Telewerken
Een product van De Unie
Inhoud Inhoud Voorwoord
3 5
1 Telewerken in opkomst 1.1 Inleiding 1.2 Wat is telewerken?
6 6 6
2 Voordelen en aandachtspunten 2.1 Wat zijn de voordelen van telewerken? 2.2 Wat zijn de aandachtspunten?
8 8 9
3 Invoering 3.1 Stappenplan
11 11
4 4.1 4.2 4.3
De ondernemingsraad Adviesrecht Instemmingsrecht Afspraken met de OR
15 15 16 16
5 5.1 5.2 5.3
Telewerken en de belasting Meubilair Computers en bijbehorende apparatuur Telefoonkosten
17 17 18 19
6
Arbeidsomstandigheden
21
7 7.1 7.2 7.3
Telewerken als reïntegratie-instrument Inleiding Methodiek passend telewerken Kosten en baten
23 23 24 26
8
Samenvatting
27
Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage
1 2 3 4
-
Meer informatie Voorbeeld algemene regeling telewerken Voorbeeld individuele telewerkovereenkomst REA-instrumentaria
30 31 34 38 2
3
Voorwoord De Unie ziet in telewerken een instrument dat flexibilisering van de arbeid mogelijk maakt en daarmee voordelen met zich meebrengt voor werkgever én werknemer. Zo vergroot het de mogelijkheid voor werknemers om werk en privé beter te kunnen combineren. Door een betere concentratie en een efficiëntere planning van de werkzaamheden kan telewerken ook leiden tot een hogere productiviteit. Tevens levert het voor werknemers een daling van de reistijd op en kan er ruimte komen voor alternatieve werktijden. In specifieke gevallen kan telewerken ook dienen als reïntegratie-instrument. De Unie wijst erop dat telewerken naast voordelen voor werknemers ook nadelen met zich meebrengt. Zo is er minder direct contact met collega’s, minder structuur, een neiging tot teveel werken en minder informeel contact. Verder pleit De Unie voor het opstellen van een telewerkregeling in de arbeidsvoorwaarden, waarin de uitgangspunten van het telewerken zijn opgenomen. Daarnaast moet per werknemer de uitwerking van de regeling vastgelegd worden in een telewerkovereenkomst. Ook in Europees verband wordt een impuls aan telewerken gegeven. In juli 2002 hebben Europese werknemers- en werkgeversorganisaties een raamakkoord over telewerken gesloten. Dit akkoord erkent telewerken als een manier van organisatie van het werk, die tegemoet kan komen aan de behoeften van zowel werknemers als werkgevers. Uitgangspunt daarbij is dat werknemers die fulltime of parttime telewerken, dezelfde bescherming krijgen als werknemers die bij de werkgever op kantoor werken. Ook voor Nederland is het raamakkoord een stap vooruit. Een aantal (bedrijfstak-)CAO’s in Nederland bevatten al bepalingen over telewerken, maar er is nog veel winst te behalen. Het Europese raamakkoord bepaalt dat, als telewerken op regelmatige basis plaatsvindt, de werkgever de kosten dekt of compenseert. Verder bevat het raamakkoord bepalingen over onder andere dataprotectie, privacy, arbeidsomstandigheden, collectieve rechten, training en organisatie van het werk.
4
1 - Telewerken in opkomst 1.1
Inleiding
De tijden zijn aan het veranderen. Werknemers worden gezien als kenniswerkers die niet onder continu toezicht van hun leidinggevende hun werkzaamheden verrichten. Met de huidige focus op zelfmotivatie, persoonlijke keuzes en voorkeuren, plattere managementstructuren en sturen op resultaat, is de methode van een ‘baas’ die zijn ondergeschikten op de vingers kijkt, niet meer adequaat. Het is niet meer altijd nodig dat tientallen werknemers elke dag weer naar een kantoorgebouw afreizen. De nieuwe technologieën bieden immers een betaalbare en gemakkelijk te gebruiken toegang tot het netwerk van het bedrijf, zodat de vraag waar het werk gedaan wordt, niet langer relevant is. Wat telt, is het resultaat van het werk. Veel organisaties ontdekken telewerken als een werkwijze waarmee managers en hun team op verschillende locaties werken en toch hun doelstellingen bereiken. Het aantal telewerkers in Nederland is niet precies bekend. Dit wordt veroorzaakt door de verschillende definities die er van telewerken zijn en door het feit dat veel mensen zichzelf geen telewerker noemen, terwijl ze wel regelmatig thuiswerken. De Stichting Nederlands TelewerkForum ging in 2000 uit van 250.000 telewerkers en 350.000 mensen die mobiel werken. De voorspelling voor Nederland is dat in het jaar 2010 een miljoen mensen officiële telewerkers of mobiele werkers zijn. 1.2
Wat is telewerken?
Aan telewerken kunnen verschillende definities worden toegekend. Wij hebben gekozen voor: “Telewerken is het plaats- en tijdonafhankelijk werken, gebruik makend van informatie- en communicatietechnologie.” Er zijn verschillende vormen van telewerken mogelijk: • Freelance telewerken: vanuit huis wordt gewerkt voor verschillende werkgevers. 5
• Mobiel telewerken: minimaal 10 uur per week wordt niet vanuit huis of de kantoorwerkplek gewerkt, maar bijvoorbeeld op een satellietkantoor of bij een opdrachtgever. • Mobiel werken: maximaal twee uur per dag wordt thuis gewerkt en de resterende tijd op de kantoorwerkplek of bijvoorbeeld bij een klant. • Telethuiswerken: er wordt alleen thuis gewerkt voor een thuiswerkgever. • Telewerken: een substantieel deel van de tijd in een werkweek wordt thuis gewerkt. Door de overheid is dit vertaald naar minimaal één dag per week thuiswerken. De overeenkomst tussen deze vormen van telewerken is dat thuis werk wordt verricht. Er zijn ook grote verschillen, zoals de rechtspositie van de telewerker, het aantal uren dat thuis gewerkt wordt en het contact met collega’s. In deze brochure wordt uitgegaan van de laatste vorm van telewerken; een substantieel deel van de tijd worden werkzaamheden vanuit huis verricht, maar deze werkzaamheden kunnen ook op kantoor plaatsvinden.
6
2 - Voordelen en aandachtspunten 2.1
Wat zijn de voordelen van telewerken?
Naast het algemene maatschappelijke motief dat telewerken een bijdrage levert aan het verminderen van woon-werkverkeer, hebben zowel ondernemingen als werknemers verschillende motieven voor telewerken. Motieven die voor bedrijven een rol kunnen spelen, zijn: • Verbetering van de productiviteit en de efficiency van de werknemers Omdat telewerken voor werknemers motiverend werkt, zijn deze veelal productiever en leveren ze een betere kwaliteit. Opmerkelijk is ook dat veel mensen buiten werktijd zeer creatieve oplossingen kunnen verzinnen, terwijl ze op hun werk een standaardmanier van werken hebben ontwikkeld waar vaak veel minder van die creativiteit is terug te vinden. Thuis kan de concentratie beter zijn dan op kantoor omdat men niet of minder afgeleid wordt door collega’s. Tevens worden thuis de werktijden vaak aangepast aan de meest productieve uren. Er zijn mensen die ’s morgens vroeg veel werk kunnen verzetten terwijl anderen zich ’s avonds veel beter kunnen concentreren. • Kostenbesparing Als werknemers gedeeltelijk thuis werken, kunnen werkplekken op kantoor worden gedeeld. Hiermee kan op kantoorruimte bespaard worden. Ook een zich uitbreidend bedrijf kan hiermee de personele groei opvangen in de bestaande ruimte. De vergoeding voor woonwerkverkeer kan verminderen indien de werknemer een aantal dagen thuiswerkt. • Meer flexibiliteit en betere dienstverlening Flexibele werkers zijn meer geneigd hun inzet af te stemmen op de momenten dat voor het werk extra inzet vereist is. Ook is de bereikbaarheid buiten kantooruren beter te realiseren als werknemers vanuit huis werken. • Behoud van personeel en een argument bij werving nieuw personeel Telewerken kan een goed instrument zijn om het aantrekken van personeel te vergemakkelijken en het al aanwezige personeel te 7
behouden. Vooral mensen die behoefte hebben aan flexibiliteit en die een grote reisafstand naar kantoor moeten overbruggen, worden aangetrokken door de mogelijkheid om te telewerken. Voor de werknemer kan één of meerdere van de volgende motieven een rol spelen: • Betere combinatiemogelijkheid van werk en privé Werknemers hebben dankzij telewerken de mogelijkheid om het werk naar eigen inzicht in te delen, waardoor werk en privé-leven beter op elkaar kunnen worden afgestemd. • Daling van de reistijd Door één of meerdere dagen per week thuis te werken wordt reistijd bespaard, waardoor men meer tijd voor privé overhoudt. • Verkrijgen of behouden van werk Telewerken kan voor arbeidsgehandicapten een instrument zijn om te (blijven) werken. Vaak kunnen zij in hun thuisomgeving meer activiteiten verrichten dan elders. • Ruimte voor alternatieve werktijden Men is niet gebonden aan 9-tot-5-kantoortijden. Afgezien van afspraken over bereikbaarheid kan de werktijd ingedeeld worden naar eigen behoefte. De Unie ondersteunt zowel de motieven voor de werkgevers als de werknemers, met die kanttekening dat indien telewerken ingezet wordt om de flexibiliteit en dienstverlening van het bedrijf te vergroten (24-uursbereikbaarheid), maatregelen getroffen moeten worden om de grens tussen werken en vrije tijd niet te laten vervagen. 2.2
Wat zijn de aandachtspunten?
