UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM: STUDI KASUS BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA KARYA AKHIR

UNIVERSITAS INDONESIA

PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM: STUDI KASUS BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA

KARYA AKHIR

SUPRIANTO 1206194966

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JULI 2014

Perancangan knowledge …, Suprianto, Fasilkom UI, 2014

UNIVERSITAS INDONESIA

PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM: STUDI KASUS BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA

KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh Gelar Master Teknologi Informasi

SUPRIANTO 1206194966

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JULI 2014


ii


iii


KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya, saya dapat menyelesaikan Karya Akhir ini. Penulisan Karya Akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia. Saya menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikannya. Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Ir. Dana Indra Sensuse, M.LIS., Ph.D dan Bapak dr. Iik Wilarso, M.T.I, selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam penyusunan Karya Akhir ini; 2. Bapak Dr. Achmad Nizar Hidayanto, S.Kom, M.Kom dan Ibu Putu Wuri Handayani, M.Sc selaku dosen penguji yang telah menguji saya dalam sidang Karya Akhir ini; 3. Orang tua, istri (Rumiyati) dan anak saya (Dinda) yang telah memberikan bantuan dukungan material dan moral; 4. Pemerintah Provinsi DKI Jakarta yang telah memberi kesempatan kepada saya untuk mengikuti tugas belajar; 5. Pimpinan, para kepala bidang, para kepala subbidang dan staf pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Karya Akhir ini; 6. Rekan-rekan MTI-UI angkatan 2012SA yang telah membantu penulis selama perkuliahan. Akhir kata, saya berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu dan semoga karya akhir ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu. Jakarta,

7 Juli 2014 Penulis

iv


v


ABSTRAK

Nama : Suprianto Program Studi : Magister Teknologi Informasi Judul : Perancangan Knowledge Management System: Studi Kasus Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta

Perancangan KMS yang sesuai untuk menunjang proses penyebaran knowledge antar pegawai di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta sangat diharapkan keberadaannya oleh pegawai karena pengetahuan, dokumen, SOP, peraturan dan pengalaman di lingkungan BKD tidak terdokumentasi dengan baik sehingga menyulitkan pegawai dalam menjalankan tugasnya saat terjadi perpindahan pegawai. Pengetahuan dan pengalaman pegawai akan ikut hilang bersama dengan kegiatan pensiun, mutasi atau habisnya masa jabatan pegawai bersangkutan. Kemudian dengan adanya kegiatan mutasi pegawai antar bidang di lingkungan BKD menyebabkan beberapa pengetahuan dan informasi hilang bersama pegawai yang bersangkutan. Saat ini sebagian besar pengetahuan dan pengalaman yang digunakan dalam pekerjaan sehari-hari masih tersimpan pada setiap pegawai, belum dituangkan ke dalam dokumen ataupun sistem, sehingga tergantung pada masing-masing pegawai. Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metodologi yang dikembangkan oleh Fernandez. Hasil dalam penelitian ini adalah prioritas pengembangan proses knowledge management. Proses knowledge management yang perlu dikembangkan di BKD adalah eksternalisasi, exchange, sosialisasi untuk knowledge sharing, kombinasi, sosialisasi untuk knowledge discovery, internalisasi dan routines. Fitur-fitur knowledge management system yang dihasilkan untuk mendukung proses knowledge management tersebut terdiri dari fitur melakukan manajemen dokumen, mengikuti forum diskusi, melakukan dokumentasi pengetahuan dan melakukan pencarian. Prototipe knowledge management system yang sudah di uji coba dan telah mendapatkan respon yang positif agar diusulkan kepada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta untuk dikembangkan dan diimplementasikan.

Kata kunci : knowledge management, knowledge management system, perancangan, kontingensi, prototipe. xiii+136 halaman; 63 gambar; 38 tabel; 5 lampiran

vi


Universitas Indonesia

ABSTRACT

Name Study Program Title

: Suprianto : Master in Information Technology : Designing Knowledge Management System: Case Study at the Board of Regional Employment of DKI Jakarta Province

Designing of Knowledge Management System that appropriate to support the dissemination process of knowledge among the officials of the Board of Regional Employment of DKI Jakarta Province is expected by employees because of knowledge, documents, SOP, regulation and experience in the Board of Regional Employment not well documented, so making it difficult for employees to carry out his/her duties during a transfer of employees. Knowledge and experience of employees will be lost with the activities of retirement, transfer or expiration of office employees concerned. Then with the activities of transfers of employees among the field of the Board of Regional Employment causes some knowledge and information are lost with the employee concerned. Today most of the knowledge and experience that are used in day-to-day work are still stored on each employee, not yet poured into a document or system, so it depends on each employee. The methodology that used in this research is a methodology which developed by Fernandez. The result of this study is the development priority of knowledge management process. Knowledge management processes that need to be developed in the Board of Regional Employment are externalization, exchange, socialization for knowledge sharing, combination, socialization for knowledge discovery, internalization and routines. The features of knowledge management system that generated to support the process of knowledge management consists of features of conduct the document management, follow the discussion forum, conduct the documentation of knowledge and conduct the search. In general, the result of prototype test of knowledge management has been accordance with their respective functions and appropriate with the needs of users and potential users of KMS of the Board of Regional Employment suggested in order to be proposed to the Board of Regional Employment of DKI Jakarta Province to be developed and implemented.

Keyword : knowledge management, knowledge management system, design, contingency, prototype. xiii+136 pages; 63 of figures; 38 tables; 5 appendixes

vii



DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL................................................................................................ i HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iii KATA PENGANTAR ........................................................................................... iv HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI .............................. v ABSTRAK ............................................................................................................. vi ABSTRACT .......................................................................................................... vii DAFTAR ISI ........................................................................................................ viii DAFTRA TABEL .................................................................................................. xi DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xii BAB 1 PENDAHULUAN .................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang................................................................................. 1 1.1.1 Budaya ................................................................................. 3 1.1.2 Sumber Daya Manusia (SDM) ............................................ 3 1.2 Perumusan Masalah ......................................................................... 5 1.3 Pertanyaan Penelitian ...................................................................... 6 1.4 Ruang Lingkup Penelitian ............................................................... 6 1.5 Tujuan Penelitian ............................................................................. 7 1.6 Manfaat Penelitian ........................................................................... 7 1.7 Sistematika Penulisan ...................................................................... 7 BAB 2 LANDASAN TEORI ................................................................................ 9 2.1 Data, Informasi dan Knowledge ...................................................... 9 2.2 Lokasi Penyimpanan Knowledge .................................................. 10 2.3 Definisi Knowledge Management ................................................. 12 2.4 Knowledge Management Solution and Foundation ...................... 13 2.4.1 Knowledge Management Process ...................................... 15 2.4.2 Knowledge Managenent System ........................................ 16 2.4.3 Knowledge Management Mechanism dan Technology...... 16 2.4.4 Knowledge Management Infrastructure ............................ 17 2.5 Faktor Kontingensi ........................................................................ 19 2.5.1 Task Characteristics .......................................................... 20 2.5.2 Knowledge Characteristics ................................................ 21 2.5.3 Organizational dan Environmental Characteristics.......... 22 2.6 Kerangka Pengembangan Solusi Knowledge Management .......... 23 2.7 Arsitektur Knowledge Management System .................................. 25 2.7.1 Interface Layer................................................................... 26 2.7.2 Access and Authentication Layer....................................... 26 2.7.3 Collaborative Intelligence and Filtering Layer ................. 26 2.7.4 Application Layer .............................................................. 26 2.7.5 Transport Layer ................................................................. 27 2.7.6 Middleware and Legacy Integration Layer ....................... 27 2.7.7 Repositories Layer ............................................................. 27 2.8 Knowledge Management System (KMS) Tools ............................. 27 2.8.1 Joomla ................................................................................ 27 2.8.2 Drupal ................................................................................ 28 viii



BAB 3

BAB 4

BAB 5

BAB 6

2.8.3 Alfresco.............................................................................. 28 2.9 Unified Modeling Language (UML) ............................................. 29 2.9.1 Use Case Diagram ............................................................. 29 2.9.2 Activity Diagram ................................................................ 30 2.10 Prototyping ........................................................................ 30 2.11 Black Box Testing .......................................................................... 31 2.12 Penelitian Terdahulu ...................................................................... 32 2.13 Theoritical Framework.................................................................. 35 METODOLOGI PENELITIAN.............................................................. 37 3.1 Metodologi Riset ........................................................................... 37 3.2 Tahapan Penelitian ........................................................................ 37 3.3 Metode Pengumpulan Data ........................................................... 43 PROFIL ORGANISASI.......................................................................... 44 4.1 Sejarah Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta .......... 44 4.2 Tugas dan Fungsi BKD Provinsi DKI Jakarta .............................. 45 4.3 Visi dan Misi ................................................................................. 46 4.4 Struktur Organisasi BKD .............................................................. 47 4.4.1 Bidang Sekretariat ............................................................. 48 4.4.2 Bidang Perencanaan dan Pendayagunaan .......................... 50 4.4.3 Bidang Pengembangan ...................................................... 52 4.4.4 Bidang Kesejahteraan dan Pensiun .................................... 55 4.4.5 Bidang Pengendalian Kepegawaian .................................. 57 ANALISIS KEBUTUHAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM 60 5.1 Metode Analisis Data .................................................................... 60 5.2 Identifikasi Faktor Kontingensi ..................................................... 61 5.2.1 Analisis Karakteristik Tugas.............................................. 61 5.2.2 Analisis Karakteristik Pengetahuan ................................... 63 5.2.3 Analisis Karakteristik Organisasi ...................................... 65 5.2.4 Karakteristik Lingkungan Organisasi ................................ 66 5.3 Identifikasi proses KM berdasarkan faktor kontingensi ................ 66 5.4 Melakukan Prioritas Proses KM yang Dibutuhkan ....................... 67 5.5 Identifikasi Proses KM yang Sudah Ada....................................... 69 5.6 Identifikasi Proses KM Tambahan yang Dibutuhkan ................... 70 5.7 Analisis Infrastruktur KM ............................................................. 73 5.7.1 Budaya Organisasi ............................................................. 73 5.7.2 Struktur Organisasi ............................................................ 77 5.7.3 Infrastruktur Teknologi Informasi ..................................... 78 5.7.4 Pengetahuan Umum ........................................................... 80 5.7.5 Lingkungan Fisik ............................................................... 82 5.8 Mengembangkan Sistem, Mekanisme dan Teknologi KM ........... 83 5.8.1 Pemetaan Teknologi knowledge management ................... 83 5.8.2 Mekanisme Knowledge Management ................................ 90 5.9 Model Knowledge Management System (KMS) ........................... 91 5.10 Analisis Kebutuhan Sistem............................................................ 92 5.10.1 Kebutuhan Fungsional ....................................................... 92 5.10.2 Kebutuhan Non Fungsional ............................................... 93 5.11 Analisis KMS Tools ...................................................................... 94 RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM .................. 96 ix



6.1

Use Case Diagram KMS BKD ..................................................... 96 6.1.1 Melakukan Manajemen Dokumen ..................................... 98 6.1.2 Mengikuti Forum Diskusi .................................................. 99 6.1.3 Melakukan Dokumentasi Pengetahuan............................ 100 6.1.4 Melakukan Pencarian....................................................... 101 6.1.5 Mengelola User ............................................................... 102 6.1.6 Mengelola Group ............................................................. 102 6.2 Perancangan Arsitektur KMS ...................................................... 103 6.2.1 Interface Layer................................................................. 104 6.2.2 Access and Authentication Layer..................................... 104 6.2.3 Collaborative and Filtering Layer................................... 104 6.2.4 Application Layer ............................................................ 105 6.2.5 Transport Layer ............................................................... 105 6.2.6 Middleware and Legacy Layer ........................................ 105 6.2.7 Repositories Layer ........................................................... 105 6.3 Perancangan Infrastruktur KMS .................................................. 107 6.4 Perancangan Basis Data .............................................................. 108 6.5 Navigasi Knowledge Management System .................................. 109 6.5.1 Toolbar ............................................................................ 109 6.5.2 Sidebar ............................................................................. 109 6.5.3 Working Area ................................................................... 110 6.6 Tampilan Prototipe Knowledge Management System ................. 110 6.6.1 Tampilan Login KMS ...................................................... 111 6.6.2 Tampilan Halaman Mengelola Manajemen Dokumen .... 111 6.6.3 Tampilan Halaman Mendokumentasikan Pengetahuan... 114 6.6.4 Tampilan Halaman Forum Diskusi.................................. 117 6.6.5 Tampilan Halaman Pencarian .......................................... 118 6.6.6 Tampilam Halaman Administrasi User dan Groups ....... 120 6.7 Uji Coba....................................................................................... 122 6.7.1 Uji Coba Login ................................................................ 122 6.7.2 Uji Coba Fitur Manajemen Dokumen ............................. 124 6.7.3 Uji Coba Fitur Forum Diskusi ......................................... 126 6.7.4 Uji Coba Fitur Dokumentasi Pengetahuan ...................... 128 6.7.5 Uji Coba Fitur Pencarian ................................................. 130 6.7.6 Hasil Pengujian ................................................................ 131 6.8 Implikasi Penelitian ..................................................................... 131 6.8.1 Implikasi bagi Pegawai dan Organisasi ........................... 132 6.8.2 Implikasi bagi Sistem ...................................................... 132 6.8.3 Implikasi bagi Penelitian selanjutnya .............................. 132 BAB 7 PENUTUP............................................................................................. 133 7.1 Kesimpulan .................................................................................. 133 7.2 Saran ............................................................................................ 134 DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 135 Lampiran A: Transkip Wawancara ..................................................................... 137 Lampiran B : Draft Kuisioner ............................................................................. 160 Lampiran C : Pemetaan Kuisioner ...................................................................... 166 Lampiran D : Penilaian Pengujian ...................................................................... 167 Lampiran E : Tabulasi Kuisioner................................................................. ......171 x



DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Faktor Kontingensi................................................................................ 23 Tabel 2.2 Prioritas proses knowledge management .............................................. 24 Tabel 2.3 Ringkasan studi literatur pada penelitian terdahulu .............................. 34 Tabel 2.4 Metodologi knowledge management .................................................... 35 Tabel 5.1 Pembobotan nilai skala linkert .............................................................. 60 Tabel 5.2 Task Uncertainty ................................................................................... 62 Tabel 5.3 Task Interdependence ........................................................................... 62 Tabel 5.4 Tacit/Explicit ......................................................................................... 63 Tabel 5.5 Declarative/Procedural ........................................................................ 64 Tabel 5.6 Hasil Penilaian Faktor Kontingensi ...................................................... 66 Tabel 5.7 Tabel Faktor Kontingensi ..................................................................... 67 Tabel 5.8 Analisis Kebutuhan Proses KM ............................................................ 68 Tabel 5.9 Portfolio Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi......................... 68 Tabel 5.10 Portfolio Kecenderungan proses KM yang sudah ada ........................ 69 Tabel 5.11 Pemetaan Prioritas ke Tindakan .......................................................... 71 Tabel 5.12 Pemetaan Prioritas pengembangan proses KM tambahan .................. 71 Tabel 5.13 Hasil pemetaan identifikasi proses KM tambahan .............................. 72 Tabel 5.14 Prioritas pengembangan proses KM tambahan ................................... 73 Tabel 5.15 Kepentingan pengetahuan ................................................................... 74 Tabel 5.16 Kebutuhan pengelolaan KM ............................................................... 75 Tabel 5.17 Kebutuhan KMS ................................................................................. 75 Tabel 5.18 Prosentase peran aktif pegawai dalam forum komunikasi .................. 77 Tabel 5.19 Pengetahuan Tacit ............................................................................... 81 Tabel 5.20 Fasilitas pendukung KM ..................................................................... 83 Tabel 5.21 Pemetaan teknologi knowledge management ..................................... 84 Tabel 5.22 Pemetaan proses KM ke fitur KMS .................................................... 85 Tabel 5.23 Fitur-fitur Pengembangan KMS BKD ................................................ 87 Tabel 5.24 Fitur-fitur Kebutuhan KMS BKD ....................................................... 88 Tabel 5.25 Fitur-fitur Pengembangan KMS ......................................................... 89 Tabel 5.26 Pemetaan Fitur-fitur Kebutuhan KMS BKD ...................................... 89 Tabel 5.27 Perbandingan Fungsionalitas .............................................................. 95 Tabel 5.28 Perbandingan CMS ............................................................................. 95 Tabel 6.1 Spesifikasi Kebutuhan Hardware dan Software ................................. 107 Tabel 6.2 Pengujian Login .................................................................................. 123 Tabel 6.3 Pengujian Fitur Manajemen Dokumen ............................................... 124 Tabel 6.4 Pengujian Fitur Forum Diskusi ........................................................... 126 Tabel 6.5 Pengujian Fitur Dokumentasi Pengetahuan ........................................ 128 Tabel 6.6 Pengujian Fitur Pencarian ................................................................... 130

xi



DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Kerangka Kerja Knowledge Management pada Reformasi Birokrasi 2 Gambar 1.2 Tingkat mutasi pegawai BKD ............................................................. 4 Gambar 1.3 Keputusan Kepala BKD tentang mutasi.............................................. 5 Gambar 2.1 Lokasi penyimpanan knowledge ....................................................... 11 Gambar 2.2 SECI Model ...................................................................................... 12 Gambar 2.3 Knowledge Management Solutions .................................................. 14 Gambar 2.4 Detail Solusi Knowledge Management ............................................ 14 Gambar 2.5 Knowledge Management Process .................................................... 15 Gambar 2.6 Hubungan Faktor Kontingensi ......................................................... 19 Gambar 2.7 Faktor-faktor kontingensi ................................................................. 20 Gambar 2.8 Pengaruh task characteristics terhadap ............................................ 21 Gambar 2.9 Pengaruh Knowledge Chareacteristics terhadap proses KM ........... 22 Gambar 2.10 Arsitektur knowledge management ................................................ 25 Gambar 2.11 Komponen pembentuk use case ..................................................... 29 Gambar 2.12 Alur Prototyping ............................................................................ 31 Gambar 2.13 Theoritical Framework .................................................................. 36 Gambar 3.1 Tahapan Penelitian ............................................................................ 38 Gambar 3.2 Tahapan solusi Knowledge Management .......................................... 39 Gambar 4.1 Visi dan Misi BKD ............................................................................ 46 Gambar 4.2 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah ............................. 47 Gambar 5.1 Task Uncertainty ............................................................................... 62 Gambar 5.2 Task Interdependence ........................................................................ 63 Gambar 5.3 Tacit/Explicit ..................................................................................... 64 Gambar 5.4 Declarative/Procedural ..................................................................... 64 Gambar 5.5 Kecenderungan proses KM yang sudah ada ..................................... 69 Gambar 5.6 Tingkat kepentingan pengetahuan ..................................................... 74 Gambar 5.7 Tingkat kebutuhan pengelolaan KM ................................................. 75 Gambar 5.8 Tingkat kebutuhan adanya KMS ....................................................... 76 Gambar 5.9 Topologi Jaringan BKD Provinsi DKI Jakarta ................................. 79 Gambar 5.10 Tingkat fasilitas pendukung KM ..................................................... 83 Gambar 5.11 Fitur-Fitur yang diharapkan ada di KMS BKD ............................... 88 Gambar 5.12 Model KMS BKD ........................................................................... 91 Gambar 6.1 Use Case Diagram KMS BKD ......................................................... 97 Gambar 6.2 Activity Diagram Manajemen Dokumen........................................... 98 Gambar 6.3 Activity Diagram Mengikuti Forum Diskusi..................................... 99 Gambar 6.4 Activity Diagram Dokumentasi Pengetahuan ................................. 100 Gambar 6.5 Activity Diagram Melakukan Pencarian ......................................... 101 Gambar 6.6 Activity Diagram Mengelola User .................................................. 102 Gambar 6.7 Activity Diagram Mengelola Group................................................ 103 Gambar 6.8 Rancangan Arsitektur KMS BKD ................................................... 106 Gambar 6.9 Infrastruktur KMS BKD ................................................................. 108 Gambar 6.10 Rancangan Basis Data ................................................................... 108 Gambar 6.11 Navigasi KMS BKD ..................................................................... 109 Gambar 6.12 Navigasi Toolbar KMS BKD........................................................ 109 xii



Gambar 6.13 Navigasi Sidebar KMS BKD ........................................................ 110 Gambar 6.14 Navigasi Working Area KMS BKD .............................................. 110 Gambar 6.15 Tampilan Halaman Login .............................................................. 111 Gambar 6.16 Rancangan Space KMS BKD ....................................................... 112 Gambar 6.17 Tampilan Halaman Manajemen Dokumen KMS BKD ................ 112 Gambar 6.18 Proses Dowload Dokumen pada KMS BKD ................................ 113 Gambar 6.19 Proses Upload Dokumen pada KMS BKD ................................... 113 Gambar 6.20 Tampilan melihat dokumen pada KMS BKD ............................... 114 Gambar 6.21 Tampilan Halaman Daftar Pengetahuan ....................................... 115 Gambar 6.22 Melihat file Video .......................................................................... 116 Gambar 6.23 Mendengarkan file Audio .............................................................. 116 Gambar 6.24 Tampilan mengubah suatu pengetahuan ....................................... 117 Gambar 6.25 Tampilan Forum Diskusi ............................................................... 117 Gambar 6.26 Halaman Forum Diskusi yang sedang berlangsung ...................... 118 Gambar 6.27 Tampilan Halaman untuk Pencarian Sedeharna............................ 119 Gambar 6.28 Tampilam Halaman Advanced Search .......................................... 119 Gambar 6.29 Tampilan Halaman Administrasi Group ....................................... 120 Gambar 6.30 Tampilan Halaman User yang terdaftar ........................................ 121 Gambar 6.31 Tampilan Halaman Create User ................................................... 121

xiii



BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah yang akan diselesaikan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian dan sistematika penulisan. 1.1

Latar Belakang

Reformasi birokrasi bagi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dimaksudkan antara lain untuk mendorong terwujudnya organisasi yang efektif dan efisien. Untuk mewujudkannya, setiap instansi pemerintah harus siap untuk memanfaatkan kekayaan pengetahuan yang dimilikinya, termasuk belajar dari pengalaman-pengalaman di masa lampau. Secara umum hal itu diwujudkan dalam bentuk peraturan dan prosedur kerja dalam organisasi tersebut, serta rangkaian kegiatan untuk perubahan dan penyempurnaanya. Kendala yang sering dihadapi adalah kenyataan bahwa pengetahuan dan pengalaman dalam organisasi tersebut seringkali tersebar, tidak terdokumentasi dan bahkan mungkin masih ada di dalam kepala masing-masing individu dalam organisasi. Manajemen pengetahuan atau knowledge management merupakan upaya untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola aset intelektualnya berupa pengetahuan dan pengalaman yang ada. Pedoman pelaksanaan program manajemen pengetahuan (knowledge management) ditetapkan melalui Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 14 Tahun 2011. Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi DKI Jakarta merupakan unsur pendukung tugas pemerintah daerah di bidang pengelolaan kepegawaian daerah, BKD Provinsi DKI Jakarta selaku pengelola kepegawaian di lingkungan Pemerintah

Provinsi

DKI

Jakarta

mempunyai

tugas

menyelenggarakan

pengelolaan kepegawaian darerah dan mempunyai tanggung jawab mulai dari perencanaan, pengadaan, pengembangan, penempatan, promosi, penggajian, 1



2

kesejahteraan, disiplin, serta pemberhentian pegawai yang ditetapkan melalui Peraturan Daerah Provinsi DKI Nomor 10 Tahun 2008 dan Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 82 Tahun 2009. BKD Provinsi DKI Jakarta selaku pengelola kepegawaian di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta mempunyai kewajiban dalam pelaksanaan reformasi birokrasi yang ditetapkan melalui Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 43 Tahun 2008 tentang Reformasi Birokrasi. Dalam pelaksanaan reformasi birokrasi maka diperlukan sarana pendukung yaitu manajemen pengetahuan. Manajemen pengetahuan meningkatkan efektifitas organisasi karena dapat mendorong penggunaan pengetahuan yang sudah dimiliki (knowledge reuse) untuk meningkatkan kualitas proses pengambilan keputusan. Selain itu, manajemen pengetahuan juga dapat berperan sebagai alat bantu dalam proses perubahan atau pun transformasi organisasi, karena manajemen pengetahuan dapat membantu pembentukan budaya pembelajaran dalam suatu organisasi. (Permenpan dan RB Nomor 14 Tahun 2011).

Gambar 1.1 Kerangka Kerja Knowledge Management pada Reformasi Birokrasi (Sumber : Permenpan dan RB Nomor 14 Tahun 2011) Berdasarkan Gambar 1.1, di atas maka dapat dilihat bahwa manajemen pengetahuan merupakan faktor pendukung dalam pelaksanaan manajemen perubahan organisasi dalam rangka reformasi birokrasi. Salah satu hasil reformasi birokrasi akan tercemin dari seberapa baik dan efektif sebuah organisasi melalukan aktifitas-aktifitas yang menjadi tanggung jawabnya. Dengan adanya



3

manajemen pengetahuan, organisasi dapat belajar untuk melaksanakan aktifitas yang semakin baik dari waktu ke waktu. 1.1.1 Budaya Kesadaran dalam mengelola pengetahuan yang dimiliki belum terorganisir, setiap bidang di BKD mempunyai pengetahuan yang spesifik yang selama ini kurang didistribusikan secara merata di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta. Dalam tugas sehari-hari dituntut adanya pengetahuan yang cukup memadai dari setiap pegawai. Setiap pegawai yang telah menjalani tugas dan fungsinya selama bertahun-tahun dengan sendirinya akan mempunyai pengetahuan yang cukup baik. Kendala yang sering dihadapi adalah kenyataan bahwa pengetahuan dan pengalaman dalam organisasi tersebut seringkali tersebar, tidak terdokumentasi dan bahkan mungkin masih ada di dalam kepala masing-masing pegawai BKD, belum dituangkan ke dalam suatu dokumen ataupun sistem. Proses pembelajaran oleh pegawai baru lebih banyak dilakukan dengan lisan dan praktek langsung yang diarahkan oleh pegawai senior yang berpengalaman. Pegawai yang pensiun di BKD pun lebih banyak menerapkan proses transfer knowledge dengan metode serupa. Dokumentasi terhadap suatu pengetahuan baru pun yang didapat tidak banyak dilakukan. 1.1.2 Sumber Daya Manusia (SDM) Pegawai BKD dalam melaksanakan pekerjaan pengelolaan kepegawaian daerah tidak terlepas dari data, informasi, peraturan, standar operasi dan prosedur kerja (SOP), pengetahuan maupun pengalaman yang diperoleh baik pada saat ini maupun pada waktu yang lalu. Data, informasi, peraturan, SOP, pengetahuan (knowledge) maupun pengalaman yang diperoleh pegawai BKD merupakan sumber daya yang sangat penting bagi organisasi. Pengetahuan yang diperoleh pegawai BKD, haruslah dikelola dengan baik oleh organisasi karena pengalaman yang didapat dan kemampuan yang dimiliki di Universitas Indonesia


4

bidangnya pun tidak sedikit, contohnya pegawai yang telah mengalami berbagai proses pembelajaran (seminar, diklat, sertifikasi, dll) telah habis masa jabatannya atau pensiun atau mengalami mutasi, maka pengetahuan yang dimiliki pegawai tersebut akan ikut hilang. Hal ini menyebabkan pegawai pengganti tersebut akan mengalami kesulitan dalam menjalankan tugasnya, sehingga perlu waktu untuk mengumpulkan pengetahuan dan pengalaman. Dalam periode tahun 2014 ini, sebanyak 63 pegawai dari 253 pegawai BKD mengalami mutasi antar bidang, diantaranya yang ditetapkan melalui Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta Nomor 11 Tahun 2014 seperti tertera pada Gambar 1.2. Sejak periode tahun 2009 sampai dengan 2014 prosentase mutasi pegawai di lingkungan BKD Provinsi DKI Jakarta adalah sebagai berikut : % Mutasi Pegawai BKD 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% %

2009

2010

2011

2012

2013

2014

48,33%

33,94%

83,40%

17,26%

13,88%

24,90%

Gambar 1.2 Tingkat mutasi pegawai BKD (Sumber : Data Subbagian Kepegawaian BKD Tahun 2014)

Gambar 1.2 tersebut menggambarkan bahwa frekuensi mutasi pegawai di lingkungan BKD Provinsi DKI Jakarta cukup sering dilakukan oleh BKD, dengan frekuensi mutasi pegawai yang cukup signifikan menyebabkan beberapa pengetahuan dan informasi hilang bersama pegawai yang bersangkutan.



5

Gambar 1.3 Keputusan Kepala BKD tentang mutasi (Sumber : Data Subbagian Kepegawaian BKD Tahun 2014)

Oleh karena itu, untuk mengoptimalkan pengetahuan yang berada pada BKD Provinsi DKI Jakarta maka dipandang perlu adanya suatu sistem manajemen pengetahuan atau biasa disebut dengan knowledge management system. Melalui knowledge management system, pegawai BKD akan belajar dan saling tukar menukar pengetahuan antar pegawai sehingga dapat membantu pegawai dalam menimbulkan inovasi untuk meningkatkan kinerja organisasi. 1.2

Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang seperti yang telah disebutkan di atas maka dapat disimpulkan permasalahan yang terjadi di BKD Provinsi DKI Jakarta adalah sebagai berikut : 1.

Pengetahuan,

dokumen,

terdokumentasi

dengan

SOP, baik

peraturan

sehingga

dan

pengalaman

menyulitkan

pegawai

tidak dalam

menjalankan tugasnya saat terjadi perpindahan pegawai. 2.

Pengetahuan dan pengalaman pegawai akan ikut hilang bersama dengan kegiatan pensiun, mutasi atau habisnya masa jabatan pegawai bersangkutan. Hal ini akan merugikan organisasi dan mempersulit pegawai pegganti karena nulai dari awal lagi, sehingga perlu waktu untuk mengumpulkan pengetahuan dan pengalaman.



6

3.

Dengan adanya kegiatan mutasi pegawai antar bidang di lingkungan BKD menyebabkan beberapa pengetahuan dan informasi hilang bersama pegawai yang bersangkutan.

4.

Saat ini sebagian besar pengetahuan dan pengalaman yang digunakan dalam pekerjaan sehari-hari masih tersimpan pada setiap pegawai, belum dituangkan ke dalam dokumen ataupun sistem, sehingga tergantung pada masing-masing pegawai.

5.

Belum adanya suatu sistem untuk mendukung penyebaran pengetahuan antar pegawai di lingkungan BKD Provinsi DKI Jakarta.

1.3

Pertanyaan Penelitian

Berdasarkan uraian identifikasi permasalahan di atas, maka pertanyaan penelitian yang dapat diajukan adalah: “Bagaimana model knowledge management system yang sesuai untuk menunjang proses penyebaran knowledge antar pegawai di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta ?”. 1.4

Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini akan dilakukan dengan batasan-batasan (ruang lingkup) sebagai berikut : a.

Penelitian ini dilakukan di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta.

b.

Hasil penelitian ini berupa prototipe knowledge management system yang dapat diusulkan kepada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta untuk nantinya dikembangkan dan diimplementasikan.

c.

Metode yang digunakan adalah metodologi yang dikembangkan oleh Irma Becerra-Fernandez (2010).



7

1.5

Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan rancangan model knowledge management system dan prototipe knowledge management system yang sesuai bagi BKD Provinsi DKI Jakarta untuk menjawab permasalahan yang dideskripsikan pada perumusan permasalahan. 1.6

Manfaat Penelitian

Dengan dibuatnya perancangan knowledge management system bagi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta : 1.

Memudahkan proses knowledge sharing antara pegawai BKD Provinsi DKI Jakarta.

2.

Mengurangi ketergantungan organisasi terhadap pegawai tertentu.

3.

Memudahkan proses penyebaran pengetahuan antar pegawai BKD Provinsi DKI Jakarta.

4.

Dengan dikembangkan knowledge management system diharapkan mutasi pegawai bisa dilakukan dengan baik.

5.

Penelitian ini juga diharapkan menjadi referensi yang dapat memperkaya pengetahuan di bidang knowledge management system.

1.7

Sistematika Penulisan

Secara umum penulisan Karya Akhir ini disusun dalam 7 (tujuh) bab dengan sistematika sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah yang akan diselesaikan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian dan sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai landasan teori yang digunakan pada penelitian ini dan penelitian yang telah dilakukan sebelumnya mengenai knowledge management system. Universitas Indonesia


8

BAB 3 : METODOLOGI PENELITIAN Bab ini menjelaskan tentang metodologi riset, tahapan penelitian dan metode pengumpulan data, metode analisis data dan karakteristik umum responden. BAB 4 : PROFIL ORGANISASI Bab ini menjelaskan mengenai sejarah singkat Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta serta struktur organisasi yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta. BAB 5 : ANALISIS KEBUTUHAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Bab ini menjelaskan langkah-langkah yang dilakukan penulis dalam melakukan suatu analisis kebutuhan knowledge management system, dari analisis proses-proses knowledge management berdasarkan metode Fernandez, model knowledge management system, analisis knowledge management system tools dan analisis kebutuhan sistem. BAB 6 : RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Bab ini menjelaskan mengenai rancangan knowledge management system di BKD. Hal-hal yang dibahas meliputi use case diagram, activity diagram, rancangan arsitektur KMS, rancangan infrastruktur KMS, tampilan prototipe knowledge management system dan uji coba prototipe knowledge management system serta implikasi penelitian. BAB 7 : PENUTUP Bab ini membahas mengenai kesimpulan yang diperoleh dari penelitian yang telah dilakukan dan saran terkait dengan penelitian selanjutnya.



