Sumasni Sulaiman. Bahagian Pengurusan Perolehan Pejabat Bendahari

Sumasni Sulaiman. Bahagian Pengurusan Perolehan Pejabat Bendahari PENGURUSAN PEROLEHAN UiTM UiTM Shah Alam

1

TEMPOH SAH LAKU SEBUT HARGA / TENDER •

Tempoh sah laku SEBUT HARGA hendaklah TIDAK MELEBIHI 90 HARI DARI TARIKH TUTUP SEBUT HARGA bergantung kepada kompleksiti sebut harga yang dilaksanakan. Tempoh sah laku tawaran sebut harga tidak boleh dilanjutkan. Jika tempoh sah laku tawaran telah tamat atau keputusan tidak dibuat dalam tempoh sah laku tawaran, sebut harga hendaklah dipelawa semula.

•

Tempoh sah laku TENDER yang MINIMUM ADALAH SEMBILAN PULUH (90) HARI, yang dikira dari tarikh tender ditutup.

•

Pengerusi Lembaga Perolehan diberi kuasa untuk melanjutkan tempoh sah laku tender. Agensi hendaklah memastikan pelanjutan tempoh tersebut dibuat sebelum tarikh tempoh sah laku asal tamat.

PENGURUSAN PEROLEHAN UITM

2

PROSES ANALISA TENDER / SEBUT HARGA RASMI

•

Proses analisa sebut harga / tender adalah proses di mana tawaran penyebut harga / penender dikaji dan dinilai sebelum syor dibuat kepada Jawatankuasa Sebut Harga / tender. Sebut harga / tender yang paling menguntungkan Kerajaan hendaklah disyorkan.

•

Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah membuat penilaian berasaskan kepada spesifikasi perolehan dalam dokumen sebut harga / tender. Penilaian hendaklah dibuat berdasarkan dokumen-dokumen yang dikemukakan, pernyataan pematuhan (statement of compliance) dan/atau penilaian fizikal.

•

Jawatankuasa Penilaian Harga hendaklah membuat penilaian sebut harga / tender dengan mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan penyebut harga dan sebagainya. Perbandingan antara satu tawaran penyebut harga dengan tawaran penyebut harga yang lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama (equal footing).


3

JAWATANKUASA TEKNIKAL DAN JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA

PENUBUHAN& PELANTIKAN / PENAMATAN AHLI

• Naib Canselor boleh menubuhkan serta melantik dan menamatkan ahli Jawatankuasa Penilaian Harga dan Jawatankuasa Teknikal bagi UiTM Shah Alam dan kampus-kampus di dalam Negeri Selangor • Rektor boleh menubuhkan serta melantik dan menamatkan ahli Jawatankuasa Penilaian Harga dan Jawatankuasa Teknikal bagi UiTM Cawangan dan kampus negeri. - Satu salinan surat pelantikan diberi kepada Bahagian Pengurusan Perolehan UiTM Shah Alam.

PENGURUSAN PEROLEHAN UiTM

4

JAWATANKUASA TEKNIKAL DAN JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA

JAWATANKUASA TEKNIKAL • tidak kurang 3 orang; orang Pengerusi dan orang ahli.

1 2

• tidak kurang 2 orang ; 1 orang Pengerusi dan 1 orang ahli.

• Terdiri dari pegawai mahir, berpengalaman dan berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan tersebut.

• Mesti bermesyuarat. Edaran tidak dibenarkan.

• Mesti bermesyuarat. Edaran tidak dibenarkan.

• Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli J/K.

JAWATANKUASA PENILAIAN KERJA • tidak kurang 3 orang, 1 orang Pengerusi dan 2 orang ahli. Salah seorang AJK hendaklah seorang pegawai teknikal. • Mesti bermesyuarat. Edaran tidak dibenarkan. • Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli J/K.

• Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli J/K.


