i
TUGAS AKHIR
PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA BADAN PENGELOLA KEUANGAN DAERAH (BPKD) KOTA MEDAN
Oleh :
Rizki Nirwana 112102148
PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2014
ii
KATA PENGANTAR Assalamualaikum Wr.Wb Syukur alhamdulillah peneliti ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan rahmad dan hidayah-Nya serta shalawat beriring salam kepada junjungan kita nabi besar Muhammad SAW, sehingga peneliti dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan meneliti “ PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA BADAN PENGELOLA KEUANGAN DAERAH (BPKD) KOTA MEDAN”, sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya (Amd) pada program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Peneliti dengan tulus ikhlas mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah membantu hingga selesainya Tugas Akhir ini. Karena tanpa adanya bantuan dari semua pihak mungkin peneliti akan mengalami kesulitan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Melalui lembaran ini peneliti ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak, selaku sekretaris prodi dan pembimbing yang telah membantu peneliti dalam memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penelitian Tugas Akhir ini.
iii
4. Bapak Arfan Anshari Rangkuti, SE. yang telah memberikan data-data yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas akhir ini 5. Ucapan terima kasih peneliti ucapkan untuk (Alm) Ayahanda Zakaria Nasution, Ibunda tercinta Siti Rojia Siregar, yang telah memberikan kasih sayang serta dorongan yang sangat berarti bagi peneliti, dengan kesabaran dan kasih sayang mereka telah mengobarkan semangat peneliti mulai dari persiapan hingga selesainya Tugas Akhir ini. 6. Ucapan terima kasih juga penulis ucapkan kepada abang dan kakak, yaitu: Ahmad Adi Hamdan Nst, Erlina Nst, Abdul Hamid Nst, Abdullah Sani Nst, Andi Ariansyah Nst, dan Masdalena Nst yang telah memberikan semangat dan dorongan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir 7. Ucapan terima kasih juga peneliti ucapkan kepada sahabat-sahabat 5 (lima) Serangkai : Tribudi Astuti, Lita Selafiana, Alfria Sitompul, Ely Lasa, Fitri Annisa yang selalu berjuang bersama-sama dalam menyusun Tugas Akhir. Dengan segala kerendahan hati peneliti menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penelitian Tugas Akhir ini. Oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat konstruktif sangat diharapkan untuk perbaikan penelitian ini, semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan.
Medan, Peneliti
Agustus 2014
( Rizki Nirwana ) Nim: 112102148
iv
DAFTAR ISI
Halaman KATA PENGANTAR……………………………………………….........
i
DAFTAR ISI………………………………………………………….....
iii
DAFTAR TABEL ………………………………………………………
v
DAFTAR GAMBAR…………………………………………………….
vi
BAB I
: PENDAHULUAN……………………………………….. 1 A. Latar Belakang Masalah...…………………………..
1
B. Rumusan Masalah .…………………………………
3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ...…………………..
3
1. Tujuan Penelitian ..…………………………...
3
2. Manfaat Penelitian …………………………..
4
D. Rencana Penulisan …..………..……………………..
BAB II
4
1. Jadwal Survey/Observasi…..………………...
4
2. Rencana Isi …………………………………..
5
: BADAN PENGELOLA KEUANGAN DAERAH (BPKD) KOTA MEDAN…………………………………………
7
A. Sejarah Ringkas Instansi........…………………………. 7 B. Visi dan Misi ………………………………………….. 8 1. Visi ………………………………………….....
8
2. Misi …………………………………………… 12 C. Struktur dan Bagan Organisasi Instansi...…………... 15
v
1. Struktur Organisasi …………………………… 15 2. Bagan Organisasi ……………………………... 16 D. Job Description BPKD Kota Medan……………….
17
E. Jaringan Kegiatan…….. ………………………….... 34 F. Kinerja Terkini ……………………………………... 35 G. Rencana Kegiatan ………............................................ 35 BAB III
: PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA BADAN PENGELOLA KEUNGAN DAERAH KOTA (BPKD) MEDAN……………………………………….. 36 A. Pengertian Gaji dan Upah…………………………...
36
B. Unsur-unsur Gaji dan Upah………………………... . 38 C. Perhitungan Gaji dan Upah ………………………… 40 D. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah ……………….... 42 E. Pengawasan Internal Gaji dan Upah…………………. 50 BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN………………………… 56 A. Kesimpulan..…………………………………………... 56 B. Saran…………………………………………………... 56
DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………….. 58
vi
DAFTAR TABEL
Nomor
Judul
Halaman
1.1.
Jadwal Survey/Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir............. 4
3.1.
Contoh Perhitungan Gaji dan Upah ………………………........ 41
3.2.
Perhitungan Uang Lembur dan Uang Makan …………………. 42
3.3.
Contoh Surat Pengantar SPP-LS Gaji dan Tunjangan ……........ 46
3.4.
Contoh Ringkasan SPP-LS Gaji dan Tunjangan …………….... 47
3.5.
Contoh Rincian SPP-LS Gaji dan Tunjangan ………………… 48
vii
DAFTAR GAMBAR
Nomor 2.1.
Judul
Halaman
Bagan BPKD Kota Medan…………………………………..
16
viii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Secara umum tujuan didirikannya Badan Pengelola Keungan Daerah (BPKD) Kota Medan adalah untuk dapat mewujudkan sumber daya aparatur pemerintahan kota medan yang profesional, berwawasan manajemen pengelolaan keungan yang sistematis, efisien dan efektif. Dalam aktivitasnya untuk menjalankan operasi perusahaan/instansi tersebut tentunya ada beberapa faktor mutlak yang dibutuhkan, adapun faktor – faktor tersebut antara lain modal, tenaga kerja dan aktivitas lainnya. Apabila membicarakan tenaga kerja, maka hal tersebut tidak terlepas dari perihal gaji karyawan yang sangat mempengaruhi prestasi dan kinerja karyawan karna jika tenaga kerja tersebut tidak mendapatkan gaji yang sesuai dengan jasa yang diberikannya kepada BPKD Kota Medan ataupun terdapat pemotongan atas gaji yang tidak jelas maka tenaga kerja mungkin akan mengambil tindakan yang dapat mempengaruhi kinerja BPKD Kota Medan seperti menuntut kenaikan gaji melalui demonstrasi karyawan, mengurangi kegiatan kerja, dan usaha – usaha lain yang terkadang bertentangan dengan ketentuan – ketentuan BPKD Kota Medan sehingga kegiatan operasional BPKD tersebut menjadi terhalang. Untuk mengatasi kekeliruan akibat tidak teliti dan tidak tepatnya penetapan, penggolongan, pencatatan serta pembayaran atas gaji, maka perlu diatur tingkatan kerja yang sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Demikian juga mengenai
ketentuan-ketentuan untuk kesejahteraan sosial para karyawannya harus
ix
ditetapklan kebijakan-kebijakan maupun sistem dan prosedur yang didukung dengan formulir-formulir atau catatan-catatan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku pada Insatansi tersebut. Dalam suatu Insatansi yang besar, pimpinan Insatansi tidak mungkin mengendalikan secara menyeluruh terhadap biaya tenaga kerja. Oleh karena itu, diperlukan suatu pengawasan internal yang memadai terhadap gaji dan upah. Pengawasan intern gaji ini diupayakan agar dapat terjalinnya hubungan yang harmonis antara Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan dengan tenaga kerja. Pemberian gaji, tunjangan, insentif, bonus dan lain-lain merupakan salah satu usaha Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan untuk memotivasi kinerja para pegawai dengan adanya pengawasan intern yang tegas dan objektif. Tujuan utama diadakannya pengawasan gaji dan upah adalah untuk mengevaluasi ada atau tidaknya penyimpangan terhadap sistem penggajian dan pengupahan yang memberikan masukan untuk koreksi atau perbaikan bagi pihak yang berkepentingan, untuk mengantisipasinya perusahaan memerlukan sistem pengawasan internal gaji dan upah agar dapat tercipta hubungan yang harmonis antara pegawai dengan pimpinannya. Berdasarkan uraian diatas, maka dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis memilih judul: “PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA BADAN PENGELOLA KEUANGAN DAERAH (BPKD) KOTA MEDAN”.
x
B. Rumusan Masalah Pengawasan gaji dan upah sangatlah penting dilakukan untuk menghindari kemungkinan
terjadinya
penyelewengan
terhadap
penetapan
sampai
perindistribusian gaji yang dapat merugikan tenaga kerja atau instansi itu sendiri. Dengan adanya pengawasan yang tegas dan objektif, perusahaan/instansi dapat mendorong pegawai untuk semakin produktif lagi dan bertindak jujur terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Berdasarkan hal tersebut di atas maka panulis mencoba untuk membahas permasalahan “ Apakah Pengawasan Gaji dan Upah yang Diterapkan pada Badan Pengelola Keungan Daerah (BPKD) Kota Medan telah Memenuhi Syarat untuk Terciptanya Pengawasan Internal yang Baik?”. C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan penelitian Tujuan Penelitian yang dapat diperoleh setelah melakukan penelitian adalah: a. Untuk
mengetahui prosedur dan penggajian yang diterapkan di
BPKD Kota Medan. b. Untuk mengetahui dan menilai apakah pengendalian internal atas penggajian yang ditetapkan perusahaan telah sesuai dengan syarat unuk memenuhi pengawasan internal yang baik. c. Untuk mengetahui pihak-pihak yang terkait dalam mengawasi internal gaji dan upah
xi
2. Manfaat penelitian Manfaat Penilitian yang dapat diperoleh setelah melakukan penelitian adalah : a. Bagi penulis, untuk memperoleh pengetahuan praktis mengenai pengawasan internal gaji dan upah. b. Bagi perusahaan, diharapkan penelitian ini dapat menjadi masukan yang berarti. c. Sebagai bahan masukan bagi peneliti lain untuk mengadakan penelitian di masa mendatang D. Rencana Penulisan 1. Jadwal survey/observasi Sebelum penelitian dimulai, peneliti terlebih dahulu menyusun jadwal penelitian. Adapun yang penelitian adalah sebagai berikut: Tabel 1.1 Jadwal Survey/Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir Juni No
Juli
Keterangan I
1.
