TAKLIMAT PENGGUNAAN MENU PENGURUSAN PROJEK (KW AMANAH)
WAN SALINA WAN SULAIMAN TIMBALAN BENDAHARI KANAN BAHAGIAN AKAUN AMANAH PEJABAT BENDAHARI 1
Taklimat merangkumi… 1. Pengenalan - Pekeliling / Arahan Amanah
- Konsep Tabung dan Kod Projek 2. Proses –proses di Sistem FAIS & Tanggungjawab 3. Semakan Baki & Laporan Kewangan Program / Aktiviti 4. Pengurusan Akaun Amanah Yang Berbaki Negatif & Tidak Aktif 2
Pengenalan – Pekeliling & Arahan Amanah
1. Punca Kuasa : Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 18 Tahun 2001spp182001.pdf 2. Pengendalian Akaun Amanah berdasarkan : Arahan Amanah / Surat Cara / Trust Deed 3
Pengenalan - Konsep Kod Tabung & Kod Projek (i) Kod Tabung
(ii) Kod Projek
CONTOH :
• 6 digit • Merujuk kepada Jabatan / Fakulti / Jawatankuasa Akaun Amanah tertentu • Contoh : 203801 (Fakulti Sains Gunaan) • 12 digit • Aktiviti / Program di bawah Kod Tabung • Contoh : 203801130001 (Seminar Sains & Teknologi)
203801
13
0001
KOD TABUNG
TAHUN
SIRI
4
Proses dan Tanggungjawab Proses
Menu FAIS
Tanggungjawab
1.Mewujudkan Kod Tabung (dibuat sekali sahaja)
G-Z-4
Ketua Bahagian Akaun Amanah Shah Alam / Cawangan / Bahagian Pengurusan Akaun & Sistem
2. Mewujudkan Kod Akaun
G-Z-1
Ketua Bahagian Akaun Amanah Shah Alam / Cawangan / Bahagian Pengurusan Akaun & Sistem
3. Mengaktifkan Kod Tabung (dibuat sekali sahaja)
K-C-1
Ketua Bahagian Akaun Amanah Shah Alam / Timbalan Bendahari Bhgn Pengurusan Akaun & Sistem
4. Mewujudkan Parameter Kod Zon Bayaran (dibuat setiap permulaan tahun baru)
K-Z-3
Ketua Bahagian Akaun Amanah Shah Alam / UKZ / Cawangan / Timbalan Bendahari Bhgn Pengurusan Akaun & Sistem 5
Proses dan Tanggungjawab Proses 5.Penyediaan Kod Projek
Menu FAIS
Tanggungjawab
a. K-1-1 (Daftar) b. K-1-3 (Cipta Vot Projek/ Sah)
PKA Penolong Bendahari / Ketua Bahagian
a. K-5-A (Pindah Projek ke Tabung) b. K-2-5 (Posting) c. K-2-3 (Agihan Tabung Ke Projek) d. K-2-5 (Posting)
PKA
6. Agihan Peruntukan ke Kod Projek - melibatkan kod tabung yang sama sahaja , sbg contoh : peruntukan diluluskan dari Kod Projek Am
PKA PKA Penolong Bendahari / Ketua
6
Proses dan Tanggungjawab Proses 7. Agihan Peruntukan ke Kod Projek - melibatkan kod tabung yang berbeza sahaja , sbg contoh : peruntukan diluluskan dari Kod Projek Am ke Tabung Tabung Amanah Pembangunan Akademik Pelajar @ TAPA
8. Penamatan Kod Projek
Menu FAIS
Tanggungjawab
a. K-5-6 Penyediaan Jernal Pelarasan Projek) b. K-5-8 (Kelulusan) c. K-5-9 (Posting)
PKA
a. K-5-1 (Daftar)
Pembantu Tadbir Kewangan / PKA
b. K-5-2 (Lulus) c. K-5-3 (Posting)
Penolong Bendahari / Ketua Bahagian
Penolong Bendahari / Ketua
7
Proses dan Tanggungjawab Proses 9. Semakan Baki Peruntukan
Menu FAIS a. K-3-M
b. K-3-K / L (Laporan Baki Tabung) c. G-D-9 (Trial Balance by Dept/Acc) d.K-6-1 (Semak Vot)
Tanggungjawab Ketua Bahagian Akaun Amanah Shah Alam / Penolong Bendahari Bhgn Akaun Amanah Shah Alam
Pembantu Tadbir Kewangan / PKA/ Penolong Bendahari / Ketua Bahagian
8
8. Projek Tamat – Agihan mengikut kelulusan JKP
