PEKELILING BENDAHARI BIL: 9/2006 PEJABAT BENDAHARI Rujukan Fail Tarikh Kuatkuasa
: 100-BBI(PTA.6/6) : 17 Ogos 2006
Dekan Fakulti / Ketua Bahagian / Pusat / Akademi UiTM Shah Alam Pengarah Kampus Cawangan Ketua Bahagian/Unit Kewangan Zon, Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam Ketua Pejabat Bendahari UiTM Kampus Cawangan Y.Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan,
GARIS PANDUAN LAWATAN KE LUAR NEGARA KERANA PEROLEHAN KERAJAAN 1.0
TUJUAN Pekeliling ini dikeluarkan untuk : 1.1
Menyediakan garis panduan mengenai lawatan ke luar negara kerana perolehan barangan, perkhidmatan dan kelengkapan atau yang berkaitan dengannya kepada semua Bahagian/Fakulti/Cawangan.
2.0
LATAR BELAKANG 2.1
Di dapati bahawa ada Bahagian/Fakulti/Cawangan dari semasa ke semasa menerima jemputan dari syarikat bagi pegawai-pegawai UiTM membuat lawatan ke luar negara samada semasa tender dipelawa, selepas persetujuan tender atau pada bila-bila masa. Terdapat di antara lawatan itu ditanggung oleh syarikat pembekal dan sebahagiannya ditanggung oleh Universiti. Ada lawatan dibuat dengan mendapatkan kebenaran Universiti/Perbendaharaan dan ada lawatan dibuat mungkin tanpa kebenaran. 1
2.2
Bagi memperjelaskan syarat-syarat yang perlu dipatuhi untuk lawatan ke luar
negara
untuk
urusan
perolehan,
Perbendaharaan
telah
mengeluarkan Surat Pekeliling Bil. 11 tahun 1995 dan Pindaan Pertama Surat Pekeliling berkenaan bertarikh 14 Jun 1996.
3.0
JENIS LAWATAN 3.1
Bentuk lawatan boleh dibahagi kepada tiga (3) kumpulan utama iaitu : 3.1.1 Lawatan Sebelum Perolehan i)
Lawatan Penilaian Tender bagi meninjau / menilai keupayaan petender dan prestasi barangan / kelengkapan yang ditawarkan.
ii)
Lawatan Kilang pada peringkat perancangan perolehan bertujuan meneliti keupayaan, kualiti, fungsi, proses buatan mengikut sesuatu standards.
iii)
Lawatan Familiarisasi bagi memberi pendedahan tentang barangan, operasi, tatacara berkaitan perolehan yang dilaksanakan di luar negara.
3.1.2 Pemeriksaan sebelum penerimaan bagi mengesahkan barangan / kelengkapan menepati spesifikasi yang ditetapkan di dalam kontrak berkenaan.
3.1.3 Latihan
teknikal
bagi
manafaat
perpindahan
teknologi,
mempelajari kegunaan dan penyenggaraan kelengkapan seperti yang termaktub di dalam kontrak. 2
4.0
SYARAT-SYARAT LAWATAN 4.1
Bagi membolehkan pertimbangan dan kelulusan permohonan untuk membuat lawatan yang telah ditakrif seperti di para 3 dibuat, Bahagian/Fakulti/Cawangan hendaklah mematuhi syarat-syarat yang ditetapkan seperti berikut : 4.1.1 Syarat-syarat Umum i)
Tanggungan oleh syarikat bagi lawatan ke luar negara melalui obligasi kontrak tidak dibenarkan sama sekali .
ii)
Pembiayaan
lawatan
hendaklah
ditanggung
secara
berasingan melalui peruntukan Vot Jabatan bagi semua jenis lawatan yang dimaksudkan seperti di para 3 di atas. Peruntukan
hendaklah
dipohon
dan
diperolehi
dari
Perbendaharaan pada setiap tahun belanjawan dibuat. Bagi Bahagian/Fakulti/Cawangan yang tidak memohon peruntukan
untuk
lawatan
semasa
penyediaan
belanjawan/ tidak mempunyai peruntukan semasa untuk membiayai
lawatan,
menampung
permohonan
perbelanjaan
lawatan
peruntukan ke
luar
bagi negara
hendaklah dikemukakan ke Pejabat Canseleri untuk pertimbangan dan kelulusan Naib Canselor.
iii)
Bilangan dan komposisi pegawai-pegawai yang hendak membuat lawatan hendaklah dihadkan kepada yang perlu sahaja
serta
berkaitan
dengan
kepakaran
teknikal
perolehan berkenaan dan terdiri daripada sekurangkurangnya seorang pegawai yang terlibat dalam perolehan dan seorang pegawai teknikal.