Pengesahan Penulisan Tugas Akhir
2.
Pengajuan Judul Tugas Akhir
3.
Permohonan Izin Riset
4.
Penunjukan Dosen Pembimbing
5.
Pengumpulan Data
6.
Penyusunan Tugas Akhir
7.
Bimbingan Tugas Akhir
8.
Penyelesaian Tugas Akhir
II
III
IV
V VI
VII
xii
2. Rencana isi Laporan penelitian terdiri dari empat bab, dimana setiap bab saling berkaitan. Hal ini sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pembuatan tugas akhir yang telah ditetapkan bahwa susunan tugas akhir harus praktis dan sistematis. Oleh karena itu, laporan penelitian tugas akhir ini disusun sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN Pada bab ini diuraikan secara singkat latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitan, jadwal penelitian dan rencana isi. BAB II : BADAN PENGELOLA KEUANGAN DAERAH (BPKD) KOTA MEDAN Pada bab ini diuraikan tentang gambaran perumusan yang meliputi sejarah singkat, visi dan misi, struktur dan bagan organisasi Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan, job description, jaringan kegiatan , kinerja kegiatan terkini, dan rencana kegiatan. BAB III : TOPIK PENELITIAN Dalam bab ini penulis membandingkan teori dengan praktek pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan mengenai pengertian gaji dan upah, unsur – unsur gaji dan upah, penghitungan gaji dan upah, prosedur pencatatan gaji dan upah serta pengawasan intern gaji dan upah. BAB IV : PENUTUP Bab ini merupakan bab yang terakhir dari penulisan tugas akhir ini. Penulis akan memberikan kesimpulan yang didasarkan dari penjelasan bab terdahulu dan
xiii
mencoba memberikan saran. Saran yang dirasakan perlu unutk efektivitas lembaga pendidikan tinggi negeri dimasa yang akan datang.
xiv
BAB II BADAN PENGELOLA KEUANGAN DAERAH (BPKD) KOTA MEDAN A. Sejarah Ringkas Instansi Badan Pengelola Keuangan Daerah dahulu masih berupa unit kerja yang kecil yaitu bagian keuangan secretariat daerah kotaMedan dengan tugas pokoknya mengelola keuangan pemerintah kota medan. Mengingat pada saat itu potensi tugas pengelolaan keuangan pemerintah kota medan belum begitu kompleks maka bagian keuangan kota medan terdiri dari 5 sub bagian yaitu: anggaran, perbendaharaan, gaji, verifikasi, pembukuan. Dengan peningkatan perkembangan pembangunan dan laju pertumbuhan penduduk kota medan, maka melalui peraturan daerah kota medan, bagian tersebut diatas ditingkatkan menjadi badan pengelola daerah keuangan yang tugas pokoknya mengelola keuangan pemerintah kota medan. Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan yang mampu sebagai konteks pelayanan publik dalam rangka penyelenggaraan tata pemerintahan yang baik (good govermance).
Pengembangan dan peningkatan pengelolaan keuangan
daerah yang bertujuan penataan organisasi perangkat daerah yang profesional dan berkualitas dalam sistem dan penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah sebagai sarana pengembangan dan peningkatan pengelolaan keuangan daerah. Penataan organisasi perangkat daerah yang profesional guna pengawasan dan akuntabilitas, kualitas serta penyusunan pelaporan dan pengelolaan keuangan daerah. Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan berkeinginan agar setiap Aparatur Pemerintah Kota Medan berkemampuan melaksanakan tugasnya dengan
xv
baik, berdayaguna dan berhasilguna yang didukung dengan Kelembagaan Perangkat Daerah yang efektif dan efisien sehingga dapat terwujud pelayanan Pemerintah Kota Medan yang prima sesuai dengan sistem dan prosedur pengeloaan keuangan serta standar operasional dan prosedur (SOP). B. Visi dan Misi 1. Visi Visi adalah cara pandang jauh ke depan,
kemana instansi pemerintah harus
dibawa agar dapat eksis, antisipatif dan inovatif.
Secara umum visi adalah
pandangan ideal masa depan yang ingin diwujudkan oleh Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan.
Penetapan Visi mencerminkan apa yang ingin
dicapai, memberikan arah dan fokus strategis yang jelas, berorientasi terhadap masa depan dan selanjutnya diharapkan mampu menumbuhkan komitmen dilingkungan Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan. Visi Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan dirumuskan untuk mendukung Visi dan Misi Kota Medan Secara dimensional pernyataan visi berfokus kemasa depan berdasarkan pemikiran masa kini dan pengalaman masa lalu. Upaya untuk mewujudkan keberhasilan Visi ini tentunya sangat ditentukan oleh kinerja dan peran Aparatur Pemerintah Kota Medan. Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan berkeinginan agar setiap Aparatur Pemerintah Kota Medan berkemampuan melaksanakan tugasnya dengan baik, berdayaguna dan berhasilguna yang didukung dengan Kelembagaan Perangkat Daerah yang efektif dan efisien sehingga dapat terwujud pelayanan Pemerintah Kota Medan yang prima sesuai dengan sistem dan prosedur
xvi
pengeloaan keuangan serta standar operasional dan prosedur (SOP). Sejalan dengan Visi dan Misi Kota Medan, maka Visi Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan Tahun 2011-2015 sebagai berikut : “ TERWUJUDNYA SUMBER DAYA APARATUR PEMERINTAH KOTA MEDAN
YANG
PENGELOLAAN
PROFESIONAL, KEUANGAN
BERWAWASAN
YANG
SISTEMATIS,
MANAJEMEN EFISIEN
DAN
EFEKTIF ” Rasionalitas Visi Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan sebagaimana di atas adalah sebagai berikut : a. Terwujudnya pelayanan administrasi perkantoran yang profesional. Pelayanan administrasi yang profesional sebagai unsur yang utama dalam menjalankan fungsi pemerintah dalam pengaturan/Regulasi maupun fungsi Pelayanan, maka profesionalisme aparatur sangat memegang perananan dalam rangka menumbuh kembangkan pembangunan masyarakat, khususnya untuk menjawab permasalahan dan peluang pada era globalisasi sekarang ini. Untuk memungkinkan Pemerintah Kota Medan mampu mengambil bagian dalam proses globalisasi yang telah terjadi pada seluruh aspek kehidupan manusia, salah satu faktor penting yang harus dimiliki oleh Pemerintah Kota Medan adalah sumber daya aparatur yang profesional dengan meningkatkan mutu pelayanan administrasi. b. Sumber daya aparatur pemerintah Kota Medan yang berwawasan manajemen pengelolaan keuangan.
xvii
Sumber daya aparatur yang profesional dimaksud adalah sumber daya aparatur yang memiliki intelektualitas dan kompetensi dalam hal merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan proses pembangunan Kota Medan sekaligus dapat segera merespon tuntutan dan harapan masyarakat.
Hal ini akan
berimplikasi pada terbentuknya sumber daya aparatur yang bersih, berwibawa, bermoral yang menjunjung tinggi nilai-nilai agama dan budaya. Faktor-faktor tersebut akan berkembang sejalan dengan aparatur Kota Medan yang memiliki tingkat pendidikan yang tinggi dan spesialisasi sesuai bidang tugasnya untuk menciptakan kualitas sumber daya aparatur serta peningkatan pengetahuan bagi aparaturnya sehingga akan memungkinkan Pemerintah dan masyarakat Kota Medan mampu mencapai keberhasilan pembangunan Kota sebagaimana Visi dan Misi Kota Medan yaitu ” Medan Kota yang berdaya saing, nyaman, peduli dan sejahtera ”. c. Sumber daya aparatur pemerintah Kota Medan yang berpengabdian. Bahwa pada era globalisasi sekarang semakin terasa luasnya cakupan pembangunan yang harus dilaksanakan.
Namun demikian dalam proses
pembangunan untuk melayani semua kebutuhan tersebut hanya dapat kita lakukan secara bertahap.
