Tussenrapportage. Utrecht Prettig Geregeld!

Tussenrapportage

Utrecht Prettig Geregeld!

Gemeente Utrecht Augustus 2009

Ten Geleide Het verminderen of verhelpen van regeldruk en bureaucratie is een belangrijke en blijvende doelstelling van de gemeente Utrecht. Het gaat erom dat we zo min mogelijk lasten uit regels en

procedures voor burger, vrijwilliger, ondernemer, instelling en voor de eigen organisatie realiseren, gecombineerd met hoogwaardige dienstverlening. Met deze tussenrapportage informeert ons college van B en W uw gemeenteraad over de behaalde

dereguleringsresultaten van de gemeente Utrecht tot nu toe en de kansen die er nog liggen voor de toekomst. Dit rapport dient meerdere doelen: •

Het presenteren van het Utrechtse dereguleringsresultaat zodat we op basis van dit overzicht de Utrechtse aanpak en resultaten verder kunnen uitdragen en communiceren, extern maar ook intern.

•

Een basis bieden om gericht door te pakken op dereguleringsinitiatieven die nu lopen en zorgen voor een goede afronding.

•

Het creëren van aanvullende focus en prioritering op basis van kansen voor verdere deregulering uit deze tussenrapportage en het borgen van het thema op langere termijn.

Deze tussenrapportage bestaat uit 2 delen. Het eerste deel gaat uitvoerig in op het concernbrede

project Utrecht Prettig Geregeld! (UPG), de achtergrond, taken en doelstellingen en resultaten die de projectgroep tot nog toe heeft gerealiseerd. Vervolgens wordt het beeld geschetst van de diensten, die gewerkt hebben aan de deregulering. Het concernteam UPG heeft de stand van zaken bij de diensten geïnventariseerd en de resultaten in kaart gebracht. Daarnaast wordt per dienst aangegeven welke kansen er voor de toekomst zijn. Achtereenvolgens komen de Dienst Burgerzaken en Gemeente Belastingen (DB&GB), de Dienst Stads Ontwikkeling (SO), de Dienst Stadswerken (SW), de Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling (DMO), en de Dienst Ondersteuning (DO) aan bod.

In de bijlage is een totaaloverzicht te vinden van alle dereguleringsprojecten die momenteel in Utrecht lopen en wat daarvan de status is.

Wethouder deregulering, Piet van der Sluijs

2

Inhoudsopgave Inleiding................................................................................................................................................................ 4 Utrecht Prettig Geregeld!................................................................................................................................. 5 Achtergrond.................................................................................................................................................... 5

Doelen en uitgangspunten......................................................................................................................... 6 Aanpak ............................................................................................................................................................. 7

Projectorganisatie en werkwijze............................................................................................................... 9 Samenhang en strategische afstemming............................................................................................. 10

Planning ......................................................................................................................................................... 11

Middelen ........................................................................................................................................................ 11 Resultaten tot nu toe ................................................................................................................................. 11 Kansen voor de toekomst......................................................................................................................... 19

Dienst Burgerzaken en Gemeentebelasting ............................................................................................ 22 Visie ten aanzien van deregulering ....................................................................................................... 22

Resultaten tot nu toe ................................................................................................................................. 22 Kansen voor de toekomst......................................................................................................................... 23

Dienst Stadsontwikkeling.............................................................................................................................. 25 Visie ten aanzien van deregulering ....................................................................................................... 25


Dienst Stadswerken......................................................................................................................................... 29 Visie ten aanzien van deregulering ....................................................................................................... 29


Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling ..................................................................................................... 33 Visie ten aanzien van deregulering ....................................................................................................... 33


Dienst Ondersteuning .................................................................................................................................... 36 Visie ten aanzien van deregulering ....................................................................................................... 37


3

Inleiding In mei 2008 is het plan van aanpak voor deregulering, Utrecht Prettig Geregeld! (UPG) door ons college vastgesteld. Een projectgroep met dienstcoördinatoren en een concernteam is aan de slag gegaan,

bewust met de insteek dat inhoud, aanpak en werkwijze zich werkendeweg in samenwerking met de diensten zouden moeten uitkristalliseren. Inmiddels is een eerste slag gemaakt in de aanpak van het verminderen van regeldruk en bureaucratie. Er zijn regels en procedures herzien en aangepast, er lopen diverse projecten om het voor specifieke

doelgroepen (vrijwilligers, WMO-klanten, ondernemers) makkelijker te maken, we voeren best practices in van elders in het land, werken aan bewustwording en cultuuromslag en nemen tenslotte ook regels

en procedures voor onze eigen organisatie onder de loep (bijv. het proces nieuwe medewerker). Aan de andere kant ziet de projectgroep UPG ook kansen om op basis van het eerste jaar verder door te

pakken en aan te scherpen om voor het einde van 2009 en doorlopend naar eerste helft 2010 de

regeldruk nog verder te verlagen en bureaucratie te verhelpen. Daarmee sluiten we aan op de lijn van VNG en de ministeries van BZK en EZ om 2009 met name te gebruiken voor implementatie. Bovendien willen we ook vooruit kijken naar de borging van dit thema op langere termijn in samenhang met de overgang naar een nieuwe collegeperiode.

Vanuit de projectgroep kwam de conclusie dat er te weinig een totaaloverzicht was van alle dereguleringsprojecten en –activiteiten binnen de gemeente, dat wil zeggen wat ook buiten het project om in de diensten ondernomen wordt. Dit gold ook voor de dienstcoördinatoren binnen hun eigen dienst. Dit belemmerde om met elkaar meer uit te wisselen en te leren, meer samenhang en samenwerking te bereiken en ‘witte vlekken’ te ontdekken in onze deregulering.

Uit de dereguleringspraktijk bleek tegelijkertijd ook dat er vanuit de vakinhoud en –afdelingen soms al goede voorbeelden werden opgepakt, regels (deels) waren vereenvoudigd of de uitvoering was

verbeterd. Kortom: Utrecht dereguleert soms meer dan waar we zicht op hebben, ook al heeft die

deregulering vaak een andere naam zoals ‘innovatie’, ‘dienstverlening’, of ‘procesoptimalisatie’. De indruk was echter ook dat er nog veel kansen liggen en dat hierop –in ieder geval om ook daadwerkelijk verwezenlijkt te worden- nog kan worden aangejaagd en ondersteund.

Om de activiteiten en resultaten tot op heden zichtbaar te maken, maar ook om de verdere kansen te benoemen en op te pakken, is deze tussenrapportage opgesteld. Dit rapport is onder

verantwoordelijkheid van de projectgroep UPG, op basis van interviews en deskresearch (grotendeels uitgevoerd door het concernteam UPG) tot stand gekomen. In het navolgende vindt u het verslag van

het concernteam UPG en het beeld dat zij hebben geïnventariseerd bij de diensten waarmee zij de deregulering samen uitvoeren.

4

Utrecht Prettig Geregeld! Achtergrond In april 2008 heeft de concerndirectie ingestemd het plan van aanpak Utrecht Prettig Geregeld! (UPG), in mei van dat jaar heeft het college het plan ook vastgesteld. Nadat de projectorganisatie was

vastgesteld en de dienstcoördinatoren waren aangewezen is na de zomer de definitieve start gemaakt met het project.

UPG is niet het eerste dereguleringsproject van de gemeente, maar kan als een vervolg gezien worden op eerdere initiatieven en ervaringen, al waren deze zeer verschillend van karakter en organisatie.

Hoewel er eerdere dereguleringsprojecten geweest zijn, is UPG de directe opvolger van ‘Minder beleid, minder regels’ uit het programma Organisatie 2010 en ‘Vermindering administratieve lasten: AL Klaar’ uit het programma Publieksdienstverlening (PDV). Evaluatie van de Utrechtse deregulering toonde

echter aan dat het verminderen van regels mn. ging om het zogenaamde kappen van ‘dor hout’ (regels waar of niemand last van had, niet werden gebruikt of die hun rechtsgelding al hebben verloren).

Daarnaast kenmerkte de deregulering zich door een sterk ‘ad-hoc’ karakter: elk initiatief werd op

eigen wijze per regel/proces of per dienst ingevuld, een integraal/gemeentebreed kader ontbrak. De sterke focus op alleen de bestaande regels en procedures (en niet de aanwas van nieuwe regels en

procedures) en de behoudendheid van de genomen maatregelen hebben een daadwerkelijk effectieve deregulering verder belemmerd.

Vanuit deze analyse en het besef dat deregulering een thema is dat continue aandacht en inzet vereist (recht en regels zijn immers ‘levend’ in die zin dat regulering zich constant aan de samenleving moet aanpassen), maar bovenal vanwege het streven van Utrecht om de maatschappij hoogwaardige

dienstverlening te leveren was en is de dereguleringsdoelstelling voor de gemeente onverminderd

actueel. UPG is de uitwerking geweest van de doelstellingen zoals verwoord in het collegeprogramma 2006-2010 en de Programmabegroting 2008. Deze blijven –ook met het aantreden van het nieuwe college en het nieuwe collegeakkoord- onverminderd van kracht. Collegeprogramma ‘Utrecht voor elkaar’ Dienstverlening Punt 1.10 “Het college komt met een voorstel om te komen tot vermindering van de administratieve lasten voor bewoners en bedrijven door het schrappen van overbodige en tegenstrijdige regels, het vereenvoudigen van procedures en het combineren van loketten.” Ondernemerschap Punt 5.1: We verbeteren de dienstverlening aan Utrechtse ondernemers door vermindering van regels, vereenvoudiging van procedures en de organisatie van 1 loket. Voortvloeiend hieruit willen we een klantgerichte organisatie zijn, zowel intern als extern. Programmabegroting 2008 1.3 Publieksdienstverlening Algemene doelstelling: De gemeente Utrecht streeft naar een hoge klanttevredenheid voor haar publieksdienstverlening met een goede prijs-kwaliteitverhouding binnen de wettelijke kaders.

5

Het algemene doel van deregulering is op basis daarvan als volgt geformuleerd:

'De gemeente Utrecht streeft naar optimale dienstverlening en wil een klantgerichte organisatie zijn door de administratieve lasten en regeldruk te verminderen, voor burgers, ondernemers en instellingen én voor de ambtenaar zelf'.

Doelen en uitgangspunten Binnen deze algemene doelstellingen, die zowel dienstverlening als deregulering behelzen, richt UPG zich op de vermindering van de regeldruk. Het projectdoel luidt:

'Door middel van verschillende dereguleringsinstrumenten draagt het project bij aan een concrete vermindering van de objectieve en subjectieve Utrechtse regeldruk of onderdelen daarvan. Externe en interne lasten zijn aantoonbaar gereduceerd. 1 Kortom: Utrecht is prettig geregeld!' Vanuit de focus op kwaliteit in plaats van kwantiteit is besloten niet te werken met metingen of

kostenmodellen op het gebied van regeldruk of administratieve lasten. Dit is ook de reden dat er geen doelstelling in % geformuleerd is. Uitgangspunt is geweest dat, waar daar in deelprojecten behoefte aan is, er gebruik gemaakt wordt van meetinstrumenten die aansluiten op het karakter van de Utrechtse deregulering.

Andere belangrijke uitgangspunten voor de inhoud, organisatie en werkwijze van UPG zijn: •

aansluiting op bestaande kaders, doorzetten en ondersteunen op lopende initiatieven en activiteiten binnen de diensten/afdelingen;

•

de diensten/afdelingen zijn zelf eigenaar van regels en procedures en daarmee verantwoordelijk voor deregulering/AL-verlichting op hun eigen vakgebied;

•

samenwerking met de diensten (als eigenaar van de regels en procedures) om het dereguleringsproces versnellen, verdiepen en verbreden;

•

kennis en ervaring van binnen en buiten de gemeente delen, bijvoorbeeld door best practices te ontsluiten en op te pakken;

•

inventarisatie van ‘witte vlekken’ en deze oppakken, hierdoor breidt het project zich werkendeweg uit. Dit mede door knelpunten van de doelgroep op te halen;

•

concrete en snelle (quick wins) verbeteringen op regels en uitvoering worden gecombineerd met een meer fundamentele discussie en instrumenten die ingaan op risico’s,

1

Het begrip regeldruk wordt ruim geïnterpreteerd. Het gaat buiten kwantitatieve aspecten, of de ‘objectieve

regeldruk’ (de omvang van regels, procedures en lasten), welke meetbaar is, ook –of met name- om kwalitatieve aspecten en de wijze waarop regels, procedures en lasten ervaren en beleefd worden door de doelgroep, de ‘subjectieve regeldruk’ (de wijze van uitvoering van regels en procedures, de ervaring en emotie, maar ook cultuur rondom regels).

6

verantwoordelijkheden en belangen, m.a.w. de wijze van gemeentelijke sturing (duurzame verandering); • •

inventariseren en uitdragen goede voorbeelden;

creëren van (meer) bewustwording van de problematiek en de oplossingen op politiek, bestuurlijk en ambtelijk niveau;

•

focus op externe deregulering, maar tegelijkertijd nemen we ook lastenvermindering voor de ambtenaar zelf mee (interne deregulering).

Het project(team) vervult als ‘intern adviesbureau deregulering’ verschillende rollen: •

facilitator: ondersteuning op kennis, aanpak en uitvoering;

•

coördinator: uitvoering deelprojecten, inventariseren en samenbrengen gemeentebreed resultaat

•

signaleren en aanjagen: inventarisatie lacunes, knelpunten en kansen op inhoud en uitvoering (bijv. pilots/subsidies etc.)

•

ambassadeur: uitdragen goede voorbeelden en successen en bewustwording cultuur

Aanpak De oorspronkelijke aanpak, zoals vermeld in het plan van aanpak UPG, bestond uit 2 sporen en 3

trajecten. Bij het ene spoor staat de uitvoering en toepassing van de regels centraal, dus de procesinnovatie (‘leuker kunnen we ‘t niet maken, wel makkelijker’). De andere kant richt zich op leren

en op bewustwording rond deregulering o.a. door middel van fundamentele discussies met het bestuur, maar ook door het uitdragen van de goede voorbeelden en het opstellen van toetsinstrumenten (‘we kunnen ‘t ook makkelijker maken’). Dit was neergelegd in 3 trajecten: 1. Deregulering via procesinnovatie: o

innovatie 15 externe dienstverleningsprocessen

o

innovatie 6 interne dienstverleningsprocessen

2. Inventarisatie ‘witte vlekken’: o

Opstellen en delen kenniskader deregulering

o

Interne en externe klantoriëntatie: oa. meldpunt

o

Opstellen regelbestand en overzicht modelverordeningen

3. Leer en bewustwording o o

PR & Marketing Utrechtse aanpak en successen (intern en extern)

Dereguleringsdiscussie raad: Algemeen Plaatselijke Verordening (APV), ‘MKB Wabo’, integrale horecavergunning

Conform opzet vult het project zich continu met nieuwe onderwerpen en initiatieven, verschillend van

karakter. We maken daarom onderscheid tussen 0.0-projecten en 1.0-projecten. De 0.0-projecten zijn gemaakte resultaatafspraken (zie: Plan van aanpak UPG) en de 1.0-projecten zijn aanvullende projecten en initiatieven.

7

Om duidelijker het overzicht te behouden, meer focus aan te brengen, resultaten zichtbaarder te maken en onderscheid te maken naar verschillende onderdelen van deregulering wordt inmiddels binnen het project gewerkt met een 3-deling 2 : Wet: doelend activiteiten die zich richten op de feitelijke of objectieve regeldruk, oftewel het geheel van regels en de inhoud daarvan. Hierbij gaat het om omvang (kwantiteit) en (juridische) kwaliteit en het meer juridisch-technisch dereguleren. Dit onderdeel richt zich zowel op bestaande als nieuwe regelgeving. Loket: hierbij gaat het om deregulering van de uitvoering en staan de lasten in tijd en geld voor de doelgroep (AL) om te voldoen aan verplichtingen, die voortvloeien uit de wet- en regelgeving en de procedures centraal. Hier is de relatie met dienstverlening en ook procesinnovatie. Beleving: tenslotte de activiteiten die zich richten op de ervaren of subjectieve regel- en lastendruk (niet meetbaar: emotie en beelden van bureaucratie/regeldruk). Het gaat ook om interne beleving en het ‘cultuurvraagstuk’ van deregulering, namelijk houding en gedrag rondom regels en procedures.

Binnen deze 3 onderdelen zijn de oorspronkelijke (0.0) en nieuwe activiteiten van UPG (1.0) geordend. UPG bestaat op dit moment uit het volgende overzicht: WET

LOKET

BELEVING

Kader deregulering

Kenniskader deregulering

0.0-projecten Overzicht Utrechtse regelgeving

Deregulering APV

procesinnovatie

Procesinnovatie externe

Inventarisatie ‘witte vlekken’: best

processen (15)

practices + netwerken

Verordeningen overig:

Procesinnovatie interne processen

Meldpunt: extern en intern

deregulering adhv.

(6)

gedereguleerde modellen VNG (werkwijze + doorlichting)

Toetsingskader nieuwe

MKB Wabo: integrale

Discussie deregulering

regels/beleid

informatievoorziening & digitale

raad/college

Discussie deregulering

Integrale horecavergunning

Communicatie: over project en

algemeen raad/college

(Horeca 1)

mn. goede voorbeelden

dienstverlening bedrijven

Dit is gebeurd naar aanleiding van een interne projectevaluatie en herijking ‘Utrecht Prettig Geregeld!: een tussensprint’, maart 2009. Inhoud en doelstellingen van het project zijn ongewijzigd gebleven, deze evaluatie 2

diende om meer prioriteit en focus aan te brengen.

8

WET

LOKET

BELEVING

Convenant deregulering en

Pilot pre-mediation

Bewonersenquête: regeldruk

dienstverlening ondernemers

bezwaarschriften JZ

1.0-projecten

EZ/MKB/G31:

deel regelgeving Implementatie

dienstenrichtlijn: screening

13 pioniergroepen

Pre-mediation gemeentebreed in

werkproces (vóór bezwaar)

DigiD voor bedrijven: pilot vanuit

Museum voor voorbeeldig beleid

G4 Normenkader dienstverlening

Pilot cultuur i.s.m. Regiegroep

ondernemers

Regeldruk bij SO of DMO


Utrechtse Kafkabrigade oplossen


meldingen

EZ/MKB/G31: dienstverlening Implementatie dienstenrichtlijn: loketten

Adviesfunctie (waakhond)

Projectorganisatie en werkwijze Ten behoeve van de uitvoering van UPG is een projectorganisatie opgezet. Er is een (deeltijd) projectleider met een concernteam, bestaande uit 2 organisatieadviseurs van O&I en een trainee UPG

en wordt ondersteund door medewerkers van communicatie. Het concernteam is tijdelijk aangevuld met de inhuur van een extra deelprojectleider op het project ‘Deregulering APV’ en met 2 junior projectmedewerkers om het onderzoek binnen de diensten uit te voeren ten behoeve van de tussenrapportage. Er is een projectgroep geformeerd met de ambtelijk opdrachtnemer (directeur BCD), de projectleider,

het concernteam en 6 dienstcoördinatoren uit SO, DMO, SW, DB&GB, DO en JZ. De dienstcoördinatoren zijn verantwoordelijken voor deregulering binnen de dienst, ‘linking pin’ naar hun dienst voor UPG en

het centrale aanspreekpunt binnen de dienst.

