TAKLIMAT PROSEDUR KEWANGAN BAGI KUMPULAN WANG PENYELIDIKAN UiTM Oleh ROSNANI ABDUL RAZAK Penolong Bendahari Kanan UKZ 17 (Penyelidikan)
Objektif Menyediakan perkhidmatan kewangan yang cepat, cekap dan tepat bagi memastikan aktiviti Penyelidikan Universiti dapat dilaksanakan dengan cemerlang.
Piagam Pelanggan • Mengeluarkan resit penerimaan wang serta merta (resit manual atau resit FAIS). • Mengeluarkan Pesanan Jabatan (LO) kepada pembekal/syarikat dalam tempoh 5 hari dari tarikh permohonan diterima dengan lengkap. • Menjelaskan pembayaran ke atas semua tuntutan pembayaran dalam tempoh 7 hari dari tarikh terima dokumen lengkap. • Membantu dan bekerjasama dengan pusat tanggungjawab RMI / RMU dengan sebaik-baiknya. * 5 / 7 hari di atas termasuk cuti umum dan cuti hujung minggu.
Aktiviti Utama Pengurusan bayaran Pengurusan perolehan bekalan & perkhidmatan Pengurusan kutipan hasil Pengurusan rekod kewangan yang lengkap Memberi nasihat mengenai operasi/polisi Kumpulan Wang Penyelidikan.
Sumber Dana Penyelidikan
Pengurusan UiTM Dana Kecemerlangan Pendidikan UiTM Projek Penyelidikan MOSTI Projek Penyelidikan KPT (FRGS/ERGS/LRGS/PRGS/CoE,AKEPT, DLL) Agensi Lain: Dalam & Luar Negara, dll.
Legaliti Kewangan 1) Arahan Perbendaharaan (AP) 2) Pekeliling & Surat Pekeliling Perbendaharaan 3) Pekeliling & Surat Pekeliling Perkhidmatan Awam 4) Pekeliling Universiti (NC/Pendaftar /Bendahari) 5) Peraturan dan Garis Panduan Kewangan dan Perakaunan Pejabat Bendahari / Penaja
05/07/11
6
Semua Agensi Kerajaan diingatkan untuk mematuhi semua peraturan dalam Arahan Perbendaharan (AP) & SPP yang masih berkuatkuasa. Tindakan Surcaj/Tatatertib boleh diambil ke atas mana-mana pegawai yang gagal mematuhi mana-mana peraturan yang masih berkuatkuasa. Tidak mengetahui peraturan dalam AP & SPP yang masih
berkuatkuasa tidak boleh dijadikan alasan untuk mengelakkan tindakan surcaj / tatatertib berkenaan dikenakan.
Aktiviti Kewangan Penyelidikan 1. 2. 3. 4. 5.
Gaji RA Upah Yuran Sedia LO Bekalan Sedia LO Perkhidmatan 6. Bayaran LO 7. Pendahuluan Pelbagai 8. Pelarasan Pelbagai.
9. Tuntutan Pelbagai 10.Pendahuluan Perjlnan Dalam Negeri 11.Pendahuluan Perjlnan Luar Negara 12.Tuntutan Perjlnan Dlm Negeri 13. Tuntutan Perjalanan Luar Negara 14. Pelaporan, dll.
PRINSIP ASAS ( 1)
“ TIADA APA-APA PEMBAYARAN BOLEH DIBUAT DARI KUMPULAN WANG DISATUKAN KECUALI APABILA DIPERUNTUKAN SEBANYAK JUMLAH YANG DITETAPKAN BAGI MAKSUD-MAKSUD YANG TERTENTU DAN TELAH DIBENARKAN OLEH UNDANG-UNDANG. ” SEK. 13/AP. 6 (i) 05/07/11
9
PRINSIP ASAS ( 2)
“ APA-APA WANG YANG DIPERUNTUKAN BAGI
SESUATU MAKSUD HENDAKLAH DISERAH BALIK SEKIRANYA TIDAK DIBELANJAKAN DALAM TEMPOH YANG DIBENARKAN BAGINYA.” SEK. 13/AP. 6 (ii) 05/07/11
10
PROSES PEROLEHAN
Mengenalpasti Perolehan
Penggantian
Penggunaan
Bayaran (AP 177.1)
Perancangan Perolehan
Penyediaan Peruntukan (AP168)
Kajian Pasaran (AP169.1) Penerimaan
Urusan Perolehan Pemantauan
Pesanan AP 176.1
Penyediaan Penentuan/Spesifikasi
Penyediaan Jadual
PEROLEHAN KERAJAAN PRINSIP / OBJEKTIF / DASAR KONSEP ‘6 B’ – ( BETUL ) Kualiti - penentuan oleh pembeli / pembekal akur / semak, periksa dan ujian sebelum penghantaran selepas penerimaan Kuantiti - mengikut keperluan – ikut pegangan stok, unjuran permintaan output / lat masa
Masa - bekalan terancang dan berterusan / bila perlu ada, tidak tercari-cari Pembekal - berkebolehan, berkeupayaan dan berwibawa / komitmen menepati kehendak pembeli Tempat - serahan/lokasi penghantaran betul / nyatakan dengan lengkap, tepat & jelas dalam tawaran Harga - harga yang terbaik dan berpatutan / paling menguntungkan – alah membeli menang memakai
atau
PEROLEHAN / PEMBELIAN Tujuan: untuk mendapatkan nilai yang terbaik. 1. PEMBELIAN YANG PALING MENGUNTUNGKAN. 2. PASTIKAN PERUNTUKAN MENCUKUPI. 3. KUASA PEMBELIAN DIPEROLEHI. 4. SPESIFIKASI BARANG DITENTUKAN.
