The Road to Working Capital Excellence Werken aan structurele verbeteringen door het ‘tussen de oren krijgen’ van werkkapitaal
The road to Working Capital Excellence Vraag Waar zit voor mij het werkkapitaal verbeterpotentieel en hoe realiseer ik dat?
Aanpak Quick Scan
On-site scan Heb ik een business case en hoe concretiseer ik deze?
Hoe zorg ik dat stakeholders aangesloten zijn en welke stappen moet ik zetten om te komen tot verbetering van werkkapitaalbesturing?
Hoe realiseer ik een structurele verbetering in het werkkapitaal en het beheer daarvan?
Hoe zorg ik voor borging van de resultaten en continue aandacht voor het werkkapitaal
Workshop
Working Capital Program
Coaching / training
Toepassing
Resultaat
Naast een analyse van de financiële werkkapitaal situatie, vindt een inventarisatie plaats van de status van werkkapitaalbesturing aan de hand van het Working Capital Maturity Model®
Inzicht in verbeterpotentieel in Euro's, Quick Wins en aandachtspunten voor verbetering van werkkapitaalbesturing
Uitgebreide analyse aan de hand van interne rapportages, inclusief proces analyse, verdieping van de werkkapitaalbesturing analyse aan de hand van het Working Capital Maturity Model® en de Working Capital Target Matrix
Business case aan de hand van concreet verbeterpotentieel. Advies over aanpak, prioriteiten en planning Working Capital Program
De resultaten uit de on-site scan met betrekking tot het Working Capital Maturity Model en de target matrix worden verder uitgebreid, verdiept en geconcretiseerd aan de hand van de inzichten van de groep stakeholders
Stappenplan voor het opzetten van het Working Capital Program om te komen tot verbeterde werkkapitaalbesturing
Afhankelijke van de analyse in voorgaande fases zullen een of meerdere van onderstaande punten worden uitgevoerd: 1. Inrichten KPI besturing en koppelen van proces KPI's aan werkkapitaal KPI's; 2. Doorvoeren procesoptimalisatie in P2P en O2C processen; 3. Opzetten simulatie model; 4. Inrichten benodigde (software) tools; 5. Inrichten van ketens; 6. Opzetten incentive systeem; 7. Begeleiden veranderingstraject.
Structurele verbetering van het werkkapitaal in Euro's en structurele inrichting van werkkapitaalbesturing in de organisatiebesturing
Coaching en training ten behoeve van: 1. Borging resultaten Working Capital Program; 2. Onderhoud van KPI systeem, incentive systeem & tools; 3. Begeleiden veranderingstraject door workshops
Continue aandacht, processen en systemen aangepast op veranderende situatie en borging van werkkapitaal denken in de organisatie
2
Optimale mix uit de ‘schijf van 3’ bepaalt succes werkkapitaalbesturing ‘Optimaliseren van werkkapitaalbesturing door samenwerking van finance en operations’
1. Working Capital Maturity Model®
Working Capital optimizer
Bewustwording & embedding
Inzicht
Software
2. Working Capital Target Matrix Borging integrale aanpak, efficiënte prioriteitstelling en gedeelde doelstellingen
Project & verandermanagement Besturing
Implementatie
Integrale aanpak op basis van groeifasemodel (7 groeifasen naar Working Capital Excellence)
Processen
Optimalisatie Lage drempel bij de start en een structurele inrichting van werkkapitaalbesturing aan het einde van het project.
