wawancara juga dilakukan dengan Asisten deputi Dukungan Kebijakan setingkat Eselon II untuk mendapatkan informasi yang tidak terdokumentasi. 5. Analisis Data Pada tahapan ini dilakukan analisis terhadap data-data yang telah diperoleh dari hasil studi literatur, pengumpulan data dilapangan dalam bentuk dokumen standar pelayanan, observasi maupun wawancara untuk dapat membuat gambaran keadaan saat ini maupun yang akan datang.



24

6. Perancangan Solusi Berdasarkan permasalahan yang telah teridentifikasi, studi literatur dan best practice teori yang ada, maka akan dibuat solusi-solusi untuk mengatasi permasalahan. 7. Kesimpulan dan Saran. Menjelaskan kesimpulan yang didapat mampu menjawab permasalahan yang ada dan saran ada dilakukan untuk memperbaiki hasil maupun melanjutkan penelitian agar menjadi lebih baik. 3.2

Kerangka berpikir

Kerangka berpikir penelitian ini didasarkan kepada metodologi ADM TOGAF dan disesuaikan dengan kebutuhan organisasi tempat dilakukannya penelitian. Gambar 3.2 menggambarkan kerangka berpikir untuk penulisan ini. Preliminary Phase : Framework and Principles

Phase A: Architecture Vision

Phase B: Business Architecture Solusi Rancangan Enterprise Architecture Phase C : Information System Architectures

Phase D: Technology Architecture

Phase E : Opportunities and Solutions

Gambar 3. 2 Kerangka Berpikir



25

Tahapan-tahapan kerangka TOGAF berdasarkan gambar 3.2 adalah: 1. Preliminary Phase: Framework and Principles, tahap ini memberikan panduan-panduan arsitektur berdasarkan pada aturan bisnis enterprise dan mendeskripsikan proses dan standar untuk monitoring implementasi EA. 2. Phase A:

Architecture Vision, menentukan tujuan arsitektur enterprise,

penetapan visi dan membantu dalam mengidentifikasi tujuan dan proses. 3. Phase

B:

Business

Architecture,

arsitektur

bisnis

dirancang,

serta

mendeskripsikan arsitektur dasar bisnis dan gap analysis. 4. Phase C: Information System Architecture,menjelaskan bagaimana melakukan identifikasi entitas data serta asosiasi data dengan proses. Identifikasi entitas data

berdasarkan

arsitektur

bisnis

yang

ada.

Mengidentifikasi

dan

mempertimbangkan arsitektur dari aplikasi yang tersedia. 5. Phase D: Technology Architecture, mendefinisikan arsitektur teknologi yang diperlukan untuk implementasi. 6. Phase E: Opportunities and Solutions, mengidentifikasi peluang bisnis baru dari arsitektur teknologi yang mungkin muncul dari tahap-tahap sebelumnya. Kemudian dari hasil fase tersebut akan dihasilkan solusi rancangan Enterprise Architecture.



BAB 4 PROFIL ORGANISASI

Bab ini menjelaskan profil organisasi dari Kementerian Sekretariat Negara, profil tersebut diantaranya sejarah singkat, kedudukan, tugas dan fungsi Kementerian Sekretariat Negara, visi dan misi Kementerian Sekretariat Negara, struktur organisasi, sasaran strategis Kementerian Sekretariat Negara. 4.1.

Sejarah singkat Kementerian Sekretariat Negara

Awal mula terbentuknya Kementerian Sekretariat Negara yaitu pada tanggal 2 September 1945, pada saat itu belum menjadi sebuah Kementerian melainkan masih dalam susunan struktur kabinet. Di awal berdirinya Sekretariat Negara, tugas yang dilakukan meliputi administrasi negara untuk membantu pelaksanaan tugas harian dari seorang presiden dan wakil presiden. Seiring waktu berjalan, Sekretariat Negara lebih banyak mengemban banyak tugas-tugas administrasi sehingga terbentuk suatu sutruktur dan fungsi baru untuk mendukung tugas administrasi presiden dan wakil presiden. Saat ini Kementerian Sekretariat Negara dipimpin oleh seorang menteri. 4.2.

Kedudukan, Tugas dan Fungsi Kementerian Sekretariat Negara

Berdasarkan pada peraturan menteri sekretaris negara RI nomor 2 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sekretariat Negara. Kedudukan Kementerian Sekretariat Negara adalah lembaga pemerintah yang dipimpin oleh menteri sekretaris negara, berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada presiden. Kementerian Sekretariat Negara memiliki tugas yaitu memberikan dukungan teknis dan administrasi serta analisis kepada presiden dan wakil presiden dalam menyelenggarakan kekuasaan negara.

Dalam

melaksanakan

tugas

tersebut,

Kementerian

Sekretariat

Negara

menyelenggarakan fungsi yaitu: 26



27

1. Memberian dukungan data, informasi, dan analisis dalam rangka pengambilan kebijakan di bidang politik, hukum, keamanan, perekonomian, dan kesejahteraan rakyat; 2. Pemberian dukungan teknis dan administrasi serta analisis dalam rangka penyiapan izin prakarsa dan penyelesaian rancangan Undang-Undang, rancangan peraturan pemerintah pengganti Undang-Undang, dan rancangan peraturan pemerintah, serta pemberian pertimbangan kepada sekretaris kabinet dalam penyusunan rancangan peraturan presiden, penyiapan pendapat hukum, serta penyelesaian rancangan keputusan presiden tentang pemberian grasi, amnesti, abolisi, rehabilitasi, ekstradisi, remisi perubahan dari pidana penjara seumur hidup menjadi pidana sementara, dan naturalisasi; pemberian dukungan teknis dan administrasi kerumahtanggaan, keprotokolan, pers, dan media kepada presiden dan wakil presiden; 3. Penyiapan naskah-naskah bagi presiden dan wakil presiden; 4. Pemberian dukungan teknis dan administrasi kepada presiden dalam menyelenggarakan kekuasaan tertinggi atas angkatan darat, angkatan laut, dan angkatan udara, dalam hal pengangkatan dan pemberhentian perwira TNI dan Polri, penganugerahan gelar, tanda jasa dan tanda kehormatan, yang wewenang penetapannya berada pada presiden, serta koordinasi pengamanan presiden dan wakil presiden; 5. Pemberian

dukungan

teknis

dan

administrasi

serta

analisis

dalam

penyelenggaraan administrasi pejabat negara dan pejabat lainnya yang dalam proses penetapannya memerlukan pertimbangan Dewan Perwakilan Rakyat atau pejabat yang kedudukannya disetarakan dengan menteri negara, yang wewenang penetapannya berada pada presiden; 6. Pemberian

dukungan

teknis

dan

administrasi

serta

analisis

dalam

penyelenggaraan hubungan dengan lembaga negara, lembaga daerah, lembaga non struktural, organisasi politik, lembaga swadaya masyarakat, dan organisasi kemasyarakatan, serta penanganan pengaduan masyarakat; 7. Penyelenggaraan koordinasi pelaksanaan kerja sama teknik antara pemerintah Indonesia dengan pihak luar negeri; Universitas Indonesia


28

8. Penyelenggaraan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia serta penataan organisasi dan tata laksana di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; 9. Pengembangan sistem akuntabilitas kinerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; 10. Penyelenggaraan

pelayanan

dan

dukungan

perencanaan,

pengelolaan

keuangan, ketatausahaan, kehumasan, teknologi informasi, pengelolaan barang milik atau kekayaan negara yang menjadi tanggung jawab Kementerian Sekretariat Negara, penyediaan prasarana dan sarana serta administrasi umum lainnya di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; 11. Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; 12. Pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh presiden dan wakil presiden serta oleh peraturan perundang-undangan. 4.3.

Visi dan Misi Organisasi

Dalam rangka memberikan dukungan pelayanan teknis dan administrasi kepada presiden dan wakil presiden dalam menyelenggarakan kekuasaan negara serta mendukung suksesnya

Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional

(RPJMN) 2010-2014, Kementerian Sekretariat Negara telah menetapkan yang akan diwujudkan. Visi Kementerian Sekretariat Negara sesuai dengan permensesneng nomor 2 tahun 2011 yaitu sebagai berikut: “ Terwujudnya Kementerian Sekretariat Negara yang professional, transparan dan akuntabel dalam rangka memberikan pelayanan prima kepada presiden dan wakil presiden ”



29

Visi Kementerian Sekretariat Negara ditetapkan dengan mempertimbangkan tugas dan fungsi serta lingkungan strategis. Sedangkan untuk mewujudkan misinya, Kementerian Sekretariat Negara menetapkan misi organisasi yaitu: 1. Memberikan dukungan pelayanan teknis dan administrasi yang prima kepada presiden dan wakil presiden dalam pengambilan kebijakan penyelenggaraan kekuasaan negara; 2. Memberikan pelayanan kerumahtanggaan dan keprotokolan yang optimal kepada presiden dan wakil presiden; 3. Memberikan dukungan teknis dan administrasi secara efektif kepada presiden dalam menyelenggarakan kekuasaan tertinggi atas angkatan darat, angkatan laut, dan angkatan udara; 4. Menyelenggarakan pelayanan yang efektif dan efisien di bidang pengawasan, administrasi umum, informasi dan hubungan kelembagaan; 5. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia, sarana dan prasarana Sekretariat Negara. 4.4.

Struktur Organisasi

Struktur organisasi Kementerian Sekretariat Negara dapat digambarkan ke dalam gambar 4.1 berikut ini:



30

Gambar 4. 1 Struktur Organisasi Kementerian Sekretariat Negara (Sumber: Permensesneg nomor 2 tahun 2011) Universitas Indonesia


31

Dari gambar 4.1, Unit Kerja Kementerian Sekretariat Negara Terdiri dari: 1. Sekretariat presiden; 2. Sekretariat Wakil presiden; 3. Sekretariat Militer presiden; 4. Sekretariat Kementerian; 5. Deputi Bidang Dukungan Kebijakan; 6. Deputi Bidang Sumber Daya Manusia; 7. Deputi Bidang Hubungan Kelembagaan dan Kemasyarakatan; 8. Deputi Bidang Perundang-undangan; 9. Staf Ahli Bidang Politik, Pertahanan dan Keamanan; 10. Staf Ahli Bidang Hukum dan Hak Asasi Manusia; 11. Staf Ahli Bidang Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat; 12. Staf Ahli Bidang Komunikasi dan Informatika; 13. Staf Ahli Bidang Aparatur Negara dan Otonomi Daerah; 14. Inspektorat; dan 15. Pusat Pendidikan dan Pelatihan. 4.5.

Sasaran Strategis

Kementerian Sekretariat Negara menetapkan sasaran-sasaran sebagai penjabaran dari tujuan strategis ke dalam tabel 4.1 yaitu:



32

Tabel 4. 1 Sasaran Strategis dan Indikatornya No 1

Sasaran Strategis Terwujudnya kelancaran presiden

dan

presiden

Indikator 1. Persentase rekomendasi hasil kajian di bidang

tugas

kebijakan yang disetujui oleh presiden dan wakil

wakil

presiden.

dalam 2. Persentase

perumusan

dan

pengambilan

rekomendasi

hasil

analisis

dan

penyelesaian rancangan perundang-undangan yang disetujui presiden. 3. Persentase dukungan hubungan kelembagaan dan

kebijakan

kemasyarakatan yang disetujui presiden. 2

Terjaminnya

1. Persentase pelayanan kerumahtanggaan kepada

kelancaran dukungan

presiden dan wakil presiden sesuai dengan standar.

administrasi kegiatan 2. Persentase presiden presiden

dan

wakil

pelayanan

keprotokolan

kepada

presiden dan wakil presiden serta pengamanan VVIP sesuai dengan standar. 3. Persentase pelayanan administrasi pejabat negara, TNI dan Polri yang disetujui oleh presiden. 4. Persentase dukungan administrasi penganugerahan gelar, tanda jasa dan tanda kehormatan yang disetujui oleh presiden 5. Persentase pengaduan masyarakat kepada presiden yang ditindaklanjuti. 6. Persentase surat persetujuan pemerintah atas dokumen kerjasama teknik luar negeri yang diselesaikan sesuai dengan standar.



BAB 5 PEMBAHASAN ANALISA DAN PENGOLAHAN DATA

Pada bab ini penulis melakukan analisis dan pengolahan data serta melakukan penjelasan secara bertahap dalam perancangan arsitektur menggunakan tahapan yang ada di dalam ADM TOGAF.

