Verzelfstandiging Sportbedrijf
Tussenrapportage "De Vormgeving" Gemeente Borne
Datum 25 februari 2014 Referentie In opdracht van Gemeente Borne
Inhoudsopgave
2
Inleiding
Uitgangspunten en doelen De gemeente Borne ligt centraal in de regio Twente. De gemeente telt ruim 21.000 inwoners, maar door de realisatie van een nieuwbouwwijk zal dat aantal in de komende jaren tot circa 26.000 toenemen. De geografische ligging van Borne biedt de gemeente op diverse terreinen goede ontwikkelingsperspectieven. De kracht van Borne zit niet in grootstedelijke allure, maar juist in kwaliteit, korte lijnen en goed contact met de burgers. De relatieve kleinschaligheid zorgt ervoor dat Borne oog heeft voor maatschappelijke ontwikkelingen en dat burgers en bestuur wederzijdse betrokkenheid tonen. De gemeente kent een goed ontwikkeld sportvoorzieningenaanbod. Naast het zwembad is de gemeente namelijk eigenaar van een dubbele sporthal, 2 sportzalen, waarvan één met een aparte spiegelzaal, 2 gymlokalen en buitensportaccommodaties. Tevens wordt in de komende periode een nieuw voorzieningencluster (De Veste) gerealiseerd, waarin sport, een brede school, (beperkte) sociaal-culturele activiteiten en horeca worden gecombineerd. Op dit moment zijn exploitatie en beheer van de genoemde voorzieningen op verschillende manieren georganiseerd: Laco beheert het zwembad, maar de gemeente beheert zelf de naastgelegen sporthallen, terwijl de horecavoorziening aan een brouwerij is verpacht; de gemeente beheert twee sportzalen en de gymlokalen; de gemeente beheert de buitensportvelden, maar de kleedkamers van de velden en het tennispark worden privaat beheerd met uitzondering van de kleedkamers van de korfbal); voor De Veste is in principe besloten dat het beheer en de exploitatie zal worden uitgevoerd door de volleybalvereniging Ecare Apollo 8, mits partijen het over de voorwaarden eens kunnen worden. De gemeente wenst te komen tot een verdergaande positie als regiegemeente, waarin het beleid gemeentelijk wordt bepaald, maar de uitvoering op afstand staat en zo eenduidig, transparant en efficiënt mogelijk is. Om die reden heeft de gemeente de clustering van beheer en exploitatie van de voorzieningen in de vorm van een sportbedrijf nader laten onderzoeken. Deze verkenning (fase 1) naar de mogelijkheden voor verzelfstandiging van taken en functies, in een op te richten sportbedrijf, heeft opgeleverd dat er voldoende aanknopingspunten zijn om deze verandering nader te onderzoeken en uit te werken. Het College van B&W heeft kennis genomen van de bevindingen n.a.v. de verkenning en de raad geïnformeerd over het proces en de planning.
Verzelfstandiging Sportbedrijf - Gemeente Borne Drijver en Partners
3
Om tot een afgewogen besluit te kunnen komen, moeten een aantal stappen gezet worden, te weten: Fase 2; Het formuleren van de (exploitatie)doelstellingen, uitgangspunten en randvoorwaarden voor een sportbedrijf, resulterend in een advies over de meest geschikte vorm van verzelfstandigen. Dit advies zal in het eerste kwartaal van 2014 als tussenrapportage worden gepresenteerd aan het College van B&W die de rapportage als overdrachtsdocument ter lezing aan de zittende gemeenteraad verstrekt en als overdrachtsdocument aan de nieuwe raad kan meegeven. Na een positief besluit van de gemeenteraad start fase 3; de uitvoeringsfase. Het besluit wordt uitgewerkt tot een concreet ondernemingsplan met meerjarenbegroting die als basis dient voor de overeen te komen exploitatietaken. Voor u ligt de uitwerking van fase 2; de tussenrapportage “vormgeving” Missie en visie
Trends en ontwikkelingen De sportmarkt verandert en zal dat blijven doen. Het Sportbedrijf, wil klaar zijn om die veranderingen ook in de toekomst aan te kunnen. Zonder de pretentie volledig te zijn, wordt hieronder een aantal pregnante trends geschetst op het gebied van sport en bewegen, de gemeenten in de regio en andere relevante maatschappelijke ontwikkelingen. Sport en bewegen individualisering krijgt ook zijn uitwerking in de sport. Recreatiesport wint aan populariteit hetgeen af te leiden is aan de toename van grote wandel- en fietsevenementen. De recreatieve sporter kiest zijn eigen sportmoment en sportintensiteit en wil geprikkeld worden door aantrekkelijk sport- en beweegaanbod. Voor een sportbedrijf liggen er naast haar traditionele beheertaak van sportaccommodaties belangrijke kansen om, al dan niet met strategische partners, aantrekkelijke sportactiviteiten en –evenementen te gaan vermarkten. De behoefte aan sociale contacten blijft onverminderd hoog.; de sportconsument wordt steeds kwaliteitsbewuster. Dit geldt voor zowel de accommodaties als voor het aanbod. De accommodaties moeten een prettige en verzorgde uitstraling hebben. Dat stelt hoge eisen aan beheer en onderhoud. Het activiteitenaanbod moet actueel zijn en de organisatie moet vlekkeloos verlopen. Het Sportbedrijf speelt hier zo veel mogelijk op in; sport kan een belangrijke bijdrage leveren aan verschillende prestatievelden van de WMO. Hierdoor ontstaat niet allen meer maatschappelijke waarde, maar het kan ook aanvullende geldstromen ontsluiten; veel gemeenten zoeken naar schaalvergroting. Zo ook in Twente (Uitvoeringsnota sport 2013-2016 regionale samenwerking in Twente); steeds meer maatschappelijke vraagstukken vereisen een multidisciplinaire aanpak, waarbij verschillende spelers betrokken zijn. De drie decentralisaties bieden vele kansen om de driehoek Sport, Onderwijs en Zorg sterk(er) te verbinden. De sporttechnische inrichting van accommodaties ten behoeve van het bewegingsonderwijs wordt meer en meer innovatief om eigentijds bewegingsonderwijs mogelijk te maken.
4
Visie en missie Om op de gesignaleerde trends en ontwikkelingen voorbereid te zijn en beter op bestaande ontwikkelingen in te kunnen spelen, is een organisatie van de uitvoering van het sportbeleid noodzakelijk. Het verzelfstandigde Sportbedrijf moet sneller kunnen inspelen op ontwikkelingen in klantvragen en samenwerkingskansen. Ook het onderhoud van accommodaties zal meer maatwerk moeten worden, passend bij de actuele situatie en klantwensen. Het stimuleren van het recreatief sporten zal, veel meer dan voorheen, regionale afstemming vragen, omdat recreatiesport bij uitstek een vorm van sporten is die niet bij de gemeentegrenzen ophoudt. Om klanten goed te kunnen bedienen is het noodzakelijk om een herkenbaar sportloket te hebben, waar het gehele aanbod van sport en bewegen in Borne samenkomt. Sportbeleid Borne (beleidsnotitie Borne in beweging 2010-2013) Sport in Borne is voor iedereen. De gemeente vindt dat er voor elke levensfase een sportaanbod moet zijn. Dit hoeft niet altijd met hetzelfde doel te zijn. Sport wordt op verschillende manieren gebruikt. Wat wel voor iedereen geldt is dat sporten en bewegen een sociaal bindmiddel is. Het is de rode draad door sport. Voor de jeugd wordt sport vooral gebruikt als een middel tot educatie. Door het sporten worden belangrijke normen en waarden overgedragen zoals samenwerking, winnen en verliezen. Sport kan bijdragen aan een goede ontwikkeling van het kind. Mensen in de leeftijdsfase van 25 tot 65 jaar hebben vaak te kampen met een hoge dosis stress, door een druk gezinsleven en/of werk. Stress heeft een nadelig effect op de gezondheid. Sporten en bewegen is een goede manier om te ontspannen door inspanning en is een goede uitlaatklep voor stress. Voor 65+’ers is bewegen steeds belangrijker om te zorgen dat zij vitaal blijven. Naarmate mensen ouder worden, wordt de gezondheidsfactor van sport steeds belangrijker. Gezonde ouderen hebben een kleinere kans op verschillende aandoeningen, bijvoorbeeld minder kans op hart- en vaatziekten, diabetes en obesitas. Sportbedrijf Borne wil zich ontwikkelen tot een flexibele, ondernemende en klantgerichte maatschappelijke sportaanbieder om de beleidsvisie optimaal waar te maken. Naast een organisatie voor beheer, onderhoud en exploitatie van onze sportaccommodaties, wil het Sportbedrijf zich ontwikkelen tot een netwerkorganisatie die zowel binnen als buiten de sport verbindingen legt en samenwerkingen in het sociale domein bevordert. De missie van het Sportbedrijf ligt in het verlengde hiervan: Sport, bewegen en cultuur spelen in samenwerking met het onderwijs een belangrijke rol in de totale keten van gezondheid en zorg en dragen bij aan vitale wijken en kernen. Missie; Het Sportbedrijf is slagvaardig, ondernemend, gastvrij en innovatief en speelt steeds weer in op de (veranderende) vragen van bezoekers en sporters. Het biedt iedereen in en rond Borne dagelijks gelegenheid om plezier te hebben in sport, andere mensen te ontmoeten en aan de gezondheid te werken in uitnodigende en goed ingerichte sportaccommodaties. Het Sportbedrijf zoekt actief naar samenwerking met andere partijen om daarmee de maatschappelijke waarde van sport te verhogen. Het Sportbedrijf is hét centrum voor sport in de gemeente Borne.