Naast voordelen kent telewerken ook enkele nadelen: • Er zijn minder spontane ontmoetingen, er is minder face-to-facecontact met collega’s, minder structuur en een neiging tot te veel werken (stress). Deze nadelen zijn echter te regelen en te structureren binnen de organisatiecultuur, mits het niet gaat om een
8
enkeling die aan het telewerken is. Organisaties zullen voorzieningen moeten treffen waardoor werknemers de informele contacten op peil kunnen houden (bijvoorbeeld door middel van het organiseren van face-to-facevergaderingen of informele bijeenkomsten waarbij de locatie niet altijd het kantoor hoeft te zijn). • Er is een kans dat de telewerker te veel soleert en/of van de organisatie vervreemdt. De contacten kunnen verzakelijken. Belangrijk is dat de telewerker de mogelijkheid wordt geboden om ook af en toe wat meer op kantoor te komen. Hierin ligt ook een taak voor de leidinggevende die dit met zijn werknemers bespreekbaar moet maken. De personeelsvereniging kan eventueel een grotere rol gaan spelen bij het in stand houden van het contact tussen het bedrijf en de telewerkers. • Flexibel werken geeft de werknemer meer verantwoordelijkheid en meer vrijheid. Niet iedereen heeft het in zich permanent discipline en zelfmanagement op te brengen. Bij de selectie van flexibele werkers zal hiermee rekening moeten worden gehouden. Ervaringen tot nu leren echter dat flexibel werken slechts bij weinig werknemers een gedrag van slecht functioneren ontwikkelt. • De grens tussen werken en vrije tijd vervaagt. De potentiële workaholic heeft geen fysieke barrières meer die zijn werktijd beperken. Een aantal werknemers zal mogelijk tegen grenzen in zichzelf aanlopen en vervolgens ook moeten leren grenzen aan te brengen. In de selectie van werknemers moet ook hiermee rekening worden gehouden. De Unie is van mening dat bij het invoeren van telewerken in de organisatie van tevoren ingespeeld moet worden op de mogelijke risico’s. Leidinggevenden moeten bewust worden gemaakt van de mogelijke gevaren en vooraf getraind worden in het begeleiden van telewerkers. Tevens moeten er concrete plannen gemaakt worden voor het in stand houden van zowel de zakelijke als de informele contacten.
9
3 - Invoering 3.1
Stappenplan
De aanleiding voor het invoeren van telewerken in een bedrijf of organisatie kan variëren. Wij geven u enkele voorbeelden: verhoging van de arbeidsproductiviteit; een groot aantal werknemers dat wil telewerken; een verhuizing van het kantoor; enkele werknemers werken al thuis vanwege fileproblemen; aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde voor aan te trekken personeel. Hoewel het in eerste instantie misschien eenvoudig lijkt om telewerken in te voeren, is het toch een radicale verandering van de werkwijze. Een doordachte stap-voor-stapaanpak is daarom essentieel. In een plan van aanpak dienen de volgende zaken te worden opgenomen: • Doel van telewerken Vastgelegd moet worden wat de organisatie met telewerken wil bereiken. • Haalbaarheid Inventarisatie van de problemen die kunnen ontstaan en welke oplossingen er zijn om die te overbruggen. • Selectie van functies Niet elk type werk is geschikt voor telewerken. Toch blijkt in de praktijk dat telewerken voor veel meer functies geschikt is dan bedrijven denken. In feite is ieder werk waarbij niet voortdurend face-to-face-contact met andere mensen op kantoor noodzakelijk is, geschikt om te telewerken. Van belang is ook dat er op resultaat gestuurd kan worden. • Selectie van personen Het eerste uitgangspunt daarbij is dat telewerken gebeurt op basis van vrijwilligheid. Medewerkers kunnen niet verplicht worden om te telewerken en moeten ook het recht hebben om ermee te stoppen indien ze dat wensen. Telewerken vereist van de werknemer
10
een bepaald soort initiatief en zelfstandigheid, de mogelijkheid om de benodigde contacten te onderhouden, de discipline om werk en vrije tijd goed uit elkaar te houden en een privé-situatie waardoor men thuis kan werken. Daarnaast moeten telewerkers goede timemanagers zijn, die in staat zijn uit hun totale werkpakket een selectie te maken van werkzaamheden die ze thuis kunnen doen met een inschatting van de daarvoor benodigde tijd. Ook zijn communicatieve eigenschappen essentieel. • Selectie van afdelingen De keuze van de afdeling wordt bepaald door het percentage mensen dat wil telewerken en de houding van de manager ten opzichte van telewerken. Van belang is ook dat de manager kundig is in resultaatgericht leiding geven, zijn managementstijl eventueel wil/kan aanpassen en bereid is om nieuwe dingen te proberen. • Tijdsduur Hoewel in veel literatuur twee dagen per week als het maximum wordt beschouwd, zijn er zeer goede projecten in Nederland waar werknemers veel meer dagen telewerken. De manager en de werknemer kunnen hierover het beste duidelijke afspraken maken, omdat het optimale aantal dagen zeer verschillend kan zijn. Let wel: voor de belasting dient minimaal 1 dag per week thuis gewerkt te worden, zonder dat daarbij gereisd wordt naar een arbeidsplaats die buiten de woning is gelegen. • Technische ondersteuning Afhankelijk van de functie van de telewerker dient de telewerker op de thuiswerkplek door technische voorzieningen ondersteund te worden. Hierbij moet niet alleen gedacht worden aan computerapparatuur, printer, telefoonverbinding en een fax maar ook aan toegang tot e-mail, elektronische agenda, documenten op netwerkschijven en intranet. Hierbij moeten gelijktijdig afspraken gemaakt worden over beveiliging en gebruik van apparatuur. • Bedrijfskundige ondersteuning Naast technische voorzieningen op de thuiswerkplek dient ook gedacht te worden aan bedrijfskundige ondersteuning. Er moeten (op de afdeling) afspraken gemaakt worden over het doorschakelen van telefoons, versturen en ontvangen van post. Verder brengt
11
telewerken veranderingen en afspraken met zich mee over bereikbaarheid en overleggen, bijvoorbeeld kan men iemand die telewerkt ’s avonds bellen om te overleggen en hoe worden de informele contacten in stand gehouden? Belangrijk is ook dat vooraf plannen en afspraken gemaakt worden om de informele contacten in stand te houden. Het bedrijf kan bijvoorbeeld vergaderingen verplicht stellen, (verplichte) uitjes organiseren, data afspreken om verjaardagen te vieren enzovoort. Elektronische hulpmiddelen als bulletinboards en chatboxen kunnen een rol spelen in het informele contact. Ook het uitgeven van nieuwsbrieven is een goede manier om telewerkers betrokken te houden bij de organisatie. • Kostenbegroting De kosten die gemaakt worden bij het invoeren van telewerken hebben betrekking op de volgende zaken: pc/laptop thuis, additionele telefoonkosten, aanpassing telefooncentrale, inrichting werkplek thuis, aanpassing kantooromgeving, vergoedingen aan telewerkers, verzekeringen, kosten projectbegeleiding en kosten training. • Vastleggen afspraken De Unie pleit voor het formaliseren van telewerken in een telewerkregeling in de arbeidsvoorwaarden. Hierin wordt vastgelegd wat de uitgangspunten voor telewerken zijn, bijvoorbeeld: - vrijwilligheid; - rechten en plichten van leidinggevende en werknemer; - voorzieningen die getroffen worden; - arbochecklist; - uitwerkingen wel of niet per individu vastleggen in een telewerkovereenkomst; - vergoedingen; - apparatuur en software; - ziekmeldingen; - ongevallenverzekering; - procedures helpdesk; - evaluatie van de regeling. Naast een algemene telewerkregeling in de arbeidsvoorwaarden is De Unie er ook voorstander van om per werknemer de uitwerking van de regeling vast te leggen in een telewerkovereenkomst. 12
