PEKELILING BENDAHARI BILANGAN : 14/1992 ( PENGURUSAN WANG ) PEJABAT BENDAHARI No. Rujukan Fail Tarikh Kuatkuasa
: 400-BBI ( PENG. WANG 6/61 ) : 26 Disember 1992
Kepada Semua Penolong Bendahari Kanan Penolong Bendahari Shah Alam dan Cawangan
Tuan / Puan,
PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN PANJAR WANG RUNCIT 1.
Terimaan dan Imbuhan i)
Jumlah wang permulaan dan seterusnya rekupan-rekupan Panjar Wang Runcit hanya dari Pejabat Bendahari ( Cawangan ) / Unit Kewangan bahagian/ Kajian bagi Shah Alam
ii)
Pegawai-pegawai yang terlibat dengan pengendalian wang runcit hendaklah menurunkan contoh tandatangan di borang seperti Lampiran A. Bagi Shah Alam borang tersebut hendaklah Disediakan dalam 3 salinan. Salinan asal disimpan di Unit Kewangan Bahagian/ Kajian, salinan kedua dihantar pada Bahagian Pengurusan Wang dan salinan ketiga disimpan oleh Unit yang menyenggara panjar tersebut.
Manakala bagi Cawangan hanya 2 salinan diperlukan. Salinan asal Untuk Pejabat Bendahari dan salinan kedua untuk Unit yang menyenggara panjar.
iii)
Permohonan imbuhan hendaklah dibuat sekurang-kurangnya Sebulan sekali atau 2/3 daripada jumlah wang yang diperuntukan telah digunakan A.P.113(b).
iv)
Tiap-tiap imbuhan tidak boleh melebihi jumlah wang runcit yang Diluluskan A.P.112
v)
Ketika mengemukakan imbuhan pastikan perkara-perkara berikut Disediakan dan dipatuhi : a)
Sub-baucer hendaklah disusun mengikut siri ( nombor kecil di atas dan diikuti nombor seterusnya).
b)
Bil/ Resit hendaklah dilitak di atas sub-baucer
c)
Sertakan borang PB 3/80 yang telah dilengkapi dengan pecahan kod perbelanjaan yang betul berpandukan ” Buku Penjenisan Kod ”
2.
Perbelanjaan
i)
Perbelanjaan hendaklah mengikut peruntukan yang disediakan oleh Unit Belanjawan bagi memudahkan pihak Bendahari membuat imbuhan A.P.54.
ii)
Pembayaran akan dibuat ke atas perbelanjaan yang telah diluluskan oleh Pejabat Bendahari mengikut tujuan asal wang runcit tersebut dipohon. Sekiranya ada pertambahan tujuan, kelulusan hendaklah didapati terlebih dahuli dari Pejabat Bendahari secara bertulis.
iii)
Perbelanjaan tidak boleh melebihi $50.00. Walaubagaimanapun, sekiranya perlu dan mendesak perbelanjaan yang melebihi $50.00 boleh dibuat dengan syarat mendapat kelulusan terlebih dahulu dari Pejabat Bendahari/ Unit Kewangan Bahagian/ Kajian bagi Shah Alam.
iv)
Perbelanjaan yang tidak dibenar menggunakan wang runcit : a) Pembelian barang-barang yang terdapat dalam ”senarai stor” di Stor Pusat kecuali sekiranya kelulusan atau pengesahan diperolehi dari bahagian stor yang menyatakan barang-barang tersebut ketika diperlukan tiada di dalam simpanan. b) Tuntutan perjalanan c) Pembelian minyak kenderaan d) Pembayaran untuk keraian rasmi tidak akan diimbuh melainkan disertai Borang keraian yang telah diluluskan oleh Pejabat Pengarah ( untuk ITM Shah Alam ) e) Setem untuk perbelanjaan Pos.
v)
Pembayaran mestilah dibuat melalui Sub-Baucer ( Lihat Lampiran B ) dan disertakan bil/ resit yang
telah disahkan oleh Ketua
Bahagian/ Kajian sebagai bukti perbelajaan resmi dan dicop ” SUDAH DIBAYAR ” apabila pembayaran sudah dibuat, A.P.113(d)
vi)
Sub-Baucer tersebut mestilah dinombirkan dan disenaraikan ke dalam Buku Wang Runcit.
vii)
Bagi pembayaran tanpa resit mestilah ada pemgakuan wang terima atau pengakuan perkhidmatan dilaksanakan dan disahkan oleh Ketua Bahagian/ Kajian. A.P.99(c)
viii)
Sub-Baucer mestilah dipenuhkan dengan butir-butir berikut : a) Tarikh Baucer b) Nombor Baucer c) Nama penerima d) Butir-butir perkhidmatan e) Amaun (dengan angka dan perkataan ) f) Tandatangan -
Pegawai meluluskan
-
Pegawai Membayar
-
Penerima
ix)
Pendahuluian yang diambil dari wang runcit bagi pembeliaan barang perlu mendapat kelulusan terlebih dahulu dngan mengisi borang permohonan pendahuluan wang runcit seperti Lampiran C dalam 2 (dua) salinan.