Randvoorwaarden en uitgangspunten De rapportage “verkenning Sportbedrijf” van januari 2013 legde de basis voor het besluit om het verzelfstandigingsplan verder gefaseerd uit te werken. Een van de belangrijkste constateringen in genoemde rapportage is, dat in breed werkgroepverband een aantal belangrijke en breed gedragen uitgangspunten naar voren zijn gekomen, waar nadrukkelijk rekening mee dient te worden gehouden: Verzelfstandiging Sportbedrijf - Gemeente Borne Drijver en Partners
5
de gemeente wil als organisatie toewerken naar een regiegemeente; meer samenwerken, meer regie en minder uitvoering; de verkenning is niet ingegeven door een financiële drijfveer, hoewel efficiency en transparantie natuurlijk wel na te streven doelen zijn; het gebruik van de voorzieningen moet betaalbaar blijven voor de gebruikers; de insteek voor de verkenning is; Sport in Borne georganiseerd houden en de voorzieningen op niveau; de grote betrokkenheid en de korte lijnen met de gebruikers zoals die er nu zijn moeten behouden worden. Een tweede zwaarwegende constatering was, dat er veel veranderen moet om te komen tot een slagvaardige en ondernemende afdeling sport. Een zelfstandige(r) positie van de sport zal nodig zijn om deze kwaliteit en inzichtelijkheid van de bedrijfsvoering te realiseren, maar ook om de prijs-kwaliteitverhouding van het productaanbod in stand te houden en/of positieve zin kunnen beïnvloeden en om efficiencyvoordelen te genereren die mogelijk zijn indien de organisatie wordt aangepast. Voor een succesvolle verzelfstandiging die recht doet aan de bovenstaande kaders gelden de volgende randvoorwaarden en uitgangspunten: de verzelfstandigde organisatie opereert marktgericht binnen de -door de gemeente vastgestelde(maatschappelijke) kaders; de verzelfstandigde organisatie krijgt voldoende beleidsvrijheid om zich als maatschappelijk ondernemer te kunnen ontplooien en commerciële activiteiten te ontwikkelen; de gemeente behoudt voldoende invloed m.b.t. beschikbaarheid en betaalbaarheid van de gemeentelijke maatschappelijke voorzieningen voor haar inwoners; de nieuwe organisatie krijgt binnen de financiële kaders de ruimte voor vergroting van het aanbod, innovatie en productontwikkeling; uitbreiding van gebruikersgroepen -ook buiten de gemeentegrenzen- is gewenst en toegestaan; de gemeente sluit een overeenkomst af voor het huidige werkpakket met de verzelfstandigde organisatie die na 4 jaar wordt geëvalueerd; de eindverantwoordelijkheid voor het Sportbeleid wordt binnen de gemeente verankerd en belegd bij een regisseur Sport; er wordt een financiële reserve opgebouwd (dan wel de mogelijkheid geboden)in de vorm van een egalisatiereserve om tegenvallers in de exploitatie te kunnen opvangen; de te kiezen juridische vormgeving doet recht aan het bedrijfsmatig karakter van het te verzelfstandigen werkpakket; bij de verzelfstandiging wordt het vigerende sociaal statuut van de gemeente Borne gevolgd. De insteek is dat alle medewerkers die overwegend met de te verzelfstandigen taken zijn belast, in dienst treden bij de verzelfstandigde organisatie (‘mens volgt werk’). Voor de overgang van deze medewerkers wordt een sociaal plan opgesteld dat met de vakbonden wordt overeengekomen op basis van een advies van de OR; ter voorbereiding op de verzelfstandiging moet het meerjarenonderhoudsplan (MOP)en het inventarisplan (MOPI) voor de gemeentelijke accommodaties worden geactualiseerd.
Werkpakket sportbedrijf Het Sportbedrijf wordt verantwoordelijk voor een marktgerichte exploitatie van de gemeentelijke sportvoorzieningen op het gebied van binnensport en buitensport , alsmede de uitvoering van alle sportstimuleringstaken. Daarnaast is zij aanspreekpunt voor de exploitanten van het Zwembad ( LACO) en de Veste ( Ecare Apollo 8). Voor de uitwerking van het werkpakket en voor het opstellen van de begroting en de
6
ontvlechting uit de gemeentelijke organisatie, is het van belang de taken en verantwoordelijkheden van de verzelfstandigde organisatie te definiëren. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in de volgende werkvelden: a. Eigendom. b. Onderhoud. c. Beleid. d. Exploitatie. e. Sportstimulering. f. Klantcontacten. g. Strategische partners. In de volgende paragrafen worden de werkvelden kort gedefinieerd en uitgewerkt.
Eigendom Het eigendom van de accommodaties (zowel juridisch als economisch) wordt niet aan het Sportbedrijf overgedragen. De gemeente blijft eigenaar.
Onderhoud Het planmatig onderhoud gebouwen en velden wordt qua planning, budget en uitvoering bij het Sportbedrijf ondergebracht. Dit geldt ook voor planning, budget en uitvoering van het dagelijks gebouwenonderhoud. Het dagelijks onderhoud van de velden is en blijft uitbesteed aan een particulier bedrijf onder regie van het Sportbedrijf. Er is een meerjarenonderhoudsplan (MOP en MOPi) beschikbaar. Het MOP geeft een prognose voor het toekomstige onderhoud en de vervangingsinvesteringen gedurende de eerstkomende vier contractjaren en is bindend voor de gedurende de contractperiode uit te voeren onderhoudswerkzaamheden. Dit onderhoudsplan wordt in goed overleg tussen huurder en eigenaar uitgevoerd en jaarlijks geactualiseerd. Het MOPi benoemt onderhoud en vervanging van de inventaris. De eigenaar bewaakt c.q. controleert de uitvoering van het onderhoud door periodiek overleg met het Sportbedrijf en zo nodig een (jaarlijkse) schouw.
Sportbeleid/beleidsinbreng Subsidiering van verenigingen en de (sport)beleidstaken blijven behouden aan de gemeentelijke organisatie. In deze categorie vallen o.a. de volgende taken: subsidiëring aan sport- ,welzijnsverenigingen en gezondheidsorganisaties; sport- en gezondheidsbeleid. Deze eindverantwoordelijkheid wordt binnen de gemeente belegd bij een regisseur Sport. Ten aanzien van subsidies of sportbeleidstaken die consequenties hebben voor de beheer- en exploitatietaken voor het Sportbedrijf moet afstemming met de gemeente plaatsvinden. Het Sportbedrijf heeft naast haar exploitatietaken ook een adviserende rol. Zij draagt voorstellen aan over de relevante beleidsmatige aspecten met betrekking tot de bestaande accommodaties. Het Sportbedrijf heeft tweemaal per jaar gestructureerd overleg met haar gebruikers om ook hun wensen en ideeën bij deze adviesrol te kunnen betrekken. Waar mogelijk trekken Sportbedrijf en gebruikers hierin gezamenlijk op. Verzelfstandiging Sportbedrijf - Gemeente Borne Drijver en Partners
7
Exploitatie De op te richten organisatie gaat taakstellend ondernemen. Hieruit vloeit voort dat de nieuwe organisatie binnen de beschikbaar gestelde budgetten de opgedragen taken moet uitvoeren. Dit vormt een prikkel tot (kosten-) efficiënt werken en daarmee een mogelijke kostenreductie voor de opdrachtgever. De begroting van de verzelfstandigde organisatie bestaat uit het saldo van de baten en lasten uit de exploitatieactiviteiten. Maatschappelijke functie en tarieven De accommodaties zijn bestemd en toegankelijk voor zwemmers, sporters, leerlingen bewegingsonderwijs, recreatieve bezoekers en toeschouwers van activiteiten in alle verschijningsvormen van sport en bewegen (dus ook aangepast sporten), evenementen, etc. Deze functies moeten voor de gemeenschap voor lange tijd in stand worden gehouden. Het Sportbedrijf is verplicht de accommodatieonderdelen te (laten) exploiteren en ingericht te houden als publieke voorziening. Voor al het overige krijgt het Sportbedrijf de vrijheid de openstelling en in gebruikgeving van de accommodatieonderdelen te bepalen. De huidige maatschappelijke tarieven voor de verhuur aan verenigingen en maatschappelijke groeperingen vormen de basis voor het tarievenbeleid. De overige tarieven zijn aan te merken als marktconform. Commerciële activiteiten Het Sportbedrijf heeft de ambitie commerciële activiteiten in de accommodaties te organiseren. De eigenaar legt geen beperkingen op met betrekking tot de aard en omvang van de commerciële activiteiten, mits deze niet strijdig zijn met de overige voorwaarden, het vigerende bestemmingsplan, de alsdan van toepassing zijnde Algemene Plaatselijke Verordening en overige wet- en regelgeving. De ‘kernactiviteiten’ van het Sportbedrijf zijn het stimuleren van het gebruik van de sportvoorzieningen en het realiseren van een efficiënte en doelmatige bezetting; het vergroten van de uitstraling, aantrekkingskracht en attractiviteit van de gemeente en haar dorpen door middel van een efficiënte en kwalitatief hoogwaardige uitvoering van de exploitatie en het sportbeleid; het verzorgen van de uitvoering van sportstimulering/verenigingsadvisering door sportconsulent en combinatiefunctionarissen; het ontwikkelen van nieuw activiteiten; het in stand houden en bevorderen van een zo breed en betaalbaar mogelijk aanbod van sportvoorzieningen voor de gebruikers; het gevraagd en ongevraagd adviseren van de gemeente inzake het te voeren sportbeleid; het gevraagd en ongevraagd adviseren (aan de gemeente) over het ontwikkelen, vervangen en realiseren van de gemeentelijke accommodaties; het in stand houden, exploiteren en beheren van kwalitatief goede sportvoorzieningen; het aangaan van samenwerkingsverbanden met lokale en regionale (beheer)instanties.
