Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

RAPPORT

Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema Wouter De Jonghe 23-10-2013 © VAZG

INHOUD

1

INLEIDING

3

2

EVALUATIE DOELSTELLINGEN

4

3

EVALUATIE VITALINK PILOOTPROJECT REGIO TURNHOUT

10

4

EVALUATIE VITALINK PILOOTPROJECT LIMBURG MEDICATIESCHEMA

19

5

EVALUATIE VITALINK PILOOTPROJECT AALST

34

6

EVALUATIE VITALINK PILOOTPROJECT ZENNELAND

41

7

ADVIES AAN DE WERKGROEP ICT

50

8

BIJLAGEN

52

2 | 73

VITALINK | 23-10-2013 | Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

1

INLEIDING

Vitalink is het Vlaamse platform van de zorgen welzijnssector voor het veilig delen van gezondheids- en welzijnsgegevens. Het platform wordt uitgebouwd met partners uit de zorgen welzijn, de privésector en andere overheden. Op de Eerstelijnsgezondheidszorgconferentie (december 2010) werd duidelijk dat er oplossingen nodig waren om efficiënter met elkaar te kunnen samenwerken en om gegevens veilig en gemakkelijk te kunnen delen. Om aan die behoefte te beantwoorden werd er samen met de sector beslist om Vitalink te bouwen. Ook de verdere uitbouw van het platform wordt aangestuurd door de sector, via het Samenwerkingsplatform Eerstelijnsgezondheidszorg. Via Vitalink kunnen zorgen welzijnsmedewerkers belangrijke informatie over patiënt/cliënten delen. Zo werken ze beter samen en krijgt de zorggebruiker (patiënt/cliënt) de beste begeleiding. Via toepassingen, aangeboden door mutualiteiten en andere organisaties, kan de zorggebruiker (patiënt/cliënt) de gegevens uit Vitalink consulteren en kan deze zijn zorg zelf mee opvolgen. Dankzij Vitalink, via een integratie in een softwaretoepassing, beschikt iedere zorgen hulpverlener over correcte en volledige informatie. De actoren in de zorg beslisten om een pilootproject op te starten rond het uitwisselen van het medicatieschema. Hiervoor werd in december 2011 een oproep gelanceerd naar alle Vlaamse zorgverleners om een kandidaatstelling in te dienen. Vier multidisciplinaire pilootgroepen werden dan rond april 2012 geselecteerd voor het project. Met een vertraging van 2 maanden beschikten zorgverleners en –gebruikers in 4 regio’s (Turnhout, Aalst , Limburg, Brusselse Rand) vanaf januari 2013 over een eerste testversie van hun aangepaste software om dit te kunnen realiseren in de praktijk. De effectieve uitwisseling op terrein kon pas starten eind april 2013, 4 maanden na de initieel afgesproken startdatum. Gedurende 6 maanden, tot 30 oktober 2013, testten enthousiaste zorgverleners in 4 pilootregio’s hun specifieke business case rond het Vitalink Medicatieschema uit op het terrein. Eind juni 20131 vond reeds een technische evaluatie van het Vitalink-Platform plaats. Tijdens deze evaluatie werd gevalideerd of de uitwisseling van het medicatieschema correct verloopt (tussen Vitalink platform en software eindgebruiker). De actoren in de zorg, vertegenwoordigt door de Werkgroep ICT, verklaarden dat de uitwisseling van het medicatieschema met het Vitalink platform correct werkt. De actoren in de zorg formuleerden wel een nood aan visualisatierichtlijnen voor producenten van software om Vitalink correct te gebruiken en uit te rollen. Deze bijkomende richtlijnen werden begin augustus 2013 gepubliceerd in de cookbooks van Vitalink. Dit rapport heeft tot doel het project Vitalink, en het pilootproject Vitalink Medicatieschema in het bijzonder, te evalueren. Het resultaat is een advies gericht aan de leden Werkgroep ICT zodat ze een gemotiveerde beslissing kunnen nemen over het beschikbaar stellen van het Vitalink Medicatieschema aan alle actoren in zorg en de zorggebruikers (patiënt) (zie pagina 50). Dit rapport is opgebouwd uit volgende onderdelen: 1. Evaluatie van de verschillende doelstellingen (Vitalink, medicatieschema en pilootproject) 2. Zelfevaluatie door de 4 pilootregio’s 3. Advies aan de leden van de Werkgroep ICT 4. Bijlagen met de resultaten uit de bevragingen en andere rapporteringen Voor meer informatie http://www.vitalink.be

1

3 | 73

over

Vitalink

kunt

u

steeds

Beslissing van de Werkgroep ICT van 26 juni 2013


terecht

op

onze

website

2

EVALUATIE DOELSTELLINGEN

2.1

Toelichting bij de evaluatie Om de pilootprojecten op een objectieve manier te kunnen opvolgen en evalueren werden voorafgaand, in samenwerking met de pilootprojecten zelf en met een gespecialiseerd adviesbureau, een aantal doelstellingen en indicatoren vastgelegd. Er werden drie hoofddoelstellingen bepaald: – een algemene doelstelling voor Vitalink – een specifieke doelstelling voor het Vitalink Medicatieschema – een doelstelling voor het pilootproject Elke doelstelling wordt onderverdeeld in een aantal categorieën. Voor elke categorie werd een objectief, een indicator en een meetmethode bepaald. Hiermee wordt oa. nagaan in welke mate Vitalink de verschillende behoeftes van de actoren in de zorg heeft ingevuld in termen van gegevensdeling en multidisciplinaire samenwerking. Tijdens het project werd via verschillende kanalen op verschillende tijdstippen feedback ontvangen door de pilootprojecten over het gebruik van het medicatieschema op Vitalink. Deze feedback werd gebruikt om de doelstellingen te evalueren. De kanalen van feedback waren de volgende: – Maandelijkse rapportering door de pilootprojecten, aangevuld met statistische gegevens van het platform – Projectoverleg tussen de pilootprojecten (6-wekelijks) – Technische evaluatie door de werkgroep ICT met input van de pilootprojecten (juni 2013) – Voor- en nabevragingen(via enquêteformulieren) bij zorgverleners en patiënten (april tem september 2013, in samenwerking met de universiteiten) – Zelfevaluatie door pilootprojecten (oktober 2013)

2.2

Doelstelling Vitalink De doelstelling van Vitalink is om de vlotte samenwerking tussen de verschillende zorgactoren binnen de eerstelijn te ondersteunen en te faciliteren door op een efficiënte manier gegevens over de patiënt te delen, de kwaliteit en de beschikbaarheid van de gegevens te verhogen, met behulp van ICT-toepassingen en –netwerken, en zo de administratieve lasten te verminderen, waar de patiënt ook verblijft. Deze doelstelling werd daarom opgesplitst in de volgende categorieën: – Samenwerking – Gegevensdeling – Kwaliteit – beschikbaarheid gegevens – administratieve lasten – burger

4 | 73


2.2.1

Samenwerking Objectief: Verbetering van de samenwerking tussen de verschillende zorgactoren bij het verzorgen van de patiënt. Indicatoren: Frequentie en kwaliteit van de contacten tussen alle betrokken actoren Meetmethode: Via enquêtes zorgverleners (vraag 1 en 2 bij nabevraging) en feedback pilootregio’s (Resultaten zie bijlage op pagina 52) In de nabevraging bij 74 zorgverleners werd gepeild naar kwaliteit en frequentie van de communicatie tussen zorgverleners sinds het gebruik van het Vitalink-medicatieschema. Conclusie: Uit de bevraging blijkt dat de zorgverleners geen verslechtering van de kwaliteit en frequentie van de communicatie ervaren. Van een echte verbetering is nog geen sprake. Uit de feedback van de pilootprojecten komt naar voren dat de samenwerking en communicatie tussen de betrokken actoren op het terrein is verbeterd door het realiseren van een pilootproject rond een bepaalde business case.

2.2.2

Gegevensdeling Objectief: Een vlotte uitwisseling van de gegevens over een patiënt tussen de zorgverleners voor medicatieschema’s die al in Vitalink bestaan. Indicatoren: Aantal actoren per medicatieschema (lezen en schrijven) Meetmethode: Via Vitalink (statistische gegevens platform) (Resultaten zie bijlage op pagina 53) Op het platform wordt gemeten hoeveel verschillende gebruikers (zorgverleners, zorggebruikers en organisaties) de informatie van dezelfde patiënt hebben opgevraagd (en toegevoegd/aangepast) in een bepaalde maand. Dit geeft een indicatie in welke mate gegevens worden gedeeld. Conclusie: Uit de metingen en de feedback van de pilootregio’s blijkt dat er gegevensdeling plaats vindt via Vitalink, zij het relatief beperkt. Een indicator om dit na te gaan is te kijken hoeveel zorgverleners gedurende één maand het medicatieschema van een bepaalde patiënt hebben geraadpleegd of gewijzigd. In de maandseptember bijvoorbeeld werd het medicatieschema van 232 patiënten geraadpleegd of gewijzigd. Die maand waren bij 39 van de 232 patiënten twee actoren betrokken. Bij 6 patiënten waren er 3 of meer actoren die hun medicatieschema raadpleegden of wijzigden.

2.2.3

Kwaliteit (duidelijkheid en correctheid van een schema) Objectief: Up-to-date en correcte gegevens die de werkelijke situatie weergeven Indicatoren: (1) overeenkomst tussen het medicatieschema en de realiteit (welke medicamenten gebruikt de patiënt in het echt?) en (2) de algemene kwaliteit van het medicatieschema Meetmethode: Via steekproeven en enquêtes bij zorgverleners (vraag 6 bij de voorbevraging en vraag 3 bij de nabevraging) en bij zorggebruikers (vraag 6 & 7 bij de voorbevraging en vraag 4 & 5 bij de nabevraging) (Resultaten zie bijlage op pagina 55)

5 | 73


In de voorbevraging, voor de start van gegevensdeling via Vitalink, werd aan 211 zorgverleners en 280 zorggebruikers gevraagd of ze een lijst of schema (of andere hulpmiddel) bijhielden van de medicatie die dient ingenomen te worden door hun patiënten. 76% van de zorgverleners beschikte over een lijst of schema. Bijna de helft van de zorgverleners maakte een papieren versie van het medicatieschema op. Bijna een vijfde van zorgverleners maakte een elektronische versie op van het schema. Bij de zorgverleners werd vervolgens bij de start gepeild naar de duidelijk van hun eigen schema, en bij het einde werd gevraagd naar de duidelijkheid van het Vitalink Medicatieschema. 20% van de zorggebruikers gebruikt een lijst of schema en bijna de helft gebruikt een pillendoos als hulpmiddel bij het innemen van medicatie. Een zeer kleine minderheid, 2%, beschikt reeds over een elektronische versie van het medicatieschema. Ook bij deze doelgroep werd gepeild naar de duidelijkheid van hun eigen schema en het Vitalink Medicatieschema. Bijkomend werd gevraagd om aan te geven of het schema overeen komt met de geneesmiddelen die ze effectief nemen. Conclusie: Uit de voor- en nabevraging blijkt dat een grote meerderheid van de zorgverleners zowel hun eigen schema als het Vitalink Medicatieschema duidelijk vinden. Het verschil tussen de voor- en nabevraging geeft wel aan dat er ruimte is om de duidelijkheid te verbeteren. Dezelfde conclusie geldt ook voor de duidelijkheid ervaren door de zorggebruikers. Deze doelgroep geeft wel aan dat het eigen schema beter overeenkomt met de geneesmiddelen die ze effectief innemen dan het Vitalink Medicatieschema. Ook hier is dus ruimte voor verbetering. Uit de feedback van de pilootprojecten komt naar voren dat er verschillende behoeften bestaan in het visualiseren van de medicatie bij de verschillende actoren. De huidige visualisatie van het schema volstaat voor artsen en apothekers. De verpleegkundigen verwachten eerder een toedieningsschema van medicatie. En de zorggebruikers tenslotte willen een zo duidelijk mogelijk schema, op maat van hun mogelijkheden om dit te begrijpen.

2.2.4

Beschikbaarheid gegevens Objectief: Elk medicament dat een patiënt gebruikt wordt opgenomen in het schema, met de informatie die er bijhoort (dosis, frequentie, duur,…). Indicatoren: Volledigheid van het medicatieschema per medicatie-element Meetmethode: Via enquêtes zorgverleners (vraag 7 bij voorbevraging en vraag 4 bij nabevraging) (Resultaten zie bijlage op pagina 60) Aan de zorgverleners werd gevraagd om zowel hun eigen schema (voorbevraging) en het Vitalink Medicatieschema (nabevraging) te beoordelen op hun volledigheid. Hiermee wordt gepeild in welke mate ze de informatie uit het medicatie vertrouwen. Conclusie: De meerderheid, 70%, van de 74 bevraagde zorggebruikers, geeft aan het Vitalink Medicatieschema volledig is. Dit is minder dan bij hun eigen opgemaakt schema. Dit kan er op wijzen dat er nog geen volledig vertrouwen bestaat in het Vitalink Medicatieschema.

6 | 73


2.2.5

Administratieve lasten Objectief: Het gebruik van Vitalink laat toe directe en indirecte tijdswinsten te boeken Indicatoren: (Perceptie van) tijdwinsten (direct en indirect) Meetmethode: Via enquêtes zorgverleners (vraag 7 bij nabevraging) (Resultaten zie bijlage pagina 61) In de nabevraging werden de zorgverleners bevraagd over de administratieve last, ivm de administratie m.b.t. het medicatiebeheer voor hun patiënten. Er werd nagegaan in welke mate deze administratieve last is toegenomen tijdens dit project. Conclusie: De zorgverleners geven duidelijk aan dat de administratie m.b.t. het medicatiebeheer voor hun patiënten is toegenomen. Hier ligt een uitdaging voor producenten van software om ervoor te zorgen dat deze administratie efficiënter kan. Ook zorgverleners dienen na te denken over hun zorgprocessen en het beheer van een elektronisch medicatieschema hierin een plaats te geven.

2.2.6

Burger Objectief: Actieve deelneming van de patiënt door consultatie van het medicatieschema stimuleren (1), de therapietrouw verhogen (2), betere zorg ervaren (3) Indicatoren: Percentage van patiënten die over een afgedrukte versie van het medicatieschema beschikken, stijging van de therapietrouw, mate van verbetering van de zorg aan de patiënt Meetmethode: Via steekproeven en enquêtes bij zorgverleners (vraag 3 bij voorbevraging en vraag 8 bij nabevraging) en bij zorggebruikers (vraag 3 & 8-11 bij voorbevraging en vraag 2-3 & 6-9 bij nabevraging) (Resultaten zie bijlage pagina 62) Aan de hand van een voor- en nabevraging werd aan de zorgverleners gevraagd een inschatting te geven van de therapietrouw van hun patiënten. De zorggebruikers werden via verschillende vragen bevraagd in welke mate ze trouw hun medicatie innemen. Conclusie: De duurtijd van dit project bleek te beperkt om verschillen vast te stellen in de therapietrouw van zorggebruikers. De resultaten van de voor- en nabevraging zijn gelijklopend.

7 | 73


2.3

Medicatieschema De doelstelling van het medicatieschema is om een overzicht te geven van alle medicatie die een patiënt op een bepaald moment inneemt, en om per individueel medicament, aan te geven gedurende welke periode, wanneer en welke dosis moet ingenomen/toegediend worden (duur, frequentie en dosering).

2.3.1

Beschikbaarheid en performantie van het platform Objectief: Vitalink (en het medicatieschema) is steeds beschikbaar voor de betrokken zorgactoren Indicatoren: Indicatoren over beschikbaarheid en performantie in het Service Level Agreement (SLA)met de technische beheerders van Vitalink Meetmethode: Via Vitalink (statistische gegevens platform) (Resultaten zie bijlage pagina 65) Op het platform wordt continu de beschikbaarheid en performantie van het platform gemeten. In de SLA werd bepaald dat de beschikbaarheid minstens 99,00% moet zijn. Dit komt overeen met per jaar een maximale totale onbeschikbaarheid van 3,65 dagen. Voor de performantie werd overeengekomen dat dit minsten 95,00% moet bedragen en dat de responstijd kleiner of gelijk aan moet zijn dan 4 sec. Conclusie: De gevraagde beschikbaarheid en performantie worden gehaald. De resultaten worden sterk beïnvloed door de consultatie van externe services zoals STS en controle van de therapeutische relatie via eHealth-platform. Het resultaat van 94,72% in januari 2013 was volledig te wijten aan de trage antwoordtijd van de therapeutische relatie service. Nadien werden correcties aangebracht door het eHealth-platform.

2.4

Pilootproject Het pilootproject medicatieschema zelf heeft als belangrijkste doelstellingen: – De werking van de vooropgestelde gegevens- en communicatiestromen tussen de huisarts, apotheker, thuisverpleging en thuiszorg verifiëren; – De werking van het Vitalink platform aantonen; – De weergave van de diverse functionaliteiten (consulteren, wijzigen en valideren van het medicatieschema) met de datastructuur verifiëren; – Een projectaanpak op te stellen die bij volgende Vitalink-projecten moet toelaten om alle partijen op een efficiënte manier te betrekken; – Elementen van antwoorden en aandachtspunten formuleren over hoe het medicatieschema verder uit te rollen in Vlaanderen.

8 | 73


2.4.1

Werking gegevens- en communicatie-stromen Objectief: Snelle en probleemloze communicatie- en gegevensstromen (1) en data kunnen opladen en opvragen (2) Indicatoren: Snelheid van uploaden, responssnelheid, aantal errors "Data validatie of encryptie“, aantal errors te wijten aan de software van de eindgebruiker Meetmethode: Via Vitalink, softwareleveranciers en bevraging zorgverleners (vraag 10/11/12/13 bij nabevraging) (Resultaten zie bijlage pagina 66) De zorgverleners werden bevraagd over hun ervaring en problemen bij het raadplegen van het medicatieschema via Vitalink. Ook de duur van het doorsturen en opvragen van een Vitalink Medicatieschema werd bevraagd. Conclusie: Ondanks het feit dat de performantie en de beschikbaarheid van het platform beantwoordt aan de afgesproken voorwaarden, blijkt dat veel zorgverleners dit om diverse redenen anders ervaren. Zo ervaren zorgverleners regelmatig problemen met de toegang tot Vitalink. Ook de duur van het doorsturen en opvragen van gegevens wordt als te lang ervaren door minstens een vijfde van de bevraagde zorgverleners.

2.4.2

Werking Platform Objectief: De toegang tot Vitalink gebeurt probleemloos voor de mensen die het recht hebben op toegang en dit op een continue basis Indicatoren: SLA indicatoren over beschikbaarheid en performantie Meetmethode: Via Vitalink en enquêtes (statistische gegevens platform) Zie ook 2.3.1 Beschikbaarheid en performantie van het platform op pagina 8. Conclusie: De gevraagde beschikbaarheid en performantie worden gehaald. De werking van het platform werd reeds positief geëvalueerd tijdens de evaluatie eind juni 2013

9 | 73


3

EVALUATIE VITALINK PILOOTPROJECT REGIO TURNHOUT

3.1

Korte omschrijving Het samenwerkingsverband wil aantonen dat het mogelijk en nuttig is om een elektronisch "Medicatieschema" ter beschikking te stellen voor patiënten die verschillende medicamenten moeten nemen, met de bedoeling het juiste gebruik ervan te bevorderen en te evalueren. We willen zowel patiënten betrekken die reeds professionele hulp krijgen bij het klaarzetten of toedienen van medicatie, als patiënten die deze hulp nog niet krijgen. Bovendien willen we de mogelijkheid aantonen van het ter beschikking stellen van een medicatieschema van patiënten die consulteren in de huisartsenwachtpost, en willen we bij de wachtartsen peilen naar de meerwaarde van dergelijk schema.

