Uitrol SchaatsUur Challenge uit Proeftuin Duursportief op 3 ijsbanen Rapportage
KNSB Hoogland, 30 maart 2012
Rapportage Project Uitrol Schaatsuur Challenge op drie ijsbanen 1. Inleiding Dit project had als doel het uirollen van de Good Practices van het project de “SchaatsUurChallenge” dat uitgevoerd is als onderdeel van de Proeftuin Duursportief. Afgelopen twee jaar is de UurChallenge een succesvol project gebleken om individuele recreatieve sporters te verbinden en frequenter te laten schaatsen. Doelstelling Het stimuleren van (structurele) sportparticipatie door middel van het uitrollen van het deelproject “SchaatsUurChallenge” van de Proeftuin Duursportief naar drie ijsbanen in Nederland. Locatie Doelstelling was om het project uit te rollen op de ijsbanen van: - Enschede - Heerenveen - Eindhoven Doelgroepen In principe kan iedereen deelnemen aan de UurChallenge. PR en wervingsactiviteiten zullen echter toegespitst worden op twee specifieke doelgroepen: - Volwassenen - Kinderen tussen 6 en 12 jaar Verwachte resultaten - 600 volwassenen en 400 kinderen nemen op 3 ijsbanen deel aan de (half)uurChallenge - Er wordt nagestreefd dat o 25% van de kinderen die deelnemen aan de Half UurChallenge lid zal worden van de KPN Junior Schaatsclub, waardoor ze betrokken blijven bij het schaatsen en inline-skaten. o 10% van de deelnemers doorstroomt naar structureel aanbod. - Business case verdienmodel (Half)UurChallenge. Daarnaast zijn de belangrijkste verwachte outputs van het project: - 6 evenementen op drie ijsbanen; - 3 coördinatoren en vrijwilligers die in staat zijn in de toekomst de (Half)UurChallenge op hun ijsbaan uit te rollen; - 3 coördinatoren met kennis over het werven van leden tijdens events; - Draaiboek en handleiding beschikbaar voor toekomstige (Half)UurChallenge evenementen.
2.
Rapportage
2.1. Locaties De SchaatsUurChallenge is georganiseerd in Heerenveen, Enschede, Tilburg, Deventer en Alkmaar. In vergelijking met de aanvraag hebben hier de volgende wijzigingen in plaats gevonden: - Tilburg: Tilburg is in de plaats gekomen van Eindhoven aangezien er in Eindhoven op korte termijn geen mogelijkheden waren. - Deventer: De organisatie in Deventer heeft naar aanleiding van berichtgeving over de andere Uur Challenge projecten een verzoek ingediend tot deelname aan het project. Binnen de planning van de projectleider was niet voldoende ruimte om de organisatie in Deventer te volledig te begeleiden en te trainen. De organisatie in Deventer heeft echter wel gebruik gemaakt van de hand- en draaiboeken en het evenement is meegenomen in alle communicatie die vanuit de KNSB is gedaan. De organisatie in Deventer heeft alle overige kosten voor eigen rekening genomen. - Alkmaar: In Alkmaar is eveneens een Uur Challenge evenement georganiseerd. De organisatie heeft alle kosten voor eigen rekening genomen. Wel is het evenement in alle communicatie rondom de SchaatsUurChallenge meegenomen. Daarnaast heeft de organisatie gebruik gemaakt van de automatische incasso via de KNSB. - In eerste instantie zou ook Nijmegen meedoen. Helaas waren er hier te weinig aanmeldingen waardoor het evenement uiteindelijk niet is uitgevoerd. 2.2. Resultaten - Heerenveen 28 december 2011 – 65 deelnemers - Enschede 22 januari 2012 – 73 deelnemers - Tilburg 28 januari 2012 – 60 deelnemers Daarnaast: - Deventer 24 februari 2012 – 37 deelnemers - Alkmaar 19 februari 2012 – 80 deelnemers In totaal hebben 315 deelnemers (incl. Deventer en Alkmaar) deelgenomen aan de verschillende SchaatsUurChallenges. Voor een overzicht van de deelnemers naar leeftijdscategorie zie bijlage I. Tevens zijn de volgende resultaten behaald: - 2 nieuwe locaties zijn ‘getraind’ en in staat om volgend seizoen zelfstandig een nieuwe UurChallenge te organiseren; - Er ligt een kant en klaar product voor organisaties die een UurChallenge op ijs of asfalt willen aanbieden: alle informatie zoals inhoudelijke draaiboeken, handleidingen, materialen, software en andere tools (website, inschrijftool etc.) is standaard via het bondsbureau van de KNSB