Sportstimulering Sportstimulering en de Brede impuls combinatiefuncties De gemeente Borne doet mee aan de Impuls Brede Scholen Sport en Cultuur. Deze regeling van het Rijk maakt het mogelijk om combinatiefunctionarissen aan te stellen. De evaluatie 2009-2012 laat positieve resultaten zien. Daarom is er sinds schooljaar 2013/2014 vervolg aan gegeven middels de Brede Impuls Combinatiefuncties. Met het basisonderwijs, sportverenigingen, Kinderopvang en Woonbeheer heeft de gemeente in dit kader
8
convenanten afgesloten tot en met schooljaar 2016/2017. De doelstellingen van de samenwerking komen overeen met de landelijke doelstellingen en worden uitgevoerd op lokaal niveau in Borne en bestaan uit: het verbinden en stimuleren van de samenwerking tussen het onderwijs, sport & culturele aanbieders, kinderopvang, welzijnsinstelling en wijkorganisaties; het signaleren van allerlei achterstanden en doorverwijzing op allerlei gebieden, waaronder motorische achterstanden, overgewicht, armoede en sociaal emotionele problematiek; het uitvoeren van een aanbod op het onderwijs in samenwerking met de partners, met de pijlers: bewegingsonderwijs, onderwijs & zorg, schoolsporttoernooien & sportclinics, gezonde leefstijl, sociale veiligheid en cultuureducatie; het versterken en ondersteunen van de Bornse sportverenigingen op zowel bestuurlijk gebied en het technisch kader van de vereniging; het onderzoeken naar mogelijkheden voor samenwerking van onderwijs en sport & culturele aanbieders met de Kinderopvang in de naschoolse opvang; het vergroten van de leefbaarheid en de sociale cohesie in buurten en wijken door middel van samenwerking en organisatie van diverse activiteiten. Daarnaast zijn per partner (onderwijs, sportverenigingen en Woonbeheer) specifieke kwalitatieve doelstellingen opgenomen in de convenanten. Doelstellingen 2014-2017 Met het vervolgprogramma Brede Impuls Combinatiefuncties wil het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) sport en bewegen dicht bij de mensen mogelijk maken, zodat meer mensen een actieve en gezonde leefstijl aannemen. Het landelijke programma heeft twee pijlers: een vraaggericht lokaal sport- en beweegaanbod en het stimuleren van meer lokaal maatwerk. De gemeente Borne onderschrijft het belang van lokaal maatwerk. Met dit programma is het mogelijk om in Borne een aanpak neer te zetten die nog beter aansluit op de Bornse situatie. Daar zet de gemeente de komende jaren dan ook op in. De vorige paragraaf maakt duidelijk dat er al ontzettend veel gebeurt rondom sport en gezondheid in Borne. De link met het Wmo- en gezondheidsbeleid is duidelijk. Sport wordt ingezet als middel om doelstellingen van bijvoorbeeld gezondheid-, jeugd-, ouderen- en vrijwilligersbeleid te realiseren. Ook de komende periode werkt Borne op deze manier aan sport. De gemeente doet dit door de inzet van combinatiefunctionarissen en buurtsportcoaches. Partners hierin zijn het basisonderwijs, sportverenigingen, Woonbeheer Borne en de provincie Overijssel. De gemeente heeft binnen de uitwerking drie aandachtsgebieden: Wijkgerichte aanpak;. Basisonderwijs. Sportverenigingen. Daarbinnen is er de komende periode speciaal aandacht voor het leggen van verbindingen en voor de verhouding tussen breedtesport en prestatiesport.
Klantencontacten, gebruikersoverleg Het is voor Sportbedrijf Borne voortdurend van belang haar klanten of dat nu sporters, verenigingen, de gemeente of toeschouwers zijn, centraal te blijven stellen in het dagelijks werk en beleid. Alert en attent blijven op de vragen, wensen en eventuele klachten kan de klanttevredenheid nog verder verbeteren. Nuttige bijkomstigheid is dat tevreden klanten ook langer gebruik maken van de sportvoorzieningen. Het behouden van klanten levert uiteindelijk meer inkomsten op. Aandacht en zorg voor de klanten wordt vaststaand beleid. Verzelfstandiging Sportbedrijf - Gemeente Borne Drijver en Partners
9
Het Sportbedrijf Borne zal aandacht hebben voor zaken als: herkenning en erkenning van de klant; flexibiliteit om aan individuele of gezamenlijke behoefte van verenigingen, het onderwijs en individuele sporters te voldoen; communicatie en makkelijk te verkrijgen informatie. Het is mede tegen deze achtergrond dat Sportbedrijf Borne op gezette tijden een klantentevredenheidsonderzoek zal houden om “scherp” te blijven. Het gebruikersoverleg wordt geïnstitutionaliseerd. Twee maal per jaar zal dit integrale overleg plaatsvinden. In het najaar ten aanzien van de hoofdthema’s lopende seizoen, activiteiten en voortgang bedrijfsvoering en in het voorjaar ten aanzien van (gezamenlijke) beleidsvorming, het nieuwe seizoen, tarifering en activiteitenontwikkeling. Qua effectiviteit kan worden gedacht aan een overlegindeling van bijvoorbeeld binnensport, veldsport en watersport.
Strategische partners Het Sportbedrijf gaat werken als een netwerkorganisatie en zoekt de versterking in de verbinding met samenwerkingspartners. Het gaat het sportnetwerk in Borne en de regio stimuleren en mede ontwikkelen. Het sportnetwerk is de basis om kennis te delen, sport te organiseren, doelgroepen te bereiken en zijn dienstverlening in te zetten. In dat kader onderkennen wij de volgende strategische partners: de gemeente Borne in haar hoedanigheid als opdrachtgever en verhuurder, maar ook in de samenwerking op het gebied van onder meer, parkeren, vastgoed, ruimtelijke ordening en welzijn; de gemeente Borne als samenwerkingspartner in het kader van de WMO; de regiogemeenten als partner, opdrachtgevers en afnemers van diensten; de commerciële partijen, onder meer als exploitanten, pachters of huurders die een complementair product leveren, maar ook commerciële sportorganisaties sportverenigingen waarmee het Sportbedrijf tot een gezamenlijk sportaanbod komt; de andere sportbedrijven voor gezamenlijke inkoop en voor landelijke sport- en beweegcampagnes; de sportbonden als afnemer en voor de samenwerking in evenementen; de evenementorganisatoren voor het in de markt zetten van nieuwe sportevenementen; de onderwijsinstellingen als gebruikers, ambassadeurs, maar ook in stageplaatsen; het Kulturhus de Bijenkorf; de lokale bedrijven als sponsor, gebruikers, afnemer en partner in evenementen. Vormgeving
Rechtspersoon De (besloten) vennootschap en de stichting zijn de gangbare rechtspersonen bij externe verzelfstandiging. Er zijn een aantal juridische en fiscale verschillen tussen een stichting en een BV, die in de volgende paragrafen nader uitgewerkt worden
10
Vennootschap of Stichting De Stichting en de Vennootschap hebben ieder hun eigen juridische kenmerken. Relevant daarbij is de wijze van invulling van hun (beheer- en toezichthoudende) organen en de bevoegdheden. Om inzicht in de verschillende kenmerken te verschaffen volgt onderstaand overzicht. Juridische structuur Stichting
Vennootschap
Rechtspersoon 1 Stichting is een rechtspersoon en treedt als zodanig op onder eigen naam en neemt zelfstandig deel aan het rechtsverkeer. Vermogen 3 Geen in aandelen verdeeld kapitaal. 4 Geen startkapitaal benodigd. 5 Geen gerechtigden tot het stichtingsvermogen buiten de stichting zelf. Financiële deelname in de stichting is dus uitgesloten.
Rechtspersoon 2 Een vennootschap is een rechtspersoon en treedt als zodanig op onder eigen naam en neemt zelfstandig deel aan het rechtsverkeer. Vermogen 6 Kapitaal verdeeld in aandelen (bij een Besloten vennootschap, een BV, op naam en beperkt overdraagbaar, bij een naamloze vennootschap, een NV, niet op naam en vrij overdraagbaar). 7 Startkapitaal: € 18.000,-- of gelijkwaardige inbreng activa bij een NV. Doel en Winst 11 Commercieel doel. Leent zich uitstekend voor ondernemerschap. 12 Uitkeren (deel) winst aan eigenaren cq aandeelhouder(s). 13 Vennootschapsbelasting verschuldigd (bij exploitatietekorten niet aan de orde). Aansprakelijkheid 17 Aansprakelijkheid bestuur vóór inschrijving. 18 Vervolgens is normaliter alleen de Vennootschap tot het bedrag van het gehouden aandelenkapitaal aansprakelijk. 19 Gemeentelijk financieel risico afgeschermd tot ingebracht vermogen. Bestuurs- /toezichthoudende organen 25 Algemene vergadering van Aandeelhouders (AvA). 26 Statutaire directie of Raad van Bestuur. 27 Desgewenst Raad van Commissarissen (RvC) (verplicht bij structuurvennootschap). 28 Aandeelhouders (d.i. de gemeente), hebben diverse wettelijke rechten w.o.: o Benoeming en ontslag bestuur en RvC. o Statutenwijziging. o Vaststellen jaarrekening. 1 Werknemers, in loondienst.
Doel en Winst 8 Primair ideëel of sociaal doel. 9 Overschotten t.b.v. de stichtingreserves; geen uitkeringen aan oprichters of organen van de stichting. 10 VPB, alleen voor zover ze een onderneming drijft (bij exploitatietekorten niet aan de orde). Aansprakelijkheid 14 Aansprakelijkheid bestuur vóór inschrijving. 15 Vervolgens is normaliter alleen de stichting tot het bedrag van haar vermogen aansprakelijk. 16 Gemeentelijk financieel risico afgeschermd tot ingebracht vermogen.
Bestuurs- /toezichthoudende organen 20 Onafhankelijk bestuur; naar eigen inzicht samenstellen en benoemen (statutair te regelen). 21 Bestuur niet in loondienst, hooguit onkostenvergoeding. 22 Desgewenst Raad van Toezicht (RvT). 23 In geval RvT: aanstelling van directeurbestuurder in loondienst. 24 Werknemers in loondienst.
Statuten
Statuten
29
30
Opstellen statuten met grote vrijheid van inrichting. Onder meer kan worden bepaald dat: o Derden (gemeente) benoemingsrecht bestuur en RvT krijgen. o Goedkeuring van de begroting door derden (gemeente).
Verzelfstandiging Sportbedrijf - Gemeente Borne Drijver en Partners
Opstellen statuten en publiceren jaarrekening: o Beleidsaanwijzingen door AVA. o Goedkering besluiten door AVA. o Bestemming van de winst door AVA. o Beperking bevoegdheden van de directie,
11
o Beleidsaanwijzingen door derden (gemeente). 1 Leent zich voor toevoegen van andere af te stoten uitvoerende taken.
bijvoorbeeld bepaalde besluiten vooraf voorleggen aan RvC en/of aan AvA. 2 Leent zich voor toevoegen van andere af te stoten uitvoerende taken.
