Perancangan Knowledge Management System di SMKN 1 Kotabaru (Studi Kasus Kegiatan Belajar Mengajar Bahasa Inggris)
Inyoman Rudi Kurniawan NIM : 23204118 http://inyomanrudi.blogspot.com
Latar Belakang • SMKN 1 Kotabaru menuju SMK berstandar Nasional, • Terdapat guru yang berprestasi dan yang belum, • Kurangnya produktivitas guru walaupun telah dilakukan upaya up grading ; • banyak dibuka sekolah sekolah--sekolah internasional internasional..
1
Diagram keterkaitan masalah perancangan KMS
Kaoru ishkawa
Knowledge Spiral • Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap, lengkap, • Expicit knowledge adalah knowledge dan pengalaman tentang “bagaimana untuk”, yang diuraikan secara lugas dan sistematis.
Nonaka
Organisasi Grup
Individu
Explicit
Tacit
2
Knowledge Management • KM is management of organizational knowledge for creating
business value and generating a competitive advantage.(Amrit Tiwana))
• KM merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan knowledge dalam organisasi.
Knowledge Management System • Menurut Efraim Turban, Turban “A A knowledge management
system (KMS) facilitates knowledge management by ensuring knowledge flow from the person(s) who know to the person(s) who need to know throughuot the organization, while knowledge evolves and grows during the process”.
Perancangan KMS
Sekarang
Gap
Standar Nasional
KM Road Map
KMS
3
10 Steps Knowledge Management RoadMap Analisis infrastruktur yang ada
2 Meluruskan KM dan strategi bisnis
Fase 1: Evaluasi
infrastruktur
1
3
4 Mengaudit sistem dan aset knowledge yang ada 5 Merancang tim KM 6 Membuat cetak biru KM 7 Mengembangkan KMS
Fase 2: Ana alisis, perancangan & pengembangan KMS S
Merancang infrastruktur KM
Amrit Tiwana
8
9 Mengelola perubahan, kultur, dan struktur reward 10
Evaluasi dan sempurnakan KMS
Fase 3: Fase 4: Penyebaran Evaluasi
Menyebarkan
Pengumpulan data • • • • • • •
Analisis SWOT Kuisioner K-Need Kuisioner K-Gap Kuisioner strategi KM Kuisioner aset Knowledge Kuisioner p perbandingan g KMS dengan g sistem manual Skala yang digunakan 1 sampai 5
•
dan 1 sampai 4
1 = Tidak penting (not critical) = pendekatan tidak tepat 2 = Kurang penting (nice to have) = pendekatan kurang tepat 3 = Penting (important) = netral 4 = Sangat penting (must have) = pendekatan tepat 5 = Sangat penting dan segera (critical) = pendekatan sangat tepat
A = 1 = tidak perlu tahu = belum memahami teori/konsep B = 2 = akan lebih baik jika tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunaan/manfaatnya C = 3 = perlu tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunaan/ manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan D = 4 = wajib/harus tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunakegunaan/manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan serta bagaimana melakukan
4
Fase 1 Evaluasi Infrastruktur 1. Analisis Infrastruktur Teknologi Informasi No
Nama Infrastruktur TI
Keterangan
1
Local area network
100 Mbps
2
Intranet
Terbatas
3
Internet
Terbatas
4
Widows XP
5
Microsoft Office XP
6
1 PC Server
7
49 PC desktop
8
1 Modem Robotic
9
1 Scanner Epson
Masih kurang 6 PC
10
3 Saluran Telepon
11
2 Switch (16 & 8 port)
Kurang 4 switch 24 port
12
Router
Belum ada
13
Acce Point Access P i t
Bel Belum ada
2. Meluruskan KM dan Strategi Bisnis • Memanfaatkan secara maksimum seluruh sumber daya • Memiliki sistem informasi strategik • Menggunakan proses perencanaan terbaik dan aplikatif dalam mengantisipasi perubahan.
Fase 2 Analisis, Perancangan & Pengembangan KMS
3. Pengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi ¾ User Requirements a. b. c. d. e. f.
Proses kerja yang terorganisir terorganisir,, Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi, komunikasi, Fokus kedepan kedepan,, Mendukung sasaran bisnis organisasi, organisasi, Meningkatkan inovasi; inovasi; Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi organisasi..
¾ Enterprise Knowledge Portal 1. 2. 3. 4.
Enterprise Portal Business Intelligence Collaboration and Communities Content Management 5. Learning
5
¾ Pemetaan Enterprise Knowledge Portal Learnin ng
2
2
5
5
4
5
4
5
2
2
2
5
5
5
5
3
5
2
Meningkatkan ketersediaan dan akses informasi
2
5
2
2
5
5
5
5
3
5
2
Memperbaiki waktu siklus pekerjaan
2
4
2
2
5
4
4
5
3
4
2
Menerapkan aktivitas KM
2
5
2
2
5
4
5
5
3
4
2
Web Docum ment Manag.