In een overeenkomst worden de volgende afspraken vastgelegd: - aantal en welke telewerkdagen; - bereikbaarheid/aanwezigheid; - inrichting van de werkplek en andere voorzieningen; - software; - vergoedingen (telefoon, meubilair); - contactmogelijkheden en werkoverleg; - beveiliging/vertrouwelijkheid/geheimhouding; - aansprakelijkheid van werkgever en werknemer; - prestatiecontrole/huisbezoek; - duur en beëindiging van de overeenkomst. In bijlage 2 en 3 wordt een voorbeeld van een telewerkregeling en een telewerkovereenkomst gegeven. • Evaluatie Van belang is dat met enige regelmaat een evaluatie van het telewerken plaatsvindt. Vooraf dient een plan opgesteld te worden waarin vermeld staat wanneer er geëvalueerd wordt en wat het doel is van de evaluatie, waar wordt op gelet en wat zijn de criteria om het telewerken voort te zetten.
13
4 - De ondernemingsraad
Als een bedrijf telewerken wil gaan invoeren, vindt veelal afstemming met de ondernemingsraad (OR) plaats. Op basis van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) heeft de ondernemingsraad zowel adviesrecht (artikel 25) als instemmingsrecht (artikel 27). 4.1
Adviesrecht
Volgens de WOR moet de OR door de ondernemer in de gelegenheid worden gesteld advies uit te brengen over onder andere voorgenomen besluiten tot belangrijke wijziging van de werkzaamheden van de onderneming, over wijziging in de organisatie van de onderneming en over invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening. Dit is vaak van toepassing als beslissingen worden genomen rondom invoering van telewerken. Bij het vragen van advies wordt de ondernemingsraad een overzicht verstrekt van: • de beweegredenen voor het besluit; • de gevolgen die het besluit naar te verwachten valt voor de in de onderneming werkzame personen zal hebben; • de naar aanleiding daarvan voorgenomen maatregelen. Als na het advies van de ondernemingsraad een besluit wordt genomen, wordt de ondernemingsraad door de ondernemer zo spoedig mogelijk van het besluit schriftelijk in kennis gesteld. Indien het advies van de OR niet of niet helemaal is gevolgd, wordt aan de OR tevens meegedeeld waarom van het advies is afgeweken. De OR heeft ook adviesrecht over de uitvoering van het besluit. Een besluit met een experimenteel karakter is niet adviesplichtig als de gevolgen van het besluit beperkt én tijdelijk zijn (omkeerbaar), terwijl tevens vaststaat dat de eigenlijke besluitvorming pas later zal plaatsvinden. Wanneer sprake is van proefprojecten die gericht zijn op uiteindelijke realisering van een technologische voorziening, heeft de OR wel adviesrecht. Daarmee wordt voorkomen dat de OR buitenspel staat als de besluitvorming stapsgewijs plaatsvindt. 14
4.2
Instemmingsrecht
Naast adviesrecht heeft de OR bij de invoering van telewerken ook instemmingsrecht. In de WOR is bepaald dat indien de ondernemer wijzigingen wil aanbrengen op het gebied van het sociale beleid van de onderneming, de instemming van de ondernemingsraad nodig is. Deze wijzigingen dienen betrekking te hebben op: • een werktijdregeling; • een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of reïntegratiebeleid; • een regeling op het gebied van personeelsbeoordeling; • een regeling op het gebied van het werkoverleg; • het verwerken van - en de bescherming van persoonsgegevens en voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waardering van - of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van werknemers. Indien door invoering van telewerken één of meerdere van bovengenoemde regelingen wijzigt, is instemming van de OR noodzakelijk. De ondernemer dient het te nemen besluit schriftelijk aan de ondernemingsraad voor te leggen, met daarbij een overzicht van de beweegredenen voor het besluit en de gevolgen die het besluit naar verwachting heeft. 4.3
Afspraken met de OR
Naast een verdere uitwerking van de punten die in de CAO zijn opgenomen, kunnen in een regeling met de OR de volgende afspraken over telewerken worden vastgelegd: • beoordeling functies die voor telewerken in aanmerking komen; • aantal thuiswerkdagen; • werktijden; • bereikbaarheid; • ziek- en herstelmelding; • voorbereiding op telewerken (instructie, voorlichting); • contactmogelijkheden; • personeelsbeoordeling; • coaching door leidinggevende; • aanwezigheid/bereikbaarheid helpdesk; • privacy; • evaluatie van de regelingen.
15
5 - Telewerken en de belasting Zowel voor computers, meubilair en telefoonkosten is het werkgevers toegestaan onder voorwaarden een belastingvrije vergoeding te geven of producten ter beschikking te stellen aan telewerkers. NB: De bedragen en regelingen die in dit hoofdstuk genoemd worden, zijn de bedragen en regelingen zoals die golden in 2003. Voor actuele informatie over regelingen en vergoedingen wordt verwezen naar de belastingdienst (www.belastingdienst.nl). 5.1
Meubilair
Voor de inrichting (bureau, stoel, verlichting e.d.) van een goede telewerkplek in de woning van de werknemer mag de werkgever een belastingvrije vergoeding schenken of goederen ter beschikking stellen. Per vijf kalenderjaren mag maximaal g 1.815,- (incl. BTW) onbelast worden vergoed of ter beschikking gesteld. Toepassing van deze regeling is mogelijk als aan de volgende voorwaarden is voldaan: • Er is een schriftelijke, gedagtekende overeenkomst die tenminste naam en adres van de werknemer en de werkgever bevat en de dag of dagen in de week waarop de werknemer in de werkruimte thuis werkt. • De werknemer werkt tenminste eenmaal per week gedurende de gebruikelijke werktijd thuis, zonder dat ook naar een arbeidsplaats buiten de woning wordt gereisd. • In de werkruimte thuis zijn mogelijkheden aanwezig om het werk met behulp van telematica te verrichten. • De inrichting van de werkruimte voldoet aan de eisen gesteld in het Arbeidsomstandighedenbesluit (zie hoofdstuk 6). Indien een werknemer 70% of meer van zijn arbeidsinkomen in de werkruimte thuis verdient (en nog wel een werkplek op kantoor heeft) geldt een andere regeling. In dat geval mag een werkgever 20% van de huur of 20% van de huurwaarde van de woning (bij een eigen woning) verstrekken of vergoeden in verband met kosten van werkruimte thuis. In deze 20% zijn ook de energiekosten en de kosten van de inrichting begrepen.
