LAMPIRAN A PEKELILING BENDAHARI BIL : 4 Tahun 2010 PEJABAT BENDAHARI
PEKELILING
PEJABAT BENDAHARLILING PEJABAT BENDAHARI No Rujukan
: 100-BBI(PTA.6/6)
Tarikh
: 1 Julai 2010
Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Shah Alam Pengarah Cawangan / Penyelaras Kampus UiTM Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam Ketua Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri
Yg. Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan
GARIS
PANDUAN
MENGENAI
PEROLEHAN
BEKALAN
DAN
PENGHANTARAN BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA SECARA PEMBELIAN TERUS
1.0
TUJUAN
1.1
Tujuan garis panduan ini dikeluarkan ialah untuk menerangkan peraturan serta aliran kerja yang berkaitan Pembelian Terus bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar Negara ke : (a)
Bahagian Perpustakaan / Unit Perpustakaan
(b)
Unit Pusat Sumber Fakulti / Bahagian
1
1.2
Garis panduan ini telah digubal berdasarkan kepada Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 3 Tahun 2010, bertarikh 24 Mac 2010 dan
telah mendapat kelulusan Jawatankuasa Kewangan dan
Pembangunan secara Edaran Pekeliling Bil 3 Tahun 2010 bertarikh 17 Jun 2010 untuk diterimapakai tertakluk kepada beberapa pindaan.
1.3
Semua pihak yang terlibat hendaklah memahami dan memastikan peraturan ini dipatuhi dengan memberi penekanan kepada perkaraperkara berikut:(a)
Perancangan perolehan buku cetakan dan terbitan luar negara untuk
memastikan
bekalan
tersebut
diterima
mengikut
keperluan. (b)
Mengenalpasti
tanggungjawab
Jawatankuasa
Pemilihan
Vendor Buku dan Urusetia Pelawaan Vendor Buku di dalam memastikan urusan perolehan buku cetakan dan terbitan luar negara dilaksanakan mengikut prinsip perolehan. (c)
Mengenalpasti pihak yang diberi kuasa untuk meluluskan perolehan buku cetakan dan terbitan luar negara serta had-had nilai kelulusannya.
2.0
TAKRIFAN 2.1
“Pusat Tanggungjawab (PTJ)” meliputi semua Bahagian, Fakulti, Jabatan, Pusat, Akademi dan Cawangan / Kampus UiTM
yang
menerima peruntukan perbelanjaan buku terbitan dan cetakan luar negara.
2.2
“Ketua Pusat Tanggungjawab” bermaksud ketua yang telah diberi kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat Tanggungjawab di bawah kawalannya. Bagi maksud pelaksanaan pekeliling ini, kuasa dan tanggungjawab Penolong Naib Canselor 2
Kampus Puncak Alam dan Puncak Perdana, Dekan Fakulti Perubatan / Ketua Kampus Selayang / Sungai Buloh, Pengarah INTEC adalah setaraf dengan Pengarah UiTM Cawangan.
2.3
“Perolehan” adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau
kerja-kerja
untuk
memenuhi
keperluan
universiti
bagi
menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan.
2.4
“Buku Terbitan dan Cetakan Luar Negara” adalah termasuk buku, jurnal, majalah, tesis yang diterbit dan dicetak di luar Negara.
2.5
“Pesanan Tempatan Buku” adalah dokumen rasmi pesanan dari Bahagian/Unit
Perpustakaan
mengikut
format
khas
yang
mengandungi maklumat pesanan bekalan buku / majalah / jurnal / tesis kepada pembekal.
2.6
“Katalog”
adalah semua jenis katalog yang dikemukakan oleh
vendor bagi tujuan penilaian spesifikasi bekalan / perkhidmatan / kerja bagi semua kaedah perolehan UiTM. Jenis-jenis katalog penerbit tersebut termasuklah katalog asal daripada pembekal, cetakan dari internet, fotostat, e-mel dan faks.
2.7
”Jawatankuasa Kelulusan Pembelian Buku dan Majalah / Jawatankuasa Perpustakaan” adalah jawatankuasa yang akan menilai keperluan untuk membeli bahan rujukan perpustakaan dalam dan luar negara dalam apa-apa bentuk seperti buku, jurnal, DVD/CD, pengkalan data, e-book dan sebagainya.
3.0
PEMBELIAN
TERUS
BEKALAN
DAN
PENGHANTARAN
BUKU
TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA
Pembelian Terus bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara adalah diuruskan oleh:
3
3.1
Bahagian Perpustakaan UiTM Shah Alam / Unit Perpustakaan UiTM Cawangan / Kampus Negeri masing-masing.
3.2
4.0
Pusat Sumber Fakulti/Jabatan.
HAD NILAI PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PENGHANTARAN BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA
Tiada had nilai bagi Pembelian Terus bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara.
5.0
PERATURAN PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PENGHANTARAN BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA
5.1 Semua pihak yang terlibat di dalam perolehan buku cetakan dan terbitan luar negara adalah bertanggungjawab untuk memastikan semua urusan perolehan tidak tertumpu kepada vendor tertentu sel 5.2 aras dengan prinsip-prinsip perolehan iaitu: 1
Akauntabiliti Awam
Urusan perolehan yang diamanahkan hendaklah dilaksanakan secara bertanggungjawab dengan mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan.
