PEKELILING BENDAHARI BIL : 2/2008 PEJABAT BENDAHARI No Rujukan
: 100-BBI(PTA.6/6)
Tarikh
:
1 Februari 2008
Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Malaysia Pengarah UiTM Negeri Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri
Yg. Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan
GARIS PANDUAN PROSES PANGGILAN DAN ANALISA TENDER
1.0
TUJUAN Tujuan garis panduan ini dikeluarkan ialah untuk memberi penerangan kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan Unit Kewangan Zon UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri bagi melancarkan
proses
panggilan Tender dan penyediaan analisa Tender.
2.0
TAKRIFAN 2.1
“Pusat Tanggungjawab (PTJ)” meliputi semua Bahagian, Fakulti, Jabatan, Pusat, Akademi dan Kampus UiTM Negeri yang menerima agihan peruntukan tahunan. 1
2.2
“Ketua Pusat Tanggungjawab” bermaksud ketua yang telah diberi kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat Tanggungjawab di bawah kawalannya .
2.3
“Jawatankuasa Teknikal Peralatan” adalah jawatankuasa yang dilantik untuk menilai keperluan dan spesifikasi suatu peralatan.
2.4
“Perolehan” adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau
kerja-kerja
untuk
memenuhi
keperluan
universiti
bagi
menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan. 2.5
“Bekalan”
adalah barangan yang dibekal bagi menjalankan
sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Ianya juga merupakan input kepada sesuatu proses kerja. Contoh bekalan adalah seperti peralatan makmal / penyelidikan, bahan binaan, makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat. 2.6
“Perkhidmatan”
adalah
khidmat
tenaga
manusia
atau
kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu kerja tertentu. Bidang perkhidmatan adalah terbahagi kepada dua (2) seperti berikut:-
(a)
Perkhidmatan Bukan Perunding: Perkhidmatan bukan perunding adalah seperti pengendalian kursus
dan
latihan,
penyelenggaraan
dan
pembaikan,
pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan.
(b)
Perkhidmatan Perunding: Perkhidmatan perunding meliputi semua jenis kajian seperti kajian ekonomi, penswastaan, pengurusan, pembangunan 2
fizikal yang memerlukan input seperti senibina, kejuruteraan dan
kerja-kerja
ukur,
pengurusan,
perundangan
dan
kepakaran dalam bidang-bidang khusus seperti alam sekitar dan pertanian. Urusan Perlantikan Perunding adalah tidak termasuk dalam skop pekeliling ini.
2.7
“Kerja” adalah merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan
dan
sivil
seperti
bangunan,
lapangan
terbang,
pelabuhan, jalan raya, tapak kawasan dan empangan air serta kerja perparitan. Ia juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal. 2.8
“Perolehan
melalui
Tender”
adalah
perolehan
bekalan
/
perkhidmatan / kerja-kerja yang nilainya melebihi RM200,000. 2.9
“Panggilan Tender” adalah proses mempelawa syarikat yang berkelayakan dengan sebaran meluas melalui akhbar harian utama untuk menyertai tawaran bagi perolehan barang / perkhidmatan / kerja-kerja yang bernilai melebihi RM200,000 bagi setiap panggilan.
2.10
“Analisa Tender” adalah proses penilaian ke atas tawaran yang dikemukakan oleh petender mengikut format yang telah ditetapkan. Bagi tender peralatan, analisa tender disediakan oleh dua (2) jawatankuasa yang berasingan seperti berikut:
a.
Jawatankuasa Teknikal Peralatan ialah jawatankuasa yang dilantik untuk menilai peralatan dari sudut spesifikasi teknikal.
b.
Jawatankuasa Analisa Harga ialah jawatankuasa yang dilantik untuk menilai tawaran
dari sudut harga yang
ditawarkan, kemampuan kewangan, pengalaman dan syarat-syarat lain dalam dokumen harga tender.
