PEKELILING BENDAHARI BIL : 07/2006 PEJABAT BENDAHARI No. Rujukan Fail Tarikh Kuatkuasa
: 100-BBI(PTA 6/6) : 1 OGOS 2006
Ketua Bahagian/Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam Ketua Pejabat Bendahari UiTM Kampus Cawangan
Tuan / Puan ,
GARIS PANDUAN TINDAKAN PENCEGAHAN
1.0
TUJUAN Pekeliling ini dikeluarkan untuk :
1.1
Menyediakan
garis
panduan
dalam
melaksanakan
tindakan
pencegahan ke atas sebarang kepincangan yang boleh berlaku ke atas Sistem Pengurusan Kualiti PBUiTM supaya masalah yang sama tidak berulang dan juga memastikan peralatan dan sistem maklumat
berkomputer
utama
PBUiTM
yang
dikenalpasti,
dikendali, disimpan dengan selamat, teratur dan dalam keadaan baik serta dapat beroperasi semula selepas mengalami bencana.
2.0
LATAR BELAKANG 2.1
Proses
penyampaian
perkhidmatan
kewangan
hendaklah
dipastikan supaya sentiasa berterusan dan memenuhi kehendak pelanggan tanpa sebarang kepincangan.
2.2
Tindakan pencegahan hendaklah dilaksanakan bagi mencegah berlakunya sesuatu kepincangan, kecacatan atau kemerosotan kualiti perkhidmatan atau berlakunya perkhidmatan yang tidak memenuhi spesifikasi.
3.0
PELAKSANAAN 3.1
Pelaksanaan tindakan pencegahan yang perlu diambil adalah seperti di Lampiran 1.
4.0
PEMBATALAN PEKELILING TERDAHULU Dengan berkuatkuasanya pekeliling ini , maka Pekeliling Bendahari Bil 4/2002, Pekeliling Bendahari Bil 7/2004 dan Pekeliling Bendahari Bil 10/2005 adalah dibatalkan.
5.0
KUATKUASA Peraturan ini berkuatkuasa mulai 1 Ogos 2006.
Yang benar
SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA
LAMPIRAN 1 TINDAKAN PENCEGAHAN
Bidang Pengurusan BAYARAN
Aspek Risiko
Kaedah Tindakan Pencegahan
Kehilangan , penipuan
Peraturan keselamatan penyimpanan
dan pengklonan ke
cek/surat arahan bayaran.
atas cek.
(i) Simpan selamat di dalam peti
Tanggungjawab
Semua staf
Arahan Perbendaharaan Para 116
besi/kabinet kalis api berkunci. (ii) Daftar pemegang kunci peti besi/ kabinet kalis api. (iii) Pegawai berlainan yang bertanggungjawab ke atas simpanan kunci peti besi. (iv) Semua lebihan cek yang
tidak
digunakan dikembalikan kepada pihak bank dengan serta merta. (v) Senarai cek yang telah dikeluarkan dihantar kepada bank pada keesokan harinya. (vi) Bayaran yang berjumlah RM 50,000 atau lebih kepada syarikat atau orang perseorangan
Rujukan
Kewangan Korporat
Bidang Pengurusan
Aspek Risiko
Kaedah Tindakan Pencegahan
Tanggungjawab
Rujukan
hendaklah dibuat melalui pemindahan wang ke akaun syarikat atau individu berkenaan sahaja.
Penyerahan cek
(i) Cek-cek yang melebihi RM 1,000
Pekeliling
akan dibankkan oleh staf UiTM
Bendahari
dan bukan wakil syarikat
4/2002
(ii) Cek-cek yang nilainya melebihi RM 1,000 tidak akan dibuka palangnya. Sebaliknya penama pada cek hendaklah memasukkannya kedalam akaun bank. Pihak bank juga tidak akan melunaskan cek tunai yang nilainya melebihi RM 1,000. (iii) Semua cek hendaklah diserahkan melalui pos atau di bank-in terus ke dalam akaun penama. (iv) Penyerahan melalui kaunter hanya boleh dilakukan dengan
Bidang Pengurusan
Aspek Risiko
Kaedah Tindakan Pencegahan
Tanggungjawab
kebenaran KB/KZ/KKZ. Pembekal /Wakil mesti membawa pengenalan diri/syarikat yang sah. Salinan pengenalan diri /syarikat difailkan. (v) Pembukaan cek berpalang boleh dilakukan dengan kebenaran KB/KZ /KKZ dan hendaklah direkodkan di dalam Buku Daftar Cek Yang Dibuka Palang. PEROLEHAN
Penyelewengan dan
Peraturan penyerahan pesanan
BEKALAN DAN
Kecuaian.