3.2

Business case Het samenwerkingsverband wil een correct en up to date medicatieschema op een gemakkelijk consulteerbare wijze beschikbaar stellen aan patiënten die nood hebben aan een dergelijk schema en aan de zorgverleners van deze patiënten. Twee huisartsen in opleiding worden nauw betrokken bij de voorbereiding en de evaluatie van het project. Zij hebben een MANAMA thesis gemaakt om het project te beoordelen. De opvolging van de patiënten gebeurt tijdens een voor- en een nameting aan de hand van een vragenlijst die peilt naar het geneesmiddelengebruik bij de patiënt, om de te verwachten positieve effecten van het medicatieschema te objectiveren. Een andere vragenlijst wordt gehanteerd door de zorgactoren en de softwarepartners om de doeltreffendheid, de gebruiksvriendelijkheid en de juiste werking van de software en het communicatieplatform af te toetsen. In een experimentele opstelling zal door de partners ook nagegaan worden of toegang tot de medicatieschema’s van de patiënten op Vitalink ook beschikbaar is vanuit de software van de huisartsenwachtpost voor het raadplegen, wijzigen en al dan niet valideren van deze schema’s. Bovendien zal een representatieve groep van artsen die werken in de wachtpost bevraagd worden naar hun appreciatie ta deze medicatieschema’s.

3.3

Doelstellingen We willen door het steeds ter beschikking hebben van een juiste en up to date medicatieschema de correcte inname van geneesmiddelen bevorderen en zo het behandelingseffect verhogen. We willen de verschillende zorgverstrekkers rond patiënten met een uitgebreide medicatie nauwer laten samenwerken. We willen de werking van het proefproject MEDICATIESCHEMA in het bijzonder en van VITALINK in onze regio uittesten. We hopen op die manier mee te kunnen sturen om een belangrijke herwaardering van de eerstelijn te bekomen.

3.4

Partners Actoren in de zorg: – Huisartsenvereniging Regio Turnhout – Kempische Farmaceutische Kring – Apotheken De Volksmacht CVBA – Wit-Gele Kruis Antwerpen – Vereniging Zelfstandige Verpleegkundigen Noorderkempen

10 | 73


Producenten van software – HDMP Health°one (huisartsen) – Escapo cvba (apothekers) – Farmad (apothekers) – CEGEKA (huisartsen) – CORILUS NV (huisartsen en apothekers) – Officinall N.V. (apothekers) – Wit-Gele Kruis Antwerpen (verpleegkundigen) – HealthConnect (verpleegkundigen en zorggebruikers) Zorggebruikers – Vlaams Patiëntenplatform Kennisinstellingen: – Universiteit Antwerpen: Centrum voor Huisartsgeneeskunde Antwerpen (ELIZA)

3.5

Gebruikers Doelgroep Actoren in de zorg Huisartsen Medidoc HealthOne WinDoc (via HealthConnect-viewer) Apothekers Corilus Pharmawin Farmad Twin Officinal ViaNova Verpleegkundigen Care4nurse Adem Voorzieningen WGK AFDA (Antwerpen) Zorggebruikers (patiënten) HealthConnect Totaal aantal gebrui kers

11 | 73

Aantal g ebruikers mei juni juli aug

mrt

apr

5 12 1

5 10 1

5 10 1

5 10 1

5 10 1

13 4 1

13 4 1

1 5 2

2 4 4

2 4 1 1

2 4 1 4

2 4 1 4

2 4 1 4

2 8 3 /

6

6

6

6

6

6 2

6 2

x

x

x

x

x

x

x

7 39

7 39

30

33

33

4 41

4 43


sep

3.6

Evaluatie

3.6.1

Algemene doelstellingen De producenten van de EMD’s zijn pas begonnen aan de integratie van Vitalink in hun programma, op het ogenblik dat het project al gestart was. Hierdoor is vanaf het begin een onoverkomelijke achterstand opgelopen in het uitwisselen van medicatieschema’s tussen de verschillende actoren. Bovendien bleken de EMD-ontwikkelaars, en zeker in de beginfase ook de andere softwarepakketten veel technische moeilijkheden te ondervinden om enerzijds een vlotte connectie met het ehealth-platform mogelijk te maken, anderzijds om een werkbaar schema ter beschikking te stellen. Dit leidde tot een hele reeks fouten in de opgeladen medicatieschema’s. Conclusie: In welke mate werden de algemene doelstellingen van dit pilootproject gehaal? De algemene doelstellingen werden niet gehaald

3.6.2

Specifieke doelstellingen Beschikbaarheid gegevens Objectief: Aantal medicatieschema zichtbaar in de wachtpost is meer dan 90% Indicatoren: Medicatieschema’s oproepbaar in wachtpost (doel: bij alle 30 patiënten) De connectie tussen de wachtpostsoftware en Vitalink is slechts in experimentele omstandigheden tot stand kunnen gebracht worden. We hebben niet de mogelijkheid gehad om dit op de opgeladen medicatieschema’s uit te testen. Conclusie: De specifieke doelstellingen werden niet gehaald.

Samenwerking Objectief: Inbreng van 20 huisartsen en 30 apothekers Indicator: Aantal huisartsen en apothekers in duo Objectief: Minimaal 10 cases waarin VPK betrokken is bij medicatieschema Indicator: Registratie van cases door VPK Conclusie: De samenwerking tussen de verschillende actoren was prima ; de kwaliteit van de EMDsoftware liet niet toe om voldoende medicatieschema’s op te laden die door 2 of meer partijen konden gebruikt worden. Er zijn slechts een beperkt aantal medicatieschema’s die door meer dan één zorgverstrekker konden bekeken worden.

12 | 73


3.6.3

Algemene evaluatie van het project Planning De planning is niet kunnen gevolgd worden, door het achterblijven van de EMD-aanpassingen. De richtlijnen voor visualisatie en ingave werden slechts in de loop van het project op punt gesteld, en werden onvoldoende geïmplementeerd in de softwaretoepassingen. De nieuwe versie van het cookbook was dan ook maar beschikbaar begin augustus 2013. Bovendien blijkt het omzetten van deze richtlijnen in bruikbare EMD-aanpassingen nog bemoeilijkt te worden door het ontbreken van een aantal nodige Kmehr standaarden. Middelen We hebben het aantal vergaderuren ( en voor een deel ook de verplaatsingen die gemaakt werden ) opgelijst. In bijlage vindt u een Excel file met ( nog verre van volledige) gegevens. Het is wel duidelijk dat het niet de hoeveelheid middelen, maar wel de inzet van de stuurgroep en de zorgverleners geweest, is die dit project hebben gedragen. Enkele cijfers ( en deze zijn een stevige onderschatting, omdat niet alle stuurgroepleden hun inbreng hebben genoteerd): 143 uren vergadertijd, wanneer we dit vermenigvuldigen met het aantal aanwezigen op die vergaderingen komen we aan 552 uren vergaderen voor de leden van de stuurgroep samen. Projectleider Leo Geudens legde ongeveer 3000 km af (met auto of met trein) om al die vergaderingen bij te wonen. Bovendien was hij – buiten die vergaderingen -gedurende de voorbije (bijna) twee jaren ook gemiddeld 4.12 uur/week bezig met (administratief) thuiswerk rond Vitalink ( 398 uren in totaal). Samenwerking, organen en structuur De samenwerking tussen de verschillende leden van de stuurgroep was optimaal. Zelden een groep mensen gezien die in dergelijke moeilijke omstandigheden toch gemotiveerd en enthousiast bleef samenwerken. Communicatie De communicatie binnen de stuurgroep, met de verschillende zorgverstrekkers, met de andere pilootprojecten en met Vitalink zelf is prima verlopen. De communicatie met de softwareontwikkelaars is vanaf het begin moeilijker geweest. Vooral met de EMD-ontwikkelaars was dit ondermaats, vanaf het moment dat het duidelijk werd dat zij er met de resources die zij daarvoor hadden voorzien, geen volwaardige integratie in Vitalink zouden kunnen bewerkstelligen. Gedane beloften werden zeer laattijdig of niet nagekomen. Vitalink is duidelijk geen prioriteit voor hen. Door de aanslepende problemen met de software en het ontbreken van respons van andere zorgverstrekkers hebben een aantal gebruikers in de loop van het project afgehaakt. Ik ben ook verschillende malen Vitalink gaan voorstellen op allerhande symposia en congressen. Ik heb moeten ervaren dat Vitalink voor de meeste toehoorders ( huisartsen, specialisten, zorgtrajectpromotoren, ….) nog een (heel) ver-van-mijn-bed-show is. Maar tegelijkertijd heb ik op verschillende plaatsen ook verzuchtingen gehoord om over een platform als Vitalink te kunnen beschikken, om allerhande projecten rond multidisciplinaire communicatie te kunnen opzetten.

13 | 73


Opleiding Aan de hand van de informatie die we in de kick off hebben kunnen bezorgen en via telefonische hulplijnen en enkele bezoeken ter plaatse is dit eigenlijk zonder problemen verlopen, met uitzondering natuurlijk van de voor ons onoplosbare software problemen. Een aantal van de problemen was gelinkt aan de hardware- of het besturingssysteem dat de gebruikers hanteerden ( MAC gebruikers, installatie van kaartlezers op oudere Windows systemen) 3.6.4

Overzicht producenten van software voor productie-omgeving Vitalink De ervaring die we tijdens het pilootproject hebben opgedaan, laat ons niet toe om definitief te besluiten welke software-toepassingen een correct medicatieschema kunnen produceren, opladen naar en inlezen vanuit Vitalink. Zonder verlenging van de testperiode is het onmogelijk om het medicatieschema in productie te stellen. Tijdens deze verlengde testperiode moeten voldoende schema’s tussen verschillende zorgverstrekkers kunnen uitgewisseld worden, om een correcte evaluatie mogelijk te maken. Volgende toepassingen kunnen verder gebruikt worden in een nieuwe testfase, maar ook hier zijn nog aanpassingen nodig conform aan de richtlijnen voor visualisatie en ingave – Medidoc – Corilus Pharmawin – Farmad Twin – Officinal – ViaNova – Care4nurse – Adem – WGK AFDA (Antwerpen) – HealthConnect Health°one : de huidige versie laat niet toe om deze applicatie te gebruiken, ook niet in testomstandigheden. De geproduceerde medicatieschema’s verminken de schema’s die door de toepassingen van andere zorgverleners worden geproduceerd. NB. In de patiëntenviewer van HealthConnect dook een probleem op met het visualiseren van discontinue medicatieschema’s. De oorzaak waarom in de patiënten viewer dit als dusdanig getoond is het gebruik van frequency als onderdeel van het Kmehr bericht. Wanneer dit niet aanwezig is, zou alles volgens verwachting getoond worden. Om niet te wachten op een definitieve oplossing zorgt HC er nu voor dat de interne logica van de patiënten viewer wordt aangepast (waarschijnlijk zoals ook anderen dit doen): Indien er een (dagelijks) aanwezig is, tezamen met als regimen wordt de frequency niet gebruikt om het gedefinieerde regimen te herhalen (volgens het gedefinieerde dagelijkse ritme). Het patroon bepaalt m.b.v. wordt dan gebruikt. Dit is een voorlopige oplossing, die op dit ogenblik de beste kansen biedt om vooruit te gaan.

14 | 73


3.6.5

Aandachtspunten Het ontbreken van een universele connector voor de verschillende e-toepassingen die op de zorgverleners afkomen. Dit maakt het voor de softwareontwikkelaars bijzonder moeilijk om deze applicaties correct te integreren in hun pakketten. De nog steeds te ingewikkelde manieren om de basisdiensten van eHealth te kunnen gebruiken, met name – een certificaat te bekomen of te vernieuwen ( gebeurt nu meestal door een of andere helpdesk en dit is vaak betalend voor de zorgverstrekkers ) – certificaten te bekomen voor instellingen zoals wachtpost of preventiecentrum in Turnhout, zodat deze ook kunnen gebruik maken van Vitalink en de ehealthboxen – een informed consent aan te maken ( is zware belasting voor zorgverlener, eventueel kunnen de mutualiteiten deze dienstverlening op zich nemen) – een therapeutische relatie aan te maken ( inzonderheid voor verpleegkundigen op huisbezoek) – patiënten met een vreemde nationaliteit hebben geen toegang tot de basisdiensten – therapeutische relatie gekoppeld aan GMD: niet werkzaam binnen groepspraktijken Het taalgebruik op de websites van eHealth: hier moet dringend een communicatiedeskundige zijn/haar licht over laten schijnen Het gebrek aan impact van VAZG en van de pilootgroepen op de softwareproducenten Het gebrek aan organisatie en middelen binnen Domus Medica om als koepelorganisatie haar rol te kunnen opnemen. Domus Medica beschikt over de kennis om dit te doen, maar niet over de middelen. De representatieve artsensyndicaten hebben wel de middelen maar niet de knowhow.

3.6.6

Lessons learned Waar we vertrokken zijn met het idee dat de problemen zich vooral zouden situeren bij de zorgverleners ( onvoldoende interesse, problemen om voldoende kandidaten te vinden), hebben we vastgesteld dat het uiteindelijk de softwareproducenten zijn, die moeilijkheden hebben ondervonden om een goede integratie te maken. Voor enkelen was Vitalink bovendien duidelijk geen prioriteit. We hebben ook vastgesteld dat er geen middelen voorhanden waren om deze softwareontwikkelaars te overtuigen om toch de nodige aanpassingen te doen. We hadden noch financiële argumenten, noch impact via labelingscriteria of wat dan ook. Een voor de hand liggende conclusie – aan de hand van de opgedane ervaringen - is mijns inziens dan ook dat de ICT-werkgroep – gezien de beperkte middelen – een te ambitieuze keuze heeft gemaakt door het medicatieschema te selecteren voor het pilootproject Eigenlijk beschouwde de werkgroep dit medicatieschema als een opstapje naar de SUMEHR. Hier is toentertijd onvoldoende over nagedacht: in de SUMEHR is wel een actuele medicatielijst opgenomen, maar dit is absoluut niet te vergelijken met een medicatieschema zoals de pilootgroepen dit NU voor ogen hebben. Het inzicht hierin is tijdens het project progressief duidelijker geworden (zie bv. de richtlijnen omtrent ingave en visualisatie). Vermoedelijk hebben ook de EMD-producenten dit onderscheid pas laattijdig opgemerkt, en werden de nodige aanpassingen in hun pakketten daardoor ook onderschat. De bestaande voorschrijfmodules in de EMD’s zijn niet geschikt om een uitgebreid medicatieschema te produceren, en zeker niet om gestructureerde data uit andere toepassingen op een volwaardige manier te integreren in het dossier.

15 | 73


Waarschijnlijk had een eenvoudiger opdracht voor het pilootproject ( vb. het uitwisselen van een aantal gestructureerde parameters in het kader van de zorgtrajecten), veel minder problemen opgeleverd en evengoed de mogelijkheden van Vitalink als communicatieplatform kunnen aantonen. Een andere voor de hand liggende conclusie is dat er dringend werk moet gemaakt worden van mechanismen om huisartsen eindelijk moderne, performante EMD-software ter beschikking te stellen. Er zijn té veel EMD’s, de versnippering op de markt is veel te groot waardoor zelfs de grootste producenten niet over de nodige middelen beschikken om broodnodige aanpassingen tijdig te realiseren. Het huidige systeem van labeling van EMD’s is een voorbeeld van hoe het niet moet: die beantwoordt noch aan de noden van de actuele gezondheidszorg, noch aan de noden van de gebruikers. Deze labeling focust op het voldoen – in labo-omstandigheden – aan de criteria, en helemaal niet op de outcome: het daadwerkelijk gebruik van het EMD tijdens de consultatie. Deze labeling loopt enkele jaren achter op de evoluties op het terrein, waar deze eigenlijk proactief zou moeten anticiperen op die ontwikkelingen: het actieplan 2013-2018 voor de informatisering van de gezondheidszorg zet hiervoor de bakens uit.

16 | 73


3.7

Conclusie Conclusie: Heeft het pilootproject zijn vooropgestelde business case kunnen uitvoeren en werden de doelstellingen gehaald? Het pilootproject heeft zijn vooropgestelde business case niet kunnen uitvoeren en de doelstellingen werden niet gehaald. Hebben de gebruikers binnen het pilootproject voldoende vertrouwen dat de uitgewisselde gegevens correct zijn? De gebruikers binnen het pilootproject hebben niet voldoende vertrouwen dat de uitgewisselde gegevens correct zijn: het risico op mogelijk levensbedreigende fouten hypothekeert de uitrol Andere conclusies zijn: - Vitalink als communicatieplatform werkt naar behoren - de zorgverleners blijven overtuigd van de unieke waarde van het project, en vragen de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat het Vitalink-project toch kan worden voortgezet. -Het project medicatieschema heeft een verlenging van de testperiode nodig. Hiervoor dient voldoende budget vrijgemaakt te worden. -Andere toepassingen ( Vaccinnet, Sumehr, nieuwe applicaties) kunnen parallel worden opgestart. -het medicatieschema dient vooral in de EMD’s van de huisartsen beter geïntegreerd te worden, aan de hand van de richtlijnen voor ingave en visualisatie van de multidisciplinaire werkgroep, zodat een vlotte bi directionele uitwisseling met de toepassingen van andere actoren mogelijk wordt.

3.8

Vervolgacties Bij het opstarten van nieuwe projecten dient er goed te worden nagedacht ( in samenwerking met de koepelorganisaties die over de knowhow beschikken) om op zoveel mogelijk problemen te kunnen anticiperen. Ook dient er goed nagedacht te worden over de financiële implicaties van het project voor alle actoren. 1. Voor het project medicatieschema : verlenging van de testfase aan de hand van duidelijke richtlijnen omtrent standaarden ( ingave en visualisatie). Hiervoor dient voldoende technische ondersteuning en budget voorzien te worden 2. Vaccinnet kan naar Vitalink worden getransplanteerd om brede toepassing op het terrein te forceren. Ook hier is een betere integratie in de eindgebruikerssoftware noodzakelijk. 3. Sumehr is in theorie een aantrekkelijk project, maar de meeste artsenpakketten zijn te weinig stringent naar registratie ( codering) en structurering om een behoorlijk Sumehr te kunnen produceren. Huisartsen hebben hier nog een belangrijke weg af te leggen.