5

PROSES PENYEDIAAN PENILAIAN TEKNIKAL


6

PROSES PENYEDIAAN PENILAIAN TEKNIKAL •

Jawatankuasa Penilaian Teknikal bertanggungjawab untuk :  memastikan penilaian teknikal dan syor yang dibuat adalah tepat serta memenuhi spesifikasi dan syarat yang dinyatakan dalam dokumen sebut harga / tender.  Menyemak dan memastikan pematuhan tawaran syarikat kepada spesifikasi dokumen dengan membuat perbandingan di antara spesifikasi UiTM, tawaran petender / penyebut harga , dan katalog/contoh/gambar (mana yg berkenaan)yang disertakan.  Menyemak semua maklumat yang dikemukakan di dalam dokumen dan menyediakan Jadual Penilaian Teknikal terperinci bagi setiap tawaran yang dinyatakan oleh vendor.  Menyediakan kedua-dua penilaian teknikal dan penilaian harga bagi perolehan Sebut Harga Rasmi / Tender di mana dokumen teknikal dan dokumen harga tidak diasingkan. (Analisa disatukan)


7

PROSES PENYEDIAAN PENILAIAN TEKNIKAL - Penggunaan Kod Analisa Teknikal


8


Kod ‘0 atau 1’

0 = TIDAK mengikut spesifikasi 1 = Mengikut Spesifikasi

Hasil perbandingan di antara spesifikasi UiTM, pematuhan tawaran petender / penyebut harga , dan katalog/contoh/gambar (mana yg berkenaan) yang disertakan. Kod ‘1’ boleh diberi hanya jika tawaran memenuhi KESEMUA spesifikasi UiTM. [semua kriteria spesifikasi dalam laporan analisa terperinci dicatat (√) ]

Kod ‘2 atau 3’

2 = katalog disertakan 3 = katalog TIDAK disertakan Perlu dicatat sekiranya dokumen tender / sebut harga mensyaratkan katalog perlu dikemukakan bersama tawaran syarikat. Kod 0, 3 , jika vendor gagal menyertakan katalog (jika disyaratkan wajib) kerana menyebabkan penilaian / perbandingan pematuhan tawaran tidak boleh dibuat.


Kod ‘4’

Katalog BERBEZA dari tawaran

Jawatankuasa tidak dapat menyemak pematuhan spesifikasi tawaran disebabkan maklumat Jenama / model / gambar / butiran spesifikasi atau lain-lain maklumat barang dalam katalog didapati berbeza dari tawaran dalam dokumen. Kod 0, 4 kerana penilaian / perbandingan pematuhan tawaran tidak boleh dibuat

Kod ‘5’

Katalog TIDAK LENGKAP

Jawatankuasa tidak dapat menyemak pematuhan spesifikasi tawaran disebabkan maklumat barang dalam katalog tidak mencukupi untuk Jawatankuasa membuat penilaian Kod 0, 5 kerana penilaian / perbandingan pematuhan tawaran tidak boleh dibuat


Kod ‘6’

TIADA tawaran Teknikal

Catatan kod 6 digunakan jika syarikat tidak membuat tawaran bagi item yang berkenaan. Kod 0, 6

Kod ‘7’

Kualiti DIRAGUI

Kod 7 boleh digunakan sekiranya Jawatankuasa meragui kualiti item yang ditawarkan atas alasanalasan yang munasabah. Contoh ; Maklumat negara pembuat yang berbeza dari negara prinsipal sesuatu jenama, Harga terlalu rendah Asas / alasan perlu dicatatkan dalam minit mesyuarat.

PROSES PENYEDIAAN PENILAIAN TEKNIKAL - Penggunaan Kod Analisa Teknikal Kod ‘8 atau 9’

8 = Contoh disertakan 9 = contoh TIDAK disertakan

Perlu dicatat sekiranya dokumen tender / sebut harga mensyaratkan contoh perlu dikemukakan bersama tawaran syarikat. Kod 0, 9, jika vendor gagal menyertakan contoh (jika disyaratkan wajib) kerana menyebabkan penilaian / perbandingan pematuhan tawaran tidak boleh dibuat.

Kod ‘10’

Ada nama syarikat

Bagi analisa yang dibuat berasingan, ahli jawatankuasa teknikal tidak boleh mengetahui nama petender. Oleh itu, dokumen tawaran teknikal yang terdapat nama syarikat tidak layak disyorkan Kod 0, 10 .