Dit platform dient met name voor uitwisseling op inhoud en ervaring en monitoring van de voortgang.

Afspraak was dat de werkwijze en inhoud van de overleggen zich in de praktijk zou uitkristalliseren. Het karakter van de producten en diensten van iedere dienst ligt veelal uiteen en dat maakt dat de

insteek en omvang van deregulering verschilt. Zie ook verderop in deze rapportage. Inmiddels komt de projectgroep eens in de 6 weken bij elkaar en wordt het overleg gebruikt voor presentaties over specifieke projecten of onderwerpen en/of uitwisseling met andere gemeenten. Uitgangspunten voor de werkwijze zijn: •

Het gebeurt in de diensten, tenzij een project een dienstoverstijgend of concernbreed karakter heeft;

•

Korte lijnen, efficiënt werken met weinig papier en overleg;

9

• •

Ervaringen uitwisselen en leren van elkaar;

Maken van resultaatafspraken en monitoring daarvan.

Vanuit de beschreven rollen is het concernteam aan de slag gegaan met de UPG projecten, naast het concreet uitvoeren van enkele deelprojecten (bijv. APV) lagen deze activiteiten met name op het vlak

van coördinatie en ondersteuning ten behoeve van diensten. Daarvan is ook deze tussenrapportage een voorbeeld. Hierna geven wij een schets van onze resultaten.

De dienstcoördinatoren zijn aan de slag gegaan met deregulering binnen de dienst, waarbij ze ondersteund zijn door UPG, de ene keer door capaciteit beschikbaar te stellen (DMO) de andere keer door kennis beschikbaar te stellen, het begeleiden van een pilot of pioniergroep of door een activiteit van UPG te coördineren (bijv. Convenant dienstverlening & deregulering). UPG voorzag ook in bestuurlijk-ambtelijke klankbordgroep. Deze is tot op heden nog niet geformeerd. Ditzelfde geldt voor het oprichten en werken met de klankbordgroep uit de raad. De oorzaak hiervoor ligt in de bestuurswisseling begin 2009. Hiermee is ook de verantwoordelijk wethouder veranderd.

Tegen deze achtergrond is het niet oppertuun geacht om hiermee een start te maken.

Strategische afstemming over de verschillende programma’s (UPG. PDV en ICT) heeft plaatsgevonden via een andere weg en proces (zie hierna meer). De raadswerkgroep wordt op dit moment samengesteld en komt half september 2009 voor het eerst bij elkaar. Samenhang en strategische afstemming (PDV/ICT/SK/Internet&Intranet)

Vanaf de start is de overlap in de uitgangspunten van UPG met de programma’s PDV en ICT onderkend. Binnen deze programma’s loopt een aantal projecten en activiteiten die ondersteunend zijn aan het traject administratieve lastenverlichting en vermindering regeldruk, waaronder: servicenormen,

inrichting één-loket, het ontwikkelen van e-formulieren, servicebus (midoffice) en afsprakenmodule om via internet een afspraak te maken.

Naast de opdracht van UPG om de taken en projecten uit te voeren, lag er dus de opgave om de koers met de andere programma’s duidelijk uit te lijnen, de focus helder te hebben en de projecten die er

lopen eenduidig te beleggen. Het gaat hier om gezamenlijke definiëring van kaders en uitgangspunten en prioriteitstelling op de verschillende concernprojecten die allen dezelfde doelen nastreven, oftewel

het komen tot een integrale visie en aanpak. Deze gemeentebrede opgave is een proces dat mede naar aanleiding van UPG op gang is gekomen en waarin we stap voor stap verder komen. UPG heeft hier

actief in geparticipeerd. Eerst door mee te denken en te werken aan de kaders voor procesinnovatie (de satépen), waarvoor we vanuit deregulering een toetsingskader hebben aangeleverd. Daarna door mee te denken in het proces dat op dit moment nog gaande is om te komen tot een gemeentelijk

koersdocument waarin visie en aanpak op de integrale gemeentelijke ambities wordt neergelegd richting 2011/2012. Dit koersdocument moet er in september 2009 liggen. De ontwikkelingen (en onrust) aangaande deze kaderstelling en prioritering in de gemeentelijke

organisatieontwikkeling hebben in belangrijke mate de context van uitvoering en voortgang van het project UPG bepaald. Zo is het onderdeel ‘Procesinnovatie’ van UPG ondergebracht in de

gemeentebrede procesinnovatie. Daarnaast heeft het feit dat prioriteiten en kaders nog niet duidelijk zijn het draagvlak en de inzet van de diensten bepaald. Er komt een veelheid aan ambities en

activiteiten op de diensten af, waarvan de op papier vastgestelde doelstellingen nog onvoldoende doorleefd en breed gedragen zijn en niet duidelijk is wat precies de resultaten moeten zijn en de veranderinspanning is.

10

Planning In de planning zijn 3 fasen aangehouden: 1.

Verkenning en ontwerp: maart - juni 2008

3.

Evaluatie en opvolging: september 2009 tot uiterlijk 2e helft 2010

2.

Uitvoering: september 2008 – juni 2009

UPG is daadwerkelijk gestart in het najaar van 2008. De activiteiten zijn uitgewerkt naar deelplannen en er is gestart met de uitvoering. Enkele activiteiten zijn reeds afgerond en een deel loopt op dit

moment nog door en zal gereed zijn einde 2009. Dat beeld geldt zowel voor UPG, als de deregulering binnen de diensten. Deze tussenrapportage geeft daarin inzicht, tevens biedt het de basis om vooruit te kijken naar wat er nog moet gebeuren na 2009. Middelen In 2008 is EUR 250.000,- beschikbaar gesteld voor externe inhuur, communicatie en uitvoering van deelprojecten. Tot op heden zijn deze middelen als volgt besteed:

Kostenoverzicht UPG, maart 2008 – juli 2009 Kostensoort

Uitgaven

Inhuur projectleider

EUR. 125.593 (incl. BTW)

Trainee

EUR. 30.965

Inhuur projectleider APV

EUR. 29.529

Inhuur 2 projectmedewerkers

EUR. 23.895 (incl. BTW)

Communicatie

Foto’s

EUR. 1.544

Fotokopieën

EUR. 608

Ontwerpkosten

EUR. 5.590

(meldbussen)

Vergoedingen stagiaires (reiskosten, VOG etc.)

EUR. 555

Totaaluitgaven UPG

EUR. 218.279,-

(maart 2008 - juli 2009)

Voor 2009 is aanvullend projectbudget van EUR. 250.000,- beschikbaar gesteld. Naar aanleiding van deze tussenrapportage en de resultaatafspraken met de diensten zal moeten worden bezien of dit toereikend is voor ambities en taken resterend voor 2009 en voor 2010. Resultaten tot nu toe UPG heeft tweeledig activiteiten ondernomen: projectactiviteiten of -producten ondersteunend aan de primaire deregulering binnen de diensten en daadwerkelijke dereguleringsactiviteiten of deelprojecten.

Hieronder noemen we de belangrijkste resultaten van UPG tot op heden, voor een uitgebreidere

toelichting op de resultaten, maar ook de lopende projecten verwijzen we u naar bijlage I. We maken een onderscheid naar 0.0 projecten en 1.0 projecten (vergelijk tabellen hiervoor). 1. Dereguleringsprojecten UPG (primaire deregulering):

11

I

WET

0.0-projecten •

Overzicht alle gemeentelijke regelgeving

Het ontbrak Utrecht aan een actueel overzicht van alle regelgeving. In 2008 is een actueel

overzicht gereed gekomen waarbij het regelbestand is opgeschoond en geactualiseerd met nieuw vastgestelde regels. Dit vormt de basis voor alle dereguleringsactiviteiten. •

Deregulering APV

Ten behoeve van totale deregulering van de APV is een werkgroep met de diensten geïnitieerd, er is een projectleider ingehuurd en een toetsingskader opgesteld aan de hand waarvan de

doorlichting heeft plaatsgevonden. Inmiddels is het voorstel inhoudelijk gereed. Er zijn enkele principiële punten geïnventariseerd waarop discussie met raad en college zal plaatsvinden. Besluitvorming dient plaats te vinden in november 2009. 1.0-projecten •

Adviesfunctie: onderzoek en advies deregulering precario

Op basis van een vraag van het college heeft de projectgroep een onderzoek gedaan naar de

mogelijkheid van afschaffing van de precario op reclame-uitingen. De notitie is gereed en zal worden meegenomen in het traject inzake het ‘Convenant Dienstverlening en Deregulering

ondernemers’ •

Adviesfunctie: VOG ASV

UPG heeft advies uitgebracht over de hantering van de VOG in de ASV. Dit heeft (voorlopig) geleid tot een afschaffing van het artikel. II

LOKET

0.0-projecten •

Procesinnovatie extern en intern

Deze onderdelen zijn belegd binnen de diensten. De in het kader van UPG geselecteerde

processen zijn ondergebracht in het gemeentebrede kader van procesinnovatie. Een deel van de 15 externe processen is inmiddels gerealiseerd, hiervoor verwijzen we graag naar de komende hoofdstukken of het projectenoverzicht in de bijlage. Dat geldt ook voor de 0-projecten MKB Wabo en Integrale horecavergunning, zie SO. Het gaat om de volgende processen (allen 0-projecten): Extern -

stroomlijnen horecaregels en vergunningen (SO)

-

regels en vergunningen sex- en gokinrichtingen (SO)

-

digitalisering parkeervergunningen (SO)

-

regels en vergunningen evenementen (DMO/SO/SW)

-

digitalisering Wet Werk en Bijstand (DMO)

-

regels en vergunningen incl. proces openbare ruimte (SW)

-

1 omgevingsvergunning, WABO (SO) subsidieproces ASV (DMO)

digitalisering WMO-loket (DMO)

bundeling dienstverlening sociale voorzieningen (DMO) hondenbelasting: van aangifte naar aanslag (DB&GB)

12

-

proces gemeentelijke belastingen, automatische incasso (DB&GB)

-

Innovatie processen burgerzaken algemeen (DB&GB)

-

Bezwaarschriften (BCD/JZ)

-

Intern

kwijtschelding belastingen: geautomatiseerd door koppeling met Sociale Dienst (DB&GB) Verhuizing: innovatie proces (koppeling burgerzaken en parkeerbedrijf)

-

Proces facturering (DO)

-

Personeelsdossiers (DO)

-

Vereenvoudiging planning en control (BCD)

-

Regels en proces aanbesteding (DO)

-

Indiensttreding/mutatie nieuwe medewerker (DO) Single information Single audit (BCD)

Resultaten BCD •

Planning- en controlcyclus

In de begroting 2009 is afgesproken om de planning- en controlcyclus te evalueren en

efficiënter in te richten. Dit komt tot uiting in de cyclusdocumenten die in 2009 worden opgesteld. In het najaar 2008 is daarom met het presidium gesproken over een nieuwe opzet van de cyclus. Afgesproken is dat met ingang van 2009 de bestuursrapportage tegelijkertijd met de voorjaarsnota wordt gepresenteerd, zodat op één moment inzicht bestaat in de beleidsmatige en financiële ontwikkelingen op het lopende jaar én de komende jaren. •

Single information Single audit In de verplichte bijlage SiSa bij de jaarrekening wordt het Rijk geïnformeerd over de voortgang qua prestatie en qua geld voor de daarvoor in aanmerking komende specifieke uitkeringen. Doel is om de verantwoordings- en controlelasten van gemeenten en provincies te

verminderen. Een projectgroep met vertegenwoordigers vanuit de direct betrokken diensten heeft gewerkt aan de verbetering van de informatie over de uitkeringen op basis van de

bevindingen van de Accountant. In 2008 heeft Utrecht 39 specifieke uitkeringen die onder SiSa vallen.

1.0-projecten •

Pilot pre-mediation bezwaarschriften JZ

UPG heeft de mogelijkheid om mee te draaien in een pilot van het ministerie van BZK doorgeleid aan JZ en bemiddeld in het aantrekken van capaciteit hiervoor. Vervolgens heeft begeleiding plaatsgevonden in de opzet en aanpak van de invoering van mediation in het

proces van bezwaarschriften. De pilot loopt en zal worden verbreed naar mogelijkheden buiten het primair proces binnen de diensten. •

13 pionierwerkgroepen: SW, SO, DW en DMO

UPG heeft op basis van de netwerken bij VNG, de Regiegroep Regeldruk (EZ) en ministerie van BZK gezorgd dat de diensten zich hebben aangemeld voor in totaal 8 pioniergroepen waarin met andere gemeenten gewerkt wordt aan verbetering op diverse uitvoeringsvelden: o

Decentralisatie toezicht: Carla van Ommen, SW

o

Mediation: Patrick van Doorn/Michiel Daverschot, BCD/JZ

o

Vormgeving dialoog burgers: Marieke Hellevoort, DW

13

o

Vrijwilligers: 1) vereenvoudigen subsidieaanvraag Rien Kooij DMO, 2) vrijwilligersloket, Marja Manders, DMO 3) vereenvoudigen vergunningen, Bart Hobo SW en DMO/Jimme Porton.

o

Vertrouwen in de WMO: 1) Zelfindicatie en 2) beperkte uitvraag medische gegevens, Jacqueline Pleiter/Carla Warmerdam DMO

•

Advies op Visie Handhaving en Toezicht

In het kader van de totstandkoming van de gemeentelijke visie op handhaving en toezicht heeft UPG een advies gegeven over de integratie van de dereguleringsdoelstellingen daarin. •

DigiD voor bedrijven

Op basis van de bespreking van het MKB-Wabo concept (geïntegreerde vergunningverlening voor ondernemers) kwam de wens naar voren om een DigiD voor bedrijven in te voeren.

UPG legt contact met de pilot die daarvoor loopt in Rotterdam en zorgt ervoor dat dit wordt belegd bij SO.

III

BELEVING

0.0-projecten •

Meldpunten

UPG heeft meldbussen bij de belangrijkste balies neergezet en een meldpunt op internet gerealiseerd. De meldingen worden continu bijgehouden en uitgezet. Daarnaast hebben we een intern meldpunt op intranet gecreëerd. •

Bestuurlijke roadshow 2007

In 2007 heeft de voorloper van UPG samen met PDV een bestuurlijke roadshow voor de VNG georganiseerd in Utrecht. •

Onderzoek beleving regeldruk via Bewonersenquête 2008 (‘witte vlekken’)

Via de bewonersenquête hebben we vragen gesteld over regeldruk en bureaucratie, tevens met een inventarisatie van de belangrijkste knelpunten. De uitkomsten zijn gecommuniceerd met de projectgroep. In 2009 wordt deze meting herhaald. •

Benchmark MinderregelsMeerservice 2009

Deze landelijke meting brengt de regeldruk en de resultaten van het verminderen daarvan binnen de gemeente in beeld, voornamelijk voor ondernemers. Resultaten worden uitgewisseld tussen respondenten om van elkaar te leren. •

Best practices (‘witte vlekken’)

Een lijst met best practices is geïnventariseerd en er is een presentatie geweest van de gemeente Leiden. Daarnaast zijn best practices van KvK en MKB meegenomen in bijv. het project APV. Een verdere aanpak via de lijst van best practices wordt nader bekeken en meegenomen in de resultaatafspraken met de diensten. •

Discussie deregulering raad/college

Tijdens een raadsinformatiebijeenkomst is een eerste presentatie gegeven over het onderwerp en de vraagstukken. De uitnodiging naar de raad is inmiddels verstuurd en na de zomer zal de eerste sessie inzake de APV plaatsvinden.

14

1.0-projecten •

Belevingsonderzoek deregulering diensten (strategische communicatie)

Om ‘witte vlekken’, knelpunten en draagvlak bij de diensten te verkennen heeft er een belevingsonderzoek plaatsgevonden binnen de diensten. Dit vormt input voor het verdere bewustwordingstraject. •

Werkbezoek staatssecretaris Bijleveld aan Utrecht ‘Deregulering & Dienstverlening’ 2009

UPG heeft in het voorjaar van 2009 een werkbezoek

georganiseerd om goede

voorbeelden op het gebied van deregulering en

dienstverlening te tonen en om te vieren dat er enkele pilots samen met BZK

worden uitgevoerd, alsmede dat de burgemeester regionaal

regeldrukambassadeur is geworden. •

Bewustwording: hoofdartikel Echt Utrecht over ‘deregulering en cultuur’

Om meer bewustwording rond het thema te bereiken en duidelijk te maken dat deregulering ook vooral een cultuuromslag is, heeft het project een hoofdartikel in Echt Utrecht gepubliceerd. •

Regionaal Regeldruk-ambassadeurschap burgemeester Wolfsen

Sinds april 2009 is de burgemeester regionaal regeldrukambassadeur voor de G4. Dit initiatief is opgepakt vanuit VNG en de ministeries van BZK en EZ. Dat betekent dat hij een actieve rol speelt in het uitdragen van het belang van deregulering en de mogelijkheden voor verbetering, zowel in Utrecht als voor andere gemeenten. 2. Projectproducten UPG (ondersteunend aan deregulering) Naast dat UPG daadwerkelijke dereguleringsprojecten uitvoert gaat het met name om de ondersteuning, coördinatie, uitwisseling en het aanjagen daarop. Met name voor die rollen is het

concernteam ingesteld. Dit levert geen concrete dereguleringsresultaten op, die worden in dat geval direct door de diensten geboekt, maar het levert wel projectproducten of –resultaten op. In het

onderstaande treft u een overzicht van de activiteiten die we in dit kader uitgevoerd hebben. Voor een

uitgebreidere toelichting op de resultaten, maar ook de lopende projecten verwijzen we u naar bijlage I. We maken een onderscheid naar 0.0 projecten en 1.0 projecten (vergelijk tabellen hiervoor). I

WET

0.0-projecten •

Toetsingskader APV

Ontwikkeling van een toetsingskader voor doorlichting en kennisvoorziening van de APV op basis van oa. best practices en landelijke toetsingsmodellen.

15

•

Overzicht gedereguleerde modelverordeningen VNG voor diensten

We hebben een overzicht gemaakt van alle modellen die door de VNG gedereguleerd zijn of nog worden. Hiermee hebben we de diensten een handvat geboden om dit op te pakken en zijn we in staat dit te monitoren. •

Ontwerpen en monitoring uniforme werkwijze modelverordeningen

Om ervoor te zorgen dat de deregulering van de modellen van de VNG in Utrecht op gelijke wijze en met dezelfde insteek wordt opgepakt heeft UPG een werkwijze opgesteld. 1.0-projecten •

Convenant dienstverlening en deregulering ondernemers

UPG heeft een werkgroep geïnitieerd en coördineert samen

met EZ de uitvoering, daarbij is ook een presentatie geregeld door het ministerie van EZ over het normenkader dienstverlening. •

Europese dienstenrichtlijn: screening regelgeving en dienstenloket

Op dit gebied ontbrak het nog aan (gecoördineerde)

uitvoering. UPG heeft een werkgroep geïnitieerd en een eerste verkenning uitgevoerd.