5.1

Fase Preliminary

Dalam tahapan ini mencoba menjelaskan ruang lingkup, peran dan tanggung jawab dan prinsip-prinsip pengembangan yang diambil dari Permensesneg nomor 14 tahun 2011 tentang Grand Design Pengembangan E-Government pengembangan Sistem Informasi Kementerian Sekretariat Negara (SIKSN) RI Tahun 2011-2014. Ruang lingkup dari pembuatan arsitektur adalah lebih menitikberatkan kepada bisnis inti dari Kementerian Sekretariat Negara. Selanjutnya ditentukan pihak maupun peran atau tanggung jawab terhadap pengelolaan arsitektur. 5.1.1 Peran dan tanggung jawab pengelolaan arsitektur Tabel 5.1 berikut dijelaskan peran dan tanggung jawab terhadap pengelolaan arsitektur. Tabel 5. 1 Peran dan tanggung jawab pengelola arsitektur No 1

Pihak/Jabatan Menteri Sekretaris negara

Peran/Tanggung jawab Pemimpin Kementerian Sekretariat Negara dan penentu kebijakan, menentukan visi, misi dan strategi dan tujuan organisasi 2 Deputi Dukungan Kebijakan penyelenggaraan pelayanan informasi kenegaraan dan dukungan informatika 3 Asisten Deputi Dukungan Data Menerjemahkan dari bisnis Kebijakan dan Informatika organisasi ke dalam arsitektur bisnis sistem informasi dan teknologi Selanjutnya dari hasil preliminary yaitu wawancara dan dokumen yang ada, maka diperoleh beberapa hal penting terkait pengembangan arsitektur, yaitu: a. Ketersediaan data dan informasi yang andal berbasis TIK 33



34

b. TIK yang terintegrasi c. Layanan teknis dan administratif kepada presiden dan wakil presiden d. Peningkatan kemampuan dan ketrampilan pengelola dan user e. Membuat prioritas pengembangan dan penerapan SIKSN f. Internalisasi penerapan dan pemanfaatan aplikasi-aplikasi g. Pengumpulan dan peremajaan data dan informasi h. Koordinasi informasi layanan publik i. Meningkatkan kemudahan akses kebutuhan data dan informasi Kemudian ditentukan prinsip-prinsip bisnis, aplikasi, data maupun teknologi.

5.2

Pembuatan Visi Arsitektur

Pada tahapan ini ditentukan lingkup dan prinsip yang sebelumnya telah didefinisikan. Lingkup dari pengerjaan ini adalah pada proses bisnis inti dari Kementerian. Kemudian validitas dari arsitektur hingga 1-2 tahun kedepan, hal ini didasarkan kepada rencana strategis Kementerian Sekretariat Negara hingga tahun 2014. Dokumen proses bisnis seperti struktur organisasi, standar layanan dijadikan bahan tambahan dalam perancangan arsitektur. Berdasarkan

hal-hal

penting

terkait

pengembangan

arsitektur

yang

telah

diidentifikasikan sebelumnya kemudian dikembangkan untuk menjadi acuan dalam perancangan arsitektur yaitu: “Membuat Enterprise Architecture untuk bisnis inti Kementerian Sekretariat Negara sesuai dengan prinsip-prinsip arsitektur yang telah ditetapkan.” Hasil akhir berupa dokumen acuan arsitektur pengembangan sistem informasi.

5.2.1

Value Chain Kementerian Sekretariat Negara

Berdasarkan penelitian sebelumnya yang pernah dilakukan oleh (Nugroho, 2012), penulis telah mengidentifikasikan program dan kegiatan utama yang diambil dari Universitas Indonesia


35

quick wins Kementerian Sekretariat Negara, kemudian dipetakan menjadi value chain. Quick wins tersebut merupakan perhatian utama pengambil kebijakan dalam menjalankan reformasi birokrasi. Sesuai dengan permensesneg Nomor 9 Tahun 2011 tentang Road Map Reformasi Birokrasi Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia Tahun 2010 – 2014. Pokok-pokok yang menjadi perhatian utama dibagi menjadi 6 bagian program dan kegiatan berikut Unit Organisasi Pelaksana sesuai dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 9 Tahun 2011, yaitu dijelaskan pada tabel 5.2: Tabel 5. 2 Kegiatan utama dan unit pelaksana yang bertanggung jawab No. 1

2

Kegiatan

Unit Pelaksana

Pelayanan proses penyusunan peraturan

Deputi Bidang Perundang-

perundang-undangan

Undangan

Pelayanan keprotokolan kenegaraan

Sekretariat presiden, Sekretariat Wakil presiden, Sekretariat Militer presiden, Sekretariat Kementerian Sekretariat Negara

3

Pelayanan administrasi pejabat negara

Deputi Bidang Sumber Daya Manusia

4

Pelayanan administrasi penganugerahan

Sekretariat Militer presiden

gelar dan tanda jasa kehormatan 5

6

Pelayanan penanganan pengaduan

Deputi Bidang Kelembagaan

masyarakat

dan Kemasyarakatan

Pelayanan perijinan perjalanan dinas ke

Sekretariat Kementerian

luar negeri

Sekretariat Negara, Biro KTLN

Dari tabel 5.2 kemudian dipetakan menjadi value chain. Diagram value chain menjadi artifak yang dibutuhkan dalam pengembangan arsitektur bisnis. sebagaimana digambarkan dalam gambar 5.1 berikut ini:



36

Pelaksanaan Manajemen Perencanaan dan Penganggaran Pelaksanaan akuntabilitas pengelolaan administrasi keuangan Pembinaan SDM dan pelayanan administrasi kepegawaian Penataan Kelembagaan, Ketatalaksanaan dan pengembangan akuntabilitas kinerja Pendidikan dan pelatihan SDM Penyelenggaraan pemeriksaan dan pengawasan Penyelenggaraan dukungan dan prasaranan serta pelayanan umum Dukungan analisis kebijakan dalam negeri, hubungan internasional dan penyiapan penerjemahan naskah kepresidenan Pelaksanaan hubungan dengan lembaga negara, lembaga daerah, orpol, ormas dan LSM Penerapan dan pengembangan sistem informasi Gambar 5. 1 Value Chain Kementerian Sekretariat Negara (Nugroho, 2012) Gambar 5.1 value chain tersebut digunakan sebagai dasar pemilihan kegiatan utama di Kementerian Sekretariat Negara yang kemudian akan dibuat perancangan arsitekturnya dengan menggunakan kerangka kerja TOGAF. 5.2.2

Prinsip – Prinsip Arsitektur

Dalam Grand Design pengembangan E-Government didefinisikan visi pengembangan Sistem Informasi Kementerian Sekretariat Negara (SIKSN) untuk tahun 2011-2014 yaitu: “Tersedianya dukungan data dan informasi serta ketatalaksanaan berbasis TIK yang terintegrasi dalam rangka mewujudkan layanan teknis dan administrasi yang prima kepada presiden dan wakil presiden.”. (sumber: Permensesneg Peraturan Nomor 14 Tahun 2011)

Untuk mencapai misi tersebut, maka dibuat 3 misi organisasi terhadap SIKSN, yaitu: menyediakan data dan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan dan perumusan kebijakan serta layanan publik, menyediakan layanan teknologi



37

informasi dan komunikasi secara terintegrasi dan meningkatkan kemampuan dan keterampilan para pengelola dan pengguna sistem. Untuk selanjutnya disusun prinsip bisnis, data,aplikasi dan teknologi. 5.2.2.1 Prinsip Bisnis

Berdasarkan dari fase sebelumnya dikembangkan prinsip arsitektur bisnis yaitu penyelenggaraan pelayanan yang efektif dan efisien. Dari tabel 5.3 berikut ini dijelaskan pernyataan dasar pemikiran dan implikasinya. Tabel 5. 3 Prinsip-prinsip Arsitektur Bisnis Prinsip

Penyelenggarakan pelayanan yang efektif dan efisien

Pernyataan

Menyelenggarakan pelayanan yang efektif dan efisien di bidang pengawasan, administrasi umum, informasi dan hubungan kelembagaan;

Dasar

Untuk memberikan pelayanan yang prima kepada presiden dan

Pemikiran

wakil presiden maupun pengguna layanan yang diberikan Kementerian Sekretariat Negara

Implikasi

Melakukan otomasi proses bisnis menggunakan fasilitas teknologi informasi

5.2.2.2 Prinsip Data

Berdasarkan dari fase sebelumnya dikembangkan prinsip arsitektur data yaitu penggunaan data bersama dan keamanan data. Dari tabel 5.4 berikut ini dijelaskan pernyataan dasar pemikiran dan implikasinya.

\



38

Tabel 5. 4 Prinsip-prinsip Arsitektur Data Prinsip

Penggunaan Data bersama

Pernyataan

• Pengguna mengakses data untuk keperluan tugas. Data digunakan bersama antar unit kerja. • Pengumpulan dan peremajaan data dan informasi • Koordinasi informasi layanan publik

Dasar

Ketersediaan akses terhadap data meningkatkan kualitas dan

Pemikiran

efisiensi dalam pengambilan keputusan.

Implikasi

Pengembangan aplikasi menggunakan data bersama sesuai dengan kebutuhan di dalam organisasi

Prinsip

Keamanan Data

Pernyataan

Perlunya perhatian terhadap faktor keamanan dan kerahasiaan data dan informasi

Dasar

Data dan informasi yang disediakan tidak semuanya bersifat

Pemikiran

terbuka ada juga yang bersifat rahasia.

Implikasi

Diperlukan manajemen keamanan data dan aplikasi untuk memberikan perlindungan keseluruhan sistem terhadap akses yang akan digunakan misalnya implementasi ISO 27001

5.2.2.3 Prinsip Aplikasi

Berdasarkan dari fase sebelumnya dikembangkan prinsip arsitektur aplikasi yaitu kemudahan dalam penggunaan dan berorientasi layanan. Dari tabel 5.5 berikut ini dijelaskan pernyataan dasar pemikiran dan implikasinya.



39

Tabel 5. 5 Prinsip-prinsip Arsitektur Aplikasi Prinsip

Kemudahan dalam penggunaan

Pernyataan

Internalisasi penerapan dan pemanfaatan aplikasi-aplikasi

Dasar

Kemudahan dalam pemanfaatannya dapat meningkatkan layanan

Pemikiran

yang prima kepada presiden dan wakil presiden dan pengguna layanan lainnya

Implikasi

Aplikasi sesuai dengan proses bisnis organisasi dan mudah dipahami dan digunakan oleh pengguna. Menyediakan pelatihan maupun buku manual.

Prinsip

Berorientasi Layanan

Pernyataan

• Meningkatkan kemudahan akses kebutuhan data dan informasi • Membuat prioritas pengembangan dan penerapan SIKSN

Dasar

Untuk tercapainya pengumpulan data dan informasi yang bersifat

Pemikiran

jangka panjang diperlukan arsitektur yang adaptif. Layanan dapat dimanfatkan bersama dan dapat digunakan oleh sistem lain.

Implikasi

Penggunaan aplikasi dengan platform terbuka dan standar

5.2.2.4 Prinsip Teknologi

Berdasarkan dari fase sebelumnya dikembangkan prinsip arsitektur teknologi yaitu interoperabilitas, ketersediaan TIK dan keamanan infrastruktur jaringan. Dari tabel 5.6 berikut ini dijelaskan pernyataan dasar pemikiran dan implikasinya.



40

Tabel 5. 6 Prinsip-prinsip Arsitektur Teknologi Prinsip

Interoperabilitas

Pernyataan

Penggunaan sumber daya TI secara bersama-sama baik itu data, aplikasi maupun teknologi

Dasar

Meningkatkan

Pemikiran

pengelolaan

efisiensi sumber

penggunaan,

daya

TI

dan

memudahkan

dalam

meminimalkan

biaya

operasional Implikasi

Perlunya

standar

pengembangan

sistem

baru

dengan

memperhatikan kondisi yang ada saat ini. Prinsip

Ketersediaan TIK (availability)

Pernyataan

Tersedianya dukungan data dan informasi serta ketatalaksanaan berbasis TIK

Dasar

Proses bisnis yang ada perlu didukung dengan ketersediaan

Pemikiran

layanan dan infrastruktur TI.

Implikasi

Pemilihan teknologi yang dapat menjaga ketersediaan TI sesuai dengan Service Leevel Agreement (SLA).

Prinsip

Keamanan infrastruktur Jaringan

Pernyataan

Tersedianya dukungan data dan informasi serta ketatalaksanaan berbasis TIK

Dasar

Data yang ada di data center tidak semuanya dapat diakses oleh

Pemikiran

pengguna layanan dikarenakan terdapat informasi yang bersifat rahasia.

Implikasi

Pemilihan teknologi yang dapat mendukung keamanan infrastruktur jaringan



41

5.3

Arsitektur Kementerian Sekretariat Negara

Pada sub bab ini dijelaskan tahapan-tahapan perancangan setiap arsitektur. Perancangan arsitektur mencakup arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi 5.3.1

Arsitektur Bisnis

Pada tahapan ini, akan dijelaskan lebih rinci dari proses-proses bisnis inti maupun pendukung yang telah diidentifikasikan pada proses sebelumnya, sehingga dapat memberikan gambaran aktual mengenai proses-proses yang ada. Berikut ini adalah proses inti yang saat ini dilakukan digambarkan kedalam sebuah diagram yang terdapat pada gambar 5.2. Dari gambar 5.2 terlihat proses bisnis inti yaitu pelayanan administrasi pejabat negara, pelayanan penyusunan perundang-undangan, pelayanan keprotokolan kenegaraan, pelayanan administrasi penganugerahan gelar dan tanda jasa kehormatan, pelayanan penanganan pengaduan masyarakat, pelayanan perijinan perjalanan dinas ke luar negeri. Kemudian pada bisnis pendukungnya yaitu Sumber Daya Manusia, Keuangan dan Pelayanan TI.