beschikbaar; - Deelnemers hebben met enorm veel plezier deelgenomen aan de events; er heerste een soort van natuurijssfeertje; - Verenigingen, ijsbanen, gemeenten en overige partijen waren zeer lovend over het event en hebben aangegeven deze volgend seizoen zeker weer te willen organiseren; - Alle jeugddeelnemers zijn lid van de KPN Junior Schaatsclub (86) geworden. Aanvullend: - Additionele UurChallenge in Deventer. De organisatie heeft daarbij gebruik gemaakt van de website, draaiboeken en handleidingen die beschikbaar waren voor de UurChallenges; - Alkmaar heeft daarnaast gebruik gemaakt van de landelijke promotie en de automatische incasso die vanuit de KNSB werd gefaciliteerd. - Verregaande interesse vanuit Groningen, Amsterdam en Den Haag om volgend seizoen ook een UurChallenge te organiseren.
2.3. Evaluatie proces Voorbereidende lessen Dit seizoen was het vanwege de korte voorbereidingstijd voor de verenigingen niet mogelijk om voorbereidende lessen aan te bieden. Wel zijn de deelnemende organisaties overtuigd van de potentie en de meerwaarde die deze lessen deelnemers en verenigingen kunnen bieden. Volgend seizoen zullen deze lessen zeer zeker worden opgenomen. Deze zullen dan door vereniging en schaatsschool of wellicht gecombineerd worden aangeboden. Aanpassen handleiding De projectleider heeft op basis van de ervaringen van eerdere Uur Challenge evenementen in Alkmaar de handleiding en draaiboeken op een dergelijke wijze aangepast dat het door iedere willekeurige organisator te gebruiken is. Alle locaties hebben gebruik gemaakt van deze handleidingen en draaiboeken. Lokaal zijn ze hier en daar iets aangepast waardoor ze uitstekend aansluiten op de wensen en behoeften van de lokale organisatoren. Tijdens de events is ook gebleken dat de handleidingen en draaiboeken erg succesvol waren aangezien op iedere locatie alles op rolletjes verliep. De projectleider is bij alle organisatoren minimaal twee keer langs geweest om de baancoördinatoren goed op te leiden. Tevens is de projectleider aanwezig geweest bij de allereerste bijeenkomst met alle betrokken partijen voor afstemming van taken en verantwoordelijkheden. Gedurende de organisatie van het evenement heeft de projectleider regelmatig contact gehouden om praktische zaken af te stemmen. Het contact moment De volgende PR activiteiten zijn door de KNSB uitgevoerd: - Landelijke pr activiteiten via schaatsen.nl door de KNSB - Aankondigingen via diverse KNSB nieuwsbrieven - Advertentie in de schaatskrant (Friesland) – koppeling met KNSB schaatsweek - Promotieactiviteiten via lokale natuurijsverenigingen - Promotieactiviteiten via de KPN Junior Schaatsclub - Uitdelen van flyers tijdens overige events van de KNSB (op tijdelijke mobiele ijsbanen) - Schaatsen.nl heeft van de eerste (Heerenveen) een promofilmpje gemaakt dat later weer is ingezet bij de werving op de andere locaties. Op deze manier zorgde deze eerste Challenge (tijdens de Schaatsweek) ook voor de nodige extra promotie voor de volgende events. Daarnaast hebben de organisaties zelf lokaal promotie gemaakt voor het event en hebben ze de mogelijkheid gehad een advertentie te plaatsen in een lokaal blad. Op de ijsbanen zijn er verder flyers uitgedeeld tijdens de recreatieve schaatsuren en hebben de schaatsscholen hun leden ook uitgedaagd mee te doen aan de UurChallenge. De landelijke pr activiteiten via schaatsen.nl en nieuwsbrieven hebben geholpen de naamsbekendheid van het evenement in zijn algemeen te vergroten: De koppeling met de KNSB Schaatsweek heeft er verder voor gezorgd dat de UurChallenge bekend werd onder onze leden. Verenigingen/organisaties van andere banen kwamen op deze manier in aanraking met het event. Vanuit de koppeling met KNSB Schaatsweek-Uurchallenge is er ook nog landelijke publiciteit geweest in De Volkskrant vanwege de deelname van een columnist met zijn zoon. De lokale pr en het uitdelen van flyers op de banen is daarnaast van groot belang geweest om de concrete datum van het evenement in de betreffende stad onder de aandacht te brengen.
