UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM BIDANG PENELITIAN: STUDI KASUS POLITEKNIK NEGERI JAKARTA KARYA AKHIR

UNIVERSITAS INDONESIA

PERANCANGAN MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM BIDANG PENELITIAN: STUDI KASUS POLITEKNIK NEGERI JAKARTA

KARYA AKHIR

MUHAMMAD NOR PRAYOGA 1106121931

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JANUARI 2014

Perancangan model ..., Muhammad Nor Prayoga, Fasilkom UI, 2014

UNIVERSITAS INDONESIA

PERANCANGAN MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM BIDANG PENELITIAN: STUDI KASUS POLITEKNIK NEGERI JAKARTA

KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi

MUHAMMAD NOR PRAYOGA 1106121931

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JANUARI 2014


HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.

Nama

: Muhammad Nor Prayoga

NPM

: 1106121931

Tanda Tangan : Tanggal

:

November 2013

ii Perancangan model ..., Muhammad Nor Prayoga, Fasilkom UI, 2014

HALAMAN PENGESAHAN

iii Perancangan model ..., Muhammad Nor Prayoga, Fasilkom UI, 2014

KATA PENGANTAR

Rasa syukur tak terkira kami haturkan ke hadirat Allah SWT, karena limpahan rahman dan rahim-NYA sampai hari ini saya bisa menyelesaikan Karya Akhir ini. Karya Akhir ini dibuat dalam rangka menyelesaikan studi dan memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi dari Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia. Ucapan terimakasih saya sampaikan kepada: 1. Bapak Dana Indra Sensuse selaku pembimbing karya akhir ini. 2. Politeknik Negeri Jakarta yang telah menjadi tempat studi kasus. Utamanya kami sampaikan kepada Bpk. Fachruddin selaku Direktur Bidang Akademik dan segenap tim Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat PNJ utamanya Bpk. Gun Gun Ramdlan Gunadi, Bpk. Sugiyanto, Bpk. Tossin, dan Ibu Anis Rosyidah yang telah menyediakan waktunya selama proses pengumpulan data. 3. Akbartina Solikah, istriku yang telah dengan sabar dan selalu memberikan motivasi untuk menyelesaikan Karya Akhir ini. 4. Ibu Lin Launi Liya dan Bpk. Zainal Muttakin yang telah memberikan dukungan moral dalam penyelesaian kuliah ini. 5. Segenap Pengajar MTI yang telah memberikan pengajaran yang berharga selama dua tahun ini dan staf akademik yang telah memberikan layanan yang baik selama kegiatan perkuliahan. Semoga Allah SWT membalas kebaikan yang telah bapak dan ibu berikan. Besar harapan kami semoga karya akhir ini bermanfaat terhadap perkembangan ilmu pengetahuan.

Jakarta,

November 2013

Penulis

iv Perancangan model ..., Muhammad Nor Prayoga, Fasilkom UI, 2014

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

v Perancangan model ..., Muhammad Nor Prayoga, Fasilkom UI, 2014

ABSTRAK 3B

Nama Program Studi Judul

: Muhammad Nor Prayoga : Magister Teknologi Informasi : Perancangan Model Knowledge Management System Bidang Penelitian: Studi Kasus Politeknik Negeri Jakarta

Pihak Manajemen PNJ sedang berupaya meningkatkan kualitas dan kuantitas hasil penelitian. Sebagai bentuk target pencapaian hasil penelitian maka setiap tahun ditargetkan ada dua buah penelitian yang masuk kedalam jurnal internasional atau menghasilkan sebuah paten. Dari hasil analisa yang dilakukan dengan mengunakan fish bone analysis, didapatkan bahwa salah satu penyebab masih rendahnya kualitas dan kuantitas hasil penelitian adalah karena kurangnya pengelolaan pengetahuan antar peneliti. Pengetahuan yang ada tidak dikelola dan dibagikan kepada dosen lain, sehingga hanya mengumpul pada beberapa orang dosen senior. Analisa terhadap pengetahuan yang dimiliki oleh dosen tersebut dilakukan dengan dua buah metode yaitu soft system methodology (SSM) dan Ecology of Knowledge Management. SSM digunakan untuk mengetahui bagaimana relasi antar peneliti dimana keluaran dari SSM ini akan menghasilkan sebuah konseptual sistem aktivitas manusia pada bidang penelitian. Sementara Ecology of Knowledge Management digunakan untuk memetakan aset yang berupa dokumen, informasi, dan pengetahuan yang saat ini dimiliki. Penulisan karya akhir ini menghasilkan sebuah fitur bagi pengembangan KMS antara lain yaitu survey elektronik, perpustakaan online, wiki, manajemen dokumen, forum diskusi dan chatting. Hasil akhir dari penelitian ini adalah berupa prototipe KMS untuk bidang penelitian.

Kata Kunci: Ecology of Knowledge Management; KMS; Penelitian; PNJ; Soft System Methodology

vi

Universitas Indonesia


ABSTRACT

Name Study Program Title

: Muhammad Nor Prayoga : Magister Teknologi Informasi : Designing A Knowledge Management System Model On Research: A Case Study The Jakarta State Polytechnic

State Jakarta polytechnic is attempting to improve the result of research both in quality and quality. As a target achievement, two researchs are targeted to published in international journals or produce a patent annually. From fishbone anlysis otucomeone of the reasons why research is poor in quality and quantity is because the lack of knowledge management among researchers. Existing knowledge is not managed properly and distributed to other, thus it is only cumulate in few senior researchers. Therefore, it is necessary to provide knowledge analysis for research activity so that it is capable to capture knowledge which are owned by researchers and could be utilized by other researchers. Analysis of researchers knowledge is conducted by two methods which are Soft System Methodology (SSM) and Ecology of Knowledge Management. SSM is used to find out how the relations among researchers, where the SSM output will produce a conceptual human activity system in research. While Ecology of Knowledge Management is used to map an aset in the form of document, information and existing knowledge. This final assignment generate a feature for KMS development such as electronic survey, online library, wiki, document management, discussion forum and chatting. A KMS prototype is the final result of this research.

Keyword: Jakarta State Polytechnic, research, Soft System Methodology, Ecology of Knowledge Management, Knowledge Management Systems

vii



DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................. i HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ....................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN .................................................................................. iii KATA PENGANTAR ..............................................................................................iv HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ...................................................................v ABSTRAK ...............................................................................................................vi ABSTRACT ........................................................................................................... vii DAFTAR ISI ......................................................................................................... viii DAFTAR GAMBAR ................................................................................................xi DAFTAR TABEL .................................................................................................. xii BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................ 1 1.1 Latar Belakang ............................................................................................... 2 1.2 Identifikasi Masalah ....................................................................................... 4 1.2.1 Sumber Daya Manusia ..........................................................................5 1.2.2 Proses Penelitian ................................................................................... 6 1.2.3 Sarana dan Prasarana Penunjang ............................................................ 7 1.3 Rumusan Masalah .......................................................................................... 9 1.4 Tujuan Penelitian ......................................................................................... 10 1.5 Batasan Penelitian ........................................................................................ 10 1.6 Manfaat Penelitian........................................................................................ 10 1.7 Sistematika Penulisan ................................................................................... 11 BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................ 14 2.1 Penelitian ................................................................................................... 14 2.2 SSM Sebagai Serba Sistem Aktivitas Manusia............................................ 17 2.3 Pengetahuan ............................................................................................... 31 2.4 Klasifikasi Pengetahuan ............................................................................. 35 2.5 Manajemen Pengetahuan ............................................................................ 36 2.6 Knowledge Management System................................................................ 39 2.6.1 Fitur KMS ............................................................................................ 40 2.6.2 Infrastruktur.......................................................................................... 43 2.7 UML .......................................................................................................... 44 2.8 Tinjauan Terhadap Penelitian Sebelumnya ................................................. 46 2.8.1 Implementasi KMS Pada Organisasi Pendidikan MTI UI...................... 47 2.8.2 Pengembangan Model KMS Pada SI Universitas Gunadarma ............... 47 2.8.3 Implementasi KMS Pada Fisip UI......................................................... 48 2.8.4 Perbandingan dengan KA yang akan dilakukan .................................... 51 2.9 Kerangka Pikir Penelitian ........................................................................... 51 BAB III METODOLOGI PENELITIAN ............................................................. 55 viii



3.1 Tahapan Penelitian ..................................................................................... 55 3.2 Jenis dan Sumber Data Penelitian ............................................................... 61 3.3 Teknik Pengambilan Data........................................................................... 62 BAB IV PROFIL ORGANISASI .......................................................................... 64 4.1 Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (P3M) ................................... 65 4.2 Susunan Organisasi P3M ............................................................................ 66 4.3 Ragam Penelitian di P3M ........................................................................... 67 BAB V ANALISA KEBUTUHAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM ................................................................................................................ 72 5.1 Identifikasi Situasi Permasalahan (Tahapan SSM) ...................................... 72 5.1.1 Analisis Satu (The Intervention Itself) ................................................... 73 5.1.2 Analisis Dua (Analisis Sosial) .............................................................. 73 5.1.3 Analisis Tiga (Analisis Politik) ............................................................. 78 5.2 Penggambaran Situasi Problematis ............................................................. 78 5.3 Pembuatan Root Definition dan Analisis CATWOE ................................... 80 5.4 Perumusan Model Konseptual .................................................................... 82 5.5 Validasi Model Konseptual ........................................................................ 86 5.6 Analisis Fitur KMS Berdasarkan Kerangka SSM........................................ 94 5.7 Pemetaan Aset (Tahapan Ecology Of KM) ............................................... 100 5.8 Klasifikasi Jenis Knowledge berdasarkan Aset Pengetahuan..................... 103 5.9 Analisis Fitur KMS untuk Explicit Knowledge.......................................... 105 5.10 Analisis Fitur KMS untuk Tacit Knowledge.............................................. 106 5.11 Identifikasi Infrastruktur KM .................................................................... 109 5.11.1 Budaya Organisasi .............................................................................. 109 5.11.2 Struktur Organisasi ............................................................................. 110 5.11.3 Infrastruktur TI ................................................................................... 111 5.11.4 Lingkungan Fisik ................................................................................ 112 5.12 Tinjauan fitur KMS berdasarkan KM Solution dan Foundation................. 113 5.13 Perancangan KMS .................................................................................... 114 5.13.1 Kebutuhan Fungsional KMS ............................................................... 114 5.13.1.1 Activity Diagram Mencari Pengetahuan ................................... 116 5.13.1.2 Activity Diagram Mengisi Survey ............................................ 117 5.13.1.3 Activity Diagram Mencari Buku ............................................... 118 5.13.1.4 Activity Diagram Mengelola Artikel......................................... 119 5.13.1.5 Activity Diagram Mengelola Dokumen .................................... 120 5.13.1.6 Activity Diagram Mengikuti Forum Diskusi ............................. 121 5.13.1.7 Activity Diagram Mengikuti Chatting ...................................... 122 5.13.1.8 Activity Diagram Input Survey ................................................. 123 5.13.1.9 Activity Diagram Menambahkan Dokumen Penelitian ............. 124 5.13.1.10 Activity Diagram Mengelola Pengguna .................................... 125 5.13.2 Desain Knowledge Management System ............................................ 126 5.13.2.1 Perancangan Skema Basis Data/LRS. ....................................... 127 5.13.2.2 Perancangan Arsitektur Knowledge Management System ........ 129 5.13.2.3 Perancangan Infrastruktur KMS ............................................... 131 5.13.2.4 Perancangan User Interface KMS ............................................ 132 ix



5.13.3 Kebutuhan Non Fungsional KMS ....................................................... 140 5.13.3.1 Autentifikasi ............................................................................ 140 5.13.3.2 Akses Pengguna ....................................................................... 141 5.13.3.3 Skalabilitas .............................................................................. 141 5.13.3.4 Interoperabilitas ....................................................................... 141 5.13.3.5 Avaibility ................................................................................. 142 5.13.3.6 Maintenance ............................................................................ 142 5.13.3.7 Kebutuhan Lisensi ................................................................... 142 5.13.3.8 Kapasitas ................................................................................. 142 5.13.3.9 Penyimpanan Data ................................................................... 143 5.13.3.10 Security .................................................................................... 143 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN............................................................... 144 6.1 Kesimpulan .............................................................................................. 144 6.2 Saran ........................................................................................................ 145 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 146 LAMPIRAN

x



DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Grafik Penelitian PNJ ........................................................................3 Gambar 1.2 Fish Bone Analysis ............................................................................ 5 Gambar 1.3 Database Penelitian di PNJ ................................................................ 9 Gambar 2.1 Siklus Riset ...................................................................................... 15 Gambar 2.2 Hubungan Antara Dunia Sosial dan Individu.................................... 17 Gambar 2.3 System thinking ............................................................................... 20 Gambar 2.4 Tujuh Langkah Dalam SSM ............................................................. 21 Gambar 2.5 Rich Picture ..................................................................................... 23 Gambar 2.6 Hirarki Data, Informasi, dan Pengetahuan ........................................ 32 Gambar 2.7 Spiral Pengetahuan SECI ................................................................. 34 Gambar 2.8 Diagram Ecology of Knowledge Management ................................. 39 Gambar 2.9 Notasi Pada Use Case Diagram ........................................................ 45 Gambar 2.10 Contoh Activity Diagram ................................................................. 46 Gambar 2.11 Kerangka Pikir Penelitian ................................................................ 52 Gambar 3.1 Tahapan Pembuatan Karya Akhir ..................................................... 56 Gambar 4.1 Susunan Organisasi P3M ................................................................. 67 Gambar 5.1 Rich Picture ..................................................................................... 79 Gambar 5.2 Konseptual Model............................................................................ 82 Gambar 5.3 Konseptual Model Hasil Validasi ..................................................... 86 Gambar 5.4 Arsitektur Jaringan TI PNJ............................................................. 112 Gambar 5.5 Pemetaan fitur KMS kedalam proses SECI .................................... 113 Gambar 5.6 Pemetaan terhadap KM Solution dan KM Foundation .................... 114 Gambar 5.7 Use Case Diagram KMS ............................................................... 115 Gambar 5.8 Activity Diagram Mencari Pengetahuan ......................................... 116 Gambar 5.9 Activity Diagram Mengisi Survey .................................................. 117 Gambar 5.10 Activity Diagram Mencari Buku..................................................... 118 Gambar 5.11 Activity Diagram Mengelola Artikel .............................................. 119 Gambar 5.12 Activity Diagram Mengelola Dokumen .......................................... 120 Gambar 5.13 Activity Diagram Mengikuti Forum Diskusi ................................... 121 Gambar 5.14 Activity Diagram Mengikuti Chatting ............................................ 122 Gambar 5.15 Activity Diagram Input Survey....................................................... 123 Gambar 5.16 Activity Diagram Menambahkan Dokumen Penelitian ................... 124 Gambar 5.17 Activity Diagram Mengelola Pengguna .......................................... 125 Gambar 5.18 Skema Basis Data .......................................................................... 127 Gambar 5.19 Arsitektur KMS ............................................................................ 130 Gambar 5.20 Infrastruktur KMS ......................................................................... 132 Gambar 5.21 Rancangan Diagram Windows Navigation KMS ............................ 133 Gambar 5.22 Tampilan Beranda .......................................................................... 135 Gambar 5.23 Tampilan Survey............................................................................ 136 Gambar 5.24 Tampilan Perpustakaan .................................................................. 137 Gambar 5.25 Tampilan Wiki ............................................................................... 137 Gambar 5.26 Tampilan Dokumen ....................................................................... 138 Gambar 5.27 Tampilan Forum Diskusi................................................................ 139 Gambar 5.28 Tampilan Chatting ......................................................................... 140 xi



DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Jumlah Penelitian di PNJ tahun 2009 – 2012 .........................................3 Tabel 2.1 Formula PQR ...................................................................................... 26 Tabel 2.2 Fitur-fitur KMS dan Pemetaannya terhadap spiral SECI ...................... 41 Tabel 2.3 Perbandingan Penelitian yang Sudah Dilakukan ................................ `49 Tabel 3.1 Responden Karya Akhir ...................................................................... 57 Tabel 5.1 Hasil Analisis Satu .............................................................................. 73 Tabel 5.2 Hasil Analisis Dua ............................................................................... 77 Tabel 5.3 Analisis CATWOE .............................................................................. 81 Tabel 5.4 Ringkasan deskripsi Model Konseptual ............................................... 83 Tabel 5.5 Tabel Perbandingan Konseptual Model dengan Dunia Nyata ............... 89 Tabel 5.6 Analisis Fitur KMS Berdasarkan Sistem Aktivitas Manusia................. 95 Tabel 5.7 Aset dokumen, informasi, dan pengetahuan ....................................... 100 Tabel 5.8 Kategori aset knowledge .................................................................... 104 Tabel 5.9 Analisa Fitur Berdasarkan Explicit Knowledge .................................. 105 Tabel 5.10 Analisa Pengetahuan Tacit................................................................. 108 Tabel 5.11 Kebutuhan Minimum Hardware dan Software ................................... 131

xii



BAB I PENDAHULUAN

Penelitian merupakan sebuah aktivitas yang tidak dapat dipisahkan dari rutinitas seorang dosen. Sebagai tenaga pengajar pada institusi pendidikan tinggi, dosen diberi kewajiban selain dari tugas utamanya sebagai pengajar yaitu diwajibkan melakukan penelitian. Namun tiap-tiap perguruan tinggi menerapkan beban penelitian yang berbeda kepada para dosen. Penulisan karya akhir ini, dipilih objek kajian kegiatan penelitian yang dilakukan oleh para peneliti di Politeknik Negeri Jakarta (PNJ). PNJ memberikan kewajiban kepada para dosen sebanyak tiga satuan kredit semester (sks) tiap semester. Kewajiban penelitian ini tertuang dalam Beban Kerja Dosen (BKD) yang ditetapkan oleh Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dirjen Dikti). Bagi dosen yang telah memiliki sertifikasi, dengan adanya kewajiban dari Dirjen Dikti ini secara tidak langsung akan terdorong untuk melakukan penelitian. Dirjen Dikti tidak hanya memberikan kewajiban bagi dosen untuk melakukan penelitian, namun juga menyediakan pendanaan bagi dosen yang akan melakukan penelitian. Pendanaan tersebut diberikan dalam beberapa model antara lain yaitu Penelitian Unggulan Perguruan Tinggi, Penelitian Tim Pascasarjana, Penelitian Hibah Bersaing, Penelitian Kerjasama antar Perguruan Tinggi (PEKERTI), dan Penelitian Dosen Pemula. Disamping dukungan dari Dikti, PNJ secara internal juga menyediakan bantuan penelitian untuk dosen. Bantuan penelitian tersebut diberikan dengan beberapa skema pendanaan seperti bantuan riset s-2 dan s-3, riset dosen pemula, riset grand dosen dan mahasiswa, dan riset bidang ilmu dan pengembangan industri. Besarnya bantuan pendanaan ini akan disesuaikan dengan kebutuhan penelitian yang perkiraan pendanaan terlihat pada saat proposal diajukan. Bagi dosen yang sudah memiliki kesenangan dengan kegiatan penelitian, melakukan penelitian bisa menjadi sebuah hobi tersendiri. Dosen tersebut selalu mempunyai gagasan untuk meningkatkan kualitas hasil penelitian. Metode peneltian yang digunakan juga beragam, sehingga selalu mengasah kreativitas. 1



2

1.1

Latar Belakang

Politeknik Negeri Jakarta telah menetapkan rencana strategis untuk tahun 2011 – 2015. Rencana strategis tersebut mencakup semua fungsi pokok yang dijalankan oleh PNJ. Sesuai dengan amanah rencana strategis, maka fungsi pokok PNJ adalah : 1. Melaksanakan dan mengembangkan pendidikan vokasi. 2. Melaksanakan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 3. Melaksanakan pembinaan tenaga pendidik dan kependidikan. 4. Melaksanakan kegiatan pelayanan keadministrasian. Keempat kegiatan tersebut dilaksanakan oleh PNJ secara selaras dan berkelanjutan. Mulai dari pendidikan, penelitian, pembinaan sampai dengan pelayanan administrasi. Fungsi pokok PNJ ini harus didukung oleh segenap civitas akademika. Tanpa adanya dukungan dari berbagai pihak, kegiatan tersebut akan sulit dilaksanakan dan mencapai keberhasilan. Dosen sebagai penggerak utama yang menjalankan roda pendidikan di PNJ memiliki tanggung jawab yang lebih selain beban pengajaran kepada mahasiswa, saat ini dosen juga dibebani dengan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Melalui kegiatan penelitian dan pengabdian inilah yang coba disebarluaskan kepada dosen PNJ. Budaya peneltian ini merupakan sesuatu hal yang baru utamanya bagi dosen senior di PNJ. Saat ini PNJ memiliki dua komposisi usia dosen yang relatif berimbang, yaitu dosen muda dan dosen senior dimana masing-masing memiliki jumlah yang hampir sama. Dosen muda memiliki banyak inovasi dan pengetahuan tentang penelitian, sehingga bukan hal yang baru ketika melakukan penelitian. Namun sebaliknya berbeda dengan kondisi dosen senior, sebagian dosen senior ini masih mengikuti paradigma lama. Paradigma lama berpandangan bahwa PNJ sebagai institusi pendidikan vokasi yang hanya mengajar dan memberikan ketrampilan teknis kepada mahasiswanya. Paradigma inilah yang mulai diubah oleh pihak PNJ yaitu dosen tidak hanya melakukan pengajaran saja, namun juga mengerjakan penelitian.



3

Himbauan penelitian dari PNJ dan kewajiban dari Dirjen Dikti untuk melakukan penelitian secara tidak langsung akan mendorong dosen untuk melakukan penelitian sesuai dengan minat dan bidang keahlian masing-masing. Dari data peneltian yang dilakukan oleh dosen PNJ, selama kurun waktu empat tahun terakhir grafik penelitian dosen tersebut ditunjukkan melalui gambar berikut:

sumber: kompilasi database penelitian PNJ tahun 2009 - 2012

Gambar 1.1 Grafik Penelitian PNJ Data pada Gambar 1.1 di atas, mencerminkan jumlah penelitian pada enam jurusan di PNJ yaitu jurusan Administrasi Niaga, Akuntansi Perbankan, Teknik Elektro, Teknik Grafika dan Penerbitan, Teknik Mesin, dan Teknik Sipil. Gambar di atas lebih diperinci dengan tabel di bawah ini: Tabel 1.1 Jumlah Penelitian di PNJ dari tahun 2009 – 2012 Jurusan\tahun administrasi niaga akuntansi perbankan teknik elektro teknik grafika teknik mesin teknik sipil

2009 28 26 34 4 25 32

2010 25 22 43 4 21 32

2011 25 30 37 6 35 36

2012 20 25 25 5 32 31

sumber: kompilasi database penelitian PNJ tahun



4

Data tersebut merupakan hasil yang tidak menggembirakan bagi PNJ. Hal ini disebabkan karena melalui pengamatan sederhana yang dilakukan oleh PNJ didapatkan data bahwa yang melakukan penelitian hanya orang-orang itu saja, sehingga kecenderungannya bahwa dosen lama hanya menitipkan nama saja pada tim penelitian, sedangkan yang melakukan penelitian hanya dosen yang sama. Dari segi kualitas, hasil penelitian tersebut tidak membuat PNJ berpuas diri. Indikator yang dijadikan sebagai parameter PNJ dalam menilai kualitas sebuah penelitian adalah bahwa penelitian tersebut berhasil masuk kedalam jurnal internasional dan menghasilkan paten. Sejak berdirinya PNJ, hingga saat ini, PNJ hanya berhasil mematenkan tiga buah hasil karya penelitian dosen. Jumlah yang cukup sedikit bila dibandingkan dengan jumlah penelitian yang sudah dilakukan dan usaha besar yang sudah dilakukan untuk mendorong dalam melakukan penelitian. Atas dasar minimnya kuantitas peneliti dan minimnya kualitas hasil penelitian, maka saat ini PNJ berupaya melakukan evaluasi dan perbaikan pada berbagai bidang penelitian. Secara khusus PNJ menetapkan target bahwa kedepannya diharapkan banyak penelitian yang berkualitas yang mampu menghasilkan sebuah paten baru atau dihasilkan sebuah penelitian yang mampu menembus jurnal internasional. 1.2

Identifikasi Masalah

Dari uraian latar belakang di atas, dapat dilakukan beberapa identifikasi permasalahan dihadapi oleh PNJ saat ini. Identifikasi permasalahan tersebut dilakukan dengan fish bone analysis yang ditunjukkan seperti gambar di bawah ini:



5

Gambar 1.2 Fish Bone Analysis 1.2.1 Sumber Daya Manusia Proses transisi dosen dari yang semula berorientasi pengajaran bertambah menjadi tidak hanya pengajaran namun juga penelitian, membutuhkan sebuah proses pembelajaran yang tidak sebentar. Idealnya mereka terlebih dahulu dibekali dengan training bidang penelitian mulai dari bagaimana cara pembuatan proposal sampai dengan bagaimana membuat laporan atas penelitian yang dilakukan. Kebanyakan dari proposal penelitian yang ditolak disebabkan karena tidak adanya benang merah antar bagian yang ada pada proposal tersebut, yaitu mulai dari latar belakang, rumusan masalah, tujuan, hingga hasil yang ingin dicapai. Prosedur penelitian ini tidak menjadi masalah bagi dosen muda yang sudah berlatar belakang magister sejak awal masuk PNJ sehingga penelitian merupakan hal yang sudah biasa untuk dilakukan. Namun hal ini akan menjadi masalah bagi dosen senior yang belum terbiasa melakukan penelitian. Dengan adanya BKD yang mewajibkan dosen untuk melakukan penelitian minimal tiga sks tiap semester, telah memaksa dosen untuk melakukan penelitian, sehingga jumlah penelitian yang masuk mengalami adanya peningkatan. Namun, kondisi di atas belumlah membuat PNJ berpuas diri, sebab bila ditinjau lebih dalam lagi, banyak peneliti yang hanya menitipkan nama dari peneliti muda yang Universitas Indonesia


6

sebenarnya aktor dalam melakukan penelitian tersebut. Dan lebih jauh lagi hasil penelitian belum mencapai harapan pihak PNJ yaitu berhasil masuknya penelitian tersebut kedalam jurnal internasional atau dihasilkan sebuah paten atas produk baru. Faktor lain yang diindikasikan sebagai penyebab tidak maksimalnya dosen dalam melakukan penelitian adalah faktor penghargaan. Dosen merasa bahwa penghargaan yang didapatkan belum sebanding dengan penghargaan yang diperoleh. Dosen yang melakukan penelitian memperoleh honor dari porsi uang penelitian yang diberikan pihak PNJ. Namun uang tersebut tidak sebanding dengan usaha yang mereka lakukan dan lebih tidak sebanding bila dibandingkan dengan honor yang mereka peroleh bila mengajar di Perguruan Tinggi lainnya. Minimnya penghargaan inilah ang memperlemah semangat dosen untuk melakukan penelitian, sehingga sampai saat ini PNJ belum mampu memberikan trobosan atas minimnya penghargaan ini. 1.2.2 Proses Penelitian Sebagai seorang peneliti, dosen dituntut untuk melakukan penelitian dengan mengacu kepada buku panduan penelitian yang sudah ada. Pada masing-masing model penelitian (skema), memiliki panduan tersendiri mulai dari cara pembuatan proposal sampai dengan cara pembuatan laporan atas kegiatan penelitian yang dilakukan. Panduan tersebut dikeluarkan oleh Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (P3M) sebagai pengelola penelitian di PNJ. Dari hasil inventarisir atas penelitian yang sudah dilakukan, inovasi penelitian tersebut masih tergolong minim. Inovasi yang minim ini akan tampak pada produk yang dihasilkan dan metodologi yang digunakan untuk mengerjakan. Dari hasil wawancara yang dilakukan terhadap para peneliti dan pihak P3M, minimnya inovasi ini salah satunya disebabkan karena sulitnya mencari referensi yang berupa jurnal atau hasil penelitian yang telah dilakukan sebelumnya. Pada proses pencarian referensi yang sejenis dan sudah pernah dilakukan di PNJ, peneliti harus datang ke Perpustakaan PNJ untuk memilih penelitian yang sesuai dan dapat dijadikan rujukan bagi penelitian yang sedang dilakukan. Jurnal Universitas Indonesia


7

internasional memang tidak disediakan oleh P3M, sehingga pencarian terhadap jurnal internasional dikembalikan kepada upaya masing-masing dosen. Kesulitan semacam inilah yang sering dijadikan alasan oleh dosen mengapa inovasi yang dihasilkan masih minim baik dari hasil produknya dan metodologi yang digunakan. Pihak PNJ maupun dosen peneliti, mengharapkan terjalin sinergi yang baik antar peneliti. Namun hal tersebut masih jauh dari harapan, antar dosen masih jarang bersinergi. Media komunikasi ataupun forum diskusi tidak dimiliki sehingga keilmuan yang dimiliki tidak bisa dibagikan antar sesama dosen. Bila sinergi antar dosen ini dapat terjalin dengan baik, maka sharing data dan tukar pengalaman dapat dilakukan antar sesame peneliti sehingga dengan sendirinyaa maka pengetahuan yang sudah ada akan semakin memperkaya khasanah penelitian. Hasil penelitian seringkali berbeda dengan proposal yang diajukan. Latar belakang dan tujuan pada saat pembuatan proposal sudah tidak selaras dengan apa yang dihasilkan pada saat penelitian. Sebagai pihak yang mengelola penelitian, selama proses penelitian dilakukan, P3M belum mampu melakukan monitoring terhadap penelitian yang dilakukan. Proses monitoring dilakukan hanya terhadap penelitian yang didanai oleh Dikti yang merupakan penelitian berdana besar. Proses monitoring yang dilakukan yaitu dengan mengundang tim yang melakukan penelitian dan meminta tim tersebut untuk mempresentasikan hasil penelitian. Dan pada saat proses presentasi pihak P3M berhak menilai dan memberi masukan atas presentasi yang dilakukan. Sebagai bagian penting dari proses penelitian, kegiatan monitoring ini harusnya dilakukan dengan intensitas yang lebih dan dilakukan terhadap semua penelitian yang dibiayai oleh Dikti maupun PNJ. Sehingga benang merah dari proposal sampai dengan hasil penelitian bisa diperoleh. 1.2.3 Sarana dan Prasarana Penunjang Manajemen administrasi terhadap proposal dan hasil penelitian dilakukan sepenuhnya oleh P3M. Pengadministrasian dalam bentuk softcopy mulai tahun 2012 sudah dilakukan dan disimpan pada kepingan CD dan ada di salah satu Universitas Indonesia


8

komputer pada ruangan P3M dalam format MS. Word atau PDF. Namun selain softcopy, peneliti juga wajib melampirkan hardcopy. Untuk kurun waktu dua tahun, biasanya hardcopy proposal dan hasil penelitian masih tersimpan di ruang P3M, namun bila sudah lewat dua tahun, maka penelitian tersebut akan disimpan di ruang arsip. Sementara sistem TI untuk administrasi proposal dan hasil penelitian ini belum dibuat, gudang ruang arsip juga dirasa sudah cukup penuh sebagai tempat penyimpanan, dan untuk proses pencarian kembali terhadap proposal dan hasil penelitian yang sudah masuk juga relatif susah. Dukungan dan pemanfaatan fasilitas TI untuk penelitian belum dilakukan secara optimal oleh pihak PNJ. Pemanfaatan TI oleh pihak PNJ hanya sebatas webisite P3M yaitu dengan alamat p3m.pnj.ac.id dan database penelitian. Website P3M secara umum berisikan tentang pengumuman dari pihak P3M kepada dosen tentang tata cara, prosedur, dan jenis penelitian. Sedangkan database P3M digunakan untuk mengadministrasikan penelitian dengan menggunakan teknologi MS Office Access 2007. Dari kedua sistem TI tersebut, hanya website P3M sajalah yang bisa diakses secara luas oleh dosen. Database penelitian ini hanya digunakan untuk kalangan internal P3M. Pihak manajemen PNJ mengakui bahwa minimnya dukungan TI ini membuat kinerja menjadi lebih lama dan proses pencarian referensi untuk bahan penelitian menjadi lebih susah. Sudah seharusnya dengan kemajuan TI, PNJ dapat menciptakan sebuah forum atau media yang mampu memberikan fasilitas bagi dosen untuk berbagi keilmuan, sehingga tidak ada alasan lagi karena dengan media virtual tersebut dosen dapat saling berbagi dimana saja dan kapan saja.