BAB 2 LANDASAN TEORI

Dalam bab ini dibahas mengenai landasan teori yang digunakan pada penelitian ini dan penelitian yang telah dilakukan sebelumnya mengenai knowledge management system. 2.1

Data, Informasi dan Knowledge

Menurut Awad (2004) data berisi fakta, pengamatan, persepsi responden yang belum diorganisir. Menurut Fernandez (2010) data mempresentasikan raw number atau assertions yang tidak memiliki konteks, arti, ataupun tujuan. Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa data merupakan fakta, pengamatan, persepsi yang tidak memiliki arti atau tujuan dan belum diproses dan diorganisisr. Informasi menurut Awad (2004) adalah penggabungan data untuk mempermudah pengambilan keputusan. Menurut Fernandez (2010) informasi adalah kumpulan data yang memiliki konteks, arti, hubungan dan tujuan. Informasi adalah hasil dari proses pengolahan data untuk memperoleh indikasi yang berarti dari tren atau pola data. Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah kumpulan data yang telah diolah sehingga mempunyai makna yang lebih berarti. Knowledge menurut Awad (2004) merupakan pemahaman manusia di bidang tertentu yang diminatinya, yang diperoleh melalui pembelajaran dan pengalaman. Fernandez (2010) menempatkan knowledge berada pada tingkat tertinggi dalam hirarki, informasi di tingkat menengah dan data berada pada tingkat terendah. Menurut Fernandez (2010) knowledge dapat digololongkan menjadi 6 (enam) tipe, yaitu :

9



10 

Procedural knowledge “Procedural knowledge, in contrast, focuses on beliefs relating sequences of steps or actions to desired (or undesired) outcomes”. Menurut Fernandez (2010) procedural knowledge adalah pengetahuan yang berhubungan dengan cara, urutan tindakan atau langkah-langkah untuk mencapai tujuan. Contoh procedural knowledge adalah Standar Operasi dan Prosedur (SOP).



Declarative knowledge “Declarative knowledge focuses on beliefs about relationships among variables”. Menurut Fernandez (2010) declarative knowledge adalah pengetahuan yang lebih detail yang menggambarkan hubungan antar variabel, contoh declarative knowledge adalah hasil analisis mengenai peningkatan tunjangan daerah berdasarkan faktor yang mempengaruhinya.



Tacit knowledge Tacit knowledge dapat diartikan sebagai knowledge yang terletak di otak atau melekat dalam diri seseorang yang diperolehnya melalui pengalaman, gagasan, ide, persepsi, serta keahlian dalam pekerjaannya.



Explicit knowledge Explicit knowledge merupakan knowledge yang sudah direkam dan didokumentasikan sehingga lebih mudah didistribusikan dan dikelola.



General knowledge General knowledge adalah knowledge yang sebagian besar telah diketahui oleh individu dan dapat ditransfer dengan mudah ke individu lain.



Spesific knowledge Spesific knowledge adalah knowledge yang dimiliki individu dalam jumlah yang terbatas dan mahal untuk dipindahkan.

2.2

Lokasi Penyimpanan Knowledge

Menurut Fernandez (2010) pengetahuan dapat disimpan pada lokasi yang berbeda seperti pada Gambar 2.1 yaitu manusia (people), artifak dan organisasi. Pengetahuan pada manusia dikelompokkan menjadi dua, individu dan kelompok. Pengetahuan individu

tersimpan dalam pikiran masing-masing individu

sedangkan pengetahuan kelompok diperoleh ketika sekelompok individu saling Universitas Indonesia


11

berinteraksi atau bekerjasama. Pengetahuan dalam kelompok sangat dipengaruhi interaksi antar individu didalamnya.

Gambar 2.1 Lokasi penyimpanan knowledge (Sumber : Fernandez, 2010)

Pengetahuan yang tersimpan dalam artifak dibedakan menjadi tiga yaitu, praktek, teknologi, serta repository. Pengetahuan dalam praktek adalah hal yang dilakukan secara rutin misalnya norma, peraturan yang diperoleh dari pengalaman sehingga menjadi prosedur kerja. Pengetahuan dalam teknologi misalnya sistem informasi. Sedangkan pengetahuan dalam repository adalah dokumen baik berupa elektronik maupun non elektronik. Pengetahuan dalam organisasi dibedakan menjadi tiga yaitu, unit organisasi, keseluruhan organisasi dan antar organisasi. Pengetahuan unit organisasi merupakan pengetahuan yang dimiliki orang dalam suatu unit dalam melaksanakan pekerjaan mereka. Pengetahuan keseluruhan organisasi merupakan kumpulan pengetahuan unit organisasi, norma, peraturan, kultur organisasi secara keseluruhan. Sedangkan pengetahuan antar organisasi terbentuk karena hubungan antar organisasi dengan supplier maupun konsumennya.



12

2.3

Definisi Knowledge Management

Menurut Fernandez (2010) knowledge management merupakan kegiatan-kegiatan seperti

menemukan,

menangkap,

menyebarkan,

mengimplementasikan

pengetahuan agar dapat ditingkatkan. Menurut Tiwana (1999) knowledge management adalah pengelolaan aset pengetahuan yang dimiliki organisasi yang dapat memberikan nilai bagi perusahaan. Menurut Awad (2004) knowledge management adalah suatu proses menangkap dan menggunakan keahlian yang berguna dimanapun dalam organisasi baik dalam dokumen, database, atau kepala manusia. Berdasarkan pengertian dari Fernandez (2010), Tiwana (1999) dan Awad (2004) bisa disimpulkan, knowledge management merupakan suatu proses kegiatan dalam

menemukan

pengetahuan

(discovering),

menangkap

pengetahuan

(capturing), menyebarkan pengetahuan (sharing), dan menggunakan pengetahuan (application) yang ada dalam organisasi yang berguna dan mendukung organisasi mencapai tujuannya. Penciptaan knowledge merupakan proses kontinu dari konversi knowledge. Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) proses ini akan bergerak menjadi spiral yang lebih besar melalui organisasi.

Gambar 2.2 SECI Model (Sumber : Nonaka, Takeuchi 1995) Universitas Indonesia


13

Keempat cara menurut SECI model seperti pada Gambar 2.2 diantara lain : 1.

Socialization Konversi dari tacit knowledge ke tacit knowledge yang baru. Hal ini dilakukan dengan interaksi sosial dan kegiatan berbagi pengalaman antar pegawai dalam suatu organisasi.

2.

Externalization Konversi dari pengetahuan tacit menjadi explicit yang baru. Proses externalization membantu menterjemahkan pengetahuan tacit yang dimiliki seseorang ke dalam bentuk eksplisit sehingga mudah dimengerti oleh orang lain. Hal ini dapat dilakukan dengan menerapkan adanya dokumentasi notulensi dalam setiap rapat ke dalam bentuk elektronik, sehingga dapat dilihat oleh yang berkepentingan atau adanya dokumentasi pengalaman pegawai dalam menyelesaikan suatu permasalahan pekerjaan, sehingga dapat dilihat oleh pegawai yang lain.

3.

Internalization Konversi dari explicit knowledge menjadi tacit knowledge yang baru atau sering disebut proses belajar. Dengan adanya data, informasi dan pengetahuan yang telah terdokumentasi, maka dokumen-dokumen tersebut dapat dibaca oleh orang yang berkepentingan, sehingga proses ini dapat meningkatkan pengetahuan pegawai.

4.

Combination Konversi dari explicit knowledge ke explicit knowledge yang baru. Proses ini dilakukan dengan mengkombinasikan berbagai explicit knowledge yang berbeda untuk menghasilkan dokumen lainnya.

2.4

Knowledge Management Solution and Foundation

Knowledge management tergantung pada dua aspek yaitu knowledge management solution dan knowledge management foundation, seperti pada Gambar 2.3 berikut.



14

Gambar 2.3 Knowledge Management Solutions (Sumber : Fernandez, 2010)

Knowledge management solution merupakan cara untuk memfasilitasi kegiatan berbagi pengetahuan, yang dibagi menjadi 2 (dua) bagian, yaitu knowledge manageme\nt

process

dan

knowledge

management

system.

Knowledge

management foundation merupakan aspek organisasi yang luas yang mendukung manajemen pengetahuan dalam jangka pendek dan jangka panjang. Knowledge management foundation terdiri dari teknologi dan mekanisme knowledge management serta infrastruktur knowledge management. Detail solusi knowledge management seperti dijelaskan pada Gambar 2.4 di bawah ini.

Gambar 2.4 Detail Solusi Knowledge Management (Sumber : Fernandez, 2010) Universitas Indonesia


15

2.4.1 Knowledge Management Process Knowledge management process menurut Fernandez (2010) mengacu pada empat aktifitas utama. Keempat proses utama dari knowledge management dari menemukan pengetahuan (discovering), menangkap pengetahuan (capturing), menyebarkan

pengetahuan

(sharing),

dan

menggunakan

pengetahuan

(application).

Gambar 2.5 Knowledge Management Process (Sumber : Fernandez, 2010)

Fernandez (2010) menjelaskan, proses knowledge management dapat dibagi menjadi 4 (empat) jenis, yaitu : 1.

Knowledge Discovery Knowledge discovery merupakan pengembangan perngetahuan tacit atau explicit baru dari data dan informasi atau dari penelahaan pengetahuan terdahulu. Proses combination berperan dalam penemuan pengetahuan tacit, sedangkan proses socialization berperan dalam penemuan explicit.

2.

Knowledge Capture Knowledge capture merupakan proses menangkap tacit atau explicit knowledge yang terdapat pada people, artifacts atau entitas organisasi. Knowledge dapat juga diambil dari luar lingkungan organisasi seperti kompetitor, konsultan, konsumen, supplier dan karyawan baru organisasi. Knowledge capture terdiri dari proses externalization dan internalization. Universitas Indonesia


16

3.

Knowledge Sharing Knowledge sharing mendukung proses dimana tacit atau explicit knowledge dapat dikomunikasikan dengan individu lainnya. Dalam proses knowledge sharing ini terdiri dari socialization dan exchange. Exchange merupakan proses yang digunakan untuk berbagi pengetahuan explicit antar individu, grup dan organisasi. Contohnya manual book sistem yang dipelajari dari satu pegawai ke pegawai lainnya, yang memanfaatkan pengetahuan explicit yang ada di dalam manual book.

4.

Knowledge Application Knowledge application merupakan penerapan dari knowledge management ke proses bisnis. Dalam proses knowledge application ini terdiri dari direction dan routines. Direction merupakan proses satu individu menggunakan pengetahuan untuk memberi arahan atau perintah kepada orang lain untuk melakukan sesuatu. Tidak ada proses transfer pengetahuan yang mendasari arahan tindakan tersebut. Routines merupakan pengetahuan yang terdapat dalam aturan, norma, prosedur yang memandu langkah berikutnya.

2.4.2 Knowledge Managenent System Menurut Fernandez (2010) knowledge management system adalah integrasi antara teknologi dan mekanisme yang dibangun ntuk mendukung proses knowledge management. Knowledge management system terdiri dari 4 (empat) macam, yaitu knowledge discovery system, knowledge capture system, knowledge sharing system dan knowledge application system. 2.4.3 Knowledge Management Mechanism dan Technology Mekanisme dalam knowledge management adalah suatu tindakan organisasi untuk pemanfaatan knowledge management. Dalam mekanisme knowledge management terdapat kebijakan organisasi/sosial/struktural untuk mendukung knowledge management. Penerapan mekanisme knowledge management diantaranya face to face, meeting, on the job training, learning by observation, dan lain-lain.



17

Teknologi knowledge management merupakan pemanfaatan teknologi informasi dalam

proses

knowledge

management.

Penerapan

teknologi

knowledge

management diantaranya document management, decision support system (DSS), forum diskusi, chatting dan lain-lain. 2.4.4 Knowledge Management Infrastructure Infrastruktur knowledge management merupakan pondasi untuk knowledge management berada. Infrastruktur knowledge management terdiri dari 5 (lima) komponen utama yaitu budaya organisasi, struktur organisasi, infrastruktur TI, pengetahuan umum dan lingkungan fisik. 2.4.4.1

Budaya Organisasi

Budaya organiasi direfleksikan melalui norma dan kepercayaan yang menuntun kebiasaan pegawai dalam suatu organisasi. Dalam penerapan knowledge management, membuat orang berpatisipasi dalam kegiatan berbagi pengetahuan merupakan hal yang paling berat. Hal-hal yang bisa dilakukan untuk membuat budaya organisasi dapat melalui pemahaman nilai dari kegiatan knowledge management, dukungan dari pihak manajerial untuk proses knowledge management di semua level, pemberian reward dalam proses berbagi pengetahuan dan dukungan untuk melakukan interaksi dalam proses menciptakan dan berbagi pengetahuan. 2.4.4.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi mempengaruhi sistem knowledge management yang akan diterapkan dalam organiasi, karena meliputi interaksi antar individu dalam unit dan antar unit kerja dalam organisasi. Struktur organisasi lain yang juga mempengaruhi sistem knowledge management adalah struktur hirarki organiasi yang akan mempengaruhi orang untuk bergerak secara individu atau hanya berbagi pengetahuan kepada orang yang disukai saja.



18

2.4.4.3 Infrastruktur TI Infrastruktur TI meliputi penyimpanan data, teknologi informasi dan jaringan, serta sistem. Infrastruktur TI termasuk pemrosesan data, yang terdiri dari database dan data warehouse. Salah satu cara untuk melihat infrastruktur TI secara sistematis adalah dengan mempertimbangkan kapabilitasnya dalam 4 (empat) aspek, yaitu reach, depth, richness dan aggregation. Reach berkaitan dengan koneksi dan akses. Dalam kontek jaringan, reach menggambarkan jumlah dan lokasi geografis lokasi dari node-node yang diakses. (Intan, 2013) Depth fokus pada detail dan jumlah informasi yang dapat dikomunikasikan secara efektif melalui suatu medium. Hal ini berkaitan dengan bandwith dan customization. (Intan, 2013) Medium dari richness berdasarkan kemampuannya untuk menyediakan banyak isyarat, feedback yang cepat, personalisasi pesan dan menggunakan bahasa alami untuk menyampaikan isi. (Intan, 2013) Salah satu keuntungan dari IT adalah meningkatnya kemampuan untuk memindahkan dan memproses informasi dengan cepat. Hal ini memungkinkan aggregation dari informasi yang berbobot besar dibentuk dari banyak sumber. 2.4.4.4 Pengetahuan Umum Pengetahuan umum merupakan pengalaman kumulatif organisasi dalam memahami kategori dan pengetahuan. Pengetahuan umum meliputi pengetahuan organisasi, yang terdiri dari pengetahuan tiap individu, pengetahuan khusus yang umum ada di individu, aturan yang ada, norma bersama, dll.



19

2.4.4.5 Lingkungan Fisik Kunci utama dari lingkungan fisik adalah desain bangunan dan partisi diantaranya, lokasi, ukuran, dan tipe kantornya, jumlah dan kondisi ruang meeting, dan lainnya. 2.5

Faktor Kontingensi

Faktor kontingensi merupakan salah satu pendekatan yang digunakan untuk membuat solusi knowledge management, yang dalam pandangan kontingensi tidak ada pendekatan knowledge management yang terbaik dapat diadopsi semua organisasi untuk semua situasi. Menurut Fernandez (2010) langkah awal untuk membuat solusi knowledge management adalah dengan melakukan analisa faktor kontingensi. Faktor-fakor kontingensi dan hubungannya dengan solusi knowledge management dapat diilihat pada Gambar 2.6 dan 2.7.

Gambar 2.6 Hubungan Faktor Kontingensi dengan Solusi Knowledge Management (Sumber : Fernandez, 2010)



20

Gambar 2.7 Faktor-faktor kontingensi (Sumber : Fernandez, 2010)

Pada Gambar 2.7 diatas maka dapat dilihat bahwa yang mempengaruhi knowledge management

adalah

task

characteristics,

knowledge

characteristics,

organizational characteristics dan environmental characteristics. 2.5.1 Task Characteristics Proses knowledge management yang sesuai untuk sebuah organisasi bergantung dari sifat alami dari tugas yang ada di organisasi tersebut. Karakteristik tugas dapat dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu task uncertainty dan task interdependence. Task characteristics dapat mempengaruhi proses knowledge management yang dapat dilihat pada Gambar 2.8. Task uncertainty dapat dilihat dari adanya pekerjaan yang cenderung berubahubah (Suharita, 2009). Apabila task uncertainty tinggi maka akan menurunkan kemampuan organisasi untuk membangun routines, sehingga knowledge application makin dipengaruhi oleh direction. Metode yang disarankan untuk organisasi dengan task uncertainty tinggi adalah socialization dan direction, sedangkan untuk organisasi dengan task uncertainty rendah, routine lebih disarankan.



21

Gambar 2.8 Pengaruh task characteristics terhadap proses knowledge management (Sumber : Fernandez, 2010)

Task interdependence adalah ketergantungan dari pencapaian suatu sub unit atas usaha dari unit yang lain. Semakin tinggi task interdepedence dalam organisasi, dimana penyelesaian tugas bergantung pada interaksi antar sub unit, pengetahuan yang

ada

dikombinasi

dan

ditransformasi

yang

dikomunikasikan

dan

dikoordinasikan pada seluruh unit kerja. Metode yang sesuai adalah socialization dan combination, sedangkan untuk organisasi dengan task interdepedence rendah, internalization dan externalization lebih disarankan. 2.5.2 Knowledge Characteristics Analisis faktor kontingensi juga memperhatikan knowledge characteristics sebagai bagian yang ikut mempengaruhi knowledge management, yaitu perbandingan antara tacit dan explicit knowledge serta procedural dan declarative knowledge. Definisi dari tacit dan explicit knowledge serta procedural dan declarative knowledge telah dijelaskan pada sub bab 2.1 di atas. Tacit dan explicit knowledge perlu dilihat mana yang lebih berperan di suatu organisasi. Proses perbandingan Universitas Indonesia


22

yang sama juga diterapkan dalam membandingkan antara procedural dan declarative knowledge. Knowledge chareacteristics tersebut dapat mempengaruhi proses knowledge management yang dapat dilihat pada Gambar 2.9 tentang pengaruh knowledge chareacteristics terhadap proses knowledge management.

Gambar 2.9 Pengaruh Knowledge Chareacteristics terhadap proses knowledge management (Sumber : Fernandez, 2010)

2.5.3 Organizational dan Environmental Characteristics Fernandez (2010) membagi organizational characteristics menjadi dua, yaitu ukuran

organisasi

dan

strategi

organisasi,

sedangkan

environmental

characteristics adalah ketidakpastian lingkungan yang turut mempengaruhi proses knowledge management. Pada Tabel 2.1 dibawah menjelaskan proses-proses knowledge management yang direkomendasikan untuk masing-masing tipe dari ketiga karakteristik.



23

Tabel 2.1 Faktor Kontingensi Characteristic

Level/Type

Recommended KM Processes Knowledge Sharing (socialization) Knowledge Application (direction) (combination Small Knowledge Discovery ,socialization) (externalization, Organizational Knowledge Capture internalization) Size Knowledge Sharing (exchange) Knowledge Application (routines) Large Knowledge Discovery (combination) (externalization, Knowledge Capture internalization) (direction, Knowledge Application routines) (externalization, Low Cost Knowledge Capture internalization) (socialization, Knowledge Sharing exchange) Business Strategy (combination, Knowledge Discovery socialization) (externalization, Differentiation Knowledge Capture internalization) (socialization, Knowledge Sharing exchange) (socialization, Knowledge Sharing exchange) Low (externalization, Knowledge Capture internalization) Environmental Uncertainty (combination, Knowledge Discovery socialization) High (direction, Knowledge Application routines) (Sumber : Fernandez, 2010)

2.6

Kerangka Pengembangan Solusi Knowledge Management

Fernandez (2010) mengusulkan langkah-langkah dalam kerangka pengembangan solusi knowledge management, yaitu sebagai berikut:



24

1

Analisis faktor kontingensi Langkah ini untuk menilai lingkungan organisasi yang berkaitan dengan faktor kontingensi, seperti task characteristics, knowledge characteristics, organizational characteristics dan environmental characteristics yang telah dijelaskan pada sub bab 2.5 di atas.

2

Identifikasi proses knowledge management berdasarkan faktor kontingensi Langkah ini untuk menentukan proses-proses knowledge management berdasarkan faktor kontingensi yang telah disebutkan di atas.

3

Prioritaskan knowledge management process yang dibutuhkan Langkah ini untuk mengetahui proses-proses knowledge management yang paling dibutuhkan oleh organisasi tersebut. Pada tabel berikut, menjelaskan efek dari tiap-tiap faktor kontingensi terhadap proses knowledge management. Tabel 2.2 Prioritas proses knowledge management

(Sumber : Fernandez, 2010)

Tabel 2.2 tersebut menyediakan beberapa dari faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam membuat prioritas proses knowledge management. Penjelasan lebih lanjut dapat dilihat pada Bab 5.



25

4

Identifikasi proses knowledge management yang sudah ada Langkah ini untuk dilakukan untuk mengidentifikasi proses-proses knowledge management yang sudah dilakukan oleh organisasi.

5

Identifikasi proses knowledge management tambahan yang dibutuhkan Langkah ini untuk mengetahui proses-proses knowledge yang baru sehingga dapat dikombinasikan dengan proses yang sudah ada sebelumnya.

6

Lakukan proses assessment terhadap infrastruktur knowledge management Langkah ini untuk dapat mengetahui gambaran infrastruktur knowledge management, seperti budaya organisasi, struktur organisasi, dan lain-lain yang telah dijelaskan pada sub bab 2.4.4 di atas.

7

Pengembangan knowledge management sytstem, mekanisme dan teknologi Pada langkah terakhir adalah membuat knowledge management sytstem yang dibutuhkan dengan mekanisme dan teknologi yang untuk mendukung proses-proses knowledge management yang telah diidentifikasi sebelumnya.

2.7

Arsitektur Knowledge Management System

Dalam membuat sebuah knowledge management system (KMS), maka diperlukan ranacangan arsitektur dari sistem tersebut. Amrit Tiwana (1999) mendefiniskan arsitektur knowledge management kedalam 7 (tujuh) layer atau lapisan sebagaimana bisa dilihat pada Gambar 2.10.

Gambar 2.10 Arsitektur knowledge management (Sumber : Tiwana, 1999) Universitas Indonesia


26

Dari Gambar 2.10 tersebut bisa dijelaskan sebagai berikut : 2.7.1 Interface Layer Interface layer merupakan lapisan paling atas dari knowledge management system (KMS) dimana pada lapisan ini pengguna akan berinteraksi dengan KMS. Dalam rangka memudahkan pengguna menggunakan KMS, maka KMS yang dibuat harus mengakomodasi aspek user friendly. Pada lapisan ini, teknologi yang digunakan adalah web browser yang digunakan pengguna untuk mengakses KMS. 2.7.2 Access and Authentication Layer Access and authentication layer merupakan lapisan kedua dari KMS. Pada lapisan ini, proses autentikasi dan validasi pengguna dilakukan. Pada lapisan ini, teknologi yang digunakan berupa web access authorization menggunakan mekanisme login. 2.7.3 Collaborative Intelligence and Filtering Layer Collaborative intelligence and filtering layer merupakan lapisan dimana proses penyimpanan, penamaan, penambahan metadata, dan penyaringan dilakukan. Kegunaanya adalah memudahkan dalam proses pencarian, pemberian metada secara otomatis ataupun indexing. Proses penyaringan atau filtering terhadap dokumen dapat dilakukan baik secara manual maupun otomatis, sehingga pengguna dapat mencari dan mendapatkan informasi dam knowledge dengan mudah. 2.7.4 Application Layer Application layer merupakan lapisan yang mengintegrasikan aplikasi-aplikasi yang digunakan KMS. Aplikasi yang umum digunakan dalam KMS diantaranya adalah forum diskusi, email, manajemen dokumen, chatting dan sebagainya.



27

2.7.5 Transport Layer Trasnport layer ini adalah tempat dimana proses transfer atau pengiriman data terjadi antara satu pengguna ke pengguna lainnya. Protokol yang digunakan pada lapisan ini umumnya adalah TCP/IP. 2.7.6 Middleware and Legacy Integration Layer Lapisan berikutnya adalah middleware and legacy integration layer. Layer ini dipakai untuk menyatukan atau mengintegrasikan berbagai jaringan di organisasi yang berbeda platform. Tujuannya adalah agar seluruh jaringan yang ada dapat menggunakan sistem secara bersamaan. 2.7.7 Repositories Layer Lapisan yang paling bawah ini adalah lapisan yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data-data dari knowledge management system. 2.8

Knowledge Management System (KMS) Tools

Menurut Leuf dan Cunningham (2001) knowledge management system tools merupakan perangkat lunak yang membantu dalam menemukan pengetahuan (discovering), menangkap pengetahuan (capturing), menyebarkan pengetahuan (sharing), dan menggunakan pengetahuan (application). Implementasi knowledge management memerlukan berbagai alat untuk menunjang proses knowledge management, maka dari itu teknologi digunakan untuk memfasilitasi dalam kegiatan proses knowledge management. Berikut beberapa aplikasi yang mendukung knowledge management system. 2.8.1 Joomla Joomla adalah sistem manajemen konten yang bebas dan terbuka ditulis menggunakan PHP dan database MySQL untuk keperluan di internet maupun intranet. Joomla pertama kali dirilis dengan versi 1.0.0. Fitur-fitur Joomla diantaranya adalah sistem caching untuk peningkatan performansi, blogs, poling, dan lain-lain. Secara garis besar, Joomla terdiri dari 3 elemen dasar, yaitu Universitas Indonesia


28

webserver, PHP dan database MySQL. Joomla menggunakan apache sebagai server web dan MySQL untuk basis datanya. 2.8.2 Drupal Drupal adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen konten yang bebas dan terbuka, pengembangan dan perawatannya dilakukan oleh ribuan komunitas pengguna dan pengembang di seluruh dunia. Drupal dapat diunduh secara bebas dan dapat digunakan secara bebas juga, sehingga memungkinkan setiap orang baik secara individu maupun komunitas untuk mempublikasi, mengatur dan mengorganisir berbagai jenis dari konten pada website. Drupal adalah sistem multi-user, pengunjung harus terdaftar agar dapat mengakses login. Administrator bertugas untuk mengontrol tingkat akses pengguna dan juga dapat menetapkan peran untuk berbagai tingkatan pengguna. Drupal berjalan pada platform komputasi yang mendukung web server mampu menjalankan PHP dan database seperti MySQL untuk menyimpan konten dan pengaturan. 2.8.3 Alfresco Alfresco adalah sebuah produk aplikasi web based yang meliputi manajemen dokumen, manajemen penyimpanan, workflow dan web content management. Aplikasi manajemen dokumen ini menangkap, berbagi dan mengelola suatu informasi. Alfresco manajemen dokumen memungkinkan pengguna melakukan versioning, pencarian dan dengan mudah membangun konten mereka sendiri. Tempat penyimpanan (repository) dari Alfresco berlaku seperti shared drive. Alfresco terintegrasi dengan aplikasi office, diantaranya Microsoft Office, Open Office dan LibreOffice. Keunggulan Alfresco adalah investasi awal yang rendah karena tidak dikenakan biaya license per user karena Alfresco merupakan aplikasi open source.



29

2.9

Unified Modeling Language (UML)

Menurut Larman (2005) Unified modeling language (UML) adalah notasi diagram standar untuk menggambarkan atau menyajikan gambar terkait dengan perangkat lunak, terutama yang berbasis objek. UML merupakan bahasa yang digunakan untuk visualisasi, spesifikasi, konstruksi dan dokumentasi. UML banyak menggunakan diagram untuk mengggambarkan aspek dari sistem yang dimodelkan. Untuk visualisasi, pengembang menggunakan UML, sebagai cara untuk mengkomunikasikan idenya pada programmer dan user. Untuk spesifikasi, UML menyediakan model yang tepat dan lengkap. UML membuat langkah detail dalam analisis pengambilan keputusan, perancangan dan implementasi pada software sistem. 2.9.1 Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem, atau menekankan pada apa yang dilakukan oleh sistem. Dalam use case model biasanya digunakan association relationship yang memiliki stereotype include, extend, atau generalization relationship. Hubungan include menggambarkan bahwa suatu use case seluruhnya meliputi fungsionalitas dari use case lainnya. Hubungan extend antar use case berarti bahwa satu use case merupakan tambahan fungsionalitas dari use case yang lain jika kondisi atau syarat tertentu terpenuhi. Pada Gambar 2.11 berikut merupakan gambar dari komponen pembentuk use case diagram.

Gambar 2.11 Komponen pembentuk use case Universitas Indonesia


30

2.9.2 Activity Diagram Diagram aktifitas (actiity diagram) menggambarkan berbagai aliran aktifitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing aliran berawal, keputusan (decision) yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Sebuah aktifitas dalam actiity diagram dapat direalisasikan oleh satu use case atau lebih. Aktifitas menggambarkan proses yang berjalan, sementara use case menggambarkan bagaimana aktor menggunakan sistem untuk melakukan aktifitas. 2.10 Prototyping Prototyping merupakan proses yang digunakan untuk membantu pengembang perangkat lunak dalam membentuk model dari perangkat lunak yang dibuat tersebut. Prototyping melakukuan analisis, desain, dan implementasi secara bersamaan, kemudian dilakukan secara berulang-ulang untuk mendapatkan review dari pengguna. Pendekatan dalam prototyping antara lain : 

Thrown-away, prototipe dibuat dan dites. Pengalaman yang diperoleh dari pembuatan prototipe digunakan untuk membuat produk akhir, kemudian prototipe dibuang.



Evolutionary, prototipe yang dibuat tidak dibuang tetapi digunakan untuk iterasinya berikutnya. Dalam hal ini, produk yang sebenarnya dipandang sebagai evolusi dari versi awal menuju produk akhir.

Pada Gambar 2.12 dibawah menjelaskan langkah-langkah dalam melakukan prototyping, dimulai dari tahap perencanaan, mendesain prototipe, kemudian mengimplementasikan prototipe sekaligus dilakukan testing. Setelah prototipe memenuhi keinginan pengguna maka sistem tersebut dibuat aplikasi aslinya.



31

Gambar 2.12 Alur Prototyping 2.11 Black Box Testing Menurut IEEE definisi black box testing adalah pengujian yang mengabaikan mekanisme internal sistem atau komponen dan fokus semata-mata pada output yang dihasilkan yang merespon input yang dipilih dan kondisi eksekusi atau juga pengujian yang dilakukan untuk mengevaluasi pemenuhan sistem atau komponen dengan kebutuhan fungsional tertentu. Kebenaran pengujian dilihat dari keluaran yang dihasilkan dari data atau kondisi masukan yang diberikan untuk fungsi yang ada tanpa melihat bagaimana proses untuk mendapatkan keluaran tersebut, dari keluaran yang dihasilkan, kemampuan program dalam memenuhi kebutuhan pemakai dapat diukur sekaligus dapat diketahui kesalahannya. Salah satu jenis teknik pengujian black box testing adalah state transition table. State transition table didesain untuk memeriksa validitas transisi antar status. Untuk setiap test case, terdapat spesifikasi diantaranya status mulai, masukan, keluaran yang dihasilkan dan status akhir yang diharapkan.



32

2.12 Penelitian Terdahulu Berdasarkan hasil tinjauan pustaka yang dilakukan penulis, didapat 3 (tiga) hasil penelitian yang memiliki korelasi dengan penelitian yang akan dilakukan. Ringkasan studi literatur pada penelitian terdahulu dapat dilihat pada Tabel 2.3. Tabel 2.3 menjelaskan perbedaan metode yang digunakan pada penelitian sejenis terdahulu. 2.12.1 Pengembangan

Model

Knowledge

Management

System

Untuk

Mendukung Penerapan e-Government: Studi Kasus Dinas Tata Ruang Propinsi DKI Jakarta (Safrina Amini, 2010) Safrina Amini melakukan penelitian ini menggunakan metodologi Fernandez. Kesimpulan dari penelitian ini adalah model knowledge management system yang sesuai dengan Dinas Tata Ruang Provinsi DKI Jakarta yang dapat membantu para pegawai dalam berbagi dan mempelajari pengetahuan yang ada dengan mudah. Pengembangan proses kemudian dilakukan dengan harapan agar Dinas Tata Ruang Provinsi DKI Jakarta dapat mengelola pengetahuan yang ada untuk disebarkan pada seluruh pegawainya. Proses knowledge management yang dikembangkan adalah untuk externalisasi modul atau fitur yang digunakan adalah fitur diskusi elektronik, manajemen dokumen dan pesan elektronik. Untuk internalisasi modul atau fitur yang digunakan adalah diskusi elektronik, manajemen dokumen, pesan elektronik dan searching knowledge. Untuk sosialisasi modul atau fitur yang digunakan adalah percakapan elektronik dan pesan elektronik. Untuk kombinasi modul atau fitur yang digunakan adalah manajemen dokumen. Peneliti tidak menjelaskan secara detail langkah yang dilakukan pada metodologi Fernandez. Peneliti tidak melakukan uji coba terhadap prototipe knowledge management system untuk mendapatkan feedback dari pengguna.



