Uitnodiging tot inschrijving
Procesverbetering door Business Proces Management
Ref.nr. 150.09 Leiden, 13 augustus 2009
INHOUDSOPGAVE pagina 3
1
BEGRIPSBEPALINGEN
2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
INLEIDING Algemeen Project Procedure Doel Uitnodiging tot inschrijving Korte beschrijving van deze Uitnodiging tot inschrijving
4 4 4 5 5 5
3 3.1 3.2 6 3.3 3.4
INHOUD VAN DE INSCHRIJVING Inhoud Minimumeisen
6 6
Gunning Vorm
6 8
4
BEOORDELINGPROCEDURE
9
5
COMBINATIES EN ONDERAANNEMING
10
6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12 6.13 6.14 6.15 6.16
PROCEDURE Geldigheidsduur Taal Informatie-uitwisseling Ondertekening Indienen van de inschrijvingen en sluitingsdatum Intellectueel eigendom Uitnodiging tot inschrijving Opening van de Inschrijvingen Non-discriminatie Voorbehoud Kostenvergoeding Vertrouwelijkheid/geheimhouding Tegenstrijdigheden Instemming Acquisitie Gestanddoeningstermijn Samenvatting aanbestedingsprocedure
11 11 11 11 11 11 12 12 12 12 13 13 13 13 13 13 14
BIJLAGEN A Algemene gegevens Inschrijver B Verklaring conform artikel 45 Bao C Verklaring inzake kinderarbeid D Inkoopvoorwaarden Dienstverlening E Akkoordverklaring Inkoopvoorwaarden Dienstverlening F Referentieformulier G Capaciteitsoverzicht H Tariefstelling LOSSE BIJLAGE Programmaplan “Proces in Uitvoering!”
2
1
BEGRIPSBEPALINGEN
De in dit hoofdstuk in een vet lettertype omschreven begrippen worden in de rest van dit document aangegeven met een Beginkapitaal. Aanbesteder (in de zin van het Bao: de aanbestedende dienst) is het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Leiden, vertegenwoordigd door: Bureau Aanbestedingen Kantooradres: Stadhuisplein 1, 2311 EJ Leiden (Informatiebalie: 09.00 – 16.00 uur) E-mailadres:
[email protected] Bao Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten van 16 juli 2005, Stb. 2005, 408, inclusief de wijziging van 7 december 2005, Stb. 650. Belangstellende De leverancier die per e-mail aan Aanbesteder gemeld heeft de in te vullen bijlagen in Word-format en/of de antwoorden op gestelde vragen te willen ontvangen. N.B. Belangstellenden wordt aangeraden om ter voorkoming van bezorgfouten altijd een leesbevestiging te vragen. Uitnodiging tot inschrijving Het document van de Aanbesteder waarin de inhoud en wijze van indienen van de Inschrijving omschreven staat. Inschrijver De leverancier die een Inschrijving heeft uitgebracht aan de Aanbesteder in het kader van deze aanbesteding. Inschrijving De documenten die de Inschrijver heeft uitgebracht aan Aanbesteder om in aanmerking te kunnen komen voor gunning van de Opdrachten. Opdrachtnemer Een Inschrijver aan wie de Aanbesteder in het kader van deze aanbesteding een Opdracht gunt. Opdracht Een Opdracht tot het leveren van de in deze Uitnodiging tot inschrijving omschreven diensten.
3
2
INLEIDING
2.1
Algemeen
Leiden is een authentieke Hollandse stad met ruim 117.000 inwoners en een rijke traditie op het gebied van kennis, wetenschap, cultuur en internationale betrekkingen. De combinatie van de cultuurhistorie en het potentieel aan mogelijkheden voor de kennissamenleving maakt de stad uniek. Leiden is bovendien onderdeel van een stedelijk gebied dat groter is dan de gemeentegrenzen aangeven. De stad en de regio werken nauw samen. In Leiden zijn circa 1700 ambtenaren werkzaam. De gemeentelijke organisatie heeft twee jaar geleden een grootschalige reorganisatie doorgemaakt en is omgezet van een dienstenmodel in een concerndirectiemodel.