Zoals uit het bovenstaande overzicht blijkt is het voordeel van een stichting dat deze vrij eenvoudig kan worden opgericht. Er is enkel een notariële akte nodig en er is geen verplichting om eigen vermogen in te brengen. Deze keuze biedt veel flexibiliteit. Daarnaast is tevens het ideële maatschappelijke doel van de stichting een belangrijke factor. Een eventueel positief resultaat zal ten bate van het statutaire doel van de stichting ingezet moeten worden, dus komt ten gunste van sport. Ook kan een stichting net als een vennootschap zelfstandig en slagvaardig optreden. Daarom wordt, gelet op de flexibiliteit van deze vorm en het maatschappelijke karakter van de beoogde doelstellingen rondom de sport, geadviseerd om voor een stichting te kiezen. Deze keuze wordt onderschreven door de interne projectgroep en bestuurlijk betrokkenen. In het kader van subsidie- en aanbestedingsaspecten is het vervolgens beter om de statuten zodanig vorm te geven dat kan worden gesproken van een gemeentelijke stichting. Hiervoor is het noodzakelijk dat statutair wordt vastgelegd dat de benoeming en het ontslag van het bestuur door het college van burgemeester en wethouders plaatsvindt. En tevens dat het vermogen bij een liquidatie uitsluitend ter beschikking komt van de gemeente. Door de statuten verder op de juiste wijze vorm te geven zullen de huidige gemeentelijke uitvoerende werkzaamheden ondergebracht kunnen worden binnen de stichting via subsidies. De term stichting zal verplicht in de naam opgenomen dienen te worden. Invloed gemeenteraad bij oprichting Alvorens het college mag besluiten tot de oprichting van en de deelneming in een stichting, moet het de raad een ontwerpbesluit toezenden en in de gelegenheid stellen zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Dit ontwerpbesluit is als bijlage 1 bij deze rapportage bijgevoegd. Verder behoeft een besluit tot de oprichting van en de deelneming in een stichting de goedkeuring van gedeputeerde staten. De goedkeuring kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Subsidies/uitvoeringsovereenkomsten De gemeente zal de uitvoeringstaken neer kunnen leggen bij de sportorganisatie middels subsidies met een daaraan verbonden uitvoeringsovereenkomst. In zijn algemeenheid wordt een subsidie gebruikt om activiteiten te stimuleren die om redenen van algemeen belang wenselijk worden geacht. Door hier een uitvoeringsovereenkomst aan te verbinden wordt de uitvoering van de activiteiten beter afdwingbaar. Aan het einde van een subsidieperiode dient er beoordeeld te worden of de subsidie rechtmatig en doelmatig is besteed en als dat niet het geval is, dan zal er voor dat deel subsidie teruggevorderd kunnen worden. Middels de subsidieverlening en een bijbehorende uitvoeringsovereenkomst kan door het opleggen van verplichtingen en afstemmingsmomenten ook zicht en invloed bewerkstelligd worden op de werkzaamheden van de stichting. Oprichting Stichting Voor de oprichting van een stichting moeten de volgende stappen doorlopen worden: Het voorbereiden van een collegebesluit voor de oprichting van een stichting met de daarbij behorende (concept) statuten en de motivering. Formuleren waarom de oprichting in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang conform artikel 160 lid 2 van de Gemeentewet.
12
Het toezenden van het ontwerpbesluit aan de gemeenteraad ten behoeve van het kenbaar maken van wensen en bedenkingen conform artikel 160 lid 2 en artikel 169 lid 4 van de Gemeentewet. Het nemen van een definitief collegebesluit. Het vragen van goedkeuring van Gedeputeerde Staten conform artikel 160, lid 3 van de Gemeentewet. De werving, selectie en benoeming van een voorzitter en bestuursleden van de stichting door het college. Het openen van een bankrekening. Het inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Het passeren van de statuten/oprichtingsakte.
Relatie tussen gemeente en Stichting: Sturingsmechanisme De gemeenteraad heeft aangegeven het van belang te vinden dat de gemeente invloed heeft op (de activiteiten van) het verzelfstandigde sportbedrijf. Bij de besproken rechtsvorm van de gemeentelijke stichting is het mogelijk om: In de statuten te bepalen dat de bestuurders op voordracht vanuit het bestuur door de gemeente worden benoemd. Verder kan statutair worden vastgelegd dat grote uitgaven in overleg met de gemeente dienen plaats te hebben en dat de stichting de informatieverplichting heeft jaarlijks het bedrijfsplan beschikbaar te stellen. Middels de statuten, die vorm vrij zijn, kunnen zo diverse afstemmingsmomenten worden vastgelegd met de gemeente. Door deze aspecten ontstaat er een situatie van bestuurlijke invloed. Vanuit de gemeente wordt op ambtelijk niveau het regisseurschap onderhouden met de stichting middels onder andere te verlenen subsidies met daarbij behorende uitvoeringsafspraken. In het kader van de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid worden aan de stichting verplichtingen opgelegd om voor subsidie in aanmerking te komen. Deze worden vastgelegd in de subsidievoorwaarden. Vanuit de gemeente wordt regelmatig gemonitord. Op deze wijze is er ook op ambtelijk niveau invloed en sturing mogelijk. Tenslotte komt tussen de gemeente en de stichting een huurovereenkomst tot stand, waarin de stichting de sportaccommodaties huurt van de gemeente (en in gebruik geeft aan gebruikers). Deze huurovereenkomst kent een aantal verplichtingen zoals voorrang gebruik scholen voor bewegingsonderwijs (wettelijke verplichting voor basisonderwijs).. Op deze wijze heeft de gemeente als beleidmaker en eigenaar van het vastgoed ook invloed en mogelijkheid tot sturing. Corporate Governance Code Ten aanzien van het bestuur van de Stichting wordt na besluitvorming een corporate governance code voor de Stichting opgesteld. De governance code Welzijn en Maatschappelijke dienstverlening kan hiertoe als leidraad dienen. Een profiel van het bestuur en haar bestuurders is als bijlage 2 bijgevoegd.
Verslaglegging en informatieverwerking Het bestuur/management van het sportbedrijf rapporteert stelselmatig aan de gemeente voor wat betreft de volgende gegevens: Overzicht te rapporteren gegevens Exploitatieresultaten Bezoek/gebruikscijfers Verzelfstandiging Sportbedrijf - Gemeente Borne Drijver en Partners
halfjaarlijks / gegevens op functieniveau per kwartaal / verdeeld op hoofdgroepen
13
Publicitair jaarverslag Samenvatting verslagen klantenpanel/ gebruikersoverleg rapportage klachtenregistratie Overzicht onderhoudswerkzaamheden
Jaarlijks per seizoen (per jaar) per seizoen (per jaar) halfjaarlijks
De informatievoorziening aan de gemeente zal aansluiten bij de Planning en Controlcyclus van de gemeente. Aan de hand van deze rapporten kan de gemeente haar controlerende taak uitoefenen. Dat wil zeggen: de gemeente controleert of de Stichting de afgesproken prestaties realiseert binnen de afgesproken kaders. Van het Sportbedrijf wordt verder verwacht dat er regelmatig wordt afgestemd met de gemeente voor wat betreft: planning huurdersonderhoud; planning eigenaarsonderhoud; investeringen.
De gemeente als opdrachtgever De gemeente is opdrachtgever van de Stichting. In deze rol sluit de gemeente overeenkomsten met de Stichting voor de uitvoering van de taken rond onderhoud, beheer, verhuur en exploitatie van de maatschappelijke voorzieningen. De wijze waarop invulling wordt gegeven aan overeenkomsten wordt mede bepaald door fiscale regelgeving: Fiscaliteit - BTW Doordat de Stichting voor de sportaccommodaties aan derden gelegenheid kan bieden tot sportbeoefening en aanvullend dienstbetoon wordt verricht en over de gebruiksvergoeding het lage BTW-tarief van 6% van toepassing is, is de hiermee gepaard gaande BTW van kosten (meestal 21%) volledig verrekenbaar. Hierover zal nog afstemming met de belastingdienst plaatsvinden. Veranderingen in het BTW-regime die consequenties hebben voor de exploitatie zullen worden door vertaald naar de exploitatieovereenkomst. Exploitatiebijdrage De exploitatie van de maatschappelijke voorzieningen is niet kostendekkend. Het toepassen van kostendekkende tarieven leidt tot substantiële tariefsverhogingen voor de verenigingen en gebruikers. Hierdoor zou de betaalbaarheid en daarmee de toegankelijkheid van de accommodaties voor de eindgebruikers niet meer gewaarborgd zijn. De huidige maatschappelijke tarieven voor de verhuur aan verenigingen en maatschappelijke groeperingen hanteert het Sportbedrijf als basis. De overige tarieven zijn aan te merken als marktconform. De gemeente verstrekt een exploitatiebijdrage aan de Stichting door middel van een publiekrechtelijke subsidie.
Overeenkomsten Exploitatie- en prestatieovereenkomst In deze overeenkomst worden alle exploitatieafspraken en mandaten voor het Sportbedrijf geregeld, alsmede de hoogte van de verenigings- en onderwijstarieven, de hoogte van de exploitatiebijdrage en de indexeringsmechanismen. Hierin worden tevens de te realiseren maatschappelijke prestaties op basis van het ondernemingsplan vastgelegd. Huurovereenkomst De accommodaties worden gehuurd van de gemeente. In de huurovereenkomst worden de verhuurders- en huurdersverplichtingen bepaald. Het is uit fiscaal oogpunt niet toegestaan de accommodatie om niet of tegen een 14
symbolisch bedrag beschikbaar te stellen aan een exploitant. Daarmee komt de belaste exploitatie in gevaar. De belastingdienst geeft aan dat er een marktconforme huur moet worden betaald. Voor de berekening van de huur tussen gemeente en Stichting kunnen de volgende richtlijnen worden gevolgd: percentage van de WOZ-waarde; percentage van de exploitatielasten; percentage van de exploitatiebaten. Dienstverleningsovereenkomst Eventueel nog af te nemen diensten van de gemeente worden in een Dienstverleningsovereenkomst geregeld. Bij het opstellen van de overeenkomst moet met de volgende aspecten rekening worden gehouden: (financiële) verantwoordelijkheden, werkafspraken en budgetoverheveling/verrekening. Subsidiebeschikking De gemeente kent vanuit haar publieke functie een exploitatiebijdrage toe aan de Stichting. Deze bijdrage wordt verstrekt op basis van een publiekrechtelijke subsidie in de vorm van een subsidiebeschikking. Overige overeenkomsten Niet alleen tussen gemeente en Stichting worden overeenkomsten opgesteld, maar ook tussen Stichting en de gebruikers en huurders van de accommodaties. De bestaande overeenkomsten tussen gemeente en de gebruikers worden door de Stichting overgenomen en in overleg met partijen geactualiseerd en aangepast, daar waar dit wenselijk of noodzakelijk is.