3
petender
2.11
“Lembaga Perolehan UiTM” adalah lembaga yang membuat keputusan berhubung dengan perolehan melalui tender seperti berikut: a.
Lembaga Perolehan A UiTM, bertanggungjawab untuk mempertimbangkan dan meluluskan perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang bernilai melebihi RM20 juta hingga RM100 juta serta meluluskan yuran perunding tidak melebihi RM5 juta bagi setiap projek.
b.
Lembaga Perolehan B1 (Bekalan Dan Perkhidmatan) UiTM,
bertanggungjawab
untuk
mempertimbang
dan
meluluskan perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi RM200,000 hingga RM20 juta.
c.
Lembaga
Perolehan
B2
(Pembangunan
Dan
Penyelenggaraan Fizikal) UiTM, bertanggungjawab untuk mempertimbangkan dan meluluskan perolehan kerja-kerja dan perkhidmatan ( yang diuruskan oleh Pejabat Pengurusan Fasiliti dan Bahagian Pembangunan ) yang bernilai melebihi RM200,000 hingga RM20 juta. 2.12
”Perolehan melalui Sebut Harga Rasmi”
adalah perolehan
bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM200,000 dan bagi perolehan Kerja yang bernilai melebihi RM 20,000 sehingga RM200,000. 2.13
”Panggilan Sebut Harga Rasmi” adalah proses mempelawa syarikat untuk mengemukakan Sebut Harga Rasmi bagi: a.
Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa di kalangan syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan dan bertaraf Bumiputera.
4
b.
Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai melebihi
RM100,000
hingga
RM200,000
dipelawa
di
kalangan syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan. c.
Perolehan Kerja-kerja yang bernilai melebihi RM20,000 hingga
RM200,000
hendaklah
dipelawa
di
kalangan
Kontraktor kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia ( CIDB ) di bawah kepala dan subkepala yang berkaitan. 2.14
“Pembelian
Terus”
perkhidmatan
bagi
bermaksud sesuatu
PTJ,
perolehan yang
bekalan
bernilai
atau
sehingga
RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis item. 2.15
“FAIS”
adalah Sistem Kewangan Komputer Bersepadu Pejabat
Bendahari. 2.16
“Pesanan Jabatan / Pesanan Kerja” adalah dokumen yang mengandungi maklumat pesanan bekalan / perkhidmatan / kerjakerja kepada pembekal / kontraktor.
2.17
“Katalog”
adalah semua jenis katalog yang dikemukakan oleh
syarikat bagi tujuan penilaian analisa spesifikasi bekalan / perkhidmatan / kerja bagi semua kaedah perolehan UiTM. Jenisjenis katalog tersebut termasuklah katalog asal dari pembekal, cetakan dari internet, fotostat dan faks. 2.18
Jenis Item Setiap jenis item merujuk kepada Pembelian Terus bekalan dan perkhidmatan sehingga RM50,000 setahun daripada mana-mana pembekal sama ada berdaftar atau tidak berdaftar dengan 5
Kementerian Kewangan atau sama ada berstatus Bumiputera atau bukan Bumiputera. Tafsiran adalah seperti berikut: a.
Setiap jenis item dikira berbeza jika fungsinya berbeza. Contoh ialah kasut, meja dan kerusi.
b.
Sesuatu item adalah dikira sebagai satu jenis item jika: •
Item tersebut mempunyai fungsi yang sama atau hampir sama misalannya mikroskop pelajar (’low-end’), mikroskop penyelidikan (’high-end’) atau
•
Item tersebut adalah pelbagai saiz misalannya paku 1”, paku 1.5” atau
•
Item tersebut boleh digunakan pada alat yang berlainan misalannya brek kereta, brek bas, brek lori atau
•
Item tersebut merupakan satu set yang beberapa item yang akan
merangkumi
dibekal dan digunakan secara
bersama misalannya settee, set komputer. 2.19
”MITI” adalah Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri
2.20
”Harga FOB” atau Harga ’Free On Board’ bermaksud harga barangan import tidak termasuk
kos pengangkutan dan insuran.
