Uitrol Medicatieschema

ACTIEPLAN

Uitrol Medicatieschema FASE 1: CLUSTERS

iMinds Maart 2015 Copyright.

UITROL MEDICATIESCHEMA

1

1

4

1.1

Vitalink

4

1.2

Medicatieschema

4

2

DOEL

5

2.1 Situatieschets 2.1.1 Pilootprojecten 2.1.2 Situatie ‘as is’ 2.1.3 2015: Scharnierjaar

5 5 6 6

3

7

AANPAK

3.1

Workflow

7

3.2

Methodologie

8

3.3

Ambitieniveau

10

4

WERKPLAN

12

4.1

Lijst van Werkpakketten

12

4.2

Werkpakket 1: Coördinatie Macroniveau

12

4.3

Werkpakket 2: Pre-Start

13

4.4

Werkpakket 3: Voorbereiding

14

4.5

Werkpakket 4: Selectie clusters

17

4.6

Werkpakket 5: Uitrol per Micro/ Cluster niveau

18

4.7

Werkpakket 6: Helpdesk

20

4.8

Werkpakket 7: Evaluatie

21

4.9

Gantt Chart

22

Milestones

23

RESOURCES

24

4.10

5 5.1

Effort

24

5.2

Middelen

26

6

2 | 29

INTRODUCTIE

GOVERNANCE

VITALINK | Maart 2015 | Uitrol Medicatieschema

27

3 | 29

6.1 Core Partners 6.1.1 Vlaams Patiënten Platform (VPP) 6.1.2 Domus Medica (DM) 6.1.3 Vlaams Apothekers Netwerk (VAN) 6.1.4 Vlaamse Federatie van Diensten voor Thuisverpleging (VFDT) en de Vlaamse Beroepsvereniging Zelfstandige Verpleegkundigen (VBZB)

27 27 27 27

6.2 Ondersteuningspartners 6.2.1 Éénlijn (eenlijn) 6.2.2 Zorg en Gezondheid (ZG) 6.2.3 iMinds Health (iMinds)

28 28 28 28

6.3 Andere partijen 6.3.1 Samenwerkingsverband Eerstelijnsgezondheidszorg (SEL) 6.3.2 Lokale Multidisciplinaire Netwerken (LMN)

29 29 29

6.4

Sturing

29

6.5

Macro-micro niveau.

29


28

1

INTRODUCTIE

1.1

Vitalink Zorg en Gezondheid ontwikkelde Vitalink als een platform voor het veilig delen van zorgen welzijnsgegevens. Daardoor kunnen verschillende zorgverleners over correcte gegevens beschikken voor hun patiënten. Op deze manier kunnen de zorgverleners ook beter samenwerken en krijgen de patiënten een betere behandeling.

1.2

Medicatieschema Een elektronisch medicatieschema gedeeld op Vitalink bevordert de communicatie tussen zorgverleners. Een medicatieschema geeft een overzicht van alle medicatie die een patiënt op een bepaald moment inneemt en het geeft voor ieder individueel geneesmiddel aan gedurende welke periode, wanneer, welke dosis moet worden ingenomen (duur, frequentie, dosering). Het spreekt voor zich dat een medicatieschema vooral een toegevoegde waarde heeft voor die patiënten die ook daadwerkelijk (verschillende) medicijnen innemen en waarbij er complicaties zouden kunnen ontstaan door gebrek aan therapietrouw, interacties, vergetelheid of onjuiste afstemming. Idealiter wordt ervan uitgegaan dat een medicatieschema zou moeten bestaan op Vitalink voor die patiënten die meer dan 1 medicijn langdurig innemen, chronisch ziek zijn of medicijnen zoals cortisone, anticoagulantia, etc nemen die een moeilijk toedieningsschema hebben. Uit diverse gesprekken met zorgactoren blijkt dat een medicatieschema een grote toegevoegde waarde heeft voor de verschillende actoren. Om een adequate zorg aan te bieden dient elke zorgverlener immers te weten welke medicatie een patiënt inneemt. Een medicatieschema dient te voorkomen dat er conflicterende medicatie wordt voorgeschreven of afgeleverd, biedt een eerste inzicht op de medische toestand van een patiënt en helpt de patiënt (en eventueel de thuisverpleegkundige of de mantelzorger) een overzicht te bieden van alle medicatie die op een bepaald tijdstip moet worden ingenomen. Verder kan het een bredere groep zorgverleners zoals tandartsen, diëtisten, etc. helpen die op de hoogte dienen gehouden te worden omtrent de medicatie van een patiënt. Momenteel blijkt de uitwisseling van deze informatie soms moeilijk te verlopen en is de informatie niet steeds gekend op het moment dat dit nodig is. Het medicatieschema beschikbaar maken op Vitalink biedt een oplossing om deze informatiestromen te optimaliseren.

4 | 29


2

DOEL

Het Vitalink Medicatieschema als tool bestaat al geruime tijd. Het eigenlijke gebruik in de zorgsector is echter nog miniem. Vandaar dat de deelnemende partijen gezamenlijk het idee hebben opgevat om in 2015 het gebruik van het medicatie aan te moedigen bij de eerstelijns zorgverleners. Het doel van het huidige document is een actieplan op te stellen om het gebruik van het medicatieschema ‘op de werkvloer’ van de zorggebruikers in 2015 uit te rollen met de primaire doelgroep apothekers, huisartsen en thuisverpleegkundigen. Dit actieplan zal lopen van maart 2015 tot november 2015 met een actievere periode van implementatie en gegevensuitwisseling in het veld tijdens de zomermaanden, september en oktober 2015, voorafgegaan door een pre-fase waar in 4 regio’s met het medicatieschema wordt van start gegaan. De uitvoering van het actieplan wordt in twee versies voorzien. Op 1 april wordt van start gegaan in samenwerking met de deelnemende partners en de geïnteresseerde zorgverleners met een ‘LEAN’ actieplan. Iedere organisatie, samen met de bereidwillige leden en de beschikbare kanalen, zal proberen zoveel mogelijk zorgverleners en clusters te laten starten met het medicatieschema. Eénlijn zorgt voor de ondersteuning. Aangezien er (voorlopig) geen extra financiële ondersteuning is, kan er dus geen resultaatsgarantie geboden worden en is het engagement van de partners te beschouwen als een ‘best effort’ verbintenis, waarbij alle deelnemende partijen gevraagd wordt hun verantwoordelijkheid op te nemen om tot resultaten te komen. De vrijstelling en vergoeding van een gekwalificeerde coördinator is noodzakelijk om dmv een geïntegreerde aanpak van het actieplan (aangeduid in geel in het werkplan) een succes te maken. Ter informatie: De kwantificering van de effort van de verschillende partijen wordt aangegeven in mandagen (waarbij 1 mandag = 8u).

2.1

Situatieschets Het is daarbij uitermate belangrijk om de huidige situatie te schetsen als basis voor het toekomstige scenario van een gedeeld medicatieschema via Vitalink. Het valt op te merken dat er in de reële context nog steeds een variatie bestaat tussen de manier van opereren ‘op de werkvloer’ en de gehanteerde richtlijnen zoals die door de bestaande koepelorganisaties en de overheid ondersteund en gepromoot worden waardoor gegevensdelen en vooral het Vitalink medicatieschema nog niet echt goed ingeburgerd zijn. Dit actieplan gaat daar verandering in brengen.