Het evenement Algemeen De organisatie van het evenement is op alle locaties succesvol verlopen. Op alle deelnemende banen zijn 7 a 8 vrijwilligers per event ingezet. Dus met relatief weinig vrijwilligers kan er een event worden georganiseerd. Deze vrijwilligers zijn ingezet op taken/onderdelen die zij normaliter ook vervullen binnen de vereniging. Normaliter zijn er al minimaal 10 juryleden nodig bij 50 deelnemers om alle ronden van alle rijders te kunnen bijhouden. Uiteindelijk hebben we ervoor gekozen alleen transponders te huren en geen transponders aan te schaffen omdat er met name op het vlak van recreatieve tijdregistratie ontwikkelingen gaande zijn waardoor er wellicht volgend seizoen op een veel goedkopere manier registratie kan plaatsvinden. Heerenveen: In Heerenveen is de organisatie van de Uur Challenge gekoppeld aan de KNSB Schaatsweek. De Schaatsweek werd dit seizoen ook voor het eerst georganiseerd waardoor er nog niet al teveel belangstelling was voor het randprogramma. Het evenement is georganiseerd door de KNSB in samenwerking met een aantal vrijwilligers vanuit HCH (vereniging Heerenveen). De vereniging HCH is pas op het allerlaatste moment gekoppeld aan het event waardoor er weinig is gedaan met eventuele doorstroming naar de vereniging. Wel heeft het event bijgedrage aan de PR van de overige evenementen. Enschede: De organisatie was in handen van de ijsbaan in samenwerking met de baancommissie marathon (vertegenwoordiging van alle verenigingen die actief zijn op de ijsbaan). Er was een goede samenwerking tussen de partijen onderling en uiteindelijk waren er 73 deelnemers. Tilburg: De organisatie was hier in handen van IJCT (IJsclub Tilburg) en de gemeente (exploitant van de ijsbaan). Onderlinge afspraken die door de vereniging en de gemeente vooraf zijn gemaakt werden pas laat door de gemeente uitgevoerd, waardoor met name de promotie van het event pas laat op gang kwam. Volgens de vereniging resulteerde dit in weinig deelnemers van buiten de vereniging. Alle deelnemende locaties/organisaties hebben het voornemen om volgend seizoen wederom een SchaatsUurChallenge te gaan aanbieden. In Tilburg inventariseren ze op dit moment of er dit seizoen ook nog gestart kan worden met een inline-skate UurChallenge. De rol van de KNSB De KNSB heeft het uitrollen van de Uurchallnge gebruikt om de naamsbekendheid te vergroten en een aantal producten te ontwikkelen. Dit zodat het evenement in de toekomst op een relatief makkelijke en goedkope manier door de verschillende verenigingen, schaatsscholen of ijsbanen georganiseerd kan worden. Naast het verzorgen van de landelijke promotie heeft de KNSB een aantal producten ontwikkeld die het voor de deelnemende organisaties makkelijker en goedkoper maakt om een dergelijk evenement te ontwikkelen. Allereerst heeft de KNSB een inschrijftool ontwikkeld en voor alle events de automatische incasso’s geïnd. Zodoende hebben we ook alle deelnemers kunnen registreren en kunnen we die in de toekomst die mensen benaderen voor andere KNSB doeleinden. Tevens heeft de KNSB een tool ontwikkeld, waardoor alle deelnemende organisaties hun certificaten direct tijdens het evenement kunnen printen en uit kunnen delen. Verder heeft de KNSB registratiesoftware ontwikkeld.
