PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PADA PT. TOTAL PRIME ENGINEERING

PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PADA PT. TOTAL PRIME ENGINEERING Shandy Okky Susilo, Andry Erwin, Christine Liempah, dan Nuril Kusumawardhani Soerapto Universitas Bina Nusantara, Jln K.H Syahdan 9, Kemanggisan, Palmerah, Jakarta 11480, Indonesia Telp 021 – 5345830, Fax 021 - 5300244 [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]

Abstract RESEARCH PURPOSE, Is to build a knowledge management within the company facilitate employees to do sharing, storage, management, distribution, and utilization of knowledge in the company to be a place for learning for employees. DESIGN METHOD, use analysis and design of object-oriented (OOAD). Specialized theory from derivered from Satzinger et al. ANALYSIS, used inukshuk model to design knowledge management. GOAL, to help companies rather not to lose the knowledge that employees possess due to high turn over. CONCLUTION, with knowledge management to provide convenience to employees in expressing ideas. With product features, customer, employee, best practices, lessons learned, your ideas, events and forums that are contained in the knowledge management employees make sharing easier. (SOS, AE, CL). Key Word Knowledge Management System, Knowledge Management, Knowledge Sharing.

Abstrak TUJUAN PENELITIAN, ialah membangun knowledge management system di dalam perusahaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan sharing, penyimpanan, pengelolaan, pendistribusian dan pemanfaatan knowledge di dalam perusahaan agar menjadi wadah pembelajaran bagi karyawan. METODE PERANCANGAN, menggunakan analisa dan perancangan sistem berorientasi objek (OOAD). Teori-teori khusus yang diperoleh dari buku keluaran Satzinger et al. ANALISIS, yang digunakan dalam merancang knowledge management system, dengan mengunakan Inukshuk Model dari metode ini dapat dirumuskan knowledge apa saja yang dibutuhkan perusahaaan. HASIL YANG INGIN DICAPAI, membantu perusahaan agar tidak kehilangan knowledge yang di miliki karyawan yang dikarenakan keluar masuknya karyawan yang tinggi (turn-over). SIMPULAN, dengan knowledge management system dapat memberikan kemudahan

kepada karyawan dalam mengungkapkan ide. Dengan fitur produk, customer, karyawan, best practice, lesson learned, your idea, event dan forum yang terdapat di dalam knowledge management memudahkan karyawan dalam melakukan sharing. (SOS, AE, CL).

Kata Kunci Knowledge Management System, Knowledge Management, Knowledge Sharing.

PENDAHULUAN Persaingan bisnis yang dihadapi saat ini semakin kompleks, agresif dan cepatnya perkembangan teknologi informasi membuat langkah bisnis berkembang semakin pesat (Wulantika, 2011). Tekanan persaingan menuntut organisasi harus lebih proaktif dan selalu memikirkan cara untuk beradaptasi dan mengatasi lingkungan yang selalu berubah. Organisasi harus memiliki kemampuan untuk mendeteksi kecederungan perubahan lingkungan dan mampu mengambil keputusan yang benar dan cepat (Sintaasih et al, 2011). Pada dekade sebelumnya, organisasi dianggap unggul dan kompetitif apabila organisasi memiliki faktor-faktor produksi secara lengkap yaitu modal, tanah, tenaga kerja, dan bangunan. Namun pada saat ini, organisasi dianggap unggul dan kompetitif apabila organisasi yang mampu mengeksploitasi pengetahuan yang ada pada setiap sumber daya manusianya dan menggabungkannya menjadi pengetahuan organisasi (Suharti dan Hartanto, 2009). Knowledge Management di era informasi ini sangat penting diterapkan karena implementasinya memberikan manfaat pada bidang operasi dan pelayanan, dapat meningkatkan kompetensi personal, memelihara ketersediaan knowledge dan inovasi serta perkembangan produk (Setiorini et al, 2009). Knowledge Management dapat diartikan sebagai koordinasi sistematis yang digunakan oleh suatu organisasi dalam rangka untuk menambahkan nilai melalui inovasi (Dalkir, 2011, p469). Dengan adanya penerapan Knowledge Management maka karyawan dapat melakukan sharing knowledge, sehingga knowledge yang dimiliki oleh organisasi dapat tertata dengan baik dan benar (Win Ce dan Handra, 2011). PT Total Prime Engineering (TPE) adalah perusahaan yang bergerak di bidang industri seal. Seal yang dimaksud adalah sebuah bantalan karet yang berfungsi untuk memperhalus pengoperasian dan mengurangi keausan pada gear. Selain itu, seal juga berfungsi untuk menjaga keberadaan pelumas di sekeliling komponen-komponen yang bergerak agar cairan pelumas tidak bocor keluar. Pada PT Total Prime Engineering (TPE), sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu bagian terpenting didalam perusahaan. Hal ini dikarenakan semua proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan memerlukan sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas dibidangnya. Akan tetapi perusahaan sering mengalami keluar masuknya karyawan yang membuat perusahaan kehilangan informasi, pengetahuan, dan pengalaman yang dimiliki karyawan.