42

Gambar 5. 2 Proses Bisnis Inti Kementerian Sekretariat Negara Universitas Indonesia


43

Untuk dapat lebih menjelaskan masing-masing kegiatan inti Kementerian Sekretariat Negara, dibuatkan tabel kegiatan pokok dan aktivitas yang terjadi. Tabel 5.7 menunjukkan kegiatan pokok pelayanan administrasi pejabat negara. Tabel 5. 7 Kegiatan pokok pelayanan administrasi pejabat negara Biro Administrasi Pejabat Negara

Kegiatan Pokok Proses bisnis Pengangkatan, Penerimaan surat Pemberhentian dan Pensiun Pejabat Negara Disposisi Surat dan Pejabat lainnya Analisis dan pengolahan data

Aktivitas Penerimaan surat dari instansi ke bagian persuratan Disposisi arahan dari mensesneg ke bawah secara berjenjang Pengumpulan data, koordinasi dan analisis Penyiapan dan pemeriksaan rancangan Keppres Penyiapan berkas Pemeriksaaan dan dan salinan pengusulan Rancangan Keppres Penyiapan salinan dan Petikan Keppres dan surat Pegantar/Persetujuan atas Naskah Pelantikan Penggandaan salinan Penggandaan dan dan pengarsipan pendistribusian salinan dan Petikan Keppres Pengarsipan dan pendokumentasian Penandatanganan Penandatanganan Keputusan presiden surat jawaban oleh Mensesneg/presiden Penyampaian Penyiapan dan Keppres instansi pemeriksaan surat pengusul jawaban kepada pengusul Penyampaian surat jawaban kepada pengusul Universitas Indonesia


44

Untuk dapat melihat alur proses yang lebih detil digambarkan ke dalam alur kegiatan yang terjadi di dalam pelayanan administrasi pejabat negara dijelaskan ke dalam gambar 5.3 berikut ini:

Gambar 5. 3 Alur kegiatan administrasi pejabat negara Dari gambar 5.3, secara umum dapat dijelaskan alur kegiatan administrasi pejabat negara yang dapat dibagi dalam beberapa kegiatan: 1.

Penyampaian surat dilakukan oleh instansi yang ditujukan kepada Biro Administrasi

Pejabat

Negara

melalui

Deputi

Bidang

Sumber

Daya

ManusiaKementerian Sekretariat Negara RI. 2.

Kepala sub bagian pejabat negara eksekutif atau Kepala sub bagian pejabat negara non eksekutif beserta staf mengumpulan data berupa dasar hukum dan dokumen terkait serta melakukan analisis

3.

Apabila berdasarkan hasil analisis, usulan pengangkatan dan pemberhentian pejabat negara dan pejabat lainnya tidak memenuhi syarat, maka akan disiapkan surat jawaban kepada instansi pengusul



45

4.

Apabila memenuhi syarat maka tim akan menyiapkan dan dan merancang Keppres yang kemudian akan dilakukan pengecekan.

5.

Penyiapan salinan, petikan keppres dan surat pengantar dibuatkan untuk diberikan kepada presiden untuk ditandatangani.

6.

Pengarsipan data dalam bentuk hardcopy maupun digital scanning.

Bisnis inti yang kedua yaitu pelayanan pengaduan masyarakat kegiatan pokok dan aktifitasnya diuraikan kedalam bentuk tabel 5.8 berikut ini: Tabel 5. 8 Kegiatan pokok pelayanan pengaduan masyarakat Biro

Kegiatan Pokok Pengaduan Penanganan Masyarakat Pengaduan Masyarakat

Pemantauan Tindak Lanjut Pengaduan Masyarakat

Proses Bisnis

Aktifitas

Penerimaan surat

Menerima dan mencatat surat pengaduan Disposisi Surat Disposisi arahan dan perumusan masalah secara berjenjang Analisis, pengolahan Melakukan analisis surat data dan pengaduan rekomendasi Penyiapan konsep dokumen hasil analisis dan rekomendasi Penyiapan Berkas Pemeriksanaan dan dan salinan persetujuan draf dokumen hasil penanganan pengaduan masyarakat Penandatanganan Pemeriksaan dan persetujuan rekomendasi atas rekomendasi tindak lanjut pangaduan Penggandaan Proses administrasi, salinan dan pengiriman dan pengarsipan pengarsipan berkas tindak lanjut Disposisi surat Disposisi arahan dan lanjutan perumusan masalah secara berjenjang oleh Asdep Analisis lanjutan Persiapan Tim Pemantau Koordinasi dan pemantauan tim dengan instansi terkait Penyampaian Analisis dan penyampaian laporan laporan



46

Untuk dapat melihat alur proses yang lebih detil digambarkan ke dalam alur kegiatan yang terjadi di dalam pelayanan pengaduan masyarakat dijelaskan ke dalam gambar 5.4 berikut ini:

Gambar 5. 4 Alur kegiatan pengaduan masyarakat Dari gambar 5.4, secara umum dapat dijelaskan alur kegiatan pengaduan masyarakat yang dapat dibagi dalam beberapa kegiatan: 1.

Penyampaian surat aduan dilakukan oleh instansi atau masyarakat yang ditujukan kepada Asisten Deputi Pengaduan Masyarakat melalui Deputi Bidang Hubungan Kelembagaan dan Kemasyarakatan Kementerian Sekretariat Negara RI.

2.

Penyampaian Disposisi/arahan dari Asisten Deputi (Asdep) Pengaduan Masyarakat kepada bawahannya secara berjenjang meliputi Kepala bidang dan Kepala sub bidang berdasarkan kewenangan penanganan masalah (tindak lanjut, monitor, ucapan terima kasih dan untuk diketahui) dan klasifikasi masalah.

3.

Setelah disposisi diterima oleh analisis, maka akan dilakukan pengumpulan data, koordinasi maupun analisis terhadap aduan yang diterima.



47

4.

Setelah lengkap maka analis akan menyiapkan konsep dokumen hasil analisis pengaduan masyarakat berupa kesimpulan dan rekomendasi atas permasalahan pegaduan masyarakat.

5.

Kemudian dilakukan pengecekan dan review terhadap analisis yang telah dilakukan secara berjenjang oleh atasan.

6.

Deputi Bidang Hubungan Kelembagaan dan Kemasyarakatan memeriksa draf dokumen hasil penanganan pengaduan masyarakat dan memberikan persetujuan atau arahan. Dalam hal surat pengaduan bersifat sangat penting dan memiliki cakupan substansi yang strategis, surat tindak lanjut dapat ditandatangani oleh Menteri Sekretaris Negara.

7.

Proses pengadministrasian, pengiriman, dan pengarsipan berkas tindak lanjut pengaduan masyarakat yang disetujui dan ditandatangani Deputi Bidang Hubungan Kelembagaan dan Kemasyarakatan, meliputi penggandaan berkas, penomoran surat, pembuatan amplop dan pengiriman berkas kebagian Tata Usaha Asisten Deputi.

8.

Hasil analisis disampaikan kepada Instansi terkait untuk ditindaklanjuti atau kepada masyarakat sebagai surat ucapan terima kasih.

9.

Apabila dalam waktu sekurang-kurangnya 3 bulan belum ada jawaban dari instansi terkait surat aduan, maka asisten deputi membentuk tim pemantauan. Tim ini dibentuk untuk melakukan koordinasi, pemantauan dan analisis dengan instansi yang terkait. Koordinasi dapat dilakukan secara langsung datang ke lokasi maupun tidak langsung melalui telepon dan sebagainya.

10. Hasil Analisis dan pelaporan kemudian disampaikan kepada Deputi Bidang Hubungan Kelembagaan dan Kemasyarakatan.



48

Selanjutnya adalah kegiatan pokok, proses bisnis dan aktifitas pada pelayanan keprotokolan kenegaraan dapat dilihat pada tabel 5.9. Tabel 5. 9 Kegiatan pokok pelayanan keprotokolan kenegaraan Biro

Kegiatan Pokok Keprotokolan Kunjungan presiden ke daerah

Proses Bisnis

Aktifitas

Penerimaan surat Disposisi Surat Analisis dan koordinasi tim

Penerimaan surat Menerima arahan pimpinan Penyiapan surat pelimpahan Penyiapan acara kunjungan Penyusunan tim survei Koordinasi dengan pihak daerah Penyusunan tim advance Penyusunan main grup Pengiriman tim Penyusunan buku acara kunjungan Penyusunan laporan evaluasi pelaksanaan kunjungan Penerimaan surat Menerima arahan pimpinan Penyiapan surat pelimpahan Penyiapan acara kunjungan Penyusunan tim survei Koordinasi dengan pihak Kemenlu Penyusunan tim advance Penyusunan main grup Pengiriman tim Penyusunan buku acara kunjungan Penyusunan laporan evaluasi pelaksanaan kunjungan Penyiapan undangan Pengagendaan, pemberian nomor dan pembubuhan cap dinas Pengiriman undangan Pemantauan

Persiapan acara

Kunjungan presiden keluar negeri


Persiapan acara

Penyiapan dan pendistribusian undangan acara yang dihadiri presiden



49

Untuk dapat melihat alur proses yang lebih detil digambarkan ke dalam alur kegiatan yang terjadi di dalam pelayanan keprotokolan kenegaraan dijelaskan ke dalam gambar 5.5 berikut ini:

Gambar 5. 5 Alur kegiatan pelayanan keprotokolan kenegaraan Dari gambar 5.5, secara umum dapat dijelaskan alur kegiatan pelayanan keprotokolan kenegaraan yang seperti berikut ini: 1.

Disposisi arahan deputi ke bawahan. Melakukan disposisi maupun arahan dari atasan yaitu deputi ke asisten deputi secara berjenjang apakah kunjungan dihadiri oleh presiden atau dilimpahkan ke wakil presiden atau menteri.

2.

Penyiapan pelimpahan kunjungan kerja Kegiatan ini dilakukan apabila presiden tidak dapat melakukan kunjungan kerja, yang kemudian dilimpahkan ke wakil presiden atau menteri. Penyiapan naskah surat dan pengiriman surat pelimpahan dilakukan dalam kegiatan ini.



50

3.

Penyiapan tim survei Tim survei diajukan untuk dibentuk yang kemudian akan melakukan survei ke tempat tujuan. Apabila kunjungan kerja ke daerah maka akan dilakukan koordinasi dengan Pemerintah daerah sedangkan kunjungan keluar negeri maka akan dikoordinasikan bersama Kementerian Luar Negeri.

4.

Penyiapan tim advance Tim advance dibentuk menjadi 2 bagian yaitu main group atau rombongan utama yang datang bersama presiden dan tim advance yang datang lebih awal ke lokasi untuk mempersiapkan acara kunjungan kerja.

5.

Rapat koordinasi dengan daerah atau Kementerian Luar Negeri Rapat koordinasi yang dilakukan setelah dilakukan survei. Rapat koordinasi dilakukan di lingkungan istana bersama pejabat yang terkait.

6.

Penyusunan Acara Setelah koordinasi dilakukan, draft acara yang telah disepakati dibuatkan naskah acara final untuk kegiatan kunjungan kerja presiden.

7.

Distribusi Undangan Penyebaran undangan kepada pihak-pihak terkait yang akan mengikuti kunjungan kerja presiden.

Selanjutnya adalah kegiatan pokok, proses bisnis dan aktifitas pada pelayanan penganugerahan gelar dan tanda jasa kehormatan dapat dilihat pada tabel 5.10 berikut ini:



51

Tabel 5. 10 Kegiatan pokok pelayanan penganugerahan gelar dan tanda jasa kehormatan Unit Kerja Sekretariat Militer

Kegiatan Pokok Penganugerahan tanda jasa kehormatan

Proses Bisnis Penerimaan surat

Disposisi Surat Analisis dan Pengolahan data

Penyiapan berkas dan salinan

Penandatanganan Penggandaan salinan dan pengarsipan Pelaksanaan acara

Aktifitas Penerimaan surat dan Data usulan Gelar, Tanda Jasa dan Tanda Kehormatan Bintang Menerima arahan pimpinan Penelitian dan verifikasi data usulan Pencarian data lapangan dan penyiapan surat permintaan rekomendasi kepada instansi terkait Rekapitulasi hasil penelitian dan verifikasi data Penyiapan kelengkapan administrasi pelaksanaan sidang Pelaksanaan kegiatan sidang Penyusunan laporan hasil sidang Penyampaian laporan hasil sidang dewan GTK Penyiapan rancangan Keppres dan konsep memorandum Penyiapan perlengkapan dan piagam GTK Penandatanganan presiden Pembuatan Buku Profil Penerima GTK Melakukan penyimpanan salinan dan pengarsipan Penyiapan pemberitahuan dan akomodasi kepada calon/ahli waris GTK Penyiapan surat jawaban kepada instansi pengusul Pelaksanaan penyematan tanda jasa



52

Untuk dapat melihat alur proses yang lebih detil digambarkan ke dalam alur kegiatan yang terjadi di dalam pelayanan penganugerahan gelar dan tanda jasa kehormatan dijelaskan ke dalam gambar 5.6 berikut ini:

Gambar 5. 6 Alur kegiatan penganugerahan gelar dan tanda jasa kehormatan

Dari Gambar 5.6, secara umum dapat dijelaskan alur kegiatan penganugerahan gelar dan tanda jasa kehormatan seperti berikut ini: 1.

Pengusulan penerima gelar dan tanda jasa kehormatan Pengusul

dari

seluruh

Instansi/Lembaga

Negara/Kementerian/Lembaga

Pemerintah Non Kementerian mengajukan usulan kepada seseorang untuk dapat menerima gelar, tanda jasa dan tanda kehormatan.



53

2.

Pemeriksaan, verifikasi dan pengumpulan data Pegawai yang telah diberikan disposisi, melakukan proses pemeriksaan kelengkapan data, verifikasi dan pengumpulan data. Sesuai dengan PP No. 35 Tahun 2010. Bila tidak memenuhi Persyaratan makan akan disiapkan surat rekomendasi kepada Instansi Pengusul.

3.