2.4. Evaluatie Resultaat Deelnemers De deelnemers hebben het evenement als succesvol ervaren. Het merendeel van de deelnemers heeft tijdens het afsluitende samenzijn aangegeven volgend seizoen graag opnieuw te willen deelnemen en zeker ook anderen te informeren over dit leuke event. Het aantal deelnemers is echter enigszins lager dan voorafgaand gepland. De voorbereidende trainingen lijken toch een cruciaal onderdeel voor het werven van niet leden. Door het ontbreken van deze trainingen is het wellicht moeilijker geweest voor niet leden om deel te nemen aan het event. Op het moment dat niet sporters/niet leden informatie ontvingen over het event was er voor hen (te) weinig tijd om zich nog goed voor te bereiden hierop. Hierdoor was het wellicht moeilijker voor deze doelgroep om deel te nemen.. Doordat we meer naamsbekendheid hebben opgebouwd en nu per locatie een bestand van deelnemers hebben opgebouwd kunnen we volgend seizoen hiervan in de werving extra profiteren. Daarnaast spelen de oud-deelnemers een stimulerende rol in het werven van nieuwe deelnemers. Ook willen we de werving nog meer stimuleren door de sociale mediakanalen. Het aanbieden van de Halfuur Challenge kan in de toekomst ook nog beter uitgebuit worden. Het zorgt voor een laagdrempeligere instap waardoor het event ook toegankelijk is voor niet frequente sporters en ouderen. Daarnaast is het ook een ideaal ouder en kind event. Overstap naar de structurele vereniging Alle deelnemers hebben tijdens het evenement van de lokale verenigingen informatie over vervolgaanbod ontvangen: Tijdens de afsluiting is er een kort inleidend verhaaltje verteld door de baancoördinatoren en is er informatie uitgegeven over de vereniging en haar aanbod. Verenigingen konden helaas nog niet goed aangeven wat hiervan uiteindelijk het resultaat is geworden. In Enschede zijn drie deelnemers via de marathonsectie in contact gebracht met een vereniging. In de andere steden zijn echter geen concrete inzichten in doorstroom. De KNSB heeft dit gesignaleerd als een interessant leermoment en is voornemens om dit gezamenlijk met de verenigingen volgend jaar verder uit te werken en in het handboek op te nemen. Wel zijn alle datagegevens van de deelnemers beschikbaar, waardoor deze in het begin van het nieuwe schaatsseizoen wederom benaderd kunnen worden. Alle jeugdige deelnemers zijn tevens automatisch aangemeld voor de KPN Junior Schaatsclub, waardoor zij op de hoogte zullen blijven van alle KNSB activiteiten op het gebied van schaatsen en inline-skaten. 