16
Deze vergoeding is ook mogelijk indien de werknemer elders geen werkruimte heeft. In dat geval dient de werknemer minimaal 30% van zijn inkomen in de werkruimte thuis te verdienen en tevens minimaal 70% van zijn inkomen in of vanuit de werkruimte thuis. Met ingang van 2005 hanteert de belastingdienst een ander begrip voor ‘werkruimte’. Dit heeft tot gevolg dat de werkgever minder vaak een belastingvrije vergoeding voor de werkkamer zal kunnen geven. De werkkamer moet aan twee criteria voldoen om in aanmerking te kunnen komen voor een belastingvrije vergoeding van de werkgever. Allereerst moet de werkkamer als een zelfstandig gedeelte van de woning kunnen worden aangemerkt (eigen ingang, sanitair e.d.) waardoor er additionele kosten aan de werkruimte verbonden zijn. Het tweede criterium is dat de werkkamer intensief moet worden gebruikt voor de verwerving van inkomen. Om dit te meten blijft het huidige criterium bestaan. 5.2
Computers en bijbehorende apparatuur
Voor computers en bijbehorende apparatuur is een belastingvrije vergoeding of verstrekking mogelijk. Per drie kalenderjaren mag in totaal maximaal g 2.269,- (incl. BTW) belastingvrij worden vergoed. Bijbehorende apparatuur is apparatuur die bestemd is om aan de computer te worden gekoppeld om informatie uit te wisselen. Voorbeelden hiervan zijn een modem, een printer, een fax, een docking station en een digitale fotocamera. Een organizer voldoet niet aan de definitie van bijbehorende apparatuur, omdat deze vooral bedoeld is om zelfstandig te worden gebruikt. De voorwaarde voor toepassing van deze regeling is dat bij de aanschaf van een computer met bijbehorende apparatuur het zakelijke gebruik wordt getoetst. Bij de vergoeding van later los aangeschafte bijbehorende apparatuur hoeft het zakelijke gebruik niet nogmaals voor de afzonderlijke delen te worden getoetst. Dit dient wel te gebeuren als deze apparatuur geheel of gedeeltelijk zelfstandig kan worden gebruikt en niet snel kan worden aangenomen dat zij mede dient voor de uitoefening van de dienstbetrekking (bijvoorbeeld een digitale camera).
17
5.3
Telefoonkosten
Vergoedingen voor telefoonkosten en het verstrekken van (mobiele) telefoons kunnen geheel of gedeeltelijk van belasting vrijgesteld zijn. De belastingdienst heeft hiervoor verschillende regelingen. Er zijn twee regelingen die alleen gelden voor abonnementen: • Voor een telefoonabonnement van de werknemer met meer dan één nummer of aansluiting (bijvoorbeeld een ISDN-abonnement) geldt dat een bedrag van g 19,59 per maand voor eigen rekening van de werknemer komt. Alleen het bedrag daarboven kan belastingvrij worden vergoed. Voorwaarde voor deze gedeeltelijke vrijstelling is dat het zakelijke gebruik meer dan 10% van het totale gebruik is. • Het tweede en volgende telefoonabonnement kan geheel belastingvrij worden vergoed. Ook daarvoor geldt de voorwaarde dat het zakelijke gebruik meer dan 10% van het totale gebruik is. Er zijn ook twee regelingen voor abonnementen en gesprekskosten samen: • Een werkgever mag een (mobiele) telefoon ter beschikking stellen of vergoeden mits een bedrag van g 22,69 per maand bij het loon van de werknemer opgeteld wordt. Deze gedeeltelijke vrijstelling is niet van toepassing als de waarde van het privé-gebruik van de telefoon (incl. abonnement) hoger is dan g 454,- per jaar. In dat geval moet het werkelijke privé-voordeel tot het loon gerekend worden (zie voorbeeld hierna). • Een tweede of volgende (mobiele) telefoon kan belastingvrij worden vergoed of verstrekt, als de telefoon voor 90% of meer wordt gebruikt voor het werk. Voorbeeld:
Een werknemer ontvangt een vergoeding voor abonnements- en gesprekskosten van een ISDN-aansluiting. Het zakelijke gebruik is meer dan 10% van het totale gebruik. Eerst dient bepaald te worden of het privé-gebruik niet meer is dan g 454,- per jaar. Daarvoor moet de omvang van de kosten van het abonnement en de privé-gesprekskosten vastgesteld worden. Voor de abonnementskosten bij ISDN neemt de belastingdienst g 235,08 per jaar (g 19,59 per maand) in aanmerking.
18
Als de kosten van de privé-gesprekken op jaarbasis niet meer dan g 218,92 (g 454 - g 235,08) bedragen, geldt het normbedrag van g 22,69 per maand. Dit bedrag dient opgeteld te worden bij het loon. Als het privé-gebruik meer is dan g 235,08 per jaar, mag de regeling voor abonnementen en gesprekskosten niet toegepast worden. Wel kan de regeling voor abonnementen toegepast worden. In dat geval geldt een onbelaste vergoeding van de werkelijke abonnementskosten verminderd met g 19,59 per maand en mogen de werkelijke zakelijke gesprekskosten onbelast vergoed worden. De belastingdienst rekent in dit geval dus de werkelijke kosten van de privé-gesprekken en g 19,59 per maand (voor het abonnement) tot het loon.
19
6 - Arbeidsomstandigheden De werkgever is primair verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden waaronder werknemers werken. Dit betekent dat de werkgever moet zorgen voor een goede werkplek van de telewerker. In beginsel zijn alle algemene verplichtingen van de Arbowet onverkort van toepassing op telewerk. Dat geldt bijvoorbeeld voor de algemene zorg voor veilig en gezond werken, de verplichting tot het maken van een risico-inventarisatie en de verplichting tot het geven van voorlichting en onderricht. Sommige wettelijke bepalingen blijven bij telewerk buiten toepassing, omdat de werkgever daaraan niet kan voldoen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de verplichting om eerste hulp bij ongevallen te bieden en in noodsituaties de werknemers te evacueren. Voor de belastingdienst dient de inrichting van de werkruimte te voldoen aan artikel 5.15 en artikel 6.30 van de Arbowet. Dit houdt in: • Arbobesluit 5.15 De arbeidsplaats van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de arbeid zoveel mogelijk zittend op ergonomische wijze kan worden verricht. Daartoe zijn een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel ter beschikking gesteld. Indien de thuiswerker reeds uit eigen hoofde beschikt over de bedoelde voorzieningen, behoeven deze niet alsnog ter beschikking te worden gesteld. • Arbobesluit 6.30 Op de arbeidsplaats zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig. Indien de thuiswerker reeds uit eigen hoofde beschikt over de bedoelde voorziening, behoeft de thuiswerkgever deze niet alsnog ter beschikking te stellen. Bij telewerk gelden bovendien een tweetal aanvullende verplichtingen: Op grond van het ‘Besluit Thuiswerk’ moet de werkgever bepaalde gegevens beschikbaar hebben: de naam en het adres van de telewerkers, gegevens over werkzaamheden en apparatuur die daarbij gebruikt wordt. Bovendien heeft de werkgever de verplichting om voorzieningen te treffen wanneer de werkplek niet aan de gestelde 20
Arbo-eisen voldoet, of de telewerker niet over de benodigde middelen beschikt. Op grond van het ‘Besluit Beeldschermwerk’ moet de werkgever de telewerker in de gelegenheid stellen om oogonderzoek te ondergaan. In dit besluit wordt tevens een aantal specifieke eisen gesteld aan de apparatuur, het werkblad en dergelijke waarvan de telewerker gebruik maakt. De werkgever is verantwoordelijk voor het onderhoud van de apparatuur waarmee de telewerker werkt. Voor beeldschermwerkplekken in een thuissituatie gelden in principe dezelfde eisen als in een kantoorsituatie. De werkplekgebonden voorzieningen - zoals stoel, werktafel, verlichting en beeldschermapparatuur - dient ook bij telewerk te voldoen aan algemene eisen van ergonomisch ontwerp. De verplichtingen van de werkgever zijn beperkt tot deze werkplekgebonden voorzieningen en strekken zich niet uit tot de omgevingsfactoren, zoals verwarming en ventilatie. Beeldschermwerk thuis moet als dit langer dan twee uur gemiddeld per dag plaatsvindt, voldoen aan dezelfde eisen die gelden voor beeldschermwerk op kantoor. Dit betreft ook: • de afwisseling van het werk door andersoortig werk of pauzes; • het oogonderzoek en het verschaffen van oogcorrectiemiddelen; • de beeldschermapparatuur en het meubilair; • de inrichting van de beeldschermplek en de gebruikte programmatuur; • de verlichting.