x)
Segala butir-butir perbelanjaan termasuk bil/resit serta baki dari pendahuluan hendaklah dipulangkan tidak lewat dari tempoh 2 (dua) minggu kepada pemegang wan panjar untuk dibuat imbuhan sekiranya tidak, pemotongan gaji boleh dibuat.
xi)
Cara imbuhan balik pendahuluan adalah sama seperti imbuhan lain-lain perbelanjaan wang runcit di para 2(v) hungga (viii)
xii)
Bagi perbelanjaan bayaran tol lebuhraya sila lihat Pekeliling Bendahari Bil 21/87.
3.
Buku Wang Runcit i)
Kira-kira Panjar Wang Runcit hendaklah disimpan dalam Buku Wang Runcit yang digunakan oleh ITM seperti dilampiran D.
ii)
Ruangan-ruangan di Buku tersebut hendaklah dipenuhkan untuk terimaan dan pembayaran.
iii)
Buku wang runcit mestilah disahkan betul oleh Ketua Bahagian/ Kajian setelah diimbangkan untuk rekupan.
iv)
Buku hendaklah sentiasa dikemaskini. Setiap kali pembayaran dibuat melalui sub-baucer ia mestilah dinomborkan mengikut turutan dan direkod terus ke dalam Buku Wang Runcit.
vi)
Terimaan dicatat dalam ruangan penerimaan debgan butir, tarikh. nombor cek, nombor baucer, kod perbelanjaan/ peruntukan dan jumlah.
v)
Baki ditangan hendaklah setiap hari disemak dan disamakan dengan Baki di Buku. A.P.144
4.
Pangawalan i)
Wang runcit hendaklah sentiasa disimpan dalam peti wang runcit dan tidak boleh dicampuradukkan dengan wang dari sumber lain.
ii)
Peti wang runcit hendaklah disimpan di dalam peti besi/ peti berkunci dan ditempat yanh selamat. A.P.126(c) Prosidur Keselamatan Fizikal Wang Runcit perlu dipatuhi. Sila lihat Lampiran E.
iii)
Ketua Bahagian/ Kajian hendaklah membuat pemeriksaan mengejut ke atas Wang Runcit Bahagian/ Kajian dari masa kesemasa sekurang-kurangnya 2 kali setahun. A.P. 309(a)/ Pekeliling Bendahari Bil. 15/90 Pejabat Bendahari akan membuat susulan dan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa.
iv)
Pemeriksaan ini dilakukan untuk menentukan Baki Buku Tunai dan Baki Fizikal Wang serta peraturan wang runcit dipatuhi. Sijil Perkiraan Wang seperti di Lampiran F hendaklab digunakan. a)
Bagi Shah Alam Sijil berkenaan hendaklah disediakan dalam 3 (tiga) salinan. Salinan asal untuk dikemukan ke Bahagian Pengurusan Wang, salinan kedua untuk disimpan oleh Unit Kewangan Bahagian/Kajian, salinan ketiga disimpan oleh Unit yang menyenggara panjar.
b)
Bagi Cawangan Sijil berkenaan hendaklah disediakan dalam 2 (dua) salinan. Salinan asal untuk disimpan oleh Pejabat Bendahari dan salinan kedua disimpan oleh Unit yang menyenggara panjar.
c)
Sekiranya terdapat apa-apa perbezaan pada baki atau keraguan hasil dari pemeriksaan di atas, satu laporan lengkap
mengenainya
hendaklah
dikemukakan
pada
Timbalan Bendahari, Bahagian Pengurusan Wang dan sesalinan pada Bendahari.
iv)
Pejabat Bendahari atau Unit Kewangan Bahagian/ Kajian perlu membuat penyesuaian tiap-tiap bulan dengan Lejer Am.
vi)
Kira-kira wang runcit hendaklah dibekukan semasa pemeriksaan tahunan oleh Ketua Bahagian/ Kajian dan penyediaan sijil perakuan tahun berkenaan seperti Lampiran G bagi tujuan penutupan akaun . A.P.310.
a)
Bagi Shah Alam Sijil berkenaan hendaklah disediakan dalam 4 (empat) salinan. Salinan asal untuk dikemukakan ke Bahagian Akaun Pengurusan, salinan kedua untuk disimpan oleh Unit Kewangan Bahagian/ Kajian, salinan ketiga untuk Bahagian Pengurusan Wang dan salinan keempat disimpan oleh Unit yang menyenggara panjar.