3
Sekiranya rombongan melebihi dua (2) orang, komposisi pegawai hendaklah terdiri dari majoriti pegawai-pegawai teknikal. iv)
Mempunyai peruntukan yang mencukupi.
v)
Mempunyai justifikasi perlunya lawatan dibuat.
vi)
Pegawai-pegawai yang menyertai lawatan mempunyai kaitan dengan bidang tugasnya.
vii)
Lawatan bertujuan untuk kepentingan Universiti dan berkaitan tanggungjawab serta tugas-tugas tertentu.
5.0
KUASA MELULUS 5.1
Naib Canselor adalah diberikuasa untuk meluluskan semua permohonan perjalanan tugas rasmi ke luar negara
staf UiTM tidak termasuk Naib
Canselor dan Timbalan-Timbalan Naib Canselor selaras dengan penurunan
kuasa
Perbendaharaan
kepada
Pegawai
Pengawal
meluluskan perjalanan tugas rasmi ke luar negara bagi pegawaipegawai IPTA (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2002).
5.2
Bagi perjalanan tugas rasmi ke luar negara Naib Canselor dan Timbalan-Timbalan
Naib
Canselor,
permohonan
perlu
mendapat
kelulusan daripada Ketua Setiausaha Kementerian Pengajian Tinggi.
5.3
Walau bagaimanapun, untuk lawatan ke luar negara bagi tujuan perolehan
seperti
permohonan
perlu
yang
dinyatakan
diperolehi
dari
di
para
3,
Perbendaharaan
kelulusan setelah
mendapat kelulusan serta perakuan dari Naib Canselor (Pekeliling Naib Canselor Bil. 4/2005, Surat KPT KP.(PT)(BPK)7555/1/A Jld. 15 (14) bertarikh 26 November 2005 dan Pindaan Pertama Surat Pekeliling Bil. 11 tahun 1995 bertarikh 14 Jun 1996) 4
6.0
TEMPOH LAWATAN
6.1
Tempoh lawatan yang dibenarkan adalah tidak lebih dari 7 hari bekerja (tidak termasuk hari perjalanan). Bagi lawatan yang dibuat lebih dari tempoh
tersebut,
pengecualian
hendaklah
dipohon
dari
Perbendaharaan.
7.0
CARA-CARA MENGEMUKAKAN PERMOHONAN
7.1
Permohonan hendaklah dibuat dengan mengisi dengan lengkap borang seperti di Lampiran A beserta kertas kerja terperinci mengenai justifikasi lawatan yang diperlukan.
7.2
Borang yang telah lengkap hendaklah dikemukakan ke Pejabat Canseleri tidak kurang dari 6 minggu dari tarikh perjalanan untuk pertimbangan Naib Canselor sebelum dimajukan ke Perbendaharaan.
7.3
Permohonan perlu sampai ke Perbendaharaan tidak kurang dari 21 hari sebelum tarikh perjalanan
7.4
Sesalinan surat kelulusan dari Naib Canselor hendaklah dikemukakan beserta dengan Borang Permohonan kepada Bahagian Pengurusan Perolehan , Pejabat Bendahari untuk dimajukan ke Perbendaharaan
8.0
LAPORAN LAWATAN 8.1
Pegawai-pegawai yang membuat lawatan hendaklah menyediakan laporan penuh mengenai lawatan. Satu (1) salinan laporan ini hendaklah dikemukakan
kepada
Perbendaharaan
selepas tarikh lawatan.
5
selewat-lewatnya
sebulan
8.2
Kegagalan pegawai mengemukakan laporan akan memberikan implikasi kelulusan permohonan lawatan perolehan di masa-masa yang akan datang
.
9.0
KUATKUASA 9.1
Peraturan ini berkuatkuasa serta-merta.
Yang benar,
SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA
6