PENGURUSAN BAYARAN DISEDIAKAN OLEH NOR HANIZAN KHALID TIMBALAN BENDAHARI KANAN BAHAGIAN GAJI DAN KEWANGAN STAF **************************************

PENGURUSAN BAYARAN DISEDIAKAN OLEH NOR HANIZAN KHALID TIMBALAN BENDAHARI KANAN BAHAGIAN GAJI DAN KEWANGAN STAF **************************************

PENGURUSAN BAYARAN TUJUAN  Bayaran dibuat dengan teratur dan betul  Setiap bayaran yang dibuat disokong dengan dokumen yang sah  Bayaran dibuat kepada yang berhak  Bayaran dua kali tidak berlaku  Bayaran dapat disempurnakan dalam tempoh 7 hari dari dokumen lengkap diterima.  Sasaran sifar teguran Audit dan aduan pelanggan dicapai.  Imej dan kredibiliti jabatan serta kerajaan dapat dijaga.

PENGURUSAN BAYARAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PEMBAYAR  Mempastikan pembayaran adalah tepat untuk perbelanjaan yang telah dilakukan dengan kuasa yang membenarkan atau mengarahkan sesuatu perbelanjaan dibuat  Mempastikan dokumen yang diterima adalah lengkap dan telah direkodkan  Mempastikan peruntukan adalah mencukupi mengikut kumpulan wang berkenaan

 Mempastikan bayaran dibuat dalam tempoh yang telah ditetapkan

PENGURUSAN BAYARAN JENIS-JENIS BAYARAN 1. BAYARAN DENGAN PESANAN JABATAN / L/O 2. BAYARAN TANPA PESANAN JABATAN / NON L/O

BAYARAN L/O BAYARAN L/O - Semua bayaran bagi bekalan/kerja dan perkhidmatan yang mempunyai Pesanan Jabatan/Kerja/Perkhidmatan DOKUMEN YANG DIPERLUKAN  Invois Syarikat  Nota hantaran syarikat /DO  Borang Penerimaan Barang/Pengesahan Kerja/Perkhidmatan yang lengkap  Pesanan Jabatan Asal (Warna biru)  Lain-lain dokumen sokongan yang disertakan semasa penyediaan Pesanan Jabatan. Contoh : Sebutharga, Borang Peruntukan PB 3/80, Lampiran A, Analisa Sebutharga dan lain-lain dokumen berkaitan yang diperlukan semasa penyediaan PesananJabatan/Kerja/Perkhidmatan

Surat Pekeliling Pejabat Bendahari Bil 3 Tahun 2013 – Senarai Dokumen Lengkap Bayaran

BAYARAN DENGAN PESANAN JABATAN/L/O MENU FAIS  Pendaftaran Invois  Sedia baucer bayaran  Semak baucer bayaran  Lulus baucer bayaran

P21 (Sila pastikan payment type adalah L – LO) P23 P25 P26

BAYARAN DENGAN PESANAN JABATAN /L/O? SEMAK MENU PERMOHONAN BELIAN. BAYARAN TANPA PESANAN JABATAN / NON L/O?

BAYARAN TANPA PESANAN JABATAN/NON L/O Semua jenis bayaran yang tidak mempunyai Pesanan Jabatan/Kerja/ Perkhidmatan DOKUMEN YANG DIPERLUKAN - Dokumen yang diperlukan adalah mengikut bayaran yang berkenaan. - Ia tidak seragam untuk semua jenis bayaran Non L/O. - Sila rujuk Surat Pekeliling Pejabat Bendahari Bil 3 Tahun 2013 – Senarai Dokumen Lengkap Bayaran MENU FAIS - Menu FAIS yang digunakan juga tidak sama ia bergantung kepada bayaran-bayaran yang berkenaan.