PROSES PENYEDIAAN PENILAIAN TEKNIKAL - Penggunaan Kod Analisa Teknikal Kod ‘23 atau 23 = Tempoh serahan 24’

TERLALU LAMA 24 = Tempoh serahan TIDAK DICATAT

Perlu dicatat sekiranya tempoh serahan tidak dicatat atau tempoh serahan ditawarkan terlalu lama dan tidak boleh diterima oleh JK Teknikal

Kod ‘22’

Kod ‘25’

Tempoh serahan minima

Tempoh jaminan TIDAK DICATAT


Kod ‘11’

Dicatat untuk syarikat setelah JK Teknikal berpuas hati bahawa tawaran teknikal memenuhi kesemua spesifikasi dan syarat tender / sebut harga. DISYORKAN OLEH JAWATANKUASA TEKNIKAL

JK Teknikal boleh mengesyor lebih dari satu (1) petender/ penyebut harga.yang layak dan memenuhi syarat. Hasil dari kombinasi kod 1 dan 2 @ 8 @ 22 (mana yang berkenaan)

PROSES PENYEDIAAN PENILAIAN TEKNIKAL •

Tempoh masa untuk menyiap dan menghantar Laporan Analisa: Sebut Harga Rasmi – 14 hari  Tender – 30 hari

•

Kod Analisa 0 (Tidak Mengikut Spesifikasi) atau 1 (Mengikut spesifikasi) adalah WAJIB dicatat dalam ruang catatan bagi setiap tawaran vendor yang dianalisa

•

Dokumen perlu dikemukakan: Lap. Penilaian / Minit Mesyuarat

Jadual Ringkasan Analisa Jadual Analisa Terperinci Integriti Pact


15

PROSES PENYEDIAAN PENILAIAN HARGA


16

PROSES PENYEDIAAN PENILAIAN HARGA •

Jawatankuasa Penilaian Harga bertanggungjawab untuk memastikan penilaian harga dan syor yang dibuat adalah tepat serta memenuhi syarat yang dinyatakan dalam dokumen sebut harga / tender.

•

Mesti bermesyuarat. Edaran tidak dibenarkan.

•

Menyemak dan memastikan semua dokumen Sebut Harga Rasmi / Tender yang diterima adalah lengkap.

•

Menyemak semua maklumat yang dikemukakan di dalam dokumen dan menyediakan Jadual Penilaian Harga terperinci bagi setiap tawaran yang dinyatakan oleh vendor yang menyertai Sebut Harga Rasmi / Tender mengikut setiap jenis item dan secara berpakej.


17

PROSES PENYEDIAAN PENILAIAN HARGA - Penggunaan Kod Analisa Harga


18

PROSES PENYEDIAAN PENILAIAN HARGA - Penggunaan Kod Analisa Harga Kod 12

Contoh : Borang penilaian prestasi syarikat

Prestasi pembekalan syarikat memuaskan

Jika pernah ada rekod / pengalaman perolehan lepas dari syarikat petender / penyebut harga yang disempurnakan dengan baik.

Kod 13

Prestasi pembekalan syarikat TIDAK memuaskan Perlu ada, rekod prestasi yang tidak memuaskan dari pengalaman perolehan yang lepas. Laporan perlu dikemukakan ke Unit Pemantauan & Penguatkuasaan BPP, UiTM Shah Alam. Syarikat telah dimaklumkan secara bertulis.


19


Mempunyai pengalaman berkaitan Petender / penyebut harga menyenaraikan pengalaman bekalan / perkhidmatan / kerja yang lepas dengan agensi lain. Mesti disertakan dengan bukti seperti salinan Surat Setuju Terima atau pesanan jabatan.