2.1.1

Pilootprojecten Einde 2011 lanceerde de Vlaamse overheid een subsidieoproep voor samenwerkingsverbanden voor het uitvoeren van pilootprojecten medicatieschema1. Deze pilootprojecten moesten de werking van Vitalink aantonen, de communicatie- en gegevensstromen verifiëren en de functionaliteiten van het medicatiesschema uittesten met de bedoeling antwoorden en aandachtspunten te formuleren over hoe het medicatieschema verder kon worden uitgerold in Vlaanderen. Daaruit bleek dat er toch nog veel aandacht moest worden gespendeerd aan de integratie van het Vitalink medicatieschema in de eindgebruikerssoftware op een gebruiksvriendelijke en 1

Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, Oproep voor een samenwerkingsverband voor het uitvoeren van het pilootproject medicatieschema in het kader van Vitalink. Oproep nr. VAZG/PET/ELTZ/01/20111215

5 | 29


gestandaardiseerde manier én een bredere bewustmaking van de zorgverleners nodig was/is rondom de mogelijkheden van elektronische gegevensdeling in de zorg. 2.1.2

Situatie ‘as is’ De huidige situatie leert ons dat in de zorgsector verschillende snelheden in informatiseringgraad bestaan en dat dit waarschijnlijk zo zal blijven. Iedere professional heeft ook zijn/haar eigen manier van werken. Toch is een nieuwe attitude nodig zodat zorgverstrekkers de beschikbare eigen en gezamenlijke ICT-toepassingen inzetten en gebruiken om beter samen te werken rondom de patiënt. Het project éénlijn.be biedt al sinds 2014 de ondersteuning naar zorgverleners uit de eerste lijn als een breed veranderingsproject. Zorgverleners worden via sensibilisering, communicatie, opleiding en herhaling gemotiveerd om gebruik te maken van de nieuwe eHealth toepassingen zoals eHealthbox, Recip-e, Vitalink, etc. Helaas zorgt de nog relatieve onbekendheid en het laag gebruik bij zorgverleners er ook voor dat de softwareleveranciers van de betrokken zorgverleners, nog te weinig gestuurd worden door hun klanten in de richting van implementatie en integratie van al deze toepassingen in de beschikbare softwarepakketten.

2.1.3

2015: Scharnierjaar Subsidietraject Zolang de software van de betrokken zorgverleners niet is aangepast, kán een arts, apotheker, verpleegkundige e.a. niet aan gegevensdeling doen. Daartoe werd er einde februari 2015 een subsidieoproep gelanceerd om het huisartsen en apothekers mogelijk te maken een medicatieschema aan te maken, te delen, bewerken en/of raadplegen via hun huidige softwarepakket. Deze financiële incentive heeft als doelstelling de softwareleveranciers te ondersteunen bij de ontwikkeling, implementatie en uitrol van de noodzakelijke functionaliteiten van een medicatieschema voor de huisartsenpraktijk en apotheken teneinde het gebruik door zorgactoren te faciliteren. Ook enkele verpleegkundige softwarepakketten zouden de noodzakelijke aanpassingen willen doen. Uitrol Anderzijds moet gegevensdeling en gebruik van Vitalink gestimuleerd worden bij de eindgebruiker (lees: zorgverlener). Daartoe worden nieuwe initiatieven gelanceerd door de verschillende beleidsniveaus: -

Het Nationaal akkoord artsen – ziekenfondsen 20152 spoort huisartsen ertoe aan om SumEHRs te gaan produceren voor minimaal 100 patiënten via een financiële incentive, Eénlijn3, zal blijvend sensibiliseren via het vijf-sporen-beleid om de eindgebruiker aan te zetten gegevens te delen. Daartoe kan deze laatste algemene infosessies, specifieke oefensessies met de eigen software, etc. volgen.

Het onderstaande actieplan wil door middel van een gefaseerde uitrol dan ook meewerken aan een uitgebreider gebruik van het Vitalink Medicatieschema door de zorgverleners in de eerste lijn. Daartoe zullen we door middel van minstens 100 gemotiveerde, multidisciplinaire clusters aan de slag gaan met het Vitalink Medicatieschema rondom een 5-10 patiënten waarvoor een medicatieschema een hoog toegevoegde waarde betekent. 2

Krachtlijnen voor Huisartsen. Nationaal Akkoord Artsen – Ziekenfondsen 2015, Incentive van 500 EUR voor huisartsen die recht hebben op de telematicapremie en de praktijktoelage, voor zover per praktijk ten minste gemiddeld 100 SumEHRs per arts in 2015 werden opgeladen en toegankelijk gemaakt via Vitalink of Intermed. 3 www.eenlijn.be

6 | 29


3

AANPAK

3.1

Workflow

In de huidige context zal iedere zorgverlener, hetzij huisarts of apotheker het medicatieschema opstarten, aanpassen en/of wijzigen naar aanleiding van interactie met de patiënt. In het geval van de huisarts zal dit zijn naar aanleiding van nieuw voorgeschreven medicatie en/of het wijzigen van medicatie. In het kader van de farmaceutische zorg zal dit gebeuren in het kader van het afleveren van een geneesmiddel of het aangeven van een posologie of gebruiksaanwijzing.

In de meeste gevallen (patiënten met polymedicatie) zal het nuttige gebruik van een medicatieschema worden afgedekt door een interactie van arts en apotheker. Bij zwaardere hulpbehoevende patiënten wordt echter vaak door de behandelende arts verpleegkundige hulp voorgeschreven bij het klaarzetten en/of toedienen van medicatie4 en komt er dus een derde zorgverlener in het spel . Onderstaande workflow toont aan hoe iedere zorgverlener via de eigen software toegang kan krijgen tot het medicatieschema. Het is belangrijk op te merken dat de workflow betreffende medicatie vanuit de tweedelijnszorg nog niet wordt opgenomen in dit actieplan.

4

7 | 29

Verpleegkundige prestaties in het kader van medicatie, terugbetaald via het RIZIV: – 425736 Medicatie toedienen aan psychiatrische patiënten – 424874 Wekelijks klaarzetten van medicatie – 426576 Pseudocode voorbereiding medicatie


Figuur: Schematisch overzicht van de workflows rondom het medicatieschema

3.2

Methodologie Binnen de huidige context van het medicatieschema achten de partners voor dit actieplan het niet opportuun om meteen een uitrol voor de hele sector te realiseren. Volgens de methodologie van Pagliari5 kan een uitrol beter gecontroleerd gebeuren waarbij specifieke clusters worden geselecteerd zodat via kortere feedbackloops behendig kan worden ingespeeld op vragen, problemen en/of opmerkingen van de leden van zo’n cluster. Deze fase dient dan als opstapje naar een veralgemeend gebruik of, mooi verwoord, ‘implementatie in de klinische praktijk’. Hiervoor wordt de train-the-trainer-methodologie gebruikt waarbij de ‘early adopters’ via natuurlijke contactmomenten binnen hun lokale beroepsvereniging en samenwerkingsverbanden de ‘late majority’-gebruikers over de brug proberen te krijgen voor een veralgemeende regionale uitrol6 (Fase 2, niet opgenomen in dit actieplan). Gebaseerd op het schematisch overzicht van de workflow medicatieschema (punt 3.1) heb je voor een cluster/samenwerkingsverband minstens 2 zorgverleners (een huisarts, een apotheker en/of een thuisverpleegkundige), en een gemeenschappelijke patiënt nodig, ondersteund en gecoördineerd door clusterverantwoordelijken. Hier spreken we van het MICRONIVEAU. Deze CLUSTERVERANTWOORDELIJKEN zullen in dit plan een ICT-ondersteuner van éénlijn zijn of lokale teamleads in direct/nabij contact met de gebruikers indien er geen ICT ondersteuner voorhanden is. De lokale teamlead rol zien wij weggelegd voor de Samenwerkingsverbanden EersteLijnsgezondheidszorg (SEL), Lokaal Multidisciplinaire Netwerken (LMN) of de verantwoordelijken van lokale beroepsverenigingen of kringen. De clusterverantwoordelijken zijn de verbindende factor tussen het macroniveau (lees: core partners) en de werkvloer 5

Pagliari, C. Design and evaluation in eHealth: Challenges and implications for an interdisciplinary field. J. Med. Internet. Res., 2007; 9(2): e 15) 6 Co Politiek & Remco Hoogendijk, Co-creatie eHealthbook. 11 December 2014

8 | 29


(microniveau/de clusters van zorgverleners) die vaak weten waar de schoen wringt. Deze clusterverantwoordelijken moeten niet alleen support bieden op vragen en problemen, zij moeten er ook op toezien dat de zorgverleners zich de medicatieschemamodaliteiten eigen maken, moeten de procesoptimalisatie garanderen en de mate van integratie (nodig voor het verdere verloop van het actieplan) in de dagdagelijkse praktijk inschatten.

