PEKELILING BENDAHARI BIL : 2 / 2007 PEJABAT BENDAHARI No Rujukan Fail
: 100-BBI(PTA.6/6)
Tarikh
:
20 Mac 2007
Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Malaysia Pengarah UiTM Negeri Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri
Yg. Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan
GARIS PANDUAN MENGENAI PENDAHULUAN PERJALANAN DAN PELARASAN
1.0
TUJUAN Tujuan garis panduan ini dikeluarkan ialah untuk memberi penerangan kepada staf Universiti Teknologi MARA (UiTM) mengenai syarat-syarat dan proses permohonan pendahuluan perjalanan serta proses pelarasan ke atas pendahuluan perjalanan yang telah diambil.
2.0
TAFSIRAN
2.1
“Perjalanan Rasmi” bermaksud
menjalankan tugas rasmi atau
menghadiri kursus/latihan/seminar/bengkel yang berupa akademik atau praktik termasuk lawatan kerana menguruskan perolehan
1
Universiti, lawatan sambil belajar dan seumpamanya, di luar Ibu Pejabat samada di dalam atau di luar negara.
2.2
“Ibu Pejabat” bermakna tempat biasa seseorang staf melaporkan diri untuk bertugas dan lingkungan jarak pentadbirannya ialah :(a)
25 km jika boleh dihubungi oleh jalanraya.
(b)
16 km jika boleh dihubungi oleh jalan tanah yang boleh dilalui oleh kenderaan bermotor.
(c)
2.3
8 km jika boleh dihubungi oleh jalan basikal atau sungai.
”Pendahuluan Perjalanan” adalah sejumlah wang yang dibayar kepada pemohon sebelum perjalanan rasmi dibuat.
2.4
“Pelarasan
Pendahuluan”
ialah
cara
membayar
balik
pendahuluan perjalanan yang telah di ambil.
2.5
“Pejabat Pembayar” ialah Pejabat Bendahari yang menguruskan bayaran pendahuluan perjalanan dan pelarasan pendahuluan.
2.6
“Pusat Tanggungjawab” (PTJ) meliputi semua Fakulti, Bahagian, Jabatan, Pusat, Akademi dan UiTM Negeri yang menerima agihan peruntukan tahunan.
2.7
“Ketua Pusat Tanggungjawab”
bermaksud ketua yang telah
diberi kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat Tanggungjawab di bawah kawalannya
2
3.0
SYARAT-SYARAT AM
Seseorang staf yang dikehendaki oleh UiTM untuk bertugas rasmi atau berkursus di luar Ibu Pejabat, sama ada di dalam atau di luar negara, adalah layak memohon pendahuluan perjalanan tertakluk kepada syaratsyarat berikut :-
3.1
Arahan/kelulusan perjalanan rasmi merangkumi kelulusan untuk staf membuat tuntutan perjalanan mengikut kelayakan.
3.2
Permohonan pendahuluan hendaklah dibuat selewat-lewatnya 14 hari
3.3
sebelum tarikh perjalanan rasmi bermula.
Pendahuluan kelayakan
perjalanan elaun
makan
yang diberikan adalah berdasarkan dan
penginapan
bagi
tempoh
menjalankan tugas rasmi/berkursus sahaja.
3.4
Perbelanjaan
lain
yang
berkaitan
dengan tugas rasmi
berkenaan seperti pembelian minyak kenderaan (jika menggunakan kenderaan sendiri), bayaran tol, bayaran tempat letak kereta dan seumpamanya
TIDAK
BOLEH
diberikan
Perbelanjaan ini hendaklah didahulukan
pendahuluan.
oleh staf dan
dituntut
setelah kembali dari bertugas dengan menyertakan resit-resit perbelanjaan bersama–sama dengan Borang Tuntutan Perjalanan.
3.5
Pendahuluan perjalanan yang baru sekiranya masih
terdapat
TIDAK BOLEH
diberi
pendahuluan perjalanan terdahulu
yang belum diselaraskan, kecuali dengan kelulusan Bendahari.
3.6
Jika bertugas/berkursus di luar negara, pemberian pendahuluan perjalanan TIDAK BOLEH dianggap sebagai satu kelulusan bagi membuat perjalanan ke luar negara.
3
Kelulusan perjalanan ke luar negara hendaklah diperolehi dari Naib Canselor/Kementerian Pengajian Tinggi (mana yang berkaitan).
3.7
Pelarasan pendahuluan perjalanan adalah melalui
tuntutan
perjalanan.
Staf yang telah mengambil pendahuluan perjalanan hendaklah mengemukakan tuntutan perjalanan kepada Pejabat Pembayar (di mana cek pendahuluan diperolehi)
tidak lewat dari 10hb bulan
berikutnya. (Arahan Perbendaharaan : Para 100(a)). Contoh -
Tarikh menjalankan tugas di luar
Ibu Pejabat dari
10/1/2007 hingga 15/1/2007. -
Pendahuluan perjalanan diambil pada 2/1/2007.