Dalam pembangunan dan pembinaan sumber daya aparatur
khususnya dan masyarakat pada umumnya juga dilaksanakan dalam kerangka membangun persatuan dan kesatuan Bangsa. Oleh karena itu profesionalisme sumber daya aparatur yang akan diwujudkan tersebut tidak semata hanya membangun kualitas, kompetensi, menguasai ilmu dan teknologi tetapi juga sangat penting memiliki integritas dan rasa pengabdian untuk membangun bangsa
xviii
dan negara melalui pembangunan daerahnya, dengan demikian perbedaan kecepatan pencapaian kemajuan pembangunan antar daerah menjadi sebuah tantangan dan masukan untuk perbaikan kebijakan dan kinerja ke arah yang lebih baik ke depan sehingga penerapan prinsip-prinsip penyelenggaraan pemerintahan dibidang pengelolaan keuangan daerah dan meningkatnya kualitas pelayanan aparatur. d. Pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan. Bahwa dalam rangka pencapaian sistem pelaporan kinerja dan keuangan diperlukan pembinaan sumber daya aparatur yang mampu berdaya guna untuk menunjang peningkatan sistem capaian kinerja. Oleh karena peningkatan capaian kinerja dan keuangan bermuara dari kualitas sumber daya aparatur yang kompetensi, menguasai perkembangan ilmu dan teknologi tetapi juga sangat penting memiliki integritas dan rasa pengabdian untuk membangun bangsa dan negara melalui pembangunan daerahnya, dengan demikian perbedaan kecepatan pencapaian kemajuan pembangunan antar daerah menjadi sebuah tantangan dan masukan untuk perbaikan kebijakan dan kinerja ke arah yang lebih baik. Pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan sehingga dapat meningkatnya kualitas dan sistem pelaporan. e. Pengembangan dan peningkatan pengelolaan keuangan daerah. Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan yang mampu sebagai konteks pelayanan publik dalam rangka penyelenggaraan tata pemerintahan yang baik (good govermance).
Pengembangan dan peningkatan pengelolaan keuangan
daerah yang bertujuan penataan organisasi perangkat daerah yang profesional dan
xix
berkualitas dalam sistem dan penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah sebagai sarana pengembangan dan peningkatan pengelolaan keuangan daerah. Penataan organisasi perangkat daerah yang profesional guna pengawasan dan akuntabilitas, kualitas serta penyusunan pelaporan dan pengelolaan keuangan daerah. 2.
Misi
Adapun Misi dari BPKD KOTA MEDAN adalah sebagai berikut : a. Meningkatkan transparansi, efisiensi dan efektifitas pengelolaan keuangan daerah Kota Medan. b. Meningkatkan sistem pengelolaan keuangan daerah melalui teknologi yang lebih baik. c. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Struktur Organisasi Perangkat Daerah Kota Medan. Ketiga Misi Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan di atas dapat dijelaskan dengan rasionalitas sebagai berikut : a. Peningkatkan pelayanan administrasi perkantoran dan pelayanan aparatur pemerintah Kota Medan. Dengan terpenuhinya kebutuhan sarana dan prasarana administrasi perkantoran merupakan penunjang kelancaran tugas – tugas pelayanan bagi aparatur sebagai aparatur Pemerintah Kota Medan yang berdaya guna dan berhasil guna sesuai dengan sumber daya manusia (SDM) maka pelayanan administrasi dan aparatur dapat berjalan sesuai program dan rencana kerja yang telah disusun dan dapat
xx
menerapkan mutu pelayanan administrasi serta peningkatan kualitas pelayanan publik. b. Meningkatkan transparansi, efisiensi dan efektifitas pengelolaan keuangan daerah Kota Medan. Pengelolaan keuangan yang dilakukan oleh Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan harus memiliki manfaat tepat guna yang berbasis kinerja sehingga dapat terlihat dari hasil pekerjaan yang dilakukan sehingga aparatur pemerintah semakin memiliki pengetahuan, keahlian, keterampilan, maupun pengalaman yang sesuai dengan ruang lingkup wewenang dan tanggung jawab yang diemban sesuai
prinsip-prinsip
penyelenggaraan
pemerintahan
khususnya
bidang
pengelolaan keuangan daerah yang berkualitas transparan, efisien dan efektif. c. Meningkatkan sistem pengelolaan keuangan daerah melalui teknologi yang lebih baik. Terkait dengan salah satu tujuan organisasi Pemerintah Kota Medan untuk meningkatkan kualitas, kuantitas, dan pemerataan pelayanan umum Pemerintah Kota Medan kepada masyarakat dengan pelayanan yang prima, terjangkau dan adil, maka disadari bahwa pada prakteknya, tujuan itu hanya dapat tercapai oleh sumber daya aparatur Pemerintah Kota Medan yang secara langsung berinteraksi dengan sistem teknologi yang harus diketahui oleh aparatur dan menyadari tugas pelayanan yang harus dilakukannya.
Oleh karenanya motivasi, disiplin dan
kualitas sumber daya aparatur sangat dibutuhkan guna mendukung penerapan penyelenggaraan pengelolaan keuangan daerah yang good govermance.
xxi
d. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas struktur organisasi perangkat daerah Kota Medan. Bahwa untuk dapat tercapainya tujuan organisasi Kinerja organisasi akan selalu ditentukan oleh kinerja sumber daya manusia dalam organisasi yang bersangkutan disamping adanya peran penting faktor-faktor lain. Oleh karena itu, peningkatan kinerja sumber daya aparatur Pemerintah Kota Medan mutlak harus dilakukan. Dalam batasan Misi di atas, peningkatan kinerja aparatur dapat terlepas dari makna peningkatan produktifitas kerja aparatur Pemerintah Kota Medan sehingga terbebas dari pemborosan dan ketidakefisienan. Menempatkan aparatur pada suatu gugus kerja yang jelas, peningkatan karier dan kesejahteraan yang sesuai dengan prestasi aparatur, kepuasan kerja, budaya organisasi yang mendukung peningkatan kinerja dan sebagainya merupakan faktor-faktor yang secara simultan berkorelasi dalam proses peningkatan kinerja sumber daya aparatur Pemerintah Kota Medan.
C. Struktur dan Bagan Organisasi Instansi 1. Struktur organisasi Struktur organisasi merupakan penyedia lingkungan kerja yang tepat sesuia dengan keahlian, kecakapan, dan membatasi kegiatan kerja dan wilayah kerja setiap karyawan. Struktur organisasi BPKD Kota Medan terdiri dari : a. Badan b. Sekretariat, membawahkan : 1) Sub Bagian Umum; 2) Sub Bagian Keuangan;
xxii
3) Sub Bagian Penyusunan Program; c. Bidang Anggaran, membawahkan : 1) Sub Bidang Pendapatan; 2) Sub Bidang Belanja Tidak Langsung; 3) Sub Bidang Belanja Langsung. d. Bidang Perbendaharaan, membawahkan : 1) Sub Bidang Gaji; 2) Sub Bidang Belanja; 3) Sub Bidang Verifikasi dan Kas. e. Bidang Akuntansi dan Pelaporan, membawahkan : 1) Sub Bidang Akuntansi; 2) Sub Bidang Pelaporan. f. Unit Pelaksana Teknis (UPT); g. Kelompok Jabatan Fungsional
xxiii
2. Bagan organisasi
Gambar 2.1 Bagan Organisasi BPKD Kota Medan Sumber : www.pemkomedan.co.id D. Job Description BPKD Kota Medan Berikut ini adalah beberapa tugas pokok dan fungsi BPKD Kota Medan, yaitu : 1. Badan a. Tugas Pokok Badan BPKD mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan urusan pemerintahan daerah di bidang pengelolaan keuangan daerah lingkup nggaran, perbendaharaan, akuntansi dan pelaporan. b. Fungsi Badan 1) Perumusan kebijakan teknis di bidang PKD
xxiv
2) Penyusunan pedoman dan petunjuk teknis urusan pemerintah daerah di bidang pengelolaan keuangan daerah (PKD) 3) Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah dibidang pengelolaan keuangan 4) Penyusunan
dan
penyelenggaraan
administrasikeuangan,
penatausahaan, pelaporan dan pertanggung jawaban pengelolaan keuangan daerah 5) Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang pengelolaan keuangan daerah; dan 6) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya. 2. Sekretariat a. Tugas Pokok Sekretariat Sekretariat mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas BPKD lingkup kesekretariatan yang meliputi pengelolaan administrasi umum, keuangan dan penyusunan program. b. Fungsi Sekretariat 1) penyusunan rencana, program, dan kegiatan kesekretariatan; 2) pengkoordinasian penyusunan perencanaan program BPKD; 3) pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya. 4) pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas BPKD;
xxv
5) pengelolaan
dan
pemberdayaan
sumber
daya
manusia,
pengembangan organisasi, dan ketatalaksanaan; 6) pelaksanaan
dan
penyelenggaraan
pelayanan
administrasi
kesekretariatan yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, keuangan dan kerumahtanggaan BPKD; 7) pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian bidang kesekretariatan; 8) pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kesekretariatan; c. Bidang sekretariat ini dibagi kepada sub bagian 1) Sub Bagian Umum a) Tugas Pokok Sub Bagian Umum Sub Bagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Sekretariat lingkup administrasi umum. b) Fungsi Sub Bagian Umum (1) Penyusunan rencana, program, dan kegiatan Sub Bagian (2) Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi umum; (3) Pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan tata naskah dinas, penataan kearsipan, perlengkapan, penyelenggaraan
kerumahtanggaan
dan
keprotokolan
BPKD; (4) Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan, pengembangan kelembagaan, ketatalaksanaan, dan kepegawaian;
xxvi
(5) Pengelolaan administrasi kepegawaian; (6) Pelaksanaan hubungan masyarakat; (7) Pelaksanaan
monitoring,
evaluasi
dan
pelaporan
pelaksanaan tugas;dan (8) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya. 2) Sub Bagian Keuangan a) Tugas Pokok Sub Bagian Keuangan Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Sekretariat lingkup pengelolaan administrasi keuangan. b) Fungsi Sub Bagian Keuangan (1) Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Keuangan; (2) Penyusunan
bahan
petunjuk
teknis
pengelolaan
administrasi keuangan; (3) Pelaksanaan
pengelolaan
administrasi
keuangan
meliputi kegiatanpenyusunan rencana, penyusunan bahan, pemrosesan, pengusulan dan verifikasi; (4) Penyiapan bahan/pelaksanaan koordinasi pengelolaan administrasi keuangan; (5) Pelaksanaan
monitoring,
evaluasi
pelaksanaan tugas; dan (6) Penyusunan laporan keuangan BPKD;
dan
pelaporan
xxvii
(7) Pelaksana
tugas
selaku
Pejabat
Penatausahaan
Keuangan SKPD; (8) Penyiapan pembinaan, pengawasan dan pengendalian; (9) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya. 3) Sub Bagian Penyusunan Program a) Tugas Pokok Sub Bagian Penyusunan Program Sub Bagian ini melaksanakan sebagian tugas sekretariat lingkup penyusunan program dan pelaporan. b) Fungsi Sub Bagian Penyusunan Program (1) Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program; (2) pengumpulan
bahan
petunjuk
teknis
lingkup
penyusunan rencana, program dan kegiatan BPKD; (3) Penyiapan bahan penyusunan rencana dan program BPKD; (4) Penyiapan
bahan
pembinaan,
pengawasan
dan
pengendalian; (5) Pelaksanaan
monitoring,
evaluasi
dan
pelaporan
pelaksanaan tugas; (6) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.