II

LOKET

0.0-projecten •

Integratie procesinnovatie deregulering in project “Procesinnovatie” gemeentebreed

Vanuit het project hebben we bijgedragen aan een kader voor procesinnovatie en het onderdeel deregulering, door een toetsingskader deregulering tbv. procesinnovatie op te stellen. •

Onderzoek MKB Wabo, opname binnen intranet/internet

Naar wens van bestuur en secretaris hebben we het concept 'MKB Wabo' verkend en de stand van zaken binnen SO/EZ opgemaakt en daar een presentatie over gegeven. Vervolgens is dit belegd binnen SO en hetgeen daar gebeurt op het gebied van internet. •

Integrale vergunning(verlening) horeca

Na verkenning met bestuur en organisatie is gebleken dat dit met name gaat om integrale vergunningverlening en niet een integrale vergunning. SO doet onderzoek om de

horecavergunning te integreren in de Wabo. Daarnaast wordt voor de informatievoorziening (loketfunctie) de mogelijkheid van invoering van Horeca 1 (best practice A'dam) verkend.

Vanuit UPG worden mogelijkheden van ondersteuning (GovUnited) en uitvoeringslasten verkend.

1.0-projecten •

Begeleiding implementatie Normenkader Dienstverlening ondernemers

Dit is een onderdeel van het Convenant Dienstverlening en Deregulering voor ondernemers. Het is een meetinstrument om het niveau en eventuele verbetering in de dienstverlening aan

ondernemers bloot te leggen. UPG voert een verkenning uit van de meerwaarde en kan een rol spelen in de coördinatie van de uitvoering. •

Inspiratiesessie Vertrouwen in de WMO

UPG heeft een inspiratiesessie van BZK gehost over vertrouwen in de uitvoering van de WMO. Daaraan gekoppeld is ook een pioniertraject aangeboden aan DMO.

16

III

BELEVING

0.0-projecten •

Kenniskader deregulering met overzicht van alle publicaties, best practices etc.

Er is een inventarisatie gemaakt van alle beschikbare kennis uit onze netwerken en vanuit bijvoorbeeld VNG en de ministeries. Hiervan is een handzaam overzicht gemaakt, met samenvattingen en op onderwerp dat beschikbaar is gesteld aan de projectgroep. •

Overzicht goede voorbeelden/knelpunten

Aan de hand van de meldpunten en de dienstinformatie houdt UPG een overzicht bij van goede en slechte voorbeelden en gebruikt deze voor diverse communicatiemomenten. Zo is er

recentelijk nog een overzicht gemaakt voor EZ in het kader van het bezoek van Heemskerk aan Utrecht, op deze wijze ondersteunen wij de diensten. •

Communicatie over aanpak, voortgang en resultaten van UPG:

We hebben een projectsite opgericht met alle informatie over de aanpak en de voortgang.

Tevens heeft UPG samen met PDV en ICT een gemeenschappelijke intranetpagina PDV/ICT/UPG ‘Utrecht maakt het makkelijk’ ontworpen en gelanceerd, waarop de samenhang van alle

projecten duidelijk wordt en toegankelijke informatie voor geïnteresseerden wordt geboden.

Daarnaast hebben we een nieuwsbrief met knelpunten en goede voorbeelden uitgegeven en

heeft er een hoofdartikel over het project in Echt Utrecht gestaan. Extern sturen we nieuws en voorbeelden door naar VNG en/of andere gemeenten. Tijdens een van de grotere pionierbijeenkomsten hebben we onze belangrijkste resultaten gepresenteerd. •

Informerende raadsbijeenkomst

Vooruitlopend op het formeren van de raadswerkgroep hebben we de aanpak en enkele highlights van het project tot op heden gepresenteerd aan de raad. •

Burgerjaarverslag 2008

UPG heeft aanpak, voornemens en resultaten tot op heden ingebracht in het burgerjaarverslag van 2008.

•

Deelname en organiseren netwerkbijeenkomsten G4, G27, MKB, VNG, BZK, EZ, Regiegroep Regeldruk

In het afgelopen jaar hebben medewerkers van UPG, aangevuld met medewerkers vanuit de dienst talloze bijeenkomsten en congressen bijgewoond om uit te wisselen met andere

gemeenten of gebruik te maken van ondersteuningsmogelijkheden. De projectleider komt eens per kwartaal samen met de projectleiders uit de andere G4 en heeft korte lijnen met de ministeries en bijv. de Regiegroep Regeldruk. •

Uitwisseling met gemeente Leiden

Het project heeft de gemeente Leiden uitgenodigd om hun aanpak op best practices te

presenteren. Aan de hand daarvan is een lijst opgesteld om te onderzoeken welke best practices nog niet worden opgepakt in Utrecht. •

Gemeentelijke beeld deregulering 2009

Om de diensten te ondersteunen en de CD in staat te stellen beter te sturen op resultaten van deregulering heeft UPG een inventarisatie gemaakt alle projecten deregulering met een

bijbehorend format voor monitoring incl. advies voor de vervolgaanpak (tussenrapportage) Tenslotte heeft UPG in haar ondersteunende rol ervoor gezorgd dat er tijdelijk inzet beschikbaar is gekomen om bepaalde trajecten uit te voeren. Aan de DMO is een deelprojectleider beschikbaar

gesteld die een overzicht heeft gemaakt van de lopende en kansrijke onderwerpen binnen de dienst,

17

met een advies voor de aanpak. Ook heeft hij de diverse pionierinitiatieven op vrijwilligersgebied ondersteund.

Daarnaast is er een projectleider voor het APV-traject beschikbaar gesteld om JZ op dit onderdeel te ontlasten en zijn twee projectmedewerkers aangesteld om voor de diensten de stand van zaken in beeld te brengen. Vatten we het bovenstaande beeld samen, dan krijgen we het volgende beeld: Legenda

Groen = afgerond Oranje = in uitvoering

Rood = beginstadium/moet nog opgepakt worden

0.0-projecten WET

LOKET

BELEVING

Overzicht Utrechtse regelgeving

Kader deregulering procesinnovatie


Deregulering APV

Procesinnovatie externe processen

Inventarisatie ‘witte vlekken’/best

Besluitvorming voor eind 2009

(15)

practices netwerken

Deels gereed/deels lopend, afgerond

Gerealiseerd/permanente activiteit


voor eind 2009 Verordeningen overig I:

Procesinnovatie interne processen (6)

Meldpunt: extern en intern

toetsingskader + overzicht en

Deels gereed/deels lopend, afgerond


uniforme werkwijze

voor eind 2009

Gereed Verordeningen overig II:

Deregulering adhv. modellen VNG (doorlichting diensten) Koppeling aan Dienstenrichtlijn/deels gereed in 2009/2e deel 2010 Toetsingskader nieuwe

MKB Wabo: integrale

Discussie deregulering raad/college

regels/beleid

informatievoorziening & digitale

Start najaar 2009, doorloop 2010

Voor einde 2009 gereed

dienstverlening bedrijven Geïntegreerd in Internet/PDV Integrale horecavergunning(verlening)

Communicatie: over project en mn.

Wordt Horeca 1/Wabo, najaar 2009

goede voorbeelden Gerealiseerd/permanente activiteit

1.0-projecten WET

LOKET

BELEVING


Pilot pre-mediation bezwaarschriften

Bewonersenquête: regeldruk


JZ

Wordt in 2009 weer uitgevoerd

EZ/MKB/G31:regelgeving

Pilot eindigt 2010, uitbreiding

Deels gereed, deadline 2011

gemeentebreed 2009/2010

Benchmark MinderregelsMeerservice

Implementatie dienstenrichtlijn:

13 pioniergroepen

(ondernemers) Zomer 2009 gereed/2010 nogmaals Pre-mediation gemeentebreed in

18

screening

Meerderheid groepen loopt nog,

werkproces (vóór bezwaar)

Voor einde 2009 gereed

uiterlijk einde 2010

Vervolg obv. pilot JZ start najaar 2009

DigiD voor bedrijven: pilot vanuit G4


Verkenning moet nog starten

September 2009 in stadhuis

Normenkader dienstverlening

Pilot cultuur i.s.m. Regiegroep

ondernemers (Bewijs Goede Dienst)

Regeldruk bij SO of DMO

Start najaar 2009

Start najaar 2009


Utrechtse Kafkabrigade oplossen


meldingen

EZ/MKB/G31: dienstverlening

Najaar 2009

Implementatie dienstenrichtlijn:


dienstenloket


Deels gereed, deadline 2011

Start najaar 2009 (PDV), deadline 2009

Kansen voor de toekomst Op basis van deze tussenrapportage wordt duidelijk hoe ver UPG staat met het realiseren van haar taken en doelstellingen. Voor wat betreft de diensten wordt hierna de stand van zaken geschetst.

Wij concluderen dat het in het begin moeilijk is geweest om ‘sense of urgency’ te creëren, waardoor we in de start van het project veel tijd, inzet en prioiriteit hebben gegeven aan onze aanjaag- en

ambassadeursrol. Dat levert nog niet direct dereguleringsresultaat op. Het ontbreken van duidelijke focus en prioritering in samenhangende concernactiviteiten en gebrek aan capaciteit binnen de diensten heeft er bovendien aan bijgedragen dat het langer heeft geduurd om de

dereguleringsactiviteiten op te pakken. Dat hoort echter ook bij het vraagstuk en juist vanwege die ondersteunende en aanjaagrol is UPG in het leven geroepen. Dit laatste werpt zijn vruchten af, zoals

ook het beeld van de diensten zal tonen. Er wordt binnen de gemeente op dit moment met en zonder ondersteuning van UPG veel opgepakt op het gebied van deregulering. De veelheid aan projecten in de bijlage moge daarvan het bewijs zijn.

Het overzicht 0.0 projecten van UPG geeft aan dat deze activiteiten allen lopen of reeds zijn afgerond, voor al deze activiteiten geldt dat zij voor einde 2009 gereed zullen zijn of in het begin van 2010. Het overzicht 1.0 projecten toont enkele projecten die nog in het beginstadium zijn, voor enkele geldt dat dit een opvolging is op een eerdere fase die eerst moet zijn afgerond (pre-mediation, museum voor overbodig beleid), andere zijn een nieuw initiatief (Kafkabrigade, DigiD voor bedrijven). Focus UPG 2009/2010 In de tweede helft 2009 en begin 2010 zullen wij ons focussen op de activiteiten die in het schema oranje en rood zijn gemarkeerd. Dat betekent dat wij in ieder geval: WET • •

APV: besluitvorming voor eind 2009

Deregulering overige modelverordeningen: in afspraak met diensten een deel voor eind 2009 en een deel 1e helft 2010

•

Implementatie dienstenrichtlijn: voor eind 2009 screening en coördinatie op loketfunctie. Koppeling aan deregulering (modelverordeningen)

19

• •

Implementatie toetsingskader nieuw beleid en regelgeving, voor eind 2009 gereed

Convenant dienstverlening & deregulering ondernemers : coördinatie & ondersteuning, deadline 2011.

LOKET •

Verdere integratie deregulering in gemeentebrede aanpak procesinnovatie (satépen)

•

Externe processen: afspraken met diensten over voortgang en rapportage resultaten, 2009 en 2010

•

Interne processen: idem

•

Ondersteuning Horeca 1 bij SO, DigiD voor bedrijven en MKB-Wabo, 2010

•

Pre-mediation: afronding pilot JZ en verbreding naar diensten, 1e helft 2010

•

Uitvoering Normenkader Dienstverlening ondernemers, Bewijs van Goede Dienst, ondersteuning SO

•

Dienstenrichtlijn: begeleiding dienstenloket

BELEVING •

Discussie met raad en college: sessies raadswerkgroep (APV), verdiepingssessie sturing, aparte bijeenkomst over vertrouwen. Sessies voor eind 2009, verdieping 1e helft 2010

•

Aanpak cultuur en bewustwording: pilot cultuur ism. Regiegroep Regeldruk bij SO, daarna verbreding gemeentebreed. Pilot najaar 2009, vebreding 1e helft 2010.

•

Museum van voorbeeldig beleid. 2e helft 2009, op basis van resultaten.

•

Kafkabrigade: interactief oplossen knelpunten met betrokkenen. 2e helft 2009.

•

Adviesfunctie: uitbouwen, implementeren en pr. Doorlopend 2009/2010.

Daarnaast blijven wij in de breedte onze rollen als ondersteuner, aanjager en uitdrager van het

primaire dereguleringsproces binnen de diensten vervullen. Dat betekent het blijven signaleren van ‘witte vlekken’ door knelpunteninventarisaties en best practices verder te brengen, en goede voorbeelden en resultaten uit te dragen. Daarnaast blijven wij verbinden op inhoud door de projectgroep samen te brengen en resultaten te bundelen (eindrapportage).

Samenwerking diensten

Op basis van deze tussenrapportage zullen er resultaatafspraken worden gemaakt tussen de diensten en UPG. Deze zullen aan de CD worden voorgelegd ter goedkeuring. In deze resultaatafspraken zal worden aangesloten op de genoemde kansen en het bijgevoegde projectenoverzicht. Er worden 2

termijnen in gehanteerd: tot en met einde 2009 en 1e helft 2010. Dit zal worden neergelegd in een

beknopt plan van aanpak, waarop UPG zal monitoren. Inbedding deregulering langere termijn

UPG zal zijn activiteiten in ieder geval doorzetten tot en met einde van deze collegeperiode (maart

2010), maar waarschijnlijk ook nog daarop aansluitend. Deregulering is geen eenmalige activiteit, al zijn er nu veel onderwerpen waarop op korte(re) termijn resultaat kan worden geboekt. Willen we op de langere termijn resultaat behalen en duurzame verbetering bereiken, dan betekent het dat

deregulering op verschillende plekken en wijzen dient te worden ingebed: om nieuwe regels te

voorkomen en zo min mogelijk belastend te houden en om ervoor te zorgen dat regels en procedures gedereguleerd worden toegepast.

In dit kader wordt er nu al afgestemd met de andere gemeentebrede programma’s zoals PDV, ICT en Internet en Stadskantoor. UPG participeert in de totstandkoming van kaders voor procesinnovatie, maar ook in het opstellen van een koersdocument waarin de ambities en opgaven voor de organisatie en de

20

veranderkundige taak zullen worden neergelegd. Daarbij wordt de scope van UPG tot en met 2011

gehanteerd. In dat verband zal ook moeten worden bekeken hoe UPG zowel inhoudelijk als

organisatorisch een plek kan krijgen. De verwachting is dat dit najaar 2009 meer gestalte krijgt en tevens zal dit afhankelijk zijn van de visie en prioriteit die aan deregulering als gemeentebrede doelstelling gegeven wordt.

21

Dienst Burgerzaken en Gemeentebelasting De dienst Burgerzaken en Gemeentebelastingen (DB&GB) is het loket voor producten en diensten waar de levenscyclus en de leefomstandigheden van de burger centraal staan. Burgers kunnen bij deze dienst terecht voor reisdocumenten, geboorteaangiften, trouwen, uittreksels et cetera. Daarnaast is

deze dienst gemoeid met de heffing en invordering van alle gemeentelijke belastingen (OZB, afvalstoffenheffing et cetera). En uiteraard de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA). De dienst DB&GB heeft de meeste klantcontacten (via alle kanalen: fysiek, papier, digitaal en telefonie) per jaar.

Visie ten aanzien van deregulering De dienst is vooral gericht op producten en dienstverlening. Deregulering wordt vanuit een dienstverlenende bril benaderd. Deregulering bevindt zich hierdoor in het middengebied van lastendrukvermindering en dienstverlening. Dit maakt de activiteiten en initiatieven op dat gebied

minder scherp herkenbaar. Er is binnen de dienst DB&GB geen specifiek plan van aanpak geformuleerd

voor administratieve lastenverlichting of deregulering. Er is dan ook geen geformuleerde visie op deregulering. Dit wil echter niet zeggen dat er niks gebeurt. De aanpak is ogenschijnlijk minder

gestructureerd dan bij andere diensten, maar in ieder geval minder gedocumenteerd. De projecten met dereguleringscomponenten van de dienst DB&GB vallen vooral onder Loket en Beleving.

De medewerkers in deze dienst zijn in het totale proces ook continu zoekende naar de balans lastenverlichting voor de burger enerzijds en lastenverlichting voor de ambtenaar anderzijds. Het wil nog wel eens gebeuren dat een lastenverlichting voor de burger een lastenverzwaring betekent voor de

ambtenaar. Deze lastenverzwaring is in sommige gevallen duidelijk tijdelijk. In sommige gevallen echter is dit maar de vraag.

Resultaten tot nu toe We maken onderscheid tussen 0.0-projecten en 1.0-projecten. De

0.0-projecten zijn gemaakte resultaatafspraken met de dienst (zie: Plan van aanpak UPG, april 2008) en de 1.0-projecten zijn

aanvullende projecten en initiatieven. Voorliggend document geeft een beeld van deregulering binnen de dienst DB&GB. De genoemde aanvullende projecten vormen slechts een selectie van alle lopende projecten en initiatieven. 0.0-projecten •

Hondenbelasting: van aangifte naar aanslag;

•

Proces gemeentelijke belastingen: mogelijkheid tot automatische incasso voor burgers en bedrijven;

•

Automatische kwijtschelding gemeentebelastingen: voor

doelgroepen 65+ en bijstandsgerechtigden die in de afgelopen twee belastingjaren reeds kwijtschelding hebben ontvangen. Tevens geautomatiseerde kwijtschelding waterschapsbelasting; •

Verhuizing: koppeling binnengemeentelijke basisregistratie persoonsgegevens en Parkeerbedrijf;

22

•

Innovatie processen burgerzaken algemeen (verzamelnaam voor vele dereguleringsinitiatieven. Zie bijlage 1.)

Zie bijlage 1 voor een meer uitgebreide toelichting en de stand van zaken van de 0.0-projecten. 1.0-projecten •

Werken op afspraak voor bijvoorbeeld het invullen van een aanvraag tot kwijtschelding gemeentebelastingen, naturalisatie, ondertrouw en baliehuwelijken;

•

De taxatieverslagen (WOZ) zijn raadpleegbaar en toegankelijk gemaakt op internet via een gebruikersnaam (referentienummer) en wachtwoord (BSN);

•

Akten/ documenten voor ondertrouw zijn legesvrij gemaakt voor inwoners van Utrecht;

•

Aankondiging verloop reisdocumenten;

•

Bevestiging verwerking van een verhuizing;

•

Aansluiten van de diensten op de basisregistratie voor persoonsgegevens (DDS) voor de uitwisseling van gegevens.

Ook voor een uitgebreide toelichting en de stand van zaken van de 1.0-projecten verwijzen wij u naar bijlage 1.

Kansen voor de toekomst Hieronder is een aantal kansen voor deregulering verwoord. Er is onderscheid gemaakt naar kansen voor de aanpak van deregulering en inhoudelijke/aandachtsvelden. •

Inhoudelijk: Vooringevulde e-formulieren

Met de afronding van de e-formulieren (interactieve documenten en volledig gedigitaliseerd

werkproces middels de mid-office) kunnen ambtenaren en burgers deze e-formulieren met gebruik van DigiD en het BSN vooringevuld maken. Dit is vergelijkbaar met de huidige digitale vooringevulde formulieren van de Belastingdienst bij de jaarlijkse aangifte.