9

Gambar 1.3 Database Penelitian PNJ Dukungan terhadap pemakaian sarana dan prasarana yang sudah ada di PNJ dirasakan oleh dosen sudah mencukupi. Pihak PNJ memberikan keleluasaan bagi dosen untuk

menggunakan

fasilitas

laboratorium yang dimiliki secara

bertanggung jawab tanpa dipungut biaya apapun. Namun karena laboratorium yang ada belum mendukung semua jenis sub bidang keilmuan sehingga sering kali dosen memanfaatkan laboratorium yang dimiliki oleh universitas atau instansi lain dalam melakukan penelitian. Tak jarang dosen pergi sampai keluar kota hanya untuk bisa memanfaatkan laboratorium yang mendukung penelitian yang dilakukan. 1.3

Rumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah penelitian yang ada di PNJ, diambil sebuah permasalahan terkait penelitian yang saat ini dialami oleh PNJ yaitu “tidak adanya penyimpanan dan pertukaran pengetahuan antar peneliti di PNJ”. Berdasarkan atas permasalahan tersebut maka didapatkan sebuah research question untuk penelitian karya akhir ini adalah Bagaimanakah Model Knowledge Management System untuk mendukung proses penyimpanan pengetahuan dan mendukung kegiatan pertukaran pengetahuan antar peneliti di PNJ?



10

1.4

Tujuan Penelitian

Tujuan utama dari penelitian ini adalah untuk menghasilkan sebuah rancangan fitur knowledge management system berikut dengan prototipe knowledge management system berdasarkan kebutuhan proses menajemen pengetahuan yang ada pada lingkup penelitian di PNJ. Dengan adanya rancangan tersebut diharapkan manajemen pengetahuan dapat tertata dan terdokumentasi dengan baik sehingga akan membantu meningkatkan kualitas penelitian bagi para dosen PNJ, meningkatkan sinergi antar peneliti, dan peningkatan kecepatan dari penelitian yang dilakukan. 1.5

Batasan Penelitian

Ruang lingkup penelitian ini dibatasi oleh : 1. Cakupan utama yang dijadikan objek dalam melakukan penelitian adalah kegiatan penelitian yang berada di bawah naungan P3M PNJ, sehingga penelitian yang dilakukan oleh jurusan dan penelitian mandiri tidak dijadikan objek penelitian; 2. Fokus hasil dari penelitian ini adalah rancangan model knowledge management system. Sehingga implementasi knowledge management system dan rekomendasi atas perubahan struktur oraganisasi dan budaya organisasi di PNJ di luar pembahasan ini; 3. Metodologi yang digunakan untuk pengembangan knowledge management system adalah menggunakan metode Soft System Methodology (SSM) dan Ecology of Knowledge Management (Snowden, 1998), sedangkan untuk menilai proses knowledge management digunakan Spriral pengetahuan SECI (Nonaka, 1995). 1.6

Manfaat Penelitian

Pihak PNJ menaruh harapan bahwa penelitian ini mampu untuk mengidentifikasi aktifitas penelitian di PNJ yang secara luas mengadaptasi dan mengadopsi



11

kebutuhan dan budaya penelitian di PNJ. Adapun untuk manfaat dilakukannya penelitian ini dapat diuraikan sebagai berikut: Bagi PNJ: Sebagai panduan dalam mengimplementasikan knowledge management system untuk kegiatan penelitian. Bagi Pengembangan Ilmu Pengetahuan: Sebagai salah satu referensi bagi penelitian selanjutnya dalam bidang manajemen pengetahuan. Bagi Penulis: Sebagai sarana untuk mengaplikasikan pengetahuan yang didapatkan dan sebagai karya akhir yang merupakan syarat kelulusan Program Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia. 1.7

Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan karya akhir ini adalah sebagai berikut: BAB 1: Pendahuluan Pada bagian ini berisikan latar belakang masalah, identifikasi masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. Selanjutnya bagian latar belakang, akan dilanjutkan kepada bagian identifikasi masalah yang membahas secara lebih rinci mengapa penelitian ini perlu dilakukan dan sampai dapat diformulakan sebuah research question yang akan dijawab melalui penelitian ini. Sedangkan bagian batasan penelitian akan membahas hal apa saja yang mejadi batasan dalam melakukan penulisan, dan bagian manfaat penulisan akan membahas manfaat penulisan dari sudut pandang penulis, ilmu pengetahuan, dan PNJ. BAB 2: Tinjauan Pustaka Berisi tinjauan pustaka yang digunakan dalam pengerjaan penelitian. Tinjauan Pustaka yang akan diuraikan akan mencakup bahasan tentang pemahaman bagaimana konsep Knowledge Management, Knowledge Management System, Universitas Indonesia


12

Soft System Metodology, Ecology of Knowledge Management, UML, lingkup penelitian secara umum, dan tinjauan terhadap penelitian yang sudah dilakukan sebelumnya. Pada bagian tinjauan terhadap penelitian juga akan dibahas perbedaan apa yang membedakan antara penelitian yang sudah dilakukan dan penelitian yang saat ini dilakukan. Pada akhir dari bab 2 ini, akan dibahas kerangka pikir penelitian yang akan dilakukan. BAB 3: Metodologi Penelitian Pada bab ini, secara khusus membahas tentang metode pengumpulan data sekunder, identifikasi permasalahan, pengumpulan data primer, analisa dan interpretasi data, perancangan KMS, dan prototipe yang akan dibangun. Bab ini juga akan membahas metode apa yang digunakan untuk mendapatkan data sekunder dan primer serta akan dibahas perbedaan antara kedua jenis data tersebut. Bagian perancangan KMS akan membahas hal-hal apa saja yang akan dibangun dalam perancangan ini, sedangkan untuk bagian prototipe akan dijelaskan jenis prototipe yang akan dihasilkan. BAB 4: Profil Organisasi Memberikan gambaran tentang profil organisasi PNJ mulai dari sejarah, struktur organisasi, visi dan misi, rencana strategis, organisasi pengelola penelitian di PNJ, serta gambaran tentang penelitian yang sedang dilakukan oleh PNJ. Bab ini secara lebih khusus akan membahas kondisi penelitian saat ini yang sedang dilakukan PNJ. Hal ini juga termasuk uraian tentang jenis penelitian, prosedur, dan pengelolaan terhadap penelitian yang dijalankan. BAB 5: Pembahasan Berisikan tentang proses identifikasi terhadap proses bisnis penelitian di PNJ yang diuraikan kedalam tujuh langkah Soft System Methodologi. Output dari SSM ini yaitu sebuah model konseptual tentang sistem aktivitas manusia yang sudah dilakukan validasi terhadap dunia nyata. Sistem aktivitas manusia tersebut akan ditransformasi kedalam SECI model sehingga menghasilkan sebuah fitur bagi KMS. Pada bagian lain akan dilakukan identifikasi terhadap kebutuhan KM yang kemudian di klasifikasikan kedalam model Ecology of Knowledge Management. Output dari Ecology of Knowledge Management juga merupakan fitur bagi Universitas Indonesia


13

pengembangan KMS sehingga hasilnya akan dipadukan dengan fitur dari konseptual model dari SSM. Masing-masing dari fitur KMS tersebut akan di petakan kedalam UML dengan menggunakan diagram use case dan activity diagram. Infrastruktur TI dan desain user interface juga merupakan cakupan dalam perancangan KMS. Hasil dari perancangan KMS akan dilakukan konfirmasi dan persetujuan dengan pihak PNJ sekaligus untuk mendapatkan umpan balik atas sistem yang di bangun. BAB 6: Kesimpulan dan Saran Merupakan bagian penutup yang berisikan kesimpulan dan saran terhadap subtansi penelitian. Kesimpulan akan menguraikan bagaimana karya akhir ini dapat memberikan sesuatu yang bermanfaat bagi penelitian di PNJ, sedangkan bagian saran akan di tuliskan hal-hal yang perlu dilakukan sebagai langkah perbaikan atas penelitian yang sudah dilakukan.



BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Pada Bab II ini mengulas tentang berbagai tinjauan pustaka yang digunakan sebagai dasar dalam melakukan penelitian karya akhir. Tinjauan pustaka diambil dari berbagai sumber dengan tetap mencantumkan nama identitas sumber tersebut. 2.1

Penelitian

Secara etimologi penelitian atau riset merupakan serapan dari bahasa Inggris yaitu research yang secara harfiah diartikan sebagai mencari kembali. Penelitian tidak lain dari suatu metode studi yang dilakukan seseorang melalui penyelidikan yang hati-hati dan sempurna terhadap suatu masalah, sehingga diperoleh pemecahan masalah yang tepat terhadap masalah tersebut (Hillway, 1956). Dipahami juga bahwa penelitian disamping untuk memperoleh kebenaran, kerja menyelidiki harus pula dilakukan secara sungguh-sungguh dalam jangka waktu yang lama (Whitney, 1960). Dengan demikian penelitian merupakan suatu metode untuk menemukan kebenaran sehingga penelitian juga merupakan metode berfikir secara kritis. Kegiatan riset dimulai dengan tahapan perumusan permasalahan dan diakhiri dengan kegiatan interpretasi arti dari data untuk menjawab permasalahan awal. Namun setelah melakukan kegiatan interpertasi dari data, kegiatan riset tidak berhenti sampai disitu, kegiatan riset berlanjut untuk kegiatan penyempurnaan, sehingga siklus riset ini tidak akan pernah berakhir. Siklus riset dapat dilukiskan melalui gambar berikut:

14



15

Gambar 2.1 Siklus Riset (Leedy, 1993) Untuk memulai suatu penelitian, peneliti harus terlebih dahulu menemukan permasalahan yang ingin dipecahkan. Beberapa hal yang membantu penemuan tersebut adalah: membaca artikel jurnal-jurnal ilmiah pada bidang yang diminati. Dengan membaca beberapa artikel jurnal yang memuat permasalahan dan pemecahannya diharapkan ada stimulasi dari pembacaan tersebut untuk menimbulkan ide-ide lain yang layak untuk diteliti. Menurut Nazir (2005:26) dalam bukunya yang berjudul Metode Penelitian, berdasarkan inti riset sebagai penelitian, maka penelitian dapat dibedakan menjadi dua yaitu: 1. Penelitian dasar atau penelitian murni adalah pencarian terhadap sesuatu karena ada perhatian dan keingintahuan terhadap hasil suatu aktivitas. 2. Penelitian

terapan

(applied

research,

practical

research)

adalah

penyelidikan yang hati-hati, sistematik dan terus menerus terhadap suatu masalah dengan tujuan untuk digunakan dengan segera untuk keperluan tertentu. Universitas Indonesia


16

Secara Umum, penelitian yang dilakukan oleh PNJ merupakan penelitian yang berbasiskan Penelitian terapan (applied research). Berbeda dengan penelitian dasar, pada penelitian terapan, manfaat dari hasil penelitian dapat segera dirasakan oleh berbagai kalangan, dimana dalam hal ini yang menjadi mitra utama yang memanfaatkan hasil penelitian dari PNJ adalah khususnya dunia industri dan masyarakat pedesaan. Penelitian terapan biasanya dilakukan untuk memecahkan masalah yang ada sehingga hasil penelitian harus segera dapat diaplikasikan (Bambang dan Lina, 2005). Hasil penelitian tidak perlu sebagai satu penemuan baru, tetapi merupakan aplikasi baru dari penelitian yang telah ada. Peneliti yang mengerjakan penelitian dasar atau penelitian murni tidak mengharapkan hasil penelitiannya digunakan secara praktikal. Para peneliti terapanlah yang akan merinci penemuan penelitian dasar untuk keperluan praktis dalam bidang-bidang tertentu. Tiap ilmuwan yang mengerjakan penelitian terapan mempunyai keinginan agar dengan segera hasil penelitiannya dapat digunakan masyarakat dalam berbagai bidang (Nazir, 2005). Contoh penelitian terapan misalnya yaitu penelitian pemaanfaatan mikrohidro sebagai pembangkit listrik pedesaan untuk daerah pegunungan. Hasil penelitian ini yaitu dihasilkan sebuah prototipe dari sebuah mikrohidro yang mampu dikembangkan dan diproduksi secara masal untuk kebutuhan masyarakat pedesaan. Manfaat dari penelitian terapan adalah sebagai penyelesaian masalah yang terjadi ditengah masyarakat. Konsep yang digunakan dalam penelitian terapan juga cenderung bersifat operasional, dan bukan sebuah konsep yang abstrak. Bahkan secara extreme dikatakan bahwa penelitian terapan cenderung tidak (atau mengabaikan) menggunakan teori dalam penyusunan rancangan penelitian. Penelitian terapan ini juga seringkali diidentikkan dengan penelitian yang mengggunakan sponsor. Cenderung demikian namun bukan berarti bahwa setiap penelitian terapan adalah penelitian yang menggunakan sponsor (Bambang dan Lina, 2005). Penelitian terapan masih sering dikelompokkan lagi ke dalam penelitian aksi atau lebih dikenal dengan action research, yaitu penelitian terapan yang berfokus pada Universitas Indonesia


17

tindakan sosial seperti masalah perilaku menyimpang atau juga penelitian tentang kenakalan remaja. Atau penelitian yang melibatkan hubungan antar manusia sebuah sebuah objek (Nazir, 2005). 2.2

SSM Sebagai Sistem Aktivitas Manusia

Checkland (2000) mengatakan bahwa dalam menganalisa aktivitas manusia, peneliti tidak bisa memisahkan secara jelas antara praktek dan teori. Ide yang ada didalam pikiran manusia membuatnya mengalami berbagai pengalaman dalam dunia sosial mereka, dan sebaliknya pengalaman yang ada di dunia sosial itu akan menjadi sumber ide baru. Metode ilmu pengetahuan individu menyadari dunia sosial mereka dengan menyaringnya terlebih dahulu melalui ide yang ada di dalam diri individu. Dengan kata lain dunia secara terus menerus mengintepretasi dan diintepretasi oleh individu yang hidup di dalamnya atau yang lebih jauh oleh Checkland dikatakan sebagai heurmenetics circle. Hubungan antara dunia sosial dan individu ditunjukkan oleh gambar di bawah ini:

Gambar 2.2 Hubungan Antara Dunia Sosial dan Individu (Checkland 1990:21) Metode ilmu pengetahuan yang telah berkembang berhasil membantu menjadi alat perkembangan peradaban manusia. Tetapi, metode ilmu pengetahuan ini memiliki keterbatasan dalam menghadapi dan memahami kompleksitas (complexity) fenomena kemasyarakatan dan sosial. Munculnya paradigma serba sistem sebagai paradigma alternatif di dalam ilmu pengetahuan merupakan ilustrasi keterbatasan ilmu pengetahuan dalam mengatasi properti kompleksitas yang muncul. Fenomena properti kompleksitas yang muncul itulah yang dikenal dengan fenomena serba sistem. Fenomena serba sistem ini berkaitan dengan fenomena Universitas Indonesia


18

keseluruhan (wholes) dan paradigma berfikir serba sistem (systems thinking) inilah yang berkembang di berbagai disiplin ilmu memilki paradigma inti, yaitu paradigma yang berkaitan dengan kemunculan secara keseluruhan (emergence) dan hierarki (hierarchy), serta komunikasi (communacation) dan control (control). Menilik sebuah fenomena sosial dengan pemikiran sistem merupakan salah satu pendekatan tersendiri dalam penelitian sosial. Action Research (AR) merupakan sebuah jenis penelitian yang sangat dekat kaitannya dengan pendekatan sistem. AR ini merupakan penelitian yang memfasilitasi sebuah siklus “learning by doing” dimana peneliti bertindak melakukan intervensi pada kondisi yang disebut oleh Checkland sebagai problematik. Maka dari itu AR berusaha untuk memperoleh experience-based knowledge yang dapat diaplikasikan pada situasi nyata melalui praktek-praktek yang dilakukan oleh peneliti. Peneliti dalam hal ini mengambil posisi sebagai subjek yang memperbaiki situasi nyata (real situation) (Uchiyama 2009: 1-2). Checkland (1990) menjelaskan dalam bukunya yaitu ketika peneliti Lancaster mencoba untuk menggunakan metodologi system engineering untuk situasi bermasalah ill-defined, mereka mengalami kesulitan dalam menjawab “apa itu sistem?” dan “apa tujuan dari sistem tersebut?”.

Para peneliti tersebut

mengatakan bahwa situasi ill-defined itu tujuannya tidak jelas dan apa yang harus dilakukan serta bagaimana cara melakukannya bersifat problematik (Checkland and Scholes 1990:24). Berdasarkan kondisi seperti ini maka Checkland mengatakan ada satu karakteristik untuk kondisi situasi yang problematik ini. Karakteristik tersebut adalah kondisi tersebut diwarnai dengan individu dengan berbagai perannya mencoba melakukan purposeful action. Tindakan-tindakan yang dilakukan oleh individu dan kelompok dengan peran tertentu ini sebenarnya berusaha untuk membuat

real-world

yang penuh dengan situasi-situasi

problematik itu menjadi lebih baik situasinya. Dengan demikian muncullah pertanyaan-pertanyaan, jika memang demikian mengapa tiap komponen tersebut tidak duduk bersama membangun ide dan menciptakan sebuah tindakan purposeful untuk whole -- menjadi bagian dari holon (complete in all its parts)



19

tertentu. Pertanyaan inilah kemudian menjadi dasar melahirkan cara analisa fenomena yang disebut Soft Systems Methodology (SSM). SSM adalah metodologi yang berdasarkan atas system thinking

dan system

concept yang berhubungan dengan human activity system (serba sistem aktivitas manusia), dimana mendasarkan pada pemikiran bahwa sebuah entitas keseluruhan yang pada kondisi tertentu mempertahankan identiasnya, sehingga dengan konsep ini dapat dipahami bahwa jagat raya merupakan hirarki keseluruhan yang saling berinterkoneksi dan berinterelasi (Hardjosoekarto, 2012). Pengembangan konsep serba sistem aktivitas manusia pada mulanya dimaksudkan untuk menerapkan salah satu versi berfikir serba sistem keras. Namun, para pihak yang berkepentingan didalam situasi dunia nyata merasa memiliki masalah dan ingin menemukan jawaban terkait apa, mengapa, dan bagaimana cara berfikir serba sistem keras justru tidak memadai. Arahnya kemudian berkembang kepada bagaimana mengembangkan metodologi serba sistem yang dapat mengatasi masalah yang tidak dapat begitu saja diformulasikan dengan cara berfikir serba hard systems. Disamping itu, upaya ini juga dimaksudkan untuk memperkaya konsep serba sistem aktivitas manusia itu sendiri supaya serba sistem sosial dari dunia nyata dapat dipahami dengan lebih baik. Secara ringkas, Checkland dan Poulter (2005) mengemukakan pengertian SSM adalah sebagai berikut : “SSM adalah proses mencari tahu yang berorientasi aksi atas situasi problematis dari kehidupan dunia nyata sehari-hari, para pengguna SSM melakukan pembelajaran yang dimulai dari menemu kenali situasi sampai merumuskan dan atau mengambil tindakan guna memperbaiki situasi problematis tersebut. Proses pembelajaran terjadi melalui proses yang terorganisir dimana situasi dunia nyata dieksplorasi,

dengan

menggunakan

alat

intelektual-yang

memungkinkan

terjadinya diskusi yang terarah-yang disebut sejumlah model aktivitas yang punya maksud yang dibangun berdasarkan sejumlah sudut pandang (world view) yang murni” Terkait dengan unit analisa penelitian ini yaitu organisasi pendidikan, di dalam organisasi tersebut terdapat berbagai aktivitas

individu dan kelompok

yang

memiliki tujuan-tujuan tertentu. Masing-masing individu yang terlibat penelitian Universitas Indonesia


20

memiliki latar belakang tujuan yang berbeda. Apapun sifat organisasi, SSM berangkat dari anggapan bahwa individu-individu di dalamnya mengejar aktivitas tujuan (purposeful activity). Mereka mungkin akan mengejar tujuan yang berbeda tetapi mereka tidak bertindak secara acak (Wilson 2001:

9). Kegiatan yang

dilakukan oleh individu tersebut bersifat terarah. Kegiatan yang dilakukan individu di dalam organisasi dan juga sebagai representasi organisasi terhadap organisasi lain merupakan gambaran umum dari organisasi tersebut. Ide mengenai sistem erat kaitannya dengan interaksi dari berbagai bagian untuk membentuk sesuatu yang menyeluruh. Sistem itu sendiri terdiri dari berbagai sub-sistem (SS) yang dipengaruhi oleh lingkungan yang terletak di luar daripada sistem itu sendiri.

Gambar 2.3 System Thinking (Checkland and Poulter, 2006) Oleh karena itu lebih baik untuk melihat definisi dan model yang dihasilkan sebagai konsep yang relevan dengan organisasi yang dapat digunakan dalam berpikir tentang organisasi. Dalam SSM konsep-konsep inilah yang disebut dengan disebut Human Activity System. Seperti yang disebutkan sebelumnya di atas, bahwa aktivitas manusia di dalam organisasi ini kemudian diasumsikan memiliki tujuan, dimana masing-masing tujuan tersebut berbeda (purposeful activity). Kondisi seperti inilah yang kemudian masalah (problem) dapat dikategorikan menjadi hard problem dan soft problem. Menurut Wilson (2001) hard problem dicirikan dengan: a) Problem dengan mudah dapat didefinisikan;



21

b) Asumsinya tujuan dan penyelesaian masalah dapat terdefinisi; c) Peneliti mampu untuk mendefinisikan terlebih dahulu kriteria suksesnya; d) Berorientasi pada teknologi. Soft problem itu sendiri dicirikan dengan (1) sulitnya didefinisikan masalah tersebut karena sifatnya yang problem situation (2) komponen sosial, politik dan aktivitas manusia yang tinggi serta (3) terkadang “jahat”( wicked). Beberapa konsep dasar SSM membantu untuk melakukan beberapa hal yaitu antara lain: (a) mendefinisikan tujuan sistem yang jelas itu; (b) memeriksa konektivitas antara kegiatan; (c) menciptakan ukuran kinerja dan mekanisme untuk

mengumpulkan/memantau/kegiatan

pengendalian;

(d)

membangun

keputusan untuk pembuatan prosedur; (e) menentukan batas-batas sistem; (f) membangun sumber daya kontrol; (g) klarifikasi sistem dan subsistem yang terletak dalam hirarki tertentu (Graeml 2004:7). Untuk bisa mendapatkan deskripsi penuh tentang human activity system tersebut, maka peneliti harus mengerjakan 7 tahapan penelitian ini yaitu antara lain adalah sebagai berikut ini :

Gambar 2.4 Tujuh Langkah SSM (Graeml, 2004)



22

Landasan penafsiran SSM mengarah sangat kuat pada prinsip partisipasi. Proses SSM dapat dibedakan menjadi dua cara berpikir yaitu abstrak dan ideal sistem pemikiran, dan konteks yang spesifik - terkait "dunia nyata" berpikir. Salah satunya adalah aliran logika berbasis penyelidikan. Dikatakan bahwa ini harus tetap berbeda sehingga murni sistem pemikiran dapat dilakukan dengan tujuan untuk mengembangkan model yang ideal untuk diskusi. Ini tidak boleh kacau dalam perkembangan mereka dengan berefleksi dan pencampuran dalam kekacauan dari situasi "dunia nyata". Pengguna berpengalaman SSM akan bergerak dengan mudah antara dunia nyata dan dunia pemikiran sistem abstrak, tetapi akan tetap sadar membuat pergeseran. 1. Problem Situation Considered Problematic Tahap pertama dari langkah SSM adalah menetapkan situasi yang dianggap problematik. Dalam tahap penetapan ini, hal yang perlu dijawab adalah situasi seperti apa yang dikategorikan undesired. Pada tahap yang pertama ini, peneliti melakukan eksplorasi berbagai data baik dalam bentuk data sekunder maupun juga melalui wawancara mendalam dengan beberapa informan kunci serat gate keeper dari perusahaan tersebut. Masalah berdasarkan pengalaman atau fenomena yang ada pada situasi real-world. Proses mencari tahu sosial dalam SSM berkaitan dengan situasi dunia nyata yang dianggap problematis. Oleh sebab itu, tahap pertama dalam SSM adalah proses penetapan situasi dunia nyata yang dianggap problematis tersebut. Proses pada tahap ini sangat penting karena terkait dengan keputusan oleh siapa pun, baik peneliti maupun pihak-pihak tertentu di dalam organisasi,

berkenaan

dengan

situasi

problematis

yang

mengundang

keterpanggilan untuk melakukan suatu tindakan perubahan, perbaikan, atau penyempurnaan atas situasi problematis tersebut. 2. Problem Situation Expressed Tahap kedua dari metode ini adalah menggambarkan problematic situation dengan lebih terstruktur. Proses membuat permasalahan lebih terstruktur dilakukan dengan cara peneliti membuat Rich Picture (RP). Rich Picture adalah sebuah potret atau gambaran yang berisi proses, struktur, iklim, manusia, isu yang Universitas Indonesia


23

berkembang serta konflik yang terjadi dari subyek penelitian yang akan kita teliti. Pembuatan RP ini didukung oleh berbagai data dari wawancara, observasi maupun data sekunder (berbagai aturan di tiap tingkatan) untuk memahami situasi yang sebenarnya (real situation). Peneliti membuat gambaran situasi yang sebenarnya sesuai dengan individu dan kelompok yang terlibat di dalam penelitian tersebut. Tujuan dalam membuat RP adalah untuk menangkap (capture), secara informal, (1) entitas utama, (2) struktur, (3) beberapa titik pandang tentang situasi, (4) proses yang sedang berlangsung, (5) isu yang sedang diteliti dan (6) potensi aktivitas lainnya (Checkland dan Poulter 2006 : 25). Checkland (1999) menjelaskan bahwa informasi yang dikumpulkan dalam rangka pembuatan dan penyajian rich picture meliputi struktur, proses, hubungan antar struktur dan proses tersebut, dan pokok perhatian. Gambar 2.5 di bawah ini merupakan sebuah rich picture yang dibuat dari situasi dimana sebuah sekretariat dari asosiasi pekerja profesional yang yakin bahwa banyak aktivitas dalam organisasi tersebut yang dapat banyak dikomputerisasi.

Gambar 2.5 Rich Picture (Edward, 2004)



24

Sementara Checkland dan Poulter (2006) menambahkan bahwa rich picture yang baik harus dibuat dengan: 

Mengidentifikasi konsep-konsep atau gagasan-gagasan utama terkait situasi yang sedang dikaji;



Menggunakan Ikon atau Citra yang menggambarkan gagasan dari praktisi SSM;



Mengunakan garis penghubung antar konsep dan antar gagasan utama disertai dengan penjelasan singkat bila diperlukan. Masih terkait dengan pembuatan rich picture, ini juga bahwa dalam rangka

memahami situasi dunia nyata, Checkland dan Poulter (2006) menyarankan bahwa pentingnya dilakukannya tiga jenis atau tahap analisis yang dilakukannya dalam rangka memahami situasi dunia nyata, yaitu analisis satu, analisis dua, dan analisis tiga. 

Analisis satu Analisis Satu merupakan langkah awal dalam pengenalan situasi problematis, pada tahapan ini ditetapkan 3 (tiga) pihak yang berperan penting dalam kaitannya dengan situasi problematis yang menjadi kajian. Ketiga pihak tersebut yaitu pertama, pihak yang berperan sebagai Klien (Client), yaitu orang atau sekelompok orang yang menyebabkan terjadinya intervensi terkait situasi problematis yang sedang dikaji. Kedua, pihak yang berperan sebagai praktisi (practitioners) yaitu orang atau sekelompok orang yang melakukan kajian dengan menggunakan SSM. Ketiga, yaitu pihak yang berperan sebagai pemilik isu (owners of the issues addressed). Dalam hal ini adalah orang atau sekelompok orang yang berkepentingan atau yang terkena dampak dari situasi atau dampak dari hasil upaya perbaikan atas situasi problematis. Menurut Checkland dan Poulter (2006), yang menjadi penekanan dalam penetapan ketiga pihak yang berkepentingan ini adalah peran (roles), bukan orang atau sekelompok orang yang bersangkutan.