Figuur: Schematische voorstelling van de cluster aanpak

Op MACRONIVEAU is ondersteuning en motivering van deze coördinatoren via schriftelijke en digitale weg van belang om ifv de doelstelling de uitrol op een gecoördineerde manier te laten verlopen. Voor het identificeren van de deelnemende partijen van de cluster moet je dus idealiter over een huisarts, apotheek en een patiënt beschikken. Bij hoog gemedicaliseerde en hulpbehoevende patiënten kan daar de zorg door een thuisverpleegkundige bijkomen. Gezien de huidige implementatie van het Vitalink Medicatieschema wordt de inschakeling van de arts/specialist en het ziekenhuis (opname) voorlopig buiten scope gelaten daar de integratie van het medicatieschema in hun software en de manier waarop dit moet gebeuren nog niet afgerond is. Dat verhindert zorgverleners uit de eerste lijn natuurlijk niet om, daar waar dit mogelijk is, de informatie over medicatieschema’s uit de tweedelijnszorg, op te nemen in het Vitalink Medicatieschema indien mogelijk en gewenst. Het Vitalink project voorziet wel de inschakeling van de tweedelijnszorgactoren tijdens een latere fase (buiten de scope van dit actieplan) van implementatie. De huidige methodologie richt zich op de strategie van het segmenteren van de doelgroep waarbij de voorlopers in Fase 1 (clusters) aan de gang worden geholpen. Na het geoefend gebruik van het medicatieschema en wellicht ook nog het uitzweten van de eerste kinderziektes zullen deze voorlopers de andere zorgverleners over de brug proberen te krijgen om ook aan de slag te gaan met een medicatieschema voor die patiënten waarvoor het opportuun lijkt (Fase 2, niet opgenomen in dit actieplan). Er wordt ook van uitgegaan dat achterblijvende gebruikers vaak slechts op basis van sanctie of financiële incentive gemotiveerd zullen kunnen worden tot gebruik en dus volledig out of scope blijven voor de uitrol van het medicatieschema.

9 | 29


Segment

Voorlopers

Middengroep

Achterblijvers

Motivatie

Zien voordelen

Relatie met anderen

Dwang

Beïnvloeding

Gericht op cognitie

Gericht op attitude

Gericht op gedrag

Strategie

•

Goede informatie

•

Persoonlijke bronnen

•

Regels en afspraken

•

Geloofwaardi ge bronnen

•

Sleutelfiguren

•

•

Beloning/ sanctie

Intercollegiale activiteiten

•

Feedback van collega’s

Tabel 1: Identificatie van de zorggebruiker bij het actieplan uitrol medicatieschema7

3.3

Ambitieniveau Om de selectie van de clusters te maken moeten de deelnemende zorgverleners aan een aantal criteria voldoen om opgenomen te worden als potentiële gebruiker. Daartoe moeten zorgverleners:  Gemeenschappelijke patiënten hebben waarvoor een medicatieschema nuttig kan zijn.  Beschikken over aangepaste software die het Vitalink Medicatieschema heeft geïntegreerd.  Toestemming van de patiënt om medische gegevens te delen. En verder dragen de volgende voorwaarden bij tot een succesvol verloop van de uitrol: – – –

Gedeelde ambitie omtrent het leveren van kwaliteitsvolle zorg aan de patiënt. Goed persoonlijk samenwerken in het kader van een goed georganiseerde professionele organisatie (SEL, LMN, beroepsvereniging). Commitment om tijd en energie te investeren in het opstellen van medicatieschema’s.

LEAN aanpak (zonder financiering) Op basis van de huidige stand van zaken rondom de financiering van een gedegen coördinatie van dit actieplan, zal de uitvoering van het actieplan op 1 april van start gaan in samenwerking met de deelnemende partners en de geïnteresseerde zorgverleners in een ‘LEAN’ versie. Dit betekent dat alle onderstaande taken in het werkplan (behalve diegenen aangeduid in geel) zullen worden uitgevoerd op vrijwillige basis, zonder deel uit te maken van iemands dagtaak. Dit heeft tot gevolg dat geen resultaatsverbintenis kan worden gemaakt. De bedoeling is om via de bestaande kanalen, bereidwillige zorgverleners ertoe te overhalen om deel te nemen aan de uitrol medicatieschema, idealiter in cluster met een andere zorgverstrekker en een patiënt. Ter 7

Grol, R., Wensing, M., Eccles, M., Improving Patient Care: The implementation of Change in Clinical Practice. Oxford: Elsevier, 2005, pp 290

10 | 29


informatie: De kwantificering van de effort van de verschillende partijen wordt aangegeven in mandagen (waarbij 1 mandag = 8u). Actieplan: FULL SCOPE (met coördinatie!) Wanneer echter op de hulp van een specifiek voor deze taak aangetrokken en gekwalificeerde coördinator kan gerekend worden om dit actieplan in goede banen te leiden werd beslist om na een recruteringsfase (werkpakket 3) van start te gaan met minstens 100 clusters van minimaal 2 zorgverstrekkers (huisarts-apotheker, huisarts-verpleegkundige, apotheker-verpleegkundige). In deze setting zou men medicatieschema’s opstellen, uitwisselen en onderhouden voor minimaal 5 à 10 gemeenschappelijke patiënten. Idealiter wordt er gerekend op clusters van 3 zorgverleners en dus op de inschakeling van patiënten waarvoor de verantwoordelijkheid rond medicatie inname en gebruik bij de thuisverpleging ligt zodat ook dit gebruiksscenario binnen de scope van het actieplan wordt uitgevoerd. Om de motivatie en voortgang van deze clusters optimaal te houden is een volledig communicatie– en ondersteuningsplan wenselijk. Het actieplan heeft daarbij rekening gehouden met de noodzaak tot maatwerk voor iedere specifieke regio waarin de clusters actief zijn. Zo zal de clustercoördinatie niet overal op dezelfde manier worden ingericht maar afhankelijk zijn van de lokale situatie en de meest succesvolle samenwerkingsverbanden.

11 | 29


4

WERKPLAN

4.1

Lijst van Werkpakketten N°

Naam

Begindatum

Einddatum

1

CONDITIONEEL: Coördinatie macroniveau

1-3-2015

31-12-2015

2

Pre-start

1-04-2015

1-07-2015

3

Voorbereiding

1-3-2015

30-06-2015

4

Selectie clusters

2-3-2015

30-06-2015

5

Uitrol micro/clusterniveau

1-7-2015

30-11-2015

6

Ondersteuning

1-7-2015

30-11-2015

7

Evaluatie

1-7-2015

31-12-2015

De effort in de verschillende werkpakken is aangegeven in mandagen.