xxviii
3. Bidang Anggaran a. Tugas Pokok Bidang Anggaran Bidang Anggaran mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas BPKD lingkup pendapatan, belanja tidak langsung dan belanja langsung. b. Fungsi Bidang Anggaran 1) Penyusunan rencana, program, dan kegiatan Bidang Anggaran; 2) Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup anggaran yang meliputi pendapatan dan pembiayaan, belanja tidak langsung dan belanja langsung; 3) Pengkoordinasian Kebijakan Umum APBD (KUA) dan Prioritas Plafon Anggaran 4) Sementara (PPAS) dengan Tim Anggaran Pemerintah Daerah (TAPD); 5) Pengkoordinasian Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) SKPD; 6) Pengkoordinasian
dan
penyusunan
Rancangan
APBD
dan
Perubahan APBD atas usulan SKPD; 7) Penyiapan bahan pengesahan DPA/DPPA SKPD; 8) Penyiapan SPD sesuai DPA/DPPA SKPD; 9) Penyusunan laporan realisasi SPD SKPD; 10) Penyusunan laporan kinerja program bidang anggaran; 11) Penyiapan bahan pembinaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;dan
xxix
12) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya. c. Bidang Anggaran ini dibagi ke dalam 3 (tiga) Sub bagian, yaitu : 1) Sub Bagian Pendapatan a) Tugas Pokok Sub Bagian Pendapatan Sub Bidang Pendapatan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Anggaran lingkup pendapatan dan pembiayaan. b) Fungsi Sub Bagian Pendapatan (1)
Penyiapan rencana, program dan kegiatan Sub Bidang Pendapatan;
(2)
Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pendapatan dan penerimaan pembiayaan;
(3)
Pengkoordinasian pelaksanaan dan pengendalian kegiatan penyusunan
rencana
dan
program
PAD,
dana
perimbangan dan lain-lain pendapatan daerah yang sah; (4)
Pengkoordinasian RKA Pendapatan SKPD;
(5)
Penyiapan bahan dan koordinasi penyusunan anggaran pendapatan dan penerimaan pembiayaan;
(6)
Penyiapan bahan pengesahan DPA/DPPA pendapatan dan pembiayaan SKPD;
(7)
Penyiapan bahan SPD pendapatan dan pembiayaan sesuai DPA/DPPA SKPD;
xxx
(8)
Penyiapan
laporan
realisasi
SPD
pendapatan
dan
pembiayaan; (9)
Pengumpulan dan pengolahan data serta informasi yang berhubungan
dengan
pendapatan
dan
penerimaan
pembiayaan; (10) Penyusunan laporan kinerja program bidang anggaran lingkup pendapatan dan pembiayaan; (11) Pelaksanaaan
monitoring,
evaluasi,
dan
pelaporan
pelaksanaan tugas;dan (12) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya. 2) Sub Bidang Bealanja Tidak Langsung a) Tugas Pokok Sub Bidang Bealanja Tidak Langsung Sub Bidang Belanja Tidak Langsung melaksanakan sebagian tugas Bidang Anggaran lingkup belanja tidak langsung. b) Fungsi Sub Bidang Belanja Tidak Langsung (1) Penyiapan rencana, program dan kegiatan Sub Bidang Belanja Tidak Langsung; (2) Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup belanja tidak langsung; (3) Pengkoordinasian RKA belanja tidak langsung SKPD; (4) Pengkoordinasian perencanaan dan penyusunan anggaran belanja tidak langsung dengan SKPD;
xxxi
(5) Pemeriksaan
dan
penyiapan
bahan
pengesahan
DPA/DPPA belanja tidak langsung SKPD; (6) Penyiapan bahan SPD belanja tidak langsung sesuai DPA/DPPA SKPD; (7) Penyiapan laporan realisasi SPD belanja tidak langsung; (8) Penyusunan laporan kinerja program bidang anggaran lingkup belanja tidak langsung; (9) Pelaksanaan
monitoring,
evaluasi,
dan
pelaporan
pelaksanaan tugas;dan (10) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya. 3) Sub bidang Belanja a) Tugas Pokok Sub Bidang Belanja Sub Bidang ini mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Anggaran lingkup belanja langsung. b) Fungsi Sub Bidang Belanja (1)
penyiapan rencana, program dan kegiatan Sub Bidang Belanja Langsung;
(2)
penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup belanja langsung;
(3)
pengkoordinasian RKA belanja langsung SKPD;
(4)
pengkoordinasian perencanaan dan penyusunan anggaran belanja langsung dengan SKPD;
xxxii
(5)
pemeriksaan
dan
penyiapan
bahan
pengesahan
DPA/DPPA belanja langsung SKPD; (6)
penyiapan SPD belanja langsung sesuai DPA/DPPA SKPD;
(7)
penyiapan laporan realisasi SPD belanja langsung;
(8)
penyusunan laporan kinerja program bidang anggaran lingkup belanja langsung;
(9)
pelaksanaan
monitoring,
evaluasi,
dan
pelaporan
pelaksanaan tugas;dan (10) pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuaidengan tugas dan fungsinya. 4. Bidang Perbendaharaan a. Tugas Pokok Bidang Perbendaharaan Bidang Perbendaharaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas BPKD lingkup gaji, belanja, verifikasi dan kas. b. Fungsi Bidang Perbendaharaan 1) Penyusunan
rencana,
program,
dan
kegiatan
Bidang
Perbendaharaan; 2) Penyusunan petunjuk teknis lingkup perbendaharaan; 3) Pengkoordinasian pelaksanaan tugas di bidang gaji, belanja, verifikasi dan kas; 4) Penyiapan SP2D belanja tidak langsung, belanja langsung, dan pengeluaran pembiayaan;
xxxiii
5) Pengujian terhadap pengajuan pembayaran gaji, belanja, verifikasi dan kas; 6) Penyiapan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) belanja tidak langsung, belanja langsung, dan pengeluaran pembiayaan; 7) Penyusunan laporan realisasi SP2D SKPD; 8) Penyusunan laporan kinerja program bidang perbendaharaan; 9) Penyiapan bahan dalam rangka penyelesaian masalah tuntutan perbendaharaan dan tuntutan ganti rugi; 10) Penyiapan bahan pembinaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;dan 11) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya. c. Bidang Perbendaharaan ini dibagi ke dalam 2 (dua) Sub Bidang, yaitu 1) Sub bidang Gaji a) Tugas pokok sub bidang Gaji Sub Bidang Gaji mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Perbendaharaan lingkup gaji. b) Fungsi Sub Bidang Gaji (1)
Penyiapan rencana, program dan kegiatan Sub Bidang Gaji;
(2)
Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup gaji pegawai;
(3)
Penyiapan bahan pengkoordinasian pelaksanaan tugas di bidang gaji;
xxxiv
(4)
Pemeriksaan kelengkapan berkas pengajuan SPM gaji dari SKPD;
(5)
Penyiapan bahan penerbitan SP2D gaji;
(6)
Penyiapan bahan pembuatan dan penyusunan daftar gaji SKPD;
(7)
Penyelesaian permasalahan lingkup gaji;
(8)
Penyiapan bahan dalam rangka penyelesaian masalah tuntutan perbendaharaan dan tuntutan ganti rugi lingkup gaji;
(9)
Penyiapan bahan untuk penerbitan SKPP gaji;
(10) Penyiapan pembayaran uang bagi PNS yang meninggal (11) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuaidengan tugas dan fungsinya. (12) Penyusunan laporan realisasi SP2D gaji; (13) Penyusunan
laporan
kinerja
program
bidang
perbendaharaan lingkup gaji; 2) Sub Bidang Belanja a) Tugas pokok Sub Bidang Belanja Sub bidang Belanja dipimpin oleh Kepala Sub bidang, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala bidang Perbendaharaan. b) Fungsi Sub Bidang Belanja (1)
Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup belanja
xxxv
(2)
Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Sub Bidang Belanja.