25



Analisis dua (Sosial) Pada tahap keenam dari proses SSM (tahap perumusan usulan langkah tindakan perbaikan, penyempurnaan, dan perubahan situasi dunia nyata) diperlukan dua pertimbangan yaitu argumennya dapat diterima dan secara kultural dimungkinkan. Oleh karena itu jelaslah bahwa pengenalan situasi dunia nyata, khususnya aspek sosialnya sangat penting. Itulah sebabnya, analisis dua berkonsentrasi pada analisis sosial. Maksudnya dengan memahami situasi sosial secara umum, praktisi SSM dapat membuat gambaran yang semakin komprehensif terkait dengan situasi dunia nyata. Checkland dan Poulter (2006) menyarankan tiga elemen sosial yang menjadi fokus analisis pada tahap analisis dua yaitu elemen peran (roles), norma (norms), dan nilai-nilai (values).



Analisis tiga (politik) Relevansi Analisis Tiga atau analisis politik ini juga sama dengan analisis sosial. Dalam SSM sangat diyakini bahwa politik menentukan banyak hal, termasuk dalam memutuskan sesuatu yang boleh dan tidak boleh dilakukan. Fokus analisis tiga adalah mempelajari struktur power dalam situasi dan proses yang mengontrolnya bagaimana power dinyatakan didalam sebuah situasi.

3. Root Definition of Relevant Purposeful Activity Systems Tahap yang ketiga dari SSM ini mengacu kepada pembuatan root definition. Tahapan ini sudah mulai masuk ke dalam system thinking. Root definition adalah sebuah definisi teks yang singkat tentang tujuan dan cara sebuah sistem akan dimodelkan. Bukanlah real world yang dimodelkan namun sebuah sistem potensial yang bersifat logis dan koheren. Tahap ketiga dari metode ini adalah pemilihan sistem-sistem yang relevan yang digunakan untuk pembuatan root definition serta CATWOE. Salah satu ciri dari SSM pada tahap ini adalah adanya proses transformasi Input (I) menjadi Output (O) yang diharapkan. Universitas Indonesia


26

Root definition ditulis berdasarkan semua informasi tentang organisasi tentang organisasi yang telah dikumpulkan, diekplorasi, dan dibahas melalui tahapan proses SSM sebelumnya. Checkland dan Poulter (2006) menyarankan supaya digunakan rumus umum PQR dalam menyusun sebuah root definition. Tabel 2.1 Formula PQR 

Mengerjakan P dengan Q untuk mewujudkan R



Dimana PQR menjawab pertanyaan Apa, Bagaimana, dan Mengapa

Dalam membuat root definition perlu diperhatikan dua pertimbangan, yaitu 

Primary Task Root Definition Ilustrasi root definition seperti ini dibuat berdasarkan tugas Utama (primary task) suatu organisasi. Root definition seperti ini menggambarkan proses dimana organisasi yang sedang dipelajari melaksanakan aktivitasnya sebagi bagian dari kegiatan rutinnya sehari-hari.



Issue-based Root Definition Ilustrasi root definition seperti ini dibuat berdasarkan isu (issue-based) tertentu saja, yang jarang terjadi atau sesekali terjadi di dalam organisasi yang sedang diteliti.

Root definition yang ditulis didasarkan atas oleh semua informasi dan data yang telah dikumpulkan dan diolah pada tahapan proses SSM sebelumnya. Root definition tersebut selanjutnya digunakan untuk membuat model konseptual dari sistem aktivitas yang punya maksud yang relevan supaya root definition yang disusun benar-benar dapat digunakan sebagai dasar pembuatan model konseptual, maka root definition tersebut perlu diuji dan disempurnakan dengan alat bantu analisis CATWOE. Alat bantu analisis CATWOE ini merupakan alat bantu pengingat

(mnemotic)

supaya

root

definition

yang

dibuat

benar-benar

menggambarkan sebuah sistem aktivitas manusia yang relevan yang kita pilih.



27



C : Customers Orang atau sekelompok orang yang langsung atau hampir langsung menjadi korban atau yang akan diuntungkan oleh proses transformasi didalam sebuah organisasi.



A : Actors Orang atau sekelompok orang yang melakukan kegiatan dalam rangka pelaksanaan proses transformasi (T).



T : Transformation Proses perubahan input menjadi output, baik yang bersifat konkret maupun abstrak.



W : Worldview (weltanschauung) Sudut pandang, kerangka berfikir, atau Citra yang menjadikan root definition atau T memiliki makna yang berarti di dalam konteks.



O : Owners Orang atau sekelompok orang yang berkuasa atas sistem dan mempunyai kewenangan untuk menghentikan atau mengubah proses transformasi T



E : Environtmental Constraints Lingkungan yang menjadi kendala berlangsungnya proses transformasi T, seperti peraturan perundang-undangan, anggaran, dan sumber daya lainnya.

Perlu diperhatikan bahwa yang terjadi dalam proses transformasi dapat bersifat konkret maupun abstrak. 

Transformasi konkret Mahasiswa belum lulus  T  Mahasiswa sudah lulus



Transformasi abstrak Mahasiswa belum mengenal SSM  T  Mahasiswa sudah mengenal SSM



28

Wilson (2001) yang dikutip dari Hardjosoekarto (2012) menyarankan bahwa dalam penulisan proses transformasi juga harus diperhatikan konsistensi antara input dengan output. Maksudnya adalah input dan output dalam jenis yang sama. 4. Mengkonstruksi model konspetual Pembuatan sebuah model konseptual atau beberapa model konseptual dalam SSM berarti pemilihan sebuah sistem atau beberapa sistem aktivitas manusia atau aktivitas yang punya maksud relevan. Di dalam dunia nyata di mana terdapat situasi problematis yang sedang dikaji terdapat banyak sekali sistem atau struktur lapisan serba sistem aktivitas manusia. Model konseptual yang dibuat dalam SSM adalah model dari sebuah atau beberapa sistem yang dipilih, yaitu sistem atau beberapa sistem yang dipilih, yaitu sistem atau beberapa sistem yang relevan saja. Oleh sebab itu, model yang dibuat di dalam SSM tidak dapat dan tidak akan pernah dapat mendeskripsikan secara lengkap kenyataan dari dunia nyata. Model konseptual dalam SSM hanyalah gambaran dari cara berfikir praktisi SSM dan para pihak yang berkepentingan dengan suatu situasi problematis di dunia nyata. Model konseptual yang dibuat tersebut merupakan alat intelektual bagi praktisi SSM untuk melakukan diskusi, debat, dan dialog tentang situasi problematis. Melalui diskusi, debat, dan dialog inilah diharapkan akan terbuka peluang untuk munculnya berbagai sudut pandang lagi yang pada gilirannya akan mendorong munculnya ide-ide dan gagasan untuk melakukan perbaikan, penyempurnaan, atau perubahan terkait dengan situasi problematis pada dunia nyata yang sedang diteliti. Pemilihan sebuah sistem atau beberapa sistem yang relevan merupakan tahapan yang sangat menentukan dalam proses SSM. Mengingat bahwa proses pemodelan sesungguhnya sudah dimulai sejak pemilihan dan penulisan root definition, yang dasarnya adalah dua tahap SSM sebelumnya, maka pemilihan sistem yang relevan itu juga sudah harus dimulai sejak penulisan root definition. 5. Membandingkan antara model konseptual dengan dunia nyata Yang dimaksud membandingkan disini adalah menggunakan model konseptual yang sudah dibuat untuk membahas situasi problematis dunia nyata. Checkland Universitas Indonesia


29

dan Poulter (2006) mengingatkan tahap ini bukanlah dimaksudkan untuk menilai kekurangan situasi problematis dunia nyata dibandingkan dengan model konseptual yang “sempurna”. Yang harus diingat adalah bahwa model konseptual merupakan alat buatan yang didasarkan pada sebuah sudut pandang yang murni (a pure worldview), sementara dunia nyata diwarnai oleh beraneka ragam sudut pandang. Checkland dan Poulter (2006) juga menambahan dalam tahap ini seringkali dijumpai kenyataan bahwa praktisi SSM mengalami kesulitan dalam menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan pengukuran kinerja.”Kriteria apa saja yang dijadikan dasar untuk menetapkan kegiatan (baik kegiatan tunggal maupun sekelompok kegiatan) yang memenuhi criteria efficatious, efficient, dan effectiveness?” kesulitan seperti ini antara lain disebabkan oleh kompleksitas dunia nyata. Checkland dan Poulter (2006) dan Checkland (1999) menyarankan dilakukannya beberapa cara dalam menjalankan diskusi terkelola ketika membandingkan antara situasi dunia nyata dengan model konseptual, antara lain dengan cara: 

Diskusi Informal Dalam pendekatan informal, diskusi dilakukan dengan memperhatikan model konseptual yang ada. Model tersebut dapat dituangkan ke dalam flip chart atau bentuk-bentuk penyajian yang lain.



Diskusi Formal Dalam pendekatan formal, digunakan matriks sebagai alat bantu yang terdiri dari beberapa kolom, dimana kolom kiri berisi kegiatan-kegiatan dan hubungan yang terdapat dalam model, sementara kolom lain memuat pertanyaan.



Penulisan Skenario Dalam pendekatan penulisan skenario ini didasarkan pada ‘bekerjanya’ model, dalam arti bahwa model konseptual digunakan untuk menulis perkiraan bagaimanakah sejumlah kegiatan di dalam aktivitas yang punya maksud dilakukan sesuai dengan apa yang digambarkan di dalam model,



30

dan membandingkan cerita atau skenario tersebut dengan sesuatu yang mirip yang terjadi di dunia nyata. 

Pemodelan dunia nyata Dalam pendekatan ini, dunia nyata dirancang atau dimodelkan kira-kira yang persis dengan apa yang tertuang di dalam konseptual model.

6. Perumusan Saran Tindak. Dalam perumusan saran tindak, Checkland dan Poulter (2006) mengingatkan bahwa sering kali praktisi SSM bermaksud untuk mencapai konsensus ketika melakukan diskusi terkelola melalui perbandingan antara model konseptual dengan situasi dunia nyata. Hal ini tidaklah sepenuhnya benar. Dalam SSM, untuk mengatasi situasi hubungan antar manusia yang sangat kompleks, yang diperlukan adalah konsensus yang lebih halus sifatnya, yang disebut akomodasi di antara orang-orang yang berkepentingan. Perumusan saran tindak pada dasarnya diperoleh dari akomodasi atas pandangan orang-orang dengan beragam sudut pandang dan pendapat. Maksud akomodasi di sini adalah bahwa semua orang yang terlibat dalam situasi problematik dan proses SSM tersebut harus mencari format dan versi situasi yang baru ke dalam mana mereka bias hidup bersamasama. Melalui diskusi yang terkelola dan akomodasi dari berbagai sudut pandang diharapkan akan muncul saran tindak, baik untuk perbaikan, penyempurnaan, maupun perubahan. Jika hal ini diperkirakan akan membuat situasi yang dianggap problematik menjadi lebih baik atau berkurang tingkat problematisnya, maka diskusi dilanjutkan dengan memfokuskan diri pada beberapa perubahan yang memenuhi dua syarat, yaitu: 

Dapat diterima argumennya (arguably desirable), atau sering juga disebut dengan cocok dengan system aktivitas manusia (systematically desirable);



Dapat dimungkinkan secara cultural (culturally feasible).

Checkland dan Poulter (2006) yang menyarankan tiga aspek yang mesti dipertimbangkan dalam melakukan perbaikan, penyempurnaan, atau perubahan, yaitu: Universitas Indonesia


31



Perubahan yang berkaitan dengan struktur;



Perubahan yang berkaitan dengan proses atau prosedur;



Perubahan yang berkaitan dengan sikap.

7. Melakukan berbagai aktivitas untuk mengimplementasi model dan memperbaiki masalah. Pada tahapan ini merupakan tahapan untuk memperbaiki, menyempurnakan, atau mengubah situasi problematis. Tahap ini merupakan tahap akhir dari proses SSM, namuan bukan berarti bahwa tidak ada tahap lagi setelah tahapan ketujuh ini. SSM yang baru dapat dimuali lagi, baik untuk mengatasi situasi problematis yang baru atau untuk memperdalam dan melanjutkan proses SSM sebelumnya. Dasar langkah SSM yang ketujuh ini tentu saja adalah saran langkah tindakan sebagaimana telah dibuat pada tahap keenam. Oleh karena itu, setelah tahap keenam diselesaikan, pengambilan langkah tindakan berikutnya terpulang pada organisasi dimana situasi dunia nyata menjadi perhatian dari SSM. 2.3

Pengetahuan

Istilah pengetahuan tidak bisa lepas dari data dan informasi. Davenport dan Prusak (1998), telah berhasil membedakan antara data, informasi dan pengetahuan yaitu “knowledge is neither data nor information, though it related to both, and the differences between these terms are often a matter of degree”. Menurut Bergeron (2003), yang dimaksud dengan data adalah bilangan terkait dengan angka-angka atau atribut-atribut yang bersifat kuantitas, yang berasal dari hasil observasi, eksperimen, atau kalkulasi. Informasi merupakan kumpulan data dan terkait dengan penjelasan, interpretasi, dan berhubungan dengan materi lainnya mengenai obyek, peristiwa-peristiwa atau proses tertentu. Sementara itu menurut Bergeron, pengetahuan adalah informasi yang telah diorganisasi, disintesiskan, diringkaskan untuk meningkatkan pengertian, kesadaran atau pemahaman (Sangkala, 2007). Menurut Davidson dan Voss (2002), untuk memahami perbedaan antara data, informasi dan pengetahuan, harus dapat digarisbawahi nilai hirarkinya. Informasi Universitas Indonesia


32

merupakan data yang disaring (distilled) dan dimaknai, demikian pula pengetahuan adalah informasi yang disaring dan dimaknai (Sangkala, 2007).

Gambar 2.6: Hirarki Data, Informasi, dan Pengetahuan (Davidson & Voss, 2002) Pengetahuan bersifat pribadi, yang berguna bagi yang lain, pengetahuan seseorang atau sekelompok harus dapat diekspresikan dan dikomunikasikan dengan cara yang dapat dimengerti oleh penerima sehingga informasi yang bernilai tinggi dan berguna adalah informasi yang diproses dalam diri seseorang melalui proses refleksi, pencerahan atau pembelajaran. Hal ini sesuai dengan penelitian (Brown dan Duguid 1998 yang dikutip dalam Alavi, Leidner, 1999) yang menyatakan bahwa pengetahuan tidaklah mudah untuk ditransfer dan tidak akan terjadi transfer pengetahuan secara gratis begitu saja meskipun teknologi komunikasi dan informasi telah tersedia. Jadi perancangan knowledge management system harus sesuai dengan pengertian mendukung aktifitas individu dan kolektif di dalam organisasi. Knowledge menjadi suatu kekuatan baru bagi sebuah organisasi, bukan lagi sumber daya manusia yang sewaktu-waktu bisa pergi meninggalkan organisasi tersebut karena tawaran atau pertimbangan karir yang lebih baik, namun pengelolaan knowledge yang baiklah yang menjadikan organisasi mencapai sebuah keunggulan yang kompetitif. Pengelolaan knowledge ini jugalah yang Universitas Indonesia


33

menjadikan organisasi lebih inovatif dan berdaya saing terhadap organisasi yang lain. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Debowski (2006), knowledge dibagi menjadi dua jenis yaitu explicit knowledge dan tacit knowledge, yang dijelaskan sebagai berikut: 1. Explicit Knowledge Explicit Knowledge adalah pengetahuan yang dapat dibagi kepada orang lain, pengetahuan tersebut bisa didokumentasikan, dikategorikan, dijelaskan dan dalam bentuk yang bisa dibagikan. 2. Tacit Knowledge Tacit knowledge adalah pengetahuan yang bersumber dari akumulasi pengalaman dan pembelajaran dari seseorang yang sulit dibagikan kepada orang lain. Pendapat Debowski (2006), sebelumnya telah dikemukakan juga oleh Nonaka (1995), dimana Nonaka mengunggkapkan tentang istilah tacit knowledge dan explicit knowledge sebagai dua jenis utama pengetahuan manusia. Kunci dari penciptaan ilmu adalah cara bagaimana ilmu tersebut dikonversi melalui teknologi. Nonaka dan Takeuchi (1995) menggambarkan 4 proses konversi pengetahuan: socialization, externalization, combination, dan internalization. Masing-masing proses melibatkan perubahan satu bentuk pengetahuan (tacit atau explicit) ke bentuk pengetahuan lain (tacit atau explicit). Model ini berfokus pada persoalan penting yaitu bagaimana pengetahuan dapat diciptakan melalui pembagian ke organisasian dan menjadi berguna untuk mengidentifikasi dan menilai aktifitas-aktifitas penting tertentu dalam manajemen pengetahuan. Pengelolaan knowledge explicit lebih mudah dikarenakan sudah tercetak, dalam bentuk buku, jurnal, makalah, skripsi, maupun bentuk karya ilmiah tertulis. Pengelolaan tacit knowledge sangat sulit, karena beberapa hal seperti beberapa orang enggan untuk melakukan sharing knowledge kepada orang lain, alasannya Universitas Indonesia


34

cukup mudah yaitu bahwa pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang adalah kekuatan bagi orang tersebut, bila harus dilakukan sharing, hal tersebut sangat sulit, kecuali fenomena sekarang ini yang dapat tertuang dalam blog-blog yang dimiliki oleh orang yang ahli dalam bidang-bidang tertentu. Konversi pengetahuan antara pengetahuan tacit dan explixit dapat digambarkan dalam spiral pengetahuan dalam gambar berikut:

Gambar 2.7: Spiral Pengetahuan SECI (Nonaka dan Taekuci, 1995) Empat jenis komunikasi menurut Nonaka adalah: 1. Socialization, konversi dari tacit knowledge ke tacit knowledge. Tacit knowledge disampaikan kepada orang lain melalui proses sosialisasi dalam tim kerja dan atau pelatihan, dapat juga melalui interaksi sosial dan berbagi pengalaman antara anggota organisasi. Jenis ini tacit tidak menghasilkan explicit knowledge dan teknologi tidak berperanan atau mempunyai peranan sangat kecil. 2. Externalization, konversi dari tacit knowledge ke explicit knowledge. Pengetahuan jenis komunikasi ini diciptakan ketika seseorang mengadopsi pengetahuan yang ada, kemudian ditambah dengan pengetahuan pribadinya dan mengembangkan sesuatu yang baru yang dapat dibagikan kepada seluruh organisasi. Contohnya adalah brainstorming dan hasilnya biasanya disimpan dalam suatu database.



35

3. Combination, konversi dari explicit knowledge ke explicit knowledge. Kombinasi merupakan konsep untuk menciptakan explicit knowledge yang dengan menggabungkan, mengkategorikan, dan mengumpulkan dua atau lebih explicit knowledge yang ada. Dikenal sebagai adalah fase transformasi yang didukung oleh teknologi. Jenis komunikasi ini dapat secara mudah ditangkap dan ditransmisi keseluruh dunia bila perlu. 4. Internalization (explicit ke tacit), konversi dari explicit knowledge ke tacit knowledge. Learning-by-doing

merupakan

dasar

dari konversi

jenis

ini

yang

menunjukkan kreasi tacit knowledge dari explicit knowledge. Berangkat dari sesuatu yang explicit, misalnya laporan dan melanjutkannya dengan ide baru atau tindakan. Jenis ini merupakan tujuan yang ingin dicapai oleh knowledge management. Empat

jenis

komunikasi

ini

dikenal

sebagai

S-E-C-I

(Socialization,

Externalization, Communication, Internalization). 2.4

Klasifikasi Pengetahuan

Dalam bukunya Fernandez et al (2010) menjelaskan mengenai pengklasifikasian pengetahuan yang digolongkan menjadi procedural atau declarative knowledege, tacit atau explicit knowledge, dan general atau specific knowledge. 1. Procedural knowledge atau declarative knowledge Procedural knowledge merupakan pengetahuan tentang langkah-langkah dan penyelesaian suatu tugas. Sedangkan declarative knowledge adalah pengetahuan yang lebih detail yang menggambarkan hubungan antar hal yang kompleks. Pengetahuan deklaratif dapat dengan mudah digunakan para ahli untuk mendiskusikannya. 2. Tacit knowledge atau explicit knowledge Tacit knowledge adalah pengetahuan yang pada umumnya belum terdokumentasi karena pengetahuan ini masih ada pada keahlian atau pengalaman seseorang. Explicit knowledge adalah pengetahuan yang formal, Universitas Indonesia


36

sistematis dan mudah untuk ditransfer atau dibagikan ke orang lain dalam bentuk dokumentasi karena umumnya merupakan pengetahuan yang bersifat teori dimana memudahkan para ahli untuk membagi pengetahuannya kepada orang lain melalui buku, artikel dan jurnal tanpa harus datang langsung untuk mengajari orang tersebut. 3. General knowledge dan specific knowledge General knowledge merupakan pengetahuan yang dimiliki banyak orang dan dapat dengan mudah ditransfer pada orang lain. Specific knowledge adalah pengetahuan yang dimiliki hanya oleh sebagian kecil orang. 2.5

Manajemen Pengetahuan

Pengelolaan knowledge atau yang secara luas dikenal dengan knowledge management, pada dasarnya merupakan panduan bagaimana pengetahuan tersebut dikelola, sehingga tetap lestari bahkan berkembang dengan baik di dalam suatu organisasi. Diperlukan kesadaran yang tinggi dari organisasi untuk mengimplementasikan manajemen pengetahuan ke dalam strategi perusahaan. Manajemen pengetahuan adalah sebuah proses dimana perusahaan dapat menghasilkan sebuah nilai-nilai dari intellectual assets dan aset yang berbasiskan pengetahuan sehingga dapat dimanfaatkan oleh perusahaan. Sementara itu menurut Tiwana (1999) mendefinisikan manajemen pengetahuan secara luas dalam arti mengelola pengetahuan untuk memberikan kemampuan untuk mencipta, mengkomunikasikan dan menerapkan pengetahuan yang diperlukan dan berguna bagi pencapaian semua jenis tujuan bisnis. Debowski (2006), knowledge management is the process of identifying, capturing, organizing and disseminating the intellectual assets that are critical to the organization’s long term performance. Dalam memulai sebuah knowledge management ada 4 komponen dasar yang harus dipenuhi sehingga knowledge management yang diciptakan dapat berkesinambungan dengan baik. Komponen tersebut adalah: 1. Manusia, disarankan pada organisasi untuk menunjuk/mempekerjakan Universitas Indonesia


37

seorang document control atau knowledge manager yang bertanggung jawab mengelola sistem knowledge management dengan cara mendorong para karyawan untuk mendokumentasikan dan mempublikasikan knowledge mereka, mengatur file, menghapus knowledge yang sudah tidak relevan dan mengatur sistem reward/punishment. 2. Proses, telah dirancang serangkaian proses yang mengaplikasikan konsep model SECI dalam pelaksanaannya. 3. Teknologi, telah dibuat usulan penambahan infrastruktur yang diperlukan untuk menunjang berjalannya sistem knowledge management yang efektif. 4. Content (isi), telah dirancang content dari sistem knowledge management yaitu berupa database knowledge dan dokumen yang dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan tugas dan kewajibannya. Menurut Priambada (2010) proses knowledge management akan berjalan dalam suatu organisasi bila telah terbentuk budaya sharing knowledge baik secara individu maupun secara institusi. Untuk membentuk budaya sharing yang baik, maka ada beberapa cara yang dapat dilaksanakan yaitu: 1. Menciptakan knowledge: Knowledge diciptakan begitu seseorang menentukan cara baru untuk melakukan

sesuatu

atau

menciptakan

know-how.

Kadang-kadang

knowledge eksternal dibawa ke dalam organisasi/institusi. 2. Menangkap knowledge: Knowledge baru diidentifikasikan sebagai bernilai dan direpresentasikan dalam suatu cara yang masuk akal. 3. Menjaring knowledge: Knowledge

baru

harus

ditempatkan

dalam

konteks

agar

dapat

ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman manusia (kualitas tacit) yang harus ditangkap bersamaan dengan fakta explicit. Universitas Indonesia


38

4. Menyimpan knowledge: Knowledge yang bermanfaat harus disimpan dalam format yang baik dalam penyimpanan knowledge, sehingga semua anggota dalam organisasi dapat mengaksesnya. 5. Mengolah knowledge: Seperti perpustakaan, knowledge harus dibuat up-to-date. Hal tersebut harus direview untuk menjelaskan apakah relevan atau akurat. 6. Menyebarluaskan knowledge: Knowledge harus tersedia dalam format yang bermanfaat untuk semua orang dalam organisasi yang memerlukan, dimanapun dan tersedia setiap saat. Menurut Chauval (2000) yang dikutip dari Chaeruman (2011), yang termasuk salah satu model sederhana dan mudah dipahami dalam menganalisa sebuah Knowledge Management adalah model Ecology of Knowledge Management yang dikembangkan oleh Snowden (1998). Menurut model Ecology of Knowledge Management,

konsep

dan

implementasi

Knowledge

Management

mempertimbangkan empat unsur Utama yaitu pengetahuan tacit dan eksplicit, asset pengetahuan, kepercayaan, dan ketertentuan dan ketidaktertentuan keputusan relative terhadap (1) tujuan; dan (2) hubungan sebab akibat. Snowden (1998) lebih menekankan pada sistem pengetahuan yang berorientasi tindakan sehingga ia mencantumkan unsur kepercayaan pada saat mengambil keputusan relatif dengan menyatakan bahwa nilai suatu pengetahuan datang dari tindakan, bukan dari eksistensi dari pengetahuan tersebut. Pengetahuan tidak akan ada gunanya kalau hanya “idle”, terdokumentasi, tapi tidak diimplementasikan. Snowden (1998) menganjurkan bahwa dalam melaksanakan proses Knowledge Management, organisasi harus mampu mengelola empat aktivitas transisi antara lain yaitu: 1. Berbagi (sharing) pengetahuan eksplisit melalui sistem dan struktur; Universitas Indonesia


39

2. Berbagi (sharing) pengetahuan tacit melalui mekanisme psikososial; 3. Mentransformasi (transforming) pengetahuan tacit menjadi pengetahuan eksplisit melalui dokumentasi pengetahuan; 4. Melepas (releasing) pengetahuan tacit melalui kepercayaan penuh tanpa syarat. Secara konseptual, Ecology of Knowledge Management dapat digambarkan melalui diagram di bawah ini:

Gambar 2.8 Digram Ecology of Knowledge Management (Chaeruman, 2011) 2.6

Knowledge Management System

Menurut Tobing (2007), knowledge management systems (KMS) merupakan mekanisme

dan

proses

terpadu

dalam

penyimpanan,

pemeliharaan,

pengorganisasian informasi bisnis dan pekerjaan yang berhubungan dengan penciptaan berbagai informasi menjadi aset intelektual perusahaan yang permanen. Pengembangan knowledge management dilihat sebagai siklus hidup yang dimulai dengan master plan dan justifikasi dan berakhir dengan sistem terstruktur untuk memenuhi kebutuhan knowledge management perusahaan. Universitas Indonesia


40

KMS mengacu kepada sistem untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi untuk mendukung penciptaan, penangkapan, penyimpanan dan diseminasi informasi. Karena merupakan bagian dari inisiatif knowledge management, sistem ini biasanya diciptakan melalui program berbasis teknologi informasi. Dengan kemudahan yang seperti inilah maka KMS memungkinkan pegawai untuk memperoleh akses kedokumen perusahaan yang berisi fakta, informasi dan solusi yang pada akhirnya mungkin tercipta ide atau inovasi baru dari pengaksesan ini. KMS dapat berupa antara lain teknologi berbasis dokumen yang memungkinkan seseorang

berbagi

dokumen,

misalnya

Lotus

Notes

atau

berbasis

ontologi/taksonomi, misalnya XML berbasis ontology, atau peta jaringan organisasi yang menunjukkan alur komunikasi diantara entitas dan individu didalam organisasi tersebut. Knowledge management system dapat berupa perangkat lunak yang bersifat proprietary ataupun open source. 2.6.1 Fitur KMS Berdasarkan Fernandez (2010) yang dikutip dari Rosi (2012), maka pada sebuah KMS yang dikembangkan dapat memiliki berbagai macam fitur untuk kebutuhan penunjang. Masing-masing fitur tersebut didefinisikan sesuai dengan kebutuhan proses Knowledge Management yang terjadi pada sebuah organisasi. Adapun fitur-fitur yang mungkin dimiliki oleh sebuah KMS adalah seperti tabel berikut ini.



41

Tabel 2.2 Fitur-Fitur KMS dan Pemetaannya Terhadap Proses SECI (Rosi, 2012) No 1.

Fitur KMS Chatting

Deskripsi Fitur yang dapat mengirimkan pesan berupa teks secara elektronik antar pengguna di dalam jaringan TI untuk dapat berkomunikasi secara dua arah pada waktu yang bersamaan.

2.

Forum

Fitur yang menjadi media komunikasi terhadap banyak orang

Diskusi

yang dapat diakses secara bersamaan, dimana setiap orang dapat memberikan pertanyaan, jawaban atau memberikan tanggapan atas suatu topik diskusi berupa tulisan. Topik diskusi yang berupa tulisan dapat tersimpan dan dibaca ulang setiap saat.

3

Mailing List

Fitur yang menggunakan alamat e-mail oleh sekelompok pengguna internet untuk melakukan kegiatan tukar menukar informasi/pengetahuan. Setiap pesan yang dikirmkan ke alamat sebuah mailing list, secara otomatis akan ditelusurkan kepada alamat e-mail seluruh anggotanya.

4.