BAYARAN TANPA PESANAN JABATAN /NON L/O Contoh : Bayaran Bekalan/Kerja/Perkhidmatan  Bayaran Pendahuluan Perjalanan dan Pelbagai  Bayaran Tuntutan Perjalanan dan Pelbagai  Bayaran Panjar Wang Runcit  Bayaran Gaji dan Emolumen  Bayaran Biasiswa  Bayaran Elaun-elaun (yang tidak berkaitan dengan gaji dan emolumen)  Bayaran Kepada Pelajar  Bayaran bayaran lain

BAYARAN BEKALAN, KERJA DAN PERKHIDMATAN Perolehan bekalan, kerja dan perkhidmatan yang dibenarkan Tanpa Pesanan Jabatan Surat Pekeliling Pejabat Bendahari Bil 5 Tahun 2012 -11.1(a) hingga (e) -

11.1 (a) Kadar harga telah ditetapkan oleh UiTM 11.1 (b) Kadar harga telah ditetapkan secara umum (published rate) oleh vendor 11.1 (c) Pembelian bahan bekalan sehingga RM 1,000 11.1 (d) Pembelian peralatan kecil 1 unit < RM500 terhad sehingga RM1,000 11.1 (e) Perkhidmatan/pembaikan sehingga RM5,000

BAYARAN BEKALAN , KERJA DAN PERKHIDMATAN - Pastikan dokumen adalah lengkap. Surat Pekeliling Pejabat Bendahari Bil 3 Tahun 2013 – Senarai Dokumen Lengkap Bayaran - Pastikan setiap invois telah dicop terima dan direkodkan - Tentukan kod akaun dan kumpulan wang yang akan dikenakan adalah tepat - Semak peruntukan kod akaun berkenaan samada mencukupi atau tidak - Contoh : Bayaran pembelian alat tulis, surat khabar, jamuan keraian, perubatan, pembaikan kecil, yuran seminar dan lain-lain sepertimana dibenarkan dalam Surat Pekeliling Pejabat Bendahari Bil 5 Tahun 2012 -11.1(a) hingga (e)

MENU FAIS P21 Daftar Invois P23 Sedia Header P25 Semak Header P26 Lulus Header

PENDAHULUAN PERJALANAN PENDAHULUAN PERJALANAN  Pendahuluan perjalanan adalah sejumlah wang yang dibayar kepada pemohon sebelum perjalanan rasmi dibuat

 Pendahuluan diberi atas kelayakan elaun makan dan penginapan pemohon.  Lain-Lain bayaran seperti minyak kenderaan, tol, bayaran letak kereta,dobi dan seumpamanya tidak boleh diberikan pendahuluan.  Pendahuluan perjalanan perlu diselaraskan dalam tempoh 1 bulan daripada tarikh pendahuluan diambil. (JKP : Berkuatkuasa 1/5/1999) 

Ketua Pejabat Pembayar diberikuasa untuk meluluskan pendahuluan mengikut perkiraan kelayakan – Tidak tertakluk kepada had maksima RM5,000.00

- Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2007 – Pendahuluan Perjalanan

PENDAHULUAN PERJALANAN DOKUMEN YANG DIPERLUKAN  Borang Permohonan Pendahuluan Perjalanan  Salinan surat arahan/kelulusan/jemputan untuk keluar bertugas  Surat kelulusan perjalanan ke luar negara (jika berkaitan perjalanan ke luar negara)  Borang Peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1/2002) yang telah diluluskan oleh Ketua PTJ Pastikan perkiraan hari bertugas, kadar elaun makan dan penginapan adalah mengikut kelayakan Pegawai. Kadar-kadar adalah mengikut Pekeliling WP 1.4/2013 dengan Pindaan (Minit JKP 193 bertarikh 23/12/2014 Agenda D 4291) Jika kadar hotel adalah kos sebenar (Gred 53 ke atas– Rujuk JKP 164 pada 12/11/2009) - Kadar-kadar bayaran hotel yang boleh digunakan untuk pembayaran pendahuluan MENU FAIS  Permohonan  Penjanaan  Semakan  Kelulusan  Bayaran

211 212 213 214 216

PENDAHULUAN PELBAGAI  Sejumlah wang yang dibayar kepada pemohon sebelum sesuatu aktiviti dimulakan untuk membeli barang/perkhidmatan yang diperlukan  Boleh diberi kepada staf yang berjawatan tetap atau kontrak yang mempunyai baki kontrak tidak kurang dari 6 bulan  Tidak boleh digunakan untuk membeli barang/perkhidmatan yang praktikal dibeli secara Pesanan Jabatan