Alle kosten die verbonden zijn aan de naleving van de Arbowet komen voor rekening van de werkgever en mogen niet ten laste van de werknemers worden gebracht. Werkgevers hebben het recht om de arbeidsomstandigheden van hun telewerkers thuis te controleren, maar niet zonder toestemming van de telewerker. De werkgever moet bij eventueel huisbezoek de nodige zorgvuldigheid in acht nemen. Het moet altijd vooraf worden aangekondigd en op een redelijk tijdstip plaatsvinden. De telewerker heeft recht op eerbiediging van zijn persoonlijke levenssfeer: tegen de wil van de bewoner mag de werkgever nooit de woning binnentreden.
21
7 - Telewerken als reïntegratie-instrument 7.1
Inleiding
Bij de invoering van telewerken door een organisatie ligt het accent meestal op de verbetering van de efficiency, het streven naar optimale flexibiliteit en de vermindering van kosten door bijvoorbeeld ruimtebesparing. Daarnaast kan telewerken voor arbeidsgehandicapten een instrument zijn om toch aan het werk te blijven. Vaak kunnen zij in de thuisomgeving meer activiteiten verrichten dan elders. Echter, juist voor arbeidsgehandicapten is maatwerk, in arbeidsomstandigheden en werkorganisatie, nodig. De Unie ziet het telewerken voor arbeidsgehandicapten als een extra mogelijkheid om aan het werk te blijven of om aan werk te komen, mits een gedegen analyse wordt gemaakt van de problematiek en de werksituatie en er passende maatregelen worden genomen. Indien dat niet gebeurt, is de kans groot dat telewerken als werkaanpassing geen lang leven beschoren is en tot grote teleurstelling leidt bij werkgever en werknemer. Voor een succesvolle reïntegratie is een stapsgewijze aanpak die door alle partijen als leidraad wordt gebruikt een belangrijke voorwaarde. In de praktijk blijkt dat de kosten van telewerkfaciliteiten ruimschoots opwegen tegen de kosten waarmee een werkgever te maken krijgt als een werknemer in de WAO terecht komt. Een belangrijk argument. Maar minstens zo belangrijk is dat de zieke werknemer op die manier betrokken blijft bij zijn werk en zijn collega’s. Telewerken betekent een uitbreiding van de mogelijkheden die een bedrijf heeft om het werk voor een arbeidsgehandicapte aan te passen en hem of haar in dienst te houden. Het kan bijvoorbeeld inhouden: • Het aanpassen van de inhoud van het werk: het weglaten of toevoegen van taken die thuis kunnen worden verricht. • Een andere taak die beter geschikt is om op afstand te worden verricht. • Het aanpassen van de organisatie van het werk: afspraken over werkoverleg, het in stand houden van de zakelijke en informele contacten, bereikbaarheid, het doorsturen van post en dergelijke.
22
• Het aanpassen van de werktijden: door telewerken is het mogelijk werk- en rusttijden beter af te stemmen op de belastbaarheid van de werknemer. • Een aanpassing gericht op houding en beweging: aanpassing werkplekinrichting thuis, ander beeldscherm, ergonomisch meubilair en dergelijke. 7.2
Methodiek Passend Telewerken
In opdracht van het ministerie van SZW werd in 2002 het project ’TeleReturn’ gestart waarbij werkgevers, arbeidsgehandicapten en arbodiensten ondersteund worden bij het gebruik van telewerken in het kader van arbeids(re)integratie. Binnen het project wordt gewerkt met de methodiek Passend Telewerken, die is ontwikkeld door TNO arbeid. Onderdeel van deze methodiek is een stappenplan waarbij uitgebreid geanalyseerd (en geëvalueerd) wordt of telewerken een geschikte oplossing is voor het probleem, de mogelijkheden en consequenties van telewerken worden beoordeeld, de voorbereidingen, maatregelen en doelstellingen ter realisatie van telewerken worden geformuleerd. Van belang bij deze methode is dat er een nauw samenspel vereist wordt van alle functionarissen die direct betrokken zijn bij de begeleiding van werknemers met een arbeidshandicap, zoals de leidinggevende, personeelsfunctionaris, bedrijfsarts, arbeidsdeskundige en verzekeringsarts. Om de kans op een succesvolle toepassing van telewerken als werkaanpassing met behulp van het stappenplan Passend Telewerken te maximaliseren, wordt geadviseerd de volgende uitgangspunten in acht te nemen: • De wijze waarop telewerken als werkaanpassing wordt geïmplementeerd dient aan te sluiten bij uitgangspunten, doel- en taakstellingen van het beleid van de organisatie dat is gericht op reïntegratie en het beleid dat wordt gevoerd ten aanzien van telewerken. Daarnaast dient de implementatie van telewerken aan te sluiten bij wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsongeschiktheid, reïntegratie en arbeidsomstandigheden. • Streef een methodische, systematische manier van werken na: leg de overwegingen, aanpak, realisatie en resultaten van telewerken als werkaanpassing vast, zorg voor een verdeling van verantwoordelijkheden, breng de kosten in kaart en zorg voor incorporatie van de aanpak in het P&O-beleid. 23
• Benoem een casemanager. Hij/zij neemt de coördinatie van de toepassing van het stappenplan op zich. • Telewerken is alleen succesvol als de werknemer het zelf wil en als hij/zij daarbij ondersteund wordt door de bij de preventie van ziekteverzuim of reïntegratie betrokken functionarissen (bijvoorbeeld leidinggevende, personeelsfunctionaris, bedrijfsarts, arbeidsdeskundige). De ondersteuning van functionarissen die telewerken faciliteren of realiseren (bijvoorbeeld het management, de UVI-werknemer of de ICT-deskundige) is ook onontbeerlijk. • Lichamelijke of psychische beperkingen vormen niet het vertrekpunt van de maatregelen. Het gaat erom in hoeverre iemand hier in zijn functie last van heeft. Aanpassingen als telewerken verbeteren niet de gezondheid, maar kunnen misschien belemmeringen die arbeidsgehandicapten ervaren bij de uitoefening van hun functie compenseren of verminderen. • Belangrijk is eerst de problemen van de werknemer met het werk te inventariseren en analyseren, en pas daarna oplossingen te zoeken en te handelen (‘don’t jump into conclusions’). • Betrek de werknemer vanaf het begin bij de analyse van de problemen en laat hem of haar meedenken in oplossingsrichtingen. • Schrijf telewerken als oplossing voor een (arbeidsgehandicapte) werknemer niet te snel af. In oplossingen denken is belangrijk (in plaats van in bezwaren). • Door de toepassing van Passend Telewerken loopt u het gevaar dat er slechts in één oplossingsrichting wordt gedacht. Realiseert u zich dat telewerken wellicht dé oplossing is, maar net zo goed één van de vele oplossingen kan zijn voor de problemen die een werknemer ervaart bij de uitvoering van zijn/haar werk. • Bij de realisatie van telewerken dient de werknemer als uitgangspunt te worden genomen en niet de techniek. • De werkgever draagt (mede)verantwoordelijkheid voor veiligheid, gezondheid en welzijn van de werknemer. Dit geldt ook als de arbeid in de thuissituatie wordt verricht. • Hoe groter de veranderingen zijn, des te kostbaarder en intensiever zijn de consequenties. Daarom is het raadzaam om de functie zo veel mogelijk intact te houden. • Er bestaat altijd het risico dat telewerken meer problemen veroorzaakt dan oplost. Zo is het van belang erop toe te zien dat telewerken niet leidt tot een onvolwaardige functie, die voor betrokkenen niet bevredigend is. 24
7.3
Kosten en baten
De kosten die gepaard gaan met telewerken wegen ruimschoots op tegen de kosten waarmee een werkgever te maken krijgt als een werknemer in de WAO terecht komt. Wordt een werknemer met een modaal inkomen arbeidsongeschikt, dan kost dit de werkgever zo’n g 90.000,- aan loondoorbetaling en stijging van de WAO-premie. Het ministerie van SZW schat in dat de kosten voor telewerken zo’n g 6.000,- bedragen (inrichting werkplek, computer met apparatuur, software, telefoonkosten en onkostenvergoeding). Veel van de kosten voor telewerken als reïntegratie worden bovendien vergoed door de Wet op de (re)integratie van arbeidsgehandicapten (Wet REA). Werkgevers kunnen aanspraak maken op een premiekorting van g 2.042,- wanneer de arbeidsgehandicapte werknemer in zijn eigen of een andere functie weer aan de slag kan. Vallen de kosten van reïntegratie hoger uit dan deze premiekorting, dan kan de werkgever subsidie voor de extra kosten aanvragen. Ook de extra kosten voor het inrichten van een telewerkplek, voor zover noodzakelijk door de arbeidshandicap, komen in de regel voor vergoeding in aanmerking. De herplaatsing van een arbeidsgehandicapte werknemer heeft ook een gunstige invloed op de WAO-premie die werkgevers sinds de invoering van de Wet Pemba moeten betalen. Reïntegratie verlaagt de gedifferentieerde WAO-premie. Een hergeplaatste arbeidsgehandicapte werknemer heeft geen of een lagere WAO-uitkering. Herplaatsing zorgt er daardoor direct voor dat de WAO-premie van het bedrijf omlaag gaat of niet stijgt. In bijlage 4 wordt een overzicht gegeven van de REA-instrumenten waar zowel een werkgever als een werknemer gebruik van kan maken.