2.2
Project
De doelen van de organisatie zijn na de reorganisatie gewijzigd, de structuur is gekanteld en er is een aanzet gegeven om de cultuur te veranderen. De werkprocessen zijn nog niet systematisch aangepakt en dat zal nu alsnog gaan gebeuren. Doel daarvan is het vergroten van de burgertevredenheid en van de efficiëntie. De gemeente Leiden zoekt bureaus die de komende drie jaren daarbij kunnen helpen. De gemeente heeft een programmaplan “Proces in Uitvoering!” opgesteld, zie losse bijlage. Uit het plan blijkt dat de gemeente procesoptimalisaties zelf doet. Dat wil zeggen dat de procesoptimalisaties gestalte krijgen in projecten die worden getrokken door afdelingsmanagers van de gemeente. Zij zijn de opdrachtnemers van de concerndirectie die de opdrachten aan de adviesbureaus verstrekt. De vraag aan de bureaus is steeds afhankelijk van de behoefte van die opdrachtnemers en is een inspanningsverplichting. Het kan zijn dat gevraagd wordt om het project te (bege)leiden of te trekken, het kan ook zijn dat gevraagd wordt om expertise, een originele kijk op het proces of inside-informatie te leveren, bijvoorbeeld over best practices bij andere overheden. De missie en de kernwaarden van de gemeente Leiden kunt u vinden op de gemeentelijke website. Aanbesteder zoekt bureaus die deskundig zijn op het gebied van Business Proces Management (BPM). Procesverbetering vindt plaats over de hele breedte van het gemeentelijk beleid. Bij de inzet op een bepaald beleidsterrein is ervaring met procesverbetering op dat terrein noodzakelijk. Inschrijvers dienen dan ook hun ervaring op die terreinen te vermelden, referenties te vermelden en een bewijs te overleggen van de tevredenheid van hun klanten. Het programma voor de rest van dit jaar bestaat in hoofdzaak uit vier grote procesoptimalisaties: - Opdrachtgeverschap van te verzelfstandigen bedrijfsonderdelen; - Standaard HRM-processen; - Complexe klantvragen in de ruimtelijke sfeer, zoals b.v. een vraag voor plaatsing van een groot kantoorgebouw in een woonwijk of een vraag om een bepaald gebied in de stad een ruimtelijke inkleuring te geven; - De samenwerking tussen Beleid en Uitvoering. Mogelijk worden daar dit jaar nog andere nader te bepalen optimalisaties aan toegevoegd. Volgend jaar wordt gestart met andere processen, waarbij de insteek steeds is eerst zoveel mogelijk een generiek proces te beschrijven en dan af te dalen naar specifieke processen. De omvang in € en/of uren van de inhuur door de gemeente Leiden is moeilijk in te schatten. De Aanbesteder kan daarom bij de raamovereenkomsten geen omzet garanderen. Het is belangrijk dat Inschrijver op verschillende niveaus voldoende capaciteit heeft om Aanbesteder in de komende 2,5 jaar in verschillende procesoptimalisaties – naar rato van de concrete behoefte in een bepaalde procesoptimalisatie – bij te staan. De inzet van de advieskracht is afhankelijk van de aanpak, volgorde en intensiteit van de achtereenvolgende procesoptimalisaties. Voor eventuele uitloop is er een optionele verlenging onder dezelfde condities mogelijk tot maximaal 4 jaar na inwerkingtreding van het contract. De gemeente hecht aan het tot stand brengen van een duurzame relatie en geeft daarom de voorkeur aan raamovereenkomsten met een beperkt aantal partijen. Onder die raamovereenkomsten worden, als
4
daarvoor aanleiding is, met de geselecteerde bureaus afspraken gemaakt over betrokkenheid bij een bepaald project dat in de komende jaren plaatsvindt.
2.3
Procedure
Om tot gunning te komen aan de meest geschikte Opdrachtnemers wordt een Europese aanbesteding gehouden met gebruikmaking van de openbare procedure. De procedure wordt afgesloten met een gunning aan de economisch meest voordelige Inschrijvingen. De gehele procedure en voorwaarden zijn beschreven in hoofdstuk 6.
2.4
Doel Uitnodiging tot inschrijving
Het doel van deze Uitnodiging tot inschrijving is het eenduidig vastleggen van de procedure en bepalen op welke wijze de gunning aan de Opdrachtnemers plaatsvindt. Het document is bestemd voor zowel het beoordelingsteam als de Inschrijvers. Hiermee zijn vooraf alle betrokkenen op de hoogte gesteld van de gehele procedure.