 Tidak boleh digunakan untuk pembelian inventori, aset,pembayaraan elaun-elaun staf dan pelajar seperti syarahan sambilan, elaun lebih masa, SKP dll.  Had maksimum RM5,000.00 Jika lebih - kelulusan Khas  Perlu diselaraskan dalam tempoh 2 bulan daripada tarikh pendahuluan diambil Pekeliling Bendahari Bilangan 7 Tahun 2013

PENDAHULUAN PELBAGAI DOKUMEN DIPERLUKAN  Borang Permohonan Pendahuluan Pelbagai PK.PBUiTM.PPK.(O). 09/02  Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002)  Surat kelulusan menjalankan aktiviti  Surat kelulusan ke luar negara jika aktiviti dijalankan di luar negara MENU FAIS Permohonan Semakan Kelulusan Bayaran

231 232 233 235

 Peruntukan mencukupi ?  Kod akaun tepat mengikut item permohonan?  Tidak menggunakan kod pendahuluan.

TUNTUTAN PERJALANAN Bayaran tuntutan perjalanan atau pelarasan pendahuluan perjalanan sekiranya telah mengambil pendahuluan perjalanan sebelumnya Tuntutan perlu dibuat tidak lewat daripada 10 hb bulan berikutnya Bayaran akan dibuat mengikut tempoh yang telah diluluskan serta mengikut kadar kelayakan Pegawai

Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2007 Pekeliling WP 1.4/2013 dengan Pindaan (Minit JKP 193 bertarikh 23/12/2014 Agenda D 4291). Pindaan adalah berkaitan kelayakan kelas tempat duduk pegawai bagi penerbangan domestik vk7 ke bawah ekonomi, vk6 ke atas perniagaan

TUNTUTAN PERJALANAN DOKUMEN DIPERLUKAN 1. Borang permohonan tuntutan perjalanan 2. Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002) 3. Surat arahan/kelulusan/jemputan untuk tugas rasmi/kursus 4. Surat kelulusan ke luar negara jika berkaitan 5. Resit-resit perbelanjaan asal yang telah disahkan oleh Ketua PTJ

MENU FAIS Permohonan Pelarasan Semakan Kelulusan Bayaran Pelarasan     

221 223 224 225 226

Tugas rasmi atau kursus – Kursus Pekeliling WP 1.10/2013 Penganjur sedia makan @ tidak - 20%, 40%, 40% Melebihi 8 jam tetapi kurang 24 jam - elaun harian ( ½ elaun makan) Bertugas melebihi 3 bulan terus menerus – tidak layak elaun makan/hotel Melebihi 3 bulan tetapi kurang 6 bulan – Elaun Tetap 2/3(elaun makan + loging) x jumlah hari bertugas

TUNTUTAN PERJALANAN Ibu Pejabat – “Dalam lingkungan 25 km.” Perjalanan untuk tugas rasmi dalam lingkungan 25km – elaun layak? Hadir ke mahkamah sebagai saksi kerajaan atau khidmat pakar Menghadiri istiadat pengurniaan untuk menerima pingat Perjalanan penempatan selepas lantikan pertama –perjalanan sahaja Tambang gantian kapal terbang - > 240 km, kenderaan sendiri, tidak layak menuntut apa-apa perbelanjaan yang berkaitan kapal terbang Lantikan akademia –dalam atau luar negara kapal terbang kelas ekonomi sahaja – JKP 194 bertarikh 26 /2/2015

TUNTUTAN ELAUN SEMASA BERKURSUS

Pekeliling WP 1.10/2013 tiada perubahan sama seperti Pekeliling lama Bil 3 Tahun 2005 Jangka Pendek Dalam Negara– <= 3 bulan  Perjalanan pergi dan balik sekali sahaja  Jika tidak disediakan tempat tinggal –perjalanan pergi dan balik sekali sehari tidak melebihi 6 hari  Elaun sewa hotel/lojing dan elaun makan layak dituntut untuk sehari sebelum dan selepas berkursus mengikut kadar tugas rasmi.