33

2.12.2 Perancangan Solusi Knowledge Management dan Prototipe Knowledge Management System: Studi Kasus PT. KSEI (Moh. Bayu Teguh Santoso, 2011) Bayu Teguh Santoso melakukan penelitian ini menggunakan metodologi Fernandez. Kesimpulan dari peneliti ini adalah solusi knowledge management yang diterapkan mempertimbangkan aspek penilaian yaitu prioritas kebutuhan proses knowledge management, prioritas kecenderungan pemanfaatan proses knowledge management dan prioritas harapan pemanfaatan proses knowledge management. Tujuan dilakukan penelitian ini adalah untuk menghasilkan rancangan solusi knowledge management yang disesuaikan dengan kultur dan kebutuhan perusahaan. Proses knowledge management yang dikembangkan adalah externalisasi, exchange, combination, socialization, direction dan routines. Untuk externalisasi modul atau fitur yang digunakan adalah fitur chatting, forum diskusi, manajemen dokumen dan dokumentasi artikel. Untuk exchange modul atau fitur yang digunakan adalah perpustakaan online, manajemen dokumen, pencarian dokumen, dokumentasi artikel dan pencarian artikel. Untuk kombinasi modul atau fitur yang digunakan adalah perpustakaan online, forum diskusi, manajemen dokumen dan dokumentasi artikel. Untuk sosialisasi modul atau fitur yang digunakan adalah chatting dan forum diskusi. Untuk direction modul atau fitur yang digunakan adalah forum diskusi, chatting, manajemen dokumen, dokumentasi artikel dan pencarian dokumen. Dalam penelitian digunakan arsitektur KMS (Tiwana, 1999) dan dilakukan uji coba pada hasil rancangan knowledge management system. 2.12.3 Perancangan Model Knowledge Management System Pada Sekretariat Badan Pendidikan dan Pelatihan Kementrian Pertahanan (Anita Muliawati, Universitas Indonesia 2011) Anita Muliawati melakukan penelitian ini menggunakan metodologi Tiwana. Kesimpulan dari peneliti ini adalah solusi knowledge management yang diterapkan dapat membantu menjalankan tugas para karyawan berdasarkan model SECI dari Nonaka. Tujuan dilakukan penelitian ini adalah untuk menghasilkan rancangan solusi knowledge management system Sekretarian Badiklat Kemhan. Universitas Indonesia


34

Proses knowledge management yang dikembangkan adalah untuk externalisasi modul atau fitur yang digunakan adalah manajemen dokumen dan dokumentasi hasil rapat dan diskusi. Untuk internalisasi modul atau fitur yang digunakan adalah pencarian dokumen, artikel, informasi maupun knowledge. Untuk sosialisasi modul atau fitur yang digunakan adalah email, chatting, forum diskusi. Untuk kombinasi modul atau fitur yang digunakan adalah sharing dokumen dan knowledge. Dalam penelitian tidak dilakukan pengujian atau test case untuk memverifikasi fitur-fitur yang ada pada KMS Tabel 2.3 Ringkasan studi literatur pada penelitian terdahulu



35

2.13 Theoritical Framework Dari tinjauan pustaka yang telah dikemukakan di atas penulis merumuskan alur pikir untuk mendapatkan pemahaman mengenai konsep dasar dan konsep pendukung yang mendasari dalam perancangan knowledge management system. Perumusan ini digambarkan melalui theoritical framework seperti yang terlihat pada Gambar 2.13. Berdasarkan teori-teori yang dijelaskan sub bab di atas, maka dipilih metodologi Fernandez (2010) yang digunakan dalam penelitian ini. Tabel 2.4 Metodologi knowledge management Aspek penelitian

Metodologi Fernandez Mendeskripsikan aktifitas yang dilakukan dengan penjelasan umum secara garis besar Ada

Metodologi Tiwana Mendeskripsikan aktifitas yang dilakukan dengan penjelasan khusus dan detail Ada

Ada

Tidak Ada

Ada

Tidak Ada

Infrastruktur TI Arsitektur KMS

Ada Tidak Ada

Analisa

Tabel kontingensi yang diperoleh melalui survey

Ada Ada Keselarasan KMS dengan strategi bisnis organisasi

Aktifitas Organisasi Proses Manajemen Pengetahuan Karakteristik Manajemen Pengetahuan

Berdasarkan Tabel 2.4, penulis memilih metodologi Fernandez karena pembahasan analisa tidak memerlukan keselarasan KMS dengan strategi bisnis organisasi

melainkan

dengan

mengidentifikasi

faktor

kontingensi

dan

memprioritaskan dari proses manajemen pengetahuan. Terdapat bagian dimana penulis menemukan kesesuaian dengan metodologi yang dikembangkan Tiwana yaitu arsitektur knowledge management system.



36

Gambar 2.13 Theoritical Framework



BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini akan menjelaskan tentang metodologi riset, tahapan penelitian dan metode pengumpulan data, metode analisis data dan karakteristik umum responden. 3.1

Metodologi Riset

Penelitian ini digunakan untuk menggambarkan bagaimana merancang model dan prototipe knowledge management system yang sesuai untuk menunjang proses penyebaran knowledge diantara para pegawai di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta. Penelitian yang dilakukan penulis merupakan case study research, dimana penulis memanfaatkan teori yang sudah ada untuk mencoba mengatasi permasalahan yang telah dideskripsikan pada perumusan permasalahan sebelumnya. 3.2

Tahapan Penelitian

Pada tahapan penelitian ini akan dijelaskan detail langkah-langkah yang dilakukan penulis dalam menentukan model knowledge management system dan prototipe knowledge management system yang sesuai untuk menunjang proses penyebaran knowledge di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta. Tahapan penelitian tersebut bisa dilihat pada Gambar 3.1.

37



38

Input

Proses

Output

Mulai

Research Question

Wawancara

Merumuskan identifikasi permasalahan

Bahan Literatur

Melakukan studi literatur

Theoritical Framework

Melakukan pengumpulan data

Transkrip wawancara, Hasil kuisioner, Dokumendokumen

Melakukan Analisis Solusi Knowledge Management

Kebutuhan Knowledge Management System

Observasi

Pengumpulan Data Observasi Wawancara Kuisioner

Analisis Transkrip wawancara, Hasil kuisioner, Dokumendokumen

Design Kebutuhan Knowledge Management System

Perancangan Knowledge Management System

Rancangan Knowledge Management System

Rancangan Knowledge Management System

Membuat Prototipe Knowledge Management System

Prototipe Knowledge Management System

Uji Coba Knowledge Management System

Usulan Knowledge Management System

Uji Coba Prototipe Knowledge Management System

Selesai

Gambar 3.1 Tahapan Penelitian Secara garis besar tahapan penelitian dijelaskan sebagai berikut : 1.

Merumuskan identifikasi permasalahan Di tahap awal penelitian, peneliti melakukan survey langsung ke Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta untuk mendapatkan data dan Universitas Indonesia


39

informasi tentang permasalahan yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta. Tahapan ini berisi kegiatan wawancara dan observasi kepada pihak yang berhubungan dengan tema penelitian ini. Hasil dari proses ini merumuskan masalah penelitian yang menghasilkan pertanyaan penelitian (research question) terhadap permasalahan yang akan diteliti. 2.

Melakukan studi literatur Melakukan studi literatur dengan mengumpulkan, mempelajari dan menganalisa berbagai dokumen atau referensi terkait dengan organisasi dan teori-teori yang berhubungan dengan perancangan knowledge management system. Studi literatur dilakukan baik secara online maupun melalui bukubuku, jurnal, peraturan dan dokumen cetak.

3.

Melakukan pengumpulan data Melakukan pengumpulan data, baik data primer dan sekunder untuk keperluan penelitian.

4.

Melakukan Analisis Solusi Knowledge Management

Menentukan Faktor Kontingensi

Identifikasi Proses KM berdasarkan Faktor Kontingensi

Memprioritaskan Proses KM yang dibutuhkan

Identifikasi Proses KM yang sudah ada

Identifikasi Proses KM tambahan yang dibutuhkan

Menilai Infrastruktur KM

Mengembangkan Sistem KM yang dibutuhkan berikut dengan Mekanisme dan Teknologi Gambar 3.2 Tahapan solusi Knowledge Management Universitas Indonesia


40

Gambar 3.2 merupakan tahapan solusi knowledge management yang digunakan dalam penelitian dengan menggunakan metodologi dari Fernandez (2010), yaitu sebagai berikut : a.

Menentukan faktor kontingensi Pada langkah ini, setiap faktor-faktor kontingensi diidentifikasi. Identifikasi faktor

kontingensi

dilakukan

dengan

melihat

karakteristik

tugas,

karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi dan karakteristik lingkungan. Faktor-faktor yang diidentifikasi meliputi task characteristics (terdiri dari parameter task uncertainty dan task interdependence), knowledge characteristics (terdiri dari parameter kecenderungan eksplisit atau tacit dan kecenderungan prosedural atau deklaratif), organizational characteristics (terdiri dari parameter ukuran organisasi dan kecenderungan strategi

bisnis),

dan

environmental

characteristics.

Metode

untuk

menentukan task characteristics, knowledge characteristics, organizational characteristics dan environmental characteristics adalah kuisioner dan wawancara. Hasil dari proses ini adalah faktor-faktor kontingensi. b.

Identifikasi proses KM berdasarkan faktor kontingensi Setelah didapatkan faktor-faktor kontingensi dari setiap karakteristik, kemudian dilakukan langkah ini

untuk

menentukan proses-proses

knowledge management berdasarkan faktor kontingensi yang didapat dari proses sebelumnya. Metode yang digunakan adalah analisis faktor kontingensi menggunakan tabel faktor kontingensi. Hasil dari proses ini adalah portfolio proses knowledge management. c.

Memprioritaskan proses KM yang dibutukan Dari hasil proses tahap 4.b kemudian dilakukan prioritas terhadap prosesproses knowledge management berdasarkan kesesuaian dengan masingmasing faktor kontingensi yang ada. Dari sini kemudian akan terlihat proses-proses knowledge management yang paling dibutuhkan oleh BKD Provinsi DKI Jakarta. Hasil dari proses ini adalah portfolio prioritas proses KM yang dibutuhkan.



41

d.

Identifikasi proses KM yang sudah ada Selain itu, juga diidentifikasi proses-proses knowledge management yang sudah dilakukan oleh organisasi dan dimanfaatkan oleh masing-masing individu didalam melaksanakan proses kerjanya. Metode yang digunakan adalah kuisioner. Masukannya adalah tingkat pemanfaatan proses KM yang sudah ada. Hasil dari proses ini adalah portfolio pemanfaatan proses KM yang sudah ada.

e.

Identifikasi proses KM tambahan yang dibutuhkan Setelah diidemtifikasi proses KM yang sudah ada, ditambah dengan hasil dari proses pemrioritasan KM yang dibutuhkan. Kemudian dari kedua informasi portfolio tersebut dibuatlah sebuah pemeringkatan untuk mendapatkan prioritas area pengembangan solusi knowledge management yang sesuai bagi BKD Provinsi DKI Jakarta. Dari sini kemudian akan terlihat area pengembangan solusi knowledge management di organisasi tersebut.

f.

Menilai infrastruktur KM Langkah ini untuk dapat mengetahui gambaran infrastruktur knowledge management, seperti budaya organisasi, struktur organisasi, dan lain-lain yang telah dijelaskan pada sub bab bagian 2.4.4 diatas. Metode yang digunakan adalah kuisioner, observasi dan wawancara. Hasil dari proses ini adalah kondisi infrastruktur KM.

g.

Mengembangkan Sistem KM yang dibutuhkan berikut dengan Mekanisme dan Teknologi Setelah didapatkan informasi mengenai area pengembangan solusi knowledge management beserta infrastruktur yang tersedia kemudian dikembangkanlah solusi knowledge management yang dibutuhkan berikut dengan mekanisme dan teknologi. Hasil dari proses ini adalah teknologi fitur-fitur pengembangan KMS, mekamisme KM dan model knowledge management system.



42

5.

Perancangan Knowledge Management System Pada langkah ini dilakukan langkah perancangan knowledge management system BKD yang sesuai dengan proses-proses knowledge management dan model knowledge management system yang didapatkan dari tahap 4.f yaitu tahap mengembangkan sistem KM yang dibutuhkan berikut dengan mekanisme dan teknologi. Kemudian prosesnya yaitu menganalisis kebutuhan sistem yaitu kebutuhan fungsional dan non fungsional, menganalisis KMS tools untuk menentukan tools yang sesuai dengan model knowledge management system yang telah ditentukan, penggambaran use case diagram, penggambaran activity diagram, merancang arsitektur KMS yang akan dikembangkan dan merancang infrastruktur KMS. Dalam membuat arsitektur KMS penulis menggunakan teori arsitektur KMS dari Amrit Tiwana (Tiwana, 1999).

6.

Membuat Prototipe Knowledge Management System Pada langkah ini akan di rancang sebuah prototipe knowledge management system BKD Provinsi DKI Jakarta. Input berasal dari rancangan knowledge management system yang didapatkan dari tahap ke-5 (lima). Hasil dari proses ini adalah untuk mendapatkan prototipe knowledge management system BKD Provinsi DKI Jakarta.

7.

Uji Coba Knowledge Management System Pada tahap ini dilakukan uji coba (testing) terhadap prototipe knowledge management system yang telah didapat dari proses sebelumnya. Uji coba yang dilakukan dengan metode black box testing. Pengujian dilakukan dengan melakukan tes pada fitur-fitur prototipe knowledge management system kepada calon pengguna. Hasil dari proses ini adalah prototipe knowledge management system yang sudah di uji coba dan dapat diusulkan kepada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta untuk dikembangkan dan diimplementasikan.



43

3.3

Metode Pengumpulan Data

Pada penelitian ini data yang digunakan peneliti adalah data primer dan data sekunder. Data primer merupakan data dan informasi yang dikumpulkan secara langsung oleh penulis. Data primer diperoleh dari kuisioner, observasi dan wawancara, sedangkan data sekunder diperoleh dari peraturan, laporan, artikel yang telah tersedia di BKD yang dapat mendukung penelitian ini dan karya akhir yang terkait dengan penelitian ini. Kuisioner diambil dari penelitian Moh. Bayu Teguh Santoso, karena dalam kuisionernya memetakan proses-proses knowledge management yang diperlukan dalam penelitian ini. Mengenai draft kuisioner dan pemetaan kuisioner dapat dilihat pada lampiran B dan lampiran C. Dari kuisioner yang disebar ke semua pegawai BKD yang berada di gedung Balaikota, ada 121 kuisioner yang kembali ke penulis, sehingga data yang digunakan adalah data dari 121 kuisioner. Wawancara dilakukan kepada Kepala BKD, kepala bidang pengendalian, kepala sub bagian kepegawaian, kasubag tata usaha, kasubid pengembangan kompetensi kinerja pegawai, kepala sub bidang kajian kesra dan kepala sub bidang data kepegawaian.



BAB 4 PROFIL ORGANISASI

Bab ini akan menjelaskan mengenai sejarah singkat Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta serta struktur organisasi yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta. 4.1

Sejarah Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta

Undang-Undang Nomor 43 tahun 1999 pasal 34 tentang perubahan atas UndangUndang nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian bahwa untuk kelancaran pelaksanaan manajemen Pegawai Negeri Sipil Daerah dibentuk Badan Kepegawaian Daerah yang merupakan perangkat Daerah. Keputusan Presiden Nomor 159 Tahun 2000 tentang Pedoman Pembentukan Badan Kepegawaian Daerah, bahwa yang dimaksud dengan Badan Kepegawaian Daerah adalah perangkat daerah yang melaksanakan manajemen Pegawai Negeri Sipil dalam membantu tugas pokok Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah. Pembentukan Badan Kepegawaian Daerah

(BKD) Provinsi DKI Jakarta

ditetapkan dengan Peraturan Daerah Provinsi DKI Jakarta Nomor 10 tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah. Badan Kepegawaian Daerah merupakan unsur pendukung tugas Pemerintah Daerah di bidang pengelolaan kepegawaian. BKD dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah dan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya dikoordinasikan oleh Asisten Pemerintahan. Bentuk Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta ditetapkan melalui Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 82 Tahun 2009, yang mempunyai tugas menyelenggarakan pengelolaan kepegawaian daerah.

44



45

4.2

Tugas dan Fungsi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta

Berdasarkan Peraturan Gubernur Nomor 82 Tahun 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Daerah. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana tersebut di atas, Badan Kepegawaian Daerah DKI Jakarta mempunyai fungsi : a.

penyusunan dan pelaksanaan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) BKD;

b.

perumusan kebijakan teknis penyelenggaraan perencanaan, pengadaan, pengembangan, penempatan, promosi, penggajian, kesejahteraan, disiplin, serta pemberhentian pegawai;

c.

penyusunan formasi pegawai;

d.

penyelenggaraan pengadaan dan seleksi calon pegawai;

e.

penyelenggaraan penempatan dan mutasi pegawai;

f.

penyusunan kebijakan pengembangan pegawai termasuk dalam rangka pendidikan dan pelatihan pegawai;

g.

penyelenggaraan penilaian/pengujian dalam rangka deskripsi kompetensi pegawai;

h.

penyelenggaraan konseling kepegawaian;

i.

pembinaan kinerja, disiplin, dan mental spiritual pegawai;

j.

pelayanan, pembinaan dan pengembangan kesejahteraan pegawai;

k.

penyusunan petunjuk teknis administrasi kepegawaian;

l.

penyusunan dan evaluasi peraturan perundang-undangan daerah di bidang kepegawaian;

m.

penyelenggaraan administrasi pemberhentian dan pensiun pegawai;

n.

penegakan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian;

o.

penyediaan, penatausahaan, penggunaan, pemeliharaan dan perawatan prasarana dan sarana kerja;

p.

pengelolaan dokumen dan sistem informasi manajemen kepegawaian daerah;

q.

pemberian dukungan teknis dan administrasi kepegawaian kepada perangkat daerah;

r.

pengelolaan kepegawaian, keuangan, barang, dan ketatausahaan BKD.



46

4.3

Visi dan Misi

Visi adalah rumusan umum mengenai keadaan yang diinginkan oleh sebuah organisasi di masa depan. Visi BKD Provinsi DKI Jakarta dirumuskan untuk mendukung visi dan misi dari Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. Adapun misi dari Pemerintah Provinsi DKI Jakarta yang berkaitan secara langsung dengan tugas pokok dan fungsi BKD adalah “Membangun pemerintahan yang bersih dan transparan serta berorientasi pada pelayanan publik”. Sebagai bentuk upaya untuk mewujudkan misi Pemerintah Provinsi DKI Jakarta tersebut, maka Badan Kepegawaian Daerah merumuskan visi untuk 5 (lima) tahun kedepan yaitu “Terwujudnya SDM Aparatur Pemerintah Provinsi DKI Jakarta yang berjati diri, profesional dan berdaya saing global”. Misi adalah pernyataan tentang hal yang akan dilakukan untuk mewujudkan visi yang telah ditetapkan yang mengacu pada tugas pokok dan fungsi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta. Misi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta dalam Renstra Tahun 2013-2017 adalah sebagai berikut :

Gambar 4.1 Visi dan Misi BKD (Sumber : Dokumen Renstra BKD Tahun 2013-2017)



47

4.4

Struktur Organisasi BKD

Susunan organisasi Badan Kepegawaian Daerah terdiri dari : 

Kepala Badan;



Sekretariat



Bidang Perencanaan dan Pendayagunaan



Bidang Pengembangan



Bidang Kesejahteraan dan Pensiun



Bidang Pengendalian Kepegawaian

pada setiap kota administrasi dan kabupaten administrasi dibentuk Kantor Kepegawaian Kota dan Kantor Kepegawaian Kabupaten Administrasi. Susunan organisasi Badan Kepegawaian Daerah dapat dilihat pada Gambar 4.2.

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah (Sumber : Pemprov.DKI Jakarta, PerGub Prov.DKI Jakarta Nomor 82 Tahun 2009) Universitas Indonesia


48

4.4.1 Bidang Sekretariat Sekretariat melaksanakan tugas administrasi BKD dan memiliki fungsi : a.

pengoordinasian penyusunan rencana kerja dan anggaran (RKA), dokumen pelaksanaan anggaran (DPA) dan rencana strategis BKD;

b.

pelaksanaan monitoring, pengendalian, evaluasi pelaksanaan kegiatan dan dokumen pelaksanaan anggaran (DPA) BKD;

c.

pembinaan dan pengembangan tenaga fungsional dan tenaga teknis BKD;

d.

pelaksanaan pengelolaan kepegawaian, keuangan dan barang BKD;

e.

pelaksanaan kerumahtanggaan dan ketatausahaan BKD;

f.

pelaksanaan publikasi kegiatan dan pengaturan acara BKD;

g.

pemeliharaan dan perawatan serta penatausahaan prasarana dan sarana kerja BKD;

h.

pengoordinasian perencanaan dan penyusunan kebijakan teknis pengelolaan kepegawaian;

i.

pengoordinasian penyusunan laporan (keuangan, kinerja, kegiatan dan akuntabilitas);

Sekretariat terdiri atas : 1.

Subbagian Umum merupakan satuan kerja sekretariat dalam pelaksanaan administrasi umum BKD yang mempunyai tugas : a.

melaksanakan kegiatan surat-menyurat dan kearsipan antara lain meliputi penerimaan,

pencatatan,

pentaklikan,

penomoran,

stempel,

pendistribusian dan pengiriman surat serta penyimpanan, penelurusan dan pemeliharaan arsip; b.

melaksanakan kegiatan pemeliharaan kebersihan, keindahan, keamanan dan ketertiban kantor;

c.

melaksanakan kegiatan pemeliharaan dan perawatan prasarana dan sarana kerja seperti bangunan gedung dan inventaris kantor;

d.

menghimpun, menganalisis dan mengajukan kebutuhan perlengkapan / peralatan / inventaris kantor;

e.

menyelenggarakan penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian perlengkapan/peralatan/inventaris kantor; Universitas Indonesia


49

f.

melaksanakan pengelolaan ruang rapat, dan perpustakaan;

g.

mengelola perlengkapan kantor perlengkapan/peralatan/inventaris kantor;

h.

melaksanakan pblikasi kegiatan upacara dan pengaturan acara BKD;

i.

menyampaikan pencatatan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan penghapusan barang kepada subbagian keuangan untuk dibukukan;

j.

2.

melaksanakan koordinasi penghapusan barang;

Subbagian

Kepegawaian

merupakan

satuan

kerja

sekretariat

dalam

pelaksanaan pengelolaan kepegawaian BKD dan mempunyai tugas : a.

melaksanakan

perencanaan

kebutuhan,

penempatan,

mutasi,

pengembangan, pendidikan dan pelatihan pegawai BKD; b.

melaksanakan monitoring, pembinaan, pengendalian dan pelaporan kinerja dan disiplin pegawai BKD;

c.

melaksanakan pengurusan hak, kesejahteraan, penghargaan, kenaikan pangkat, cuti, dan pensiun pegawai BKD;

d.

menghimpun, mengolah, memelihara, menyajikan data dan informasi serta dokumen kepegawaian BKD;

e.

melaksanakan kegiatan pembinaan dan pengembangan kompetensi pegawai BKD;

f.

mengadakan koordinasi dengan penyelenggara pembinaan rohani pegawai BKD;

g.

menyiapkan pelaksanaan koordinasi pengelolaan kepegawaian oleh unit kerja BKD;

3. Subbagian Program dan Anggaran merupakan satuan kerja sekretariat dalam pelaksanaan tugas program dan anggaran dan mempunyai tugas : a.

menghimpun dan menyusun rencana kerja dan anggaran (RKA) dan dokumen pelaksanaan anggaran (DPA) BKD;

b.

menghimpun dan menyusun rencana strategis BKD;

c.

melaksanakan monitoring, pengendalian, dan evaluasi pelaksanaan kegiatan dan dokumen pelaksanaan anggaran (DPA) BKD oleh unit kerja badan;



50

d.

menerima,

meneliti

kelengkapan

dan

memproses

pengajuan

penerbitan/pencetakan surat perintah membayar (SPM); e.

menyiapkan bahan kebijakan teknis pengelolaan kepegawaian daerah yang terkait dengan subbagian program dan anggaran;

f.

memberikan bimbingan dan konsultasi teknis penyusunan rencana kerja dan anggaran (RKA) dan dokumen pelaksanaan anggaran (DPA), laporan kinerja, laporan kegiatan dan laporan akuntabilitas terhadap unit kerja BKD;

g.

mengoordinasikan penyusunan rencana kerja dan anggaran (RKA) dan dokumen pelaksanaan anggaran (DPA) sekretariat;

4.

Subbagian Keuangan merupakan satuan kerja sekretariat dalam pelaksanaan pengelolaan keuangan BKD dan mempunyai tugas : a.

melaksanakan penatausahaan keuangan BKD;

b.

menerima dan meneliti/ menguji kelengkapan persyaratan tagihan belanja BKD;

c.

menerima, meneliti, kelengkapan dan memproses surat permintaan pembayaran (SPP) yang diajukan oleh bendahara;

d.

menghimpun dan menyusun bahan pertanggungjawaban keuangan;

e.

menghimpun dan menyusun laporan keuangan (realisasi anggaran, neraca, dan catatan atas laporan) BKD;

f.

melaksanakan analisis dan evaluasi nilai dan manfaat aset BKD;

g.

mencatat, membukukan dan menyusun akuntansi aset BKD;

h.

memberikan

bimbingan

dan

konsultasi

teknis

penyusunan

pertanggungjawaban dan laporan keuangan terhadap unit kerja BKD; i.

mengoordinasikan serta memberikan bimbingan dan konsultasi teknis kepada bendahara BKD;

4.4.2 Bidang Perencanaan dan Pendayagunaan Bidang Perencanaan dan Pendayagunaan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan penyusunan rencana kebutuhan dan pendayagunaan pegawai dan memiliki fungsi : Universitas Indonesia


51

a.

pelaksanaan

analisis kebutuhan dan penyiapan bahan pemberian

pertimbangan persetujuan teknis penyusunan dan penetapan formasi; b.

penyelenggaraan rekruitmen calon pegawai;

c.

perencanaan penempatan pegawai;

d.

penyelesaian penetapan calon pegawai menjadi pegawai;

e.

perencanaan pelaksanaan sumpah/janji pegawai;

f.

penyusunan rencana pemindahan dan pendayagunaan pegawai;

g.

pelaksanaan pemantauan, pengendalian dan evaluasi pendayagunaan pegawai;

h.

pelaksanaan

pengangkatan,

pemindahan,

pembebasan

sementara,

pemberhentian, dan administrasi kenaikan jabatan pejabat fungsional; Bidang Perencanaan dan Pendayagunaan terdiri atas : a.

Subbidang Perencanaan Pegawai merupakan satuan kerja bidang perencanaan dan pendayagunaan dalam pelaksanaan analisis perencanaan kebutuhan pegawai dan mempunyai tugas : a.

melaksanakan analisis kebutuhan pegawai;

b.

memproses

penetapan

formasi

pegawai

setelah

memperoleh

pertimbangan dari Kementrian Pendayagunaan Aparatur Pegawai (Kementrian PAN); c.

menyusun peta kebutuhan pegawai;

d.

memonitor, mengendalikan dan mengevaluasi peta kebutuhan pegawai SKPD/UKPD berkoordinasi dengan satuan kerja Biro Organisasi dan Tatalaksana Sekretariat Daerah;

e.

memberikan bimbingan dan konsultasi teknis pelaksanaan analisis kebutuhan pegawai pada SKPD/UKPD berkoordinasi dengan satuan kerja Biro Organisasi dan Tatalaksana Sekretariat Daerah;

f.

melaksanakan monitoring, pengendalian dan pembinaan pegawai tidak tetap;

b.

Subbidang Penerimaan dan Pendayagunaan Pegawai merupakan satuan kerja Bidang Perencanaan dan Pendayagunaan dalam pelaksanaan penerimaan dan pendayagunaan pegawai dan mempunyai tugas : Universitas Indonesia


52

a.

menyiapkan pelaksanaan seleksi penerimaan calon pegawai;

b.

memproses pengangkatan calon pegawai;

c.

menyelesaikan pengangkatan calon pegawai menjadi pegawai;

d.

merencanakan dan melaksanakan sumpah/janji pegawai;

e.

melaksanakan penempatan dan pendayagunaan pegawai;

f.

mengusulkan penerbitan kartu identitas kepegawaian;

g.

melaksanakan monitoring dan pengendalian pegawai pada SKPD/UKPD yang menerapkan pola pengelolaan keuangan badan layanan umum daerah (PPK-BLUD);

h.

melaksanakan monitoring pengendalian dan evaluasi pendayagunaan pegawai pada SKPD/UKPD;

c.

Subbidang Mutasi merupakan satuan kerja Bidang Perencanaan dan Pendayagunaan dalam proses mutasi pegawai dan mempunyai tugas : a.

menyusun rencana mutasi pegawai daerah;

b.

memproses, memantau, dan mengevaluasi pelaksanaan mutasi pegawai daerah (internal dan/atau antar SKPD/UKPD);

c.

melaksanakan

proses

pengangkatan,

pemindahan,

pembebasan

sementara, pemberhentian, dan administrasi kenaikan jabatan pejabat fungsional; d.

memproses mutasi pegawai dari dan ke Pemerintah Daerah;

e.

mengevaluasi dan mengoordinasikan Tim Penilai Angka Kredit;

4.4.3 Bidang Pengembangan Bidang Pengembangan mempunyai tugas melaksanakan pengembangan pegawai dan memiliki fungsi : a.

penyusunan dan perencanaan pengembangan karier pegawai;

b.

penganalisaan, pembinaan, pengembangan dan evaluasi pejabat;

c.

pembuatan rencana pengisian jabatan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

d.

pelaksanaan koordinasi perencanaan calon peserta, penyusunan kurikulum dan materi serta pengembangan pendidikan dan pelatihan pegawai dengan Universitas Indonesia


53

unit kerja Badan Pendidikan dan Pelatihan dan Biro Organisasi dan Tatalaksana Sekretariat Daerah; e.

penyusunan standar pelaksanaan evaluasi kinerja pegawai;

f.

pelaksanaan proses penetapan indikator kinerja utama pimpinan SKPD dan biro sekretariat daerah;

g.

pelaksanaan proses pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian dari dan dalam jabatan struktural;

h.

pelaksanaan proses pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian dewan direksi/dewan komisaris/badan pengawas Badan Usaha Milik Daerah (BUMD);

i.

penyusunan dan pelaksanaan kebijakan kepangkatan;

Bidang Pengembangan terdiri atas : 1.

Subbidang Pengembangan Karier Pegawai mempunyai tugas : a.

menghimpun, meneliti dan merumuskan bahan perencanaan karier pegawai;

b.

melaksanakan

penelitian

awal

kelengkapan

administrasi

usul

pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian dalam dan dari jabatan struktural; c.

memproses usul pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian dalam dan dari jabatan struktural;

d.

memberikan saran dan pertimbangan pengembangan karier pegawai pada SKPD/UKPD;

e.

merencanakan dan memfasilitasi sidang Badan Pertimbangan Jabatan;

f.

menyelesaikan administrasi sebagai tindak lanjut hasil sidang Badan Pertimbangan Jabatan;

g. 2.

menyelenggarakan pelantikan, penyumpahan dan serah terima jabatan;

Subbidang Kepangkatan merupakan satuan kerja bidang pengembangan dalam pelaksanaan proses kenaikan pangkat dan mempunyai tugas : a.

menyusun kebijakan kenaikan pangkat pegawai;

b.

memproses usul kenaikan pangkat pegawai; Universitas Indonesia


54

c.

mengoordinasikan penyelenggaraan ujian kenaikan pangkat, penyesuaian ijazah dan ujian dinas;

d.

menyusun dan mengelola daftar urut kepangkatan (DUK);

e.

melaksanakan monitoring, pengendalian, bimbingan dan konsultasi teknis daftar urut kepangkatan (DUK) pada SKPD/UKPD;

f.

menyiapkan pelaksanaan sidang Badan Pertimbangan Kepangkatan;

g.

memproses peninjauan masa kerja pegawai;

h.

melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas subbidang kepangkatan.

3.

Subbidang pengembangan kompetensi dan kinerja pegawai merupakan satuan kerja bidang pengembangan dalam pelaksanaan pengembangan kompetensi dan kinerja pegawai dan mempunyai tugas : a. menyusun standar kompetensi pejabat; b. menyusun pertimbangan pengembangan karier pegawai berdasarkan potret kompetensi pegawai; c. menyusun standar pengukuran kinerja pegawai; d. memonitor, mengendalikan, dan mengevaluasi pelaksanaan pengukuran kinerja pegawai; e. melaksanakan

koordinasi

penyusunan

kebutuhan

calon

peserta,

kurikulum dan materi serta pengembangan pendidikan dan pelatihan pegawai; f. merencanakan

dan

memproses

pegawai

yang

diusulkan

untuk

melanjutkan tugas belajar/izin belajar; g. menyusun program penilaian dan evaluasi kinerja pegawai; h. menyusun penetapan indikator kinerja utama Kepala SKPD/UKPD; i. monitoring, mengendalikan dan mengevaluasi pengisian daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) pegawai;



55

4.4.4 Bidang Kesejahteraan dan Pensiun Bidang Kesejahteraan dan Pensiun mempunyai tugas melaksanakan pengurusan kesejahteraan dan pensiun pegawai dan mempunyai fungsi : a.

penyusunan kebijakan peningkatan kesejahteraan pegawai dan keluarganya;

b.

pelaksanaan

evaluasi

kesejahteraan

pegawai

termasuk

pemeliharaan

kesehatan pegawai dan keluarganya; c.

pelaksanaan proses pemberian cuti pegawai;

d.

pengkajian dan pemrosesan pemberian penghargaan dan tanda jasa;

e.

penyusunan kebijakan teknis dan pengoordinasian konseling pegawai;

f.

penyelesaian proses penetapan pensiun pegawai;

Bidang Kesejahteraan dan Pensiun terdiri atas : 1.

Subbidang

Kajian

Kesejahteraan

merupakan

satuan

kerja

Bidang

Kesejahteraan dan Pensiun dalam pelaksanaan kajian kesejahteraan pegawai dan mempunyai tugas : a.

menyusun bahan dan melaksanakan kebijakan

teknis kesejahteran

pegawai dan keluarganya; b.

melaksanakan kajian kelayakan penghasilan pegawai;

c.

melaksanakan evaluasi kesejahteraan pegawai termasuk pemeliharaan kesehatan pegawai dan keluarganya;

d.

menyelesaikan administrasi pemeliharaan kesehatan pegawai;

e.

mengoordinasikan

penyelenggaraan

kegiatan

penunjang

kesehatan/kebugaran pegawai; f.

melaksanakan pengembangan kemitraan dan kerjasama pemeliharaan kesehatan pegawai dan keluarganya;

g.

melaksanakan koordinasi peningkatan pembinaan mental spiritual pegawai;

2.

Subbidang Penghargaan merupakan satuan kerja Bidang Kesejahteraan dan Pensiun dalam pengurusan pemberian penghargaan pegawai dan mempunyai tugas : Universitas Indonesia


56

a.

merumuskan kebijakan pemberian penghargaan kepada pegawai;

b.

menerima, meneliti dan memproses usul pemberian penghargaan dan tanda jasa kepada pegawai;

c.

melaksanakan pengkajian dan evaluasi bentuk dan jenis penghargaan dan tanda jasa kepada pegawai;

d.

menerima, meneliti dan memproses pemberian penunjang kesejahteraan pegawai dan pensiunan pegawai antara lain uang duka wafat, tabungan perumahan, asuransi kesehatan, asuransi jiwa, tabungan pensiun, bantuan musibah kebakaran, uang duka cacat dan tewas, dan penghargaan masa kerja/pejabat;

3.