5 4
Document Management
Data Integra ration
Unstructure ed Content
Structured Content C
Collaborattion and Comm
Content Management M
Bussines ss Intelligence
Search
2 2
Enterpris se Portal
Meningkatkan efektivitas guru Mengambil keputusan lebih baik dengan cepat
KM objective/ user requirements Proses kerja yang terorganisir
Meningkatkan penggunaan kembali informasi Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi
2
5
2
2
5
5
5
5
3
5
2
2
5
2
2
5
5
5
5
5
5
2
Fokus ke depan
2
5
2
2
5
5
5
5
5
5
2
Mendukung sasaran bisnis organisasi
2
5
2
2
5
5
5
5
5
5
2
Meningkatkan inovasi
2
5
2
2
5
5
5
5
5
5
2
Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi
2
5
2
2
5
5
5
5
5
5
2
4. Analisis dan Audit Knowledge ¾ Knowledge Yang Dibutuhkan No
Knowledge &
Learning
Definisi Metoda Metod a didalam kegiatan belajar dan mengajar Bahasa Inggris
1
Teaching Methods
2
Cultures of English
Budaya-budaya yang ada di Inggris khususnya bidang bisnis Budayadan manajemen
3
Mastery The Topics
Penguasaan akan topik topik--topik pembahasan bidang bisnis dan manajemen
4
Listening
Kemampuan untuk mendengar dan menyimak dengan baik percakapan dalam Bahasa Inggris
5
Oral
Kemampuan untuk berbicara dengan baik dalam Bahasa Inggris
6
Reading
Kemampuan untuk membaca dan mengartikulasikan dengan baik teks dalam Bahasa Inggris
7
Written
Kemampuan untuk menulis dan menyusun kalimat dalam Bahasa Inggris
8
Structures
Kemampuan untuk mengetahui struktur yang baik dan benar dalam Bahasa Inggris
9
Time Management
Pengaturan waktu didalam presentasi
10
Debate
Garis-garis besar peraturan dan persyaratan di dalam debat GarisBahasa Inggris
6
¾ Analisis K-Gap No
Knowledge
Tingkat Kepentingan 1
2
3
4
Tingkat Penguasaan
Nki
A
B
C
D
K-Gap Npi
Nki - Npi
1
oral
0
0
3
1
3.25
0
2
2
0
2.5
0.75
2
listening
0
0
2
2
3.5
0
1
3
0
2.75
0.75
3
reading
0
0
2
2
3.5
0
1
2
1
3
0.5
4
structure
0
0
3
1
3.25
0
1
3
0
2.75
0.5
5
written
0
0
3
1
3.25
0
1
2
1
3
0.25
6
TL methods
0
0
3
1
3.25
0
1
3
0
2.75
0.5
7
time management
0
0
4
0
3
0
0
4
0
3
0
8
english culture
0
1
3
0
2.75
0
1
3
0
2.75
0
9
mastery topics
0
0
3
1
3.25
0
0
4
0
3
0.25
debate
0
0
4
0
3
0
1
3
0
2.75
0.25
10
Keterangan Nki = Tingkat kepentingan knowledge i :Npi = Tingkat penguasaan knowledge i
¾Ketersimpanan knowledge
explicit , 52.25
tacit, 47.25
¾ Strategi KM Berdasarkan hasil pada kuisioner KM Strategy, maka didapatkan bobot untuk Kodifikasi adalah sebesar 37 (59,7 %) dan untuk Personalisasi adalah sebesar 25 (40,3 %).
7
5. Membentuk Tim KM
• Tim KM yang akan dibentuk terdiri dari seorang ketua (manajer) dan dua orang anggota. Ketiga orang ini akan diberikan tugas dan tanggung jawab untuk memastikan berjalannya KMS ini.
6. Perancangan Cetak Biru KMS ¾ Pengembangan SDM No
Knowledge
Guru
Pelatihan/workshop Pelatihan/workshop
1
2
3
4
oral
v
v
v
v
2
listening
v
v
v
3
reading
1
4
structure
5
written
6
TL methods
7
time management
v v v
v
v v
Pelatihan di PPPGK
v
Engli Englissh First (EF)
v
Englissh First (EF) Engli
v
Englissh First (EF) Engli
v
Engli Englissh First (EF)
v
metod metoda a mengajar
v
8
debate
9
mastery topics
v
v
10
english culture
v
v
Sumber Eks Eksternal Englissh First (EF) Engli
LIA Englissh First (EF) Engli
debat yang benar
v
LIA
v
British Council, EF
1 = M. Ramlie 2 = Bahrudin 3 = Dosti Purba 4 = Etik Sumaryani
8
¾ Knowledge Management System Knowledge Gap Database
Knowledge Manager/ Document Control Guru.
Content
Manusia
KM System
Proses
Aturan penunjang KMS
Teknologi
Infrastuktur yang diperlukan Prioritas kebutuhan User pada fitur-fitur KM
7. Mengembangkan KMS
Kontak ke experts
Pencaria n
9
Fase 3 Penyebaran 8. Menyebarkan KMS Pada awal ajaran baru, guru wajib menguasai knowledge knowledge.. Menghubungi experts experts.. Mendokumentasikan Men dokumentasikan.. Guru diwajibkan untuk mencatat setiap permasalahan dan solusi.. solusi • Guru wajib membuat lesson learned. • • • •
9. Mengatur Perubahan, Budaya dan Struktur Reward • Merumuskan budaya knowledge sharing . • Membangun rasa saling percaya di antara sumber daya manusia SMKN 1. 1. • Sistem penghargaan (reward). • Rotasi kerja. kerja. • Menyediakan sarana atau media media.. • Kepemimpinan dari Kepala Sekolah dalam mendukung penerapan KM ini.