Jangka Pendek Luar Negara - <= 3 bulan  14 hari atau kurang secara berterusan layak menuntut elaun mengikut kadar tugas rasmi  Elaun pakaian panas  Passport antarabangsa dan visa yang disokong dengan resit.  Perjalanan pergi dan balik ke/dari lapangan terbang

TUNTUTAN PELBAGAI Pembayaran balik ke atas perbelanjaan yang telah didahulukan oleh staf menggunakan wang sendiri terlebih dahulu bagi pembelian barang/perkhidmatan untuk aktiviti aktiviti yang telah diluluskan dan lain-lain urusan rasmi yang telah diluluskan atau pelarasan pendahuluan sekiranya pendahuluan pelbagai telah diambil terlebih dahulu. Pekeliling Bendahari Bil 7 Tahun 2013 DOKUMEN DIPERLUKAN 1. Borang permohonan tuntutan pelbagai 2. Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002) 3. Surat arahan/kelulusan program 4. Resit-resit perbelanjaan asal yang telah disahkan oleh Ketua PTJ

Resit perbelanjaan mengikut butiran kelulusan atau tidak

PANJAR WANG RUNCIT “Panjar Wang Runcit” bermaksud sejumlah wang yang diperuntukkan untuk tujuan pembelian kecil yang diperlukan segera. Boleh digunakan untuk apa-apa perolehan / pembelian kecil yang diperlukan dengan SEGERA, bernilai tidak melebihi RM500 (Ringgit Malaysia : LIMA RATUS sahaja) bagi satu resit pembelian. Perlu perlantikan Pegawai Pembayar Panjar, Pelulus Panjar dan Pegawai menunaikan cek Selaras dengan Perkara 103 Perlembagaan Persekutuan dan Arahan Perbendaharaan 99(b), cek Panjar Wang Runcit dibuat atas nama Jawatan Pemegang Panjar Wang Runcit. Contoh : Bayar ” Dekan Fakulti Perakaunan”

MENU FAIS – P21,P22,P23 Pekeliling Bendahari Bil 3 tahun 2009

GAJI DAN EMOLUMEN Meliputi pembayaran gaji, emolumen dan ganjaran yang dipusatkan bermula dari kemasukan maklumat staf, data gaji dan data potongan berkanun sehingga bayaran dapat dibuat MENU FAIS Gaji Dan Emolumen Proses pelarasan berdasarkan maklumat LPG SP1, SP5, SP6 Pembayaran gaji dan emolumen SJ2, S71, S79, S7A, S72 Syarahan Sambilan

S63, S71,S79, S72

Elaun Lebih Masa

S42, S71, S79,S72

BAYARAN BIASISWA Wang bantuan yang diberikan kepada staf dan juga calon-calon tenaga pengajar (TPM) untuk meningkatkan kelayakan akademik mereka. Bayaran adalah mengikut sepertimana dalam Surat Kelulusan Memorandum Tawaran Biasiswa dan Perjanjian yang ditandatangani oleh pemegang biasiswa. Bayaran dibuat secara berkala – 3 bulan sekali MENU FAIS 411 Pendaftaran maklumat biasiswa 413 Pengesahan pendaftaran maklumat 421 Penjanaan jadual bayaran 443 Penjanaan invois berjadual 445 Penyediaan daftar bayaran 447 Penyediaan baucer bayaran 449 Semak baucer bayaran 44A Lulus baucer bayaran

BAYARAN ELAUN-ELAUN – CTH ELAUN PINDAH Pindah Stesyen Seseorang staf yang diarahkan berpindah tempat bertugas di antara kampus Universiti, layak diberikan bayaran elaun perpindahan mengikut kadar-kadar tertentu yang telah ditetapkan. Komponen dalam elaun pindah ini meliputi elaun makan staf dan keluarga penginapan, bayaran pindah mengikut kadar, perjalanan staf dan pengangkutan barang mengikut k/m jarak perjalanan serta lain-lain belanja (1%) untuk semenanjung dan 1.5% untuk Sabah dan Sarawak Pindah Ke/dari Rumah Kerajaan Seorang staf yang berpindah rumah dari rumah sendiri / rumah sewa ke rumah Kerajaan atau rumah yang sewanya dibayar oleh Kerajaan dan sebaliknya atas arahan pihak berkuasa tertentu adalah layak untuk menuntut elaun perpindahan yang dibayar mengikut kadar yang telah ditetapkan