-
Tuntutan perjalanan hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Pembayar sebelum 10/2/2007.
3.8
Jika jumlah perbelanjaan kurang daripada jumlah pendahuluan yang diambil, baki pendahuluan hendaklah diserahkan ke kaunter penerimaan Pejabat Bendahari dalam tempoh tujuh (7) hari selepas kembali dari bertugas/berkursus. Salinan resit bayaran berkenaan hendaklah disertakan bersamasama dengan Borang Tuntutan Perjalanan.
3.9
Pendahuluan perjalanan yang telah diambil hendaklah diserahkan sepenuhnya ke kaunter penerimaan Pejabat Bendahari dalam tempoh tujuh (7)
hari dari tarikh pembatalan/mendapat
keputusan dalam kes-kes berikut (tanpa mengira sebab) :3.9.1
Jika arahan bertugas/berkursus dibatalkan; ATAU 4
3.9.2
Jika staf berkenaan tidak pergi menjalankan tugas rasmi/tidak menghadiri kursus seperti mana yang telah diarahkan ; ATAU
3.9.3
3.10
Jika perjalanan ke luar negara tidak diluluskan.
Potongan gaji secara otomatis dengan jumlah penuh (lump sum) akan dibuat dalam kes-kes berikut :-
3.10.1
Jika Borang Tuntutan Perjalanan tidak dikemukakan kepada Pejabat Pembayar
selepas 10hb bulan
berikutnya; Contoh -
Tarikh menjalankan tugas di luar Ibu Pejabat dari 10/1/2007 hingga 15/1/2007.
-
Pendahuluan perjalanan
sebanyak RM800.00
diambil pada 2/1/2007. -
Tuntutan perjalanan hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Pembayar sebelum 10/2/2007.
-
Jika sehingga 28/2/2007, Pejabat Pembayar tidak menerima Borang Tuntutan Perjalanan staf berkenaan, potongan gaji bulan Mac 2007 akan dibuat sebanyak RM800.00.
ATAU 3.10.2
Jika baki wang pendahuluan tidak dikembalikan; ATAU
3.10.3
Jika wang pendahuluan tidak dikembalikan bagi kes-kes seperti di Para 3.9.1, 3.9.2 dan 3.9.3.
5
4.0
KADAR BAYARAN 4.1
Jika
bertugas atau berkursus di dalam negeri,
perjalanan yang boleh dibayar ialah
pendahuluan
sebanyak 90% daripada
jumlah keseluruhan perkiraan elaun makan dan penginapan mengikut kadar dan kelayakan yang ditetapkan
dalam pekeliling
yang berkuatkuasa. 4.2
Jika bertugas atau berkursus di luar negara, pendahuluan yang boleh dibayar ialah 100% berdasarkan
jumlah keseluruhan
perkiraan elaun makan dan sewa hotel, mengikut kadar dan kelayakan yang ditetapkan dalam pekeliling yang berkuatkuasa. 4.3
Ketua
Pejabat
Pembayar
diberi
kuasa
untuk
meluluskan
pendahuluan perjalanan mengikut jumlah kelayakan seperti mana perkiraan di di Para 4.1 atau 4.2 (mana yang berkaitan) dan TIDAK TERTAKLUK kepada had maksima RM5,000.00.
5.0
PEJABAT PEMBAYAR Bayaran pendahuluan perjalanan diuruskan oleh Bahagian / Unit Kewangan Zon, Pejabat Bendahari UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri yang berkaitan, berdasarkan kepada bajet yang diluluskan untuk membiayai perjalanan berkenaan samada dari Kumpulan Wang Pengurusan /Amanah /Penyelidikan /Perundingan /Pembangunan.
Sila
rujuk Lampiran A.
6.0
PERMOHONAN PENDAHULUAN 6.1
Carta
Alir
Proses
Penyediaan
Dokumen
Permohonan
Pendahuluan Perjalanan adalah seperti di Lampiran B.
6.2
Dokumen yang perlu dikemukakan oleh pemohon kepada Pejabat Pembayar adalah seperti berikut :-
6
6.2.1
Borang
Permohonan
Pendahuluan
Perjalanan
PK.PB.UiTM.(O).23/01 (Lampiran C). 6.2.2
Salinan surat arahan/kelulusan/jemputan bertugas atau berkursus.
6.2.3
Salinan surat kelulusan perjalanan ke luar negara (jika berkaitan).
6.2.4
Borang
peruntukan
PB
3/80
(Pindaan
1/2002)
(Lampiran D) yang telah diluluskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab.
7.0
PROSES
BAYARAN
PENDAHULUAN
PERJALANAN
DAN
PELARASAN
Proses bayaran pendahuluan perjalanan dan pelarasan pendahuluan yang diambil adalah seperti di dalam Prosedur Operasi ISO 9001:2000 Pejabat Bendahari iaitu Prosedur Bayaran Pendahuluan Perjalanan/Pelbagai Dan Pelarasan - PK.PBUiTM.(O).23.