2.5
Korte beschrijving van deze Uitnodiging tot inschrijving
In hoofdstuk 1 worden de in dit document gebruikte begrippen verklaard. In hoofdstuk 2 worden het onderwerp van de onderhavige aanbesteding en de procedure omschreven. In hoofdstuk 3 worden de inhoudelijke aspecten van de door de gemeente Leiden gewenste Inschrijvingen beschreven. De te beantwoorden vragen en de te verstrekken gegevens worden hier opgesomd evenals de vorm waarin deze aspecten dienen te worden gepresenteerd. In hoofdstuk 4 worden de beoordeling van de Inschrijvingen en de gunning toegelicht. In hoofdstuk 5 worden de mogelijkheden van en voorwaarden voor een gecombineerde Inschrijving opgesomd. In hoofdstuk 6 worden de procedurele aspecten van deze aanbesteding beschreven, de tijdsplanning en de wijze van indienen van de Inschrijving.
5
3
INHOUD VAN DE INSCHRIJVING
3.1
Inhoud
Aanbesteder verwacht een inschrijving in de vorm zoals aangegeven onder hoofdstuk 3.4. Inschrijvingen dienen te voldoen aan de hiernavolgende minimumeisen.
3.2
Minimumeisen 1) Inschrijving op tijd, volledig, in tweevoud en rechtsgeldig ondertekend ontvangen; 2) Inschrijving in de Nederlandse taal gesteld; 3) De aanwezigheid van (een kopie van) de verklaring van inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel, die niet ouder is dan 6 maanden; 4) De aanwezigheid van de getekende standaardverklaring inzake artikel 45 Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) (bijlage B); 5) De aanwezigheid van de getekende verklaring inzake kinderarbeid (bijlage C); 6) De aanwezigheid van de getekende verklaring (eventueel met toelichting) inzake de Inkoopvoorwaarden Dienstverlening (bijlage E); deze voorwaarden zijn als bijlage D bij deze Uitnodiging tot inschrijving gevoegd; 7) Inschrijver dient zijn algemene gegevens conform bijlage A bij te voegen; 8) Referenties inclusief tevredenheidverklaring waaruit de succesvolle inzet van Inschrijver blijkt als projectleider of adviseur bij de vier procesoptimalisaties als genoemd in paragraaf 2.2 bij gemeentelijke organisaties; de referenties dienen opgesteld te zijn volgens model bijlage F. Een referentie kan betrekking hebben op meer adviestrajecten; 9) Referenties inclusief tevredenheidverklaring waaruit de succesvolle inzet van Inschrijver blijkt als projectleider of adviseur bij procesoptimalisaties op andere beleidsterreinen bij gemeentelijke organisaties; hiermee worden bedoeld alle andere beleidsterreinen dan de genoemde in paragraaf 2.2 waarmee Inschrijver ervaring heeft opgedaan. Ook deze referenties dienen opgesteld te zijn volgens model bijlage F. Een referentie kan betrekking hebben op meer adviestrajecten.
Onderstaande invulbijlagen kunnen als Word-bestand worden opgevraagd bij
[email protected]: bijlage A Algemene gegevens Inschrijver bijlage E Akkoordverklaring Inkoopvoorwaarden Dienstverlening bijlage F Referentieformulier bijlage G Capaciteitsoverzicht bijlage H Tariefstelling
3.3
Gunning
De gunning geschiedt op basis van de economisch meest voordelige inschrijving. Inschrijvingen die aan de eisen voldoen worden beoordeeld op de volgende gunningcriteria: gunningcriterium
aantal punten max.
3.3.1 Kennis Kennis van procesoptimalisatie over de gehele breedte, methoden en aanpak, van het gemeentelijk beleid strekt tot aanbeveling, evenals kennis in de diepte van BPM gericht op bepaalde gemeentelijke beleidsterreinen of taken. Dat geldt dus zowel de primaire processen (direct gericht op de burgers en klanten van de gemeente), de managementprocessen (gericht op bestuur en directie) en de ondersteunende processen (ten behoeve van het management van de organisatie). Aanbesteder verwacht van Inschrijvers een omschrijving (maximaal 1 A4) van de wijze waarop Inschrijver deze kennis zal inzetten bij een Opdracht.
25
6
3.3.2. Specifieke expertise Meer diepgaande kennis op het gebied van de doorlichting van specifieke gemeentelijke processen (zoals bijvoorbeeld beleidsontwikkeling, planning & control, HRM, financiële administratie, subsidiëring) strekt tot aanbeveling. Aanbesteder verwacht van Inschrijvers een omschrijving (maximaal 1 A4) van de wijze waarop Inschrijver deze expertise zal inzetten bij een Opdracht.