Pindah ke rumah yang dibeli dibawah Skim Pinjaman Perumahan Kerajaan Seseorang staf yang berpindah rumah dari rumah sendiri / rumah sewa / rumah Kerajaan ke rumah yang dibeli di bawah Skim Pinjaman Perumahan Kerajaan juga layak untuk menuntut elaun perpindahan yang dibayar mengikut kadar yang telah ditetapkan DOKUMEN DIPERLUKAN – Borang tuntutan pindah, surat arahan pindah, salinan surat nikah (jika berkaitan), salinan surat tawaran skim pinjaman kerajaan (jika berkaitan) MENU FAIS 251, 252, 253, 254, 255

BAYARAN KEPADA PELAJAR – CTH SKP Bayaran kepada pelajar meliputi seperti bayaran tuntutan SKP/SKS, biasiswa, Pinjaman pelajaran dan Elaun Latihan Praktik.

CONTOH BAYARAN SKP DOKUMEN YANG DIPERLUKAN  Borang tuntutan SKP / SKS  Salinan surat lantikan  Salinan kad perakam waktu pelajar yang telah diperaku serta dilulus oleh Ketua PTJ/ Pegawai yang dilantik. MENU FAIS  Daftar butiran maklumat tuntutan SKP/SKS  Jana Laporan tuntutan SKP/SKS  Daftar maklumat bayaran /invois  Sedia baucer bayaran  Semak baucer bayaran  Lulus baucer bayaran

832 8AA 833 835 837 838

Garis Panduan SKP – JKP 145 bertarikh 22 Disember 2005

LAIN-LAIN BAYARAN- CTH TIKET KAPAL TERBANG Bayaran ke Agen,syarikat atau Agensi Pelancongan yang telah menyediakan Perkhidmatan penjualan tiket kapal terbang DOKUMEN DIPERLUKAN Invois Agensi atau Syarikat Penerbangan Borang Peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1/2002) Surat lantikan/arahan/jemputan Electronic ticket receipt/Itinery Surat kelulusan Naib Canselor bagi ke Sabah/Sarawak/luar negara Surat tawaran biasiswa bagi yang berkaitan

MENU FAIS 311 Permohonan tiket 321 Kenaan Vendor/Agen tiket 323 Agihan Kod Akaun 324 Semak tempahan 325 Lulus tempahan 326 Pindah ke Vot 331 Penjanaan waran

344 346 348 349

Daftar invois Sedia baucer Semak baucer Lulus baucer

LAIN-LAIN BAYARAN CTH HONORARIUM Merupakan bayaran saguhati yang diberikan kepada pegawai yang memberi syarahan/ ceramah atau dilantik sebagai fasilitator yang bukan syarahan akademik Pekeliling JKP 148 bertarikh 22 Jun 2006 bersetuju menerima pakai Pekeliling Perbendaharaan Bil 2 Tahun 2005  Kadar  Tabung Amanah  Pakar Industri JKP 159 bertarikh 2 September 2008 Tabung Amanah – Kadar ikut Pekeliling Perbendaharaan Bil 2 Tahun 2005 JKP 181 bertarikh 17 oktober 2012 penceramah pakar dari organisasi bukan kerajaan dan Penceramah persendirian – Kenaikan kadar bayaran

Penetapan kadar bayaran maksimum yang boleh diterima oleh seseorang pegawai yang memberi ceramah/fasilitator adalah tidak melebihi ½ bulan gaji bagi setiap kali bayaran tanpa mengira tempoh – JKP 197 bertarikh 6 Januari 2016

LAIN-LAIN BAYARAN CTH HONORARIUM DOKUMEN YANG DIPERLUKAN Borang tuntutan honorarium Borang PB 3/80(pindaan 1/2002) Borang Pengesahan perkhidmatan

MENU FAIS S3C S3D P25 P26

Bayaran lain} Jana proses } Semak baucer Lulus Baucer

Menu S (Gaji) digunakan untuk tujuan pelaporan cukai

SEKIAN TERIMA KASIH