4.2

Werkpakket 1: Coördinatie Macroniveau

Doel Het doel van dit werkpakket is het coördineren van het actieplan. Deze coördinatie zal vallen onder toeziend oog van de koepelorganisaties en dit gedurende de hele looptijd van het actieplan. Onder de bevoegdheid van de coördinator (idealiter is dit een consensuspersoon over de koepeleorganisaties DM, VAN, VFDT/VBZV heen) zal controle gebeuren omtrent: – – – – – –

Bereiken van de doelen van het actieplan Tijdig opleveren en de kwaliteit van de milestones Budget/scope/resultaat Optreden en correct behandelen van risico’s Promoten van de doelstellingen van het project bij andere partijen Ondersteuning en antwoord bieden op vragen van de andere partners.

Het is belangrijk op te merken dat er à dato 25/03/2015 geen budget voorhanden is om deze coördinatie op te nemen. Onder de huidige omstandigheden engageren de betrokken partijen zich tot het uitwerken van het actieplan via de LEAN methodologie met bestaande middelen en (vaak) vrijwillige bijdragen tot de uitkomsten. Concrete verantwoordelijkheid omtrent het engagement, de coördinatie van het intentieplan en het bereiken van het doel kan daarom slechts minimaal worden neergelegd bij de deelnemende organisaties.

12 | 29


Werkbeschrijving Coördinator

iMinds

Eénlijn

ZG

Taak 1.1 Coördinatie (NAAM COORDINATOR) De coördinatie van het project behelst bijna de algehele controle van het project op macroniveau en wordt beschouwd als het aanspreekpunt naar de buitenwereld toe, zij het de verschillende overheden, de zorgverleners of de industrie. De coördinator is verantwoordelijk voor:   

het behalen van de vooropgestelde objectieven SPOC naar de buitenwereld Organisatorisch opvolgen van het project dmv projectmeetings, controleren van deadlines en voorbereiden van management documentatie.

33

1

1

1

Taak 1.2: Samenwerking (iMinds) Tussen de projectpartners is er nood aan voldoende tools en mogelijkheden om samen te kunnen werken rondom het actieplan. iMinds Health kan daartoe haar communicatie en online collaboratie platform (www.myminds.be) ter beschikking stellen van het consortium voor het verzamelen van alle documentatie, het opzetten van mailing lijsten, kalenders en dergelijke meer. /

0,5

/

/

Taak 1.3: Monitoring (COORDINATOR) Het is de coördinerende partner die zal toezien op het kwalitatief niveau en tijdig opleveren van de verschillende deliverables en dit binnen de grenzen van de capaciteit afspraken die op dit vlak gemaakt werden tussen de partners. Eventuele onvoorziene omstandigheden en opgelopen risico’s worden door deze partij onder de loep genomen en tijdig van antwoord gediend. 4

4.3

/

/

Milestones

Datum

Verantwoordelijke

M1.1 : Samenwerkingsplatform up & running

30/03/2015

iMinds

Werkpakket 2: Pre-Start Doel

13 | 29

/


Naar aanleiding van de aankondiging van dit actieplan, de talrijke initiatieven her en der al verspreid en het feit dat de Vitalink Medicatieschema piloot-projecten destijds geen functionele testen rondom het medicatieschema hebben kunnen doen, ontstonden spontaan al een 4-tal bereidwillige regio’s die voortijdig en met beperkte ondersteuning aan de slag willen met het Vitalink medicatieschema. Deze vroegtijdige start kan helpen bij het finetunen van de uiteindelijke functionele uitrol en de praktische ondersteuning nodig vanaf 1/07/2015. De 4 regio’s zijn:    

Medicatieschema Maldegem Pilootregio Vlaam-Brabant (Halle) Zorgregio: Genk, Opglabeek, As en Zutendaal West-Limburg

Werkbeschrijving VAN

WGK

iMinds

Regio

Taak 2.1 Selectie zorgverleners Het is de bedoeling dat ieder individueel regionaal initiatief zelf clusters maakt op basis van geïnteresseerde zorgverleners en daarbij minimum nagaat of de door hen gebruikte software klaar is voor het Vitalink medicatieschema. Taak 2.2: Kick-off Iedere regio mag dan zelf bepalen hoe en of de zorgverleners te ondersteunen bij hun vrijwillige lokale/regionale initiatief. Voor vragen en opvolging kunnen regioverantwoordelijken steeds terecht bij één van de partners van het actieplan. Eventueel kunnen zorgverleners die dat wensen, terecht bij de reguliere Spoor 1 & 2 sessies van éénlijn voor meer informatie.     1

4.4

Medicatieschema Maldegem (Marleen Haems – Opvolging Lieven Zwaenepoel) Pilootregio Vlaam-Brabant (Herwig Van Pottelberg – Opvolging Tim Weltens) Zorgregio: Genk, Opglabeek, As en Zutendaal (Wendy Coemans – Opvolging Katrien Van Gucht West-Limburg (Wendy Coemans – Opvolging Katrien Van Gucht) 1

1

2

Werkpakket 3: Voorbereiding

Doel Binnen deze fase van het project worden alle voorbereidingen getroffen zoals het realiseren van de documentatie en hulpmiddelen die nodig zijn voor de uitrol. Alle partners zullen hier in de mate van het mogelijke toe bijdragen. iMinds Health en éénlijn doen dit vanuit hun

14 | 29


ondersteunende rol, de koepelorganisaties die de inhoudelijke bijdragen leveren voor alle interpretatie en omkaderende documentatie rondom het medicatieschema.

Werkbeschrijving Coördinator

DM

VAN

WGK

iMinds

Eénlijn

ZG

Taak 3.1: Voorbereiden actieplan Alle projectpartners gezamenlijk stellen voorop dat er in 2015 werk moet worden gemaakt van de uitrol en introductie van het medicatieschema bij het grote publiek. Daartoe wordt dit actieplan opgesteld dat de implementatie in de zorgsector en bij de burgers vooropstelt. iMinds Health heeft zich bereid gesteld het coördineren en methodologisch onderbouwen van het maken van dit actieplan op zich te nemen, de andere partners leveren hun samenwerking, ondersteuning en valideren het uiteindelijke resultaat. /

2

2

2

10

2

2

Taak 3.2.: Betrekken middenveld Eenmaal een akkoord is bereikt van hoe zo’n actieplan er idealiter moet uitzien en bij voorkeur ook al afgetast tijdens de opmaak ervan, worden niet-primaire actoren uit het middenveld (SEL, LMN, lokale beroepsverenigingen en kringen) aangesproken om hun medewerking te leveren bij de uitvoering van het plan. We denken hierbij voornamelijk aan deze partijen met een sterke lokale verankering die dienst kunnen doen als lokaal contactpunt bij het succesvol uitbouwen en ondersteunen van de clusters regionaal. /

1

1

1

1

/

2

Taak 3.3.: Voorbereiden documentatie Verschillende documenten, handleidingen en informatie moeten worden geproduceerd ter ondersteuning en communicatie naar de verschillende zorgverleners e.a. om een goede ondersteuning te kunnen bieden. Voor ieder onderdeel van de voorbereidende documentatie is de geschikte partij gezocht die zich verantwoordelijks stelt voor het opleveren van het document en als auteur van de inhoud ervan.       

15 | 29

Opstellen van recruteringsbrief die mensen motiveert om medicatieschema’s te gaan maken (VAN, DM, WGK) Faciliteren registratietool deelname aan cluster (iMinds) Opstellen, drukken en ter beschikking stellen van flyer ter rekrutering van de patiënt (Coördinator) Opstellen van een procedure/handleiding voor huisartsen & ICT-ondersteuning (DM, & éénlijn) Opstellen van een procedure/handleiding voor apothekers & ICT-ondersteuning (VAN & éénlijn) Opstellen van een procedure/handleiding voor thuisverpleging & ICT-ondersteuning (TV & éénlijn) Opstellen van documentatie voor cluster coördinatie door SEL en/of LMN: motivatie, introductie algemene werkwijze en rol, governance.(Coördinator)


4

2

2

2

0,5

1

1

Taak 3.4.: Opstellen van IT ondersteuningstools Verschillende IT-tools moeten worden geproduceerd ter ondersteuning van de zorgverleners om überhaupt van start te kunnen gaan in het werkveld. De ondersteunende partners in het actieplan zullen gezamenlijk hun schouders zetten onder het opstellen, ondersteunen en onderwijzen in het gebruik van de tools.  