5. NASIHAT TEKNIKAL DIPEROLEHI. 6. DASAR DAN PERATURAN PEMBELIAN DIPATUHI.
05/07/11
13
Bil Minimum Sebut Harga (SPPB 1/2010) Jenis Bil. Perolehan a
Bekalan
sehingga RM10,000
1
b
Perkhidmatan sehingga RM20,000 melebihi RM10,000 Bekalan sehingga RM50,000 melebihi RM20,000 Perkhidmatan sehingga RM50,000
1
c d
9/30/2012
Nilai Perolehan
Bil SH
2 2
14
SEBUT HARGA TIDAK DIWAJIBKAN JIKA 1. Kadar telah ditetapkan secara umum seperti kadar letrik /air/ yuran kursus /bilik hotel. 1. Perkhidmatan kecil-kecilan seperti makanan bermasak bagi tujuan mesyuarat, perasmian, pembaikan alat yang setiap satu kurang dari RM1,000.
05/07/11
15
PENERIMAAN DAN PENGUATKUASAAN • •
•
PTJ menerima bekalan/kerja/perkhidmatan mengikut tarikh serahan dalam Pesanan Jabatan/Kerja Bagi bekalan: PTJ -GRN disediakan oleh pemohon -Ujilari disahkan oleh Pengerusi J/kuasa Teknikal Peralatan pada GRN -GRN disahkan oleh Ketua PTJ -Menghantar dokumen kepada Unit Kewangan untuk tujuan bayaran TIDAK LEBIH DARI 7 HARI dari tarikh ujilari/terima barangan . Ketua PTJ mengesahkan salinan biru Pesanan Jabatan/Perkhidmatan.
05/07/11
16
Kaedah Bayaran Elektronic Fund Transfer (EFT)/ Inter Bank Giro (IBG). Cek. Telegrafic/Wire Transfer. Bank Draft.
05/07/11
17
Dokumen Lengkap utk Bayaran •
Pendahuluan Perjalanan Dalam Negeri – Borang Permohonan Pendahuluan Perjalanan – Surat Arahan Bertugas
•
Pendahuluan Perjalanan Ke Luar Negara – Borang Permohonan Pendahuluan Perjalanan – Surat Arahan Bertugas – Surat Kelulusan Lawatan ke Luar Negara dari Naib Canselor (mohon 60 hari sebelum pergi)-PNC Bil. 13/2004
**
Jika perjalanan rasmi tidak dibuat (tanpa mengira sebab) sama ada dibatalkan atau pemohon tidak pergi ke tempat yang diarahkan atau perjalanan ke luar negara tidak diluluskan, jumlah pendahuluan perjalanan yang telah diambil, hendaklah diserahkan sepenuhnya ke kaunter penerimaan Pejabat Bendahari dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh perjalanan rasmi patut dibuat/tarikh pembatalan/keputusan diterima.
05/07/11
18
Dokumen Lengkap utk Bayaran •
Pendahuluan Pelbagai –
Borang Permohonan Pendahuluan Pelbagai
–
Senarai Barang-barang yang hendak dibeli beserta dengan anggaran harga
–
Jika program/projek/aktiviti dibatalkan selepas pendahuluan diambil, serahkan wang pendahuluan berkenaan sepenuhnya ke kaunter penerimaan Pejabat Bendahari mengikut kumpulan wang yang membiayai program/projek/aktiviti berkenaan, dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh pembatalan.
–
Sekiranya gagal menghantar dokumen pelarasan yang lengkap dalam tempoh DUA (2) BULAN DARI BAYARAN PENDAHULUAN, pihak Bendahari adalah diberi kuasa untuk MEMOTONG GAJI TANPA NOTIS dengan JUMLAH PENUH SECARA SEKALI GUS (lump sum) sebagai bayaran wang pendahuluan yang telah diambil.