Subbidang Cuti dan Pensiun merupakan satuan kerja Bidang Kesejahteraan dan Pensiun dalam pengurusan cuti dan pensiun pegawai dan mempunyai tugas : a.

menyusun kebijakan pemberian cuti pegawai;

b.

menerima, meneliti dan memproses penyelesaian penetapan pensiun pegawai;

c.

melaksanakan pengurusan dan penyelesaian pemberian kenaikan pangkat pengabdian;

d.

menyelenggarakan pembekalan bagi pegawai yang menjelang pensiun;

e.

menyelesaikan administrasi pemberian uang tunggu dan bebas tugas menjelang pensiun;

f.

menyelesaikan pemberian pensiun janda/duda pegawai pensiun anak yatim piatu maupun pensiunan pegawai bujangan yang tewas;

g.

menyiapkan bahan kebijakan teknis pengelolaan kepegawaian daerah yang terkait dengan subbidang cuti dan pensiun;

h.

memproses surat pengantar keterangan penghentian pembayaran gaji;

i.

fasilitasi paguyuban pensiunan pegawai daerah;



57

4.4.5 Bidang Pengendalian Kepegawaian Bidang Pengendalian Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan pengendalian kepegawaian dan mempunyai fungsi : a.

penghimpunan, pengkajian dan evaluasi peraturan perundang-undangan kepegawaian daerah;

b.

penyusunan petunjuk teknis pelaksanaan peraturan perundang-undangan kepegawaian daerah;

c.

penyusunan peraturan perundang-undangan daerah (peraturan daerah, peraturan gubernur, dan keputusan gubernur) di bidang kepegawaian;

d.

pemberian saran dan pertimbangan hukum kepegawaian kepada pimpinan dan/atau kepada kepala SKPD/UKPD;

e.

pelaksanaan

sosialisasi

ketentuan

peraturan

perundang-undangan

kepegawaian daerah; f.

pelaksanaan, monitoring, pengendalian dan evaluasi penjatuhan sanksi disiplin pegawai;

g.

pelaksanaan upaya peningkatan disiplin pegawai;

h.

pemberian bimbingan dan konsultasi teknis proses penjantuhan disiplin pegawai pada SKPD/UKPD;

i.

penghimpunan,

pengolahan,

pemeliharaan,

penyajian,

verifikasi

dan

pengembangan data, informasi, dan dokumen kepegawaian; j.

pemrosesan daftar gaji, tunjangan, dan daftar lainnya yang berkaitan dengan kesejahteraan materiil, serta daftar pegawai yang diperlukan dalam rangka melaksanakan pembinaan dan pengembangan pegawai;

k.

pemberian bimbingan dan konsultasi teknis pengelolaan data, informasi dan dokumen kepegawaian pada SKPD/UKPD;

l.

pelaksanaan

pengembangan

sistem

informasi

kepegawaian

daerah

berkoordinasi dengan SKPD yang bertanggung jawab di bidang komunikasi, informasi, dan kehumasan;



58

Bidang Pengendalian Kepegawaian terdiri atas : 1.

Subbidang Peraturan Kepegawaian merupakan satuan kerja Bidang Pengendalian Kepegawaian dalam perencanaan, perumusan, penyusunan dan pembahasan peraturan perundang-undangan kepegawaian daerah dan mempunyai tugas :

a.

melaksanakan perencanaan, perumusan, penyusunan dan pembahasan peraturan perundang-undangan daerah di bidang kepegawaian;

b.

melaksanakan koordinasi, bimbingan atau konsultasi teknis pelaksanaan peraturan perundang-undangan bidang kepegawaian;

c.

menghimpun, mengkaji, dan mengevaluasi peraturan perundangundangan kepegawaian daerah;

d.

menyampaikan saran dan pertimbangan hukum kepegawaian kepada pimpinan dan/atau kepada kepala SKPD/UKPD;

e.

melaksanakan sosialisasi peraturan perundang-undangan kepegawaian daerah;

2.

Subbidang Disiplin Pegawai merupakan satuan kerja Bidang Pengendalian Kepegawaian dalam pembinaan dan pengembangan disiplin pegawai dan mempunyai tugas : a.

melaksanakan pembinaan dan pengembangan disiplin pegawai;

b.

melaksanakan, monitoring, pengendalian dan evaluasi penjatuhan sanksi disiplin pegawai;

c.

memberikan bimbingan dan konsultasi teknis proses penjantuhan disiplin pegawai pada SKPD/UKPD;

d.

memproses administrasi pegawai yang mengajukan permohonan untuk kepentingan perceraian, menjadi anggota parpol, usaha swasta, pejabat negara dan sejenisnya;

e.

melakukan penelitian pelanggaran, dan penjantuhan disiplin pegawai;

f.

memberikan saran dan pertimbangan penjantuhan sanski pelanggaran disiplin pegawai kepada pimpinan;

g.

menyelenggarakan kegiatan upacara kedinasan pemerintah daerah; Universitas Indonesia


59

3.

Subbidang Data Kepegawaian merupakan satuan kerja Bidang Pengendalian Kepegawaian dalam pengelolaan data, informasi dan dokumen kepegawaian dan mempunyai tugas : a.

menghimpun, mengolah, memelihara, menyajikan, verifikasi dan mengembangkan data, informasi dan dokumen kepegawaian;

b.

memproses daftar gaji, tunjangan, dan daftar lainnya yang berkaitan dengan kesejahteraan materiil, serta daftar pegawai yang diperlukan dalam rangka melaksanakan pembinaan dan pengembangan pegawai;

c.

memberikan bimbingan dan konsultasi teknis pengelolaan data, informasi, dan dokumen kepegawaian;

d.

melaksanakan pengembangan sistem informasi kepegawaian daerah berkoordinasi dengan SKPD yang bertanggung jawab di bidang komunikasi, informasi, dan kehumasan;

e.

melaksanakan pencatatan/pengisian data pegawai;

f.

melaksanakan verifikasi gaji dan tunjangan pegawai;

g.

menerima dan meneliti masukan input mutasi data pegawai;

h.

mengoordinasikan dan mengelola Sistem Informasi Kepegawaian;



BAB 5 ANALISIS KEBUTUHAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

Bab ini berisi langkah-langkah yang dilakukan penulis dalam melakukan suatu analisis kebutuhan knowledge management system (KMS), dari metode analisis data, analisis proses-proses knowledge management (KM) berdasarkan metode Fernandez (2010), model knowledge management system, analisis knowledge management system tools dan analisis kebutuhan sistem. 5.1

Metode Analisis Data

Metode yang digunakan untuk menganalisis data hasil kuisioner adalah dengan pendekatan kuantitatif dan deskripsi kualitatif. Pertanyaan pada kuisioner dibagi dalam tujuh bagian yaitu bagian responden tentang data pribadi responden, bagian I tentang infrastruktur KM, bagian II tentang faktor kontingensi, bagian III tentang teknologi KM, bagian IV tentang proses knowledge management, bagian V tentang fasilitas knowledge management dan bagian VI tentang peran serta dalam forum komunikasi. Pada bagian I dan bagian II responden memilih salah satu dari dua jawaban dihitung jumlahnya dan dilakukan prosentase setiap jawaban. Bagian III responden dapat memilih lebih dari 1 (satu) jawaban, dan hasil tiap jawaban dihitung jumlahnya dan dilakukan prosentase setiap jawaban. Bagian IV menggunakan skala linkert, dimana nilai untuk masing-masing jawaban dapat dilihat pada Tabel 5.1 berikut. Tabel 5.1 Pembobotan nilai skala linkert Skala Linkert

Bobot Nilai

Sangat Setuju

5

Setuju

4

Ragu – Ragu

3

Tidak Setuju

2

Sangat Tidak Setuju

1

60



61

Penulis menggunakan kuisioner untuk memetakan proses-proses knowledge management yang diperlukan dalam penelitian ini. Mengenai draft kuisioner dan pemetaan kuisioner dapat dilihat pada lampiran B dan lampiran C. Dari kuisioner yang disebar ke semua pegawai BKD yang berada di gedung Balaikota, ada 121 kuisioner yang kembali ke penulis, sehingga data yang digunakan adalah data dari 121 kuisioner. Wawancara juga dilakukan kepada Kepala BKD, kepala bidang pengendalian, kepala sub bagian kepegawaian, kepala sub bagian tata usaha, kepala sub bidang pengembangan kompetensi kinerja pegawai, kepala sub bidang kajian kesra dan kepala sub bidang data kepegawaian. Mengenai isi transkrip dapat dilihat pada lampiran A. 5.2

Identifikasi Faktor Kontingensi

Identifikasi faktor kontingensi dilakukan dengan melihat karakteristik tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi dan karakteristik lingkungan. 5.2.1 Analisis Karakteristik Tugas Analisis karakteristik tugas yang dilakukan di BKD dibagi menjadi dua parameter yaitu ketidakpastian tugas (task uncertainty) dan ketergantungan tugas (task interdependence). Pertanyaan terkait ketidakpastian tugas (task uncertainty) adalah

pertanyaan

bagian

II

nomor

1,

sedangkan

pertanyaan

terkait

ketergantungan tugas adalah pertanyaan bagian II nomor 2. Hasil tabulasi ketidakpastian tugas (task uncertainty) berdasarkan data responden, diperoleh informasi bahwa 75,21% dari responden menjawab rendah dan 24,79% dari responden menjawab tinggi. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa ketidakpastian tugas (task uncertainty) di dalam organisasi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta adalah rendah. Hasil tabulasi untuk ketidakpastian tugas (task uncertainty) dapat dilihat pada Tabel 5.2 di bawah ini.



62

Tabel 5.2 Task Uncertainty Task Uncertainty Kategori

Jumlah

Prosentase (%)

Rendah/Sedikit

91

75,21

Tinggi/Sering

30

24,79

121

100

Total

Dari hasil Tabel 5.2 di atas dapat dihasilkan chart sebagai berikut :

Task Uncertainty 24,79%

Rendah/Sedikit Tinggi/Sering 75,21%

Gambar 5.1 Task Uncertainty Hasil untuk tabulasi ketergantungan tugas (task interdependence) berdasarkan data kuisioner responden, diperoleh informasi bahwa 43,80% dari responden menjawab rendah dan 56,20% dari responden menjawab tinggi. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa ketergantungan tugas (task interdependence) di dalam organisasi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta adalah tinggi. Hasil tabulasi untuk ketegantungan tugas (task interdependence) dapat dilihat pada Tabel 5.3 di bawah ini. Tabel 5.3 Task Interdependence Task Interdependence Prosentase Kategori Jumlah (%) Rendah/Sedikit 53 43,80 Tinggi/Sering Total

68

56,20

121

100

Dari hasil Tabel 5.3 di atas dapat dihasilkan chart sebagai berikut : Universitas Indonesia


63

Task Interdependence

43,80%

Rendah/Sedikit Tinggi/Sering

56,20%

Gambar 5.2 Task Interdependence 5.2.2 Analisis Karakteristik Pengetahuan Analisis karakteristik pengetahuan yang dilakukan di BKD dibagi menjadi dua parameter yaitu kecenderungan eksplisit atau tacit dan kecenderungan prosedural atau deklaratif. Pertanyaan terkait kecenderungan eksplisit atau tacit adalah pertanyaan bagian II nomor 4, sedangkan pertanyaan terkait kecenderungan prosedural atau deklaratif adalah pertanyaan bagian II nomor 3. Hasil tabulasi kecenderungan pengetahuan eksplisit atau tacit berdasarkan data kuisioner responden, diperoleh informasi bahwa 93,39% dari responden menjawab langsung atau tacit dan 6,61% dari responden menjawab media atau eksplisit. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa pegawai di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta melakukan kegiatan berbagi pengetahuan secara langsung atau tacit. Hasil tabulasi untuk kecenderungan eksplisit atau tacit dapat dilihat pada Tabel 5.4 di bawah ini. Tabel 5.4 Tacit/Explicit Tacit/Explicit Kategori Tacit Explicit Total

Jumlah

Prosentase (%)

113

93,39

8

6,61

121

100

Dari hasil Tabel 5.4 di atas dapat dihasilkan chart sebagai berikut :



64

Tacit/Explicit 6,61%

Tacit Explicit

93,39%

Gambar 5.3 Tacit/Explicit Hasil untuk tabulasi kecenderungan prosedural atau deklaratif berdasarkan data kuisioner responden, diperoleh informasi bahwa 19,83% dari responden menjawab rumus/formulasi (deklaratif) dan 80,17% dari responden menjawab prosedural. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa pegawai di BKD Provinsi DKI Jakarta dalam melaksanakan pekerjaannya berdasarkan prosedural. Hasil tabulasi untuk tingkat kecenderungan prosedural atau deklaratif dapat dilihat pada Tabel 5.5. Tabel 5.5 Declarative/Procedural Declarative/Procedural Kategori

Jumlah

Prosentase (%)

Formulasi

24

19,83

Prosedur

97

80,17

121

100

Total

Dari hasil Tabel 5.5 di atas dapat dihasilkan chart sebagai berikut:

Declarative/Procedural 19,83%

Formulasi Prosedur 80,17%

Gambar 5.4 Declarative/Procedural Universitas Indonesia


65

5.2.3 Analisis Karakteristik Organisasi Untuk melihat karakteristik organisasi dapat dilihat dari ukuran organisasi, strategi bisnis dan karakteristik lingkungan organisasi. 5.1.3.1 Ukuran Organisasi Menurut Richard L.Daft (2013) dalam bukunya yang berjudul Organizational Theory and Design bahwa organisasi yang bersifat regional dan organik termasuk kategori organisasi kecil, sedangkan organisasi yang bersifat global dan mekanistik termasuk kategori organisasi besar. Menurut Kusdi (2009) organisasi organik dicirikan oleh formalisasi rendah dan sentralisasi rendah, sedangkan organisasi mekanistik dicirikan oleh formalisasi tinggi dan sentralisasi tinggi. BKD Provinsi DKI Jakarta mempunyai tugas khususnya di bidang pengelolaan kepegawaian daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. BKD mempunyai struktur organisasi dengan jenis desentralisasi dan mempunyai formalisasi rendah dimana pemberian perintah, bimbingan dan pengawasan terhadap pegawai dilakukan secara langsung oleh pimpinan, sehingga ukuran organisasi BKD dikategorikan ke dalam ukuran organisasi kecil. Hal ini didukung juga dengan hasil wawancara dengan Kepala BKD, kepala bidang pengendalian dan kepala sub bagian kepegawaian bahwa ukuran organisasi BKD dikategorikan ke dalam ukuran organisasi kecil. 5.1.3.2 Strategi Bisnis Organisasi Hasil wawancara yang dilakukan terhadap Kepala BKD, kepala bidang pengendalian kepegawaian dan kepala subbagian kepegawaian, didapatkan strategi bisnis yang diterapkan pada BKD. Strategi bisnis tersebut adalah differentiation, dimana BKD mempunyai tugas menyelenggarakan pengelolaan kepegawaian daerah dan layanan kepegawaian serta BKD harus memberikan pelayanan yang terbaik dan memberikan nilai lebih bagi pegawai



66

5.2.4

Karakteristik Lingkungan Organisasi

Tingkat environmental uncertainty adalah tingkat pengaruh pihak luar terhadap organisasi (Fernandez, 2010). Karakteristik lingkungan organisasi bisa dilihat salah satunya adalah kebijakan dan peraturan pemerintah, kondisi ekonomi. Sebagai salah satu eselon II di Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, BKD mempunyai tugas menyelenggarakan pengelolaan kepegawaian daerah dan layanan kepegawaian. Tugas dan pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai BKD cenderung sama sepanjang tahunnya memberikan layanan yang sama yaitu di bidang kepegawaian dan tidak ada persaingan bisnis. Hal ini didukung hasil wawancara dengan kepala sub bidang kajian kesra bahwa lingkungan organisasi kondusif dan pegawai BKD sudah mengetahui tugas pokok dan fungsinya masing-masing. 5.3

Identifikasi proses KM berdasarkan faktor kontingensi

Berdasarkan hasil identifikasi nilai-nilai dari faktor kontingensi di atas maka dapat disimpulkan hasil penilaian pada Tabel 5.6 di bawah ini. Tabel 5.6 Hasil Penilaian Faktor Kontingensi Faktor Kontingensi

Penilaian

Task Uncertainty

Low

Task Interdependence

Low

Tacit/Explicit

Tacit

Declarative/Procedural

Procedural

Ukuran Organisasi Strategi Bisnis

Small Differentiation

Environmental Uncertainty

Low

Dengan menggunakan tabel penilaian faktor kontingensi Fernandez (2010), hasil penilaian faktor kontingensi yang diperoleh kemudian dimasukkan ke dalam tabel faktor kontingensi seperti pada Tabel 5.7 di bawah ini.



67

Tabel 5.7 Tabel Faktor Kontingensi

5.4

Melakukan Prioritas Proses KM yang Dibutuhkan

Tahap selanjutnya adalah dilakukan prioritas terhadap proses-proses knowledge management berdasarkan kesesuaian dengan masing-masing faktor kontingensi yang ada, yang dilakukan dengan memberikan nilai faktor kontingensi, seperti pada Tabel 5.8. Pemberian nilai dilakukan dengan ketentuan, nilai yang tidak sesuai bernilai “No” , nilai yang sesuai atau diberi tanda yang berbeda dengan dua kemungkinan bernilai “Ok”. Sedangkan nilai yang sesuai atau diberi tanda yang berbeda dengan satu kemungkinan bernilai “Yes”. Pemberian nilai juga dilakukan dengan ketentuan, "Yes” diberi nilai 1, “Ok” diberi nilai 0,5 dan “No” diberi nilai 0.



68

Tabel 5.8 Analisis Kebutuhan Proses KM

Dari Tabel 5.8 tersebut didapatkan hasil kumulatif untuk setiap proses KM. Kemudian dengan melihat prosentase skor dari maksimal skor yang bisa didapatkan maka kemudian didapatkan portfolio prioritas kebutuhan proses KM sebagaimana bisa dilihat pada Tabel 5.9. Tabel 5.9 Portfolio Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi Faktor Kontingensi Combination Socialization for K.Discovery Socialization for K.Sharing Exchange Externalization Internalization Direction Routines

Skor Kumulatif 4

Maksimal Prosentase Peringkat Skor (%) 6 66,67 4

4,5

6,5

69,23

3

5

6

83,33

1

4 4,5 3,5 3 3

6 5,5 5,5 6 6

66,67 81,82 63,64 50,00 50,00

5 2 6 7 8

Dari Tabel 5.9 terlihat bahwa proses KM yang paling dibutuhkan pada organisasi BKD Provinsi DKI Jakarta adalah socialization for knowledge sharing, externalization, socialization for knowledge discovery, combination dan exchange, sedangkan 3 untuk (tiga) proses KM posisi terbawah adalah internalization, routines dan direction. Universitas Indonesia


69

5.5

Identifikasi Proses KM yang Sudah Ada

Untuk mengidentifikasikan pemanfaatan proses KM yang berjalan di dalam Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta digunakan metode kuisioner. Pertanyaan terkait identifikasi proses KM yang sudah ada adalah pertanyaan pada bagian IV. Pemanfaatan proses KM saat ini dapat dilihat pada Gambar 5.5. 80% 78% 76% 74% 72% 70% 68% 66% 64% 62% 60% 58%

78,35%

78,35% 76,36%

77,69%

76,20%

73,22%

71,90% 65,95%

Gambar 5.5 Kecenderungan proses KM yang sudah ada Dari nilai-nilai prosentase pemanfaatan proses-proses KM di dalam organisasi kemudian didapatkan portfolio kecenderungan pemanfaatan proses KM yang sudah ada yang dapat dilihat pada Tabel 5.10. Tabel 5.10 Portfolio Kecenderungan proses KM yang sudah ada Proses KM Kombinasi Sosialisasi untuk Knowledge Sharing Sosialisasi untuk Knowledge Discovery Eksternalisasi Internalisasi Exchange Routines Direction

Skor Maksimal Prosentase Peringkat Kumulatif Skor (%) 3,92 5 78,35 1 3,82

5

76,36

4

3,92

5

78,35

2

3,60 3,81 3,30 3,88 3,66

5 5 5 5 5

71,90 76,20 65,95 77,69 73,22

7 5 8 3 6



70

Seperti yang terlihat pada Tabel 5.10 diatas, maka dapat disimpulkan bahwa proses KM yang cenderung dimanfaatkan pada unit BKD Provinsi DKI Jakarta adalah kombinasi, sosialisasi untuk knowledge discovery, routines, sosialisasi untuk knowledge sharing dan internalisasi, sedangkan untuk 3 (tiga) proses KM posisi terbawah adalah direction, eksternalisasi dan exchange. 5.6

Identifikasi Proses KM Tambahan yang Dibutuhkan

Pada tahapan ini dilakukan untuk mengetahui identifikasi proses KM tambahan yang akan dikembangkan. Proses identifikasi proses KM tambahan dilakukan dengan menggunakan hasil dari proses KM berdasarkan faktor kontingensi yang bisa dilihat pada Tabel 5.9 dan Tabel 5.10 hasil dari pemetaan kecenderungan proses KM yang sudah ada saat ini. Dalam menentukan proses-proses KM mana saja yang dibutuhkan untuk dikembangkan di BKD Provinsi DKI Jakarta, penulis kemudian membuat aturan seperti yang dilakukan dalam penelitian Moh. Bayu Teguh Santoso sebagai berikut : a)

Untuk masing-masing informasi, baik informasi hasil proses KM berdasarkan faktor kontingensi (Tabel 5.9) dan informasi hasil kecenderungan proses KM yang sudah ada (Tabel 5.10), penulis mengklasifikasikan setiap peringkat ke dalam kategori tinggi atau rendah. Prioritas dikatakan tinggi jika berada didalam 5 (lima) peringkat puncak, sementara dikatakan rendah jika tidak masuk didalam peringkat 5 puncak yang juga berarti berada di 3 (tiga) posisi terendah.

b) Kemudian penulis mendefinisikan 4 (empat) kategori prioritas pengembangan berikut

dengan

tindakan

yang

diambil

dari

masing-masing

hasil

pengembangan yang dapat dilihat pada Tabel 5.11.



71

Tabel 5.11 Pemetaan Prioritas ke Tindakan Prioritas 1 2 3 4

Tindakan Prioritas pertama pengembangan Dikembangkan setelah prioritas pertama dikembangkan Dikembangkan jika sumber daya tersedia Tidak dikembangkan

Dari Tabel 5.11 dapat disimpulkan bahwa untuk proses KM yang memiliki prioritas bernilai 1 (satu) sampai dengan 3 (tiga) akan dikembangkan dengan mempertimbangkan beberapa hal, sedangkan jika prioritas bernilai 4 (empat), proses KM tersebut tidak dikembangkan. c) Kemudian penulis mendefinisikan pemetaan dari pengklasifikasian tinggi rendah dari kedua informasi tabel tersebut ke dalam tabel pemetaan prioritas. Hasil pemetaan tabel prioritas pengembangan proses KM dapat dilihat pada Tabel 5.12. Tabel 5.12 Pemetaan Prioritas pengembangan proses KM tambahan Prioritas kebutuhan Proses KM berdasarkan faktor kontingensi Tinggi Tinggi Rendah Rendah

Tingkat Kecenderung an Proses KM Saat ini Rendah Tinggi Tinggi Rendah

Prioritas Pengemba ngan 1 2 3 4

Berdasarkan Tabel 5.12 dapat dijelaskan bahwa : 

Jika kebutuhan proses KM adalah tinggi dan kecenderungan pemanfaatan saat ini rendah, maka proses-proses tersebut menjadi prioritas pengembangan pertama.



72 

Jika kebutuhan proses KM adalah tinggi dan kecenderungan pemanfaatan saat ini tinggi, maka proses-proses tersebut menjadi prioritas selanjutnya untuk dikembangkan (prioritas kedua).



Jika kebutuhan proses KM adalah rendah dan kecenderungan pemanfaatan saat ini tinggi, maka proses-proses tersebut menjadi prioritas pengembangan selanjutnya jika sumber daya tersedia (priritas ketiga).



Jika kebutuhan proses KM adalah rendah dan kecenderungan pemanfaatan saat ini rendah, maka proses-proses tersebut menjadi prioritas pengembangan terakhir (keempat).

Berdasarkan aturan yang disebutkan diatas kemudian penulis melakukan klasifikasi setiap proses KM yang didapat dari pembahasan sebelumnya, yakni hasil proses KM berdasarkan faktor kontingensi yang dapat dilihat pada Tabel 5.9 dan informasi hasil kecenderungan proses KM yang sudah ada yang dapat dilihat pada Tabel 5.10, kemudian dilakukan pemetaan yang hasilnya dapat dilihat pada Tabel 5.13. Tabel 5.13 Hasil pemetaan identifikasi proses KM tambahan Prioritas kebutuhan Tingkat proses KM kencederungan Prioritas Proses KM berdasarkan proses KM Saat pengembangan faktor ini kontingensi Kombinasi Tinggi Tinggi 2 Sosialisasi untuk Knowledge Tinggi Tinggi 2 Sharing Sosialisasi untuk Knowledge Tinggi Tinggi 2 Discovery Eksternalisasi Tinggi Rendah 1 Internalisasi Rendah Tinggi 3 Exchange Tinggi Rendah 1 Routines Rendah Tinggi 3 Direction Rendah Rendah 4



73

Tabel 5.14 Prioritas pengembangan proses KM tambahan Prioritas Pengembangan

KM Proses

2 2 3 1 2 1 3 4

Sosialisasi untuk knowledge discovery Kombinasi Internalisasi Eksternalisasi Sosialisasi untuk knowledge sharing Exchange Routines Direction

KM Activity Discovery Capture Sharing Application

Berdasarkan Tabel 5.14, dapat ditentukan prioritas pengembangan knowledge management system dimana urutan proses pemgembangan adalah sebagai berikut. Pertama, proses-proses KM yang diutamakan untuk dikembangkan lebih lanjut adalah proses eksternalisasi dan exchange. Kemudian dilanjutkan dengan proses sosialisasi untuk knowledge discovery, kombinasi, sosialisasi untuk knowledge sharing, internalisasi dan routines. Direction menjadi prioritas terakhir dalam pengembangan knowledge management system. 5.7

Analisis Infrastruktur KM

Analisis infrastruktur KM yang dilihat pada tahap ini adalah budaya organisasi, struktur organisasi, infrastruktur teknologi informasi, pengetahuan umum dan lingkungan fisik. 5.7.1 Budaya Organisasi Analisis mengenai budaya organisasi pada BKD Provinsi DKI Jakarta yang berkaitan dengan KM diperoleh melalui kuisioner dan wawancara. Dengan menggunakan kuisioner, penulis memetakan bagaimana budaya yang ada pada BKD. Berdasarkan kuisioner diperoleh beberapa indikasi diantaranya tentang tingkat kepentingan pengetahuan, tingkat kepentingan manajemen pengetahuan dan tingkat kebutuhan akan sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system). Pertanyaan terkait tingkat kepentingan pengetahuan adalah pertanyaan bagian I nomor 1, pertanyaan terkait tingkat kebutuhan manajemen Universitas Indonesia


74

pengetahuan adalah pertanyaan bagian I nomor 2, sedangkan pertanyaan terkait tingkat kebutuhan akan sistem manajemen pengetahuan adalah pertanyaan bagian I nomor 4. Hasil tabulasi untuk kepentingan pengetahuan dapat dilihat pada Tabel 5.15 berikut. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa seluruh responden di dalam unit kerja BKD menyatakan bahwa pengetahuan merupakan sebuah aset yang penting dalam pekerjaannya. Tabel 5.15 Kepentingan pengetahuan Kepentingan pengetahuan Kategori Penting Tidak penting Total

Jumlah

Prosentase (%)

121

100,00

0

0,00

121

100

Dari hasil Tabel 5.15 di atas dapat dihasilkan gambar sebagai berikut :

Kepentingan pengetahuan

Penting Tidak penting 100,00%

Gambar 5.6 Tingkat kepentingan pengetahuan

Hasil tabulasi untuk kebutuhan pengelolaan pengetahuan dapat dilihat pada Tabel 5.16 berikut. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa seluruh responden di dalam unit BKD menyatakan bahwa perlu dilakukan pengelolaan terhadap pengetahuan yang ada di BKD.



75

Tabel 5.16 Kebutuhan pengelolaan KM Kebutuhan pengelolaan KM Kategori Perlu Tidak perlu Total

Jumlah

Prosentase (%)

121

100,00

0

0,00

121

100

Dari hasil Tabel 5.16 di atas dapat dihasilkan gambar sebagai berikut :

Kebutuhan pengelolaan KM 0,00%

Perlu Tidak perlu 100,00%

Gambar 5.7 Tingkat kebutuhan pengelolaan KM Hasil tabulasi untuk kebutuhan knowledge management system (KMS) dapat dilihat pada Tabel 5.17 berikut. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa responden di dalam unit BKD, 96,69% menyatakan bahwa pegawai membutuhkan adanya KMS

di

BKD, sedangkan 3,31%

menyatakan pegawai

tidak

membutuhkan adanya KMS di BKD. Kesimpulan dari hasil kuisioner adalah bahwa di dalam unit organisasi BKD Provinsi DKI Jakarta dibutuhkan adanya knowledge management system (KMS). Tabel 5.17 Kebutuhan KMS Kebutuhan adanya KMS Prosentase Kategori Jumlah (%) Perlu 117 96,69 Tidak perlu Total

4

3,31

121

100

Dari hasil Tabel 5.17 di atas dapat dihasilkan gambar sebagai berikut : Universitas Indonesia


76

Kebutuhan KMS 3,31%

Perlu Tidak perlu

96,69%

Gambar 5.8 Tingkat kebutuhan adanya KMS Dalam penerapan knowledge management, membuat orang berpatisipasi dalam kegiatan berbagi pengetahuan merupakan hal yang paling berat. Hal-hal yang bisa dilakukan untuk membuat budaya organisasi dapat melalui pemahaman nilai dari kegiatan knowledge management, dukungan dari pihak manajerial untuk proses knowledge management di semua level, pemberian reward dalam proses berbagi pengetahuan dan dukungan untuk melakukan interaksi dalam proses menciptakan dan berbagi pengetahuan. Mengenai dukungan atau komitmen dari pihak pimpinan untuk proses pengelolaan pengetahuan. Penulis mengadakan wawancara dengan Kepala BKD Provinsi DKI Jakarta dan Kepala Bidang Pengendalian kepegawaian untuk mendapatkan informasi mengenai komitmen terkait pengelolaan pengetahuan. Hasil wawancara didapatkan juga bahwa Kepala BKD Provinsi DKI Jakarta sebagai pimpinan organisasi menyatakan harus memberikan dukungan atau komitmen terhadap pengelolaan pengetahuan di BKD, dan juga saat ini proses untuk mendapatkan pengetahuan sudah didukung oleh organisasi dengan memberikan kesempatan kepada pegawai untuk mengikuti pelatihan, pendidikan, seminar, tugas belajar untuk pegawai yang akan melanjutkan studi. Selain dukungan komitment diperlukan juga faktor regulasi dan kebijakan, karena itu dalam pelaksanaan implementasi KMS ini selain dari sisi teknologi, perlu adanya regulasi dan kebijakan dalam pelaksanaan KMS. Kebijakan ini dibuat mengikat, sehingga memaksa pegawai untuk melakukannya



77

5.7.2 Struktur Organisasi Atribut sturktur organisasi di unit BKD Provinsi DKI Jakarta yang digali informasinya, antara lain mengenai struktur hierarki organisasi, community of practices. Informasi mengenai struktur hierarki organisasi didapatkan dengan melakukan observasi terhadap unit kerja BKD Provinsi DKI Jakarta. Hasil observasi adalah bahwa struktur organisasi BKD Provinsi DKI Jakarta adalah hierarki organisasi dengan jenis desentralisasi. Hal ini disebabkan adanya pelimpahan wewenang dan pembuatan

keputusan

kepada

ringkatan-tingkatan

yang

lebih

rendah.