Kans: eenmalig leveren persoonsgegevens gekoppeld aan het eenvoudiger maken van digitale producten dienstenaanvragen voor burgers en bedrijven. •

Inhoudelijk: Koppeling Hoogheemraadschap

Voor de burger die handmatig kwijtschelding aanvraagt bij de gemeente en deze ook verleend krijgt, is

er nog geen sprake van automatisch ook kwijtschelding bij het Hoogheemraadschap. Dit betekent voor de ene burger geen enkele aanvraag en voor de andere burger dubbele aanvraag. Er is draagvlak bij

het Hoogheemraadschap om ook hierin samen op te treden in het kader van lastenverlichting. Echter is hier dan wel budget voor nodig.

Kans: automatiseren kwijtschelding voor waterschapsbelasting voor handmatige aanvragen. •

Aanpak: Klanttevredenheidsonderzoeken

Er vinden periodiek klanttevredenheidsonderzoeken plaats. Deze bieden de nodige input voor verdere lastenverlichting op het gebied van wet, loket en beleving. Het gebruik van deze KTO’s voor deregulering, naast dienstverlening, is daarbij het uitgangspunt om hieraan bij te dragen. Kans: dereguleren vanuit de vraag van de burgers en ondernemers.

23

•

Aanpak: Best Practices

Er zijn al veel ervaringen van andere gemeenten op het gebied van deregulering. Meerdere diensten hebben aangegeven hier behoefte aan te hebben. Aan deze behoefte is vanuit UPG (deels) voorzien

door een gemeente uit te nodigen, te laten vertellen over een aanpak vanuit best practices en het delen van deze best practices via publicaties en het kenniskader. De ervaring vanuit UPG is dat een aanpak

via best practices erg effectief is, men kan ze naast de eigen situatie leggen en na analyse kan verbetering vaak eenvoudig doorgevoerd worden. Het feit dat andere gemeenten positieve ervaringen hebben draagt tevens bij aan het wegnemen van twijfels.

Met name vanuit het landelijke programma REAL van BZK en via de VNG zijn veel best practices beschikbaar, ook voor burgerzaken.

Kans: Zowel in aanpak als op inhoud kiezen voor het werken met best practices.

24

Dienst Stadsontwikkeling Via het loket Bouwen, Wonen en Ondernemen biedt de dienst Stadsontwikkeling (SO) een groot deel van haar producten en diensten aan. De klantgroepen zijn vooral burgers en ondernemers. Burgers die

bijvoorbeeld een bouwvergunning voor een dakkapel aanvragen en ondernemers die bijvoorbeeld voor

een horecavergunning komen. Ook is de dienst SO op een groot aantal beleidsvelden actief. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld parkeerbeleid en milieubeleid.

Visie ten aanzien van deregulering De dienst SO doet veel op het gebied van dienstverlening en deregulering. Het is één van de diensten waar sprake is van een gestructureerde aanpak. Dit leidt in veel gevallen tot succesvol lopende en afgeronde projecten.

Begin 2008 is men binnen de dienst van start gegaan met het plan van aanpak ‘Administratieve Lastenverlichting en Vermindering Regeldruk 2008 (AL&VR)’. Hierin is een groot aantal activiteiten en initiatieven opgenomen. Het merendeel daarvan is terug te vinden in het uitvoeringsplan ‘Publieke Dienstverlening 2008’,

De dienst SO (h)erkent dat het verlagen van regeldruk veel aandacht vraagt; ‘Pogingen om zaken te vereenvoudigen of zelfs te schrappen leiden dikwijls tot moeizame processen waarin veranderkunde,

perspectief en lef weinig kans krijgen.’

Het plan van aanpak richt zich niet uitsluitend op het verminderen van de regelgeving en het

stroomlijnen van de processen. Er is ook aandacht voor leer en bewustwording. Zo stelt de dienst in

het plan van aanpak 2008: ‘Een vanzelfsprekende en voortdurende zelfreflectie over de wenselijkheid, effectiviteit en efficiency van het geheel aan regels werd tot voor kort slechts sporadisch bedreven. ... Het is aan ons om dit intrinsiek te gaan beleven en praktiseren.’

3

De dienst richt zich niet alleen op rechtsregels. In de praktijk spelen uitvoeringsregels, instructies en beleidsregels ook een belangrijke rol bij het gevoel van overdruk.

In de gesprekken binnen de dienst valt op dat medewerkers zich bewust zijn van dienstverlening en deregulering. Men is goed bekend met het programma PDV SO.

Resultaten tot nu toe We maken onderscheid tussen 0.0-projecten en 1.0-projecten. De 0.0-projecten zijn gemaakte resultaatafspraken met de dienst (zie: Plan van aanpak UPG, april 2008) en de 1.0-projecten zijn aanvullende projecten en initiatieven. Voorliggend document geeft een beeld van deregulering binnen de dienst SO. De genoemde aanvullende projecten vormen slechts een selectie van alle lopende projecten en initiatieven.

3

Plan van aanpak ‘Administratieve Lastenverlichting en Vermindering Regeldruk 2008’, E. Van Kuilenburg, 11 december 2007

25

0.0-projecten •

Stroomlijning horeca regelgeving en vergunning: deels vereenvoudigen (aanvraag) en deels afschaffen vergunningsplicht (risicoloze groepen).

•

Regels en vergunningen seksen gokinrichtingen: seksinrichtingen wordt hierin niet meegenomen. Meerjarige vergunning gokinrichtingen en versimpeling beleidsregels/-criteria.

•

Digitalisering parkeervergunningen: digitale vergunningverlening gekoppeld aan het kenteken. De website mijnparkeren.nl is operationeel.

•

Wabo: één omgevingsvergunning.

Zie bijlage 1 voor een meer uitgebreide toelichting en de stand van zaken van de 0.0-projecten. 1.0-projecten • •

Afschaffen vergunningsplicht inneming openbare grond buiten de singels van de binnenstad.

Afschaffen reclamevergunning voor uitingen die gekoppeld zijn aan een bouwvergunning en tijdelijke reclame-uitingen (vier weken). Automatische toekenning reclamevergunning indien behandelingstermijn wordt overschreden.

•

Digitaliseren gereduceerd parkeren voor bezoekers van inwoners van Utrecht.

•

Digitaliseren parkeren bezoekers algemeen (deels: nieuwe parkeerautomaten).

•

Flitsvergunning: bouwvergunningverlening via sneltoetscriteria. ‘Klaar terwijl u wacht’.

•

Samenvoeging loket Bouwen, Wonen en Ondernemen (SO/SW)

Voor een uitgebreide toelichting en de stand van zaken van de 1.0-projecten verwijzen wij u wederom naar bijlage 1.

Kansen voor de toekomst Hieronder is een aantal kansen voor deregulering verwoord. Er is onderscheid gemaakt naar kansen voor de aanpak van deregulering en inhoudelijke/aandachtsvelden. •

Aanpak en inhoudelijk: Bewustwording (onderdeel PDV SO)

Het programma PDV SO is in 2006 gestart; ook voor 2009 is een uitvoeringsprogramma gemaakt. In dit programma is een aantal activiteiten opgenomen die nog niet zijn gestart.

Binnen SO heeft altijd de overtuiging geleefd dat deregulering vooral succesvol zal zijn wanneer er ook aandacht komt voor de beleving. Hiertoe heeft de dienst al in 2008 de genoemde activiteiten in het plan van aanpak en het programma PDV SO opgenomen. Wij onderschrijven het belang van de bewustwording voor de bestendigheid van het verminderen van lastendruk. Het is voor de dienst een

uitgesproken kans om hiermee aan de slag te gaan in 2009 en daarmee op korte termijn een start te maken. Hierbij doelen wij op de drie leer en bewustwordingactiviteiten: ‐

Het voorkomen van nieuw beleid en regels door het toevoegen van de paragraaf ‘consequenties van beleid en regelgeving voor de uitvoering’. Tevens bewustwordingsateliers organiseren voor beleid en uitvoering.

‐ ‐

Realiseren van de nieuwe cultuur (gekoppeld aan de visie op deregulering).

De scholing van wetgevingsjuristen om beleidsdoelen eenvoudig, praktisch, effectief en efficiënt te vertalen in regelingen.

Kans: bestendigen van deregulering door het te verankeren in de bewustwording en werkwijze, daarbij aansluiten bij de mogelijkheid van een 'cultuurpilot' die wordt gefaciliteerd vanuit UPG en de Regiegroep Regeldruk.

26

•

Inhoudelijk: Gelijktijdig met het ‘wabo-proof’ maken van beleid en verordeningen het dereguleringskader hanteren.

Onderdeel van het wabo-project is het doorlichten van beleidsvelden onderliggend aan deze

omgevingsvergunning en de bijbehorende verordeningen. Met ‘Wabo-proof’ wordt het opheffen van strijdigheid in beleidsregels en verordeningen bedoeld.

Het doorlichten biedt een kans om het project breder te trekken dan alleen de (waarschijnlijk) conflicterende regels. Juist in het doorlichten kan continu de vraag voorop staan: ‘Is deze regel wenselijk, effectief, efficiënt en uitvoerbaar?’ Vanuit een breder dereguleringskader kan hiermee een grote slag gemaakt worden in het verlengde van het Wabo traject. Kans: dereguleringslag op beleid en verordeningen Wabo. •

Aanpak en inhoudelijk: In samenwerking met SW integrale toezicht en handhaving.

Vanuit de samenwerking tussen SO en SW wordt een integrale handhavingstrategie en een handhavingprogramma opgesteld. Voor 1 januari 2010 willen beide diensten komen tot een eenduidige strategie, een eenduidige werkwijze en voor elkaar ‘ogen en oren’ zijn in de signalering. Dit is gerelateerd aan de wabo: integrale vergunningverlening en integrale toezicht en handhaving.

Kans: in gezamenlijkheid de integrale vergunningverlening uitbouwen tot een effectief, integrale toezicht en handhaving. •

Aanpak en inhoudelijk: In samenhang verder uitvoering geven aan de mogelijkheden en afspraken uit het convenant EZ.

Op 15 april 2009 heeft de gemeente Utrecht het convenant ‘verbetering dienstverlening en vermindering regeldruk voor ondernemers’ ondertekend in gezamenlijkheid met het Ministerie van

Economische Zaken en MKB Nederland. Belangrijke focus ligt op de aanpak van strijdige regels, het bedrijvenloket en het vereenvoudigen van vergunningen. De gemeente is overigens al volop bezig met een aantal van de mogelijkheden en afspraken die in het convenant zijn vastgelegd.

Het convenant is ondertekend door het college van Utrecht. Het convenant is primair belegd bij de dienst SO. Om in samenhang uitvoering te geven aan de mogelijkheden en afspraken in dit convenant is het voor de dienst Stadsontwikkeling kansrijk om dit convenant als vertrekpunt te nemen. UPG heeft reeds het initiatief genomen een brainstormbijeenkomst te organiseren om de brede(re) kansen voor deregulering te benutten.

Kans: brede(re) en integrale deregulering vanuit het convenant EZ. •

Inhoudelijk: Normenkader Dienstverlening Ondernemers

Onderdeel van het convenant EZ is het normenkader Dienstverlening Ondernemers. Dit normenkader is in gezamenlijk opgesteld door EZ, VNG, regiegroep Regeldruk en SIRA. Bij dit normenkader valt te

denken aan bijvoorbeeld accountmanagement en servicenormen. Het is een integraal kader wat een handvat kan bieden om deregulering integraal op te pakken voor bepaalde doelgroepen.

Kans: integrale aanpak deregulering voor bepaalde doelgroepen. •

Inhoudelijk: Actualiseren bestemmingsplannen

De raad heeft het college de opdracht gegeven voor 2011 alle wijken in Utrecht te voorzien van actuele en moderne bestemmingsplannen. Onderdeel van deze actualisering is de binnenstad. De vigerend

ruimtelijk-functionele structuur is de basis. Het is een kans voor de dienst SO om het dereguleringskader toe te passen in het meenemen van verwachte ontwikkelingen voor de komende tien jaar.

27

Kans: dereguleringskader toepassen op de bestemmingsplannen binnenstad en in de toekomst ruimte te creëren voor burgers en bedrijven in de bestemmingsplannen. •


Er zijn al veel ervaringen van andere gemeenten op het gebied van deregulering. De dienst SO heeft

aangegeven hier behoefte aan te hebben. Aan deze behoefte is vanuit UPG (deels) voorzien door een gemeente uit te nodigen, te laten vertellen over een aanpak vanuit best practices en het delen van deze best practices. De best practices (58 in totaal) zijn gelegd naast de eigen producten en diensten. Aan

de hand van deze vergelijking kijkt SO in hoeverre de dienst al dereguleringsactiviteiten heeft ondernomen, inmiddels aanpakt of welke nieuwe inzichten en kansen het biedt. Op basis van deze analyse beslist de dienst wat de prioriteiten zijn voor de 2e helft van 2009 en/of 2010.


28

Dienst Stadswerken De dienst Stadswerken heeft het beheer van de openbare ruimte als kerntaak. De dienst is een logisch en helder aanspreekpunt voor alle gebruikers van de openbare ruimte. Stadswerken is een

uitvoeringsorganisatie, gericht op het bereiken van resultaat in de openbare ruimte. Producten en diensten van SW zijn o.a. vergunningverlening en de handhaving daarop. Voorbeelden van

vergunningverlening vanuit deze dienst zijn de velvergunning of de evenementenvergunning. Daarnaast valt ook afvalinzameling, markten, havens, stedelijk- en wijkonderhoud onder de taken van SW.

Visie ten aanzien van deregulering SW richt zich onder andere op het afschaffen van regels waarop niet gehandhaafd wordt dan wel waar nooit een vergunning of ontheffing voor aangevraagd wordt. Andere mogelijkheden worden ook

verkend, zoals het vervangen van regels door algemene regels met kaders waarbinnen geopereerd kan worden. Er bestaat geen breder projectkader voor deregulering binnen de dienst. Dit maakt de aanpak ogenschijnlijk minder gestructureerd en in ieder geval minder gedocumenteerd. De dienst is een uitvoeringsorganisatie en komt veel in contact met de burger en de openbare ruimte van de gemeente Utrecht.

Resultaten tot nu toe We maken onderscheid tussen 0.0-projecten en 1.0-projecten. De 0.0-projecten zijn gemaakte resultaatafspraken met de dienst (zie: Plan van aanpak UPG, april 2008) en de 1.0-projecten zijn aanvullende projecten en initiatieven. Voorliggend document geeft een beeld van deregulering binnen de dienst SW. De genoemde aanvullende projecten vormen slechts een selectie van alle lopende projecten en initiatieven. 0.0-projecten • •

Innovatie processen en vereenvoudiging vergunningen openbare ruimte (ook wabo).

Procedure vergunningen evenementenorganisatie: ook stadspromotie (SO/SW).

Zie bijlage 1 voor een meer uitgebreide toelichting en de stand van zaken van de 0.0-projecten. 1.0-projecten •

Afschaffen van de velvergunningsplicht voor bomen in particuliere tuinen kleiner dan 300m2 (80% van de reguliere aanvragen).

•

Afschaffen aanleveren uittreksel Kamer van Koophandel: gemeente Utrecht heeft een abonnement en vraagt de gegevens zelf op.

• •

Modelverordeningen VNG toegepast op de marktverordening.

Toepassen van pre-mediation in handhaving: eerst een persoonlijk gesprek aangaan met betrokken partijen. Veelal voorkomt dit dat overgegaan moet worden tot handhaving.

•

Algemene regels voor uitstallingen in plaats van vergunningsplicht.

•

Snellere procedure aanvragen en betalen dagontheffing milieuzones voor vrachtwagens.

29

Deelname aan het pioniertraject: Ruimte voor vrijwilligers. Een tweetal vergunningen worden

•

gedereguleerd.

Vereenvoudigd aanvraagformulier evenementen (door middel van een digitale beslisboom).

•

Samenvoeging loket Bouwen, Wonen en Ondernemen (SO/SW)

•

Zie bijlage 1 voor een uitgebreide toelichting en de stand van zaken van de 1.0-projecten.

Kansen voor de toekomst Hieronder is een aantal kansen voor deregulering verwoord. Er is onderscheid gemaakt naar kansen voor de aanpak van deregulering en inhoudelijke/aandachtsvelden.

Aanpak en inhoudelijk: In samenhang verder uitvoering geven aan de mogelijkheden en

•

afspraken uit het convenant EZ.

Op 15 april 2009 heeft de gemeente Utrecht het convenant ‘verbetering dienstverlening en vermindering regeldruk voor ondernemers’ ondertekend in gezamenlijkheid met het Ministerie van

Economische Zaken en MKB Nederland. Belangrijke focus ligt op de aanpak van strijdige regels, het bedrijvenloket en het vereenvoudigen van vergunningen. De gemeente is overigens al volop bezig met een aantal van de mogelijkheden en afspraken die in het convenant zijn vastgelegd.

Het convenant is ondertekend door de afdeling EZ van de gemeente. Het convenant is primair belegd bij de dienst SO maar heeft in de uitvoering sterke raakvlakken met het werkterrein van SW. Om in

samenhang uitvoering te geven aan de mogelijkheden en afspraken in dit convenant is het voor de

dienst SW kansrijk om dit convenant als vertrekpunt te nemen. UPG heeft reeds het initiatief genomen een brainstormbijeenkomst te organiseren om de brede(re) kansen voor deregulering te benutten. Kans: brede(re) en integrale deregulering vanuit het convenant EZ. Inhoudelijk: Applicatietoepassing op wabo gerelateerde vergunningen en op niet wabo

•

gerelateerde vergunningen.

In het kader van de wabo wordt er voor wabo gerelateerde vergunningen een nieuwe applicatie

gebruikt. In dit proces worden ook de niet wabo gerelateerde vergunningen meegenomen die zich wel lenen voor dezelfde applicatietoepassing. Dit ter digitalisering en vereenvoudiging van het werkproces

ten aanzien van de vergunningverlening. De vraag is continu: bij welke vergunningen past een waboaanpak.

Kans: In het verlengde van de wabo applicatie het breder toepasbaar maken van deze werkwijze. •

Aanpak en inhoudelijk: In samenwerking met SO integrale toezicht en handhaving.

Vanuit de samenwerking tussen SO en SW wordt een integrale

handhavingstrategie

en

een

handhavingprogramma opgesteld. Voor 1 januari 2010

willen

beide

diensten

komen

tot

een

eenduidige strategie, een eenduidige werkwijze en voor elkaar ‘ogen en oren’ zijn in de signalering. Dit is

gerelateerd

aan

vergunningverlening handhaving.

en

de

wabo:

integrale

integrale

toezicht

en

30

Kans: in gezamenlijkheid de integrale vergunningverlening uitbouwen tot een effectief, integrale toezicht en handhaving. •

Aanpak en inhoudelijk: bredere toepassing modelverordeningen VNG.

De dienst SW heeft reeds de modelverordening toegepast op de marktverordening. Het breder toepassen van deze modelverordeningen biedt de dienst een aanpak ook andere verordeningen te dereguleren.