05/07/11
19
Dokumen Lengkap utk Bayaran •
Tuntutan Perjalanan Kakitangan – Borang Tuntutan Perjalanan – Surat Arahan Bertugas - Resit-resit perbelanjaan yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan/Ketua Projek/RMI
•
Borang Tuntutan Perjalanan dan resit-resit ASAL perjalanan hendaklah disahkan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab dan dikemukakan kepada Pejabat Bendahari SEBELUM ATAU PADA 10 HB BULAN BERIKUTNYA.
•
Sekiranya gagal mengemukakan tuntutan perjalanan sebelum atau pada 10 hb bulan berikutnya, diberi kuasa kepada Bendahari untuk membuat pemotongan gaji mengikut jumlah pendahuluan yang telah diambil, secara sekali gus (lump sum) tanpa notis dan jika melampaui bulan/tahun, perlu isi borang justifikasi kenapa lewat (Pekeliling Bendahari Bil 6/2009).
05/07/11
20
Dokumen Lengkap utk Bayaran •
Pembekalan Barang atau Peralatan (bukan Aset) / Bahan • Bil / Tuntutan • Pesanan Jabatan Universiti yang asal • Borang Perakuan Terimaan Barang (GRN)
• • • • •
Pembekalan Aset Bil / Tuntutan Pesanan Jabatan Universiti yang asal Borang Perakuan Terimaan Barang (GRN) Perakuan Semakan Fizikal Barang
05/07/11
21
Dokumen Lengkap utk Bayaran •
Perolehan Perkhidmatan (tidak melebihi RM20,000.00) • Bil / Tuntutan • Borang Pesanan Kerja • Borang Pengesahan Kerja
•
Gaji / Upah RA • Borang Tuntutan • Nombor Akaun Bank • Maklumat sama ada telah mempunyai no KWSP, no SOCSO (jika berkenaan) • Salinan Surat Perlantikan (untuk tuntutan kali pertama) • Salinan Kad Perakam Waktu
05/07/11
22
JENIS / KATEGORI ASET (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1991) HARTA MODAL
Bernilai RM3,000.00 atau lebih ke atas setiap satu semasa perolehan BEKALAN PEJABAT Barang luak/tak luak bernilai rendah dan tidak ekonomi untuk dikesan
INVENTORI
TANAH & BANGUNAN ASET TAK ALEH
Bernilai kurang RM 3,000.00 setiap satu semasa perolehan (perabot, permaidani, langsir tanpa mengira kos)
ITEM STOR Barang belum guna yang perlu disimpan bagi keperluan operasi, peyelenggaraan dan lainlain.
PENGURUSAN ASET / INVENTORI TPA adalah tatacara / panduan bagi menguruskan HARTA MODAL dan INVENTORI meliputi: BAB A PENERIMAAN BAB B PENDAFTARAN BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN BAB D PENYELENGGARAAN
BAB E PELUPUSAN BAB F KEHILANGAN & HAPUS KIRA 24
KEHILANGAN Secara umumnya kehilangan bererti rekod sesuatu aset/wang awam masih wujud di dalam dokumen tetapi secara fizikalnya aset/wang awam berkenaan telah tiada dalam pegangan atau dalam simpanan di sesebuah stor/pejabat.
ISU-ISU KEWANGAN
Kuasa - siapa berhak tuntut Peruntukan - ada bajet Tempoh - dalam tempoh projek Dokumen berkaitan – resit atau inbois asal Pembayaran yang dibenarkan - ada dalam bajet/proposal/kelulusan khas Pengesahan RMI 05/07/11
26
LAIN-LAIN ISU DAN CABARAN 1. Pemantauan berkesan untuk setiap proses perolehan (penerimaan-pelupusan) 2. Kurang jelas mengenai peraturan semasa. 3. Memecahkecilkan perolehan. 4. Pembelian dari luar negara. 5. Tidak mendapat kelulusan. 6. Spesifikasi menjurus kpd sesuatu jenama. 7. Fokus kepada sesuatu pembekal. 05/07/11
27
LAIN-LAIN ISU DAN CABARAN(samb) 8. Tidak membuat kajian pasaran. 9. Peruntukan tidak mencukupi. 10. Pengesahan penerimaan barangan vs tarikh tandatangani GRN 11. Kesediaan tempat untuk peralatan. 12. Justifikasi lewat membuat tuntutan. 13. Projek tamat tanpa tutup akaun. 14. Lain-lain teguran pihak Audit (Dalam/Luar) 05/07/11
28
Sebarang Pertanyaan ?? Puan Rosnani Abdul Razak Penolong Bendahari Kanan Tel: 03 - 55211386 / 019 - 2665311 /
[email protected] Encik Hazamil Reza Abd Rahman & Cik Nazirah Abd Hamid Penolong Akauntan Tel: 03 - 5544 3440 / 3485
Encik Abdul Razak/ Pn. Dhalia Pembantu Tadbir Kewangan Tel: 03 - 5544 2089 Pn. Azuin/ Cik Hafizah /Cik Faezatul Pembantu Tadbir Kewangan Tel: 03 - 5544 3466
Terima kasih