Sidang gelar, tanda jasa dan tanda kehormatan (GTK) Sidang dilakukan setelah rekapitulasi data lengkap. Sidang dipimpin oleh Menteri Politik Hukum dan HAM sebagai ketua dewan GTK, dan hasil sidang disampaikan kepada presiden untuk ditandatangani.

4.

Penandatanganan keppres Penandatanganan keppres penganugerahan gelar, tanda jasa dan tanda kehormatan oleh presiden yang kemudian memberikan arahan kepada ketua dewan GTK untuk dilaksanakan penganugerahan.

5.

Pengiriman surat undangan Pengiriman undangan kepada warga negara atau ahli waris dan instansi pengusul terkait dengan pelaksanaan penganugerahan.

6.

Pelaksanaan kegiatan penganugerahan Pelaksanaan Kegiatan dilakukan di Istana Kepresidenan.

Selanjutnya adalah kegiatan pokok, proses bisnis dan aktifitas pada pelayanan perijinan perjalanan dinas ke luar negeri dijelaskan pada tabel 5.11 berikut ini:



54

Tabel 5. 11 Kegiatan pokok pelayanan perijinan perjalanan dinas ke luar negeri Biro KTLN

Kegiatan Proses Bisnis Pokok Perijinan Penerimaan surat Perjalanan Dinas ke Disposisi Surat Luar Negeri Analisis dan Pengolahan data

Penyiapan berkas Penandatanganan perijinan Penggandaan salinan dan pengarsipan

Kegiatan Administrasi Ketatausahaan Surat Masuk Disposisi atau arahan dari atasan ke bawahan untuk ditindaklanjuti Penawaran Program Tugas Belajar Luar Negeri Pencalonan Program Tugas Belajar Luar Negeri Persetujuan/Perijinan Pemerintah untuk penugasan Dinas Penyiapan berkas Penandatanganan perijinan oleh mensesneg,sesmensesneg atau kepala biro Melakukan penyimpanan salinan dan pengarsipan

Untuk dapat melihat alur proses yang lebih detil digambarkan ke dalam alur kegiatan yang terjadi di dalam pelayanan perijinan perjalanan dinas ke luar negeri dijelaskan ke dalam gambar 5.7 berikut ini:



55

Gambar 5. 7 Alur kegiatan pelayanan perijinan perjalanan dinas ke luar negeri

Dari gambar 5.7 secara umum dapat dijelaskan alur kegiatan Pelayanan Perijinan Perjalanan Dinas ke Luar Negeri seperti berikut ini: 1. Administrasi ketatausahaan surat masuk Pada proses ini surat diterima oleh staf dari instansi pengusul atau lembaga donor asing yang kemudian dilakukan penelitian terhadap surat masuk, setelah itu dilakukan pencatatan surat masuk dan disposisi oleh kepala biro ke bagian pengolah yang bersangkutan. 2. Penawaran program tugas belajar luar negeri Pada proses ini berkas yang masuk dari pihak donor luar negeri dipelajari dan diteliti, yang kemudian akan disiapkan surat tawaran ke instansi terkait. 3. Pencalonan program tugas belajar luar negeri Pada proses ini bagian menerima berkas pencalonan mengikuti program tugas belajar ke luar negeri dari instansi terkait. Yang kemudian akan dilakukan penelitian terhadap kelengkapan berkas pencalonan, selanjutkan disiapkan surat pencalonan mengikuti program tugas belajar. Dan terakhir akan ditandatangani surat dan berkas pencalonan mengikuti program tugas belajar Universitas Indonesia


56

luar negeri yang ditujukan kepada pihak donor luar negeri melalui kantor perwakilannya atau Kedutaan Besar di Jakarta. 4. Persetujuan/Perijinan Pemerintah untuk penugasan Dinas Luar Negeri Pada proses ini berkas permohonan persetujuan/perizinan pemerintah untuk penugasan dinas ke luar negeridi pelajari dan diteliti lebih lanjut. Konsep persetujuan/perijinan disiapkan kepada pimpinan untuk diperiksa lebih lanjut. Untuk penandatanganan surat perijinan tergantung tingkatan

jabatan

seseorang. Pejabat setingkat Eselon I ke bawah ditandatangani oleh Kepala Biro, sedangkan bagi pimpinan Lembaga Negara, Kepala LPND dan Gubernur ditandatangi langsung oleh Menteri Sekretaris Negara. 5. Administrasi ketatausahaan surat keluar Pada proses ini dilakukan penomoran dan pengagendaan surat keluar yang kemudian dilakukan penyerahan kepada pengguna layanan atau dikirim melalui caraka. Selanjutnya adalah kegiatan pokok, proses bisnis dan aktifitas pada pelayanan proses penyusunan peraturan perundang-undangan ditunjukkan pada tabel 5.12 berikut:.



57

Tabel 5. 12 Pelayanan proses penyusunan peraturan perundang-undangan Biro PUU

Kegiatan Pokok Penyusunan Peraturan PerundangUndangan

Proses Bisnis

Kegiatan

Penerimaan surat

Administrasi ketatausahaan surat masuk Disposisi surat Disposisi atau arahan dari atasan ke bawahan untuk ditindaklanjuti Analisis dan Pemeriksaan, pengumpulan dan pengolahan data analisis rancangan UndangUndang

Penyiapan berkas dan salinan Penandatanganan

Penggandaan dan pengarsipan

Rapat koordinasi dan klarifikasi Penyiapan konsep rancangan Undang-Undang Penandatanganan menteri pengusul Penandatanganan rancangan Undang-Undang Otentifikasi Undang-Undang Pengarsipan dan publikasi Undang-Undang

Untuk dapat melihat alur proses yang lebih detil digambarkan ke dalam alur kegiatan yang terjadi di dalam pelayanan penyusunan peraturan perundang-undangan dijelaskan ke dalam gambar 5.8 berikut ini:



58

Gambar 5. 8 Alur kegiatan Penyusunan Peraturan Perundang-undangan

Dari gambar 5.8 secara umum dapat dijelaskan Alur kegiatan Penyusunan Peraturan Perundang-undangan seperti berikut ini: 1. Pemeriksaan, pengumpulan dan analisis rancangan Undang-Undang Dilakukan pemeriksaan, pengumpulan dan analisis kelengkapan data dari rancangan undang-undang yang akan ditandatangani oleh presiden. 2. Rapat koordinasi dan klarifikasi Jika terdapat kesalahan maka akan dikoordinasikan dengan pihak pemrakarsa untuk memperbaiki kesalahan yang ada. 3. Penyiapan konsep rancangan Undang-Undang Pada proses ini, menteri pemrakarsa menandatangani rancangan undangundang yang selanjutnya akan diberikan kepada presiden.



59

4. Penandatanganan rancangan undang-undang Rancangan Undang-Undang yang telah dibubuhi tanda tangan menteri pemrakarsa, kemudian presiden menandatangani Rancangan Undang-Undang sebagai pengesahannya menjadi Undang-Undang. 5. Otentifikasi undang-undang Penyiapan naskah otentifikasi Undang-Undang berupa nomor, Lembaran Negara dan Tambahan Lembaran Negara. 6. Pengarsipan dan publikasi Undang-Undang Naskah Asli Undang-Undang disimpan dan disebarluaskan salinannya. Proses bisnis pendukung di Kementerian Sekretariat Negara antara lain: 1. Sumber Daya Manusia a. Penerimaan pegawai b. Pendidikan dan pelatihan c. Mutasi pegawai d. Promosi pegawai e. Pengajuan cuti f. Penetapan gaji dan tunjangan g. Pensiun 2. Keuangan a. Pembayaran gaji pegawai b. Pembayaran tagihan pekerjaan pengadaan barang dan jasa c. Pembayaran surat perintah perjalanan dinas (sppd) d. Penyusunan laporan keuangan 3. Pelayanan TI a. Penyajian data dukungan kebijakan nasional b. Pengelolaan sistem jaringan c. Pembangunan/pengembangan sistem informasi d. Pengadaan barang/jasa ti e. Perpustakaan



60

5.3.1.1 Arsitektur Bisnis To-be Pada fase pre-eliminary telah dijelaskan bahwa tidak ada perubahan bisnis yang sedang berjalan. Akan tetapi proses-proses yang masih dilakukan secara manual kemudian dapat diotomasi maka dilakukan perubahan dari proses manual ke proses otomasi dengan pemanfaatan teknologi informasi. 5.3.1.2 Gap Analysis Arsitektur Bisnis Dikarenakan tidak adanya perubahan arsitektur bisnis saat ini dan arsitektur to-be, maka disimpulkan tidak ada gap antara arsitektur saat ini dan aristektur to-be 5.3.2

Arsitektur Data

Pada fase ini dijelaskan kaitan antara proses bisnis Kementerian Sekretariat Negara dengan data yang dibutuhkan dalam proses bisnis tersebut. matriks tabel digunakan untuk menganalisis arsitektur data bisnis utama dan bisnis pendukung dirangkum ke dalam tabel 5.13 berikut ini. Tabel 5. 13 Arsitektur data administrasi pejabat negara Kegiatan Pokok Pengangkatan, Pemberhentian dan Pensiun Pejabat Negara dan Pejabat lainnya

Proses bisnis Penerimaan surat Disposisi Surat Analisis dan pengolahan data

Informasi terkait - Instansi pengirim usulan - Surat usulan dan lampirannya Memorandum Disposisi - Pejabat Negara - Dasar Hukum - Dokumen yang terkait


- Rancangan Keputusan presiden - Salinan dan Petikan Keputusan presiden

Penggandaan salinan dan pengarsipan

- Pejabat Negara - Keputusan presiden

Penandatanganan Keputusan presiden Penyampaian Keppres instansi pengusul

Keputusan presiden - Petikan Keputusan presiden - Surat jawaban kepada pengusul



61

Tabel 5.14 berikut ini adalah informasi apa saja yang terkait pada proses bisnis penanganan pengaduan masyarakat. Tabel 5. 14 Arsitektur data penanganan pengaduan masyarakat Biro

Kegiatan Pokok

Pengaduan Penanganan Masyarakat Pengaduan Masyarakat

Proses Bisnis

Informasi Terkait

Penerimaan surat Disposisi Surat Analisis, pengolahan data dan rekomendasi

Surat Pengirim dan aduan Disposisi memorandum - Surat pengaduan - Sumber hukum

Penyiapan Berkas dan salinan

Dokumen hasil analisis dan rekomendasi penanganan pengaduan masyarakat

Penandatanganan rekomendasi

Dokumen hasil analisis dan rekomendasi penanganan pengaduan masyarakat

- Konsep analisis dan rekomendasi

Penggandaan salinan Dokumen hasil analisis dan dan pengarsipan rekomendasi penanganan pengaduan masyarakat Pemantauan Tindak Lanjut Pengaduan Masyarakat

Disposisi surat lanjutan

Disposisi memorandum

Analisis lanjutan

- Surat pengaduan - Sumber hukum - Dokumen hasil analisis dan rekomendasi penanganan pengaduan masyarakat

Penyampaian laporan

Analisis dan laporan tindak lanjut



62

Tabel 5.15 berikut ini adalah informasi apa saja yang terkait pada proses bisnis pelayanan Keprotokolan kenegaraan. Tabel 5. 15 Arsitektur data pelayanan keprotokolan kenegaraan Biro

Kegiatan Pokok Keprotokolan Kunjungan presiden ke daerah

Kunjungan presiden keluar negeri

Proses Bisnis

Informasi terkait


Penerimaan surat Disposisi memorandum - Surat pelimpahan - Tim survei - Kegiatan acara - Tim advance - Main grup - Hasil rapat koordinasi dengan pihak terkait

Persiapan acara

Buku acara kunjungan Penyusunan laporan evaluasi pelaksanaan kunjungan Penerimaan surat Menerima arahan pimpinan - Surat pelimpahan - Tim survei - Kegiatan acara - Tim advance - Main grup - Hasil rapat koordinasi dengan pihak terkait Buku acara kunjungan Penyusunan laporan evaluasi pelaksanaan kunjungan - Daftar undangan

Penerimaan surat Disposisi surat Analisis dan koordinasi tim

Persiapan acara

Penyiapan dan pendistribusian undangan acara yang dihadiri presiden Pengarsipan

- Kegiatan Acara - Hasil evaluasi

Tabel 5.16 berikut ini adalah informasi apa saja yang terkait pada proses bisnis pelayanan penganugerahan gelar dan tanda jasa kehormatan. Universitas Indonesia


63

Tabel 5. 16 Arsitektur data penganugerahan gelar tanda jasa kehormatan Unit Kerja Sekretariat Militer

Kegiatan Pokok Penganugerahan tanda jasa kehormatan

Proses Bisnis Penerimaan surat

Disposisi surat Analisis dan Pengolahan data

Informasi terkait Surat dan Data usulan Gelar, Tanda Jasa dan Tanda Kehormatan Bintang Disposisi memorandum - Riwayat hidup calon penerima - Prestasi/jasa calon penerima gelar - Bahan terkait sidang


- Rancangan Keppres - Konsep memorandum - Konsep buku bahan sidang - Konsep piagam GTK

Penandatanganan Penggandaan salinan dan pengarsipan

Penandatanganan presiden - Petikan Keputusan presiden - Buku Profil Penerima GTK - Piagam GTK

Pelaksanaan acara

- Surat kepada calon/ahli waris GTK - Surat jawaban kepada instansi pengusul - Acara Kegiatan