Opzetten van IT ondersteuningstraject (éénlijn) Technisch realiseren van een community forum voor de gebruikers (Coördinator)

4

/

/

/

/

4

/

Taak 3.5.: Faciliteren helpdeskfunctionaliteit Voor een plan van dergelijke omvang is het noodzakelijk om voldoende functionele ondersteuning te bieden aan de deelnemers ervan. Iedere vraag, twijfel of probleem dat zich voordoet bij de zorgverlener in de clusters moet door middel van korte feedback loops worden opgelost en liefst via het eerste kanaal dat wordt aangesproken. Het moet daarom ook duidelijk zijn welk kanaal dient voor welk soort support en deze support moet worden gefaciliteerd.    

1700 lijn van de Vlaamse overheid met dedicated Vitalink support (ZG). Helpdesk van de softwareleveranciers (iMinds) Helpdesk van éénlijn.be Opzetten van methodologie/ondersteuning van lokale clustercoördinatoren. (Coördinator)

5

16 | 29

/

/

/

0,5

0,5

5

Milestones

Datum

Verantwoordelijke

M3.1 Actieplan Uitrol Medicatieschema Fase 1

01/04/2015

iMinds Health

M3.2 Recruteringsbrief

30/03/2015

DM, VAN en WGK

M3.3 Flyer Patiënt

1/05/2015

Coördinator

M3.4 Handleiding Huisarts

1/6/2015

DM

M3.5 Handleiding Apotheek

1/06/2015

VAN

M3.6 Handleiding Verpleegkundige

1/06/2015

WGK

M3.7 Handleiding lokale coördinatie

1/06/2015

Coördinator

M3.8 IT ondersteuningspakket

01/06/2015

eenlijn


4.5

M3.9 Community Forum Vitalink Medicatieschema

01/06/2015

Coördinator

M3.10 Registratietool deelname

15/04/2015

iMinds

Werkpakket 4: Selectie clusters

Doel Er is binnen het huidige actieplan voor gekozen om minstens 100 clusters te identificeren die starten met het maken en delen van medicatieschema’s via Vitalink (zodra hun software daar klaar voor is). In deze setting zou men medicatieschema’s opstellen, uitwisselen en onderhouden voor 5 à 10 patiënten. Idealiter wordt er ook gerekend op de inschakeling van patiënten waarvoor de verantwoordelijkheid rond medicatie inname en gebruik bij de thuisverpleging ligt zodat ook dit gebruiksscenario binnen de scope van het actieplan wordt uitgevoerd.

Werkwijze Coördinator

DM

VAN

WGK

SEL/LMN

iMinds

Eénlijn

ZG

Taak 4.1 Rekrutering Vooraleer van start te kunnen gaan met de clusters is het belangrijk de juiste kanalen aan te spreken voor het rekruteren van bereidwillige zorgverleners. Er zal daartoe een email opstellen die de basis legt voor de rekruteringscampagne. Alle partners hebben samen verschillende initiatieven en kanalen geïdentificeerd die de kans op respons moeten vergroten: 



  

Softwareleveranciers (iMinds); de software leveranciers die klaar zijn met de integratie van het medicatieschema zullen worden gevraagd om zorgactoren te rekruteren actief binnen hun gebruikersgroep om van start te gaan met het actief delen van medicatiegegevens. Spoor 1 en Spoor 2 sessies (éénlijn); hierbij wordt gekeken naar welke zorgactoren een spoor 2 en/of spoor 1 sessie hebben gevolgd en van dewelke de software het medicatieschema heeft geïntegreerd en bereid zijn met andere zorgverleners in de buurt medicatieschema’s te gaan opbouwen, uitwisselen en te onderhouden. Zorgregio initiatief. (DM) “Enveloppe Actie” van de lokale beroepsverenigingen (VAN). De lokale organisaties zoals SEL, LMN en lokale kringen en beroepsverenigingen zullen zelf ook binnen hun organisatie de geïnteresseerde zorgverleners selecteren.

Verder moet de rekruteringscampagne die via deze kanalen is uitgestuurd, worden opgevolgd en geconsolideerd in één enkele lijst van bereidwillige kandidaten (Coördinator). /

17 | 29

1

1

/


2

2

2

/

Taak 4.2 Clustering Eenmaal er één geconsolideerde lijst van kandidaten bestaat begint het moeilijkste deel van de clustering aangezien er een aantal voorwaarden zijn waaraan de deelnemers van één enkele cluster moeten voldoen. Daartoe is het noodzakelijk om de volgende stappen te doorlopen: 1. Identificeren van mogelijke clusters op basis van interesse/regio en gebruikt software pakket (coördinator) 2. Vaststellen op welk moment de SW pakketten ter beschikking staan van de gebruikers. (ZG) 3. Selecteren van clusterverantwoordelijken bij ICT ondersteuners eenlijn of regionale SELs, LMNs, lokale beroepsvereniging of kringen. (ZG, DM, VAN, éénlijn) 4. Identificeren van clusters die gereed zijn om te starten (Coördinator) Eenmaal de vierde en laatste stap doorlopen zullen we 2 lijsten bekomen: deze met de clusters die op 1/07/2015 het medicatieschema via Vitalink kunnen delen, en deze met de clusters waarvan één van de deelnemende zorgverleners nog niet over aangepaste software beschikt. We voorzien dat deze laatste clusters steeds op een later moment kunnen inschakelen indien de software wél het Vitalink medicatieschema heeft geïntegreerd (iets wat ook ondersteund wordt door het subsidietraject van iMinds Health).

10

4.6

2

2

2

2

2

4

/

Milestones

Datum

Verantwoordelijke

M4.1: Recruteringscampagne via verschillende kanalen

23/04/2015

COORDINATOR

M4.2: Opvolging en opstellen van geconsolideerde lijst bereidwillige kandidaten

10/05/2015

COORDINATOR

M4.3 Lijst met clustering van bereidwillige kandidaten en ondersteuners

1/06/2015

COORDINATOR

Werkpakket 5: Uitrol per Micro/ Cluster niveau

Doel Eenmaal de clusters zijn geselecteerd kan het effectief gebruik maken van het medicatieschema per cluster van start gaan. Dit is voorzien vanaf 1 juli 2015. Het is de bedoeling initieel minstens 100 clusters geïdentificeerd te hebben die minimaal voor 5 tot 10 gemeenschappelijke patiënten van start gaan met het medicatieschema. Idealiter zijn deze

18 | 29


patiënten gepolymediceerd en wordt er voor minstens enkelen van hen beroep gedaan op de hulp van thuisverpleging voor het klaarzetten en/of innemen van de medicatie.

Werkwijze Coördinator

Huisarts

Apotheker

Verpleegkundige

WGK

Eénlijn

SEL/LMN

Taak 5.1 Ondersteuning Om te kunnen starten is het nodig om vooraf voldoende ondersteuning te geven en dit ook tijdens het project te blijven voorzien. De grootste taak ligt daar weggelegd binnen het project éénlijn aangezien dit ook volledig binnen de scope van haar huidige opdracht ligt mits een aanpassing van het projectplan. We voorzien dat éénlijn de organisatie en ondersteuning van de volgende sessie op zich neemt: Kick-off avond met clusterverantwoordelijke :    

Specifieke situering van he belang en de voordelen van het multidisciplinair delen van een medicatieschema (met aftoetsen bij de diverse clusterleden of iedereen op dezelfde golflengte zit). Een voorstel van communicatietechnieken en –tools om patiënten te rekruteren en de nodige consent te krijgen. Een specifieke opleiding betreffende het gebruik van het medicatieschema in het eigen pakket.. Gezamenlijk deel waarbij praktische afspraken worden gemaakt voor de verdere dagelijkse werking bij het uitwisselen, de uniforme communicatie met de patiënten en de concrete stappen, nodig voor de verdere opvolging, meting en evaluatie van het uitrol-project.