25
3.3.3. De methode In het Programmaplan ‘Proces in Uitvoering!’ is de methode van procesoptimalisatie beschreven in 7 stappen: - Auditing - Diagnose - Procesdoelstelling formuleren - Herontwerp - Voorbereiding implementatie - Implementatie - Monitoring Deliverables per proces: Auditrapport en Diagnoserapport, eventueel gecombineerd, Notitie met procesdoelstellingen, Procesbeschrijvingen, Implementatieplan en Monitor. Aanbesteder verwacht van Inschrijvers een omschrijving (maximaal 2 A4) van de concrete toepassing van deze methodiek uit het programmaplan.
3.3.4. Capaciteit Er zullen tamelijk veel projecten naast elkaar gaan lopen, al is nu nog niet duidelijk welke. De geselecteerde bureaus zullen gezamenlijk de vraag moeten aankunnen. Mede in het kader van de genoemde langdurige relatie is het dan ook wenselijk dat de Opdrachtnemers over voldoende kwalitatieve en kwantitatieve capaciteit beschikken om de advieswerkzaamheden succesvol uit te kunnen voeren. Aanbesteder verwacht daarom van Inschrijvers een opgave van de beschikbare adviescapaciteit (format bijlage G). Per adviestraject met minimaal 1 medewerker per functie worden 2 punten gegeven voor de 4 genoemde adviestrajecten in 2.2. en 1 punt voor elk volgend adviestraject met een maximum van 20 punten.
30
20
Elk criterium zal een rapportcijfer van 0 – 10 krijgen. Op basis daarvan zal het aantal punten worden bepaald door dit rapportcijfer te hanteren als percentage van het totaal per criterium te behalen punten. In totaal zijn er voor alle vragen bij elkaar 100 punten te verdienen. Inschrijver dient tenminste 70 punten te behalen. Indien deze drempel niet behaald wordt, zal Aanbesteder de betreffende Inschrijving ter zijde leggen. Aan de behaalde punten wordt vervolgens een waarde toegekend van € 4.000 per punt. Het aantal punten maal 10.000 wordt aangeduid als "Kwaliteit", daarna wordt dit totaal verminderd met de prijsscore. De door Inschrijver opgegeven uurtarieven zullen door Aanbesteder worden omgerekend naar een totale Prijsscore. Daarvoor worden de door Inschrijver opgegeven uurtarieven van bijlage I vermenigvuldigd met het aantal inzeturen. Dit aantal uren dient slechts voor de vergelijking van de Inschrijvingen; Inschrijver kan hieraan geen rechten ontlenen.
7
3.4
Vorm
Om vergelijking tussen de verschillende Inschrijvers te vergemakkelijken stelt Aanbesteder er prijs op dat de Inschrijving de volgende vorm heeft: Aanbiedingsbrief Eis 3.1 Algemene gegevens van Inschrijver, invulformulier (bijlage A) Eis 3.2.3 Verklaring van inschrijving Kamer van Koophandel Eis 3.2.4 Verklaring conform artikel 45 Bao (bijlage B) Eis 3.2.5 Verklaring inzake kinderarbeid (bijlage C) Eis 3.2.6 Akkoordverklaring Inkoopvoorwaarden Dienstverlening, invulformulier (bijlage E) Eis 3.2.8 Referenties vier procesoptimalisaties als genoemd in 2.2 inclusief tevredenheidverklaring (bijlage F) Eis 3.2.9 Referenties op andere beleidsterreinen dan de genoemde in paragraaf 2.2 inclusief tevredenheidverklaring (bijlage F) Gunningcriterium 3.3.1 Kennis: omschrijving wijze waarop Inschrijver zijn kennis zal Inzetten bij een opdracht, maximaal 1A4 Gunningcriterium 3.3.2 Specifieke expertise: omschrijving wijze waarop Inschrijver zijn specifieke expertise zal inzetten bij een opdracht, maximaal 1 A4 Gunningcriterium 3.3.3 De Methode: omschrijving van de concrete toepassing van de methodiek uit het Programmaplan “Proces in uitvoering!”, maximaal 2 A4 Gunningcriterium 3.3.4 Capaciteitsoverzicht, invulformulier (bijlage G) Tariefstelling, invulformulier (bijlage H)
achter tabblad 1 tabblad 2 tabblad 3 tabblad 4 tabblad 5 tabblad 6 tabblad 7 tabblad 8 tabblad 9 tabblad 10 tabblad 11 tabblad 12
8
4
BEOORDELINGPROCEDURE