Tabel 5.17 berikut ini adalah informasi apa saja yang terkait pada proses bisnis pelayanan perijinan perjalanan dinasn ke luar negeri. Tabel 5. 17 Arsitektur data perijinan perjalanan dinas ke luar negeri



64

Tabel 5. 18 Arsitektur data perijinan perjalanan dinas ke luar negeri Biro KTLN

Kegiatan Pokok Perijinan Perjalanan Dinas ke Luar Negeri

Proses Bisnis

Informasi terkait

Penerimaan surat

Surat masuk Pengirim surat Disposisi memorandum - Instansi pengusul, lembaga donor - Data Pejabat atau Pegawai

Disposisi Surat Analisis dan Pengolahan data

Penyiapan berkas Penandatanganan perijinan Penggandaan salinan dan pengarsipan

Konsep surat perijinan Surat Perijinan Pemerintah Surat Keluar Surat Perijinan Surat Jawaban

Tabel 5.18 berikut ini adalah informasi apa saja yang terkait pada proses bisnis pelayanan penyusunan Perundang-undangan. Tabel 5. 19 Arsitektur data penyusunan peraturan perundang-undangan Biro PUU

Kegiatan Pokok Penyusunan Peraturan PerundangUndangan

Proses Bisnis

Kegiatan

Penerimaan surat

Surat masuk Pengirim surat Disposisi Surat Disposisi memorandum Analisis dan - Bahan Rapat pengolahan data - Bahan pendukung rancangan perundang-undangan

Penyiapan berkas dan salinan Penandatanganan Penggandaan dan pengarsipan

Rapat Koordinasi dan Klarifikasi Konsep Rancangan UndangUndang Rancangan perundang-undang Produk Perundangan-undangan

Kegiatan pendukung di Kementerian Sekretariat Negara dikaitkan dengan data yang dibutuhkan dirangkum ke dalam tabel 5.19 berikut ini:



65

Tabel 5. 20 Arsitektur data kegiatan pendukung di Kementerian Sekretariat Negara Unit Kerja Sumber Daya Manusia

Kegiatan Penerimaan Pegawai Pendidikan dan Pelatihan Mutasi Pegawai Promosi Pegawai

Pengajuan Cuti Penetapan Gaji dan Tunjangan

Pensiun Pembayaran Gaji Pegawai

Keuangan

Pembayaran Tagihan Pekerjaan Pengadaan Barang dan Jasa Pembayaran Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Dukungan Data Kebijakan dan Informatika

Data yang digunakan - Data Calon Pegawai - Data Pegawai - Data Pegawai - Data Pegawai - Data Masa Kerja - Data kompetensi - Data Pegawai - Data Absensi - Data Pegawai - Data Absensi dan lembur - Data penilaian kinerja - Data Gaji - Data Pegawai - Data Pegawai - Data Absensi dan Lembur - Data Penilaian Kinerja - Data Kontrak Pekerjaan - Data Tim Panitia Pengadaan - Data Tim Penerima Barang/Jasa - Data Pegawai - Data Memorandum/ surat prerintah - Data DIPA - Dokumen Keuangan

Penyusunan Laporan Keuangan Penyajian Data Dukungan - Data statistik Kebijakan Nasional provinsi/kabupaten/kota Pengelolaan Sistem - Data inventaris perangkat Jaringan - Data Standard Operating Procedures Pembangunan/Pengembang - Data pengadaan aset TI an Sistem Informasi - Data kebutuhan sistem TI - grand Design TIK Pengadaan Barang/Jasa TI - Data Kerangka Acuan Kerja - Data Kontrak Pengadaan - Data tim pengadaan barang/jasa



66

5.3.2.1 Arsitektur data to-be Prinsip yang telah ditentukan sebelumnya yaitu penggunaan data secara bersama dan keamanan data menjadi dasar dalam merencanakan arsitektur data kedepan. Untuk prinsip data penggunaan data secara bersama, selanjutnya diidentifikasi pada proses pelayanan administrasi pejabat negara dan pelayanan perundang-undangan dan penganugerahan gelar dan tanda jasa kehormatan sama-sama menghasilkan produk hukum yaitu keputusan presiden. Gambar 5. 9 Tabel Proses Bisnis dan Data yang dihasilkan Proses Bisnis

Data yang dihasilkan

Pelayanan administrasi pejabat negara

Keputusan

(APN)

pemberhentian dan pensiun pejabat

Pelayanan

penyusunan

presiden

pengangkatan,

perundang- Keputusan presiden, Undang-Undang,

undangan (PUU)

Peraturan

Presiden,

Peraturan

Pemerintah, Peraturan Menteri Pelayanan penganugerahan gelar dan Keputusan presiden penganugerahan tanda jasa kehormatan (GTK)

gelar dan tanda jasa kehormatan

Kemudian dari prinsip keamanan data, bahwa database saat ini yang telah dibuat terpisah. Jadi untuk arsitektur data to-be organisasi mengharapkan data keputusan presiden yang ada dimasing-masing database APN, PUU dan GTK tidak berubah, akan tetapi mekanisme pengaksesan dilakukan modifikasi. Tabel 5. 21 Hubungan arsitektur bisnis dengan kebutuhan arsitektur data to-be

Output arsitektur bisnis Arsitektur bisnis tidak berubah

Visi arsitektur

Kebutuhan arsitektur data to-be

Arsitektur tetap untuk mendukung proses bisnis yang ada dengan dukungan otomasi data digital Menyediakan Mengidentifikasi kebutuhan data yang dukungan data dan digunakan bersama-sama, dengan informasi TIK yang memperhatikan aspek keamanan. terintegrasi



67

Selanjutnya akan digambarkan rancangan logis arsitektur data sebagaimana dapat dilihat pada gambar 5.10 berikut ini:

Gambar 5. 10 Rancangan logis arsitektur data

Dari gambar 5.10 arsitektur data to-be mensyaratkan adanya penggunaan data bersama yaitu keppres untuk aplikasi administrasi pejabat negara, aplikasi penyusunan perundang-undangan dan penganugerahan gelar jasa tanda kehormatan. Untuk selanjutnya akan dilakukan tahapan gap analysis dari arsitektur data.



68

5.3.2.2 Keamanan Data Berdasarkan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan sebelumnya untuk arsitektur data, keamanan data menjadi bagian penting dalam perencanaan kedepan. Data-data yang disimpan di dalam database tidak semuanya dapat diberikan kepada pengguna. Oleh karena itu diperlukan suatu strategi dalam pengamanan data. Strategi yang diberikan dalam pengamanan data yaitu : 1. Hanya data-data yang dianggap tidak rahasia yang diberikan untuk digunakan oleh aplikasi lain. Penentuan kerahasian tergantung dari masing-masing unit kerja yang memiliki data tersebut. 2. Enkripsi Data, data yang disimpan ke dalam database yang sifatnya sensitif diperlukan suatu metode enkripsi tertentu sehingga data tidak dapat dibaca oleh orang yang tidak diberikan otoritas. 3. Diperlukannya mekanisme enkripsi dalam pengiriman maupun penerimaan data antar aplikasi, dapat digunakan protokol https untuk komunikasi yang lebih aman. 4. Penggunaan username dan password terhadap database. 5. Menentukan user, peran dan tanggung jawab terhadap keamanan data. 6. Data yang ada di dalam database perlu dilakukan backup secara periodik untuk menghindari risiko kehilangan data akibat kesalahan dari aplikasi, perangkat server yang rusak maupun faktor kesalahan manusia. Dari strategi tersebut diharapkan keamanan adata dapat tetap terjaga. 5.3.2.3 Gap analysis Arsitektur Data Untuk melakukan validasi terhadap arsitektur data maka dilakukan gap analysis terhadap arsitektur data saat ini dengan arsitektur data to-be. Dari hasil gap analysis diperoleh informasi bahwa: 1.

Untuk database APN, PUU, GTK, DUMAS dan KTLN berdiri sendiri.

2. Untuk penggunaan datanya aplikasi APN, PUU, GTK saling berbagi informasi produk keputusan presiden.



69

5.3.3

Arsitektur Aplikasi

Arsitektur data to-be dijadikan input untuk fase arsitektur aplikasi. dalam tahapan arsitektur aplikasi ini akan mengidentifikasi portfolio aplikasi yang sudah ada dan akan datang kemudian dilakukan gap analysis. 5.3.3.1 Arsitektur Aplikasi saat ini Saat ini Kementerian Sekretariat Negara telah memiliki beberapa Sistem Informasi untuk mendukung proses bisnis yang ada. Sistem informasi yang telah digunakan oleh Kementerian Sekretariat Negara saat ini dirangkum kedalam tabel 5.21 berikut ini: Tabel 5. 22 Sistem informasi Kementerian Sekretariat Negara dan pemilik Aplikasi 1

Aplikasi SIMAPN

2

SIMPUU

3

4

5

6

7 8 9

Keterangan Sistem Informasi Administrasi Pejabat Negara untuk pengangkatan, perberhentian dan pensiun Pejabat Sistem Informasi PerundangUndangan yang memuat informasi UU, Perpres, PP, Kepres Sistem Informasi yang memuat informasi Keppres penerima gelar, tanda jasa dan tanda kehormatan

Pemilik Biro Administrasi Pejabat Negara Deputi PerundangUndangan Sekretariat Militer

Sistem Informasi Gelar Jasa Kehormatan (GTK) SIKTLN Sistem Informasi yang memuat Biro Kerjasama informasi dan administrasi perijinan Teknik Luar dinas ke luar negeri Negeri SIDUMAS Sistem Informasi Pengaduan Asisten Deputi Masyarakat untuk administrasi Pengaduan Masyarakat pencatatan dan tracking surat aduan masyarakat SIMPEG Sistem Informasi Kepegawaian untuk Biro administrasi pegawai Kementerian Kepegawaian Sekretariat Negara SIKKP Sistem Informasi Kehadiran Kerja Biro Pegawai untuk absensi Kepegawaian SIMKEU Sistem Informasi Keuangan Biro Keuangan SPDE Sistem Informasi Persuratan dan Data Asisten Deputi Elektronik untuk otomasi disposisi DDKI surat masuk.



70

Tabel 5. 23 Sistem informasi Kementerian Sekretariat Negara dan pemilik (lanjutan) Aplikasi 10

Aplikasi CPNS

Keterangan Sistem informasi penerimaan calon pegawai negeri sipil

11

SIQPR

Sistem informasi penilaian kinerja pegawai

12

SIDIKLAT

13

Website Intranet

Sistem informasi untuk pendidikan dan pelatihan bagi pegawai Aplikasi Intranet

14

Website www.setneg.go.id

15 16

17

Website resmi Kementerian Sekretarait Negara Portal Nasional

Portal Nasional www.indonesia.go.id E- CPNS Sistem Informasi Penerimaan CPNS Microsoft Office Aplikasi pengolah dokumen

Pemilik Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika dan Biro Kepegawaian Biro Organisasi tata kelola dan Akuntabilitas Kinerja Pusat Pendidikan dan Pelatihan

Dukungan Data Kebijakan dan Informatika (DDKI) (DDKI)

(DDKI) Biro Kepegawaian



71

Untuk Selanjutnya dari tabel 5.22 akan dipetakan ke dalam tabel 5.23 yang menjelaskan keterkaitan antara proses bisnis dengan aplikasi yang sudah dikembangkan sebelumnya. Tabel 5. 24 Keterkaitan proses bisnis dengan aplikasi as-is A. Pelayanan Administrasi Pejabat Negara No Proses bisnis 1 Penerimaan surat 2 Disposisi Surat 3 Analisis dan pengolahan data 4 Penyiapan berkas dan salinan 5 Penggandaan salinan dan pengarsipan 6 Penandatanganan Keputusan presiden 7 Penyampaian Keppres instansi pengusul Penanganan Pengaduan Masyarakat No Proses bisnis 1 Penerimaan surat 2 Disposisi Surat 3 Analisis, pengolahan data dan rekomendasi 4 Penyiapan Berkas dan salinan 5 Penandatanganan rekomendasi 6 Penggandaan salinan dan pengarsipan 7 Disposisi surat lanjutan 8 Analisis lanjutan 9 Penyampaian laporan Pelayanan Keprotokolan Kenegaraan No Proses bisnis 1 Penerimaan surat 2 Disposisi Surat 3 Analisis dan koordinasi tim 4 Persiapan acara 5 Penyiapan dan pendistribusian undangan acara yang dihadiri presiden 6 Pengarsipan

Aplikasi Microsoft Office Tidak ada Microsoft Office Microsoft Office SIMAPN, Microsoft Office Tidak ada Tidak ada

Aplikasi Microsoft Office SIDUMAS Microsoft Office Microsoft Office Tidak ada SIDUMAS SIDUMAS Microsoft Office Microsoft Office Aplikasi Microsoft Office Tidak ada Microsoft Office Tidak ada Microsoft Office Microsoft Office



72

Tabel 5. 23 Keterkaitan proses bisnis dengan aplikasi as-is (lanjutan) Penganugerahan Gelar Tanda Jasa Kehormatan No Proses bisnis 1 Penerimaan surat 2 Disposisi Surat 3 Analisis dan pengolahan data 4 Penyiapan berkas dan salinan 5 Penggandaan salinan dan pengarsipan 6 7

Aplikasi Microsoft Office Microsoft Office Microsoft Office Microsoft Office Sistem Informasi Gelar Jasa Kehormatan Tidak ada Tidak ada

Penandatanganan Keputusan presiden Penyampaian Keppres instansi pengusul Perijinan Perjalanan Dinas ke Luar Negeri No Proses bisnis Aplikasi 1 Penerimaan surat Microsoft Office 2 Disposisi Surat Tidak ada 3 Analisis dan Pengolahan data Microsoft Office 4 Penyiapan berkas Microsoft Office 5 Penandatanganan perijinan Tidak ada 6 Penggandaan salinan dan pengarsipan SIKTLN, Microsoft Office Pelayanan Penyusunan Peraturan Perundang-Undangan No Proses bisnis Aplikasi 1 Penerimaan surat Microsoft Office 2 Disposisi Surat Tidak ada 3 Analisis dan pengolahan data Microsoft Office 4 Penyiapan berkas dan salinan Microsoft Office 5 Penandatanganan Tidak ada 6 Penggandaan dan pengarsipan SIMPUU, Microsoft Office

Dari tabel 5.23terlihat bahwa ada proses bisnis yang tidak menggunakan sistem informasi dalam prosesnya. Sebagai contoh yaitu: 1. proses analisis, pengolahan data dan rekomendasi yang membutuhkan interaksi pemikiran dari seorang analis. 2. Penandatanganan perundang-undangan, perijinan, kegiatan acara maupun penyampaian jawaban kepada pengirim surat.