2
Diuruskan Telus
Secara
Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah jelas, diketahui dan difahami serta mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan.
3
Nilai Faedah Yang Terbaik
Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.
4
Saingan Terbuka
Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua pihak yang layak bersaing.
5
Adil dan Saksama
Sesuatu perolehan itu dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang ditetapkan. 4
5.2
Kajian pasaran perlu dibuat untuk
menentukan bahawa buku
terbitan dan cetakan luar negara yang hendak diperolehi adalah bersesuaian dan menguntungkan dengan mengambilkira kualiti, harga, kegunaan dan prinsip-prinsip perolehan di atas. Harga penerbit boleh dijadikan asas anggaran harga pasaran.
6.0
JAWATANKUASA PEMILIHAN VENDOR BUKU
6.1
Pelantikan Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku seperti berikut:
Bil
Pegawai Pelantik
Peringkat
1
Ketua Pustakawan
2
Pengarah UiTM Cawangan / Kampus UiTM Penyelaras UiTM Kampus Cawangan / Negeri Negeri
3
Penolong Naib Canselor Kampus Puncak Alam Puncak Alam / Puncak / Puncak Perdana Perdana
4
Pengarah INTEC
5
Dekan Fakulti Perubatan / Kampus Selayang Ketua Kampus Selayang / Sg. Sungai Buloh Buloh
6
Dekan / Ketua Jabatan
Kampus UiTM Shah Alam
Kampus INTEC /
Fakulti / Jabatan (Yang mempunyai Unit Pusat Sumber)
Struktur Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku
adalah seperti
berikut: (a)
Ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku UiTM Shah Alam -
Timbalan Ketua Pustakawan Kanan (Pengerusi)
-
Timbalan Ketua Pustakawan
-
Pustakawan Kanan
-
Pustakawan (Setiausaha) 5
(b) Ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku UiTM Cawangan / Kampus termasuk Kampus Puncak Alam / Puncak Perdana / INTEC / Selayang / Sungai Buloh: - Ketua Perpustakaan Cawangan / Kampus (Pengerusi) - Pustakawan - Pembantu Perpustakaan Tertinggi - Pembantu Perpustakaan Kanan - Pembantu Perpustakaan - Pustakawan / Pembantu Perpustakaan - (Setiausaha)
(c) Ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku
Fakulti / Jabatan
yang mempunyai Unit Pusat Sumber: - Ketua Pusat Sumber (Pengerusi) - Sekurang-kurangnya dua orang pegawai Gred 41 dan ke atas - Seorang pegawai Gred 27 dan ke atas (Setiausaha)
6.2
Keahlian Jawatankuasa Pemilihan Vendor sekurang-kurangnya tiga orang ahli.
Ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku tidak boleh menjadi pegawai atau menjadi ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi / Lembaga Perolehan yang meluluskan perolehan buku. Kuorum – tiga orang ahli tidak termasuk setiausaha.
7.0
PELANTIKAN URUSETIA PELAWAAN VENDOR BUKU
Ketua Pustakawan Shah Alam atau Ketua Bahagian / Unit Perpustakaan UiTM Cawangan / Kampus hendaklah melantik Urusetia Pelawaan Vendor Buku di kalangan pegawai Bahagian/Unit Perpustakaan Gred 17 dan ke atas.
Dekan / Ketua Jabatan hendaklah melantik Urusetia Pelawaan Vendor Buku di kalangan pegawai Fakulti / Jabatan Gred 17 dan ke atas. 6
8.0
KUASA
MELULUSKAN
PEMBELIAN
TERUS
BEKALAN
DAN
PENGHANTARAN BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA
8.1
Kuasa
untuk
meluluskan
Pembelian
Terus
bekalan
dan
penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara adalah seperti berikut:
Bil
Had Nilai Perolehan
Kuasa Melulus
( Bagi setiap Pembelian) 1
(a)Sehingga RM50,000
Timbalan
Pengarah
UiTM
Cawangan* Sehingga RM200,000 (b)
UiTM Shah Alam
Ketua Pustakawan
(c)
UiTM Cawangan / Kampus
Pengarah UiTM Cawangan /
Negeri
Penyelaras UiTM Kampus Negeri / Penolong Naib Canselor Puncak Alam / Pengarah INTEC / Dekan Fakulti Perubatan / Ketua Kampus Selayang / Sg. Buloh.
(d) Fakulti / Ketua Jabatan yang Dekan / Ketua Jabatan mempunyai Unit Pusat Sumber 2
Melebihi RM200,000 sehingga Jawatankuasa RM500,000
3
Sebut
Rasmi Kampus masing-masing
Melebihi RM500,000 sehingga Lembaga Perolehan B1 RM20 juta
4
Melebihi RM20 juta sehingga Lembaga Perolehan A RM50juta
5
Harga
Melebihi RM50 juta
Kementerian Kewangan
7
*Pengarah UiTM Cawangan melantik mana-mana Timbalan Pengarah Cawangan untuk meluluskan Pembelian Terus Buku hingga ke had RM50,000 bagi setiap pembelian.