Manajemen

Fitur

Sistem

Informasi

yang

dapat

memproses

dan

Isu

mengorganisir permasalahan-permasalahan yang muncul dan memberikan solusi berdasarkan solusi atas permasalahan yang pernah terjadi.

5.

Perpustakaan

Media perpustakaan berbasis TI yang dikelola dan diakses

Online

secara online untuk berbagi alternatif bahan bacaan atau dokumen eksplisit elektronik (e-book, e-magazine) disertai dengan fasilitas katalog.

6.

Manajemen

Fitur yang mengolah/mengatur informasi, yang mewakili sebuah

Berita

peristiwa dengan data-data terkait baik yang bersifat lama atau baru, sehingga menjadi media informasi yang aktual dan faktual.

7.

Survei

Fitur yang dapat membuat, mengumpulkan, dan memberikan

Elektronik

hasil tabulasi kuesioner atau survei secara terkomputerisasi melalui jaringan TI.



42

Tabel 2.2 Fitur-Fitur KMS dan Pemetaannya Terhadap Proses SECI (Rosi, 2012) (lanjutan) 8.

Wiki

Fitur

sebagai

media

pembuatan,

penyimpanan,

dan

memproduksi suatu artikel atau tulisan. Dimana setiap orang dan atau komunitas dapat berkontribusi untuk membuat, menambahkan, dan mengkoreksi atas tulisan/artikel yang ada. 9.

Business

Merupakan

aplikasi

dan

teknik

untuk

mengumpulkan,

Intelegence

menyimpan, menganalisis, dan menyediakan akses ke data yang pada akhirnya akan membantu perusahaan pengguna bisnis yang lebih baik untuk membuat keputusan strategis (Turban, 2006)

10.

Expert

Sistem yang dapat mengadopsi pengetahuan manusia ke dalam

System

sistem/program komputer, agar komputer/program tersebut dapat menyelesaikan masalah seperti yang biasa dilakukan oleh para pakar. Sistem pakar yang baik dirancang untuk dapat menyelesaikan suatu permasalahan tertentu dengan meniru prinsip kerja dari para pakar. Dengan sistem ini, pengguna akan mampu menyelesaikan masalah yang cukup rumit yang sebenarnya hanya dapat diselesaikan dengan bantuan pakar (Turban dan Frenzel, 1992)

11.

Manajemen

Aplikasi yang berfokus pada pengelolaan dokumen elektronik

Dokumen

pada seluruh siklus hidup dokumen tersebut. Fungsi-fungsi yang harus ada dalam sistem manajemen dokumen meliputi pembuatan dokumen, penyimpanan, pengambilan, pengelolaan, pengaturan versi, alur kerja, dan dapat memfasilitasi dokumen dengan format yang beragam (Sathiadas, 2003)

12.

Workflow

Workflow System dapat didefinisikan sebagai otomasi suatu

System

proses bisnis yang terkomputersasi baik seluruhnya atau sebagian. Workflow System berhubungan dengan otomasi prosedur dimana dokumen, informasi atau tugas bergerak diantara para partisipan berdasarkan sejumlah peraturan untuk mencapai suatu tujuan bisnis (Hollingsworth, 1994) Universitas Indonesia


43

2.6.2

Infrastuktur

Menurut Fernandez (2010) yang dikutip dari Rosi (2012), untuk kesuksesan knowledge management system perlu didukung oleh infrastruktur yang baik dalam pelaksanaannya. Infrastruktur tersebut meliputi kultur organisasi, struktur organisasi, infrastruktur TI, pengetahuan umum, dan lingkungan fisik. 

Kultur Organisasi Kultur organisasi menunjukkan kebiasaan, aturan, penghargaan, dan proses interaksi antar anggota organisasi



Struktur Organisasi Struktur organisasi mempengaruhi KMS yang akan diterapkan dalam organisasi, karena meliputi interaksi antar individu dalam unit dan antar unit kerja dalam organisasi. Struktur organisasi lain yang juga mempengaruhi KMS adalah struktur hirarki organisasi yang akan mempengaruhi peran dan struktur dalam KMS.



Infrastruktur Teknologi Informasi Infrastruktur teknologi meliputi penyimpanan data, sistem, teknologi informasi, dan jaringan. Ini meliputi juga dengan akses/koneksi, banyaknya informasi yang diperoleh/kapasitas bandwidth. Detail informasi yang bisa diperoleh.



Pengalaman Umum Pengalaman umum meliputi pengalaman organisasi, yang terdiri dari pengetahuan tiap individu, pengetahuan khusus individu, dan aturan yang ada.



Lingkungan Fisik Lingkungan fisik meliputi infrastruktur dan fasilitas fisik yang mendukung pelaksanaan menajemen pengetahuan. Fasilitas fisik seperti ruangan kantor, Universitas Indonesia


44

ruang rapat, dan ruang istirahat. 2.7

UML

Menurut Booch (2005), Unified Modelling Language (UML) merupakan suatu bahasa dan menurut Larman (2005) UML adalah standar notasi diagram untuk menggambarkan atau menyajikan gambar terkait dengan perangkat lunak, terutama yang berbasis objek. UML merupakan bahasa yang digunakan untuk visualisasi, spesifikasi, konstruksi dan dokumentasi. UML adalah sebuah "bahasa" yg telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, spesifikasi, konstruksi dan dokumentasi dalam perancangan sistem software. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem. UML adalah sebuah modeling language, bukanlah sebuah metode untuk mengembangkan sistem, melainkan hanya berupa notasi yang kemudian pada saat ini diterima dengan luas sebagai bahasa pemodelan object yang standar. Sebagian besar metode, pada prinsinya terdiri dari sebuah modeling language dan sebuah proses. Modeling language adalah notasi (terutama grafikal) yang digunakan metode untuk mengekspresikan rancangan. Sebagai bagian dalam memodelkan atas aplikasi yang akan dibuat, umumnya pengembang menggunakan UML sebagai media untuk memvisualisasikan ide kepada programmer dan user. Cara ini digunakan untuk menyamakan pemahaman antar stakeholder. Untuk spesifikasi, UML menyediakan model yang tepat/tidak ambigu dan lengkap. UML membuat langkah detail dalam analisis pengambilan keputusan, perancangan dan implementasi pada software sistem (software intensive system). Pada Karya akhir ini akan digunakan dua buah notasi UML yaitu Use Case Diagram dan Activity Diagram. 1. Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Sebuah use case menggambarkan suatu urutan interaksi antara satu atau lebih aktor dan sistem. Penekanan dalam use case adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”. Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Menurut Mathiassen (2000), use case Universitas Indonesia


45

diagram adalah suatu gambaran interaksi antara system eksternal dan pengguna system dan dengan cara apa pengguna dapat berinteraksi dengan system. Dalam fase requirements, model use case mengambarkan sistem sebagai sebuah kotak hitam dan interaksi antara aktor dan sistem dalam suatu bentuk naratif, yang terdiri dari input user dan respon-respon sistem. Setiap use case menggambarkan perilaku sejumlah aspek sistem, tanpa mengurangi struktur internalnya. Selama pembuatan model use case secara pararel juga harus ditetapkan obyek-obyek yang terlibat dalam setiap use case. Menurut Mathiassen (2000), use case specification merupakan keterangan lengkap dari tiap-tiap use case yang ada. Tujuan dari use case specification adalah menyediakan sebuah pandangan application domain yang lengkap mengenai interaksi para actor dengan sistem. Adapun notasi yang digunakan dalam use case diagram dapat dilihat pada gambar 2.9 berikut ini:

Gambar 2.9 Notasi pada Use Case Diagram (Mathiassen, 2000) 2. Activity Diagram Diagram lain yang digunakan untuk menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir disebut dengan Activity Universitas Indonesia


46

Diagram. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Activity diagram merupakan suatu state diagram khusus, di mana sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger oleh selesainya state sebelumnya (internal processing). Dengan demikian activity diagram tidak menggambarkan behaviour internal sebuah sistem (dan interaksi antar subsistem) secara pasti, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur-jalur aktivitas dari tingkat atas secara umum. Sebuah aktivitas dalam activity diagram dapat direalisasikan oleh satu use case atau lebih. Aktivitas menggambarkan proses yang berjalan, sementara use case menggambarkan bagaimana aktor menggunakan sistem untuk melakukan aktivitas.

Gambar 2.10 Contoh Activity Diagram (Rosi, 2012) 2.8

Tinjauan Penelitian Sebelumnya

Dalam melakukan penulisan terhadap karya akhir, penulis menggunakan tiga buah karya akhir mahasiswa MTI UI sebagai acuan dalam memlakukan pembuatan karya akhir. Karya akhir yang dipilih merupakan karya akhir yang memiliki bidang penelitian dan lingkup penelitian yang sama dengan penulis, dalam hal ini yaitu bidang knowledge management dengan lingkup penelitian yaitu di bidang pendidikan. Adapun karya akhir tersebut adalah sebagai berikut:



47

2.8.1 Implementasi Knowledge Management System pada Organisasi Pendidikan : Studi Kasus MTI - UI (Dewi, 2007) Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan sebuah model KMS yang sesuai untuk organisasi pendidikan dengan objek penelitian yaitu Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia (MTI UI) dan mengembangkan KMS pada organisasi pendidikan tersebut. Metode penelitian yang digunakan yaitu dengan menggunakan metode KMS dengan basis e-learning yang telah dikembangkan sebelumnya oleh Smith and Hardaker (2000) dan Ratinavelu (2005). Sedangkan metode untuk pengumpulan data yaitu menggunakan wawancara mendalam. Ada dua hal yang dihasilkan dari peneltian ini antara lain yaitu pemetaan terhadap kebutuhan Knowledge Managament pada lingkungan MTI UI serta penilaian terhadap perbandingan software KMS yang sudah ada untuk kemudian dilakukan perbandingan dari sisi teknis dan penyesuaiannya terhadap kebutuhan Knowledge Managament untuk MTI UI. Simpulan karya akhir ini yaitu Alfresco merupakan produk KMS yang sesuai dengan kebutuhan MTI UI saat itu. Setelah dipilih Alfresco maka penulis membuat prototype Sehingga hasil akhir dari yang didapatkan adalah prototipe KMS dengan menggunakan ALFRESCO. 2.8.2 Pengembangan Model Knowledge Management System : Studi Kasus Jurusan Sistem Informasi Universitas Gunadarma (Nurzaman, 2009) Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan Model KMS pada lembaga pendidikan tinggi Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Gunadarma. Metodologi penelitian yang digunakan adalah kerangka kerja Model Tiwana, untuk melakukan pemetaan potensi knowledge Organisasi yaitu menggunakan

Model

Zack,

sedangkan

untuk

pembentukan

knowledge

menggunakan teori Nonaka dengan Model SECI (Socialization, Externalization, Combination, Internalization). Hasil akhir yang diperoleh yaitu berupa pemetaan terhadap kebutuhan knowledge di jurusan Sistem Informasi Universitas Gunadarma, proses knowledge management yang terjadi berdasarkan kerangka SECI, dan analisa sistem KMS yang kemudian diimplementasikan kepada activity diagram dan use case diagram. Untuk prototipe KMS yang telah disusun dapat dilihat dari bentuk tampilan luarnya. Universitas Indonesia


48

2.8.3 Implementasi Knowledge Management pada FISIP UI (Gunawan, 2010) Penelitian ini bertujuan untuk melakukan implementasi knowledge management yang ada pada Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Indonesia (FISIP UI). Metode yang digunakan untuk melakukan analisa dan perancangan terhadap sistem digunakanlah Knowledge Management Roadmap. Knowledge Management Roadmap ini akan membantu pengembangan implementasi KMS, mulai dari membuat sebuah business driven knowledge management strategy, desain, pengembangan dan implementasi knowledge management systems. Hasil yang didapatkan yaitu bahwa pengembangan knowledge management system berbasis web sudah dapat dilakukan karena dukungan infrastruktur di FISIP UI yang sudah memadai. Namun untuk pengembangannya perlu dilakukan analisa terlebih dahulu terhadap beberapa teknik analisa terhadap infrastruktur yang ada, analisa CSF, dan analisa SWOT untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan dari Implementasi knowledge management di FISIP UI. Untuk lebih jelasnya, penelitian di atas dijabarkan melalui tabel berikut:



49

Tabel 2.3 Perbandingan Penelitian yang Sudah Dilakukan Faktor

Implementasi

Pengembangan

Implementasi

Pembeda

Knowledge

Model Knowledge

Knowledge

Management

Management System

Management Pada

System Pada

: Studi Kasus

FISIP UI

Organisasi

Jurusan Sistem

(Gunawan, 2010)

Pendidikan : Studi

Informasi

Kasus MTI - UI

Universitas

(Dewi, 2007)

Gunadarma (Nurzaman, 2009)

Ruang

MTI – UI

Lingkup

Jurusan Sistem

FISIP – UI

Informasi Universitas Gunadarma

Tujuan

mendapatkan

mengembangkan

Melakukan

sebuah model KMS

Model KMS pada

Implementasi

yang sesuai untuk

lembaga pendidikan

Knowledge

organisasi

tinggi

Management pada

pendidikan Metode

MTI – UI

Metode penelitian

Metodologi penelitian

analisa dan

yang digunakan

yang digunakan

perancangan sistem

yaitu dengan

adalah kerangka kerja

menggunakan

menggunakan

Model Tiwana, untuk

Knowledge

metode KMS

melakukan pemetaan

Management

dengan basis e-

potensi Knowledge

Roadmap.

learning yang telah

Organisasi yaitu

Knowledge

dikembangkan

menggunakan Model

Management

sebelumnya oleh

Zack, sedangkan

Roadmap akan

Smith and Hardaker

untuk pembentukan

membantu

(2000) dan

knowledge

pengembangan

menggunakan teori

implementasi KMS,

Universitas Indonesia Perancangan model ..., Muhammad Nor Prayoga, Fasilkom UI, 2014

50

Ratinavelu (2005)

Nonaka dengan Model

mulai dari membuat

SECI

sebuah business driven knowledge management strategy, desain, pengembangan dan implementasi KMS


51

Tabel 2.3 Perbandingan Penelitian yang Sudah Dilakukan (lanjutan) Hasil

Pemetaan terhadap

Hasil akhir yang

Didapatkan sebuah

kebutuhan

diperoleh yaitu berupa

hasil analisa

Knowledge

pemetaan terhadap

terhadap kekuatan

Managament pada

kebutuhan knowledge di

dan kelemahan

lingkungan MTI UI

jurusan Sistem Informasi

knowledge

serta berhsail

Universitas Gunadarma,

management pada

didapatkannya

proses knowledge

organisasi FISIP UI

Alfresco sebagai

management yang terjadi

dimana hasil analisa

KMS yang sesuai

berdasarkan kerangka

tersebut

untuk kebutuhan

SECI, dan analisa sistem

menggunakan

Knowledge

KMS yang kemudian

metode CSF dan

Managament MTI

diimplementasikan

SWOT. Dari hasil

UI. Pada akhir bab,

kepada activity diagram

akhir juga diketahui

berhasil

dan use case diagram.

bahwa dukungan

dilakukannya

Untuk prototipe KMS

infrastruktur di

perancangan KMS

yang telah disusun dapat

FISIP UI juga sudah

dengan

dilihat dari bentuk

memadai untuk

menggunakan

tampilan luarnya

dilakukannya KMS

Alfresco.

berbasis Web.



52

2.8.4 Perbandingan dengan Karya Akhir yang Akan Dilakukan Penulisan karya akhir ini dilakukan pada cakupan kegiatan penelitian yang dilakukan oleh para dosen PNJ. Tujuan dari penulisan karya akhir ini adalah untuk mebuat sebuah rancangan atau prototipe dari sebuah KMS yang sesuai untuk bidang penelitian. Penulisan karya akhir ini menggunakan dua buah sudut pandang dalam menilai kebutuhan sistem yang kemudian akan dituangkan dalam sebuah fitur dari KMS. Sudut pandang terhadap kebutuhan sistem tersebut dituangkan ke dalam sebuah metodologi yaitu Soft System Metodology yang digunakan untuk menilai sistem aktivitas manusia yaitu dari interaksi antar peneliti di PNJ, sedangkan metodologi lain yang digunakan adalah Ecology Of Knowledge Management dimana metodologi ini digunakan untuk menilai secara lebih rinci aset apa saja yang ada pada lingkup penelitian di PNJ yang harus disimpan dan dipelihara untuk kelestarian pengetahuan di PNJ. 2.9

Kerangka Pikir Penelitian

Berdasarkan studi literatur yang sudah dilakukan dan dengan didasarkan atas tinjauan pada penelitian yang pernah dilakukan sebelumnya, maka penulis merumuskan kerangka pikir penelitian untuk penulisan karya akhir ini yaitu:



53

Gambar 2.11 Kerangka Pikir Penelitian Kerangka pikir penulisan karya akhir ini dikerjakan dengan mengadopsi dua Methodologi penelitian yaitu Soft System Methodology (SSM) dan Ecology of Universitas Indonesia


54

Knowledge Management (Snowden, 1998) dan ditambahkan dengan proses SECI (Nonaka, 1995) pada akhir dari masing-masing proses. Pertimbangan penggunaan SSM yaitu pertimbangan dengan menggunakan perspektif manajerial dan organisasi yang bersifat kompleks dan cenderung berubah-ubah mengikuti perkembangan yang ada. Organisasi dilihat dari sudut proses daripada sudut pandang fungsional semata. Hal ini menimbulkan adanya cara berpikir serba sistem yang merupakan cara berpikir baru sehingga memandang permasalahan sebagai keseluruhan. Proses penelitian ini dilakukan dengan menggunakan model sistem. Pengembangan model sistem tersebut dilakukan dengan penggalian masalah yang tidak terstruktur, mendiskusikan secara intensif dengan pihak terkait dan melakukan penyelesaian masalah secara bersama. Metode SSM tidak membatasi

permasalahan

pada

variabel

tertentu

saja

namun

mencoba

mengindentifikasikan sebanyak mungkin aspek (variabel) yang berinteraksi di dalam sistem. Dengan demikian pendefinisian permasalahan akan lebih lengkap karena

mempertimbangkan

banyak

aspek

dan

mampu

mengantisipasi

kemungkinan perubahan (dinamika) yang akan terjadi. Pada akhirnya solusi yang nantinya akan dirumuskan dapat lebih efektif dan relevan dengan kondisi real organisasi (internal/eksternal). Sedangkan pertimbangan penggunaan Ecology of Knowledge Management yaitu bahwa dengan menggunakan metodologi ini maka semua aset organisasi yang bermanfaat untuk pengembangan pengetahuan akan dinilai dan dikelola secara benar dan lebih sederhana. Disamping itu, metodologi ini tetap mengedepankan menjaga aset tacit yang sudah melekat pada masingmasing individu tidak dimiliki individu tersebut semata, namun juga dapat dikelola organisasi dengan baik. Pada akhir dari tiap tahapan ditambahkan proses SECI yang bertujuan untuk mengetahui proses knowledge management (KM) apa yang digunakan dan untuk mentransformasi menjadi sebuah fitur yang berguna untuk mendukung proses tersebut. Pada SSM, kegiatan permulaan diawali dengan kegiatan identifikasi terhadap permasalahan seputar kegiatan penelitian di PNJ. Berbagai hasil wawancara dan data awal yang didapatkan akan diolah menjadi sebuah identifikasi terhadap permasalahan penelitian di PNJ. Hasil dari identifikasi permasalahan akan digambarkan dalam bentuk rich picture. Setelah rich picture tersaji secara utuh Universitas Indonesia


55

maka langkah selanjutnya adalah membuat sebuah analisis CATWOE dan root definition untuk sistem yang akan dibangun. Setelah ketiga langkah tersebut selesai dikerjakan maka dibuatlah sebuah konseptual model berdasarkan root definition yang sudah disusun. Konseptual model tersebut merupakan inovasi dari penulis untuk menyusun sebuah sistem aktivitas manusia dengan mendasarkan pada permasalahan yang terjadi di PNJ. Konseptual model yang dirumuskan tersebut akan divalidasi dengan cara dibandingkan dengan dunia nyata sehingga dihasilkan sebuah konseptual model yang mengakomodir terhadap sistem aktivitas manusia yang sedang berjalan pada lingkup penelitian di PNJ. Disamping proses SSM tersebut, kegiatan dari metodologi Ecology of Knowledge Management (Snowden, 1998) juga harus dilakukan. Kegiatan permulaan yang harus dilakukan yaitu pemetaan dan klasifikasi terhadap aset yang terdiri dari dokumen, informasi, dan pengetahuan di lingkungan penelitian di PNJ. Untuk kebutuhan pengetahuan yang berhasil diidentifikasi, maka akan dilakukan analisa lebih lanjut yaitu diklasifikasikan kedalam tacit knowledge dan explicit knowledge. Untuk explicit knowledge akan dilakukan indentifikasi ke dalam proses SECI yang kemudian akan diketahui fitur yang mendukung knowledge tersebut. Sedangkan tacit knowledge akan diklarifikasi lebih jauh lagi, apakah pengetahuan tersebut bisa dan haruskah untuk dibuat explicit. Bila kedua kondisi tersebut terpenuhi maka akan dilakukan identifikasi kebutuhan fitur dan penciptaan artefak. Perpaduan antara konseptual model dan hasil analisis aset adalah berupa fitur dari KMS. Hasil dari fitur tersebut juga dilengkapi dengan analisis terhadap infrastruktur pengetahuan di PNJ sebagai dukungan terhadap pelaksanaan implementasi KMS. Fitur yang dihasilkan merupakan sebuah bahan untuk perancangan KMS dimana pada perancangan ini akan digunakan piranti UML yaitu activity diagram dan use case diagram. Dari kedua diagram tersebut akan dihasilkan sebuah prototipe untuk KMS bidang penelitian di PNJ. Hasil dari KMS tersebut bukan merupakan final draf, karena masih harus diklarifikasi ulang keadaan pihak PNJ. Hasil klarifikasi tersebut merupakan Prototipe final dari KMS untuk kegiatan penelitian di PNJ. Universitas Indonesia


BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Pada bab ini akan mengulas tentang metodologi penelitian sebagai bahan acuan untuk memperoleh data dan panduan dalam mengolah data tersebut. Pembuatan tahapan metodologi penelitian ini merupakan implementasi dari kerangka pemikiran penelitian yang telah disusun pada bab II. 3.1

Tahapan Penelitian

Ada dua buah metodologi pokok yang akan digunakan pada penulisan karya akhir ini yaitu Soft System Methodology (SSM) dan metode Ecology of Knowledge Management (Snowden, 1998). SSM digunakan untuk mengetahui sistem aktivitas manusia yang terlibat dalam kegiatan penelitian dan saling berpengaruh untuk kegiatan tersebut. Sedangkan metode Ecology of Knowledge Management (Snowden, 1998) akan digunakan untuk pemetaan terhadap aset yang berupa dokumen, informasi, dan knowledge. Aset yang berupa knowledge akan dilakukan analisis lebih lanjut yaitu dengan cara memisahkan jenis knowledge, apakah tacit atau explicit dan melakukan proses transformasi dari tacit knowledge menjadi explicit knowledge. Hasil analisa dengan menggunakan SSM berupa konseptual model dari sistem aktivitas manusia untuk mendukung pelaksanaan kegiatan penelitian di PNJ yang kemudian dipetakan kedalam proses SECI dan menghasilkan fitur bagi KMS. Sedangkan keluaran dari metode Ecology of Knowledge Management berupa analisis terhadap masing-masing aset yang kemudian dari aset tersebut dengan menggunakan proses SECI akan menghasilkan fitur KMS. Kombinasi dari kedua keluaran tersebut akan dipadukan sehingga menghasilkan fitur final bagi KMS. Dari fitur tersebut akan dirubah kedalam use case dan diagram activity untuk knowledge management system (KMS) dengan menggunakan sarana Unified Model Language (UML). Kemudian akhir dari pembuatan karya akhir ini akan dibuat sebuah prototipe KMS bidang penelitian. Adapaun untuk urutan tahapan pembuatan

karya

akhir

ditunjukkan

55

melalui

gambar

berikut:



57

Gambar 3.1 Tahapan Pembuatan Karya Akhir 1. Analisis Aktivitas Penelitian PNJ Kegiatan ini merupakan kegiatan permulaan yang digunakan penulis untuk mengetahui gambaran proses penelitian. Pada tahapan ini juga akan didalami mengenai permasalahan seputar penelitian yang dikelola oleh P3M. Kegiatan ini antara lain bertujuan untuk memahami jenis, proses dan prosedur penelitian, mengetahui pihak mana saja yang terlibat, kendala apa Universitas Indonesia


58

saja yang muncul selama penelitian dilakukan, serta mendapatkan gambaran awal mengenai kebutuhan pengetahuan apa saja dibutuhkan untuk melakukan penelitian. Pada tahapan ini, metode yang digunakan untuk observasi yaitu dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap proses administrasi penelitian di P3M, pengamatan terhadap proses penelitian di Lab, dan wawancara tidak terstruktur kepada beberapa responden. 2. Pengumpulan Informasi dan Data Ada dua jenis data yang digunakan untuk penulisan karya akhir ini yaitu data primer dan data sekunder. Data sekunder diperoleh secara langsung dari pihak P3M dan pihak manajemen PNJ. Sedangkan untuk data primer akan didapatkan melalui wawancara dan Focus Group Discussion (FGD). Metode wawancara digunakan untuk mendapatkan gambaran yang medalam mengenai situasi permasalahan penelitian, mengetahui pandangan masingmasing pihak terkait pemecahan terhadap permasalahan tersebut, dan mengetahui kebutuhan terhadap aset penelitian. Sedangkan FGD digunakan untuk melakukan konfirmasi terhadap hasil penelitian dan prototipe yang dibuat oleh penulis. Adapun responden yang akan digunakan sebagai narasumber untuk penulisan karya akhir ini yaitu : Tabel 3.1 Responden Karya Akhir No 1

Responden

Metode

Direktur

Wawancara

Akademik

dan FGD

Materi yang ingin digali 

Visi dan Misi PNJ terhadap penelitian



Bentuk dukungan PNJ terhadap penelitian dosen

2

3

Ketua P3M

Wawancara



Proses dan Prosedur penelitian



Permasalahan seputar penelitian

Sekretaris

Wawancara



Macam dan Jenis penelitian di

P3M

dan FGD



Penilaian terhadap pengajuan proposal Universitas Indonesia


59

Tabel 3.1 Responden Karya Akhir (lanjutan) 4

Staf

Wawancara dan



Administrasi FGD

penelitian yang masih 

P3M

Proses administrasi terhadap

Pertanyaan dan keluhan banyak diterima dari dosen peneliti



Dukungan TI yang sudah digunakan untuk penelitian

5

Dosen Peneliti

Wawancara dan



2 FGD

orang (tiap-

pada saat penelitian 

tiap jurusan diwakili oleh

Pengetahuan yang dibutuhkan

Hambatan pada saat melakukan penelitian



satu orang)

Kebutuahan Sarana dan prasaran pendukung untuk penelitian



Proses pencarian pengetahuan yang dibutuhkan pada saat penelitian



Proses pertukaran informasi antar peneliti



Proses penyimpanan pengetahuan pasca penelitian

6

Staf TI



Pemanfaatan hasil penelitian



Infrastruktur TI saat ini



Dukungan Aplikasi yang digunakan untuk proses penelitian



Kesiapan Implementasi KMS

3. Identifikasi Permasalahan Semua data awal yang sudah diperoleh melalui kegiatan observasi akan digunakan penulis sebagai bahan untuk melakukan identifikasi terhadap Universitas Indonesia


60

permasalahan seputar penelitian. Identifikasi permasalahan akan mencakup permasalahan seputar administrasi penelitian, proses penelitian, dan hasil penelitian. Dari hasil identifikasi tersebut, akan dilakukan klarifikasi kepada pihak manajemen PNJ mengenai validitasnya. Klarifikasi ini akan dilakukan dengan metode wawancara kepada pihak-pihak terkait. Keluaran dari identifikasi permasalahan ini adalah sebuah gambaran utuh mengenai situasi permasalahan yang terjadi. 4. Gap Analisis Dari hasil identifikasi permasalahan yang sudah ditemukan, akan disusun sebuah konseptual model untuk kegiatan penelitian. Konseptual model yang disusun berdasarkan kondisi ideal yang ingin dicapai. Dari kondisi ideal tersebut akan dibandingkan dengan kondisi saat ini yang ada. Hasil perbandingan kedua kondisi tersebut akan didapatkan sebuah konseptual model yang berisikan gambaran dan tahapan yang harus dilakukan untuk mencapainya. 5. Konseptual Model dan SECI process Hasil perbandingan antara kondisi saat ini dengan kondisi yang ingin dicapai akan dilakukan dengan cara konfirmasi kepada pihak yang berkompeten dalam hal ini adalah manajemen PNJ dan dosen yang terlibat penelitian. Bila disetujui, maka hasil perbandingan tersebut akan menjadi sebuah konseptual model untuk sistem aktivitas manusia pada bidang penelitian di PNJ. Bila tidak menyetujui maka penulis akan melakukan proses ulang terhadap pembuatan konseptual model yang ideal dan klarifikasi ulang terhadap kondisi penelitian saat ini. Dari konseptual model tersebut, akan di lakukan mapping kedalam proses SECI sehingga menghasilkan sebuah fitur bagi KMS. 6. Pemetaan Pengetahuan Pada tahapan ini, penulis akan melakukan pemetaan terhadap data, informasi, dan knowledge yang dibutuhkan untuk meningkatkan kegiatan Universitas Indonesia


