PERANCANGAN APLIKASI KNOWLEDGE MANAGEMENT MULTIMEDIA PADA PROSES PRODUKSI VIDEO PEMBELAJARAN STUDI KASUS DI BPMTV SURABAYA

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011

PERANCANGAN APLIKASI KNOWLEDGE MANAGEMENT MULTIMEDIA PADA PROSES PRODUKSI VIDEO PEMBELAJARAN STUDI KASUS DI BPMTV SURABAYA Djoko Purnomo, Fajar Baskoro Magister Manajemen Teknologi - Manajemen Teknologi Informasi Pascasarjana Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya E-mail: [email protected] ; [email protected]

ABSTRAK Pengembangan media video pendidikan oleh instansi Balai Pengembangan Media Televisi (BPMTV) membutuhkan proses panjang yang melibatkan pegawai dan orang-orang yang memiliki pengetahuan, keterampilan dan pengalaman dari berbagai bidang. Knowledge management multimedia ini dirancang dengan maksud agar pengetahuan, pengalaman yang diperoleh dan dimiliki organisasi tidak hilang bersamaan dengan pensiunnya pemilik pengetahuan, khususnya yang bersifat tacit knowledge. Dalam perancangan ini ditentukan spesifikasi kebutuhan sistem knowledge management, cara mengumpulkan explicit knowledge dan tacit knowledge dan mendesain sistem knowledge management agar dapat digunakan untuk pengembangan media video pendidikan. Tahapan-tahapan yang dilalui selama pelaksanaan penelitian ini menggunakan metode 10-step roadmap for knowledge management dari Amrit Tiwana, dengan melakukan penyesuaian-penyesuaian. Tahapan evaluasi infrastruktur didukung dengan data observasi, wawancara, review dokumen dan kuisioner. Tahapan analisis dan desain mengunakan pendekatan berorientasi obyek dengan unified modelling language (UML). Analisa sistem menggunakan diagram use case, diagram activity, diagram class, diagram sequence dan diagram statechart, sedangkan desain sistem meliputi pembuatan desain arsitektur sistem, sitemap dan desain antarmuka sistem. Hasil dari penelitian ini berupa peta pengetahuan organisasi, strategi mengcapture knowledge didalam organisasi dan desain aplikasi knowledge management system. Kata kunci: Knowledge Management System, pengembangan media video pendidikan, UML. PENDAHULUAN Pembelajaran sebagai salah satu proses pencerdasan bangsa dilakukan pemerintah untuk melayani masyarakat dengan berbagai cara, salah satunya dengan memanfaatkan media pembelajaran berupa video pendidikan. Produk video pendidikan tersebut berupa video yang berisi materi-materi pelajaran yang disajikan sedemikian rupa sehingga menarik peserta didik untuk belajar. Instansi BPMTV adalah unit pelaksana teknis yang tugasnya mengembangkan model dan format video pendidikan. Proses pembuatan video pendidikan membutuhkan proses yang panjang melibatkan banyak pihak dan profesi seperti pengkaji media, pengkaji materi, sutradara, penulis naskah, penata kamera, penata suara, penata lampu, penata artistik, penata musik, animator dan editor. Materi video pendidikan yang disajikan disesuaikan dengan kurikulum yang berlaku dan dikaji oleh ahli materi sesuai bidang studi yang dikuasainya, sedangkan secara visual dikaji oleh ahli media.


