UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PADA DIVISI RESTRUKTURISASI DAN PENYELESAIAN KREDIT: STUDI KASUS PT

UNIVERSITAS INDONESIA

PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PADA DIVISI RESTRUKTURISASI DAN PENYELESAIAN KREDIT: STUDI KASUS PT. ABC

KARYA AKHIR

ARIEF ARDIAN FATONI 1106144443

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JANUARI 2014

Perancangan knowledge ..., Arief Ardian Fatoni, Fasilkom UI, 2014

UNIVERSITAS INDONESIA

PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PADA DIVISI RESTRUKTURISASI DAN PENYELESAIAN KREDIT: STUDI KASUS PT. ABC

KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi

ARIEF ARDIAN FATONI 1106144443

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JANUARI 2014


HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber, baik yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.

Nama

: Arief Ardian Fatoni

NPM

: 1106144443

Tanda Tangan

: .................................

Tanggal

: Januari 2014


HALAMAN PENGESAHAN

Karya Akhir ini diajukan oleh

:

Nama

:

Arief Ardian Fatoni

NPM

:

1106144443

Program Studi

:

Magister Teknologi Informasi

Judul Karya Akhir

:

Perancangan

Knowledge

System Pada

Divisi Restrukturisasi dan

Management

penyelesaian Kredit. Studi Kasus: PT. ABC Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia.

DEWAN PENGUJI

Pembimbing : Dr. Indra Budi, S.Kom., M.Kom

( .......................................... )

Penguji

: Prof. Zainal A. Hasibuan, Ph.D.

(............................................ )

Penguji

: Riri Satria, MM

( ........................................... )

Ditetapkan di : Jakarta Tanggal

: Januari 2014


KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT dan berkat rahmat-Nya penulis berhasil menyelesaikan Karya Akhir yang berjudul Perancangan Knowledge Management System Pada Divisi Restrukturisasi dan penyelesaian Kredit: Studi Kasus PT. ABC. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Karya Akhir ini masih jauh dari sempurna dan masih terdapat kekurangan, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu penulis harapkan demi kesempurnaan Karya Akhir ini. Selanjutnya penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Dr. Indra Budi S.Kom, M.Kom. yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan dengan penuh kesabaran selama penulis mengerjakan Karya Akhir ini. 2. Bapak Prof. Zainal A. Hasibuan, Ph.D. dan Bapak Riri Satria, MM selaku penguji yang telah memberikan arahan untuk kesempurnaan Karya Akhir ini. 3. Bapak Ardi. P, Bapak Slamet Imam P.dan rekan-rekan DRPK yang telah membantu di tempat studi kasus karya akhir ini. 4. Orang Tua yang telah mendukung penulis di berbagai aspek agar hasil penulisan karya akhir ini baik dan berguna. 5. Dosen MTI UI, Staf Sekretariat MTI UI Salemba dan Staf MTI UI Salemba. 6. Teman-teman MTI UI angkatan 2011 yang telah memberikan dukungan dalam penyelesaian Karya Akhir ini. Akhir kata semoga Karya Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan juga untuk pengembangan ilmu pengetahuan. Jakarta, Januari 2014

Penulis


HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA AKHIR UNTYUK KEPENTINGAN AKADEMI

Sebagai civitas akademika Universitas Indonesia, saya yang bertandatangan dibawah ini: Nama NPM Program Studi Fakultas Jenis Karya

: Arief Ardian Fatoni : 1106144443 : Magister Teknologi Informasi : Ilmu Komputer : Karya Akhir

Demi Pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif atas karya ilmiah yang berjudul : Perancangan Knowledge Management System Pada Divisi Restrukturisasi dan penyelesaian Kredit: Studi Kasus PT. ABC Dengan Hak Bebas Royalti Non-eksklusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database). Merawat dan mempublikasikan karya akhir saya tanpa izin dari saya selama tetap mencantumkan saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di

: Jakarta

Pada tanggal : Januari 2014

Yang menyatakan

Arief Ardian Fatoni


ABSTRAK

Nama Program Studi Judul

: Arief Ardian Fatoni : Magister Teknologi Informasi : Perancangan Knowledge Management System Pada Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit: Studi Kasus PT. ABC

Manajemen pengetahuan kini menjadi hal yang penting bagi suatu perusahaan. Pemerataan pengetahuan di antara pegawai dapat meningkatkan kemampuan kompetitif perusahaan. Pengelolaan pengetahuan yang terkelola dengan baik akan meningkatkan kompetensi pegawai dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Pengetahuan unik yang dimiliki pegawai yang telah pensiun ataupun yang telah keluar diharapkan dapat tersalurkan ke pegawai lainnya dan terdokumentasi dalan suatu sistem. Penelitian ini bertujuan untuk merancang model yang sesuai untuk sebuah sistem manajemen pengetahuan. Penulis menggunakan metode Fernandez karena memberikan solusi dari kebutuhan, proses hingga fitur yang dibutuhkan. Penelitian dilakukan di bagian Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit, dimana lokasi bekerja pegawai terpisah dan tersebar di beberapa provinsi. Diharapkan pegawai dapat mendokumentasikan dan menyebarkan pengetahuan yang dimiliki melalui sistem manajemen pengetahuan. Sehingga semua pegawai bisa memanfaatkan pengetahuan ini untuk memberikan layanan dukungan yang lebih baik bagi perusahaan.

Kata Kunci: Pengetahuan, Manajemen Pengetahuan, Sistem Manajemen Pengetahuan


ABSTRACT

Name Program Title

: Arief Ardian Fatoni : Master of Information Technology : Model Knowledge Management System in Division Restructuring and settlement Credit: Case Study PT. ABC

Knowledge management has becomes essential for a company. Equitable distribution of knowledge among employees can improve the competitive ability of the company. Well managed of knowledge management, will increase employee competence in doing their jobs. A unique knowledge possessed by employees who have retired or who have been resigned is expected to be transferred the knowledge to other employees and documented in a system This research aimed to design an appropriate model for a knowledge management system. In this research the researcher used the method of Fernandez because it provided solutions of need, process until features requirement. The study was conducted at the Division of Restructuring and Credit Resolution, in which employees work in separate location and spread in several provinces. Employees are expected to document and transfer knowledge through a knowledge management system. So, that all employees can utilize the knowledge to provide better support services for the company. Keywords: Knowledge, Knowledge Management, Knowledge Management System


DAFTAR ISI UNIVERSITAS INDONESIA ............................................................................... i HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ................................................ ii HALAMAN PENGESAHAN .............................................................................. iii KATA PENGANTAR .......................................................................................... iv HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI.......................... v ABSTRAK ............................................................................................................ vi ABSTRACT ......................................................................................................... vii DAFTAR ISI ....................................................................................................... viii DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. x DAFTAR TABEL ................................................................................................ xi BAB 1 PENDAHULUAN ..................................................................................... 1 1.1. Latar Belakang........................................................................................ 1 1.2. Perumusan Masalah ................................................................................ 3 1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................................... 5 1.4. Ruang Lingkup Permasalahan ................................................................ 6 1.5. Sistematika Penulisan ............................................................................. 6 BAB 2 LANDASAN TEORI ................................................................................ 8 2.1. Data, Informasi dan Pengetahuan ........................................................... 8 2.1.1. Data .................................................................................................... 8 2.1.2. Informasi ............................................................................................ 9 2.1.3. Pengetahuan ....................................................................................... 9 2.2. Manajemen Pengetahuan ...................................................................... 10 2.3. Ten Step Knowledge Management Roadmap ....................................... 13 2.4. Knowledge Management Initiative ....................................................... 15 2.5. Solusi Manajemen Pengetahuan ........................................................... 16 2.5.1. Knowledge Foundations .................................................................. 20 2.5.2. Knowledge Solutions........................................................................ 21 2.6. Knowledge Management Tools ............................................................ 23 2.7. Unified Modelling Language ................................................................ 25 2.8. Prototype .............................................................................................. 28 2.9. Kajian Penelitian Sebelumnya .............................................................. 28 2.10. Kerangka Pemikiran ............................................................................. 31 BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN ............................................................ 33 3.1. Tahapan Penelitian ............................................................................... 33 3.2. Pengumpulan Data................................................................................ 36 3.2.1. Data Primer ...................................................................................... 37 3.2.2. Data Sekunder .................................................................................. 37 3.3. Metode Analisis Data ........................................................................... 38 BAB 4 PROFIL PERUSAHAAN....................................................................... 39 4.1. Sejarah Singkat ..................................................................................... 39 4.2. Struktur Perusahaan .............................................................................. 40 4.3. Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit ................................... 40 4.3.1. Unit Kerja Restrukturisasi Penyelesaian Kredit Kantor Pusat......... 41 4.3.2. Unit Kerja Litigasi ........................................................................... 41


4.3.3. Unit Kerja Restrukturisasi Penyelesaian Kredit Kantor Cabang ..... 42 BAB 5 ANALISA SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN ..................... 43 5.1. Asses Faktor Kontigensi ....................................................................... 43 5.1.1. Karakteristik Tugas .......................................................................... 43 5.1.2. Karakteristik Pengetahuan ............................................................... 45 5.1.3. Karakteristik Organisasi .................................................................. 46 5.1.4. Karakteristik Lingkungan ................................................................ 47 5.2. Identifikasi Proses Manajemen Pengetahuan berdasarkan Faktor Kontigensi ............................................................................................. 47 5.3. Prioritas Proses Manajemen Pengetahuan yang Dibutuhkan ............... 50 5.4. Identifikasi Manajemen Pengetahuan Saat Ini ..................................... 50 5.5. Identifikasi Proses Manajemen Pengetahuan Tambahan yang Dibutuhkan ........................................................................................... 54 5.6. Asses Infrastruktur Manajemen Pengetahuan ....................................... 56 5.7. Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan Tambahan, Mekanisme dan Teknologi ................................................................... 60 BAB 6 PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN ....... 63 6.1. Diagram Use Case ................................................................................ 63 6.2. Activity Diagram .................................................................................. 66 6.2.1. Chatting ........................................................................................... 66 6.2.2. Discussion Forum ............................................................................ 67 6.2.3. Document Management ................................................................... 68 6.2.4. Online Library ................................................................................. 68 6.2.5. Mengelola Pengguna........................................................................ 69 6.3. Entity Relationship Diagram ................................................................ 70 6.4. Diagram Navigasi Sistem Manajemen Pengetahuan ............................ 71 6.5. Prototipe Antarmuka Sistem Manajemen Pengetahuan ....................... 72 6.5.1. Halaman Depan................................................................................ 72 6.5.2. Halaman Litigasi dan Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit ...... 73 6.5.3. Halaman Document Management .................................................... 74 6.5.4. Halaman Online Library .................................................................. 75 BAB 7 KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 76 7.1. Kesimpulan ........................................................................................... 76 7.2. Saran ..................................................................................................... 77 DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 78 LAMPIRAN 1 ...................................................................................................... 80 LAMPIRAN 2 ...................................................................................................... 83 LAMPIRAN 3 ...................................................................................................... 85 LAMPIRAN 4 ...................................................................................................... 87 LAMPIRAN 5 ...................................................................................................... 90


DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Diagram Fishbone ............................................................................... 4 Gambar 2.1 Data, Information dan Knowledge .................................................... 10 Gambar 2.2 10’s Step Knowledge Management Roadmap ................................... 14 Gambar 2.3 Knowledge Mangement Initiative...................................................... 16 Gambar 2.4 Metode Fernandez (2010) ................................................................. 17 Gambar 2.5 Hubungan Faktor Kontigensi dengan Solusi Manajemen ................. 19 Gambar 2.6 contoh Use Case Diagram ................................................................ 26 Gambar 2.7 contoh UML ...................................................................................... 27 Gambar 2.8 Diagram Navigasi .............................................................................. 28 Gambar 2.9 Kerangka Pemikiran .......................................................................... 32 Gambar 3.1 Tahapan Penelitian ............................................................................ 33 Gambar 4.1 Struktur Perusahaan DRPK di PT.ABC ............................................ 40 Gambar 5.1 Task Uncertainty ............................................................................... 44 Gambar 5.2 Task Interdependency........................................................................ 44 Gambar 5.3 Tasit/Eksplisit .................................................................................... 45 Gambar 5.4 Procedural/formulasi ........................................................................ 46 Gambar 5.5 Arsitektur jaringan TI pada perusahaan ABC. .................................. 58 Gambar 5.6 Infrastruktur Sistem Manajemen Pengetahuan ................................. 59 Gambar 6.1 Diagram Use Case Sistem Manajemen Pengetahuan DRPK ............ 66 Gambar 6.2 Diagram aktivitas chatting ................................................................ 67 Gambar 6.3 Diagram aktivitas forum.................................................................... 67 Gambar 6.4 Diagram aktivitas Document Store ................................................... 68 Gambar 6.5 Diagram aktivitas online library ....................................................... 69 Gambar 6.6 Diagram aktivitas mengelola pengguna ............................................ 70 Gambar 6.7 Entity Relationship Diagram............................................................. 71 Gambar 6.8 Diagram navigasi sistem manajemen pengetahuan ........................... 72 Gambar 6.9 Tampilan halaman depan .................................................................. 73 Gambar 6.10 Halaman litigasi dan RPK ............................................................... 74 Gambar 6.11 Halaman Document Management ................................................... 74 Gambar 6.12 Halaman online library ................................................................... 75


DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Jumlah Pegawai DRPK dan BRPK......................................................... 2 Tabel 1.2 Jumlah Peraturan Baru ............................................................................ 3 Tabel 2.1 Kajian Penelitian Sebelumnya .............................................................. 30 Tabel 2.2 Metodologi KMS (Aldi Rosi 2012) ...................................................... 31 Tabel 5.1 Hasil Pengumpulan Pengetahuan .......................................................... 45 Tabel 5.2 Hasil faktor kontigensi DRPK .............................................................. 47 Tabel 5.3 Pemetaan Prioritas Tabel Faktor Kontigensi ........................................ 49 Tabel 5.4 Hasil pemetaan Prioritas Tabel Faktor Kontigensi ............................... 50 Tabel 5.5 Hasil pemetaan tingkat proses manajemen pengetahuan ...................... 51 Tabel 5.6 Hasil pemetaan tingkat fasilitas proses manajemen pengetahuan. ....... 52 Tabel 5.7 Pemetaan kebutuhan proses manajemen pengetahuan.......................... 53 Tabel 5.8 Hasil Pemetaan kebutuhan proses manajemen pengetahuan ................ 54 Tabel 5.9 Prioritas pengembangan proses manajemen pengetahuan tambahan ... 55 Tabel 5.10 Hasil pemetaan prioritas pengembangan proses manajemen pengetahuan tambahan ....................................................................... 55 Tabel 5.11 Urutan prioritas pengembangan proses manajemen pengetahuan ...... 56 Tabel 5.12 Pemetaan Kebutuhan KM Proses, Mekanisme dan Teknologi ........... 60 Tabel 5.13 Pemetaan teknologi manajemen pengetahuan dan infrastruktur TI .... 61 Tabel 5.14 Perbandingan Fitur-Fitur Aplikasi ...................................................... 62 Tabel 6.1 Aktor KMS ............................................................................................ 63 Tabel 6.2 Fitur Chatting ........................................................................................ 64 Tabel 6.3 Fitur discussion forum........................................................................... 64 Tabel 6.4 Fitur Document Management................................................................ 65 Tabel 6.5 Fitur Online Library .............................................................................. 65


BAB 1 PENDAHULUAN

Pada Bab ini akan dibahas mengenai latar belakang penulisan, rumusan permasalahan serta tujuan dan manfaat yang bisa diambil dari penulisan ini. Studi kasus diambil dari Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit, salah satu Divisi di Bank Swasta yang berpusat di Jakarta, untuk memudahkan dalam penulisan selanjutnya Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit disingkat sebagai DRPK. 1.1.

Latar Belakang

DRPK merupakan salah satu Divisi di PT.ABC yang berkantor di Jakarta Selatan, bergerak di bidang jasa keuangan. DRPK mempunyai tugas untuk menyelesaikan penyelesaian kredit PT. ABC dengan cara penagihan, lelang dan jalur yang berkaitan dengan hukum (litigasi) dari debitur yang bermasalah (macet) ataupun debitur yang tidak kooperatif dengan perusahaan, disamping itu DRPK juga membantu kantor cabang dalam meyelesaikan kredit yang tidak lancar yang terbagi di empat puluh empat cabang utama yang tersebar di beberapa provinsi. DRPK merupakan divisi yang dikepalai oleh seorang kepala divisi dan terbagai menjadi dua bagian yang dipimpin oleh manajer, dimana bagian tersebut adalah Bagian Litigasi dan Bagian Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit. Bagian litigasi bertanggungjawab atas penyelesaian kredit melalui lelang maupun penyelesaian melalui proses hukum baik menjadi tergugat maupun penggugat. Sedangkan bagian restrukturisasi dan penyelesaian kredit bertugas menagih debitur yang menunggak dan memfasilitasi cabang dalam pengajuan debitur restruktur Dalam mendukung pelaksanaan kerja DRPK di cabang, kantor cabang didukung oleh pegawai DRPK cabang atau di kenal dengan Bagian Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit (BRPK). Setiap kantor cabang utama diwakili paling tidak satu pegawai di setiap cabang dan jumlah pegawai bisa lebih dari satu tergantung


besar ataupun klasifikasi kantor cabang tersebut. Hal tersebut menjadi suatu permasalahan ketika pegawai tersebut keluar, ada perpindah posisi maupun mutasi, dimana pengetahuan yang dimiliki pegawai lama sering tidak terkirim ke pegawai baru. Tabel 1.1 Jumlah Pegawai DRPK dan BRPK KETERANGAN PEGAWAI Pegawai Keluar Pegawai Masuk

2011 5,5% 3%

TAHUN 2012 7,5% 6,5%

2013 5,7% 11%

Berdasarkan Tabel 1.1 dilakukan observasi dari 6 cabang, dari seluruh total pegawai DRPK dan BRPK dari tahun 2011-2013 yang berjumlah antara 105-115 pegawai, maka rata-rata jumlah pegawai keluar berkisar 6,2%, dan rata-rata pegawai masuk berkisar 6,8%. Jumlah pegawai yang keluar cukup signifikan dimana dalam kurun waktu tiga tahun terdapat 20 pegawai yang keluar dari PT. ABC atau 20% dari total pegawai. Dalam menyelesaikan suatu permasalahan di DRPK, penyelesaian tersebut tidak terlepas dari data dan informasi baik yang diperoleh saat ini maupun pada waktu yang lalu. Data dan informasi yang digunakan pada saat ini diperoleh pada saat masalah tersebut sedang terjadi maupun yang sudah terjadi, karena permasalahan yang dihadapi DRPK yang sudah terjadi masih dapat diangkat / dituntut kembali oleh debitur ataupun ahli warisnya. Berdasarkan permasalahan diatas, maka perlu dibentuknya suatu aplikasi untuk menyimpan data-data tersebut, dari mulai portfolio debitur tersebut masuk ke DRPK, pembayaran debitur hingga proses-proses hukum dan hasil dari pengadilan jika penyelesaian debitur tersebut diselesaikan melalui jalur hukum. Selain itu, untuk mengoptimalkan pengetahuan yang berada pada DRPK maka perlu dipandang adanya sebuah sistem yang mengelola pengetahuan atau dikenal dengan sistem manajemen pengetahuan. Melalui sistem manajemen pengetahuan ini, pegawai DRPK pusat maupun cabang dapat saling tukar menukar pengetahuan antar pegawai sehingga dapat meningkatkan kinerja dan memberikan keunggulan kompetitif.