Personele aspecten Overgangsmogelijkheden Bij externe verzelfstandiging tot een overheids-BV of stichting en het onderbrengen van onder andere de beheeren exploitatietaken in deze BV of stichting, betekent dat ook de aan deze taken gelieerde medewerkers overgaan naar de verzelfstandigde rechtspersoon. In deze paragraaf wordt omschreven welke rechtspositionele keuzes aan de orde zijn bij externe verzelfstandiging, hoe de overgang kan worden vormgegeven, wat de consequenties hiervan zijn voor de huidige medewerkers en de nieuwe organisatie en op welke wijze hiermee kan worden omgegaan. Uitgangspunt voor de overgang is dat de rechtspositie van de over te nemen medewerkers zo goed mogelijk aansluit bij de huidige. De overgang van de medewerkers zal in ieder geval geschieden aan de hand van een sociaal plan met als doelstelling goed werkgeverschap te betrachten en eventuele consequenties voor de medewerkers te beperken. Scenario’s Voor aansluiting bij een (bedrijfsmatige) arbeidsvoorwaardenregeling, komen in principe de volgende scenario’s in aanmerking. Hierbij zijn eventuele consequenties voor medewerkers die in de toekomst in dienst treden in de afwegingen meegenomen. De scenario’s zijn: 1. Detachering van huidige medewerkers. 2. Ontwikkelen eigen cao. 3. Aansluiting bij een bedrijfsmatige CAO. Verzelfstandiging Sportbedrijf - Gemeente Borne Drijver en Partners
15
(1)-Detachering van huidige medewerkers Kenmerk van detachering is dat het formeel en feitelijk werkgeverschap uit elkaar worden getrokken. De uitlener is formeel werkgever, de inlener is feitelijk werkgever. In het geval van detachering naar een private organisatie hanteerde het ABP in het verleden de beleidsregel dat de detachering niet langer mocht duren dan circa twee jaar. Vanuit jurisprudentie door de Centrale Raad van Beroep hanteert het ABP nu de beleidsregel: ‘Detachering is mogelijk, wij gaan daar als pensioenfonds niet over en stellen daar ook geen termijn aan’ Detachering is in principe een tijdelijke tewerkstelling. Na afloop van de detacheringsperiode keert de gedetacheerde terug in zijn functie bij zijn werkgever of neemt de inlener gedetacheerde formeel in dienst. Een permanente detachering heeft een meer rechtspositionele betekenis dan een normale, tijdelijke detachering. In de praktijk moet men bedacht zijn op detacheringsituaties waarin de gedetacheerde ofwel niet terug kan keren naar zijn oorspronkelijke functie bij de werkgever ofwel niet terug wil keren naar die functie. In beide gevallen kan gedetacheerde er belang bij hebben om bij de inlener in dienst te komen. Detachering moet vooral gezien worden als een individuele oplossing bij bijzondere omstandigheden of een collectieve oplossing als alle andere opties onmogelijk zijn. Daar komt nog bij dat nieuwe medewerkers niet bij de gemeente in dienst zullen worden genomen om vervolgens gedetacheerd te worden met als gevolg dat er twee zeer verschillende arbeidsvoorwaarden- en pensioenregelingen zullen gelden. Rekening houdend met het bovenstaande is detachering geen passend scenario is bij verzelfstandiging:
16
(2) Ontwikkelen eigen CAO Het is mogelijk om een eigen CAO te ontwikkelen voor de verzelfstandigde organisatie. Het voordeel daarvan is dat er maatwerk geleverd kan worden. Het nadeel is dat dit een tijdrovende en specialistische klus is. Daarnaast moet de CAO ook organisatorisch vormgegeven en onderhouden worden. Voor dit scenario geldt dat het alleen dan een goede oplossing biedt wanneer er geen passende bestaande CAO(‘s) voorhanden zijn of het aantal passende CAO’s te omvangrijk is. Mede gelet op de omvang van het Sportbedrijf is deze optie niet zinvol. (3)-Aansluiting bedrijfsmatige CAO Gegeven het werkpakket van de UVO komen een aantal bedrijfsmatige CAO’s in aanmerking. De CAO die zich het beste leent voor een (overheids)Sportbedrijf is de CAO Vermo. Vermo staat voor Verzelfstandigde Maatschappelijke Organisaties. Deze CAO is ontstaan uit een samenwerking van verzelfstandigde organisaties waaronder SRO Amersfoort, Accres Apeldoorn, NV Dos Deventer. In november 2011 is deze CAO opengesteld voor toetreding van andere maatschappelijke organisaties, maar nog niet algemeen verbindend verklaard. Er zal dus sprake zijn van vrijwillige toetreding. Voor vrijwillige toetreding is toestemming vereist van het ABP. Het ABP heeft eerder het volgende geantwoord op de vraag over vrijwillige aansluiting bij de CAO Vermo: ‘Vrijwillig toetreding lijkt mogelijk omdat de aandelen 100% in handen zijn van de gemeente (niet bindend advies). Ze voldoen dus aan de juridische voorwaarden voor vrijwillige aansluiting’.
CAO-keuze Gegeven bovenstaande beschouwingen is aansluiting bij de CAO Vermo in dit stadium een van de twee opties. Vermo staat dicht bij de huidige arbeidsvoorwaarderegeling en geeft de mogelijkheid om aangesloten te blijven bij het ABP. Bij de definitieve keuze in de verdere uitwerking in fase 3 moet echter ook in kaart worden gebracht wat de consequenties zijn als op termijn mogelijkerwijs het zwembad onderdeel wordt van het Sportbedrijf. Deze medewerkers vallen onder de CAO Recreatie. Deze CAO is verplicht voor bedrijven waarbij de zwembadomzet > 50% van de totale omzet bedraagt.
Sociaal plan In een op te stellen sociaal plan worden de regelingen opgenomen waarin, op basis van een pakketvergelijking tussen de private Cao en de huidige arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente, is aangegeven op welke wijze wordt omgegaan met de verschillen tussen de private Cao en het CAR/UWO. Vervolgtraject arbeidsvoorwaardenregeling personeel Om het verzelfstandigingsproces op een zorgvuldige manier te laten verlopen, voert de bestuurder op grond van de WOR (Wet op de Ondernemingsraden) overleg met de OR van de gemeente en zal de voorstellen op basis van artikel 25, lid 1, ter advisering aan de OR voorleggen. Na een positief besluit door de Gemeenteraad over de verzelfstandiging , moet -in overleg met de OR- overleg met de bonden gevoerd worden om te komen tot een goed sociaal plan. Op basis van dit verzelfstandigingsplan en dit sociaal plan zal de OR haar eindadvies formuleren. Na de finale besluitvorming in het GO worden -op hoofdlijnen- nog de volgende werkstappen genomen: individualiseren arbeidsvoorwaarden/uitwerken garanties; benoemen plaatsingscommissie; opstellen functieboek; reflectieproces en plaatsingsgesprekken met het personeel; Verzelfstandiging Sportbedrijf - Gemeente Borne Drijver en Partners
17
advies plaatsingscommissie en besluitvorming door college; opstellen individuele brieven personeel: 1. uitdiensttreding gemeente; 2. indiensttreding verzelfstandigde organisatie ; behandeling van eventuele bezwaren; aansluiting CAO en indiensttreding bij de stichting. Regelingen op werkgevers niveau De overgang betreft ook de huidige regelingen op werkgeversniveau m.b.t. het eigen risico van WW en ziekteverzuim. De gemeente is eigen risicodrager. De verzelfstandigde organisatie zal hiertoe via het sociaal verzekeringsstelsel (WW) en binnen de private sector (ziekteverzuimverzekeringen) adequate dekking vinden. De hieraan gerelateerde premies zijn voor rekening van de werkgever en worden in de begroting van de Stichting opgenomen.
Personele organisatie De huidige aan Sport toegerekende formatie vanuit de afdeling Welzijn en Educatie bedraagt 8,3 FTE. Daarnaast wordt vanuit de afdeling Beheer 1,5 FTE toegerekend aan Sport. Voor de beheer- en schoonmaakwerkzaamheden in de sporthallen en gymzalen huurt sport extra capaciteit in vanuit WSW en Visschedijk Facilitair. Dit is een regionaal opererende organisatie met een sociaal maatschappelijke identiteit. Deze ingehuurde formatie bedraagt 2,4 FTE. De formatie combinatiefunctionarissen is sinds 2013 uitgebreid van 3,3 FTE naar 4,6 . Het werkgeverschap van deze functionarissen is ondergebracht bij Sportservice Overijssel. Totale inzet; 16,8 FTE. De indicatief benodigde formatie voor het verzelfstandigde Sportbedrijf omschrijven wij als volgt; Manager (1 fte) De voor de bedrijfsvoering eindverantwoordelijke manager initieert, motiveert, stimuleert en kan zelfstandig initiatieven ontplooien. Hij/zij is volledig bevoegd binnen de gestelde kaders en legt verantwoording af aan het Stichtingsbestuur. Vooralsnog is hier gekozen voor de betiteling manager. Bij de uitwerking zal nader overlegd worden of deze functiebenaming passend is. Het profiel voor de manager Sportbedrijf is als bijlage 3 bijgevoegd. Medewerker bedrijfsvoering, receptie – Planning - organisatie (1 fte ) Rechterhand leidinggevende. Takenpakket onder andere; ICT-, digitale sleutelsysteem, geluidsinstallaties, telefonie; onderhoudscontracten, inkoop materialen, inventaris; storingen diverse apparatuur, energie, warmte. Onderhoud en Beheer gebouwen en velden (0,8 fte) Aansturing onderhoud, vervangingsinvesteringen. Controle op uitvoering ingehuurd personeel. Communicatie en P-R / marketing (0, 3 fte)
18
Nieuwsbrieven, informatie buurtsportcoaches, website, facebook, twitter. Administratie: (0,7 fte) Reserveringen, Verhuur, roosters, tarieven, rekeningen. Debiteuren, crediteurenadministratie. Receptie/Telefoon, agenda, verslagen. Financiën (extern bureau) Boekhouding, budgetten, managementinformatie, jaarrekening. Invoeren gegevens (0,3 FT) Beheer en schoonmaak binnensportaccommodaties (4,85 fte) Sportstimulering/combinatiefunctionarissen/verenigingsondersteuning (4,6 fte) Projectondersteuning (0,5 FTE) De aldus geraamde inzet komt 2,8 FTE lager uit op 14FTE. Daarbij dient te worden tevens te worden aangetekend dat de projectondersteuning niet structureel is, maar tijdelijk ( tot 2018) in het kader van project De Veste en de handling rond zwembad en horeca. Hoewel deze formatieberekening nog indicatief is, kan worden gesteld dat de totale personele lasten lager uit zullen vallen dan in de huidige organisatie. Deels door de minder benodigde ondersteunende formatie en deels doordat nieuw aan te trekken medewerkers in de private CAO komen. Het jaarlijks benodigde budget voor een extern administratiekantoor ligt rond de € 20.000.