Kans: dereguleren verordeningen. • Vanuit

Evenementenvergunning een

samenwerking

Stadswerken,

Stadsontwikkeling

en

Stadspromotie

is

een

nieuwe

evenementennota opgesteld. Deze heeft de nadruk op verschillende doelstellingen ten aanzien van het

professionaliseren van evenementen in de stad in brede zin. Kansrijk is de verbinding tussen

Stadspromotie en de uitvoering van de evenementenvergunning, waarbij te denken valt aan een bestemmingsplanwijziging tot ‘nevenbestemming evenementen’. Op deze manier hoeft er bij terugkerende evenementen niet iedere keer een buitenplanse of tijdelijke ontheffing aangevraagd te worden.

Kans: brede dereguleringskansen voor evenementen. •

Aanpak: Loket en Beleving

De initiatieven zijn vooral gericht op Wet. Om het integrale kader van de dereguleringsaanpak te hanteren, is het voor de dienst Stadswerken kansrijk om ook te definiëren welke successen er te halen zijn op het gebied van Loket en Beleving.

Het inzetten van pre-mediation is daar een goed voorbeeld van. Kans: bredere aanpak deregulering. •

Inhoudelijk: Handhaving pre-mediation

Het intensieve contact wordt door de dienst gebruikt als relevante input. Zo wordt door de afdeling Handhaving steeds meer het principe van pre-mediation toegepast. Dit houdt in dat de toezichthouders eerst persoonlijk de dialoog aangaan met de overtreder, voordat overgegaan wordt op het versturen van brieven. Dit moet zowel bij de burger als bij de ambtenaar tot meer begrip voor de

situatie leiden en moet het probleem scherper naar voren laten komen. Vaak zal er zelfs geen probleem blijken te zijn. Deze aanpak zorgt voor een vermindering van het aantal schriftelijke afhandelingen.

Kans: uitbreiden toepassen werkwijze van pre-mediation. •

Inhoudelijk: Handhaving beleid- en uitvoeringsregels

In de vastgestelde kadernota ‘Keuzes in de handhaving’ 4 worden de 11 Utrechtse handhavingprincipes uiteengezet. De gemeente spreekt daarin onder andere af dat er alleen regels gemaakt worden die

handhaafbaar zijn en dat regels die niet gehandhaafd worden, worden afgeschaft. Daarnaast streeft men naar een zo optimaal mogelijke samenwerking tussen de diensten en andere overheden om de administratieve lasten voor burgers en bedrijven zo laag mogelijk te houden.

De 127 handhavingstaken van de gemeente Utrecht zijn verdeeld over zeven diensten. Daarnaast zijn er zes handhavingstaken waar meerdere diensten bij betrokken zijn. Dit maakt dat bovengenoemde

4

Collegebesluit d.d. 20 januari 2009 – Raadsbesluit d.d. 26 maart 2009

31

niet alleen van toepassing is op de dienst Stadswerken, maar ook diensten als Stadsontwikkeling en Burgerzaken en Gemeentebelastingen.

Kans: dereguleren in beleid- en uitvoeringsregels, koppelen aan deregulering op handhaving. •

Aanpak: Klanttevredenheid vergunningverlening

De dienst Stadswerken heeft in 2008 een onderzoek verricht naar de klanttevredenheid als het gaat om vergunningverlening.

Door

dit

cyclisch

te

blijven

doen,

kan

er

continu

vanuit

een

dienstverleningsperspectief gekeken worden naar mogelijkheden voor verdere lastenverlichting. Daarnaast kan het onderzoek dusdanig worden ingericht dat het ook voor de dienst relevante beleidsinformatie ophaalt bij de burger. •





Met name vanuit de verschillende landelijke programma's (Regiegroep Regeldruk, BZK, VNG) zijn veel best practices beschikbaar, ook voor Stadswerken.


32

Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling De DMO heeft veel verschillende klantcontacten. Dit varieert van het ondersteunen bij werken bijstandsaangelegenheden tot aan het verlenen van individuele voorzieningen, het ondersteunen van vrijwilligers(werk) en mantelzorg, het organiseren van maatschappelijke opvang voor mensen met

problemen en het ondersteunen van jeugdigen met opgroeiproblemen. Daarnaast zorgt de DMO voor

het beschikbaar stellen van sportvoorzieningen, schoolgebouwen, multifunctionele accommodaties, zwembaden et cetera. De DMO is ook direct de grootste subsidieverlener van de gemeente. De DMO verleent naast subsidies in het kader van de Wmo ook subsidies aan initiatieven die sport en bewegen en het culturele leven in de stad stimuleren. Visie ten aanzien van deregulering Begin 2009 is het thema deregulering expliciet behandeld in het MT DMO. Het MT DMO heeft

ingestemd met een verkenningsonderzoek naar (aanvullende) dereguleringsmogelijkheden binnen de gehele dienst. Daarnaast werd benadrukt door het MT DMO dat het wenselijk is om al tijdens het

onderzoek dereguleringsmogelijkheden op te pakken. Het verkenningsonderzoek moet input leveren voor een plan van aanpak deregulering. Uitgangspunt hierbij zijn ‘best practices’ binnen en buiten de gemeente. Voor de uitvoering van het onderzoek is een deelprojectleider vanuit het concern ter beschikking gesteld. Ter ondersteuning van het onderzoek is bij iedere sector een contactpersoon aangewezen door het MT.

Binnen DMO wordt deregulering steeds meer integraal opgepakt via het programma

Publieksdienstverlening (PDV). Sinds mei 2009 heeft de DMO een programmamanager PDV aangetrokken. Met de benoeming van een programmamanager wordt deze integrale aanpak nog

explicieter en nadrukkelijker. Voordeel van deze integrale aanpak is dat PDV is een belangrijk thema binnen de dienst is en bij iedere afdeling ook zo beleefd wordt. Er zijn immers veel raakvlakken en door de borging in het programma PDV worden de dereguleringsactiviteiten nadrukkelijker gerelateerd aan verbetering van de dienstverlening en afname van de lastenverlichting. Resultaten tot nu toe We maken onderscheid tussen 0.0-projecten en 1.0-projecten. De 0.0-projecten zijn gemaakte

resultaatafspraken met de dienst (zie: Plan van aanpak UPG, april 2008) en de 1.0-projecten zijn aanvullende projecten en initiatieven. Voorliggend document geeft een beeld van deregulering binnen

de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling. De genoemde aanvullende projecten vormen slechts een selectie van alle lopende projecten en initiatieven. 0.0-projecten •

Herziening van subsidieproces ASV

•

Digitalisering Wmo-loket

•

Digitalisering Wet, Werk en Bijstand

•

Bundeling dienstverlening sociale voorzieningen.

Op al deze projecten zijn resultaten behaald. De belangrijkste resultaten staan hieronder opgesomd, aangevuld met de overige resultaten (1.0-projecten). Voor een uitgebreidere toelichting op de resultaten verwijzen we naar bijlage I.

33

•

Vereenvoudiging subsidieaanvraag en verantwoording achteraf.

•

Verbeterde informatievoorziening subsidies.

•

Realiseren van een digitaal Wmo-loket (inclusief de mogelijkheid om een individuele Wmovoorziening aan te vragen met DigiD)

•

Indirecte digitale koppeling GBA burgerzaken en SoZaWe

•

Pioniertrajecten van het ministerie van BZK: Ruimte voor vrijwilligers en Vertrouwen in de Wmo

•

Afschaffen maandelijkse inkomstenverklaring voor bijstandsgerechtigden (het ROFje)

•

Afschaffen heronderzoek recht op uitkering

•

Meer op basis van vertrouwen beslissen over een individuele Wmo-voorziening: Het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) wordt vaker buiten beschouwing gelaten.

•

Procesverbetering individuele Wmo-voorzieningen: De gemiddelde doorlooptijd van een aanvraag is teruggebracht van 13 weken naar 6 weken.

•

Bundeling verschillende subsidieregelingen voor sportverenigingen tot één regeling, de Subsidie

Sportverenigingen.

Hierdoor

is

de

subsidieafhandeling

vereenvoudigd:

sportverenigingen hoeven bijvoorbeeld niet meer standaard een verantwoording af te leggen. Kansen voor de toekomst

Hieronder is een aantal kansen voor deregulering verwoord. Er is onderscheid gemaakt naar kansen voor de aanpak van deregulering en inhoudelijke/aandachtsvelden. •

Aanpak: Bewustwording

Uit de gesprekken met respondenten blijkt dat deregulering of administratieve lastenverlichting als breed thema onbekend zijn binnen de DMO. Hoewel het thema soms wel herkend wordt, blijkt dat de aanpak van UPG op het thema vrijwel onbekend is. Om deregulering meer onder de aandacht te brengen binnen de dienst spelen de MT-leden en de dienstcoördinator UPG een belangrijke rol. Kans: Het werken aan bewustwording rond deregulering. •

Aanpak: Integraliteit

Kansen en mogelijkheden kunnen ook gevonden worden door deregulering integraal binnen de dienst

op te pakken. In het verleden gebeurde dat gefragmenteerd. Bovendien werd er weinig kennis gedeeld tussen afdelingen. Door het onderbrengen van het project deregulering onder het programma

publieksdienstverlening ontstaat er de gewenste integrale aanpak. Het draagt bij aan de bekendheid van deregulering binnen de DMO. Dat kan het denken stimuleren over meer fundamentele vraagstukken zoals het waarom van regels en het omgaan met vertrouwen. Kans: Het oprichten van een multidisciplinaire dienstbrede projectgroep. •

Inhoudelijk:Subsidieverlening

Op een praktischer niveau zijn er ook kansen om het gehele proces en vooral de werkwijze van de subsidieverlening verder te dereguleren. Daarbij zijn de informatievoorziening, de aan te leveren

documenten/ informatie bij zowel de aanvraag als de verantwoording, de vorm en omvang van de verantwoording en de dienstverlening in ruime zin van belang. Binnen de afdeling welzijn is een start

gemaakt om het proces en de werkwijze van de subsidieverlening te herzien. Om daadwerkelijk een slag te slaan dient deze inspanning vergroot te worden en vooral dient dit gemeentebreed opgepakt te worden.

Kans: Het opzetten van een eenduidige en eenvoudige subsidieverlening

34

•

Inhoudelijk: Subsidieverlening: Informatievoorziening

Uit vrijwel alle gesprekken binnen de dienst blijkt dat de informatievoorziening over de subsidies kan worden verbeterd. De burger moet nu zelf op zoek naar welke subsidies er bestaan en waar deze

aangevraagd kunnen worden. De informatie is niet gericht op de burger, maar vanuit de gemeente geschreven. De wijze waarop de informatie wordt verstrekt verschilt per programma.

Kans: Op de website de informatie over het aanvragen van subsidie op de burger richten: overzichtelijk, eenduidig en toegankelijk . •

Inhoudelijk: Subsidieverlening: vragen aan subsidieaanvrager

De informatievraag van de gemeente bij het aanvragen van subsidie is nu vaak gericht op zoveel mogelijk vragen in het kader "baat het niet, dan schaadt het niet" en "wie weet is deze informatie wel

zinvol". De informatievraag voor subsidies kan systematisch (en waar nodig stuk voor stuk) doorgelicht worden om te zien welke informatie de aanvrager moet aanleveren om in aanmerking voor de subsidie

te komen. Daarbij kan informatie wel nodig zijn voor de beoordeling van de aanvraag, maar niet relevant zijn bij de verantwoording (dus dat moet apart worden bekeken). Daarnaast zou het ook goed

mogelijk kunnen zijn dat voor verschillende subsidies veel gelijke informatie wordt aangeleverd. Door deze informatie te delen hoeft de burger deze niet opnieuw aan te leveren.

Kans: Doorlichten subsidieproces (systematisch en voor individuele subsidies) op de informatievraag (bij

aanvraag

•

en

verantwoording)

aan

klant

en

het

delen

van

beschikbare

gegevens.

Inhoudelijk: Subsidieverlening: 1 Loket en 1 (combinatie)aanvraag

De subsidieaanvrager dient nu bij meerdere diensten (en binnen de diensten bij meerdere afdelingen) een aanvraag in te dienen per apart programma. De eisen aan de aanvragen zijn verschillend en de klant moet zelf uitzoeken waar de aanvraag dient te worden ingediend. Een mogelijkheid is om een

loket of balie in te richten waar alle subsidieaanvragen binnen de gemeente in behandeling worden genomen. Vanuit het loket wordt vervolgens de vraag uitgezet naar de verschillende afdelingen en wordt bezien welke subsidie het beste past bij de vraag van de klant. Een belangrijke voorwaarde is

hierbij dat er een volledig overzicht bestaat van welke subsidies er kunnen worden verleend en op basis van welke voorwaarden. Op die manier hoeft de burger niet op verschillende plaatsen steeds

opnieuw een aanvraag te doen. Bovendien kunnen aanvragen voor meerdere programma's gecombineerd worden en als het goed is op dezelfde wijze ingediend worden. Op termijn kan dit loket

worden uitgebreid naar een groter deel van het subsidieproces, waardoor de burgers met een groot deel van hun vragen over subsidies hier terecht kunnen.

Kans: Herinrichting gemeentelijke structuur voor het aanvragen en verantwoorden van subsidies gericht op de wensen van de klant

35

•

Inhoudelijk: Van productgericht naar vraaggericht

De voorgaande kans kan ook breder getrokken worden dan het subsidieproces. De hulpvraag van de

burger wordt binnen de DMO niet altijd adequaat vertaald naar een gemeentelijk product. Dit is bijvoorbeeld te zien bij het aanvragen van een individuele Wmo-voorziening. Een klant moet nu op het

aanvraagformulier zelf aankruisen welke voorzieningen zij nodig acht. Dit proces kan je ook omdraaien door de hulpvraag van de klant centraal te stellen en van daaruit op zoek te gaan naar de juiste voorziening(en). Binnen het programma Publieksdienstverlening is dit ook belangrijk thema. Kans: Dienstverleningsconcept meer inrichten vanuit de klantvraag. •

Aanpak en inhoudelijk: Best Practices




Met name vanuit de verschillende landelijke programma's (Regiegroep Regeldruk, BZK, VNG) zijn veel best practices beschikbaar, ook voor DMO.

Kans: Zowel in de inhoud als in de aanpak kiezen voor het werken met best practices. •

Inhoudelijk: Basisadministratie SoZaWe

De belangrijkste uitdaging voor SoZaWe ligt momenteel in het verkrijgen van een goede basisadministratie. Er bestaan nu op verschillende afdelingen delen van het totaalplaatje van een

burger die een bijstandsaanvraag heeft lopen. De afdelingen hebben vaak verschillende systemen lopen, waardoor een mutatie bij afdeling A ook apart bij afdelingen B,C en D gedaan moet worden. Een

betere informatievoorziening zal bijdragen aan het sneller afhandelen van aanvragen. Op dit moment is de gemeente nog erg afhankelijk van informatie van de klant terwijl de gemeente veel informatie zelf zou kunnen raadplegen. Op dit moment lopen er een aantal grote projecten in dit kader (o.a Wigo4it).

Kans: Het verbeteren van de informatiepositie (en daarmee samenhangende flexibiliteit en efficiency) van SoZaWe door het koppelen van informatiesystemen. •

Inhoudelijk: Reguleren vs. vertrouwen

Voor het behalen van publieke doelen kunnen regels ingezet worden. Er zijn echter ook andere

maatregelen om het beleid uit te voeren, en die de regeldruk verminderen. Bijvoorbeeld door meer te handelen vanuit vertrouwen. We zien dat de DMO al meer vanuit vertrouwen handelt door bijvoorbeeld de periodieke verklaringen voor bijstandsklanten af te schaffen. Omdat dit spanningsveld verder reikt

dan de DMO, is het ook belangrijk om deze fundamentele discussie met het bestuur en de politiek aan te gaan. Hierbij is het belangrijk om de ervaringen uit de dienst in te brengen. Vanuit de projectgroep UPG wordt er een raadstraject voorbereid om deze discussie te voeren.

Kans: De fundamentele discussie over reguleren vs. vertrouwen breder voeren dan binnen de DMO.

36

Dienst Ondersteuning De dienst Ondersteuning (DO) bestaat sinds januari 2008 uit alle voorheen afzonderlijke ondersteunende bureaus van de verschillende diensten. De DO wil als partner van het concern en de

diensten van de gemeente Utrecht op daadkrachtige en innovatieve wijze input geven aan de primaire processen in de gemeente. De DO heeft als taak om de ondersteunende processen en systemen te onderhouden en in te zetten voor de werkzaamheden van en voor de andere diensten.

Visie ten aanzien van deregulering De DO is voor interne deregulering de eerst aangewezen partner. Utrecht kiest er bewust voor om ook

de interne focus van deregulering te gebruiken. Interne deregulering is voor de DO het creëren en opzetten van regelingen om op die wijze te komen van gefragmenteerde ondersteuning naar geïntegreerde dienstverlening. Juist het aanbrengen van regels beperkt de omvang van de administratieve lasten.

Daarnaast is deregulering één van de belangrijkste taken van de DO. Door de interne primaire processen zo optimaal mogelijk te reguleren, worden ambtenaren zo veel mogelijk ondersteund door de verschillende procedures en systemen in de gemeente.

Belangrijke kanttekening is wel dat deregulering bij de ene dienst een lastenverzwaring kan betekenen voor de interne processen in de gemeente. Dan ontstaat er het waterbedeffect, bij de vakdiensten is gedereguleerd maar bij de DO moet er meer worden gereguleerd. Graag zou de DO eerder betrokken

zijn in dereguleringsprocessen bij andere diensten, zodat er samen naar oplossingen gezocht kan worden. Resultaten tot nu toe We maken onderscheid tussen 0.0-projecten en 1.0-projecten. De 0.0-projecten zijn gemaakte

resultaatafspraken met de dienst (zie: Plan van aanpak UPG, april 2008) en de 1.0-projecten zijn aanvullende projecten en initiatieven. Deze lijst geeft een beeld van deregulering binnen de DO. De

genoemde aanvullende projecten vormen slechts een selectie van alle lopende projecten en initiatieven. 0.0-projecten •

Proces

(externe)

factureringsregels); • •

facturering

(vereenvoudigen

factureringsproces

en

versoepelen

Personeelsdossiers (vaststellen en ontsluiten van juiste en eenduidige medewerkersgegevens);

Indiensttreding/mutatie nieuwe medewerker (vereenvoudiging en kwalitatieve verbetering van aanmelding/mutatie proces);

•

Regels en proces aanbesteding (versoepeling van de aanbestedingsregels en vereenvoudiging van het proces).

Zie bijlage 1voor een meer uitgebreide toelichting en de stand van zaken van de 0.0-projecten en de 1.0-projecten. 1.0-projecten • •

mijnfacilitairbedrijf.nl; digitalisering (div);

37

•

Single sign on;

•

management dashboard (onderdeel RITS, nu afhankelijk van financiering via CD) 5 ;

•

resultaatgericht werken (onderdeel RITS, nu afhankelijk van financiering via CD).

Kansen voor de toekomst De DO heeft de interne klant als voornaamste richtlijn. Samenwerking met de vakdiensten is van groot belang bij het slagen van kansen voor lastenverlichting. Alleen als er goede afspraken gemaakt worden tussen de DO en de vakdiensten kan interne deregulering goed worden opgepakt.