Solusi yang dapat diberikan adalah dengan membangun knowledge management system pada PT Total Prime Engineering agar tidak lagi terjadinya kehilangan knowledge yang dimiliki oleh karyawan serta menjadi media komunikasi antar karyawan di dalam perusahaan.

METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan adalah metode studi lapangan dan studi kepustakaan dan metode analisis. Pada studi lapangan penulis melakukan pengamatan ke lapangan, dan melakukan observasi langsung, wawancara pada pihak berwenang pada pihak perusahaan terutama divisi marketing, dan produksi untuk megetahui masalah dan informasi yang dibutuhkan. Pada studi perpustakaan penulis melakukan pencarian dan pengumpulan referensi, mencatat, merangkum data serta informasi yang relevan. Referensi yang di dapat berupa jurnal, buku-buku, dan sumber lain yang berkaitan dengan penelitian. Metode analisis yang digunakan berupa : a. Inukshuk model, dari metode ini dapat dirumuskan knowledge apa saja yang dimiliki perusahaan. Yang kemudian dapat digunakan untuk pedoman pembuatan fitur knowledge management system. b. Integrated KM Cycle, siklus ini berisi tentang tahapan yang dilakukan organisasi untuk menciptakan, menyimpan, mendistribusikan, dan menggunakan Knowledge yang ada dalam organisasi tersebut. c. Metode Perancangan Metodologi yang digunakan dalam perancangan adalah dengan analisa dan perancangan sistem berorientasi objek (OOAD) yang diambil dari Satzinger (2009).

HASIL DAN BAHASAN Hasil dan pembahasan akan dijelaskan berdasarkan analisis inukshuk model, integrated knowledge management cycle, taksonomi knowledge, serta metode perancangan OOAD : METODE ANALISIS INUKSHUK 1. Pengukuran Pada tahapan ini kami masih belum melakukan implementasi di PT Total Prime Engineering (TPE). Kami hanya membuat knowledge management. 2. SECI Model Tabel 4.2 SECI Model Socialization (Tacit Tacit) - Private Message - Forum Internalization (Explicit -

Knowledge Event

Tacit)

Externalization (Tacit Explicit) - Best Practice - Lesson Learned - Post Your Idea Combination (Explicit Explicit) -