b)
Bagi Cawangan Sijil berkenaan hendaklah disediakan dalam 3 (tiga) salinan. Salinan asal untuk dikemukakan ke Bahagian Akaun Pengurusan , salinan kedua untuk disimpan oleh Pejabat Bendahari dan salinan ketiga disimpan oleh Unit yang menyenggara panjar.
c)
Sijil tersebut disediakan oleh Bahagian/ Kajian yang menyenggara Panjar dan disemak oleh Pejabat Bendahari (cawangan), Unit Kewangan Bahagian/ Kajian bagi Shah Alam pada 31 Disember tiap-tiap tahun. Tujuan sijil ini disediakan adalah untuk menentukan baki wang di buku pada akhir tahun.
d)
Senaraikan Rekupmen yang tekah diterima tetapi belum dijelaskan mengikut bilangan Sub-Baucer, Perkara, Amaun dan dijumlahkan. Begitu juga bagi Sub-Baucer yang berada ditangan iaitu perbelanjaan yang telah dijelaskan tetapi belum
dibuat
imbuhan
lagi
pada
tahun
tersebut.
Imbuhuannya akan dibuat pada tahun berikutnya.
e)
Cara Mengakaun Panjar Wang Runcit Waktu Permulaan DT
Pendahuluan Panjar Wang Runcit
KT
Bank
Waktu Imbuhan DT
Perbelanjaan Jumlah Sebenar (mengikut kod akaun perbelanjaan
KT
Bank
Akhir Tahun Sediakan Jernal Pelarasan berdasarkan pada Sijil Perakuan di para 4(vi) DT
Bayaran yang telah dijelaskan tetapi belum di rekup
KT
Pendahuluan Panjar Wang Runcit
Sijil Perakuan di para 4(vi) dikepilkan bersama jernal.
Awal Tahun Berikut Waktu Imbuhan
DT
Pendahuluan Panjar Wang Runcit ( perbelanjaan tahun lepas seperti NOTA B Sijil Perakuan Tahunan )
DT
Perbelanjaan Jumlah Sebenar ( tahun semasamengikut kod akaun perbelanjaan )
KT
vii)
Bank
Pemegang Panjar Wang Runcit adalah dipertanggungjawab sekiranya berlaku kekurangan atau apa-apa surplus yang mungkin didapati setelah diimbangkan. Surplus hendaklah diKreditkan dengan serta-merta kepada hasil kerajaan. A.P. 53 dan A.P. 75.
viii)
Jika berlaku pertukaran Pegawai sijil serah alih dan ambil alih hendaklah
disediakan.
Buku
Wang
Runcit
hendaklah
ditandatangani oleh kedua-dua Pegawai tersebut dengan membuat pengesahan penyerahan dan pengambilan dan disahkan oleh Ketua Bahagian/ Kajian. Contoh Nota Serahan Panjar Wang Runcit seperti lampiran H.
ix)
Jikan Panjar Wang Runcit hendak ditutup atau tidak mahu digunakan
lagi,
Buku
Panjar
hendaklah
dibuat
perkiraan
sebagaimana permohonan imbuhan wang runcit. Baki wang ditangan dibayar ke Pejabat Bendahari dan dikreditkan ke Kod Panjar Wang Runcit bagi tujuan mensifarkan Akaun tersebut. Resit bayaran tersebut hendaklah ditandatangani oleh pemegang panjar dan disahkan bahawa Panjar Wang Runcit telah ditutup. Catitkan Nombor Resit/ DCR pemulangan baki wang ditangan dan Nombor Baucer imbuhan terakhir.
x)
Sebarang perubahan kepada peruntukan atau timbulnya masalah yang berkaitan Wang Runcit, pemegang panjar wang runcit hendaklah menghubungi Pejabat Bandahari (Cawangan) / Unit Kewangan Bahagian/ Kajian bagi Shah Alam.
xi)
Imbuhan mungkin lambat diproses sekiranya salah satu daripada syarat di atas tidak dipatuhi.
NOTA Format Contoh Tandatangan Pegawai
- Lampiran A
Format Sub-Baucer
- Lampiran B
Permohonan Pendahuluan Wang Runcit
- Lampiran C
Format Buku Wang Runcit
- Lampiran D
Prosidur Keselamatan Fizikal Wang Runcit
- Lampiran E
Sijil Perkiraan Wang
- Lampiran F
Format Sijil Perakaun Tahunan
- Lampiran G
Nota Serahan Panjar Wang Runcit
- Lampiran H
Sekian.
Yang Benar
MARWAN HAJI BAKAR Timbalan Bendahari Pengurusan Wang Bendahari ITM