Urusan pengangkutan dan insuran diurus sendiri oleh pembeli. 2.21
”Harga CIF” atau Harga ’Cost, Insurance and Freight’ bermaksud harga barangan adalah termasuk kos pengangkutan dan insuran. Urusan pengangkutan dan insuran diurus oleh penjual / pembekal.
3.0 LATARBELAKANG 3.1.
Perolehan
melalui
Tender
meliputi
perolehan
Bekalan,
Perkhidmatan dan Kerja-kerja yang melibatkan proses seperti berikut :6
(a)
Perancangan Perolehan
(b)
Penyediaan spesifikasi Bekalan / Perkhidmatan / Kerja dan penentuan anggaran harga.
(c)
Kelulusan permohohan peruntukan oleh Ketua PTJ.
(d)
Pengesahan dan penyekatan ( komitmen ) peruntukan perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja-kerja dalam FAIS.
(e)
Arahan dari PTJ untuk membuat panggilan Tender.
(f)
Panggilan Tender.
(g)
Penyediaan Analisa Teknikal.
(h)
Penyediaan Analisa Harga.
(i)
Pembentangan syor kepada Lembaga Perolehan UiTM.
(j)
Pengeluaran surat tawaran.
(k)
Tandatangan kontrak bagi tawaran bernilai RM20,000 ke atas.
3.2
(l)
Pengeluaran pesanan jabatan/pesanan kerja.
(m)
Penguatkuasaan kontrak.
Urusan perolehan melalui Tender bagi keseluruhan Universiti dibuat oleh: Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Bahagian Pengurusan Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Malaysia
7
4.0
PROSES PELAKSANAAN
4.1
PEROLEHAN BEKALAN
4.1.1 TINDAKAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
(a)
Perancangan Perolehan •
Merancang perolehan bekalan mengikut jumlah peruntukan pembelian
yang
telah
peralatan
diagihkan.
keutamaan
Bagi
pemilihan
pembelian peralatan mestilah dibuat mengikut beberapa kriteria seperti berikut: • • • • • • •
•
Untuk melaksanakan program baru Untuk tujuan mendapat pengiktirafan daripada badan akreditasi Untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran serta penyelidikan Untuk menampung pertambahan bilangan pelajar Untuk menggantikan peralatan yang telah dilupus Untuk mengadakan peralatan yang diperlukan tetapi tidak ada di sesuatu Pusat Tanggungjawab Untuk mengadakan peralatan yang tidak boleh dikongsi bersama dengan Pusat Tanggungjawab lain disebabkan oleh perbezaan spesifikasi
Memastikan ruang dan kemudahan infrastruktur bagi
menempatkan
bekalan
yang
hendak
diperolehi telah disediakan •
Jika ruang perlu kerja ubah suai atau naik taraf kemudahan
infrastruktur,
menyelaras
dengan
8
menyemak
Jabatan
dan
dan Unit
Kewangan
yang
berkaitan
supaya
tarikh
serahan pada pesanan jabatan dapat dibuat berdasarkan kepada tarikh siap ruang. •
Mengenalpasti
terdapat
mengendalikan
peralatan
staf
yang
tersebut
akan setelah
bekalan tersebut telah diujilari.