Pendelegasian wewenang tersebut dituangkan dalam surat Keputusan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta nomor 66 tahun 2012 tanggal 3 Mei 2012 tentang Pendelegasian wewenang. Bagan struktur Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta dapat dilihat pada Gambar 4.2. Berdasarkan hasil kuisioner juga, didapatkan bahwa semua responden bersedia untuk ikut berpatisipasi aktif jika dibentuk suatu forum komunikasi sesuai dengan tugas dan fungsinya. Peran yang akan dilakukan diantaranya dapat dilihat pada Tabel 5.18 berikut di bawah ini. Tabel 5.18 Prosentase peran aktif pegawai dalam forum komunikasi Peran Aktif

Prosentase (%)

Memberi arahan dan masukan

33,88

Peran aktif membagi pengetahuan melalui lisan

44,63

Peran aktif membagi pengetahuan melalui tulisan

38,84

Peran aktif mendapatkan pengetahuan dalam pertemuan langsung

58,68

Peran aktif mendapatkan pengetahuan dengan membaca dokumen

54,55

Peran lainnya

2,48

Berdasarkan hasil kuisioner pada Tabel 5.18 maka terlihat bahwa semua pegawai BKD bersedia untuk ikut berperan dalam suatu forum komunikasi atau komunitas berbagi pengetahuan sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing. Dari Universitas Indonesia


78

tabel diatas terlihat bahwa sebanyak 58,68% pegawai memilih untuk ikut serta berperan aktif mendapatkan pengetahuan dalam pertemuan langsung. 5.7.3 Infrastruktur Teknologi Informasi Pada tahapan ini bertujuan untuk mengetahui atribut-atribut dari infrastuktur teknologi informasi yang mempunyai hubungan dengan sistem manajemen pengetahuan. Untuk infrastruktur teknologi informasi, data diperoleh dengan metode observasi dan wawancara dimana atribut yang dianalisa adalah reach, depth, richness dan aggregation. Atribut reach atau berhubungan dengan akses dan koneksi, setiap pegawai di lingkungan BKD yang memiliki komputer terhubung dengan jaringan internet dan intranet melalui kabel maupun nirkabel. Jaringan intranet menghubungkan antar bidang-bidang di BKD. Attribut depth atau melihat bandwidth yang disediakan oleh BKD Provinsi DKI Jakarta. BKD saat ini sudah memiliki jaringan intranet dan internet. Jaringan intranet ini menggunakan topologi jaringan LAN pada BKD

dengan

menggunakan ethernet 100Base-T (IEEE 802.3) dengan kecepatan transfer data mencapai 100 Mbps. Untuk jaringan internet, bandwith yang disediakan sebesar 20Mbps. Lebar bandwith ini digunakan mengakses internet dan aplikasi berbasis web. Sedangkan backbone jaringan digunakan kabel fiber optic sebagai pusat lintas data. Atribut richness atau melihat keragaman data dan informasi yang dimiliki oleh BKD, diantaranya data pegawai, data kenaikan pangkat, data pendidikan, dan data-data yang terkait dengan kepegawaian. Selain data kepegawaian ada juga dokumen SOP, dokumen laporan, dokumen penggajian, laporan hasil kegiatan, dan lain-lain. Atribut aggregation atau melihat kepada repositori yang ada di BKD. Terdapat 2 (dua) jenis repositori yang dimiliki oleh BKD Provinsi DKI Jakarta, yaitu repositori elektronik dan repositori non-elektronik. Repositori elektronik yang digunakan adalah server yang digunakan untuk menyimpan data, informasi Universitas Indonesia


79

bersifat elektronik dan dokumen elektronik yang ada di BKD pada umumnya, sedangkan untuk repositori non-elektronik digunakan filling kabinet. Topologi jaringan yang dimiliki oleh BKD dapat dilihat pada Gambar 5.9. Perangkat infrastruktur TIK di BKD, terdiri dari 3 (tiga) server yang disimpan di Dinas Komunikasi Informatika dan Kehumasan Provinsi DKI Jakarta, 11 (sebelas) scanner, 8 (delapan) access point dan 100 (seratus) komputer. Untuk urusan keamanan jaringan, Dinas Komunikasi Informatika dan Kehumasan Provinsi DKI Jakarta selaku pengelola jaringan komputer yang berwenang untuk mengamankan jaringan komputer dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Untuk akses ke jaringan publik dilengkapi dengan firewall internal dan eksternal sebagai daerah DMZ (Demilitarized Zone), memasang network IDS (Intrusion Detection System), menggunakan jaringan private VLAN (Virtual Local Area Network) untuk berkomunikasi secara lokal dan memasang antivirus pada server dan setiap komputer client. Internet

Gedung Balaikota DKI

Client

DMZ

Firewall

Home/mobile user

Firewall K3 Jakarta Pusat

Data Center Dinas Kominfomas Lt. 3

Mainframe

K3 Jakarta Barat

Kantor Kepegawaian Kota/ Kabupaten Administrasi Telco

K3 Jakarta Selatan

K3 Jakarta Timur Bidang Pengendalian Bidang Bd. Kesejahteraan Bd. Perencanaan dan Bidang Kepegawaian Pengembangan dan Pensiun Pendayagunaan Sekretariat

BKD Provinsi DKI Jakarta Lt.20 dan 21 UPT PPKP/ UPT Binroh Assessment Center

K3 Jakarta Utara

K3 Kep. Seribu

Gambar 5.9 Topologi Jaringan BKD Provinsi DKI Jakarta (Sumber : BKD Provinsi DKI Jakarta)



80

5.7.4 Pengetahuan Umum Pengetahuan umum dari organisasi terkait pengetahuan yang dimiliki baik dalam bentuk tacit knowledge maupun explicit knowledge. Lokasi penyimpanan pengetahuan di BKD terbagi menjadi 3 (tiga) bagian yaitu people, artifact dan organizational entities (Fernandez, 2010). 5.7.4.1 People Pengetahuan umum yang tersimpan pada pegawai selama bekerja di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta merupakan salah satu aset bagi organisasi. Hal ini didukung hasil wawancara dengan Kepala BKD bahwa pengetahuan merupakan aset yang penting di dalam organisasi BKD dan juga harus dikelola dan dikembangkan. Pengetahuan umum yang tersimpan pada pegawai BKD adalah sebagai berikut :



81

Tabel 5.19 Pengetahuan Tacit Bagian/Bidang di BKD

Sekretariat

Perencanaan dan Pendayagunaan

Pengembangan

Kesejahteraan dan Pensiun

Pengetahuan Tacit Pengetahuan mengenai anggaran Pengetahuan mengenai pengadaan barang dan jasa Pengetahuan mekanisme distribusi barang Pengetahuan pengaduan keluhan pegawai Pengetahuan pembuatan RKA, DPA dan Renstra Pengetahuan proses pembuatan laporan kegiatan Pengetahuan proses pengadaan pegawai Pengetahuan proses pembuatan karis/karsu Pengetahuan proses penempatan pegawai Pengetahuan penyelesaian penetapan CPNS menjadi PNS Pengetahuan proses pengangkatan, pemindahan, pembebasan sementara, pemberhentian, dan administrasi kenaikan jabatan fungsional. Pengetahuan proses penilaian jabatan Pengetahuan proses analisis jabatan Pengetahuan proses pembuatan SK kenaikan pangkat pegawai Pengetahuan proses pembuatan SKP Pejabat Pengetahuan proses pemberhentian dan pemensiunan pegawai Pengetahuan proses kajian kelayakan penghasilan pegawai Pengetahuan penyelesaian pemberian kenaikan pangkat pengabdian Pengetahuan proses pemberian penghargaan dan tanda jasa Pengetahuan proses pemberian cuti pegawai Pengetahuan proses penyiapan peraturan bidang kepegawian

Pengendalian Kepegawaian

Pengetahuan proses penjatuhan sanksi disiplin pegawai Pengetahuan pengolahan data kepegawaian Pengetahuan pemrosesan daftar gaji, tunjangan Pengetahuan pengembangan SIMPEG Universitas Indonesia


82

5.7.4.2 Artifact Dokumen SOP (Standard Operational Procedure) merupakan salah satu bentuk pengetahuan explicit dari setiap bagian atau bidang di BKD. Pengetahuan di BKD juga tersimpan dalam bentuk elektronik maupun non-elektronik. SOP ini sendiri merupakan pengetahuan yang paling sering digunakan di BKD sebagaimana kecenderungan tipe pengetahuannya adalah prosedural pada faktor kontingensi. Terdapat 2 (dua) jenis repositori dokumen yang dimiliki oleh BKD Provinsi DKI Jakarta, yaitu repositori dokumen elektronik dan repositori dokumen nonelektronik. Dokumen elektronik tersimpan dalam server dan client sedangkan dokumen non-elektronik tersimpan di setiap bidang. 5.7.4.3 Organizational Entities Pengetahuan-pengetahuan yang terdapat didalam BKD terdapat di masing-masing bagian atau bidang, berupa peraturan-peraturan yang terkait dengan tupoksi masing-masing bagian atau bidang, dokumen notulensi dalam rapat, dokumen Renstra, dokumen SOP di masing-masing bidang yang berisi panduan atau pedoman dalam melaksanakan pekerjaan. 5.7.5 Lingkungan Fisik Lingkungan fisik dapat membantu pengelolaan pengetahuan dengan memfasilitasi pegawai untuk bertemu dan membagi pengetahuan atau ide mereka. Analisa lingkungan fisik dilakukan dengan metode observasi dan kuisioner. Secara keseluruhan telah terdapat fasilitas pendukung untuk bekerja, bertemu dan berbagi pengetahuan diantaranya, fasilitas ruang rapat di lantai 20 dan 21 Gedung Balaikota, meja kerja pegawai, fasilitas internet, komputer dan perpustakaan. Selain dari observasi diatas, metode kuisioner juga dilakukan untuk mengetahui apakah fasilitas yang ada di BKD sudah memadai atau belum dalam menunjang proses KM. Pertanyaan terkait lingkungan fisik di BKD adalah pertanyaan bagian I nomor 3.



83

Hasil dari kuisioner yang dilakukan dapat dilihat pada Tabel 5.20. Dari hasil tabulasi fasilitas pendukung KM berdasarkan data kuisioner responden, diperoleh informasi bahwa 61,16% dari responden menjawab memadai dan 38,84% dari responden menjawab tidak memadai, sehingga masih perlu adanya peningkatan fasilitas pendukung KM. Tabel 5.20 Fasilitas pendukung KM Fasilitas pendukung KM Kategori

Jumlah

Prosentase (%)

Memadai

74

61,16

Tidak Memadai

47

38,84

121

100

Total

Dari hasil Tabel 5.20 di atas dapat, didapatkan gambar sebagai berikut :

Fasilitas pendukung KM

38,84% 61,16%

Memadai Tidak Memadai

Gambar 5.10 Tingkat fasilitas pendukung KM 5.8

Mengembangkan Sistem, Mekanisme dan Teknologi KM yang Dibutuhkan

Pada tahapan mengembangkan sistem, mekanisme dan teknologi KM yang dibutuhkan ini dilakukan dengan melihat bagaimana pemetaan teknologi knowledge management dan mekanisme knowledge management. 5.8.1 Pemetaan Teknologi knowledge management Pemetaan teknologi knowledge management system bagi unit kerja Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta didapatkan dari pengamatan yang Universitas Indonesia


84

dilakukan di dalam BKD dan studi literatur, kemudian disesuaikan dengan prioritas proses pengembangan knowledge management. Tabel 5.21 Pemetaan teknologi knowledge management Proses KM

Penjelasan

KM Mekanisme

KM Teknologi

Melakukan suatu kodlaborasi untuk Rapat, diskusi, menciptakan dokumen, Kombinasi pengetahuan baru dari pembuatan pengetahuan yang sudah dokumen ada Adanya interaksi antar Socialization pegawai sehingga Mutasi pegawai, for dimungkinkan diskusi, Knowledge terbentuknya sebuah brainstorming Discovery pengetahuan baru Adanya interaksi antar Socialization pegawai untuk berbagi Rapat, seminar, for pengetahuan dan diskusi, training, Knowledge pengalaman yang sosialisasi Sharing dimiliki Melakukan transfer Memo, user pengetahuan eksplisit manual, Exchange yang dimilikinya, dalam dokumen, hal ini dokumen kepada pengalaman, pegawai lain artikel,presentasi Mengeluarkan Model, pengetahuan yang pengalaman, Eksternalisasi tersimpan pada individu best practices, pegawai ke dalam suatu lesson learned artefak

Internalisasi

Melakukan proses pembelajaran dari pengetahuan yang tersimpan

Routines

Menggunakan pengetahuan yang ada di dalam prosedur, peraturan dan proses kerja lainnya

Manajemen dokumen, Dokumentasi artikel, Forum diskusi Chatting, Forum diskusi, Video Conference

Chatting, Forum diskusi, Video Conference

Manajemen pengalaman, Manajemen dokumen, Pencarian dokumen dan artikel Manajemen pengalaman, Dokumentasi artikel, Manajemen Dokumen Manajemen learning by pengalaman, doing, kerja Manajemen praktek, learning dokumen, Pencarian by observation dokumen dan artikel Perpustakaan Online Manajemen kebijakan dokumen, Pencarian organisasi, dokumen dan pengalaman artikel, Manajemen kerja, standar pengalaman



85

Tabel 5.22 Pemetaan proses KM ke fitur KMS No

KM Proses

1

Kombinasi

Penjelasan Pegawai melakukan suatu kolaborasi untuk menciptakan pengetahuan baru dari pengetahuan yang sudah ada

-

-

-

-

2

Socialization for Knowledge Discovery

Adanya interaksi antar pegawai sehingga dimungkinkan terbentuknya sebuah pengetahuan baru

-

-

Kebutuhan Fungsional Sistem menampilkan pengetahuan, dokumen lama Sistem dapat menyimpan dokumen, pengetahuan baru Sistem menyediakan tampilan untuk pegawai saling berkolaborasi untuk menciptakan pengetahuan baru Sistem menyediakan tampilan yang tepat untuk pegawai dalam membuat dokumen baru Sistem menyediakan tampilan untuk pegawai saling berinteraksi untuk menciptakan pengetahuan baru Sistem menampilkan diskusi dan komentar yang dilakukan oleh pegawai

Fitur KMS Manajemen dokumen, Dokumentasi artikel, Forum diskusi

Chatting, Forum diskusi, Video Conference



86

Tabel 5.22 Pemetaan proses KM ke fitur KMS (lanjutan) No

KM Proses

3

Socialization for Knowledge Sharing

4

Exchange

5

6

Penjelasan Adanya interaksi antar pegawai untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki

Melakukan transfer pengetahuan eksplisit yang dimilikinya, dalam hal ini dokumen kepada pegawai lain Eksternalisasi Mengeluarkan pengetahuan yang tersimpan pada individu pegawai ke dalam suatu artefak Routines Menggunakan pengetahuan yang ada di dalam prosedur, peraturan dan proses kerja lainnya

Kebutuhan Fungsional - Sistem menyediakan tampilan untuk pegawai saling berinteraksi untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman - Sistem menampilkan diskusi dan komentar yang dilakukan oleh pegawai - Sistem menyediakan pengetahuan yang telah disimpan oleh pegawai agar bisa dilihat oleh pegawai yang lain - Sistem dapat menyimpan dokumen, pengalaman yang dimiliki oleh pegawai - Pegawai dapat mengambil pengetahuan yang ada di dalam sistem yang berkaitan dengan prosedur, peraturan dan proses kerja lainnya

Fitur KMS Chatting, Forum diskusi, Video Conference

Manajemen pengalaman, Manajemen dokumen, Pencarian dokumen dan artikel Manajemen pengalaman, Dokumentasi artikel, Manajemen Dokumen Manajemen dokumen, Pencarian dokumen dan artikel, Manajemen pengalaman



87

Tabel 5.22 Pemetaan proses KM ke fitur KMS (lanjutan) No 7

KM Proses Internalisasi

Penjelasan Melakukan proses pembelajaran dari pengetahuan yang tersimpan

Kebutuhan Fungsional - Sistem menyediakan tampilan yang tepat untuk pegawai yang membaca dokumen, pengalaman secara online atau offline - Sistem menyediakan fasilitas pencarian sehingga pegawai dapat mencari dokumen, pengetahuan yang tersimpan di sistem

Fitur KMS Manajemen pengalaman, Manajemen dokumen, Pencarian dokumen dan artikel Perpustakaan Online

Dari tabel di atas dan hasil pembahasan yang telah dilakukan pada sub bab 5.6 dan Tabel 5.14 tentang prioritas pengembangan proses knowledge management, kemudian

bisa

disimpulkan

bahwa

fitur-fitur

yang

dibutuhkan

dalam

pengembangan KMS di BKD yang dibutuhkan adalah sebagaimana bisa dilihat pada Tabel 5.23. Tabel 5.23 Fitur-fitur Pengembangan KMS BKD No 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Fitur-fitur KMS Manajemen Pengalaman Manajemen Dokumen Pencarian Dokumen Dokumentasi Pengetahuan/Artikel Pencarian Pengetahuan/Artikel Forum Diskusi Chatting Video Conference Perpustakaan Online



88

Dalam membantu mengarahkan kebutuhan pengembangan KMS, penulis juga mendapatkan fitur-fitur yang diinginkan oleh responden di BKD melalui metode kuisioner. Hasil tabulasi dari kuisioner yang didapatkan dapat dilihat pada Tabel 5.24 berikut. Tabel 5.24 Fitur-fitur Kebutuhan KMS BKD Fitur-Fitur KMS Dokumentasi Pengetahuan Forum Diskusi Chatting Pencarian Dokumen Database berisi pengalaman tentang penyelesaian kasus kepegawaian Statistik News Management Manajemen Dokumen Perpustakaan Online Pencarian Pengetahuan Online Survey Video Conference Email

Prosentasi 76,86% 60,33% 34,71% 87,60% 90,91% 31,40% 37,19% 84,30% 40,50% 77,69% 12,40% 9,92% 14,05%

Dari hasil Tabel 5.24 diatas dapat, didapatkan gambar sebagai berikut :

Email Video Conference Online Survey Perpustakaan Online Manajemen Dokumen News Management Statistik Database berisi pengalaman kasus Pencarian Dokumen Chatting Forum Diskusi Dokumentasi Pengetahuan

14,05% 9,92% 12,40% 40,50% 84,30% 37,19% 31,40% 90,91% 87,60% 34,71% 60,33% 76,86%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Gambar 5.11 Fitur-Fitur yang diharapkan ada di KMS BKD Universitas Indonesia


89

Dari hasil pada Tabel 5.23 dan Tabel 5.24, semua fitur-fitur KMS tidak mungkin digunakan keseluruhannya, karena terbatasnya sumber daya yang ada, maka penulis memprioritaskan fitur-fitur yang dipilih oleh 50% atau lebih dari keseluruhan pegawai BKD. Fitur-fitur ini nantinya diharapkan digunakan untuk pengembangan KMS BKD. Berdasarkan penentuan ini, maka fitur-fitur KMS yang akan dikembangkan dapat dilihat pada Tabel 5.25 berikut. Tabel 5.25 Fitur-fitur Pengembangan KMS No 1 2 3 4 5 6

Fitur-fitur KMS Manajemen Pengalaman Manajemen Dokumen Pencarian Dokumen Dokumentasi Pengetahuan/Artikel Pencarian Pengetahuan/Artikel Forum Diskusi

Kemudian setelah itu penulis melakukan pemetaan fitur-fitur KMS yang telah ditentukan sebelumnya terhadap ketersediaan aplikasi. Hasil pemetaan fitur KMS yang didapatkan dapat dilihat pada Tabel 5.26 di bawah ini. Tabel 5.26 Pemetaan Fitur-fitur Kebutuhan KMS BKD

No

Fitur-fitur KMS

1

Forum Diskusi Manajemen Dokumen Pencarian Dokumen Manajemen Pengalaman Dokumentasi Pengetahuan/Artikel

2 3 4 5 6

Pencarian Pengetahuan/Artikel

Aplikasi Tersedia

Aplikasi Keterangan Dikembangkan √ Belum ada √

Belum ada

√

Belum ada

√

Belum ada

√

Belum ada

√

Belum ada



90

Berdasarkan Tabel 5.26 maka dapat dilihat fitur yang perlu dikembangkan dalam knowledge management system adalah Forum diskusi, Manajemen pengalaman (pengalaman tentang penyelesaian kasus kepegawaian), Manajemen dokumen, Dokumentasi pengetahuan/artikel, Pencarian dokumen dan pengetahuan/artikel. 5.8.2 Mekanisme Knowledge Management Mekanisme knowledge management dibutuhkan untuk mendukung penerapan KMS pada BKD Provinsi DKI Jakarta agar dapat berjalan dengan baik. Mekanisme KM yang diperlukan dalam mendukung KMS di BKD adalah sebagai berikut : 1

Komitmen dari pimpinan untuk mendukung proses KM Adanya komitmen dalam mendukung proses knowledge management dari seorang pemimpin, yang nantinya akan membawa dampak secara moral kepada pegawai untuk mengikutinya.

2

Adanya regulasi mengenai penerapan dan penggunaan KMS Dalam lingkungan organisasi pemerintahan, faktor regulasi dan kebijakan merupakan salah satu faktor dalam pelaksanaan suatu perubahan. Karena itu dalam pelaksanaan implementasi KMS ini selain dari sisi teknologi, perlu adanya regulasi dan kebijakan dalam pelaksanaan KMS. Kebijakan ini dibuat mengikat, sehingga memaksa pegawai untuk melakukannya

3

Memberikan reward kepada pegawai Pemberian motivasi kepada pegawai untuk mengelola pengetahuan yang dimilikinya dapat meningkatkan keinginan pegawai untuk ikut berpatisipasi dalam pengelolaan pengetahuan.

4

Mengikutkan pegawai dalam pendidikan, pelatihan, seminar. Untuk meningkatkan pengetahuan pegawai, maka pegawai bisa dikirim untuk mengikuti diklat, tugas belajar, seminar, ataupun pelatihan yang berkaitan dengan tupoksinya (tugas pokok dan fungsi). Hal ini juga didukung dari hasil wawancara dengan Kepala Badan kepegawaian Daerah.



91

5

Melakukan meeting tiap bulan Tiap bagian atau bidang di BKD dilakukan meeting rutin setiap bulan untuk menampung

permasalahan

yang

dihadapi

dalam

menyelesaikan

pekerjaannya. Meeting dilakukan dalam suasana non-formal, agar pegawai bisa lebih santai dalam mengemukakan permasalahan ataupun solusi dari permasalahan tersebut. 6

Melakukan evaluasi terhadap penerapan dan penggunaan KMS Evaluasi ini penting untuk melihat sampai dimanakah penerapan dan penggunaan KMS

, baik itu evaluasi terhadap KMS, komitmen

terhadap KMS ataupun pengawasan terhadap penerapan dan penggunaan KMS, hal ini juga didukung dari hasil wawancara dengan Kepala bidang pengendalian kepegawaian. 5.9

Model Knowledge Management System (KMS)

Model KMS yang disarankan seperti telihat pada Gambar 5.12, yang terdapat didalamnya fitur-fitur yang untuk dikembangkan dalam mendukung proses KM yang sesuai dengan analisis yang telah dijelaskan pada sub bab 5.8.

Gambar 5.12 Model KMS BKD Berdasarkan Gambar 5.12, dijelaskan bahwa di bagian tengah model KMS terdapat fitur-fitur KMS yang akan dikembangkan. KMS memiliki repositori untuk menyimpan semua knowledge yang ada di BKD. Administrasi pengguna Universitas Indonesia


92

merupakan fitur manajemen user untuk mengelola user dan group yang dapat mengakses dan menggunakan sistem, sedangkan network security untuk mengamankan keamanan sistem dari threat yang mungkin muncul. 5.10 Analisis Kebutuhan Sistem Dalam melakukan analisa kebutuhan sistem, penulis membagi kebutuhan sistem menjadi 2 (dua) bagian, yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional. 5.10.1 Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional atau functional requirement adalah deskripsi aktifitasaktifitas dan layanan-layanan yang harus disediakan oleh sistem. Dalam artian dalam suatu sistem memiliki kebutuhan sama halnya dengan user, dimana kebutuhan suatu sistem itu tentunya akan mendukung daripada atau user sistem tersebut. Kebutuhan fungsional dari KMS BKD merupakan aktifitas-aktifitas yang didapatkan dari model KMS yang dibahas pada sub bab sebelumnya, yaitu sub bab 5.8 dan sub bab 5.9. Kebutuhan-kebutuhan fungsional yang dimiliki oleh sistem, yaitu : 1.

Melakukan Manajemen Dokumen Manajemen dokumen berfungsi untuk menyimpan semua dokumendokumen yang berhubungan dengan pekerjaan. Dokumen-dokumen tersebut akan disimpan ke dalam repositori. Pegawai dapat mencari semua kumpulan dokumen yang tersimpan di dalam database. Sistem menyediakan tampilan yang tepat untuk pegawai yang membaca dokumen secara online. Selain itu pegawai dapat menambahkan dokumen, pegawai juga bisa men-donwload, menghapus ataupun mengubah dokumen yang telah didokumentasikan.



93

2.

Mengikuti Forum Diskusi Dalam rangka berbagi pengetahuan yang dimilikinya juga untuk mendapatkan pengetahuan dari pegawai lain, pegawai bisa mengikuti forum diskusi ini. Setiap pegawai dapat membuat sebuah forum diskusi dengan topik tertentu atau memberikan komentar. Semua pegawai BKD dapat melakukan aktifitas forum diskusi, topik diskusi ada yang bersifat umum dan bersifat khusus untuk masing-masing bagian atau bidang yang ada di BKD. Sistem akan menampilkan diskusi yang tersimpan dan komentar yang sudah dibuat sesuai dengan input user.

3.

Mendokumentasikan pengetahuan Dalam rangka mendokumentasikan pengetahuan yang dimiliki, pegawai dapat memasukkan artikel, pengalaman dalam menyelesaikan kasus permasalahan kepegawaian atau pengetahuan-pengetahuan lain yang dimiliki oleh pegawai. Pegawai dapat mencari semua kumpulan pengetahuan yang tersimpan di dalam database. Sistem menyediakan tampilan yang tepat untuk pegawai yang membaca pengetahuan secara online atau offline. Selain mendokumentasikan pengetahuan, pegawai juga bisa med-download, menghapus ataupun mengubah pengetahuan yang telah didokumentasikan.

4.

Melakukan Pencarian Dalam rangka mencari informasi, dokumen, pengetahuan ataupun topik dalam sebuah forum diskusi, pengawai dapat melakukan proses pencarian dengan menggunakan searching tool. Sistem menampilkan daftar konten yang mengandung kata kunci berdasarkan masukan yang telah diisi sebelumya oleh user, sehingga pegawai dapat menemukan kembali sebuah informasi, dokumen atau pengetahuan.

5.10.2 Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan non fungsional atau non functional requirement adalah deskripsi dari fitur-fitur, karakteristik, dan merupakan kebutuhan yang merujuk pada sifat-sifat yang dimiliki oleh sistem. Kebutuhan-kebutuhan non fungsional dari KMS BKD



94

didapatkan dari hasil wawancara dengan kepala sub bidang data kepegawaian dan kepala sub bagian tata usaha, antara lain : 1.

Kebutuhan operasional Untuk memudahkan pegawai dalam mengakses knowledge management system dengan mudah, maka KMS BKD harus bisa diakses oleh pegawai dimana saja kapan saja. Untuk memenuhi kebutuhan operasional ini maka KMS BKD dibuat berbasiskan web based dan di simpan di dalam server dimana pegawai bisa mengakses menggunakan web browser dan semua komputer maupun perangkat lainnya yang telah terhubung ke dalam jaringan intranet akan langsung dapat mengaksesnya.

2.

Kebutuhan kinerja KMS BKD yang dibangun harus memiliki response time yang cepat dan mampu menangani pengguna dalam satu waktu yaitu mampu melayani sebanyak jumlah pegawai BKD pada waktu bersamaan, sehingga pegawai tidak merasa harus menunggu proses loading.

3.

Kebutuhan keamanan Untuk menjaga keamanan sistem dari threat yang mungkin muncul maka KMS BKD harus memiliki mekanisme login pengguna untuk keperluan autentifikasi.

Hal

ini untuk

menghindari

pihak-pihak

yang tidak

berkepentingan dalam mengakses dan menggunakan sistem ini. 5.11 Analisis KMS Tools Tahapan berikutnya, membahas beberapa aplikasi open source KMS tools untuk menentukan tools yang tepat yang nantinya akan digunakan dalam penelitian ini. Hal ini juga didukung oleh hasil wawancara dengan kepala sub bagian kepegawaian dan kepala sub bidang data kepegawaian bahwa aplikasi yang akan dikembangkan sebaiknya bersifat open source, karena selain penghematan anggaran juga karena ikut mendukung program pemerintah yaitu IGOS (Indonesian Go Open Source). Adapun aplikasi yang akan dibandingkan adalah Alfresco, Drupal dan Joomla seperti yang telihat pada Tabel 5.27 dan Tabel 5.28.



95

Tabel 5.27 Perbandingan Fungsionalitas Fungsionalitas

Alfresco Enterprise CM

Drupal CMS

Joomla CMS

Social Networking Tools (Forum Diskusi, Chatting, blogs)

V (Score 5)

V (Score 5)

V (Score 5, Plugins)

Fasilitas Pencarian

V

V

V

Manajemen Dokumen

V

V (Plugins)

V (Plugins)

Workflow Management

V (Score 5)

X (Score 0)

X (Score 0)

Check in/Check Out

V (Score 5)

V (Score 3)

V (Score 2)

Metadata Support

V (Score 5)

X (Score 0)

X (Score 0)

Personalisasi Web Form Content Entry

V (Score 5)

V (Score 5)

V (Score 5)

V (Score 5)

V (Score 4)

V (Score 5)

Sumber : Absolute North Communications, 2007

Tabel 5.28 Perbandingan CMS Deskripsi

Alfresco

Drupal

Joomla

Bahasa Pemrograman

Java

PHP

Manajemen Dokumen

In-built

PHP Can use Alfresco module

End user accessibility Access Control List

Average speed

High Speed

Good

Good

Plugins Belowaverage speed Poor

Sumber : Magesh Kasthuri, Social Science Research Network, 2010

Berdasarkan hasil tabel perbandingan seperti yang terlihat pada Tabel 5.27 dan Tabel 5.28, dapat ditentukan tools KMS yang sesuai adalah aplikasi Alfresco. Alfresco merupakan aplikasi berbasis web dan memiliki fungsionalitas yang dibutuhkan dalam pengembangan KMS BKD diantaranya forum diskusi, Check in/Check Out, sudah terintegrasi fitur manajemen dokumen, metadata support dan fasilitas pencarian. Alfresco telah mendapat berbagai penghargaan dari InfoWorld Bossies (Best of Open Source Software) tahun 2013 dan dari KM (knowledge management) World.



BAB 6 RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

Bab ini akan menjelaskan mengenai rancangan knowledge management system (KMS) di BKD. Hal-hal yang dibahas dalam bab ini meliputi use case diagram, activity diagram, rancangan arsitektur KMS, rancangan infrastruktur KMS, rancangan basis data, tampilan prototipe KMS dan uji coba prototipe KMS serta implikasi penelitian. 6.1

Use Case Diagram KMS BKD

Dari hasil identifikasi kebutuhan fungsional dari KMS BKD yang dijelaskan pada bab sebelumnya, kemudian kebutuhan-kebutuhan tersebut dimodelkan dengan menggunakan use case diagram yang dapat ilihat pada Gambar 6.1.

96



97

Gambar 6.1 Use Case Diagram KMS BKD Dari use case pada Gambar 6.1 tersebut terlihat bahwa ada tiga pengguna dalam sistem ini, yaitu user/pengguna KMS, user tim ahli/pakar dan administrator KMS. Administrator KMS melakukan pengelolaan terhadap sistem yaitu pengelolaan user dan pengelolaan group, untuk user ahli/pakar bisa memvalidasi pengetahuan yang di input oleh pengguna sedangkan untuk user atau tpengguna KMS bisa Universitas Indonesia


98

mengikuti

forum

diskusi,

melakukan

manajemen

dokumen,

malakukan

dokumentasi pengetahuan dan melakukan pencarian (searching). 6.1.1 Melakukan Manajemen Dokumen Fitur ini digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pekerjaannya yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Aktifitas pengelolaan manajemen dokumen ini dapat dilihat seperti pada Gambar 6.2 berikut.

Gambar 6.2 Activity Diagram Manajemen Dokumen Aktifitas manajemen dokumen meliputi fitur-fitur, yaitu men-download dokumen, menambah dokumen dari file, merubah dokumen, atau menulis dokumen langsung di sistem. Pengguna pada saat menambah dokumen akan mengisi metadata yang merupakan properties yang dimiliki oleh suatu dokumen.



99

6.1.2 Mengikuti Forum Diskusi Dalam rangka berbagi pengetahuan yang dimilikinya juga untuk mendapatkan pengetahuan dari pegawai lain, pegawai bisa mengikuti forum diskusi ini. Pengguna dapat membuat topik diskusi baru sesuai dengan forum yang telah tersedia, atau juga dapat mengomentari pada topik yang telah ada. Aktifitas pada forum diskusi ini dapat dilihat seperti pada Gambar 6.3 berikut.

Gambar 6.3 Activity Diagram Mengikuti Forum Diskusi Aktifitas forum diskusi dilakukan oleh semua pegawai BKD, topik diskusi ada yang bersifat umum dan ada yang bersifat khusus untuk masing-masing bidang atau bagian di BKD.



100

6.1.3 Melakukan Dokumentasi Pengetahuan Dalam rangka mendokumentasikan pengetahuan yang dimiliki, pegawai dapat memasukkan

artikel,

pengalaman

menyelesaikan

kasus

permasalahan

kepegawaian atau pengetahuan-pengetahuan lain yang dimiliki oleh pegawai. Selain mendokumentasikan pengetahuan, pegawai juga bisa med-download, menghapus ataupun mengubah pengetahuan yang telah didokumentasikan. Aktifitas pada dokumentasi pengetahuan ini dapat dilihat seperti pada Gambar 6.4 berikut.

Gambar 6.4 Activity Diagram Dokumentasi Pengetahuan Aktifitas melakukan dokumentasi pengetahuan ini digunakan oleh pegawai untuk menyimpan dan menggunakan file-file hasil dari kegiatan sehari-hari dalam pekerjaannya, misalnya pengalaman dalam menyelesaikan kasus permasalahan Universitas Indonesia


101

kepegawaian, hasil rapat. File-file tersebut bisa berupa file dokumen, file audio hasil rekaman maupun file video hasil rekaman. 6.1.4 Melakukan Pencarian Dalam rangka mencari informasi, dokumen, pengetahuan ataupun topik dalam sebuah

forum

diskusi,

pengawai

melakukan

proses

pencarian

dengan

menggunakan searching tool. Aktifitas melakukan pencarian ini dapat dilihat seperti pada Gambar 6.5 berikut.

Gambar 6.5 Activity Diagram Melakukan Pencarian Aktifitas melakukan pencarian ini dapat membantu seorang pegawai BKD dalam proses pencarian dan penemuan kembali sebuah informasi atau pengetahuan.



102

6.1.5 Mengelola User Aktifitas pengelolaan user ini dapat dilihat seperti pada Gambar 6.6 berikut.

Gambar 6.6 Activity Diagram Mengelola User Aktifitas mengelola user hanya dilakukan oleh administrator. Administrator KMS membuat user untuk masing-masing bidang atau bagian di BKD sesuai dengan bidang kerja masing-masing. 6.1.6 Mengelola Group Fitur mengelola group ini digunakan untuk memberikan hak akses ke pengguna dalam mengakses KMS dalam satu group. Aktifitas pengelolaan group ini dapat dilihat seperti pada Gambar 6.7 berikut.