73

Kemudian untuk bisnis pendukung juga akan dipetakan keterkaitan antara proses bisnis pendukung dengan aplikasi yang ada kedalam tabel 5.24. Tabel 5.24 Pemetaan proses bisnis pendukung dengan aplikasi saat ini Sumber Daya Manusia No Kegiatan 1 Penerimaan Pegawai 2 Pendidikan dan Pelatihan 3 Mutasi Pegawai 4 Promosi Pegawai 5 Pengajuan Cuti 6 Penetapan Gaji dan Tunjangan 7 Pensiun Keuangan No Kegiatan 1 Pembayaran Gaji Pegawai 2 Pembayaran Tagihan Pekerjaan Pengadaan Barang dan Jasa 3 Pembayaran Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) 4 Penyusunan Laporan Keuangan Pelayanan TI No Kegiatan 1 Penyajian Data Dukungan Kebijakan Nasional 2 Pengelolaan Sistem Jaringan 3 Pembangunan/Pengembangan Sistem Informasi 4 Pengadaan Barang/Jasa TI

Aplikasi yang digunakan E-CPNS SIDIKLAT SIMPEG SIMPEG, QPR SIMPEG, SIKKP SIMPEG SIMPEG Aplikasi yang digunakan SIMKEU SIMKEU SIMKEU SIMKEU Aplikasi yang digunakan SDDKN Netwitness Notepad++ LPSE

Untuk aplikasi SPDE saat ini baru dipakai oleh Kedeputian SDM, Dukungan Kebijakan dan Sekretariat Kementerian, aplikasi tersebut berjalan mandiri dan tidak saling terintegrasi. Sehingga penerapan dan penerapan aplikasi SPDE untuk proses disposisi surat belum optimal.



74

Dari tabel 5.22 dan tabel 5.24 dapat digambarkan arsitektur aplikasi saat ini seperti gambar berikut:

Web Browser (client)

Aplikasi pendukung Aplikasi Bisnis Inti SIDUMAS SIMAPN SIKTLN SIMPUU Aplikasi Gelar Jasa Tanda Kehormatan

Portal Nasional Indonesia Website Setneg SIKKP SIDIKLAT SIMPEG, QPR SIMKEU PERPUSTAKAAN E-CPNS SDDKN Intranet SPDE

Relational Database Management System (RDBMS)

Gambar 5. 11 Arsitektur aplikasi saat ini Dari gambar 5.11 arsitektur aplikasi saat ini terlihat bahwa setiap aplikasi berdiri sendiri dan satu sama lainnya tidak saling terintegrasi. Masing-masing aplikasi memiliki database tersendiri. 5.3.3.2 Arsitektur Aplikasi to-be

Pada penyusunan arsitektur to-be diperlukan identifikasi aplikasi apa yang diperlukan untuk arsitektur kedepan kemudian prinsip arsitektur aplikasi menentukan strategi yang akan digunakan dan terakhir bagaimana mengintegrasikan antar sistem tersebut. Selanjutnya akan dilakukan pendataan kebutuhan aplikasi to-be, seperti dalam tabel 5.25 berikut ini:



75

Tabel 5. 25 Kebutuhan aplikasi to-be Pelayanan Administrasi Pejabat Negara No Proses bisnis Aplikasi 1 Penerimaan surat Microsoft Office 2

Disposisi Surat

3 4 5

Analisis dan pengolahan data Penyiapan berkas dan salinan Penggandaan salinan dan pengarsipan 6 Penandatanganan Keputusan presiden 7 Penyampaian Keppres instansi pengusul Penanganan Pengaduan Masyarakat No Proses bisnis 1 Penerimaan surat 2

Disposisi Surat

3

Analisis, pengolahan data dan rekomendasi Penyiapan Berkas dan salinan Penandatanganan rekomendasi Penggandaan salinan dan pengarsipan Disposisi surat lanjutan

4 5 6 7

Tidak ada Microsoft Office Microsoft Office SIMAPN, Microsoft Office Tidak ada

Disposisi Surat

3 4 5

Analisis dan koordinasi tim Persiapan acara Penyiapan dan pendistribusian undangan acara yang dihadiri presiden Pengarsipan

6

Document Management System SPDE (Workflow approval)

Document Management System

Tidak ada

Aplikasi Microsoft Office SIDUMAS

Aplikasi to-be Document Management System SPDE (Workflow approval)

Microsoft Office Microsoft Office Tidak ada SIDUMAS SIDUMAS

8 Analisis lanjutan Microsoft Office 9 Penyampaian laporan Microsoft Office Pelayanan Keprotokolan Kenegaraan No Proses bisnis Aplikasi 1 Penerimaan surat Microsoft Office 2

Aplikasi to-be

Tidak ada

SPDE (Workflow approval)


Microsoft Office Tidak ada Microsoft Office

Microsoft Office

Penganugerahan Gelar Tanda Jasa Kehormatan No Proses bisnis Aplikasi

Document Management System Aplikasi to-be Universitas Indonesia


76

1

Penerimaan surat

Microsoft Office

2

Disposisi Surat

Microsoft Office

3 4 5

Analisis dan pengolahan data Penyiapan berkas dan salinan Penggandaan salinan dan pengarsipan

Microsoft Office Microsoft Office Sistem Informasi Gelar Jasa Kehormatan Tidak ada

6

Penandatanganan Keputusan presiden 7 Penyampaian Keppres Tidak ada instansi pengusul Perijinan Perjalanan Dinas ke Luar Negeri No Proses bisnis Aplikasi 1 Penerimaan surat Microsoft Office 2

Disposisi Surat

Tidak ada

Analisis dan Pengolahan data Microsoft Office Penyiapan berkas Microsoft Office Penandatanganan perijinan Tidak ada Penggandaan salinan dan SIKTLN, pengarsipan Microsoft Office Pelayanan Penyusunan Peraturan Perundang-Undangan No Proses bisnis Aplikasi 1 Penerimaan surat Microsoft Office

Document Management System SPDE (Workflow approval)


3 4 5 6

2

Disposisi Surat

3 4 5 6

Analisis dan pengolahan data Penyiapan berkas dan salinan Penandatanganan Penggandaan dan pengarsipan

Tidak ada


Microsoft Office Microsoft Office Tidak ada SIMPUU, Microsoft Office

Aplikasi to-be yang diperlukan yaitu Document Management System dan Workflow Approval. Adapun fungsi dari aplikasi tersebut adalah: 1.

Document Management System, digunakan untuk mengelola dan penelusuran terhadap surat-surat yang masuk.

2. Workflow Approval, digunakan untuk disposisi memorandum yang memuat arahan yang harus dilakukan dari atasan yaitu eselon I ke bawahannya yaitu dari eselon II, eselon III dan eselon IV. Universitas Indonesia


77

Kemudian pola solusi yang dikembangkan berdasarkan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan sebelumnya yaitu prinsip bisnis, prinsip data dan prinsip aplikasi dirangkum kedalam tabel 5.24 berikut ini: Tabel 5. 25 Prinsip dan pola solusi Prinsip Bisnis Penyelenggarakan

Pola Solusi pelayanan

efektif dan efisien

yang Pemanfaatkan untuk

proses

teknologi bisnis

informasi

yang

masih

dilakukan manual menjadi otomasi digital Prinsip Data Penggunaan data bersama

Memanfaatkan webservices untuk akses ke database

Keamanan data

Penggunaan

enkripsi

data

dan

pengaturan akses data. Prinsip Aplikasi Kemudahan dalam penggunaan

Pengembangan aplikasi berbasis web

Berorientasi layanan

Penggunaan middleware

Dari pola solusi pada tabel 5.24 maka penjelasannya sebagai berikut : 1. Untuk penggunaan data bersama dengan tetap mempertahankan database masingmasing aplikasi maka dibutuhkan web services untuk pengaksesan datanya. Format data antara aplikasi web services dengan database menggunakan format JSON, XML, kemudian menentukan service apa saja yang dibutuhkan, menyediakan fungsi API untuk aplikasi. 2. Pengembangan aplikasi harus berbasis web sehingga setiap pengguna yang menggunakan komputer dengan sistem operasi yang berbeda tetap dapat mengakses aplikasi tersebut. 3. Menggunakan protokol komunikasi aplikasi yang aman seperti https maupun ssl. 4. Menggunakan middleware untuk implementasi web services.



78

Selanjutnya arsitektur aplikasi to-be digambarkan kedalam gambar 5.12 berikut ini : Arsitektur Sistem Informasi Sekretariat Negara

Lapisan Bisnis

Middleware Application

Lapisan Services

Web Services Format Data JSON Aplikasi

Aplikasi Proses Bisnis Inti

Aplikasi Pendukung

KETERANGAN SIKKP SIMAPN

SIMPUU

Aplikasi GTK

SIDIKLAT

Lapisan Aplikasi E-CPNS SIDUMAS

SDDKN

New

SIMKEU

Perpustakaan

Upgrade/Change

Intranet

SIKTLN SPDE Workflow Approval

Database Layer

SIMPEG

Website Setneg Portal indonesia

Document Management System

Tetap

Relational Database management System (RDBMS)

Gambar 5. 12 Arsitektur to-be sistem informasi Sekretariat Negara Dari gambar 5.12 arsitektur sistem informasi to-be¸ peran middleware menjadi penting karena untuk meng-orkestrasi fungsi-fungsi antar aplikasi. sehingga aplikasiaplikasi yang ada saling terintegrasi. Aplikasi menyediakan web services kemudian hubungkan ke aplikasi Middleware.

5.3.3.3 Gap analysis arsitektur aplikasi

Untuk melakukan validasi terhadap arsitektur aplikasi maka dilakukan gap analysis terhadap arsitektur aplikasi saat ini dengan arsitektur aplikasi to-be. Gap analysis untuk arsitektur aplikasi dapat dilihat kedalam tabel 5.25 berikut ini:



79

Tabel 5. 26 Gap Analysis Arsitektur Aplikasi



80

Dari tabel 5.25 gap analysis arsitektur aplikasi dapat dijelaskan bahwa: 1. untuk aplikasi SIMAPN dan SIMPUU memerlukan layanan web services yang menyediakan fungsi-fungsi akses data. 2. Komunikasi data antar aplikasi SIMAPN dan SIMPUU menggunakan fotmat data JSON berdasarkan hasil studi literature yang telah dilakukan sebelumnya. 3. Perlunya dibuatkan aplikasi baru yang mendukung layanan keprotokolan kenegaraan 4. Aplikasi yang dikembangkan bersifat web-based yang memungkinkan kemudahan akses ke aplikasi. 5. Pengembangan aplikasi SPDE dari yang sebelumnya masing-masing kedeputian memiliki program mandiri, kemudian dikembangkan untuk integrasi SPDE di seluruh kedeputian sehingga memberikan kemudahan dalam surat menyurat maupun disposisi. 5.3.4

Arsitektur Teknologi

Setelah menganalisis terhadap arsitektur bisnis, arsitektur data dan arsitektur aplikasi yang telah dijelaskan sebelumnya, maka selanjutnya akan dirancang arsitektur teknologi. arsitektur teknologi ini membutuhkan input dari visi arsitektur, hasil analisis arsitektur data dan arsitektur aplikasi. Pada fase ini juga akan dijelaskan arsitektur teknologi saat ini untuk membantu melihat kondisi yang sebenarnya yang sedang berjalan. Topologi jaringan, perangkat-perangkat yang digunakan serta tabel teknologi aplikasi membantu memperjelas kondisi saat ini. 5.3.4.1 Arsitektur Teknologi saat ini Untuk menjelaskan arsitektur teknologi yang mendukung proses inti Kementerian Sekretariat Negara maka akan dipetakan aset-aset apa saja yang terkait kedalam topologi jaringan. Penggunaan teknologi untuk aplikasi yang telah digunakan yaitu pada tabel 5.26:



81

Tabel 5. 27 Aset teknologi

Nama Aset Server1

Sistem Operasi Linux

Aplikasi Apache Webserver, MySQL dan PHP

Server2

Linux

Server3

Linux

Server4

Linux

Server5

Linux

Server6

Linux

Server7

Linux

Apache Webserver, MySQL dan PHP Apache Webserver, MySQL dan PHP Apache Webserver, MySQL dan PHP Apache Webserver, MySQL dan PHP Apache Webserver dan PHP MySQL

Keterangan SIMAPN untuk penggunaan administrasi Pejabat Negara SIMPUU SIMKTLN SIDUMAS Aplikasi Tanda Jasa Kehormatan Aplikasi SPDE Database Aplikasi SPDE

Dari tabel 5.26 dijelaskan bahwa Kementerian Sekretariat Negara menggunakan 1 buah server untuk setiap aplikasi yang berbeda. Instalasi aplikasi dan database digabung menjadi 1 didalam sebuah server. sedangkan untuk aplikasi SPDE aplikasi dan database terpisah menjadi 2 server.