(b)
Perancangan Kaedah Perolehan Ketua PTJ perlu
membuat perancangan tahunan
supaya dapat mengesyorkan kaedah perolehan yang sesuai. Semua urusan perolehan hendaklah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip perolehan iaitu: 1
Akauntabiliti
Urusan
perolehan
Awam
diamanahkan
hendaklah
dilaksanakan
secara
bertanggungjawab mengikut
yang
dengan
dasar
dan
peraturan yang ditetapkan. 2
Diuruskan
Semua dasar, peraturan dan
Secara Telus
proses
perolehan
dilaksanakan
yang
hendaklah
jelas, diketahui dan difahami serta mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan. 3
Nilai
Faedah
Yang Terbaik
Pengurusan
perolehan
hendaklah memberi pulangan yang
terbaik
bagi
setiap
ringgit yang dibelanjakan. 9
4
Saingan
Proses perolehan hendaklah
Terbuka
memberi
peluang
kepada semua
terbuka
pihak yang
layak bersaing. 5
Adil
dan
Saksama
Sesuatu
perolehan
dipelawa,
diproses
itu dan
dipertimbangkan dengan adil dan
saksama
berasaskan
dasar dan peraturan yang ditetapkan. Kaedah perolehan sama ada secara Tender, Sebut Harga Rasmi atau Pembelian Terus perlu ditentukan mengikut nilai keseluruhan tahunan bagi setiap jenis item, berdasarkan kepada takrifan jenis item di perenggan
2.18
memecahkecil
pekeliling
pengurusan
ini.
Tindakan
perolehan
bagi
barangan dan perkhidmatan yang sama jenis untuk mengelakkan kaedah perolehan secara Tender atau Sebut Harga Rasmi adalah tidak dibenarkan. Jika item yang dibeli adalah berbeza tetapi -
boleh dibeli daripada pembekal yang sama, atau
-
akan
digunakan
secara
bersama-sama,
(bukan set), pembelian hendaklah dibuat bersama-sama dengan kaedah
perolehan ditentukan berdasarkan nilai
keseluruhannya.
10
Perancangan pembelian perlu dibuat bagi perolehan berulang bagi tahun sebelumnya yang telah dibuat secara berasingan melalui kaedah Pembelian Terus yang terdiri daripada jenis-jenis item yang berbeza tetapi boleh dikumpulkan dalam satu pembelian misalannya
bekalan ubat, bahan kimia, alat tulis,
kertas, perkhidmatan pengiklanan dan sebagainya. Pembelian
seumpama
hendaklah
dikumpulkan
bersama-sama dengan kaedah perolehan ditentukan mengikut nilai keseluruhannya. Nilai keseluruhannya boleh dianggarkan berdasarkan nilai pembelian tahun sebelumnya. Dalam keadaan ini, perolehan secara Pembelian Terus adalah tidak digalakkan kerana ianya kurang berdaya saing dan harga yang ditawarkan juga kurang kompetitif. Panggilan Tender perlu dibuat untuk mempelawa syarikat yang berkelayakan dengan sebaran meluas melalui akhbar harian utama untuk menyertai tawaran bagi perolehan Barang / Perkhidmatan / Kerja-kerja yang bernilai melebihi RM200,000 bagi setiap panggilan. Setiap panggilan Tender boleh meliputi jenis item yang sama atau berbeza. Untuk mempercepatkan proses penyediaan analisa Tender,
Panggilan
Tender
boleh
dibuat
secara
berasingan jika ianya akan dianalisa oleh pegawai yang berlainan. Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil . 10 tahun 2007, semua perolehan peralatan latihan, penyelidikan dan perubatan yang tidak melebihi RM5 juta bagi satu kontrak boleh dibuat secara CIF dengan 11
syarat pembekal mesti menggunakan perkhidmatan Multimodal Transport Operator (MTO) dan insurans daripada syarikat MTO dan insurans tempatan bertaraf bumiputera
yang
dilantik
/
disenaraikan
oleh
Kementerian Kewangan.
(c)
Penyediaan Spesifikasi Bekalan Dan Penentuan Anggaran Harga. •
Sebagai penyediaan Anggaran Harga dan Spesifikasi, buat
tinjauan pasaran ( market
survey ) daripada: •
beberapa syarikat,
•
beberapa jenama / model terkini,
•
mana-mana jabatan yang mempunyai bekalan yang seumpama,
•
jika tiada maklumat di atas, daripada pembelian terdahulu.
•
Lembaga Perolehan berhak menolak atau membatalkan mana-mana syor item pembelian yang dibentangkan jika nilai tawaran petender melebihi 20% daripada Anggaran Harga dan justifikasi perbezaan tidak kukuh.