103

Gambar 6.7 Activity Diagram Mengelola Group Dengan adanya fitur pengelolaan groups ini maka pemberian hak akses tidak perlu dilakukan kepada masing-masing user melainkan cukup di dalam user groups. Hal ini akan sangat membantu dalam pengelolaan hak akses pada KMS. 6.2

Perancangan Arsitektur KMS

Dalam melakukan perancangan arsitektur KMS BKD, penulis menggunakan model arsitektur pengembangan KMS dari Amrit Tiwana (Tiwana, 1999). Dalam modelnya, Tiwana membagi arsitektur KMS kedalam 7 (tujuh) layer. Ketujuh layer tersebut adalah interface layer, access layer and authentication layer, collaborative intelligence and filtering layer, application layer, transport layer, middleware layer and legacy layer dan repositories layer.



104

6.2.1 Interface Layer Pada interface layer, KMS menggunakan sistem berbasis web, dimana sistem ini bisa diakses dimana saja kapan saja tanpa harus menginstall aplikasi khusus pada sisi client. Pengguna hanya menggunakan web browser yang sudah biasa digunakan dan koneksi jaringan untuk mengakses KMS BKD. 6.2.2 Access and Authentication Layer ada access and authentication layer ini, KMS menggunakan mekanisme login untuk membatasi pengguna sistem, hal ini untuk menghindari pihak-pihak yang tidak berkepentingan dalam mengakses dan menggunakan sistem ini. Dalam login ini, terdapat dua jenis akses yaitu administrator dan pengguna. Administrator melakukan pengelolaan terhadap sistem yaitu pengelolaan user dan pengelolaan user group, sedangkan untuk pengguna bisa melakukan forum diskusi, manajemen

dokumen,

mendokumentasikan

pengetahuan

dan

melakukan

pencarian. 6.2.3 Collaborative and Filtering Layer Collaborative intelligence and filtering layer merupakan lapisan dimana proses penyimpanan, penamaan, penambahan metadata, dan penyaringan dilakukan. Pada layer ini, pengguna dapat melakukan kolaborasi, kolaborasi ini berbentuk berbagi dokumen, pengalaman, pengetahuan, artikel, diskusi. Selain itu dilengkapi dengan kemampuan meta tag yang merekam beberapa informasi ketika pengguna membuat content baru diantaranya informasi pengguna yang membuat content tersebut, tanggal dan waktu content tersebut diubah. KMS juga akan dilengkapi dengan fitur untuk melakukan pencarian, dengan fasilitas pencarian ini pengguna KMS dapat dengan mudah menemukan kembali data, informasi, pengalaman atau pengetahuan yang ada di dalam KMS.



105

6.2.4 Application Layer Application layer ini merupakan lapisan yang mengintegrasikan aplikasi-aplikasi yang digunakan sistem. Pada prototipe KMS ini akan menggunakan alfresco sebagai KMS tool. Untuk aplikasi office menggunakan LibreOffice. Sedangkan untuk web server menggunakan apache tomcat dan untuk database menggunakan MySQL. 6.2.5 Transport Layer Transport layer ini merupakan lapisan yang memungkinkan seluruh isi KMS dapat dipindahkan dari satu user ke user lainnya. Protokol yang digunakan adalah TCP/IP dan FTP, protokol ini digunakan oleh pengguna untuk mengakses sistem. 6.2.6 Middleware and Legacy Layer Middleware and legacy layer ini merupakan lapisan untuk mengintegrasikan sistem yang memiliki platform yang berbeda yang ada pada organisasi menjadi satu kesatuan. KMS BKD yang dirancang tidak menggunakan middleware and legacy layer. 6.2.7 Repositories Layer Repositories layer ini adalah lapisan yang paling bawah yang berisi basis data dari keseluruhan konten yang ada di dalam KMS BKD, serta dokumen dan file yang di upload oleh pengguna. Basis data yang digunakan pada KMS BKD adalah MySQL, MySQL ini digunakan untuk menyimpan informasi dan pengetahuan, baik itu berupa artikel, diskusi, peraturan, dokumen, pengalaman, artikel, SOP, laporan. Berikut ini merupakan gambaran arsitektur knowledge management system.



106

Gambar 6.8 Rancangan Arsitektur KMS BKD



107

6.3

Perancangan Infrastruktur KMS

Perancangan infrastruktur untuk KMS ini menggunakan infrastruktur yang terdapat di BKD Provinsi DKI Jakarta. Infrastruktur yang digunakan adalah jaringan intranet yang berada di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, sedangkan spesifikasi untuk pengguna KMS dan web server bisa dilihat pada Tabel 6.1 berikut. Tabel 6.1 Spesifikasi Kebutuhan Hardware dan Software Komponen

Kebutuhan Minimum Web Server

Client Computer

Hardware Processor

Intel Xeon E5405 2,0 Ghz

Intel Pentium 4

4 Gb

512 Mb

500 Gb

80 Gb

Memory/RAM Harddisk Software Sistem Operasi

Aplikasi

Windows Server 2003 SP 2

Windows XP

Alfresco 4.2

Web Browser

Apache Tomcat 7.0.53 MySQL Server 5.5 LibreOffice 4.0.12

Pada Gambar 6.9 merupakan gambaran infrastruktur KMS BKD, untuk pengembangan KMS ini dengan memanfaatkan sumber daya yang sudah ada. Untuk urusan keamanan jaringan, Dinas Komunikasi Informatika dan Kehumasan Provinsi DKI Jakarta selaku pengelola jaringan komputer yang berwenang untuk mengamankan jaringan komputer dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Untuk akses ke jaringan publik dilengkapi dengan firewall internal dan eksternal sebagai daerah DMZ (Demilitarized Zone), memasang network IDS (Intrusion Detection System), menggunakan jaringan private VLAN (Virtual Local Area Network) untuk berkomunikasi secara lokal dan memasang antivirus pada server dan setiap komputer client. Universitas Indonesia


108

Gambar 6.9 Infrastruktur KMS BKD 6.4

Perancangan Basis Data

KMS yang nanti akan dikembangkan, melibatkan berbagai jenis tipe data yang disimpan diantaranya data text, data dokumen file, data audio, data video dan metadata. Perancangan basis data yang akan dibuat bisa dilihat pada Gambar 6.10 berikut.

Gambar 6.10 Rancangan Basis Data



109

6.5

Navigasi Knowledge Management System

Selain merancang arsitektur dan infrastruktur KMS BKD, hal lain yang juga diperlukan adalah navigasi dari penggunaan KMS. Navigasi dari penggunaan KMS BKD terdiri dari beberapa bagian, yaitu bagian toolbar, bagian sidebar dan bagian working area. Bagian Toolbar

Bagian Sidebar

Bagian Working Area

Gambar 6.11 Navigasi KMS BKD 6.5.1 Toolbar Pada bagian toolbar ini terdiri dari beberapa tombol navigasi, diantaranya user options, administration console (login sebagai administrator), help dan navigasi tombol login yang digunakan sebagai informasi user yang aktif dan juga sebagai tombol logout serta ada fitur untuk melakukan pencarian. Aktifitas melakukan pencarian ini dapat membantu seorang pegawai dalam proses pencarian dan penemuan kembali sebuah informasi atau pengetahuan.

Gambar 6.12 Navigasi Toolbar KMS BKD 6.5.2 Sidebar Pada bagian sidebar ini terdiri dari beberapa tombol navigasi, diantaranya tombol navigator yang berisi fasilitas clipboard dan fasilitas pencarian kemudian ada tombol navigasi MyHome yang nantinya akan berisi fitur-fitur dari KMS,



110

diantaranya menu forum diskusi, menu manajemen dokumen dan menu pengetahuan.

Gambar 6.13 Navigasi Sidebar KMS BKD 6.5.3 Working Area Pada bagian working area ini berisi informasi yang akan digunakan pada setiap fitur-fitur dari KMS, misalnya untuk fitur manajemen dokumen maka working area-nya berisi navigasi tombol create content, add content, icon view.

Gambar 6.14 Navigasi Working Area KMS BKD 6.6

Tampilan Prototipe Knowledge Management System

Dari model KMS yang telah dihasilkan sebelumnya, serta rancangan kebutuhan fungsional yang ada, penulis kemudian membuat prototipe KMS BKD. Tampilan prototipe knowledge management system dengan menggunakan aplikasi Alfresco sebagai core aplikasi KMS dilakukan dengan mengkonfigurasi Alfresco untuk menyesuaikan KMS sesuai dengan model KMS yang telah ditentukan sebelumnya. Konfigurasi dilakukan agar KMS memiliki fitur-fitur seperti yang ada

pada

model

KMS

yaitu

manajemen

dokumen,

mendokumentasikan pengetahuan, pengalaman dan

forum

diskusi,

melakukan pencarian

(searching). Universitas Indonesia


111

6.6.1 Tampilan Login KMS

Gambar 6.15 Tampilan Halaman Login Prototipe knowledge management system dimulai dengan melakukan autentifikasi pengguna melalui halaman login. Pada halaman ini, pengguna harus memasukkan username (nama user/pengguna) dan password. Terdapat dua buah akses pengguna yaitu administrator dan pengguna biasa (user). Administrator melakukan pengelolaan terhadap sistem yaitu pengelolaan user dan pengelolaan user group, sedangkan untuk pengguna bisa melakukan forum diskusi, manajemen dokumen, mendokumentasikan pengetahuan dan melakukan pencarian. 6.6.2 Tampilan Halaman Mengelola Manajemen Dokumen Untuk membuat document management system pada Alfresco, perlu dilakukan konfigurasi space. Space ini hanyalah sebuah folder yang berisi konten dan dapat memiliki sub-sub space yang fungsinya sama. Konten dalam space dapat berisi berbagai tipe dokumen dan dapat juga berupa file audio dan file video. Rancangan space dikelompokkan sesuai dengan bidang-bidang atau bagian yang ada di BKD Provinsi DKI Jakarta, yaitu bagian sekretariat, bidang pengendalian, bidang kesra, bidang rendagun dan bidang bangrier. Dengan adanya konfigurasi space ini maka didapatkan sebuah manajemen dokumen yang terstruktur untuk mengelola dokumen yang ada di BKD Provinsi DKI Jakarta. Gambar 6.16 merupakan gambar rancangan space pada KMS BKD. Universitas Indonesia


112

Gambar 6.16 Rancangan Space KMS BKD Berikut ini merupakan tampilan gambar halaman manajemen dokumen yang ada di dalam BKD.

Gambar 6.17 Tampilan Halaman Manajemen Dokumen KMS BKD



113

Selain itu didalam document management pengguna bisa menambahkan dokumen dan

juga

bisa

menghapus

ataupun

mengubah

dokumen

yang

telah

didokumentasikan. Berikut ini merupakan tampilan gambar proses download dan upload dokumen di dalam KMS BKD.

Gambar 6.18 Proses Dowload Dokumen pada KMS BKD

Gambar 6.19 Proses Upload Dokumen pada KMS BKD



114

Selain itu pengguna juga bisa melihat dokumen yang telah disimpan oleh pengguna di dalam sistem. Berikut ini merupakan gambar tampilan melihat dokumen yang sudah disimpan oleh pengguna di dalam KMS BKD.

Gambar 6.20 Tampilan melihat dokumen pada KMS BKD 6.6.3 Tampilan Halaman Mendokumentasikan Pengetahuan Pengguna dapat membuat artikel, pengetahuan atau pengalaman menyelesaikan kasus permasalahan kepegawaian atau pengetahuan-pengetahuan lain yang dimiliki oleh pegawai, dengan cara menambahkan konten ke dalam sebuah space ataupun menulis langsung ke dalam sistem. Tipe konten dapat berupa berbagai tipe dokumen, file audio dan file video. Tipe dokumen yang dimaksud misalnya format document, spreadsheet, pdf dan presentation. Berikut ini merupakan tampilan halaman daftar pengetahuan di dalam KMS BKD.



115

Gambar 6.21 Tampilan Halaman Daftar Pengetahuan Untuk melihat konten dengan tipe audio dan video, pengguna dapat langsung mendengarkan hasil file audio dan video tersebut secara langsung tanpa harus men-download file terlebih dahulu jika browser yang digunakan sudah memiliki plugin pada web browser. Jika belum memiliki plugin tersebut, maka untuk mendengarkan file tersebut pengguna terlebih dahulu harus men-download file tersebut. Berikut ini merupakan tampilan gambar mendengarkan file audio dan video dan di dalam KMS BKD.



116

Gambar 6.22 Melihat file Video

Gambar 6.23 Mendengarkan file Audio Selain itu pengguna bisa bisa menghapus ataupun mengubah suatu pengetahuan yang telah didokumentasikan. Berikut ini merupakan tampilan gambar mengubah suatu pengetahuan di dalam KMS BKD.



117

Gambar 6.24 Tampilan mengubah suatu pengetahuan 6.6.4 Tampilan Halaman Forum Diskusi Dalam rangka berbagi pengetahuan yang dimilikinya juga untuk mendapatkan pengetahuan dari pegawai lain, pegawai bisa mengikuti forum diskusi ini. Setiap pegawai dapat membuat sebuah forum diskusi dengan topik tertentu atau memberikan komentar. Berikut ini merupakan tampilan gambar halaman forum diskusi yang terdapat dalam sistem dan tampilan diskusi yang sedang berlangsung.

Gambar 6.25 Tampilan Forum Diskusi Universitas Indonesia


118

Gambar 6.26 Halaman Forum Diskusi yang sedang berlangsung 6.6.5 Tampilan Halaman Pencarian Dalam rangka mencari informasi, dokumen, pengetahuan ataupun topik dalam sebuah forum diskusi, pengawai dapat melakukan proses pencarian dengan menggunakan searching tool. Searching tool membantu seorang pegawai dalam proses pencarian dan penemuan kembali sebuah informasi atau pengetahuan. Fasilitas pencarian dibagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu pencarian secara sedeharna seperti pada Gambar 6.27 atau pencarian yang lebih spesifik seperti pada Gambar 6.28. Pencarian secara sedeharna dapat dilakukan dengan memasukkan kata kunci pencarian dan memilih metode pencarian yang akan digunakan, apakah mencari di dalam semua items, mencari hanya nama file dan konten atau mencari nama file saja.



119

Gambar 6.27 Tampilan Halaman untuk Pencarian Sedeharna Untuk pencarian yang lebih spesifik, pilih menu advanced search. Pada advanced search dapat melakukan pilihan pencarian berdasarkan pada lokasi, kategori, tipe folder, tipe konten, judul, deskripsi, tangal pembuatan dan tanggal terakhir dilakukan modifikasi.

Gambar 6.28 Tampilam Halaman Advanced Search Universitas Indonesia


120

6.6.6 Tampilam Halaman Administrasi User dan Groups User groups digunakan untuk memberikan hak akses ke pengguna dalam mengakses KMS. Dengan adanya user groups maka pemberian hak akses tidak perlu dilakukan kepada masing-masing user melainkan cukup di dalam user groups. Hal ini akan sangat membantu dalam pengelolaan hak akses pada KMS. Rancangan user group akan dibagi menjadi administrator sistem dan user yang dikelompokkan ke dalam user groups sesuai dengan bidang-bidang atau bagian yang ada di BKD Provinsi DKI Jakarta. Gambar 6.29, 6.30 dan Gambar 6.31 merupakan tampilan halaman administrasi group dan administrasi user pada prototipe KMS BKD.

Gambar 6.29 Tampilan Halaman Administrasi Group



121

Gambar 6.30 Tampilan Halaman User yang terdaftar

Gambar 6.31 Tampilan Halaman Create User



122

6.7

Uji Coba

Metode pengujian yang dipakai adalah black box testing. Black box testing atau disebut juga functional testing dalah pengujian yang mengabaikan mekanisme internal sistem atau komponen dan fokus semata-mata pada output yang dihasilkan yang merespon input yang dipilih dan kondisi eksekusi atau juga pengujian yang dilakukan untuk mengevaluasi pemenuhan sistem atau komponen dengan kebutuhan fungsional tertentu (IEEE, 1990). Di dalam metode ini, penguji tidak memiliki akses ke kode sumber dan kelebihan metode ini adalah dapat menguji keseluruhan fungsionalitas dan dapat menemukan kesalahan lebih cepat Pengujian dilakukan oleh penulis dengan melakukan tes pada fitur-fitur prototipe KMS yang telah dirancang dan mempresentasikan pengujian rancangan kepada calon pengguna KMS, diantaranya kepala sub bagian kepegawaian, kepala sub bidang data kepegawaian dan 4 (empat) orang pegawai BKD dimana setiap bagian pada BKD diwakili oleh 1 (satu) responden. Penulis menggunakan metode accidential sampling, merupakan prosedur sampling yang memilih sampel dari orang yang paling mudah dijumpai atau diakses di masing-masing bidang yang ada di BKD. Pengujian dilakukan dengan menguji fungsi dari masing-masing fitur apakah berjalan sesuai rancangannya atau tidak, dan apakah rancangan prototipe KMS beserta fungsinya sudah memenuhi kebutuhan pengguna. 6.7.1 Uji Coba Login Detil mengenai pengujian pada tampilan login diperlihatkan pada Tabel 6.2 berikut.



123

Tabel 6.2 Pengujian Login Obyektif

Verifikasi Login

Deskripsi

Pengguna dapat mengakses dan menggunakan KMS 1. Untuk mengakses dan menggunakan KMS

Langkah

-

Akses prototipe KMS BKD

-

Isi Username

-

Isi Password

-

Login

Sistem akan menerima akses login jika sesuai login Login

dan passwordnya. Sistem akan menolak akses login Hasil yang diharapkan

jika tidak sesuai dengan login dan passwordnya dan sistem akan menampilkan pesan "Unable to login unknown username/password "

Hasil Pengujian

Saran

- Tampilan muncul sesuai dengan hak akses yang dimiliki user - Sistem menampilkan pesan “Unable to login unknown username/password” dan menampilkan form login kembali Penambahan logo instansi Pemerintah Provinsi DKI Jakarta



124

6.7.2 Uji Coba Fitur Manajemen Dokumen Detil mengenai pengujian pada fitur manajemen dokumen diperlihatkan pada Tabel 6.3 berikut. Tabel 6.3 Pengujian Fitur Manajemen Dokumen Obyektif

Deskripsi

Manajemen Dokumen

Langkah

Verifikasi Fitur Manajemen Dokumen Pengguna dapat melakukan penambahan dokumen berupa file yang berupa SOP/laporan/peraturan/dokumen kerja dan juga dapat mengubah dokumen serta menghapus dokumen 1 Untuk menambah dokumen, langkah yang dilakukan adalah : - Login - Pilih Bagian - Pilih Dokumen - Pilih Add Content - Pilih Choose File - Pilih File Isi penjelasan singkat mengenai file yang akan di-upload - Isi informasi mengenai file yang akan diupload - Tekan Ok 2 Untuk menambah dokumen dengan cara mengetik langsung melalui sistem, langkah yang dilakukan adalah : - Login - Pilih Bagian - Pilih Dokumen - Pilih Create Content Isi penjelasan singkat mengenai dokumen yang akan diketik - Mulai Pengetikan - Tekan Next Isi informasi mengenai dokumen yang akan disimpan - Tekan Finish



125

Tabel 6.3 Pengujian Fitur Manajemen Dokumen (lanjutan)

-

Untuk mengubah dokumen, langkah yang dilakukan adalah : Login

-

Pilih Bagian

-

Pilih Dokumen

-

Pilih File Dokumen yang akan diubah

-

Tekan Edit Online

-

Mulai Pengetikan

3

Langkah

Manajemen Dokumen

- Tekan Save 4 Untuk menghapus dokumen, langkah yang dilakukan adalah : - Login - Pilih Bagian -

Pilih Dokumen

-

Pilih File Dokumen yang akan dihapus

-

Tekan Delete

-

Tekan Ok

Hasil yang diharapkan Hasil pengujian

Saran

-

Konten yang ditambahkan akan tersimpan di database dan perubahannya bisa ditampilkan di sistem. Dokumen yang dihapus hilang dari tampilan pengguna Dokumen dapat tersimpan di database Dokumen berubah sesuai dengan input Dokumen yang dipilih terhapus Penambahan logo instansi Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, Ada beberapa dokumen yang hanya bisa diakses oleh pegawai dengan kriteria tertentu.



126

6.7.3 Uji Coba Fitur Forum Diskusi Detil mengenai pengujian pada fitur forum diskusi diperlihatkan pada Tabel 6.4 berikut. Tabel 6.4 Pengujian Fitur Forum Diskusi Obyektif Deskripsi

Forum Diskusi Langkah

Verifikasi Fitur Forum Diskusi Pengguna dapat menambah topik dan memberikan komentar di dalamnya Untuk menambah topik, langkah yang 1 dilakukan adalah : - Login - Pilih Forum Diskusi - Pilih Jenis Forum Diskusi - Pilih Create Topic - Isi penjelasan singkat mengenai topik - Tekan Create Topic Untuk menghapus topik, langkah yang 2 dilakukan adalah : - Login - Pilih Forum Diskusi - Pilih Jenis Forum Diskusi - Pilih Topik yang akan dihapus - Tekan Delete - Tekan Ok Untuk membuat komentar atas topik, langkah 3 yang dilakukan adalah : - Login - Pilih Forum Diskusi - Pilih Jenis Forum Diskusi - Pilih Topik - Pilih Post to Topic - Entri Komentar - Tekan Post



127

Tabel 6.4 Pengujian Fitur Forum Diskusi (lanjutan) 4

Langkah

5 -

Forum Diskusi

Hasil yang diharapkan Hasil pengujian

Saran

Untuk mengubah komentar atas topik, langkah yang dilakukan adalah : Login Pilih Forum Diskusi Pilih Jenis Forum Diskusi Pilih Topik Pilih Komentar yang akan diubah Tekan Edit Post Entri Komentar Tekan Ok Untuk menghapus komentar atas topik, langkah yang dilakukan adalah : Login Pilih Forum Diskusi Pilih Jenis Forum Diskusi Pilih Topik Pilih Komentar yang akan dihapus Tekan Delete Tekan Ok Topik diskusi dan komentar yang dibuat tersimpan di database, dan dapat ditampilkan pada forum diskusi Sistem menampilkan diskusi yang tersimpan dan komentar yang sudah dibuat sesai dengan input user Riwayat suatu diskusi tentang penyelesaian permasalahan, atau hal-hal yang penting harus tetap berada di dalam sistem, tidak boleh terhapus.



128

6.7.4 Uji Coba Fitur Dokumentasi Pengetahuan Detil mengenai pengujian pada fitur dokumentasi pengetahuan diperlihatkan pada Tabel 6.5 berikut. Tabel 6.5 Pengujian Fitur Dokumentasi Pengetahuan Obyektif

Deskripsi

Dokumentasi Pengetahuan Langkah

Verifikasi Fitur Dokumentasi Pengetahuan Pengguna dapat melakukan penambahan pengetahuan, pengalaman, artikel, selain melakukan penambahan pengguna dapat mengubah dan menghapus Untuk menambah, langkah yang dilakukan 1 adalah : - Login - Pilih Bagian - Pilih Pengetahuan - Pilih Add Content - Pilih Choose File - Pilih File Isi penjelasan singkat mengenai file yang akan di-upload Isi informasi mengenai file yang akan diupload - Tekan Ok Untuk menambah pengetahuan, pengalaman ataupun artikel dengan 2 mengetik langsung melalui sistem, langkah yang dilakukan adalah : - Login - Pilih Bagian - Pilih Pengetahuan - Pilih Create Content Isi penjelasan singkat mengenai artikel yang akan diketik - Mulai Pengetikan - Tekan Next Isi informasi mengenai artikel yang akan disimpan - Tekan Finish



129

Tabel 6.5 Pengujian Fitur Dokumentasi Pengetahuan (lanjutan) Untuk mengubah, langkah yang dilakukan adalah : - Login - Pilih Bagian - Pilih Pengetahuan - Pilih File yang akan diubah - Tekan Edit Online - Mulai Pengetikan - Tekan Save Untuk menghapus, langkah yang 4 dilakukan adalah : - Login - Pilih Bagian - Pilih Pengetahuan - Pilih File yang akan dihapus - Tekan Delete - Tekan Ok Konten yang ditambahkan akan tersimpan di database dan perubahannya bisa ditampilkan di sistem. Artikel yang dihapus hilang dari tampilan pengguna - Pengetahuan dapat tersimpan di database - Pengetahuan berubah sesuai dengan input - Pengetahuan yang dipilih terhapus Nantinya semua pegawai BKD harus bisa 3

Langkah

Dokumentasi Pengetahuan

Hasil yang diharapkan Hasil pengujian Saran

mengakses dan menggunakan fitur ini



130

6.7.5 Uji Coba Fitur Pencarian Detil mengenai pengujian pada fitur pencarian diperlihatkan pada Tabel 6.6 berikut. Tabel 6.6 Pengujian Fitur Pencarian Obyektif

Verifikasi Fitur Pencarian

Deskripsi

Fitur ini mempermudah pengguna untuk mencari informasi, dokumen, pengetahuan, pengalaman, artikel, ataupun topik dalam sebuah forum diskusi 1 -

Pencarian Langkah

2 -

Hasil yang diharapkan Hasil pengujian Saran

Untuk melakukan pencarian secara sedeharna, langkah yang dilakukan adalah : Login Tekan kotak pencarian Entri kata kunci Tekan Search Melihat hasil pencarian Untuk melakukan advanced search, langkah yang dilakukan adalah : Login Tekan kotak pencarian Tekan Options Pilih Advanced Search Entri kata kunci berdasarkan kategori yang diinginkan Tekan Search Melihat hasil pencarian Sistem akan menampilkan daftar konten yang mengandung kata kunci Sistem menampilkan daftar konten yang mengandung kata kunci yang telah diisi -



131

6.7.6 Hasil Pengujian Dari prototipe yang dirancang penulis, maka dilakukan uji coba kepada pengguna untuk mendapatkan masukan terhadap pengembangan KMS ini, dimana detail uji coba telah dijelaskan diatas pada sub bab 6.7. Pengguna menyatakan prototipe yang dirancang penulis sudah sesuai dengan fungsi masing-masing fitur dan sesuai dengan kebutuhan pengguna, namun memberikan koreksi atau saran terkait uji coba prototipe yang dirancang penulis. Saran atau koreksi terkait uji coba prototipe yang dirancang penulis di antaranya, penambahan logo instansi Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, ada beberapa dokumen yang hanya bisa diakses oleh pegawai dengan kriteria tertentu, riwayat suatu diskusi tentang penyelesaian permasalahan, atau hal-hal yang penting harus tetap berada di dalam sistem, tidak boleh terhapus. Calon pengguna KMS juga memberi saran sebaiknya segera dikembangkan dan diimplementasikan. Berdasarkan uji coba, prototipe knowledge management system dapat menangkap pengetahuan (capture knowledge). Pengetahuan-pengetahuan tacit pegawai seperti pengalaman dalam menyelesaikan kasus permasalahan kepegawaian atau pengetahuan-pengetahuan lain yang dimiliki oleh pegawai dapat diubah menjadi pengetahuan eksplisit dengan cara mendokumentasikan ke dalam bentuk artikel, dokumen, maupun file video atau audio. Pengetahuan-pengetahuan yang telah dalam bentuk eksplisit tersebut disimpan kedalam repositori yang dimiliki KMS, sehingga kebutuhan pegawai BKD dalam mencari dan menemukan informasi, pengetahuan ataupun dokumen-dokumen dapat dengan mudah dilakukan oleh pegawai BKD. 6.8

Implikasi Penelitian

Pada penelitian ini, perancangan knowledge management system ini diharapkan mempunyai implikasi bagi beberapa pihak, yaitu bagi pegawai dan organisasi, bagi knowledge management system itu sendiri dan bagi penelitian yang akan dilakukan selanjutnya.



132

6.8.1 Implikasi bagi Pegawai dan Organisasi Keadaaan terjadi saat ini masih banyaknya pengetahuan, dokumen, SOP, peraturan dan pengalaman tidak terdokumentasi dengan baik sehingga menyulitkan pegawai dalam menjalankan tugasnya saat terjadi perpindahan pegawai. Dengan adanya suatu knowledge management system ini di lingkungan Badan Kepegawian Daerah Provinsi DKI Jakarta maka diharapkan setiap pegawai BKD memanfaatkan fitur-fitur yang ada di knowledge management system ini, adanya fitur ini diharapkan pengetahuan pegawai BKD akan bertambah dan bagi pegawai baru juga dapat melakukan pekerjaannya lebih cepat. Dengan adanya pengetahuan ini, maka setiap masalah yang dihadapi oleh pegawai BKD akan dicari rujukan atau solusi yang sesuai untuk dijadikan dasar pemecahan permasalahan tersebut, dengan demikian kinerja pegawai BKD diharapkan akan meningkat. 6.8.2 Implikasi bagi Sistem Pada penelitian ini, fokus pengembangan terjadi pada proses eksternalisasi, exchange, sosialisasi untuk knowledge sharing, kombinasi, sosialisasi untuk knowledge

discovery,

internalisasi

dan

routines.

Berdasarkan

fokus

pengembangan yang didapatkan, fitur-fitur yang dikembangkan merunut pada teknologi-teknologi yang menggunakan proses-proses tersebut. Sistem juga dikembangkan berbasis web sehingga dapat diakses melalui komputer maupun jaringan internet. 6.8.3 Implikasi bagi Penelitian selanjutnya Implikasi pada penelitian selanjutnya adalah pengembangan dan implementasi knowledge management system. Masukan lainnya adalah evaluasi penerapan knowledge management system yang dihasilkan dari penelitian ini. Kemudian masukan lainnya juga adalah penelitian ini dapat dijadikan acuan atau pembanding untuk penelitian selanjutnya dan juga memperkaya pengetahuan untuk penelitian sejenisnya terutama bagi unit kerja yang berada di dalam lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. Universitas Indonesia


BAB 7 PENUTUP

Bab ini akan membahas mengenai kesimpulan yang diperoleh dari penelitian yang telah dilakukan dan saran terkait dengan penelitian selanjutnya. 7.1

Kesimpulan

Berdasarkan penelitian ini, kesimpulan yang bisa diambil adalah sebagai berikut : 1.

Model knowledge management system yang sesuai untuk Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta adalah suatu sistem yang terintegrasi secara menyeluruh yang dapat memenuhi kebutuhan proses knowledge management. Proses knowledge management yang perlu dikembangkan di BKD Provinsi DKI Jakarta adalah eksternalisasi, exchange, sosialisasi untuk knowledge sharing, kombinasi, sosialisasi untuk knowledge discovery, internalisasi dan routines.

2.

Fitur-fitur

knowledge

management

system

yang

dihasilkan

untuk

mendukung proses knowledge management tersebut terdiri dari fitur melakukan manajemen dokumen, mengikuti forum diskusi, melakukan dokumentasi pengetahuan dan melakukan pencarian. 3.

Uji coba dengan menggunakan prototipe knowledge management system untuk menguji fitur-fitur yang ada di prototipe KMS telah mendapatkan respon yang positif bahwa rancangan yang dilakukan penulis dapat diterima oleh pengguna.

133



134

7.2

Saran

Berdasarkan pada hasil penelitian ini maka beberapa saran yang bisa disampaikan adalah sebagai berikut : 1.

Knowledge management system merupakan suatu sarana yang diharapkan keberadaannya oleh pegawai, karena itu sebaiknya segera dikembangkan dan diimplementasikan di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta sehingga pegawai BKD dapat memanfaatkan fitur-fitur yang ada di knowledge management system ini.

2.

Selain dukungan sistem, dalam mengimplementasi knowledge management system ini perlu didukung dengan adanya komitmen dari pimpinan disertai adanya

regulasi

mengenai

penerapan

dan

penggunaan

knowledge

management system. 3.

Melakukan evaluasi setelah adanya penerapan dan penggunaan knowledge management system.

4.

Dapat dijadikan acuan atau pembanding untuk penelitian selanjutnya dan juga memperkaya ilmu pengetahuan untuk penelitian sejenisnya terutama bagi unit kerja yang berada di dalam lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.



DAFTAR PUSTAKA

Absolute North Communications. (2007). Evaluation of CMS : Alfreso, Drupal, Joomla. Absolute North Communications. Amini, Safrina. (2010). Pengembangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Penerapan e-Government : Studi Kasus Dinas Tata Ruang Provinsi DKI Jakarta. Universitas Indonesia. Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta. (2012). Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta Nomor 66 Tahun 2012 tentang Pendelegasian Wewenang. Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta. Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta. (2013). Rencana Strategis Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta Tahun 2013-2017. Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta. Daft, Richard L. (2013). Organization Theory anda Design. Boston. Addisson Wesley. Ellias M Awad & Hasan M. Ghaziri. (2004). Knowledge Management. New Jersey. Pearson Prentice Hall. Fernandez Irma Becerra, Rajvin Sabherwal. (2010). Knowledge Management Systems and Processes. New Jersey. Pearson Prentice Hall. Kartikasari, Intan. (2013). Pemodelan Knowledge Management System (KMS) pada Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri. Universitas Indonesia. Kasthuri, Magesh. (2010). Comprehensive CMS – A Comparative Study between Drupal, Joomla and Alfresco. Social Sciense Research Network. Kusdi. (2009). Teori Organisasi dan Administrasi. Jakarta. Salemba Humanika. Leuf, B. Cunningham, W. (2001). The Wiki Way Quick collaboration on the web.Boston. Addisson Wesley. Larman, Craig. (2005). Applying UML and Patterns. New Jersey. Prentice Hall. Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi. (2011). Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Nomor 14 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management), 2011.

135



136

Muliati, Anita. (2011). Perancangan Model Knowledge Management System Pada Sekretariat Badan Pendidikan dan Pelatihan Kementrian Pertahanan. Universitas Indonesia. Nonaka, Ikujiro and Takeuchi, Hirotaka. (1997). The Knowledge Creating Company : How Japanese Companies Creat the Dynamics of Innovation. Oxford. Oxford University Press. Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. (2008). Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 10 Tahun 2008 Tentang Organisasi Perangkat Daerah. Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. (2008). Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 43 Tahun 2008 Tentang Reformasi Birokrasi. Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. (2009). Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 82 Tahun 2009 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Daerah. Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.