Hieronder is een aantal kansen voor deregulering verwoord. Er is onderscheid gemaakt naar kansen voor de aanpak van deregulering en inhoudelijke/aandachtsvelden. •

Vereenvoudiging interne verrekening;

De ene dienst is vaak klant van de producten van de andere dienst. Hiervoor moet ook gefactureerd worden en moeten er allerlei procedures doorlopen worden als het gaat om facturering.

Vereenvoudiging van deze regels en vooral ook de vraag of deze huidige werkwijze ook aanvullende informatie oplevert moeten centraal gesteld worden als deze werkwijze vereenvoudigd kan gaan worden.

Kans: minder procedurele regels met betrekking to de interne verrekeningen •

E-facturering

Het gebruik van internetbetalingen moet nog aangepakt worden. Er liggen hier voor deregulering grote kansen omdat dit een vermindering van de papieren administratie met zich mee brengt. Een belangrijke voorwaarde echter is dat de systemen van de gemeente dit ook kunnen dragen.

Kans: Minder papieren administratie, meer mogelijkheden voor de burger om digitaal te kunnen verrekenen. •

Uittreksel bevolkingsregister

Het uittreksel uit het bevolkingsregister kost de burger per aanvraag geld in de vorm van leges.

Hiervoor moet bij het servicecentrum Financiële Dienstverlening telkens een factuur voor worden aangemaakt, geregistreerd en gearchiveerd. De kosten van het administratieve proces dekken het bedrag bij de burger niet. DO heeft de intentie om dit proces te vereenvoudigen door elektronische betalingen te introduceren.

Kans: het uittreksel gratis verstrekken via internet. •

Vereenvoudigen verantwoordingsplichten

Niet alle onderwerpen binnen de gemeente behoeven wellicht te voldoen aan strikte financiële

verantwoording. Een nadere specificering van de verantwoordingsplicht zou op het gebied van deregulering veel kunnen schelen. De financiële verantwoording zou voor veel onderwerpen ook steekproefsgewijs gecontroleerd kunnen worden. De vraag moet dus centraal komen te staan welke

informatie wel en welke informatie niet gebruikt wordt in de verantwoording.

Kans: vereenvoudiging van declaraties en verminderen administratieve lasten.

5

Resultaatgericht werken aan de integratie van Technologie en Samenwerking

38

Bijlage 1: Projectenoverzicht In deze bijlage is per dienst aangegeven welke projecten en initiatieven ontplooid zijn en welke er lopen.

Projectgroep Utrecht Prettig Geregeld! 0.0 of 1.0 project ?

Naam project

Welke regel/procedure?

Status

Voor wie?

Gericht op?

Wet, Loket, Beleving

Kader procesinnovatie deregulering

Er is een kader aangeleverd aan het project procesinnovatie met daarin de belangrijkste punten voor deregulering.

Afgerond

Extern

Burger en Ambtenaar

Loket, Beleving

0

Kader procesinnovatie deregulering

In het kader van integrale procesinnovatie is het van belang dat de uitgangspunten en doelstellingen vanuit deregulering worden geintegreerd. Ten behoeve van de te innoveren processen (prioritering) en deze integrale toetsing (ook PDV/ICT/SK etc.) dient een kader te worden opgesteld vanuit het dereguleringsperspectief.

Afgerond

Extern

Burger en Ambtenaar

Loket, Beleving

0

Procesinnovatie externe processen

Er zijn 15 externe dienstverlenende processen geselecteerd in het kader van UPG die moeten worden gedereguleerd. Het eigenaarschap ligt bij diensten. Deze processen zijn terug te vinden bij de afzonderlijke diensten, o-projecten.

Deels afgerond/deels loopt nog

Extern

Burger en Ondernemer

Loket, Beleving

0

Procesinnovatie interne processen

Er zijn 6 interne dienstverlenende processen geselecteerd in het kader van UPG die moeten worden gedereguleerd. Het eigenaarschap ligt bij diensten. Deze processen zijn terug te vinden bij de afzonderlijke diensten, o-projecten.

Deels afgerond/deels loopt nog

Intern

Ambtenaar

Loket, Beleving

0

Overzicht Utrechtse regelgeving

Deregulering APV

Voor deregulering is het noodzakelijk om een actueel en bruikbaar overzicht te hebben van de gemeentelijke regelgeving. Ook dient het maken van dit overzicht te dienen om zogenaamd 'dor hout' te schrappen. De APV biedt vergaande mogelijkheden om te dereguleren. Hiertoe is reeds een gedereguleerd VNG model beschikbaar gekomen en diverse best practices in den lande. De Utrechste ambitie tav. De deregulering van de APV is hoog, ten minste op het niveau van het VNG model. De APV wordt integraal doorgelicht met gebruikmaking van model en best practices. Deze casus wordt tevens gebruikt als discussiemateriaal voor raad/college. UPG heeft een projectleider voor dit proces aangesteld die met de diensten dit traject doorloopt. Ook heeft UPG een toetsingskader hiervoor opgesteld.

Afgerond

Intern


Wet

0

Loopt

Extern


Wet

0

Afgerond

Extern


Wet

0

Loopt

Extern


Wet

0

Deregulering verordeningen overig

Integraal toetsingskader en format ten behoeve van een vergaande toetsing en afweging van deregulering van de APV. Naast de APV worden op dit moment alle verordeningen door de VNG herzien op dereguleringsmogelijkheden. Inmiddels zijn er al veel gedereguleerde modellen beschikbaar. De wens is om deze in Utrecht over te nemen. UPG heeft een overzicht beschikbaar gesteld met alle verordeningen en de kern van dereguleringswijzigingen. Ook heeft UPG een uniforme werkwijze gemaakt om hier mee om te gaan. Vanuit UPG wordt getract eea. met de diensten te coordineren.

Overzicht gedereguleerde modelverordeningen

Overzicht van alle modelverordeningen die door de VNG zijn gedereguleerd, met de kern van de wijzgingen.

Afgerond

Extern


Wet

0

Uniforme werkwijze deregulering modelverordeningen

Het eigenaarschap van verordeningen ligt bij verschillende diensten. UPG streeft er naar om deregulering via de zelfde uitgangspunten en werkwijze te laten plaastvinden. Hiertoe wordt een uniforme werkwijze 'deregulering modelverordeningen' opgesteld.

Afgerond

Extern


Wet

0

Toetsingskader APV

Toetsingskader nieuwe regel en beleid

Dereguleringsdiscussie raad en college


Inventarisatie witte vlekken

Meldpunt extern en intern

Ten behoeve van de bewustwording intern, de cultuuromslag en de implementatie van deregulering op de lange termijn dient een toetsingskader of -instrument te worden ontwikkeld en geimplementeerd. Hierbij gaat het om vragen die dienen te worden gesteld voordat regels tot stand komen en de gevolgen van regulering in kaart brengen. Dit ter voorkoming van een nieuwe aanwas vanbeleid en regelgeving Ten behoeve van het creeren van optimaal draagvlak voor de dereguleringsvoorstellen, maar ook voor het verkrijgen van bewustwording inzake andere wijzen van sturen en de fundamentele vraagstukken van deregulering dient de discussie te worden gevoerd met de raad en het bestuur. Er wordt een raadswerkgroep geinitieerd waarin de (ideologische) discussie wordt gestart over regeldruk, bureaucratie en deregulering. Vanuit BIS wordt een speciale thema-avond georganiseerd (BISniss unusual) over nieuwe sturingsparadigma’s. Om alle informatie op het gebied van deregulering te bundelen en te ontsluiten is er een kenniskader opgesteld aan de hand van thema’s. Met het opzetten van een kenniskader wordt belangrijke informatie op het gebied van deregulering overzichtelijk geordenend. Daarnaast heeft het kader als doel om bij te dragen aan het uitwisselen van kennis en ervaring, leren van anderen (best practices) en voorkomen dat het wiel opnieuw wordt uitgevonden. Dit document wordt continu bijgehouden en geactualiseerd en is beschikbaar gesteld via de projectsite UPG. Het doel van dit traject is het verbreden en verdiepen van de Utrechtse dereguleringskennis, -ervaring en – operatie en ‘slim’ organiseren om deze kennis en ervaring binnen de organisatie te behouden. Het concernteam treedt hierin als het ware op als een kennismakelaar deregulering en geeft aan waar behoeften liggen van de buitenwereld (knelpunten/klachten/onderzoeken), hoe deze kunnen worden opgepakt (best practices) en zichtbaar kunnen worden gemaakt (communicatie/PR). Ophalen van externe en interne knelpunten inzake regels, procedures en bureaucratie. Uitzetten en oplossen van de meldingen in samenwerking met de diensten. Dit meldpunt is digitaal als fysiek gerealiseerd. Digitaal via intranet (i.s.m PDV en ICT) en utrecht.nl. Beiden zijn inmiddels online. Daarnaast zijn er ook fysieke meldbussen in de bedrijfsrestaurants van de gemeente en bij een aantal klantencontactbalies. Na beoordeling van de melding worden deze uitgezet binnen de diensten en UPG houdt een overzicht bij. Ook is Utrecht aangesloten op een landelijk meldpunt

Nog te starten

Extern


Wet, Beleving

0

Gestart

Extern


Wet, Beleving

0

Ambtenaar


0

Extern

Ambtenaar


0

Extern



0

Afgerond

Loopt

Loopt

Intern

PR/communicatie: goede voorbeelden en knelpunten

In het kader van uitwisseling, maar ook 'leren en bewustwording' is het van belang om informatie over het project en goede voorbeelden, maar ook knelpunten uit te dragen. Alle knelpunten en Utrechtse best practices (tot op heden) zijn in een overzicht verzameld. Daarnaast is er een nieuwsbrief gemaakt om zowel de goede als slechte voorbeelden uit te dragen binnen de organisatie (bewustwording/ bekendheid project). Beide zijn tevens beschikbaar gesteld via de projectsite UPG op intranet: utrechtmaakthetmakkelijk. Het is de bedoeling dat het overzicht verder gevuld wordt en dat uiteindelijk de knelpunten worden omgezet in ‘best practices’. Met de projectgroep is de afspraak gemaakt dat zij de knelpunten voor de eigen dienst oppakken en de resultaten communiceren met het concernteam.

Belevingsonderzoek

Er is onderzocht hoe de gemeente invulling kan geven aan de bewustwording van medewerkers op het gebied van deregulering. Uitkomst: er is een onderscheid in actievelingen, meelopers en onwilligen. Vooral de actievelingen hebben behoefte aan interactieve communicatie. Naar aanleiding van het onderzoek is een communicatieplan vastgesteld.

Gezamenlijke intranetsite Utrecht Maakt het Makkelijk

PR/communicatie: projectinformatie

Belevingsonderzoek Bewonersenquete 2008

Om de organisatie te voorzien van kennis en ervaring, meer samenhang aan te brengen tussen de verschillende programma's en om meer bewustwording te kweken rondom het thema deregulering is er een intranetsite ontwikkeld met info over UPG/PDV/ICT. Een communicatieplan vastgesteld om bij te dragen aan de bewustwording van medewerkers. Dit gaat om het betrekken van medewerkers, maar ook de buitenwereld bij deregulering, dus oproepen tot input, delen van knelpunten en vieren van successen. Hier wordt al uitvoering aan gegeven en zal in 2009 verder worden doorgezet. Een van de activiteiten hierin is de gezamenlijke site van PDV/ICT/UPG: utrecht maakt het makkelijk, de publiciteit die gegeven is aan de meldpunten en de nieuwsbrief die is gemaakt met goede voorbeelden etc. Om een beeld te krijgen van de (ervaren) regeldruk en knelpunten voor burgers zijn er vragen over regeldruk en bureaucratie opgenomen in de Bewonersenquete 2008. De resultaten zijn inmiddels bekend en er wordt bekeken wat hier verder mee te doen. Er is een memo opgesteld die in de projectgroep moet worden besproken. In 2009 worden opnieuw de vragen opgenomen in de enquete om een vergelijk te maken.

Loopt

Intern

Ambtenaar


0

1

Afgerond

Intern

Ambtenaar


Afgerond

Intern

Ambtenaar

Beleving

1

0

0

Loopt

Intern

Ambtenaar


Loopt

Extern

Burger

Beleving


Uitdragen van Utrechtse successen zowel binnen als buiten de organisatie door enkele 'museumstukken' tentoon te stellen van afgeschaft of verbeterde regelgeving en uitvoering. In samenwerking met het landelijke mvvb van de VNG.

Nog te starten

Extern


Beleving

1

Afgerond

Extern

Burger en Ambtenaar

Beleving

1

Pilot cultuur organisatie

Bezoek van de staatssecretaris om samenwerking tussen BZK en Utrecht te 'vieren' en uitdagen goede voorbeelden uit Utrecht. Start pilots WMO en Mediation Ter uitvoering van het cultuurtraject van deregulering wordt er met ondersteuning van de Regiegroep Regeldruk een pilot gestart over cultuurbelemmeringen binnen de organisatie. Waarschijnlijk gaat deze lopen binnen SO of DMO. Na deze pilot wordt bekeken op welke wijze deze kan worden verbreed gemeentebreed en/of geimplementeerd kan worden binnen de algemene organisatieontwikkeling.

Nog te starten

Intern

Ambtenaar

Beleving

0

Kafkabrigade Utrecht

Binnengekomen meldingen over regeldruk en bureaucratie dienen effectief te worden opgepakt. De praktijk wijst uit dat dit niet het geval is en dat de meldingen niet daadwerkelijk worden verholpen. Door het creeren van een objectieve brigade, die met de betrokkenen aan de slag gaat kan wellicht enige doorzettingsmacht worden gecreerd.

Nog te starten

Extern

Burger en Ambtenaar

Beleving

1

Afgerond

Intern

Ambtenaar

Beleving

0

Ambtenaar


1

Werkbezoek BZK Stass. Bijleveld Deregulering en Dienstverlening

Bestuurlijke Roadshow 2007

Overzicht dereguleringsactviteiten Utrecht + format monitoring

Organisatie van een bestuurlijke roadshow over deregulering en dienstverlening in het kader van kennisuitwisseling en bewustwording. Vanuit deregulering en dienstverlening is het van belang om samenhang en samenwerking te creeren. Ook ten behoeve van het ophalen van goede voorbeelden is een overzicht noodzakelijk van alle lopende activiteiten. UPG heeft bij de tussenrapportage een zo compleet mogelijk overzicht gevoegd met alle activiteiten op het gebied van deregulering. Dit overzicht biedt diensten tevens een handvat om in hun eigen organisatie de activiteiten te monitoren. Daarnaast is aan de hand van deze verkenning een beeld geschetst van elke dienst met een identificatie van kansen in de toekomst en een advies voor de verdere aanpak om nog meer resultaat te boeken.

Afgerond

Intern


Op verzoek van college/raad voert de projectgroep UPG incidenteel dereguleringstoetsen uit op specifieke onderwerpen of voorstellen. Inmiddels heeft UPG dat gedaan in het kader van de ASV, De Visie op Handhaving en Toezicht en precario.

Implementatie Europese Dienstenrichtlijn

Vanuit het bestuur is de vraag gekomen of Utrecht de precario op reclameuitingen kan afschaffen. UPG heeft hierover een advies geschreven. Dit wordt geintegreerd in de uitvoering van het convenant, waarin dit ook een thema is. De Europese Dienstenrichtlijn vergt een screening van alle toepasselijke gemeentelijke regelgeving op het gebied van het aanbieden van diensten. Daarnaast vereist het de implementatie van enkele loketconcepten. Deadline van implementatie van de richtlijn is 28 dec. 2009. UPG heeft samen met JZ de lead in het gezamenlijk oppakken van deze opgaven in afstemming met de projecten deregulering en dienstverlenin. Eea. wordt afgestemd op het dereguleren van de APV en overige modelverordeningen.

Pre-mediation gemeentebreed

UPG en JZ doen een onderzoek naar de wensen en mogelijkheden van de inzet van (pre)mediation binnen de gemeente Utrecht, ook buiten de bezwaarschriftprocedure als onderdeel van het primaire werkproces (altijd even bellen). Naar aanleiding van de pilot binnen JZ wordt gezocht naar mogelijkheden en behoeften om mediation gemeentebreed te introduceren.

Onderzoek afschaffing precario

MKB Wabo

Integrale horecavergunning

Vanuit bestuur en directie bestaat de wens om de mogelijkheden te verkennen van een concept van integrale vergunningverlening voor het MKB (analoog naar Omgevingsvergunning). Bij deze verkenning bleek dat het mn. gaat om integrale en gestroomlijnde informatievoorziening en loketfunctie. UPG heeft dit verder uitgezet via SO en project Internet/PDV Vanuit het bestuur bestaat de wens om te komen tot integrale vergunningverlening voor horecaondernemers. Binnen SO wordt reeds gedeeltelijk hierin voorzien, bijvoorbeeld door een digitaal loket. In het kader van UPG zou de integrale vergunningverlening ook moeten dienen tbv. de raadsdiscussie. Inmiddels is er nieuwe regelgeving opgesteld voor de horeca. Ook heeft UPG een eerste bijeenkomst gepland om de mogelijkheden van Horeca 1 voor Utrecht te verkennen.


1

Loopt

Extern


Loopt

Extern

Ondernemer

Wet

1

Nog te starten

Extern

Ondernemer

Wet, Loket

1

Loopt

Extern



1

Gestart

Extern

Ondernemer

Loket

0

Gestart

Extern

Ondernemer

Wet, Loket

0

DigiD voor bedrijven

Normenkader dienstverlening ondernemers Convenant Dienstverlening en deregulering ondernemers

Naar aanleiding van de discussie over de MKB Wabo is het verzoek gekomen om de mogelijkheden te onderzoeken naar een pilot inzake DigiD voor bedrijven. UPG heeft dit verzoek verder uitgezet bij SO/PDV. Er kan evt. aangesloten worden bij een pilot die in Rotterdam draait. In het kader van het Convenant Verbetering Dienstverlening en deregulering dient Utrecht de mogelijkheden te onderzoek om het Normenkader dienstverlening ondernemers in te voeren. UPG heeft hiervoor een sessie begeleid met SO en het MKB. Dit traject wordt afgestemd met de andere activiteiten uit het convenant. Op 15 april heeft Utrecht het Convenant Verbetering Dienstverlening en deregulering ondernemers getekend. In dit convenant zitten verschillende facetten op dit vlak, uiteenlopend van wijzigingen in regelgeving tot het invoeren van bepaalde dienstverleningsconcepten voor ondernemers. UPG heeft de lead genomen om met de betrokkenen om de tafel te gaan en te bepalen hoe Utrecht hier invulling aan geeft.

Loopt?

Loopt

Loopt

Extern

Extern

Extern

Ondernemer

Loket

1

Ondernemer


1

Ondernemer


1

Dienst Burgerzaken en Gemeente Belastingen

Naam project


0.0 of 1.0 project ?

Status

Voor wie?

Gericht op?

Verkenning

Extern

Burger

Loket, Beleving

0

Geboorteloket in Utrechtse ziekenhuizen

Welke regel/procedure? Door het openen van een geboorteloket in de ziekenhuizen is het voor vaders en moeders prettig en minder omslachtig om binnen 3 werkdagen aangifte te doen van de geboorte van het kind. Daarnaast is het bereik van dit initiatief veel breder dan alleen de burgers van Utrecht. Kinderen die in Utrechtse ziekenhuizen ter wereld komen, moeten ook in de gemeente Utrecht aangegeven worden. Ook al wonen de ouders niet in de gemeente Utrecht. De verkenning richt zich momenteel op de financiën (innovatie processen Burgerzaken).