•
Spesifikasi yang disediakan hendaklah tidak menjurus kepada sesuatu jenama atau model. Bagi spesifikasi fizikal bekalan misalannya berat, saiz atau spesifikasi hasil pengeluaran misalannya jarak gelombang (Hertz), kuasa (Watt)
yang boleh diukur, keperluan tersebut
hendaklah seboleh-bolehnya dinyatakan dalam 12
bentuk julat (’range’) atau dalam bentuk paling maksima atau paling minima. •
Spesifikasi keperluan latihan bagi peralatan yang hendak dibeli mestilah dimasukkan dan dijadikan sebahagian daripada spesifikasi item peralatan. Spesifikasi keperluan latihan mestilah menyatakan bilangan hari dan bilangan staf yang perlu dilatih dan tahap kompeten yang diperlukan.
•
Spesifikasi
keperluan
menyatakan
latihan
latihan
akan
mestilah
dilaksanakan
di
dalam negara dan seboleh-bolehnya di premis UiTM (’on site’) dan ianya adalah sebahagian harga item peralatan berkenaan. •
Spesifikasi keperluan latihan di luar negara bagi peralatan adalah tidak dibenarkan. Semua perbelanjaan latihan di luar negara adalah di atas tanggungan peruntukan UiTM setelah mendapat kelulusan Kementerian Kewangan.
•
Pembelian perkakasan dan perisian komputer perlu mendapatkan kelulusan Jawatankuasa Penilaian dan Penggunaan Komputer.
•
Bagi pembelian kenderaan, perlu mendapat kelulusan Pejabat Pendaftar.
•
Kemukakan Jawatankuasa
dokumen Teknikal
berkaitan seperti berikut: 13
spesifikasi Peralatan
kepada yang
-
Peralatan
Pandang
Dengar
-
Jawatankuasa Alat Pandang Dengar -
Peralatan Komputer
-
Jawatankuasa
-
Jawatankuasa
JPPICT. -
Peralatan Elektronik Alat Elektronik.
-
Peralatan Makmal Sains Dan Teknologi - Jawatankuasa Teknikal Peralatan UiTM Malaysia,
mengikut
Fakulti
masing-
masing. Bagi pembelian barang yang berbentuk teknikal di
peringkat
daripada
UiTM
Negeri,
pengesahan
Jawatankuasa Teknikal Peralatan
UiTM Negeri adalah dibenarkan, jika layak dan mampu. Pengesahan spesifikasi daripada Jawatankuasa Teknikal Peralatan adalah tidak diperlukan jika ianya melibatkan perolehan bahan-bahan pakai habis
(consumables)
dan
perkhidmatan
penyelenggaraan peralatan Pengecualian daripada mendapat kelulusan JPPICT diberikan
jika komponen ICT
yang
diperlukan adalah sebahagian dan berada di dalam peralatan induk bukan ICT dan tidak boleh beroperasi mengikut fungsinya jika dipisahkan daripada peralatan induk bukan ICT
atau
tidak
boleh
beroperasi
digunakan dengan peralatan lain.
14
jika
(d)
Permohonan Peruntukan •
Isi borang peruntukan PB 3/80 ( Pindaan 1/2002) dengan lengkap.
•
Jika melibatkan peralatan import yang bernilai melebihi RM50,000 bagi setiap jenis item, kelulusan
Kementerian
Perdagangan
Antarabangsa dan Industri Malaysia ( MITI ) adalah diperlukan sebelum urusan Panggilan Tender dibuat ( Sila rujuk Surat Pekeliling 7 Tahun 2002 dan Pekeliling Bendahari Bil. 1/2007).