Keunggulan kompetitif tersebut dapat dilakukan dengan melakukan data sharing atau group discussion (forum), karena cukup seringnya peraturan baru yang tidak terinformasikan ke cabang baik peraturan internal maupun eksternal dapat dilihat pada Tabel 1.2. Sehingga dengan diterapkannya sistem manajemen pengetahuan diharapkan dapat memberikan dampak positif terhadap perusahaan yaitu tersalurkannya dan terdokumentasinya data, informasi dan pengetahuan, sehingga dapat meningkatkankan kinerja DRPK dan BRPK. Tabel 1.2 Jumlah Peraturan Baru

2011 2

TAHUN 2012 2013 3 6

Penelitian ini berupaya mengajukan solusi sebuah model sistem manajemen pengetahuan pada Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit untuk membantu penyelesaian permasalahan kredit di PT. ABC. Model sistem manajemen penegetahuan yang akan dikembangkan menggunakan landasan teori Fernandez (2010) yang menggunakan pendekatan knowledge management solution dimana mengidentifikasi kebutuhan, proses dan solusi manajemen pengetahuan. 1.2.

Perumusan Masalah

Proses pelaksanaan penyelesaian kredit di perusahaan PT. ABC, kantor cabang (BRPK) mengirimkan proposal ke Bagian Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit (BRPK Pusat) setelah itu dilanjutkan ke DRPK untuk di periksa (checker) dan dimintakan opini terkait penyelesaian di cabang, setelah disetujui oleh kadiv DRPK kemudian proposal diteruskan ke Direksi. Pelaksanaan yang terjadi, banyak proses (standar operasional prosedur) yang dilewatkan dan kurangnya informasi terkait kelengkapan dokumen-dokumen penunjang yang diperlukan. Selain itu, tidak terdapat teknologi untuk mendokumentasikan pengetahuan yang ada seperti kebijakan, surat edaran direksi dan peraturan-peraturan internal maupun eksternal yang berkaitan dengan penyelesaian kredit, dan penyebaran pengetahuan masih berupa percakapan atau diskusi antar pegawai. Permasalahan-


permasalahan diatas dan sub bab sebelumnya dapat digambarkan ke dalam diagram fishbone dibawah ini: Gambar 1.1

Technologies Technologies pendukung tidak memadai

Tingkat validitas data rendah

Kompetensi Pegawai SOP dan bisnis Rendah proses tidak terdokumentasi

Data

Penyebaran pengetahuan tidak optimal Perputaran pegawai

People

Gambar 1.1 Diagram Fishbone

Berdasarkan paparan latar belakang permasalahan yang dihadapi DRPK dan kesimpulan diagram Fishbone, maka dalam penelitian ini, disimpulkan sebagai berikut. 1. Technologies, termasuk SI/TI, belum sesuai untuk mendukung fungsi atau rencana kerja Divisi, belum maksimalnya teknologi yang mendukung DRPK dengan cabang dalam melakukan perpindahan pengetahuan dari kantor pusat ke cabang. 2. People, terjadi pertukaran pegawai, sehingga tidak adanya perpindahan ilmu dari pegawai baru dengan pegawai sebelumnya. Kurangnya komunikasi dari kantor pusat dan kantor cabang terkait pengetahuan dan peraturan terkait penyelesaian kredit. 3. Data, data yang dimiliki belum valid, masih banyak perbedaan data yang dilaporkan oleh cabang dengan data yang dimiliki DRPK, SOP di DRPK belum terdokumentasi dan tidak terdokumentasinya hasil penyelesaian kredit yang telah di selesaikan. Selain itu, masih adanya peraturan yang


tidak terdistribusikankan ke cabang seperti Undang-Undang, maupun peraturan baru baik internal maupun eksternal. Berdasarkan paparan latar belakang permasalahan yang dihadapi DRPK dalam diagram Fishbone dimana tidak terhubungnya koordinasi kantor pusat dengan kantor cabang, maka dalam penelitian ini, penulis mengkaji terkait teknologi yaitu tentang manajemen pengetahuan dimana pentingnya pengetahuan terhadap perusahaan, terutama pada pegawai yang berada di kantor cabang. Berdasarkan permasalahan ini, maka dapat dirumuskan pertanyaan masalah, sebagai berikut: “Bagaimana model sistem manajemen pengetahuan yang sesuai untuk mendukung tercapainya pelayanan optimal di Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit?” 1.3.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan utama dari penelitian ini adalah menghasilkan rancangan model sistem manajemen pengetahuan yang sesuai dengan kondisi Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit dalam mewujudkan pelayanan yang optimal dan dapat menjalin kinerja yang lebih baik dengan kantor cabang. Manfaat penelitian adalah dapat memudahkan proses pembelajaran, pemerataan pengetahuan. Selain itu dapat membantu kantor cabang dalam mempercepat proses penyelesaian kredit sehingga dapat mengurangi jumlah kredit macet di cabang dan dapat menjadi indikator sukses DRPK dalam menjalankan tugasnya. Selain itu, dengan perancangan tersebut,

dapat menjadi acuan

untuk

pengembangan sistem manajemen pengetahuan dapat diterapkan di Divisi lain ataupun perusahaan.


1.4.

Ruang Lingkup Permasalahan

Ruang Lingkup yang ada dijadikan penelitian akan dijelaskan dalam poin-poin sebagai berikut: 1. Obyek penelitian berada pada Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit Kantor Pusat dan Bagian Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit Cabang dengan dengan cara wawancara dan observasi. 2. Hasil penelitian berupa prototipe sistem manajemen pengetahuan pada Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit. 3. Metode yang digunakan adalah metodologi yang dikembangkan oleh Fernandez 2010. 1.5.

Sistematika Penulisan

Terhadap penelitian yang akan dilakukan, maka secara umum penulisan ini disusun dalam tujuh bab dengan sistematika sebagai berikut: BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang, permasalahan yang ada, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup permasalahan dan sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini berisi teori yang akan digunakan peneliti dalam menyusun karya akhir ini. Meliputi teori manajemen pengetahuan dan sistem manajemen pengetahuan, serta penelitian sejenis yang terkait dengan manejemen pengetahuan, peneletian sebelumnya dan juga kerangka pemikiran yang akan digunakan penulis dalam melakukan penelitian.


BAB 3 : METODOLOGI PENELITIAN Bab ini berisi tentang penjelasan teknik atau cara mengumpulkan dan mendapatkan data dan informasi dalam melakukan penelitian dan tahapan penelitian. BAB 4 : PROFIL PERUSAHAAN Bab ini menerangkan profil Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit PT. ABC, fungsi dan tugas dari DRPK dan masing-masing unit kerja . BAB 5 : ANALISA MODEL SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN Bab ini menerangkan proses dan hasil analisa yang dibutuhkan dalam pembuatan model manajemen pengetahuan yang sesuai dengan kondisi DRPK sehingga tercipta model sistem manajemen pengetahuan yang sesuai dengan kebutuhan. BAB 6 : PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN Bab ini berisi kebutuhan sistem manajemen pengetahuan yang akan dikembangkan menjadi prototipe sesuai dengan model manajemen pengetahuan yang diperoleh. BAB 7 : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dari hasil penelitian serta saran untuk dilakukan pada penelitian selanjutnya.


BAB 2 LANDASAN TEORI

Pada bab ini akan dibahas lebih mendalam mengenai teori yang diperlukan untuk mendukung atau menjawab dari pertanyaan penelitian seperti yang dijelaskan sebelumnya. Untuk itu dijelaskan teori-teori mengenai pengetahuan, manajemen pengetahuan, dan sistem manajemen pengetahuan, untuk memudahkan dalam penulisan selanjutnya sistem manajemen pengetahuan disingkat sebagai KMS dan sistem manajemen disingkat sebagai KM. 2.1.

Data, Informasi dan Pengetahuan

Data, informasi dan pengetahuan memiliki perbedaan dalam konteks manajemen, menurut Sangkala (2007) data pada dasarnya berupa berbagai fakta, angka-angka ataupun hasil observasi. Sementara itu, informasi adalah data yang telah ditambahkan makna tertentu. Informasi merupakan kumpulan data yang terkait dengan penjelasan ataupun informasi yang ada hubungannya dengan materi atupun proses tertentu. Adapun pengetahuan, yaitu informasi yang telah dievaluasi, disusun dan dikelola serta telah diberi tujuan. Berikut penjelasan mengenai data informasi dan pengetahuan. 2.1.1. Data Menurut Awad (2004) definisi data adalah nilai dari sesuatu yang dapat dihitung atau diukur dan data merupakan suatu fakta yang tidak teroganisir. Sehingga dapat disimpulkan bahwa data merupakan suatu fakta dari suatu hasil observasi yang sudah di uji kebenarannya. Data mengacu pada fakta-fakta mentah tanpa pengolahan apapun, mengorganisir atau analisis, sehingga memiliki sedikit arti dan beberapa manfaat bagi pengambil keputusan Ahmad (2010). Data dapat ditafsirkan materi dimana keputusan harus didasarkan dan tergantung pada fakta-fakta yang mungkin mencakup setiap hal yang diketahui benar atau ada.


2.1.2. Informasi Definisi informasi menurut Awad (2004), informasi merupakan sekumpulan data ataupun fakta yang digunakan untuk membuat keputusan. Informasi di bentuk dari fakta yang sudah di proses dimana mempunyai arti dan tujuan. Selain itu, informasi tercipta ketika data dinilai melalui berbagai cara seperti penyaringan atau penyusunan. Informasi merupakan data yang telah diolah dan dibentuk menjadi lebih makna kepada pengguna Ahmad (2010). Sehingga informasi dapat diartikan kumpulan data yang terkait dengan penjelasan yang ada hubungannya dengan materi atau proses tertentu. Informasi merupakan suatu data atau hal yang sudah diolah atau diproses sehingga menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti. Data yang sudah diolah menjadi bentuk dan tersusun dan terklasifikasi dengan baik dapat bermanfaat dalam pengambilan keputusan dan dapat berguna bagi penerima. 2.1.3. Pengetahuan Deskripsi pengetahuan menurut Awad (2004) adalah pemahaman manusia tentang suatu bidang khusus yang diperoleh melalui melalui penelitian dan pengalaman sehingga dapat diaplikasikan dalam masalah atau proses bisnis tertentu. Pengetahuan bukan sebuah data dan informasi, menurut Davenport dan Prusak (1994),

pengetahuan

adalah

proses

menangkap,

mendistribusikan,

dan

menggunakan pengetahuan secara efektif. Pengetahuan adalah bentuk yang paling berguna dimana merupakan isi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan karena memiliki arti lebih dari data dan

informasi Ahmad (2010). Dari penulisan diatas, bahwa cara yang

berguna untuk membedakan antara tiga konsep diatas adalah dengan mewakili mereka dalam sebuah hirarki di mana pengetahuan direpresentasikan di atas dengan nilai yang paling dan makna bagi pengguna akhir, dan data diwakili di bagian bawah dengan nilai minimal dan berarti ke pengguna akhir tetapi dengan


paling ketersediaan dan programabilitas dalam perusahaan, Awad (2004). Gambar 2.1.

Gambar 2.1 Data, Information dan Knowledge Sumber: (Awad, 2004)

2.2.

Manajemen Pengetahuan

Menurut Canberra (2013) tujuan dari manajemen pengetahuan adalah untuk memberikan dukungan untuk pengambilan keputusan perbaikan dan inovasi di perusahaan. Hal ini dapat dicapai melalui manajemen yang efektif dan pengalaman manusia serta penyediaan informasi dan program pelatihan .Sehingga manajemen pengetahuan dapat didefinisikan sebagai suatu proses untuk mendukung bisnis perusahaan. Selain itu Tiwana (2000) yang mengartikan KM sebagai manajemen pengetahuan sebuah organisasi guna membentuk business value dan memberikan competitive advantage. Manajemen pengetahuan memberikan manfaat bagi individu maupun perusahaan, pengetahuan dianggap sebagai proses penting dalam manajemen pengetahuan. Pengetahuan sering dianggap tidak adil bagi pihak yang terlibat di dalamnya, yaitu antara pemilik pengetahuan dan pengguna pengetahuan. Pemilik


pengetahuan dapat tidak berbagi pengetahuan mereka karena munculnya persepsi ketakutan akan kehilangan posisi yang ditempati, Riskinanto (2013). Pegawai baru atau junior mungkin merasa sulit untuk mencari saran maupun pengetahuan dari pemilik pengetahuan. Oleh karena itu, penting untuk memahami dan memotivasi pemilik pengetahuan untuk saling berpartisipasi dalam hal berbagi pengetahuan. Tanpa berbagi pengetahuan, upaya manajemen pengetahuan akan gagal. Sehingga pentingnya manajemen untuk mensosialisasikan pentingnya manajemen pengetahuan. Manajemen pengetahuan adalah proses bisnis dimana perusahaan membuat dan menggunakan pengetahuan kelembagaan atau kolektif mereka, Schoember (2005). Manajemen Pengetahuan merupakan suatu proses yang menyediakan cara untuk perusahaan menyerap pengetahuan, pengalaman para kinerja pegawainya untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Selain itu, manajemen pengetahuan merupakan pengelolaan pengetahuan untuk menciptakan nilai dan meningkatkan kinerja pegawai sehingga menghasilkan keunggulan bersaing perusahaan. Konsep manajemen pengetahuan meliputi setiap proses dan praktek berkaitan dengan penciptaan, akuisisi, menangkap, berbagi dan menggunakan pengetahuan, keterampilan dan keahlian. Manajemen pengetahuan adalah disiplin yang membantu penyebaran pengetahuan individu atau kelompok di seluruh perusahaan dengan cara yang secara langsung mempengaruhi kinerja pegawai, Qwaider (2011). Menurut Sangkala (2007) manajemen pengetahuan mencakup pengumpulan, penyusunan, penyimpanan dan pengaksesan informasi untuk membangun pengetahuan. Pemanfaatan manajemen pengetahuan merupakan salah satu perangkat yang dapat digunakan untuk mengelola pengetahuan yang ada dilingkungan

perusahaan.

Manajemen

pengetahuan

dapat

memberikan

keuntungan bagi perusahaan dalam pendistribusian pengetahuan yang dapat meningkatkan kinerja karyawan. Selain itu dapat mempermudah efisiensi proses


efektifitas dari staf sehingga meningkatkan nilai tambah terhadap produk maupun keuntungan perusahaan. Menurut Fernandez (2010) manajemen pengetahuan terbagi menjadi dua, yaitu tasit dan eksplisit. Tasit adalah pengetahuan yang terdapat dalam sebuah individu yang sulit digambarkan dan dijelaskan antar individu atau disebarkan dan dibagi antar individu. Sedangkan eksplisit merupakan pengetahuan tertulis yang sudah terdokumentasikan dan dapat disebarluaskan dan distribusikan ke individu lain. Menurut Julian Birkinshaw dan Tony Sheehan (2002) yang mengidentifikasi pengetahuan

sebagai

strategi

manajemen

yang

baik

pada

perusahaan.

Implementasi manajemen pengetahuan yang efektif membutuhkan suatu perusahaan untuk menangkap, mengidentifikasi, menyebarkan dan menghasilkan manfaat dari pengetahuan yang menyediakan keuntungan strategis bagi perusahaan. Sedangkan siklus daur manajemen pengetahuan adalah gambaran bagaimana suatu perusahaan menangkap, memproses serta menyebarkan pengetahuan. Menurut Nonaka dan Takeuchi (2009) menjelaskan suatu model yang menunjukan suatu proses dalam manajemen pengetahuan dimana proses tersebut dapat menunjukan interaksi antara pengetahuan tasit dan pengetahuan eksplisit yang antara lain sosialisasi, internalisasi, eksternalisasi dan kombinasi. Sosialisasi Sosialisasi merupakan proses perpindahan pengetahuan tasit antar individu, berbagi pengalaman dimana perpindahan ini terjadi melalui komunikasi langsung dan tidak langsung. Pengetahuan dalam proses ini masih berbentuk tasit karena pengetahuan berpindah dari individu satu ke individu lain. Internalisasi Proses merubah pengetahuan eksplisit ke dalam pengetahuan tacit dengan proses belajar dengan mengikuti dan melakukan pengetahuan tersebut. Pengetahuan telah terdokumentasi dan dapat digunakan oleh individu lain, dimana pengetahuan eksplisit berubah menjadi pengetahuan tasit.


Eksternalilsasi Merupakan proses pengetahuan tasit dalam bentuk konsep dan eksplisit dalam bentuk konsep, hipotesis atau pemodelan. Pengetahuan tasit dapat berubah menjadi pengetahuan eksplisit dengan mengambarkan pengetahahuan yang ada menjadi sebuah bentuk formal atau terdokumentasi sehingga dimengerti oleh individu lain. Kombinasi Merupakan konsep sistem pengetahuan dengan cara menggabungkan berbagai macam pengetahuan eksplisit yang kemudian disampaikan atau dijelaskan melalui media seperti dokumen, rapat, email, atau pembicaraan telepon yang menjadikan sebuah pengetahuan baru. 2.3.

Ten Step Knowledge Management Roadmap

Metode ini merupakan salah satu roadmap dalam membentuk sistem manajemen pengetahuan. Ten Step Knowledge Management Roadmap dapat dijadikan sebagai pedoman dalam pembentukan proses bisnis berbasis manajemen pengetahuan dimana dapat mendesain, membangun dan dan mengimplementasikan strategi manajemen pengetahuan. Menurut Tiwana (2002), manajemen pengetahuan adalah kegiatan kompleks yang tidak dapat memberikan dampak bisnis tanpa rencana yang konkret, tiwana menjelaskan mengenai 10 langkah yang bisa dijadikan pedoman dalam proses penciptaan proses bisnis berbasis manajemen pengetahuan, dengan cara mendesain, membangun, dan mengimplementasikan strategi manajemen penngetahuan. Metode ini dibagi menjadi sepuluh langkah yang terbagi dalam 4 fase utama, dimana fase dan langkah tersebut digambarkan pada Gambar 2.2, yaitu :


Gambar 2.2 10’s Step Knowledge Management Roadmap Sumber : (Tiwana, 2002)

1. Infrastructure evaluation Pada fase ini, terdapat dua proses atau kegiatan yaitu menganalisa infrastruktur yang terdapat di perusahaan atau perusahaan dan menyelaraskan terhadap manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis. Dalam fase ini, bertujuan mengidentifikasi teknologi apa yang dapat digunakan dan tidak dapat


digunakan dalam sistem untuk menghasilkan sebuah sistem manajemen pengetahuan yang sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan. 2.

Knowledge management system analysis, design, and development

Pada fase kedua ini, kegiatan dibagi menjadi lima langkah yang dimulai dari mendesain arsitektur, audit dan analisis, membangun tim desain manajemen pengetahuan, membuat blueprint dan mengembangkan sistem manajemen pengetahuan. 3. Development Pada fase ketiga, kegiatan meliputi pelaksanaan sistem manajemen pengetahuan pada perusahaan dan menyesuaikan dengan budaya dan perilaku pegawai. 4.

Analysis

Pade fase terakhir, kegiatan yang dilakukan yaitu mengukur nilai dari hasil implementasi sistem manajemen pengetahuan di perusahaan. Mengukur dari nilai fungsi dan pengaruh sistem manajemen pengetahuan terhadap perusahaan. 2.4.