17 | 73


Onderstaande actoren dienen deze acties te realiseren: 1. De overheid dient voldoende middelen vrij te maken voor het realiseren van het project: vrijwilligerswerk heeft grenzen 2. De overheid dient te zoeken naar incentives om zorgverstrekkers die betrouwbare gegevens ter beschikking stellen te belonen : vb. koppeling met automatische verlenging van het GMD, voor huisartsen koppeling met Mycarenet wat toelaat om optie derdebetaler eenvoudig af te handelen 3. De koepelorganisaties van de verschillende zorgverstrekkers dienen betrokken te worden bij de promotie en de verdere uitrol van ehealth en bijzonder in de “onderhandelingen” met de softwareleveranciers. Deze organisaties moeten hiervoor voldoende middelen krijgen: zo niet zullen ze op dezelfde obstakels stuiten als de pilootprojecten. Bovenstaande acties dienen binnen de volgende termijnen gerealiseerd te worden: 1. de tijdstabel zoals die in actieplan 2013-2018 werd vastgesteld geeft de richtlijnen aan 2. ter beschikking stellen van “universele connector” : 3 maanden 3. ehealth: vlottere beschikbaarheid van de ehealth basisdiensten: 3 maanden 4. ehealth: opname van Vitalink in de homologatiecriteria voor labeling : 12 maanden 5. VAZG verlenging project medicatieschema : 12 maanden , mits voldoende ondersteuning van softwarehuizen en zorgverleners ( evt. met IWT ondersteuning)

18 | 73


4

EVALUATIE VITALINK PILOOTPROJECT LIMBURG MEDICATIESCHEMA

4.1

Business case Vitalink, een initiatief van de Vlaamse Overheid en een nieuw elektronisch platform voor het delen van gegevens in de zorgen welzijnssector, wordt vanaf dit najaar onderworpen aan 4 pilootprojecten. Het Vitalink pilootproject Limburg Medicatieschema bouwt voort op een bestaand project rond het gebruik van het papieren medicatieschema. Zo’n 100-tal patiënten uit Zuidoost-Limburg, die minstens 3 geneesmiddelen innemen worden betrokken bij het project. Wat betreft de eerstelijnszorgverleners is er een samenwerking met het LMN Zuidoost-Limburg en de huisartsen (software Cegeka/Pro_doc en Corilus/Medidoc), apothekers (software Farmad, Corilus, Officinal, Escapo), thuisverpleegkundigen (Wit-Gele Kruis met software Vlaams Diensten Centrum; VP groep met software Jpl solutions) en verzorgenden (Familiehulp en Landelijke Thuiszorg) in de regio’s Riemst, Bilzen, Hoeselt en Tongeren. De patiënt wordt vertegenwoordigd door het Vlaams Patiënten Platform. Cubigo zal een viewer ontwikkelen voor de patiënt via het Cubigo platform. Om het draagvlak te vergroten wordt ook de tweede lijn betrokken bij het project, met name het AZ Vesalius te Tongeren. Het pilootproject wordt wetenschappelijk ondersteund door de Universiteit Hasselt en de Provinciale Hogeschool Limburg. Projectcoördinatie gebeurt door het Koninklijk Limburgs Apothekers Verbond (KLAV) nl. dr. lic. Leen Hulshagen en ing. Jan Lenie. Er werden 3 belangrijke doelstellingen geformuleerd in het project. Vooreerst is het de bedoeling een eenduidig, volledig en actueel medicatieschema ter beschikking te stellen voor patiënten en zorgactoren ter verbetering van patiëntveiligheid. Daarnaast zullen alle eerstelijnszorgactoren betrokken worden om het elektronisch medicatieschema bij contact met de patiënt te actualiseren en zo de onderlinge communicatie te verbeteren. Tenslotte zullen op een wetenschappelijke manier zowel de valkuilen van implementatie, de onderlinge communicatie als de verbetering van de patiëntenzorg bestudeerd worden. De experimentele fase van het project start in het najaar van 2012 en loopt gedurende 6 maanden. Metingen zullen hoofdzakelijk gebeuren aan de hand van enquêtes voor zorgverlener en patiënt. De zorg van de patiënt staat centraal en de patiënt zal in het project steeds een medicatiemapje krijgen met een uitprint van het actuele en verstaanbaar medicatieschema. ICT-spelers voorzien technologie/software, maar het zijn de patiënten en zorgverstrekkers in het werkveld die zullen participeren/testen in het project.

19 | 73


4.2

Doelstellingen

4.2.1

Algemene doelstellingen De algemene doelstellingen van dit project zijn: 1. het implementeren van een eenduidig, volledig en actueel medicatieschema ter verbetering van de patiëntveiligheid. De patiënt krijgt, samen met zijn zorgactoren, toegang tot het medicatieschema ter ondersteuning van zijn behandeling (doelstelling 1). 2. Alle eerstelijns zorgactoren, zijnde de apothekers, huisartsen, verpleegkundigen en verzorgenden, worden betrokken om dit elektronisch medicatieschema bij contact met de patiënt te actualiseren met mogelijks een communicatie verbetering tot gevolg (doelstelling 2). 3. Op een wetenschappelijke manier worden zowel de valkuilen van de implementatie, de communicatie als de verbetering van de patiëntenzorg bestudeerd (doelstelling 3).

4.2.2

Specifieke doelstellingen De algemene doelstellingen werden onderverdeeld in specifieke doelstellingen. Doelstelling 1 Om deze 1ste doelstelling te bereiken, werden een aantal deeldoelstellingen geformuleerd. Na de officiële bekendmaking van de selectiebeslissing zal de stuurgroep samengeroepen worden om een plan van aanpak te bespreken en wordt er een oproep gedaan aan betrokken zorgverleners om medicatieschema’s aan te leveren waarmee testsets zullen gemaakt worden. Vervolgens zullen testscenario’s gemaakt worden in de werkgroep ICT. Een lay-out van een medicatieschema zal vastgelegd worden in samenspraak met zorgverleners en patiënt. Oplaadbaarheid, aanpasbaarheid en opvraagbaarheid zal per software pakket vervolgens uitgetest worden naar het Vitalink platform. Daarna zal de uitwisselbaarheid tussen verschillende software pakketten nagegaan worden. Voor aanvang van het eigenlijke project zal nagegaan worden of testscenario’s correct worden uitgevoerd. In kader van de 1ste doelstelling, zal er, tijdens het project, een inventarisatie van falende processen naar Vitalink gebeuren. Hiervoor zullen het aantal updates en raadplegingen die slagen en niet slagen, gemeten worden (1ste, 2de en 3de lijn). Voor de processen die niet lukken, wordt er een klassering gemaakt tussen conflict (er bestaat reeds een medicatieschema op het platform), communicatiefout ( dit is een time-out, het platform is even niet operationeel), probleem therapeutische relatie en de melding dat er geen medicatieschema is. Deze laatste melding kan terecht of onterecht zijn. Bij onterechte meldingen wordt dit onderzocht. Bovendien zullen het aantal contactmomenten en contactmomenten waarop er kwaliteitsverbeteringen aangebracht zijn per type zorgverlener, gemeten worden. Aangezien een apotheker een duidelijke meerwaarde betekent voor het medicatiegebruik en medicatieschema, zullen voornoemde metingen ook gebeuren specifiek voor de apothekers. Ook zal er gemeten worden hoeveel validaties er voor een patiënt noodzakelijk en niet noodzakelijk zijn. Hierbij zal ook gemeten worden hoeveel keren een contactname met de arts gebeurt door een apotheker, verpleegkundige of verzorgende. Vervolgens zal er nagegaan of een validatie al dan niet gebeurt. Tijdsduur van openstaan van validatie zal ook geanalyseerd worden. Hierbij zal ook gemeten worden of een validatie dan gepaard gaat met al dan niet een wijziging in een medicatieschema. Ook zal nagegaan en gemeten worden welk type zorgverlener per patiënt een medicatieschema opstart Bovendien zal er gemeten worden per patiënt hoeveel 1ste uitgifte begeleidingen plaatsvinden bij de apotheken.

20 | 73


Omdat de patiënt toegang krijgt tot het medicatieschema (verstaanbaar en uniform voor alle patiënten), zullen per patiënt het aantal afdrukken per contactmoment met apotheken en artsen gemeten worden. Ook zal de elektronische toegankelijkheid voor de patiënt naar het medicatieschema nagegaan worden. Tenslotte is het ook belangrijk de patiënt een verstaanbaar medicatieschema aan te bieden. Hiervoor zullen er metingen naar usability/ bruikbaarheid gebeuren bij patiënten en zorgverleners. Omdat er papieren versies van het medicatieschema in omloop zullen zijn, zal de al dan niet overeenkomst gemeten worden met de elektronische versie op het platform door de zorgverlener. Aangezien de patiënt gesensibiliseerd wordt zijn medicatiemapje mee te nemen bij elk contact met een zorgverlener, kan dit geanalyseerd worden. Ook zal de snelheid van opvraagbaarheid en oplaadbaarheid van medicatieschema’s nagegaan worden. Eventuele uitschieters (> 3 seconden) zullen onderzocht worden. Bovendien zal de volledigheid van medicatieschema’s nagegaan worden bij patiënt en zorgverlener. Er zal bestudeerd worden of alle velden van een medicatieschema correct en met relevante informatie al dan niet worden ingevuld. Doelstelling 2 Specifiek voor de 2de doelstelling zal de multidisciplinaire samenwerking gemeten worden. Hiervoor zal per patiënt het totaal aantal zorgverleners en het aantal type zorgverleners gemeten worden. Bovendien zal nagegaan worden hoeveel raadplegingen per type zorgverlener per patiënt gebeuren. Doelstelling 3 Tenslotte zal voor de 3de doelstelling, zoals reeds vermeld, een lay-out van medicatieschema voor patiënt vastgelegd worden in samenspraak met zorgverleners en patiënt. Bruikbaarheid en verstaanbaarheid voor de patiënt en verzorgende is belangrijk. Tijdens het project zal de efficiënte van samenwerking gemeten worden. Aangezien elke zorgverlener zijn verantwoordelijkheid wil nemen, zou er een probleem kunnen zijn dat overlap tussen verschillende verantwoordelijkheden eventueel kan leiden tot een negatief effect op teameffectiviteit. Belangrijk zal ook zijn, in het kader van de 3de doelstelling, belasting van administratie te meten bij elk type zorgactor (1ste en 2de lijn). Specifiek voor de patiënt en zorgverleners zal de algemene tevredenheid voor en na het project vergeleken worden alsook bij de patiënt de therapietrouw gemeten worden. Ook zal de tevredenheid rond geneesmiddelenbezorgdienst aan de patiënt door de apotheker onderzocht worden.

4.3

Partners Actoren in de zorg: – Artsen LMN Zuidoost-Limburg – Apothekers KLAV – Verpleegkundigen (WGK en VP groep) – Verzorgenden (Familiehulp en Landelijke Thuiszorg) – Ziekenhuis (AZ Vesalius) Producenten van software – Pro_doc (CEGEKA) – Corilus Medidoc

21 | 73


– – – – – – –

Farmad Corilus Pharmawin Officinall VDC JPL solutions Familiehulp CUBIGO

Zorggebruikers – Patiënten (Vlaams Patiënten Platform (VPP) en Limburgs Platform voor Zelfhulp en Ontmoetingsgroepen (LPZO)) Kennisinstellingen: – UHasselt – PHL Andere: – Listel

4.4

Gebruikers Opmerking: Alhoewel wij kunnen nagaan of Vitalink succesvol geïnstalleerd werd bij de zorggebruikers, kunnen we nooit zeker zijn of Vitalink gebruikt wordt en er uitwisseling is. Doelgroep Actoren in de zorg Huisartsen Medidoc ProDoc Apothekers Corilus Pharmawin Farmad Twin Officinal ViaNova Verpleegkundigen Care4nurse Voorzieningen WGK Limburg Familiehulp Zorggebruikers (patiënten) Cubigo Totaal aantal gebrui kers

22 | 73


mrt

apr

3 1

3 1

8 1

8 1

8 1

8 1

0 1

2 2

2 17 1

2 17 1

2 17 1

2 17 1

2 17 1

2 17 1

1

sep

0

x x

x x

x x

x x

x x

x x

x x

0 9

24

0 29

0 29

0 29

1 30

2 23


4.5

Evaluatie

4.5.1

Algemene doelstellingen Doelstelling 1 Implementeren van een eenduidig, actueel medicatieschema ter verbetering van patiëntveiligheid. Conclusie: In welke mate werden de algemene doelstellingen van dit pilootproject gehaald. Het platform Vitalink kan eenduidigheid niet afdwingen en ons pilootproject is dus afhankelijk van de implementatie door de softwareleveranciers. Ons pilootproject heeft inspanningen geleverd omtrent het bekomen van een eenduidig medicatieschema. Er werden richtlijnen opgesteld voor de visualisatie van de patiënten lay-out. In het pilootproject werd er een uniform medicatieschema voor de patiënt gehanteerd hetgeen ook met het VPP werd overeen gekomen. Er werden 2 acceptatietesten (11/12/2012, 18/12/2012) en, specifiek voor ons pilootproject, 1 piloottest (19/03/2013) georganiseerd. Bovendien werd er een testperiode voorzien voor uitrol van het pilootproject Limburg. Voordat de uitrol startte, vond er een evaluatievergadering plaats (26/03/2013) om de problematieken te bespreken die dan vervolgens naar de softwarehuizen werden gecommuniceerd

De eenduidigheid van een medicatieschema blijft echter een belangrijk aandachtspunt voor ons pilootproject: – Bij het begin van het project ontbraken richtlijnen voor de interpretatie van het medicatieschema. – In het Vitalink project werden we geconfronteerd met verschillende partijen en software leveranciers voor dezelfde beroepsgroepen. Deze dienden dezelfde interpretatie van het medicatieschema te maken. Dit bleek moeilijk te zijn. Hiertoe zijn een aantal oplossingen. Een oplossing zou kunnen zijn dat de interpretatie van het medicatieschema voor de patiënten lay-out door een centrale interpretatie-service of connector gebeurt waardoor de eenduidigheid verhoogt. – Het invullen van een medicatieschema is niet overzichtelijk en moeilijk (welke velden gebruiken, volgorde van velden die aangeklikt moeten worden). Er dienen nog meer ingaverichtlijnen voor de softwareleveranciers / zorgverleners opgesteld te worden om het medicatieschema/Vitalink correct en zo eenduidig mogelijk te gebruiken. – Bij het vaststellen van een interpretatie probleem op een medicatieschema is het zeer moeilijk, onmogelijk te detecteren of dit aan een foute ingave door de zorgverlener of aan de interpretatie van de opvrager ligt (bv. patiënt kijkt naar zijn medicatieschema via de viewer en detecteert fouten). Indien er een centrale interpretatie-service voorzien is, kan deze evaluatie wel gebeuren. – De gegevens voor een medicatieschema moeten vanuit het Elektronisch Medisch Dossier en het Lokaal Farmaceutisch Dossier getransponeerd worden. Dubbele ingave moet vermeden worden (in 2 richtingen) en betere integratie in de software is noodzakelijk. – In het begin van het project werden er wijzigingen aan de kmehr gevraagd maar dit bleek geen optie te zijn. – Om de eenduidigheid van het medicatieschema te verbeteren zijn er op het einde van het project opnieuw een aantal wijzigingen aan de kmehr standaard voorgesteld. Deze wijzigingen zijn echter nog in bespreking. – Er moet kunnen gegarandeerd worden dat de release van een nieuwe kmehr versie voor de zorgverlener naadloos kan gebeuren. Er dient vastgelegd te worden hoe het proces voor de invoering van de nieuwe kmehr versie zal verlopen, zodat dit niet tot blokkeringen voor de zorgverstrekker kan leiden. Dit houdt volgens ons in dat de release van een nieuwe kmehr 23 | 73


versie bij alle zorgverleners door alle software leveranciers op hetzelfde moment geactiveerd dient te worden. Hiertoe is een monitoring op het niveau van het Vitalink platform noodzakelijk. De zorgverlener dient een maand voor de release datum een waarschuwing te krijgen wanneer zijn software niet aangepast is aan de nieuwe kmehr versie zodat de zorgverlener zijn software verder kan contacteren. Doelstelling 2 Alle eerstelijns zorgactoren, zijnde de apothekers, huisartsen, verpleegkundigen en verzorgenden, worden betrokken om dit elektronisch medicatieschema bij contact met de patiënt te actualiseren met mogelijks een communicatie verbetering tot gevolg. Conclusie: In welke mate werden de algemene doelstellingen van dit pilootproject gehaald. Uitwisseling van medicatieschema’s tussen verschillende zorgactoren was beperkt. Enerzijds zijn heel wat zorgverleners afgehaakt omwille van verschillende problematieken met de software (onaanvaardbare tijdsduur opvraging medicatieschema Vitalink, geen gebruiksvriendelijke implementatie van Vitalink in de software,…). Anderzijds had dit te maken met de testperiode die te kort was om regelmatig wijzigingen aan een medicatieschema vast te stellen. In het Vitalink project werden we geconfronteerd met verschillende partijen en software leveranciers voor dezelfde beroepsgroepen. Deze dienden dezelfde interpretatie van het medicatieschema te maken. Dit bleek moeilijk (zie evaluatie doelstelling 1 eenduidigheid medicatieschema) te zijn. Hiertoe zijn een aantal oplossingen. Een oplossing zou kunnen zijn dat de interpretatie van het medicatieschema voor de patiënten lay-out door een centrale interpretatie-service gebeurt waardoor de eenduidigheid verhoogt. Een andere oplossing kan zijn het aantal software partners te verminderen. Tools moeten bovendien betrouwbaar en gebruiksvriendelijk zijn. Lokaal is de samenwerking tussen huisartsen, apothekers, verpleegkundigen en verzorgenden verbeterd ten gevolge van de elektronische uitwisseling.

Doelstelling 3 Op een wetenschappelijke manier worden zowel de valkuilen van de implementatie, de communicatie als de verbetering van de patiëntenzorg bestudeerd. Conclusie: In welke mate werden de algemene doelstellingen van dit pilootproject gehaald. In ons pilootproject werden 68 patiënten opgestart en is er uitwisseling geweest tussen artsen, apothekers, verpleegkundigen en verzorgenden. We stelden vast dat de opstart van een medicatieschema behoorlijke inspanningen vraagt van de zorgverlener (gemiddeld 15 minuten tot half uur). We stellen ons de vraag of dit in de praktijk veel zal gebeuren als hier geen vergoeding tegenover staat. In ons pilootproject werden 47 schema’s opgestart door apotheken en 17 schema’s door artsen. De beoogde 100 patiënten werden echter niet gehaald. Het zal moeilijk zijn om met deze beperkte aantallen significante data te verzamelen. Maar er zal een wetenschappelijke publicatie worden uitgeschreven over het project Vitalink.