Berikut adalah beberapa pengecualian daripada penggunaan peraturan biasa bagi Pembelian Terus buku terbitan dan cetakan luar negara:
8.1.1
Bagi setiap pembelian sehingga RM200,000, pihak yang diturunkan kuasa di dalam perenggan 8.1 juga boleh meluluskan perolehan bekalan
dan penghantaran buku
terbitan dan cetakan luar negara kepada satu vendor, setelah sebut harga diperolehi dan setelah melalui proses rundingan harga dan disyorkan oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku, daripada mana-mana vendor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101
yang
terdiri daripada badan-badan profesional, atau penerbit yang tiada agen tempatan atau merupakan agen tunggal dengan disertakan surat / sijil akuan / pengesahan dari penerbit / principal
sebagai agen tunggal bagi
sesuatu
bekalan buku terbitan dan cetakan luar negara.
8.1.2
Bagi setiap pembelian sehingga RM50,000, pihak yang diturunkan kuasa di dalam perenggan 8.1 juga boleh meluluskan perolehan bekalan
dan penghantaran buku
terbitan dan cetakan luar negara kepada satu vendor, setelah sebut harga diperolehi dan setelah melalui proses rundingan harga dan disyorkan oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku, daripada mana-mana vendor Dalam Negara / Luar Negara yang tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101
yang terdiri daripada
badan-badan profesional, atau penerbit yang tiada agen tempatan atau merupakan agen tunggal dengan disertakan surat / sijil akuan / pengesahan dari penerbit / principal
8
sebagai agen tunggal bagi sesuatu bekalan buku terbitan dan cetakan luar negara.
8.1.3 Bagi pembelian buku terbitan dan cetakan luar negara yang telah dibuat melalui pesta buku / pameran / pemilihan gudang di mana nilai setiap pembelian adalah sehingga RM200,000, pihak yang diturunkan kuasa di dalam perenggan 8.1 juga boleh meluluskan perolehan bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara kepada satu vendor, setelah sebut harga diperolehi dan setelah melalui proses rundingan harga dan disyorkan oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku, daripada mana-mana vendor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 01010.
8.1.4 Pihak yang diturunkan kuasa di dalam perenggan 8.1 juga boleh meluluskan perolehan bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara, setelah disyorkan oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku,
yang telah dibuat
pesanan secara online daripada mana-mana vendor sama ada berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101 dengan syarat bayaran hendaklah
dibuat
mengikut
peraturan
biasa
Pejabat
Bendahari atau melalui tuntutan pemulangan (pendahuluan atau bayaran dahuluan) yang tidak melebihi RM5,000. Bayaran oleh UiTM secara on line adalah tidak dibenarkan.
8.1.5 Pembelian buku terbitan dan cetakan dalam negara atau bahan bukan bercetak adalah tertakluk kepada Pekeliling Bendahari Bil 7 Tahun 2009.
8.1.6 Bagi pembelian buku rujukan oleh UiTM bagi pihak ketiga misalannya pelajar dengan menggunakan wang tajaan pelajar di mana buku akan
dimiliki pelajar, pihak yang
diturunkan kuasa di dalam perenggan 8.1 juga boleh 9
meluluskan perolehan bekalan
dan penghantaran buku
terbitan dan cetakan luar negara kepada satu vendor, setelah sebut harga diperolehi dan setelah melalui proses rundingan harga (jika diperlukan) dan disyorkan oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku,
daripada mana-
mana vendor Dalam Negara / Luar Negara yang TIDAK berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101.
8.1.7 Pembelian buku rujukan di luar negara dengan nilai pembelian sehingga RM5,000 oleh staf UiTM
semasa
berada di luar negara daripada vendor yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan adalah dikecualikan daripada peraturan di dalam pekeliling ini. Sekembalinya mengemukakan
dari resit
luar
negara,
dan
buku
staf
untuk
hendaklah pertimbangan
pengesyoran oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku dan untuk tujuan kelulusan oleh pegawai yang diberi kuasa di perenggan 8.1. Sekiranya pegawai yang diberi kuasa di perenggan 8.1 tidak meluluskan pembelian buku tersebut, bayaran pemulangan tidak akan dibuat dan buku tersebut akan menjadi hak milik peribadi staf tersebut.
Staf yang hendak ke luar negara hendaklah membuat perancangan pembelian buku serta mendapatkan kelulusan daripada pihak yang diberi kuasa sebelum membeli buku di luar negara.
8.2
Pihak yang diberi kuasa meluluskan perolehan buku
boleh
menentukan tawaran akan dibuat kepada vendor secara pakej atau untuk setiap item.
10
8.3
Dalam keadaan apa sekalipun, mana-mana pihak adalah dilarang untuk membuat pesanan / tempahan bekalan / perkhidmatan tanpa pengeluaran Pesanan Tempatan Rasmi UiTM.