Gevangenissen en identiteitsbewijs

Delinquenten zijn verplicht om in het bezit van een ID-bewijs te zijn. Zij kunnen deze echter niet zelf aanvragen en ophalen. Voorheen kwamen zij onder begeleiding van bwaking/politie naar het gemeentehuis. Nu niet meer ihkv bezuinigingen. Nu gaat de ambtenaar het brengen. Echter dit is een lastenverzwaring voor de ambtenaar. (innovatie processen Burgerzaken)

Verkenning oplossing ?

Extern

Burger en Ambtenaar

Loket, Beleving

0

Werken op afspraak voor naturalisatie, ondertrouw, baliehuwelijken

Op afspraak, zodat burger direct aan de beurt is voor deze diensten/producten. In eerste instantie wordt dit gedaan voor rijbewijzen en reisdocumenten (innovatie processen Burgerzaken).

Verkenning

Extern

Burger

Loket, Beleving

0

Verhuizingen

Voorheen ontving de burger geen bevestiging van een goed verwerkte verhuizing. Daarover werd veel gebeld. Nu krijgt een burger automatisch een bevestigingsbrief als de verhuizing is verwerkt. (innovatie processen Burgerzaken)

Afgerond

Extern

Burger

Loket, Beleving

0

Verloop reisdocumenten

Wanneer de reisdocumenten van een burger bijna verlopen krijgt de burger hiervoor een seintje van de gemeente. Zo is het risico dat men zonder reisdocument komt te zitten kleiner. Bovendien heeft het indirect ook effect voor de ambtenaar: minder speodaanvragen en betere kanalisering piekmomenten. (innovatie processen Burgerzaken)

Afgerond

Extern

Burger en Ambtenaar

Loket, Beleving

0

Akten rechtstreeks naar burger Vleuten

Wanneer een burger bepaalde akten heeft aangevraagd die in Utrecht opgehaald meoten worden ipv het loket in Vleuten, dan worden deze akten rechtstreeks naar de burger thuis gestuurd. Hierdoor hoeft men niet meer naar het gemeentehuis in Utrecht te komen. (innovatie processen Burgerzaken)

Afgerond

Extern

Burger

Loket, Beleving

0

Akten/documenten voor ondertrouw legesvrij

Voorheen moest de inwoner van Utrecht akten en documenten benodigd voor ondertrouw eerst opvragen, betalen en vervolgens weer inleveren bij dezelfde gemeente. Nu is het bijvoorbeeld voor de burger van Utrecht die ook in Utrecht is geboren niet meer nodig deze documenten op te vragen en te betalen. (innovatie processen Burgerzaken)

Afgerond

Extern

Burger

Loket, Beleving

0

Pilot digitalisering Burgerlijke Stand

In 2008 is een stuurgroep 'electronische burgerlijke stand' van start gegaan onderleiding van ministeries van Justitie en Binnenlands Zaken. De gemeente Utrecht heeft aangegeven als pilotgemeente te willen optreden voor het product 'overlijden' vanaf medio 2009.(innovatie processen Burgerzaken)

nog niet gestart

Extern

Burger en Ambtenaar

Loket, Beleving

0

Hondenbelasting: van aangifte naar aanslag

Het betalen van hondenbelasting gebeurt nu nog via een aangifte. Hondenbezitters moeten ider jaar aangifte doen dat zij in het bezit zijn van een hond, om daar vervolgens de gemeentebelasting op te betalen. Men wil dit omzetten naar de aanslag. Het nieuwe belastingsysteem moet geimplementeerd worden.

Loopt, met vertraging (zie overige info)

Extern

Burger

Loket

0

Automatische incasso gemeentelijke belastingen

De burger betaalt de gemeentelijke belastingen via acceptgiro's. Het is momenteel nog niet mogelijk om middels automatische incasso (gespreid) te betalen. Het nieuwe belastingsysteem moet geimplementeerd worden.

Loopt, met vertraging (zie overige info)

Extern

Burger

Loket

0

Automatische kwijtschelding gemeentebelastingen (65+/ bijstand)

Er is reeds mogelijkheid tot automatische kwijtschelding van gemeentebelatingen voor een specifieke doelgroep 65+ en bijstandsgerechtigden die in de afgelopen twee jaar reeds kwijtschelding hebben gehad. Deze koppeling is ook gemaakt naar het Hoogheemraadschap, zodat er niet apart ook voor waterschapbelasting kwijtschelding hoeft worden aangevraagd.

Afgerond

Extern

Burger

Loket

0

Kwijtschelding gemeentebelastingen: invullen op afspraak

Kwijtschelding overig: koppeling Hoogheemraadschap

Taxatieverslagen toegankelijk Binnengemeentelijke basisregistratie persoonsgegevens (DDS) gekoppeld aan Parkeerbedrijf Uitbouwen binnengemeentelijke basisregistratie voor persoonsgegevens. In 2009 GG&GD/SO/GB.

Ontwikkeling elektronische dienstverlening met eformulieren.

Een aantal burgers met (mogelijk) recht op kwijtschelding heeft moeite met het invullen van het kwijtscheldingsformulier. Sinds 2008 is het mogelijk om op afspraak, samen met een ambtenaar, het formulier in te vullen. De doelgroep met (mogelijk) recht op kwijtschelding die het zelf moeten invullen en aangeven. Ook voor deze doelgroep wil men een koppeling maken met het Hoogheemraadschap, zodat ook deze burgers niet alsnog ook daar hun kwijtschelding moeten aanvragen. Er is reeds draagvlak bij het Hoogheemraadschap om in het kader van lastenverlichting voor de burger ook in deze situaties gezamenlijk op te treden. Er is echter budget voor nodig om deze koppeling te maken. De jaarlijkse taxatieverlsagen in het kader van de WOZ, zijn nu vrij toegankelijk en raadpleegdbaar voor de burger met het referentienummer en het BSN. De verlsagen zijn op een webbased locatie geplaatst en toegankelijk en raadpleegbaar gemaakt via een gebruikersnaam en wachtwoord (BSN). De systemen zijn gekoppeld van GBA en DDS zodat het parkeerbedrijf altijd toegang heeft tot de meest actuele persoonsgegevens uit de GBA. Voordeel voor een burger is dat hij/zij de persoonsgegevens niet op verscheidene plekken hoeft op te geven. Het oorspronkelijke idee om geen aparte parkeerbalies meer te hebben en deze te integreren met de wijkbalies is helaas niet gelukt door de verschillen in werkwijze bij de wijkbureaus.

Uitwisseling van accurate en actuele persoonsgegevens uit de GBA tussen diensten. Grotere/ meest gevraagde producten van Burgerzaken aanbieden en zoveel mogelijk afhandelen via het digitale kanaal. Het is nu al mogelijk voor de burger om digitaal producten aan te vragen. Echter er is nog geen sprake van een gestroomlijnd en volledig operationeel mid-office. Er wordt nog teveel handmatig afgewerkt en het werkproces is niet gedigitaliseerd (stroomlijning front, mid en backoffice). Hierdoor is ook de doorlooptijd minder kort dan zou kunnen en dan de verwachting bij de burger is.

Afgerond

Extern

Burger

Loket, Beleving

0

Nog niet gestart

Extern

Burger

Wet, Beleving

0

Afgerond

Extern

Burger

Loket

1

Afgerond

Intern

Burger en Ambtenaar

Loket, Beleving

0

Loopt

Intern

Burger en Ambtenaar

Loket, Beleving

1

Loopt

Extern


Loket, Beleving

1

Invoeren gemeentebreed bedrijvenregister voor Utrecht

Een systeem waarin mensen afspraken kunnen maken met de gemeente via alle kanalen van het KCC (ook vanuit huis via de website). Men kan bijvoorbeeld via de website een outlookagenda (idee) raadplegen en zo een afspraak inplannen voor ondertrouw. Bij de afspraakbevestigigng krijgt men een overzicht van de mee te nemen documentatie. Starten van een pilot om de mogelijkheid en de behoefte te beproeven. Starten in de pilot met twee burgerzakenproducten (iom burgerzaken en gegevensbeheer). De noodzakelijke randvoorwaarde is ook hier het mid-office. Gegevens uit het bedrijvenregister raadpleegbaar maken en toegankelijk maken voor alle diensten van de gemeente. Uit een intern overzoek bleek ten eerste dat er binnen de verschillende diensten behoefte is aan een raadpleegbaar register waarin alle bedrijven zijn vertegenwoordigd. Ten tweede bleek dat de afdeling GB dit goed op orde heeft. Er wordt nu een project gestart welke moet voorzien in een aansluiting van alle diensten op dit register via DDS.

Ontwikkelen van managementinformatie in G4 verband

In G4 verband de indicatoren, normen en variabelen definieren. En de managementinformatie genereren. Hiermee kan beter gestuurd worden op kwaliteit, doorlooptijden, wachttijden etc. Men kan werkmethoden delen met andere gemeenten als daar bijvoorbeeld de doorlopptijd aanzienlijk korter blijkt te zijn. Indirect levert dit ook voordeel op voor de burger.

Bijdrage leveren introductie BAG

Afsprakenmodule (edienstverlening) voor producten van de dienst

Nog niet gestart

Nog niet gestart

Extern

Burger

Wet, Beleving

1

Intern

Ondernemer en Ambtenaar

Loket, Beleving

1

Intern

Ambtenaar

Beleving

1

Aansluiten van dienstapplicaties op BAG. DBGB is groot afnemer van de BAG gegevens. Vanuit de dienst wordt meegedacht over een goede en gestroomlijnde invoering van deze basisregistratie.

Loopt Nog niet gestart/ medio 2009 eerste verkenning

Intern

Ambtenaar

Wet, Beleving

1

Modernisering GBA

Moderniseren GBA systeem moet leiden tot een opwaardering in technisch en functioneel gebruik, hogere gegevenskwaliteit en een landelijke voorziening die realtime (24/7) raadpleegbaar is en plaatsonafhankelijke dienstverlening mogelijk maakt.

Nog niet gestart

Intern

Ambtenaar

Wet, Beleving

1

Digi-D en vooringevulde formulieren

Ambitie om na realisatie van koppelingen met diensten en een operationeel midoffice en alle e-formulieren, de klant te bedienen met vooringevulde formulieren (a la Belastingdienst aangifte). Alle koppelingen en activiteiten rondom mid-office, DDS, e-formulieren moeten gerealiseerd zijn om hiertoe te komen.

Nog niet gestart

Extern

Burger

Loket, Beleving

1

Digitale koppeling GBA Burgerzaken en SoZaWe

Er is nu een indirecte koppeling tussen DBGB en DMO over gegevens van klanten die verhuizen. Deze koppeling is echter niet direct; als er een mutatie plaatsvindt bij DBGB wordt deze niet automatisch verwerkt bij DMO (en andere diensten). Deregulering zit hier in het enkelvoudig invoeren van gegevens GBA en dat deze in heel de gemeente up-to-date zijn.

Afgerond / Nog te starten

Extern

Burger en Ambtenaar

Loket, Beleving

1

Dienst Stadsontwikkeling 0.0 of 1.0 project ?

Naam project


Status

Voor wie?

Gericht op?


Samengaan balie Bouwen Wonen en Ondernemen Vereenvoudigen regeling beroep en bedrijf aan huis en vrijstelling van verbod op woonruimteonttrekking

Samengaan balies vermindert het aantal contactpunten in de gemeente. Ook zijn er meer mogelijkheden tot integraal aanpakken van vergunningaanvragen.

Afgerond

Extern


Loket

1

Lopend

Extern

Ondernemer

Loket, Beleving

1

Ondernemer


0

Ondernemer


0

Stroomlijnen horecaregels en vergunningen Versimpeling beleidsregels en meerjarenvergunninge n seksen speelautomaten (seksen gokinrichtingen)

De regeling beroep en bedrijf aan huis werkt storend voor kleine ondernemers. Belemmering wegnemen voor ondernemers en uniforme toepassing invoeren. De oppervlakte/ het deel van de woning voor de bestemming beroep. Dit neemt belemmeringen voor de ontwikkeling van de wijkeconomie weg. De adviesnota stelt: 1. Het aanvraagformulier en de bijbehorende verklaringen sterk te vereenvoudigen. 2. Risicoloze groepen uit te sluiten van de vergunningplicht. 3. Het schrappen van de plicht te leveren: verklaring omtrent gedrag, verklaring omtrent bestemming en gebruik, GBA afschrift. 4. een technische verschrijving te corrigeren. 5. de mogelijkheid toe te voegen een vergunning tijdelijk weer in te trekken dan wel te weigeren ihkv openbare orde en veiligheid. 6. intrekkinggronden zo aanpassen dat deze ook feiten vanuit het bedrijf meenemen. 7. het vervallen van de vergunning voor ondernemingsvorm VOF verduidelijken. 8. de toelichting op de eisen voor leidinggevenden aan te passen aan de regelgeving en jurisprudentie van de Drank- en horecawet. 9. een langer lopend onderzoek uit te voeren naar het verband aanwezigheid horecabedrijven, woon en leefklimaat, openbare orde en veiligheid buiten het centrum Het inititatief bestaat uit twee onderdelen: 1. Beleidsregels/criteria zijn versimpeld, waardoor handhaving praktisch uitvoerbaarder is geworden. 2. De vegunningverlening is meerjarig geworden. Van 1 naar 3 jaar. Het legesbedrag blijft gelijk aan 3 maal het jaartarief. Het is echter nu mogelijk eenmaal per drie jaar de vergunning te verlengen ipv jaarlijks.

Adviesnota gereed. Besluitvorming juni of september 2009

Afgerond

Extern

Extern

Reclamevergunning

Integrale omgevingsvergunning; alle Wabo-gerelateerde producten en diensten klaarmaken voor 1 vergunning. Organisatieinrichting: front/back/midoffice. Wabo-beleid en verordeningen doorlichten. Het verlenen van de parkeervergunning gebeurt nu ieder kwartaal digitaal. Voorheen moest iedere vergunninghouder elk kwartaal een nieuw vignet komen halen. Nu is parkeervergunning gedigitaliseerd en gekoppeld aan het kenteken. Bij het uitblijven van betaling kan de vergunning 'uitgezet' worden. De parkeerwacht beschikt over een handheld om kentekens te scannen. De website mijnparkeren.nl is ook operationeel. SO adviseert de gemeente de reaclamevergunning niet in het geheel af te schaffen zoals geadviseerd door VNG. Vanwege het karakter en de schaalgrootte van de gemeente Utrecht. Het advies van SO is: 1. Reclames die ook gebonden zijn aan een bouwvergunning uitsluiten van de plicht ook een reclamevergunning te moeten aanvragen. 2. Tijdelijke reclames hoeven geen vergunning meer aan te vragen (4 weken). Wel moeten zij voldoen aan de eisen van de reclameverordening. 3. het van rechtswege verlenen van een vergunning als de termijn niet wordt gehaald. 4. het toevoegen van een artikel met weigeringgronden in de verordening.

Toepasen convenant 'Verbetering dienstverlening en verminderen regeldruk ondernemers'

Algemene lastenverlichting afspraken ministerie EZ, MKB, VNG en gemeente Utrecht. Verschillende speerpunten voor ondernemers worden hierin benoemd. Vanuit UPG wordt een brainstorm geinitieerd met alle betrokken partijen.

Toepassen normenkader 'Dienstverlening'

Normenkader uit het convenant moet meegenomen worden, is een kans voor deregulering. Hierin wordt een kader aangegeven voor verbetering van de dienstverlening

Aanpassen Inneming Openbare grond

Er ligt een advies bij het SMT om de vergunning plicht voor (bouw)steigers en (bouw)containers af te schaffen en te vervnagen door algmene regels. Dit geldt voor objecten die minder dan vier weken geplaatst worden; niet groter zijn dan 15m2 en buiten het centrum liggen. Dit komt neer op ongeveer 250 minder vergunningen per jaar.

Invoering omgevingsvergunning Wabo

Digitalisering parkeervergunningen

Loopt

Extern


Loket, Beleving

0

Afgerond

Extern


Loket, Beleving

0

Extern

Ondernemer


1

Toekomst

Extern



1

Toekomst Wethouder Bosch akkoord met algemene regels. Toegevoegd aan project

Extern

Ondernemer

Loket, Beleving

1

Extern



1

SMT 11 mei. Raad spetember oktober 2009

deregulering APV. Besluitvorming door Raad in September.

Vermindering lasten en regels tbv van andere doelgroepen (PDV SO)

bestaat uit twee activiteiten: 1. Screening bestaande rechtsregels en uitvoeringsregels . 2. Intern melden/oproep tbv overbodige of conflicterend beleid of regels. Screenen is een probleem, want er komt voortdurend nieuw beleid en nieuwe regels bij, terwijl er geen regels verdwijnen.

1. Nog niet gestart, blijkt moeizaam proces (zie toelichting). 2. Loopt

Extern



1


1

1. Nog niet gestart. 2. Nog niet gestart.

Extern


Flitsvergunning Bouwvergunning

Screening alle bestaande regels- en uitvoeringsstelsels. En opzetten intern meldpunt/oproep (buiten horeca). Bestaat uit twee activiteiten; 1. Invoeren paragraaf 'consequentie beleid tbv uitvoering' in beleidsnota's en 2. Interne (bewustwordigns)ateliers voor beleidsmedewerkers en uitvoeringsmedewerkers. In Utrecht is het nu mogelijk om een aantal bouwplannen direct, in aanwezigheid van de aanvrager, te beoordelen. Bij deze beoordeling wordt gekeken naar bestemmingsplan, Bouwbesluit en welstandsaspecten. Voor een versnelde bouwvergunning zijn een aantal criteria opgesteld. Voldoet een bouwplan aan deze criteria dan kan deze gelijk aan de balie worden meegegeven. Deze snelle procedure scheelt de aanvrager tijd en geld.

Uitgevoerd

Extern


Uitvoeren extern klantonderzoek (PDV SO)

Externe klantorientatie/ invloed en mening van gebruikers ter toetsing van het bestaande beleid. Dit ook om ervaren regeldruk, knelpunten en oplossingen in zicht te krijgen. Bestaat uit twee initiatieven: 1. Uitvoering KTO's diverse producten sector Publieke Diensten. 2. Opzetten structurele rapportage DMT.

1 en 2 Loopt

Extern


Beleving

1

Ontwikkelen standaard balieproducten (BWO)

Een aantal producten standaardiseren, ook in procedure, om eenvoudiger te laten verkrijgen door burger, ondernemer. Bestaat uit twee initatieven; 1. Verhogen aantal flitsvergunningen (naar voorbeeld van flitsvergunning Bouwvergunning en 2. Standaardvergunningen tbv eenvoudige producten.

?

Extern


Loket, Beleving

1

Algemene doorlichting regels en lasten SO

1

Statusinformatie vergunningen tbv klanten (PDV SO) concernbreed

Online raadpleegbaar en toegankelijk maken van statusinformatie met betrekking tot lopende vergunningprocedures. Bestaat uit twee initiatieven: 1. Invoeren statusinformatie bij Wabo-vergunningen en parkeren ism concernapplicatie. 2. Pilot PIP (Persoonlijke InternetPagina) tbv parkeervergunningen en bezoekerskaarten.

