PEKELILING BENDAHARI BIL : 4/2001 PEJABAT BENDAHARI No Rujukan Surat : 400-BBI (PW.B15/3)(2001) Tarikh Kuatkuasa : 10 Disember 2001 Pembatalan kepada : Pekeliling Bendahari Bil. 7 / 2000 Semua Ketua Bahagian Kewangan/Unit/Zon/Kampus UiTM Pejabat Bendahari
Y.Bhg Prof.Dato’/ Datin / Tuan / Puan,
PANDUAN MENGENAI KERJA-KERJA BERKAITAN DENGAN BELANJAWAN PADA AKHIR TAHUN SEMASA DAN AWAL TAHUN BARU Dengan segala hormatnya tuan/puan adalah dirujuk mengenai perkara di atas. Bersama-sama ini disertakan panduan mengenai kerja-kerja berkaitan dengan belanjawan pada akhir tahun.
1.
Agihan peruntukan tahun baru •
Sediakan agihan berdasarkan peruntukan yang diluluskan mengikut pecahan Dasar Sedia Ada, Dasar Baru dan ‘One-Off’ Agihan dibuat mesti mengikut format yang disediakan.
•
Bagi Kampus UiTM Shah Alam (Unit Kewangan Zon), agihan Akhir (jenis F) dibuat menggunakan Sistem FAIS setelah agihan Manual menggunakan format yang disediakan (perisian Excel 97/2000) dibuat. Menu yang digunakan ialah Menu B41.
Proses selanjutnya adalah seperti berikut :
a.
Pilih Menu B41 (skrin B41)
b.
Pilih Add, Masukkan Kod Pusat Kos, Tahun Kewangan; 2001, Jenis Agihan: F, dan Rujuk Waran: (Hubungi Bahagian Belanjawan mengenai no Rujukan Waran) dan tekan Escape.
c.
Skrin komputer akan memaparkan jumlah peruntukan yang telah diluluskan.
d.
Masukkan agihan mengikut kod-kod akaun yang diperlukan.
e.
Setelah selesai semak semula agihan yang telah dibuat.
f.
Tekan kekunci Escape setelah puas hati dengan agihan yang Dibuat dan semua peruntukan telah diagihkan (tiada berbaki)
g.
Sahkan agihan dengan memilih ‘Y’
h.
Pilih menu yang sama (B41) dan pilih ‘Query’ untuk melihat Agihan yang telah dibuat.
i. •
Pilih ‘Complete’ untuk menamatkan proses agihan akhir.
Semua Unit Kewangan Zon mesti membuat agihan ke atas Pusat Kos di Bawah kawalan masing-masing. Bahagian Belanjawan tidak boleh membuat ‘posting’ sekiranya satu pusat kos tidak membuat agihan. Ini Menyebabkan
peruntukan
tidak
boleh
dibelanjakan
apabila
diperlukan. •
Bagi Kampus-kampus UiTM (Cawangan), agihan perlu dibuat menggunakan format yang telah disediakan (manual).
•
Perkara-perkara yang perlu diambil kira semasa membuat agihan ialah mengambil kira perancangan yang telah dibuat, perbelanjaanperbelanjaan yang terikat seperti utiliti, makanan bermasak pelajar, kurangkan agihan untuk pembelian aset untuk agihan Dasar Sedia Ada, bayaran sewa pejabat, mesin fotostat, perubatan, bayaran lesen, cukai pintu dan bayaran-bayaran lain yang bersesuaian.
•
Agihan perlu dibuat mengikut kelulusan yang telah diberi.
Bagi
agihan untuk Dasar Baru dan ‘One-Off’, sekiranya terdapat Pusat Kos memohon untuk membuat agihan ke kod objek sebagai lain daripada yang telah diluluskan ia boleh dibuat dengan syarat ia menggunakan kod-kod untuk Dasar Baru atau ‘One-Off’ sahaha. Kelulusan perlu diminta daripada Bendahari UiTM. •
Agihan yang telah dibuat perlu dihantar ke Bahagian Belanjawan mengikut keperluan yang telah dinyatakan (salinan keras – hard copy) dan email/disket.