8.4
Sekiranya bekalan / perkhidmatan telah diterima tanpa sebarang kelulusan perolehan atau jika tidak memenuhi mana-mana syaratsyarat pengecualian di dalam pekeliling ini, tindakan seperti berikut perlu diambil oleh staf yang telah membuat pesanan / tempahan tanpa mematuhi peraturan perolehan yang berkuatkuasa:
(a)
Jika bekalan buku telah diterima daripada vendor yang tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101, staf yang terlibat perlu mendapatkan kelulusan khas Kementerian Kewangan Malaysia dengan kadar segera.
(b)
Jika bekalan buku telah diterima daripada vendor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101, staf yang terlibat perlu mendapatkan kelulusan khas daripada pihak yang diberi kuasa mengikut nilai seperti di perenggan 8.1. dengan disertakan:-
(c)
(i)
Inbois
(ii)
Salinan senarai harga penerbit semasa.
(iii)
Pengesahan harga / diskaun adalah munasabah.
(iv)
Surat penjelasan pelanggaran peraturan perolehan.
Sekiranya bekalan buku telah diterima dan bayaran telah didahulukan oleh pemohon, syarat-syarat kelulusan di perenggan 8.4(a) dan 8.4(b) hendaklah diperolehi sebelum bayaran pemulangan dapat dibuat kepada pemohon.
(d)
Staf yang terlibat perlu mengambil pendahuluan diri mengikut nilai bekalan buku yang diterima supaya Pejabat Bendahari 11
boleh
membuat
bayaran
kepada
vendor
yang
telah
menyempurnakan penghantaran bekalan / perkhidmatan.
(e)
Jika staf yang terlibat tidak memohon atau tidak mendapat kelulusan khas daripada pihak yang dinyatakan di dalam perenggan 8.4(a) dan 8.4(b), kesemua peraturan di bawah Arahan Perbendaharaan 59 akan dilaksanakan ke atas staf tersebut.
8.5
Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku dan Urusetia Pelawaan Vendor Buku
adalah bertanggungjawab untuk memastikan
semua urusan Pembelian Terus bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara telah dilaksanakan dengan telus, saingan terbuka, adil
dan saksama serta
mendapat nilai faedah terbaik.
9.0
TATACARA PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PENGHANTARAN BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA YANG DIURUSKAN OLEH BAHAGIAN PERPUSTAKAAN UiTM SHAH ALAM /CAWANGAN-
9.1
TANGGUNGJAWAB PTJ (a)
Merancang keperluan buku.
(b)
Menyerahkan
senarai
buku
kepada
Jawatankuasa
Kelulusan Pembelian Buku dan Majalah / Jawatankuasa Eksekutif / Jawatankuasa Perpustakaan.
9.2
TANGGUNGJAWAB
JAWATANKUASA
KELULUSAN
PEMBELIAN BUKU DAN MAJALAH / JAWATANKUASA EKSEKUTIF / JAWATANKUASA PERPUSTAKAAN (a)
Menerima permohonan pembelian buku daripada PTJ (pemohon).
(b)
Menyemak keperluan buku. 12
(c)
Meluluskan permohonan pembelian buku.
(d)
Menyerahkan senarai buku yang telah diluluskan kepada Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku
9.3
TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PEMILIHAN VENDOR BUKU (a)
Mendapatkan
maklumat
keperluan
buku
daripada
Jawatankuasa Kelulusan Pembelian Buku dan Majalah / Jawatankuasa Eksekutif / Jawatankuasa Perpustakaan. (b)
Membuat kajian pasaran dari sudut
teknikal spesifikasi
(misalannya harga dan no. ISBN buku yang dipohon dengan mendapatkan maklumat daripada pelbagai sumber diantaranya daripada penyelidikan, vendor, pesta buku, perolehan yang lepas sama ada dari jabatan sendiri atau jabatan / organisasi lain atau daripada sumber-sumber lain yang boleh dipercayai. Lawatan, jika perlu
boleh
dibuat sebelum proses perolehan bermula. (c).
Menyedia, menyemak dan meluluskan anggaran harga dan spesifikasi buku yang hendak dibeli supaya urusan pelawaan dapat dibuat.
(d)
Mendapatkan senarai vendor buku terkini yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101 dan membuat pemilihan vendor buku untuk tujuan pelawaan. Rujukan dibuat di laman web Kementerian Kewangan Malaysia untuk menyemak
vendor yang
berdaftar di dalam bidang 010101. Pemilihan vendor buku adalah berdasarkan kepada kriteria berikut: (i)
Prestasi
(ii)
Pengalaman
(iii)
Vendor
hendaklah
digilirkan
supaya
tertumpu kepada satu-satu vendor. 13
tidak
Butiran terperinci asas-asas pemilihan vendor buku di atas akan ditentukan oleh Bahagian Perpustakaan (e)
Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 26 Tahun 1986, Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku UiTM tidak boleh memilih atau mengesyor mana-mana vendor dari kalangan Koperasi UiTM atau anak Syarikat UiTM kecuali dengan kelulusan khas Kementerian Kewangan Malaysia.