Inhuur gemeentelijke diensten Indien het Sportbedrijf nog wel diensten van de gemeente afneemt zal dit plaatsvinden middels Dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) die tussen de gemeente en het Sportbedrijf worden opgesteld. Hierin staat precies omschreven welke diensten worden geleverd onder welke condities, randvoorwaarden en uitgangspunten en tegen welke prijs. Het Sportbedrijf is in dat geval opdrachtgever. De gemeente is opdrachtnemer. Gemeentelijke diensten worden ingehuurd tegen marktconforme prijzen.
Achterblijvende formatie. De verzelfstandiging van het Sportbedrijf betekent dat bij de gemeente formatie achterblijft omdat de werkzaamheden die mensen voor Sport uitvoerden vervallen. Door contractuele verplichtingen, in dit geval de ambtelijke aanstellingen, is het voor de gemeente niet mogelijk om de betreffende formatie op het zelfde moment af te bouwen. Dit leidt voor de gemeente tot desintegratiekosten. Het Sportbedrijf zal in overleg met de gemeente en betrokken medewerkers inventariseren welke medewerkers die geschikt en beschikbaar zijn in aanmerking (willen) komen om “mee “te gaan naar het Sportbedrijf. Deze desintegratiekosten worden meegenomen bij het uitwerken van de financiële kaders rond de verzelfstandiging van Sport die als uitgangspunt een budgettair neutrale overgang heeft.
Huisvesting Het Sportbedrijf wil met haar nieuwe zelfstandige identiteit zichtbaar en dichtbij haar klanten zijn. Ook leert de praktijk dat een nieuwe organisatie in een “oude” werkomgeving maar moeizaam van cultuur kan veranderen. Het Sportbedrijf kiest dan ook bij voorkeur domicilie buiten het gemeentehuis. Verzelfstandiging Sportbedrijf - Gemeente Borne Drijver en Partners
19
Sportcentrum ’t Wooldrik is hiervoor een uitstekende locatie. Met een relatief eenvoudige aanpassing kan het centrum worden uitgebreid met voldoende kantoorruimte om het Sportbedrijf te huisvesten. De daarmee gepaard gaande eenmalige kosten voor aanpassing en inrichting ramen wij op ca. € 150.000,Hetgeen een jaarlijkse kapitaallast van ca. € 12.500 met zich meebrengt (4% rente, annuïteit 20 jaar afschrijving gebouw en 10 jaar afschrijving inrichting).
Opstart- en implementatiekosten De frictiekosten bestaan uit implementatie- en opstartkosten die voorafgaan aan de start van de exploitatie, website/logo, briefpapier etc, overige inrichtingskosten, marketing en PR, werving en selectie, opzetten en inrichten administratieve systemen. Wij ramen hiervoor een stelpost van € 75.000,- excl. BTW. Hierin is nog geen rekening gehouden met extra interne personeelsuren voor het sportbedrijf ten behoeve van interne afstemming, overleg en voorbereidingswerkzaamheden; Een kleine, nog samen te stellen gemeentelijk projectgroep zal voldoende tijd beschikbaar moeten krijgen om dit proces vorm en inhoud te geven.
Transitie De overgang van het gemeentelijke regime naar private bedrijfsvoering impliceert een complete cultuurwijziging. Waar de beleidsmatige en operationele verantwoordelijkheden aanvankelijk verspreid lagen over meerdere personen, organisatieonderdelen en bestuursorganen binnen de gemeente Borne, ligt deze bij de Stichting sterk geconcentreerd bij bestuur en management. Deze ontwikkeling vergt ook het opnieuw definiëren van de gehele organisatie. Ervaring leert dat in een dergelijk traject maar weinig (operationele) aspecten in de bedrijfsvoering ongemoeid blijven. In operationalisering van de bedrijfsvoering zijn, ten aanzien van de implementatie van de verzelfstandiging, een aantal cruciale elementen ofwel aandachtspunten te benoemen. Deze onderdelen zijn verschillend in aard en omvang maar hangen sterk met elkaar samen en zijn in belangrijke mate onderling afhankelijk van elkaar. De belangrijkste elementen zijn: het opstellen van een ondernemingsplan en diverse deelplannen voor de operationele bedrijfsvoering, zoals een marketing-/PR-/Mediaplan, activiteiten/evenementenplan, personeelsplan, onderhouds- en investeringsplan, financieel dekkingsplan enz; het inrichting van de organisatie. Aanbrengen doelmatige sturingsprocessen en een transparante bedrijfsvoering, structureren organisatie en bedrijfsvoering, realiseren duidelijke en eenduidige indeling van taken en bevoegdheden over functies en functionarissen (mandatering). Focus op efficiency en effectiviteit; de verantwoording nemen en afleggen. Ontwerpen, opzetten en invoeren adequaat (tijdige, volledige en juist) managementinformatiesysteem. Een en ander als basis voor het periodiek rapporteren aan het Stichtingsbestuur; het realiseren van de benodigde cultuurverandering van ambtelijke werkomgeving naar private status met een bedrijfsmatige en marktgerichte bedrijfsvoering. “Van beheren naar exploiteren”. Dit is een belangrijke doelstelling vooral met het oog op het succes van de onderneming op middellange en lange termijn. Daar waar het geld de benzine is waar de onderneming op loopt is de cultuur te vergelijken met de wielen. Tegelijkertijd vergt de overgang naar de private status het duidelijk en eenduidig implementeren en onverkort hanteren van de gekozen Cao; het stroomlijnen van de operationele bedrijfsvoering naar de gewijzigde situatie. Voorbeelden zijn:
20
3.
4. 5. 6. 7. 8. 9.
overnemen en in eigen beheer (laten) uitvoeren van de huidige gemeentelijke dienstverlening op het gebied van personeelszaken, financiële- en salarisadministratie en bouwkundig huurdersonderhoud; optimalisering van het productaanbod en het gebruik daarvan; realiseren effectieve en efficiënte openstelling; verhoging van de productiviteit en kostenbeheersing; functionele communicatie en overlegstructuur organiseren, zowel op verticaal als horizontaal niveau; strakke coördinatie, dat wil zeggen het op elkaar afstemmen van handelingen en beslissingen; beschrijven, vastleggen en implementeren administratieve organisatie.
Bovenstaande geeft een gecomprimeerd en gestructureerd beeld van de grote opgave waar de nieuwe organisatie voor staat. Dit vereist naast hard en efficiënt werken en het in huis hebben van de juiste kennis en vaardigheden onder meer ook een eenduidige prioritering, een goede planning en een strakke bewaking van de uitvoering. De praktijk leert dat de organisatie een aanloopfase van één tot twee jaar nodig heeft. Financiële aspecten
Begroting gemeente Onderstaand is de uitwerking van de gemeentelijke sportbegroting opgenomen Deze uitwerking is in samenspraak met de afdeling financiën opgesteld en geeft een compleet beeld van allen inkomsten en uitgaven ten behoeve van Sport. Deze begroting is tevens op accommodatieniveau uitgewerkt en zal als brondocument dienen voor het uitwerken van de meerjaren exploitatieraming voor het sportbedrijf.
Kaders meerjarenbegroting Sportbedrijf In deze paragraaf belichten wij de financiële kaders van de externe verzelfstandiging in relatie tot de huidige situatie. Een minimaal budgettair neutrale overgang is hierbij het algemene uitgangspunt. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de desintegratiekosten voor de gemeentelijke organisatie. Baten Hierin ontstaat bij ongewijzigd beleid geen verschil met de gemeentebegroting. De inkomsten zullen voor het Sportbedrijf niet anders zijn dan in de gemeentelijke situatie. Tarieven worden op dezelfde wijze gehanteerd dan wel geïndexeerd. Op termijn zullen enkele verschuivingen en veranderingen ontstaan door; • de ingebruikname van de Veste • contractveranderingen of aanpassingen voor de exploitatie van het zwembad • Contractveranderingen of aanpassingen met betrekking tot de horecaexploitatie. Verzelfstandiging Sportbedrijf - Gemeente Borne Drijver en Partners
21
Lasten De personeelslasten kunnen dalen als gevolg van het feit dat er minder ondersteunende formatie wordt geraamd en op termijn omdat nieuwe medewerkers in een goedkopere CAO worden aangenomen en de benodigde projectondersteuning verminderd of vervalt. De budgetten voor onderhoud en vervangingsinvesteringen worden ook in de op te stellen meerjarenbegroting meegenomen op basis van de geactualiseerde MOP en MOPi. Deze zullen tegen het einde van 2014 gereed zijn. De voorbereiding en begeleiding van het onderhoud in eigen beheer maakt het wel mogelijk om te besparen op arbeidsloon en werkvoorbereiding. De energielasten veranderen door de verzelfstandiging niet. Uiteraard zal het sportbedrijf zich oriënteren op mogelijke verlaging van de energielasten door slimme inkoop en het nemen van energiebesparende maatregelen. Hiertoe zal in 2014 een energiescan worden gemaakt. De kapitaallasten worden vervangen door een marktconforme huur. Voor de gemeente is dit uiteraard vestzakbroekzak (eerst budget geven en dan huur terugkrijgen), maar om fiscale redenen onontkoombaar. De kantoorkosten zullen toenemen doordat deze nu in eigen beheer worden gemaakt. Bij de gemeente vallen deze kosten uiteraard weg. De Administratiekosten voor een extern administratiekosten zijn nieuw. Hier staat uiteraard minder personele inzet tegenover. De Verzekeringen en belastingen zullen niet veranderen door verzelfstandiging.