24 | 73


4.5.2

Specifieke doelstellingen Niet alle specifieke doelstellingen konden bereikt worden omwille van beperkingen van de software. Vele aangegeven doelstellingen konden slechts bereikt worden door loggings in de software maar die konden niet uitgevoerd worden. Specifieke doelstellingen onder doelstelling 1 – De tijdsbesteding voor de coördinatoren van pilootproject Limburg was het volgende voor 2012: Leen Hulshagen (862 uren) en Jan Lenie (331,5 uren). Vanaf 2013 was Vitalink een halftijdse opdracht voor Leen Hulshagen en een 15% opdracht voor Jan Lenie. – De stuurgroep kwam op geregelde tijdstippen samen (22/05/2012, 25/06/2012, 18/09/2012, 27/11/2012, 27/02/2013, 27/03/2013, 15/05/2013, 26/06/2013, 2/10/2013). – In december (11/12/2012 en 18/12/2012) vonden 2 acceptatietesten plaats voordat Vitalink effectief in het werkveld opstartte. – Tijdens het pilootproject was duidelijk dat het Vitalink platform werkt maar externe problemen zorgden voor haperingen (zie verder). – In ons pilootproject werden 47 schema’s opgestart door apotheken en 17 schema’s door artsen. – Elektronische raadpleging door de patiënt van het medicatieschema bleek moeilijk te zijn. Enerzijds omdat het type patiënt voor het project vaak geen computer heeft. Gezien de leeftijd was het gebruik van de viewer ook vaak een drempel nl. in het bezit zijn van een computer, installeren van e-ID software en het kennen van de pincode van de e-ID. Bovendien moest bij het gebruik van het medicatieschema door de patiënt telkens de e-ID boven gehaald worden. Anderzijds waren er ook heel wat technische haperingen bij installatie van CUBIGO. Wanneer studenten bevragingen deden bij de verschillende patiënten, werd telkens aan de patiënten gevraagd of er interesse was voor gebruik van een viewer. Indien men aangaf dat er interesse was, contacteerde CUBIGO de patiënt om installatie op afstand te voltooien. – Het oproepen van een medicatieschema vanuit de software duurt nu 15 à 20 s voor alle beroepsgroepen die het medicatieschema op hetzelfde moment dienen op te vragen. De beoogde ≤3 s opvraging en oplaadbaarheid van medicatieschema’s werd dus absoluut niet gehaald en werkte als een belangrijke valkuil voor het project. Dit probleem kan nu nog niet opgelost worden gezien het bestaan van verschillende connectoren (MyCareNet, Recipe, Vitalink, …). Deze problematiek is op korte termijn nog niet opgelost (misschien voorjaar 2014). Indien er slechts 1 connector voor de softwarehuizen is met integratie van therapeutische relatie en informed consent, kan de software automatisch de opvraging van het Vitalink medicatieschema in achtergrond uitvoeren. Zodoende is het ter beschikking voor raadpleging en aanpassing en kan het geïntegreerd worden in het afleverproces/voorschrijfproces. – Het platform Vitalink kan eenduidigheid niet afdwingen en ons pilootproject is dus afhankelijk van de implementatie door de softwareleveranciers. Ons pilootproject heeft inspanningen geleverd omtrent het bekomen van een eenduidig medicatieschema. Er werden richtlijnen opgesteld voor de visualisatie van de patiënten lay-out. In het pilootproject werd er een uniform medicatieschema voor de patiënt gehanteerd hetgeen ook met het VPP werd overeen gekomen. Er werden 2 acceptatietesten (11/12/2012, 18/12/2012) en 1 piloottest (19/03/2013) georganiseerd. Bovendien werd er een testperiode voorzien voor uitrol van het pilootproject Limburg. Voordat de uitrol startte, vond er een evaluatievergadering plaats (26/03/2013) om de problematieken te bespreken die dan vervolgens naar de softwarehuizen werden gecommuniceerd. – Nauwkeurigheid/ veiligheid van de schema’s: het aantal voor alle beroepsgroepen in verschillende situaties was te laag om dit echt adequaat te kunnen beoordelen. Gezien het ontbreken van garantie van eenduidigheid van medicatieschema’s, kan men alleen maar concluderen dat er nog een langere testperiode noodzakelijk is om het aantal geïncludeerde patiënten / cliënten te verhogen na implementatie van de nieuwe richtlijnen.

25 | 73


Specifieke doelstellingen onder doelstelling 2 – Hoe kan een zorgverlener een medicatieschema testen in productieomgeving? Hiervoor is er geen geijkte procedure voorzien. De zorgverlener maakt een medicatieschema onder zijn eigen naam aan met fictieve gegevens waarbij men zich vragen kan stellen (bv. spoedopname in een ziekenhuis waarbij een medicatieschema wordt geraadpleegd). – De activatie van Vitalink bij de zorgverleners door de software verliep zeer moeilijk. Dit vertraagde de opstart. Na activatie echter bleven problemen bij de software opduiken (bv. errors in verband met time skew, herinstallatie van de softwareserver waardoor certificaten verloren gingen, vergeten van paswoord van certificaten, onbekende software specifieke errors (bv. error 91), errors betreffende ontbrekende velden wat onduidelijk was voor de zorgverlener…). Vele zorgverleners haakten af. – De communicatie met softwarehuizen verliep moeizaam en beloftes omtrent aanpassingen werden niet nageleefd. Werkbare software aanlevering duurde soms 6 maanden. Dit was en is nefast voor de motivatie van de zorgverleners. – Er werden heel wat problematieken ondervonden bij installatie van de e-health toepassingen bij de zorgverlener: – Er dient een tijdsynchronisatie bij de zorgverlener ingesteld te worden. Indien dit niet gebeurt, kunnen de zorgverleners regelmatig foutboodschappen krijgen bij het opvragen van een Vitalink medicatieschema. Dit wordt veroorzaakt door een tijdsverschil tussen de werkpost van de zorgverlener en e-health/Vitalink. Er kan een tijdsynchronisatie op de werkpost van de zorgverlener ingesteld worden maar de meeste zorgverleners zijn technisch niet in staat dit te installeren. – E-health certificaten: De meeste zorgverleners zijn technisch niet in staat om de certificaten correct in hun software te installeren. – Revocatie van e-health certificaten: Dit is momenteel een papieren procedure waardoor het support geven bij het vergeten van een paswoord niet onmiddellijk kan uitgevoerd worden. Specifieke doelstellingen onder doelstelling 3 – Het platform Vitalink kan eenduidigheid niet afdwingen en ons pilootproject is dus afhankelijk van de implementatie door de softwareleveranciers. Ons pilootproject heeft inspanningen geleverd omtrent het bekomen van een eenduidig medicatieschema. Er werden richtlijnen opgesteld voor de visualisatie van de patiënten lay-out. In het pilootproject werd er een uniform medicatieschema voor de patiënt gehanteerd hetgeen ook met het VPP werd overeen gekomen. Er werden 2 acceptatietesten (11/12/2012, 18/12/2012) en 1 piloottest (19/03/2013) georganiseerd. Bovendien werd er een testperiode voorzien voor uitrol van het pilootproject Limburg. Voordat de uitrol startte, vond er een evaluatievergadering plaats (26/03/2013) om de problematieken te bespreken die dan vervolgens naar de softwarehuizen werden gecommuniceerd. – De beoogde patiëntenaantallen werden echter niet gehaald. Het zal moeilijk zijn om met deze beperkte aantallen significante data te verzamelen. Maar er zal een wetenschappelijke publicatie worden uitgeschreven over de valkuilen van vitalink. – Het is momenteel moeilijk en zelfs niet mogelijk om uitspraken te doen over de verbetering van de patiëntenzorg aangezien er maar weinig medicatieschema’s geïmplementeerd werden en er maar heel weinig medicatieschema’s uitgewisseld werden. – Er heeft zich in de afgelopen maanden geen patiënt aangeboden op spoedgevallen van AZ Vesalius die aanmerking kwam om via Vitalink zijn medicatieschema op te vragen. Op termijn dient deze wisselwerking grondiger aangepakt zodat ook zorgverstrekkers vanuit het ziekenhuis aanpassingen aan het medicatieschema kunnen doen.

26 | 73


4.5.3

Algemene evaluatie van het project Planning – Er werd te weinig tijd uitgetrokken voor de softwarehuizen om Vitalink convenabel te implementeren. Hierdoor liep de installatie van Vitalink in de verschillende softwarepakketten enorme vertraging op. – Bovendien verliepen de installaties van de e-health certificaten moeizaam omdat dit individueel per arts moest aangevraagd worden. Wat betreft de apothekers namen de software huizen deze taak op zich (weliswaar betalend voor de apotheker). – Zelfs het maken van afspraken met zorgverleners in het werkveld verliep moeilijk gezien de beschikbare tijd van de zorgverlener beperkt is. – De specificaties en visualisatierichtlijnen lagen bij aanvang van het project niet vast en deze werden tijdens de projectperiode bepaald hetgeen tijdrovend was. – Vanuit wetenschappelijk oogpunt was de effectieve projectperiode ook veel te kort nadat de software installatie gebeurd was. – De testperiode was ook te kort om regelmatig wijzigingen aan een medicatieschema vast te stellen. – Een universele connector voor de e-tools die de zorgsector overspoelen zou heel wat technische problemen en vertragingen kunnen oplossen. Vitalink heeft een eigen connector ontwikkeld los van de bestaande MyCareNet en Recip-e connector, waardoor de integratie bij de software huizen van de apotheken niet adequaat kon gebeuren. Hierdoor duurt de opvraging van een medicatieschema van Vitalink 15 à 20 seconden. Middelen De middelen waren (te) zeer beperkt om: – Implementatie in de software pakketten te voorzien. Bovendien dienen software huizen nog steeds aanpassingen te doen waarvoor ze zich naar hun zeggen in principe niet geëngageerd hadden. – Integratie in te veel verschillende software systemen te voorzien. Hoe minder verschillende software systemen, hoe meer middelen en hoe minder de complexiteit. – Betrokken zorgverleners te motiveren en vergoeden. Zorgverleners zijn momenteel overbevraagd dus moet het gebruik van Vitalink vooral gemakkelijk en gebruiksvriendelijk zijn. – Er moeten meer middelen vrijgemaakt worden voor de software ontwikkeling. – De inspanningen van de coördinatoren van verschillende beroepsgroepen/instellingen tegemoet te komen Samenwerking, organen en structuur – Er werd in het pilootproject Limburg een stuurgroep samengesteld bestaande uit vertegenwoordigers van alle betrokken partners. Ook werd in Riemst een werkgroep samengesteld die bestond uit de testers die de bugs bij aanvang van het project konden definiëren. – Vanuit het pilootproject werd er een aanzet gegeven voor richtlijnen maar dit moest uiteraard gedragen worden door alle andere pilootprojecten aangezien software huizen geen 4 verschillende implementaties zouden doen. – Standaarden in de zorgsector in verband met uitwisseling over de beroepsgroepen heen, in dit geval over het medicatieschema, moeten verder uitgewerkt worden. Dit kan bv. opgelost worden door een orgaan waarin standaarden en interpretaties vastgelegd worden over de beroepsgroepen heen. Hierin kan een afstemming gebeuren tussen de technische en inhoudelijke aspecten. – Overleg met de softwarepartners moet gebeuren per beroepsgroep, niet vanuit de pilootprojecten. De koepelorganisaties kunnen druk uitoefenen maar hun macht is beperkt. Koepelorganisaties kunnen enkel advies geven.

27 | 73


– Lokaal is de samenwerking tussen huisartsen, apothekers, verpleegkundigen en verzorgende verbeterd. – Voor toekomstige e-projecten is het noodzakelijk dat technische en functionele zaken niet steeds strikt gescheiden worden. De verbinding tussen deze 2 aspecten is namelijk zeer belangrijk voor het succesvol verloop van e-projecten. Communicatie – – – –

– – –

–

–

Organisatie van kick-off onder leiding van de UHasselt (20/12/2012) Organisatie van acceptatietesten (11/12/2012, 18/12/2012 en 19/03/2013) Afstemming richtlijnen met andere pilootprojecten tijdens verschillende vergadermomenten Organisatie evaluatiemoment 26/03/2013. Er werd in september opnieuw een evaluatievergadering georganiseerd. Omdat te weinig zorgverleners zich inschreven, kon deze vergadering niet doorgaan. Heel wat zorgverleners waren reeds afgehaakt omwille van allerlei technische problemen, en zagen het nut van een dergelijke vergadering dan ook niet meer in. Verdeling van folders, posters Het geven van verschillende presentaties over Vitalink (Listel, Hospilim, AZ Vesalius,…) Het VPP & het LPZO hadden contact met het Sociaal Huis en de Seniorenraad van Riemst om de lokale burgers/patiënten te informeren over Vitalink. Er verscheen een artikel over Vitalink in het informatieblad voor de inwoners van de gemeente Riemst. Het opvolgen van problemen door de coördinatoren van de pilootprojecten vroeg veel tijd en engagement omdat er veel problemen in het werkveld naar boven kwamen. Bovendien verliep de communicatie met de verschillende software producenten moeilijk. Vanuit de zorgverleners naar de patiënten vroeg het project heel wat tijd aangezien het project telkens uitgelegd werd. Het vragen van een informed consent vroeg ook veel tijd van verschillende partners. Het bevragen van de patiënten door studenten (onder leiding van de PHL en UHasselt) was ook een enorme tijdsbesteding.

Opleiding Artsen, apothekers, verpleegkundigen en verzorgenden hebben nood aan opleiding en richtlijnen om Vitalink in de praktijk te gebruiken. 4.5.4

Overzicht producenten van software voor productie-omgeving Vitalink Op het minilab waren volgende software pakketten aanwezig: – Farmad – Corilus Pharmawin – Officinall – Escapo – CUBIGO – WGK O Vlaanderen – Health Connect – JPL Solutions (op afstand) De beperkte testen die gebeurden, toonden aan dat momenteel nog geen enkel pakket klaar is voor algemene uitrol in Vlaanderen. Wel kunnen alle pakketten in een zeer beperkte setting, mits zeer goede opvolging, verder blijven testen. Pakketten kunnen dan ook verder werken om op termijn 100% kwaliteit te garanderen. Eventueel kan er nagedacht worden over een verlenging van de piloten, mits voldoende financiering en uitgebreide testen voor de software huizen. Alle betrokken softwarehuizen

28 | 73


dienen nog de nodige aanpassingen te voorzien, zodat het medicatieschema ook in pilootsetting volledig en correct gevisualiseerd wordt. 4.5.5

Aandachtspunten – De coördinatoren hebben aan heel wat overlegmomenten deelgenomen (individueel overlegmomenten, overkoepelend overlegmomenten, stuurgroepen, werkgroepen, VAN vergaderingen,…) hetgeen een enorme tijdsbesteding vroeg. Het takenpakket van de verschillende projectcoördinatoren was van in het begin niet volledig duidelijk. – Bij het vaststellen van een interpretatie probleem op een medicatieschema is het zeer moeilijk, onmogelijk te detecteren of dit aan een foute ingave door de zorgverlener of aan de interpretatie van de opvrager ligt (bv. patiënt kijkt naar zijn medicatieschema via de viewer en detecteert fouten). Indien er een centrale interpretatie-service voorzien is, kan deze evaluatie wel gebeuren. Hierdoor kan de kwaliteit van het medicatieschema beter gecontroleerd worden en staat de patiënt meer centraal. – De kwaliteit van zorg is belangrijk en staat centraal. De uitwisseling van medicatieschema’s heeft hier echter nog niet toe bijgedragen gezien o.a. de interpretatie verschillen. – Rol van de mantelzorger naar de toekomst is belangrijk.

4.5.6

Lessons learned – Voor toekomstige projecten is het belangrijk voldoende middelen te voorzien maar ook genoeg tijd. – De scope van het project was bij aanvang niet volledig duidelijk. Dit zorgde na verloop van tijd voor frustraties bij partners omdat er telkens meer engagement gevraagd werd. – Softwarehuizen moeten voldoende tijd en middelen krijgen om iets te maken wat voldoende gebruiksvriendelijk is. Het is zinloos om projecten te doen met gebruiksonvriendelijke software. – Het uitwisselen van gegevens tussen verschillende software systemen is complex en delicaat. De software huizen dienen een centraal referentie-interpretatie (bv. onder vorm van een centrale service met hieraan gekoppeld een centrale kwaliteitscriterium) te hebben. – Hetgeen we geleerd hebben is dat het Vitalink project mogelijks onderschat werd in complexiteit, tijd en middelen.

29 | 73


4.6

Conclusie Conclusie: Alle partners van het Vitalink pilootproject Limburg hebben zeer veel inspanningen geleverd omtrent eenduidigheid en gebruiksvriendelijkheid van het medicatieschema in Vitalink. Na een grondige evaluatie en het oplijsten van alle knelpunten van alle projecten moet er nagedacht worden of het huidige concept van Vitalink een eenduidig medicatieschema kan opleveren. Wanneer we met het huidige concept verder gaan, kunnen we deze garanties niet geven (interpretaties door verschillende software huizen) tenzij er zeer uitgebreide testen worden voorzien. Daarna kan er een verlenging in Vlaanderen gebeuren indien er voldoende projectmiddelen voorzien worden. Indien men in de praktijk tot een werkbare oplossing kan komen, kan er over een verlenging nagedacht worden indien voldoende projectmiddelen voorzien worden. Alle partners zijn dan steeds bereid om de betrokken zorgverleners/patiënten te informeren over Vitalink. Het is belangrijk dat de evaluatie van de huidige projecten verspreid wordt onder alle partners in Vlaanderen. Feedback van alle partners is zeer belangrijk. Heeft het pilootproject zijn vooropgestelde business case kunnen uitvoeren en werden de doelstellingen gehaald? / Hebben de gebruikers binnen het pilootproject voldoende vertrouwen dat de uitgewisselde gegevens correct zijn? We kunnen concluderen dat er momenteel niet voldoende vertrouwen is dat uitgewisselde gegevens correct zijn. Dit kan opgelost worden met een centrale referentie-interpretatieservice.

30 | 73


4.7

Opmerkingen uit het werkveld Arts 1 De idee is zeer goed. We konden in de praktijk fouten halen uit de schema's. Door het tekort schieten van de software en dus ook de communicatie wordt er voor bij gegaan aan het doel. De software was ook zeer traag. We werden geconfronteerd met herhaaldelijke falen van ophalen medicatieschema’s bij de software, traagheid van systeem. Dit geeft veel frustraties en helaas heb je dan wel de neiging om het te laten varen. Een veralgemeende lancering is pas mogelijke als de software volledig op punt staat, zoniet hebben we hopen rompslomp erbij. Spurt niet voordat je kan stappen!!! Arts 2 Te weinig integratie vanuit ons eigen EMD - het is tijdrovend om ook in vitalink de juiste tijdstippen van inname in te vullen, en vooral nutteloos, omdat het al goed in ons EMD-dossier staat genoteerd. Tout court is het nog veel te tijdrovend tijdens de consultatie om alles door te geven, zeker de eerste opstart van een patiënt. Op huisbezoek is het helemaal moeilijk om vitalink op te starten, want je mag niet vergeten alle gegevens mee te nemen naar de praktijk (identiteitskaartnummer, rijksregister..). Indien niet alle artsen van de groepspraktijk meewerken is het niet mogelijk om vitalink juist te testen - aangezien zij de medicatiewijzigingen bij de vitalink-patiënt niet doorgeven in vitalink. Arts 3 VANDAAG MEEGEMAAKT: Begin van de week komt een patiënt routine matig bij mij om zijn PTT te controleren, en hij vraagt om zijn gewone medicatie reeks voor te schrijven. Wegens zeer zware arteriele pathologie vd onderbenen neemt hij onder andere Marcoumar, Asaflow, en clopidogrel. Ik duw uit gewoonte op Vitalink en load de medicatie lijst op naar Vitalink, ik vergeet de patiënt te informeren omdat ik ondertussen nog twee telefoons krijg tussen door. Vandaag belt de apotheker met het volgende verhaal: Patiënt komt zijn voorschriften halen en zegt daarbij dat hij de clopidogrel niet meer moet nemen van de specialist, maar dokter omdat jij die clopidogrel upload naar Vitalink stellen we ons vragen in de apotheek. Ik kijk de specialisten brieven na, en zie nergens dat deze medicatie gestopt is, ik bel naar de vaatchirurg en deze bevestigt dat patiënt clopidogrel dient te nemen tot eind juni 2013. Patiënt wordt nu terug gebeld door de apotheker. Dit is dus ons eerste BONUS feit van het gebruik van Vitalink, (ik moet wel niet vergeten patient een informed consent te laten teken bij volgend consult) Zorgverlener 4 Mijn excuses dat ik er niet in geslaagd ben om meer testpersonen in te schrijven. Het bleek voor mij toch moeilijk om mensen te overtuigen. Drempels waren de consent formulieren waar velen niet aan wilden beginnen en het idee dat de gegevens elektronisch gedeeld werden met de arts.