(f)
Menyerahkan senarai vendor dan mengarahkan Urusetia Pelawaan Vendor Buku
untuk tujuan pelawaan mengikut
nama vendor yang telah dipilih. Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku
perlu menyatakan di dalam pelawaan sama
ada mengikut tawaran diskaun tertinggi atau mengikut harga bersih buku yang terendah. Bilangan vendor yang dipelawa bergantung kepada nilai satu pembelian dan perlu dinyatakan di dalam surat arahan pelawaan kepada Urusetia Pelawaan Vendor Buku . (g)
Bilangan minimum sebut harga yang perlu diperolehi daripada
vendor
yang
berdaftar
dengan
Kementerian
Kewangan di dalam bidang 010101 adalah seperti berikut : -
Bil
Nilai Setiap Perolehan
Minimum
Buku Cetakan dan
Bilangan
Terbitan Luar Negara
Sebut
KAEDAH
Harga 1
Sehingga RM 50,000
Satu
Pembelian Terus
2
Melebihi RM50,000
Dua
kurang RM100,000 3
Melebihi RM 100,000
Terus Tiga
kurang RM 200,000 4
Melebihi RM200,000
Pembelian
Pembelian Terus
Lima
Pembelian Terus
14
(h)
Menyedia, menilai dan membuat syor teknikal dan harga penyebutharga meluluskan
kepada
perolehan
mana-mana tersebut
pihak
mengikut
yang
format
akan Jadual
Penilaian Perolehan Buku yang akan ditentukan oleh Bahagian Perpustakaan. Penilaian harga boleh dibuat secara pakej atau untuk setiap jenis item mengikut keperluan dan keputusan Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku .
Asas pemilihan vendor untuk disyorkan adalah seperti berikut: (i)
Mengikut spesifikasi.
(ii)
Diskaun tertinggi / harga munsabaha / harga terendah berdasarkan kepada harga penerbit.
(iii)
Jika diskaun atau harga sama, buat pilihan berdasarkan kirteria lain seperti tempoh serahan atau tempoh jaminan.
(iv)
Tempoh serahan minimum
(v)
Tempoh jaminan
(vi)
Pengalaman
(vii)
Prestasi pembekalan
(viii)
Keupayaan kewangan vendor
(ix)
Pusingan giliran pemilihan vendor
(x)
Perkhidmatan selepas jualan
Butiran terperinci asas-asas pemilihan vendor di atas akan ditentukan oleh Bahagian Perpustakan (i)
Mengkaji
prestasi
vendor
buku
bagi
memastikan
kewibawaan dan keupayaan vendor berkenaan daripada segi kebolehan membekal dan memberi perkhidmatan. (j)
Membuat penilaian sama ada secara: 15
(i)
Bermesyuarat
di
mana
keahlian
jawatankuasa
hendaklah tidak kurang daripada tiga (3) orang pegawai; atau (ii)
Edaran
di
kalangan
semua
Pemilihan Vendor Buku
ahli
Jawatankuasa
bagi setiap pembelian yang
tidak melebihi RM20,000. Jadual
Penilaian
hendaklah
ditandatangani
oleh
ahli
jawatankuasa mengikut syarat di perenggan ini.. (k)
Memastikan
penilaian adalah tepat serta memenuhi syarat-
syarat yang dinyatakan dalam dokumen pelawaan agar Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi atau Lembaga Perolehan atau mana-mana pihak lain dapat membuat keputusan yang tepat. (l)
Jawatankuasa
Pemilihan
Vendor
Buku
adalah
bertanggungjawab untuk berhubung dengan Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam / Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus masing-masing bagi mempastikan peruntukan mencukupi untuk menampung perbelanjaan di atas. (m) Membuat rundingan harga
ke atas tawaran vendor
berdasarkan harga terendah atau kadar diskaun tertinggi yang menguntungkan UiTM di dalam keadaan berikut: (i)
Perolehan
daripada
satu
vendor
yang
bernilai
melebihi RM50,000 atau (ii)
Jika sebut harga telah diperolehi daripada beberapa vendor
vendor,
tetapi
harga
/
diskaun
yang
ditawarkan masih tidak menguntungkan UiTM, Minit
mesyuarat
ditandatangani
rundingan
oleh
wakil
vendor
harga dan
hendaklah tidak
kurang
daripada tiga (3) ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku yang hadir.
16
Sekiranya bilangan sebut harga yang dinilai adalah kurang daripada yang telah ditetapkan di perenggan 9.3(g), arahan pelawaan semula perlu dibuat kepada Urusetia Pelawaan Vendor Buku atau meneruskan penilaian dengan justifikasi yang kukuh. (n)
Bagi perolehan bekalan buku di mana hanya 1 (satu) sebut harga sahaja diterima, Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku perlu juga mengesahkan HARGA TAWARAN ADALAH PALING MENGUNTUNGKAN / KADAR DISKAUN PALING MENGUNTUNGKAN.
(o) Menghantar dokumen berikut ke pihak yang diberi kuasa untuk meluluskan Pembelian Terus: (i)
Jadual Penilaian (hardcopy/softcopy) yang telah ditandatangani oleh ahli yang hadir.