61

penelitian. Pemetaan terhadap data, informasi, dan knowledge akan dilakukan dengan cara observasi dan wawancara. Wawancara akan dilakukan dengan dosen dan staf yang terlibat dalam penelitian. Dari wawancara dan observasi tersebut diharapkan akan diketahui data, informasi, dan knowledge apa yang harus dipelihara, dibagi, dan ditingkatkan pada masing-masing jurusan. Dari knowledge yang berhasil diidentifikasi tersebut, akan dilakukan klasifikasi mana yang termasuk pengetahuan berjenis tacit dan eksplisit. 7. Tranformasi pengetahuan Pada tahapan ini dilakukan identifkasi terhadap jenis pengetahuan. Pengetahuan yang telah dikumpulkan akan dilakukan identifikasi apakah berjenis tacit atau explicit. Dukungan terhadap pengetahuan explicit maka diciptakan artefak sebagai proses penyimpanan, sedangkan dukungan untuk pengetahuan tacit yaitu didasarkan atas hasil identifikasi. Apabila hasil dari hasil identifikasi dimungkinkan untuk dilakukan perubahan ke explicit maka akan dirubah ke explicit. Bila tidak bisa, maka akan tetap dibiarkan menjadi tacit namun diberikan dukungan infrastruktur. 8. Penciptaan Kompetensi dan Pengelolaan Pengetahuan Pengetahuan eksplisit akan mudah diidentifikasi dan diberikan dukungan infrastruktur dengan cara menciptakan sebuah artefak. Namun untuk pengetahuan tacit akan dilakukan identifikasi terhadap orang-orang yang memegang peranan kunci, dan dilakukan klarifikasi terhadap keahlian yang dimiliki. Setelah itu untuk memelihara kemampuan tacit tersebut maka harus didukung dengan penciptaan sebuah infrastruktur yang mendukung terciptanya sebuah komunitas dan memasukkan kedalam strategi perusahaan untuk penciptaan komunitas tersebut. 9. Analisis kebutuhan fitur Setelah dilakukan pemetaan pengetahuan, penciptaan kompetensi, dan analisa terhadap pengelolaan pengetahuan maka tahapan selanjutnya yaitu Universitas Indonesia


62

dilakukan analisa kebutuhan fitur baik secara fungsional maupun non fungsional yang digunakan untuk rancangan KMS. Semua yang muncul pada tahapan sebelumnya akan diwakili fiturnya pada bagian ini. Proses KM akan dituangkan kedalam bentuk sebuah sistem yang mampu mengelola proses KM bidang penelitian. 10. Prototipe KMS Sebagai bahan pembuatan Prototipe KMS adalah analisis fitur yang dihasilkan dari proses SSM dan Ecology of Knowledge Management, serta analisis terhadap dukungan infrastruktur penelitian. Hasil integrasi antara kedua metodologi tersebut akan digabungkan sehingga didapatkan sebuah perancangan KMS. Adapun untuk perancangan KMS ini akan menggunakan tools yang berupa use case diagram dan activity diagram. Use case diagram yang dirancang akan menggambarkan bagaimana kebutuhan dari KMS. Dari use case diagram akan tergambar secara jelas bagaimana interaksi antara actor yang dalam hal ini yaitu orang yang memanfaatkan aplikasi KMS dan sistem dari KMS tersebut. Actor pada use case diagram ini yaitu pengguna dan administrator dari KMS. Dari use case diagram tersebut akan digambarkan dalam sebuah activity diagram yang menggambarkan bagaimana proses aktivitas pada masing-masing modul tersebut. 3.2

Jenis dan Sumber Data Penelitian

Pada penulisan karya akhir ini, ada dua jenis data yang akan digunakan sebagai bahan penulisan. Data tersebut antara lain yaitu: 1. Data Primer Data Primer adalah data yang diperoleh atau dikumpulkan secara langsung oleh penulis. Data primer didapatkan melalui sumber-sumber terpercaya atau melalui sumber yang telah ditentukan sesuai dengan kebutuhan berdasarkan metodologi. Menurut Checkland dan Poulter (2006), data primer dapat diperoleh dengan berbagai cara yaitu pembicaraan secara informal dengan orang-orang terkait, membaca dokumen, mengadakan Universitas Indonesia


63

pertemuan, melaksanakan wawancara, mengundang minum teh selepas jam kantor, dan mencatat semua hal terkait norma, peran, dan nilai. Data primer ini akan berfungsi sebagai data utama untuk proses analisa dan perancangan KMS. 2. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang diperoleh atau dikumpulkan penulis dari berbagai sumber yang telah ada. Data sekunder akan digunakan sebagai dukungan terhadap data primer. Data sekunder dapat diperoleh dari berbagai sumber seperti Biro Pusat Statistik (BPS), buku, laporan tahunan, laporan hasil penelitian orang lain, dan lain-lain. Pada penulisan karya akhir ini, data sekunder yang dibutuhkan yaitu data tentang dosen, penelitian yang sudah dilakukan, hasil review terhadap proposal yang masuk, profil PNJ dan renstra PNJ. Untuk data tersebut, penulis mendapatkan secara langsung kepada PNJ dan bagian P3M. 3.3

Teknik Pengambilan Data

Pada penulisan karya akhir ini, digunakan beberapa teknik untuk proses pengambilan data. Adapun teknik yang digunakan sebagai proses pengambilan data antara lain yaitu: 1. Wawancara Menurut Nazir (2011), wawancara adalah sebuah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara orang yang bertanya dan responden dengan menggunakan alat yang berupa panduan wawancara. Pada penulisan karya akhir ini, penulis menggunakan dua jenis wawancara yaitu terstruktur dan tidak terstruktur. Wawancara terstruktur adalah wawancara dimana hal-hal yang ingin ditanyakan telah terstruktur dan telah ditetapkan sebelumnya secara rinci. Sedangkan wawancara tidak terstruktur adalah wawancara dimana hal-hal yang akan ditanyakan belum ditetapkan secara terperinci dan perkembangan pertanyaan akan disesuaikan dengan pelaksanaan dilapangan. Universitas Indonesia


64

2. Observasi Obsevasi adalah suatu aktivitas yang dilakukan dengan cara melakukan pengamatan secara langsung terhadap proses atau objek dengan maksud merasakan dan kemudian memahami pengetahuan dari sebuah fenomena berdasarkan pengetahuan dan gagasan yang sudah diketahui sebelumnya untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk melanjutkan suatu penelitian. Dalam hal ini peneliti berpedoman kepada desain penelitiannya perlu mengunjungi lokasi penelitian untuk mengamati langsung berbagai hal atau kondisi yang ada di lapangan. 3. Focus Group Discussion Focus Group Discussion (FGD) merupakan suatu proses pengumpulan informasi mengenai suatu permasalahan tertentu yang sangat spesifik melalui diskusi kelompok (Nazir, 2011). Sehingga FGD ini merupakan sebuah proses untuk mengumpulkan informasi bukan melalui wawancara, bukan perorangan, dan bukan diskusibebas tanpa topik yang spesifik. FGD berupaya menjawab pertanyaan how – why, bukan jenis pertanyaan yang sering diajukan pada saat survei. Pada penulisan ini, FGD akan digunakan sebagai alat untuk melakukan validasi atas model konseptual yang telah disusun dan konfirmasi atas perancangan KMS.



BAB IV PROFIL ORGANISASI

Politeknik Negeri Jakarta (PNJ) merupakan sebuah institusi pendidikan yang sudah cukup mapan di negeri ini. Berdiri sejak 20 September 1982, PNJ memulai kegiatannya dari Fakultas Non Gelar Teknologi Universitas Indonesia (FNGTUI), yang kemudian menjadi Politeknik Universitas Indonesia. Sejak awal mula berdiri sampai dengan saat ini, PNJ telah melakukan perbaikan pada berbagai bidang. Perbaikan tersebut bisa dilihat dari sisi kuantitas seperti peningkatan sarana dan prasarana pendidikan dan kualitas pendidikan yang diajarkan. Pada saat pertama kali berdiri, PNJ hanya memiliki tiga jurusan pendidikan yaitu Jurusan Teknik Mesin, Jurusan Elektro, dan Jurusan Teknik Sipil. Sampai pada tahun 1986 menyusul berdiri dua jurusan baru yaitu jurusan Tata Niaga dimana selanjutnya menjadi Jurusan Akuntansi dan Jurusan Administrasi Niaga dan menyusul pada tahun 1990 dibuka Jurusan Teknik Grafika dan Penerbitan. Saat ini, PNJ telah memiliki 358 Dosen, dimana 68% diantaranya telah bergelar Magister. Saat ini PNJ berupaya meningkatkan kualitas pendidikan dengan cara menjalin kerjasama dengan berbagai sektor industri. Implementasinya terlihat pada saat penyesuaian kurikulum pendidikan yang disesuaikan dengan kebutuhan dunia industri. Sebagai pendidikan vokasi yang berbasis ilmu pengetahuan dan teknologi, PNJ berupaya agar seluruh mahasiswanya mampu diserap dengan baik oleh dunia industri. Kerjasama timbal balik yang saling menguntungkan pun dijalin dengan dunia industri. Seperti penempatan mahasiswa magang pada industri yang syarat dengan teknologi tinggi. Konsekuensi dari pendikan Vokasi dengan basis teknlogi, kurikulum pengajaran lebih banyak praktek dari pada pelajaran di kelas dengan perbandingan 60% untuk praktek dan 40% untuk pengajaran di kelas. Dengan metode yang seperti ini, maka harus senantiasa memperbaiki fasilitas di laboratorium yang mereka miliki. Sebagai institusi dinamis yang mempunyai tujuan yang jelas yang ingin di capai, PNJ telah menetapkan visi organisasi yang ingin diraih. Visinya yaitu "Menjadi 64



65

Politeknik Unggul Berkelas Dunia Pada Tahun 2030". Sedangkan untuk mewujudkan visi tersebut, telah ditetepkan langkah-langkah yang tertuang dalam misi mereka yaitu: 1. Menyelenggarakan Pendidikan Vokasi yang berbasis ilmu pengetahuan dan teknologi yang berkarakter dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa; 2. Mengembangkan

Penelitian

dan

mempromosikan

penerapan

ilmu

pengetahuan dan teknologi berkelas dunia guna meningkatkan daya saing bangsa; 3. Mengembangkan Institusi yang efisien, efektif, dan akuntabel berbasis ICT (Information Communication Technology). Sebagai suatu lembaga pendidikan tinggi, PNJ mengemban misi mencerdaskan bangsa dan mengembangkan kehidupan bangsa melalui penyelenggaraan pendidikan vokasi yang menghasilkan sumber daya manusia berbasis ilmu pengetahuan dan teknologi terapan yang berkarakter serta bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, mengembangkan penelitian terapan dan mempromosikan penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi guna meningkatkan taraf hidup masyarakat, dan mengembangkan institusi yang mandiri dengan manajemen dan tata kelola pendidikan yang efisien, efektif, dan akuntabel. Untuk mencapai apa yang menjadi tujuan, maka secara dengan objektif telah ditetepkan tujuan besar yaitu pada tahun 2014 menjadi Politeknik rujukan nasional, maka pada renstra 2010 – 2014 menetapkan empat bidang perioritas pengembangan yaitu: bidang Pendidikan dan Kemahasiswaan; Penelitian dan Pengabdian kepadan Masyarakat; Organisasi dan Manajemen; dan Kerja sama Institusiona. Capaian dari masing-masing bidang ini merupakan keunggulan yang membanggakan sivitas akademika dan internal. 4.1 Dalam

Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (P3M) rangka

mewujudkan

misi

Mengembangkan

Penelitian

dan

mempromosikan penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi berkelas dunia guna meningkatkan daya saing bangsa maka dibentuklah Pusat Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (P3M). P3M sendiri dibentuk dengan visi yang Universitas Indonesia


66

sangat strategis yaitu “Menjadikan Lembaga Penelitian Yang Memiliki Komitmen Tinggi Terhadap Keunggulan Dalam Penelitian di Tingkat Nasional dan Internasional.” Untuk mendukung pencapaian program P3M, maka ditetapkanlah beberapa tujuan agar program kerja yang dilaksanakan oleh P3M dapat terarah dan berhasil dengan baik. Tujuan utama dari dibentuknya P3M yaitu Melaksanakan dua dari tiga Dharma Perguruan Tinggi yaitu “Teraihnya Penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi Bidang Penelitian” yang dijabarkan ke dalam: 1. Meningkatnya kualitas dan kuantitas kegiatan Penelitian; 2. Meningkatnya kemampuan dosen dalam kegiatan Penelitian di tingkat nasional dan internasional; 3. Meningkatnya kualitas dan kuantitas kerjasama PPPM dengan Stakeholder; 4. Meningkatnya kegiatan Penelitianbyang berorientasi produk (fisik atau non fisik) dan/atau perolehan Hak Kekayaan Intelektual (HKI); 5. Terdiseminasinya hasil Penelitian oleh Stakeholders; 6. Terbangunnya sistem informasi hasil Penelitian; 7. Meningkatnya pemanfaatan hasil Penelitian untuk pengembangan proses pembelajaran; 8. Terbentuknya budaya akademik dan kewirausahaan (enterpreneurship) di kalangan sivitas akademika PNJ; 9. Meningkatnya jumlah mahasiswa yang terlibat dalam kegiatan Penelitian. 4.2

Susunan Organisasi di P3M

Sebagai upaya menjalanan sebuah tata kelola organisasi yang baik serta untuk mempermudah dalam pelaksanaan tugas dan kewajibannya dalam pelayanan kegiatan penelitian, maka dalam P3M dibagi atas beberapa bagian. Bagian tersebut ditunjukkan seperti gambar di bawah ini:



67

Gambar 4.1 Susunan Organisasi P3M Direktur Akademik merupakan orang yang bertanggung jawab atas keberhasilan penelitian yang dilakukan oleh PNJ. Oleh sebab itu maka P3M sebagai organisasi yang menangani penelitian berkedudukan langsung di bawah Direktur Akademik. Semua kegiatan penelitian dijalankan di PNJ dilakukan atas siizin dan sepengetahuan dari Direktur Akademik. Kepala P3M merupakan orang yang bertanggung jawab atas operasional kegiatan penelitian, mulai dari pengumuman proposal penelitian, seleksi proposal, monitoring penelitian, dan evaluasi. Dalam menajalankan tugasnya ini, kepala P3M tidak sendiri, namun tetap dibantu oleh sekretaris P3M. Sementara di level staf P3M dibagi menjadi tiga orang staf. Masing-masing staf antara lain yaitu staf administrasi, staf dokumentasi dan staf keuangan. Pembagian ini hanya untuk memudahkan tanggung jawab pekerjaan masing-masing. Namun dalam kenyataan kesehariannya tugas dan tanggung jawab ini dijalankan secara bersama-sama. 4.3

Ragam Penelitian di P3M

Berbagai jenis program penelitian telah dirancang dalam satu tahun ajaran. Program penelitian tersebut diupayakan agar meningkkan motivasi dan inovasi dari dosen untuk meneliti lebih banyak. Pihak P3M percaya, bahwa melalui ketekunan dan motivasi yang tinggi dari dosen, maka akan meningkatkan mutu yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan. Secara garis besar penelitian yang diselenggarakan dibagi menjadi: Universitas Indonesia


68

1. Internal Program strategis dituangkan dalam pelaksanaan riset unggulan, riset “non unggulan”, riset nasional, penguatan riset internasional dan riset tindakan (reseach action, partisipatory research). Riset Unggulan direncanakan secara semi top down dan ditentukan berdasarkan Borang Dikti 2010, Payung Riset, dan keunggulan setiap Jurusan serta kebijakan tentang riset di tingkat Nasional, regional, dan tingkat Politeknik yaitu “Pengembangan Penelitian Terapan yang Berorientasi Produk dan Jasa dengan mengedapankan Produk Bersih (clean production)”. Seluruh riset unggulan adalah kajian interdisiplin yang berorientasi kepada dan berkontribusi nyata dalam penyelesaian sebagian masalah di masyarakat. Riset Unggulan berorientasi pada teknologi tepat guna yang berwawasan pada ‘clean production”. Untuk tahun 2011-2016, PNJ menentukan 8 (delapan) Riset Unggulan yaitu: 1. Inovasi control system berbasis on wire dan wireless; 2. Beton, Struktur, Geoteknik, Keairan , Tata laksana & manajemen Konstruksi; 3. Lingkungan dan Inovasi Pengolahan Limbah; 4. Proses Manufaktur dan Energi: Diversifikasi dan Konservasi Energi; 5.

Ekonomi dan Bisnis;

6. Inovasi desain grafis dan Publikasi berbasis ICT; 7. Humaniora, Budaya dan Informasi; 8. Inovasi rekayasa material lanjut ramah lingkungan. PPPM PNJ juga membuat beberapa skema untuk riset unggulan perguruan tinggi di luar skema Dit. Litabmas Dikti. Skema Riset tersebut adalah: 1. Riset Kompetensi Perguruan Tunggi Kegiatan Penelitian Hibah Kompetitif diselenggarakan sebagai salah satu model Penelitian kompetitif yang tergolong dalam kelompok Penelitian Universitas Indonesia


69

mandiri yang lebih diarahkan untuk menciptakan inovasi dan pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni (ipteks). 2. Riset Unggulan Perguruan Tinggi Riset ini adalah riset unggulan bagi dosen yang mengusulkan riset berdasarkan hasil riset-riset sebelumnya. Skema riset ini mensyaratkan pengembangan riset dengan orientasi kebutuhan masyarakat dan lingkungan. 3. Riset Kompetensi Keilmuan Laboratorium (Kilab) Kilab adalah riset unggulan untuk penguatan riset di unit kerja riset. Skema ini mensyaratkan pengembangan riset yang berorientasi kepada road map unit kerja riset. 4. Riset Kemitraan dengan Industri Riset ini memberikan dana untuk koordinasi dengan mitra luar negeri dan pendampingan pelaksanaan riset dalam skema kerjasama internasional. 2. Eksternal atau Desentralisasi Program eksternal P3M salah satunya mengikuti program SIM-LITABMAS dari Direktorat Pendidikan Tinggi (Dikti). Program Simlitabmas dilaksanakan Berdasarkan Permendikbud Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2012, Direktorat Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (Ditlitabmas) yang mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan, standarisasi, pemberian bimbingan teknis, dan evaluasi di bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Maka, untuk menyelenggarakan fungsi tersebut, Ditlitabmas mempunyai struktur yang mengemban tugas menyusun bahan perumusan kebijakan, menyusun program dan anggaran, mengevaluasi pelaksanaan program, membuat standarisasi teknis, memfasilitasi penelitian, memfasilitasi kreativitas mahasiswa dan pengabdian kepada masyarakat, memfasilitasi perolehan hak kekayaan intelektual serta publikasi hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, dan membuat pelaporan direktorat. Agar pelaksanaan tugas tersebut dapat berjalan secara efektif, efisien dan akuntabel, maka dikembangkan suatu sistem informasi. Sistem Universitas Indonesia


70

informasi ini menjadi tool dan media komunikasi dalam pengelolaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat serta kegiatan kreativitas mahasiswa. Disamping itu, sistem informasi ini juga berfungsi sebagai sumber data yang dapat memberikan layanan kepada pihak internal maupun ekssternal. Jenis program penelitaian yang dilaksanakan yaitu: 1. Penelitian Unggulan Perguruan Tinggi Penelitian Unggulan Perguruan Tinggi dilatarbelakangi oleh belum termanfaatkannya secara optimal dan terpadu potensi dan ketersediaan sumber daya manusia di perguruan tinggi dalam memenuhi kebutuhan pembangunan lokal dan nasional. Kurangnya program penelitian di perguruan tinggi yang terkait dengan sektor riil dan berorientasi pada kebutuhan pasar (market driven), mengakibatkan kurang berkembangnya sektor produksi strategis karena lemahnya penguasaan teknologi dan rekayasa bidang terkait. Penelitian ini juga diarahkan untuk mengantisipasi kebutuhan ipteks-sosbud untuk jangka menengah dan panjang melalui penelitian unggulan. 2. Penelitian Tim Pascasajana Hibah tim pascasarjana merupakan upaya nyata dari Ditjen Dikti untuk meningkatkan kemampuan mahasiswa pascasarjana dalam meneliti dan menyelesaikan tugas akhirnya. Keberadaan hibah tim pascasarjana diharapkan dapat meningkatkan mutu penelitian mahasiswa pascasarjana sehingga menghasilkan karya ilmiah yang siap dipublikasikan. 3. Penelitian Hibah Bersaing Kegiatan penelitian Hibah Bersaing dilaksanakan sebagai salah satu model penelitian kompetitif yang tergolong dalam kelompok penelitian mandiri yang lebih diarahkan untuk menciptakan inovasi dan pengembangan iptekssosbud

(penelitian

terapan).

Perbedaan

penting

dengan

Penelitian

Fundamental adalah penelitian Hibah Bersaing harus berorientasi pada produk yang memiliki dampak ekonomi dalam waktu dekat. Produk juga Universitas Indonesia


71

dapat bersifat tak-benda (intangible), misalnya kajian untuk memperbaiki kebijakan institusi pemerintah. Penelitian Hibah Bersaing diperuntukkan bagi dosen yang produktif dalam penelitiannya. 4. Penelitian Kerjasama antar Perguruan Tinggi (PEKERTI) Tujuan Penelitian Kerjasama Antar Perguruan Tinggi adalah untuk memberikan wadah bagi dosen/kelompok peneliti yang relatif baru berkembang dalam kemampuan menelitinya agar dapat memanfaatkan sarana dan keahlian, serta mengadopsi dan mencontoh budaya penelitian yang baik dari kelompok peneliti yang lebih maju di perguruan tinggi lain dalam melaksanakan penelitian yang bermutu dan membangun kerjasama penelitian antar perguruan tinggi di Indonesia. 5. Penelitian Dosen Pemula Program Penelitian Dosen Pemula dimaksudkan sebagai kegiatan penelitian dalam rangka membina dan mengarahkan para peneliti pemula untuk meningkatkan kemampuannya dalam melaksanakan penelitian di perguruan tinggi. Cakupan program ini adalah penelitian-penelitian yang dahulu diwadahi dalam Penelitian Dosen Muda dan Kajian Wanita yang meliputi bidang kesehatan, hukum, sosial-humaniora, pertanian, MIPA, pendidikan, rekayasa, ekonomi, keolahragaan, agama, sastra-filsafat, psikologi, seni, dan budaya. Penelitian ini diperuntukkan bagi dosen pemula yang belum mempunyai jabatan fungsional lektor kepala dan belum bergelar doktor dari perguruan tinggi dengan status perguruan tinggi binaan.



BAB V ANALISA KEBUTUHAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

Pada bab ini akan membahas tentang kebutuhan knowledge management system (KMS) yang didapatkan dari sebuah proses analisa dengan menggunakan Soft System Metodology (SSM) dan Ecology of Knowledge Management pada kegiatan penelitian di Politeknik Negeri Jakarta (PNJ). 5.1

Identifikasi Situasi Permasalahan (Tahapan Soft System Metodology)

Sistem Aktivitas Manusia yang digambarkan dalam SSM bukanlah suatu abstrak yang mewakili dunia nyata secara mutlak, namun sistem aktivitas manusia yang digambarkan merupakan sebagian kecil dari sebuah model yang mewakili dari dunia nyata dimana pada kasus ini mewakili kegiatan penelitian yang ada di lingkungan PNJ. Dalam konsep SSM, penelitian dianalogikan sebagai sebuah sistem yang ada pada dunia nyata dimana proses pembelajaran pada sistem tersebut merupakan sebuah unit terkecil dari sebuah sistem yang memiliki mekanisme dan aturan yang dijalankan oleh pihak-pihak yang terlibat dengan kegiatan penelitian. Penulisan karya akhir ini, secara khusus mengembangkan sistem yang berguna untuk mewujudkan sebuah iklim penelitian yang mampu mendorong dosen lain untuk ikut meneliti sekaligus berdampak terhadap meningkatnya kualitas hasil penelitian. Sebagai langkah pemahaman terhadap situasi problematis yang terjadi pada situasi penelitian ini, maka diperlukan beberapa analisis dasar dimana dalam konsep SSM analisis tersebut dikenal dengan analisis satu (the intervention itself), analisis dua (analisis sosial), dan analisis tiga (analisis politik). Hal ini dilakukan agar fenomena permasalahan dan sudut pandang yang terjadi pada kegiatan penelitian dapat digambarkan secara utuh, sehingga mampu menyelesaikan permasalahan seputar penelitian dalam kerangka interaksi antar manusia. Analisis untuk pengenalan situasi permasalahan tersebut

72

digambarkan sebagai berikut:



73

5.1.1 Analisis Satu (The Intervention Itself) Berdasarkan kajian yang dilakukan oleh Checkland dan Poulter (2006), disarankan bahwa sebagai langkah awal pengenalan situasi problematis (analisis satu) dilakukan penetapan tiga pihak yang berperan penting dalam kaitannya dengan situasi problematis yang menjadi kajian. Ketiga pihak tersebut antara lain yaitu klien (clients) yaitu orang atau sekelompok orang yang menyebabkan terjadinya intervensi terkait dengan situasi yang sedang dikaji sehingga dalam hal ini ditetapkan bahwa yang menjadi klien pada penulisan karya akhir yaitu pihak Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (P3M), manajemen PNJ, dan dosen sebagai peneliti. Elemen kedua adalah praktisi (Practitioners), yaitu orang atau sekelompok orang yang melakukan kajian dengan menggunakan SSM sebagai metodologi penelitiannya. Pada penulisan karya akhir ini, ditetapkan bahwa penulis (Muhammad Nor Prayoga) adalah sebagai praktisi. Elemen ketiga adalah pihak yang berperan sebagai pemilik isu (owners of the issues addressed) yaitu sekelompok orang yang berkepentingan atau terkena dampak dari situasi atau dampak dari hasil upaya perbaikan atas situasi problematis, yang dalam hal ini adalah dosen. Tabel 5.1 Hasil Analisis Satu (The Intervention Itself) Roles

Pihak pihak yang berperan

Clients

Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (P3M), Manajemen PNJ, dan dosen

Practitioners

Penulis (Muhammad Nor Prayoga)

Owners of the issues

Dosen/peneliti

addressed

5.1.2 Analisis Dua (Analisis Sosial) Tahapan ini mempunyai peran yang penting untuk membuat gambaran yang makin komprehensif terkait dengan situasi dunia nyata. Hal ini penting untuk Universitas Indonesia


74

diketahui agar sistem aktivitas manusia yang dipilih dapat mewakili dunia nyata dan relevan bagi proses tersebut. Analisis sosial dimulai dengan mengemukakan pokok-pokok elemen sosial yang mempresentasikan fokus dari analisis ini. Adapun ketiga elemen sosial dalam penulisan karya akhir ini adalah: 

Peran (roles)

Posisi sosial mampu menunjukkan peran seseorang. Peran tersebut menandai perbedaan antara semua anggota atau kelompok yang berada dalam lingkungan penelitian. Dapat dipahami bahwa penelitian merupakan sebuah proses untuk menghasilkan sebuah karya ilmiah yang bermanfaat utamanya bagi aplikasi teknologi. Penelitian yang sedang dibahas saat ini adalah sebuah kewajiban bagi dosen untuk memenuhi Beban Kerja Dosen (BKD), sementara bagi PNJ sendiri, penelitian tersebut merupakan suatu bahan untuk meningkatkan akreditasi dan kualitas penyelenggaraan pendidikan. Ada tiga komponen pokok yang berperan dalam terselenggaranya penelitian ini. Komponen tersebut antara lain yaitu Dosen, P3M, dan jajaran manajemen PNJ yang terdiri atas Direktur, Pembantu Direktur, dan Ketua Jurusan. Dosen sebagai subjek dari penelitian ini, akan melakukan penelitian sesuai dengan bakat dan minat yang mereka tekuni. Meskipun dalam kategori perguruan tinggi yang berbasis vokasi, namun di PNJ mulai bermunculan dosen muda yang berminat untuk melakukan penelitian dan menjadikan aktivitas penelitian sebagai aktivitas utama disamping aktivitas mengajar. Namun jumlah ini belum berimbang dengan dosen yang masih belum termotivasi untuk melakukan penelitian. Dengan tantangan tersebut, P3M selaku penyelenggara penelitian, mempunyai tanggung jawab lebih yaitu bagaimana menyelenggarakan sebuah penelitian yang mampu meningkatkan minat dosen sekaligus meningkatkan kualitas hasil penelitian yang sudah dilakukan sehingga menghasilkan penelitian dengan kualitas internasional atau menghasilkan sebuah produk yang dapat dipatenkan. Dari tinjauan ragam penelitian (skema) yang sudah diselenggarakan, saat ini P3M sudah cukup mampu menyelenggarakan skema penelitian dengan kategori Universitas Indonesia


75

penelitian yang beragam. Dari hasil diskusi yang dilakukan dengan pihak-pihak terkait dengan penelitian, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa peran yang akan berwujud tantangan bagi P3M kedepannya akan semakin berat, adapun hal tersebut yaitu : 

Menciptakan sebuah iklim yang kondusif bagi kegiatan penelitian;



Menciptakan sebuah budaya untuk berbagi pengetahuan yang baik antar dosen;



Menyimpan dan menata pengetahuan penelitian yang sudah dimiliki dosen dengan baik;



Memberikan sebuah fasilitas yang memadai bagi dosen untuk mendapatkan dokumen penelitian, sumber referensi/jurnal;



Meningkatkan kualitas hasil penelitian.

Dalam melaksanakan tugasnya memfasilitasi kegiatan penelitian dosen, P3M tidak bisa lepas dari arahan dan masukan manajemen PNJ. Pihak manajemen telah memberikan dukungan yang cukup untuk melaksanakan penelitian. Kesempatan luas diberikan kepada dosen untuk memanfaatkan laboratorium dan fasilitas penunjang lain yang dapat dimanfaatkan sebagai sarana dukungan kegiatan penelitian. Disamping dukungan tersebut, pada setiap tahun PNJ selalu mengalokasikan dana baik itu dari Dikti maupun dana dari hibah luar negeri yang di alokasikan untuk membiayai kegiatan penelitian dosen. 