Customer

a. Socialization Socialization (Tacit Tacit) - Private Message - Forum Proses socialization dilakukan melalui konversi knowledge dari tacit ke tacit. Sharing knowledge yang biasanya dilakukan melalui tatap muka atau berbicara langsung dengan karyawan lain, sekarang jadi bisa menggunakan forum atau dengan private message. Dengan adanya private message karyawan dapat saling mengeluarkan ide-idenya untuk di sharing dengan karyawan lain. Hal ini dapat membantu penyebaran knowledge menjadi lebih merata dan baik, serta menjadikan koordinasi dalam perusahaan menjadi lebih baik b. Externalization Externalization (Tacit Explicit) - Best Practice - Lesson Learned - Post Your Idea Proses externalization dilakukan dengan melalui konversi tacit ke explicit. Externalization yang akan dipergunakan untuk upload dokumen dan sharing idea. Jadi dengan adanya fitur Best Practice, Lesson Learned, dan Post Your Idea, knowledgeknowledge yang telah ada tersebut dapat tersimpan ke dalam sistem. c. Combination Combination (Explicit - Customer

Explicit)

Proses combination dilakukan dengan melalui konversi knowledge explicit ke explicit. Combination yang diusulkan berupa Customer. Dengan adanya fitur Customer karyawan dapat mengetahui karakterisik pelanggan. Sehingga karyawan dapat mengetahui bagaimana cara menaganin customer tersebut. d. Internalization Internalization (Explicit - Knowledge - Event

Tacit)

Proses internalization dilakukan dengan melalui konversi knowledge explicit ke tacit. Internalization yang dapat digunakan berupa knowledge dan Event. Jadi dengan adanya knowledge maka karyawan dapat mengetahui pengetahuan, dan pengalaman karyawan lainnya. Event sebagai media penyimpan dan pengingat kegiatan-kegiatan yang dilakukan perusahaan. 3. Leadership Dengan dibangun Knowledge Management didalam PT Total Prime Engineering (TPE) diharapkan pemimpin mampu mengubah tacit knowledge ke dalam explicit knowledge. Pada proses ini diperlukan sebuah explicit knowledge sehingga keputusan keputusan serta gaya kepemimpinan dari top manager dapat dibagikan kepada karyawan yang lainnya melalui wadah Knowledge Management. Pemimpin juga harus mampu memberikan memotivasi kepada karyawan dalam penerapkan Knowledge Management. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan memberi bukti nyata keterlibatan dalam pengunaan Knowledge Management.

4. Technology Teknologi yang kita sarankan dalam penerapan KM ini adalah sebagai berikut : Motherboard : Gigabyte B75M-HD3 Processor : Intel Core i3 2120 3.3GHz Hardisk : 1TB Memory : 4GB DVD : DVDROM Server : IBM System X3500M4-C2A 5. Culture Untuk menciptakan budaya sharing antar karyawan, pihak management perusahaan dapat memberikan intensif atau sistem reward. Sistem reward disini dapat berupa penghargaan untuk memotivasi agar karyawan mau melalukan sharing knowledge dengan karyawan lain, atau bisa menggunakan sistem punishment bagi karyawan yang tidak mau melakukan sharing.

Taksonomi Knowledge yang diusulkan untuk perusahaan ini berupa Post Your Idea, Lesson Learned, dan Best Practice. Post your idea berupa wadah knowledge untuk menampung dan sharing oleh employee, lesson learned berupa pengetahuan yang diperoleh dari melalui pengalaman-pengalaman yang diberikan orang lain, best practice berupa pengetahuan mengenai cara paling efisien dan efektif. Gambar 4.1 Taksonomi

Integrated Knowledge Management Cycle a.

Knowledge Capture and Creation. Pada tahap ini knowledge dari karyawan diambil dan dikumpulkan menjadi satu tempat di KM. Knowledge capture yang ada didalam KM ini berupa post your idea, lesson learned, best practice. Fase ini merupakan fase dimana knowledge para karyawan ditangkap dan disimpan kedalam wadah yang nantinya akan berguna bagi karyawan-karyawan lainnya.

b.