(ii)
Pengesahan
harga
/
diskaun
munasabah
(jika
berkenaan). (iii)
Minit Rundingan Harga yang telah ditandatangani (jika berkenaan).
(iv)
Borang PB 3/80 yang mengandungi anggaran harga pembelian buku.
(v)
Dokumen asal sebut harga yang diterima daripada vendor.
(p)
Ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku
tidak boleh
menjadi ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM / Lembaga meluluskan
Perolehan
/
Pembelian
pegawai Terus
yang buku.
diberi Jika
kuasa pegawai
berkenaan merupakan ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM / Lembaga Perolehan, beliau hendaklah membuat pengisytiharan secara bertulis dan menarik diri sebagai ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM / Lembaga
Perolehan
semasa
sesi
pembentangan,
perbincangan dan membuat keputusan bagi Sebut Harga 17
Rasmi / Tender yang dinilai. (q)
Membentangkan laporan penilaian
kepada pihak yang
diberi kuasa meluluskan perolehan buku. (r)
Membuat
penilaian
semula
atau
membuat
pemilihan
semula, jika pihak yang diberi kuasa meluluskan perolehan buku tidak berpuashati / menolak syor Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku . (s)
Menyedia
dan
menghantar
laporan
pembelian
buku
kepada Kementerian Kewangan setiap 3 bulan, mengikut format yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan. (t)
Mengesahkan
penerimaan
bekalan
mengikut
spesifikasi
tawaran yang telah diluluskan oleh pihak yang diberi kuasa. (u)
Tidak boleh menerima sebarang permohonan pembelian tambahan berdasarkan kuantiti dan harga asal yang telah diluluskan terdahulu.
9.4
TANGGUNGJAWAB URUSETIA PELAWAAN VENDOR BUKU (a)
Menyediakan dokumen pelawaan buku mengikut arahan Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku
sama ada mengikut
format tawaran diskaun atau mengikut harga bersih. (b)
Menyemak
dan
memastikan
vendor
yang
Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku
dipilih
oleh
masih berdaftar
dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101. (c)
Membuat
pelawaan
penghantaran
buku
Pembelian terbitan
dan
Terus cetakan
bekalan luar
dan negara
berdasarkan senarai vendor yang dipilih oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku . (d)
Memastikan bilangan minimum sebut harga yang perlu diperolehi daripada vendor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101 adalah seperti di perenggan 9.3(g).
(e)
Menentukan
tarikh tutup pelawaan adalah 7 hari bekerja 18
bermula dari tarikh dokumen atau surat pelawaan difax / e-mail kepada vendor. (f)
Membuat pelawaan sama ada secara e mail, on-line, telefon, faks atau pos berdaftar kepada vendor buku yang diluluskan oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku .
Vendor yang
tidak menyertai dianggap tidak berminat. (g)
Menyediakan Daftar Pengedaran / Pelawaan Sebut Harga sebagai bukti pelawaan.
(h)
Membuat
pelawaan
berasingan.
kepada
Pelawaan
setiap
kepada
vendor
satu
vendor
mendapatkan lebih daripada satu sebut harga
secara untuk adalah
TIDAK DIBENARKAN. Jika perkara ini berlaku, dan Pesanan Tempatan belum diserahkan kepada vendor, Pembelian Terus bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara ini hendaklah dibatalkan dan dibuat pelawaan semula. Jika
Pesanan Tempatan
telah dikeluarkan, perkara
ini
hendaklah dilapor kepada Bendahari. (i)
Sekiranya bilangan sebut harga yang diterima adalah kurang daripada
yang
telah
ditetapkan
di
perenggan
9.3(g),
menghantar dokumen sebut harga kepada Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku untuk proses penilaian.. (j)
Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 26 Tahun 1986, Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku
UiTM
tidak boleh mempelawa mana-mana vendor dari kalangan Koperasi UiTM atau anak Syarikat UiTM kecuali dengan kelulusan khas Kementerian Kewangan Malaysia dan setelah diluluskan oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku UiTM. (k)
Format dan maklumat yang perlu disertakan di dalam dokumen pelawaan yang akan ditentukan oleh Bahagian Perpustakaan. Vendor
boleh
juga 19
menyertai
sebut
harga
dengan
menggunakan kepala surat / ’letter head’ vendor mereka dengan syarat maklumat penting seperti spesifikasi, diskaun, katalog, tempoh serahan, tempoh jaminan, negara pembuat, kuantiti, peringatan rasuah, harga seunit (Ringgit Malaysia), nombor telefon, dan fax, tandatangan dan nama pegawai vendor tersebut dimasukkan ke dalam dokumen sebut harga tersebut. (l)
PTJ tidak boleh menerima sebut harga yang dihantar oleh vendor melalui fax atau e-mail kecuali jika ia melibatkan perolehan bekalan atau perkhidmatan yang memerlukan hanya satu vendor sahaja untuk menyertai sebut harga.