De Inschrijvingen worden door een beoordelingsteam op basis van de minimumeisen en gunningcriteria beoordeeld. Deze minimumeisen en criteria, alsook de wijze waarop beoordeeld wordt, zijn op voorhand vastgelegd. Indien een Inschrijving niet voldoet aan één of meer van de eisen is dit reden om de Inschrijving uit te sluiten van verdere beoordeling. Het beoordelingsproces zal als volgt worden uitgevoerd: • De Inschrijvingen worden eerst getoetst aan de minimumeisen gesteld in paragraaf 3.2; • Vervolgens worden de Inschrijvingen beoordeeld op basis van de gunningcriteria gesteld in paragraaf 3.3. Aanbesteder heeft het voornemen te gunnen aan een beperkt aantal Inschrijvers die de economisch meest voordelige mix vormen van bewezen expertise en kosten zodat de raamovereenkomsten een zo breed mogelijk terrein bestrijken. Bij gunning wordt op basis van de volgorde van de uitslag bekendgemaakt met welke Inschrijvers op welke beleidsterreinen een raamovereenkomst zal worden afgesloten.
9
5
COMBINATIES EN ONDERAANNEMING
Indien een Inschrijving wordt ingezonden door een combinatie/consortium van leveranciers dient ieder lid van de combinatie/consortium een verklaring te ondertekenen, ingevolge welke alle tot de combinatie behorende ondernemingen zich gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de uitvoering van de gehele opdracht. De verklaring is vormvrij. Een onderneming kan zich slechts éénmaal zelfstandig of in combinatie aanmelden als Inschrijver. Het na gunning vormen van combinaties anders dan waarvoor Inschrijving heeft plaatsgevonden is slechts toegestaan na schriftelijke toestemming van Aanbesteder.. Indien een Inschrijver gebruik maakt van onderaannemers dient hij aan te geven welke onderaannemers voor welke activiteiten zullen worden ingezet, en dient een verklaring te worden opgesteld waaruit blijkt dat hij als hoofdaannemer volledig aansprakelijk is voor de uitvoering van de gehele opdracht. De verklaring is vormvrij. De informatie zoals bedoeld in dit document bij hoofdstuk 3.2 Minimumeisen dient door ieder van de combinanten, of hoofdaannemer en onderaannemer, te worden opgeleverd.
10
6
PROCEDURE
6.1
Geldigheidsduur
Prijzen in de Inschrijving dienen vermeld te zijn exclusief B.T.W. en minimaal geldig tot 1 oktober 2010. Ten hoogste eenmaal per jaar kunnen de prijzen worden herzien, voor het eerst per 1 oktober 2010. Hiervoor zal een nader af te spreken CBS-indexering afgesproken worden.
6.2
Taal
De Inschrijving en eventuele correspondentie dienen in de Nederlandse taal gesteld te zijn. Verdere communicatie na gunning dient in het Nederlands te geschieden. Aanbesteder hanteert deze taaleisen als knock-out criterium bij de beoordeling van de Inschrijvingen.
6.3
Informatie-uitwisseling
Vragen om nadere informatie met betrekking tot inhoudelijke aspecten, aspecten rond de aanbestedingsprocedure en onduidelijkheden in de Uitnodiging tot Inschrijving dienen onder vermelding van “Uitnodiging tot Inschrijving Procesverbetering” uitsluitend per e-mail te worden gesteld aan
[email protected] N.B. Belangstellenden wordt aangeraden om ter voorkoming van bezorgfouten altijd een leesbevestiging te vragen. Vragen dienen uiterlijk donderdag, 10 september 2009 binnen te zijn. Deze zullen met de bijbehorende antwoorden in een Nota van inlichtingen uiterlijk donderdag 17 september 2009 geanonimiseerd aan alle Belangstellenden gemaild worden en deel uitmaken van de Uitnodiging tot inschrijving. Tevens wordt de Nota van inlichtingen gepubliceerd op www.leiden.nl/aanbesteden Vragen en opmerkingen betreffende de inkoopvoorwaarden Dienstverlening Leiden dient u niet als vraag voor de Nota van Inlichtingen in te dienen, maar op de desbetreffende akkoordverklaring te vermelden onder “Eventuele toelichting”. Het is in het kader van deze aanbesteding niet toegestaan om op een andere dan de hierbovenstaande wijze contact op te nemen met medewerkers en adviseurs van Aanbesteder. Indien een Inschrijving onduidelijkheden bevat, kan Aanbesteder per e-mail aanvullende informatie opvragen bij de Inschrijver. Deze aanvullende informatie dient schriftelijk of per e-mail te worden verstrekt en zal deel uitmaken van de Inschrijving.