8.0
PELARASAN PENDAHULUAN PERJALANAN
8.1
Pendahuluan perjalanan hendaklah diselaraskan melalui tuntutan perjalanan, yang perlu dibuat oleh staf yang telah mengambil pendahuluan perjalanan, sekembalinya dari bertugas, dan dikemukakan kepada Pejabat Pembayar tidak lewat dari 10hb bulan berikutnya.
8.1.1 Tuntutan perjalanan rasmi dalam negeri menggunakan Borang
Tuntutan
Perjalanan
Dalam
Negeri
PK.PB.UiTM.(O).04/01 (Lampiran E).
7
8.1.2 Tuntutan perjalanan rasmi ke luar negara menggunakan Borang
Tuntutan
Perjalanan
Luar
Negara
PK.PB.UiTM.(O).04/02 (Lampiran F).
8.2
Carta Alir Proses Membuat Tuntutan Perjalanan
adalah seperti
di Lampiran G.
8.3
Resit-resit perbelanjaan yang berkaitan dengan perjalanan rasmi berkenaan seperti resit pembayaran sewa hotel, tol, tempat letak kereta dan seumpamanya hendaklah memenuhi kriteria berikut :8.3.1 Resit perbelanjaan yang asal. 8.3.2 Tarikh resit adalah dalam tempoh perjalanan rasmi (bukan tarikh sebelum atau selepas). 8.3.3 Resit atas nama staf yang mengambil pendahuluan. 8.3.4 Resit disahkan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab.
8.4
Baki wang pendahuluan (jika ada) hendaklah diserahkan ke kaunter penerimaan Pejabat Bendahari dalam tempoh tujuh (7) hari selepas kembali dari bertugas/berkursus.
8.5
Proses Penerimaan Baki Wang Pendahuluan Di Kaunter Penerimaan Pejabat Bendahari adalah seperti di Lampiran H.
8.6
Dokumen pelarasan yang perlu dikemukakan kepada Pejabat Pembayar adalah seperti berikut : 8.6.1
Borang
Tuntutan
Perjalanan
Dalam
Negeri
PK.PB.UiTM.(O).04/01 / Borang Tuntutan Perjalanan Luar Negara PK.PB.UiTM.(O).04/02 (mana yang berkaitan), yang telah diisi dengan lengkap.
8
8.6.2
Resit-resit perbelanjaan asal yang telah disahkan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab.
8.6.3
Salinan Borang 1/99 (Bab.B-6)(Pindaan 2006) Perakuan Kelayakan Kelas Tuntutan Hitungan Batu, yang telah diluluskan oleh Pejabat Pendaftar, jika membuat tuntutan Elaun Perjalanan Kenderaan. Contoh seperti di Lampiran I.
8.6.4
Salinan resit pemulangan baki pendahuluan (jika berkaitan).
8.6.5
Salinan surat arahan/kelulusan/jemputan bertugas atau berkursus.
8.6.6
Salinan surat kelulusan perjalanan ke luar negara (jika berkaitan).
9.0
SENARAI LAMPIRAN
9.1
Lampiran A
-
Pejabat Pembayar Pendahuluan Perjalanan
9.2
Lampiran B
-
Carta Alir Proses Penyediaan Dokumen Permohonan Pendahuluan Perjalanan
9.3
Lampiran C
-
Borang Permohonan Pendahuluan Perjalanan PK.PBUiTM.(O).23/01
9.4
Lampiran D
-
Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002)
9.5
Lampiran E
-
Borang Tuntutan Perjalanan Dalam Negeri PK.PB.UiTM.(O).04/01
9.6
Lampiran F
-
Borang Tuntutan Perjalanan Luar Negara PK.PB.UiTM.(O).04/02
9.7
Lampiran G
-
Carta Alir Proses Membuat Tuntutan Perjalanan
9.8
Lampiran H
-
Proses Penerimaan Baki Wang Pendahuluan Di Kaunter Penerimaan Pejabat Bendahari
9
9.9
Lampiran I
-
Contoh Borang 1/99 (Bab.B-6)(Pindaan 2006) Perakuan Kelayakan Kelas Tuntutan Hitungan Batu.
10.0
PEMAKAIAN DAN TARIKH KUATKUASA
10.1
Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA Malaysia dan Universiti Teknologi MARA Negeri, bagi semua Kumpulan Wang, berkuatkuasa mulai 1 April 2007.
10.2
Pekeliling
Bendahari
yang
berkaitan
dengan
pendahuluan
perjalanan yang terdahulu adalah dibatalkan.
Yang benar
SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA
s.k
1.
Naib Canselor
2.
Timbalan Naib Canselor (Akademik Dan Pengantarabangsaan)
3.
Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni)
4.
Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan Dan Pengkomersilan/Inovasi)
10
11