2.5. Eindconclusie De UurChallenge biedt organisaties (verenigingen/baancommissies/ijsbanen) een unieke kans om meer mensen aan het schaatsen en skaten te krijgen. Door het toevoegen van een Halfuur Challenge denken de organisatie ook meer niet-schaatsers te kunnen verleiden deel te nemen. Alle organisaties e zien enorm veel potentie in het event en vonden de opkomst voor een 1 overwegend positief. Het kant en klare UurChallenge product is nu beschikbaar voor alle verenigingen en kan zo ingezet worden op ijs, natuurijs en asfalt etc. Zodra er meer UurChallenge evenementen ontstaan zullen ook de overige UurChallenges hiervan profiteren. De KNSB zal ook volgend seizoen een faciliterende rol blijven spelen. Dit, zodat ervaringen van verschillende banen/verenigingen gedeeld worden en nieuwe ideeën verder uitgewerkt kunnen worden. Een voorbeeld is het nadenken over het omzetten van eenmalige deelname tot schaatsen op een meer structurele wijze. Voorbeelden hiervan zijn het stimuleren van deelnemers om aan meerdere Uur Challenge evenementen deel te nemen (ranglijsten bijhouden) waardoor ook de ‘trainen voor’
trajecten beter kunnen worden uitgezet. Tevens biedt een intensievere samenwerking tussen verenigingen en schaatsscholen bijvoorbeeld ook extra mogelijkheden voor deelnemers om zich voor te bereiden (gezamenlijk voorbereidingstrajecten aanbieden) op de Challenge waardoor een breed aanbod kan worden. Ook zal de KNSB via schaatsen.nl en de nieuwsbrieven waar nodig aandacht aan toekomstige evenementen kunnen blijven besteden. Daarnaast kan het product daarbij ook ingezet worden voor het inline-skaten waardoor verenigingen ook een heel seizoen lang iets te bieden hebben en deelnemers nog meer gestimuleerd worden om actief bezig te blijven en. Ook kan het ingezet worden als een eerste opstap naar het rijden van een toertocht. Een extra voordeel bij het inline-skaten is dat de kosten voor het organiseren veel lager liggen aangezien er geen ijs hoeft te worden gehuurd en daardoor dus nog laagdrempeliger aangeboden kan worden. De UurChallenge heeft dus enorm veel potentie en de KNSB blijft graag een rol spelen om dit initiatief verder uit te rollen. Rol van de ijsbaan is van essentieel belang voor de promotie van het event en deels een voorwaarde om tot een laagdrempelig event te kunnen komen (redelijke prijsafspraak m.b.t. ijshuur). Voor komend seizoen is er een afspraak gemaakt tussen de organisatoren en de ijsbaan dat de SchaatsUurChallenge wederom wordt georganiseerd tegen een redelijk ijshuurtarief of dat er een koppeling wordt gemaakt met andere activiteiten op de baan waardoor de ijshuur ook veel lager zal zijn.
Afrekening
Post #
Eenheid
#
Begroting € Totaal €
Baten Totaal
Kosten
Afrekening Baten
Totaal
Verschil Totaal
Activiteit 6.1 Voorbereidende activiteiten Geen kosten opgenomen Activiteit 6.2 Promotieactiviteiten 6.2.1.Promotiematerialen Sub totaal Activiteit 6.2.
6.450 6.450
0
6.450
6.096 6.096
6.096
354
5.830
4.620
8.612
-512
20.538
4.462
Activiteit 6.3 Challenge Event 6.3.1. IJshuur 6.3.2. Aankleding Baan 6.3.3. Consumpties vrijwilligers 6.3.4. Deelnemers Certificaten 6.3.5. Huur Transponders 6.3.6 Aanschaf Registratiesoftware 6.3.7. Deelnemers bijdrage volwassenen 6.3.8. Deelnemers bijdrage Jeugd 6.3.9. Deelnemers bijdrage huur transponders
3
banen
6 3 3
events banen banen
200 100
3 2.150 10
3 6
banen events
100 200
5 3
Sub totaal Activiteit 6.3.