Laporan keras (hard copy) diperlukan
untuk tujuan audit. •
Mulai tahun belanjawan 2002, semua agihan untuk peruntukan yang berkaitan dengan pembelian peralatan, perkhidmatan kerja kerja dan ubahsuai yang melebihi RM 200,000 bagi seunit peralatan atau sesuatu projek akan dimasukkan ke dalam Belanjawan Pembangunan (perbelanjaan one-off pembangunan). Walau bagaimanapun peraturan ini tidak melibatkan pembelian kenderaan.
•
Agihan untuk perbelanjaan ‘one-off pengurusan hanya boleh dibuat bagi pembelian peralatan atau perkhidmatan kerja dan ubahsuai yang bernilai kurang daripada RM200,000 bagi seunit peralatan atau sesuatu projek.
Untuk memastikan peraturan ini dipatuhi,
semua
Bahagian/Pusat/Fakulti/Cawangan
menyenaraikan
semua
cadangan
pembelian
dikehendaki aset
dan
perkhidmatan kerja-kerja dan ubahsuai mengikut format yang telah ditetapkan.
Jumlah yang disenarikan hendaklah sama dengan
jumlah agihan yang dibuat
2.
Agihan peruntukan tahun semasa •
Pastikan peruntukan yang telah diagihkan (termasuk peruntukan tambahan) dibelanja mengikut keperluan.
•
Pastikan semua peruntukan kegiatan pelajar, kampus kota telah diperakaunkan (JV pelarasan ke Akaun Amanah), sekatan peruntukan dari UiTM Shah Alam seperti pembelian komputer dari Pusat Sistem Maklumat Bersepadu dan peralatan pandang dengar dari Pusat Teknologi Pendidikan dan Pembelajaran (dahulunya dikenali sebagai Pusat Sumber Pengajaran dan Pembelajaran PSPP telah diperakuankan.
•
Pastikan jumlah peruntukan yang diterima adalah sama dengan baki imbuhan yang diselenggara dan dikawal oleh Unit Kewangan (Zon 14) Pejabat Bendahari.
•
Pastikan semua peruntukan telah dikomit diperingkat pesanan jabatan sebelum 31 Oktober (untuk bekalan/perkhidmatan dan kerja-kerja). Mulai daripada tahun 2001 semua lebihan peruntukan yang telah dibelanjakan akan ditarik balik oleh Kementerian Pendidikan (Pekeliling Bendahari Bil. 8/2000).
•
Pastikan semua perbelanjaan yang dibuat mempunyai peruntukan (Arahan Perbelanjaan 54). Perlu diingatkan bahawa semua kerja-
kerja
perolehan
yang
hendak
dibawa
ke
mesyuarat
tender/sebutharga telah mempunyai peruntukan yang mencukupi. Sebarang masalah mengenai arahan untuk mengemukakan perbelanjaan tanpa peruntukan perlu dirujuk kepada Bendhari UiTM. •
Menyediakan senarai piutang mengikut peraturan yang telah ditetapkan oleh Bahagian Pengurusan Akaun (UiTM Kampus Cawangan).
•
Menyediakan senarai komitmen (suplimentari) tahun semasa sebagai perbelanjaan tahun baru mengikut peraturan berikut :-
a.
Kampus Shah Alam
Tarikh akhir pemilihan/kemasukan (melalui Sistem FAIS): 10 Januari setiap tahun. Tarikh akhir keputusan (Bahagian Belanjawan: 15 Januari setiap tahun.
b.
Menu FAIS yang digunakan :
i.
Sistem Perolehan (Peringkat Permohonan)
•
Pemilihan Suplimentari (Menu RP1) – Zon
•
Kelulusan Suplimentari (Menu RP3)
-
Bahagian Belanjawan. •
Proses Suplimentari (Menu RP5) Bahagian Belanjawan
-
ii.
Sistem Perolehan (Peringkat Pesanan)
•
Pemilihan Suplimentari (Menu RP2 – Zon
•
Kelulusan Suplimentari (Menu RP4)
-
Bahagian Belanjawan. •
Proses Suplimentari (Menu RP6)
-
Bahagian Belanjawan
iii.
Sistem Pendahuluan dan Tuntutan
•
Pemilihan Suplimentari (Menu 2P1)– Zon
•
Kelulusan Suplimentari (Menu 2P2)
-
Bahagian Belanjawan. •
Proses Suplimentari (Menu 2P3)
-
Bahagian Belanjawan
iv.