(3)
Penyiapan bahan pengkoordinasian pelaksanaan tugas di bidang belanja.
(4)
Pemeriksaan kelengkapan berkas pengajuan SPM belanja dari SKPD.
(5)
Penyiapan register penolakan Surat Perintah Membayar (SPM) belanja.
(6)
Penyiapan bahan penerbitan SP2D belanja.
(7)
Penyiapan register Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) belanja.
(8)
Penyiapan
bahan
penyelesaian
masalah
tuntutan
perbendaharaan dan tuntutan ganti rugi lingkup belanja. (9)
Penyiapan bahan penyusunan laporan realisasi anggaran belanja.
(10) Penyusunan
laporan
kinerja
program
bidang
perbendaharaan lingkup belanja. (11) Pelaksanaan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan monitoring. (12) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya. 3) Sub Bidang Verifikasi dan Kas a) Tugas Pokok Sub Bidang Verifikasi dan Kas
xxxvi
Sub Bidang Verifikasi dan Kas mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Perbendaharaan lingkup verifikasi dan kas b) Fungsi Sub Bidang Verifikasi dan Kas (1)
Penyiapan rencana, program dan kegiatan Sub Bidang Verifikasi dan Kas;
(2)
Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup verifikasi dan kas;
(3)
Penyiapan register SP2D bidang verifikasi dan kas;
(4)
Penyiapan bahan pengkoordinasian pelaksanaan tugas di bidang verifikasi dan kas;
(5)
Penyiapan bahan penerbitan SP2D dibidang verifikasi dan kas;
(6)
Pemeriksaan kelengkapan surat pertanggungjawaban belanja;
(7)
Pelaksanaan pembinaan terhadap Bendahara SKPD;
(8)
Penyusunan laporan arus kas secara periodik;
(9)
Penyusunan
laporan
kinerja
program
bidang
perbendaharaan lingkup verifikasi dan kas; (10) Penyiapan bahan penyusunan laporan realisasi anggaran verifikasi dan kas; (11) Pelaksanaan
monitoring,
pelaksanaan tugas;
evaluasi,
dan
pelaporan
xxxvii
(12) Pencatatan data penerimaan dan belanja kedalam buku register serta membuat laporan harian tentang penerimaan dan belanja daerah; (13) Pelaksanaan rekonsiliasi kas dengan bank per periode; (14) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuaidengan tugas dan fungsinya 5. Bidang Akuntansi dan Pelaporan a. Tugas pokok Bidang Akuntansi dan Kas Bidang
ini mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas BPKD lingkup
akuntansi dan pelaporan. b. Fungsi Bidang Akuntansi dan Kas 1) Penyusunan rencana, program, dan kegiatan Bidang Akuntansi dan Pelaporan; 2) pengkoordinasian pelaksanaan tugas dibidang akuntansi dan pelaporan; 3) Pelaksanaan
penyusunan,
sosialisasi
dan
asistensi
sistem
penatausahaan akuntansi pemerintah daerah; 4) Penatausahaan Pembukuan Keuangan Pemerintah Daerah dan penyusunan Laporan Keuangan Daerah; 5) Penyajian data dan informasi di bidang analisa, bidang pelaporan keuangan serta bidang penatausahaan keuangan; 6) Penelitian kelengkapan surat pertanggungjawaban belanja dan pengesahan surat pertanggung jawaban pendapatan;
xxxviii
7) Pengkoordinasian laporan keuangan, laporan kinerja dan laporan manajerial dari SKPD menjadi laporan keuangan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan APBD; 8) Penyusunan petunjuk teknis lingkup akuntansi dan pelaporan; 9) Penyusunan laporan realisasi APBD setiap semester dan prognosis 6 (enam) bulan berikutnya; 10) Penyusunan laporan kinerja program bidang akuntansi dan pelaporan; 11) Pelaksanaan
pembinaan,
pemantauan
pengawasan
dan
pengendalian di bidang akuntansi dan pelaporan keuangan;dan 12) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya. c. Bidang Akuntansi dan Kas dibagi kedalam dua (2) Sub Bagian : 1) Sub Bagian Akuntansi a) Tugas pokok Sub Bagian Akuntansi Sub Bidang Akuntansi mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Akuntansi dan Pelaporan lingkup akuntansi. b) Fungsi Sub Bagian Akuntansi (1) Penyiapan rencana, program dan kegiatan Sub Bidang Akuntansi; (2) Penyusunan
bahan
petunjuk
teknis
dan
perumusan
kebijakan lingkup akuntansi; (3) Pelaksanaan verifikasi atas SP2D yang telah terbit;
xxxix
(4) Penghimpunan proyeksi pendapatan dari seluruh SKPD dalam rangka pengelolaan anggaran kas; (5) Pelaksanaan pembukuan keuangan daerah dalam rangka pertanggungjawaban pelaksanaan APBD; (6) Pengesahan surat pertanggungjawaban pendapatan; (7) Penyusunan laporan kinerja program bidang akuntansi dan pelaporan lingkup akuntansi; (8) Pelaksanaan
monitoring,
evaluasi,
dan
pelaporan
pelaksanaan tugas;dan (9) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuaidengan tugas dan fungsinya. 2) Sub Bidang Pelaporan a) Tugas pokok Sub Bidang Pelaporan Sub Bidang Pelaporan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Akuntansi dan Pelaporan lingkup pelaporan. b) Fungsi Sub Bagian Pelaporan (1)
Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pelaporan;
(2)
Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Sub Bidang Pelaporan;
(3)
Penghimpunan dan pengolahan data serta informasi yang berhubungan dengan laporan keuangan daerah;
(4)
Pelaksanaan
konsolidasi
dan
rekonsiliasi
laporan
keuangan SKPD dengan laporan keuangan SKPKD;
xl
(5)
Pelaporan penerimaan daerah secara terpadu pada semua unit pelaksana secara integrasi;
(6)
Penyiapan bahan penyusunan laporan keuangan semester dan prognosis 6 (enam) bulan berikutnya;
(7)
Penyiapan bahan dalam rangka penyusunan laporan berkala tentang laporan keuangan daerah;
(8)
Penyusunan laporan keuangan tahunan;
(9)
Penyiapan
rancangan
peraturan
daerah
tentang
pertanggungjawaban pelaksanaan APBD; (10) Penyusunan laporan kinerja program bidang akuntansi dan pelaporan lingkup pelaporan; (11) Pelaksanaan
monitoring,
evaluasi,
dan
pelaporan
pelaksanaan tugas; 6. Unit Pelaksana Teknis (UPT) Pembentukan, nomenklatur, tugas pokok dan fungsi Unit Pelaksana Teknis akan ditentukan dan ditetapkan dengan Peraturan Walikota. 7. Kelompok Jabatan Fungsional a. Tugas pokok Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Badan sesuai dengan keahlian dan kebutuhan b. Fungsi Kelompok Jabatan Fungsional 1) Kelompok Jabatan Fungsional dimaksud dalam Pasal 37, terdiri dari sejumlah tenaga
xli
2) fungsional yang diatur dan ditetapkan berdasarkan peraturan perundang-undangan. 3) Setiap Kelompok Jabatan Fungsional tersebut pada ayat (1), dipimpin oleh Tenaga 4) Fungsional Senior yang dihunjuk. 5) Jumlah tenaga fungsional tersebut pada ayat (1), ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja. 6) Jenis dan jenjang jabatan fungsional tersebut pada ayat (1), diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan. E. Jaringan Kegiatan Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan Secara umum tujuan didirikannya adalah untuk dapat mewujudkan sumber daya aparatur pemerintahan kota medan yang profesional, berwawasan manajemen pengelolaan keungan yang sistematis, efisien dan efektif. BPKD Kota Medan berorientasi kepada pelayanan mutu dalam mengelola data keungan daerah dan menciptakan aparatur pemerintah yang berwawasan dan berpengalaman. Dengan menghasilkan aparatur pemerintah yang berwawasan diharapkan dapat meningkatkan kompetensi aparatur diberbagai SKPD dan meningkatkan motivasi PNS untuk meningkatkan karier, dan dapat menyediakan data keungan daerah dengan baik.