Pengembangan model dan format media video di BPMTV dilakukan dengan model (ADDIE ). Prosedur yang ditempuh dalam model ini terdiri atas lima langkah pokok yaitu Analysis, Design, Development, Implementation, dan Evaluation. Dalam mengembangkan video pendidikan banyak masalah yang timbul akibat kurangnya pengetahuan yang dibutuhkan dengan pengetahuan yang tersedia, sehingga pada proses pengembangan banyak pelatihan-pelatihan yang diselenggarakan untuk memenuhi kebutuhan pengetahuan organisasi. Pelatihan tersebut berupa pengetahuan teknis pembuatan video, pengoperasian peralatan, dan pengetahuan lain terkait dengan karakteristik peserta didik beserta metode pembelajarannya. Namun pengalaman, pengetahuan dan keterampilan hanya dimiliki oleh pegawai yang diberi pelatihan. Pengetahuan explicit dalam bentuk dokumen diktat, makalah dan presentasi banyak disimpan dan didokumentasi oleh perseorangan sehingga tidak ada proses sharing atau transfer pengetahuan. Pengetahuan yang dimiliki dalam bentuk tacit juga tidak mudah untuk didokumentasikan dalam bentuk explicit, hal tersebut juga disebabkan kemampuan pemilik pengetahuan tidak mempunyai keterampilan dalam menuangkan pengetahuannya dalam bentuk explicit. Hal ini menjadi masalah tatkala pemilik pengetahuan yang sudah berpengalaman dan banyak memiliki pengetahuan yang bersifat tacit pindah tugas atau pensiun, karena mengurangi jumlah tenaga terampil dan memiliki pengetahuan. Keadaan ini menimbulkan kesadaran pentingnya penerapan sistem pengelolaan pengetahuan (knowledge management system). Knowledge management system ( KMS) merupakan suatu sistem yang mampu melakukan klasifikasi terhadap pengetahuan yang ada, bagaimana pengetahuan tersebut ditemukan, bagaimana menyimpan pengetahuan, bagaimana memelihara pengetahuan, serta bagaimana menggunakan pengetahuan tersebut. Dalam KMS cara yang sering digunakan untuk mengcapture tacit knowledge dilakukan dengan cara brainstorming, diskusi, wawancara dan kuisioner atau dengan metode context mapping. Selain cara-cara tersebut tacit knowledge dapat di-explicit kan dalam bentuk multimedia. Capturing knowledge dilakukan dengan merekam penjelasan dan praktek dari pemilik pengetahuan dalam bentuk video. Hal ini untuk memudahkan pemahaman terkait dengan tingkat kesulitan materi dan memungkinkan orang lain yang memiliki ketrampilan untuk mengkonversi pengetahuan tacit yang sudah didokumentasikan dalam bentuk video ini, ke bentuk modul, buku dan bentuk eksplisit lainnya. Untuk keperluan pengelolaan pengetahuan yang bersifat explicit maupun tacit tersebut, maka dibutuhkan sebuah knowledge management system sehingga pengetahuan yang berkaitan dengan pengembangan media video untuk pendidikan dalam instansi BPMTV dapat terkoordinir dan terorganisir secara sistematis dan terpadu. METODA Penelitian ini terdiri dari beberapa tahapan yang akan dijelaskan terkait langkahlangkah penelitian dan pendekatannya sehingga mampu menjawab permasalahan yang telah dirumuskan. Tahapan-tahapan yang akan dilalui selama pelaksanaan tesis ini menggunakan metode 10-step roadmap for knowledge management (Tiwana, 1999) dengan melakukan penyesuaian-penyesuaian. Adapaun tahapan dan dokumen-dokumen yang dihasilkan dari setiap langkah pada penelitian ini dapat dilihat pada gambar 1 berikut ini.

ISBN : 978-602-97491-2-0

C-6-2


Studi literatur Studi literatur dilakukan terkait dengan paparan, riset dan kajian mengenai knowledge management dan multimedia. Hal berikutnya adalah menganalisa hasil studi literatur untuk mengetahui dan mendapatkan pemahaman dasar mengenai knowledge management serta requirement terhadap sistem pengelolaan pengetahuan. Tahap 1 Persiapan

Tahap 2 Evaluasi Infrastruktur

Studi Literatur

Kelayakan desain knowledge management

Menganalisa sistem dan infrastruktur saat ini

Peta sistem dan infrastruktur KM saat ini

Analisa kebutuhan pengguna dan sistem KM, menyelaraskan strategi KM dengan strategi organisasi

Membuat desain infrastruktur KM

Melakukan audit terhadap kekayaan pengetahuan

Tahap 3 Analisis Desain

Teknologi yang digunakan, strategi transfer knowledge

Daftar kekayaan pengetahuan

Menyusun desain tim KM

Kebutuhan organisasi pengelola KM

Analisa sistem KM

Diagram activity, use case, class, sequence dan statechart

Desain sistem KM

Desain interface, arsitektur, database

Pembuatan Antarmuka sistem

Evaluasi Desain KM

Tahap 4 Penyelesaian

Dokumen kebutuhan pengguna dan sistem

Kesimpulan dan saran

Interface sistem

Evaluasi desain dengan metode runut berdasarkan analisa kebutuhan

Hasil dan saran tindak lanjut penelitian

Gambar 1. Tahapan dan langkah-langkah metode penelitian

Analisis infrastruktur Analisa infrastruktur dilakukan dengan cara menganalisa system yang berjalan melalui dokumentasi ataupun pedoman operasional, menganalisa infrastruktur knowledge management yang termasuk didalamnya kesediaan jaringan dan internet.