3. Groeifasemodel combineert de factoren ‘Mensen’, ‘Processen’ en ‘Systemen’ 4. Focus op inbedden van werkkapitaal denken in de organisatie door creëren van awareness zowel binnen Finance als Operations 5. Koppelen van primair proces aan werkkapitaal KPI’s aan de hand van workshops met medewerkers van de werkvloer
Componenten
• • • •
Quick Scan • On-site Scan • Workshop • Training •
Inrichten werkkapitaalmonitor Working Capital Program Inrichten ketenbesturing Benchmarks
6. Ondersteuning bij het opzetten en uitvoeren van een ‘Working Capital Program’
Project & verandermanagement • Working Capital Program
Working Capital optimizer
Bewustwording & embedding
Inzicht
Software
Implementatie
• Projectaanpak op basis van uitkomsten scan groeifasemodel en target matrix • Veranderaanpak t.b.v. ‘tussen de oren krijgen’ - gebaseerd op procesmatig veranderen
Project & verandermanagement Besturing
• Klantvraag bepaalt juiste mix van componenten om te komen tot gefaseerde aanpak
Processen
• Workshops voor bewustwording, met medewerkers Finance en Operations
Optimalisatie
• Vaststellen meetwaarden t.b.v. monitoren voortgang werkkapitaaloptimalisatie
Processen Working Capital optimizer
Bewustwording & embedding
Inzicht
Software
Implementatie
• Verkorten van Cash Conversion Cycle (van P2P, voorraad tot aan O2C) door procesoptimalisatie, onder andere o.b.v. Lean Six Sigma tools
Project & verandermanagement Besturing
Processen
Optimalisatie
• Koppelen primaire processen aan werkkapitaal KPI’s
• Basis leggen voor ketenbesturing • Inzicht verschaffen in knelpunten in de keten van Operations naar Finance
Software Working Capital optimizer
Bewustwording & embedding
Inzicht
Software
Implementatie
Project & verandermanagement
Processen
• Werkkapitaalmonitor; inzicht in actuals, planning en forecasting • Monitoring procesperformance en invloed op werkkapitaal
• Analyse beschikbare systemen en informatie om te komen tot klantspecifieke inrichting en aansluiting op systemen Besturing • Scenario analyses • Instructie, opleiding, onderhoud en beheer
Optimalisatie
Working Capital Maturity Model® Working Capital Excellence 7 Bottom-up werkkapitaal besturing 6
Groeifasen
Incentive systeem
5
Inzicht (planning & forecasting)
4
Integratie operationeel & financieel proces
3
Ketenbesturing 2 Traditioneel Werkkapitaal beheer 1
Finance focus
Fase
= fase werkkapitaalbesturing
Business focus = Roadmap
Tijd
Working Capital Target Matrix Integratie target matrix met Working Capital Maturity Model®
Target matrix is handvat voor: 1. Bepalen prioriteit 2. Borging integrale aanpak 3. Borging gemeenschappelijke doelstellingen
Traditioneel Werkkapitaal beheer
Ketenbesturing
Integratie
Inzicht
Incentive systeem
Bottom-up werkkapitaal besturing
Working Capital Excellence
8
De praktijk British Telecom Werkkapitaaloptimalisatie ligt vaak besloten in de business processen. Door deze te analyseren, te optimaliseren en te koppelen aan de financiële processen heeft Henri Kuyl bij British Telecom zorg gedragen voor het verhogen van de voorspelbaarheid van de accrued revenu. Hierbij is niet alleen naar de processen gekeken, maar is het project vormgegeven door het combineren van de expertise op de European Reporting department en de Billing department. Het bij elkaar brengen van medewerkers in de keten levert vaak snel inzicht in het proces, knelpunten en quick wins, zo ook in dit project.
Sdu Uitgevers Bij de Sdu uitgevers verzorgt Henri Kuyl coaching voor het Finance MT en de controllers om te komen tot werkkapitaaloptimalisatie. Aan de hand van een gedefinieerde procestemplate wordt door de controllers een procesinventarisatie gedaan. Op deze manier wordt het finance domein gekoppeld aan het primaire proces. Hierdoor is het optimaliseren van werkkapitaal niet alleen een Finance ‘feestje’, maar zijn ook de medewerkers in de business betrokken. Op basis van de procesinventarisatie wordt inzicht verschaft in de proces KPI’s die het werkkapitaal beïnvloeden. Aan de hand hiervan wordt een plan van aanpak opgesteld, waarin specifiek voor betreffende business unit duidelijk uiteengezet wordt hoe werkkapitaaloptimalisatie gerealiseerd kan worden.
Ordina Door een analyse van het proces van aanvraag tot en met facturatie is het management inzicht gegeven omtrent quick wins en structurele verbetering van het proces en werkkapitaal (met name debiteuren). Advies presentatie aan MT delivery en SSC.
Contactgegevens: www.compufinancials.nl,
[email protected], 06-50270209
KPN Bij de KPN heeft Henri Kuyl het proces tussen het business onderdeel Interconnect & Roaming en het shared service centre inzichtelijk gemaakt. Hierdoor werd inzicht voor het management verschaft in knelpunten op werkkapitaal gebied. Door te zorgen voor de juiste combinatie van medewerkers uit de business en het shared service centre is hij in staat geweest de juiste rapportages op te stellen en sturing te geven aan het tussen de oren krijgen van werkkapitaal op verschillende niveaus in de organisatie en posities in de keten.
IHC Merwede Binnen de divisie IHC Dredgers B.V. zijn door Henri Kuyl twee workshops gegeven voor het MT en medewerkers uit de operatie om werkkapitaalbesturing op basis van ketengericht werken te integreren met het project ‘integrale planning’. Na de workshops is input gegeven voor het opstellen van het projectplan en ondersteunt Henri Kuyl het project vanuit werkkapitaaloptiek om te komen tot koppeling van proces KPI’s aan werkkapitaal KPI’s. Op dit moment wordt gewerkt aan het opzetten van de koppeling tussen proces KPI’s en werkkapitaal KPI’s. Daarna zullen de rapportages worden opgesteld en systemen worden aangepast om een werkkapitaal P&C cyclus op de verschillende niveaus van de organisatie in te richten.