Knowledge Management Initiative

Menurut Maier (2007) manajemen pengetahuan dijelaskan dengan gambaran perspektif dan klasifikasi atau tipologi pengetahuan dan membahas aspek pengetahuan yang mempengaruhi implementasi KMS. Sebagai sistem manajemen pengetahuan yang fokus utama adalah menginvestigasi hinggga membahas dan mendefinisikan istilah KMS dan analisis konsep yang terkait. Sehingga, konstruksi yang akan ditampilkan dan berperan dalam pelaksanaan Inisiatif KM yang menggunakan sistem manajemen pengetahuan dibahas sesuai dengan tingkat dari inisiatif KM yang kemudian menghasilkan sebuah kesimpulan dan dikembangkan dalam scenario ataupun practice. Gambar 2.3.


Gambar 2.3 Knowledge Mangement Initiative Sumber : (Mairen, 2007)

Berdasarkan Gambar 2.3 dapat dijelaskan proses-proses KM Initiative sebagai berikut: Strategi, komprehensif manajemen pengetahuan pendekatan dalam strategis manajemen, mengusulkan kerangka kerja untuk manajemen pengetahuan proses yang berorientasi strategi dan ulasan literatur tentang tujuan dan strategi KM. Perusahaan, membahas bentuk-bentuk baru dari desain perusahaan, struktur, instrumen, proses, peran dan stakeholder, isu-isu dari perusahaan budaya serta pendekatan untuk pemodelan untuk manajemen pengetahuan. Sistem, didedikasikan untuk sistem manajemen pengetahuan dan membahas arsitektur, isi dan fungsi sistem manajemen pengetahuan, platform dan sistem yang diklasifikasikan sesuai dengan kebutuhan. Ekonomi, membahas pendekatan untuk mengukur keberhasilan sistem manajemen pengetahuan dan Inisiatif KM serta cara-cara alternatif untuk mendanai inisiatif manajemen pengetahuan. 2.5.

Solusi Manajemen Pengetahuan

Sistem Manajemen Pengetahuan mengacu ke salah satu kelompok berbasis teknologi atau non-teknis fungsi yang memiliki perilaku yang memungkinkan


atau memfasilitasi salah satu penemuan dan mendistribusikan yang dapat di akses (sharing) atau pengiriman pengetahuan yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk memenuhi tujuan. Perancangan sistem manajemen pengetahuan yang akan dibentuk menggunakan metode yang dikembangkan oleh Fernandez (2010), dalam perancangannya menggunakan knowledge management dimana tergantung pada KM Solutions dan KM Foundations. Berdasarkan solusi manajemen pengetahuan, manajemen pengetahuan mengacu pada empat aspek yaitu discovery, capture, sharing dan application. Adapun dalam perencanaan manajemen pengetahuan Fernandez merujuk pada langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengembangan sistem, yang digambarkan pada Gambar 2.4.

Asses the contingency factors Identify the knowledge management process based on each contingency Prioritize the needed knowledge management processes

Identify existing knowledge management processes

Identify the additional needed knowledge management processes

Asses the knowledge management infrastructure

Develop additional needed knowledge management system, mechanism, and technologies

Gambar 2.4 Metode Fernandez (2010)


1.

Asses the contingency factors Menilai faktor-faktor kontigensi yang terkait dengan perusahaan, faktor tersebut meliputi karektiristik tugas, pengetahuan, lingkungan dan perusahaan.

2.

Identify the knowledge management process based on each contingency faktor Menentukan proses manajemen pengetahuan yang sesuai dengan faktor kontigensi. Hasil faktor kontigensi dipetakan untuk mendapatkan nilai dari proses-proses manajemen pengetahuan.

3.

Prioritize the needed knowledge management processes Menentukan prioritas dalam proses manajemen pengetahuan yang diperlukan dimana nilai prioritas proses manajemen pengetahuan dimana nilai diatas sama dengan lima menjadi prioritas utama dalam proses manajemen peengetahuan.

4.

Identify existing knowledge management processes Mengidentifikasi proses-proses yang terdapat pada perusahaan. Tahapan ini menilai proses-proses yang terjadi di perusahaan dan dipetakan anatara proses manajemen pengetahuan saat ini dan fasilitas manajamen pengetahuan.

5.

Identify the additional needed knowledge management processes Mengidentifikasi proses-proses tambahan yang dibutuhkan perusahaan dengan memetakan proses manajemen pengetahuan berdasarkan faktor kontigensi dan proses manajemen pengetahuan saat ini.

6.

Asses the knowledge management infrastructure Mengetahui

dan

menilai

gambaran

infrastruktur

manajemen

pengetahuan yang terdapat pada perusahaan terkait akses, jaringan dan koneksi di perusahaan. 7.

Develop additional needed knowledge management system, mechanism, and technologies Mengembangkan

mekanisme

dan

teknologi

sistem

manajemen

pengetahuan yang mendukung proses manajemen pengetahuan dalam perancangan sistem manajemen pengetahuan.


Contingency Factors Menurut Fernandez (2010) contingency factors digunakan untuk mengidentifikasi proses dan solusi manajemen pengetahuan. Untuk mendapatkan solusi manajemen pengetahuan yang tepat, maka perlu dimengerti keadaan yang spesifik dalam perusahaan dan yang ada di sekitarnya. Proses ini bertujuan untuk mendapatkan solusi manajemen pengetahuan yang sesuai dengan perusahaan berdasarkan keadaan tersebut. Berdasarkan Gambar 2.4, faktor kontigensi berpengaruh langsung terhadap proses-proses manajemen pengetahuan. Hal ini karena faktor kontigensi menentukan pilihan-pilihan yang akan diambil pada proses manajemen pengetahuan. Sedangkan Sistem, mekanisme, dan teknologi manajemen pengetahuan tidak terpengaruh langsung oleh faktor kontigensi. Selain itu, infrastruktur manajemen pengetahuan tidak terpengaruh oleh faktor kontigensi.

Gambar 2.5 Hubungan Faktor Kontigensi dengan Solusi Manajemen Sumber: (Fernandez, Gonzalez, & Sabherawal, 2010)

Proses-proses manajemen pengetahuan dipengaruhi oleh beberapa kategori faktor kontigensi, Kategori-kategori tersebut adalah sebagai berikut: 1.

Karakteristik tugas (task characteristics)

Tahapan ini berisi karakteristik tugas terkait ketidakpastian tugas dan ketergantungan tugas di perusahaan.


2.

Karakteristik pengetahuan (knowledge characteristics)

Tahapan ini berisi klasifikasi jenis dari pengetahuan apa cendrung general apa spesifik, deklaratif atau procedural dan tasit/eksplisit. 3.

Karakteristik perusahaan (organizational characteristics)

Tahapan ini mengidentifikasikan karekteristik terhadap ukuran/skala perusahaan dan strategi bisnis perusahaan. 4.

Karakteristik lingkungan (environmental characteristics)

Tahapan ini berisi ketidakpastian lingkungan dari perubahan dalam persaingan, kondisi ekonomi ataupun faktor lainnya. 2.5.1. Knowledge Foundations Menurut Fernandez (2010) KM Foundations merupakan suatu aspek perusahaan yang luas yang mendukung sistem manajemen pengetahuan dalam waktu yang cepat dan jangka panjang. KM Foundations terdiri dari KM Infrastructure yang merupakan aspek yang berpengaruh jangka panjang dan pondasi dari manajemen pengetahuan, KM Mechanisms merupakan suatu proses untuk mempromosikan atau memfasilitasi manajemen pengetahuan dan KM Technologies adalah teknologi informasi yang digunakan untuk memfasilitasi manejemen pengetahuan. Knowledge Management Infrastructure Infrastruktur KM mendukung proses mekanisme KM dan teknologi KM, yang digunakan sistem manajemen pengetahuan dalam pengembangan proses manajemen pengetahuan. Infrastruktur KM merupakan sebuah pondasi dari manajemen pengetahuan, infratruktur KM terdiri dari 5 komponen, organization culture, organization structure, communities of practice, information technology infrastructure dan common knowledge. Fernandez (2010) Infrastruktur manajemen pengetahuan dibuat dengan tujuan mendukung kebutuhan

sistem

informasi

perusahaan.

Selain

itu,

memfasilitasi proses sistem manajemen pengatahuan

infrastruktur

KM

seperti infrastruktur

teknologi informasi meliputi pengolahan data, penyimpanan, dan teknologi komunikasi dan sistem.


Knowledge Management Mechanisms and Technologies KM mekanisme memungkinkan sistem manajemen pengetahuan mengetahui proses manajemen yang didukung oleh teknolgi KM. Mekanisme KM melibatkan beberapa jenis pengaturan perusahaan atau sarana struktural yang memfasilitasi manajemen pengetahuan. Fernandez (2010). Mekanisme KM dapat berupa kegiatan mendapatkan suatu pengetahuan, seperti, on the job training, kelompok diskusi, rapat, maupun observasi. Teknologi KM merupakan suatu proses dalam mendukung sistem manajemen pengetahuan dan merupakan pengembangan manfaat dari infrastruktur KM, terutama infrastruktur teknologi informasi. Teknologi yang mendukung teknologi KM meliputi Artificial Intellegence (AI) teknologi, seperti, discussion group, chat, video conferencing dan information respotories. 2.5.2. Knowledge Solutions KM Solutions dalam prosesnya tergantung pada KM Foundations. KM Solutions terbagi menjadi dua bagian, yaitu KM Systems merupakan integrasi dari pengembangan KM Mechanisms dan KM Technologies dimana dikembangkan untuk mendukung proses manejemn pengetahuan. KM Processes merupakan proses yang yang membantu dalam menemukan, menangkap, berbagi, dan menerapkan manejemen pengetahuan, contingency faktors mempunyai pengaruh dalam proses KM Processes. Knowledge Management Systems Definisi KMS dirincikan dari penjelasan arsitektur KMS yang telah diusulkan dalam literatur atau telah diimplementasikan sebagai platform KMS standar. Maeir (2007).

Menurut Fernandez (2010), KMS merupakan integrasi dari

teknologi dan mekanisme yang dikembangkan untuk mendukung KMS proses.


Knowledge Management Procesess Menurut Fernandez (2010), manajemen pengetahuan didefinisikan dalam melakukan kegiatan yang terlibat dalam discovery, capturing, sharing, dan application pengetahuan sehingga dapat meningkatkan dan mencapai tujuan bisnis. Knowledge management procesess berfungsi untuk menghasilkan pengetahuan yang lebih baik. Pengembangan pengetahuan tacit atau eksplisit proses manajemen pengetahuan dengan proses menemukan (discovery) dari data dan informasi atau dari sintesis pengetahuan sebelumnya dibagi menjadi 2, yaitu, kombinasi, merupakan proses mendapatkan pengetahuan baru dan pengetahuan lama dari pengetahuan eksplisit. Sedangkan sosialisasi adalah proses mendapatkan pengetahuan baru dari pengetahuan tacit. Proses menangkap (capture) pengetahuan eksplisit atau tacit yang terletak di dalam orang dan organisasi terbagi menjadi 2 subproses. Mendapatkan dan mengelola pengetahuan tacit menjadi bentuk eksplisit seperti kata-kata, teks, konsep dan visual kedalam sebuah dokumentasi yang dikenal dengan eksternalisasi. Selain itu, subproses internalisasi mendapatkan dan mengelola pengetahuan eksplisit menjadi pengetahuan tacit, seperti diskusi dan konsultasi. Proses selanjutnya membagi (sharing) pengetahuan, proses dimana pengetahuan eksplisit atau tacit berbagi dan dikirim dengan cara dikomunikasikan ke individu lain. Sharing terbagi menjadi dua subproses, yaitu proses sosialisasi, proses ini tidak jauh berbeda dengan pada discovery, hanya cara bagaimana tahapan proses tersebut berbeda, proses ini dilakukan seperti dengan cara tanya jawab. Selain itu, proses exchange focus terhadap cara berbagi pengetahuan eksplisit, seperti transfer peraturan dan kebijakan dari satu individu ke individu lain. Proses terakhir adalah application, yaitu pengetahuan secara langsung berhubungan dan berpengaruh terhadap kinerja organisasi dan digunakan untuk pengambilan keputusan dalam menjalankan tugas. Proses ini terbagi menjadi 2, direction merupakan salah satu proses dimana individu yang memiliki


pengetahuan (expert) melakukan kegiatan dan dipahami oleh individu lain. Sedangkan routines melibatkan pemanfaatan pengetahuan yang terdapat dalam prosedur untuk mengarahkan perilaku individu dalam organisasi. 2.6.

Knowledge Management Tools

Menurut Leuf dan Cunningham (2001) Knowledge management tools merupakan perangkat lunak yang membantu dalam mengelola, menangkap dan menyebarkan pengetahuan. Implementasi manajemen pengetahuan memerlukan berbagai alat untuk menunjang manajemen pengetahuan. Teknologi digunakan untuk memfasilitasi dalam kegiatan manajemen pengetahuan, discovery, capturing dan sharing. Berikut beberapa aplikasi yang mendukung knowledge management system. Wiki Wiki adalah sebuah sistem opensource dimana pengguna dapat menambah, mengedit dan menghapus konten yang dapat diakses oleh individu lain. Menurut Leuf dan Cunningham (2001), wiki adalah "halaman web saling terkait konten dapat diupgrade bebas dan didukung sistem hypertext untuk menyimpan dan memodifikasi informasi". Kontrol wiki sepenuhnya dilakukan oleh pengguna dan merupak situs kolaboratif dengan kemampuan untuk mengoreksi kesalahan dan harus terus-menerus dipantau. Pengguna didorong untuk sering berkontribusi sebanyak yang mereka bisa agar sistem tumbuh dengan pengetahuan kontributor mereka dan dapat dimodifikasi oleh pengguna lainnya. Seperti kebanyakan website, wiki dikategorikan dengan topik, sehingga masalah serupa terletak dekat satu sama lain. Sebagai contoh, sebuah wiki online pada hewan mungkin mengklasifikasikan burung dalam satu area, dan anjing di tempat lain. Selain itu, konten harus dibuat logging isu yang berbeda dan lebih mudah dimengerti dan membantu memperjelas topik bagi pengguna. Forum adalah salah satu fitur dari wiki, merupakan tempat diskusi komunitas online, membuat tempat diskusi untuk individu lain dan konten diskusi dapat


disimpan secara online. Kekurangan dari wiki adalah bahwa isi dan konten seluruhnya terbuat dari informasi dari para penggunanya, tidak ada badan mengawasi, mengatur dan memvalidasi dari kebenaran informasi tersebut. Dari uraian di atas itu harus jelas bahwa wiki adalah alat yang sangat baik untuk mengimplementasikan manajemen pengetahuan. Menerapkan wiki dalam suatu perusahaan dapat mempromosikan berbagi pengetahuan, terutama karena mereka secara otomatis mempromosikan suasana kepercayaan, yang merupakan salah satu faktor paling penting dalam mendirikan sebuah sistem manajemen pengetahuan. Hal ini terjadi karena kepercayaan wiki adalah tempat yang pada dasarnya dibuat oleh pengguna. Bentuk dibutuhkan dan konten termasuk semua ditentukan oleh pengguna. Drupal Drupal adalah Content Management System, dimana awal dibentuk berfungsi untuk mengatur pesan dan merupakan open source platform pengembangan web untuk konten online. Sebagai Content Management System, fungsi drupal hampir serupa dengan wiki, halaman dapat dibuat oleh pengguna, memberikan banyak kontrol kepada pengguna. Ada juga kemampuan untuk meng-upload dokumen ke situs drupal, yang memungkinkan mereka untuk berbagi di antara pengguna. Kesamaan lain untuk wiki adalah penggunaan tag, yang memfasilitasi pencarian melalui situs. Drupal adalah sistem multi-user, pengunjung harus terdaftar agar dapat mengakses login (sebagai "otentik" pengguna) atau menelusuri situs tersebut tanpa melakukannya (sebagai "anonymous" pengguna). Administrator bertugas mengontrol tingkat akses pengguna, dan juga dapat menetapkan peran untuk berbagai tingkatan pengguna. Meskipun drupal menawarkan antarmuka pemrograman yang canggih bagi pengembang, tidak ada program keterampilan khusus yang diperlukan untuk instalasi website. Drupal berjalan pada platform komputasi yang mendukung web server mampu menjalankan PHP dan database seperti atau Microsoft SQL Server untuk menyimpan konten dan pengaturan.


Alfresco Alfresco adalah sebuah produk aplikasi web-based yang meliputi manajemen dokumen, manajamen penyimpanan, workflow dan web content management. Aplikasi manajemen dokumen ini menangkap, berbagi dan mengelola suatu informasi. Alfresco manajemen dokumen memungkinkan pengguna untuk melakukan versioning, pencarian dan dengan mudah membangun konten aplikasi mereka sendiri. Tempat penyimpanan (repository) dari Alfresco berlaku seperti Shared Drive. Alfresco terintegrasi dengan Microsoft Office dan Open Office. Dokumendokumen yang disimpan di Alfresco bisa diproses oleh Workflow. Workflow bisa mengakses nilai-nilai properti yang dilekatkan pada dokumen tersebut seperti nama pengarang dan kata kunci lainnya. Keberadaan dokumen ini bisa diberitahukan kepada penguna lain melalui email. Keunggulan Alfresco adalah investasi awal yang rendah karena tidak dikenakan biaya license per user karena Alfresco merupakan aplikasi Open Source. Selain itu, aplikasi ini tidak terikat pada satu vendor tertentu, jadi jika ada satu vendor tertentu menaikkan biaya perawatan maupun pemeliharaan secara dramatis, perusahaan bisa pindah ke vendor lain. 2.7.

Unified Modelling Language

Larman (2005) mendefinisikannya sebagai standar notasi diagram untuk menggambarkan atau menyajikan gambar yang terkait dengan aplikasi, terutama yang

berbasis

obyek.

Unified

Modelling

Language

digunakan

untuk

menggambarkan secara visual domain masalah berdasarkan jenis objek (kelas), UML menawarkan sebuah standar untuk perancangan model sebuah sistem seperti, use case, diagram navigasi dan activity diagrams. Diagram use case merupakan pemodelan untuk menggambarkan perilaku dari sistem yang akan dibuat. Diagram use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem digunakan untuk mengetahui fungsi apa


saja yang ada di dalam sebuah sistem dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi tersebut. Sebuah diagram use case mengambarkan sebuah interaksi antara satu aktor atau lebih dengan sistem dan menjelaskan secara sederhana fungsi sistem dari sudut pandang pengguna. (Gambar 2.6)

Gambar 2.6 contoh Use Case Diagram

Diagram aktivitas mendeskripsikan aliran ataupun proses dari sistem atau sebuah cara untuk memodelkan aliran kerja dari use case bisnis dan aliran kejadian dalam use case sistem dalam bentuk grafik. Diagram ini menunjukkan langkah-langkah di dalam aliran kerja, keputusan/kegiatan dalam aliran kerja, siapa yang bertanggung jawab menyelesaikan masing-masing aktivitas dan objek-objek yang digunakan dalam aliran kerja. Diagram ini merupakan aktifitas dari suatu proses dengan menampilkan kegiatan yang dilakukan secara berkesinambungan. Selain itu, diagram aktivitas digunakan untuk mendapatkan dan mengetahui aliran sistem yang akan dirancang dan aktivitas ini bermanfaat untuk menganalisis use case melalui penggambaran aktifitas yang dibutuhkan dan pemodelan aplikasi dengan proses paralel. (Gambar 2.7)


Gambar 2.7 contoh UML

Diagram navigasi merupakan struktur dalam pembuatan suatu aplikasi multimedia dan digunakan sebagai penuntun alur sebuah aplikasi atau dapat juga disebut diagram alur dalam perancangan bahasa pemrograman. Diagram navigasi berfungsi untuk menggambarkan dengan jelas rancangan hubungan dan rantai kerja dari beberapa proses/kegiatan yang berbeda dan dapat membantu mengorganisasikan seluruh elemen aplikasi multimedia, penggambaran struktur navigasi memberikan kemudahan dalam menganalisa keinteraktifan seluruh objek dalam aplikasi multimedia. Gambar 2.8.