Norma-norma (norms)

Secara prinsip, peneliti memiliki sebuah independensi dalam melaksanakan kegiatan penelitian. Independensi tersebutlah yang membuat peneliti bebas menentukan langkah-langkah terkait materi dan isi dari sebuah penelitian. Hanya saja hal ini tetap dilakukan pembatasan bahwa kegiatan penelitian harus terbebas dari peniruan atau yang sering disebut dengan plagiat. Dukungan terhadap perilaku independensi dari peneliti ini harus mendapat jaminan dari pihak P3M. Secara aktif sudah seharusnya P3M melakukan monitoring dan kontrol atas apa Universitas Indonesia


76

yang sudah dihasilkan oleh peneliti. Sehingga dengan adanya mekanisme pengendalian secara dua arah akan semakin mempersempit ruang gerak untuk dihasilkannya plagiat dalam penelitian. Dengan adanya larangan plagiat, peneliti dianjurkan untuk banyak memanfaatkan semua sumber daya, baik itu berbetuk data ataupun sharing pengetahuan antar peneliti lainnya untuk memperkaya bahan dan metodologi yang akan digunakan. Kenyataan yang terjadi saat ini yaitu peneliti mengeluh mengenai sulitnya mencari sumber data sebagai bahan untuk memperkaya penelitian yang sedang dilakukan. Beberapa peneliti yang terampil banyak memanfaatkan ketrampilan mereka dalam melakukan elaborasi terhadap internet untuk mencari data yang mereka butuhkan, namun hal ini tetap dibatasi terutama untuk jurnal berlangganan dan berbayar, sehingga lebih banyak mengandalkan referensi yang didapatkan dari perpustakaan atau bahan ajar yang telah dimiliki sebelumnya. Dosen dituntut untuk membagi keilmuannya secara sukarela baik dengan sesama dosen maupun dengan mahasiswa. Berbagi keilmuan dengan dosen yang lainnya selama ini belum dilakukan. Belum ada forum maupun media yang memfasilitasi untuk berbagi keilmuan tersebut, sehingga menyebabkan keilmuan yang diperoleh dosen yang bersumber dari hasil ekplorasi maupun penelitian yang sudah dilakukan belum disimpan dengan baik. P3M dituntut untuk bisa melakukan kegiatan pelayanan kepada peneliti secara efektif dan efisien sehingga apa yang menjadi hambatan dan kendala dari peneliti dapat terselesaikan. Berdasarkan uraian tersebut, maka ada dua isu pokok yang saat ini harus dipenuhi oleh P3M selaku penyelenggara penelitian di PNJ. Pertama, menjaga kemurnian hasil penelitian. Kedua, dukungan Manajemen PNJ untuk kegiatan penelitian dengan menciptakan sebuah organisasi yang efektif dan efisien. 

Nilai-nilai (values)

Sebagai peneliti, dosen juga dituntut untuk memiliki nilai dasar sebagai seorang peneliti. Nilai dasar ini perlu dicermati sehingga dalam kegiatan penelitian yang Universitas Indonesia


77

dilakukan dapat dihasilkan sebuah hasil yang sesuai dengan harapan pihak manajemen PNJ. Adapun nilai tersebut antara lain yaitu: 

Peneliti harus memilki ketekunan yang cukup dalam menyelesaikan persoalan terkait dengan penelitian yang dilakukan;



Peneliti memiliki inovasi yang tinggi dalam menciptakan sebuah ide baru untuk penelitian;



P3M berkomitmen untuk melakukan eksplorasi terhadap ilmu pengetahuan;



P3M menjaga komunikasi dengan peneliti lainnya agar terjalin sebuah sinergi. Tabel 5.2 Hasil Analisis Dua (analisis sosial)

Elemen

Subject

Peran

Peneliti

Perilaku Terhadap Elemen Sosial 

Melakukan kegiatan penelitian dengan menggali semua pengetahuan, informasi, dan bahan dari PNJ;

P3M



Meningkatkan kualitas hasil penelitian;



Menciptakan

sebuah

budaya

untuk

berbagi

pengetahuan yang baik antar dosen dan menata pengetahuan untuk penelitian yang sudah dimiliki dosen dengan baik; 

Memberikan dukungan yang memadai bagi kegiatan penelitian

yang

dilakukan

oleh

dosen

seperti

dokumen penelitian, sumber referensi/jurnal, dan dukungan teknologi. Norma

Peneliti



Tidak melakukan plagiat atas penelitian yang dilakukan orang lain.



78

Tabel 5.2 Hasil Analisis Dua (analisis sosial) (lanjutan) P3M



Melakukan monitoring dan kontrol atas hasil penelitian agar terbebas dari plagiat;



Menciptakan organisasi penelitian yang efektif dan efisien.

Nilai

Peneliti



Peneliti harus memilki ketekunan yang cukup dalam menyelesaikan permasalahan penelitian;



Peneliti

memiliki

inovasi

yang

tinggi

dalam

menciptakan sebuah ide baru untuk penelitian. P3M



Berkomitmen untuk melakukan eksplorasi terhadap ilmu pengetahuan;



Menciptakan sinergi antar peneliti.

5.1.3 Analisis Tiga (Analisis Politik) Menurut Checkland dan Poulter (2006), menegaskan bahwa analisis sosial dan analisis politik pada dasarnya dimaksudkan untuk “to capture, informally, the main entities, structure and view point in the situation, the processes goin on, the current recognized issues and any potential ones”, Sehingga penulis berkesimpulan bahwa analisis tiga yaitu analisis politik telah dijabarkan pada bahasan sebelumnya. 5.2

Penggambaran Situasi Problematis

Situasi problematis yang terjadi pada kegiatan penelitian di PNJ cukup kompleks dan panjang bila digambarkan dengan sebuah tulisan. Sebagai alat bantu untuk mempermudah pemahaman terhadap situasi problematis tersebut, maka dibuatlah sebuah diagram rich picture yang memuat berbagai simbol dan gambar dimana dengan rich picture tersebut akan melibatkan banyak aktivitas dan perangkat yang Universitas Indonesia


79

akan digunakan dalam mendukung saat kegiatan penelitian yang sedang berlangsung. Menurut Checkland dan Poulter (2006), dibutuhkan membangun sebuah persepsi mengenai bagaimana mendefinisikan sebuah situasi yang problematis tersebut dengan cara memformulasikan pandangan tertentu dari masing-masing pemangku kepentingan yang terlibat yang digambarkan secara visual yang disebut sebagai rich picture. Adapun untuk rich picture kegiatan penelitian di PNJ ditunjukkan seperti gambar di bawah ini.

Gambar 5.1 Rich Picture Dari rich picture di atas, dapat diketahui bahwa ada beberapa perbedaaan pandangan terkait dengan situasi penelitian di PNJ. Adapun diantaranya adalah sebagai berikut: 

Karakteristik Dosen PNJ terbagi menjadi dua, yaitu dosen yang berminat untuk melakukan penelitian dan dosen yang hanya minat untuk mengajar;



80



Pengetahuan yang dimiliki oleh peneliti tidak ditangkap dengan baik sehingga pada saat proses penelitian, peneliti kesulitan untuk mencari sumber data, referensi, dan tempat untuk bertanya mengenai materi penelitian yang sedang mereka hadapi;



Banyak diketemukan bahwa proposal penelitian yang masuk masih minim inovasi dan metodologi;



Kebanyakan dari penelitian yang dikerjakan, secara konsep belum matang sehingga hasil yang diharapkan berbeda dengan tujuan awal seperti pada proposal;



Pada pengelolaan administrasian penelitian, banyak hal yang seharusnya bisa dipublikasikan kepada peneliti.

5.3

Pembuatan Root Definition dan Analisis CATWOE

Root definition adalah sebuah deskripsi terstruktur dari sistem aktivitas manusia yang relevan dengan situasi problematis dan menjadi perhatian dari SSM dengan berbasis tindakan. Sistem yang dirumuskan merupakan sistem yang relevan dengan situasi problematis pada dunia nyata dan digunakan sebagai alat bantu untuk merumuskan langkah perbaikan terhadap masalah pada dunia nyata. Pada tahapan pembuatan root definition, tidak bisa terlepas dari penentuan tahapan hasil analisa sebelumnya yaitu analisa terhadap situasi problematis. Analisa tersebut digunakan untuk menentukan definisi sistem yang paling relevan sehingga mampu menggambarkan sebuah keadaan nyata bagi penyelesaian permasalahan. Adapun root definition yang terkait dengan situasi penelitian adalah: “Sebuah sistem penelitian yang mendapatkan dukungan penuh dari PNJ dan melibatkan peran aktif dosen untuk menyimpan dan berbagi pengetahuan serta pengalaman yang dimiliki dengan cara mengintegrasikan sejumlah sistem pendukung tersebut sehingga akan berdampak secara positif terhadap peningkatan jumlah peneliti dan peningkatan kualitas penelitian”



81

Sedangkan analisa CATWOE dari sistem relevan yang akan dibangun adalah sebagai berikut: Tabel 5.3 Analisis CATWOE Elemen CATWOE

Deskripsi

C

Customer

Dosen, P3M, Manajemen PNJ

A

Actor

Dosen, Ketua P3M, Sekretaris P3M, Reviewer, Staf Administrasi P3M, Direktur Akademik

T

Transformasi

Mewujudkan

sistem

penelitian

yang

mendapatkan dukungan penuh dari PNJ dan melibatkan peran aktif dosen untuk menyimpan dan berbagi pengetahuan serta pengalaman yang dimiliki. W

Weltanschauung

Terwujudnya sistem penelitian yang mampu

(world view)

mengintegrasikan sejumlah sistem pendukung sehingga

akan

berdampak

terhadap peningkatan

secara

positif

jumlah peneliti dan

peningkatan kualitas penelitian. O

Owner

PNJ

E

Environmental

Sistem yang akan dibangun membutuhkan

Constraints

ketelitian dalam menangkap kebutuhan dari peneliti, pengembangan sistem membutuhkan peran aktif dari semua stakeholder di PNJ, perlunya sosialisasi ragam dan macam kegiatan peneltian, adaptasi terhadap perubahan pola belajar yang berbasis individu menjadi berbasis komunitas, perlunya peran aktif dari para peneliti untuk kesuksesan program.



82

5.4

Perumusan Model Konseptual

Sistem yang akan dilakukan pemodelan merupakan hasil turunan dari analisa CATWOE dan aktifitas penentuan root definition yang telah didefinisikan sebelumnya. Model konseptual ini terdiri atas hal-hal yang akan dilakukan oleh sistem untuk mengubah input melalui proses transformasi dan menghasilkan output yang diinginkan (Checkland, 2001). Maka model konseptual untuk kegiatan penelitian di PNJ akan direpresentasikan pada gambar berikut:

Gambar 5.2 Konseptual Model Model konseptual tersebut menggambarkan sejumlah proses yang akan dilakukan oleh sistem aktivitas manusia untuk kegiatan penelitian di PNJ. Ringkasan deskripsi dari sejumlah proses tersebut menjadi bahan diskusi dengan stakeholder terdapat pada tabel 5.2 berikut ini. Universitas Indonesia


83

Tabel 5.4 Ringkasan Deskripsi Model Konseptual untuk Kegiatan Penelitian Aktivitas Model

Deskripsi Aktivitas

Informasi yang

Ukuran Keberhasilan

Dibutuhkan Aktivitas dalam lingkup sistem Sosialisasi kegiatan

Memberikan

Jenis skema

Peningkatan jumlah

penelitian

pengumuman

penelitian yang

pengajuan proposal

tentang adanya

diadakan, besarnya

penelitian, dan

kegiatan penelitian

pembiayaan pada

semakin mudah

kepada seluruh dosen masing-masing

teraksesnya informasi

PNJ melalui pamflet

penelitian,

tentang pengumuman

yang ditempel di

prasayarat

penelitian

mading jurusan

pengajuan proposal

Menyelenggarakan

P3M

Kaidah penyusunan

Pelatihan untuk

menyelenggarakan

proposal dan laporan yang dibuat oleh dosen

penelitian

pelatihan terkait

penelitian, ragam

pada saat pembuatan

penyusunan

dan macam

proposal, proses

Minimnya kesalahan

proposal, metodologi metodologi

penelitian, dan

penelitian, penulisan

penelitian, teknik

penulisan laporan,

jurnal online, dan

penulisan laporan

semakin beragamnya

penyusunan laporan

metodologi yang digunakan

Membentuk

P3M membentuk

Dosen yang aktif

Adanya forum sharing

komunitas peneliti

sebuah komunitas

melakukan

session, adanya

bagi peneliti dengan

penelitian, keahlian

dukungan TI yang

sarana forum diskusi

masing-masing

berupa forum diskusi

yang difasilitas oleh

dosen, forum dan

forum diskusi

jenis informasi yang

elektronik dan

bisa digunakan

dukungan teknologi

untuk berbagi Universitas Indonesia


84

Tabel 5.4 Ringkasan Deskripsi Model Konseptual untuk Kegiatan Penelitian (lanjutan) Meningkatkan

PNJ membuat

Model

pemberian Peningkatan jumlah

reward untuk

sebuah trobosan

honor

tambahan, proposal yang masuk

peneliti

yang berupa

mata anggaran untuk

pemberian reward

pemberian honor

bagi peneliti seperti adanya pemberian honor tambahan untuk peneliti dan peberian insentif untuk pengajuan proposal Memetakan

Semua data,

Data, Informasi, dan

Didapatkannya semua

kebutuhan data,

informasi, dan

Pengetahuan untuk

kebutuhan terhadap

informasi, dan

pengetahuan yang

proses penelitian

data, informasi, dan

pengetahuan untuk

dibutuhkan untuk

pengetahuan untuk

peneliti

penelitian dilakukan

kebutuhan penelitian

pemetaan dan dikumpulkan Mengumpulkan

Pengumpulan semua

Penelitian yang

Peneliti semakin

hasil penelitian dan

hardcopy dan

sudah dilakukan,

mudah untuk

membuka luas

softcopy penelitian

sarana dan prasarana mendapatkan hasil

aksesnya

dan

untuk publikasi

penelitian yang sudah

menyebarluaskan

peneltian

dilakukan sebelumnya

Macam jurnal, dan

Tersedianya jurnal dan

referensi terkait

referensi lainnya

untuk keperluan penelitian Menyediakan

Penyediaan jurnal,

jurnal dan referensi majalah, dan buku internasional

referensi lainnya

lainnya Universitas Indonesia


85

Tabel 5.4 Ringkasan Deskripsi Model Konseptual untuk Kegiatan Penelitian (lanjutan) Menangkap dan

Proses untuk

Pengetahuan yang

Dimulainya

menyimpan

menyimpan seluruh

harus disimpan,

dokumentasi terhadap

pengetahuan

pengetahuan peneliti

proses mengcapture

proses pengetahuan,

terhadap apa

dan pemanfaatan

implementasi KMS

diperlukan untuk

pengetahuan

untuk dukungan

proses penelitian

penelitian

Evaluasi Kegiatan

P3M melakukan

Hambatan,

Sinkronnya kegiatan

Penelitian

evaluasi kegiatan

tantangan, dan

penelitian dengan road

penelitian yang

pengembangan

map penelitian PNJ

diselaraskan dengan

penelitian

road map penelitian Aktivitas diluar lingkup sistem Menentukan

Mendefinisikan dan

Hasil diskusi dan

Deskripsi dari kriteria

kriteria untuk 3 E

menjabarkan kriteria

pengamatan

3E dari sistem

(Efficiency,

untuk 3 E (Efficiency, terhadap proses

Efficiacy,

Efficiacy,

penelitian yang

Effectiveness)

Effectiveness) sistem

berlangsung

Memonitor aktifitas Monitoring terhadap 1-9 seluruh aktivitas

Pencapaian dari

Mampu melakukan

masing-masing

monitoring hingga

proses dalam batasan

aktivitas proses

sistem tetap berjalan

sistem secara terus

dalam batasan

terus menerus sesuai

menerus

sistem

dengan peran

Melakukan

Mengendalikan

Pencapaian dari

Mampu melakukan

tindakan

sistem sebagai wujud

tiap-tiap aktivitas

pengendalian sehingga

pengendalian

pengelolaan sistem

proses dalam

sistem tetap secara

secara terintergrasi

batasan sistem

terus menerus dan sesuai fungsinya



86

5.5

Validasi Model Konseptual

Validasi Model Konseptual ini dilakukan dengan cara membandingkan antara model konseptual yang sudah dibuat dengan kondisi kenyataan pada kegiatan penelitian di PNJ. Menurut Checkland dan Poulter (2006) yang dikutip dari Hardjosoekarto (2012), tahapan validasi ini bukan dimaksudkan untuk menilai kekurangan situasi problematis dalam dunia nyata, namun lebih jauh lagi bahwa model konseptual yang telah dibuat merupakan alat bantuan yang didasarkan pada sebuah sudut pandang yang murni, sementara dunia nyata diwarnai oleh beraneka ragam sudut pandang. Untuk proses validasi terhadap Konseptual Model yang sudah dibuat, penulis melakukannya dengan caramelakukan wawancara dengan Bapak Fachrudin selaku Direktur Akademik PNJ, peneliti di PNJ, dan perwakilan struktural yang ada pada Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat PNJ. Adapun hasil perbandingan dengan kenyataan yang sudah dilakukan PNJ saat ini dijelaskan melalui tabel 5.5 berikut ini:

Gambar 5.3 Konseptual Model Hasil Validasi Universitas Indonesia


87

Ada tiga perbedaaan mendasar yang dihasilkan dari proses validasi ini. Pertama, yaitu adanya penambahan pada proses yang kedua, dari hasil diskusi yang dilakukan bersama dengan stakeholder, diketahui bahwa dibutuhkannya jalinan kerjasama yang saling menguntungkan dengan dunia industri, oleh sebab itu pada tahapan ini ditambahkan proses “Menjalin kerjasama dan kemitraan dengan industri”. Kegiatan ini dimaksudkan adalah untuk menjaring industri agar bekerjasama dengan PNJ untuk menyelesaikan masalah teknis yang saat ini mereka hadapi. Caranya yaitu dengan mempresentasikan kegiatan yang bisa dilakukan oleh PNJ untuk membantu permasalahan teknis yang saat ini dihadapi dan membantu proses pengembangan industri. Dari kerjasama tersebut, maka akan muncul banyak ide dan gagasan tentang topik penelitian yang bisa dikerjakan. Atas pertimbangan tersebut, maka antara PNJ dengan industri akan saling diuntungkan, sehingga hasil penelitian berdampak langsung terhadap aplikasi keilmuan. Kedua, yaitu menghilangkan aktivitas meningkatkan reward untuk peneliti dan menggantikannya dengan aktivitas melakukan monitor atas proses dan hasil penelitian. Aktivitas peningkatan reward dihilangkan dengan pertimbangan mendasar bahwa aktivitas ini merupakan upaya untuk meningkatkan daya tarik peneliti, namun tidak berkaitan dengan proses atau kegiatan penelitian yang sedang dijalankan, dan proses ini oleh pihak manajemen PNJ diusulkan agar dikeluarkan dari sistem karena bukan merupakan kewenangan P3M sebagai pengelola penelitian. Sedangkan aktivitas monitoring terhadap proses dan hasil penelitian diusulkan oleh pihak manajemen P3M sebab aktivitas ini merupakan upaya deteksi dini terhadap kualitas penelitian yang dilakukan. Sehingga bila ada yang perlu diperbaiki ataupun ketidaksesuaian pada metodologi penelitian akan dapat segera dilakukan perbaikan, serta hasil dari aktivitas monitoring ini dapat menjadi masukan berharga untuk peneliti lainnya. Ketiga, penambahan pada proses kesembilan, yaitu proses “membuat publikasi dan seminar nasional”, hasil diskusi yang dilakukan dengan pihak stakeholder, bahwa selama ini sudah dilakukan kegiatan publikasi dan seminar nasional. Kegiatan ini biasanya diselenggarakan pada akhir atau awal tahun. Publikasi dan Universitas Indonesia


88

seminar nasional ini dilakukan dengan tujuan sebagai ajang publikasi terhadap penelitian yang telah dilakukan dan kegiatan untuk berbagi hasil penelitian antar peneliti yang ada pada universitas di seluruh Indonesia. Disamping itu, penyelenggaraan seminar nasional ini bertujuan untuk memberikan fasilitas kepada peneliti PNJ agar dapat memaparkan hasil penelitian yang telah dilakukan selama satu tahun dalam skala nasional, dan diharapkan kegiatan ini juga mampu memacu semangat dosen PNJ untuk terus berinovasi dan terinspirasi atas penelitian yang dilakukan oleh dosen lain. Proses Publikasi dan seminar nasional ini diletakkan pada proses yang keenam dengan pertimbangan bahwa proses ini merupakan proses akhir dari sebuah siklus penelitian, sehingga setelah semua bahan dan hasil penelitian dilakukan pemetaan dan pengumpulan maka langkah selanjutnya adalah dilakukannya publikasi atas hasil karya tersebut. Setelah dilakukan kajian secara mendalam, pihak stakeholder telah merasa cukup untuk proses yang lain. Proses tersebut dirasakan sudah mewakili proses yang dibutuhkan dalam membangun sebuah penelitian yang berkualitas sehingga untuk proses yang lainnya tidak perlu dilakukan perubahan dan penambahan. Untuk meperjelas proses validasi konseptual model yang sudah dilakukan sebelumnya, maka pada tabel 5.5 berikut ini akan dijelaskan perbandingan antara proses validasi dari konseptual model yang sudah dilakukan dengan aktivitas yang sudah dilakukan dan rencana yang akan dilakukan untuk mengakomodir proses tersebut.



89

Tabel 5.5 Tabel Perbandingan Konseptual Model dengan Dunia Nyata No

Aktivitas

Aktivitas Saat ini

Konseptual

Rencana

Pihak-pihak

Perubahan

yang terlibat

Menyusun



P3M



Ketua

Model 1.

Sosialisasi



Pengumuman



kegiatan

melalui pamflet

rencana

penelitian

ke masing-

kegiatan

masing jurusan

penelitian



selama satu

Diumumkan

tahun

pada website P3M

Jurusan



Melakukan evaluasi atas kegaitan sosialisasi yang sudah dilakukan



Menyusun rencana dan strategi sosialisasi kegiatan penelitian

2.

Menjalin

Aktivitas belum

kerjasama

dilakukan



Mencari industri yang

dan

potensial untuk

kemitraan

kerjasama dan

dengan

memiliki

industri

perhatian



P3M



Direkur Akademik



Direktur Kerjasama

terhadap Universitas Indonesia


90

pengembangan keilmuan 

Membuat MoU yang saling menguntungka n kedua pihak



Menggali semua kebutuhan industri yang bisa di support oleh PNJ



91

Tabel 5.5 Tabel Perbandingan Konseptual Model dengan Dunia Nyata (lanjutan) 

Pelatihan



Membuat daftar

3

Menyelenggaraka

.

n pelatihan untuk

penulisa

kebutuhan

penelitian

n

pengetahuan

proposal

pelatihan



Pelatihan









Reviewer proposal

Menyusun jadwal

Menyusun bahan pelatihan

Pelatihan penulisa

P3M

pelatihan

penulisa n laporan





n jurnal

Dokumentasi hasil penelitian

online 

4

Membentuk

Aktivitas

Menyelenggaraka

.

komunitas

belum

n Forum Diskusi

peneliti

dilakukan

atau Virtual Group



P3M



Dosen PNJ

sebagai sarana untuk diskusi 

Pembaruan jurnal Epigram dan Epiteknologi



5

Melakukan

Aktivitas

.

monitor atas

belum

monitor kegiatan

proses dan hasil

dilakukan

penelitian

penelitian



Membentuk Tim



PNJ

Melakukan kegiatan monitoring penelitian pada semua penelitian



92

yang dibiayai PNJ minimal satu kali



93

Tabel 5.5 Tabel Perbandingan Konseptual Model dengan Dunia Nyata (lanjutan) 6. Memetakan

Aktivitas



kebutuhan data, belum informasi dan

Mendata semua



P3M



Staf

kebutuhan data,

dilakukan

informasi, dan

pengetahuan

pengetahuan terkait

untuk peneliti

kegiatan penelitian 

Mengelompokkan semua data, informasi, dan pengetahuan berdasarkan hasil pemetaan



Menyebarluaskan data, informasi dan pengetahuan tersebut

7. Mengumpulkan



Laporan



Melakukan scan

hasil penelitian

hasil

terhadap semua

administ

dan membuka

penelitian

hasil penelitian

rasi P3M

luas aksesnya

yang berupa



hasil penelitian

hardcopy

sesuai dengan

dikumpul

pengelompokan

kan di

sesuai hasil pada

P3M dan

proses kelima

perpustak aan 

Softcopy dikumpul

Mengelompokkan



Menampilkan tautan softcopy hasil penelitian pada website P3M Universitas Indonesia


94

kan di

atau fasilitas TI

P3M

lainnya



95

Tabel 5.5 Tabel Perbandingan Konseptual Model dengan Dunia Nyata (lanjutan) 8 Menyediakan

Aktivitas belum

.

dilakukan

jurnal dan



Mendata kebutuhan

referensi

jurnal untuk

internasional

penelitian 

P3M



Direktu r Akade mik

Belangganan jurnal tersebut







Dosen PNJ

Menyebarluask an jurnal tersebut malalui Website P3M atau media TI lainnya

9 Menyelenggarak .



Menyelenggarak



Melakukan

an seminar

an seminar

sosialisasi

nasional dan

nasional

penyelenggara

publikasi jurnal

sekaligus

an seminar

publikasi hasil

nasional dan

penelitian PNJ

publikasi hasil

setiap awal atau

penelitian

akhir tahun



Mengundang



P3M



Direktu r Akade mik



Dosen PNJ

pemakalah dari seluruh perguruan tinggi 

Menangkap dan menyimpan Universitas Indonesia


96

semua pengetahuan yang muncul pada saat seminar dan publikasi jurnal



97

Tabel 5.5 Tabel Perbandingan Konseptual Model dengan Dunia Nyata (lanjutan)

10. Menangkap dan

Aktivitas belum



dilakukan

Melakukan



P3M



P3M



Direktur

dokumentasi

menyimpan

terhadap semua

pengetahuan

pengetahuan yang muncul pada saat proses penelitian 

Mengelola dokumentasi terhadap data, informasi dan pengetahuan untuk penelitian

11. Evaluasi



Melakukan



Penyesuaian

kegiatan

evaluasi

kembali road

penelitian

pelaksanaan

map penelitian

penelitian

dengan

selama satu

pelaksanaan

tahun

kegiatan

Akademik

penelitian dan hasil penelitian 

Menyusun sebuah rencana perubahan untuk menyesuaikan kembali


98

kegiatan penelitian dengan road map hasil penelitian 

Menyebarkan kuesioner kepada peneliti untuk saran perbaikan


99

5.6

Analisis Fitur KMS Berdasarkan Kerangka Soft System Metodology

Konseptual Model yang telah disusun merupakan sebuah sistem aktivitas manusia yang digunakan untuk mendukung aktivitas penelitian yang berkualitas dan berkelanjutan di PNJ. Sistem aktivitas manusia tersebut bukanlah sebuah hard system seperti pada sistem komputer atau sistem di sebuah mesin. Sistem aktivitas manusia yang sudah dirumuskan juga bukan merupakan sebuah fitur untuk membangun sebuah sistem KMS. Namun sistem aktivitas manusia tersebut merupakan sistem aktivitas pendukung untuk mencapai sebuah sistem ideal seperti apa yang telah dirumuskan dalam root definition. Oleh penulis, sistem aktivitas manusia akan dianalisa mengenai proses transfer knowledge apa yang sedang terjadi didalamnya dan dilakukan klasifikasi jenis knowledge apa yang dihasilkan. Kemudian dari transfer knowledge, akan diterjemahkan kedalam proses SECI. Setelah itu dilakukan analisa mengenai makanisme KM apa yang terjadi pada masing-masing sistem aktivitas manusia. Dari proses SECI dan mekanisme KM yang terjadi, dilakukan penedekatan analisa mengenai fitur KMS yang dapat digunakan untuk mewakili prosesnya, sehingga hasil akhir dari analisa ini adalah didapatkannya fitur KMS bagi masing-masing sistem aktivitas manusia. Hasil identifikasi terhadap sistem aktivitas manusia tersebut adalah sebagai berikut:



100

Tabel 5.6 Analisis Fitur KMS Berdasarkan Sistem Aktivitas Manusia (lanjutan) N

Sistem

Transform

o

Aktivitas

asi

Manusia

Pengetahu

Proses SECI

Mekanism

Fitur KMS

e KM

an 1.

Tacit -- 

Socializati

tacit

on

Tacit -- 

Socializati

tacit

on

Menyelenggara 

Tacit -- 

Socializati

kan pelatihan

tacit

on

Explicit 

Combinati

-

on

Sosialisasi



kegiatan



Rapat



Forum diskusi

penelitian 2.

Menjalin



kerjasama dan



Diskus



i

Forum diskusi

kemitraan dengan industri 3.

untuk



penelitian



Diskus



diskusi

i, berbagi



pengal



Manajem en

aman

explicit

Forum

dokumen

Berbag i dokum en

4.

Membentuk



komunitas peneliti



Tacit -- 

Socializati

tacit

on

Tacit -- 

Externaliza

explicit

tion



Diskus i





Chatting



Wiki

Penulis an ide/ pengal aman Universitas Indonesia


101

baru 5.

Melakukan



monitor atas proses dan hasil penelitian



Tacit -- 

Socializati

tacit

on

Tacit -- 

Externalisa

explicit

si



Diskus



i 

Forum diskusi

Lapora



Manaje

n hasil

men

monito

dokume

ring

n



102

Tabel 5.6 Analisis Fitur KMS Berdasarkan Sistem Aktivitas Manusia (lanjutan) 

Tacit

6

Memetakan

.

kebutuhan

--

data,

tacit

informasi dan



pengetahuan

Socializatio n



Expli



Diskusi



Analisis

Internalizati

informas

on

i



diskusi 

Wiki



Manajeme

tacit 

Expli

7

Mengumpulk

.

an hasil

cit --

penelitian dan

explic

membuka

it 



Combinatio



n 

Internalisasi 

Berbagi dokume

n

n

dokumen

Berbagi



Expli

dokume

Manajeme

cit --

n

n

tacit 

Expli

8

Menyediakan

.

jurnal dan

cit --

referensi

explic

internasional

it 

9

Membuat

.

Publikasi dan

Forum

cit --

untuk peneliti

luas aksesnya





Dokumen 

Combinatio



n 

Internalisasi 

Berbagi



Manajeme

dokume

n

n

dokumen

Pencaria



Manajeme

Expli

n

n

cit --

dokume

dokumen

tacit

n

Tacit – tacit



Socializatio



Diskusi



n

Forum diskusi

seminar nasional



103

Tabel 5.6 Analisis Fitur KMS Berdasarkan Sistem Aktivitas Manusia (lanjutan) 10 Menangka .