Kod 15

TIDAK mempunyai pengalaman berkaitan Petender / penyebut harga TIDAK menyenaraikan pengalaman bekalan / perkhidmatan / kerja yang lepas dengan agensi lain. ATAU senarai pengalaman TIDAK disertakan dengan bukti seperti salinan Surat Setuju Terima atau pesanan jabatan. *boleh dipertimbangkan, bergantung kepada jenis barang / perkhidmatan


20


Kod 16

TIADA maklumat kewangan

- Petender tidak menyertakan Salinan Penyata Bank / Surat Kemudahan Kewangan - Penyata Bank disertakan, tetapi maklumat bakinya ditutup


21


Kod Lampiran 3(a) lengkap diisi

18 & 19

Petender / Penyebut harga melengkapkan Lampiran 3(a) dengan maklumat tawaran harga terperinci.


Lampiran 3(a) TIDAK LENGKAP diisi / TIDAK diisi

Lampiran 3(a) tidak diisi ATAU tidak diisi dengan lengkap maklumat tawaran harga terperinci.

22

PROSES PENYEDIAAN PENILAIAN HARGA - Penggunaan Kod Analisa Harga Kod

Kod

20

21

Keupayaan Kewangan Memuaskan Keupayaan mudah tunai petender mencapai *peratusan minimum keupayaan kewangan yang ditetapkan.

Keupayaan Kewangan Tidak Memuaskan

Keupayaan mudah tunai petender TIDAK mencapai *peratusan minimum keupayaan kewangan yang ditetapkan.

Rujuk; Jadual Kadar Peratusan Minimum Keupayaan Kewangan


23

Kadar peratusan minimum keupayaan kewangan yang boleh dipertimbangkan oleh Lembaga Perolehan / Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi KAEDAH PEROLEHAN

Tender

JENIS PEROLEHAN

KADAR PENILAIAN KEWANGAN

ASAS PENILAIAN KEWANGAN

Bekalan

3%

Tawaran setiap jenis item

Perkhidmatan Am / Kerja / Perkhidmatan Fasiliti

3%

Tawaran keseluruhan

Bekalan

1.5%

Tawaran setiap jenis item

1.5%

Tawaran keseluruhan

Sebut Perkhidmatan Harga Rasmi Am / Kerja / Perkhidmatan Fasiliti


Modal minimum hendaklah dalam bentuk aset mudah cair iaitu campuran nilai positif purata baki akhir bulan dalam penyata bulanan bank bagi tiga (3) bulan terakhir termasuk : deposit tetap, baki nilai kemudahan kredit nilai kemudahan kredit tambahan yang layak/akan diperolehi oleh penyebut harga daripada bank atau institusi kewangan.

24


26

Kod Harga berpatutan dalam julat ± 20%

Harga tawaran syarikat di dalam julat ± 20% daripada Harga Anggaran Jabatan, munasabah untuk diterima.

27

Harga terlalu RENDAH Harga tawaran syarikat Terlalu Rendah melebihi -20% daripada Harga Anggaran Jabatan. Dikhuatiri kualiti rendah, stok lama, barang tiruan, dll * Boleh dipertimbangkan jika Jawatankuasa Teknikal berpuas hati dengan tawaran teknikal yang memenuhi keperluan spesifikasi.


25


28

Kod Harga terlalu tinggi melebihi julat +20%

29

Harga tawaran syarikat Terlalu Tinggi melebihi +20% daripada Harga Anggaran Jabatan. Tidak harus dipertimbangkan


Harga Tidak Dicatat

Petender / penyebut harga tidak mencatat tawaran harga dalam dokumen tawaran

26


Kod 30

Harga Terendah

Kod 31

Tawaran harga syarikat yang menawarkan harga terendah. Harus dipertimbangkan jika syarat-syarat lain dipenuhi.


Tidak Isi Borang Tender / Sebut Harga

Borang tender / sebut harga hendaklah diisi dan ditandatangani oleh petender bagi menyertai tender. Borang tender / sebut harga yang tidak diisi tidak harus dipertimbangkan

27


Kod 34

Maklumat kewangan TIDAK LENGKAP (Maklumat kewangan yang tidak mencukupi, di mana penilaian masih perlu dibuat, tetapi catatan 34 perlu dicatat.

Dokumen penyata bank / Surat Kemudahan Kewangan yang dicetak dari laman web Institusi Kewangan yang tidak disahkan dari Institusi Kewangan yang berkenaan.