Gambar 2.8 Diagram Navigasi

2.8.

Prototype

Metodologi ini terdiri proses yang melakukan fase analisis, desain dan implementasi secara bersama-sama (Dennis, Wixom, & David, 2009). Fase ini juga dilakukan berulang-ulang dalam suatu siklus hingga sistem yang dikembangkan selesai. Riskinanto (2013) prototype merupakan dasar-dasar dari analisis dan desain dilakukan sejak awal dan dilakukan pada sebuah sistem prototipe. Prototipe dapat digambarkan sebagai suatu proses dalam pengembangan sistem informasi, tidak hanya sekedar suatu evolusi dari metode pengembangan sistem informasi yang sudah ada dan merupakan revolusi dalam pengembangan sistem informasi manajemen Hasil dari prototipe kemudian diperlihatkan kepada klien, yang akan memberikan komentar. Komentar-komentar ini nantinya dijadikan dasar untuk melakukan iterasi berikutnya. 2.9.

Kajian Penelitian Sebelumnya

Penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Daan Nugroho (2010) yang berjudul “Model Knowledge Management System Pada Konsultan TI” penulis merancang sebuah model sistem manejemen pengetahuan yang sesuai objek penelitian. Perancangan menggunakan metodologi 10-step KM Roadmap, Tiwana (2002) dan menggunakan tools Alfresco yang merupakan aplikasi enterprise content


management system yang bersifat open-source. Sama dengan Anggar R (2013) “Perancangan Model Knowledge Management System pada Helpdesk Suppor VPASP di ROCKSALT, PTY.LTD “ dimana menggunakan tools Drupal dalam pembentukan prototipe perencanaan sistem manajemen pengetahuan. Metodologi yang digunakan adalah Fernandez , 2010 yang juga digunakan oleh Aldi Rosli (2012) dalam karya akhirnya “Perancangan Model Knowledge Studi Kasus Direktorat ABC” metedologi ini menggunakan faktor kontingensi yang dilakukan dengan cara wawancara, kuisioner dan observasi pada obyek penelitian dalam membuat rancangan solusi manejemen pengetahuan sistem. Kajian penelitian tersebut ditampilkan pada tabel kajian penelitian sebelumnya. Tabel 2.1.


Tabel 2.1 Kajian Penelitian Sebelumnya Daan Nugroho, 2010

Aldi Rosi, 2012

Anggar Riskinanto, 2013

Arief Ardian Fatoni, 2013

Judul Penelitian

Model Knowledge Management System Pada Konsultan TI

Perancangan Model Knowledge Studi Kasus Direktorat ABC

Perancangan Model Knowledge Management System pada Helpdesk Suppor VP-ASP di ROCKSALT, PTY.LTD

Perancangan Knowledge Management System Pada Divisi Restrukturisasi dan penyelesaian Kredit: Studi Kasus : PT. ABC

Manfaat Penelitian

KMS dapat mendukung Kinerja Pegawai PT Skyworx Indonesia

Meningkatkan Kinerja dan Kompetensi Direktorat ABC

Pembelajaran dan Pemerataan Pengetahuan antar Pegawai Rocksalt VPASP

Pemerataan pengetahuan pegawai.

Metode Penelitian

10-step KM Roadmap, Tiwana, 2002

Fernandez , 2010

Fernandez , 2010

Fernandez , 2010

Pengembangan Proses KM

-

1.Socialization for Knowledge Sharing 2. Externalization 3. Combination, Socialization for Knowledge Discovery, Internalization 4. Direction, Routines 5. Exchange

1. Direction 2. Externalization, Internalization, Socialization for Knowledge Sharing 3. Combination, Socialzation for Knowledge Discovery, Exchange, Routines

1. Combination 2. Routines 3. Direction 4. Socialzation for

Hasil Penelitian

Rancangan Solusi Rancangan Solusi Knowledge Knowledge Management Management dan prototipe KM

Knowledge Discovery

Rancangan Solusi Knowledge Rancangan Solusi Knowledge Management dan prototipe KM Management dan prototipe KM


2.10.

Kerangka Pemikiran

Berdasarkan teori-teori yang dijelaskan pada sub-bab diatas, maka dipilihlah metodologi Fernandez (2010) yang dijelaskan pada bab 2.5. Manajemen pengetahuan dapat didefinisiskan secara sederhana sebagai “melakukan apa yang diperlukan untuk mendapatkan sebesar-besarnya sumber daya pengetahuan”. Selain itu manajemen pengetahuan didefinisikan sebagai proses yang dibutuhkan untuk menciptakan, menangkap, mengkodifikasi dan menyebarkan pengetahuan ke perusahaan untuk mencapai keuntungan kompetitif. Metode tersebut sesuai dengan kebutuhan DRPK dan dengan knowledge management solution penulis dapat mengidentifikasi kebutuhan, proses dan solusi manajemen pengetahuan yang dibutuhkan. Tabel 2.2 Metodologi KMS (Aldi Rosi 2012) Aspek Penelitian

Tiwana (2000)

Infrastruktur TI Peta Pengetahuan Platform TI Organisasi Proses Manajemen Pengetahuan

Ada Ada Ada Ada

Fernandez (2010) Ada Tidak Ada Tidak Ada Ada

Tidak Ada

Ada

Karakteristik Manajemen Pengetahuan

Tidak Ada

Ada

Analisa

Sesuai dengan strategi bisnis

Umum

Berdasarkan Tabel 2.2, penulis memilih Fernandez karena analisa tidak memerlukan strategi bisnis dan memprioritaskan dari proses manajemen pengetahuan. Faktor lainnya yang menyebabkan penulis memilih metodologi Fernandez adalah kesesuaian studi literatur yang telah dilakukan oleh peneliti. Teori-teori

yang

dipelajari

cenderung

merujuk

pada

metodologi

yang

dikembangkan oleh Fernandez. Terdapat bagian dimana peneliti menemukan kesesuaian dengan metodologi yang dikembangkan oleh Tiwana seperti analisa platform TI. Selain itu tahapan metode Fernandez (2010) “Develop additional


needed knowledge management system, mechanism, and technologies” dapat dikembangkan menggunakan daur manajemen pengetahuan. Kerangka pemikiran yang dibentuk menggunakan sebuah solusi manajemen menggunakan teori Fernandez digambarkan pada Gambar 2.9.

Faktor Kontigensi Fernandez

KM Technologies KM Proses

(2010) KM Mechanisme Evaluasi Infrastructure Tiwana (2000)

Model Management Solutions

Prototype Knowledge Management

KM Infrastructure

: Gambar 2.9 Kerangka Pemikiran


BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini menjelaskan mengenai tehnik pengumpulan data dan tahapan yang dilakukan dalam melakukan penelitian. 3.1.

Tahapan Penelitian

Identifikasi Masalah

Studi Literatur

Pengumpulan Data

Keluaran : Pertanyaan Penelitian

Keluaran : Kerangka Berpikir

Keluaran : Lampiran Wawancara

Fernandez (2010)

Prioritas Proses Manajemen

Identifikasi Proses Manajemen

Asses Faktor Kontigensi

Keluaran : Prioritas Proses Manajemen

Keluaran : Nilai Proses Manajemen

Keluaran : Nilai Faktor Kontigensi

Analisa Infrastruktur Manajemen Pengetahuan

Identifikasi Proses Manajemen Pengetahuan Tambahan

Keluaran : Dokumen Pengetahuan, Infrastruktur TI

Keluaran : Prioritas Pengembangan KM

Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan tambahan, Mekanisme dan Teknologi

Asses Infrastruktur KM

Keluaran : Daftar Fitur Aplikasi

Keluaran : Prioritas Proses Manajemen

Perancangan Sistem Manajemen Pengetahuan

Kesimpulan dan

Keluaran : prototipe KMS

Saran

Gambar 3.1 Tahapan Penelitian


Dalam menyelesaikan penelitian, berdasarkan Gambar 3.1 maka langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Identifikasi masalah Langkah pertama adalah melakukan identifikasi atau perumusan masalah yang terjadi sehingga diperlukan penelitian ini. Identifikasi didapatkan dengan cara observasi di DRPK dan cabang dan pengembangan perumusan masalah menggunakan diagram fishbone. 2. Studi literature Setelah melakukan identifikasi masalah, maka dilakukan studi literatur, studi ini akan mendukung proses dalam penelitian, dilakukan berkenaan dengan teori-teori yang berhubungan dengan sistem manajemen pengetahuan yang kemudian digunakan untuk menyusun kerangka pemikiran. 3. Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan metode survei di pusat maupun cabang (sampel), penyebaran kuisioner, wawancara terhadap staf dan observasi terhadap perusahaan yang menjadi obyek penelitian. 4. Asses Faktor Kontigensi Proses ini dilakukan untuk mendapatkan faktor-faktor kontingensi berdasarkan hasil kuisioner yang telah disebar sebelumnya ke staf DRPK dan BRPK. Proses ini dilakukan untuk mendapatkan proses manajemen pengetahuan berdasarkan faktor kontingensi yang ada. 5. Identifikasi Proses Manajemen Pengetahuan berdasarkan faktor kontigensi Proses ini dilakukan untuk mengetahui proses manajemen pengetahuan berdasarkan faktor kontigensi yang didapat dari observasi dan hasil wawancara. Proses ini menghasilkan nilai dari proses manajemen pengetahuan.


6. Prioritas Proses Manajemen Pengetahuan Proses ini dilakukan untuk menentukan prioritas dari proses sistem manajemen pengetahuan, data yang digunakan merupakan hasil dari proses manajemen pengetahuan yang kemudian diperingkatkan menurut nilai tertinggi, hasil tingkatan prioritas yang dibagi menjadi tiga bagian berdasarkan metodologi Fernandez (2010) tinggi, sedang dan rendah. 7. Identifikasi Proses Manajemen Pengetahuan saat ini. Proses ini dilakukan untuk mendapatkan proses sistem manajemen pengetahuan yang terdapat di perusahaan dari hasil prioritas manajemen pengetahuan. Proses ini dilakukan dengan cara memetakan proses manajemen pengetahuan

saat

ini

dan

fasilitas

manajemen

pengetahuan

yang

dikembangkan oleh Santoso (2011). 8. Identifikasi Proses Manajemen Pengetahuan Tambahan Proses ini dilakukan untuk mendapatkan kebutuhan tambahan proses sistem manajemen pengetahuan yang terdapat di perusahaan. Kebutuhan didapatkan dari hasil pemetaan identifikasi proses manajemn pengetahuan, yaitu tingkatan proses manajemen pengetahuan saat ini dan tingkatan fasilitas proses manajemen pengetahauan. Selanjutnya, hasil pemetaan tersebut di analisis dengan melakukan pemetaan yang dikembangkan oleh Aldi Rosi (2012). 9. Asses Infrastruktur Manajemen Pengetahuan Proses ini dilakukan untuk menilaii infrastruktur manajemen pengetahuan yang ada pada perusahaan, untuk mengetahui apakah perusahaan sudah memiliki infrastruktur yang memadai untuk pengembangan manajemen pengetahuan dan sesuai dengan kebutuhan bisnis menggunakan metode tiwana (2000).


10. Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan Tambahan, Mekanisme dan Teknologi Proses ini dilakukan untuk mengembangkan mekanisme dan teknologi sistem manajemen pengetahuan yang mendukung proses manajemen pengetahuan. Penentuan mekanisme dilakukan dengan wawancara dan observasi terhadap Kepala DRPK. dan observasi langsung pada kegiatan sehari-hari di perusahaan. Selain itu mengidentifikasi teknologi-teknologi yang dibutuhkan berdasarkan proses-proses manajemen pengetahuan yang sudah didapatkan dari proses sebelumnya dengan melakukan wawancara untuk mendapatkan teknologi-teknologi yang diperlukan di sistem manajemen pengetahuan DRPK. 11. Perancangan Sistem Manajemen Pengetahuan Proses ini berupa perancangan prototipe sistem manajemen pengetahuan yang berisi fitur-fitur yang sesuai dengan model fungsional. Tahapan ini membuat desain atau perancangan prototipe sistem manajemen pengetahuan. Desain perancangan ini berisi diagram navigasi dan tampilan sistem manajemen pengetahuan. 12. Kesimpulan dan Saran Tahapan akhir berupa penyusunan laporan yang juga berisi kesimpulan dan saran yang didapatkan selama penelitian yang dilakukan.

3.2.

Pengumpulan Data

Pengumpulan data berupa suatu pernyataan tentang sifat, keadaan, kegiatan tertentu dan sejenisnya. Pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan penelitian. Dalam Penelitian ini, data yang digunakan dalam penelitian terbagi menjadi dua jenis, yaitu data primer dan sekunder.


3.2.1. Data Primer Data Primer merupakan data dan informasi yang di kumpulkan secara langsung oleh peneliti dari subjek penelitian dan berhubungan langsung dengan objek yang diteiti, data primer di dapat dengan cara : 1.

Wawancara

Metode ini dilakukan kepada Kepala Divisi (KaDiv) DRPK, Manajer di DRPK, staf litigasi dan staf restrukturisasi dan penyelesaian kredit yang menangani kantor cabang (koordinator), kedua staf tersebut dipilih karena berhubungan langsung dengan cabang sehingga dapat dijadikan sumber informasi. Wawancara dilakukan untuk mendapatkan data dan informasi yang terkait mengenai manajemen pengetahuan di DRPK serta komitmen manajemen terhadap sistem manajemen pengetahuan. 2.

Observasi

Metode ini dilakukan untuk mengumpulkan data dalam sebuah penelitian dengan cara mengamati kondisi sebenarnya yang terdapat di DRPK. Metode ini digunakan untuk mengetahui proses bisnis dan kegiatan kegiatan yang ada di DRPK yang dapat digunakan dalam menyelesaikan kredit di kantor cabang. 3.

Kuisioner

Metode ini dilakukan dengan mengajukan sejumlah pertanyaan kepada responden untuk mendapatkan data kuantitatif yang terkait dengan penggunaan dan kebutuhan dari pengetahuan dan manajemen pengetahuan. Kuisioner akan didistribusikan ke staf DRPK. 3.2.2. Data Sekunder Data Sekunder diperoleh oleh peneliti dari berupa bukti, catatan atau laporan historis yang telah tersusun dalam arsip oleh DRPK, peraturan internal/eksternal, journal, artikel dan karya akhir karya akhir yang terkait dengan manajemen pengetahuan yang kemudian dijadikan acuan dalam penelitian.


3.3.

Metode Analisis Data

Pada tahapan ini, untuk mengetahui proses-proses yang mengacu pada metodologi Fernandez (2010) penulis mendapatkan data dari hasil penyebaran kuisioner yang disebarkan ke pegawai di cabang. Metode analisis ini digunakan untuk mengetahui tabel faktor kontingensi yang digunakan dan yang selanjutmya untuk mendapatkan proses-proses yang terdapat pada DRPK. Pengelolaan data yang dilakukan penulis yaitu menggunakan teknik penentuan skor (Umar, 2000) untuk proses analisis terhadap data yang didapatkan terkait proses manajemen di perusahaan. Teknik penentuan skor tersebut digunakan untuk menentukan skala ordinal terhadap jawaban dari kuisioner yang disebar ke pegawai DRPK. Penentuan skor untuk setiap pertanyaan kuisioner adalah: 1. Untuk jawaban A diberikan nilai 5 2. Untuk jawaban B diberikan nilai 4 3. Untuk jawaban C diberikan nilai 3 4. Untuk jawaban D diberikan nilai 2 5. Untuk jawaban E diberikan nilai 1 Penentuan kategori jawaban yang diberikan oleh responden dari masing-masing pertanyaan adalah dengan menentukan skala interval. Penentuan skala interval ini mengacu pada analisis rentang kriteria (Umar, 2000) dengan cara:

Berdasarkan rumus di atas, maka diperoleh n= (5-1)/5 = 0,80, sehingga didapatkan kategori jawaban responden masing-masing variabel adalah: 1. Kategori skor untuk alternatif jawaban A adalah 4,24 – 5,00 2. Kategori skor untuk alternatif jawaban B adalah 3,43 – 4,23 3. Kategori skor untuk alternatif jawaban C adalah 2,62 – 3,42 4. Kategori skor untuk alternatif jawaban D adalah 1,81 – 2,61 5. Kategori skor untuk alternatif jawaban E adalah 1,00 – 1,80


BAB 4 PROFIL PERUSAHAAN

Bab ini menjelaskan mengenai perusahaan dimana penelitian karya akhir dilakukan. Selain itu juga menggambarkan sejarah, struktur perusahaan dan Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit Bank ABC. 4.1.

Sejarah Singkat

Bank ABC yang sejak berdiri dari tahun 1970 menfokuskan diri pada segmen UMKMK, saat ini telah tumbuh dan berkembang menjadi bank yang masuk ke kelompok bank menengah di Indonesia dari sisi aset. Seiring dengan terbukanya kesempatan dan peningkatan kemampuan melayani kebutuhan masyarakat yang lebih luas, Bank ABC telah mengembangkan usahanya ke segmen komersial dan konsumer. Ketiga segmen ini merupakan pilar bisnis Bank ABC, dengan pelayanan secara konvensional maupun syariah, yang didukung oleh sistem pengelolaan dana yang optimal, kehandalan teknologi informasi, kompetensi sumber daya manusia dan praktek tata kelola perusahaan yang baik. Landasan ini memungkinkan Bank ABC melangkah maju dan menempatkannya sebagai suatu bank yang kredibel. Operasional Bank ABC kini didukung oleh lebih dari 280 kantor yang tersebar di 22 provinsi di seluruh Indonesia yang terhubung secara real time on-line. Bank ABC juga telah membangun jaringan micro-banking yang diberi nama “Swamitra”, yang kini berjumlah 543 outlet, sebagai wujud program kemitraan dengan koperasi dan lembaga keuangan mikro. (sumber website PT.ABC)


4.2.

Struktur Perusahaan

Direktur Utama

Dir. Komersil

Dir. UKMK

KaDiv. DRPK Manager Litigasi

Restruktur dan Penyelesaian Kredit Cabang

Manager Restruktur dan Penyelesaian Kredit Gambar 4.1 Struktur Perusahaan DRPK di PT.ABC

Berdasarkan Gambar 4.1, dapat dijelaskan bahwa DRPK berada di bawah Direktorat Komersil, sedangkan Bagian Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit cabang berada di bawah Direktorat Usaha Kecil Menengah dan Koperasi, dan pada akhir November 2013, BRPK di gabung dan berada di bawah DRPK. 4.3.

Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit

Merupakan divisi yang secara struktur perusahaan berada di bawah Direktorat Komersial yang memiliki tugas dalam hal perbaikan kondisi kredit dan penyelesaian kredit bermasalah, seperti, Restrukturisasi Kredit, Litigasi, Penghapusan kredit bermasalah (write off) dan Cash/Asset Settlement. DRPK dalam fungsinya dibagi menjadi 3 bagian/unit, yaitu, Unit Kerja Restrukturisasi Penyelesaian Kredit Kantor Pusat, Unit Kerja Restrukturisasi Penyelesaian Kredit Kantor Cabang dan Unit Kerja Litigasi.


4.3.1. Unit Kerja Restrukturisasi Penyelesaian Kredit Kantor Pusat Unit Kerja Restrukturisasi Penyelesaian Kredit Kantor Pusat memiliki tugas dalam menangani kredit bermasalah secara non litigasi. Kredit bermasalah dalam hal ini adalah semua kredit yang termasuk dalam kategori kolektibilitas 3, 4 dan 5 (Not Performing Loan), debitur write off, debitur restruktur komersil dan UKMK. Selain itu, unit ini menangani pengajuan proposal terkait debitur yang akan direstruktur, dimana restruktur bertujuan untuk menyehatkan kembali debitur yang tidak sehat atau mengalami penurunan pendapatan. Selain itu, unit ini menangani kredit secara hukum dimana akan didampingi oleh pegawai Litigasi dan tidak secara hukum dengan pendekatan personal dan kekeluargaan dalam melakukan penagihan. 4.3.2. Unit Kerja Litigasi Unit Kerja Litigasi merupakan unit yang memiliki tugas dalam penyelesaian kredit yang dilakukan melalui jalur hukum, jalur ini bisaa ditempuh jika debitur sudah tidak lagi kooperatif dalam melaksanakan kewajibannya. Selain itu, unit ini menangani proposal pengajuan lelang dari kredit yang sudah macet. Unit ini dapat melakukan gugatan ke pengadilan dan melakukan penjualan aset debitur untuk menutupi kewajiban debitur tersebut. Unit litigasi juga dapat melakukan lelang ataupun eksekusi dari kredit macet ataupun debitur yang tidak kooperatif. Selain itu, unit ini dapat mengajukan sita jaminan atas aset yang dimilik oleh debitur.


4.3.3. Unit Kerja Restrukturisasi Penyelesaian Kredit Kantor Cabang Unit Kerja Restrukturisasi Penyelesaian Kredit Kantor Cabang memiliki tugas sebagai penghubung dalam menangani kredit bermasalah di cabang dengan kantor pusat. Unit ini menangani proposal kredit dari cabang untuk di diminta persetujuan oleh Kepala DRPK dan Direktur di kantor pusat baik penyelesaian litigasi maupun nonlitigasi. Fungsi utama divisi ini adalah sebagai perantara kantor cabang dengan kantor pusat dalam mengajukan proposal hapus buku dan restruktur. Selain itu, mengawasi kantor cabang dalam menyelesaikan kredit untuk menurunkan nilai NPL di kantor cabang. Secara umum, fungsi dan tugas Unit ini sama dengan unit kerja restrukturisasi penyelesaian kredit kantor pusat.


BAB 5 ANALISA SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN

Pada bab ini ini menjelaskan mengenai hasil dari tahapan yang dilakukan oleh penulis dalam membangun prototipe sistem manajemen pengetahuan yang merupakan analisa proses-proses KMS berdasarkan metode Fernandez (2010). 5.1.

Asses Faktor Kontigensi

Tahapan ini menjelaskan faktor-faktor kontigensi terkait dengan perusahaan, seperti karakteristik tugas, pengetahuan yang ada, lingkungan, dan organisasi. Analisa faktor kontigensi dilakukan berdasarkan data yang diperoleh dengan cara wawancara dan kuisioner. Kuesioner diberikan kepada staf yang langsung berhubungan dengan kantor cabang yang berjumlah 17 orang. Staf yang mengembalikan kuisioner berjumlah 9 orang. Berdasarkan rumus slovin, bahwa jumlah responden tersebut jika dibandingkan dengan populasi memiliki tingkat akurasi 78% (perhitungan lebih detail dapat dilihat pada lampiran 5). 5.1.1. Karakteristik Tugas Tahapan pertama dalam pendekatan Fernandez adalah menentukan karakteristik tugas, yaitu kejelasan tugas yang dilakukan oleh pegawai pada perusahaan. Pertanyaan untuk menilai karakteristik tugas ini dapat dilihat pada lampiran 4 bagian 1 pertanyaan nomor 4. Hasil kuesioner memperlihatkan bahwa sebanyak 55,56% responden menjawab bahwa tingkat ketidakjelasan rendah, sementara 44,44% responden menjawab tingkat ketidakjelasan sering/tinggi (Gambar 5.1). Perhitungan lebih detail dapat dilihat pada lampiran 5. Hal tersebut juga didukung dari hasil wawancara (lampiran 1 pertanyaan nomor 6 dan lampiran 3 pertanyaan nomor 4). Berdasarkan hal tersebut dapat disimpulkan bahwa tingkat ketidakjelasan tugas rendah karena secara umum pegawai mengetahui dengan jelas deskripsi tugasnya.


Gambar 5.1 Task Uncertainty

Tahapan selanjutnya adalah tingkat ketergantungan tugas, yaitu keterkaitan antar bagian/unit dalam menyelesaikan tugas. Hasil kuesioner memperlihatkan bahwa sebanyak

88,89%

atau

delapan

responden

menjawab

bahwa

tingkat

ketergantungan antar unit lain adalah tinggi, sementara 11,11% menjawab tingkat ketergantungan adalah rendah (Gambar 5.2) Pertanyaan untuk menilai karakteristik tugas ini dapat dilihat pada lampiran 4 bagian 1 pertanyaan nomor 5. Hal tersebut juga didukung dari hasil wawancara lampiran 3 nomor 5 dan lampiran 1 nomor 4, bahwa tingkat ketergantungan tugas adalah “tinggi” karena proses penyelesaian kredit saling berkaitan antara bagian di DRPK dan BRPK, kantor pusat dan kantor cabang.

Gambar 5.2 Task Interdependency


5.1.2. Karakteristik Pengetahuan Tahapan berikutnya adalah karekteristik pengetahuan, dimana dalam tahapan ini terbagi menjadi dua bagian, yaitu tasit/eksplisit dan procedural/deklararif. Tahapan pertama menentukan karakteristik pengetahuan, mengidentifikasi pengunaan media dalam mendapatkan dan menyebarkan pengetahuan. Hasil kuisioner lampiran 4 bagian 1 pertanyaan nomor 6 terdapat 88,89% atau delapan responden mendapatkan pengetahuan menggunakan media dan 11,11% bertatapan langsung atau komunikasi langsung, Gambar 5.3.

Gambar 5.3 Tasit/Eksplisit Tabel 5.1 Hasil Pengumpulan Pengetahuan Kode

Pengetahuan

P1

Pengetahuan tentang beracara Pengetahuan workshop dan training Analisa pengajuan hapus buku Analisa pengajuan restruktur Pengetahuan tentang eksekusi/kepailitan Pembuatan laporan restruktur Pembuatan laporan hapus buku

P2 P3 P4 P5 P7 P8

Terdokumentasi (eksplisit) NonElektronik elektronik

Tidak terdokumentasi (Tasit) x


x x x x x x

Tabel 5.1, merupakan hasil pengumpulan data pengetahuan yang terdapat pada PT. ABC. Selain itu juga ditentukan tipe dari masing-masing pengetahuan yang didapatkan dari hasil observasi apa terdokumentasi atau tidak terdokumentasi. Data didapatkan dari hasil wawancara pada lampiran 3 pertanyaan nomor 2. Berdasarkan Tabel 5.1, hampir keseluruhan pengetahuan belum terdokumentasi. Hal tersebut menyebabkan pengetahuan di DRPK bersifat “tasit”. Tahapan selanjutnya, karakteristik staf dalam melakukan dan menyelesaikan tugasnya, sebanyak 11,11% responden menjawab bekerja dengan cara formulasi a. Sedangkan responden yang menjawab prosedural sebanyak 88,89%. Bisa disimpulkan bahwa pegawai melakukan pekerjaannya secara “procedural”. Hasil pengukuran didapatkan dari kuisioner lampiran 4 bagian 1 pertanyaan nomor 4, Gambar 5.4. Hal tersebut didukung dengan wawancara lampiran 1 pertanyaan nomor 7, DRPK dalam menjalankan fungsi dan tugasnya, staf bekerja sesuai format dan prosedur yang sudah dibentuk, prosedur tersebut berupa surat edaran direksi dimana prosedur tersebut harus diikuti agar penyelesaian kredit tersebut diselesaikan sesusai prosedur yang PT. ABC miliki agar tidak terjadi kejadian yang tidak diinginkan.

Gambar 5.4 Procedural/formulasi

5.1.3. Karakteristik Organisasi Karakter organisasi dianalisis berdasarkan ukuran organisasi dan strategi bisnis. Dilihat dari ukuran perusahaan dan strategi bisnis, sampai dengan tahun 2013, jumlah keseluruhan pegawai DRPK dan BRPK berjumlah 105 pegawai dan


tersebar di 48 cabang utama, dengan total staf DRPK berjumlah 25 orang, maka ukuran organisasi berdasarkan jumlah pegawai adalah “kecil” dimana memiliki pegawai kurang dari 250 pegawai, Daryanto (2011). Sedangkan strategi bisnis terbagi menjadi dua yaitu cost leadership (biaya rendah) dan differentiation (strategi pembedaan produk). Hasil observasi dan hasil wawancara pada lampiran 1 nomor 6, strategi bisnis DRPK adalah “differentiation” dimana DRPK berfungsi dalam pelayanan dan distribusi, yaitu membantu kantor cabang dalam menangani penyelesaian kredit . 5.1.4. Karakteristik Lingkungan Karakteristik lingkungan perusahaan merupakan tahapan terakhir dari identifikasi faktor kontigensi. Karakteristik ini diperoleh dari tingkat pengaruh pihak luar terhadap perusahaan. Faktor-faktor yang terkait dengan perusahaan berasal dari kebijakan pemerintah, seperti Peraturan Bank Indonesia, Undang-Undang, peraturan Kementerian Keuangan dan peraturan lainnya terkait dengan penyelesaian kredit. Berdasarkan hal tersebut, dapat diketahui bahwa perusahaan masih dipengaruhi dari pihak luar sehingga tingkat karakteristik lingkungan perusahaan “tinggi”. 5.2.

Identifikasi Proses Manajemen Pengetahuan berdasarkan Faktor Kontigensi

Berdasarkan hasil identifikasi faktor kontigensi pada Bab 5.1 maka diketahui proses manajemen pengetahuan berdasarkan faktor kontigensi, hasil tersebut dapat digambarkan ke dalam Tabel 5.2. Tabel 5.2 Hasil faktor kontigensi DRPK Faktor Kontigensi Task Uncertainty

Nilai Rendah

Task Interdepedency

Tinggi

Tasit/Eksplisit

Tasit

Procedural/Declarative

Procedural

Ukuran Perusahaan

Kecil

Strategi Bisnis

Differentiation

Karakteristik Lingkungan

Tinggi


Berdasarkan Tabel 5.2, nilai hasil identifikasi faktor identifikasi yang didapatkan dipetakan ke dalam Tabel pemetaan prioritas tabel faktor kontigensi, setelah itu dilakukan analisis dengan memasukan nilai diatas ke dalam tabel prioritas proses manajemen pengetahuan yang dikembangkan oleh Fernandez (2010). Nilai tersebut digunakan untuk mendapatkan prioritas dari proses-proses manajemen pengetahuan dapat dilihat pada Tabel 5.3


Tabel 5.3 Pemetaan Prioritas Tabel Faktor Kontigensi Sumber: (Fernandez, 2010) Kontigensi Faktor KM Proses Combination Socialization for knowledge discovery Socialization for knowledge sharing Exchange Externalization Internalization Direction Routines

Task Uncertainty = low Yes No

Task Interdependence = high Yes Yes

Environmental Cummulative Tasit Procerdural Organization Business Number Number Number uncertainty = priority knowledge knowledge Size= Small strategy of Yes of OK of No high Score No Ok Ok Yes Yes 4 2 1 5.0 Yes Ok Yes Yes Yes 5 1 1 5.5

No

Yes

Yes

Ok

Yes

Ok

No

3

2

2

4.0

Yes Yes Yes No Yes

Yes No No Ok Ok

No Yes No Ok Ok

Ok Ok Ok Yes Yes

No Ok Ok Yes No

Ok Ok Ok Yes Yes

No No No Yes Yes

2 2 1 4 4

2 3 3 2 2

3 2 3 1 1

3 3.5 2.5 5 5

*Yes = 1, No = 0, Ok = 0.5


5.3.

Prioritas Proses Manajemen Pengetahuan yang Dibutuhkan

Tahapan ini menjelaskan kebutuhan berdasarkan faktor kontigensi yang telah dipetakan dan menghasilkan nilai prioritas. Penentuan nilai prioritas dilakukan dengan cara memberi bobot nilai pada masing-masing proses manajemen pengetahuan, Yes=1, OK=0.5, dan No=0. Berdasarkan Tabel 5.3, maka didapatkan hasil tingkatan prioritas yang dibagi menjadi tiga bagian berdasarkan metodoologi Fernandez (2010), Tinggi (skor >=5), Sedang (skor >3 hingga <5) dan Rendah (skor <=3). Tabel 5.4 Tabel 5.4 Hasil pemetaan Prioritas Tabel Faktor Kontigensi Kontigensi Faktor KM Proses Socialization for knowledge discovery Routines Direction Combination Socialization for knowledge sharing Externalization Exchange Internalization

Cummulative priority Score

Peringkat

5,5 5 5 5 4 3.5 3 2.5

Tinggi Tinggi Tinggi Tinggi Sedang Sedang Rendah Rendah

Berdasarkan Tabel 5.4, maka dapat dilihat bahwa proses Socialization for knowledge discovery, Combination, Routines, dan Direction menjadi prioritas utama proses manajemen pengetahuan berdasarkan faktor kontigensi. Sementara itu Externalization dan Socialization for knowledge sharing menjadi prioritas selanjutnya. Sedangkan Exchange dan Internalization menjadi prioritas yang tidak terlalu dibutuhkan pada proses manajemen pengetahuan atau rendah. 5.4.

Identifikasi Manajemen Pengetahuan Saat Ini

Tahapan berikutnya, identifikasi proses manajemen pengetahuan saat ini. Manajemen pengetahuan yang ada di perusahaan didapatkan dari proses manajemen pengetahuan dan fasilitas proses manajemen pengetahuan yang terjadi diperusahaan Santoso (2011). Merujuk pada hasil kuisioner di lampiran empat, bagian 2 pertanyaan nomor 1 terkait dengan fasilitas proses manajemen


pengetahuan combination, nomor 2 terkait dengan socialization for knowledge discovery, nomor 3 adalah externalization, nomor 4 adalah internalization, nomor 5 adalah socialization for knowledge sharing, nomor 6 merupakan exchange, nomor 7 merupakan direction, dan nomor 8 merupakan routines. Kuisioner didistribusikan ke staf litigasi dan staf restrukturisasi dan penyelesaian kredit cabang, hasil kuisioner terkait proses manajemen pengetahuan dapat dilihat pada Tabel 5.4 proses manajemen pengetahuan saat ini. Skor rata-rata ini kemudian dimasukkan ke dalam kategori, kategori didapatkan dengan cara menentukan skala interval. Penentuan skala interval dapat dijelaskan sebagai berikut: • Kategori Sangat Sering/Sangat baik = 4,25 – 5,00 • Kategori Sering/baik = 3,43 – 4,23 • Kategori Kadang-Kadang/cukup = 2,62 – 3,42 • Kategori Jarang/kurang = 1,81 – 2,61 • Kategori Sangat Jarang/sangat kurang = 1,00 – 1,80 Berdasarkan skala diatas, maka bisa ditentukan bahwa tingkat Tinggi adalah kategori yang terdiri dari Sangat Baik dan Baik. Tingkat Sedang adalah kategori Cukup, dan tingkat Rendah adalah terdiri dari kategori Kurang dan Sangat Kurang. Riskinanto (2013) Tabel 5.5 Hasil pemetaan tingkat proses manajemen pengetahuan Kontigensi Faktor KM Proses Combination

Rata-Rata

Tingkat

2,89 3,67

Sedang Tinggi

Socialization for knowledge sharing

3,11

Sedang

Exchange Externalization Internalization Direction Routines

3,56 3,11 3,22 ,3,67 3,78

Tinggi Sedang Sedang Tinggi Tinggi

Socialization for knowledge discovery

Berdasarkan Tabel 5.5, dapat dilihat bahwa sebagian besar proses manajemen pengetahuan berimbang, berada pada tingkat tinggi, yaitu Socialization for


knowledge discovery, Exchange, Direction dan Routines. Sedangkan terdapat empat proses yang berada pada tingkat sedang yaitu Combination, Socialization for knowledge sharing, Externalization dan Internalization. Selanjutnya, dilakukan analisis terhadap fasilitas proses manajemen pengetahuan yang ada. Fasilitas-fasilitas ini yang digunakan untuk mendukung proses manajemen pengetahuan. Merujuk pada hasil kuisioner di lampiran empat, bagian 3 pertanyaan nomor 1 terkait dengan fasilitas proses manajemen pengetahuan combination, nomor 2 terkait dengan socialization for knowledge discovery, nomor 3 adalah externalization, nomor 4 adalah internalization, nomor 5 adalah socialization for knowledge sharing, nomor 6 merupakan exchange, nomor 7 merupakan direction, dan nomor 8 merupakan routines. Hasil diperoleh dari kuisioner yang didistribusikan ke staf DRPK, hasil tingkat fasilitas proses manajemen pengetahuan dapat dilihat di Tabel 5.6. Tabel 5.6 Hasil pemetaan tingkat fasilitas proses manajemen pengetahuan. Kontigensi Faktor KM Proses Combination Socialization for knowledge discovery

Rata-rata

Tingkat

2,56 2,56

Rendah Rendah

Socialization for knowledge sharing

2,56

Rendah

Exchange Externalization Internalization Direction Routines

2,67 3,00 2,56 2,67 2,89

Sedang Sedang Rendah Sedang Sedang

Berdasarkan Tabel 5.6, dapat diketahui, bahwa fasilitas proses manajemen pengetahuan berimbang antara tingkat sedang dan rendah, fasilitas proses manajemen pengetahuan berada pada tingkat sedang adalah Exchange, Externalization, Direction dan Routines, sedangkan proses yang berada pada tingkat rendah yaitu Combination, Socialization for knowledge discovery, Socialization for knowledge sharing, dan Internalization.