ISBN : 978-602-97491-2-0

C-6-3


Langkah selanjutnya adalah menyelaraskan strategi KM dengan strategi instansi BPMTV, dalam tahap ini dilakukan untuk mendapatkan peta pengetahuan, memperoleh gambaran mengenai kesenjangan pengetahuan di organisasi, untuk selanjutnya rencana strategi yang menghubungkan strategi organisasi dengan strategi knowledge management dapat dibuat dengan berbekal peta pengetahuan yang sudah dihasilkan sebelumnya. Tahapan inipun akan memuat perencanaan strategis KMS dan mendefinisikan kebutuhan pengguna dan KMS. Dokumen yang dihasilkan akan menyajikan daftar informasi dan fitur-fitur yang akan dikembangkan dalam KMS sebagai nilai tambah bagi sistem yang ada saat ini. Desain infrastruktur KM Desain dilakukan dengan menggunakan hasil evaluasi infrastruktur yang telah dilakukan. Infrastruktur yang digunakan adalah infrastruktur jaringan intranet dengan penambahan perangkat yang dapat mendukung sistem KM. Desain infrastruktur tersebut dilakukan dengan pendekatan aktifitas sistem knowledge management dalam praktek yang meliputi proses menciptakan, menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah dan menyebarkan knowledge. Create

Capture

Knowledge Refine Disseminat e

Manage

Store

Gambar 2 Model Sistem Knowledge Management (Sumber: Davenport et.al, 1998)

Melakukan audit atas kekayaan pengetahuan Audit manajemen pengetahuan adalah kegiatan memeriksa secara sistematis kualitas pengelolaan pengetahuan di suatu organisasi (Munir, 2008). Audit manajemen pengetahuan terdiri dari tiga komponen, yaitu audit kualitas pengetahuan, audit kualitas pembelajaran di organisasi dan audit kualitas proses pengelolaan pengetahuan. Mendesain tim KM yang terlibat Dalam tahap ini melakukan desain tim dengan mengidentifikasi stakeholder KM dari bidang teknologi informasi, manajemen (pengambil keputusan), pengguna (pegawai). Selanjutnya dipetakan kebutuhan masing-masing stakeholder pengetahuan tersebut dan melakukan analisa kebutuhan jumlah anggota tim yang bertanggung jawab atas pengelolaan pengetahuan. Analisa sistem sebagai dasar membangun kerangka KM Kegiatan analisa sistem merupakan proses penterjemahan kebutuhan pengguna dan sistem ke dalam sistem yang akan dibangun. Dengan menggunakan pemodelan UML, langkah-langkah yang dilakukan nantinya adalah membuat diagram use case, membuat diagram activity, membuat diagram class, membuat diagram sequence dan membuat diagram statechart. Selanjutnya dilakukan desain KMS, dengan membuat rancangan agar siap diimplementasikan berdasarkan hasil analisa yang dilakukan pada tahap sebelumnya. Desain ini meliputi desain arsitektur, desain sitemap, desain antarmuka dan desain database. Sedangkan pembuatan desain sistem dilakukan untuk