Het is de bedoeling dat het project éénlijn in een 15-tal regio’s specifieke spoor 1 ‘Vitalink Medicatieschema’ sessies organiseert (in totaal max. 45 sessies) en ook de planning, administratie en opvolging daarvoor op zich neemt. Iedere sessie neemt ongeveer 6 uren in beslag en zou tot 3 maal toe, tweemaandelijks kunnen worden herhaald per regio (maximaal 10-15 clusters/ 20-30 zorgverleners per sessie). Het doel van deze sessies is enerzijds een terugkom ondersteuning geven aan wie al meedoet en tevens een opstap mogelijkheid geven aan wie niet van bij de start kan/wil meedoen. Individuele zorgverleners die eventueel met het Vitalink medicatieschema van start zouden willen gaan zullen worden verwezen naar het reguliere Spoor 2 aanbod van éénlijn. 

Recrutering patiënten.

Verder is het belangrijk dat er natuurlijk patiënten worden geselecteerd waarrond het eigenlijke initiële gebruik van het Vitalink medicatieschema zich zal afspelen. Iedere cluster moet daar minimaal 5-10 patiënten selecteren waarvoor ze een medicatieschema op Vitalink zullen maken. Het gaat hierbij om gemeenschappelijke patiënten waarvoor een medicatieschema een grote meerwaarde biedt en die akkoord zijn om hun medische gegevens te delen via Vitalink. De zorgverleners kunnen hiervoor gebruikmaken van de flyer die eerder door Zorg en Gezondheid werd verdeeld. We voorzien 1 maand voor de patiënten identificatie.

19 | 29


/

2,5

2,5

/

1,5 in totaal

34 in totaal

1,5

Taak 5.2: Gebruik Zoals eerder al vermeld kan dan vanaf 1/07/2015 de eigenlijke uitrol van start gaan en worden de zorgverleners in de clusters verondersteld medicatieschema’s op te maken en via Vitalink te delen gebruikmakend van het eigen softwarepakket. Indien geïdentificeerde zorgverleners nog geen software beschikbaar hebben kunnen zij ook later, in cluster, starten met het uitroltraject. Ze worden aangemoedigd door hun lokale coördinator om eerst te starten met een paar simpele medicatieschema’s, om dan te evolueren naar patiënten met meer complexe schema’s. De lokale beroepsverenigingen, kringen, LMN’s, SELs en ICT coördinatoren zullen uitvoering geven aan cluster coördinatie waarbij zij feedback momenten inlassen, ondersteuning bieden bij problemen en de motivatie op een hoog pijl houden. Ze zullen daarin worden ondersteund door de coördinator. De clusterverantwoordelijke zelf zal ook aan continue evaluatie doen van de situatie op het veld en eventuele problemen en/of opmerkingen melden aan de coördinator van het actieplan. 3 in totaal

1,1

1,1

1,1

/

/

1,1

Milestones

Datum

Verantwoordelijke

M5.1 Email naar geselecteerde cluster met uitnodiging voor eerste ondersteuningsmoment

15-6-2015

éénlijn i.s.m. clusterverantwoordelijken

M5.2 Selectie van 5-10 patiënten

1-X+1-2015

Cluster

M5.3 Kick-off avond met clusterverantwoordelijke en deelnemende zorgactoren.

1-X-2015

Eénlijn

M5.4 Realisatie van medicatieschema voor 510 patiënten in het cluster

1-X+2-2015

Cluster

Opmerking: We veronderstellen dat er in de periode van een half jaar 1/07 tot en met 30/11 minstens 100 clusters van start gaan met het medicatieschema. Als streefdoel, veronderstellen we dat iedere cluster ongeveer voor 5-10 gemeenschappelijke patiënten een medicatieschema zou moeten opstellen, en onderhouden. Niets weerhoudt de individuele zorgverlener er echter van om voor méér patiënten binnen/buiten de cluster medicatieschema’s te gaan aanmaken. Alle clusters hoeven niet op hetzelfde moment van start te gaan maar kunnen later invallen eenmaal de nodige software beschikbaar is.

4.7

Werkpakket 6: Helpdesk

Doel

20 | 29


Bieden van ondersteuning bij de realisatie van het effectief gebruik maken van het medicatieschema in minstens 100 clusters in Vlaanderen en Nederlands sprekende doelgroep in Brussels hoofdstedelijk gewest. Hiertoe worden verschillende bestaande helpdesks gefaciliteerd (zie WP 3) om de nodige kennis en kunde in huis te hebben zodoende korte en afdoende hulp kan geboden worden bij vragen.

Taken/Partner

WGK

eenlijn

SW

ZG

Taak 6.1:

4

/

20

/

/

7

/

/

/

/

/

10

Helpdesk Software ondersteuning Taak 6.2: Helpdesk ondersteuning door eenlijn.be. Taak 6.3: Helpdesk voor Vitalink en medicatieschema.

4.8

Werkpakket 7: Evaluatie

Doel Ieder project valt of staat met een grondige evaluatie van het verloop. Niet alleen om te evalueren of de beoogde resultaten werden bereikt, ook omdat zo’n evaluatie heel veel inzicht geeft in welke approach werkt en wat men beter niet herhaalt in de toekomst. Vandaar dus dat we aan het einde van de eerste fase (December 2015) graag willen evalueren of er effectief gebruik gemaakt werd van het medicatieschema in 100 clusters in Vlaanderen en bij Nederlands sprekende doelgroep in Brussels hoofdstedelijk gewest, op welke manier, frequentie en voor welke patiënten dat het meeste gebeurd en wat het oplevert als meerwaarde voor de patiënt, de zorgverlener en de maatschappij (indien mogelijk). Verder hopen we met een gedegen evaluatie aanbevelingen te kunnen opstellen voor de verdere opschaling van het medicatieschema gebruik via Vitalink (Fase 2) en/of de inschakeling van artsen/specialisten en ziekenhuizen (Medicatieschema 2.0).

Werkwijze Coörd

DM

VAN

Taak 7.1 Bevraging

21 | 29


WGK

iMinds

Eénlijn

ZG

In de eerste plaats zullen alle bevindingen van de tussentijdse evaluaties door de clustercoördinatoren worden samengebracht tot een coherent geheel. Op basis van deze bevindingen zal een lightweight digitale bevraging worden opgesteld bij de zorgverleners die deelnamen over hun bevindingen en aanbevelingen voor de toekomst. 4

1

1

1

1

1

0

Taak 7.2 Vitalink Rapportage Naast de bevindingen en opmerkzaamheden die via de cluster-bevraging zal plaatsvinden willen we ook graag het effect van dit actieplan op een objectieve manier ‘meetbaar’ maken. Daartoe zullen de partners in samenwerking met Zorg en Gezondheid de juiste parameters trachten uit te zoeken om het leereffect van dit actieplan en de impact op verdere uitrol te meten door middel van de Vitalink platform rapportage zelf. /

/

/

/

/

/

5

Taak 7.2 Eindrapport Alle input uit deze Vitalink rapportage, de bevraging en het werk van de clusterverantwoordelijken zal leiden tot het opstellen van een rapport met aanbevelingen en (uitzonderlijk)aanpassingen aan de huidige manier van werken die kunnen dienen als basis voor de verdere opschaling van het gebruik van het medicatieschema. 0,2