4.000 1.500 1000 2.000 3.600 6.450
4.055 780 1.529 329 1.200 -3.000 -1.420 -265
-1.500 -3.600 18.550 -8.100 10.450
7.893
-378 -2.063
Projectorganisatie Projectleider Reiskosten en Materialen KNSB Ondersteuning projectleider Sub totaal Projectorganisatie Totaal
12
weken
8
50
12
weken
2
75
4.800 1.500 1.800 8.100
8.100
6.000 812 1.800 8.612
33.100 -8.100 25.000
22.601
0
-2.063
Bijlage I Overzicht deelnemers Heerenveen
1/2 UurChallenge
Lid
Jeugd tot 18 jaar
14
11
3
Volwassenen
9
6
Totalen
23
17
1/2 UurChallenge
Lid
Jeugd tot 18 jaar
12
11
1
Volwassenen
2
1
1
Totalen
14
12
2
Tilburg
1/2 UurChallenge
Lid
Jeugd tot 18 jaar
2
2
0
Volwassenen
12
12
Totalen
14
14
Alkmaar
1/2 UurChallenge
Lid
Jeugd tot 18 jaar
2
2
Volwassenen
0
0
Totalen
2
2
Enschede
Geen Lid UurChallenge
Lid
Geen Lid
10
10
0
3
31
13
18
6
41
23
18
Lid
Geen Lid
7
3
52
14
59
17
Lid
Geen Lid
3
3
0
0
43
39
4
0
46
42
4
Lid
Geen Lid
33
23
10
45
24
21
78
47
31
Geen Lid UurChallenge 10
10
Geen Lid UurChallenge
Geen Lid UurChallenge
0
Bijlage II Verdienmodel UurChallenge Doordat alle benodigde materialen, producten en organisatorische benodigdheden/tools gemaakt en beschikbaar zijn kunnen organisaties tegen relatief lage opstartkosten het event organiseren: Kosten 1. IJshuur* €250 per uur 2. Skatebaan € 100 per uur 3. Lokale promotie 4. Consumptie vrijwilligers €5,00 p.p. 5. Automatische incasso €2,50 p.p. 6. Transponderhuur €2,00 p.p. 7. Print tool deelnemers certificaat €1,50 p.p. Sub-totaal Opbrengsten Deelnemers (12,50) Sub-totaal Saldo
50 deeln. - 250
75 deeln. -250
100 deeln. -250
-150 -50 -125 -100 -75 750
-150 -50 -187,50 -150 -112,50 900
-150 -50 -225 -200 -150 1025
625 625 -125
937,50 937,50 37,50
1.250 1.250 225
Toelichting 1) IJshuur is er in het verdienmodel rekening gehouden met een gemiddeld tarief waar doorgaans de gewesten het ijs voor inkopen op de diverse banen. Aangezien de SchaatsUurChallenge nu enigszins naam gemaakt heeft zullen de verenigingen/baancommissies voorafgaand aan het seizoen de UurChallenge meteen meenemen in de diverse planningen, waardoor er dus ook een niet commerciële ijshuurprijs hoeft te worden betaald. Indien de SchaatsUurChallenge gecombineerd wordt aangeboden met overige schaatsactiviteiten en in combinatie met activiteiten van de ijsbaan dan kan het tarief zelfs nog lager liggen. 2) Indien er wordt gekozen voor een Inline-skaten UurChallenge dan liggen de kosten voor de huur van de baan/accommodatie zelfs nog iets lager waardoor er al snel een positief resultaat kan worden gerealiseerd. 3) Voor de lokale promotie volstaat een relatief laag bedrag aangezien het werven via de lokale sufferdjes etc. het meest resultaat oplevert en over het algemeen ‘gratis’ is. De KNSB heeft voor de diverse organisaties een standaard persbericht beschikbaar dat ze zo kunnen aanpassen aan de lokale wensen. Ook kunnen de ‘oude’ deelnemers en clubleden perfect worden ingezet voor de werving van nieuwe deelnemers en biedt ook de nieuwe social media kosteloos nieuwe mogelijkheden. 4) In het verdienmodel is rekening gehouden met het aankopen van de consumpties in een horeca gelegenheid op de ijsbaan. Deze post kan in werkelijkheid dus ook lager uitvallen. 5) Als organisatie kun je er natuurlijk ook voor kiezen om de automatische incasso te laten vervallen en de deelnemers op de eventdag te laten betalen. 6) Op dit moment is de huur van de transponders nog €2,-, maar door de huidige ontwikkelingen zal dit uiteindelijk tegen een lager tarief kunnen worden geregeld. 7) Wanneer het totaal aantal deelnemers toeneemt zal ook de prijs per certificaat afnemen. Dus hoe meer UurChallenge in het land des te goedkoper worden de certificaten. Als organisaties een beetje ‘creatief’ te werk gaan, kan het event bij 50 deelnemers al een positief resultaat opleveren!