Rujuk : (i) Keputusan JKP 168 (2) Agenda D 3410 – 26 Julai 2010 (ii) Keputusan JKP 177 Agenda D 3632 – 4 Mei 2012 Kadar Agihan :
9
9. Semakan Baki Peruntukan di Lejer (K-3-K) Format Laporan Baki Tabung (Menu K-3-K) Kod Tabung
Butiran
Baki Awal Siberhutang Hasil Am Hasil F.D
Fakulti Perakauna 102,794.0 201502 n 0
10,000.00
144,201.0 0
-
Jumlah Hasil
Baki Tabung
Belanja Dahuluan Simp. Jumlah Pindah Baki Boleh Tetap Belanja Peruntukan Agih
144,201.0 236,995.0 0 0 2,580.00
-
2,580.00
- 234,415.00
Sumber data diperolehi dari Menu G-D-9
*Perlu tahu sejarah pengiraan Laporan Baki Tabung…
10
9. Semakan Baki Peruntukan di Lejer (K-3-K) Walaubagaimanapun, menu K-3-K/lejer tidak mengambilkira komitmen seperti Permohonan Belian dan Pesanan Jabatan Tertangguh. Oleh itu, Baki Boleh Agih perlu ditolak dahulu dengan PB dan LO tertangguh serta aktiviti-aktiviti yang telah diluluskan, tetapi masih belum ada belanja. Buat masa ini, perlu ada pengiraan tambahan untuk dapatkan Baki Boleh Agih yang muktamad.
Jawatankuasa Penambahbaikan Sistem Pengurusan Projek dalam proses mengenalpasti kelemahan sedia ada dan akan membuat cadangan tambahbaik sistem untuk masa hadapan.
11
9. Semakan Baki Peruntukan
Penting! Perlu sentiasa menyemak baki di Lejer bagi mengelakkan tabung berbaki negatif atau terlebih belanja.
Semak baki di Menu K-3-K/L @ G-D-9 dan buat perkiraan manual untuk komitmen sedia ada 12
Pengurusan Akaun Amanah Yang Berbaki Negatif dan Tidak Aktif Akaun Amanah Yang Berbaki Negatif
*Pihak Audit Dalam telah mula melihat baki-baki negatif dan tidak aktif…
Baki negatif berlaku disebabkan… 1. Kesilapan kenaan kod semasa membuat urusniaga (contoh : Bayaran menggunakan kod tabung/kod akaun yang salah) Tindakan – Pembetulan melalui Jernal 2. Terlebih belanja disebabkan pengiraan baki tabung tidak mengambilkira komitmen (PB & LO Tertangguh serta aktiviti yang telah diluluskan tetapi belum ada belanja). Tindakan – Perlu tampung dari Akaun Amanah Am Jabatan
13
Pengurusan Akaun Amanah Yang Berbaki Negatif dan Tidak Aktif Akaun Amanah Yang Tidak Aktif Contoh Arahan Amanah Zakat… “6.0 PENUTUPAN AKAUN
6.1 Akaun ini hendaklah ditutup apabila ianya telah mencapai objektif penubuhannya atau tidak diperlukan atau tidak aktif lagi. 6.2 Baki kredit di dalam Akaun hendaklah dimasukkan ke dalam Akaun Amanah Am Universiti Teknologi MARA Negeri (melainkan terdapat terma atau syarat lain oleh penyumbang yang menghendaki ianya dikembalikan). “
: 14
Pengurusan Akaun Amanah Yang Berbaki Negatif dan Tidak Aktif Ada 2 situasi iaitu yang ada baki dan tiada baki peruntukan.
1.
Akaun Amanah Yang Tidak Aktif dan Tiada Baki Peruntukan – Buat proses penamatan projek.
2.
Akaun Amanah Yang Tidak Aktif Tetapi Ada Baki Peruntukan i. Lihat semula Arahan Amanah berkaitan, dan buat tindakan seperti yang dinyatakan. ii. Kod Akaun Amanah berbeza tetapi mempunyai fungsi yang sama. Contoh : Akaun Amanah Perkhidmatan Bas (419001 dan 801322). Tindakan – Tutup akaun amanah yang tidak diperlukan dan pindahkan baki ke akaun amanah yang aktif. 15
Sekian, Terima Kasih…
16