xlii
F. Kinerja Terkini Kinerja terkini yang dilakukan pada BPKD Kota Medan, yaitu Pendampingan Penatausahaan Keuangan SKPD di Lingkungan Pemerintah Kota Medan untuk meningkatkan kualitas penatausahaan keuangan SKPD tahun anggaran 2014 dengan menggunakan aplikasi SIMDA (Sistem Informasi Manajemen dan Keuangan Daerah). G. Rencana Usaha/Kegiatan Rencana kerja Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan, yaitu: 1. Program pelayanan administrasi perkantoran 2. Program peningkatan sarana dan pra sarana aparatur 3. Program peningkatan disiplin aparatur 4. Program peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan 5. Program peningkatan dan pengembangan pengelolaan keungan daerah
xliii
BAB III PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA BADAN PENGELOLA KEUANGAN DAERAH (BPKD) KOTA MEDAN Dalam menjalankan kegiatannya, perusahaan memperkerjakan orang yang disebut pegawai atau buruh, secara umum disebut karyawan. Dalam hal ini pegawai, buruh ataupun karyawan tersebut menjual jasa tenaga yang dipunyainya untuk mendapatkan imbalan yang disebut gaji atau upah.
Perusahaan yang
memperkerjakan orang-orang tersebut, disebut sebagai majikan atau pemberi kerja. Sebagai Pemberi kerja, maka perusahaan mempunyai kewajiban untuk membayar gaji atau upah sebagai imbalan atas tenaga kerja yang telah ia manfaatkan, motong gaji atau upah dan menanggung iuran-iuran yang ditetapkan pemerintah sebagai akibat hubungan kerja tersebut, misalnya iuran untuk akses, memotong dari gaji atau upah yang dibayarkan kepada pegawai atau buruhnya, pajak penghasilan yang dikenakan atas gaji dan upah tersebut dan kemudian menyetorkannya ke kas Negara. A. Pengertian Gaji dan Upah Menurut penulis gaji merupakan pembayaran yang diberikan kepada seorang pegawai atas jasa yang diberikannya kepada suatu instansi, gaji biasanya dibayarkan kepada pegawai yang diberikan tugas-tugas administratif dan para pemimpin, Gaji biasanya dibayarkan secara tetap perbulan. Sedangkan imbalan yang diberikan kepada buruh-buruh yang melakukan pekerjaan kasar disebut upah, Upah biasanya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh buruh.
xliv
Berikut ini adalah beberapa pendapat para ahli tentang pengertian gaji dan upah, yaitu : Menurut Mulyadi (2001:377) adalah : “ gaji pada umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, dan dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) umumnya dibayarkan berdasarkan hari atau jumlah kerja suatu produk yang dihasilkan oleh karyawan” Menurut Warren, Reeve, Fess (2006:11-8) yaitu: “Istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administrasi atau jasa lain yang serupa. Istilah upah biasanya digunakan untuk pembayaran kepada lapangan (pekerja kasar) baik yang terlatih maupun yang tidak terlatih”. Menurut Charlhes T. Horngren, Dkk (1997:570) yaitu: ”Gaji merupakan pendapatan jumlahnya dihitung pertahun, perbulan, atau perminggu, sedangkan upah merupakan pendapatan pegawai yang dihitung berdasarkan tarif per jam”. Menurut Soemarsoe (2003:288) yaitu: ”Istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administratif dan pimpinan. Pada umumnya jumlah gaji ditetapkan secara bulanan atau tahunan. Imbalan yang diberikan kepada buruh yang melakukan perkerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan phisik biasanya disebut upah”. Dari beberapa pendapat para ahli diatas maka dapat disimpulkan bahwa istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajemen,
xlv
administrative, atau jasa-jasa yang serupa. Sedangkan imbalan kepada karyawan lapangan (tenaga kerja kasar), baik yang terdidik maupun yang tidak terdidik, biasanya disebut upah (wages) yang didasarkan atas jumlah jam kerja mingguan / borongan. Dengan demikian upah yang diterima setiap karyawan dapat berubahubah dari satu periode ke periode lainnya tergantung hasil kerja mereka masingmasing. B. Unsur-Unsur Gaji dan Upah Pegawai/karyawan adalah suatu aset perusahaan/instansi, oleh karena itu harus diperhatikan sebaik-baiknya tenaga dan keahlian yang diberikan karyawan harus sesuai dengan imbalan atau penilaian. Perusahaan/instansi membeli jasa para karyawan maka dapat menjamin kesejahteraan dan kelangsungan hidup keluarganya dengan pemberian berupa gaji,upah dan tunjangan-tunjangan lainnya. Selain penting bagi karyawan, gaji dan upah penting pula bagi perusahaan karena merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra untuk menghindari terjadinya penyelewengan. Pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan, gaji penting bagi pegawai karena merupakan nilai karya atau prestasi mereka sebagai motivator mereka. Gaji merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra untuk mengawasi agar tidak terjadi penyelewengan, dalam masyarakat masih banyak menganggap bahwa istilah gaji merupakan balas jasa yang diberikan
oleh
atasan
kepada
pegawai.
Unsur
–
unsur
gaji
pada
perusahaan/instansi milik Negara dan swasta memiliki perbedaan. Adapun unsurunsur gaji pada Badan Pengelola Keuangan Kota Medan, yaitu :
xlvi
1. Gaji pokok adalah gaji yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang diangkat dalam satu pangkat/ golongan ruang atau masa kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku, 2. Tunjangan istri/suami adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang beristri/ besuami yang sah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Tunjangan suami/istri = 10 % x Gaji Pokok
3. Tunjangan anak adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang mempunyai anak ( anak kandung, anak tiri, dan anak angkat ) yang belum berusia 22 tahun dan tidak atau belum pernah menikah dan tidak mempunyai penghasilan sendiri. Tunjangan anak = 2% x Gaji Pokok ( untuk setiap anak maksimal 2 anak)
4. Tunjangan jabatan adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan yang berlaku. 5. Tunjangan jabatan fungsional adalah tunjangan jabatan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat jabatan fungsional sebagaimana diatur dalam keputusan menteri yang membidangi pendayagunaan aparatur negara.
xlvii
6. Tunjangan jabatan struktural adalah tunjangan yang berdasarkan pada sekretariat daerah, dinas daerah dan lembaga teknis lainnya, 7. Tunjangan pajak penghasilan adalah tunjangan ini biasanya disubsidi oleh pemerintah, tapi dimasukkan juga kedalam potongan, 8. Tunjangan beras adalah tunjangan pangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil dalam bentuk natura ( beras ) sebesar 10 kg per jiwa dalam bentuk natura ( uang ). a. 10Kg untuk pegawai yang bersangkutan b. 10Kg untuk istri / suami c. 10Kg untuk setiap anak, maksimal 2 anak 9. Lembur adalah upah yang dibayarkan karyawan yang melebihi jam
kerja biasa yang telah ditetapkan sebelumnya. C. Perhitungan Gaji dan Upah Perhitungan gaji yang dilakukan di Badan Pengelola Keuangan (BPKD) Kota Medan telah menggunakan sistem komputerisasi yang telah diaplikasikan pada Perusahaan/instansi tersebut dan berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan Pemerintah pusat. Hal ini dilakukan untuk mempermudah perhitungan dan pencatatan gaji setiap pegawai pada kantor tersebut mengingat teknologi informasi saat ini sudah semakin canggih. Perhitungan gaji bagi setiap pegawai dapat dilakukan secara manual yaitu sebagai berikut : Tabel 3.1 Contoh Perhitungan Gaji dan Upah Penghasilan :
xlviii
Gaji pokok
Rp xxx
Tunjangan suami/istri
Rp xxx
Tunjangan anak
Rp xxx
Tunjangan jabatan
Rp xxx
Tunjangan beras*
Rp xxx
Tunjangan PPH
Rp xxx
Pembulatan
Rp xxx
Jumlah Penghasilan
Rp xxx
Potongan : Iuran wajib**
Rp xxx
Iuran Asuransi
Rp xxx
PPH Pasal 21
Rp xxx
Iuran perumahan
Rp xxx
Jumlah Potongan
(Rp xxx)
Total gaji bersih
Rp xxx
Keterangan : *
Tunjangan diukur berdasarkan harga beras per kilogram
**
Iuran wajib = 10% x Gaji pokok + Tunjangan istri dan Anak
Perhitungan gaji yang telah dijelaskan diatas merupakan perhitungan gaji bagi pegawai tetap Badan Pengelola Keuangan (BPKD) Kota Medan. Bagi pegawai honor, perhitungan gaji berdasarkan DIPA (Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran) yang telah dianggarkan oleh bagian BPKD Kota Medan. Penetapan gaji bagi pegawai tetap berdasarkan golongan setiap pegawai dan sesuai ketentuan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah Pusat. Penentuan gaji bagi pegawai honor dianggarkan dan dibatasi tingkat kewajaran dan beban tugas, perhitungan besarnya honor berdasarkan standar yang telah ditetapkan dengan
xlix
Keputusan Kepala Daerah, sedangkan untuk perhitungan uang lembur pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan, yaitu: Tabel 3.2 Perhitungan Uang Lembur dan Uang Makan Uang Makan No Golongan (Lembur>2 jam) (Rp) 1 Golongan IV 13.000 per jam 25.000 Per orang 2 Golongan III 11.000 per jam 25.000 Per orang 3 Golongan II 9.000 per jam 25.000 Per orang 4 Golongan I 7.000 per jam 25.000 Per orang 5 Pegawai Non-PNS 7.000 per jam 25.000 Per orang 1. Waktu kerja lembur maksimal 5 (lima) jam sehari atau 25 (dua puluh) jam seminggu 2. Pada hari libur tarif uang lembur dihitung sebesar 20% perjam dari tariff lembur hari kerja Uang Lembur (RP)
D. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah Pada Badan Pengelola Keuangan (BPKD) Kota Medan, prosedur pencatatan gaji yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Bagian Kepegawaian a. Data Karyawan Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengawasan intern gaji dan upah ini sejak menerima pegawai – pegawai yang diperlukan perusahaan, sehingga perusahaan mendapat pegawai yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Data karyawan tersebut dicatat mulai dari nama, nomor pegawai, status karyawan tersebut ( kawin, tidak kawin, anak yang dimiliki) yang diperlukan untuk menentukan PTKP, bagian penetapan dan keterangan lainnya. b. Pegawai Pencatatan Gaji dan Upah
l
Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang bertujuan untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran karyawan.