(m) Menyedia
peti
tawaran
(Khas
untuk
Bahagian/Unit
Perpustakaan sahaja) sekurang-kurangnya 1 hari sebelum tarikh tutup dan menutup peti tawaran tepat jam 12.00. (n)
Ketua Urusetia Pelawaan Vendor Buku membuka sebut harga bagi setiap pelawaan secara serentak pada hari yang telah ditetapkan dan disaksikan oleh seorang pegawai dari PTJ yang sama. Tandatangan, nama
dan tarikh kedua-dua pegawai
yang membuka sebut harga mesti diturunkan di atas dokumen sebut harga. (o)
Menulis kod vendor di muka hadapan setiap dokumen sebut harga sebelum ditandatangani.
(p)
Memastikan semua maklumat berkaitan dengan sebut harga berkenaan dirahsiakan.
(q)
Menyerahkan
doklumen
tawaran
kepada
Jawatankuasa
Pemilihan Vendor Buku bagi tujuan penilaian pemilihan vendor buku dalam tempoh 3 hari bekerja. (r)
Mengeluarkan Pesanan Tempatan Buku mengikut format yang akan
ditentukan
oleh
Bahagian
Perpustakaan,
setelah
mendapat salinan surat kelulusan dari pihak yang meluluskan perolehan buku. Tiada surat tawaran dikeluarkan bagi setiap pembelian bernilai sehingga RM200,000 untuk setiap vendor. 20
(Khas untuk Bahagian/Unit Perpustakaan sahaja) (s)
Membuat susulan secara bersurat kepada vendor
ke atas
Pesanan Tempatan yang tidak dibekalkan / disempurnakan, setelah tempoh serahan tamat. (t)
Menyediakan kontrak bagi pembelian melebihi RM50,000 sehingga RM200,000. Bagi pembelian melebihi RM200,000, salinan surat kelulusan hendaklah diberi kepada Bahagian Perolehan / Pejabat Bendahari Cawangan untuk tujuan penerimaan bon pelaksanaan (Khas untuk Bahagian/Unit Perpustakaan sahaja)
9.5
TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN / UNIT PERPUSTAKAAN (PROSES BUKU) Mengemukakan dokumen berikut kepada Unit Kewangan
Zon
Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam / Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri masing-masing dalam tempoh tidak melebihi 7 hari dari tarikh terima bekalan tersebut, bagi tujuan bayaran :(a)
Borang Peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1 / 2002) yang telah ditandatangani oleh Ketua PTJ.
(b)
Inbois asal vendor.
(c)
Salinan asal
Pesanan Tempatan
Buku
yang telah
disahkan oleh vendor dan Ketua PTJ. (d)
Borang Pengesahan Penerimaan Bekalan / Perkhidmatan.
(e)
Dokumen sokongan bayaran yang lain, jika diperlukan seperti surat kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi dan sebagainya.
21
9.6
TANGGUNGJAWAB
BAHAGIAN
/
UNIT
PEROLEHAN
PEJABAT BENDAHARI (a)
Menerima semua dokumentasi untuk dibentangkan ke Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi / Lembaga Perolehan.
(b)
Menjemput pembentang hadir mesyuarat (jika diperlukan).
(c)
Mengeluarkan surat tawaran kepada vendor yang berjaya.
(d)
Menguruskan dokumen kontrak dan bon pelaksanaan, jika berkenaan.
9.7
TANGGUNGJAWAB
UNIT
BENDAHARI
SHAH
UiTM
KEWANGAN ALAM
/
ZON
PEJABAT
KETUA
PEJABAT
BENDAHARI UiTM CAWANGAN / KAMPUS (a)
Menyemak semua dokumen dengan lengkap.
(b)
Memastikan semua peraturan dalam pekeliling ini
telah
dipatuhi. (c)
Memasukkan dan meluluskan
permohonan belian dalam
FAIS. (d)
Menguruskan bayaran dalam tempoh 7 hari dari tarikh terima dokumen bayaran yang lengkap dari PTJ.
9.8
TANGGUNGJAWAB KETUA PUSTAKAWAN
/ PENGARAH UITM
CAWANGAN / PENYELARAS UITM KAMPUS NEGERI / PENOLONG NAIB CANSELOR PUNCAK ALAM / PENGARAH INTEC / DEKAN FAKULTI PERUBATAN / KETUA KAMPUS SELAYANG / SG. BULOH BAHAGIAN / UNIT PEROLEHAN PEJABAT BENDAHARI
a.
Melantik Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku.
b.
Meluluskan Pembelian Buku Terbitan dan Cetakan Luar Negara mengikut had nilai dan syarat-syarat lain di dalam pekeliling ini.
22
10.0
TATACARA PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PENGHANTARAN BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA OLEH FAKULTI / JABATAN YANG MEMPUNYAI UNIT PUSAT SUMBER -
10.1
TANGGUNGJAWAB KETUA UNIT PUSAT SUMBER i.