Jabatan/pesanan kerja:
PERKHIDMATAN
(i) Semua pesanan jabatan /kerja diserahkan melalui pos sahaja ; (ii) Penyerahan melalui kaunter hanya boleh dilakukan dengan kebenaran KB/KZ/KKZ. Pembekal /Wakil mesti membawa pengenalan diri/syarikat yang sah. Salinan pengenalan diri/syarikat
Semua staf
Rujukan
Bidang Pengurusan
Aspek Risiko
Kaedah Tindakan Pencegahan
Tanggungjawab
dibuat salinan dan difailkan. (iii) Pertukaran staf dilakukan setiap lima (5) tahun sekali. (iv) Mengadakan kursus yang berkaitan kepada staf yang mengendalikan proses. Contoh : Kursus Integriti
PENERIMAAN
Kehilangan wang
Peraturan keselamatan peti
pungutan.
besi : (i) Daftar pemegang kunci
Pengurusan penyimpanan wang kutipan.
peti besi /kabinet kalis api. (ii) Pegawai berlainan yang bertanggungjawab ke atas simpanan kunci peti besi. (iii) Pemungut dan pegawai yang memasukkan wang ke bank mestilah mendapat kebenaran bertulis daripada Bendahari. (iv) Pegawai pemungut dan pegawai yang memasukkan wang ke bank
Semua staf
Rujukan
Bidang Pengurusan
Aspek Risiko
Kaedah Tindakan Pencegahan
Tanggungjawab
Rujukan
mestilah daripada staf yang berlainan. (v) Semua pungutan hendaklah dimasukkan ke dalam bank pada hari yang sama atau selewat- lewatnya pada hari kerja berikutnya. (vi) Daftar pemungut wang yang diberi kebenaran hendaklah diselenggara.
PENGURUSAN
Kebakaran , kecurian
STOK
dan kehilangan rekod
(i) Penyimpanan barang- barang bergantung kepada jenis. (ii) Tindanan barang-barang tidak terlalu tinggi bagi memudahkan pengeluaran mengikut sistem masuk- dahulu-keluar-dahulu dan untuk kesenangan penyemakan stok (iii) Barang-barang yang berharga dan menarik hendaklah disimpan di dalam almari atau tempat berkunci.
KB/KZ/KKZ
Tatacara Pengurusan Stor Para 125 hingga Para 186
Bidang Pengurusan
Aspek Risiko
Kaedah Tindakan Pencegahan
Tanggungjawab
Rujukan
(iv) Barang-barang berat diletakkan di tempat paling bawah. (v) Barang-barang yang mudah terbakar hendaklah disimpan di bangunan yang berasingan lengkap dengan alat pencegah kebakaran. PENDAHULUAN
Penyalahgunaan
DAN PELARASAN
wang pendahuluan
(i) Tuntutan perjalanan dikemukakan
KB/KZ/KKZ
sebelum atau pada 10hb bulan
Perbedaharaan
berikutnya.
Para 100 (a)
(ii) Pendahuluan pelbagai diselaraskan dalam tempoh dua bulan dari tarikh cek dikeluarkan.
PENGURUSAN DOKUMEN
Kebocoran maklumat
Arahan
(i) Penyimpanan dokumen di
tempat
selamat dan berkunci. (ii) Pegawai tertentu sahaja yang dibenarkan akses kepada Dokumen Terperingkat.
KB/KZ/KKZ
Bidang Pengurusan
Aspek Risiko
PANJAR WANG
Kehilangan /
RUNCIT
Penyalahgunaan wang panjar
Kaedah Tindakan Pencegahan
(i) Cek di buat atas nama jawatan
Tanggungjawab
KB/KZ/KKZ
Rujukan
Pekeliling Bendahari Bil
pemegang panjar yang berkenaan.
10/2005
(ii) Pegawai yang dilantik secara rasmi oleh Bendahari sahaja yang dibenarkan menunaikan cek.
(iii) Pegawai yang dibenarkan menunaikan cek hendaklah dari kategori C keatas dan bukan pegawai yang mengendalikan panjar. Pekeliling
(iv) Pemeriksaan mengejut keatas
Bendahari
panjar dibuat dua kali setahun.
Bil 7/2004 FAIS
Penyalahgunaan ID
Peraturan Akses sistem
pengguna dan Kata
kewangan FAIS.
laluan pegawai
(i) Pengguna yang bercuti boleh membuat transaksi kewangan dengan syarat pegawai tersebut
Unit Sistem
Bidang Pengurusan
Aspek Risiko
Kaedah Tindakan Pencegahan
Tanggungjawab
mengetip kad perakam waktu ;
(ii) Pengguna mesti keluar (logout) dari sistem setiap kali keluar dari pejabat. Pengguna tanpa izin dan penyalahgunaan menu
(i) Adakan daftar pengguna dan
Unit Sistem
menu FAIS. (ii) Pengemaskinian daftar pengguna dan menu FAIS mengikut keperluan dan kebenaran. (iii) Auditan keatas daftar pengguna dan menu FAIS
Kehilangan data dalam FAIS
(i) Data FAIS di buat ‘backup’ setiap
Audit Dalam ISO
Unit Komputer FAIS
hari. (ii) PYB menyimpan rekod pelaksanaan backup FAIS.
Kelancaran FAIS
(i) Sistem FAIS diselenggara sekurang-kurangnya setiap 3
Unit Komputer FAIS
Rujukan
Bidang Pengurusan
Aspek Risiko
Kaedah Tindakan Pencegahan
Tanggungjawab
bulan sekali. PENGURUSAN
Tekanan perasaan
Prihatin terhadap perubahan sikap
SUMBER
dan tingkah laku staf bawahan.
MANUSIA
Rujuk kepada Bahagian Perkhidmatan Psikologi, Pejabat Pendaftar.
KB/KZ/KKZ
Rujukan