Sediakan
maklumat
seperti
di
Lampiran 1 berserta dengan gambar / brosur / katalog
(e)
Panggilan Tender Bagi tujuan panggilan Tender, kemukakan: •
Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002),
•
Borang permohonan kelulusan MITI berserta brosur / gambar / katalog bagi peralatan berkenaan ,
•
Dokumen spesifikasi (yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Teknikal Peralatan)
•
Sertakan salinan surat kelulusan lain yang berkenaan misalannya JPPK.
•
Surat arahan untuk dibuat panggilan Tender kepada Unit Kewangan Zon UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri. (Sila
rujuk
Format di Lampiran 2A dan 2B serta contoh di Lampiran 2C, 2D Dan 2E). Setiap satu surat 15
arahan
yang
dikeluarkan
adalah
untuk
panggilan satu tender yang akan dikeluarkan. Berdasarkan kepada teguran Audit Luar, format dan kandungan surat arahan adalah terperinci untuk PTJ menyemak dan mempastikan: •
Terdapat perancangan perolehan
•
Terdapat
justifikasi
pembelian
dan
penggunaan •
Kajian
pasaran
untuk
harga
dan
spesifikasi telah dibuat. •
Perolehan mempunyai peruntukan yang telah dikemaskinikan dalam FAIS
•
Penempatan
barangan
dan
pegawai
yang bertanggungjawab dikenalpasti •
(f)
Dokumen sokongan lengkap
Penyediaan Analisa Teknikal Setelah Tender ditutup, Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri akan menyerahkan Dokumen Tender Teknikal Peralatan
kepada
Pusat
Tanggungjawab
untuk
dianalisa dalam tempoh 30 hari bagi tujuan berikut:•
Menyediakan Jadual Analisa Teknikal Tender Terperinci (Lampiran 3A, Contoh di Lampiran 3B) bagi setiap tawaran yang dinyatakan oleh syarikat yang menyertai Tender di mana analisa dibuat berdasarkan tawaran petender dan disemak dengan
katalog (sama ada asal /
fotostat / faks) /contoh yang dikemukakan oleh petender pada hari tutup tender. 16
Jika tender mensyaratkan katalog / contoh disertakan, catatan ”O” iaitu tidak memenuhi spesifikasi hendaklah diberi jika tiada katalog / contoh disertakan walaupun syarikat menanda √ (’comply’) pada semua dokumen spesifikasi. •
Menyediakan
Jadual
Ringkasan
Analisa
Teknikal Tender mengikut setiap jenis item dan secara pakej. •
Bagi peralatan teknikal, analisa teknikal mesti disahkan oleh Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang berkaitan.(Sila rujuk perenggan 4.1.1(c) pekeliling ini)
•
Kemukakan dokumen berikut kepada Unit Proses Dan Penguatkuasaan Tender UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri untuk
di
bawa
ke
mesyuarat
Lembaga
Perolehan UiTM. •
Jadual Analisa Teknikal Tender Terperinci.
•
Jadual Ringkasan Analisa Teknikal Tender.
•
Kesemua dokumen tender.
Maklumat analisa adalah rahsia. Pegawai yang terlibat di dalam penyediaan dan perakuan Analisa Teknikal Tender tidak dibenarkan untuk berhubung dengan petender, Jawatankuasa Penilaian Harga atau manamana pihak yang mempunyai kepentingan.
17
(g)
Pembentangan Kepada Lembaga Perolehan UiTM Ketua
Pusat
Tanggungjawab
dan
Pengerusi
Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang mengesahkan analisa
teknikal
perlu
hadir
untuk
membuat
pembentangan kepada Lembaga Perolehan UiTM. Pembentangan hendaklah dibuat bagi setiap item bermula daripada tawaran harga yang terendah. Jika pengesyoran adalah pada tawaran harga yang bukan terendah, nyatakan justifikasi kukuh penolakan harga yang lebih rendah.
4.1.2 TINDAKAN UNIT KEWANGAN ZON UiTM MALAYSIA/ PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI
(a)
Pengesahan Dan Penyekatan (Komitmen) Peruntukan Dalam FAIS. i.