0,2

0,2

0,2

5

0,2

5

Milestones

Datum

Verantwoordelijke

M7.1 : Evaluatie rapport

15-12-2015

ZG - iMinds

4.9

Gantt Chart

22 | 29


4.10

Milestones

N° Milestone

23 | 29

Datum

Lead

M1.1 : Samenwerkingsplatform up & running

30/03/2015

iMinds

M3.1 Actieplan Uitrol Medicatieschema Fase 1

1/04/2015

iMinds

M3.2 Recruteringsbrief

30/03/2015

DM, VAN en WGK

M3.3 Flyer Patiënt

1/05/2015

Coördinator

M3.4 Handleiding Huisarts

1-6-2015

DM

M3.5 Handleiding Apotheek

1/06/2015

VAN

M3.6 Handleiding Verpleegkundige

1/06/2015

WGK

M3.7 Documentatie lokale coördinator

1/06/2015

Coördinator

M3.8 Documentatie ICT ondersteuning

1/06/2015

Eénlijn

3.9: Community Forum

1/06/2015

Coördinator

3.10: Registratietool deelname

15/04/2015

iMinds

M4.1: Recruteringscampagne via verschillende kanalen

23/04/2015

COORDINATOR

M4.2: Geconsolideerde lijst bereidwillige kandidaten

10/05/2015

COORDINATOR

M4.3 Lijst met clusters

1/06/2015

COORDINATOR

M5.1 Uitnodiging Kickoff

15/06/2015

Eénlijn

M5.2 Selectie van 5-10 patiënten

1-X+1-2015

Cluster

M5.3 Kick-off avond met cluster coördinator, ICT adviseur en deelnemende zorgactoren.

1-X+1-2015

Eénlijn

M5.4 Realisatie van medicatieschema

1-X+2-2015

Cluster

M7.1 : Evaluatie rapport

15-12-2015

ZG-iMinds


5

RESOURCES

5.1

Effort TOTAAL

SW Leverancier

Clusterverantwoordelijke

ZG

Éénlijn

iMInds

WGK

VAN

DM

Coördinator

WP/Partner

1. Coördinatie T1.1 Coördinatie

33

1

T1.2 Samenwerking T1.3 Monitoring

1

1

36

0,5

0,5

4

4

2. Pre-start T2.1 Selectie zorgverleners

1

1

1

2

5

T2.2 Kickoff 3. Voorbereiding T3.1 Voorbereiding actieplan

2

2

2

10

T3.2 Betrekken middenveld

1

1

1

1

2

2

2

0,5

T3.3 Voorbereiding ondersteuningsdocum enten

4

T3.4 Opstellen IT ondersteuningstools

4

T3.5 Faciliteren Helpdesk

5

2

1

2

20

2

6

1

12,5

4

8

0,5

0,5

5

11

2

2

2

8

2

4

2

24

4. Selectie Clusters T4.1 Rekrutering T4.2 Clustering

24 | 29

10

1

1

2

2


2

5. Uitrol per cluster T5.1 Ondersteuning

1,5

T5.2 Gebruik

34

35,5

3

3

6. Helpdesk T6.1 Helpdesk Software Leveranciers

4

20

T6.2 Helpdesk éénlijn.be

7

T6.3 Helpdesk 1700 Vitalink

24

7

10

10

7. Evaluatie T7.1 Bevraging

4

1

1

1

1

1

T7.2 Vitalink Rapportage

9 5

5

11

T7.3 Eindrapport

0,2

0,2

0,2

0,2

5

0,2

5

TOTAAL

67,2

9,2

10,2

14,7

24,5

56,7

33

6

20

241,5

Opmerking: alle inzet in bovenstaande tabel en in de onderverdeling van de werkpakketten wordt uitgedrukt in aantal mandagen (1 dag=8 uur). Per werkpakket wordt de totale inspanning begroot met uitzondering van werkpakket 5: Uitrol cluster/microniveau waarbij de inspanning per cluster werd begroot en dus voor de correctheid zou moeten vermenigvuldigd worden met het totaal aantal clusters (voorlopig onbekend). Onderstaand kan daarom deze inspanning apart begroot teruggevonden worden. Effort per cluster

25 | 29

WP/Partner

Huisarts

Apotheek

T5.1 Ondersteuning

2,5

2,5

T5.2 Gebruik

1,1

1,1

TOTAAL

3,6

3,6


Verpleegkundige

Clusterverantwoordelijke

TOTAAL

1,5

6,5

1,1

1,1

4,4

1,1

2,6

10,9

5.2

Middelen Het is belangrijk op te merken dat er à dato 25/03/2015 geen budget voorhanden is om de coördinatie op te nemen. Onder de huidige omstandigheden engageren de betrokken partijen zich tot het uitwerken van het actieplan via de LEAN methodologie. Concrete resultaatsverbintenissen kunnen daarom slechts minimaal worden neergelegd bij de deelnemende organisaties.

26 | 29


6

GOVERNANCE

6.1

Core Partners Er zijn meerdere partijen betrokken bij het medicatieschema. Allen hebben ze behoefte aan het kunnen consulteren van het medicatieschema van een patiënt en informatie erover te communiceren met andere zorgactoren. Bij het medicatieschema is het natuurlijk de patiënt zelf die centraal staat als belanghebbende zodat deze over correcte informatie beschikt over de in te nemen medicatie. Verder wordt er in het Vitalink Medicatieschema 1.0 gehamerd op de gegevensuitwisseling tussen eerstelijns zorgverleners met de nadruk op huisarts, apotheker en verpleegkundige. Het zijn dan ook deze (koepel)organisaties die we als partner opnemen in dit actieplan en die de drijvende kracht zijn achter het hele initiatief. Anderzijds hebben koepelorganisaties behoefte aan structurele ondersteuning om zo’n actieplan tot een succesvol initiatief uit te bouwen. iMinds Health en éénlijn slaan, beide als partner van het Agentschap Zorg en Gezondheid, de handen in mekaar om dit initiatief waar mogelijk technisch en functioneel te ondersteunen. Verder worden lokale samenwerkingsverbanden zoals de Samenwerkingsverbanden eerstelijnszorg (SEL), Lokaal Multidisciplinair Netwerk (LMN) en lokale beroepsverenigingen aangesproken om ‘in het veld’ coördinatie te verlenen waar mogelijk en wenselijk.

6.1.1

Vlaams Patiënten Platform (VPP) Het Vlaams Patiëntenplatform is een ledenvereniging van patiëntenverenigingen. Het Platform zet zich in voor toegankelijke, kwaliteitsvolle en betaalbare gezondheidszorg. Daarmee wil het bijdragen tot een verhoging van de levenskwaliteit van de patiënt en zijn omgeving door gemeenschappelijke noden en knelpunten te helpen oplossen via belangenbehartiging op alle relevante beleidsniveaus en binnen alle relevante gezondheidsvoorzieningen. Het Vlaams Patiënten Platform steunt dit actieplan bij het bereiken van de vooropgestelde doelstellingen: een eerste aanzet naar een veralgemeend gebruik van het Vitalink medicatieschema voor die patiënten voor wie dit een grote toegevoegde meerwaarde biedt.

6.1.2

Domus Medica (DM) Domus Medica behartigt als koepel de belangen van de huisartsen en huisartsenkringen in Vlaanderen op wetenschappelijk, maatschappelijk en syndicaal vlak en bevordert de ontwikkeling en realisatie van een goede patiëntgerichte gezondheidszorg en zorgbeleid. Domus Medica zal samen met het Vlaams Apothekers Netwerk het voortouw nemen voor de coördinatie van het actieplan en sensibilisering van hun achterban rondom deelname in de clusters.