25
8 - Samenvatting De Unie ziet in telewerken een instrument dat flexibilisering van de arbeid mogelijk maakt en daarmee voordelen met zich meebrengt voor werkgever én werknemer. Zo vergroot het de mogelijkheid voor werknemers om werk en privé beter te kunnen combineren. Door een betere concentratie en een efficiëntere planning van de werkzaamheden kan telewerken ook leiden tot een hogere productiviteit. Tevens levert telewerken voor werknemers een daling van de reistijd op en er kan ruimte komen voor alternatieve werktijden. Naast voordelen kan telewerken voor werknemers ook nadelen met zich meebrengen. Zo is er minder face-to-facecontact met collega’s, minder structuur, een neiging tot teveel werken en minder informeel contact. De Unie is van mening dat bij het invoeren van telewerken van te voren ingespeeld moet worden op de mogelijke risico’s. Leidinggevenden moeten vooraf getraind worden in het begeleiden van telewerkers en er moeten concrete plannen gemaakt worden en maatregelen getroffen worden voor het in stand houden van zowel de zakelijke als de informele contacten. Omdat telewerken een radicale verandering is van de werkwijze, is het verstandig een plan van aanpak te maken. In dit plan dienen de volgende zaken te worden opgenomen: doel van telewerken, haalbaarheid, selectie van functies/personen/afdelingen, tijdsduur, technische ondersteuning, bedrijfskundige ondersteuning, kostenbegroting, vastlegging van afspraken en evaluatie. De Unie is voorstander van het opstellen van een telewerkregeling in de arbeidsvoorwaarden. Hierin staan de uitgangspunten van het telewerken (vrijwilligheid, rechten en plichten van leidinggevende en werknemer, voorzieningen, vergoedingen, ziekmeldingen, verzekeringen, helpdesk, evaluatie en dergelijke). Daarnaast zou per werknemer de uitwerking van de regeling vastgelegd moeten worden in een telewerkovereenkomst. Deze bevat afspraken over: • aantal en welke telewerkdagen; • bereikbaarheid/aanwezigheid; • inrichting van de werkplek en andere voorzieningen; • software; • vergoedingen (telefoon, meubilair);
26
• • • • •
contactmogelijkheden en werkoverleg; beveiliging/vertrouwelijkheid/geheimhouding; aansprakelijkheid van werkgever en werknemer; prestatiecontrole/huisbezoek; duur en beëindiging van de overeenkomst.
Zowel voor computers, meubilair en telefoonkosten is het werkgevers toegestaan onder voorwaarden een belastingvrije vergoeding te geven of producten ter beschikking te stellen aan telewerkers. Voor de inrichting van de werkplek (bureau, stoel, verlichting) mag de werkgever een belastingvrije vergoeding schenken of goederen ter beschikking stellen van maximaal g 1.815,- per vijf kalenderjaren. Voor computers en bijbehorende apparatuur is een belastingvrije vergoeding of verstrekking mogelijk van maximaal g 2.269,- per drie kalenderjaren. Vergoedingen voor telefoonkosten en het verstrekken van (mobiele) telefoons kunnen geheel of gedeeltelijk belastingvrij zijn. De belastingdienst heeft hiervoor verschillende regelingen. De werkgever is primair verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden waaronder werknemers werken. Dit betekent dat de werkgever moet zorgen voor een goede werkplek van de telewerker. Alle kosten die verbonden zijn aan de naleving van de Arbowet komen voor rekening van de werkgever en mogen niet ten laste van de werknemers worden gebracht. Telewerken kan voor arbeidsgehandicapten een instrument zijn om toch aan het werk te blijven. Vaak kunnen zij in de thuisomgeving meer activiteiten verrichten dan daarbuiten. Echter, juist voor arbeidsgehandicapten is maatwerk, in arbeidsomstandigheden en werkorganisatie, nodig. De Unie ziet het telewerken voor arbeidsgehandicapten als een extra mogelijkheid om aan het werk te blijven of om aan werk te komen, mits een gedegen analyse wordt gemaakt van de problematiek en de werksituatie en er passende maatregelen worden genomen.
27
28
Bijlage 1 -
Meer informatie
• Stichting Nederlands TelewerkForum, Woerden: www.telewerkforum.nl • Ministerie van Verkeer en Waterstaat: www.minvenw.nl/telewerken • Universiteit Amsterdam: www.pscw.uva.nl/sociosite/telewerk/ • TNO Arbeid: www.arbeid.tno.nl • TeleReturn: www.teleturn.nl, www.nedwerk.nl/telereturn/ • KPN: www.kpn.com • Belastingdienst: www.belastingdienst.nl • Project TeleReturn: www.telereturn.nl • Methodiek Passend Telewerken: www.arbeid.tno.nl
29
Bijlage 2 -
Voorbeeld algemene regeling telewerken
Deze regeling treedt in werking op ….. (datum) en maakt deel uit van de arbeidsvoorwaarden die zijn opgenomen in …… Deze regeling heeft als doel leidinggevenden de mogelijkheid te bieden om aan werknemers, onder bepaalde voorwaarden, faciliteiten voor telewerken te verlenen, waardoor het voor hen mogelijk wordt werkzaamheden zowel op een werkplek op kantoor als thuis te verrichten. Van telewerken is sprake als de werknemer met instemming van de leidinggevende werkzaamheden structureel thuis verricht en daarvoor thuis de beschikking heeft over een verbinding met het netwerk van het kantoor van de werkgever en de noodzakelijke apparatuur en software. Ten aanzien van de arbeidsvoorwaarden geldt dat telewerkers dezelfde rechten genieten als vergelijkbare werknemers die op de kantoorlocatie van de werkgever werken. De werkbelasting en prestatienormen die voor de telewerker gelden zijn gelijkwaardig aan wat geldt voor vergelijkbare werknemers die hun werkzaamheden op de bedrijfslocatie van de werkgever verrichten. Telewerkers hebben dezelfde collectieve rechten als werknemers die op de bedrijfslocatie van de werkgever werken. Aan de communicatie met werknemersvertegenwoordigers worden geen belemmeringen in de weg gelegd. Op telewerkers zijn dezelfde voorwaarden van toepassing ten aanzien van het deelnemen aan verkiezingen voor organen die het personeel vertegenwoordigen. Telewerkers worden meegerekend bij het bepalen van de drempels voor organen waarin het personeel vertegenwoordigd is. Voorwaarden De leidinggevende bepaalt of een werknemer al dan niet telewerker kan worden. Als hij daartoe besluit, biedt hij de betreffende werknemer de mogelijkheid tot telewerken aan. Het staat de werknemer vrij dit aanbod al dan niet te accepteren.