82

Untuk topologi umum jaringan digambarkan seperti gambar 5.13:

Gambar 5. 13 Topologi Jaringan saat ini

Pada Gambar 5.13 arsitektur teknologi saat ini, untuk bisnis inti ada 6 server yang melayani aplikasi untuk mendukung kegiatan utama Kementerian Sekretariat



83

Negara. Server tersebut ditempatkan di data center Kementerian Sekretariat Negara. Komponen-komponen infrastruktur jaringan dapat dijelaskan sebagai berikut ini: 1. Firewall, berfungsi untuk melakukan penyaringan paket data baik untuk data yang masuk maupun data yang keluar. 2. Internet Kementerian Sekretariat Negara dibuat 2 jalur. 1 jalur utama sebagai jalur untuk akses internet, kemudian jalur kedua sebagai jalur internet backup apabila jalur utama putus. Hal ini berguna untuk tetap menyediakan ketesediaan layanan TIK sesuai dengan SLA yang telah ditetapkan. 3. Server Farm, merupakan sekumpulan server aplikasi yang berfungsi untuk mendukung kegiatan Kementerian Sekretariat Negara dalam menjalankan kegiatannya. Jaringan data center dibuat sebuah network sendiri yang membedakan dengan network atau jaringan lokal. Server yang ada mencakup server SIMAPN, server SIMPUU, server gelar jasa kehormatan, Server SIDUMAS, Server SIKTLN, Server aplikasi dan database SPDE dan server lainnya yang mendukung layanan TI. 4.

Router, digunakan untuk menjembatani komunikasi data yang berbeda jaringan. 1 router digunakan untuk lalu lintas komunikasi data dari dan ke internet sedangkan 1 lagi untuk komunikasi data dari dan ke jaringan Virtual Private Network (VPN).

5. Storage digunakan untuk penyimpanan data backup dari masing-masing aplikasi yang ada di server farm. Proses backup data dilakukan secara berkala, dan data yang dibackup mencakup data program aplikasi, database dan image sistem operasi. 6. Core Switch¸berfungsi untuk mengalokasikan network segment kedalam beberapa VLAN dan memberikan IP Address DHCP. 7. Jaringan komputer di pengguna, dikelompokkan menggunakan VLAN untuk mempermudah pengelolaan jaringan komputer. 8. VPN Cloud, VPN IP digunakan untuk memenuhi kebutuhan dari keamanan komunikasi data, karena lalu lintas data yang dikirim maupun yang diterima akan dienkripsi sebelum ditransmisikan ke masing-masing Universitas Indonesia


84

VPN IP cabang seperti istana dan kantor cabang. VPN IP sendiri menghubungkan Kementerian Sekretariat Negara dengan unit kerja Setwapres, Istana-istana di daerah, kantor cabang Sekretariat Negara serta instansi eksternal seperti Badan Kepegawaian Nasional (BKN) untuk pengurusan administrasi kepegawaian. 5.3.4.2 Arsitektur Teknologi to-be

Perancangan arsitektur teknologi to-be berdasarkan pada arsitektur-arsitektur yang telah dijelaskan sebelumnya sehingga dapat mendukung kegiatan-kegiatan utama dari Kementerian Sekretariat Negara. Prinsip-prinsip seperti interoperabilitas, ketersediaan, keamanan jaringan serta stakeholders concern turut menjadi acuan dalam tahap perancangan teknologi kedepan. Kebutuhan arsitektur teknologi to-be dievaluasi dari output arsitektur aplikasi. kemudian prinsip-prinsip yang menetukan pengembangan arsiktektur teknologi kedepan juga ikut dalam pertimbangan pengembangan. hubungan arsitektur aplikasi dengan kebutuhan arsitektur teknologi to-be dijelaskan pada tabel 5.27:



85

Tabel 5. 28 Hubungan Output Arsitektur aplikasi dengan Arsitektur teknologi Output Arsitektur Visi Arsitektur Aplikasi SIMAPN SIMPUU Aplikasi Tanda Jasa Kehormatan SIDUMAS Middleware Document Management System(DMS) SPDE Workflow approval Interoperabilitas perangkat, ketersediaan layanan dan keamanan data dan jaringan komputer

Kebutuhan Arsitektur Teknologi tobe Virtualisasi dan Redundancy Server Virtualisasi dan Redundancy Server Virtualisasi dan Redundancy Server Virtualisasi dan Redundancy Server Virtualisasi dan Redundancy Server Menambahkan Virtualisasi server untuk aplikasi Virtualisasi dan Redundancy Server Penggunaan middleware application, Penggunaan sumber daya secara bersama-sama dengan virtualisasi, kemudian penyediaan perangkat untuk backup dan keamanan data dan jaringan dengan otentikasi dan otorisasi penggunaan sumber daya.

Perlu diketahui bahwa tiap-tiap aplikasi untuk mendukung kegiatan utama Kementerian Sekretariat Negara menggunakan 1 buah server untuk 1 aplikasi. hal ini berdampak kepada: 1.

banyaknya jumlah server yang harus disediakan.

2. Pengelolaan perangkat server yang lebih banyak. 3. Kebutuhan daya listrik yang besar. 4. Kebutuhan lisensi perawatan dengan biaya besar. 5. Kurangnya personil/pegawai yang melakukan monitoring aplikasi dan server. Saat ini Kementerian Sekretariat Negara memiliki 16 aplikasi dengan 40 server yang digunakan untuk aplikasi utama, aplikasi pendukung maupun monitoring dan network management, 20 server diantaranya sudah berumur lebih dari 8 tahun sehingga perlu adanya peningkatan kinerja dari perangkat tersebut. Solusi untuk memudahkan

dalam

pengelolaan,

meningkatkan

efisiensi

kinerja

dapat

menggunakan teknologi virtualisasi. Universitas Indonesia


86

Penggunaan virtualisasi dapat dilakukan dengan cara mengelompokkan semua sistem operasi yang menjalankan aplikasi-aplikasi kedalam sebuah server yang memiliki kapasitas pemrosesan data, penyimpanan yang besar. Sebagai gambaran untuk memperjelas bahasan ditampilkan kedalam gambar 5.14 berikut ini:

Gambar 5. 14 Pemetaan Aplikasi ke Teknologi Virtualisasi

Dari gambar 5.14 dapat dijelaskan sebagai berikut ini: 1. Server A, bertindak sebagai server virtualisasi untuk semua sistem operasi yang yang menjalankan aplikasi-aplikasi seperti aplikasi administrasi pejabat negara (SIMAPN), aplikasi perundang-undangan (SIMPUU), aplikasi kerjasama teknik luar negeri (SIKTLN), aplikasi pengaduan masyarakat (SIDUMAS), aplikasi sistem persuratan dan disposisi elektronik (SPDE), aplikasi gelar jasa kehormatan(GTK). Universitas Indonesia


87

2. Server B Backup, digunakan sebagai server cadangan bagi server A apabila di suatu waktu terjadi kerusakan fisik perangkat sehingga server A tidak dapat dijalankan. Aplikasi yang berjalan di server B identik dengan aplikasi yang ada di server A 3. Application load balancer, berfungsi sebagai pembagi beban aplikasi jika server yang satu memiliki beban penggunaan aplikasi lebih besar maka akan dialihkan ke server B Backup. 4. DB server A, bertindak sebagai server virtualisasi untuk semua DBMS

yang menjalankan database masing-masing aplikasi. di server ini disimpan database untuk SIMAPN, SIMPUU, SIKTLN, SIDUMAS, SPDE, aplikasi GTK. 5. DB server B backup, digunakan sebagai server cadangan bagi DB server A apabila di suatu waktu terjadi kerusakan fisik perangkat sehingga DB server A tidak dapat dijalankan. Database ini secara berkala melakukan sinkronisasi database ke DB server A 6. Storage digunakan untuk menyimpan backup aplikasi dan database secara berkala. Untuk meningkatkan keamanan data dan jaringan pelaksanaan otorisasi dan otentikasi pengguna ke sumber daya aplikasi dan data, menggunakan mekanisme Single Sign-On (SSO), dimana pengguna dapat menggunakan aplikasi-aplikasi yang ada, menggunakan username dan password yang sama dengan batasan akses aplikasi mana saja yang diijinkan untuk digunakan. Penggunaan RADIUS dan SSL VPN dapat menjadi paket solusi untuk mekanisme otorisasi dan otentikasi user dan komunikasi data yang aman karena terenkripsi. Bagi pengguna jaringan di internal Kementerian Sekretariat Negara, user untuk menggunakan aplikasi komunikasinya melalui firewall kemudian menggunakan username dan password SSO untuk otentikasi dan otorisasi, jika diterima maka pengguna dapat menggunakan aplikasi. Apabila pengguna menggunakan media internet dan aplikasi browser untuk mengakses aplikasi internal maka user harus melalui firewall menggunakan fitur



88

SSL VPN. Kemudian melakukan otentikasi dan otorisasi menggunakan LDAP dan RADIUS, selanjutkan aplikasi baru dapat diakses. Dari hasil identifikasi seluruh kebutuhan teknologi to-be kemudian dibuat suatu desain arsitektur teknologi to-be seperti gambar 5.15 berikut ini:

Gambar 5. 15 Arsitektur Teknologi to-be Kementerian Sekretariat Negara Berdasarkan gambar 5.15, aplikasi utama dan pendukung dapat diakses melalui jaringan intranet maupun internet. aplikasi yang kaitannya dengan pengguna eksternal yaitu aplikasi yang terkait dengan instansi luar misalnya aplikasi yang digunakan oleh unit kerja Sumber Daya Manusia ke Badan Kepegawaian Nasional. Sedangkan aplikasi utama dan pendukung dapat diakses oleh pengguna



89

internal melalui komunikasi yang terenkripsi yaitu VPN IP maupun melalui internet dengan menggunakan teknologi SSL VPN. Dari arsitektur to-be diturunkan kedalam bentuk topologi jaringan to-be Kementerian Sekretariat Negara dapat dilihat pada gambar 5.16 berikut ini:

Gambar 5. 16 Topologi Jaringan to-be Kementerian Sekretariat Negara



90

Dari gambar 5.16 tersebut terdapat panambahan perangkat tanpa merubah topologi jaringan yang telah dibuat sebelumnya.

Komponen untuk topologi jaringan to-be menambahkan dari komponen topologi jaringan yang sudah ada. Penambahannya dijelaskan sebagai berikut : 1. Sistem operasi,

aplikasi maupun aplikasi database yang ada

diimplementasikan ke dalam virtualisasi. Jadi ada 4 server virtualisasi. Dengan pertimbangan 2 server sebagai server utama dan 2 server sebagai server cadangan sehingga ada redundant server. 2. Server SSO digunakan untuk menangani keamanan jaringan yang berhubungan dengan otentikasi dan otorisasi. 3. Application load balancer digunakan untuk membagi beban antar aplikasi yang sejenis untuk menjaga ketersediaan layanan. 4. Storage perlu dikembangkan perangkat fisiknya menggunakan serat optik. 5.3.4.3 Gap Analysis Arsitektur Teknologi

gap analysis dari arsitektur teknologi didapat melalui perbandingan antara arsitektur saat ini dan kedepannya. Kemudian akan dihasilkan solusi dari arsitektur teknologi. gap analysis dapat dilihat pada tabel 5.28 berikut ini:



91

Tabel 5. 29 Gap Analysis Arsitektur Teknologi



92

Dari hasil gap analysis pada tabel 5.28 didapat

bahwa aplikasi yang ada

dilakukan virtualisasi, kemudian pengadaan perangkat baru untuk virtualisasi seperti server blade kemudian teknologi baru seperti middleware, load balancer dan SSO diperlukan perangkat baru.

5.4

Solusi dan Peluang

Pada sub bab ini menjelaskan review dan konsolidasi gap dari tiap arsitektur kemudian dibuatkan solusi apa yang dihasilkan dari perancangan tiap-tiap arsitektur. 5.4.1 Review dan Konsolidasi Gap Analysis Hasil review dan konsolidasi gap pada tabel 5.29 seperti berikut ini: •

Arsitektur Bisnis, Perlunya proses yang semula aktifitasnya dilakukan secara manual dirubah menjadi otomasi secara digital. Sedangkan bisnis inti yang lainnya tidak mengalami perubahan.

•

Arsitektur data, Untuk database APN, PUU, Gelar tanda jasa, DUMAS dan KTLN berdiri sendiri. Untuk penggunaan datanya aplikasi APN, PUU, Gelar tanda jasa saling berbagi informasi produk Keputusan presiden

•

Arsitektur Aplikasi, perlunya membuat web service pada aplikasi SIMAPN, SIMPUU, Aplikasi gelar jasa dan tanda kehormatan. Diperlukannya aplikasi middleware untuk integrasi antar aplikasi serta penyediaan aplikasi baru seperti Document Management System dan Workflow Approval

•

Arsitektur Teknologi, perlunya disediakan perangkat baru intuk menerapkan

virtualisasi.