Knowledge Sharing and Dissemination. Di fase ini knowledge yang ada pada karyawan bisa dibagikan kepada karyawan-karyawan lainya sehingga knowledge menjadi lebih berkembang. Pada KM ini knowledge sharing dan dissemination dapat dilakukan melalui fitur-fitur seperti message, forum. Jadi didalam fitur-fitur

c.

ini karyawan bisa berkomunikasi dan melakukan sharing antar karyawan. Dengan melalui fitur ini maka karyawan bisa menjadi lebih aktif menuangkan ide mereka. Knowledge Acquisition and Application. Pada fase ini knowledge yang telah di bagikan akan dipelajari atau digunakan oleh karyawan baru. Fitur-fitur yang mendukung pembelajaran karyawan bisa melalui best practice dan leason learned, selain itu pembelajaran karyawan juga bisa dilakukan melalui posting diforum. Diskusi didalam forum nantinya juga akan berpengaruh terhadap pengambilan keputusan karyawan.

Fitur Yang Diusulkan Didalam Knowledge Management yang dirancang pada PT Total Prime Engineering (TPE) memilki fitur seperti berikut (Tabel 4.1): Tabel 4.1 Fitur yang Diusulkan di dalam Knowledge Management Fitur-fitur Penjelasan Pada bagian home ini berisikan tentang perusahaan dan sejarah Home perusahaan. Employee

Employee berisikan biodata karyawan,yang terdiri dari nama, alamat no telepon, jabatan, devisi, email, dan jenis kelamin.

Customer

Customer berisikan biodata tentang customer, yang terdiri dari nama perusahaan, alamat, no telepon, webside dan logo.

Knowledge

Knowledge adalah sebagai wadah untuk menyimpan inforrmasi dan pengetahuan yang dimiliki perusahaan. Didalam knowledge terbagi menjadi 3 bagian yaitu: a.

Best Practice: kumpulan pengetahuan mengenai cara paling efisien dan efektif untuk menyelesaikan suatu tugas, berdasarkan suatu prosedur yang dapat diulangi untuk banyak orang dalam jangka waktu yang cukup lama.

b.

Lesson Learned: pengetahuan yang diperoleh pengalaman, yang di berikan kepada orang lain.

c.

Post Your Idea: sebagai wadah untuk menampung ide, saran, dan keluhan dari karyawan.

melalui

Untuk mencari knowledge yang sudah ada user dapat menggunakan fitur search. Forum

Sebagai media bagi karyawan untuk melakukan komunikasi. Yang memiliki pembagian-pembagian kategori untuk memper mudah komunikasi.

Event

Untuk menyimpan dan pengingat kegiatan-kegiatan yang di lakuakan perusahan seperti kegiatan rapat, seminar, dan lainnya.

Private Message

Media surat elektronik yang di gunakan untuk mengirim, dan menerima surat.

Navigation Diagram

Gambar 4.45 Navigation Diagram

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Dari hasil penelitian yang telah dilakukan pada PT Total Prime Engineering(TPE), maka kesimpulannya adalah sebangai berikut:. 1. Perusahaan masih menggunakan sharing knowledge yang bersifat manual dalam menyampaikan pengetahuan kepada karyawan. Seperti pada rapat pendokumentasiannya hanya berupa notulen rapat. Adapun seminar yang diberikan oleh pelanggan untuk memahami jenis seal yang mereka gunakan, tetapi pendokumentasian hanya berupa catatan pribadi. 2. Perusahaan ini membutuhkan knowledge yang dimiliki karyawan untuk pembelajaran antar karyawan dan mempermudah kegiatan karyawan dalam menunjang pekerjaannya. Akan tetapi perusahaan mengalami kehilangan knowledge yang dimiliki karyawan akibat adanya turn-over karyawan yang membuat perusahaan harus melakukan pelatihan atau seminar kembali kepada karyawan baru untuk menunjang pekerjaanya. 3. Pembuatan Knowledge Management System didalam perusahaan untuk mempermudah antar karyawan produksi dan pemasaran untuk saling berbagi informasi dan pengetahuan. Fitur-fitur yang mendukung untuk berbagi informasi dan pengetahuan yaitu, fitur knowledge yang terdiri dari best practice seperti memperbaiki mesin karyawan dapat memberikan pengalamanpengalaman yang pernah mereka lakukan dalam memperbaiki mesin, lesson learned berupa cara melakukan job casting sehingga karyawan dapat dengan mudah mempelajari, dan pada post your idea karyawan dapat memberikan saran dalam penggunaan bahan baku.