Mengemaskinikan maklumat peruntukan PTJ dalam FAIS. Satu nombor permohonan bagi satu Tender dengan berbagai kod item
ii.
Menghantar dokumen berikut kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga UiTM Malaysia: a. Surat Arahan panggilan Tender b. Dokumen spesifikasi teknikal asal yang telah
diluluskan
oleh
Jawatankuasa
Teknikal yang berkaitan, c. Borang asal MITI (berserta gambar / brosur/katalog) dan 18
d. Salinan surat arahan PTJ yang telah disemak oleh Ketua Unit Kewangan Zon UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri.
(Untuk menjimatkan masa, urusan panggilan perolehan secara Sebut Harga Rasmi atau Tender dan permohonan kelulusan MITI akan diuruskan
secara
Bendahari
yang
serentak
oleh
menguruskan
Pejabat panggilan
perolehan).
(b)
Penyediaan Analisa Harga. Setelah Tender ditutup, Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga UiTM Malaysia akan menyerahkan Dokumen Tender Harga Bekalan kepada Ketua Unit Kewangan Zon UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri untuk tujuan penyediaan analisa harga seperti berikut: •
Menyemak semua maklumat yang dikemukakan di dalam dokumen dan menyediakan Jadual Analisa Harga Bekalan terperinci bagi setiap tawaran yang dinyatakan oleh syarikat yang menyertai Tender mengikut setiap jenis item dan secara berpakej.
Prestasi kewangan petender dikira memuaskan jika purata baki tiga bulan terakhir penyata bank melebihi 5% daripada setiap nilai item yang ditawarkan dan / atau mempunyai salinan surat kemudahan kredit yang 19
masih sahlaku dari
mana-mana institusi kewangan
yang diikitiraf oleh Kerajaan. Kemukakan dokumen berikut kepada Unit Proses Dan Penguatkuasaan
Tender
Bahagian
Pengurusan
Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Malaysia dalam tempoh 30 hari dari tarikh surat penyerahan dokumen untuk dibawa ke mesyuarat Lembaga Perolehan UiTM: •
Minit Mesyuarat
•
Jadual
Analisa
Harga
(Sila
Rujuk
Lampiran 4), beserta ’soft copy ’/emel •
Kesemua dokumen tender
Maklumat analisa adalah rahsia. Pegawai yang terlibat di dalam penyediaan dan perakuan Analisa Harga Tender tidak dibenarkan untuk berhubung dengan petender,
Jawatankuasa Penilaian Teknikal atau
mana-mana pihak yang berkepentingan.
(c)
Pembentangan Kepada Lembaga Perolehan UiTM Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Harga Tender perlu hadir untuk membuat pembentangan kepada Lembaga Perolehan UiTM.
20
4.2
PEROLEHAN KERJA DAN PERKHIDMATAN
4.2.1 TINDAKAN PUSAT TANGGUNGJAWAB
(a)
Perancangan Perolehan Merancang perolehan kerja dan perkhidmatan tahunan mengikut jumlah yang telah diperuntukkan. Tindakan memecahkecil pengurusan perolehan bagi kerja
/
perkhidmatan
yang
sama
jenis
untuk
mengelakkan kaedah perolehan secara Tender atau Sebut Harga Rasmi adalah tidak dibenarkan.
(b)
Penyediaan Spesifikasi dan Anggaran Harga bagi Kerja dan Perkhidmatan. Menyemak dan memastikan disediakan adalah konsisten
dan
anggaran harga yang
menggunakan kaedah yang
diselaraskan
mengikut
piawaian
penilaian sebenar supaya ianya mencerminkan nilai kerja dan perkhidmatan yang diperlukan dan boleh dijadikan asas yang kukuh untuk membuat keputusan di dalam Mesyuarat Lembaga Perolehan. Bagi tender yang melibatkan peralatan ICT atau Alat Pandang Dengar, kelulusan jawatankuasa berkaitan hendaklah diperolehi (Sila rujuk perenggan 4.1.1(c) pekeliling ini).