Sehingga

masing-masing

server

aplikasi

dieliminasi kemudian dijadikan satu server. Penerapan SSO dibutuhkan untuk otentikasi dan otorisasi pengguna terhadap aplikasi yang akan digunakan.



93

Tabel 5. 30 Matriks Konsolidasi kesenjangan, solusi dan ketergantungan

No

Arsitektur

Gap

Solusi Potensial Ketergantungan

1

Bisnis

Tidak ada

Tidak ada

Tidak ada

2

Data

Untuk database APN, Tidak ada

Tidak ada

PUU, GTK, DUMAS dan

KTLN

berdiri

sendiri 3

Aplikasi

Integrasi

aplikasi implementasi

Aplikasi-aplikasi

dengan middleware

terkait menyediakan webservices Pengadaan baru

Document

virtualisasi

Management System SPDE

Server

Workflow Pembuatan atau Server pengembangan

Approval

virtualisasi

baru 4

Teknologi

Virtualisasi

Pengadaan baru

Tidak ada

Server SSO

Pengadaan baru

mampu terintegrasi dengan

firewall

maupun aplikasi Perangkat

hardware Pengadaan baru

Tidak ada

baru (Server,loadbalancer) Middleware

Pengadaan baru

Aplikasi-aplikasi yang sudah ada



94

5.4.2

Solusi Arsitektur

Berdasarkan hasil review dan konsolidasi kesenjangan pada tabel 5.29, kemudian dibuat solusi dari tiap-tiap arsitektur. Solusi yang dibuat yaitu: •

Arsitektur Bisnis, Pemanfaatan TI untuk proses bisnis yang dapat diotomasi

•

Arsitektur data,  Penggunaan data keppres secara bersama-sama sesusai dengan kebutuhan masing-masing unit kerja.  Penggunaan enkripsi pada data yang disimpan

•

Arsitektur Aplikasi,  Pengembangan maupun pembuatan aplikasi bersifat web-based dengan menggunakan format data terbuka seperti JSON.  Mengimplementasikan web services melalui middleware application untuk aplikasi yang membutuhkan penggunaan data secara bersamasama

•

Arsitektur Teknologi,.  Mengimplementasikan virtualisasi terhadap server-server aplikasi kemudian dibuatkan redundant server untuk memenuhi faktor ketersediaan  Implementasi Single Sign On menggunakan LDAP dan RADIUS untuk seluruh pegawai kementerian Sekretariat Negara yang akan mengakses sumber data dan informasi di data center dan mengimplementasikan SSL VPN kepada pegawai yang ingin menggunakan aplikasi-aplikasi internal melalui internet.  Pengadaan perangkat baru untuk kebutuhan teknologi kedepannya seperti server, load balancer, firewall.



95

5.4.3

Peluang

Peluang yang mungkin diterapkan yanitu integrasi aplikasi dengan aplikasi lainnya diluar instansi Sekretariat Negara. Dengan adanya middleware application maka diluar aplikasi Sekretariat Negara dapat mengakses informasi terkait produk hukum dan perundang-undangan.



BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan hasil penelitian penulis terhadap perancangan enterprise architecture Kementerian Sekretariat Negara serta saran untuk penelitian. 6.1

Kesimpulan

Berdasarkan hasil pembahasan terhadap perancangan sebuah enterprise architecture dapat disimpulkan kedalam beberapa poin penting yaitu: 1. Berdasarkan subbab 5.3.1.2 menyatakan bahwa tidak ada perubahan proses bisnis yang sedang berjalan, kemudian solusi yang dikembangkan untuk proses bisnis dari sub bab 5.4.2 membutuhkan pemanfaatan teknologi informasi untuk pelayanan yang efektif, efisien dan andal kepada pengguna layanan TI yaitu presiden, wakil presiden, pegawai Kementerian Sekretariat Negara maupun masyarakat. 2. Pada subbab 5.3.2.3 hasil gap analysis diperoleh informasi bahwa untuk database APN, PUU, gelar tanda jasa (GTK), DUMAS dan KTLN berdiri sendiri, diperlukannya aplikasi middleware untuk integrasi antar aplikasi serta penyediaan aplikasi baru seperti Document Management System dan Workflow Approval. Pada Subbab 5.4.2 solusi yang diberikan yaitu penggunaan data keppres secara bersama-sama sesusai dengan kebutuhan masing-masing unit kerja serta penggunaan enkripsi pada data yang disimpan.

96



98

3. Pada arsitektur aplikasi terdapat permasalahan tidak terintegrasinya aplikasiaplikasi yang ada. Pada Subbab 5.3.3.3 Gap analysis arsitektur aplikasi menjelaskan perlunya membuat web services pada aplikasi SIMAPN, SIMPUU, aplikasi gelar jasa dan tanda kehormatan. Diperlukannya aplikasi middleware untuk integrasi antar aplikasi serta penyediaan aplikasi baru seperti Document Management System dan Workflow Approval. Pada Subbab 5.4.2 solusi

yang

dikembangkan

adalah

dengan

mengembangkan

aplikasi

berbasiskan web dan implemetasi middleware serta membuat aplikasi baru Document Management System dan Workflow Approval. 4. Dari subbab 5.3.4.3 gap analysis arsitektur teknologi menjelaskan bahwa diperlukannya virtualisasi dan Single Sign On. Pada Subbab 5.4.2 solusi yang dikembangkan perlunya pengadaan dan implementasi perangkat server untuk virtualisasi dan perangkat

keamanan jaringan, membuat perencanaan

infrastruktur jaringan yang redundant dan implementasi SSO dengan LDAP RADIUS dan akses pengguna layanan aplikasi internal melalui internet dengan SSL VPN 6.2

Saran

Dalam penelitian ini masih diperlukan kajian lebih banyak lagi, adapun saransaran yang bermanfaat bagi penelitian ini antara lain: 1. Penelitian sejenis diharapkan dapat menjelaskan fase-fase TOGAF selanjutnya menjadi

satu

kesatuan

yang

utuh

termasuk

migration

planning,

implementation governance, dan architecture change management. 2. Perancangan enterprise architecture TOGAF merupakan sebuah siklus yang berulang. Oleh karena itu penelitian ini dapat terus dikembangkan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan Kementerian Sekretariat Negara. 3. Hasil perancangan Enterprise Architecture yang telah dibuat dapat menjadi acuan dalam pengembangan arsitektur Kementerian Sekretariat Negara tahun 2015-2019.



99

DAFTAR PUSTAKA

Chaczko, Z., & Kohli, A. S. (2010). Middleware Integration Model for Smart Hospital System Using the Open Group Architecture Framework (TOGAF). IEEE, 6. Duan, Q., Yan, Y., & Vasilakos, A. V. (2012). A Survey on Service-Oriented Network Virtualization Toward Convergence of Networking and Cloud Computing. IEEE TRANSACTIONS ON NETWORK AND SERVICE MANAGEMENT, 373-392. Gartner. (n.d.). Enterprise Architecture Definition. Retrieved 2012, from gartner.com: http://www.gartner.com/it-glossary/enterprise-architecture-ea/ Group, T. O. (2009). The Open Group Architecture Framework (TOGAF) version 9. The Open Group. Kutvonen, L. (2007). Using ODP reference model for Enterprise Architecture. Eleventh International IEEE EDOC Conference Workshop. Lusa, S., & Sensuse, D. I. (2011). Enterprise Architecture Model For Implementation Knowledge Management System (KMS). IEEE, 5. Nugroho, A. (2012). Penyusunan Indikator Kinerja Utama Pada Unit Kerja TI yang Mendukung Reformasi Birokrasi Nasional : Studi Kasus Kementerian Sekretariat Negara. Nurseitov, N., Paulson, M., Reynolds, R., & Izurieta, C. (n.d.). Comparison of JSON and XML Data Interchange Formats: A Case Study. Retrieved 2013, from http://www.cs.montana.edu: http://www.cs.montana.edu/izurieta/pubs/caine2009.pdf Osvalds, G. (2001). Definition of Enterprise Architecture - Centric Models for The Systems Engineers. Eleventh Annual International Symposium of the International Council on Systems Engineering (INCOSE). Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 14 Tahun 2011 tentang Grand Design Pengembangan E-Government (Pengembangan Sistem Informasi) Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia Tahun 2011-2014. (n.d.). Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 2 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sekretariat Negara. (n.d.).



100

Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 23 Tahun 2011 tentang Standar Pelayanan Unit Kerja di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia. (n.d.). Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 7 Tahun 2011 tentang Penyempurnaan Rencana Strategis Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia Tahun 2010-2014. (n.d.). Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 9 Tahun 2011 tentang Road Map Reformasi Birokrasi Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia Tahun 2010 – 2014. (n.d.). Ribiere, A. (2008). Using virtualization to improve durability and portability of industrial applications. Industrial Informatics, 2008. INDIN 2008. 6th IEEE International Conference, 1545 - 1550. Schekkerman, J. (2004). How to survive in the jungle of Enterprise Architecture Framework : Creating or Choosing an Enterprise Architecture Framework . Trafford. Schekkerman, J. (2005). Enterprise Architecture Survey IFEAD 2005. Retrieved from www.enterprise-architecture.info: http://www.enterprisearchitecture.info/Images/EA%20Survey/Enterprise%20Architecture%20Survey% 202005%20IFEAD%20v10.pdf Sessions, R. (2007, May). A Comparison of the Top Four Enterprise-Architecture Methodologies. Retrieved 2013, from http://msdn.microsoft.com: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb466232.aspx#eacompar_topic9 Sundarrajan, S., & Nellitheertha, H. (2006, December). Server Consolidation and Virtualization. Retrieved July 2013, from Infosys: http://www.infosys.com/infosys-labs/publications/Documents/serverconsolidation-virtualization.pdf Thomas, J. P., Thomas, M., & Ghinea, G. (2003). Modelling of Web Services Flow. IEEE International Conference on E-Commerce (p. 8). IEEE. Vaughan, S. J. (2006). New Approach to Virtualization is a Lightweight. IEEE, 3. W3C. (n.d.). Web Service Glossary. Retrieved 2013, from World Wide Web Consortium (W3C): http://www.w3.org/TR/2004/NOTE-ws-gloss20040211/#webservice Weill, P. (n.d.). MIT Center for Information Systems Research. e-Business Conference, 2007. Universitas Indonesia


101

LAMPIRAN SKRIP WAWANCARA Pihak yang diwawancara: Andrie Syahriza, Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika Pertanyaan: Bagaimana bisnis inti Kementerian secretariat Negara? Jawaban: Melayani pelayanan administrasi dan teknis kepada presiden dan wakil presiden itu visinya, jadinya core-nya apa kebutuhan Pak presiden dan dan Wakil presiden baik sifatnya substansi, seperti Kedeputian Dukungan Kebijakan sedangkan sifatnya pelayanan seperti Sekretariat Menteri dan Tata Usaha Persuratan, ada teknis administratif, seperti Perundang-undangan dan Hubungan Lembaga.

Pertanyaan:Peran TI setneg sejauh apa? Jawaban: Secara implementasi penggunaan internet semua terhubung, sedangkan aplikasi yang mendukung kinerja mereka sebagian sudah sebagian lagi belum. Pertanyaan:Apakah infrastruktur TI baik aplikasi mengakomodasi semua kebutuhan yang ada di setneg?

server

apa

sudah

Jawaban: Secara standar sudah, punya pc(personal computer) printer akses internet, kalau sifatnya khusus itu tidak bisa digeneralisasi karena sesuai kebutuhan user. Pertanyaan: apakah infrastruktur TI yang ada sudah mewakili sistem maupun TI yang sudah direncanakan?

Jawaban: Belum semuanya, karena menurut grand design kita ada beberapa tahapan yang terkendala misalnya kendala terhadap anggaran, SDM itu sendiri jadi yang sudah kita rencanakan terpakasa mundur. misalnya dalam grand design kita itu tahun 2013 estimasi 8 Miliar yagn keluar hanya 7 Miliar. selain itu ada yang lain. Universitas Indonesia


102

kendala SDM dirasa masih kurang, apalagi sifatnya spesifik. misalkan di jaringan kegiatannya masih campur dengan pekerjaan yang lainnya.

Pertanyaan: Rancangan infrastruktur di Setneg apa sudah ada perancangan standar tertentu atau berdasarkan best practice tertentu? Jawaban: Secara teori tidak mengikuti standar tertentu, akan tetapi tahun ini akan mengikuti beberapa standar antara lain standarisasi ISO 27001 dari Kemenkominfo. Dari grand design sudah di sebutkan / diarahkan standarisasi harus ada.

Pertanyaan: Pengembangan aplikasi apa sudah terintegrasi? Jawaban: Belum semua terintegrasi, belum semuanya terintegrasi.

Pertanyaan: Bagaimana rencana kedepan terkait integrasi sistem? Jawaban: Melihat tren kedepan apa kebutuhan integrasi, tergantung kebutuhan user juga, ada beberapa aplikasi yang sifatnya sendiri. ada juga aplikasi yang sifatnya mandiri seperti pengaduan masyarakat. termasuk aplikasi tanda jasa gelar. Pertanyaan: Apa yang diharapkan untuk perkembangan infrastruktur kedepan? Jawaban: kita harus mengikuti grand design kita yg telah dibuat, dibuat rancang bangun hingga 2014, nanti di 2014 ada review untuk pengembangan 2015 hingga 2019,



UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN ENTERPRISE ARCHITECTURE PADA KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA KARYA AKHIR INSAN AKHIR SURYANA

Recommend Documents