Petender / penyebut harga mengemukakan hanya satu bulan penyata bank. Penilaian tetap dibuat dengan mengambilkira baki terakhir penyata bank dibahagi 3


28


35

Akuan Pembida tidak diisi / tidak lengkap

Dikira sebagai dokumen yang tidak lengkap.


29

PROSES PENYEDIAAN PENILAIAN HARGA - Penyusunan ‘Ranking’  Penyediaan Ringkasan Penilaian bagi setiap tawaran yang dinyatakan oleh penyebutharga / petender hendaklah mengikut setiap jenis item dan secara berpakej dengan susunan bermula daripada harga yang terendah.  Mencatatkan Harga Anggaran Jabatan sebagai rujukan, untuk digunakan sebagai asas penilaian kod 26, 27, 28, dan 30.  Anggaran Jabatan mestilah sama dengan maklumat Anggaran Jabatan yang digunakan di awal proses perolehan seperti yang dicatat dalam Borang Arahan Pelawaan Sebut Harga / Tender.  Anggaran Jabatan tidak boleh diubah di tengah-tengah proses tender / sebut harga rasmi.


30

PROSES PENYEDIAAN PENILAIAN HARGA - Dasar Keutamaan Kepada Syarikat Bumiputera Bagi Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan (PK1)  Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang melebihi RM100,000, syarikat Bumiputera hendaklah diberi keutamaan harga mengikut peratusan berikut:

Nilai Tender

Peratusan

Keutamaan Melebihi RM100,000 hingga RM500,000 Melebihi RM500,000 hingga RM1.5 juta Melebihi RM1.5 juta hingga RM5 juta Melebihi RM5 juta hingga RM10 juta Melebihi RM10 juta hingga RM15 juta Melebihi RM15 juta


10% 7% 5% 3% 2.50% TIADA

31

PROSES PENYEDIAAN PENILAIAN HARGA - Dasar Keutamaan Kepada Syarikat Bumiputera Bagi Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan (PK1) Keutamaan harga ini adalah berdasarkan kepada nilai tawaran terendah dan boleh diterima dari syarikat Bukan Bumiputera dibandingkan dengan harga terendah syarikat Bumiputera. Contoh; Langkah 1: Harga Tawaran Pembekal Bumiputera (B) (-) Harga Tawaran Pembekal Bukan Bumiputera (BB) Perbezaan Harga Langkah 2: Peratus perbezaan =

RM15,000 RM200,000

RM 200,000.00 (RM 185,000.00) RM 15,000.00

= 7.5 %

RUJUK JADUAL KEUTAMAAN % Perbezaan 7.5% < % Keutamaan 10% = PILIH PEMBEKAL BUMIPUTERA (harga lebih tinggi)


32

PROSES PENYEDIAAN PENILAIAN HARGA

- Maklumat GST



Penilaian



Penilaian



Jawatankuasa perlu menyemak status Pendaftaran GST pembekal dan melengkapkan maklumat penilaian dengan GST bagi syarikat yang berdaftar

tanpa

GST

adalah bagi perolehan berkadar sifar/dikecualikan cukai/mendapat pelepasan cukai. JK Penilaian TIDAK PERLU mengisi maklumat penilaian dengan GST.

dengan

GST

adalah bagi perolehan perkhidmatan/peralatan bercukai yang tidak mendapat pelepasan cukai. JK Penilaian perlu melengkapkan maklumat penilaian dengan GST.


33

PROSES PENYEDIAAN PENILAIAN HARGA  Tempoh masa untuk menyiap dan menghantar Laporan Analisa: Sebut Harga Rasmi – 14 hari  Tender – 30 hari

 Dokumen perlu dikemukakan:Lap. Penilaian / Minit Mesyuarat Jadual Ringkasan Analisa Harga Lap. Keupayaan Kewangan Laporan senarai pengalaman penyebut harga Integriti Pact


34

Sumasni Sulaiman. Bahagian Pengurusan Perolehan Pejabat Bendahari

Recommend Documents