ISBN : 978-602-97491-2-0

C-6-4


menyajikan hasil analisa dan desain kedalam bentuk-bentuk tampilan antarmuka. Pembuatan antarmuka KMS merupakan bentuk sederhana penyajian hasil analisa dan desain agar dapat dilakukan evaluasi apakah kebutuhan pengguna telah terpenuhi. Review dan evaluasi desain KMS Setelah desain KM terbentuk akan dilakukan review dan evaluasi . Tahap ini dilakukan dengan menggunakan ceklist yang bertujuan untuk memastikan bahwa hasil desain sesuai dengan spesisfikasi kebutuhan pada tahap analisis kebutuhan. Ceklist yang dibuat berisi perbandingan desain sistem yang tersusun dengan spesisfikasi kebutuhan. Hasil review dan evaluasi berupa ceklist review dan evaluasi. Metode perunutan dari akhir desain sistem ke analisis kebutuhan dilakukan untuk mengurangi kesalahan dan kurangnya ketelitian dalam verifikasi, sehingga tidak ada satu desainpun yang terlewati. HASIL DAN DISKUSI Menyelaraskan strategi KM dengan strategi instansi BPMTV Pengelolaan pengetahuan di instansi BPMTV harus sejalan dengan strategi BPMTV. Dari strategi tersebut dapat di lihat bahwa inisiatif dalam pengelolaan pengetahuan membutuhkan langkah-langkah agar pengetahuan yang dimiliki dapat dimanfaatkan oleh instansi BPMTV (knowledge utilization). Tobing(2007) menjelaskan bahwa perlu dideskripsikannya strategi atau cara yang perlu dilakukan untuk mengakuisisi, menyimpan dan mendistribusikan pengetahuan. 1. Strategi akuisisi pengetahuan di BPMTV adalah :  Dengan pelatihan  Membuat dokumentasi tertulis pasca pelatihan  Mengadakan training singkat pasca pelatihan  Prioritas untuk membuat dokumentasi pengetahuan tacit, salah satu caranya membuat video untuk tacit knowledge yang sulit untuk dieksplisitkan  Akuisisi pengetahuan lainnya yang sudah terkodifikasi  Mendorong pemilik pengetahuan untuk berbagi. 2. Strategi penyimpanan pengetahuan dalam organisasi dapat dilakukan dengan mengumpulkan pengetahuan dalam bentuk hardcopy dan dalam bentuk digital ke dalam suatu sistem agar dapat diakses dan dimanfaatkan oleh semua pegawai. 3. Strategi distribusi pengetahuan eksplisit memanfaatkan infrastruktur teknologi informasi yang memberi kemudahan dan kecepatan akses bagi pengguna untuk mendapatkan layanan knowledge yang dibutuhkan. Sedangkan pengetahuan tacit selain didistribusikan dari video dilakukan pelatihan dan supervisi. Hasil Analisa dan Desain Desain infrastruktur KM dilakukan dengan menggunakan hasil evaluasi infrastruktur yang telah dilakukan. Infrastruktur yang digunakan adalah infrastruktur jaringan intranet dengan penambahan perangkat yang dapat mendukung sistem KM. Desain infrastruktur sistem KM yang akan digunakan seperti dalam gambar 3 menunjukkan pengembangan jaringan berdasarkan kebutuhan sistem KM yang akan dibangun.

ISBN : 978-602-97491-2-0

C-6-5


Gambar 3. Desain Infrastruktur KM

Sedangkan peta pengetahuan organisasi BPMTV dapat dilihat pada gambar 4 menunjukkan bahwa saat ini organisasi berada pada posisi pemimpin pasar atau market leader. Bila posisi BPMTV hanya memiliki pengetahuan inti sementara pesaing memiliki pengetahuan tingkat lanjut, maka organisasi berada pada posisi tersesat atau terbelakang. Keadaan akan lebih parah bagi organisasi bila ternyata pesaing memiliki pengetahuan inovatif. Knowledge management system multimedia yang akan dibangun ini merupakan usaha organisasi untuk mempertahankan dan meningkatkan pengetahuan menuju pengetahuan inovatif sehingga dapat menjadi organisasi pada posisi inovator.

Gambar 4 Peta Pengetahuan Organisasi BPMTV

Kegiatan analisa sistem merupakan proses penterjemahan kebutuhan pengguna dan sistem ke dalam sistem yang dibangun dengan menggunakan pemodelan UML. Diagram UML yang akan dibuat meliputi diagram use case, diagram activity, diagram sequence dan diagram class. Berikut ini adalah diagram use case yang telah dibuat terdiri dari tiga aktor dan lima belas use case. Aktor aktor tersebut mempunyai peran sendiri-sendiri dalam interaksinya dengan sistem.

ISBN : 978-602-97491-2-0

C-6-6


M e m b u a t L a p o ra n K M S

M e n g e lo la P e n g g u n a

L o g in

M e n g ir im A r tik e l

D o w n lo a d D o k u m e n

A d m in K M M e n g ir im D o k u m e n

D o w n lo a d V id e o M e n u lis K o m e n ta r

P egaw ai M e n c a ri P e n g e ta h u a n

M e n y e tu ju i A r tik e l M e n d o w n lo a d F ile A r tik e l

M e n g ir im V id e o

M e n y e tu ju i D o k u m e n

P e tu g a s P S B M e n y e tu ju i V id e o M e n y e tu ju i K o m e n ta r

Gambar 5. Peta Pengetahuan Organisasi BPMTV

Desain arsitektur knowledge management system dapat dilihat pada gambar 6 berikut ini, tampak bahwa desain ini mendukung proses akuisisi pengetahuan yang melibatkan pegawai, sistem distribusi dan penyimpanan. Distribusi pengetahuan dilakukan memanfaatkan jaringan intranet yang ada di BPMTV, sedangkan proses akuisisi menggunakan tool knowledge management.