31 | 73


Op dat vlak ben ik ook helemaal geen goede verkoper. Als ik zag dat de mensen daar niet voor open stonden bleef ik niet aandringen.

4.8

Vervolgacties – Prioriteit 1: Indien er slechts 1 connector voor de softwarehuizen is met integratie van therapeutische relatie en informed consent, kan de software automatisch de opvraging van het Vitalink medicatieschema in achtergrond uitvoeren. Zodoende is het ter beschikking voor raadpleging en aanpassing en kan het geïntegreerd worden in het afleverproces/voorschrijfproces. Actor: VAZG – Prioriteit 2: De gegevens voor een medicatieschema moeten vanuit het Elektronisch Medisch Dossier en het Lokaal Farmaceutisch Dossier getransponeerd worden. Dubbele ingave moet vermeden worden (in 2 richtingen) en betere integratie in de software is noodzakelijk. Hiervoor dienen er meer middelen vrijgemaakt worden om dit te kunnen integreren. Actor: software huizen – Prioriteit 3: Bij het vaststellen van een interpretatie probleem op een medicatieschema is het zeer moeilijk, onmogelijk te detecteren of dit aan een foute ingave door de zorgverlener of aan de interpretatie van de opvrager ligt (bv. patiënt kijkt naar zijn medicatieschema via de viewer en detecteert fouten). Indien er een centrale interpretatie-service voorzien is, kan deze evaluatie wel gebeuren. Softwarehuizen voorzien een knop om de xml’s naar de centrale interpretatie-service te sturen. Actor: VAZG, software huizen – Prioriteit 4: De interpretatie van het medicatieschema dient door alle softwarehuizen hetzelfde gemaakt te worden. Hiertoe zijn een aantal oplossingen. Een oplossing zou kunnen zijn dat de interpretatie van het medicatieschema voor de patiënten lay-out door een centrale interpretatie-service of connector gebeurt waardoor de eenduidigheid verhoogt. Een andere oplossing kan zijn dat er zware testen voorzien worden (bv. op basis van vele afdrukken van medicatieschema’s). Actor: VAZG – Prioriteit 5: Er werden heel wat problematieken ondervonden bij installatie van de e-health toepassingen bij de zorgverlener: Er dient een tijdsynchronisatie bij de zorgverlener ingesteld te worden. Indien dit niet gebeurt, kunnen de zorgverleners regelmatig foutboodschappen krijgen bij het opvragen van een Vitalink medicatieschema. Dit wordt veroorzaakt door een tijdsverschil tussen de werkpost van de zorgverlener en e-health/Vitalink. Er kan een tijdsynchronisatie op de werkpost van de zorgverlener ingesteld worden maar de meeste zorgverleners zijn technisch niet in staat dit te installeren. E-health certificaten: De meeste zorgverleners zijn technisch niet in staat om de certificaten correct in hun software te installeren. Revocatie van e-health certificaten: Dit is momenteel een papieren procedure waardoor het support geven bij het vergeten van een paswoord niet onmiddellijk kan uitgevoerd worden. Actor: e-health, VAZG – Prioriteit 6: Er dienen nog meer ingaverichtlijnen voor de softwareleveranciers/ zorgverleners opgesteld en onderzocht te worden om het medicatieschema/Vitalink correct en zo eenduidig mogelijk te gebruiken. Ingaverichtlijnen geven aan hoe een medicatieschema het beste wordt ingevuld (frequentie, volgorde,…). Standaarden in de zorgsector in verband met uitwisseling over de beroepsgroepen heen, in dit geval over het medicatieschema, moeten verder uitgewerkt worden. Dit kan bv. opgelost worden door een orgaan waarin standaarden en interpretaties vastgelegd worden over de beroepsgroepen heen. Hierin kan een afstemming gebeuren tussen de technische en

32 | 73


inhoudelijke aspecten. Actor: VAZG, overkoepelende commissie/werkgroep – Prioriteit 7: Er moet kunnen gegarandeerd worden dat de release van een nieuwe kmehr versie voor de zorgverlener naadloos kan gebeuren. Er dient vastgelegd te worden hoe het proces voor de invoering van de nieuwe kmehr versie zal verlopen, zodat dit niet tot blokkeringen voor de zorgverstrekker kan leiden. Dit houdt volgens ons in dat de release van een nieuwe kmehr versie bij alle zorgverleners door alle software leveranciers op hetzelfde moment geactiveerd dient te worden. Hiertoe is een monitoring op het niveau van het Vitalink platform noodzakelijk. De zorgverlener dient een maand voor de release datum een waarschuwing te krijgen wanneer zijn software niet aangepast is aan de nieuwe kmehr versie zodat de zorgverlener zijn software verder kan contacteren. Actor: VAZG, e-health – Prioriteit 8: Hoe kan een zorgverlener een medicatieschema testen in productieomgeving?

Hiervoor is er geen geijkte procedure voorzien. Actor: software huizen indien hier voldoende middelen voorzien zijn zodat een testomgeving in de software kan voorzien worden. – Prioriteit 9: Communicatie en motivatie van/met zorgverleners in het werkveld. Actor: koepelorganisaties indien er genoeg middelen voor zijn. Timing prioriteiten: Deze prioriteiten dienen gerealiseerd te worden om van de uitrol een succes te kunnen maken. Algemene conclusie: Na een grondige evaluatie en het oplijsten van alle knelpunten van alle projecten moet er nagedacht worden of het huidige concept van Vitalink een eenduidig medicatieschema kan opleveren. Wanneer we met het huidige concept verder gaan, kunnen we deze garanties niet geven (interpretaties door verschillende software huizen) tenzij er zeer uitgebreide testen worden voorzien. Daarna kan er een verlenging in Vlaanderen gebeuren indien er voldoende projectmiddelen voorzien worden.

33 | 73


5

EVALUATIE VITALINK PILOOTPROJECT AALST

5.1

Business case De vzw Zorgtrajecten Aalst, het LMN Aalst en het LMN Lede zijn pioniers in multidisciplinaire samenwerking. Eerder werden vanuit het samenwerkingsverband artsen, apothekers, ziekenhuizen, universiteiten, thuiszorg, verpleegkundigen,… de voorbereidende activiteiten met betrekking tot de huidige zorgtrajecten ontwikkeld. De werkgroep centraal medicatieschema is hieruit ontstaan en bracht de voorbije jaren de belangrijkste knelpunten en kansen reeds in kaart. Voor het project wordt van bij de start een projectmanager vrijgesteld. Het huidige samenwerkingsverband heeft bestuurlijk en organisatorisch geanticipeerd op een snelle opstart en kan starten meteen na de eventuele goedkeuring en toewijzing. De (uitgebreide) werkgroep medicatieschema rapporteert aan de raad van bestuur van de vzw Zorgtrajecten Aalst, maar heeft het mandaat om als werkgroep, samen met de projectcoördinatie, het project in goede banen te leiden. Hierdoor wordt een vlotte werking verzekerd. Met dit project willen we een efficiënte, gebruiksvriendelijke en voor elke betrokken partij aanvaardbare werkwijze ontwikkelen, rekening houdend met de positie van de patiënt, m.b.t. het delen van medicatiegegevens van de gepolymediceerde patiënt. De eenduidigheid omtrent de te gebruiken medicatie en de posologie wordt verwacht te leiden tot een sterke kwalitatieve verbetering van het medicatiegebruik, met een positieve invloed op de gezondheid van de patiënt als gevolg.

5.2

Doelstellingen In kaart brengen van: 1. De werkwijze van de betrokken actoren m.b.t. het medicatieschema; 2. De toegevoegde waarde voor de actoren t.o.v. de klassieke werkwijze zonder medicatieschema; 3. De toegevoegde waarde voor het medicatiegebruik van de patiënt; 4. De mate waarin het communicatieplatform Vitalink voldoet voor deze toepassing; 5. De te verwachten valkuilen en opportuniteiten bij het uitrollen op grotere schaal; De samenwerkende partners engageren zich daarnaast om het project professioneel te omkaderen, dit in nauwe samenwerking met het Vlaams Agentschap, zodat de deelnemende zorgverstrekkers degelijk en intensief kunnen worden ondersteund bij het implementeren van het pilootproject. Enkel op deze manier kan het project leiden tot geijkte en bruikbare resultaten.

5.3

Partners Actoren in de zorg: – Huisartsenkring Aakst (HAKA) – Apothekers Vereniging van het Land van Aalst (AVLVA) – Koninklijk Oost-Vlaams Apothekersgild (KOVAG) – SEL Zorgregio Aalst – Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen – Groep Backaert

34 | 73


Producenten van software – Farmad (apothekers) – Corilus (apothekers en huisartsen) – Officinall (apothekers) – HDMP (huisartsen) – Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen Zorggebruikers – Vlaams Patiëntenplatform Kennisinstellingen: – Universiteit Gent, vakgroep maatschappelijke gezondheidskunde, verplegingswetenschap en vroedkunde

5.4

Gebruikers Doelgroep Actoren in de zorg Huisartsen VOORZIEN VAN SOFTWARE Medidoc HealthOne ACTIEF Medidoc HealthOne Apothekers VOORZIEN VAN SOFTWARE Corilus Pharmawin Farmad Twin Officinal ACTIEF Corilus Pharmawin Farmad Twin Officinal Voorzieningen WGK O-Vlaanderen Zorggebruikers (patiënten) HealthConnect Totaal aantal actieve gebruikers

35 | 73


mrt

apr

sep

okt

2 1

2 2

3 2

3 3

3 3

3 3

3 3

3 4

2 1

2 2

3 0

3 1

3 0

3 0

3 0

3 1

4 25 9

4 25 9

4 25 9

4 25 9

4 25 9

4 25 9

4 25 9

4 25 9

2 8 4

2 8 4

2 8 4

2 8 4

2 8 4

2 8 4

2 8 4

2 8 4

x

x

x

x

x

x

x

x

17

18

17

18

17

17

17

18


5.5

Evaluatie

5.5.1

Algemene doelstellingen Doelstelling 1: Voor zover de software het toelaat, werd de werkwijze in kaart gebracht. Doelstelling 2: Op dit moment is er geen toegevoegde waarde van het online plaatsen van medicatiegegevens. Tenzij in uitzonderlijke gevallen waarbij er uitwisseling was tussen 2 of meer zorgverleners. Doelstelling 3: Het uitwisselen van papieren medicatielijsten is op dit moment reeds een vooruitgang ten opzichte van de situatie tot voor kort. Slechts in uitzonderlijke gevallen is er uitwisseling geweest via het Vitalink-platform. Doelstelling 4: Op basis van de gedane testen kunnen we zeggen dat Vitalink voldoet. Doelstelling 5: Valkuilen voor uitrol in Vlaanderen: - Onvoldoende communicatie tussen het VAZG en de softwarehuizen (voorbeeld: de SWleveranciers dienden het cookbook zelf op het internet te zoeken) - Tot op heden werd onvoldoende gebruik gemaakt van de mogelijkheden van een pilootproject. Meer bepaald: sinds februari – maart zijn er geen veranderingen meer geweest bij enkele softwarepartners. Dit ondanks het oplijsten van bugs, maken van filmpjes die deze bugs weergeven, e-mailverkeer hieromtrent, … Hoe zullen de nog noodzakelijk veranderingen voor een uitrol getest worden? Op deze ‘impasse’ kon het VAZG te weinig druk uitoefenen, was er onvoldoende coördinatie. - Onvoldoende financiële middelen voor de softwareleveranciers. Dit maakt dat er door de pilootprojecten onvoldoende druk kan gelegd worden op hen. Zal er een evolutie zijn in de noodzakelijke aanpassingen alvorens de labeling in 2016? - Basisdiensten zoals het niet hebben van toegang tot Mycarenet door huisartsen zijn nog niet in orde. - Versnippering van de artsenpakketten - Beperkingen opgelegd door de privacy commissie - De naar voor geschoven datum voor uitrol is te vroeg. Meer opportuun: zelfde tijdstip 2014. Er werd onvoldoende geluisterd naar de meningen van de verschillende pilootprojecten hieromtrent. Veel van de naar voor geschoven problemen m.b.t. de software zijn terug te brengen tot de beperkingen van de kmehr-standaarden. Opportuniteiten voor uitrol in Vlaanderen: Op dit moment zijn er weinig tot geen opportuniteiten voor een uitrol in Vlaanderen vanaf november 2013. Er is slechts 1 kans om Vitalink met succes te introduceren bij de zorgverleners in Vlaanderen. Vanaf november 2014, na het ten volle gebruik maken van de mogelijkheden van een pilootfase zou die kans er kunnen zijn. Essentieel: meer financiering voor de softwareveranciers. Conclusie: In welke mate werden de algemene doelstellingen van dit pilootproject gehaal? De algemene doelstellingen werden niet gehaald.

36 | 73


5.5.2

Specifieke doelstellingen Integratie dagelijkse praktijk Objectief: Integratie in de dagelijkse praktijk voor de gepolymediceerde patiënt Indicator: De mate waarin de zorgactoren het medicatieschema in de dagelijkse praktijk bij de gepolymediceerde patiënt integreren Conclusie: Integratie van het elektronisch medicatieschema in de dagelijkse praktijk was er slechts bij enkele patiënten. Voornamelijk doordat we slechts van 1 huisartsenpakket (Medidoc) konden gebruik maken. Uitwisseling van papieren medicatieschema’s gebeurde frequenter. Dit houdt ook al een verbetering in ten opzichte van de situatie vóór het pilootproject.

5.5.3

Algemene evaluatie van het project Planning Het herhaaldelijk, noodgedwongen verlengen van de voorbereidingsfase was een onzekere factor in de communicatie naar andere potentiële testers. Dit gaf het signaal dat het project onvoldoende matuur was en nodigde niet uit om er aan deel te nemen. Op heden ervaren wij dat de softwareleveranciers onvoldoende gebruik hebben gemaakt van de pilootfase, en bijgevolg het inschakelen van de ‘beschikbare’ testers, om de software maximaal op punt te stellen. Bijvoorbeeld: de aanpassingen testen die de klantvriendelijkheid verhogen. Deze factor, en het feit dat er in onze piloot slechts één huisartsenpakket is dat toelaat op afdoende wijze medicatieschema’s uit te wisselen, maakt dat een opstart in deze fase, naar onze mening, onmogelijk is. Vitalink heeft slechts 1 kans op een succesvolle uitrol. Indien dit mislukt, zal er scepticisme en wantrouwen zijn bij de zorgverleners (en patiënten)! Sterken willen we het zelfs stellen dat wie Vitalink nu wil implementeren (d.w.z. onder de huidige omstandigheden) het in se niet goed voor heeft met het project. Middelen Bij het naar voor schuiven van vier grote pijlers wat betreft de kosten, nl. vergoeding projectcoördinatie, vergoeding stuurgroep, vergoeding testers, en tot slot de vergoeding voor de softwareleveranciers, is het ter beschikking gestelde budget van € 50.000 ruim onvoldoende. Hierbij zijn de gemaakte kosten voor drukwerk, organisatie van vormingen, e.d. nog niet in rekening gebracht. Ruimere financiële middelen maakt dat een ruimere planning mogelijk is. Beide hangen nauw samen. Noodzakelijke aanvulling: De stuurgroepleden en testers hebben veel energie en tijd geïnvesteerd met als doel het project te doen slagen zonder hiervoor een gepaste vergoeding voor te krijgen.

37 | 73


Samenwerking, organen en structuur Alle leden van de stuurgroep hebben bijgedragen tot het uitschrijven van de visie van het project. Een handvol heeft het project tijdens de pilootfase effectief gedragen. Dit vormde voor hen een zeer grote tijdsinvestering. Er was echter een nauwe samenwerking onderling. Het is een voordeel om voor de uitvoering van een multidisciplinair project gebruik te kunnen maken van de structuur en mogelijkheden van het Lokaal Multidisciplinair Netwerk. Dit impliceert echter (in het merendeel van de gevallen) dat de ZTP of coördinator van het project weinig technisch onderlegd is. Indien er een nauwe samenwerking is tussen de coördinator en de andere leden van de stuurgroep (en testers) levert dit weinig tot geen problemen op. De samenwerking met het merendeel van de softwareleveranciers (Medidoc, Farmad, Officinall) verliep ook vrij vlot. Ondanks dat er slechts een beperkte evolutie in de software was sinds februari-maart. Dit neemt echter niet weg dat naar onze mening tot op heden door de softwareleveranciers onvoldoende gebruik werd gemaakt van de mogelijkheden van de pilootfase om de nog nodige verfijningen te implementeren en bijgevolg door de pilootprojecten te laten testen. Communicatie Onvoldoende communicatie (met effectieve afspraken en resultaten) tussen het VAZG en de softwareleveranciers. Er was nood aan meer engagement van de softwareleveranciers (die hadden toegezegd deel te nemen aan het project). Opleiding Door de softwarehuizen was er geen opleiding voorzien voor de testers. Dit hangt uiteraard samen met het ter beschikking gestelde budget. De testers, vooraf binnen het projectteam aangeduid, dienden de software zich zelf eigen te maken en over te brengen aan de collega’s. 5.5.4

Overzicht producenten van software voor productie-omgeving Vitalink (o.b.v. huidige integratie) Klaar voor productie: – / Up te graden voor productie: – Corilus Medidoc (huisartsen) – Officinall (apothekers) – Farmad Twin (apothekers) Niet klaar: – HDMP Health One (huisartsen) – Corilus Pharma Win (apothekers)

5.5.5

Aandachtspunten Er is een grote discrepantie tussen het enerzijds aangeven mee te willen werken aan het project (dit geldt zowel voor testers, softwareleveranciers als stuurgroepleden) en anderzijds er daadwerkelijk een actieve rol in opnemen. Slechts enkelingen hebben dit kunnen opbrengen. In toekomstige projecten dient hier rekening mee gehouden te worden. Verschil tussen de innovators en de early adapters. Voor de uitrol dient er gedragenheid te zijn door de early adapters, niet door de innovators. Cfr. Rogers curve.