Tahapan selanjutnya yang dilakukan adalah mengidentifikasi kebutuhan tambahan manajemen pengetahuan. Kebutuhan didapatkan dari hasil pemetaan identifikasi proses manajemen pengetahuan, yaitu tingkatan proses manajemen pengetahuan saat ini dan tingkatan fasilitas proses manajemen pengetahauan. Selanjutnya, hasil pemetaan tersebut di analisis dengan melakukan pemetaan yang dikembangkan oleh Aldi Rosi (2012). Tabel 5.7. Tabel 5.7 Pemetaan kebutuhan proses manajemen pengetahuan. Sumber: (Aldi Rosi 2012) Tingkat Proses Manajemen Saat ini

Kebutuhan Tingkat Pengembangan Fasilitas Proses Proses Manajemen Manajemen Pengetahuan Saat ini Saat Ini

Tinggi

Sedang

Tinggi

Rendah

Sedang

Rendah

Tinggi

Tinggi

Sedang

Tinggi

Sedang

Sedang

Rendah

Tinggi

Rendah

Sedang

Rendah

Rendah

Tinggi

Sedang

Rendah

Keterangan

Proses manajemen pengetahuan yang lebih sering dilakukan kurang terfasilitasi dalam memenuhi kebutuhan proses tersebut, sehingga kebutuhan untuk dikembangkan menjadi tinggi. Proses manajemen pengetahuan yang lebih sering dilakukan kurang sudah cukup terfasilitasi dalam memenuhi kebutuhan proses tersebut, sehingga kebutuhan untuk dikembangkan adalah sedang. Proses manajemen pengetahuan tidak sering dilakukan, sehingga kebutuhan yang akan dikembangkan adalah rendah.

Berdasarkan Tabel 5.7, maka kebutuhan pengembangan manajemen pengetahuan dapat diketahui dari proses manajemen pengetahuan dan fasilitas manajemen pengetahuan. Hasil dari pemetaan tingkat proses manajemen saat ini dan tingkat fasilitas

proses

manajemen

saat

ini

menghasilkan

tingkat

kebutuhan

pengembangan manajemen pengetahuan pada Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit.


Tabel 5.8 Hasil Pemetaan kebutuhan proses manajemen pengetahuan

Proses Manajemen Pengetahuan Combination Socialization for knowledge discovery Socialization for knowledge sharing Exchange Externalization Internalization Direction Routines

Tingkat Proses Manajemen Saat ini

Tingkat Fasilitas Proses Manajemen Saat ini

Sedang Tinggi

Rendah Rendah

Kebutuhan Pengembangan Proses Manajemen Pengetahuan Saat Ini Tinggi Tinggi

Sedang

Rendah

Tinggi

Tinggi Sedang Sedang Tinggi Tinggi

Sedang Sedang Rendah Sedang Sedang

Tinggi Sedang Tinggi Tinggi Tinggi

Berdasarkan tabel 5.8, maka bisa dilhat bahwa tingkat kebutuhan pengembangan proses manajemen pengetahuan sangat tinggi, bahwa proses manajemen pengetahuan yang lebih sering dilakukan kurang terfasilitasi dalam memenuhi kebutuhan proses tersebut, sehingga kebutuhan untuk dikembangkan menjadi tinggi dan sistem manajemen pengetahuan dapat diimplementasikan di DRPK. 5.5.

Identifikasi

Proses

Manajemen

Pengetahuan

Tambahan

yang

Dibutuhkan Tahapan ini, dilakukan untuk mengetahui proses manajemen pengetahuan tambahan yang akan dikembangkan. Proses identifikasi dilakukan dengan menggunakan hasil dari proses manajemen pengetahuan berdasarkan faktor kontigensi Tabel 5.4 dan Table 5.8 kebutuhan proses manajemen pengetahuan menggunakan menggunakan Fernandez (2010) dapat dilihat pada Tabel 5.9. Penentuan proses-proses manajemen pengetahuan tambahan yang dihasilkan akan dijadikan prioritas pengembangan sistem manajemen pengetahuan di DRPK.


Tabel 5.9 Prioritas pengembangan proses manajemen pengetahuan tambahan Sumber : (Fernandez, 2010) Prioritas kebutuhan proses manajemen pengetahuan berdasarkan faktor kontigensi

Tingkat kebutuhan manajemen pengetahuan saat ini

Prioritas pengembangan

Tinggi Tinggi Tinggi Sedang Sedang Sedang Rendah Rendah Rendah

Tinggi Sedang Rendah Tinggi Sedang Rendah Tinggi Sedang Rendah

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Berdasarkan Tabel 5.9, hasil pemetaan Prioritas kebutuhan proses manajemen pengetahuan berdasarkan faktor kontigensi dan tingkat kebutuhan manajemen pengetahuan saat ini didapatkan nilai prioritas pengembangan yang akan diimplementasikan pada sistem manajemen pengetahuan di DRPK. Hasil prioritas didapatkan dari pemetaan hasil proses manajemen pengetahuan berdasarkan faktor kontigensi Bab 5.3 dan tingkat kebutuhan manajemen pengetahuan Bab 5.4. Tabel 5.10 Hasil pemetaan prioritas pengembangan proses manajemen pengetahuan tambahan

Proses Manajemen Pengetahuan Combination Socialization for knowledge discovery Socialization for knowledge sharing Exchange Externalization Internalization Direction Routines

Prioritas kebutuhan proses manajemen pengetahuan berdasarkan faktor kontigensi Tinggi Tinggi

Tingkat kebutuhan manajemen pengetahuan saat ini


Tinggi Tinggi

1 1

Sedang

Tinggi

4

Rendah Sedang Rendah Tinggi Tinggi

Tinggi Sedang Tinggi Tinggi Tinggi

7 5 7 1 1


Berdasarkan Tabel 5.10, maka diperoleh prioritas pengembangan proses manajemen

pengetahuan.

Prioritas

manajemen

pengetahuan

diurutkan

berdasarkan hasil prioritas pengembangan dan didapatkan prioritas proses pengembangan sistem manajemen pengetahuan yang perlu dikembangkan. Tabel 5.11. Tabel 5.11 Urutan prioritas pengembangan proses manajemen pengetahuan Proses Manajemen Pengetahuan Socialization for knowledge discovery Combination Routines Direction Socialization for knowledge sharing Externalization Exchange Internalization


Urutan

1 1 1 1

1

4

2

5 7 7

3 4

Berdasarkan Tabel 5.11, dapat ditentukan prioritas pengembangan sistem manajemen pengetahuan dimana proses Socialization for knowledge discovery, Combination, Direction dan Routines menjadi prioritas utama. Prioritas pengembangan sistem manajemen pengetahuan sedang adalah Socialization for knowledge

sharing.

Sedangkan

Enternalization

menjadi

pengembangan

selanjutnya dan proses manajemen pengetahuan Exchange dan Externalization menjadi prioritas terakhir. 5.6.

Asses Infrastruktur Manajemen Pengetahuan

Pada tahapan ini bertujuan untuk mengetahui atribut-atribut dari infrastruktur TI yang mempunyai hubungan dengan sistem manajemen pengetahuan. Informasi didapatkan dengan melakukan observasi dan wawancara terkait infrastruktur yang ada pada perusahaan. Atribut-atribut yang ingin diketahui adalah reach, depth, richness, dan aggregation. Atribut reach merupakan atribut yang berkenaan dengan akses dan koneksi dan efisiensinya. Pada Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit, setiap pegawai


terhubung melalui jaringan Intranet dan Internet. Dengan adanya akses ini, maka pegawai bisa mengakses sistem informasi KM-DRPK dari komputer yang terhubung dengan jaringan perusahaan. Pegawai juga tidak perlu menggunakan persyaratan tertentu untuk mengakses sistem informasi KM-DRPK. Atribut depth adalah atribut yang berkenaan dengan detail dan jumlah informasi yang bisa dikomunikasikan secara efektif melalui sebuah medium. Bisa disimpulkan bahwa atribut depth merujuk kepada bandwith infrastruktur. Perusahaan ABC menyediakan bandwith dengan kecepatan sebesar 2x512 Kbps untuk kantor pusat dan kantor cabang utama, sedangkan kantor cabang pembantu disediakan kecepatan sebesar 2x128 Kbps. Kapasitas sebesar ini sangat mencukupi sebagai pendukung sistem manajemen pengetahuan yang akan dikembangkan. Atribut richness adalah atribut yang berhubungan dengan keragaman atau kekayaan data dan informasi yang ada pada KM-DRPK. Data dan informasi yang ada berupa dokumen SOP, dokumen penyelesaian kredit, dokumen perkara, dokumen laporan NPL, Kebijakan maupun Peraturan Bank Indoneasia (PBI), dan dokumen lainnya yang berbentuk elektronik maupun non-elektronik. Atribut terakhir adalah aggregation yang merupakan atribut yang berhubungan dengan penyimpanan. Atribut ini berhubungan erat dengan penggunaan repositori. Pada DRPK terdapat dua jenis repositori, yaitu elektronik dan nonelektronik. Pada repositori elektronik, dokumen tersimpan pada server dan komputer salah satu administrator. Sedangkan repositori non-elektronik, dokumen dokumen yang ada tersimpan pada lemari penyimpanan di kantor utama dan masing-masing pegawai. Topologi arsitektur jaringan TI yang digunakan PT. ABC bisa dilihat pada Gambar 5.5:


Gambar 5.5 Arsitektur jaringan TI pada perusahaan ABC.

Gambar 5.5 memperlihatkan bahwa infrastruktur TI PT. ABC menggunakan model topologi star dan seluruh jaringan di PT. ABC tergabung pada jaringan utama kantor pusat. Bisa disimpulkan bahwa implementasi KM-DRPK sangat bergantung pada penggunaan jaringan. Kekurangan Topologi Star, jika hub pusat mengalami kegagalan, maka seluruh jaringan akan gagal untuk beroperasi dan memerlukan alat pada central point untuk mem-broadcast ulang atau pergantian traffic jaringan. Arsitektur Aplikasi Sistem Manajemen Pengetahuan Tahapan ini bertujuan untuk merancang arsitektur yang digunakan pada sistem manajemen pengetahuan. Pada proses ini penulis menggunakan model arsitektur yang dikembangkan oleh Tiwana (2000), tujuh layer yang dapat memberikan pedoman terhadap komponen teknologi untuk membantu pemerataan penyebaran pengetahuan di dalam organisasi. Analisis arsitektur manajemen pengetahuan berguna untuk menemukan kesesuaian antara arsitektur yang ada pada sistem manajemen pengetahuan DRPK dengan arsitektur pada aplikasi yang akan digunakan. Gambar 5.6.


Interface Layer (Web Browser) Acces and Authentication Layer (Firewall, Login) Collaborative Intellegence& Filtering Layer (Search, Index ,Category) Application Layer (PHP, MySQL, Combination, Directions, Routines) Transport Layer (TCP/IP. FTP) Repositories Layer (Database, Web Server, Datawarehouse)

Gambar 5.6 Infrastruktur Sistem Manajemen Pengetahuan

Interface layer akan memindahkan informasi dari dan ke sistem manajemen pengetahuan. Layer ini berupa sistem berbasis aplikasi web agar dapat diakses pengguna dimana saja selama berada dalam jaringan intranet. Access and authentication layer sistem manajemen pengetahuan akan diberikan hak akses dan terlindungi dibalik firewall merupakan lapisan yang mengatur keamanan sistem. Pengguna diharuskan login terlebih dahulu jika ingin mengakses fitur/modul di sistem.

Hak akses pengguna dibagi dua, yaitu

pengguna (user) dan administrator. Pengguna dapat mengakses, membuat, mengubah dan menghapus data yang dimilikinya dan dapat mengunduh data lainnya. Sedangkan administrator, dapat menambah dan menghapus pengguna. Collaboration intelligence and filtering layer, pengguna dapat meng-upload, dan mengunduh

dokumen.

Dokumen

akan

tersimpan

dalam

database

atau

datawarehouse, Sehingga pengguna dapat mencari dokumen yang diinginkannya. Application layer, pada layer ini sistem menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman dan MySQL digunakan sebagai database sistem.


Transport layer sistem ini menggunakan protokol TCP/IP dan FTP. Protokol TCP/IP merupakan suatu protokol yang digunakan untuk mengirimkan dan menyalurkan paket-paket data. Sedangkan protocol FTP, berfungsi untuk melakukan tukar menukar dokumen seperti meng-upload dan mengunduh di jaringan yang mendukung protokol TCP/IP. Repositories layer merupakan tempat penyimpanan data. Database yang dirancang menggunakan MySQL dan folder di webserver ataupun Harddisk. 5.7.

Pengembangan

Sistem

Manajemen

Pengetahuan

Tambahan,

Mekanisme dan Teknologi Tahapan ini adalah menganalisa mekanisme KM, analisis lebih lanjut dilakukan berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada Bab 5.5 Table 5.10 prioritas manajemen pengetahuan saat ini (priotas pertama) dikarenakan sistem manajemen pengetahuan belum diimplementasikan di DRPK dan diharapkan setelah sistem diimplementasikan sistem dapat dikembangkan menurut prioritas selanjutnya, dari tabel tersebut dapat dipaparkan detail dari kebutuhan pengembangan sistem manajemen pengetahuan berdasarkan prioritas pertama manajemen pengetahuan, Berdasarkan hasil analisis proses manajemen pengetahuan yang dibutuhkan pada bab 5.5. prioritas proses manajemen terdiri atas proses Combination, Routines dan Directions, pemetaan dijelaskan lebih lanjut pada Tabel 5.12. Tabel 5.12 Pemetaan Kebutuhan KM Proses, Mekanisme dan Teknologi Proses KM

Mekanisme KM

Combination

• Rapat • Emailing • Telephone call • Discussion • Sharing document

Routines

• Policies • Work practices • Standards • Help desks • Support centers

Direction

Rekomendasi Teknologi KM (Fernandez 2010) Databases, web-based access to data, data mining, and repositories of information, web portals, best practices and lessons learned, video conferencing, electronic discussion groups, e-mail, Document Management. Expert System, Enterprise resource planning system, management information system, online library Capture and transfer of expert knowldege, enterprise system, decision support system, case based reasoning system, chatting


Socialization • Rapat/Seminar for knowledge • Training, discovery • Sosialisasi

Chatting, video conference, forum diskusi, mailing list.

Berdasarkan Tabel 5.12 teknologi-teknologi yang sudah ditentukan akan dipilih dan dikembangkan sebagai fitur-fitur dalam sistem manajemen pengetahuan. Penggunaan

tiap-tiap

fitur disesuaikan

dengan

kebutuhan

proses-proses

manajemen pengetahuan yang telah ditentukan sebelumnya. Contohnya, fitur atau teknologi Document management digunakan sebagai proses Combination dimana fitur ini digunakan untuk menghasilkan pengetahuan eksplisit dan sebagai media pembelajaran dari pengetahuan-pengetahuan tasit (tasit menjadi eksplisit). Tahapan

selanjutnya,

mengidentifikasi

teknologi-teknologi

yang

dapat

diimplementasikan dari proses prioritas sistem manajemen pengetahuan. Berdasarkan pemetaan Tabel 5.13, selanjutnya dipilih teknologi yang sesuai dengan prioritas utama proses manajemen dan dengan fitur dari jawaban lampiran 3 pertanyaan nomor 6 yang kemudian di observasi berdasarkan ketersediaan infrastruktur TI. Tabel 5.13 Pemetaan teknologi manajemen pengetahuan dan infrastruktur TI Proses Direction

Teknologi

Penjelasan

Chatting

Suatu fitur untuk berkomunikasi langsung sesama pemakai Internet/intranet berupa teks (text chat) atau suara (voice chat) secara realtime. Combination Discussion Fitur untuk membahas sesuatu Forum permasalahan yang dapat digunakan lebih dari satu pengguna, dimana setiap pengguna dapat memberikan pertanyaan dan jawaban. Hasil dari forum tersebutb dapat disimpan, ditambah dan dicari. Comibation Document Fitur untuk menyimpan dokumen Management ataupun file-file yang sudah didokumentasikan sebagai reference pekerjaan seperti alur penyelesaian kredit, hasil sidang dan dokumen lelalng. Fitur ini memberikan kemudahan dalam pengaksesan semua informasi pengguna dapat mencari, menyimpan dan mengunduh dokumen (format pengajuan lelang, format pengajuan restruktur).


Infrastruktur TI V

V

V

Socialization Video for Conference knowledge discovery Direction Online Library/MIS

Fitur yang dapat melakukan konferensi berkomunikasi dan saling melihat antar pengguna.

X

Fitur yang mengakomodasi peraturan, prosedur, kebijakan dan e-book yang terkait dengan DRPK

V

Berdasarkan Tabel 5.13, hasil pemetaan teknologi didapatkan bahwa teknologi video conference tidak didukung oleh infrastruktur TI yang tersedia dimana penjelasan di bab 5.6 bahwa bandwith jaringan adalah 512Kbps x 2 dan topologi arsitektur jaringan mengacu pada topologi star, dimana jika menggunakan teknologi video conference dapat menganggu jaringan lainnya, sehingga jika ingin mengimplementasikan fitur tersebut, dapat menggunakan server terpisah. Tahapan berikutnya, membahas beberapa aplikasi open source berbasis dokumen dan content management yang kemudian akan dibandingkan antara satu dengan lainnya sehingga dapat diketahui kelebihan maupun kekurangan aplikasi sesuai dengan fitur yang telah dijelaskan pada Tabel 5.13. Adapun aplikasi yang dibandingkan adalah Wiki, Alfresco dan Drupal. Tabel 5.14 Perbandingan Fitur-Fitur Aplikasi Fitur-Fitur Intranet Chatting Discussion Forum Document Management Video Conference Online Library

Alfresco Yes Yes Yes Yes No Yes

Drupal Yes Yes Yes Yes Yes Yes

Wiki Yes No Yes Yes No Yes

Berdasarkan Tabel 5.14, dapat ditentukan aplikasi yang sesuai dengan fitur-fitur sistem manajamen pengatahuan di DRPK adalah aplikasi Drupal. Drupal memiliki berbasis web aplikasi dan memiliki fitur-fitur yang dibutuhkan dibandingkan dengan aplikasi lainnya. Drupal unggul dengan fitur video conference dan chatting. Sedangkan jika dilihat dari infrastruktur TI di PT.ABC pada bab 5.6, aplikasi Alfresco dan Drupal sangat sesuai dengan infrastruktur yang ada dan dapat diimplementasikan di PT. ABC.


BAB 6 PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN

Bab ini membahas perancangan prototipe dari sistem manajemen pengetahuan yang diterapkan di DRPK dari hasil Bab 5. Pembahasan terdiri dari perancangan prototipe sistem manajemen pengetahuan, dan keluaran yang berupa prototipe itu sendiri. 6.1.

Diagram Use Case

Tahapan ini menggambarkan fitur yang dipilih dalam sebuah aplikasi bisnis di perusahaan dan digunakan untuk menspesifikasi kebutuhan-kebutuhan sistem dan mengkolaborasikan fitur-fitur dengan aktor yang kemudian menggambarkan hubungan antara aktor dengan aktivitas. 1.

Aktor

Tahapan ini bertujuan untuk menjelaskan aktor-aktor dalam sistem manajemen pengetahuan. Berdasarkan lampiran 2 pertanyaan nomor 9 dan lampiran 3 pertanyaan nomor 7, bahwa aktor sistem KMS dibagi menjadi tiga, yaitu, user, member dan administrator. Tabel 6.1. Tabel 6.1 Aktor KMS Aktor Penjelasan User Seluruh staf PT. ABC Member Staf DRPK dan BRPK Administrator Staf administrator DRPK

2. Chatting Fitur ini memberikan fasilitas melakukan pembicaraan di antara para pegawai DRPK. Fitur ini memungkinkan pegawai mendapatkan jawaban secara langsung atas permasalahan yang dihadapinya. Fitur ini dapat diakses oleh pegawai non DRPK. Tabel 6.2.