30
Werknemers kunnen een verzoek indienen om te mogen telewerken. Werkgever kan een dergelijk verzoek gemotiveerd van de hand wijzen. Leidinggevende en werknemer bepalen in onderling overleg over het aantal en welke dagen de werknemer zal gaan telewerken. Bij telewerken blijft de formele standplaats in principe het kantooradres. De regeling telewerken geldt niet voor werknemers die slechts incidenteel, zonder vast patroon, al dan niet buiten de reguliere werktijden in en/of vanuit de privé-woning werkzaamheden verrichten. Telewerkovereenkomst Leidinggevende en werknemer leggen de voorwaarden waaronder telewerken in het individuele geval zal plaatsvinden vast in een overeenkomst. Deze overeenkomst is aanvullend op de arbeidsovereenkomst, geldt voor onbepaalde tijd en is, met inachtneming van een opzegtermijn van één kalendermaand, door beide partijen tussentijds opzegbaar. Bij beëindiging van de overeenkomst is de werknemer verplicht de beschikbaar gestelde apparatuur en meubilair te retourneren. De telewerkovereenkomst eindigt, zonder dat daarvoor opzegging vereist is, bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Faciliteiten Deze regeling biedt faciliteiten voor de inrichting van een werkplek bij de werknemer thuis, de noodzakelijke apparatuur/software en kostenvergoedingen. Indien de werknemer niet beschikt over een kantoorinrichting die voldoet aan de eisen van de Arbeidsomstandighedenwet, stelt de werkgever het benodigde meubilair (bureau, bureaustoel, verlichting) en eventueel benodigde ergonomische hulpmiddelen in bruikleen ter beschikking aan de werknemer. De leidinggevende bepaalt welke apparatuur en software de telewerker nodig heeft. De apparatuur met software wordt in bruikleen gegeven aan de werknemer. De werkgever draagt de kosten van installatie, gebruik en onderhoud hiervan. De werkgever kan apparatuur/software terughalen en/of vervangen. In geval van diefstal, beschadiging of vernietiging van deze faciliteiten zorgt de werkgever voor vervanging.
31
Kostenvergoedingen Telefoonkosten: zakelijke telefoonkosten worden door de werkgever vergoed. Vaste kostenvergoeding: netto g ….. per maand voor elke structurele telewerkdag per week (Deze vergoeding is niet onbelast, maar wordt door de werkgever gebruteerd). Aanpassing reiskostenvergoeding: afhankelijk van het aantal dagen dat een werknemer per week structureel telewerkt, zal de reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer worden aangepast. Overige bepalingen De werknemer is, evenals bij werkzaamheden die op kantoor worden verricht, verplicht tot geheimhouding van alle gegevens en aangelegenheden betreffende de werkgever, haar personeelsleden en haar relaties, die hem/haar bij de uitoefening van de functie ter kennis komen. De werknemer zal passende maatregelen nemen om die geheimhouding te waarborgen. De door de werkgever in bruikleen gegeven apparatuur en/of meubilair is door en voor rekening van de werkgever verzekerd gedurende transport en gedurende de periode dat de telewerkovereenkomst van kracht is. De werknemer dient de ter beschikking gestelde apparatuur en/of meubilair zorgvuldig te gebruiken en te behandelen. Werkgever draagt alle schade aan de door hem ter beschikking gestelde apparatuur en meubilair, tenzij deze schade is ontstaan door opzet of bewuste roekeloosheid van de werknemer of diens huisgenoten.
32
Bijlage 3 -
Voorbeeld individuele telewerkovereenkomst
Ondergetekenden: ………………………………………………………………………... (invullen: bedrijfsnaam en vestigingsplaats van de werkgever) hierna te noemen: werkgever ………………………………………………………………………… (invullen: naam, voornamen, geboortedatum, adres en woonplaats van de telewerker) hierna te noemen: werknemer verklaren - in aanvulling op de reeds bestaande arbeidsovereenkomst en aanstellingsbrief - als volgt te zijn overeengekomen:
1 Algemene Regeling Telewerken De Algemene Regeling Telewerken zoals die op het moment van het sluiten van deze overeenkomst binnen de arbeidsvoorwaarden van werkgever geldt of op een later tijdstip zal gelden, maakt deel uit van deze overeenkomst. 2 Telewerkdagen De werknemer zal met ingang van ………………… gedurende …… dagen per week in en/of vanuit de privé-woning werken. De werknemer werkt op …… …… ……… (invullen: maandag/dinsdag/woensdag/donderdag/vrijdag) in en/of vanuit de privé-woning. Voor de resterende werkdagen blijft de werknemer werkzaam op kantoor van de werkgever. De werknemer draagt zorg voor goede bereikbaarheid gedurende de periode dat hij geacht wordt thuis te werken. 3 Ziekmelding en herstelmelding Indien de werknemer op de telewerkdag ziek is, zal hij dit volgens de gebruikelijke procedure melden (voor …… uur, aan ……), en gelden de gebruikelijke controlevoorschriften. Hetzelfde geldt voor herstelmelding.
33
4 Kostenvergoeding* *Opnemen ingeval een kostenvergoeding voor gebruik van eigen voorzieningen van toepassing is. De werknemer ontvangt een vergoeding voor de vaste kosten verband houdende met het gebruik van gas, licht, water, stroomverbruik van de apparatuur en afschrijvingskosten van de vloerbedekking. Deze vergoeding bedraagt g …… netto per maand bij één telewerkdag per week. De werknemer werkt … dagen per week in en/of vanuit de privé-woning en ontvangt derhalve een kostenvergoeding van g …… per maand. Deze vergoeding is niet onbelast, maar wordt door de werkgever gebruteerd. De zakelijke telefoonkosten zijn voor rekening van de werkgever. De genoemde bedragen worden aangepast wanneer de Regeling Telewerken op dit punt wordt gewijzigd. 5 Reiskosten Indien de werknemer vanwege het telewerken minder dan vier dagen in het kantoor van de werkgever werkt, wordt de tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer naar evenredigheid aangepast. 6 Apparatuur en softwareprogramma’s De werkgever heeft de hieronder vermelde apparatuur aan de werknemer in bruikleen gegeven: - personal computer bestaande uit: systeemkast, merk , serienummer beeldscherm, merk , serienummer toetsenbord, merk , serienummer - telefoontoestel, merk , serienummer - fax, merk , serienummer - modem, merk , serienummer - printer, merk , serienummer - ……………… merk , serienummer
34
De werknemer heeft van de werkgever de volgende softwareprogramma’s in bruikleen ontvangen: (invullen: naam softwarepakket en licentie- of registratie-nummer) Het is de werknemer niet toegestaan andere dat de genoemde software op de apparatuur te installeren/te gebruiken. Bij beëindiging van deze overeenkomst is de werknemer verplicht de apparatuur en de bijgeleverde bekabeling en de softwareprogramma’s op eerste verzoek aan de werkgever terug te geven. De installatie-, gebruiks- en onderhoudskosten van de genoemde apparatuur en softwareprogramma’s komen voor rekening van de werkgever. De werkgever zal de benodigdheden voor het gebruik van deze apparatuur aan de werknemer ter beschikking stellen. 7 Meubilair* *Opnemen indien dit van toepassing is. De werkgever stelt het volgende, naar oordeel van de Arbodienst geschikte, meubilair ter beschikking: - bureau, merk - bureaustoel, merk - kast, merk Bij beëindiging van de telewerkovereenkomst is de werknemer verplicht het meubilair op eerste verzoek aan de werkgever terug te geven. Gedurende deze overeenkomst kan de werkgever het ter beschikking gestelde meubilair (laten) terughalen c.q. vervangen door ander meubilair. Wanneer de werkgever besluit hiertoe over te gaan, zal hij de werknemer hiervan tijdig schriftelijk in kennis stellen. Het is de werknemer niet toegestaan het ter beschikking gestelde meubilair te vervreemden, te belenen, te verpanden, te verhuren of aan derden in gebruik af te staan. Bij overtreding van deze bepaling is de werknemer volledig aansprakelijk voor de schade die de werkgever dientengevolge lijdt. 35