38 | 73


5.5.6

Lessons learned Bij aanvang van het project werden geen concrete afspraken gemaakt met de softwareleveranciers over de af te leveren producten. Onder meer deze lacune maakt dat er geen drukkingsmiddel is voor de leveranciers om hun producten te verfijnen en klantvriendelijker te maken. Tijdens deze pilootfase liepen testen en ontwikkelen door elkaar, zonder duidelijk agenda. Beter was geweest: stap 1. Het ontwikkelen van een softwareapplicatie door de leveranciers, stap 2. Het laten testen van de applicatie. Het opstellen van de planning én het laten naleven ervan is de taak van de sponsor. Zonder de stappen 1 en 2 is een implementatie (stap 3) onmogelijk. Eén coördinator bij het VAZG, ervaren in de specifieke, technische materie én die bijkomend het project beheert, is een absolute meerwaarde voor de gedragenheid van het project. Dit in tegenstelling tot de huidige verdeling van de verschillende aspecten onder diverse personen. Aantal effectieve deelnemers aan het project is beperkt in tegenstelling tot de verwachtingen. Beter om de leveranciers te laten wachten op de gebruikers dan omgekeerd. Hetgeen in dit pilootproject jammer genoeg het geval was.

39 | 73


5.6

Conclusie Het VAZG neemt onvoldoende zijn leidende rol op om alle betrokken partners mee te krijgen zodat Vitalink een succesvolle uitrol in Vlaanderen krijgt. Met voldoende budget, in overleg met de actoren, een tool ontwikkelen biedt een reële kans op succes indien de overheid over voldoende daadkracht en ‘macht’ beschikt. Veel, zo niet alle, verantwoordelijkheid wordt doorgeschoven naar de softwareproducenten en E-Health. Conclusie: Heeft het pilootproject zijn vooropgestelde business case kunnen uitvoeren en werden de doelstellingen gehaald? Neen Hebben de gebruikers binnen het pilootproject voldoende vertrouwen dat de uitgewisselde gegevens correct zijn? Ja, voor zover getest.

5.7

Vervolgacties Probleem Software onvoldoende uitgewerkt (cfr. Stap 1 lessons learned) Software onvoldoende getest (cfr. Stap 2 lessons learned) Hoe verloopt de uitrol? Welke communicatie is er voorhanden? Is er een plan? Zo ja, welk? (cfr. Stap 3 lessons learned)

40 | 73

Actie Software uitwerken

Actor Softwareleveranciers

Termijn Asap, vóór uitrol

Prioriteit 1

Software, uitwisseling testen

Testers (eventueel pilootprojecten). Mits bijkomende financiële middelen.

1

Rekening houden met de suggesties van de pilootprojecten.

VAZG

Asap, vóór uitrol. Na uitwerking door de leveranciers Asap, vóór uitrol


1

6

EVALUATIE VITALINK PILOOTPROJECT ZENNELAND

6.1

Business case Het Vitalink Pilootproject Zenneland heeft tot doel de randvoorwaarden voor het gebruik van het medicatieschema in Vitalink te onderzoeken in het kader van het e-Zorgplan. De communicatiestromen tussen de verschillende zorgverleners in de multidisciplinaire teams rond patiënten in een e-zorgplan beantwoorden aan de onderzoeksdoelstellingen van elektronische gegevensdeling in de pilootprojecten van Vitalink. Het betreft complexe zorg met tussenkomst van de huisarts, de apotheker, verpleegkundigen en verzorgenden of zorgkundigen. Het e-Zorgplan kan voor zorgverleners zonder eigen elektronisch zorgdossier als een generiek platform fungeren. De invoering en instandhouding van het medicatieschema binnen de zorgplannen en tussen de individuele zorgdossiers is een gekende flessenhals wegens dubbele werklast. Het multidisciplinair overleg binnen de zorgplannen is een goede setting om uit te testen of de randvoorwaarden voor een vlot gebruik van Vitalink vervuld worden. Er is een ruime keuze uit een aantal zorgteams die goed op mekaar ingespeeld zijn, maar er is ook de mogelijkheid zorgplannen op te starten door nieuwe zorgteams, met nieuwe actoren zonder grote voorafgaandelijke ervaring. Dat zal een nuttige oefening zijn voor de uitrol van Vitalink over heel Vlaanderen. Bovendien kunnen bestaande samenwerkingsverbanden met ondersteuning van het SEL en de kringen van zorgverstrekkers uitgebouwd worden. Vitalink en de e-zorgplannen kunnen de kwaliteit van patiëntendossiers van zorgverstrekkers in de eerste lijn verbeteren. De beschikbaarheid van het actuele medicatieschema van patiënten is een belangrijk hulpmiddel om de kwaliteit van de zorg¸ in casu de medicamenteuze therapie, te verbeteren. Het pilootproject is een kans om multidisciplinair overleg te faciliteren.

6.2

Doelstellingen 1. Onderzoeken of Vitalink de communicatie tussen zorgverstrekkers in de eerste lijn kan verbeteren; 2. Het e-Zorgplan testen als platform om het medicatieschema toegankelijk te maken; 3. Verbetering van de kwaliteit van de patiëntendossiers van zorgverstrekkers in de eerste lijn; 4. Verbetering van de kwaliteit van de medicatiefiches in de e-zorgplannen; 5. Onderzoeken of de informatie van Vitalink de kwaliteit van de zorg in de eerste lijn kan verbeteren.

6.3

Partners Actoren in de zorg: – Huisartsenkring Halle & omgeving – Brabants Apothekers Forum – Wit-Gele Kruis Vlaams-Brabant – Kring voor Zelfstandige Verpleegkundigen Zennevallei en Pajottenland – Landelijke Thuiszorg – Familiehulp – Pajottenland Centrum – SEL Zorgnetwerk Zenneland – Provincie Vlaams-Brabant

41 | 73


Producenten van software – HDMP (HealthOne) – Corilus (Medidoc, Pharmawin) – Farmad (Farmad Twin) – Officinall – Vlaams Diensten Centrum – Anaxis (e-Zorgplan) – HealthConnect (NIC patiëntenviewer) * Soft 33, producent van een pakket voor zelfstandige verpleegkundigen, is bij het begin van de testfase afgehaakt. Zorggebruikers – Nationaal Intermutualistisch College Kennisinstellingen: – KULeuven

6.4

Gebruikers Doelgroep Actoren in de zorg Huisartsen Medidoc HealthOne Apothekers Corilus Pharmawin Farmad Twin Officinal Voorzieningen WGK Vlaams Brabant Familiehulp e-Zorgplan Zorggebruikers (patiënten) HealthConnect Totaal aantal gebrui kers

6.5

Evaluatie

6.5.1

Algemene doelstellingen


mrt

apr

10 1

10 1

10 1

10 1

10 1

12 1

12 1

1 5 2

2 5 2

2 6 3

2 6 3

2 6 3

2 8 3

2 8 3

x

18

x

x

x

x

x

24

24

24

30

30

24 46

24 46

24 46

30 56

30 56

20 20 39

24 38

sep

Het Vitalink Pilootproject Zenneland had 5 doelstellingen vooropgesteld in haar business case. Door de vertragingen en de onvolledige ontwikkeling is de business case slechts beperkt gerealiseerd kunnen worden. De doelstellingen zijn dan ook slechts gedeeltelijk gerealiseerd. Communicatie tussen zorgverstrekkers in de eerste lijn Er is slechts beperkt uitwisseling geweest tussen de deelnemende zorgverstrekkers. Die gebeurde hoofdzakelijk door verpleegkundigen, die fouten in het medicatieschema meldden aan apothekers en om correctie verzochten. Het digitale kanaal van Vitalink werd zelden gebruikt als communicatiemiddel. Aanpassingen van medicatieschema’s door een andere zorgverstrekkers dan degene die het aangemaakt had, waren uitzonderlijk. Validering door huisartsen van gemaakte aanpassingen was zelfs niet mogelijk.

42 | 73


E-Zorgplan als platform om het medicatieschema toegankelijk te maken De integratie van de NIC patiëntenviewer in het e-Zorgplan is gelukt, waardoor het medicatieschema in theorie toegankelijk was voor patiënten via het e-Zorgplan en via de NIC viewer als stand alone. Er zijn op dit moment geen gegevens over de effectieve raadpleging van het medicatieschema door patiënten via e-Zorgplan of patiëntenviewer. Toegang voor zorgverstrekkers wiens software niet aangepast is voor Vitalink, is niet gerealiseerd omwille van moeilijkheden bij het aanmaken van een therapeutische relatie voor zelfstandige verpleegkundigen en de noodzaak van een dubbele certificaten voor apothekers (apotheek én apotheker). Verbetering van de patiëntendossiers van de deelnemende zorgverstrekkers Dit doel is gedeeltelijk gerealiseerd door zorgverstrekkers die actief deelnamen aan het pilootproject. Correcte medicatieschema’s zijn gerealiseerd voor een aantal patiënten, m.n. wanneer er overleg geweest is tussen artsen, apothekers en/of verpleegkundigen. Bij een beperkt aantal zorgverstrekkers zijn die gegevens ook opgenomen in het lokaal dossier. Verbetering van de medicatiefiches in het e-Zorgplan Deze doelstelling is gedeeltelijk gerealiseerd. Medicatiefiches in het e-Zorgplan werden niet bijgehouden omwille van de dubbele invoer. Door het inbouwen van de NIC viewer zijn de aangemaakte Vitalink medicatieschema’s van geïncludeerde patiënten raadpleegbaar via het eZorgplan. Het is op dit moment niet mogelijk te evalueren of de medicatieschema’s ook steeds up to date gehouden worden. Gezien het kleine aantal geregistreerde aanpassingen aan medicatieschema’s kunnen we veronderstellen dat dit onvoldoende gebeurt. Verbetering van de kwaliteit van de zorg Deze doelstelling werd niet onderzocht aangezien de technische implementatie van Vitalink en de communicatie tussen zorgverstrekkers zo laat een zo beperkt tot stand gekomen is. Conclusie: In welke mate werden de algemene doelstellingen van dit pilootproject gehaal? De doelstelling van het Vitalink Pilootproject Zenneland zijn slechts in beperkte mate of niet gerealiseerd. Door de vertragingen en de onvolledige ontwikkeling is de business case slechts beperkt uitgevoerd. De platformen voor communicatie (Vitalink zelf en het e-Zorgplan) werken, maar de integratie in de eindgebruikerssoftware is in het algemeen onvoldoende gerealiseerd of onvoldoende gebruiksvriendelijk. Daardoor is er tijdens de testfase slechts beperkte digitale communicatie tussen zorgverstrekkers geweest.

6.5.2

Specifieke doelstellingen Samenwerking Objectief: 30 zorgteams Indicator: Elektronische registratie Er werden na 2 selectierondes van e-Zorgplannen die voldeden aan de inclusiecriteria effectief 30 patiënten en hun zorgteams geïncludeerd. Het ging om 12 huisartsen en 13 verpleegkundigen. Het aantal verpleegkundigen is niet exact te bepalen: 22 patiënten worden bezocht door verpleegkundigen van het Wit-Gele Kruis, die geen 1 op 1 relatie hebben met patiënten. Zelfstandige verpleegkundigen hebben nauwelijks kunnen deelnemen aan het pilootproject omwille van de problemen met het aanmaken van hun therapeutische relatie. Het

43 | 73


vooropgestelde onderscheid tussen inclusie bij aanvang en tijdens de pilootfase is door de vertraging van de opstart, die feitelijk aangesleept heeft tot mei 2013. Conclusie: Het beoogde aantal zorgteams werd gerealiseerd, maar de samenwerking tussen de betrokken zorgverstrekkers was beperkt. Meestal bleef ze beperkt tot het corrigeren van medicatieschema’s op vraag van verpleegkundigen van het Wit-Gele Kruis.

Kwaliteit Objectief: Gemiddelde score van 3 op 5 voor de verbetering patiëntendossiers zorgverstrekkers Indicator: Informatie uit bevraging De resultaten van de voorbevraging zijn nog niet bekend en de nabevraging moet nog gebeuren. Bovendien zijn de vragen in de gemeenschappelijke enquête van de 4 pilootprojecten anders geformuleerd dan voorzien in de business case van Vitalink Pilootproject Zenneland. De inschatting van de operationele cel is dat de beschikbaarheid van gecorrigeerde medicatieschema’s wel degelijk een verbetering van patiëntendossiers betekent, maar de perceptie van de zorgverstrekkers is nog onbekend. Conclusie: Er is op dit moment geen conclusie mogelijk over de verbetering van de patiëntendossiers van deelnemende zorgverstrekkers. Burger Objectief: 1% van de patiënten bekijken de viewer op het e-Zorgplan Indicator: Steekproef van 10 patiënten Door de aanhoudende technische problemen en de vertragingen zijn er geen steekproeven gebeurd. Informatie over het raadplegen van het online medicatieschema zal pas na de nabevraging beschikbaar zijn. Naast het online medicatieschema werden patiënten ook voorzien van een afgedrukte versie. De inschatting van de operationele cel is dat online raadpleging van medicatieschema’s in deze doelgroep (patiënten met complexe zorg) slechts heel beperkt zal zijn geweest. Conclusie: Er is geen informatie beschikbaar over het raadplegen van online medicatieschema’s door patiënten.

6.5.3

Algemene evaluatie van het project Planning De planning van het Vitalink Pilootproject Zenneland is herhaaldelijk verstoord: – door het afhaken van Soft 33, – door het uitstel van de opstart tot januari 2013 op vraag van de apotheeksoftwarehuizen, – door de moeizame implementatie van de Vitalink modules in de huisartsensoftware (niet gerealiseerd voor HealthOne, pas in het voorjaar van 2013 door Medidoc), – door de moeizame installatie van eHealth certificaten bij huisartsen, slechts gerealiseerd door huisbezoeken door medewerkers van het pilootproject,

44 | 73


– door het niet realiseren van toegang tot het medicatieschema voor apothekers en verpleegkundigen zonder aangepaste software, – door de problemen bij het aanmaken van therapeutische relaties voor zelfstandige verpleegkundigen (slechts gerealiseerd in de zomer van 2013 mits tussenkomst van de huisarts). Op vraag van de pilootprojecten is de testfase verlengd tot 31 oktober 2013. Om toch tot te komen tot een beperkte realisatie van de business cases. Tot op vandaag is de ontwikkeling van de eindgebruikerssoftware en het oplossen van issues op het niveau van Vitalink en eHealth onvolledig. De vooropgestelde doelstellingen zijn dan ook slechts in beperkte mate gerealiseerd. De onduidelijkheid en de gebrekkige gebruiksvriendelijkheid hebben de betrokkenheid en de motivatie van de deelnemende zorgverstrekkers sterk beïnvloed. Dat is duidelijk zichtbaar in de grafieken van het aantal unieke gebruikers, met een terugval in april. Middelen De middelen die beschikbaar waren voor de pilootprojecten waren ruimschoots onvoldoende. Slechts een fractie van de kosten voor ontwikkeling en van de tijdsinvestering van de zorgactoren werd erdoor vergoed. Desondanks hebben de zorgactoren met eigen middelen of door vrijwilligerswerk hun engagement sterk opgenomen. Ook de samenwerking in de stuurgroepen door zorgverstrekkers uit verschillende beroepsgroepen was opvallend. Ook de softwarepartners hebben ondanks de beperkte middelen aanzienlijke inspanningen geleverd, zij het in wisselende mate. Door onvoldoende duidelijkheid en het gebrek aan standaardisatie was de investering die van hen verwacht werd groter dan voorzien. Bovendien werd de financiering van de softwarepartners door de 4 pilootprojecten anders ingevuld. Vanuit Zenneland was er een budget van 3000€ per pakket van eindgebruikerssoftware. Dat was allicht minder dan een tiende van de reële ontwikkelingskost tot nu toe. Samenwerking, organen en structuur De samenwerking in het Vitalink Pilootproject Zenneland was bevredigend. De inzet van de partners in de stuurgroep was een wederzijdse motivatie, al waren de diensten voor thuiszorg duidelijk minder betrokken dan aanvankelijk verhoopt doordat verzorgenden niet rechtstreeks met medicatie te maken hebben. De administratieve ondersteuning en de uitbetaling van prestaties door de provincie Vlaams-Brabant liet te wensen over, maar dat had geen belangrijke impact op de samenwerking. De operationele cel had het moeilijk om in voortdurend wijzigende omstandigheden de voorziene planning te handhaven. Een aantal geplande activiteiten (het nemen van steekproeven, het oprichten van usergroepen, een tussentijdse evaluatie,…) zijn dan ook niet doorgegaan. Ondanks de vertragingen en de onvoltooide softwareontwikkeling is de operationele cel er in geslaagd het vooropgesteld aantal patiënten en zorgteams te includeren en een beperkte uitwisseling van medicatieschema’s te realiseren. Het Vitalink Pilootproject Zenneland heeft sinds haar selectie onvoldoende centrale coördinatie ervaren. Het is ons aanvoelen dat er heel wat tijd en energie verloren is door de verantwoordelijkheid voortdurend decentraal bij de stuurgroepen van de pilootprojecten te leggen. Het Overkoepelend Projectoverleg was nuttig om ervaringen uit te wisselen en mekaar te informeren over de stand van zaken, maar volstond niet om de 4 projecten voldoende op mekaar af te stemmen. Het Technisch Forum heeft erg weinig bijgedragen tot de implementatie van eenvormige tools bij de verschillende softwarepartners. De VAN Werkgroep is er in geslaagd gemeenschappelijke requirements voor de apotheeksoftware op te stellen in samenwerking met en op vraag van de apotheeksoftwarehuizen. Corilus, Farmad en Officinall hebben een gemeenschappelijke editor 45 | 73


ontwikkeld,die ook voor Medidoc gebruikt werd. Richtlijnen voor visualisatie zijn slechts in een laat stadium (november 2012) gevalideerd door de 4 stuurgroepen en gecommuniceerd aan de softwarepartners, waardoor verschillende pakketten (Wit-Gele Kruis, NIC patiëntenviewer, HealthOne, …) er niet aan beantwoorden. Communicatie De communicatie vanuit het Vitalink Pilootproject Zenneland bestond uit de voorziene informatieavond op 19 december 2012 en contacten vanuit de operationele cel met de deelnemers. De geïncludeerde huisartsen en apothekers zijn ook bezocht door de liaisonpersonen voor hun beroepsgroep. De communicatie met de andere pilootprojecten en het VAZG gebeurde via het Overkoepelend Projectoverleg. Daarnaast was er intensief contact tussen de projectleider en de operationele cel enerzijds en de Vitalink projectcoördinatoren anderzijds. Opleiding De opleiding voor de deelnemende zorgverstrekkers bestond uit een demonstratie van de eindgebruikerssoftware en de patiëntenviewer op de informatieavond van 19 december 2012 en individuele bezoeken door de liaisonpersonen. Huisartsen, apothekers en de verpleegkundigen van het Wit-Gele Kruis werden op die manier bereikt. Het oprichten van usergroepen per deelnemend pakket is niet gerealiseerd. 6.5.4

Overzicht producenten van software voor productie-omgeving Vitalink Eindgebruikerssoftware die in aanmerking komt voor de productie-omgeving van Vitalink is: – e-Zorgplan – Medidoc – Farmad Twin – Pharmawin – Officinall – Electronische patiëntendossier van het Wit-Gele Kruis Tot op vandaag is HDMP er niet in geslaagd een werkbare versie van haar Vitalink module te implementeren in HealthOne. Dat pakket komt vandaag dan ook niet in aanmerking voor de uitrol. Soft 33, dat aanvankelijk partner was in het Vitalink Pilootproject Zenneland, is nooit effectief gestart met de ontwikkeling van een Vitalink module. Voor de pakketten die in aanmerking komen voor de uitrol zijn er nog een aantal onopgeloste issues, die voor een effectieve uitrol opgelost moeten worden: 1. De garantie dat correct geregistreerde gegevens ook correct weergegeven worden in elk pakket. Die voorwaarde is blokkerend en kan slechts geverifieerd worden door middel van nieuwe acceptatietesten met uitwisseling van medicatieschema’s met uiteenlopende datasets tussen alle in aanmerking komende pakketten. Visualisatie van de XML-bestanden in elk pakket maken het mogelijk te detecteren waar eventuele problemen optreden. 2. De gebruiksvriendelijkheid moet van de geïmplementeerde Vitalink modules moet nog sterk verbeterd worden. 3. De integratie in de lokale patiëntendossiers moet nog verder doorgezet worden zodat een eenmalige registratie van data volstaat voor het dossier van de eindgebruiker én voor gegevensdeling via Vitalink.