Tabel 6.2 Fitur Chatting Fitur

Chatting

Kategori Deskripsi Aktor Akses Fungsi

Keterangan Fitur dimana pengguna dapat berkomunikasi menggunakan teks Seluruh staf Tidak memerlukan login • Sistem dapat memasukan teks • Sistem dapat membalas teks

3. Discussion Forum Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menyampaikan permasalahan yang dihadapi kepada semua pegawai. Adanya fitur ini diharapkan bisa terjadi suatu diskusi untuk menemukan jawaban atau solusi dari beberapa alternatif atau saran yang diajukan di forum. Tabel 6.3 Tabel 6.3 Fitur discussion forum Fitur

Kategori Deskripsi Aktor

discussion Akses forum Fungsi

Keterangan Fitur dimana pengguna dapat berdiskusi, membuat topik baru dan memberikan tanggapan atas topik yang telah ada Member Aktor harus mempunyai akses login • Sistem dapat memilih kategori topic • Sistem dapat membuat topik baru • Sistem dapat mencari topik • Sistem dapat menjawab topic

4. Document Management Fitur ini memungkinkan adanya suatu pengaturan atau manajemen atas pengetahuan-pengetahuan eksplisit dalam bentuk dokumen yang ada di perusahaan. Dengan adanya fitur ini maka pengguna bisa melakukan proses upload dan download pada dokumen-dokumen yang terkait dengan pekerjaannya, dokumen ataupun artikel dengan format .doc dan pdf. Diharapkan dengan adanya fitur ini, pengetahuan ini bisa dibagi dan disebarluaskan kepada seluruh pegawai. Tabel 6.4.


Tabel 6.4 Fitur Document Management Fitur

Kategori Deskripsi

Aktor Akses Document Management Fungsi

Keterangan Fitur dimana pengguna dapat meng-upload, mengunduh dan menghapus dokumen miliknya Staf DRPK dan Staf BRPK Aktor harus mempunyai akses login • Sistem dapat memilih dokumen • Sistem dapat mencari dokumen • Sistem dapat membaca • Sistem dapat meng-upload dokumen • Sistem dapat mengunduh dokumen

5. Online Library Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mencari prosedur, peraturan, kebijakan, artikel maupun buku terkait DRPK. Fitur ini bertujuan sebagai repositori atas dokumen yang menunjang pekerjaan para pegawai. Pada modul ini, pengguna dapat membaca langsung, ataupun mengunduh dokumen untuk menambah pengetahuannya. Tabel 6.5. Tabel 6.5 Fitur Online Library Fitur

Online Library

Kategori Deskripsi Aktor Akses Fungsi

Keterangan Fitur dimana pengguna mencari dokumen seperti, peraturan, kebijakan, prosedur dan dokumen pendukung pekerjaan pegawai Seluruh staf Tidak memerlukan akses login • Sistem dapat memilih dokumen • Sistem dapat mencari dokumen • Sistem dapat membaca dokumen • Sistem dapat mengunduh dokumen

Berdasarkan aktor dan fitur yang telah dijelaskan, maka hubungan actor dan fitur dapat digambarkan kedalam use case diagram untuk mengetahui interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem dan untuk mengetahui fitur apa saja yang ada di dalam sebuah sistem dan siapa saja yang berhak menggunakan fiturfitur tersebut. Gambar 6.1.


Sistem Manajemen Pengetahuan

chatting

User

Mengunakan Online Library

berdiskusi

Member

Menggunakan Document management

Login

Mengelola member Administrator

Gambar 6.1 Diagram Use Case Sistem Manajemen Pengetahuan DRPK

6.2.

Activity Diagram

Berdasarkan diagram use case pada bab 6.1, aktivitas/kegiatan tersebut akan ditranslasikan lebih lanjut menggunakan model diagram aktivitas dari fungsi masing-masing fitur (activity diagram). 6.2.1. Chatting Fitur ini memungkinkan untuk berkomunikasi langsung sesama pemakai intranet berupa teks (text chat) atau suara (voice chat) dan terdapat satu pegawai DRPK yang menjawab pertanyaan yang ditanyakan di fitur chatting. Fitur ini dapat di akses oleh seluruh pegawai PT. ABC, dimana bertujuan, tidak hanya memfasilitasi DRPK dengan BRPK tapi juga divisi lain yang dapat mendiskusikan atau bertanya terkait penyelesain kredit. Gambar 6.2.


Memilih menu chatting

Melakukan chatting

Gambar 6.2 Diagram aktivitas chatting

6.2.2. Discussion Forum Dalam fitur ini, pengguna dapat membahas sesuatu permasalahan yang dapat digunakan lebih dari satu pengguna secara bersamaan. Pengguna untuk dapat menggunakan fitur ini diharuskan melakukan login terlebih dahulu. Detail mengenai proses-proses pada fitur ini digambarkan pada Gambar 6.3.

Login

Memilih menu discussion forum

Mencari topik diskusi

Membuat topik diskusi

Mengisi topik diskusi

Gambar 6.3 Diagram aktivitas forum


6.2.3. Document Management Fitur ini, merupakan fitur dimana pengguna dapat meng-upload dan mengunduh dokumen baik yang dimilikinya maupun dokumen pegawai lain. Selain itu pengguna dapat menghapus dokumen miliknya tetapi tidak dapat dokumen milik pegawai lainnya. Dokumen yang tersimpan dapat berupa artikel maupun journal yang mempunyai format .pdf dan .doc. Pengguna juga dapat mencari dokumen yang diinginkan. Fitur ini mengharuskan pengguna melakukan login terlebih dahulu. Proses-proses tersebut dapat digambarkan pada Gambar 6.4.

Login

Memilih menu document management

Mencari dokumen

Upload dokumen

Membaca dokumen Menghapus dokumen

Download dokumen

Gambar 6.4 Diagram aktivitas Document Store

6.2.4. Online Library Fitur yang terakhir, merupakan sebuah repositori berisi buku, jurnal, artikel, peraturan, prosedur, undang-undang dan kebijakan baik berasal dari internal maupun eksternal perusahaan. Pengguna dapat membuka/membaca file dan mengunduh file. Gambar 6.5.


Memilih menu online library

Mencari file

Membaca file

Mengunduh file

Gambar 6.5 Diagram aktivitas online library

6.2.5. Mengelola Pengguna Aktivitas yang terakhir adalah fungsi dari adiminstrator, yaitu mengelola pengguna,

dimana

admin

dapat

menambah

dan

menghapus

member.

Administrator merupakan salah satu staf di DRPK, berfungsi untuk mendata staf DRPK dan staf BRPK dan sebagai helpdesk dalam sistem yang akan dikembangkan.Aktivitas administrator dapat dilihat pada Gambar 6.6.


login

Memilih menu member

Menghapus member

Menambah member

Gambar 6.6 Diagram aktivitas mengelola pengguna

6.3.

Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram yang dibentuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data sistem manajemen pengetahuan yang akan dikembangkan. Selain itu, ERD digunakan untuk mengambarkan perancangan basis data pada sistem. Gambar 6.7 menunjukkan bahwa objek dokumen dikategorikan dalam beberapa kategori, seperti kebijakan, peraturan dan e-book dan hata hasil diskusi dan hasil chat dapat disimpan dalam sistem.


Gambar 6.7 Entity Relationship Diagram

6.4.

Diagram Navigasi Sistem Manajemen Pengetahuan

Tahapan selanjutnya dalam perancangan sistem manajemen pengetahuan adalah dengan menggambar diagram navigasi sistem manajemen pengetahuan. Diagram ini memberikan gambaran menu-menu yang diimplementasikan dan digunakan sebagai penuntun alur sebuah dalam sistem manajemen pengetahuan. Diharapkan dengan adanya diagram ini, pengguna dapat mempunyai gambaran dan alur navigasi sistem manajemen pengetahuan, diagram navigasi digambarkan sebagai berikut:


Menu chatting

Litigasi

Login RPK

Online library

Buat topik

Buat topik

download

Cari topik

Cari topik

Cari peraturan dan kebijakan

Settings

Document Management download

Edit member

Cari dokumen Upload dokumen

Gambar 6.8 Diagram navigasi sistem manajemen pengetahuan

Berdasarkan Gambar 6-8, dapat dilihat bahwa forum terdapat di menu litigasi dan restrukturisasi penyelesaian kredit, dimana forum sudah terbagi berdasarkan unit di DRPK. Untuk melihat menu tersebut diharuskan untuk login dan hanya menu chatting dan online library yang tidak memerlukan login terlebih dahulu. Akses tersebut dibuat agar divisi lain dapat bertanya terkait tentang penyelesaian kredit. 6.5.

Prototipe Antarmuka Sistem Manajemen Pengetahuan

Berdasarkan

diagram navigasi pada Gambar 6.8, selanjutnya dari diagram

tersebut dibentuk menjadi masukan untuk rancangan antarmuka sistem manajemen pengetahuan. Printscreen sistem manajemen pengetahuan tersebut dijelaskan di sub Bab berikut. 6.5.1. Halaman Depan Halaman depan atau main page ketika pengunjung mengunjugi sistem manajemen pengetahuan, halaman ini merupakan halaman yang dilihat pertama kali. Pada halaman ini pengguna dapat mengetahui modul-modul yang tersedia pada sistem dan melihat posisi kredit macet di cabang-cabang. Pengguna terbatas hanya dapat mengakses fitur chatting, untuk mengakses fitur lainnya, pengguna harus terdaftar


dan melakukan login terlebih dahulu. Halaman depan pada sistem ini terlihat pada Gambar 6.9.

Gambar 6.9 Tampilan halaman depan

6.5.2. Halaman Litigasi dan Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit Setelah pengguna melakukan login, maka pengguna dapat menggunakan fiturfitur yang ada sistem. Pada halaman litigasi dan restrukturisasi dan penyelesaian kredit, di dalam modul tersebut terdapat fitur forum yang telah dikelompokkan dari tugas dan fungsi dan unit tersebut. Pengguna juga dapat membuka modulmodul yang tersedia pada menu navigasi yang terletak di kiri halaman. Halaman muka diperlihatkan dalam Gambar 6.10.


Gambar 6.10 Halaman litigasi dan RPK

6.5.3. Halaman Document Management Halaman ini merupakan rancangan modul peraturan&kebijakan dan sama dengan halaman document store. Pada halaman ini, pengguna dapat membuat artikel/dokumen baru atau melihat maupun mengunduh dokumen yang sudah ada (meng-upload/mengunduh). Dokumen yang telah dibuat hanya bisa diubah dan dihapus oleh pemiliknya atau oleh Administrator. Rancangan halaman modul diperlihatkan pada Gambar 6.11.

Gambar 6.11 Halaman Document Management


6.5.4. Halaman Online Library Halaman ini merupakan rancangan dari modul online libraray pengguna dapat mencari prosedur, peraturan, kebijakan, artikel maupun buku terkait DRPK. Fitur ini bertujuan sebagai repositori atas dokumen yang menunjang pekerjaan para pegawai. Pada modul ini, pengguna dapat membaca langsung, ataupun mengunduh dokumen. Gambar 6-12.

Gambar 6.12 Halaman online librar


BAB 7 KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi mengenai kesimpulan yang didapat dari penelitian yang telah dilakukan. Selain itu, bab ini juga berisi saran untuk penelitian yang akan dilakukan berikutnya. 7.1.

Kesimpulan

Dari penelitian yang dilakukan, maka kesimpulan yang didapatkan adalah model sistem manajemen pengetahuan yang sesuai bagi DRPK di PT. ABC adalah: •

Penelitian

pada

Divisi

Restrukturisasi

dan

Penyelesaian

Kredit

menggunakan metodologi Fernandez (2010) menghasilkan prioritas proses manajemen pengetahuan. Proses manajemen pengetahuan yang dihasilkan adalah socialization for knowledge discovery, combination, direction dan routines. •

Perancangan model sistem manajemen pengetahuan yang dikembangkan memiliki fitur chatting, discussion forum, document management dan online library.


7.2.

Saran

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka saran yang bisa diambil adalah sebagai berikut: 1. Memperluas cakupan penelitian tidak hanya di DRPK tapi di perusahaan dan mengembangkan sistem manajemen pengetahuan untuk pemerataan ilmu pengetahuan pegawai PT. ABC sehingga dapat meningkatkan kinerja pegawai. 2. Mengembangkan sistem manajemen pengetahuan dengan menggunakan proses-proses yang tidak menjadi prioritas utama pada penelitian ini seperti Exchange, Internalization, Socialization for knowledge sharing,dan Externalization.

3. Mengembangkan sistem manajemen pengetahuan dimana sistem tersebut sangat membantu dan diperlukan dalam menjalankan tugas DRPK. Selain itu manajemen perusahaan diharapkan dapat mengembangkan fitur Monitoring kinerja dengan tujuan melihat frekuensi pegawai DRPK dalam berkontribusi terhadap sistem manajemen pengetahuan sebagai bahan penilaian kerja staf. Hal tersebut sesuai dengan tugas dan fungsi DRPK tahun 2014, yaitu membantu dan mendukung kantor cabang dalam menurunkan kredit macet di kantor cabang.


DAFTAR PUSTAKA

Davenport, Thomas H. (1994), Saving IT's Soul: Human Centered Information Management. Harvard Business Review, March-April, 72 (2)pp. 119-131. Duhon, Bryant (1998), It's All in our Heads. Inform, September, 12 (8). Fernandez, I. B., Gonzalez, A., & Sabherawal, R. (2010). Knowledge Management: System and Process. New York: M.E. Sharpe, Inc. Awad, E. M., & Ghaziri, H. M. (2004). Knowledge Management. New Jersey: Person Prentice Hall. Bryant, D., Daryanto (2011). Potensi Perusahaan UKM untuk Go Public. Jakarta: Departemen Keuangan Republik Indonesia.

Dennis, A., Wixom, B. H., & David, T. (2009). System Analys Design UML Version 2.0 - An Object Oriented Approach (3rd Edition ed.). New Jersey: John Wiley & Sons, Inc. Leuf, B, Cunningham, W., (2001). The Wiki way: Quick collaboration on the web. Boston: Addison Wesley. Larman, C. (2005). Applying UML and Patterns. New Jersey: Prentice Hall. Canberra.edu , Available at: http://learnonline.canberra.edu.au/file.php/6003/What_is_a_Knowledge_System.p df [Accessed Sept 10, 2013]. Setiawan, N.(2007). Penentuan Ukuran Sampel Memakai Rumus Slovin dan Tabel Krejcie-Morgan: Telaah Konsep dan Aplikasi. Bandung: Universitas Padjajaran. Fernandez, I. B., Gonzalez, A., & Sabherawal, R. (2004). Knowledge Management: System and Process. New York: M.E. Sharpe, Inc. Tiwana, A. (2000). The Knowledge Management Toolkit. New Jersey:Person 2nd Edition Prentice Hall. Nugroho, D. (2010). Model Knowledge Management System Pada Konsultan TI. Jakarta: Universitas Indonesia.

Rosi, A. (2012). Perancangan Model Knowledge Management System: Studi Kasus Direktorat ABC. Jakarta: Universitas Indonesia. Riskinanto, A (2013). Perancangan Model Knowledge Management System pada Helpdesk Support-ASP DI ROCKSALT PTY. LTD. Jakarta: Universitas Indonesia. Sangkala (2007). Knowledge Management. Jakarta:Rajagrafindo Persada.


Maier (2007). Knowledge Management System:Information Communication and Technology for Knowledge Management. New York:Springer. Qwaider (2011). Integrated of Knowledge Management and E- Learning System. International Journal of Hybrid Information Technology Vol. 4 No. 4, October, 2011. Santoso, M. T. (2011). Perancangan Solusi Knowledge Management System dan Prototipe Knowledge Management System: Studi Kasus PT. KSEI. Jakarta: Universitas Indonesia. Birkinsaw, Julian & Tony Sheehan. 2002. Managing the Knowledge Life Cycle. (http://faculty.london.edu/jbirkinshaw/assets/documents/40managing_knowledge_ lifecycle.sloan_management_review.2002.pdf), tanggal 10 Januari 2014. Ahmad (2010). Development of KM Model for Knowledge Management Implementation and Application in Construction Projects. Birmingham: University of Birmingham Umar, H.(2000). Riset Pemasaran dan Perilaku Konsumen. Jakarta: PT.Gramedia Pustaka Utama.


LAMPIRAN 1

Nama

: Bpk. Ardi Prasetio

Jabatan

: Kepala DRPK

1. Menurut pendapat Anda apakah pengetahuan menjadi asset penting bagi perusahaan ? Pengetahuan merupakan asset penting bagi perusahaan agar perusahaan dapat berjalan dengan baik dalam menghasilkan laba 2. Apakah pengetahuan di perusahaan ini perlu dikelola ? Perlu, pengetahuan harus selalu dikelola dan terdokumentasikan serta harus selalu dilakukan pengkinian, agar pengetahuan dapat diserap oleh pegawai, disamping itu agar memudahkan pegawai baru mendapatkan pengetahuan untuk bidang pekerjaannya. 3. Sebagai Kepala Divisi, apa yang akan / dapat Anda lakukan untuk memberikan motivasi kepada karyawan untuk membuat dan berbagi pengetahuan terus menerus ? Sebagai Kepala Divisi saya akan mendukung agar pegawai proaktif dan berinisiatif mencari pengetahuan, yang sumbernya dapat dari dalam ataupun dari

luar

untuk

memperlancar

pekerjaannya,

selain

itu

dengan

mengikutkansertakan pegawai seminar/training (terutama yang berkaitan dengan bidang usaha perusahaan dan atau unit kerja pegawai ditempatkan) dan pegawai tersebut akan menyampaikan apa yang didapatnya selama training/seminar kepada pimpinan, supervisi dan rekan-rekan lainnya baik secara lisan (melalui presentasi meeting) ataupun laporan tertulis. 4. Apakah Anda pernah mendengar istilah “Community of practice"? Apa pendapat Anda tentang istilah tersebut ? Apakah dibutuhkan dalam perusahaan ini ? (Komunitas praktek adalah sekelompok orang yang berbagi minat dan gairah yang sama untuk apa yang mereka lakukan dan belajar


bagaimana melakukannya lebih baik ketika mereka berinteraksi secara teratur ) Pernah mendengar, hal tersebut sangat bagus dan saya sangat mendukung sekali, hal tersebut dibutuhkan dalam divisi ini karena unit kerja tersebut mencakup 2 aspek yang sangat mempengaruhi dalam perbankan yaitu aspek keuangan dan aspek hukum (litigasi), keduanya membutuhkan keahlian yang lebih untuk menangani segala bentuk permasalahan yang terjadi pada perusahaan dan membutuhkan kehandalan, kapabilitas, pengalaman dan expertise dari masing-masing personil. Oleh karena itu, membagikan pengetahuan/diskusi/brainstorming dari rekan yang senior dan sesama rekan junior

sangat

diperlukan

sehingga

diharapkan

adanya

kesetaraan

kemampuan dan mungkin inovasi baru dalam menangani permasalahan sehingga permasalahan tersebut dapat diselesaikan dengan baik. Selain itu, hal tersebut dapat mempererat hubungan antara DRPK, BRPK dan Cabang sehingga dapat meningkatkan kinerja dan secara tidak langsung dapat berbagi pengetahuan. 5. Menurut pendapat Anda, apakah ada kebutuhan sistem informasi untuk memfasilitasi karyawan dalam menciptakan dan berbagi pengetahuan? Untuk saat ini kita masih menggunakan email atupun telepon, diharapkan divisi ini dapat disediakan sebuah forum ataupun video conference dan juga online library. Sebagian pegawai juga mendokumentasikan pekerjaan dan laporan-laporan yangmenjadi tugas mereka. 6. Menurut Anda, kegiatan apa yang menjadi kunci sukses untuk mencapai tujuan divisi ? Dan apa yang menjadi fungsi dan tugas DRPK ? Update informasi (baik melalui literatur maupun browsing internet dan intranet), peningkatan/enhancement skill masing-masing pegawai melalui training/seminar dan kerjasama antar pegawai, dan jangan lupa untuk bekerja mengikuti prosedur dan peraturan yang berlaku.