Gambar 6 Arsitektur Knowledge Management

Sedangkan tool yang akan digunakan untuk mengelola pengetahuan nantinya dapat digambarkan dalam arsitektur aplikasi seperti pada gambar 7. Aplikasi ini diharapkan dapat membantu proses akuisisi pengetahuan melalui partisipasi dari

ISBN : 978-602-97491-2-0

C-6-7


pemilik pengetahuan yang mengirimkan pengetahuannya dalam bentuk artikel, dokumen maupun video ke dalam sistem ini, sehingga terjadi proses saling berbagi dan bermuara pada pemanfaatan pengetahuan tersebut untuk pengembangan media video pendidikan.

Gambar 7. Arsitektur Aplikasi Knowledge Management Multimedia

KESIMPULAN Pada bab ini dibahas tentang kesimpulan yang didapat dari penelitian ini, antara lain: 1. Dengan selesainya penelitian ini maka diperoleh peta pengetahuan organisasi , yang terdiri dari pengetahuan apa yang telah dimiliki, pengetahuan yang harus diakuisisi, dan tingkat pengetahuan yang sudah dimiliki BPMTV, sehingga dapat diambil langkah-langkah tepat untuk mengurangi kesenjangan pengetahuan. 2. Identifikasi strategi dalam rangka mengakuisisi, dilakukan dengan pelatihan dan mendorong pemilik pengetahuan untuk berbagi, membuat dokumentasi tertulis pasca mengikuti pelatihan, dan membuat video untuk pengetahuan yang sulit dieksplisitkan. 3. Hasil desain sistem yang dibuat dapat dijadikan acuan dalam mengembangkan sistem pengelolaan pengetahuan pada organisasi BPMTV karena didesain mampu mengakuisisi pengetahuan dalam bentuk artikel, dalam bentuk dokumen softcopy dan dalam bentuk video. Sistem juga mampu menyimpan pengetahuan dalam jumlah besar dan memiliki kemudahan pada proses pencariannya. Distribusi pengetahuan dapat menggunakan infrastruktur jaringan komputer yang ada sehingga dapat di akses oleh semua pegawai. DAFTAR PUSTAKA Brian Newman, 1996, What is Knowledge Management, Knowledge Management Forum. Brewster, Christopher, Fabio Ciravegna, dan Yorick Wilks, KnowledgeAcquisition for Knowledge Management: Position International Conference on Artificial Intelligence

2001, Paper,

Dharwiyanti Sri dan Romi Satriowahono, 2003, Pengantar Unified Modelling Language (UML) (http://ilmukomputer.org/2006/08/25/pengantar-uml) diakses tanggal 15 April 2010

ISBN : 978-602-97491-2-0

C-6-8


Dennis Alan, Wixom Barbara Haley, 2003, System Analysis and Design, Second Edition, John Wiley & Sons, Inc. Munir, Ningky, 2008, Knowledge Management Audit, Pedoman Evaluasi Kesiapan Organisasi Mengelola Pengetahuan, Sekolah Tinggi Manajemen PPM P. Bruce Berra, Arif Ghafoor, Data and Knowledge Management in Multimedia Systems, IEEE Transactions on Knowledge and Data Engineering, Vol 10, No.6, November/ December 1998, pp. 868-871, (http://cobweb.ecn.purdue.edu/~ece624/ papers/Special.pdf ), diakses tanggal 6 Nopember 2009 Susanto Juhaeri, 2003, Pengantar Multimedia Untuk Media Pembelajaran (http://ilmukomputer.org/wpcontent/uploads/2009/07/juhaerimultimedia_bagian1.pdf) diakses tanggal 15 Januari 2010) Setiarso Bambang, Harjanto Nasir,Triyono, Subagyo Hendro, 2009, Penerapan Knowledge Management Dalam Organisasi, Graha Ilmu Tiwana, A. 1999, The Knowledge Management Toolkit, Prentice Hall Tobing, Paul, L., 2007, Knowledge Management Konsep, Arsitektur dan Implementasi, Graha Ilmu Widayana, Lendy. Februari 2005, Knowledge Management : Meningkatkan Daya Saing Bisnis, Bayu Media Publishing

ISBN : 978-602-97491-2-0

C-6-9

PERANCANGAN APLIKASI KNOWLEDGE MANAGEMENT MULTIMEDIA PADA PROSES PRODUKSI VIDEO PEMBELAJARAN STUDI KASUS DI BPMTV SURABAYA

Recommend Documents