Perusahaan juga
menggunakan system komputerisasi dalam menghitung gaji dan upah karyawan serta jumlah hari dari tiap karyawan. Data – data karyawan dan hal – hal sebagai data pembayaran gaji karyawan. 2. Bendahara Pengeluaran a. Pembuatan SPP-LS Gaji dan Tunjangan Bendahara Pengeluaran disini mempersiapkan Surat Perintah Pembayaran Langsung Gaji dan Tunjangan (SPP-LS Gaji dan Tunjangan) beserta dokumendokumen yang diperlukan sebagai lampiran dalam pengajuan SPP-LS Gaji danTunjangan, yaitu : 1) Salinan SPD. 2) Surat pernyataan Pengguna Anggaran. 3) Dokumen-dokumen pelengkap daftar gaji yang terdiri atas : a) pembayaran gaji induk; b) gaji susulan; c) kekurangan gaji; d) gaji terusan; e) SK CPNS
li
f) uang duka wafat/tewas yang dilengkapi dengan daftar gaji induk/gaji susulan/ kekurangan gaji/uang duka wafat/tewas; g) SK PNS; h) SK kenaikan pangkat; i) SK jabatan; j) kenaikan gaji berkala; k) surat pernyataan pelantikan; l) surat pernyataan masih menduduki jabatan; m) surat pernyataan melaksanakan tugas; n) daftar keluarga (KP4); o) fotokopi surat nikah; p) fotokopi akte kelahiran; q) surat keterangan pemberhentian pembayaran (SKPP) gaji; r) daftar potongan sewa rumah dinas; s) surat keterangan masih sekolah/kuliah; t) surat pindah; u) surat kematian; v) SSP PPh Pasal 21; dan
lii
b. Pembuatan Dokumen SPP-LS Gaji dan Tunjangan Dokumen SPP lembar-lembar yang harus disiapkan dan diisi oleh Bendahara Pengeluaran. Masing-asing bagian mempunyai kolom-kolom yang harus diisi disesuaikan dengan jenis SPP yang diajukan. SPP tersebut kemudian dibuat 4 rangkap dengan distribusi; Lembar asli untuk Pengguna Anggaran (PPK), Salinan 1 untuk Kuasa BUD, Salinan 2 untuk Bendahara Pengeluaran, dan Salinan 3 untuk arsip. c. Pengisian SPP-LS Gaji dan Tunjangan ke Register SPP Setelah SPP-LS Gaji dan Tunjangan ke Register SPP disiapkan dan dilengkapi, Bendahara Pengeluaran mencatata SPP-LS Gaji dan Tunjangan ke Register SPP. Setelah bendahara pengeluaran melengkapi semua berkas yang diperlukan kemudian bendahara pengeluaran akan mengajukan berkas tersebut kepada kuasa pengguna anggaran melalui PPK-SKPD. 3. Pejabat Penatausahaan Keuangan – Satuan Kerja Perangkat Daerah (PPKSKPD) Pejabat Penatausahaan Keuangan (PPK-SKPD) bertugas untuk mencatat transaksi-transaksi berdasarkan bukti-bukti yang terkait, memposting jurnal-jurnal kedalam buku besar, dan membuat laporan keungan. Setelah dokumen-dokumen diterima oleh PPK-SKPD dari bendahara pengeluaran maka tugas PPK-SKPD adalah menguji kelengkapan dokumen, kemudian PPK-SKPD membuat SPM (Surat Perintah Membayar) atas SPP (Surat Perintah Pembayaran) yang telah diuji kelengkapan dan kebenarannya untuk diajukan ke penggguna anggaran. Pengguna anggaran bertugas untuk mengotorisasi penerbitan SPM yang kemudian
liii
akan di ajuakan kebendahara pengaluaran untuk diterbitkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D).
Tabel 3.3 Contoh Surat Penganntar SPP-LS Gaji dan Tunjangan PEMERINTAH KOTA MEDAN SURAT PERMINTAAN PERMBAYARAN LANGSUNG GAJI DAN TUNJANGAN (SPP-LS-GAJI-TUNJANGAN) Nomor : …………….. Tahun .......
SURAT PENGANTAR
Kepada Yth. Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran SKPD ……………….. Di Tempat
Dengan memperhatikan Peraturan Walikota Nomor ………. Tahun ....... tentang Penjabaran APBD, bersama ini kami mengajukan Surat Permintaan Pembayaran Langsung Gaji dan Tunjangan sebagai berikut: a. b. c. d. e.
Urusan Pemerintahan SKPD Tahun Anggaran Dasar Pengeluaran SPD Nomor Jumlah Sisa Dana SPD
f. g. h.
Untuk keperluan bulan Nama Bendahara Pengeluaran Jumlah Pembayaran Yang Dimint
i.
Nama dan Nomor Rekening Bank
:…………………...........….... :……………………..........…. : …………………………... : …………………………... : Rp ………………………. (terbilang:……….…………) : …………………………... : …………………………... : Rp …………….... (terbilang: …………… ..…) : …………………………... ......………… , …………… Bendahara Pengeluaran
(Nama Lengkap) NIP.
liv
Tabel 3.4 Contoh Ringaksan SPP-LS Gaji dan Tunjangan PEMERINTAH KOTA MEDAN SURAT PERMINTAAN PERMBAYARAN LANGSUNG GAJI DAN TUNJANGAN (SPP-LS-GAJI-TUNJANGAN) Nomor : ……………… Tahun …….
RINGKASAN
RINGKASAN DPA-/DPPA-/DPAL-SKPD Jumlah dana DPA-SKPD/DPPA-SKPD/ DPAL-SKPD RINGKASAN SPD No. Urut Nomor SPD Tanggal SPD 1 2 JUMLAH RINGKASAN SP2D SP2D Peruntukan UP SP2D Peruntukan GU SP2D Peruntukan TU SP2D Peruntukan LS Pembayaran Gaji dan Tunjangan SP2D Peruntukan LS Pengadaan Barang dan Jasa JUMLAH
I. Rp ……………….. Jumlah Dana
II. Rp ……………… I-II. Rp……………..
III. Rp …………….. II-III Rp…………… ……………., ………….. Bendahara Pengeluaran
(Nama Lengkap) NIP.
lv
Tabel 3.4 Contoh Rincian SPP-LS Gaji dan Tunjangan PEMERINTAH KOTA MEDAN SURAT PERMINTAAN PEMBAYARAN LANGSUNG GAJI DAN TUNJANGAN (SPP-LS-GAJI-TUNJANGAN) Nomor: ………………….. Tahun .......
RINCIAN RENCANA PENGGUNAAN DANA BULAN : Kode Rekening NO (Rincian Obyek) 1.
Uraian
Jumlah
2. 3. 4. 5. 6.
TOTAL
…………… , ………………….. Bendahara Pengeluaran
(Nama Lengkap) NIP.