6.4
Ondertekening
De Inschrijving dient te zijn ondertekend door een natuurlijk persoon als bevoegde bestuurder van Inschrijver blijkens (een kopie van) een recent uittreksel (niet ouder dan zes maanden) uit het register van de Kamer van Koophandel. Hetzelfde geldt voor de ondertekening van daarvoor aangewezen bijlagen.
6.5
Indienen van de Inschrijvingen en sluitingsdatum
De Inschrijvingen dienen uiterlijk op donderdag, 24 september 2009 om 11:00 uur schriftelijk en in tweevoud (1 origineel + 1 (kopie)exemplaar zonder tabbladen) in het bezit te zijn van Aanbesteder op het in hoofdstuk 1 onder Aanbesteder genoemde adres. De verpakking dient voorzien te zijn van: • naam en e-mailadres Inschrijver • de vermelding: “Inschrijving Procesverbetering”
11
• de vermelding: “Persoonlijk en vertrouwelijk, niet openen” De verpakking, die gesloten dient te worden afgegeven, wordt tot de sluitingsdatum ongeopend bewaard. Aanbesteder verstrekt bij afgifte op verzoek een ontvangstbevestiging. Bij te late inlevering wordt de Inschrijving van deelname uitgesloten. Het risico van vertraging tijdens de verzending of door onjuiste/onvolledige adressering is geheel voor rekening van de Inschrijver. Aan het uitbrengen van een Inschrijving kunnen geen rechten worden ontleend. De Uitnodiging tot Inschrijving is en impliceert geen Opdracht en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd.
6.6
Intellectueel eigendom Uitnodiging tot Inschrijving
Behoudens uitzonderingen door de Wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van Aanbesteder niets uit deze Uitnodiging tot Inschrijving worden verspreid en/of verveelvoudigd (anders dan ten behoeve van deze Uitnodiging tot Inschrijving) door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins.
6.7
Opening van de Inschrijvingen
De Inschrijvingen zullen worden geopend op donderdag 24 september 2009 aansluitend aan de indieningtermijn. Hierbij worden geen Inschrijvers uitgenodigd.
6.8
Non-discriminatie
Op die plaatsen in deze Uitnodiging tot Inschrijving waar gesproken wordt over merknamen, typen, fabricageprocédés etc. en waarbij het wellicht handelt om een unieke zaak zal het gestelde in artikel 23 lid 11 en 12 van het Bao van toepassing zijn op het bewuste tekstdeel. Inschrijvers dienen in een dergelijk geval aansluitend aan het bewuste tekstdeel de zinsnede “of gelijkwaardig” te lezen. Een uitzondering wordt gemaakt voor bijlagen waarin voor vergelijkingsdoeleinden merknamen expliciet worden genoemd.
6.9
Voorbehoud
De in deze Uitnodiging tot Inschrijving gestelde eisen, wensen en vragen zijn gebaseerd op de op dit moment bekende huidige en toekomstige situatie bij Aanbesteder. Inschrijvers kunnen geen enkel recht ontlenen aan de in dit document genoemde planning, aantallen, oplossingen of specificaties. Deze dienen slechts ter indicatie van de dienstverlening en als basis voor de vergelijking tussen verschillende Inschrijvers. De in dit document gevraagde oplossingen zijn gebaseerd op de op het moment van schrijven bekende en beschikbare technologie. Ontwikkelingen in de techniek of in de markt kunnen er voor Aanbesteder aanleiding toe geven om van Opdrachtnemer te verlangen dat op het moment van levering van de prestatie wordt voldaan aan de dan vigerende standaarden en prestaties. Aanbesteder behoudt zich het recht voor om, zonder opgaaf van redenen, het gehele aanbestedingstraject tijdelijk of definitief te stoppen, bijvoorbeeld in geval van: a. Het niet beschikbaar hebben van voldoende financiële middelen; b. Het ontbreken van (formeel) positieve besluitvorming aangaande (het voornemen tot) gunning, bijvoorbeeld als gevolg van het niet voldoen aan wet- of regelgeving; c. Gewijzigde regelgeving, op nationaal en/of Europees niveau, of zodanig overheidsbeleid dat de inhoud van de opdracht aangepast dient te worden; d. Het, naar het oordeel van Aanbesteder, ontbreken van een voordelige Inschrijving. Deze opsomming is niet limitatief. Voor dit voortgangsrisico van het aanbestedingstraject kan Aanbesteder – zolang de Opdracht formeel nog niet is gegund – niet aansprakelijk worden gesteld. Inschrijvers kunnen op geen enkele wijze hieraan rechten ontlenen, noch is Aanbesteder op welke wijze dan ook in dit geval schadeplichtig. Inschrijvers zijn
12
zich hiervan bewust en aanvaarden het feit dat zij meedoen aan deze aanbesteding voor eigen rekening en risico.