46 | 73


4. Eenvormige visualisatie van het medicatieschema volgens de richtlijnen die door de 4 pilootprojecten en recent door een ad hoc werkgroep werden vastgelegd moeten door alle pakketten worden geïmplementeerd. Met name de NIC patiëntenviewer, ontwikkeld door HealthConnect, voldoet niet aan de richtlijnen. Alle pakketten moeten de geactualiseerde richtlijnen van 25/07/2013 implementeren voor uitrol. 5. De richtlijnen voor visualisatie beschrijven de visualisatie van de datasets uit het Vitalink medicatieschema in een overzichtsschema. Het VDC heeft een Vitalink module ontwikkeld met visualisatie van toedieningsschema’s. Dat is ook logisch vanuit de behoefte van verpleegkundigen. Daarnaast is er nog behoefte aan een patiëntgericht medicatieschema. Daarvoor is vandaag nog geen geschikte oplossing voorhanden. Het overzichtsschema is immer onvoldoende leesbaar voor de meeste patiënten. 6.5.5

Aandachtspunten Voor de uitrol van Vitalink naar heel de Vlaamse gemeenschap zijn er nog heel wat aandachtspunten die vooruitgang vergen vooraleer brede acceptatie mogelijk is: 1. Vereenvoudiging van of ondersteuning bij de installatie van eHealth-certificaten 2. Oplossing voor de aanmaak van een therapeutische relatie voor zelfstandige verpleegkundigen 3. Automatisering van de aanmaak en controle van de geïnformeerde toestemming voor gegevensdeling 4. Aanpassing van de structuur van KMEHR-berichten volgens de change requests van de ad hoc werkgroep 5. Implementatie in de eindgebruikerssoftware (inclusief patiëntenviewers) van de richtlijnen voor visualisatie, zoals die opgesteld zijn door de ad hoc werkgroep 6. Verbetering van de gebruiksvriendelijkheid van de Vitalink modules in de eindgebruikerssoftware, met name in de editor 7. Verder integratie van de Vitalink modules in de eindgebruikerssoftware zodat eenmalige invoer van data volstaat voor registratie in het lokale patiëntendossier én gegevensdeling 8. Verdere standaardisering van gegevens die gedeeld kunnen worden 9. Motivatie van zorgverstrekkers om gegevens gestructureerd te registreren 10. Ontwikkeling van gestandaardiseerde toedieningsschema’s en een voor patiënten leesbaar medicatieschema

6.5.6

Lessons learned De moeizame opstart en de beperkte realisatie van de doelstellingen van de pilootprojecten leert ons heel wat over de implementatie van IT-projecten voor gegevensdeling: 1. Standaardisatie van gegevens die in aanmerking komen om te delen is cruciaal voor het welslagen van projecten voor online gegevensdeling. 2. Gestructureerde registratie van data door de zorgverstrekkers is essentieel om gegevensdeling mogelijk te maken. 3. Integratie in de eindgebruikerssoftware en gebruiksvriendelijkheid zijn vereist om de drempel voor zorgverstrekkers om aan gegevensdeling te doen zo laag mogelijk te maken. 4. Automatisering en integratie in de eindgebruikerssoftware van processen voor authenticatie en beveiliging (eHealth-certificaten, aanmaak en verificatie van therapeutische relatie, aanmaak en verificatie van geïnformeerde toestemming) moet ver gevorderd zijn vooraleer te starten met de brede uitrol van IT-projecten voor gegevensdeling in de gezondheidszorg. 5. De overheid heeft een belangrijke verantwoordelijkheid in de financiering en de coördinatie van IT-projecten in de gezondheidszorg. 6. Zorgverstrekkers en hun beroepsverenigingen zijn essentieel om van projecten voor online gegevensdeling een succes te maken: zij kunnen bijdragen tot het vertrouwen in de IT-tools en in de motivatie van hun collega’s of achterban. 7. De leveranciers van eindgebruikerssoftware zijn verantwoordelijk voor de integratie en de implementatie van IT-tools voor gegevensdeling in hun pakketten, maar worden slechts

47 | 73


bewogen om die verantwoordelijkheid op te nemen door externe financiering, het opleggen van criteria voor homologatie door de overheid of door een sterke vraag bij hun cliënteel. 8. Een medicatieschema is complexer gebleken dan aanvankelijk verwacht. Tot vandaag zijn er voor heel wat issues geen of slechts indirecte oplossingen voor concrete vraagstukken. 9. Multidisciplinaire samenwerking in het belang van de patiënt en in functi van de kwaliteit van de zorg kan rekenen op het engagement van zorgverstrekkers uit alle beroepsgroepen. 10. Voorbeelden uit het buitenland leren dat de olievlekstrategie (“start low and go slow”) beter werkt dan een tsunami-strategie.

6.6

Conclusie We kunnen niet concluderen dat het Vitalink Pilootproject Zenneland geslaagd is. Daarvoor zijn er te veel van de aanvankelijke doelstellingen niet gerealiseerd. De voornaamste oorzaken zijn: – Onvoldoende financiering van de pilootprojecten en de softwarepartners, – Onvoldoende standaardisering en gestructureerde registratie van de data die gedeeld moesten worden, – Onderschatting van de complexiteit van medicatieschema’s en posologieën, – Gebrek aan duidelijke en eenvormige richtlijnen voor de ontwikkeling van de eindgebruikerssoftware, – Gebrek aan centrale coördinatie en sturing van het Vitalink project in het algemeen, – Moeilijkheden met de randvoorwaarden (certificaten en therapeutische relatie) – De sterke vertraging en de gebrekkige implementatie van de Vitalink modules in de eindgebruikerssoftware. Daardoor was het onmogelijk de vooropgestelde planning te volgen en de deelnemende zorgverstrekkers te blijven motiveren. Verregaande conclusies over de onderzoeksvragen waarop dit pilootproject een antwoord moest bieden zijn dan ook niet mogelijk. Het is nog onduidelijk of Vitalink de communicatie tussen zorgverstrekkers kan verbeteren (al was het meer dan eens de aanleiding om contact met elkaar te nemen), of het e-Zorgplan geschikt is als platform om het Vitalink toegankelijk te maken (al werd het erg gemist door zorgverstrekkers wiens software niet aangepast was) en of de kwaliteit van de zorg kan verbeterd worden door gegevensdeling. Het is wel duidelijk dat de medicatiefiches in de betrokken e-zorgplannen minder geschikt waren dan het geïntegreerde Vitalink medicatieschema en dat gedeelde online medicatieschema’s een toegevoegde waarde hebben ten opzichte van de patiëntendossiers van de deelnemende zorgverstrekkers vooraf. Voor de brede uitrol van Vitalink in de Vlaamse Gemeenschap zijn er nog heel wat randvoorwaarden op verschillende niveaus die niet vervuld zijn: 1. Vereenvoudiging van of ondersteuning bij de installatie van certificaten (eHealth), 2. Automatisering en integratie van het aanmaken en de verificatie van therapeutische relaties en geïnformeerde toestemming (eHealth), 3. Verdere ontwikkeling en implementatie van Vitalink modules in de eindgebruikerssoftware (softwareleveranciers van huisartsen, apothekers en thuisverpleegkundigen), 4. Motivatie van de zorgverstrekkers voor gestructureerde registratie en deling van gegevens (koepelorganisaties van zorgverstrekkers uit de eerste lijn en de Vlaamse overheid), 5. Informatie van de zorggebruikers over de voordelen en de betrouwbaarheid van gegevensdeling (Vlaamse overheid). Deze randvoorwaarden dienen alle vijf gerealiseerd te worden vooraleer veralgemening van het Vitalink medicatieschema mogelijk is. Voorwaarde 1 tot 3 zijn prioritair aan voorwaarde 4 en 5. Hoewel we het onvoldoende kunnen onderzoeken hebben, blijven we ervan overtuigd dat gegevensdeling de samenwerking tussen zorgverstrekkers in de eerste lijn en de kwaliteit van de gezondheidszorg kan verbeteren.

48 | 73


Conclusie: Heeft het pilootproject zijn vooropgestelde business case kunnen uitvoeren en werden de doelstellingen gehaald? De business case van Vitalink Pilootproject Zenneland kon slechts gedeeltelijk uitgevoerd worden. De doelstelling werden niet ten volle gerealiseerd en verregaande conclusies over de onderzoeksvragen die aanvankelijk gesteld werden zijn niet mogelijk. Hebben de gebruikers binnen het pilootproject voldoende vertrouwen dat de uitgewisselde gegevens correct zijn? Er is vandaag ook onvoldoende vertrouwen dat data die correct ingevoerd werden door alle pakketten correct weergegeven worden. Finale acceptatietesten en de beschikbaarheid van de XML-bestanden in elk softwarepakket zijn nodig om dat te verifiëren.

49 | 73


7

ADVIES AAN DE WERKGROEP ICT

Knelpunt: gebrekkige integratie van Vitalink in de software Tijdens het project werd tweemaal de planning gewijzigd. Telkens lag de initiële oorzaak bij de algemene vaststelling dat de actoren op het terrein niet konden beschikken over software waarin Vitalink is geïntegreerd: • •

•

Voor de producenten van huisartsensoftware is de prioriteit het voldoen aan de federale labelingcriteria voor EMD-software tegen eind maart 2014. Door een overkoepelende aanpak slaagden de apothekers er wel in prioriteiten te verschuiven, maar onvoldoende om te komen tot gebruiksvriendelijke apothekerssoftware met Vitalink-integratie. Voor de software van zelfstandig verpleegkundigen lag de prioriteit vooral bij de realisatie en gebruik van MyCareNet. Zo werd vanaf 1 juli 2013 de verplichting van kracht om een aantal medisch-administratieve documenten te versturen via MyCareNet vanuit hun bestaande software.

Algemene bevindingen uit de evaluaties Technisch voldoet Vitalink-Platform aan de verwachtingen en behoeften zoals bepaald bij de start van het project. Uitwisseling van een gegevenstype, zoals Vitalink, verloopt correct tussen Vitalink-Platform en de eindgebruiker. De 4 pilootregio’s geven duidelijk aan dat de afgesproken business case, waarbij het medicatieschema multidisciplinair gedeeld wordt in een specifieke context, niet werd gerealiseerd. Ondanks de aanwezigheid van een stabiel werkend platform voor gegevensdeling en een voldoende aantal enthousiaste en gemotiveerde zorgverleners en zorggebruikers op het terrein, bleek het niet mogelijk om de gegevensdeling tussen verschillende disciplines van zorgverleners voldoende uit te proberen. Een gebrek aan aangepaste en gebruiksvriendelijke software werd aangehaald als een oorzaak. Verder zijn bijkomende afspraken over visualisatie en ingave van gegevens nodig om het vertrouwen in het Vitalink Medicatieschema te verhogen. Ondanks een wijziging van de planning, werd de planning waarbinnen de producenten van software de nodige aanpassingen dienden uit te voeren ervaren als zeer krap. Hierdoor beschikten de producenten van software niet over nodige tijd en middelen om een gebruiksvriendelijke toepassing met integratie van Vitalink te realiseren die beantwoordt aan de behoeften van de zorgverleners. De aansturing van softwareproducenten vanuit elke pilootregio leidde tot een diffuse en een niet gestroomlijnde communicatie, waarbij de prioriteiten niet duidelijk konden worden bepaald over de pilootregio’s heen. Daarnaast werd ook het volledige proces van aanvraag en installatie van eHealth-certificaten als zeer moeilijk en belemmerend ervaren door de zorgverleners. Dit geldt niet enkel voor Vitalink, maar voor alle projecten die gebruik maken van diensten van het eHealth-platform. De ondersteuning bij de aanvraag en installatie van eHealth-certificaten van zowel het eHealthplatform als de producenten van software bleken onvoldoende.

50 | 73


Algemene conclusie: 1. Het Vitalink-Platform is technisch in staat om op een correcte manier gegevens te delen tussen actoren in de zorg en de zorggebruiker (patiënt), met respect voor de privacy. 2. De uitrol van het medicatieschema naar een grotere groep zorgverleners is nog niet mogelijk omdat het ontbreekt aan gebruiksvriendelijke software waarin Vitalink is geïntegreerd.. Bijkomende afspraken tussen actoren blijven nodig, om tot een snelle uitrol te komen. 3. Gegevens uitwisselen tussen actoren van een bepaalde doelgroep (zoals bij Sumehr tussen artsen) of uit een gegevensbron (Vaccinnaties) via Vitalink is wel mogelijk op korte termijn. Advies aan de leden van de Werkgroep ICT Mag het Vitalink Medicatieschema beschikbaar worden gesteld aan alle actoren in de zorg en de zorggebruikers? Op basis van de algemene bevindingen komen we tot de vaststelling dat het Vitalink-platform beantwoordt aan de behoefte om via een continu beschikbaar systeem, met de nodige voorwaarden ter bescherming van de privacy en het vertrouwen, gezondheidsgegevens multidisciplinair te delen. Wat betreft het Vitalink Medicatieschema adviseren we om geen enkele softwareproducent die informatie wegschrijft naar Vitalink toe te laten op de productieomgeving van Vitalink, en dit vanaf 30 oktober 2013. De bestaande integratie in de beschikbare software blijkt niet gebruiksvriendelijk en de kans op foutieve informatie in of interpretatie van het medicatieschema blijft bestaan. De toegang tot de acceptatieomgeving wordt wel behouden om zo de software voldoende te testen. De software die informatie visualiseren kunnen wel toegelaten worden op de productie-omgeving van het Vitalink-Platform. De overheid heeft reeds een aantal acties ondernomen om Vitalink af te stemmen met andere projecten in de zorg in het kader van de Ronde Tafel eGezondheidszorg. Ook dringt de Vlaamse overheid aan om Vitalink mee op te nemen in de labelingcriteria en de incentives toe te kennen op basis van het gebruik. Een pakket van ondersteuning, zowel technisch (technische fora, minilabs, uitgebreide technische documentatie, testgegevens, technische helpdesk,…) als op het terrein voor de zorgverleners (ICT-ondersteuners) bestaan. We dringen erop aan dat koepelorganisaties een plan van aanpak voor de uitrol en realisatie van software overeenkomen met een duidelijk tijdskader en prioritaire actiepunten. Dit moet ervoor zorgen dat binnen een redelijke termijn alle betrokken actoren in de zorg kunnen beschikken over werkbare gebruiksvriendelijke software met een integratie van Vitalink. Andere geplande projecten, zoals het delen van vaccinnatiegegevens en Sumehrs, kunnen in gebruik genomen worden vanaf 30 oktober 2013. De uitwerking van nieuwe initiatieven op het Vitalink-platform blijft ook mogelijk.

51 | 73


8

BIJLAGEN

8.1

Toelichting bij voor- en nabevraging Voorbevraging Zorggebruikers (patiënt) – aantal bevraagde personen: 249 – einde: 25 september 2013

Zorgverleners – aantal bevraagde personen: 280 – einde: 25 september 2013

Nabevraging Zorggebruikers (patiënt) – aantal bevraagde personen: 89 – einde: 11 oktober 2013

Zorgverleners – aantal bevraagde personen: 74 – einde: 11 oktober 2013

8.2

Vitalink

8.2.1

Samenwerking Objectief: Verbetering van de samenwerking tussen de verschillende zorgactoren bij het verzorgen van de patiënt. Indicatoren: Frequentie en kwaliteit van de contacten tussen alle betrokken actoren Meetmethode: Via enquêtes zorgverleners (vraag 1 en 2 bij nabevraging)

Huisartsen Apothekers Verpleegkundigen Thuiszorg (verzorgenden / zorgkundigen) Partner, kinderen, familie, vrienden, buren,… (mantelzorgers)

52 | 73

Geen antwoord

Verbeterd

Het zelfde gebleven

Verslechterd

Resultaten vraag 1 nabevraging zorgverleners: “Wat vindt u van de kwaliteit van de communicatie tussen u en de andere zorgverstrekkers en mantelzorgers, sinds het gebruik van het Vitalink-medicatieschema?”

0 0 0 0

0,00% 0,00% 0,00% 0,00%

57 51 47 56

77,03% 68,92% 63,51% 75,68%

9 10 16 7

12,16% 13,51% 21,62% 9,46%

8 13 11 11

10,81% 17,57% 14,86% 14,86%

0

0,00%

52

70,27%

9

12,16%

13

17,57%


Huisartsen Apothekers Verpleegkundigen Thuiszorg (verzorgenden / zorgkundigen) Partner, kinderen, familie, vrienden, buren,… (mantelzorgers) 8.2.2

Geen antwoord

Verbeterd

Het zelfde gebleven

Verslechterd

Resultaten vraag 2 nabevraging zorgverleners: “Wat vindt u van de frequentie van de communicatie tussen u en de andere zorgverstrekkers en mantelzorgers, sinds het gebruik van het Vitalink-medicatieschema?”

1 2 1 1

1,35% 2,70% 1,35% 1,35%

52 46 45 54

70,27% 62,16% 60,81% 72,97%

13 15 18 8

17,57% 20,27% 24,32% 10,81%

8 11 10 11

10,81% 14,86% 13,51% 14,86%

1

1,35%

48

64,86%

13

17,57%

12

16,22%

Gegevensdeling Objectief: Een vlotte uitwisseling van de gegevens over een patiënt tussen de zorgverleners voor medicatieschema’s die al in Vitalink bestaan. Indicatoren: Gemiddeld aantal consultaties per patiënt per type zorgverlener en gemiddeld aantal wijzigingen per patiënt per type zorgactor Meetmethode: Via Vitalink (statistische gegevens platform) Aantal actoren per medicatieschema (lezen en schrijven) Deze tabel geeft een indicatie van de samenwerking rond een patiënt. De cijfers geven aan hoeveel verschillende gebruikers (zorgactoren, patiënten en organisaties) de informatie van dezelfde patiënt hebben opgevraagd (en toegevoegd / aangepast) in een bepaalde maand. Bij het verzamelen van de gegevens en het opmaken van de grafieken wordt een ‘gebruiker’ geïdentificeerd op basis van zijn rijksregisternummer. Dit wil zeggen dat bijvoorbeeld één apotheek meerdere unieke gebruikers kan hebben (meerdere apothekers die werken binnen dezelfde apotheek) en dat een organisatie (zoals bijvoorbeeld het Wit-Gele Kruis Antwerpen) als één unieke gebruiker wordt behandeld.