Resumé Er worden bij deze kaders nog geen extra baten door nieuwe activiteiten geprognotiseerd. Dat wil niet zeggen dat het sportbedrijf die ambitie niet heeft. In het ondernemingsplan dat na besluitvorming wordt uitgewerkt wordt hieraan wel uitwerking gegeven. Ditzelfde geldt voor de lasten; er wordt in deze rapportage geen voorschot genomen op mogelijke efficiencywinst. Wij willen voorkomen dat er op voorhand aannames worden gedaan die zich nog moeten bewijzen. Wel mag er van worden uitgegaan dat een slagvaardige bedrijfsvoering, waarin managementinformatie als sturingselement beschikbaar is leidt tot een efficiëntere besteding van budgetten. Vervolgstappen
Na een positief besluit van de gemeenteraad over dit plan kan de feitelijke verzelfstandiging worden opgepakt. Deze rapportage is dusdanig opgesteld dat dit een prima leidraad vormt voor het implementatietraject. Met de start van het implementatieproces wordt een implementatieplan opgesteld, compleet met checklists, planning en taakverdeling. De navolgende aandachtspunten zullen in het plan van aanpak worden opgenomen (een nietlimitatieve opsomming). Oprichting nieuwe rechtspersoon: aanvragen provinciale goedkeuring; werving en benoeming van leden bestuur; opstellen en vaststellen governance code; feitelijke oprichting van de rechtsvorm (passeren notariële akte); inschrijving Kamer van Koophandel; aanmelding belastingdienst; aanvragen bankrekening(en); 22
aanvragen vergunningen. Opstellen en afsluiten overeenkomsten: verzelfstandigingovereenkomst tussen Sportbedrijf en gemeente, inclusief: 10. huurovereenkomst; 11. exploitatieovereenkomst; 12. subsidiebeschikking met prestatieafspraken; 13. eventueel benodigde dienstverleningsovereenkomsten; huur- en/of ingebruiknemingovereenkomsten tussen Sportbedrijf en verenigingen/gebruikers; afsluiten/overnemen van verzekeringen; afsluiten/overnemen overeenkomsten met leveranciers/pachters. Personeel en organisatie: afstemming met OR en GO opstellen en uitvoeren organisatiebegeleidingsplan; aanstelling en/of werving personeel: 14. opstellen arbeidsovereenkomsten; 15. opstellen brieven ontbinding ambtenarenstatus; 16. individualiseren sociaal statuut; inrichten personeel- en loonadministratie; aanmelding pensioen-, ziekteverzuim- en overige personele verzekeringen; opstellen nieuw bedrijfsreglement (huishoudelijk reglement of personeelshandboek); taakomschrijving en werkinstructies. Financiële organisatie: opstellen meerjarenbegroting; inrichten financiële administratie (boekhouding, rekenschema en benodigde software); opstellen administratieve organisatie en procedures; opstellen managementrapportage en invoering daarvan; afspraken met banken; uitwerken fiscale regelingen/BTW en afstemming met de belastingdienst. Marketing en PR: opstellen ondernemingsplan; publiciteit (intern/extern) rondom oprichting Stichting; contact met lokale media; ontwikkelen huisstijl (logo, briefpapier e.d.). Gebouwen, terreinen en inventaris: realiseren en inrichten werkplek; effectueren huur/ingebruikneming gebouwen en terreinen; technische, bouwkundige inspectie (optioneel); overname inventaris; onderhoudsplanning (dagelijks en groot onderhoud); afsluiten of overname van onderhoudscontracten; schoonmaakprogramma’s. Verzelfstandiging Sportbedrijf - Gemeente Borne Drijver en Partners
23
24
4.
Ontwerpbesluit oprichten Stichting
Gemeente Borne Advies voor het College van Burgemeester en wethouders Onderwerp: voornemen tot oprichting Stichting Advies/gevraagde beslissing: 5. te besluiten tot de oprichting van een exploitaties-stichting na het raadsbesluit over de verzelfstandiging van accommodaties; 6. 2. dit voornemen ter goedkeuring voor te leggen aan Gedeputeerde Staten van de provincie Overijssel.
besluit
besluit dd.
Inhoud: Naar verwachting zal op [datum invullen] de raad, conform het bepaalde in artikel 160 lid 2 van de Gemeentewet, zijn wensen en bedenkingen uiten over het voornemen tot oprichten van een Stichting voor beheer en exploitatie van de sportaccommodaties in Borne en een besluit nemen over het beschikbaar stellen/overhevelen van diverse financiële Budgetten. Indien de raad positief besluit, kunnen vervolgstappen worden gezet voor de oprichting van een Stichting. Op grond van het bepaalde in artikel 160 van de Gemeentewet mag ons college slechts tot de oprichting van een Stichting besluiten indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Het met de oprichting van de Stichting te dienen belang is opgenomen in de door [invullen] opgestelde Ontwerp statuten onder ‘doel’. Deze doelstelling sluit aan bij de taak van de overheid voorwaarden te scheppen voor maatschappelijke ontplooiing en voor vrije tijdsbesteding (vgl. artikel 22, derde lid, van de Grondwet). Let op: in concept statuten opnemen onder Doel: “in algemene zin het scheppen van voorwaarden voor maatschappelijke ontplooiing en voor vrijetijdsbesteding” Deze taak kan beter door een privaatrechtelijke rechtspersoon worden beheerd, dan door een overheidsorgaan. Verzelfstandiging leidt tot een meer bedrijfsmatige bedrijfsvoering waarbij prestaties en kosten direct aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Hierdoor kan sneller actuele managementinformatie aangeleverd worden dan binnen de gemeentelijke dienst en wordt beter en adequater op financiën gestuurd en gerapporteerd. Juridische consequenties Overeenkomstig Gemeentewet artikel 160 lid 1 is het college van B&W bevoegd te besluiten tot de oprichting van de Stichting. Ingevolge artikel 160 lid 2 wordt een dergelijk besluit pas genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Na de behandeling van het verzelfstandigingsplan dient het voornemen om een Stichting op te richten ter goedkeuring dienen te worden voorgelegd aan gedeputeerde staten van de Provincie Overijssel ingevolge artikel 160 lid 3 Gemeentewet. Gedeputeerde Staten kan de goedkeuring slechts onthouden wegens strijd met het recht of met het algemeen belang. Advies
25
1. Na instemming van uw raad op het voorstel met betrekking tot oprichten van een Stichting voor beheer en exploitatie van de sportaccommodaties, te besluiten tot de oprichting van de Stichting. 7. Dit voornemen ter goedkeuring voor te leggen aan Gedeputeerde Staten van de provincie Overijssel.
26
8.
Profiel Stichtingsbestuur
Stichtingsbestuur: statutair bestuur Het statutair bestuur van de Stichting wordt gevormd door een bestuur, meestal bestaande uit 3 tot 5 personen. De leden van het Stichtingsbestuur worden formeel benoemd door de gemeente. De gemeente zoekt hiervoor gewoonlijk mensen aan uit de bevolking, die beschikken over bestuurlijke of bedrijfservaring. Het spreekt van zelf, dat de primaire verantwoordelijkheid van de bestuurder ligt bij een goede bedrijfsvoering en niet bij de belangen van de organisatie die hem eventueel hebben voorgedragen. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het Stichtingsbestuur Het Stichtingsbestuur is verantwoordelijk voor alle daden van bestuur en heeft ook de daarvoor nodige statutaire bevoegdheden. Wel moet hij rekening houden met exploitatie-eisen en -voorwaarden die met de gemeente zijn overeengekomen. Het Stichtingsbestuur benoemt uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid berust bij de voorzitter tezamen met een ander lid, dan wel bij drie leden van het Stichtingsbestuur tezamen. De risico's voor de bestuursleden uit hoofde van de Wet Aansprakelijkheid Bestuurders worden afgedekt door een persoonlijke aansprakelijkheidsverzekering ten laste van de Stichting. Profiel bestuurder Om de hiervoor geschetste kerntaken goed te kunnen uitvoeren worden algemene en specifieke eisen gesteld aan het bestuur als collectief en individueel. Basisvereisten als collectief Het bestuur: onderschrijft de gemeentelijke uitgangspunten, onder andere zoals vastgelegd in het verzelfstandigingsplan 2014; heeft een onafhankelijke positief-kritische grondhouding ten opzichte van de manager; kijkt op hoofdlijnen en vanuit een breed perspectief (vanuit verschillende gezichtspunten van de diverse belanghebbende partijen) naar zaken die van belang zijn voor de organisatie en diens opdracht en is in staat om een evenwichtige afweging van de diverse belangen te maken; heeft zicht op en respecteert de onderscheidende rol van de manager; heeft affiniteit met beheer- en exploitatie van maatschappelijke accommodaties; heeft zicht op de ontwikkelingen in de gemeente en voelt zich betrokken bij het wel en wee van de gemeente Borne; is kritisch met betrekking tot zijn eigen functioneren en evalueert jaarlijks het eigen functioneren; komt minimaal 4x per jaar in voltallige samenstelling bijeen. Bij deze vergaderingen is de manager aanwezig. Tijdens aparte bijeenkomsten wordt het eigen functioneren van het Stichtingsbestuur en het functioneren van de manager besproken: hierbij is de manager niet aanwezig. Kennis en ervaring als collectief Ten aanzien van kennisvereisten geldt dat het bestuur als collectief moet beschikken over deskundigheid op de volgende gebieden: maatschappelijk ondernemen, zakelijke dienstverlening , human resource management, politiek en gemeentebestuur in het algemeen, financiën, ICT. Bij de samenstelling wordt hiermee rekening gehouden, teneinde een goede balans en voldoende complementariteit binnen het bestuur te bewerkstelligen. Een gedegen deskundigheid van een individu op een specifiek terrein mag er overigens niet toe leiden dat deze persoon ‘eigenaar’ wordt van dat specifieke terrein: alle bestuursleden zijn verantwoordelijk voor de beoordeling en toetsing van alle beleidsterreinen.