Santoso, Moh. Bayu Teguh. (2011). Perencanaan Solusi Knowledge Management dan Prototipe Knowledge Management System : Studi Kasus PT.KSEI. Universitas Indonesia. Suharita, Lesika. (2009). Perancangan Model Knowledge Management System Pada Biro Kepegawaian dan Organisasi Departemen Komunkasi dan Informtika Republik Indonesia. Universitas Indonesia. Tiwana, Amrit. (1999). The Knowledge Management Toolkit : Orcestrating IT, Strategy and Knowledge Platform. New York. Prentice Hall.



137

Lampiran A: Transkip Wawancara

Transkip Wawancara Nama

: Fitrianda, S.Psi, M.Si

Jabatan : Kepala Subbagian kepegawaian Tanggal : 4 Februari 2014

1. Apa tugas BKD ? Tugas BKD diantaranya menyelenggarakan pengelolaan kepegawaian darerah dan mempunyai tanggung jawab mulai dari perencanaan, pengadaan,

pengembangan,

penempatan,

promosi,

penggajian,

kesejahteraan, disiplin, serta pemberhentian pegawai. Kemudian melayani urusan kepegawaian mulai ketika pegawai itu diangkat menjadi CPNS hingga pegawai itu pensiun. 2. Berapa jumlah pegawai BKD saat ini ? Jumlah BKD saat ini sebanyak 200an pegawai, jika termasuk di wilayah sebanyak 291 pegawai. 3. Berapa jumlah total pegawai DKI saat ini ? Jumlah pegawai Pemprov DKI sebanyak 71.004 pegawai. 4. Di lingkungan BKD, apakah BKD melaksanakan reformasi birokrasi juga terkait pelayanan kepegawaian ?, seperti apa ? Di lingkungan BKD juga melaksanakan reformasi birokrasi diantaranya mengikuti workshop/seminar reformasi birokrasi tentang perubahan mind setting SDM, tersedianya sistem pengisian jabatan struktural secara terbuka, tersedianya masterplan SDM, tersedianya sistem rekrutmen CPNS berbasis web, tersedianya sistem e-Absensi dan e-TKD. Kemudian adanya tuntutan reformasi birokrasi yang menghendaki perbaikan kinerja dan profesionalisme pegawai. Universitas Indonesia


138

5. Di lingkungan BKD, mutasi/rolling staf atau pejabat dilakukan ?, biasanya setelah berapa tahun ? Pejabat nantinya akan dilakukan rolling sesuai dengan rapat baperjab. Sedangkan mutasi staf juga dilakukan. 6. Dalam melaksanakan pekerjaan pengelolaan pelayanan kepegawaian, masalah-masalah apa yang ibu hadapi terkait pegawai yang menempati posisi baru ? Kalau di tempat Ibu di subbid kepegawaian ini masalahnya pegawai yang menempati tempat tugas baru akan mengalami kesulitan dalam menjalankan tugasnya, sehingga perlu waktu untuk menyesuaikan. Dan juga masalah jika pegawai lama tidak men-transfer knowledge-nya ke pegawai baru dan pegawai lama membawa dokumennya, padahal kita membutuhkannya. 7. Menurut Ibu, apakah pengetahuan merupakan aset yang penting di BKD ? Sangat penting. 8. Apakah Ibu, apakah pengetahuan perlu dikelola ? Perlu, misalnya di tempat Ibu yang memahami dan mengurus mesin absensi ada dua pegawai, apabila ada permasalahan dengan mesin absesnsi sedangkan dua pegawai teterrsebut tidak ada maka permasalahan tersebut tidak bisa diselesaikan dengan segera, Ibu ingin ada transfer knowledge dalam bentuk semacam buku panduan atau pedoman. Atau ada pegawai yang sudah menjalani diklat, karena keterbatasan anggaran tidak semua pegawai BKD mendapatkan diklat, Ibu ingin ada semacam transfer knowledge atau semacam dokumen yang bisa dipelajari agar pegawai lain bisa belajar. 9. Apakah Ibu pernah mendengar istilah Knowledge Management ? Pernah, kalau tidak salah ada peraturannya di Menpan. 10. Data, informasi dan pengetahuan apa saja yang ada di BKD, contohnya ? Contohnya kalau ditempat Ibu, informasi tentang peraturan-peraturan kepegawaian, SOP di subbidang kepegawaian, dokumen kepegawaian BKD, data mesin absensi pegawai BKD, dan lain-lain.



139

11. Apakah pengetahuan tersebut telah terdokumentasi ? Sebagian ada yang terdokmentasi, ada yang belum. Jika ya secara manual atau elektronik ? Ada yang masih manual ada juga yang sudah elektronik. 12. Hal apa saja yang sudah dilakukan yang sudah diberikan BKD dalam rangka meningkatkan pengetahuan ? Pengiriman pegawai untuk diklat, karena keterbatasan tadi yaitu anggaran maka tidak semua pegawai BKD mendapatkan diklat, Ibu ingin ada semacam transfer knowledge atau semacam dokumen yang bisa dipelajari agar pegawai lain bisa belajar. 13. Kendala apa saja yang Ibu hadapi dalam mengelola pengetahuan yang dimiliki oleh BKD ? Kendala ya itu tadi, misalnya pegawai yang menempati tempat tugas baru akan mengalami kesulitan dalam menjalankan tugasnya, sehingga perlu waktu untuk menyesuaikan. Dan juga masalah jika pegawai lama tidak men-transfer knowledge-nya ke pegawai baru dan pegawai lama membawa dokumennya, padahal kita membutuhkannya. Kemudian ada permasalahan dengan mesin absesnsi sedangkan dua pegawai teterrsebut tidak ada maka permasalahan tersebut tidak bisa diselesaikan dengan segera, Ibu ingin ada transfer knowledge dalam bentuk semacam buku panduan atau pedoman. Atau ada pegawai yang sudah menjalani diklat, karena keterbatasan anggaran tidak semua pegawai BKD mendapatkan diklat, Ibu ingin ada semacam transfer knowledge atau semacam dokumen yang bisa dipelajari agar pegawai lain bisa belajar. 14. Menurut Ibu, perlukah sebuah Sistem Informasi untuk memfasilitasi pegawai BKD dalam menciptakan dan berbagi pengetahuan ? Sangat Perlu, karena dengan adanya sistem informasi sangat membantu Ibu dalam menyelesaikan permasalahan yand tadi dibahas. 15. Adakah informasi tambahan lainnya yang Ibu inginkan tentang KM ini ? Ibu berharap sistem informasi tentang pengetahuan yang bapak akan teliti dapat segera digunakan di lingkungan BKD terutama di tempat Ibu.



140

Nama

: Hairuman Pria Perdana, M.Si

Jabatan : Kepala Subbid Pengembangan Kompetensi & Kinerja Pegawai Tanggal : 27 Maret 2014 1.

Menurut Bapak, apakah pengetahuan atau knowledge itu merupakan aset yang penting di dalam organisasi BKD ?. Perlu, Karena semua aktifitas harus didasari oleh suatu pengetahuan yang benar dan terstandarisasi supaya pekerjaan kita bisa sesuai dengan ketentuan, bayangkan apabila seseorang bekerja tanpa pengetahuan nanti semua produk-produk yang dihasilkan akan sangat subjektif, karena tidak ada standar. Pengetahuan, ketrampilan diperlukan supaya siapapun yang membutuhkan pelayanan mendapatkan pelayanan yang sama.

2. Menurut Bapak, perlukah sebuah Sistem Informasi untuk memfasilitasi pegawai BKD dalam menciptakan dan berbagi pengetahuan ? Perlu, Jadi masalah wahana untuk sistem informasi sebenarnya banyak. Cuman yang terjadwal dan yang tersistematis dengan sistem yang tersturktur hampir tidak ada jadi hanya pengetahuan biasanya muncul dari diklat melalui proses training, FGD. Cuman kan relatif tidak ada yang mengelola secara sistematis, sehingga informasi atau pengetahuan yang baru hampir tidak ada, sehingga berakhir ke pengetahuan informal, misalnya saat makan siang, di dapur, akhirnya tidak terstruktur. Seandainya ada media yang memfasilitasi itu bagus sekali, sehingga semua orang bisa meng-upload informasi dan pengetahuan serta mendownload informasi dan pengetahuan yang dibutuhkan. 3.

Apakah ada fasilitas untuk melakukan pencarian dokumen lama dan dokumen baru di tempat Bapak bekerja ?, dan apa Bapak membuat dokumen baru dari dokumen lama ? Fasilitasnya masih manual, kita melakukan dokumentasi terhadap semua aktifitas yang sudah dilakukan, jadi sewaktu-waktu diperlukan bisa mencari secara manual, tetapi secara sistem belum ada. Tergantung permasalahan, kalau memang informasi yang dibutuhkan cukup dari dokumen yang lama, kita membuat dari dokumen lama. Tapi kalau format baru kita membuat dokumen yang baru. Universitas Indonesia


141

4.

Apakah ada fasilitas untuk berdiskusi dan berbagi pengetahuan dengan mudah di tempat Bapak bekerja ? Tadi bentuknya informal, ngga terstruktur. Setiap ada pekerjaan yang membutuhkan diskusi langsung didiskusikan.

5.

Apakah ada fasilitas untuk menempatkan/menyimpan (pendokumentasian) pengetahuan dan tentang kasus penyelesaian permasalahan tentang pekerjaan di tempat Bapak bekerja ?. Masih secara manual, file-filenya kita simpan, belum secara elektronik atau sistem.

6.

Apakah ada fasilitas untuk belajar dokumen pelatihan, manual bekerja, SOP, berita, dokumen lain yang digunakan di tempat Bapak bekerja ?, Kita ada SOP, SOP diperlukan untuk memastikan semua pekerjaan melalui proses tahapan yang sudah disepakati. Jadi siapapun yang mengerjakan di kemudian hari tidak tergantung pada perorangan. Jadi setiap orang bisa membaca

SOP,

sehingga

dia

mengikuti

alurnya.

SOP

sudah

didokumentasikan tapi masih manual belum elektronik. 7.

Data, Informasi dan pengetahuan apa saja yang ada dan tersedia di tempat Bapak dalam menjalankan setiap kegiatan ?. Data calon pelamar STPDN, data siswa STPDN yang sedang belajar, data alumni STPDN, data calon pegawai tugas belajar, data pegawai yang sedang tugas belajar, data alumni tugas belajar, ada lagi yang baru data terkait kinerja kepala SKPD, nilai DP3 pejabat eselon I – III, data sasaran kerja pegawai setiap tahun di seluruh lingkungan Pemprov. DKI Jakarta. Dokumen terkait proses STPDN dan proses tugas belajar.

8.

Menurut Bapak, fitur-fitur apa yang mendukung pekerjaan Bapak ? Dukungan sistem informasi yang pastinya. Sekarang eranya sudah ICT, semua pekerjaan atau aktifitas harus didukung oleh sistem informasi berbasis komputer dan berbasis web, sehingga seluruh informasi pekerjaaan bisa dilakukan dan semua orang bisa mendapatkan hak akses yang sama, jadi tidak ada lagi pegawai yang tidak mendapatkan informasi. Karena semua informasi sudah di-publish melalui web melalui jaringan atau sistem informasi. Universitas Indonesia


142

Nama


Jabatan : Kepala Subbagian kepegawaian Tanggal : 28 Maret 2014

1. Menurut Ibu, strategi bisnis apakah yang lebih ditekankan atau menjadi fokus di organisasi ini (BKD) ?, Apakah Low Cost atau Differentiation ?. Baik untuk BKD, sesuai dengan arahan pimpinan juga yaitu Kepala BKD kita mengarahnya lebih ke differentiation. Dalam artian begini, Kepala BKD pernah mengatakan untuk anggaran itu tinggal bilang butuh berapa, tapi kita harus memberikan pelayanan yang terbaik serta membuat kegiatan sebagai sebuah terobosan atau menjadi sebuah inovasi bagi BKD 2. Menurut Ibu, Ukuran Organisasi di BKD pada umumnya termasuk organisasi besar atau organisasi kecil ?. Kalau di BKD itu dengan jumlah pegawai sekitar 200an, termasuk kecil dibandingkan dengan SKPD yang lain. 3. Menurut Ibu, fungsi dan peranan utama dari organisasi BKD ini ?, Menurut Ibu, kegiatan apa yang menjadi kunci sukses untuk mencapai tujuan BKD ? Peran utama sesuai dengan nama organisasinya, kita ini dibagian pengelolaan kepegawaian, tetapi tidak terbatas pada administrasi saja . Kunci sukses mencapai tersebut didukung oleh pengetahuan, wawasan, sarana prasarana kerja dan aturan kepegawaian yang berlaku. 4. Menurut Ibu, bagaimana kondisi lingkungan di BKD ?. Kondisi lingkungan lebih dinamis, lebih banyak hal-hal yang baru terkait perubahan terkait kebijakan visi-misi gubernur baru. 5. Dalam melakukan pekerjaan, apakah sering terjadi perubahan pekerjaan yang dilakukan organisasi atau bagian yang Ibu pimpin ?, Apakah sering terjadi perubahan atas aturan-aturan yang ada ?. Perubahan atas aturan yang ada atau mendasar, saya rasa bukan perubahan tapi berkembang dalam arti ada revisi atau perbaikan-perbaikan. Universitas Indonesia


143

6. Dalam melakukan pekerjaan, seberapa besarkah tingkat ketergantungan kesuksesan pekerjaan Ibu dari usaha yang dilakukan oleh bidang lain ?. Saya melihatnya justru di BKD interpedensi saling tergantung antar bidang semuanya di BKD saling tergantung. 7. Apakah ada fasilitas untuk melakukan pencarian dokumen lama dan dokumen baru di tempat Ibu bekerja ?, dan apa Ibu membuat dokumen baru dari dokumen lama ? Belum ada. Kadang kita membutuhkan dokumen lama untuk membuat dokumen baru. 8. Apakah ada fasilitas untuk menempatkan/menyimpan (pendokumentasian) pengetahuan,

dokumen,

SOP

dan

tentang

kasus

penyelesaian

permasalahan tentang pekerjaan di tempat Anda bekerja ?, dan apa Anda melakukan pendokumentasian tersebut ? Belum ada. Melakukannya tapi masih manual. 9. Apakah ada fasilitas untuk belajar dokumen pelatihan, manual bekerja, SOP, berita, dokumen lain yang digunakan di tempat Ibu bekerja ?, Kita menghimpun SOP dari bidang-bidang, menghimpun peraturanperaturan kepegawaian, tapi itu ya masih manual, ya itu bisa terselip, terpinjam. 10. Apakah ada fasilitas untuk bertukar dokumen, artikel, pengetahuan, pengalaman yang digunakan di tempat Ibu ?, Belum ada, paling secara lisan, informal saja. 11. Apakah ada fasilitas untuk berbagi pengalaman dalam menyelesaikan permasalahan (kasus) dalam pekerjaan yang digunakan di tempat Ibu ?, Saya minta pegawai senior untuk men-transfer knowledge kepada pegawai baru. Kita merencanakan untuk kegiatan paparan setelah pegawai mengikuti diklat, belum teralisasikan dikarenakan waktu dan tempat 12. Apakah ada fasilitas untuk memperoleh informasi tentang prosedur (SOP), peraturan, aturan kerja yang digunakan di tempat Ibu ?, dan apakah jika ada prosedur (SOP), peraturan, aturan kerja Ibu akan mengikutinya ? Kalau fasilitas belum ada atau ter-publish, masih di laptop saya. Setahu saya juga dalam bentuk buku, dokumen. Menurut saya sedapat mungkin Universitas Indonesia


144

harus mengacu pada prosedur, sebagai koridor kita dalam bertindak, dan juga dalam pemeriksaan apakah kita dalam melakukan pekerjaan sudah sesuai dengan prosedur atau tidak. 13. Terkait Data, Informasi dan pengetahuan apa saja yang ada dan tersedia di tempat Ibu ?. Apakah telah terdokumentasi ?. Jika ya secara manual atau elektronik ?. Di bagian Sekretariat, kita erat kaitannya dengan administrasi pegawai tentang DUK, data usulan-usulan kenaikan pangkat, data usulan pensiun, pengembangan pegawai misalnya tugas belajar, diklat. Biasanya buat laporan tertulis, notulen rapat dan didokumentasikan tapi kendalanya kalau bentuknya arsip atau dokumen fisik itu, yaitu kita kadang susah membaca atau mencari, kita agak segan harus mencari dokumen tersebut. Seandainya kalau sudah terdigitalisasi kita bisa mencari kata kunci dokumen apa yang ingin dicari, kita ketik maka muncul dokumen yang dicari. 14. Menurut Ibu, fitur-fitur apa yang mendukung pekerjaan Ibu terkait knowledge management ? Kalau saya inginnya virtual class. Dokumen notulen rapat, bahan paparan, aturan kepegawaian, SOP itu bisa diakses kapan saja oleh pegawai dan lebih bagus lagi ada forum, diskusi. Mungkin kalau mengumpulkan orang kadang terbentur dengan aktifitas, kalau bentuknya diskusi online lebih bagus dan seru. 15. Apakah Ibu bersedia memberikan komitmen dan dukungan dalam pengelolaan pengetahuan yang dimiliki BKD ?. Insya ALLAH saya bersedia, karena itu bermanfaat. 16. Apakah Ibu pernah mendengar istilah “Community of Practice” ?, Apa pendapat Ibu tentang istilah tersebut ?, Apakah dibutuhkan dalam organisasi ini ?. (Komunitas Praktek adalah sekelompok orang yang berbagi minat yang sama untuk apa yang mereka lakukan dan belajar bagaimana melakukannya lebih baik ketika mereka berinteraksi secara teratur). Universitas Indonesia


145

Ya pernah mendengar istilah tersebut. Saya rasa itu malah lebih bagus tidah hanya di BKD melainkan di lingkungan Pemprov.DKI Jakarta, karena masalah kepegawaian kita bisa saling sharing tentang kasus-kasus permasalahan kepegawaian terus bagaimana solusinya. Kadang-kadang permasalahan kepegawaian itu bukan karena human error, karena pengelola kepegawaian kurang paham tugasnya di kepegawaian. 17. Menurut Ibu, Sistem Informasi yang akan nanti dikembangkan di BKD lebih bersifat open source atau proprietary ? Sebaiknya aplikasi yang akan dikembangkan bersifat open source, karena selain penghematan anggaran juga adanya program pemerintah yaitu IGOS (Indonesia Go Open Source).



146

Nama

: Ir. Made Karmayoga

Jabatan : Kepala Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta Tanggal : 1 April 2014

1. Menurut Bapak, strategi bisnis apakah yang lebih ditekankan atau menjadi fokus di organisasi ini (BKD) ?, Apakah Low Cost atau Differentiation ?. Differentiation, pegawai itu tidak bisa dipecat kecuali kalau terkena hukuman pidana yang berat atau pegawai itu pensiun. Kalau bisa ditingkatkan kompetensi dan knowledge-nya ditingkatkan, sehingga setiap satu pegawai melayani 500 orang, nanti dengan satu pegawai pun tapi karena basis IT bisa melayani lebih dari itu dalam waktu yang sama, sehingga diharapkan ada peningkatan pelayanan. 2. Menurut Bapak, Ukuran Organisasi BKD pada umumnya termasuk besar atau kecil ?. Tepatnya kisaran 250 untuk melayani 72.000 PNS, 30.000 Honorer, saya rasa ngga banyak, kecil. 3. Bagaimana kondisi lingkungan organisasi yang Bapak pimpin ?. Dari sisi lingkungan kerja budaya kerja BKD, hormat dengan atasan, pegawai bekerja itu sesuai dengan yang dibebankan tidak ada yang anehaneh. Saya senang sekali di BKD pegawai sudah semakin profesional. 4. Menurut Bapak, apakah pengetahuan atau knowledge itu merupakan aset yang penting di dalam organisasi BKD ?. Penting dan bukan hanya dikelola tetapi harus bisa dikembangkan melalui knowledge, tanpa knowledge pegawai itu akan menjadi robot. 5. Apakah Bapak bersedia memberikan komitmen dan dukungan dalam pengelolaan pengetahuan yang dimiliki BKD agar pengetahuan tersebut selalu dipelihara ?. Harus, saya kan ditempatkan di BKD untuk merubah itu dan mengingatkan pegawai agar generasi muda utamanya jangan terjebak kepada hal-hal yang rutin. Begitu dia rutin artinya dia sama dengan mesin, maka dari itu harus adanya mutasi pegawai, rotasi dalam satu job itu harus Universitas Indonesia


147

dilakukan, dan jangan sampai orang itu kelamaan di suatu tempat sehingga orang tersebut tidak berkembang, maka dari itu pegawai tersebut harus diberi tantangan, dengan adanya tantangan itu maka pegawai itu harus diisi dengan pengetahuan dan wawasan baru. 6. Kendala apa saja yang Bapak hadapi dalam mengelola pengetahuan yang dimiliki oleh BKD ?. Ya ini memang harus diatur seimbang, disatu sisi kita mencari orang untuk bekerja, disisi lain kita ingin orang itu berkembang, untuk dapat berkembang orang itu harus mempunyai pengetahuan, untuk mendapat pengetahuan bisa langsung atau tidak langsung. Kalau yang langsung via sekolah, tugas belajar, izin belajar, diklat, seminar, kalau yang tidak langsung kita kembangkan, pegawai itu kreatif dalam membuka buku, internet, bertanya kepada teman, membuat grup disksusi, dan sebagainya. 7. Menurut Bapak, perlukah sebuah Sistem Informasi untuk memfasilitasi pegawai BKD dalam menciptakan dan berbagi pengetahuan ?. Iya, makanya saya bilang kalau orang itu promosi maka dari itu ilmu pengetahuan harus diisi dulu. 8. Apakah Bapak pernah mendengar istilah “Community of Practice” ? Iya Focus Group Discussion, dulu adanya namanya manajemen sirip ikan atau fishbone. Jadi setiap memecahkan satu sisi masing-masing mempunyai group discussion untuk menyelasaikan satu permasalahan, permasalahan yang lain ada group discussion yang lain. Jadi itu perlu dikembangkan terutama manajemen pemerintah, manajemen pemerintah itu tidak bisa sendirian karena kolektif action, beda dengan swasta yang individual action yang penting target. Maka dari itu karena proses dan target yang harus benar, karena kita birokrasi berasas landasan hukum, maka penting adanya focus group discussion.



148

Nama

: Slamet, S.Pd, M.Pd

Jabatan : Kepala Bidang Pengendalan Kepegawaian Tanggal : 2 April 2014

1. Menurut Bapak, strategi bisnis apakah yang lebih ditekankan atau menjadi fokus di organisasi ini (BKD) ?, Apakah Low Cost atau Differentiation ?. Differentiation. 2. Menurut Bapak, Ukuran Organisasi di BKD pada umumnya termasuk organisasi besar atau organisasi kecil ?. Kecil, Kalau diliat dari formal SOTK BKD tampak kecil, kalau diliat dari fungsi BKD sebagai suatu lembaga teknis yang mengelola SDM di DKI yang jumlahnya diatas 74.000 maka fungsi BKD sangat besar peranan maupun kebijakan-kebijakan yang nanti akan dibuat. 3. Apakah fungsi dan peranan utama dari organisasi ini (BKD) ?, Fungsi BKD mulai dari kebijakan rekrutmen sampai kepada kebijakan memasuki pensiun, yang artinya dari lahir sampai selesai, seorang pegawai itu diurus oleh administrasinya oleh BKD. 4. Bagaimana kondisi lingkungan organisasi di BKD ini ?. Kalau di BKD budaya kerjanya sudah dirumuskan dalam keputusan kepala BKD, kalau suasana kerja di BKD pegawai sangat menjunjung tinggi kaidah-kaidah atau aturan kepegawaian.

5. Dalam melakukan pekerjaan, apakah sering terjadi perubahan pekerjaan yang dilakukan di dalam organisasi ?, Apakah sering juga terjadi perubahan atas aturan-aturan yang ada ?. Aturan itu disesuaikan dengan situasi dan kondisi. Untuk aturan yang sudah tidak sejalan dengan kebijakan makro, tentu harus disesuaikan. Tetapi untuk kebijakan yang masih bisa dijalankan, tetap berjalan. Kebikan ini juga harus memperhatikan aturan main yang ditetapkan oleh pemerintah pusat, disesuaikan dengan kebutuhan daerah.



149

6. Dalam melakukan pekerjaan, seberapa besarkah tingkat ketergantungan kesuksesan pekerjaan Bapak dari usaha yang dilakukan oleh bapak terhadap bagian yang lain ?. Sebenarnya di bidang pengendalian ini, bidang yang men-support kegiatan di bidang-bidang yang lain, ini karena bidang pengendalian itu mempunyai tugas dan fungsi pembuatan atau pengkajian aturan-aturan kepegawaian, mengolah data pegawai. Data pegawai ini banyak dipakai oleh bidangbidang lain maupun SKPD lain, karena data pegawai itu sangat penting baik itu promosi, mutasi, rekrutmen, ataupun pemberian penghargaan. Bidang pengendalian membutuhkan kerjasama dari bidang lain terutama dalam updating data. 7. Dalam melakukan pekerjaan, apakah Bapak lebih sering melakukan pekerjaan berdasarkan rumus dan formulasi data atau berdasarkan prosedur kerja (SOP) yang ada ?. Semua pekerjaan harus berdasarkan SOP dan SPM. 8. Menurut Bapak, apakah pengetahuan atau knowledge itu merupakan aset yang penting di dalam organisasi BKD ?. Penting, Pengetahuan harus berkembang agar menjadi aset, aset itu harus mempunyai nilai lebih. 9. Menurut Bapak, mengapa pengetahuan perlu dikelola ? Yang pertama pengetahuan harus berkembang, karena dari pengetahuan itu bisa melahirkan sebuah kebijakan, hasil dari kebijakan bisa bermanfaat bagi pegawai maupun masyarakat, sehingga mempunyai nilai tambah bagi pegawai maupun masyarakat, itulah yang disebut aset. 10. Apakah Bapak bersedia memberikan komitmen dan dukungan dalam pengelolaan pengetahuan yang dimiliki BKD ?. Iya, tapi komitmen ini mesti harus kepada semua pihak, tidak bisa hanya satu pihak saja. 11. Menurut Bapak, perlukah sebuah Sistem Informasi untuk memfasilitasi pegawai BKD dalam menciptakan dan berbagi pengetahuan ?. Iya, Sistem informasi itu tujuannya untuk mempermudah. Teknologi lahir untuk mempermudah orang/organisasi, sehingga sangat dibutuhkan. Universitas Indonesia


150

12. Apakah ada informasi tambahan lainnya yang ingin Bapak sampaikan berkaitan dengan pertanyaan sebelumnya ?. Jadi organisasi manapun dan siapapun yang ada di dalam organisasi, kalau mau sukses rumusnya sedeharna yaitu : S : Sistem, Ketika berbicara sistem ada 3 komponen yaitu hardware, software, brainware. C : Comitment, Kalau sudah ada sistem, maka semua orang harus berkomitmen terhadap sistem yang ada C : Control, Kalau sudah ada sistem dan komitmen, maka harus mampu dikontrol E : Evaluation, evaluasi ini penting untuk melihat sampai dimanakah efektifitas perangkat dari organisasi. Sistem juga perlu dievaluasi apakah sistem sudah bagus atau belum. Komitmen juga perlu dievaluasi apakah komitmen sudah jalan atau belum. Alat kontrolnya juga dievaluasi apakah sudah benar atau ada evaluasi.



151

Nama

: Muhammad Thamrin, S.Kom, MTI

Jabatan : Kepala Subbagian Tata Usaha Tanggal : 3 April 2014

1. Menurut Bapak, strategi bisnis apakah yang lebih ditekankan atau menjadi fokus di organisasi ini (BKD) ?, Apakah Low Cost atau Differentiation ?. Kalau di BKD itu Differentiation, mencari nilai lebih kepada pegawai. 2. Menurut Bapak, Ukuran Organisasi di BKD pada umumnya termasuk organisasi besar atau organisasi kecil ?. Ukurannya kecil pegawai BKD sekitar 200 orang, cuman fungsinya karena melayani sekian ribu orang fungsinya besar. 3. Apakah fungsi dan peranan utama dari organisasi ini (BKD) ?, Karena core kita kepegawaian, yang artinya pelayanan kepegawaian dari CPNS sampai pensiun, seorang pegawai itu diurus oleh BKD. 4. Bagaimana kondisi lingkungan organisasi di BKD ini ?. Kalau di BKD itu sangat disiplin. 5. Dalam melakukan pekerjaan, apakah sering terjadi perubahan pekerjaan yang dilakukan di dalam organisasi ?, Apakah sering juga terjadi perubahan atas aturan-aturan yang ada ?. Perubahan aturan itu jarang, biasanya berubah karena pergantian pimpinan atau awal tahun anggaran 6. Dalam melakukan pekerjaan, apakah Bapak lebih sering melakukan pekerjaan berdasarkan rumus dan formulasi data atau berdasarkan prosedur kerja (SOP) yang ada ?. Semua pekerjaan harus berdasarkan SOP, prosedur dan aturan. 7. Menurut Bapak, apakah pengetahuan atau knowledge itu merupakan aset yang penting di dalam organisasi BKD ?. Iya betul knowledge itu penting. 8. Menurut Bapak, mengapa pengetahuan perlu dikelola ? Iya, karena setiap permasalahan hampir sama, masalah yang sama berulang-ulang, makanya perlu dikelola. Universitas Indonesia


152 9. Apakah Bapak pernah mendengar istilah “Knowledge Management” ? Iya. 10. Kendala apa saja yang Bapak hadapi dalam mengelola pengetahuan ? Kendalanya adalah SDM, karena SDM yang mengelola pengetahuan kurang. 11. Terkait Data, Informasi dan pengetahuan apa saja yang ada dan tersedia di tempat Bapak ?. Apakah telah terdokumentasi ?. Data sudah elektronik, tapi masih ada yang disimpan di excel. 12. Menurut Bapak, perlukah sebuah Sistem Informasi untuk memfasilitasi pegawai BKD dalam menciptakan dan berbagi pengetahuan ?. Iya harus. 13. Apakah ada informasi tambahan lainnya yang ingin Bapak sampaikan berkaitan dengan pertanyaan sebelumnya ?. Knowlegdge itu harusnya ada semacam database atau repositori. Kalau ada database permasalahan kan bisa diliat permasalaha itun, bagaimana penyelesaian permasalahan tersebut. Semacam ada database kasus permasalahan. Kasus permasalahan di BKD hampir mirip, kebanyakan masalah-masalah rutin.



153

Nama

: Etty Agustijani, SKM, M.Kes

Jabatan : Kepala Subbidang Kajian Kesra Tanggal : 4 April 2014

1. Menurut Ibu, strategi bisnis apakah yang lebih ditekankan atau menjadi fokus di organisasi ini (BKD) ?, Apakah Low Cost atau Differentiation ?. Kalau menurut saya yang ditekankan bukan low cost-nya melainkan differntiation karena otomatis kalau differntiation kita melalui nilai-nilai tertentu yang bisa diandalkan otomatis akan membawa dampak low cost. 2. Menurut Ibu, Ukuran Organisasi di BKD pada umumnya termasuk organisasi besar atau organisasi kecil ?. Di BKD ini termasuk ukuran organisasi kecil, namun jika diliat dari tupoksinya BKD ini mempunyai tupoksinya yang sangat luas karena harus melayani semua pegawai DKI Jakarta hampir 72.000 pegawai dengan pelayanan bermacam-macam mulai dia masuk jadi pegawai sampai dengan dia pensiun, diurus di BKD. 3. Apakah fungsi dan peranan utama dari organisasi ini (BKD) ?, Menurut Ibu, kegiatan apa yang menjadi kunci sukses untuk mencapai tujuan BKD? Melayani pegawai dari mulai dia masuk jadi pegawai sampai dengan dia pensiun. Kunci sukses kita adalah komitmen, dari komitmen berarti kita harus tahu apa yang harus dikerjakan, dengan komitmen itu sehingga kita harus berorientasi pada tujuan, tepat sasaran, tepat waktu dan tepat orang. 4. Bagaimana kondisi lingkungan organisasi di BKD ini ?. Kalau saya liat lingkungannya sudah kondusif, pegawai sudah tahu tupoksinya masing-masing. 5. Dalam melakukan pekerjaan, apakah sering terjadi perubahan pekerjaan yang dilakukan di dalam organisasi ?, Apakah sering juga terjadi perubahan atas aturan-aturan yang ada ?. Kalau di BKD perubahan itu ada, dan kalau perubaan itu ada harus mengikuti aturan yang diatasnya.



154

6. Dalam melakukan pekerjaan, seberapa besarkah tingkat ketergantungan kesuksesan pekerjaan Ibu dari usaha yang dilakukan oleh ibu terhadap bagian yang lain ?. Kalau di BKD ini sangat tergantung dan terkait dengan bidang-bidang yang lain. 7. Dalam melakukan pekerjaan, apakah Ibu lebih sering melakukan pekerjaan berdasarkan rumus dan formulasi data atau berdasarkan prosedur kerja (SOP) yang ada ?. Dua-duanya, Semua pekerjaan harus berdasarkan SOP, prosedur, aturan dan kajian. 8. Menurut Ibu, apakah pengetahuan atau knowledge itu merupakan aset yang penting di dalam organisasi BKD ?. Iya penting banget. Knowledge itu wajib, jadi sebagai seorang pegawai harus tahu pengetahuan-pengetahuan, apa yang harus dilakukan, jangan sampai kita ngga tahu out of date jadi kita ketinggalan zaman. 9. Apakah Ibu pernah mendengar istilah “Knowledge Management” ? Saya sering dengar manajemen perubahan atau change management, kalau knowledge management jarang. 10. Hal apa saja yang sudah dilakukan yang sudah diberikan Ibu dalam rangka meningkatkan pengetahuan pegawai ?. Salah satu yang dilakukan disini, pengetahuan bisa didapat dimana saja dari baca, pengalaman, atau dari teman yang mengikuti pelatihan atau mengikuti rapat, sehingga mendapat ilmu yang baru, ilmu yang baru ini harus diinformasikan kepada teman yang lain, sehingga teman yang lain mengetahui ada perkembangan yang baru. 11. Kendala apa saja yang Ibu hadapi dalam mengelola pengetahuan ? Kendalanya kadang kalau kita sudah cerita, orang kurang respon, kurang menarik atau lupa. Kemudian pengarsipan dokumen tidak tersusun dengan baik, jadi sehingga kadang-kadang dulu pernah disini atau pernah dimana, itu yang harus perlu dibenahi, kalau misalnya diperlukan suatu sistem yang bagaimana yang supaya membenahi hal-hal, perubahan pengetahuan yang baru. Universitas Indonesia


155

12. Terkait Data, Informasi dan pengetahuan apa saja yang ada dan tersedia di tempat Ibu ?. Data-data, informasi disini berkaitan dengan pegawai yang pensiun, yang sejahtera, dan yang dihargai. Tentunya kita butuh data pegawai baik itu jenis kelamin, usia, pangkat, golongan. Kemudian aturan-aturan, hasilhasil kajian dari lembaga atau instansi lain, kita harus tahu, supaya sejalan tidak menyimpang. Kajian sudah lumayan terdokumentasi ada box file, disimpan elektronik sudah tetapi baru sebagian, belum terpusat jadi masih sendiri-sendiri, tersebar. 13. Menurut Ibu, perlukah sebuah Sistem Informasi untuk memfasilitasi pegawai BKD terkait sebelumnya ?. Iya perlu banget, supaya informasi dan pengetahuan itu tidak hilang serta berkelanjutan dan siapapun yang melihat dari situ sudah tahu otomatis bisa walaupun yang membuat tidak ada, jadi memang penting banget semua berkelanjutan 14. Apakah ada informasi tambahan lainnya yang ingin Ibu sampaikan berkaitan dengan knowledge management ?. Pencarian dokumen-dokumen itu, kalau misalnya nanti dibuatkan sistemnya, semua orang akan menggunakan teknologi tersebut, mungkin diperlukan panduan-panduan atau manual, sehingga orang awam dapat menggunakannya, perlu dibuatkan seperti itu..