6.10 Kostenvergoeding Inschrijvers hebben vanwege het hierboven beschreven voorbehoud geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbestedingsprocedure. Door het indienen van een Inschrijving verklaart de Inschrijver zich akkoord met deze voorwaarde. Kosten door Inschrijvers gemaakt in dit aanbestedingsproces vanwege het opstellen en verzenden van de Inschrijving kunnen niet op Aanbesteder worden verhaald.
6.11 Vertrouwelijkheid/geheimhouding Inschrijver mag de gegevens die Aanbesteder hem in verband met deze Uitnodiging tot Inschrijving ter beschikking stelt alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Aanbesteder zal de Inschrijvingen met vertrouwelijkheid behandelen, deze zullen uitsluitend getoond worden aan medewerkers die direct bij de aanbestedingsprocedure zijn betrokken. Correspondentie en ontvangen Inschrijvingen zullen na afloop niet worden geretourneerd. Publiciteit met betrekking tot dit project zowel in de inschrijvingfase als na eventuele gunning is alleen toegestaan met schriftelijke toestemming van Aanbesteder.
6.12 Tegenstrijdigheden Deze Uitnodiging tot Inschrijving met alle bijbehorende bijlagen is met zorg samengesteld. Mocht een Inschrijver desondanks onvolkomenheden, tegenstrijdigheden, gebreken en/of bepalingen in strijd met het Bao constateren dan dient hij Aanbesteder hiervan per e-mail op de hoogte te stellen. Indien naderhand blijkt dat deze Uitnodiging tot Inschrijving genoemde onvolkomenheden bevat en deze niet door Inschrijver zijn gemeld, dan zijn deze voor risico van Inschrijver. In alle gevallen van onduidelijkheid prevaleert deze Uitnodiging tot Inschrijving.
6.13 Instemming Het in behandeling nemen van deze Uitnodiging tot Inschrijving houdt in dat de Inschrijver instemt met alle bovenstaande procedurele voorwaarden en de procedurele voorwaarden uit de andere hoofdstukken en bijlagen.
6.14 Acquisitie Acquisitie naar aanleiding van deze aanbesteding wordt niet op prijs gesteld.
6.15 Gestanddoeningstermijn Inschrijver dient de Inschrijving minimaal gestand te doen tot 2 maanden na de sluitingsdatum van de Inschrijving. In verband met de mogelijkheid dat tegen het voornemen tot gunning een civiel kort geding wordt aangespannen dient Inschrijver de Inschrijving in ieder geval gestand te doen tot het moment dat de Opdracht na het aanhouden van een standstillperiode van 15 dagen gegund is. Voorts dient hij voor het geval er een civiel kort geding wordt aangespannen de Inschrijving in ieder geval gestand te doen tot twee weken na de uitspraak in kort geding.
13
6.16 Samenvatting aanbestedingsprocedure Omschrijving
Geplande datum
Publicatie aanbesteding Indienen vragen belangstellenden Verzenden nadere inlichtingen (indien van toepassing) Indienen Inschrijvingen Voornemen tot gunning Einde standstillperiode Gunning
donderdag 13 augustus 2009 donderdag 10 september 2009 donderdag 17 september 2009 Uiterlijk donderdag 24 september 2009 om 11.00 uur donderdag 1 oktober 2009 vrijdag 16 oktober 2009 maandag 19 oktober 2009
Aan de bovengenoemde data kunnen geen rechten worden ontleend. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor de aangegeven tijdplanning te wijzigen.
14