Fungsi dan tugas DRPK adalah menagih portfolio kredit yang diberikan manajemen ke DRPK dan membantu memperbaiki Net Performing Loan cabang menjadi baik, dan menjadi mediator cabang untuk penyelesaian kredit secara sita, lelang maupun sidang perkara terkait kredit macet dan dalam menjalankan tugas diharuskan mengikuti prosedur yang berlaku. 7. Mengapa kegiatan ataupun aktivitas di DRPK menjadi begitu penting? Karena untuk penyelesaian kredit apalagi kredit bermasalah butuh keahlian dan berbagai macam perhitungan tersendiri dalam menanganinya dimana dalam perjalanannya banyak berbagai macam tuntutan/gugatan dan proses hukum yang ditujukan kepada perusahaan terkait hal tersebut, sehingga membuat DRPK adalah unit yang menangani 2 aspek penting dalam perjalanan perusahaan.


LAMPIRAN 2

Nama

: Bpk. Slamaet Imam P

Jabatan

: Manajer Litigasi

1. Apakah ada fasilitas untuk melakukan pencarian dokumen lama dan dokumen baru di tempat anda bekerja sekarang? Dan apa anda membuat suatu dokumen baru dari dokumen lama? Sudah, berupa search engine namun masih sederhana dan hanya ada di beberapa divisi, data yang didapat kemudian diinput dalam satu kumpulan data dokumen (bukan database, bisaanya berbentuk MS Word atau MS Excel) dengan penunjuk/kode tersendiri yang isinya pemasukan dokumen dan lokasi penyimpanan yang dikerjakan oleh unit kerja Administrasi. Iya saya melakukan kegiatan tersebut untuk pendokumentasian dari kegiatan yang saya kerjakan. 2. Apakah ada fasilitas untuk berdiskusi dan berbagi pengetahuan dengan mudah di tempat anda bekerja sekarang ? Dan apakah anda berdiskusi dan share idea dengan pegawai lain? Sudah, diskusi dan berbagi pengetahuan dapat dikirimkan/disubmit dan dilihat pada situs Divisi Lain. Iya, pasti, karena sangat bermanfaat buat saya dan juga teman-teman. 3. Apakah ada fasilitas untuk menempatkan/menyimpan (pendokumentasian) ide-ide dan pengetahuan tentang pekerjaan di tempat anda bekerja ? Dan apa anda melakukan pendokumentasian tersebut? Untuk ide-ide tidak diperkenankan untuk diimplementasikan (kecuali yang terkait langsung dengan pelaksanaan rencana perusahaan) jadi untuk ide-ide cukup disimpan di computer/PC/buku catatan masing-masing dan untuk pengetahuan sudah ada perpustakaan kecil yang isinya literatur-literatur mengenai perbankan dan hukum dan atau masing-masing personil mencari dan membwa literature tersebut untuk dapat dibaca personil lainnya. 4. Apakah ada Fasilitas untuk belajar dari dokumen pelatihan, manual bekerja, berita, dan dokumen lain yang digunakan di tempat anda bekerja ? Jelaskan? Untuk pembelajaran untuk sementara menggunakan dokumen lain/dokumen sebelumnya sebagai dasar pengerjaan dan bentuk/format tugas dikarenakan manual bekerja (SOP) sedang dalam proses pembuatan yang isinya diharapkan lebih lengkap guna proses pembelajaran di lingkungan kerja. 5. Apakah ada Fasilitas untuk bertukar dokumen, artikel, dan menulis yang digunakan di tempat anda bekerja ? Dan apakah anda melakukan hal tersebut?


Ada, bertukar dokumen diperlukan apabila saya ataupun rekan kerja informasi terkait penyelesaian pekerjaannya (permintaan dilakukan secara informal), untuk artikel dan menulis sudah diakomodir melalui majalah perusahaan yang terbit tiap bulannya yang dikelola oleh corporate secretary dan berkoordinasi dengan SDM. 6. Apakah ada Fasilitas dalam memperoleh pelajaran melalui mekanisme pertemuan, pertukaran dokumen, artikel, dan menulis dengan rekan kerja atau unit kerja lain yang digunakan di tempat anda bekerja ? Jelaskan? Ada, personil dapat memperoleh pelajaran (terkait pekerjaan) melalui mekanisme pertemuan, rapat, pertukaran dokumen dan diskusi sesama rekan kerja tapi frekuensinya tidak begitu sering. 7. Apakah ada Fasilitas untuk berbagi pengalaman dan praktek terbaik dalam memecahkan masalah pekerjaan yang digunakan di tempat anda bekerja ? dan apakah anda membantu pegawai dalam menyelesaikan suatu masalah? Ada, pengalaman dan praktik bisaanya didapat dari rekan senior, yang diharapkan dengan adanya informasi lebih lanjut dari seseorang yang sudah berpengalaman, pekerjaan dapat selesai dengan baik dan efektif. Saya akan membantu pegawai tersebut, karena suatu saat kita pasti membutuhkan bantuan dari teman-teman sekalian. 8. Apakah ada Fasilitas untuk memperoleh informasi tentang prosedur dan aturan kerja yang digunakan di tempat anda bekerja ? dan apakah jika ada prosedur dan aturan kerja anda akan mengikutinya? Ada, tapi belum semua prosedur, untuk sementara prosedur dan aturan kerja didapat masih secara turun-temurun dari rekan senior serta berdasarkan kebisaaan prosedur dan aturan kerja yang sudah berjalan di perusahaan selama bertahun-tahun, dikarenakan pembentukan SOP masih dalam proses. Namun begitu, ada beberapa unit kerja dalam perusahaan sudah memiliki SOP yang sudah ditetapkan sehingga kita hanya dapat menyesuaikan dengan keadaan. Pasti, karena jika kita tidak mengikuti prosedur dan peraturan tersebut kita dapat terkena sanksi dan mendapatkan teguran dari pimpinan kita. 9. Siapa sahaja yang dapat mengakses sistem manajemen pengetahuan DRPK? Saya harapkan semua pegawai dapat mengakses sistem ini, akan tetapi terdapat batasan terkait dokumen penyelesaian kredit dan dokumen beracara, karena dokumen tersebut confidential agar tidak terekspos keluar. Selain itu, diharapkan ada satu staf administrasi atau staf TI yang dapat maintainance sistem tersebut.


LAMPIRAN 3

Nama

: Dimas Aria dan Muhammad Yusuf

Jabatan : Staf Litigasi, Staf Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit Cabang 1. Terkait Data di DRPK, data apa saja yang ada di masing-masing unit anda? DA : Data di bagian litigasi pada umumnya data terkait debitur (D2) seperti kewajiban, no.pinjaman, tunggakan, untuk digunakan dalam proses pengajuan lelang. MY : Data di unit RPK,hamper sama dengan unit litigas, data debitur (D3), selain itu data bukti pembayaran (D3), data restrukturisasi (D3), data hapus buku (D3), dan juga data not performing loan (D1) masing-masing cabang, jadi data tersebut untuk memonitoring debitur-debitur dalam penyelesaian kredit dan pada umumnya data tersebut sudah terdokumentasi tapi sebatashardcopy. 2. Kalau informasi dan pengetahuan yang ada di DRPK? DA : Informasi yang ada seperti Analisa Laporan Restruktur (I1), Pengajuan Lelang (I2), Pengajuan Hapus Buku (I3), Peraturan Bank Indonesia (I4), Peraturan Internal (I5), Surat Edaran Internal (I6), Undang-Undang (I7), Laporan Restruktur(I8) dan Laporan Hapus Buku (I9). MY : Hampir sama dengan mas DA, tapi untuk Peraturan BI (I4) dan Peraturan Internal(I5) sudah terdokumentasi dalam sebuah sistem. Kalau pengetahuan yang ada umumnya Pengetahuan workshop dan training(P2) dimana setahun sekali ada workshop terkait pengikatan kredit dan penyelesaian kredit, Analisa pengajuan hapus buku (P3) jika cabang ingin mengajukan hapus buku, Analisa pengajuan restruktur (P4) jika cabang ingin mengajukan restruktur. DA : Kalau di Litigasi ada Pembuatan laporan restruktur (P6), Pembuatan laporan hapus buku (P7), Pengetahuan tentang eksekusi/kepailitan (P8) dan Pengetahuan tentang beracara (P9), dan hampir semua pengetahuan belum terdokumentasi, jadi kita harus sering bertanya kepeada staf yang sering melakukan hal tersebut. 3. Bagaimana anda menyebarkan pengetahuan dari Pusat ke cabang atau sebaliknya? DA : Bisaanya kita menghubungi melalui telepon ataupun menanyakan melalui email untuk mengetahui informasi dan memberikan pengetahuan terkait litigasi. MY : Hampir sama dengan mas DA, tapi terkadang unit kita mengirimkan data, informasi dari hasil pengajuan restruktur maupun hapus buku melalui jasa pengiriman seperti tiki. 4. Dalam menyelesaikan tugas, apakah tugas dari DRPK sudah terdokumentasi? DA : Sepengetahuan saya sudah, dan dilakukan oleh divisi SDM, tapi job desk tersebut masih tidak terupdate.


MY ; Untuk tambahan, jika ada tugas yang tidak berada dalam job desk kita, bisaanya diberikan disposisi oleh Kadiv jika diperlukan. 5. Apakah dalam menyelesaikan tugas, unit satu dengan unit lain berhubungan dalam melaksanakan tugasnya? DA : Dalam melaksanakan tugas di divisi, kita terkait antara satu dengan yang lainnya, dimana tugas kita salah satunya membantu cabang, dan cabang dalam mengajukan proposal terkait restruktur dan penyelesaian kredit diwajibkan melalui DRPK untuk dimintakan opini. MY : Sebagai tambahan, jika debitur hapus buku dan restruktur tidak kooperatif ataupun mangkir, unit RPK meminta bantuan ke Unit Litigasi untuk dilakukan lelang ataupun eksekusi dan mendampingi unit RPK dalam persidangan. 6. Menurut anda, fitur atau teknologi apa yang bisa mendukung kerja DRPK? DA : (T5) Sistem dimana kita bisa menyimpan peraturan-peraturan baik internal maupun eksternal, karena peraturan eksternal masih belum tersimpan dengan baik disistem PT. ABC. Selain itu, (T3) fitur dimana dapat menyimpan dokumen terkait penyelesaian kredit, beracara, pembuatan laporan, karena selama ini belum terdokumentasi dan SOP masih belum ada. MY : hampir sama dengan mas DA, mungkin bisa ditambahkan fitur seperti (T1) chatting dan(T2) forum diskusi, biar kita lebih mudah berkomunikasi karena selama ini jika menghubungi cabang ada batasan dalam menggunakan telepon. Dan fitur dapat mendokumentasikan langkah-langkah dalam penyelesaian kredit, karena sifat kerja di DRPK tidak baku karena sering berubah-rubah dalam penyelesaiannya. Dan juga tambahan seperti (T4) video conference seperti yang diminta pak Ardi, agar kita bisa berdiskusi dan bertatap langsung dan menjelaskan permasalahan yang dihadapi masing-masing cabang. 7. Pertanyaan terakhir, menurut anda siapa sahaja yang bisa menggunakan sistem manajemen pengetahuan DRPK? DA : Berdasarkan dari dokumen, dokumen yang berkaitan terkait penyelesaian kredit dan beracara diharapkan hanya dapat diakses oleh staf DRPK dan BRPK, dokumen dapat dilihat sebagai pembelajaran, tetapi tidak bisa di edit, dokumen hanya bisa di edit dan diunduh oleh sang pemilik. Selain itu, hampir sama dengan forum diskusi, dimana hanya staf DRPK dan BRPK yang dapat mengakses fitur tersebut. Sedangkan untuk pertanyaan umum dimana dapat diakses oleh seluruh staf, bisa menggunakan fitur chatting. Selain itu, fitur terkait tentang peraturan, kebijakan dan prosedur dapat diakses oleh seluruh staf.


LAMPIRAN 4

Nama Bagian/Unit Jenis Kelamin Lama bekerja Pendidikan Terakhir

: : : : :

Bagian 1 Pilih salah satu jawaban penilaian pada kolom Penilaian sesuai pekerjaan Anda : No.

Pertanyaan

Penilaian

1

Pengetahuan merupakan hal yang penting dalam pekerjaan

Setuju

Tidak Setuju

2

Pengetahuan yang ada dalam perusahaan perlu dikelola

Setuju

Tidak Setuju

3

Terdapat fasilitas memadai untuk mencari dan berbagi pengetahuan

Ada

Tidak Ada

4

Dalam melakukan pekerjaan, sering terjadi ketidakjelasan/perubahan dalam pekerjaan/jobdesk?

Jarang

Sering

5

Dalam melakukan pekerjaan, berapa besar tingkat ketergantungan pekerjaan Anda terhadap pekerjaan orang/unit kerja lain?

Sedikit

Banyak

6

Dalam melakukan pekerjaan Anda lebih sering berbagi pengetahuan dengan orang lain secara langsung (Iya) atau melalui media (Tidak)?

Langsung

Media

Rumus

SOP

Setuju

Tidak Setuju

7 8

Dalam melakukan pekerjaan, bekerja berdasarkan rumus/analisa atau urutan pekerjaan/SOP? Penerapan sebuah sistem informasi untuk memfasilitasi Anda dalam mencari dan berbagi pengetahuan diperlukan?


Bagian II Pilih salah satu jawaban dengan memberikan tanda pada kolom penilaian disesuaikan dengan kondisi saat ini. • 1 SK Sangat Kurang • 2 K Kurang • 3 CB Cukup Baik • 4 B Baik • 5 SB Sangat Baik

No

Pernyataan

Kondisi Saat ini 1 2 3 4 5

1

Saya dapat memanfaatkan dokumen-dokumen yang lama untuk membuat dokumen kerja baru

SK K CB

B

SB

2

Dalam melakukan pekerjaan perlu berdiskusi dan berbagi ide secara langsung dengan rekan kerja

SK K CB

B

SB

Saya terbisaa mengajarkan dan meberikan dokumen antar pegawai Saya terbisaa untuk bertukar dokumen, artikel dan tulisan dengan rekan kerja atau unit kerja yang lain Saya terbisaa menuangkan ide dan pengetahuan tentang pekerjaan dalam media/dokumen

SK K CB

B

SB

SK K CB

B

SB

SK K CB

B

SB

6

Saya terbisaa belajar dari membaca laporan training, manual, berita maupun dokumendokumen yang dimiliki instansi

SK K CB

B

SB

7

Saya terbisaa memberikan bantuan dan arahan pada rekan kerja saya untuk menyelesaikan suatu permasalahan kerja yang muncul

SK K CB

B

SB

8

Saya terbisaa melakukan pekerjaan rutin dengan memahami dan mempelajari prosedur dan peraturan kerja yang ada

SK K CB

B

SB

3 4 5


Bagian III Pilih salah satu jawaban dengan memberikan tanda pada kolom penilaian disesuaikan dengan fasilitas saat ini. • 1 SK Sangat Kurang • 2 K Kurang • 3 CB Cukup Baik • 4 B Baik • 5 SB Sangat Baik No

Pernyataan

Fasilitas Saat ini 1 2 3 4 5

1

Terdapat fasilitas untuk mencari dokumen lama dan melakukan update menjadi dokumen baru

SK

K

CB B SB

2

Terdapat fasilitas untuk berdiskusi dan berbagi pengetahuan melalui media/jaringan

SK

K

CB B SB

3

Terdapat fasilitas dalam memberikan dan memperoleh pelajaran dengan rekan kerja yang digunakan di tempat anda bekerja

SK

K

CB B SB

4

Terdapat fasilitas untuk membagi dokumen, artikel dan tulisan dengan unit kerja lain

SK

K

CB B SB

5

Terdapat fasilitas untuk menuangkan ide dan pengetahuan ke dalam media

SK

K

CB B SB

6

Terdapat fasilitas untuk belajar dari dokumen dokumen training, manual, berita dan dokumendokumen lainnya

SK

K

CB B SB

7

Terdapat fasilitas berbagi pengalaman dan best practices dalam menyelesaikan masalah kerja

SK

K

CB B SB

8

Terdapat fasilitas untuk mendapatkan informasi seputar prosedur dan peraturan kerja

SK

K

CB B SB


LAMPIRAN 5

Tabulasi hasil jawaban Kuisioner Bagian I, II, III yang ada pada Lampiran 4 1

2

3

4

5

6

7

8

9

Total

Nilai

B1.1

SETUJU

SETUJU

SETUJU

SETUJU

SETUJU

SETUJU

SETUJU

SETUJU

SETUJU

9

100%

B1.2

SETUJU

SETUJU

SETUJU

SETUJU

SETUJU

SETUJU

SETUJU

SETUJU

SETUJU

9

100%

B1.3

ADA

ADA

TIDAK

ADA

ADA

ADA

ADA

TIDAK

ADA

7

77,78%

B1.4

SERING

JARANG

SERING

JARANG

JARANG

SERING

SERING

JARANG

JARANG

5

55,56%

B1.5

BANYAK

BANYAK

BANYAK

SEDIKIT

BANYAK

BANYAK

BANYAK

BANYAK

BANYAK

5

55,56%

B1.6

IYA

IYA

IYA

TIDAK

IYA

IYA

IYA

IYA

IYA

8

88.89%

B1.7

SOP

SOP

SOP

SOP

SOP

SOP

SOP

SOP

RUMUS

8

88.89%

B1.8

SETUJU

SETUJU

SETUJU

SETUJU

SETUJU

SETUJU

SETUJU

SETUJU

SETUJU

9

100%

B2.1

4

4

3

4

4

4

2

4

4

33

3.67

B2.2

2

3

2

3

3

5

4

3

3

28

3.11

B2.3

4

4

4

3

3

4

1

3

3

29

3.22

B2.4

4

3

4

3

4

4

4

2

4

32

3.56

B2.5

3

4

4

3

3

4

4

4

4

33

3.67

B2.6

4

4

4

3

4

4

4

3

4

34

3.78

B2.7

4

3

1

3

3

4

2

3

3

26

2.89

B2.8

3

3

3

3

2

4

4

3

3

28

3.11

B3.1

3

4

1

3

3

2

1

2

4

23

2.56

B3.2

3

2

2

2

4

3

2

3

2

23

2.56

B3.3

3

3

4

2

2

2

1

2

4

23

2.56

B3.4

2

3

3

3

4

3

1

3

2

24

2.67

B3.5

3

3

2

3

4

4

2

3

3

27

3.00

B3.6

4

3

1

2

3

3

2

2

3

23

2.56

B3.7

4

2

1

3

3

1

4

2

4

24

2.67

B3.8

4

3

1

2

3

3

4

2

4

26

2.89

*Nilai = Total/jumlah responden

*rumus solvin =

Dimana : n = ukuran sampel N = ukuran populasi d = batas kesalahan


UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PADA DIVISI RESTRUKTURISASI DAN PENYELESAIAN KREDIT: STUDI KASUS PT

Recommend Documents