- tacit

p dan menyimpa

Tacit - 



n



Diskusi

Externalizati



Penulisa

on

Tacit -

pengetahua



Socialization



Combination



Internalizatio



explic

n

it 

Explic it

n 

--

Forum diskusi

n ide



Wiki

Berbagi



Manajeme

dokume

n

n

dokumen

Pencaria



Wiki



Forum

n

explic

Ide/Gaga

it 



san

Explic it

--

tacit 11 Evaluasi .

kegiatan penelitian



Tacit -  - tacit

Socialization



Diskusi



Survei

diskusi 

Survei Elektronik



104

Melalui tabel 5.6, dapat dianalisa bahwa semua proses pada SECI model telah terwakili sebagai dukungan terhadap sistem aktivitas manusia. Tinjauan terhadap masing-masing proses SECI tersebut adalah: 1. Socialization Proses socialization yang sudah dilakukan untuk kegiatan penelitian yaitu diskusi, rapat, dan sharing pengalaman dengan mendatangkan peneliti dari universitas atau lembaga penelitian lain untuk berbagi pengalaman tentang penelitian yang sudah dilakukan. Pada proses ini, sampai saat ini P3M tidak melakukan sebuah manajemen dokumentasi yang baik, sehingga knowledge yang didapatkan pada saat diskusi atau rapat tidak tersimpan sebagai sebuah pengetahuan bagi PNJ. Dukungan yang dapat diberikan KMS terhadap proses socialization tidak hanya menangkap keilmuan yang muncul, namun juga memfasilitasi transfer knowledge yang dapat dilakukan antar peneliti tanpa terbatas waktu dan tempat. Fitur KMS untuk proses ini diwakili oleh forum diskusi, chatting, dan survei. 2. Externalization Pengetahuan yang tersimpan semakin hari akan berkembang seiring dengan bertambahnya pengalaman dalam melakukan penelitian. Namun kesadaran pentingnya manajemen terhadap pengetahuan ini belum disadari sepenuhnya oleh PNJ dan dari dosen sendiri belum menyadari pentingnya menuliskan pengetahuan yang sudah mereka dapatkan dari kegiatan meneliti. Dengan adanya fasiltas KMS, diharapkan proses perubahan dari tacit menjadi explicit agar bisa dikuasai juga oleh peneliti lain akan semakin mudah. Terkait dengan proses externalization ini maka diharapkan nantinya peneliti yang memiliki ide atau gagasan bagus terkait dengan penelitian dapat sewaktu-waktu menuangkan idenya kedalam sebuah tulisan yang bisa dibaca dan diakses oleh orang banyak, sehingga ide tersebut tetap lestari dan mungkin akan berkembang seiring dengan adanya ide tambahan dari anggota lainnya. Proses Externalisasi dalam KMS ini diwakili oleh fitur wiki. Universitas Indonesia


105

3. Combination Produk yang dihasilkan dari satu siklus penelitian yaitu proposal penelitian, laporan pelaksanaan, ataupun laporan hasil penelitian adalah sebuah kekayaaan pengetahuan yang wajib untuk disimpan dan dikelompokkan sehingga memudahkan akses bagi peneliti lain. Dalam hal pengumpulan hasil penelitian, yang sudah dilakukan oleh P3M adalah pengumpulan hardcopy dari proposal dan hasil penelitian. Ada dua buah hardcopy yang wajib dikumpulkan, satu buah di P3M dan sisanya di Perpustakaan. Namun yang disimpan di P3M hanyalah hardcopy penelitian dua tahun terakhir, sementara jika hal tersebut sudah lewat dua tahun, maka akan dilakukan penyimpanan di ruang arsip. Atas kondisi yang seperti ini, menimbulkan banyak keluhan dari peneliti yaitu peneliti menjadi malas untuk mengakses hasil karya tersebut karena membutuhkan usaha yang tidak ringan. Sementara upaya menjadikan hal tersebut berbentuk softcopy mulai tahun 2012 sudah dilakukan, yaitu peneliti wajib mengumpulkan softcopy dalam bentuk CD. Namun tetap saja hal tersebut belum tersebar luas kepada peneliti lain, karena belum adanya akses ke media tersebut. Berdasar pada kondisi yang seperti ini, dibutuhkannya fitur untuk manajemen dokumen sehingga setiap peneliti bisa membaca hasil penelitian peneliti lain sekaligus adanya diskusi interaktif atas penelitian yang diunggah. 4. Internalisasi Proses internalisasi yang terjadi di diantara para peneliti adalah proses learning by doing. Proses ini biasaya terjadi pada saat peneliti memanfaatkan pengetahuan atau ide atau gagasan peneliti lain untuk menyelesaikan suatu permasalahan yang muncul. Contoh sedehananya adalah pada saat peneliti memanfaatkan teknologi atau peraltan labratorium yang baru. Biasanya peneliti ini memanfaatkan catatan atau buku panduang yang sudah dimiliki peneliti lain untuk menjalankan peralatan tersebut. Kemudian setelah membaca panduan kemudian oleh peneliti langsung dicoba ke dalam peralatan. Hal inilah yang lama kelamaan membuat peneliti



106

menjadi terampil. Untuk proses internalisasi ini fitur KMS diwakili oleh Wiki. 5.7

Pemetaan Aset Pengetahuan (Tahapan Ecology of Knowledge

Management) Pada bagian ini akan dibahas tentang tahapan analisis pengetahuan dengan menggunakan Metode Ecology of Knowledge Management. Tujuan dari pembahasan dengan menggunakan metode ini adalah untuk mengetahui aset yang tersimpan pada kegiatan penelitian di PNJ dimana dengan aset tersebut akan bermanfaat untuk keberlangsungan kegiatan penelitian. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah pemetaan terhadap aset yang berupa dokumen, informasi, dan pengetahuan. Semua proses akan dilakukan pengelompokan berdasar kebutuhan peneliti. Dari proses pemetaan tersebut, akan digolongkan apakah aset yang ada telah terdokumentasi atau belum. Jika sudah terdokumentasi, apakah dokumentasi tersebut berbentuk elektronik ataupun non elektronik. Bentuk non elektronik umumnya berbentuk hardcopy sedangkan non elektronik berbentuk softcopy yang berupa PDF atau MS. Word. Adapun hasil pemetaan aset di P3M adalah sebagai berikut: Tabel 5.7 Aset Dokumen, Informasi, dan Pengetahuan Status

No

Jenis

Terdokumentasi Tidak Elektronik

Non

Terdokumentasi

Elektronik 1.

Dokumen

persyaratan

√

√

pengajuan

√

√

penelitian 2.

Dokumen proposal



107

Tabel 5.7 Aset Dokumen, Informasi, dan Pengetahuan (lanjutan) 3.

kriteria

√

√

Dokumen prosedur dan

√

√

teknik

√

√

tawaran

√

Dokumen penilaian

4.

tata cara penelitian 5.

Dokumen penulisan

6.

Informasi

penelitian berdasarkan skema 7.

Informasi

√

tawaran

penelitian dari industri 8.

Informasi

√

pelatihan

dalam dan luar negeri 9.

Informasi

kelulusan

pengajuan

proposal

√

√

penelitian 10.

Informasi

trend

√

tentang

√

penelitian 11.

Knowledge

penulisan proposal 12.

Knowledge

√

tentang

road map penelitian 13.

Knowledge

tentang

√

√

metodologi penelitian Universitas Indonesia


108

Tabel 5.7 Aset Dokumen, Informasi, dan Pengetahuan (lanjutan) 14.

Knowledge

√

tentang

manfaat penelitian 15.

Knowledge penggalian bahan

√

tentang ide

untuk

dan judul

penelitian 16.

tentang

√

Knowledge

tentang

√

kecepatan

proses

Knowledge etika penelitian

17.

penelitian 18.

Knowledge

tentang

√

√

rujukan pustaka 19.

Knowledge

tentang

penggunaan

peralatan

lab

dan

√

sarana

penelitian yang lain 20.

Knowledge

√

tentang

penulisan laporan akhir

Dari tabel di atas, diketahui bahwa ada beberapa aset yang belum terdokumentasi. Untuk aset knowledge yang sudah terdokumentasi antara lain yaitu knowledge tentang metodologi penelitian, knowledge tentang rujukan pustaka, dan knowledge tentang penggunaan peralatan lab. Sebagian tersimpan dalam bentuk elektronik dan sebagian lagi non elektronik. Untuk aset yang tersimpan dalam bentuk elektronik hanya tersimpan dalam bentuk resensi saja yaitu bisa didapatkan pada Universitas Indonesia


109

aplikasi perpustakaan, sedangkan dalam bentuk buku secara utuh masih tersimpan di perpustakaan. Kendala yang muncul untuk knowledge yang sudah tersimpan ini adalah bahwa knowledge tersebut jarang diakses oleh peneliti. Hal ini cukup bisa dimaklumi karena akses datanya yang relatif susah, sementara fasilitas yang ada seperti aplikasi perpustakaan tidak dibuka untuk umum sehingga membuat peneliti cukup susah bila harus datang ke perpustakaan untuk mencari referensinya. Aset yang berbentuk dokumen, saat ini telah terdokumentasi, baik secara elektronik maupun non elektronik. Aset non elektronik terdokumentasi dalam bentuk buku panduan penelitian yang bisa didapatkan di ruangan P3M. Dokumen panduan penelitian ini lengkap, dimana didalamnya memuat semua dokumen yang dibutuhkan untuk kegiatan penelitian. Dokumen panduan penelitian yang ada dibedakan berdasarkan skema penelitian yang ingin diajukan oleh peneliti. Sedangkan untuk aset yang berbentuk informasi ada tiga buah aset yang belum terdokumentasi yaitu informasi tawaran penelitian dari industri, informasi tawaran pelatihan dalam dan luar negeri, serta informasi tentang trend penelitian. Selama ini informasi trend penelitian belum disediakan dengan baik oleh pihak P3M, padahal informasi ini merupakan informasi yang bermanfaat bagi peneliti, dan peneliti sendiri mengakui bahwa trend penelitian sangat bermanfaat untuk mengetahui mengenai trend penelitian kedepan. Sedangkan informasi untuk tawaran judul penelitian, sering kali pihak P3M ataupun pihak manajemen PNJ mendapatkan tawaran dari institusi penelitian lain ataupun dari pihak industri untuk mengerjakan suatu judul yang sesuai dengan kebutuhan pihak yang berkepentingan. Informasi ini tidak disebarluaskan kepada peneliti lainnya sehingga masih banyak yang belum mengerti peluang ini. 5.8

Klasifikasi Jenis Knowledge Berdasarkan Aset Pengetahuan

Setelah semua aset dianalisa dengan metode Ecology of Knowledge Management, maka langkah selanjutnya adalah dilakukannya pengelolaan lanjutan untuk aset yang berbentuk knowledge. Sedangkan untuk aset yang berbentuk informasi dan dokumen, maka pengelolaannya akan diberikan fitur secara khusus di dalam Universitas Indonesia


110

KMS. Analisa lanjutan terhadap knowledge tersebut yaitu dengan melakukan kategori terhadap knowledge tersebut yaitu apakah termasuk kategori tacit knowledge ataupun explicit knowledge. Tabel 5.8 Kategori Aset Knowledge No

1.

Pengetahuan

Knowledge

tentang

Tacit

Explicit

Knowledge

Knowledge √

penulisan

proposal 2.

Knowledge

tentang

map

√

metodologi

√

manfaat

√

road

penelitian 3.

Knowledge

tentang

penelitian 4.

Knowledge

tentang

penelitian 5.

Knowledge tentang penggalian ide

√

dan bahan untuk judul penelitian 6.

Knowledge tentang etika penelitian

7.

Knowledge tentang kecepatan proses

√ √

penelitian 8.

Knowledge tentang rujukan pustaka

√

9.

Knowledge

√

tentang

penggunaan

peralatan lab dan sarana penelitian yang lain 10. Knowledge

tentang

√

penulisan

laporan akhir



111

Dari hasil analisa terhadap knowledge, hanya dua knowledge yang masuk kedalam tacit knowledge yaitu knowledge tentang penggalian ide dan bahan untuk judul penelitian dan knowledge tentang kecepatan proses penelitian. Knowledge tentang penggalian ide dan bahan untuk judul penelitian merupakan kemampuan yang diperoleh seseorang karena orang tersebut telah lama melakukan kegiatan penelitian sehingga ide dan gagasan baru untuk judul dan materi penelitian selalu muncul. Kemampuan ini bukan kemampuan yang dengan cepat mudah dipelajari oleh peneliti yang baru memulai kegiatan penelitian, kemampuan ini membutuhkan waktu yang cukup agar menjadi terampil. Hal yang sama berlaku juga untuk knowledge tentang kecepatan proses penelitian. Seorang yang sudah lama meneliti, akan dengan mudah memprediksi kapan penelitian yang dilakukan selesai. 5.9

Analisis Fitur KMS Untuk Explicit Knowledge Dari semua knowledge yang masuk dalam kategori explicit knowledge,

dilakukan identifikasi lebih lanjut dengan transformasi knowledge yang terjadi didalamnya, apakah bisa ditranformasikan menjadi tacit atau tetap explicit. Hal ini dilakukan untuk mengetahui proses SECI yang terjadi. Dari proses SECI tersebut maka akan diketahui fitur KMS yang mendukungnya. Hasil analisa Fitur KMS untuk explicit knowledge ditunjukkan pada tabel 5.9 di bawah ini: Tabel 5.9 Analisa Fitur Berdasarkan Explicit Knowledge No 1.

Explicit Knowledge Knowledge

tentang 

penulisan proposal 2.

Knowledge

tentang 

road map penelitian 3.

Knowledge

tentang 

metodologi penelitian

Transformasi Explicit 

Proses SECI Combination

Fitur KMS 

explicit Explicit

dokumen Combination



explicit Explicit 

Manajemen

Manajemen dokumen

Combination



explicit

Perpustakaan online



112

Tabel 5.9 Analisa Fitur Berdasarkan Explicit Knowledge (lanjutan) 4.

tentang 

Knowledge

manfaat penelitian 5.

tentang 

Knowledge etika penelitian

6.

rujukan pustaka 7.

Knowledge penggunaan lab

dan

Combination



explicit Explicit 

Explicit 

Combination



peralatan

Explicit

Manajemen dokumen

Combination



explicit tentang 

Manajemen dokumen

explicit tentang 

Knowledge

Explicit 

Perpustakaan online

Internalization



Wiki

Combination



Manajemen

tacit

sarana

penelitian yang lain 8.

Knowledge

tentang 

penulisan laporan akhir

Explicit  explicit

dokumen

Berdasarkan tabel 5.9, bahwa untuk explicit knowledge yang ada dapat disimpulkan

bahwa untuk knowledge tentang penggunaan peralatan lab dan

sarana penelitian lainnya merupakan sebuah hasil kreasi tacit knowledge dari explicit knowledge. Praktek proses KM yang sering dilakukan oleh peneliti adalah mereka melakukannya secara learning by doing, dimana peneliti ini mempunyai dasar teori tentang peralatan yang akan digunakan kemudian dengan cara menggabungkan dasar keilmuan yang dimiliki tersebut peneliti mempraktekkan langsung ke alat, sehingga semakin lama mereka mengerti tentang penggunaan alat tersebut dan seluk beluk tentang penggunaan peralatan tersebut. Sedangkan untuk explicit knowledge yang lainnya hanya dapat dirubah menjadi bentuk explicit yang lain. Fitur KMS yang dihasilkan untuk analisa explicit knowledge yaitu manajemen dokumen, perpustakaan online, dan wiki. 5.10

Analisis Fitur KMS Untuk Tacit Knowledge



113

Bagian ini akan membahas analisis terhadap pengetahuan tacit yang digunakan pada proses penelitian di PNJ. Sesuai dengan kerangka dari Ecology of Knowledge Management, langkah dalam mengelola pengetahuan tacit ini adalah dengan menggolongkan apakah pengetahuan tacit yang ada bisa diolah menjadi pengetahuan explicit dan seberapa penting pengetahuan tersebut untuk diolah menjadi explicit. Bila tidak bisa diolah menjadi explicit, maka akan tetap menjadi pengetahuan tacit hanya yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi orang kunci yang bisa memahami knowledge tersebut. Sedangkan untuk tacit knowledge yang bisa dirubah menjadi explicit maka akan dianalisa mekanisme KM dan proses SECI yang digunakan.



114

Tabel 5.10 Analisa Pengetahuan Tacit Pengetahuan Tacit

Knowledge tentang

Bisakah dibuat

Kenapa harus dibuat

Identifikasi

explicit

explicit

Orang Kunci

Bisa



-

Knowledge ini merupakan

penggalian ide dan

kelimuan yang langka di

bahan untuk judul

PNJ sehingga bila dikelola

penelitian

maka

akan

Pr

 E

menjadi

sumber ide untuk peneliti lain 

Menjadi dorongan untuk peneliti lain yang masih belum

ada

ide

untuk

meneliti Knowledge tentang

Tidak

-

Peneliti dengan

kecepatan proses

pengalaman

penelitian

meneliti lebih dari sepuluh tahun





So

115

Dari kedua knowledge yang termasuk tacit knowledge, didapatkan bahwa ada satu buah knowledge yang bisa dirubah menjadi explicit knowledge yaitu untuk knowledge tentang penggalian ide dan bahan untuk penelitian. Dapat dilakukannya perubahan menjadi explicit ini didasarkan pertimbangan bahwa keilmuan tersebut memang didapatkan dari sebuah proses yang panjang karena pengalaman seseorang dalam melakukan penelitian. Namun meskipun demikian, keilmuan yang diperoleh melalui proses yang panjang tersebut, bukanlah hal yang susah untuk dibagikan kepada orang lain, hanya memang karena selama ini yang terjadi adalah tidak adanya media atau sarana untuk membagikan hal tersebut. Sehingga perlu sebuah fasilitas baik itu forum diskusi maupun fasilitas TI lainnya yang bisa menjaga keilmuan tersebut. Sedangkan untuk knowledge tentang kecepatan proses penelitian dikategorikan tacit knowledge yang tidak bisa dirubah menjadi explicit knowledge karena knowledge tersebut bukanlah knowledge yang dengan mudah untuk dibagikan kepada orang lain, didokumentasikan, dikategorikan dan dijelaskan. Memerlukan waktu dan pengalaman yang cukup lama untuk bisa menguasai keilmuan ini. Tindak lanjut atas keilmuan ini adalah dibiarkan tetap menjadi tacit hanya dilakukan identifikasi atas orang yang menguasai keilmuan tersebut. Dari hasil identifikasi yang ada, didapatkan bahwa individu yang menguasai knowledge sesuai dengan spesifikasi seperti dimaksud yaitu peneliti dengan pengalaman lebih dari sepuluh tahun telah menguasai knowledge tersebut. 5.11

Identifikasi Infrastruktur Knowledge Management

Pada tahapan ini, akan dilakukan identifikasi terhadap infrastruktur KM yang digunakan sebagai dukungan terhadap pelaksanaan proses KM dan kesuksesan terhadap pelaksanaan implementasi KMS. Adapun analisis infrastruktur akan dilakukan terhadap budaya organisasi, struktur organisasi, infrastruktur TI, dan lingkungan fisik. 5.11.1 Budaya Organisasi Budaya berbagi pengetahuan dalam sebuah organisasi akan membantu mempercepat proses pertukaran dan penyimpanan pengetahuan. Dengan budaya Universitas Indonesia


116

pengetahuan ini maka keilmuan akan tetap lestari dan dapat berkembang dengan baik. Penilaian terhadap budaya pengetahuan di PNJ dilakukan dengan melakukan wawancara kepada personil yang terlibat penelitian. Semua responden menyatakan bahwa budaya berbagi pengetahuan di PNJ masih rendah, hampir tidak ada forum diskusi yang secara khusus memfasilitasi pertukaran pengetahuan antar peneliti. Namun, meskipun demikian semua beranggapan bahwa tingkat kepentingan terhadap pengelolaan pengetahuan di PNJ sangat penting dan harus dilakukan pengelolaan dengan baik. Pihak manajemen PNJ telah menyatakan bahwa pengetahuan adalah hal yang sangat

penting

sehingga

harus

dikelola

secara

berkesinambungan

dan

disebarluaskan sehingga dapat diterima seluruh peneliti. Meskipun bentuk dukungan sampai saat ini belum teraplikasi dalam kegiatan sehari-hari, namun pihak PNJ mendukung siapa saja yang ingin berkontribusi dalam peningkatan pengetahuan. Sementara dari pihak peneliti terutama dalam hal motivasi untuk mencari dan membagi pengetahuan layak untuk diberikan dukungan. Meskipun saat ini hanya ada satu jurusan di PNJ yaitu jurusan Administrasi Niaga yang mulai membudayakan untuk berbagi pengetahuan. Namun hal ini sudah selayaknya diapresiaikan dan diberikan dukungan dengan baik oleh PNJ, sehingga juga bisa menjadi contoh bagi peneliti lainnya. 5.11.2 Struktur Organisasi Setelah melakukan observasi di PNJ dan P3M, dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi di PNJ dan P3M tergolong struktur yang tersentraliasasi. Pengambilan keputusan yang berhubuang dengan kegiatan penelitian menjadi wewenang Pembantu Direktur Bidang Akademik dan Kepala P3M. Bentuk organisasi dengan karakteristik perguruan tinggi seperti PNJ ini hanya akan berpengaruh pada saat pengembilan keputusan yang berkaitan dengan kebijakan. Namun untuk sebuah proses bagaimana perputaran pengetahuan dijalankan, akan tidak banyak berpengaruh. Hal ini disebabkan karena dosen selaku peneliti tidak banyak terikat



117

dengan struktur organisasi yang ada dan kedudukan dosen terhadap struktur tersebut tidak mengikat secara langsung. 5.11.3 Infrastruktur TI Pusat Komputer (Puskom) adalah unit khusus di PNJ yang mempunyai tugas mengelola infrastruktur dan sistem informasi yang saat ini digunakan untuk dukungan operasional PNJ. Analisis terhadap infrastruktur TI dilakukan dengan cara observasi langsung dan wawancara kepada staf TI. PNJ memiliki sepuluh titik jaringan yang saling terhubung, dimana tiap titik tersebut mewakili masingmasing jurusan dan unit di PNJ. Sebagai penghubung antar titik tersebut maka digunakan teknologi Virtual Private Network (VPN), dimana teknologi yang digunakan yaitu Multi Protocol Label Switching (MPLS) dengan kecepatan 1 Mbps. Disamping itu, untuk kebutuhan internet, selama ini PNJ memenuhinya dengan cara terhubung dengan UI yaitu dengan bandwidth sebesar 2 Mbps. Untuk memenuhi kebutuhan infrastruktur KMS, maka analisa dilakukan dengan melihat dari sisi bagaimana KMS terhubung, ragam data dan informasi yang saat ini digunakan, dan artefak atau tempat penyimpanan dokumen yang saat ini digunakan. KMS akan dibangun dengan menggunakan koneksi internet. Sehingga dosen tidak hanya dapat mengaksesnya pada saat dikantor saja, namun pada saat mereka berada diluar kantor pun juga dapat mengakses KMS tersebut. Keragaman data dan informasi yang berhubungan dengan KMS dan saat ini digunakan PNJ adalah mengenai buku perpustakaan, database penelitian, dan dokumen penelitian baik elektronik maupun non elektronik. Sehingga saat ini ada dua macam repository, yaitu elektronik dalam bentuk PDF atau MS. Word dan repository Non elektronik yang disimpan dalam almari P3M dan masing-masing peneliti.



118

Web server

Database akademik

E-learning

Perpustakaan

Internet (FO UI)

Internet Router

Sentral

Manageable switch

Jur Mesin

Manageable switch

Jur Elektro

Manageable switch Manageable switch

Jur Sipil

Jur Akuntansi

Manageable switch Manageable switch

Jur Administrasi niaga

Perpustakaan

Manageable switch

Gedung akademik

Gambar 5.4 Arsitektur Jaringan PNJ 5.11.4 Lingkungan Fisik Dalam

melakukan

observasi

terhadap

lingkungan

fisik,

maka

penulis

melakukannya dengan cara observasi secara langsung ke ruangan-ruangan yang biasa dipakai untuk pelaksanaan proses KM di PNJ. Pada gedung Direktorat PNJ di lantai 2 yaitu ruangan P3M, terdapat dua ruang yang sering digunakan sebagai tempat rapat, training dan evaluasi kegiatan penelitian. Ruang tersebut tepatnya berada pada ruangan P3M dan ruang rapat kecil samping ruang P3M. Sementara untuk diskusi pada tingkat jurusan, di tiap-tiap jurusan memiliki dua ruangan yang bisa dipakai sebagai dukungan terhadap proses KM. Dari ketersediaan lingkungan fisik yang digunakan sebagai dukungan terhadap proses KM, maka ruangan yang ada sudah saat ini dirasakan cukup baik sebagai dukungan infrastruktur fisik.



119

5.12

Tinjauan Fitur KMS Berdasarkan KM Solution dan Foundation

Setelah semua tahapan pada kerangka pikir penelitian dilakukan, maka didapatkan kesimpulan akhir berupa fitur untuk KMS. Bila digambarkan sesuai dengan diagram SECI, maka dihasilkan akhir fitur KMS adalah sebagai berikut:

Gambar 5.5 Pemetaan Fitur ke Dalam Proses SECI Dari gambar tersebut terlihat bahwa semua proses SECI memiliki keterwakilan dalam fitur KMS. Sehingga proses KM yang terjadi akan berlangsung secara terus menerus. Kemudian, dari hasil analisa terhadap SECI proses tersebut serta analisis sebelumnya, maka dapat dilakukan mapping kedalam KM solution dan foundation untuk mengetahui terpenuhinya persyaratan proses KM di PNJ. Adapun hasil pemetaannya adalah sebagai berikut:



120

Gambar 5.6 Pemetaan terhadap KM solution dan foundation Dari gambar tersebut terlihat bahwa semua tahapan mulai dari KM Infrasturktur, KM Mechanism dan Technologies, KM Systems, dan KM Proses telah terpenuhi unsur-unsurnya. 5.13

Perancangan Knowledge Management System

Pada tahapan sebelumnya dimana telah dilakukan analisis yang menghasilkan fitur KMS. Kebutuhan tersebut merupakan bagian dari requirement untuk merancang aplikasi KMS. Dari fitur KMS yang dihasilkan, akan dilakukan perancangan kebutuhan KMS baik secara fungsional maupun non fungsional. 5.13.1 Kebutuhan Fungsional Knowledge Management System Bagian ini akan digambarkan bagaimana relasi antara sistem dengan objek diluar sistem. Relasi tersebut bermanfaat untuk melihat kebutuhan fungsional dari sistem



121

KMS yang akan dibangun. Penggambaran antara actor dan sistem dapat dilihat seperti berikut ini:

Gambar 5.7 Use Case Diagram KMS Universitas Indonesia


122

Pada gambar 5.7 dapat diketahui bahwa ada sepuluh use case yang merupakan fitur dasar dari KMS. Actor merupakan orang yang berhubungan dengan sistem KMS, dimana dalam gambar di atas dituliskan sebagai user. Dalam pelaksanaannya user ini adalah peneliti. Sedangkan administrator atau admin merupakan orang yang berperan dalam pengaturan sistem KMS. Dalam pelaksanaannya admin ini nantinya adalah staf P3M. 5.13.1.1 Activity Diagram Mencari Pengetahuan

Gambar 5.8 Activity Diagram Mencari Pengetahuan Pada saat login ke dalam aplikasi pertama kali, pengguna dapat memasuki menu pencarian pengetahuan. Aktivitas pencarian pengetahuan ini dapat dilakukan oleh user secara umum yang ingin melakukan eksplorasi terhadap KMS. Cara pencarian pengetahuan ini dilakukan dengan cara memasukkan key word pada kategori untuk mendapatkan pengetahuan yang dikehendaki dan akan muncul hasil berupa daftar pengetahuan yang sesuai dengan kategori pencarian tersebut. Universitas Indonesia


123

5.13.1.2 Activity Diagram Mengisi Survei

Gambar 5.9 Activity Diagram Mengisi Survei Aktivitas ini adalah kegiatan survei yang ingin dilakukan oleh P3M untuk mengetahui perkembangan penelitian di PNJ. User dapat mengisi survei dengan login terlebih dahulu dan memilih menu survei. Kemudian setelah masuk ke menu survei bisa melakukan pengisian survei dan menyimpan survei yang sudah diisi.



124

5.13.1.3 Activity Diagram Mencari Buku

Gambar 5.10 Activity Diagram Mencari Buku Sesuai dengan hasil analisa sebelumnya, bahwa aplikasi perpustakaan akan terhubung dengan KMS ini. Hal ini dilakukan untuk memudahkan peneliti dalam mendapatkan referensi dari buku-buku perpustakaan yang bermanfaat untuk proses penelitian. Setelah peneliti melakukan login, peneliti dapat langsung memasuki menu perpustakaan untuk kemudian dapat melakukan pencarian buku sesuai dengan cara memasukkan kata kunci pada kriteria-kriteria pencarian buku yang dikehendaki.