4. Bendahara Umum Daerah Benadahara Umum bertugas menerbitkan SP2D dan membuat bukti pengeluaran, verifikasi bukti pengeluaran, dan keabsahan bukti pengeluaran. Setelah semuanya sudah lengkap maka bendahara umum daerah membuat Surat Pertanggung
lvi
Jawaban (SPJ). SP2D kemudian diberikan kembali ke PPK-SKPD untuk dicairkan kemudian diberikan langsung kepada pihak ketiga atau penerima gaji. 5. Internal Auditor Dalam hal gaji auditor ini akan mengawasi apakah prosedur, pencatatan, dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang telah ditentukan. Adapun bagian-bagian yang diperhatikan dalam memilih prosedur pencatatan gaji menurut Usry (1999; 23-24) adalah sebagai berikut: 1. Time Keeping Departement Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu, 2. Payroll Departement Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah gaji dan menjatahkan jumlah gaji tiap-tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan Clock Card atau kartu waktu kerja atau berdasarkan komputer, 3. Cost Departement Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian gaji yang harus ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasi biaya upah. Dengan memakai kartu rangkuman, kartu waktu
lvii
dan menjabarkan biaya produksi dan jasa-jasa untuk tiap pesanan karyawan, unit output, kegiatan departemen dan masing-masing jenis produk. Menurut penulis, prosedur pencatatan gaji yang ada pada Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan (BPKD) dengan prosedur pencatatan gaji yang dijalankan oleh bagian-bagian yang terpisah sehingga tidak terjadinya penyelewengan. Sedangkan menurut teori hanya menjelaskan departemendepartemennya. Oleh karena itu prosedur yang dijalankan oleh Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan (BPKD) udah sesuai. E. Pengawasan Internal Gaji dan Upah Istilah Internal Control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai kontrol intern atau sering juga ditulis sebagai pengawasan intern atau pengendalian intern. Secara umum pengawasan intern bertujuan untuk meminimumkan kesalahan – kesalahan dan penyelewengan-penyelewengan yang terjadi dalam perusahaan. Sebelum membahas lebih lanjut penulis memberikan beberapa pengertian dari pengawasan intern. Berikut adalh pengertian pengawasan internal menurut beberapa tokoh, yaitu : Menurut Hall (2011:181) Sistem Pengendalian Internal (Internal Control System) terdiri atas berbagai kebijakan, praktik, dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umumnya : 1. Menjaga aktiva perusahaan 2. Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi 3. Mendorong efisisensi dalam operasional perusahaan
lviii
4. Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen.” Menurut Gondodiyoto (2007:181), yauitu : “Pengendalian Intern (internal control) digunakan dalam pengertian luas yaitu sebagai mekanisme untuk mendukung kebijakan perusahaan, pengamanan aset perusahaan, pendukung mutu opersai dan sebagai persyaratan dicapainya tujuan perusahaan”. Sedangkan menurut Suharli (2006:174), yaitu : “Sistem Pengawasan Intern adalah seluruh sistem dan prosedur yang ditetapkan manajemen untuk menjaga harta perusahaan dari kelalaian/kesalahan (errors), kecirangan (frauds), ataupun kejahatan (irregularities)”. Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa maksud pengawasan gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan semua cara– cara dan alat–alat yang dikoordinasikan terutama yang menyangkut dan berhubungan langsung dengan gaji dan upah. Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan. Adapun bagian-bagian yang berhubungan dengan pengawasan intern gaji dan upah menurut Sjamsu Alam Makka adalah:
lix
1. Bagian Kepegawaian Bagian kepegawaiana memegang peranan yang penting dalam kegiatan penggajian dan oengupahan. Bagian ini bertuga untuknmencari, menyeleksi, dan memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tariff gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. 2. Bagian Pencatat Waktu Bagian ini berfungsi untuk menyelenggarakan pencatatan waktu hadir bagi semua pegawai/karyawan perusahaan. 3. Bagian Gaji dan Upah Bagian ini berfungsi untuk menghitung penghasilan tiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Hasil perhitungan ini dituangkan dalam daftar gaji dan upah untuk kemudian diserahkan kebagian utang guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagia dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. 4. Bagian Utang Bagian ini berfungsi untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang telah tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini membuat bukti kas keluar yang member otorisasi kepada bagian kassa untuk membayarkan gaji dan upah kepda karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut. 5. Bagian Kassa
lx
Bagian kassa berfungsi untuk mengisi cek guna pemayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tesebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah karyawan, kemudian dibagikan kepada karyawan. 6. Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya Mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dari kartu jam kerja 7. Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporan Berfungsi untuk mencatat gaji dan upah dalam jurnal umum. Pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan, sistem pengawasan internal gaji dan upah dan bagian-bagian yang berhubungan, yaitu: 1. Kepegawaian Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian kepegawaian. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang membutuhkan. Bagian kepegawaian berdasarkan formulir permintaan karyawan baru dengan cara mencari karyawan baru dengan melihat surat-surat permohonan yang sudah ada. Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian kepegawaian mencari karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti: a. Teman – teman pegawai perusahaan b. Badan –badan penempatan tenaga kerja c. Advertensi
lxi
d. Dan lain-lain Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian kepegawaian menyelenggarakan test untu kemampuan calon-calon karyawan dan berdasarkan hail test diumumkan beberapa karyawan yang diterima. Dan mereka diminta untuk mengikuti test kesehatan, calon karyawan yang dinyatakan lulus test dan pemeriksaan kesehatan diserahkan kepada bagian-bagian yang membutuhkan untuk selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan hasil wawancara ini, bagian yang membutuhkan karyawan baru memutuskan karyawan yang diterima. 2. Bagian Gaji dan Upah Setiap penghasilan gaji dan upah karyawan/pegawai dihitung pada bagian gaji dan upah, kemudian hasil perhitungan ini dituangkan kedalam daftar gaji dan upah. 3. Bagian Kassa Bagian ini bertugas untuk membuat SP2D pembayaran gaji dan upah, kemudian SP2D dibawa ke bank untuk diuangkan untuk kemudian uangnya dibagikan kepada karyawan/pegawai atau pihak ketiga. 4. Bagian Akuntansi Bagian ini berfungsi untuk melakukan pembukuan atau memposting jurnal atas pembayaran gaji dan upah pada karena upah dan gaji diterima langsung oleh pihak ketiga langsung maka tidak ada jurnal penerimaan uang yang telah dicairkan dibendahara penegeluaran, berikut adalah jurnal untuk mencatat pembayaran upah dan gaji, yaitu
lxii
Belanja LS Gaji dan Tunjangan
xxx
R/K Pusat
xxx
Sistem pengawasan intern gaji dan upah yang dilakukan Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan sudah sesuai dengan teori yang Peneliti sajikan dan pengawasan intern gaji dan upah yang dilakukan instansi sudah memenuhi syarat sebagai pengawasan internal yang baik.
lxiii
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Setelah memaparkan uraian tugas diatas, berdasarkan penjelasan uraian tugas tersebut dapat ditarik beberapa kesimpulan diantaranya sebagai berikut : 1. pengawasan intern gaji dan upah pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan telah memenuhi syarat sebagai pengawsan internal yang baik. 2. pengawasan terhadap gaji dan upah pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan tidak dilaksanakan oleh satu Bagian Pengawas Intern melainkan beberapa Bagian Pengawasan Intern. 3. unsur-unsur gaji dan upah telah terpenuhi dengan baik dengan adanya pemberian tunjangan-tunjangan, bonus, upah lembur, serta fasilitas lainnya. 4. sistem dan prosedur pencatatan gaji dan upah telah dilakukan dengan sebaik- baiknya, serta sistem penyerahan gaji dan upah pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan diberikan langsung kepada masing-masing karyawan.
lxiv
B. Saran Adapun saran yang diberikan penulis pada tugas akhir ini sebagai masukan bagi Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan dimasa yang akan datang adalah sebagai berikut : 1. sebaiknya pengawasan intern gaji dan upah yang efektif harus selalu ditingkatkan serta tetap diterapkan untuk menghindari adanya kesalahan pencatatan dan agar pelaksanaan penggajian tidak terlambat. 2. seharusnya dalam pelaksanaan pengawasan intern pihak-pihak yang terlibat didalamnya adalah pihak-pihak yang berkompeten atau yang lebih tahu mengenai masalah pengawasan intern yaitu satuan pengawasan intern. 3. sebaiknya pemberian unsur-unsur gaji dan upah harus tetap dipertahankan karena dengan dipenuhinya unsur-unsur gaji dan upah, maka karyawan dapat termotifasi untuk bekerja dan mencapai target kerja serta kesejahteraan karyawan terjamin. 4. dengan dilakukannya pemberian gaji dan upah langsung karyawan, maka keamanan atas gaji dan upah karyawan terjamin.
lxv
DAFTAR PUSTAKA Alam makka, sjamsu, 2006. Akuntansi Untuk Bisnis Jasa Dan Dagang, Edisi Pertama, Cetakan ketiga, Penebit Graha Ilmu, Yogyaakarta. Ginting, Paham, Syafirzal Helmi Situmorang, 2006, Filsafat Ilmu dan Metode Penelitian, Penerbit USU Press, Medan. Hall, James A, 2011. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Empat, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Horngren, Charles T, Dkk., 1997. Akuntansi Di Indonesia, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Ranuwihardjo, sukadji, 1990. Sistem Akuntansi, Proyek Pengembangan Pendidikan Akntaunsi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Jakarta. Soemarsoe S.R, 2003. Akuntasi Suatu Pengantar, Edisi Lima, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Warren, Reeve, Fees, 2006. Pengantar Akuntansi, Edisi Dua Puluh Satu, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