Fase 4 Evaluasi 10.. Evaluasi Performance KMS dan Pengukuran 10 No
Parameter
KMS 1
1
2
2
3
Manual 4
1
2
3
4
Sistem dapat memperbaiki pengambilan keputusan •
Menyediakan informasi terdahulu
V
•
Menyediakan cara akses, menampilkan dan memahami informasi yang lebih baik
V
V
•
Menyediakan cara yang lebih baik dalam menggambarkan informasi
V
•
Otomasisasi perhitungan manual
V
V
•
Memudahkan akses on line
V
V
V V
Sistem dapat menyajikan informasi •
Dapat menampung berbagai bentuk informasi (dalam eksistensi .doc, .jpg, .ppt, .xls, .dat, .mpeg dan lainnya)
V
•
Tampilan dapat dimengerti
V
•
Adanya komunikasi antar pengguna
V
•
Dapat menampilkan gambar
Jumlah
V V V
V 18
V 4
4
3
4
Berdasarkan Global MAKE Executive Summary, 2003[5]
10
Kesimpulan
g management g y • Knowledge system di SMKN 1 Kotabaru adalah terdiri dari elemenelemen-elemen sebagai berikut: manusia, content, teknologi, dan proses. • Menerapkan sistem KM di sekolah secara tepat akan meningkatkan kemampuan guru dan siswa dalam kegiatan belajar mengajar, untuk itu harus dibuat sedikit penyesuaian aplikasi KM yang digunakan pada perusahaan untuk sebuah institusi pendidikan. • Sesuai dengan prinsip knowledge spiral, diharapkan perancangan ini merupakan dasar dari suatu desain Knowledge Management System SMKN 1 Kotabaru secara keseluruhan.
DAFTAR PUSTAKA [1]. Aiken, Peter., Finkelstein, Clive, (2000), “Building Corporate
Portals With XML”, Mc GrawHill, USA. [2]. Collins, Heidi, (2003), “Enterprise Knowledge Portal”, Amacom, New York. [3]. Iping Supriatna, Wachidah, (2005), “Knowledge Management at A Glance”, Prosiding ITB, Bandung, Edisi Khusus. g Georg g Von.,Ichijo, j Kazuo., Nonaka, Ikojuri, j ((2000)) “Enabling g Knowledge g Creation”, [4]. Krogh, Oxford University Press, USA. [5]. Lendy Widayana, (2005), “Knowledge Management: Meningkatkan Daya Saing Bisnis”, Bayumedia, Malang. [6]. Martina Navratilova, Akhmad Hidayatno, (2005), “Design of Knowledge Management System to Support The Performance of DKI Jakarta Regional Planning Board”, Jurnal Teknologi UI, Depok, Edisi Juli-September. [7]. Muhammad Resha, (2005), “mambo CMS Membangun Website Profesional dengan mudah”, Dian Rakyat, Jakarta. [8]. Natarajan, Ganesh., and Shekhar, Sandhya, (2001), “Knowledge Management: Enabling Business Growth”, Mc Graw-Hill, USA. [9] Nonaka, [9]. Nonaka Ikojuri, Ikojuri (1991), (1991) “Harvard Business Reviev on Knowledge Management: The Knowledge-Creating Company”, Harvard Business School Press. [10].Tim Manajemen, (2003), “Rencana Strategis 2004-2009 SMKN 1 Kotabaru”, SMKN 1 Kotabaru, Kalsel. [11]. Tiwana, Amrit, (2000), “The Knowledge Management Toolkit: Practical Techniques for Building A Knowledge Management System”, Prentice Hall, New Jersey. [12].Turban, Efraim., Aronson, Jay E., (2001), “Decision Support Systems And Intelligent Systems”, Prentice Hall, New Jersey. [13].Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., Dittman, Kevin C., (2004), “Systems Analysis and Design Methods”, Mc Graw-Hill, USA
11
¾ Proses Penciptaan Knowledge Socialization
Externalization
•Face to face communications •Collaboration features •Training/diklat •Telepon •Portal
Internalization
E
I
C
Combination •Intranet Intranet (forum diskusi) •Aplikasi database •Internet •Enterprise portal feature •Business intelligent feature •Content management feature •MS Office •Portal
Explicit →Explicit
Explicit → Tacit
•Intranet •Internet/media masa •Content management •Learning feature •Surat edaran/SK •Papan pengumuman •Pelatihan •Portal
S
Tacit → Explicit
•Dokumen pertemuan •Dokumen experts •Reflective R fl ti peer tto peer network •Intranet •Discussion Platforms •MS Office •Scanner •File video & audio •Portal
Tacit → Tacit
TERIMA KASIH
12