Saran Saran yang diberikan kepada PT Total Prime Engineering(TPE) untuk mendapatkan hasil yang maksimal: 1. Pemimpin harus memberi bukti nyata keterlibatan dalam pengunaan Knowledge Management dan memberikan memotivasi kepada karyawan dalam penerapkan Knowledge Management. Salah satu cara untuk memotivasi karyawan dalam dilakukan dengan sistem reward. Sistem reward disini dapat berupa penghargaan untuk memotivasi agar karyawan mau melalukan sharing knowledge dengan karyawan lain, atau bisa menggunakan sistem punishment bagi karyawan yang tidak mau melakukan sharing. 2. Memberikan pelatihan pengunaan Knowledge Management System kepada karyawan, agar karyawan lebih memahami pengunaan dan kegunaannya.

REFERENSI Ce, W., & Handra. (2011). Penerapan Knowledge Management System Sebagai Sarana Pertumbuhan Organisasi Pada PT INTIMAP. KM Pada INTIMAP , Vol.2, No.2 , diakses 12 Maret 2013 dari http://library.binus.ac.id. Dalkir, K. (2011). Knowledge Management in Theory and Practice. Oxford, UK: Massachusetts Institute of Technology. Girard, J. (2010). Defence Knowledge Management. Vol.5, No.2, diakses 12 Maret 2013 dari http://www.journal.forces.gc.ca/vo5/no2/knowledg-connaisa-eng.asp. Jashapara, A. (2011). Knowledge Management an Integrated Approach. New York : Pearson Education. Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2010). Management Information System : Managing the Digital Firm 11th Edition. New Jersey: Pearson Education. Mcleod, R. J., & Shell, G. (2011). Management Information System 8th Edition. New Jersey: Prentice Hall. O'Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2011). Management Information System. New York: McGrawHill. Robbin, S. P., & Coulter, M. (2012). Management 11th Edition. New Jersey : Pearson Education. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2009). System Analysis and Design in a Changing World 5th Edition. Boston: Course Technology. Setiorini, Hamzah, D., & Djaya, Y. (2012). Faktor-faktor Knowledge Management Yang Berpengaruh Terhadap Kinerja Tenaga Kependidikan Universitas Hasanuddin. Jurnal Knowledge Management , Vol.11, No.2, diakses 12 Maret 2013-09-12 dari http://pasca.unhas.ac.id. Shneiderman, Ben, & Catherine, P. (2010). Design The User Interface Strategies For Effective Human Computer Interaction 5th Edition. University of maryland. Sintaasih, e. a. (2011). Knowledge Management Dan Peran Strategi Partner SDM. Jurnal Management Dan Kewirausahaan , Vol.13, No.1, diakses 12 Maret 2013 dari http://puslit2.petra.ac.id. Stair, R. M., & Reynolds, G. W. (2010). Principles of Information System : A Managerial Approach 9th Edition. Boston : Course Technology.

Suharti, L., & Hartanto, I. (2009). Identifikasi Kesiapan Penerapan Knowledge Management Di Perguruan Tinggi. Jurnal Ekonomi dan Bisnis , Vol.15, No.2, diakses 12 Maret 2013 dari http://feb.uksw.edu. Wulantika, L. (2009). Knowledge Management Dalam Meningkatkan Kreasi Dan Inovasi Perusahaan. Majalah Ilmiah Unikom , Vol.10, No.2, diakses 12 Maret 2013 dari http://jurnal.unikom.ac.id.

RIWAYAT PENULIS Shandy Okky Susilo lahir di kota Tangerang pada 22 Juli 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013. Andry Erwin lahir di kota Singkawang pada 24 April 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013. Christine Liempah lahir di kota Pontianak pada 1 Oktober 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013