Het ter beschikking gestelde meubilair dient te worden gebruikt in de privé-woning van de werknemer. De installatie-, gebruiks- en onderhoudskosten van het ter beschikking gestelde meubilair komen voor rekening van de werkgever. 8 Toestemming betreden privé-woning De werknemer geeft de werkgever of een in opdracht van de werkgever handelende derde toestemming de privé-woning te betreden met als doel in bruikleen gegeven apparatuur, softwareprogramma’s en/of meubilair te plaatsen, te controleren, te onderhouden, te repareren, te vervangen of te vervoeren. Indien de werkgever hiervan gebruik wenst te maken, zal hierover met de werknemer overleg plaatsvinden. 9 Aansprakelijkheid De werknemer is gehouden de onder 6 en 7 genoemde apparatuur, softwareprogramma’s en/of meubilair zorgvuldig te gebruiken. Voor zover eventuele schade aan apparatuur, de softwareprogramma’s en het meubilair niet door de verzekering wordt gedekt, draagt de werkgever alle schade tenzij deze schade is ontstaan door opzet of bewuste roekeloosheid van de werknemer of diens huisgenoten. 10 Duur en beëindiging overeenkomst Deze overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd. Deze overeenkomst eindigt: a. door opzegging door de werknemer met inachtneming van een opzegtermijn van één volle kalendermaand; b. door opzegging door de werkgever met inachtneming van een opzegtermijn van één volle kalendermaand;. c. door beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Aldus in tweevoud overeengekomen te: …… (invullen: plaats), de ……invullen: datum) De werkgever:
De werknemer: 36
Bijlage 4 -
REA-instrumentaria
Hieronder wordt een overzicht gegeven van de mogelijke REA-instrumenten waar zowel een werkgever als een werknemer gebruik van kan maken. De doelgroep waar dit overzicht zich op richt: de arbeidsgehandicapte werknemer. Werkgeversmogelijkheden INSTRUMENT
VOORWAARDEN
Loondispensatie
Een (nieuwe) werknemer levert verminderde arbeidsprestatie als gevolg van ziekte of gebrek. Overname loondoor- Een nieuwe werknemer wordt opnieuw ziek binnen 5 betalingsverplichting jaar na aanvang dienstbetrekking. eerste ziektejaar door UWV No-riskpolis WAO
Bij ziekte van de nieuwe werknemer binnen zes jaar geen verhoging werkgeverslasten. Versnelde herziening Een nieuwe werknemer met een gedeeltelijke WAOWAO-uitkering uitkering en die binnen 5 jaar opnieuw uitvalt (na 4 weken) wegens een toename van dezelfde klachten. Versnelde toekenning De hernieuwde arbeidsongeschiktheid moet zijn ingeWAO-uitkering treden binnen 5 jaar na het intrekken van de vooraf(na 4 weken) gaande arbeidsongeschiktheidsuitkering, of binnen 5 jaar na het einde van de wachtperiode van 52 weken. Premiekorting WAO Bij aanname van een nieuwe werknemer of bij aanen WW arbeidsgepassing van de arbeidsplaats of werkhervatting in handicapten andere functie van de bestaande werknemer (maximaal g 2042,- p.j.). Premiekorting WAO Bij in dienst nemen of houden van een werknemer 2% oudere werkne- die 58 jaar of ouder is. mers (58 jaar of ouder) tot 65-jarige leeftijd Subsidie meerkosten De reïntegratiekosten zijn hoger dan de bedragen van de premiekortingen. Subsidie reïntegratie- De werknemer wordt gereïntegreerd door middel van activiteiten een herplaatsing bij een andere werkgever. Verlenging wachttijd Gezamenlijk verzoek van werknemer en werkgever bij WAO en loondoorbe- lopend reïntegratietraject of spoedig herstel te vertaling (voor ten wachten. hoogste 52 weken) 37
Tegemoetkoming Werknemer treedt in dienst. kosten kinderopvang (maximaal 12 maanden) Arbo-regeling Belastingplichtige ondernemers die investeren in ver(afdrachtverminde- beteringen van de arbeidsomstandigheden ringen) Eigen risico dragen ZW
Werkgevers die veelvuldig te maken hebben met flexibele werknemers en werkgevers die al eigenrisicodrager zijn voor de WAO
38
Werknemersmogelijkheden INSTRUMENT Loonsuppletie (maximaal 4 jaar)
VOORWAARDEN De werknemer die naast zijn WAO-uitkering werk aanvaardt tegen een lager loon dan zijn theoretische verdiencapaciteit. De werknemer die naast zijn WAO-uitkering een WWProefplaatsing met reïntegratie-uitkering of WBIA-uitkering ontvangt en die zes maanden op (maximaal 6 maanden) proef onbeloonde arbeid gaat verrichten. Scholing met reïnteDe persoon die naast zijn WAO-uitkering werkloos is gratie-uitkering (maxi- en geen WW- of WBIA-uitkering (meer) ontvangt als maal 2 jaar) gevolg van een noodzakelijke scholing. Tijdens scholing geen herziening of intrekking van de WAO-uitkering Na scholing uitstel herziening of intrekking van de WAO-uitkering (maximaal 1 jaar) Uitstel wettelijk verplichte herbeoordeling tijdens reïntegratieactiviteiten Uitstel WAO-schatting na aanvaarden betaalde arbeid (maximaal 3 jaar)
De persoon die een WAO-uitkering ontvangt en deelneemt aan een scholing of opleiding.
De persoon die een WAO-uitkering ontvangt en de scholing of opleiding afrondt, en nog geen passende arbeid heeft gevonden. De persoon die een WAO-uitkering ontvangt en bezig is met (reïntegratie)activiteiten die gericht zijn op werkhervatting. De persoon die een WAO-uitkering ontvangt en betaalde arbeid gaat verrichten, waarbij niet duidelijk is of hij die arbeid blijvend kan volhouden.
Herziening WAO-uitke- De persoon die een gedeeltelijke WAO-uitkering ontring naar hoger dag- vangt en die vervolgens opnieuw de hoger beloonde loon arbeid staakt als gevolg van toegenomen arbeidsongeschiktheid. Allerlei werknemersVoorzieningen die leiden tot behoud, herstel of voorzieningen (o.a. job- bevordering van de arbeidsmogelijkheden. coaching, communicatie-, vervoers- en werkplek-voorzieningen) Persoonsgebonden De werknemer die zijn werk niet meer kan hervatten reïntegratiebudget bij de eigen of een andere werkgever en buiten het (max. g 3630, -) arbeidsproces dreigt te vallen. Financiering kosten kinderopvang Garantiedagloon WAO
De arbeidsgehandicapte die wil gaan deelnemen aan scholing of opleiding, of op een proefplaats wil gaan werken. Arbeidsongeschikten van 45 jaar of ouder die het werk hervatten wordt gedurende 5 jaar het (vervolg)dagloon dat laatstelijk aan de WAO-uitkering ten grondslag lag, gegarandeerd. 39
Colofon Voor meer informatie gericht op uw specifieke situatie verwijzen wij u naar de regiokantoren van De Unie. Alle Uniekantoren zijn op werkdagen bereikbaar van 08.30 tot 17.00 uur via het centrale telefoonnummer te Culemborg.
Hoofdkantoor De Unie
Algemeen correspondentieadres
Multatulilaan 12 4103 NM Culemborg T (0345) 851 851 F (0345) 851 500 E-mail:
[email protected]
Postbus 400 4100 AK Culemborg
www.unie.nl
1000/08.04