6.1.3

Vlaams Apothekers Netwerk (VAN) Het Vlaams Apothekersnetwerk is het representatief netwerk van de Vlaamse apotheker dat fungeert als aanspreekpunt en spreekbuis van de apotheker voor de Vlaamse overheid en alle organisaties betrokken bij de gezondheids- en welzijnszorg in Vlaanderen. Het is een samenwerkingsverband van de apothekersverenigingen in de Vlaamse gemeenschap en brengt hun standpunten samen. Binnen het actieplan neemt VAN, samen met Domus Medica, de coördinatie van het actieplan op zich alsook de sensibilisering van de positie van de apotheker als essentiële partner binnen het Vitalink Medicatieschema.

27 | 29


6.1.4

Vlaamse Federatie van Diensten voor Thuisverpleging (VFDT) en de Vlaamse Beroepsvereniging Zelfstandige Verpleegkundigen (VBZB) Het VFDT omvat de drie grote Vlaamse Diensten voor thuisverpleging van verpleegkundigen in loondienst, met name, het Wit-Gele-Kruis van Vlaanderen, Solidariteit voor het Gezin en de Thuiszorgdiensten van de Socialistische Mutualiteit. Samen stellen zij 8.000 verpleegkundigen tewerk. Anderzijds worden er zo’n 2700 zelfstandige thuisverpleegkundigen ook vertegenwoordigd door de koepelorganisatie VBZB. Eén van de organisaties, het Wit-Gele Kruis van Vlaanderen (WGK) zal op basis van ervaring bij de cluster rondom Dr. Van Pottelbergh via een query bepalen welke patiënten, geselecteerd voor de clusters, ook verzorgd worden door WGK. In deze regio’s kunnen dan verpleegkundigen ook ingeschakeld worden in het actieplan. De andere organisaties en zelfstandige verpleegkundigen kunnen, mits ze over aangepaste software beschikken desgewenst ook instappen in de operationele clusters van dit actieplan. Verwacht wordt echter dat de aanpassing van de software nog een tijdje op zich zal laten wachten. iMinds Health heeft ook voor deze doelgroep een ondersteuningstraject voorzien in de schoot van haar activiteiten binnen het interoperabiliteitslab.

6.2

Ondersteuningspartners

6.2.1

Éénlijn (eenlijn) Eénlijn is een samenwerkingsverband tussen Syntra West, PraktijkCoach, HealthConnect en de koepelorganisaties DM, VAN en Huis voor Gezondheid met Dirk Broeckx als projectleider en het Agentschap Zorg en Gezondheid als projectsponsor. Het doel van het initiatief is opgevat als een veranderingsproject waarbij men een nieuwe attitude beoogt waarbij zorgverstrekkers de beschikbare eigen en gezamenlijke ICT toepassingen gebruiken om beter samen te werken rond de patiënt.

Eénlijn staat in voor de ICT-ondersteuning van de clusters. Daarvoor maken ze gebruik van de bestaande 5 sporen en geven zoveel mogelijk voorrang aan zorgverleners van een cluster. 6.2.2

Zorg en Gezondheid (ZG) Zorg en Gezondheid is een dienst van de Vlaamse overheid. Het ondersteunt en reglementeert een waaier aan zorgen gezondheidsinitiatieven waaronder het beleid voor de toekomst van de eerstelijnsgezondheidszorg. Via de werkgroep ICT onderzoekt zij hoe ICT toepassingen en netwerken de eerstelijnszorg zinvol en doelmatig kunnen ondersteunen onder andere via het Vitalink platform. In het kader van dit actieplan kunnen we stellen dat Zorg en Gezondheid de opdrachtgever en één van de ondersteunende partners is om dit actieplan uit te voeren en van het gebruik van VItalink (meerbepaald het medicatieschema) een succes te maken.

6.2.3

iMinds Health (iMinds) In 2014 werd een engagement aangegaan tussen Zorg en Gezondheid en iMinds Health met als doelstelling de realisatie van een uitgebreider gebruik van Vitalink als digitaal platform voor het veilig delen van gegevens tussen actoren in de zorg. Centraal daarbij staat het stimuleren van het gebruik door de zorgverleners via hun huidige softwarepakket en het kwalitatief onderbouwen van nieuwe initiatieven die moeten bijdragen tot gegevensdeling via Vitalink.

28 | 29


In het kader van deze opdracht zal iMinds Health technische ondersteuning bieden aan de uitrol medicatieschema door het aanbieden van een oefenplatform aan de zorgverleners via het project éénlijn. Anderzijds biedt iMinds Health een methodologisch kader om het werkplan en de voorgestelde aanpak te ondersteunen en om de evaluatie ‘in het veld’ achteraf uit te voeren.

6.3

Andere partijen

6.3.1

Samenwerkingsverband Eerstelijnsgezondheidszorg (SEL) De samenwerkingsverbanden eerstelijnsgezondheidszorg hebben als doel o.a. de kwaliteit van de zorg rond een individuele patiënt binnen zijn regio te optimaliseren. Het SEL doet dit door de samenwerking tussen zorgaanbieders te stimuleren, te coördineren en af te stemmen. Daardoor zijn de SELs één van partners om, de rol van clusterverantwoordelijke op micro niveau op zich te nemen.

6.3.2

Lokale Multidisciplinaire Netwerken (LMN) Lokale Multidisciplinaire Netwerken werden opgericht om zorgverleners te ondersteunen bij het aangaan van zorgtrajecten. De LMNen zijn een initiatief van de huisartsenkringen en ondersteunen de volgende zorgverleners: huisartsen, apothekers, thuisverpleegkundigen, diabeteseducatoren, diëtisten, podologen en endocrinologen. Binnen het actieplan voorzien we een rol voor de meest actieve LMNen om zorgverleners te activeren bij de opstart van de uitrol per cluster en de verdere ondersteuning tijdens het project als clusterverantwoordelijke.

6.4

Sturing Het dagelijkse ‘bestuur’ van het actieplan wordt uitgeoefend door een stuurgroep die de ‘core’ partners van het actieplan vertegenwoordigen. Deze partijen zijn DM, VAN en VFDT/VBZV. Zij worden bijgestaan en ondersteund in de coördinatie en de aanpak door iMinds Health, éénlijn en ZG. Om de opvolging en het verloop van het actieplan in goede banen te leiden en bij te sturen waar nodig, wordt voorgesteld om regelmatig (maandelijks) een moment in te plannen voor vergadering. De aanwezigen op deze vergadering zijn idealiter: – – – – – – –

Voor Domus Medica: Leo Geudens – Bernard De Ruyck Voor VAN: Lieven Zwaenepoel – Bernard De Ruyck Voor VFDT/VBZV: Tim Weltens Voor VPP: Roel Heijlen? Voor iMinds Health: Cor Loef – Katrien Van Gucht Voor eenlijn: Dirk Broeckx Voor ZG: Thomas Van Langendonck

Extra overleg kan voorzien worden om iedereen te briefen over op te lossen knelpunten of beslissingen die moeten genomen worden. Om ieders tijd nuttig te besteden, zal zoveel mogelijk gebruik gemaakt worden van telefonie, email of teleconferentie.

6.5

Macro-micro niveau. De coördinatie en communicatie tussen het macro- en het microniveau zal hoofdzakelijk gebeuren in hoofde van de coördinator en via éénlijn. Zij zullen ervoor zorgen dat er een vloeiende samenwerking tot stand kan komen met de coördinatie op microniveau zodat informatie en issues via korte feedback loops kunnen worden aangepakt. Hij/zij zal er ook voor zorgen dat alle feedback, risico’s en problemen op een adequate manier worden getackeld.

29 | 29


Uitrol Medicatieschema

Recommend Documents