156

Nama

: M. Arif Rakhman. S.Kom

Jabatan : Kepala Subbidang Data Kepegawaian Tanggal : 26 April 2014

1. Menurut Bapak, apakah pengetahuan atau knowledge itu merupakan aset yang penting di dalam organisasi BKD ?. Knowledge itu penting. 2. Menurut Bapak, mengapa pengetahuan perlu dikelola ? Iya, karena permasalahan tentang kepegawaian hampir sama, makanya perlu dikelola. 3. Menurut Bapak, perlukah sebuah Sistem Informasi untuk memfasilitasi pegawai BKD dalam menciptakan dan berbagi pengetahuan ?. Iya harus ada sebuah sistem informasi tentang pengelolaan knowledge. 4. Boleh diceritakan, bagaimana kondisi infrastruktur TI BKD saat ini ? BKD saat ini sudah memiliki jaringan intranet dan internet. Jaringan intranet ini menggunakan kabel jaringan maupun melalui WiFi, sedangkan untuk jaringan internet di BKD, bandwith yang disediakan sebesar 20Mbps (menurut informasi dari Dinas Kominfo), kemudian backbone jaringan digunakan kabel fiber optic. BKD saat ini mempunyai server, terdiri dari 3 (tiga) server yang disimpan di Dinas Komunikasi Informatika dan Kehumasan Provinsi DKI Jakarta, 11 scanner, 8 access point, 100 komputer.

Untuk

urusan

keamanan

jaringan,

Dinas

Komunikasi

Informatika dan Kehumasan Provinsi DKI Jakarta yang berwenang. 5. Menurut Bapak, Sistem Informasi yang akan nanti dikembangkan di BKD nantinya lebih bersifat open source atau proprietary ? Sebaiknya aplikasi bersifat open source, dengan open source BKD bisa menghemat anggaran. 6. Apakah ada informasi tambahan lainnya yang ingin Bapak sampaikan berkaitan dengan pengembangan knowledge management system ?. Nanti pengembangannya itu harus bisa diakses oleh seluruh pegawai BKD dimana saja kapan saja. Maka dari itu sistem yang dibuat sebaiknya berbasis web. Universitas Indonesia


157

7. Terkait

kebutuhan

operasional

untuk

pengembangan

knowledge

management system, menurut Bapak kebutuhan apa saja yang terkait pengembangan knowledge management system ? Pertama, masalah hardware yaitu server, untuk spesifkasi server minimal sama dengan server yang sudah tersedia dan dijalankan oleh BKD. Yang kedua, aplikasi dan server yang dibangun harus memiliki response time yang cepat, minimal mampu menangani banyak pengguna dalam satu waktu, sehingga pegawai tidak merasa harus menunggu loading. Yang ketiga, masalah keamanan dan hak akses, hal ini untuk menghindari pihak-pihak yang tidak berkepentingan mengakses dan menggunakan sistem ini.



158

Nama


Jabatan : Kepala Subbagian kepegawaian Tanggal : 16 Mei 2014

1. Menurut Ibu, dari pengujian prototipe ini apabila dikembangkan menjadi sistem manajemen pengetahuan, bagaimana dampak buat organisasi dan pegawai ? Positif, untuk menyimpan informasi, dokumen-dokumen, arsip-arsip dan pengetahuan. Untuk pegawai, mereka bisa dengan cepat menguasasi pengetahuan yang ada di bidangnya itu terutama bagi pegawai yang baru atau mengalami mutasi, sehingga waktu adaptasi pegawai lebih cepat dan juga meningkatkan pengetahuan dan kompetensi pegawai tersebut. 2. Menurut pendapat Ibu, bagaimana hasil pengujian dari prototipe sistem manajemen pengetahuan yang tadi kita uji coba ?. Sangat bagus dan dapat diterima. 3. Apakah ada feedback atau informasi tambahan lainnya yang Ibu sampaikan berkaitan dengan pengujian prototipe ini ?. Harapan saya semua pegawai BKD bisa mengakses pengetahuan yang ada di sistem, karena sebagai orang BKD itu, orang luar itu tidak mau tahu mereka akan bertanya apapun, walaupun itu bukan tupoksi dari pegawai tersebut, jadi pegawai yang bersangkutan harus mengetahui pengetahuan tersebut dan bisa menjawab pertanyaan tersebut dengan baik. 4. Menurut Ibu, terkait dengan pengujian prototipe dan penelitian yang saya lakukan,

apakah

bisa

diusulkan

kepada

BKD

untuk

nantinya

dikembangkan dan diimplementasikan ?. Bisa, apalagi sebenanya saya sudah tidak sabar ingin meng-upload banyak dokumen dan pengetahuan yang saya punya, karena kalau saya singkirkan tapi saya kadang mikir lagi nanti kalau saya harus buka lagi, tapi saya repot mau taruh dimana, jadi dengan sistem ini ngga ada lagi dokumen atau pengetahuan yang tersebar, jadi bisa tersentralisasi dan bisa diakses kapan saja. Universitas Indonesia


159

Nama

: Muhammad Thamrin, S.Kom, MTI

Jabatan : Kepala Subbagian Tata Usaha Tanggal : 30 Juni 2014

1. Menurut Bapak, apakah pengetahuan atau knowledge itu merupakan aset yang penting di dalam organisasi BKD ?. Iya betul. 2. Menurut Bapak, mengapa pengetahuan perlu dikelola ? Iya, karena setiap permasalahan hampir sama, masalah yang sama berulang-ulang, makanya perlu dikelola. 3. Menurut Bapak, perlukah sebuah Sistem Informasi untuk memfasilitasi pegawai BKD dalam menciptakan dan berbagi pengetahuan ?. Dengan adanya sistem maka pengelolaan knowledge akan lebih mudah untuk diterapkan. 4. Boleh diceritakan, bagaimana kondisi infrastruktur TI BKD saat ini ? BKD sudah memiliki jaringan., terus BKD juga telah mempunyai server, ada 3 (tiga) server, semuanya disimpan di data center Dinas Kominfo. 5. Menurut Bapak, Sistem Informasi yang akan nanti dikembangkan di BKD nantinya lebih bersifat open source atau proprietary ? Open source, kalau pakai sistem berbasis open source, kita bisa hemat. 6. Apakah ada informasi tambahan lainnya yang ingin Bapak sampaikan berkaitan dengan pengembangan knowledge management system ?. Sekarang kan kebanyakan pengembangan aplikasi berbasis website, oleh karena itu sistem yang dibuat sebaiknya berbasis web. 7. Terkait

kebutuhan

operasional

untuk

pengembangan

knowledge

management system, menurut Bapak kebutuhan apa saja yang terkait pengembangan knowledge management system ? Waktu respon aplikasi itu sendiri, minimal mampu menangani banyak pegawai BKD dalam satu waktu Kemudian adanya hak akses untuk pegawai dan dilengkapi dengan password, kemudian adanya informasi bagi pegawai bila pegawai salah memasukkan password, yang terakhir adanya server yang menampung informasi yang terkait aplikasi tersebut. Universitas Indonesia


160

Lampiran B : Draft Kuisioner

Yth. Seluruh Pegawai BKD Provinsi DKI Jakarta Kuisioner ini disusun untuk melakukan penelitian sebagai syarat untuk kelulusan Karya Akhir MTI-UI mengenai Perancangan Knowledge Management System. Identitas responden akan dirahasiakan. Atas kerjasama Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih. -Suprianto-

KUISIONER Bidang/Subbidang

:

Jabatan

:

Usia

:

Jenis Kelamin

:

Pendidikan

:

Masa Kerja

:

BAGIAN I : Jawablah setiap pertanyaan berikut dengan memberikan tanda √ pada kolom “Ya” atau “Tidak”, yang menurut Anda paling sesuai dengan kondisi di organisasi.

No

Pertanyaan Apakah menurut Anda, pengetahuan merupakan 1 hal yang penting dalam pekerjaan Anda ? 2

Ya

Tidak

Apakah menurut anda, pengetahuan yang ada saat ini perlu dikelola ?

Apakah organisasi tempat Anda bekerja sudah memberikan fasilitas yang cukup dan memadai 3 untuk mencari dan berbagi pengetahuan ? (misal ruang rapat, website, internet, pelatihan dll) Apakah menurut Anda diperlukan sebuah sistem informasi untuk memfasilitasi Anda dalam 4 mencari dan berbagi pengetahuan ? ( misal website untuk berbagi pengetahuan, Document Management System dll)



161

BAGIAN II : Jawablah setiap pertanyaan berikut dengan memberikan tanda

√

pada kolom jawaban yang menurut Anda paling mendekati dalam melakukan pekerjaan Anda sehari-hari. No

Pertanyaan Jawaban Dalam melakukan pekerjaan, seberapa Jarang / Sering / 1 seringkah terjadi ketidakjelasan/perubahan □ □ Tinggi Rendah pekerjaan yang Anda lakukan ? Dalam melakukan pekerjaan, seberapa besarkah tingkat ketergantungan kesuksesan Sedikit / Banyak 2 □ / Tinggi pekerjaan Anda dari usaha yang dilakukan □ Rendah oleh bidang/subbidang lain ? Dalam melakukan pekerjaan, apakah Anda Prosedur lebih sering melakukan pekerjaan berdasarkan Rumus & 3 Kerja / rumus dan formulasi data atau berdasarkan □ Formulasi □ SOP prosedur kerja (SOP) yang ada ? Dalam melakukan pekerjaan, apakah Anda lebih sering berbagi pengetahuan secara 4 Langsung (misal diskusi face to face, □ Langsung □ Media presentasi, rapat) atau melalui Media (misal dokumen, email, blog) Dalam melakukan pekerjaan, seberapa Jarang / Sering / 5 seringkah terjadi perubahan atas aturan- □ □ Rendah Tinggi aturan yang ada ? BAGIAN III : Pilih Satu atau Lebih Jawaban dari pertanyaan di bawah ini. Menurut Anda, fasilitas/fitur apa sajakah yang dapat Anda manfaatkan untuk mencari, berbagi dan memelihara pengetahuan dan dokumen kerja yang Anda miliki dengan memanfaatkan sistem informasi (website) ? Pilih Satu atau Lebih Jawaban

□

Dokumentasi Pengetahuan / Artikel

□

Download / Upload (Manajemen Dokumen)

□ □ □

Forum Diskusi

□ □ □

Perpustakaan Online

□

Video Conference

□ □

Mailing List

□ □ □

Chatting Searching/Pencarian Dokumen Database berisi pengalaman tentang penyelesaian kasus-kasus dengan solusi yang telah dicapai Statistik News Management

Dokumen

Searching Pengetahuan / Artikel Online Survey

Lainnya ............................................ Universitas Indonesia


162

BAGIAN IV : Pilihlah Satu jawaban pada “Kondisi saat ini” dengan memberikan tanda √ dari setiap pertanyaan di bawah ini yang menurut Anda paling sesuai.

No

Pertanyaan

1

Saya terbiasa memanfaatkan informasi dan pengetahuan yang saya dapatkan pada dokumen kerja yang lama untuk membuat dokumen baru

2

3

4

5

Tersedia pengetahuan gunakan pada lama untuk yang baru

informasi dan yang dapat saya dokumen kerja yang membuat dokumen

Saya terbiasa berdiskusi dan berbagi ide/pengetahuan secara langsung dengan rekan kerja

Tersedia fasilitas untuk berdiskusi dan berbagi ide/pengetahuan dan mudah dimanfaatkan di tempat kerja saya bekerja

Saya terbiasa menggunakan fasilitas pencarian dokumen

Kondisi Saat Ini

□ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □

Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Ragu - Ragu Setuju Sangat Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Ragu - Ragu Setuju Sangat Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Ragu - Ragu Setuju Sangat Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Ragu - Ragu Setuju Sangat Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Ragu – Ragu Setuju Sangat Setuju



163

No

Pertanyaan

6

Tersedia fasilitas untuk melakukan pencarian dokumen lama dan integrasi (update) dokumen baru dan mudah dimanfaatkan di tempat saya bekerja

7

8

9

10

11

Saya terbiasa menuangkan ide dan pengetahuan seputar kerja dalam media (dokumen, rekaman, catatan, dsb)

Tersedia fasilitas untuk menuangkan ide/pengetahuan ke dalam media atau dokumen dan mudah dimanfaatkan di tempat saya bekerja

Saya terbiasa belajar dari membaca dokumen laporan, prosedur, manual, berita, artikel maupun dokumen-dokumen pengetahuan yang dimiliki organisasi

Tersedia fasilitas untuk belajar dari dokumen laporan, prosedur, manual, berita, artikel maupun dokumen-dokumen lainnya dan mudah dimanfaatkan di tempat saya bekerja Saya terbiasa untuk bertukar pengetahuan dokumen, artikel, catatan dan tulisan dengan rekan kerja

Kondisi Saat Ini

□ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □

Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Ragu - Ragu Setuju Sangat Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Ragu - Ragu Setuju Sangat Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Ragu - Ragu Setuju Sangat Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Ragu - Ragu Setuju Sangat Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Ragu - Ragu Setuju Sangat Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Ragu - Ragu Setuju Sangat Setuju Universitas Indonesia


164

No

Pertanyaan

12

Tersedia fasilitas untuk bertukar pengetahuan dokumen, artikel, catatan dan tulisan tersedia dan mudah dimanfaatkan di tempat saya bekerja

13

14

15

16

Saya terbiasa melakukan pekerjaan rutin dengan memahami dan mempelajari prosedur (SOP) kerja dan peraturan kerja yang ada

Tersedia fasilitas untuk mendapatkan informasi seputar prosedur (SOP) dan peraturan yang ada dan mudah dimanfaarkan di tempat saya bekerja

Saya terbiasa memberikan bantuan dan arahan kepada rekan kerja saya untuk menyelesaikan suatu permasalahan kerja yang muncul

Tersedia fasilitas untuk berbagi pengalaman, best practice dan pengalaman berisi kasus-kasus dengan solusi yang telah dicapai dlm menyelesaikan permasalahan kerja dan mudah dimanfaatkan di tempat saya bekerja.

Kondisi Saat Ini

□ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □

Sangat Tidak Setuju

□

Sangat Setuju

Tidak Setuju Ragu - Ragu Setuju Sangat Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Ragu - Ragu Setuju Sangat Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Ragu - Ragu Setuju Sangat Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Ragu - Ragu Setuju Sangat Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Ragu - Ragu Setuju



165

BAGIAN V : Pilihlah Satu jawaban atau lebih dengan memberikan tanda

√ dari pertanyaan di

bawah ini yang menurut Anda paling sesuai. 1. Apakah saat ini dalam melakukuan pertukaran informasi maupun pengetahuan telah terfasilitasi ?

□ Sudah □ Belum 2. Jika Sudah, Fasilitas apa saja yang telah tersedia untuk berbagi pengalaman, pengetahuan maupun informasi ?

□ Internet □ Meja kerja pribadi, komputer dan sambungan internet □ Aula atau Ruang Rapat □ Kantin □ Perpustakaan □ Lainnya, Sebutkan : BAGIAN VI : Pilihlah Satu jawaban atau lebih dengan memberikan tanda

√ dari pertanyaan di

bawah ini yang menurut Anda paling sesuai. 1. Jika dibuat sarana untuk forum komunikasi yang sesuai dengan bidang pekerjaan Anda, maka peran aktif apa sajakah yang bisa Anda lakukan ?

□ □ □ □ □ □

Memberi arahan dan masukan. Peran aktif membagi pengetahuan melalui lisan. Peran aktif membagi pengetahuan melalui tulisan. Peran aktif mendapatkan pengetahuan dalam pertemuan langsung. Peran aktif mendapatkan pengetahuan dengan membaca dokumen. Peran lainnya :

Terima Kasih. Universitas Indonesia


166

Lampiran C : Pemetaan Kuisioner No I.1 I.2

Bagian - Pertanyaan Bagian I - Pertanyaan 1 Bagian I - Pertanyaan 2

I.3 I.4

Bagian I - Pertanyaan 3 Bagian I - Pertanyaan 4

II.1 II.2 II.3 II.4 II.5 III.1 III.2 III.3 III.4 III.5 III.6 III.7 III.8 IV.1 IV.2 IV.3 IV.4 IV.5 IV.6 IV.7 IV.8 IV.9 IV.10 IV.11 IV.12 IV.13 IV.14 IV.15 IV.16 IV.1 IV.2 V.1

Bagian II - Pertanyaan 1 Bagian II - Pertanyaan 2 Bagian II - Pertanyaan 3 Bagian II - Pertanyaan 4 Bagian II - Pertanyaan 5 Bagian III Bagian III Bagian III Bagian III Bagian III Bagian III Bagian III Bagian III Bagian IV - Pertanyaan 1 Bagian IV - Pertanyaan 2 Bagian IV - Pertanyaan 3 Bagian IV - Pertanyaan 4 Bagian IV - Pertanyaan 5 Bagian IV - Pertanyaan 6 Bagian IV - Pertanyaan 7 Bagian IV - Pertanyaan 8 Bagian IV - Pertanyaan 9 Bagian IV - Pertanyaan 10 Bagian IV - Pertanyaan 11 Bagian IV - Pertanyaan 12 Bagian IV - Pertanyaan 13 Bagian IV - Pertanyaan 14 Bagian IV - Pertanyaan 15 Bagian IV - Pertanyaan 16 Bagian V- Pertanyaan 1 Bagian V- Pertanyaan 2 Bagian VI- Pertanyaan 1

Pemetaan Kepentingan Knowledge Kebutuhan Knowledge Management Kesiapan Infrastruktur Kebutuhan Knowledge Management System Task Uncertainty Task Interdependence Declarative vs Procedural Tacit vs Eksplicit Environmental Uncertainty

Memilih fitur Knowledge Management System yang diinginkan ada di KMS BKD

Kombinasi Sosialisasi untuk Knowledge Sharing Sosialisasi untuk Knowledge Discovery Eksternalisasi Internalisasi Exchange Routines Direction Lingkungan Fisik Community of Practice



167

Lampiran D : Penilaian Pengujian Hasil Penilaian Pengujian (Ibu Fitrianda) No Fitur

1

2

3

4

5

1

Login

x

2

Manajemen Dokumen

x

3

Forum Diskusi

x

4

Manajemen Pengetahuan/Pengalaman

x

5

Pencarian

x

Hasil Penilaian Pengujian (Bapak M. Arif) No

Fitur

1

2

3

4

5

1

Login

x

2

Manajemen Dokumen

3

Forum Diskusi

4


x

5

Pencarian

x

x x

Hasil Penilaian Pengujian (Bapak Aji Wibowo) No

Fitur

1

2

3

4

5

1

Login

x

2

Manajemen Dokumen

x

3

Forum Diskusi

4


x

5

Pencarian

x

x



168

Hasil Penilaian Pengujian (Bapak TodyMaulifa) No Fitur 1 Login 2 Manajemen Dokumen 3 Forum Diskusi 4 Manajemen Pengetahuan/Pengalaman 5 Pencarian

Hasil Penilaian Pengujian (Bapak Danang) No Fitur

1

2

3

4

5 x x x x x

1

2

3

4

5

1

Login

x

2

Manajemen Dokumen

x

3

Forum Diskusi

4


x

5

Pencarian

x

Hasil Penilaian Pengujian (Bapak Eko) No Fitur 1 Login 2 Manajemen Dokumen 3 Forum Diskusi 4 Manajemen Pengetahuan/Pengalaman 5 Pencarian

x

1

2

3

4 x x x x x

5



169

Lampiran D : Penilaian Pengujian

Hasil Penilaian Pengujian (Ibu Fitrianda) No 1 2 3 4

Keterangan Apakah Anda setuju aplikasi yang dirancang ini mudah dipelajari ? Apakah Anda setuju aplikasi yang dirancang ini mudah digunakan ? Apakah Anda setuju aplikasi yang dirancang ini dapat membantu pengelolaan pengetahuaan di BKD ? Apakah Anda setuju aplikasi yang dirancang ini diimplementasikan ?

1

2

3

4

5 x x x x

Hasil Penilaian Pengujian (Bapak M. Arif) No 1 2 3 4


1

2

3

4

5 x x x x

Hasil Penilaian Pengujian (Bapak Aji Wibowo) No 1 2 3 4


1

2

3

4

5

x x x x



170

Hasil Penilaian Pengujian (Bapak TodyMaulifa) No Keterangan Apakah Anda setuju aplikasi yang 1 dirancang ini mudah dipelajari ? Apakah Anda setuju aplikasi yang 2 dirancang ini mudah digunakan ? Apakah Anda setuju aplikasi yang 3 dirancang ini dapat membantu pengelolaan pengetahuaan di BKD ? Apakah Anda setuju aplikasi yang 4 dirancang ini diimplementasikan ?

Hasil Penilaian Pengujian (Bapak Danang) No Keterangan Apakah Anda setuju aplikasi yang 1 dirancang ini mudah dipelajari ? Apakah Anda setuju aplikasi yang 2 dirancang ini mudah digunakan ? Apakah Anda setuju aplikasi yang 3 dirancang ini dapat membantu pengelolaan pengetahuaan di BKD ? Apakah Anda setuju aplikasi yang 4 dirancang ini diimplementasikan ?

Hasil Penilaian Pengujian (Bapak Eko) No Keterangan Apakah Anda setuju aplikasi yang 1 dirancang ini mudah dipelajari ? Apakah Anda setuju aplikasi yang 2 dirancang ini mudah digunakan ? Apakah Anda setuju aplikasi yang 3 dirancang ini dapat membantu pengelolaan pengetahuaan di BKD ? Apakah Anda setuju aplikasi yang 4 dirancang ini diimplementasikan ?

1

2

3

4

5 x x x x

1

2

3

4

5

x x x x

1

2

3

4

5

x x x x



171 Lampiran E : Tabulasi Kuisioner Respo nden 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

BAGIAN I 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

3 2 1 1 2 1 1 2 1 1 2 2 1 1 2 1 2 2 2 1 2 2

BAGIAN II 4 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1

5 1 1 1 2 1 1 1 1 1 2 1 1 2 2 1 2 1 2 1 1 1

6 1 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 1 1 1 2 2 2

7 2 2 2 2 1 2 2 2 1 2 1 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2

8 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1

BAGIAN III 9 2 1 1 2 2 1 2 1 1 2 1 1 2 1 1 2 1 1 1 1 2

1 2 3 4 5 6 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 7 8 9 0 1 2 3 4 1 2 3 1 4 3 4 1 1 4 3 4 1 1 4 2 4 1 1 1 1 1 1 1 1 1 4 2 3 1 1 4 2 4 1 1 4 2 4 1 4 2 4 1 1 4 2 4 1 3 2 3 1 1 1 1 1 1 4 3 4 1 1 4 2 4 1 1 3 3 3 1 1 1 1 4 2 4 1 1 4 2 3 1 1 1 4 4 4 1 1 1 1 1 4 3 4 4 1 4 1 1 1 4 2 4 1 1 1 4 4 4 1 1 2 2 2

BAGIAN IV 4 3 4 4 1 3 4 4 3 4 3 4 4 3 2 4 2 3 3 4 3 2

5 4 4 4 3 4 4 4 4 4 2 4 4 3 4 4 4 4 4 4 4 2

6 5 4 1 1 1 1 4 4 1 2 4 1 3 3 1 2 3 1 1 4 2

7 4 4 4 4 1 4 4 2 4 4 2 4 3 4 4 4 4 4 4 4 2

8 3 3 2 1 1 2 5 3 2 3 4 2 3 2 3 2 3 1 2 4 2

9 3 4 4 1 3 4 5 2 4 3 4 4 3 4 4 4 4 4 4 4 2

1 0 3 4 1 1 3 1 5 3 1 3 4 1 3 2 1 2 3 1 1 4 2

1 1 4 4 2 4 3 2 5 3 2 4 2 2 3 4 1 4 3 2 2 4 2

1 2 4 4 2 1 1 2 4 1 2 3 2 2 3 3 2 2 3 1 1 4 2

1 3 4 3 4 4 1 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4 4 4 4 4 4 4

1 4 4 3 1 1 1 1 5 1 1 2 3 2 3 4 1 2 4 1 1 4 4

1 5 4 5 3 4 4 3 5 3 3 4 4 3 3 4 3 4 3 4 3 4 4

1 6 4 3 1 1 2 1 4 2 1 2 4 1 3 3 1 2 3 1 1 4 4



172 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 2 1 2 1 2 1 1 1 1 2 2 2 1 2 1 1 2 1 2 1 2 1 1 2

1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 2 1 1 1 1 1 2 1 1 2 1 2 1 1 1 1 1 1 2 1 2 1 1 2

1 2 1 1 1 2 1 2 2 2 1 1 2 2 2 2 2 2 1 1 1 2 1 2 1

2 1 1 2 2 1 1 2 1 2 2 2 1 1 1 2 2 2 2 1 2 1 2 1 2

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 2 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1

1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1

1 1

1

1

1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1

4 4 4 2 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4

2 2 2 2 2 2 2 3 4 2 1 2 3 2 2 4 2 2 2 3 2 2 4 3 4

4 4 4 2 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4

4 2 2 2 4 2 2 4 4 3 4 4 3 2 1 4 4 2 4 2 2 4 4 4 2

4 4 4 2 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4

1 2 4 2 2 1 2 3 4 1 1 1 2 1 4 4 4 2 2 3 4 4 4 4 3

4 5 3 2 4 4 4 4 4 4 4 4 2 4 4 3 4 2 4 4 4 4 4 4 3

2 3 4 2 2 4 2 4 3 2 1 2 2 2 4 3 4 2 2 2 4 4 4 3 2

4 5 3 1 4 5 4 4 4 4 4 4 2 4 4 3 4 5 4 3 4 4 5 4 4

1 3 4 3 2 4 2 3 4 2 1 1 3 2 4 3 4 2 2 4 4 4 4 3 2

1 4 3 1 2 5 4 4 4 4 2 2 3 4 4 4 4 4 1 4 4 2 5 4 3

2 3 4 2 2 5 2 3 5 4 1 2 2 2 5 4 4 2 2 2 4 2 4 3 3

4 2 4 2 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 4 4 4 3 4 2 5 4 4

2 2 3 2 2 4 2 3 4 3 1 1 3 1 4 5 4 4 4 2 4 4 4 4 4

2 4 4 4 2 5 2 4 4 4 4 3 4 5 4 4 4 4 2 4 4 4 4 3 4

2 1 4 2 2 4 2 3 4 2 1 2 2 3 4 3 4 2 2 2 4 2 4 3 2



173 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 2 1 1 1 1 2 1 2 1 1 1 1 1 1 2 1 2 1 1 1 1 1 2 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 2 2 1 2 1 2 1 1 1 1 1 1 2

1 2 1 1 1 1 1 1 2 1 1 2 2 2 1 1 1 1 2 1 1 2 2 2 2

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 1 2 2 1 2 2 2 2

1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 2 1 1 1 1 2 2 1 1 2 1 1 2 1 2 1 1 1 1 1 1 2

1 1 1 1 1 1 1 1

1 1

1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1

1 1 1 1

1 1 1

1 1

1

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

2 2 4 2 2 2 4 2 3 3 2 3 1 2 2 3 3 4 3 2 4 2 3 2 4

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4 3 4 4 4 4 4 4 4 4

4 2 4 4 2 3 4 4 2 3 4 4 1 3 4 4 4 4 4 2 4 4 4 2 4

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

1 2 4 5 2 2 4 1 3 4 4 4 2 4 2 3 3 4 2 2 4 1 4 2 3

4 2 4 4 4 4 4 4 3 4 4 3 5 3 4 4 3 2 4 4 4 4 3 2 4

2 2 5 4 4 2 4 1 4 4 4 3 5 3 2 3 4 3 4 4 4 2 3 3 4

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 2 4 5 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5

2 2 4 4 4 2 4 1 3 4 4 4 5 3 2 3 4 4 3 2 4 1 3 2 4

2 2 4 4 4 4 4 1 4 4 4 4 5 4 4 4 4 4 3 4 4 2 4 4 5

2 2 5 3 4 2 4 1 4 4 4 4 5 3 2 4 4 4 3 2 4 1 3 4 3

4 4 4 3 4 4 4 4 4 4 4 3 4 3 4 4 3 4 4 4 4 4 3 4 4

2 3 4 4 4 3 4 1 4 4 4 3 4 3 2 3 3 4 3 2 4 1 4 4 4

3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 2 4 4 4 4 4 4 4 4 2 4 4 5

2 2 4 3 4 2 4 1 4 3 4 3 2 3 2 3 4 4 3 2 4 1 4 3 3



174 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

2 1 1 1 2 2 1 1 2 2 1 1 2 1 1 1 1 1 1 2 2 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 2 1 1 1 1 1 1 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

2 2 2 2 2 2 1 1 2 2 2 1 1 1 1 1 2 2 1 1 1 2 1 2 1

2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

1 1 2 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

2 2 1 1 1 1 1 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

2 2 4 2 2 2 4 4 2 2 4 2 2 2 2 2 2 2 2 1 3 2 2 2 2

4 4 4 4 2 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

3 2 4 4 3 3 4 4 2 3 4 4 1 3 2 4 3 4 4 2 3 2 4 4 4

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

2 2 4 2 1 4 5 4 2 1 4 2 1 1 1 1 1 3 2 1 3 2 1 3 1

4 4 4 4 4 4 4 4 3 2 4 4 2 2 4 4 4 4 4 3 4 4 4 3 4

3 2 4 2 1 2 5 4 4 1 4 2 2 2 3 2 2 4 2 2 4 2 2 2 2

2 2 4 4 4 4 5 4 4 1 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4 3 4

3 2 4 2 3 4 5 4 2 1 4 2 2 3 2 1 2 4 1 1 3 2 1 2 1

2 4 4 2 3 5 5 4 4 4 4 2 2 2 4 2 4 4 2 3 3 4 2 3 2

3 2 4 2 2 5 4 4 4 1 4 2 1 2 4 2 2 4 2 1 3 2 2 2 2

4 4 4 4 4 5 5 4 4 4 4 4 4 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

4 2 4 2 2 4 5 4 4 1 4 2 3 4 3 2 3 4 1 1 3 3 1 3 1

4 4 4 3 4 4 5 4 4 3 4 2 2 3 4 2 4 4 3 2 4 4 2 4 3

3 2 4 2 3 5 5 4 4 1 4 2 1 2 3 1 2 4 1 1 3 2 1 2 1



175 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 2 2 1 1 2 1 1 1 2 2 1 2 2 1 2 1 1 1 2 2 1 1 2

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 2 1 1 2 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 2 2 1 1 2

1 1 2 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 1 2 1 1 2 1 2 2

2 2 2 1 2 2 2 2 2 2 1 2 1 2 2 2 2 2 2 2 1 2 1 2 2

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2

1 1 1 1 1 1 2 1 1 2 2 2 1 2 2 1 1 1 1 1 2 1 2 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1

1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

2 3 1 2 2 2 2 2 2 2 2 3 2 2 4 3 3 2 2 2 2 1 2 2 2

4 4 4 3 4 4 4 4 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 2 2

2 4 1 2 4 2 1 4 3 3 2 3 4 2 4 3 4 4 2 4 2 4 4 2 3

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

1 5 1 1 3 1 4 4 3 2 2 3 2 2 4 3 3 2 2 2 4 1 3 4 1

3 3 3 4 4 4 4 4 2 4 4 3 4 3 4 2 3 4 4 4 4 2 4 4 4

2 5 1 4 2 2 4 4 3 4 2 3 4 2 4 3 3 2 2 2 2 4 4 2 3

4 4 4 2 4 4 4 4 4 5 4 4 4 4 5 4 4 4 2 4 4 5 4 4 4

1 4 1 2 2 1 3 4 3 3 2 3 4 2 4 4 3 2 2 2 2 4 4 2 2

3 1 4 4 4 2 3 4 4 4 4 3 4 2 5 4 3 2 4 2 2 5 4 2 4

1 1 1 2 2 2 3 4 3 3 2 2 4 2 4 4 3 2 2 2 2 3 3 3 4

4 4 4 2 4 4 4 5 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5 3 4 4

1 4 1 2 3 1 4 4 4 3 2 3 2 3 3 3 4 1 3 1 2 3 3 3 4

2 4 2 4 4 3 4 4 4 3 4 5 4 4 4 4 4 3 4 2 4 5 5 3 4

1 2 1 2 2 1 3 4 3 3 2 2 2 3 4 3 3 1 2 1 4 2 3 4 3



176


UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM: STUDI KASUS BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA KARYA AKHIR

Recommend Documents