Sistem Tiket
•
Pemilihan Suplimentari (Menu 3R1)– Zon
•
Kelulusan Suplimentari (Menu 3R2)
-
Bahagian Belanjawan. •
Proses Suplimentari (Menu 3R3)
-
Bahagian Belanjawan
v. •
Sistem Belanjawan
Daftar Suplimentari Manual (menu B42)
-
Bahagian Belanjawan. •
Ppst Suplimentari (Menu BS2) Bahagian Belanjawan
-
vi.
Menyediakan satus enarai komitmen dimana peruntukan telah diluluskan dan tender/sebutharga telah dibuat tetapi pesanan jabatan belum dikeluarkan. Senarai ini perlu mengandungi butiran mengenai pembelian peralatan, kod akaun no. permohonan (no. PB 3/80), no tender dan jumlah dan tarikh pembayaran dinagka dibuat.
c.
Kampus Cawangan
Tarikh akhir pemilihan/kemasukan : 10 Januari setiap tahun. Tarikh akhir kelulusan (Bahagian Belanjawan: 15 Januari setiap tahun.
j.
Menggunakan sistem manual mengikut format yang telah ditetapkan (perisian Excel 97/2000).
k.
Dokumen sokongan seperti senarai pesanan jabatan yang telah diluluskan dilampirkan bersama dengans enarai komitmen yang dibuat,
l.
Menyediakan satu senarai komitmen dimana peruntukan telah dibuat tetapi pesanan jabatan belum dikeluarkan. Senarai ini perlu mengandungi butiran mengenai pembelian peralatan, kod akaun no. permohonan (no. PB 3/80) no, tender dan jumlah dan tarikh pembayaran dijangka dibuat.
d.
Semua komitmen tahun semasa yang dibawa sebagai perbelanjaan untuk tahun baru akan dibatalkan atau ditarik balik untuk agihan semula sekiranya ia tidak
dibelanjakan sebelum atau pada 30hb Jun setiap tahun.
Menghantar laporan-laporan berikut pada atau sebelum 5hb. Bulan berikutnya.
i.
Laporan perbelanjaan Dasar Sedia ada tahun semasa.
3.
ii.
Laporan perbelanjaan Dasar Baru tahun semasa.
iii.
Laporan perbelanjaan ‘One-Off’ tahun semasa
iv.
Laporan perbelanjaan keseluruhan tahun semasa.
Peraturan-peraturan berkaitan belanjawan
Pekeliling-pekeliling ini boleh disemak dengan laman web Pejabat Bendahari http://www.uitm.edu.gov.my/bursary - Pekeliling Bendahari Bil 5/2000 – Sila Klik disini) dan Laman W?eb Perbendaharaan (http://www.treasury.gov.my). •
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1/2001 (Panduan menyediakan Belanjawan 2001).
•
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/1999 (Arahan untuk menyediakan senarai aset yang akan dibeli dan lawatan ke luar negara).
•
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10/1992 (Peraturan membuat viremen termasuk viremen yang berkaitan dengan Dasar Barud an ‘One-Off’)
4.
Peraturan ini berkutakuasa dengan serta merta.
5.
Pekeliling ini membatalkan Pekeliling Bendahari Bilangan 7 Tahun 2000 bertarikh 20 Disember 2000.
Yang benar,
Hajah Siha Bt Saat Bendahari Universiti Teknologi Mara
Sila rujuk Lampiran-Lampiran berikut untuk maklumat lanjut : 1.
Lampiran A – Format Agihan Peruntukan Belanja Mengurus mengikut kod objek lanjut (kod akaun).
2.
Lampiran B – Format Senarai Komitmen di peringkat PesananJabatanTahun Semasa.
3.
Lampiran C – Format Senarai Komitmen di peringkat Tender/Sebutharga/Surat Tawaran Tahun Semasa.
4.
Lampiran D – Format Laporan Dasar Sedia Ada, Dasar Baru, OneOff dan Laporan Keseluruhan.
5.
Lampiran E – Format senarai agihan untuk aset (pembelian asetkod objek sebagai 35000 yang melebihi RM 3,000 seunit).
6.
Lampiran F – Format anggaran perbelanjaan lawatan ke luar negara.