125

5.13.1.4 Activity Diagram Mengelola Artikel

Gambar 5.11 Activity Diagram Mengelola Artikel Wiki merupakan media yang digunakan untuk mengelola artikel. Dalam menggunakan aplikasi wiki, user dapat langsung login dan kemudian masuk ke menu wiki dan memilih jurusan. Dari menu wiki yang ada dua hal yang user lakukan yaitu mencari artikel dan menambah artikel. Pada saat menambah artikel, Universitas Indonesia


126

user melalui pengetahuan yang dimiliki dapat menambah artikel. Artikel yang dituliskan tersebut disimpan dalam KMS untuk kemudian dapat dibaca oleh user lainnya. Sedangkan pada saat proses mencari artikel, selain membaca artikel tersebut, user dapat melakukan kegiatan menghapus artikel khusus artikel yang sudah dia tuliskan kemudian melakukan edit atas artikel yang sudah ditulis. 5.13.1.5 Activity Diagram Mengelola Dokumen

Gambar 5.12 Activity Diagram Mengelola Dokumen Penelitian



127

Dokumen penelitian yang dimanfaatkan oleh user, berbentuk jurnal, dan dokumen penunjang kegiatan penelitian seperti yang sudah dijelaskan dalam analisa sebelumnya.User setelah login dapat langsung memilih menu dokumen. Dari menu dokumen tersebut, user mendapatkan dua pilihan dokumen yaitu jurnal atau dokumen penelitian. Menu jurnal, user dimungkinkan untuk menambahkan koleksi jurnal pribadi sedangkan menu dokumen penelitian, user hanya dapat mengunduh dokumen yang disediakan P3M. 5.13.1.6 Activity Diagram Mengikuti Forum Diskusi

Gambar 5.13 Activity Diagram Mengikuti Forum Diskusi Universitas Indonesia


128

Bila ingin melakukan aktivitas diskusi dalm forum KMS, maka user dapat melakukannya dengan mudah. Langkahnya yaitu setelah user login, maka user memilih menu forum diskusi. Dalam forum diskusi tersebut ada dua aktivitas yang bisa dilakukan, yaitu membuat diskusi yang baru atau mencari topik diskusi yang menarik. Pada saat mencari forum diskusi yang menarik, maka user dapat sekedar membaca diskusi tersebut atau ingin ambil bagian dalam memberikan pendapat ke forum. Aktivitas memberikan pendapat dalam diskusi atau membuat topik baru dalam diskusi selalu diakhiri dengan penyimpanan topik. 5.13.1.7 Activity Diagram Mengikuti Chatting

Gambar 5.14 Activity Diagram Melakukan Chatting Setelah login, kemudian user memilih menu chatting untuk melakukan komunikasi secara real time kepada peneliti lain yang sedang online. Sebagai ID Universitas Indonesia


129

untuk melakukan chattingini adalah username dari peneliti. Setelah masuk kedalam menu chatting maka di daftar kontak chatting akan muncul peneliti yang sedang online. 5.13.1.8 Activity Diagram Input Survei

Gambar 5.15 Activity Diagram Input Survei Aktivitas ini merupakan aktivitas yang hanya dilakukan oleh admin. Pada saat P3M akan melakukan survei terhadap perkembangan atau hal lainnya terkait penelitian, maka admin melakukan upload materi survei ke dalam KMS. Setelah login sebagai admin, maka dapat langsung masuk ke survei dan memilih menu input survei.



130

5.13.1.9 Activity Diagram Menambahkan Dokumen Penelitian

Gambar 5.16 Activity Diagram Menambahkan Dokumen Penelitian Penambahan dokumen penelitian juga aktivitas yang hanya bisa dilakukan oleh admin. Setiap ada dokumen penelitian yang baru dan akan ditambahkan ke dalam sistem, maka yang dilakukan admin adalah melakukan upload ke dalam KMS. Setelah login sebagai admin, maka dapat langsung masuk ke menu dokumen dan memilih menu dokumen penelitian. Kemudian dokumen dapat ditambahkan sesuai dengan skema penelitian.



131

5.13.1.10 Activity Diagram Mengelola Pengguna

Gambar 5.17 Activity Diagram Mengelola Pengguna Aktivitas mengelola user hanya dapat dilakukan oleh admin. Dalam melakukan pengelolaan terhadap fitur ini, admin harus terlebih dahulu login ke dalam KMS kemudian masuk ke dalam menu administrasi user. Dari menu ini admin memiliki dua pilihan yaitu untuk menambah profil user dan mengubah profil tersebut. Profil user berisikan daftar user yang dapat mengakses KMS dan disesuaikan dengan hak aksesnya. Pada masing-masing halaman dalam KMS terdapat fungsi Universitas Indonesia


132

view, write, edit, dan delete. Bagian akhir dari aktivitas ini adalah dilakukannya penyimpanan terhadap profil user. 5.13.2 Desain Knowledge Management System Perancangan terhadap desain KMS selanjutnya adalah dengan melakukan perancangan terhadap Skema Basis data/Logical Record Structure, arsitektur sistem, infrastruktur, dan perancangan user interface. Pada bagian ini, akan membahas secara khusus tentang perancangan desain dari KMS. 5.13.2.1 Perancangan Skema Basis Data/Logical Record Structure Perancangan terhadap skema basis data KMS dibagi menjadi tiga modul utama yaitu modul chat, modul survei, dan modul forum. Pembagian ini didasarkan atas keterhubungan antar fungsi modul. Modul chat digunakan untuk fungsi chatting. Modul survei digunakan untuk fungsi survei, sedangkan modul forum digunakan untuk fungsi forum diskusi, manajemen dokumen, dan wiki. Secara lebih jelas perancangan terhadap skema basis data/Logical Record Structure (LSR) untuk aplikasi KMS ditunjukkan seperti gambar berikut.



133

Gambar 5.18 Skema Basis Data/Logical Record Structure KMS Universitas Indonesia


134

Penjelasan untuk masing-masing modul pada LSR diatas adalah pertama modul chat, yaitu terdiri dari tiga tabel yang saling berelasi yaitu tabel ref_users, tabel chat, dan tabel ref_chat_room. Tabel ref_users berisikan seluruh nama pengguna KMS yang dapat melakukan chatting. Tabel ref_chat_room berisikan room yang dapat diakses pengguna untuk melakukan chatting, sedangkan tabel chat merupakan tabel transaksi antara user dengan chat room. Relasi antara tabel ref_user dengan ref_chat_room merupakan relasi many to many, dimana satu user dapat mengakses banyak chat room, dan sebaliknya. Namun karena relasi ini membutuhkan tabel chat, sehingga terjadi relasi antara tabel ref_user dengan tabel chat yaitu one to many, dan relasi antara tabel chat dengan tabel transaksi ref_chat_room yaitu many to one. Disamping itu, user dapat melakukan chatting dengan user yang lainnya tanpa melalui tebel ref_chat_room. Pada kondisi user melakukan chatting dengan user yang lainnya, nilai tabel ref_chat_room adalah null, sedangkan untuk nilai from dan to berisikan id_user dari orang yang melakukan chatting. Kedua yaitu modul survei terdiri atas lima tabel, yaitu tabel ref_user, tabel jawaban_user, tabel ref_jawaban, tabel ref_pertanyaan, dan tabel ref survei. Tabel ref_user berelasi secara langsung dengan tabel ref_jawaban, dimana relasi antar keduanya adalah relasi many to many. Namun relasi tersebut membutuhkan tabel transaksi yang lain yaitu tabel jawaban_user, tabel tersebut digunakan untuk menyimpan jawaban dari user. Sedangkan tabel survei berelasi one to many dengan tabel ref_pertanyaan, yaitu satu buah survei terdiri dari banyak pertanyaan. Tabel ref_pertanyaan berelasi one to many dengan tabel ref_jawaban, dimana satu pertanyaan memiliki banyak jawaban. Ketiga yaitu modul forum diskusi terdiri dari tabel ref_user, tabel ref_forum_user, tabel forum_posting, tabel forum_file, tabel forum_topik, tabel forum_messages, tabel forum_category, dan tabel forum_status_user. Tabel ref_forum_user berisikan data pribadi dari user tersebut seperti avatar, status moderator, gender, alamat, dan jumlah posting. Tabel forum_forum_posting berisikan transaksi seperti pembuat topik dan balasan atas topik tersebut. Tabel forum_file digunakan untuk menyimpan deskripsi dari file seperti nama file, ukuran file, dan siapa yang Universitas Indonesia


135

upload. Tabel forum_topik digunakan untuk menyimpan deskripsi dari topik seperti judul, berapa jumlah posting, dan berapa yang sudah melihat. Tabel forum_messages berisikan posting yang di tampilkan oleh user. Tabel ref_forum_category berisikan apakah posting dari user termasuk ke dalam kategori

wiki,

forum

diskusi,

atau

manajemen

dokumen.

Tabel

ref_forum_status_user berisikan status dari user, apakah sebagai moderator atau sebagai user biasa. 5.13.2.2 Perancangan Arsitektur Knowledge Management System Arsitektur KMS yang didesain terdiri atas tiga layer yaitu presentation layer, bussines layer, dan data layer. Berikut ini merupakan gambar arsitektur dari KMS penelitian.

Gambar 5.19 Arsitektur Knowledge Management System Universitas Indonesia


136

Sesuai dengan gambar 5.19 di atas, bagian presentation layer terdiri dari komponen yang berguna untuk berinteraksi dengan user. Secara umum, komponen ini menjadi penghubung antara user dengan business logic pada business layer. Presentation layer mengandung komponen antara lain web user interface (Web UI) dan presentation logic components. Presentation logic components merupakan platform teknologi yang digunakan untuk pembuatan user interface, untuk KMS ini dikembangkan dengan menggunakan teknologi PHP. Pada business layer berisikan fitur utama dari sistem yang akan dibangun serta penggabungan dari business logic yang saling berhubungan. Pada perancangan KMS ini business layer yang dikembangkan terdiri atas chatting, wiki, survei, manajemen dokumen, dan forum diskusi. Bagian data layer merupakan bagian yang menyediakan akses kepada data source. Layer terdiri atas data access components, service agents, dan data helpers/utilities yang terhubung dengan data source yaitu database KMS dan database perpustakaan. 5.13.2.3 Perancangan Infrastruktur Knowledge Management System Perancangan terhadap infrastruktur KMS yang dikembangkan menggunakan infrastruktur yang saat ini digunakan oleh PNJ. Infrastruktur yang akan dimanfaatkan meliputi jaringan, hardware, dan operating system. KMS dipersiapakan untuk dapat diakses oleh kurang lebih lima ratus pengguna secara bersamaan, dan aplikasi yang dikembangkan berbasis open source. Atas pertimbangan tersebut maka web server yang digunakan adalah apache web server dan database yang dipakai adalah MySQL, sedangkan untuk aplikasi pada sisi client akan menggunakan web browser untuk memudahkan akses terhadap aplikasi KMS sehingga untuk kebutuhan software dan hardware KMS dapat diklasifikasikan seperti tabel 5.11 berikut ini.



137

Tabel 5.11 Kebutuhan Minimum Hardware dan Software Kebutuhan Minimum Komponen

Web Server

Database Server

Client Computer

Hardware Processor

64 bit, Core 2 64 bit, Core 2 Core

Duo,

Duo

Duo

GHz

Memory/RAM

2 GB

2 GB

1 GB

Harddisk

500 GB

500 GB

500 GB

Sistem Operasi

Win Server 2003

Win Server 2003

Win XP, SP 3

Software Operation

Apache

1,3

Software

Web MySQL

Web Browser

Server

Atas pertimbangan efektifitas dan kemudahan akses dari KMS ini, maka KMS dapat diakses melalui jaringan internet dan intranet. Sehingga user dapat mengakses KMS ini dari mana saja. Atas pertimbangan tersebut, maka topologi infrastruktur untuk KMS adalah sebagai berikut:

KMS Router

Firewall

Perpustakaan

Gambar 5.20 Infrastruktur KMS Universitas Indonesia


138

5.13.2.4 Perancangan User Interface Knowledge Management System Perancangan User Interface ini akan menjelaskan alur menu pada KMS dan perancangan terhadap layar KMS. Alur halaman KMS akan dijelaskan dengan menggunakan windows navigation. Diagram navigasi ini menggambarkan seluruh halaman yang ada pada KMS. Perancangan alur halaman dengan menggunakan diagram windows navigation ditunjukkan seperti gambar 5.21 berikut ini.



139

Gambar 5.21 Rancangan Diagram Windows Navigation KMS


134 Pada saat membuka aplikasi KMS, pertama kali yang muncul di layar adalah layar login. Bagian ini berfungsi untuk melakukan autentifikasi terhadap user yang akan mengakses KMS. Setelah proses autentifikasi berhasil, maka tampilan layar yang muncul adalah beranda KMS. Setelah masuk kedalam aplikasi KMS, maka akan bisa dilihat status dari user, yaitu apakah user yang mengakses berstatus sebagai admin atau user biasa. Bila pengakses berstatus sebagai user maka pada halaman beranda akan muncul fitur KMS antara lain yaitu survei, perpustakaan, wiki, dokumen, forum diskusi, dan chatting. Bila akses dilakukan oleh admin maka tampilan layar beranda hampir sama seperti user hanya perbedaannya yaitu adanya fitur user, yaitu untuk mengelola pengguna KMS. Pada halaman survei, pada admin terdapat halaman input survei dan pada halaman dokumen yaitu adanya halaman untuk upload dokumen penelitian. Halaman survei elektronik terdiri atas empat halaman yaitu cari survei, input survei, isi survei, dan hasil survei. Untuk halaman input survei, merupakan preferensi admin, sehingga halaman ini akan muncul bila KMS diakses oleh admin. Halaman perpustakaan merupakan halaman untuk mencari koleksi bukubuku yang ada di perpustakaan PNJ. Halaman inilah yang menghubungkan aplikasi KMS dengan aplikasi perpustakaan. Halaman wiki adalah halaman yang digunakan peneliti untuk melakukan penulisan artikel. Halaman ini terdiri atas tiga halaman lain yaitu pilih jurusan, cari artikel, dan membuat atau mengedit artikel. Halaman dokumen merupakan halaman yang digunakan untuk input jurnal dan mengakses jurnal serta akses dokumen penelitian. Halaman ini terdiri atas dua halaman lain yaitu cari dokumen dan simpan dokumen. Halaman forum diskusi merupakan halaman yang digunakan bila user ingin melakukan diskusi dengan user lainnya. Halaman ini berisikan pilihan dalam melakukan diskusi dengan berbagai judul diskusi dan user dapat memilih judul sesuai dengan yang dikehendaki. Masing-masing user dapat menambahkan judul diskusi baru untuk berdiskusi dengan user dengan judul baru. Halaman chatting merupakan halaman yang digunakan user bila ingin melakukan chatting dengan user lainnya yang pada saat yang sama sedang online.

140 Perancangan model ..., Muhammad Nor Prayoga, Fasilkom UI, 2014

141

Implementasi terhadap use case, diagram activity, dan windows navigation yang sudah rancang sebelumnya yaitu dibuatnya perancangan sebuah rancangan layar dari fitur-fitur KMS. Adapun rancangan layar terhadap fitur KMS yang sudah disusun adalah sebagai berikut: 1. Beranda

Gambar 5.22 Tampilan Beranda Tampilan layar utama ini berisikan seluruh fitur yang dimiliki KMS. Disamping itu, pada layar ini terdapat juga menu-menu lain seeprti FAQ, Help, dan fasilitas search. FAQ berisikan daftar pertanyaan yang sering diajukan oleh user terkait dengan penggunaan aplikasi KMS. Help digunakan sebagai bantuan user tentang bagaimana menggunakan aplikasi Universitas Indonesia Perancangan model ..., Muhammad Nor Prayoga, Fasilkom UI, 2014

142

KMS. Sementara cari adalah fasilitas dari KMS bila user ingin langsung fokus mendapatkan apa yang dicari di KMS. Fasilitas cari ini ada pada setiap halaman KMS Disamping itu, tampilan utama ini juga berisikan informasi tentang diskusi terpopuler, artikel terpopuler, jumlah user yang aktif, dan informasi agenda kegiatan P3M. 2. Survei

Gambar 5.23 Tampilan Survei Survei merupakan bagian dari cara P3M untuk mengetahui minat peneliti dalam hal yang berhubungan dengan penelitian. Halaman survei menyediakan pengisian, pembuatan dan perhitungan atas survei yang dilakukan. Rancangan gambar terdiri dari buat survei yaitu halaman yang hanya bisa diakses oleh admin jika ingin menampilkan survei, isi survei yaitu halaman yang berisikan halaman pengisian survei, edit survei yaitu halaman yang digunakan admin untuk melakukan edit atas survei yang dilakukan, dan hasil survei yaitu halaman yang berisikan hasil atas survei yang sudah dilakukan.


143

3. Perpustakaan

Gambar 5.24 Tampilan Perpustakaan Fitur perpustakaan merupakan fitur yang menghubungkan KMS dengan aplikasi perpustakaan. Dengan menggunakan fitur ini user dapat mencari buku yang ada diperpus. Tampilan perpustakaan secara default akan menampilkan daftar buku terakhir kali yang diakses oleh user. Fitur perpustakaan dilengkapi dengan fitur pencarian yang spesifik dengan menyesuaikan kebutuhan terhadap kreteria buku yang digunakan. 4. Wiki

Gambar 5.25 Tampilan Wiki Universitas Indonesia Perancangan model ..., Muhammad Nor Prayoga, Fasilkom UI, 2014

144

Wiki merupakan fitur di KMS yang digunakan sebagai fasilitas untuk mengelola artikel. Pada halaman awal wiki terdapat menu pencarian antara lain tulis artikel dan hapus/edit artikel. Artikel yang bisa dilakukan hapus/edit adalah artikel yang ditulis oleh user. Pada halaman ini juga muncul kategori dari artikel. Pengkategorian ini berdasarkan atas lima jurusan yang ada di PNJ. Disamping itu terdapat tampilan artikel terkini yang paling akhir ditulis oleh user. 5. Dokumen

Gambar 5.26 Tampilan Dokumen Dokumen adalah menu yang digunakan untuk mengelola dan menyimpan dokumen baik itu dokumen penelitian maupun jurnal. Bagian atas tampilan terdapat kategori jurusan untuk mengakses jurnal. Sedangkan dokumen penelitian akan dibedakan berdasarkan skema penelitian. Pada bagian ini juga terdapat pilihan mailbox yaitu untuk mengirim dokumen ke dalam email.


145

6. Forum diskusi

Gambar 5.27 Tampilan Forum Diskusi Forum diskusi merupakan menu yang disediakan kepada user untuk melakukan diskusi kepada user lainnya. Pada menu ini dimungkinkan untuk user dapat membuat, membaca, dan menanggapi tema diskusi yang sedang dibahas. Pada menu forum diskusi dilengkapi dengan menu pencarian dan tema terbaru yang sedang dibahas.


146

7. Chatting

Gambar 5.28 Tampilan Chatting Fitur ini digunakan untuk berkomunikasi dengan user lain yang pada saat yang sama sedang mengakses KMS. Fitur ini menampilkan daftar kontak yang sedang aktif. Fitur ini secara otomatis akan menyimpan percakapan yang dilakukan oleh user. 5.13.3 Kebutuhan Non Fungsional Knowledge Management System Agar sistem KMS yang dikembangkan dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan adanya sebuah dukungan dimana dalam hal ini dukungan yang dimaksud

akan dikategorikan

sebagai kebutuhan

non

fungsional pada

pengembangan KMS. Kebutuhan non fungsional tersebut akan dibahas pada bagian di bawah ini. 5.13.3.1

Autentifikasi

Semua user yang mengakses aplikasi KMS mempunyai username dan password yang berbeda antara satu dengan yang lain. Perubahan password dan username ini dapat dilakukan secara mandiri oleh user. Sehingga untuk menjaga akuntabilitas sistem, maka KMS harus menyediakan log sistem untuk memantau aktivitas user terhadap KMS.


147

5.13.3.2

Akses Pengguna

Pada saat melakukan akses terhadap KMS, masing-masing user memiliki wewenang yang berbeda terhadap sistem. Untuk menghindari benturan wewenang antar user, maka diperlukan sebuah aturan yang mengatur wewenang tersebut. Aturan yang dibedakan berdasarkan tingkat aksesnya antara lain yaitu: 1. View View adalah hak akses yang diberikan kepada user hanya untuk melihat data-data yang ada dalam KMS. 2. Entry Entry adalah hak akses yang diberikan kepada user untuk dapat melakukan input data kedalam KMS, namun tetap tidak diperkenankan untuk melakukan perubahan dan penghapusan data. 3. Data Update Data update adalah hak akses yang diberikan kepada user untuk dapat melakukan perubahan pada sistem dan menyimpan perubahan tersebut. 4. Data delete Data delete adalah hak akses yang diberikan kepada user untuk dapat menghapus data pada KMS. 5.13.3.3

Skalabilitas

Dalam beberapa waktu kedepan, KMS akan menjadi sebuah aplikasi penunjang untuk proses kegiatan penelitian. Sebagai dukungan untuk kegiatan tersebut maka saat ini dibutuhkan sebuah perhitungan yang tepat sehingga dapat mengantisipasi perkembangan kebutuhan. Dalam batasan wajar dan memungkinkan, KMS harus dapat dikembangkan untuk penambahan modul lain guna penunjang kegiatan penelitian. 5.13.3.4

Interoperabilitas

Belum adanya standar dalam pengunaan sistem operasi dan browser membuat KMS yang akan dikembangkan harus mampu adaptif terhadap berbagai sistem


148

yang dipakai oleh peneliti. Kriteria KMS yang dikembangkan harus mampu berjalan dengan prasyarat yaitu: 

Sistem Operasi Min. berbasis windows XP, Linux, dan Mac.



Browser yang digunakan yaitu Minimum Internet Explorer 6, Minimum Mozilla Firefox 3.5

5.13.3.5

Avaibility

KMS akan diakses oleh user kapan saja dan dimana saja, sehingga tingkat avaibility dari aplikasi ini adalah 7x24 jam. 5.13.3.6

Maintenance

Agar dapat memenuhi target dari avaiblity KMS, maka pihak Puskom PNJ harus mampu melakukan perawatan secara rutin terhadap sistem dan jaringan. Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat melakukan maintenance adalah: 

Maintenance sebisa mungkin dilakukan dengan down time yang sangat minim.



Maintenance dilakukan pada waktu libur masa pendidikan dengan menginformasikan terlebih dahulu kepada user.

5.13.3.7

Kebutuhan Lisensi

KMS dikembangkan tanpa adanya penambahan biaya lisensi untuk aktivasi di komputer user dan dikembangkan untuk bisa digunakan minimal lima ratus user. 5.13.3.8

Kapasitas

Rencananya KMS akan dimanfaatkan oleh seluruh peneliti PNJ. Sehingga baik jaringan ataupun sistem yang sedang berjalan dipersiapkan untuk melayani kebutuhan minimal separoh dari jumlah peneliti pada saat yang sama dapat mengakses KMS.


149

5.13.3.9

Penyimpanan Data

Penyimpanan data untuk database KMS harus dipastikan cukup dan rutin dipantau oleh Puskom. Kapasitas minum penyimpanan data yang harus digunakan adalah seperti yang telah dipersyaratkan dalam kebutuhan minimum spesifikasi hardware dan software. Sebagai penunjang terhadap penyimpanan data tersebut, maka dipersiapkan juga back up storage untuk penyimpanan. Storage dan server ini akan diletakkan di ruang server Puskom secara terpusat sebagaimana sistem lain. 5.13.3.10

Security

Keamanan data yang disimpan dalam KMS ini harus dipastikan dapat tersimpan dengan baik. KMS yang dibuat dirancang dengan tingkat keamanan yang tinggi. Disamping itu, untuk mengurangi adanya resiko data hilang maka dibutuhkan adanya suatu sistem backup.


BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan bagian penutup dari penulisan karya akhir ini. Secara khusus akan memberikan kesimpulan atas penelitian yang sudah dilakukan dan memberikan saran perbaikan untuk pengembangan KMS selanjutnya. 6.1 Kesimpulan Dari penelitian yang sudah dilakukan terhadap karya akhir ini, maka kesimpulan yang dapat diambil adalah: 

Pembuatan karya akhir ini dilakukan dengan metodologi Soft System Methodology (SSM) dan Ecology of Knowledge Management. SSM menghasilkan sebelas sistem aktivitas manusia antara lain yaitu sosialisasi kegiatan penelitian, menjalin kerjasama dan kemitraan dengan industri, menyelenggarakan pelatihan untuk penelitian, membentuk komunitas peneliti, meningkatkan reward untuk peneliti, memetakan kebutuhan data, informasi, dan pengetahuan, mengumpulkan hasil penelitian dan membuka luas aksesnya, menyediakan jurnal dan referensi internasional, membuat publikasi dan seminar nasional, menangkap dan menyimpan pengetahuan, evaluasi kegiatan penelitian. Hasil analisa dari proses SSM akan di mapping kedalam proses SECI dan menghasilkan fitur antara lain yaitu forum diskusi, wiki, survei, chatting, dan manajemen dokumen;



Pada proses Ecology of Knowledge Management telah dilakukan mapping terhadap dokumen, informasi, dan pengetahuan. Dokumen dan informasi akan diberikan fitur dalam KMS yaitu manajemen dokumen dan update kegiatan penelitian. Sementara aset pengetahuan dibedakan menjadi tacit dan explicit yang kemudian dilakukan analisis lebih lanjut berdasarkan kerangka Ecology of Knowledge Management. Keluaran dari kerangka tersebut akan di analisa lagi dengan proses SECI sehingga dihasilkan fiturfitur antara lain yaitu perpustakaan online, wiki, dan forum diskusi;



Arsitektur KMS dikembangkan dengan berbasis web yang dapat diakses melalui jaringan internet;

144



145



Telah dilakukan ujicoba pada prototipe KMS penelitian PNJ dan dinyatakan bahwa user cukup puas dengan fitur-fitur yang ada.

6.2 Saran Perancangan KMS untuk penelitian masih jauh dari sempurna, dibutuhkan beberapa saran perbaikan agar KMS yang dihasilkan menjadi semakin sempurna. Adapun saran tersebut antara lain yaitu: 

Diperlukannya tinjauan dan penyesuaiaan terhadap budaya dan struktur organisasi PNJ, sehingga fitur KMS yang dihasilkan didukung oleh mekanisme transfer knowledge melalui struktur organisasi;



P3M membuat diskusi dan evaluasi rutin yang mendiskusikan tentang berbagai topik penelitian di PNJ;



Melakukan evaluasi atas implementasi KMS yang diterapkan untuk menilai efektifitas dan efesiennya pertukaran pengetahuan.


DAFTAR PUSTAKA

Alavi, M dan Leidner, D. 2000. Knowledge management and Knowledge management systems: Conceptual Foundation and Research Issues. Booch, Grady., et al. 2005. Unified Modeling Language User Guide, The (2nd Edition). Addison-Wesley Professional, Boston. Bergeron, Bryan. 2003. Essential of Knowledge Management. John Wiley and Sons, Ltd, Canada. Chaeruman, Anis. 2011. Analisis Model Konspetual tentang “Knowledge Management”. Kajian Literatur karya Charles Despres dan Danie Chauval. Diambil

dari

cai.elearning.gunadarma.ac.id/webbasedmedia/

download.php?file=Analisis-Tematik-Pemikiran-dalam-KnowledgeManagement.pdf Checkland, Peter dan Scholes, Jim. 2007. Soft System Methodology in Action, include a 30-year retrospective, John Wiley and Sons, Ltd, Chichester. Checkland, Peter (1999) Systems Thinking, Systems Practice, John Wiley and Sons, Ltd, Chichester. Checkland, Peter and Poulter, John (2006) Learning for Action: A Short Definitive Account of Soft Systems Methodology and its use for Practitioners, Teachers and Student, John Wile and Sons, Ltd, Chichester. Davidson, C and Voss, P. 2002. Knowledge Management. Tandem Press. Auckland. Debowski, Shelda. 2006. Knowledge Management. John Wiley and Sons. Australia. Devenport, T.H, and Prusak, L. 1988. Working Knowledge, Harvard Bussiness School Press.

146



147

Dewi. 2007. Implementasi Knowledge Management Systems pada Organisasi Pendidikan: Studi Kasus MTI – UI. Tesis MTI – UI. Jakarta Fernadez Irna Becerra, Gonzalez Avelino, Sabherwal Rajiv. 2010. Knowledge Management: System and Process. M. E. Sharpe, Inc. New York. Gunawan. 2010. Implementasi Knowledge Management pada FISIP UI. Tesis MTI-UI. Jakarta. Hardjosoekarto, Sudarsono. 2012. Soft System Methodology: Metode Serba Sistem Lunak. UI Press. Larman, Craig. 2005. Applying UML and Patterns. Prentice Hall, New Jersey. Leedy, Paul D. 1993. Practical Research – Planning and Design. Macmillan. 5th ed. Mathiassen L. et al. 2000. Object Oriented Analysis and Design. Forlaget. Nasir, Moh. 2011. Metode Penelitian. Ghalia Indonesia. Bogor. Nawawi, Ismail. 2012. Manajemen Pengetahuan: Teori dan Aplikasi Dalam Mewujudkan Daya Saing Organisasi Bisnis dan Publik. GI. Bogor. Nonaka, I dan Taekuchi, H. 1995. The Knowledge-Creating Company. New York. Nurzaman. 2009. Pengembangan Model Knowledge Management System: Studi Kasus Jurusan Sistem Informasi Universitas Gunadarma. Tesis MTI-UI. Jakarta Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat. 2012. Panduan Penelitian Internal dan Ekseternal. Politeknik Negeri Jakarta. Jakarta Politeknik Negeri Jakarta. 2012. Selayang pandang tiga puluh tahun Politeknik Negeri Jakarta. PNJ. Jakarta Priambada, Dewa Boy. 2010. Implementasi Knowledge Management System di Perusahaan. Program Pascasarjana Ilmu Komputer. Institut Pertanian Bogor. Diambil dari http://www.scribd.com/doc/28192137/Implementasi-KnowledgeManagement-System-di-Perusahaan pada 23 Januari 2011


148

Rosi, Aldi. 2012. Perancangan KMS: Studi Kasus Direktorat ABC. Tesis MTI-UI. Jakarta Sangkala, 2007. Knowledge Management. Raja Grafindo Persada. Jakarta Tiwana, Amrit. 1999. The Knowledge Management Toolkit. New Jersey: Prentice Hall PTR. Tobing, Paul L., 2007, Knowledge Management, Konsep Dasar dan Aplikasinya, Jakarta: Raja Grafindo Persada. Wilson, Brian (1990) Systems: Concept, Methodologies, and Application, John Wiley and Sons Inc, Chichester.


147


UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM BIDANG PENELITIAN: STUDI KASUS POLITEKNIK NEGERI JAKARTA KARYA AKHIR

Recommend Documents