21
(c)
Arahan Panggilan Tender Mengemukakan
surat
arahan
panggilan
Tender
kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri bersamasama dokumen berikut :
(d)
•
Surat arahan seperti format di Lampiran 5.
•
Dokumen Tender
Anggaran Harga Bagi
setiap
pelawaan
tawaran
Tender,
PTJ
dikehendaki memasukkan anggaran harga dan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002) mengikut nilai anggaran harga
ke
dalam
sampul
surat
bergam
dan
memasukkan dokumen tersebut ke dalam peti tender pada
hari
dan
waktu
sebelum
Tender
ditutup.
Maklumat Anggaran Harga adalah sulit.
(e)
Penyediaan Analisa Setelah Tender ditutup, Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri akan menyerahkan Dokumen Tender Kerja
dan
Perkhidmatan
kepada
Pusat
Tanggungjawab untuk dianalisa dalam tempoh 30 hari bagi tujuan berikut:. •
Menyediakan Kertas Kerja dan Analisa Tender terperinci bagi setiap tawaran syarikat mengikut kaedah ’Cut Off’ dan
juga bagi kesemua
petender yang telah menawarkan harga di
22
bawah 20% daripada anggaran harga sehingga nilai ”Cut Off’. •
Sebagai
perbandingan,
kontrak
penyelenggaran
menyatakan dan
nilai
perkhidmatan
yang terdahulu berserta jumlah perbelanjaan sebenar di dalam analisa kertas kerja. •
Mendapatkan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002) yang telah dikemaskini dalam FAIS daripada Pejabat Bendahari yang berkaitan.
•
Kemukakan dokumen berikut kepada Unit Proses Dan Penguatkuasaan Tender Bahagian Pengurusan Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Malaysia untuk dibawa ke mesyuarat Lembaga Perolehan UiTM:-
(e)
•
Analisa Teknikal Tender terperinci
•
Kertas Kerja Tender
•
Dokumen Tender
•
Borang PB 3/80 ( Pindaan 1/2002 )
Pembentangan Kepada Lembaga Perolehan UiTM Ketua Pusat Tanggungjawab perlu hadir membuat pembentangan kepada Lembaga Perolehan UiTM. Pembentangan hendaklah dibuat bagi setiap tawaran petender bermula daripada tawaran harga yang terendah. Jika pengesyoran adalah pada tawaran harga yang bukan terendah, nyatakan justifikasi kukuh penolakan harga yang lebih rendah. 23
4.2.2 TINDAKAN
UNIT KEWANGAN ZON UiTM MALAYSIA /
PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI
(a)
Pengesahan Dan Penyekatan (Komitmen) Bajet Dalam FAIS. Mengemaskinikan maklumat peruntukan PTJ dalam FAIS
dan
menyerahkan
salinan
PB
3/80
(Pindaan1/2002) kepada Pengerusi Analisa Tender Kerja dan Perkhidmatan.
(b)
Pembentangan Kepada Lembaga Perolehan UiTM Turut hadir dalam pembentangan kepada Lembaga Perolehan UiTM
5.0
Mesyuarat Lembaga Perolehan Bagi memastikan fail Mesyuarat Tender dapat dikeluarkan 7 hari sebelum tarikh mesyuarat, analisa harga dan analisa teknikal berserta dokumen lain yang berkaitan mestilah diterima dengan lengkap oleh Unit Proses & Penguatkuasaan Tender UiTM Malaysia tidak lewat dari 14 hari sebelum tarikh mesyuarat berkenaan.
24
Tarikh Mesyuarat Lembaga Perolehan UiTM masa ke semasa. Pekeliling ini adalah berkuatkuasa serta merta. Saya yang menurut perintah,
SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA s.k
1.
Naib Canselor
2.
Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)
3.
Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)
4.
Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)
5.
Timbalan Naib Canselor
(Jaringan Industri dan Masyarakat)
25
akan diedarkan dari