27
Voor alle leden geldt dat kennis van het lokale werkgebied en van relevante maatschappelijke ontwikkelingen essentieel zijn voor het uit kunnen voeren van de toezichthoudende taken bij de nieuwe organisatie. Bij voorkeur geldt dat enkele bestuursleden managementervaring hebben. Basisvereisten individuele bestuursleden Het bestuurslid : staat bekend als een betrouwbaar, integer en onafhankelijk persoon; is actief in het dagelijks leven en staat midden in de samenleving; is bereid en in staat voldoende tijd voor de functie uit te trekken; heeft minimaal een HBO denk- en werkniveau; is bereid structureel te investeren in eigen professionalisering, door actualiteiten bij te houden en relevant studiemateriaal tot zich te nemen; neemt de verantwoordelijkheid te voorzien in eigen informatiebehoefte; onderschrijft het belang van een maximum zittingsduur van 6 jaar; is in staat zelfstandig en onafhankelijk een afgewogen oordeel te vormen over het totale beleid van de organisatie; is niet angstig om een afwijkende mening te hebben, dóór te vragen of zijn nek uit te steken en houdt zich dus niet op de vlakte. Schroomt niet om bestaande werkwijzen ter discussie te stellen en vraagt om toelichting als zaken niet duidelijk zijn.
28
9.
Profiel Manager
profiel De manager beschikt minimaal over een HBO werk- en denkniveau, ruime ervaring in gemeentelijke organisaties en specifieke kennis van sportstimulering en de exploitatie van sportaccommodaties. Van een manager op dit niveau verwachten wij dat hij/zij aanspreekbaar, betrokken en betrouwbaar zijn en dat over weten te brengen op de medewerkers. Kerncompetenties in deze functie zijn: managementvaardigheden, besluitvaardigheid, leervermogen, samenwerken, motiveren en stimuleren. Aanvullende competenties ; Resultaatgericht: het krachtig sturen op het behalen van vooraf afgesproken resultaten en effecten; Integraliteit nastreven: in staat om verbindingen te leggen; Analytisch vermogen: op basis daarvan in staat zijn duidelijke voorstellen voor organisatieverbetering in te richten; Communicatieve vaardigheden: heldere teksten gebruiken in de rapportages en voorstellen ten behoeve van besluitvorming over de gewenste organisatieontwikkeling; Affiniteit hebben met en oog hebben voor ‘de basis op orde brengen’, d.w.z. processen (zoals schoonmaak) moeten in de toekomst efficiënt verlopen en weinig tijd kosten; Antenne hebben voor en sturen op de belangen van de gebruikers, hetgeen tot uitdrukking wordt gebracht in een hoge mate van serviceverlening en klanttevredenheid.
Functietypering manager Sportbedrijf . FUNCTIE .. De manager draagt - binnen de door het bestuur bepaalde beleidslijnen - de eindverantwoordelijkheid voor de gang van zaken binnen de organisatie en is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding. .. De manager initieert, motiveert, stimuleert en kan en mag zelfstandig initiatieven ontplooien. .. De manager is verantwoordelijk voor de informatievoorziening van het bestuur als basis voor de besluitvorming in het bestuur. .. De manager doet voorstellen aan het bestuur ten aanzien van het te voeren beleid, onder meer in de vorm van een jaarlijks bedrijfsplan. . ..
.. ..
2.4.
29
PLAATS IN DE ORGANISATIE De manager is volledig uitvoeringsbevoegd binnen de gestelde kaders en legt verantwoording af aan het bestuur en rapporteert daartoe aan de voorzitter van het bestuur of aan een ander door het bestuur daartoe aangewezen bestuurslid. De manager wordt actief betrokken bij de voorbereiding van het bestuursbeleid en woont de bestuursvergaderingen bij. Binnen de grenzen van een door het bestuur vastgesteld mandaat vertegenwoordigt de manager het bestuur in permanente en ad hoc situaties. Het mandaat wordt vastgelegd via een bestuursbesluit en beschrijft tevens de grenzen van de vertegenwoordigingsbevoegdheid. De manager geeft leiding aan het personeel van het sportbedrijf.
. ..
ALGEMENE BEVOEGDHEID De manager is bevoegd tot het verrichten van alle handelingen en het aangaan van verbintenissen, welke in verband met de uitoefening van zijn functie noodzakelijk zijn, met inachtneming van ter zake vastgestelde beleidslijnen, voorschriften en budgetten.
.
TAKEN Personeel De manager draagt zorg voor een verantwoord sociaal- en personeelsbeleid. De manager is verantwoordelijk voor een correcte naleving van de wetgeving ter zake van de arbeid. De manager draagt zorg voor het werven, selecteren, aannemen en ontslaan van personeel met dien verstande, dat in geval van onvrijwillig ontslag voorafgaande toestemming is vereist van het bestuur. Toestemming van het bestuur is eveneens vereist voor aanstelling van gezins- of familieleden van de manager of medewerkers. De manager draagt zorg voor handhaving en correcte toepassing van de voor het personeel geldende arbeidsvoorwaarden. De manager stelt een werkrooster voor het personeel samen en wel zodanig dat, met behoud van een verantwoorde dienstverlening, met zo laag mogelijke personeelskosten wordt gewerkt, met inachtneming van de hierbij geldende voorschriften en wettelijke bepalingen. De manager draagt zorg voor een goede geest van samenwerking onder het personeel van het Sportbedrijf. De manager draagt zorg voor een adequate opleiding van het personeel. Hij draagt hiertoe zorg voor het opstellen van een opleidingsplan. De manager draagt zorg voor regelmatig werkoverleg, zoals voorgeschreven in de CAO.
.. .. ..
.. ..
.. .. ..
..
..
.. .. .. ..
.. .. .. ..
30
Marketing en PR De manager legt en onderhoudt contacten met alle personen, instanties of groeperingen die binnen het verzorgingsgebied van de accommodaties direct of indirect zijn betrokken bij de in de accommodaties te verrichten activiteiten dan wel bij sportstimuleringsprojecten. De manager onderzoekt en bevordert de belangstelling voor en het gebruikmaken van de verschillende vormen van sport en recreatie, die in de accommodaties mogelijk zijn. Zo mogelijk ontwikkelt de manager nieuwe activiteiten en vormen van dienstverlening. Met name samenwerkingen op het gebied van Onderwijs, Zorg en Welzijn zijn hierbij speerpunten. De manager draagt zorg voor de goede reputatie van het Sportbedrijf en het daarbij betrokken personeel. Naar de pers verzorgt de manager de informatie inzake activiteiten, tarieven en openstellingstijden van de accommodaties. Alle overige persinformatie behoeft voorafgaande goedkeuring van het Bestuur. De manager draagt zorg voor de planning en uitvoering van de nodige reclame- en promotieactiviteiten binnen de daarvoor ter beschikking staande Budgetten. De manager stelt een openstellingsrooster/verhuurschema samen, waarin de verschillende gebruiksmogelijkheden van de accommodaties zo goed mogelijk in overeenstemming zijn met de behoefte en legt dit rooster ter goedkeuring voor aan het Bestuur. Financiën/administratie De manager is verantwoordelijk voor een bedrijfsvoering binnen de goedgekeurde begroting. De manager draagt zorg voor een goede schriftelijke vastlegging van rechten, plichten en entreevoorwaarden van de diverse gebruikersgroeperingen en ziet toe op naleving daarvan. De manager draagt zorg voor een goed beheer van de kasgelden en verricht daartoe van tijd tot tijd een controle van de kas. De manager draagt zorg voor tijdige en juiste facturering aan cliënten.
.. ..
..
..
..
..
.. .. .. .. ..
..
.. ..
31
De manager draagt zorg voor aanmaning en inning van de te ontvangen vorderingen. De manager draagt zorg voor een goede vastlegging van het door het personeel gewerkte aantal uren en van het aantal vakantie- en ziektedagen . Financiële bevoegdheden en voorschriften Voor het aangaan van verplichtingen en het verrichten of doen verrichten van incidentele betalingen boven een bedrag van € 2.500,- per geval is voorafgaand toestemming vereist van de ter zake aangewezen vertegenwoordiger van het Bestuur. Deze toestemming is niet vereist voor regelmatig terugkerende uitgaven met een routinekarakter, zoals bijvoorbeeld voor brandstoffen, water, elektriciteit, telefoon, schoonmaakmiddelen, salarissen en sociale lasten. Kasbetalingen zijn in principe niet toegestaan, behoudens noodzakelijke uitzonderingen, zoals: 1* noodzakelijke aankopen bij leveranciers, die uitsluitend à contant leveren; 2* kleine leveranties van plaatselijke winkeliers tot een maximum van € 100,- per aankoop. Aan personeel mogen, behoudens toestemming van het Bestuur geen salarisvoorschotten of leningen worden verstrekt, tenzij de overeengekomen loonbetaling niet of niet tijdig heeft plaatsgevonden. In dat geval mag het voorschot of de lening een bedrag ter grootte van een netto maandsalaris niet overschrijden. Voorschotten of leningen dienen bij de eerstvolgende loonbetaling te worden verrekend, tenzij door het Bestuur een uitzondering wordt toegestaan. Veiligheid en onderhoud De manager draagt zorg, dat wordt voldaan aan alle wettelijke eisen ter zake van onderhoud, veiligheid en hygiëne. De manager controleert de hygiëne van de accommodaties en geeft voorschriften voor de handhaving daarvan. De manager draagt zorg voor de veiligheid van publiek en personeel binnen de accommodaties. Hij/zij stelt hiertoe een calamiteiten- en ontruimingsplan op. De manager houdt controle op de staat van onderhoud van gebouwen velden en adviseert het Bestuur inzake te treffen voorzieningen. De manager draagt zorg voor een goede uitvoering van onderhoudswerkzaamheden, mede op basis van het meerjaren onderhoudsplan. Kwaliteit dienstverlening De manager draagt, binnen de mogelijkheden van de accommodaties, op systematische wijze zorg voor een zodanige dienstverlening aan bezoekers, dat optimaal wordt beantwoord aan hun wensen en behoeften. De manager draagt zorg voor een goed niveau van (evenementen)begeleiding in de ruimste zin. Mede in het werkoverleg worden de medewerkers gestimuleerd tot een creatieve bijdrage aan de kwaliteit van de dienstverlening.