53 | 73


Hoe lees ik de tabel? In april werden van 245 patiënten gegevens geraadpleegd of gewijzigd. Bij 195 patiënten werden die gegevens door slechts één actor geraadpleegd of gewijzigd. Bij 42 patiënten waren er twee actoren bij betrokken. Bij 8 patiënten 3 of meer actoren.

Aantal actoren per medicatieschema (enkel schrijven) Deze tabel geeft net als de vorige tabel een indicatie van de samenwerking rond een patiënt. Bijvoorbeeld in september werden van 86 zorggebruikers (patiënten) gegevens gewijzigd. Bij 84 zorggebruiker (patiënten) werden die gegevens door slechts één actor gewijzigd. Bij 1 zorggebruiker (patiënten) waren er twee actoren bij betrokken. Bij 1 zorggebruiker (patiënt) 3 of meer actoren. De cijfers zijn hier echter enkel van toepassing op het aantal actoren dat schrijfopdrachten heeft uitgevoerd. In de praktijk gaat het dus om artsen en apothekers.

54 | 73


8.2.3

Kwaliteit (duidelijkheid en correctieheid van een schema) Objectief: Up-to-date en correcte gegevens die de werkelijke situatie weergeven Indicatoren: Overeenkomst tussen het MS en de realiteit en algemene kwaliteit van het medicatieschema Meetmethode: Via steekproeven en enquêtes zorgverleners (vraag 6 bij voorbevraging en vraag 3 bij nabevraging) & zorggebruikers (vraag 6 & 7 bij voorbevraging en vraag 4 & 5 bij nabevraging)

8.2.3.1

Duidelijkheid van een schema (standpunt zorgverleners) Resultaten vraag 4 voorbevraging zorgverleners: “Houdt u momenteel een lijst of een schema bij van de medicatie die uw patiënten innemen? (Het gaat hier dus niet over het Vitalink-medicatieschema)” voorbevraging zorgverleners (vraag 4) Geen antwoord; 9%

Neen; 15%

Ja; 76%

Resultaten vraag 5 voorbevraging zorgverleners: “Wat voor lijst of schema van de medicatie die uw patiënten innemen houdt u bij?” voorbevraging zorgverleners (vraag 5) Geen antwoord; 15%

Geen lijst/schema; 16% Medicatiemapje; 1%

Elektronische versie; 19%

55 | 73


Papieren versie; 49%

Resultaten vraag 6 voorbevraging zorgverleners: “Indien u een lijst of een schema van de medicatie die uw patiënten innemen bijhoudt, is deze lijst of dit schema duidelijk voor u?” voorbevraging zorgverleners (vraag 6) Volledig oneens

0%

Oneens

1%

Eerder oneens

5%

Eerder eens

19%

Eens

45%

Volledig eens

26%

Geen antwoord

2% 0%

10%

20%

30%

40%

50%

Resultaten vraag 3 nabevraging zorgverleners: “Is het Vitalink-medicatieschema duidelijk voor u?” nabevraging zorgverleners (vraag 3) Volledig oneens

4%

Oneens

3%

Eerder oneens

9%

Eerder eens

26%

Eens

39%

Volledig eens

4%

Geen antwoord

15% 0%

56 | 73

10%

20%


30%

40%

50%

8.2.3.2

Duidelijkheid van een schema (standpunt zorggebruikers) Resultaten vraag 3 voorbevraging zorggebruikers: “Welke hulpmiddelen gebruikt u?” voorbevraging zorggebruikers (vraag 3)

Lijst/schema; 20%

Geen; 30%

Pillendoos; 47%

Resultaten vraag 4 voorbevraging zorggebruikers: “Wat voor lijst of schema of hulpmiddel van de medicatie die u inneemt houdt u bij?” voorbevraging zorggebruikers (vraag 4) Geen antwoord; 4% Geen hulpmiddel; 30%

Papieren versie; 16% Elektronische versie; 2% Medicatiemapje; 1%

Pillendoos; 47%

57 | 73


Resultaten vraag 7 voorbevraging zorggebruikers: “Indien u een lijst of schema gebruikt, is deze lijst of dit schema duidelijk voor u? (Het gaat hier dus niet over het Vitalink-medicatieschema)” voorbevraging zorggebruikers (vraag 7) Volledig oneens

2%

Oneens

2%

Eerder oneens

4%

Eerder eens

4%

Eens

22%

Volledig eens Geen antwoord

65% 0% 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Resultaten vraag 5 nabevraging zorggebruikers: “Is het Vitalink-medicatieschema duidelijk voor u? Hiermee bedoelen we de lijst of het schema op papier of elektronisch (bv. via een patiëntenviewer)” nabevraging zorggebruikers (vraag 5) Volledig oneens

2%

Oneens

4%

Eerder oneens

1%

Eerder eens

8%

Eens

13%

Volledig eens

38%

Geen antwoord

33% 0%

58 | 73

10%

20%

30%

40%


50%

60%

70%

8.2.3.3

Correctheid van een schema (standpunt zorggebruikers) Resultaten vraag 6 voorbevraging zorggebruikers: “Indien u een lijst of een schema gebruikt, komt deze lijst of dit schema overeen met de geneesmiddelen die u effectief inneemt? (Het gaat hier dus niet over het Vitalinkmedicatieschema)” voorbevraging zorggebruikers (vraag 6) Nooit

0%

Bijna nooit

0%

Soms Meestal

2% 0%

Bijna altijd

20%

Altijd Geen antwoord

78% 0% 0%

10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Resultaten vraag 4 nabevraging zorggebruikers: “Komt deze lijst of dit schema overeen met de geneesmiddelen die u inneemt? Hiermee bedoelen we de lijst of het schema op papier of elektronisch (bv. via een patiëntenviewer)” nabevraging zorggebruikers (vraag 4) Nooit

4%

Bijna nooit

2%

Soms

6%

Meestal

8%

Bijna altijd

13%

Altijd

46%

Geen antwoord

20% 0%

59 | 73

10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%


8.2.4

Beschikbaarheid gegevens Objectief: Alle nodige informatie (dosis, frequentie, duur,…) in verband met een medicatieelement is opgenomen in het medicatieschema. Indicatoren: Volledigheid van het medicatieschema per medicatie-element Meetmethode: Via enquêtes zorgverleners (vraag 7 bij voorbevraging en vraag 4 bij nabevraging) Resultaten vraag 7 voorbevraging zorgverleners: “Indien u een lijst of schema gebruikt, vindt u deze lijst of dit schema volledig? (Het gaat hier dus niet over het Vitalink-medicatieschema)” voorbevraging zorgverleners (vraag 7) Volledig oneens

0%

Oneens

5%

Eerder oneens

9%

Eerder eens

25%

Eens

38%

Volledig eens

18%

Geen antwoord

5% 0%

10%

20%

30%

40%

50%

Resultaten vraag 4 nabevraging zorgverleners: “Vindt u het Vitalink-medicatieschema volledig?” nabevraging zorgverleners (vraag 4) Volledig oneens

4%

Oneens

7%

Eerder oneens

5%

Eerder eens

31%

Eens

38%

Volledig eens

1%

Geen antwoord

14% 0%

60 | 73

10%

20%

30%


40%

50%

8.2.5

Administratieve lasten Objectief: Het gebruik van Vitalink laat toe directe en indirecte tijdswinsten te boeken Indicatoren: (Perceptie van) tijdwinsten (direct en indirect) Meetmethode: Via enquêtes zorgverleners (vraag 7 bij nabevraging) Resultaten vraag 7 nabevraging zorgverleners: “In welke mate is de administratieve last veranderd door de invoering van het Vitalinkmedicatieschema? Hiermee bedoelen we enkel de administratie m.b.t. het medicatiebeheer voor uw patiënt(en).” nabevraging zorgverleners (vraag 7) Veel meer administratie

4%

Meer administratie

36%

Iets meer administratie

35%

Iets minder administratie

3%

Minder administratie

3%

Veel minder administratie

0%

Geen antwoord

19% 0%

61 | 73

5%

10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%


8.2.6

Burger Objectief: Actieve deelneming van de patiënt door consultatie van het medicatieschema stimuleren (1), de therapietrouw verhogen (2), betere zorg ervaren (3) Indicatoren: Percentage van patiënten die over een afgedrukte versie van het m beschikken, stijging van de therapietrouw, mate van verbetering van de zorg aan de patiënt Meetmethode: Via steekproeven en enquêtes zorgverleners (vraag 3 bij voorbevraging en vraag 8 bij nabevraging) zorggebruikers (vraag 3 & 8-11 bij voorbevraging en vraag 2-3 & 6-9 bij nabevraging)

8.2.6.1

Therapietrouw volgens de zorgverleners Resultaten vraag 3 voorbevraging zorgverleners: “Hoe is volgens u de therapietrouw van uw patiënten?” voorbevraging zorgverleners (vraag 3) Zeer slecht

0%

Slecht

0%

Matig

24%

Voldoende

30%

Goed

35%

Zeer goed

3%

Geen antwoord

9% 0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

Resultaten vraag 8 nabevraging zorgverleners: “Hoe is volgens u de therapietrouw van uw patiënten?” nabevraging zorgverleners (vraag 8) Zeer slecht

1%

Slecht

1%

Matig

18%

Voldoende

34%

Goed

28%

Zeer goed

5%

Geen antwoord

12% 0%

62 | 73

5%

10%

15%

20%


25%

30%

35%

40%

8.2.6.2

Zorggebruikers Resultaten vraag 8 voorbevraging en vraag 6 nabevraging zorggebruikers: “Vergeet u wel eens uw geneesmiddelen in te nemen?” voorbervraging zorggebruikers (vraag 8)

Geen antwoor d; 1%

Geen antwoor d; 1%

Ja; 24%

Nee; 75%

nabevraging zorggebruikers (vraag 6) Ja; 38%

Nee; 61%

Resultaten vraag 9 voorbevraging en vraag 7 nabevraging zorggebruikers: “Bent u soms nonchalant in het nemen van uw geneesmiddelen?” voorbevraging zorggebruikers (vraag 9) Geen antwoor d; 1%

Nee; 87%

63 | 73

Geen antwoor d; 2%

Ja; 12%

Nee; 88%



Resultaten vraag 10 voorbevraging en vraag 8 nabevraging zorggebruikers: “Stopt u soms het nemen van uw geneesmiddelen als u zich beter voelt?” Geen antwoor d; 2%

voorbevraging zorggebruikers (vraag 10) Ja; 11%

Nee; 87%

Geen antwoor d; 3%


Nee; 90%

Resultaten vraag 11 voorbevraging en vraag 9 nabevraging zorggebruikers: “Stopt u soms het nemen van uw geneesmiddelen wanneer u zich slechter voelt bij het nemen van uw geneesmiddelen?” voorbevraging zorggebruikers (vraag 11) Geen antwoor d; 2%

Ja; 21%

Nee; 77%

64 | 73

nabevraging zorggebruikers (vraag 9) Geen antwoor d; 13%

Nee; 73%


Ja; 14%

8.3

Medicatieschema

8.3.1

Beschikbaarheid en performantie van het platform Objectief: Medicatieschema is altijd beschikbaar in Vitalink voor de betrokken zorgactoren Indicatoren: SLA indicatoren over beschikbaarheid en performantie Meetmethode: Via Vitalink (statistische gegevens platform)

december 2012 januari 2013 februari 2013 maart 2013 april 2013 mei 2013 juni 2013 juli 2013 augustus 2013 september 2013

65 | 73

Beschikbaarheid platform decryptor 1 (≥ 99,00%) (≥ 99,00%) 99,89% 99,90% 100,00% 100,00% 99,98% 99,98% 100,00% 99,98% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 99,95% 99,93% 99,98% 99,98% 99,98% 100,00% 99,98% 100,00%


Performantie (≤ 4 sec) platform decryptor 1 (≥ 95,00%) (≥ 95,00%) 95,54% 100,00% 94,72% 96,10% 97,01% 98,62% 97,11% 98,11% 98,17% 98,61% 98,78% 98,81% 98,36% 99,91% 99,28% 99,67% 98,85% 99,77% 99,18% 99,51%

8.4

Pilootproject

8.4.1

Werking gegevens- en communicatie-stromen Objectief: Snelle en probleemloze communicatie- en gegevensstromen (1) en data kunnen opladen en opvragen (2) Indicatoren: / Meetmethode: Via Vitalink en enquêtes zorgverleners (vraag 10/11/12/13 bij nabevraging) Resultaten vraag 10 nabevraging zorgverleners: “Hoe vaak ervaart u problemen met de toegang tot Vitalink?” nabevraging zorgverleners (vraag 10) Dagelijks

8%

Wekelijks

12%

2-wekelijks

1%

Maandelijks

11%

3-maandelijks

11%

Nooit

30%

Geen antwoord

27% 0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

Resultaten vraag 11 nabevraging zorgverleners: “Is het Vitalink-medicatieschema altijd raadpleegbaar?” nabevraging zorgverleners (vraag 11) Volledig oneens

3%

Oneens

8%

Eerder oneens

12%

Eerder eens

15%

Eens

26%

Volledig eens

16%

Geen antwoord

20% 0%

66 | 73

5%

10%

15%


20%

25%

30%

Resultaten vraag 12 nabevraging zorgverleners: “Wat vindt u van de duur van het doorsturen van het Vitalink-medicatieschema? nabevraging zorgverleners (vraag 12)

Te lang

20%

Aanvaardbaar

43%

Goed

8%

Geen antwoord

28% 0%

10%

20%

30%

40%

50%

Resultaten vraag 13 nabevraging zorgverleners: “Wat vindt u van de duur van het opvragen van het Vitalink-medicatieschema?” nabevraging zorgverleners (vraag 13)

Te lang

24%

Aanvaardbaar

35%

Goed

18%

Geen antwoord

23% 0%

8.4.2

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

Werking Platform Objectief: De toegang tot Vitalink gebeurt probleemloos voor de mensen die het recht hebben op toegang en dit op een continue basis Indicatoren: SLA indicatoren over beschikbaarheid en performantie Meetmethode: Via Vitalink en enquêtes (statistische gegevens platform) Zie ook 8.3.1 Beschikbaarheid en performantie van het platform op pagina 65.

67 | 73


8.5

Statusrapport september 2013

8.5.1

Evolutie aantal unieke gebruikers Het aantal unieke gebruikers komt overeen met het aantal individuele zorgverleners en patiënten die actief zijn geweest op het Vitalink-platform tijdens een bepaalde periode. De rol van de gebruiker is software-onafhankelijk. Een huisarts die een schema consulteert via een patiëntenviewer wordt ook meegeteld als huisarts.

Conclusie: Sinds de piek in juni blijft het aantal unieke gebruikers dalen, ook nu de zomervakantie voorbij is. Vooral het aantal huisartsen en patiënten die een viewer gebruiken is erg teruggevallen. De aanhoudende problemen met huisartsensoftware en het pilootproject dat op zijn einde loopt hebben dus blijkbaar een invloed op de het gebruik van Vitalink. Het aantal zelfstandige verpleegkundigen dat actief gebruik maakt van Vitalink blijft erg klein.

68 | 73


8.5.2

Evolutie aantal patiënten per medicatieschema’s Geïncludeerde patiënten = patiënten die toegestemd hebben om mee te werken en dus een geïnformeerde toestemming hebben ondertekend. Dat betekent niet automatisch dat die patiënten reeds een medicatieschema op Vitalink hebben staan. Het totaal aantal medicatieschema’s komt overeen met het totaal aantal patiënten in Vitalink.

Conclusie: De toename van patiënten met een schema op Vitalink zet zich verder. Het verschil tussen het aantal geïncludeerde patiënten en het aantal schema’s op Vitalink blijft groot. 8.5.3

Evolutie uitwisseling tussen actoren

8.5.3.1

Aantal actoren per medicatieschema (lezen en schrijven) Deze tabel geeft een indicatie van de samenwerking rond een patiënt. De cijfers geven aan hoeveel verschillende gebruikers (zorgactoren, patiënten en organisaties) de informatie van dezelfde patiënt hebben opgevraagd (en toegevoegd / aangepast) in een bepaalde maand. Bij het verzamelen van de gegevens en het opmaken van de grafieken wordt een ‘gebruiker’ geïdentificeerd op basis van zijn rijksregisternummer. Dit wil zeggen dat bijvoorbeeld één apotheek meerdere unieke gebruikers kan hebben (meerdere apothekers die werken binnen dezelfde apotheek) en dat een organisatie (zoals bijvoorbeeld het Wit-Gele Kruis Antwerpen) als één unieke gebruiker wordt behandeld. Hoe lees ik de tabel? In april werden in van 245 patiënten gegevens geraadpleegd of gewijzigd. Bij 195 patiënten werden die gegevens door slechts één actor geraadpleegd of gewijzigd. Bij 42 patiënten waren er twee actoren bij betrokken. Bij 8 patiënten 3 of meer actoren.

69 | 73


Conclusie: Het aantal medicatieschema’s waar meer dan één actor bij betrokken is blijft zich situeren rond de 25 % 8.5.3.2

Aantal actoren per medicatieschema (enkel schrijven) Deze tabel geeft net als de vorige tabel een indicatie van de samenwerking rond een patiënt. De cijfers zijn hier echter enkel van toepassing op het aantal actoren dat schrijfopdrachten heeft uitgevoerd. In de praktijk gaat het dus om artsen en apothekers.

Conclusie: Het aantal medicatieschema’s dat door meer dan één actor werd gewijzigd schommelt erg en is sinds de zomer gedaald tot 2,4 % en minder.

70 | 73


8.5.4

Andere gegevens

8.5.4.1

Gemiddeld aantal versies van een medicatieschema Bij elke wijziging krijgt een schema een nieuw versienummer.

8.5.4.2

Verhouding actieve en niet-actieve medicatie-elementen Een actief medicatie element is een medicijn dat de patiënt actueel behoort te nemen. Nietactieve medicatie is stopgezette medicatie. De verhouding tussen actieve en niet-actieve medicatie-elementen zegt dus iets over de mate waarin schema’s up-to date worden gehouden en, meer specifiek, of medicatie die niet meer relevant is ook effectief wordt geschrapt uit het schema.

71 | 73


8.5.4.3

Aantal wijzigingen en consultaties van een medicatieschema Met aantal wijzigingen wordt het aantal schrijfoperaties bedoeld, op medicatieschema-niveau. Het gaat hier dus om wijzigingen aan een schema (het aantal medicatie-elementen dat wordt gewijzigd speelt geen rol) én om de creatie van nieuwe schema’s. Opmerking: Het Wit-Gele Kruis consulteert dagelijks, automatisch en in batch, de schema’s voor hun patiënten. Dit beïnvloedt de consultatiecijfers.

8.5.4.4

Aantal wijzigingen per beroepsgroep Enkel artsen en apothekers hebben op dit moment de mogelijkheid om wijzigingen aan te brengen in een medicatieschema.

72 | 73


8.5.4.5

Aantal consultaties per beroepsgroep In dit schema werden enkel de cijfers opgenomen van de individuele zorgverleners.

8.5.4.6

Aantal toegangen via break-the-glass De break-the-glassprocedure laat een zorgverlener toe om in een noodgeval de gegevens van een patiënt op te vragen, zelfs al heeft hij geen zorgrelatie met hem (of is hij niet in staat om die relatie te bewijzen). Deze toegangen moeten steeds gemotiveerd worden en worden apart geregistreerd.

73 | 73


Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

Recommend Documents