1. Afgerond tbv Wabo. 2. Loopt

Extern


Loket, Beleving

0

De nieuwe cultuur (PvA 2008)

De visie van SO moet toegepast gaan worden in de houding van de medewerkers ten opzichte van regels; Betrokken beleidsambtenaren, juristen en hun leidinggevenden worden opgenomen in een bewustwordings- en trainingstraject.

Nog niet gestart

Intern

Ambtenaar

Beleving

1

Scholing wetgevingsjuristen (PvA 2008)

Doorvertaling beleidsdoelen naar regelingen; beleidsjuristen moeten de beleidsdoelen eenvoudig, praktisch, effectief en efficient vertaald worden in regelingen, dit moet via leertrajecten en begeleidingstrajecten gedaan gaan worden.

Nog niet gestart

Intern

Ambtenaar

Beleving

1

Digitaliseren parkeerkaart bezoekers van bewoners

Voorheen moest men de bezoekerspas ieder kwartaal bij de balie komen opladen. Nu werkt men met een unieke code. Ook kan de burger een tijdelijke code aanvragen om fraude door bezoekers te voorkomen. Het budget is ook bij te houden op mijnparkeren.nl en wordt ieder kwartaal automatisch digitaal opgeladen.

operationeel voor de binnenstad: 2500 stuks.

Extern

Burger

Loket, Beleving

0

Deels gerealiseerd (bij nieuwe automaten)

Extern

Burger

Loket, Beleving

1

Afgerond?

Extern


Loket, Beleving

1

Digitaal parkeren voor alle bezoekers van de stad

Vereenvoudiging procedure vergunningen vlaggenmast

Het kenteken invoeren in de nieuwe digitale parkeerautomaten. Hierdoor kan realitme geparkeerd en betaald worden met sms, creditcard, bellen. Alles wordt geregistreerd op kenteken en door parkeerwacht met handheld gecontroleerd worden. Voor het plaatsen van een vlaggenmast is een bouwvergunning nodig en als men een reclamevlag ophangt ook een reclamevergunning. Bouwvergunning gaat via bouwbeheer, SW ontvangt dan een kopie en lagt aanvraag voor aan Verkeer. Welstand gaat via SO. Indien goedkeuring dan verleent SW reclamevergunning en SO bouwvergunning. Samenwerking tussen SO en SW op het gebied van gecombineerde vergunningen. Eventueel samenvoegen van front en back offices.

Dienst StadsWerken

Naam project


Status

Voor wie?

Gericht op?


Ondernemer

Loket


Afgerond

Extern

Innovatie processen en vereenvoudiging vergunningen Openbare Ruimte (ook wabo)

Voor sommige vergunningen (openbare ruimte) was een uittreksel KvK nodig. Gemeente heeft een abonnement bij KvK afgesloten waardoor bedrijven deze gegevens niet langer zelf hoeven aan te leveren. Gekoppeld aan het APV traject (naar aanleiding van herziening van APV). Welke consequentie heeft het schrappen van de regels voor de processen? Deelname aa het wabo-traject voor de wabo-vergunningen die door de dienst SW verstrekt worden. Daarnaast wordt de applicatie voor de omgevingsvergunning toegepast. In het verlengde hiervan probeert SW ook niet wabo gerelateerde vergunningen mee te nemen in de ontwiikkeling van de applicatie.

Loopt

Extern

Digitaal aanvragen en betalen dagontheffing milieuzonering vrachtwagens

Het creeren van de milieuzone per 1 juli 2007 zorgt voor veel aanvragen voor dagontheffingen en algemene ontheffingen. Er is een digitale procedure gecreeerd, zodat men nu ook via internet een dagontheffing kan aanvragen. Ook de betaling en de registratie van het kenteken kan via internet. Er wordt op die manier ook gehandhaafd.

Afgerond

Extern

Ondernemer

Loket

1

Afschaffen vergunning bouwborden

SW moet voor bouwborden een vergunning aanvragen bij SO. Echter er zijn drie standaard vergunningen. Wanneer de bouwborden voldoen aan de drie vormen die vergunningsvrij zijn, mogen deze geplaatst worden.

Afgerond

Intern

Ambtenaar

Loket, Beleving

1

Gedeeltelijke afschaffing velvergunning

Twee aanpassingen in de APV: niet meer van kracht op kleine particuliere tuinen (minder dan 300m2; dit is 80% van de reguliere aanvragen); met uitzondering voor monumentale bomen. En dat er objectieve criteria gesteld zijn voor waardebepaling van bomen.

Afgerond

Extern

Burger

Loket

1

Afschaffing aanlevering KvK documenten

1

0

Bundeling vergunningen voor bewegwijzering

Er zijn meerdere losse vergunningen nodig voor het neerzetten van bewegwijzeringsborden. Er wordt 1 vergunning verstrekt voor meerdere borden, daardoor zijn er minder leges verplicht en hoeven er minder vergunningen te worden aangevraagd.

Afgerond

Extern


Loket, Beleving

1

Toepassing modelverordening Markten

Verordeningen voor Markten; De verordeningen zijn aangepast aan de hand van de VNG-modelverordeningen. De verordening is van 27 artikelen naar 16 artikelen gegaan. Er zijn veel minder regels en administratie. Er is minder regelgeving, dus minder categorieen en daardoor makkelijker een vergunning.

Afgerond

Extern

Ondernemer

Wet

1

Afgerond

Extern

Burger

Beleving

1

Intake met slagingskans uitstallingsvergunning

Het beheer van gemeentegroen was volledig in handen van de gemeente. Deze regels zijn aangepast waarbij het mogelijk wordt voor burgers om door middel van een contract stukken gemeentegroen in beheer te krijgen. De huidige werkprocedure is sterk gericht op procedures, papieren communicatie en indirect contact met de klant/burger. Er moet meer direct contact met de burger worden gezocht. Vaak helpt het bijzonder veel om in contact te treden met de burger en op die wijze eventuele problemen al uit de weg te gaan. Een voorbeeld hiervan is de uistalling in de binnenstad, er wordt bij aanvraag eerst een schatting gemaakt van kans van slagen; voorgelegd aan de aanvrager die vervolgens wel of niet verder kan met de aanvraag.

Lopend

Extern

Burger

Beleving

1

Pre-mediation bij handhaving

Eerst in gesprek voordat er gehandhaafd wordt.

Lopend

Extern

Burger

Beleving

1

Uitstallingen

Er wordt verkend of de vergunning door algemene regelgeving kan worden vervangen.

Verkenning

Extern

Ondernemer

Loket

1

Verleggen verantwoordelijkheid groenbeheer

Vereenvoudiging procedure evenementenvergunnin g

De aanvraagprocedure voor evenementen is vereenvoudigd en de leges worden (voor kleine evenementen) laag gehouden. De vergunning bestaat nog steeds.

Toekomst

Extern

Burger

Loket, Beleving

1

Invoering E-formulieren

E-formulieren zijn op dit moment voor 80% digitaal beschikbaar. Dit betekent niet dat het hele aanvraag- en werkproces ook digitaal zijn. Ook de binnenkant van het werkproces moet digitaal! Dit gaat dus over het gebruik van DigiD en eenmalige uitvraag van gegevens (valt onder PDV).

Toekomst

Extern

Burger

Loket

1

Optochtvergunning en collectevergunning (onderdeel van: Meer Ruimte voor Vrijwilligers)

BZK-traject om lastenverlichting voor vrijwilligers op gebied van vergunningen te realiseren. Er wordt binnen SW onderzocht of de optochtvergunning vervangen kan worden door een meldingsplicht. Tevens verkent men de mogelijkheid de collectevergunning te vervangen door algemene regels.

Verkenning

Extern

Burger

Loket, Beleving

1

Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling 0.0 of 1.0 project ?

Naam project


Status

Voor wie?

Gericht op?


Herziening van subsidieproces ASV

Met het dereguleren van de ASV in 2008 zijn ook een aantal werkprocessen herzien. Wat het effect is van deze herziening wordt momenteel onderzocht. De uitkomsten van dit evaluatieonderzoek is input voor verdere herziening van de werkprocessen.

(Deels) Afgerond

Extern

Burger

Loket, Beleving

0

Stroomlijnen informatievoorziening

Klanten maken gebruik van DMO-producten, van verschillende afdelingen. Dit is niet altijd even goed op elkaar afgestemd. Voorbeeld: leerplichtige jongere krijgt werktraject via SoZaWe terwijl deze leerplichtig is. Dit geldt overigens ook tussen diensten.

Nog te starten

Intern

Burger

Beleving

1

Afgerond

Extern

Burger

Loket

1

Afgerond

Extern

Burger

Wet

0

Toekomst

Extern

Burger

Loket, Beleving

1

Deregulering informatievoorziening subsidies

Deregulering ASV

Vraaggericht Subsidieverlening

Er zijn gebruikersbijeenkomsten georganiseerd om input te krijgen op het subsidieproces. De informatievoorziening is naar aanleiding van de bijeenkomsten aangepast op de website. De Algemene Subsidie Verordening is gedereguleerd op de volgende punten: (1) de verantwoording van subsidies wordt beperkt tot een eenvoudig bewijs met een beperkte vorm van steekproeven achteraf (binnen 3 maanden). Omdat nog niet iedere afdeling hier ook naar handelde wordt een werkinstructie opgesteld. (2) de ASV is aangepast dat activiteiten uitgevoerd door niet-rechtspersonen ook voor subsidie in aanmerking komen. Er moet een sterkere samenhang komen tussen de verstrekking van informatie over de verschillende subsidies. Deze is nu gefragmenteerd en de informatie is lastig te achterhalen. Het creeëren van een centraal punt waar subsidieinformatie staat op de planning. Dit kan zowel fysiek als digitaal. Een ander idee is om een soort beslisboom te gebruiken. Bovendien hebben nu alle afzonderlijke afdelingen de eigen subsidies helemaal in beheer, creeert veel administratieve last voor burger.

Digitalisering loket WMO

Op de gemeentelijke website is een digitaal Wmo-loket gerealiseerd (inclusief de mogelijkheid om een individuele Wmo-voorziening aan te vragen met DigiD).

Afgerond

Extern

Burger

WiGo4It

Samenwerking tussen de G4 met als doel digitale standaardisatie. Momenteel worden systemen uit andere gemeenten gereed gemaakt om te kunnen implementeren in Utrecht.

Uitvoeringsfase

Extern

Burger

Loket, Beleving

1

Uitvoeringsfase

Extern

Burger

Beleving

0

0

(Deels) Afgerond

Extern

Burger

Loket, Beleving

1

Bundeling dienstverlening sociale voorzieningen

De huidige formulieren zijn niet altijd even makkelijk te doorlopen. Vaak duurt het lang voordat een formulier helemaal compleet is ingevuld. Deregulering kan plaatsvinden door deze formulieren eenvoudiger te maken en waar mogelijk ook digitaal beschikbaar te stellen. Om aan de wet Eenmalige Gegevensuitvraag te voldoen is het Digitaal Klantdossier (DKD) ontwikkeld. Het DKD is een virtueel dossier op basis van SUWInet-inkijk en toont een deel van de bij de ketenpartners (CWI / UWV) geregistreerde klantgegevens. Het DKD levert een aantal voordelen op voor SoZaWe. Allereerst wordt de kwaliteit van de gegevens vergroot, omdat de gegevens direct van de authentieke bron afkomstig zijn. Dit kan fraude terugdringen. Ten tweede verlaagt het DKD het aantal bewijsdocumenten. Tot slot heeft SoZaWe de beschikking over rijkere gegevens, bijvoorbeeld informatie over het voertuigbezit. Voor de klanten die al langere tijd een bijstandsuitkering ontvangen zijn de dossiers nog niet (geheel) gedigitaliseerd. Naast WiGo4It wordt er ook gewerkt aan het koppelen van andere systemen waar SoZaWe gebruik van maakt. Dit gebeurt binnen de gemeente door bijvoorbeeld het GBA real-life te koppelen aan SoZaWe-systemen. Daarnaast wordt ook een digitaal werkplein ingericht door CWI/UWV en de gemeente. Het doel is om één aanspreekpunt te realiseren voor werkzoekenden en werkgevers. Hiervoor is het wel noodzakelijk dat de technische infrastructuur met elkaar gedeeld wordt.

Uitvoeringsfase

Extern

Burger en Ambtenaar

Loket

0

Afschaffen periodieke verklaring (Bijstand)

SoZaWe heeft de maandelijkse inkomstenverklaring voor bijna alle bijstandsgerechtigden afgeschaft. Klanten hoeven nu alleen nog maar een wijzigingsformulier op te sturen als er daadwerkelijk iets veranderd is in de persoonlijke situatie. Dit scheelt zo’n 100.00 formulieren per jaar.

Afgerond

Extern

Burger

Loket

1

E-formulieren Wet Werk en Bijstand

Digitalisering van dossiers bijstandklanten

Afschaffen heronderzoeken periodieke verklaring (Bijstand)

Naast het afschaffen van de periodieke inkomstenverklaring zijn ook de heronderzoeken voor de meeste klanten afgeschaft. Het gaat hier om een lastenverlichting van ongeveer 8000 heronderzoeken per 18 maanden. Het doel van een heronderzoek is het recht op een uitkering opnieuw vaststellen.

Afgerond

Extern

Burger

Beleving

1

Verruimming subsidieverstrekking Culturele Zaken

De huidige regelgeving werkt beperkend op het verstrekken van subsidies, er wordt gewerkt met bepaalde (beperkte) categorieën. Integreren van verschillende regelingen voor projectsubsidies tot 1 regeling, omdat nu bepaalde aanvragen buiten de regelingen vallen.

Nog te starten

Extern

Burger

Wet

1

Afgerond

Extern

Burger

Beleving

1

Afgerond

Extern

Burger

Beleving

1

Subsidieverlening Sport Meer vertrouwen in burgers bij de indicatiestelling van een individuele Wmovoorziening

De verschillende subsidieregelingen voor sportverenigingen zijn per 2009 teruggebracht tot 1 regeling, de Subsidie Sportverenigingen. Alle subsidies worden toegekend aan de hand van een (gefiatteerde) ledenlijst. Verenigingen hoeven geen verantwoording voor/achteraf meer af te leggen. Het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) wordt vaker buiten beschouwing gelaten voor de indicatie van een individuele Wmo-voorziening. De Wmo-consulenten hebben meer verantwoordelijkheid in het vaststellen van de benodigde voorziening. Voorheen werd er altijd naar een medisch adviesorgaan gegaan (bijv. GG&GD). Hierin wordt dus meer vanuit vertrouwen gehandeld en zorgt voor minder administratieve lasten dan voorheen.

Dienst Ondersteuning Wet, Loket, Beleving


Naam project


Status

Voor wie?

Gericht op?

Vereenvoudiging regels aanbestedingen

De aanvraagprocedure voor aanbestedingen boven de 11.500 vormde een knelpunt voor een efficiente afhandeling. De regels rondom de procedure zijn versoepeld.

Lopend

Intern

Ambtenaar

Vereenvoudigen en schrappen facturering

Er gaat gekeken worden waar regels op het gebied van facturering eenvoudiger kunnen. De onderliggende vraag wanneer facturering nu belangrijk is en wanneer niet moet centraal komen te staan. Daarnaast moet er ook digitaal afgerekend kunnen gaan worden.

Uitvoeringsfase

Extern

Eenduidige kernregistratie medewerker en organisatie

De huidige basisadministratie voor ambtenaren bij de gemeente is niet goed geborgd. Er is niet altijd een correcte en eenduidige registratie van medewerkers binnen de organisatie waarin zij werken. Door deze administratie op orde te brengen kunnen ambtenaren sneller zien waar iedereen werkt en hoeven zij zich minder bezig te houden met de interne administratie.

Wachtend op besluit CD

Extern

Ambtenaar

Loket, Beleving

0


Extern

Ambtenaar

Loket, Beleving

0


Extern

Ambtenaar

Loket, Beleving

1

Eenvoudige aanmelding en mutatie medewerkers

Invoering integraal management dashboard

Bijna elke verandering met betrekking tot een medewerker leidt tot een reeks van handelingen. Deze worden door ambtenaren als bureaucratisch en onnodig ervaren. Er wordt gewerkt om nieuwe medewerkers sneller en foutloos te kunnen aanmelden. Hetzelfde geldt voor het iuitdiensttreden van medewerkers en het wisselen van werkplek. De Dienst Ondersteuning is verantwoordelijk voor de levering van bedrijfsvoeringinformatie. De diensten en het Concern van de gemeente Utrecht hebben een groeiende informatiebehoefte. Het “sturen” op informatie wordt steeds belangrijker. Het management dashboard levert uniforme integrale rapportages op voor primaire bedrijfsvoeringsindicatoren. Door deze te uniformeren moet het mogelijk worden makkelijker te sturen in de gemeente Utrecht.

Wet

0

0

Vereenvoudiging methodeResultaatGericht Werken (RGW)

RGW wordt door de diensten verschillend gebruikt. Er gaat onderzocht worden of een vereenvoudiging van de praktische toepasbaarheid en gebruikersvriendelijkheid van het RGW –instrument mogelijk is. Dit geldt vooralsnog alleen voor de DO. Centrale vraag moet hierin zijn wat noodzakelijk is en wat niet (meer). Weegt resultaat van RGW op tegen de administratieve lasten?

Maart: concept-PID

Intern

Ambtenaar

Beleving

1

Vereenvoudiging kostensystematiek concernoverhead

Kostentoerekensystematiek voor concernoverhead was ingewikkeld. Deze is eenvoudiger, transparanter en uniformer gemaakt.

Afgerond

Intern

Ambtenaar

Beleving

1

Vereenvoudiging en noodzaak interne verrekeningen

Interne verrekeningen kosten veel tijd en geld, zou dat niet handiger geregeld kunnen worden. Bijvoorbeeld bij het Bureau. Het gaat hier om de nut en noodzaak van de interne verrekeningen.

Toekomst

Intern

Ambtenaar

Beleving

1

Vereenvoudiging inlogsystemen

Het introduceren van een single sign on. Door 1 keer in te loggen kan men alle (of in ieder geval meer) applicaties direct gebruiken; scheelt tijd en frustratie.

Onbekend

Intern

Ambtenaar

Beleving

1

Beveiligen of vertrouwen automatisering

Beveiliging automatisering, vertrouwen of beveiligen. Het gebruik van bestanden wordt afgeschermd. Weegt de huidige gemeentebrede beveiliging op tegen risico van misbruik van gegevens? Het gaat hier om het vereenvoudigen van de authorisaties bij het ABU.

Toekomst

Intern

Ambtenaar

Beleving

1

Digitalisering (Div)/ archivering

Vervangen van papieren dossiers naar digitale dossiers. En verdere digitalisering van de papieren instroom van documenten.

Loopt

Intern

1

Inkoopproces

Vereenvoudiging, digitalisering van het inkoopproces

Intern

Ambtenaar

Loket, Beleving

1

Tussenrapportage. Utrecht Prettig Geregeld!

Recommend Documents