Merancang keperluan buku.
ii. Menyerahkan senarai buku kepada pihak yang diberi kuasa meluluskan pembelian buku peringkat Fakulti / Jabatan. iii. Menyerahkan senarai buku yang telah diluluskan kepada Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku
10.2
TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PEMILIHAN VENDOR BUKU a
Mendapatkan maklumat keperluan buku daripada Ketua Unit Pusat Sumber.
b
Tanggungjawab Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku Fakulti / Jabatan yang mempunyai Unit Pusat Sumber adalah
sama
dengan
Pemilihan Vendor Buku Shah Alam
tanggungjawab
Jawatankuasa
Bahagian Perpustakaan UiTM
/ Cawangan dan Kampus Negeri seperti di
perenggan 9.3(b) sehingga 9.3(u).
10.3
TANGGUNGJAWAB URUSETIA PELAWAAN VENDOR BUKU a
Tanggungjawab Urusetia Pelawaan Vendor Buku Fakulti / Jabatan yang mempunyai Unit Pusat Sumber adalah sama dengan
tanggungjawab
Tanggungjawab
Urusetia
Pelawaan Vendor Buku Bahagian Perpustakaan UiTM Shah Alam
/ Cawangan dan Kampus Negeri seperti di
perenggan 9.4(a) hingga 9.4(q) dan 9.4(s) b
Menghantar dokumen berikut ke Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam / Ketua Pejabat 23
Bendahari UiTM Negeri masing-masing untuk pengeluaran Pesanan Tempatan Rasmi: i
Salinan surat kelulusan
ii
Sebut harga syarikat yang berjaya
iii
Borang Peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1 / 2002) yang telah ditandatangani oleh Ketua PTJ.
iv c.
Dokumen sokongan lain lain, jika berkenaan.
Membuat susulan secara bersurat kepada vendor
ke atas
Pesanan Tempatan yang tidak dibekalkan / disempurnakan, setelah tempoh serahan tamat. d
Mengemukakan dokumen berikut kepada Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam / Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri masing-masing dalam tempoh tidak melebihi 7 hari dari tarikh terima bekalan tersebut, bagi tujuan bayaran :i
Inbois asal vendor.
ii
Salinan asal Pesanan Tempatan Buku yang telah disahkan oleh vendor dan Ketua PTJ.
iii
Borang
Pengesahan
Penerimaan
Bekalan
Perkhidmatan. iv
10.4
Dokumen sokongan bayaran yang lain, jika diperlukan
TANGGUNGJAWAB
BAHAGIAN
/
UNIT
PEROLEHAN
PEJABAT BENDAHARI I
Menerima semua dokumentasi untuk dibentangkan ke Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi / Lembaga Perolehan.
ii
Menjemput pembentang hadir mesyuarat (jika diperlukan).
iii
Mengeluarkan surat tawaran kepada vendor yang berjaya.
24
/
iv
Menguruskan dokumen kontrak dan bon pelaksanaan, jika berkenaan.
10.5
TANGGUNGJAWAB
UNIT
BENDAHARI
SHAH
UiTM
KEWANGAN ALAM
/
ZON
PEJABAT
KETUA
PEJABAT
BENDAHARI UiTM CAWANGAN / KAMPUS
i
Menyemak semua dokumen dengan lengkap dan mengikut peraturan
ii
Memastikan semua peraturan dalam pekeliling ini
telah
dipatuhi. iii
Mengeluarkan Pesanan Tempatan Rasmi dan menghantar kepada vendor
iv
Menguruskan bayaran dalam tempoh 7 hari dari tarikh terima dokumen bayaran yang lengkap dari PTJ
v
10.6
Menyusul Pesanan Tempatan Tertangguh.
TANGGUNGJAWAB
DEKAN
/
KETUA
JABATAN
YANG
MEMPUNYAI UNIT PUSAT SUMBER
i
Melantik Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku.
ii
Meluluskan Pembelian Buku Terbitan dan Cetakan Luar Negara mengikut had nilai dan syarat-syarat lain di dalam pekeliling ini.
11.0
TANGGUNGJAWAB KHAS KETUA PUSTAKAWAN UiTM
Mengeluarkan garis panduan dan format yang lebih terperinci untuk memastikan keseragaman di dalam pelaksanaan dasar dan peraturan perolehan buku terbitan dan cetakan luar negara yang telah digarsikan di dalam pekeliling ini. Misalannya garispanduan penentuan sama ada untuk mempelawa sebut harga berdasarkan diskaun tertinggi atau harga bersih 25
buku terendah, garispanduan penentuan polisi / kaedah giliran pelawaan / asas pemilihan / penawaran vendor buku, garispanduan format / had kuasa kelulusan Pesanan Tempatan Buku yang selaras untuk kegunaan Bahagian Perpustakan di seluruh UiTM, garispanduan penilaian vendor, format surat kelulusan di bawah RM200,000 dan sebagainya.
12.0
PEMAKAIAN DAN TARIKH KUAT KUASA Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA bagi semua Kumpulanwang, berkuatkuasa mulai 24 Mac 2010 dan hendaklah dibaca bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain yang berkaitan, yang masih berkuatkuasa.
Yang benar,
SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA
s.k
1.
Naib Canselor
2.
Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)
3.
Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)
4.
Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)
5.
Timbalan Naib. Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) 26